Persiapan Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi pada Unit Bisnis Jasa Integrasi Teknologi di PT INTI

Persiapan Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi pada Unit Bisnis Jasa Integrasi Teknologi di PT INTI Wina Witanti Kopertis Wilayah IV dpk STT YBSI Jurusan Teknik Informatika Jl. Cikutra No. 219 Bandung 40124 Email: [email protected] Abstract P.T. Inti as a company focuses its products and business in technology sector, but it has not yet used maximally the information system to support its operation. The integrated planning and system information design have already been performed by this mentioned company to SBU Jasa Integrasi Teknlogi (JIT), before applying integration all of company system. This will be a beginning effort on developing information system. The development of information system can be conducted at the higher level by implementing the strategy, which focuses in service excellence and service oriented architecture by establishing in independency of system to platform also programming language. Keywords : application integration, service excellence, service oriented architecture 1. Pendahuluan a. Profil Perusahaan PT. INTI adalah industri telekomunikasi terbesar di Indonesia[5], menghasilkan baik perangkat keras maupun perangkat lunak untuk bidang telekomunikasi. Namun sejalan dengan berubahnya lingkungan yang mendukung proses bisnis di P.T. INTI, saat ini P.T. INTI tidak hanya menghasilkan perangkat lunak dan perangkat keras saja tetapi juga mulai memasuki bidang jasa teknologi. Berdasarkan cikal bakal sebuah Laboratorium Penelitian & Pengembangan Industri Bidang Pos dan Telekomunikasi (LPPI-POSTEL), pada 30 Desember 1974 berdirilah P.T. Industri Telekomunikasi Indonesia yang lebih dikenal P.T. INTI (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan mengemban misi perusahaan pada saat itu, menjadi basis dan tulang punggung pembangunan Sistem Telekomunikasi Nasional (SISTELNAS). Seiring waktu dan berbagai dinamika yang harus diadaptasi, seperti 95

Jurnal Sistem Informasi Vol. 2 No. 2 September 2007 : 95-111

perkembangan teknologi, regulasi, dan pasar, maka P.T. INTI selama lebih dari 30 tahun berkiprah dalam bidang telekomunikasi telah mengalami berbagai perubahan dan perkembangan. b. Visi Perusahaan P.T. INTI bertujuan menjadi pilihan pertama bagi para pelanggan untuk mentransformasikan “MIMPI” menjadi “REALITA”, dengan mengacu pada motto perusahaan: “To be the customer's first choice in transforming DREAMS into REALITY “. c. Misi Perusahaan 1. Fokus P.T. INTI akan tertuju sepenuhnya pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen. 2. Dalam menjalankan bisnis, P.T. INTI akan berusaha semaksimal mungkin untuk kepentingan pemangku kepentingan (stakeholders). 3. Akan dikembangkan jejaring bisnis yang sinergis, baik dengan pemakai jasa P.T. INTI maupun pemasok demi menumbuhkembangkan kinerja yang saling menguntungkan. d. Strategi Perusahaan dan Cakupan Bisnis Fokus pada bidang jasa pelayanan infokom dengan penekanan pada Sistem Infokom dan Integrasi Teknologi (ISTI). Saat ini, P.T. INTI menangani penjualan produk dan jasa untuk pembangunan infrastruktur telekomunikasi, yang dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) bidang usaha, yaitu: • Jaringan Telekomunikasi Tetap (JTT) • Jaringan Telekomunikasi Selular (JTS) • Jasa Integrasi Teknologi (JIT) Dalam beberapa tahun mendatang, di mana tekanan persaingan global semakin kuat, P.T. INTI akan lebih memfokuskan pada kompetensi bidang jasa engineering dengan produk perangkat keras yang dioutsource ke vendor global yang kompetitif. Jasa engineering yang akan ditekuni oleh P.T. INTI meliputi: 1. Sistem Infokom: o Manajemen jaringan o Pengembangan piranti lunak dan piranti keras o Optimalisasi jaringan o Solusi teknologi informasi 2. Integrasi Teknologi: o Manajemen proyek pembangunan o Perancangan jaringan (tetap dan nirkabel) o Integrasi logistik berbasis pengetahuan o Integrasi sistem komunikasi o Penyedia jasa aplikasi

96

Persiapan Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi pada Unit Bisnis Jasa Integrasi Teknologi di PT INTI (Wina Witanti)

Selain itu, sesuai dengan kebutuhan pengguna, P.T. INTI juga menyiapkan diri untuk menjadi penyedia solusi total Infokom, termasuk mencarikan penyelesaian permasalahan pendanaan yang dihadapi konsumen. 2. Ruang Lingkup Kajian Pada dasarnya, dalam membangun suatu proses layanan yang cukup kompleks, dapat dimulai dari suatu sub sistem yang lebih kecil yang dapat dirancang dengan bebas namun dapat berfungsi bersama-sama secara keseluruhan. Berhubungan dengan hal tersebut, makalah ini hanya akan membahas kajian mengenai pembangunan e-bisnis pada Unit Bisnis Strategis (SBU) JIT, dengan batasan kajian sebagai berikut: 1. Tipe pengembangan berdasarkan konsep rancangan e-bisnis lebih difokuskan pada keunggulan pelayanan (service excellence) ke dalam (internal) integrasi proses bisnis ke dalam perusahaan. 2. Rancangan e-bisnis yang dilakukan hanya sebatas pada pengembangan rencana strategi. Integrasi aplikasi yang dilakukan secara umum, tidak membahas secara detail alir data yang digunakan dalam proses bisnis. 3. Integrasi rancangan proses e-bisnis yang dilakukan menggunakan pendekatan workflow automation, yang mana hanya difokuskan pada mengurangi waktu laju (lag time) dalam proses bisnis manual, yang meliputi suatu workflow engine yang mengendalikan alir kerja (workflow) antar pegawai dan departemen menurut suatu kumpulan aturan bisnis. Secara ideal perencanaan dan perancangan sistem informasi harus dilakukan secara menyeluruh pada suatu perusahaan (entreprise-wide planning and design). Sehubungan dengan konsep yang ideal akan sangat kompleks pelaksanaannya, maka untuk P.T. INTI dibagi menjadi tiga fase: Fase I : Pembangunan sistem informasi yang terintegrasi pada satu unit bisnis strategis, misalnya pada Divisi Jasa Integrasi Teknologi (JIT). Fase II : Integrasi antar bagian/divisi di P.T. INTI. Fase III : Integrasi yang melingkupi seluruh stakeholders P.T. INTI. Pada makalah ini hanya dibatasi pada pelaksanaan untuk fase I, yaitu perencanaan dan perancangan sistem informasi pada Divisi JIT. Pada gambar 1. menjelaskan skema garis besar konsep yang digunakan untuk perencanaan dan perancangan dalam makalah ini:

97


Visi dan Misi

Business Goals

Business Strategy E-Business Design: Service Excellence

IS Integration Service Oriented

Gambar 1. Skema penerapan konsep. Dalam melakukan pengembangan rancangan bisnis yang akan diterapkan pada SBU JIT, akan dilakukan tahapan langkah-langkah sebagai berikut: a) Pada Lapisan Bisnis (Business Layer) o Analisis ulang proses bisnis dan memetakannya ke dalam kebutuhan aplikasi. o Rancangan proses bisnis yang dituangkan dalam statement of purpose. b) Pada Lapisan Aplikasi (Application Layer) o Dari peta kebutuhan aplikasi yang dilakukan, dibentuk rancangan integrasi aplikasi dan database terintegrasinya. c) Pada Lapisan Infrastruktur (Infrastructur Layer) o Perancangan jaringan (network) yang memperhatikan aspek berikut: back-up dan recovery, security, storage, dan scalability. 3. Business Layer Dalam ruang lingkup, telah dijelaskan bahwa fokus rancangan e-bisnis yang akan dilakukan adalah pada keunggulan pelayanan (service excellence) untuk pihak internal. Rancangan e-bisnis yang difokuskan pada keunggulan pelayanan (service excellence) dipilih, disebabkan karena hal ini sejalan dengan visi dan misi PT. INTI yang tertuju sepenuhnya pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumennya. Sedangkan pengembangan keunggulan pelayananan pada tahap awal ini difokuskan pada pelayanan ke dalam perusahaan (internal) dan tidak keluar, karena proses bisnis yang terjadi didalam JIT belum terintegrasi secara teknologi, sehingga alir informasi yang mengalir antar satu bagian dengan bagian yang lainnya dalam fungsi bisnis di SBU JIT masih 98


menggunakan dokumen kertas. Dikarenakan hal tersebutlah maka kinerja yang dihasilkan belum sepenuhnya optimal. a. Sekilas mengenai SBU JIT JIT (Jasa Integrasi Teknologi) adalah merupakan salah satu dari tiga unit bisnis strategis yang ada di P.T. INTI. Jasa Integrasi Teknologi sebagai unit bisnis strategis, diharapkan mampu untuk menghasilkan profit bagi perusahaan. Sejalan dengan visi, misi dan strategi perusahaan yang saat ini lebih difokuskan kepada bidang jasa pelayanan infokom dengan penekanan pada Sistem Infokom dan Integrasi Teknologi (ISTI), maka begitu pula dengan strategi bisnis dari SBU JIT. Saat ini proses bisnis yang dijalankan oleh SBU JIT difokuskan pada 2 (dua) hal, yakni layanan produk dan layanan jasa. b. Identifikasi Proses Bisnis Identifikasi proses bisnis digambarkan dengan menggunakan (Business Process Modeling Notation) pada gambar 2.

BPMN

c. Rancangan Proses Bisnis Sebelum melakukan rancangan proses terhadap proses bisnis yang ada sekarang, maka harus ditentukan terlebih dahulu tujuan dan arah rancangan proses bisnis yang akan dikembangkan. Tujuan dan arah rancangan bisnis yang akan dikembangkan berdasarkan analisis dari proses bisnis yang ada sekarang, dituangkan ke dalam suatu pernyataan tujuan (statement of purpose) yang disebut juga dengan deskripsi proses bisnis sebagai berikut: 1) Inisiatif Bisnis (Business Initiative) • SPPH (Surat Permohonan Penawaran Harga) 2) Arah Bisnis (Business Drivers) • Mengurangi waktu penyerahan produk/jasa (lead time) • Meningkatkan akurasi dan mengurangi keterlambatan di dalam menyediakan informasi antar bagian fungsi bisnis dan bagi pengambil keputusan 3) Strategi Bisnis (Business Strategy) • Mengotomatisasikan proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi 4) Lingkup Fungsional (Functional Scope) • Mengotomatisasikan proses pengelolaan persediaan dan data pemasok dengan mengintegrasikan transaksi inventory systems antara bagian logistik dengan pemasaran dan dengan bagian maintenance dan repair • Mengotomatisasikan proses pengolahan data keuangan • Mengotomatisasikan dokumen yang digunakan dalam proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan layanan web service • Mengotomatisasikan kegiatan yang berhubungan dengan proyek yang dilakukan (data Surat Perintah Jalan (SPJ) untuk karyawan, 99


proses pengembangan suatu proyek, proses pengembangan produk, dll) 5) Tujuan Bisnis (Business Goals) • Mempermudah pengendalian proses bisnis • Meningkatkan efisiensi kerja • Mengurangi rata-rata kesalahan dalam transaksi 6) Dampak pada Organisasi (Organization Impact) • Menimimalkan dan mengefisiensikan aliran dokumen antar bagian (konsep paperless office)

100


Proses Bisnis SBU JIT , PT. INTI

Konsumen

Menetapkan harga, delivery time, spesifikasi produk

Send SPPH

Receive SPH

Negosiasi

Send SPK

Receive SPPH

Koordinasi

Create SPH & Send SPH

Negosiasi

Receive SPK

Send SPK

Produk JIT ?

Proses SPB-J +

Proses SPPB +

tdk

Koordinasi

Koordinasi

Koordinasi

Receive SPK

Pemasok

Pengembangan Produksi

Menetapkan harga, delivery time, spesifikasi produk, dll..

MP & Logistik

Keuangan

Pemasaran

ya

Gambar 2. Diagram BPMN untuk proses bisnis di JIT. 101


4. Application Layer Tabel aplikasi yang digunakan oleh departemen–departemen di SBU JIT adalah seperti tertuang dalam tabel 1. Tabel 1. Penggunaan aplikasi pada P.T. INTI saat ini. Application/Data Source Name Microsoft Word

Microsoft Excell

Microsoft Project

Owner Pemasaran, Bangprod, Repair and Maintenance, MP & Logistik, Keuangan Pemasaran, Bangprod, Repair and Maintenance, MP & Logistik, Keuangan MP & Logistik

Platform

Interface

Reusable

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Aplikasi-aplikasi yang ada masih bersifat umum seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel, dan belum ada paket–paket aplikasi dan juga tidak ada suatu sistem basis data yang terintegrasi. Untuk masa ke depannya perlu dibangun suatu modul aplikasi yang digunakan untuk setiap departemen yang terintegrasi. Kandidat aplikasi yang akan dibangun adalah seperti pada Tabel 2. Tabel 2. Kandidat aplikasi yang akan digunakan. Application/Data Source Name Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi Logistik Sistem Informasi Bangprod Sistem Informasi MP dan Logistik

Owner Bagian Pemasaran Bagian Logistik Bagian BangProd MP dan Logtistik

a. Service Integration Architecture 1) Ruang Lingkup Rancangan dan arsitektur yang berorientasi Service Oriented Architecture (SOA) adalah mengintegrasikan sistem-sistem yang mendukung service– service internal di SBU JIT terutama dalam membuat standarisasi dokumen-dokumen yang dibutuhkan antar departemen dalam satu SBU, untuk mendukung suatu fungsi bisnis tertentu yang didalamnya melibatkan pelayanan, dan untuk penggunaan database yang tersentralisasi. Integrasi SOA dirancang dengan pelayanan web (web services), dan diharapkan departemen Pemasaran, Bangprod, Maintenance & Repair, Logistik dan Keuangan dapat saling berkomunikasi secara online dan

102


dokumen yang mengalir diubah dalam bentuk digital untuk kemudahan pemeliharaan, update dan standarisasi. 2) Key Participant Tabel 3 mendeskripsikan dari mana sumber data diperoleh, layanan apa yang disediakan dan bagian mana dalam organisasi yang menggunakan layanan. Tabel 3. Aplikasi dan sumber data. Owner Bagian Pemasaran Bagian Logistik Bagian Logistik Bagian BangProd MP dan Logistik

MP dan Logistik

Services inventory systems, financial systems, order fulfillment systems, inventory systems management project systems product development systems sistem rencana kerja & perjalanan, financial systems order fulfillment systems, inventory systems, financial systems, purchase systems

User of application or system Pemasaran Logistik Manajer Proyek Kelompok Ahli Bangprod, JIT Bagian administrasi Proyek (MP Logistik), bagian akuntansi dan anggaran (Departemen Keuangan) Bagian pengadaan (Departemen MP dan Logistik )

3) Business Event Tabel events menggambarkan akitivitas yang terjadi dalam bisnis dan respon dari sistem yang diperlukan. Ada dua macam event yaitu business event dan temporal event. Business event adalah aktivitas yang terjadi dalam bisnis dan temporal event adalah aktivitas yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu. Temporal event ini terjadi karena tuntutan dari bisnis tersebut membuat sistem harus bekerja pada suatu waktu tertentu, atau respon dari sistem berbasis waktu (real time). Tabel 4 menjelaskan business event apa saja yang dilaksanakan untuk setiap event number yang akan menghasilkan beberapa response, yang selanjutnya akan diteruskan untuk menentukan layanan apa yang disediakan dalam sevice response category.

103


Tabel 4. Event table. Event number E1

E2

E3

Business event

Event description

Konsumen memasukkan order pada web

Event ini dipicu oleh event eksternal dimana konsumen ingin memesan suatu barang, & menawarkan suatu harga Event ini dipicu dimana hasil produk siap dikirim ke konsumen Event ini dipicu oleh adanya SPK (Surat Perintah Kerja) dan SPB-J (Surat Penawaran Barang &Jasa) dari bagian Logistik Event ini dipicu oleh adanya Surat Order Kerja yang dikeluarkan bagian logistik Event ini dipicu oleh adanya surat perintah kerja, kontrak dari tender perusahaan Event ini dipicu dengan adanya pengiriman barang

Proses pengiriman hasil produksi ke konsumen Proses perencanaan jadwal produksi

E4

Proses pengembangan produksi

E5

Place order (membuat pesanan) ke pemasok

E6

Penerimaan barang dari pemasok

Response R1.1 Memeriksa daftar konsumen, jika belum ada daftar konsumen diupdate R1.2 Memeriksa ketersediaan barang (inventory system) R1.3 Menerima pembayaran online R2.1 Memeriksa account yang diterima. R2.2 Mengeluarkan barang dari inventory hasil produk R3.1 Memeriksa persediaan barang R3.2 Menyusun jadwal/rencana kerja produksi jika persediaan barang tidak ada

R4.1 Memeriksa standar pembuatan suatu produksi R4.2 Memeriksa daftar komponen R5.1 Memeriksa data supplier R5.2 Mengentrikan order pesanan R5.3 Melakukan pembayaran online R6.1 Memeriksa data pemesanan barang R6.2 Memeriksa account yang sudah dibayar

Pada tabel 5 dijelaskan dengan detail mengenai respon-respon layanan yang diturunkan berdasarkan event table, yang selanjutnya respon ini dikelompokkan dalam suatu kategori. Berdasarkan kategori inilah ditentukan sistem baru seperti apa yang harus dipenuhi untuk penyelenggaraan proses bisnis organisasi, selanjutnya pada tabel 6 lebih rinci mendeskripsikan kategori layanan yang menguraikan fungsi setiap layanan untuk kemudian diperiksa apakah layanan telah ada pada sistem sebelumnya atau layanan tersebut merupakan sistem baru yang harus dibangun. Tabel 5. Service response category table. Response R1.1 Memeriksa daftar konsumen, jika belum ada daftar konsumen diupdate R1.2 Memeriksa ketersediaan barang (inventory system) R1.3 Menerima pembayaran online R2.1 Memeriksa accoount pembayaran

104

Description Menentukan keberadaan konsumen dalam sistem

Category Pengelolaan konsumen

New Systems Order fullfilment system

Update record inventory barang (jumlah stock, spesifikasi dsb) Memeriksa account (payment system) Memeriksa account (payment system)

Pengelolaan inventory

Inventory/Database System

Account yang diterima Account yang diterima

Finance system Finance system/sistem

Persiapan Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi pada Unit Bisnis Jasa Integrasi Teknologi di PT INTI (Wina Witanti) R2.2 Mengeluarkan barang dari inventory hasil produk R3.1 Memeriksa persedian barang R3.2 Menyusun rencana kerja produksi/jadwal produksi, jika persediaan barang tidak ada R4.1 Memasukkan status perkembangan produksi R5.1 Memeriksa data supplier R5.2 Memeriksa katalog dari supplier R5.3 Memasukkan order pesanan R5.4 Melakukan pembayaran online R6.1 Memeriksa data pemesanan barang R6.2 Memeriksa account yang sudah dibayar

Update record inventory barang (jumlah stock, spesifikasi dsb), pengepakan, pengiriman, pelacakan pengiriman, dsb Memeriksa record inventory barang (jumlah stock, spesifikasi dsb) Mengisi template dokumen rencana produksi, mengisi jadwal proyek


pembayaran Inventory system


Inventory system

Pengelolaan proyek

Sistem penjadwalan dan manajemen proyek

Memeriksa status produksi suatu produk pada sistem pengembangan produksi Memeriksa data historik supplier pada sistem

Pengelolaan produksi, product tracking Pengelolaan supplier

Memilih barang dari supplier dari katalog yang berbasis web Memasukkan data pesanan (order) melalui interface web Mengentrikan jumlah yang dibayarkan sistem pembayaran berbasis web Mengecek data pesanan barang, pembuatan laporan pemesanan barang

Katalog dari supplier Pengelolaan order (pesanan)

Sistem perkembangan produksi Database Supplier/Supplier Management System Supplier Management System Order fullfilment system

Account pengeluaran

Finance system

Account pengeluaran

Order fullfilment system

Account pengeluaran

Finance system

Memeriksa pembayaran yang sudah dilakukan

Tabel 6. Service category. Service Finance system

Order fullfillment system

Inventory management

Function Memeriksa account pembayaran dan penerimaan, memeriksa anggaran perusahaan Pengelolaan workflow dari pelayanan manual, pelacakan pengiriman hasil produksi

Update, memeriksa jumlah stock material, hasil produk, komponen delete/add

Description Integrasi dengan sistem bank, pengelolaan keuangan internal Interface dengan sistem inventory, interface dengan sistem manajemen supplier, integrasi dengan sistem fedEx untuk pelacakan pesanan, template dari dokumen standar Web service (intranet) dengan interface dengan inventory sistem

Existing/New System Finansial, web service Web service, interface dengan FedEX, template order yang diterima, order yang dikirim

Web service intranet, surat tanda terima hasil produk

105

Jurnal Sistem Informasi Vol. 2 No. 2 September 2007 : 95-111 Supplier management system

Pengelolaan database supplier, sistem katalog supplier

Product Development System

Pengecekan status produksi dari suatu produk

Management project systems

Perencanaan produksi, rencana anggaran, kebutuhan komponen material, template dokumen

Purchase System

Pembayaran online pada para supplier, membuat penagihan pada konsumen, status pembayaran lunas atau belum

Web service database supplier integrasi dengan sistem masing-masing supplier, katalog Web service intranet, berisi database status produksi yang diupdate setiap hari Web service intranet, dengan standarisasi dokumen

Integrasi dengan order fullfillment system

Web service interface dengan sistem supplier Web service, sistem pelacakan status produksi suatu produk Web service intranet

Web service intranet

Seluruh dokumen yang ada dalam workflow adalah sebagai berikut ini: a. SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) b. SPH (Surat Penawaran Harga) c. SPK (Surat Perintah Kerja) d. SPB-J (Surat Permintaan Barang - Jasa) e. SPPB-J (Surat Permintaan Pengadaan Barang –Jasa) f. SOK (Surat Order Kerja) g. FDPK (Formulir Daftar Permintaan Komponen) h. BAPB/LPB (Berita Acara Penerimaan Barang/Laporan Pengujian Barang) i. STHP (Serah Terima Hasil Produksi) j. BPB (Bukti Penerimaan/Penyerahan/Pengiriman Barang) k. BA/BAST (Berita Acara/ Berita Acara Serah Terima) l. NPPB (Nota Permintaan Pengiriman Barang) m. BPHP (Bukti Penyerahan Hasil Produksi) Dokumen secara otomatis sudah dibuat dalam sistem yang bersangkutan. Dalam sistem manajemen supplier dokumen SPBJ, Surat Permintaan Barang dan Jasa dan Berita Acara Penerimaan barang sudah terotomatisasi dibuat. Dengan adanya web service diharapkan seluruh departemen dalam SBU JIT dapat saling berinteraksi secara online, menciptakan work flow automation, dan penggunaan database yang terintegrasi. Hal tersebut dilakukan untuk mencapai kemudahan pemeliharaan, update database dan dokumen, standarisasi dokumen, juga untuk mengurangi biaya operasional (dengan paperless office) dan efisiensi waktu (process improvement). Dengan rancangan integrasi SOA (Service Oriented Architecture) keuntungan-keuntungan lain yang didapat [1]: a) Enabled business agility, artinya sumber-sumber yang ada dapat dipertahankan sehingga meminimumkan waktu dan biaya yang diperlukan jika harus membangun suatu aplikasi yang baru. 106


b) Menaikkan ROI (Return On Investment), perusahaan yang mendefinisikan pelayanan bisnis yang reusable dan pelayananpelayanan yang standar dapat memaksimumkan investasi IT. Dengan menggunakan prinsip reuseable dan mempertahankan aset-aset IT yang ada, berarti perusahaan tidak perlu melakukan investasi IT yang baru, sehingga ini menaikkan ROI. c) Enabled IT agility, pelayanan dapat dijalankan dari mana saja dan dapat diakses dimana saja, jadi suatu perusahaan dapat dengan mudah mengubah lokasi atau teknologinya berlandaskan program service yang dibuat. b. Information Integration Architecture Workflow automation membutuhkan database yang terintegrasi. Data yang terpusat ini dibentuk agar seluruh sistem dapat mengakses dan mengekstrak data dari sumber yang sama, untuk menghindari adanya redundansi data. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, ruang lingkup pembahasan tentang integrasi data terbatas hanya pada SBU JIT dan bisnis informasi apa saja yang dihasilkan sistem serta sumber-sumber data mana saja yang diperlukan dalam proses. 4) Perancangan Sistem operasi yang akan digunakan adalah Microsoft Windows XP, database yang digunakan adalah berbasis SQL (misalnya menggunakan MySQL atau Oracle), dan seluruh aplikasi sistem informasi dibangun dengan berbasis web (berbasis web services). Untuk kepentingan internal ini, semua sistem akan dibangun terintegrasi dari awal seluruhnya karena tidak adanya legacy system, alasan ini pula yang menyebabkan tidak perlu digunakannya midleware. Data Flow Diagram pada gambar 3 menjelaskan sistem aplikasi yang digunakan didalam unit bisnis strategis (SBU) JIT yang terdiri dari dari: 1. Sistem manajemen produsen (1.0) 2. Sistem keuangan (2.0) 3. Sistem pembayaran (3.0) 4. Sistem penyimpanan (4.0) 5. Sistem pemenuhan kebutuhan (5.0) 6. Sistem pengembangan proyek (6.0) 7. Sistem manajemen proyek (7.0) Aliran data yang mengalir ke 1.0 berasal dari 3.0 adalah informasi pembayaran dan dari 4.0 adalah laporan order barang, dari 1.0 mengalir ke 2.0 adalah laporan pembayaran dan ke 4.0 data order barang. Aliran data ke 2.0 berasal dari 3.0 yaitu informasi anggaran pembayaran dan 2.0 107


mengalirkan data informasi anggaran pemasukan ke 3.0. Data penerimaan pembayaran konsumen mengalir dari 3.0 ke 5.0 dan 7.0. Data perencanaan produk mengalir dari 7.0 ke 6.0 dan dari 6.0 memberikan data hasil produk/kebutuhan komponen ke 4.0, sedangkan dari 4.0 mengalirkan data hasil produk ke 5.0 dan laporan kebutuhan komponen ke 6.0. 2.0 Sistem keuangan

1.0 Sistem manajemen produsen

Laporan pembayaran Informasi anggaran pembayaran

Informasi anggaran pemasukan

Data order barang

3.0 Sistem pembayaran

Laporan order barang Informasi pembayaran

4.0 Sistem penyimpanan

Data penerimaan pembayaran konsumen

Hasil produk

Laporan kebutuhan komponen

Hasil produk / Kebutuhan komponen

5.0 Sistem pemenuhan kebutuhan Data penerimaan pembayaran konsumen

6.0 Sistem pengembangan produk Perencanan produk

7.0 Sistem manajemen proyek

Gambar 3. Data Flow Diagram untuk sistem aplikasi didalam SBU JIT.

5. Infrastructure Layer Perencanaan dan rancangan lapis infrastruktur yang akan dikaji meliputi arsitektur aplikasi dan data yang terintegrasi beserta spesifikasi teknisnya secara singkat, berdasarkan hasil studi pada business layer dan application layer. Hal-hal lain yang diperhatikan dalam membuat perencanaan dan rancangan infrastruktur ini antara lain: network, back-up and recovery, disaster recovery, storage dan security. Dengan strategi SOA (Service Oriented Architecture), diharapkan akan diperoleh arsitektur data dan proses yang independen terhadap platform atau bahasa pemrograman, namun efektif untuk meningkatkan proses kerja organisasi secara menyeluruh.

108


a. Perencanaan Arsitektur integrasi dibuat dengan terlebih dahulu menentukan kebutuhankebutuhan integrasi. Kebutuhan-kebutuhan itu didapatkan dengan tipe integrasi, layanan dan teknologi integrasi, skalabilitas, keamanan, dan lain-lain. Tabel 7 dan Tabel 8 menggambarkan kebutuhan tersebut. Tabel 7. Tipe integrasi. Tipe integrasi Internal application integration requirements Legacy integration requirements Customer & B2B requirements Composite integration requirements Portal integration requirements Information integration requirements Process integration requirements

Fungsi/fitur Konektivitas, antarmuka aplikasi

Aplikasi Web service

Tidak ada

Tidak ada

B2B services Aplikasi komposit, SOA

Manajemen supplai dan pelanggan Web service

Integrated portal

Web service

Batch, real-time, volumes, penjadwalan, informasi yang terstruktur dan tak terstruktur Aplikasi kerja

Inventory Management, Database (SQL based) Order fulfillment, product development

Tabel 8. Arsitektur informasi. Aplikasi Finance system

Order fullfillment system

Business Owner Manajer Unit, Keuangan

Pemasaran

Function

Data source

Outcome

Memeriksa account pembayaran dan penerimaan, memeriksa anggaran perusahaan Pengelolaan workflow dari pelayanan manual, pelacakan pengiriman hasil produksi

Data keuangan

Integrasi dengan sistem bank, pengelolaan keuangan internal

Order entry system

Interface dengan inventory system, interface dengan sistem manajemen supplier, integrasi dengan sistem pengiriman

109


Inventory management

Inventory Manager

Update, memeriksa jumlah stock material, hasil produk, komponen delete/add Pengelolaan database supplier, sistem katalog supplier

Sistem manajemen supplier

Logistik, Financial

Product Development System

Project Manager, Tim pengembangan

Pengecekan status produksi dari suatu produk

Data proyek

Management project systems

Manajemen proyek, Project Manager

Perencanaan produksi, rencana anggaran, kebutuhan komponen material, template dokumen

Data proyek

Data logistik

Data Logistik

untuk pelacakan pesanan, template dari dokumen standar Web service (intranet) dengan interface dengan inventory system Web service database, integrasi dengan sistem masingmasing supplier, katalog Web service intranet, berisi database status produksi yang di-update setiap hari Web service intranet, dengan standarisasi dokumen

b. Perancangan Aspek keamanan (security) direalisasikan dengan implementasi firewall, dimana aplikasi untuk keamanan dan network traffic control sudah terakomodasi dalam paket yang ditawarkan oleh produk Cisco Catalyst 600 Router. Spesifikasi lain untuk jaringan yang digunakan adalah: a) Protokol network : TCP/IP b) Database : mendukung SQL, misalnya Oracle c) Interface aplikasi : Web-based, misalnya PHP d) Standarisasi metadata : XML

110


6. Simpulan Identifikasi secara utuh dan menyeluruh terhadap proses bisnis yang ada (as is) sangat penting untuk dapat memetakan secara lengkap aplikasiaplikasi yang diperlukan yang menunjang kegiatan yang selaras dengan tujuan (business goals) perusahaan yang kemudian akan dapat membantu menghasikan arsitektur yang paling sesuai diadaptasi oleh perusahaan. Pada makalah ini, aspek finansial tidak diperhatikan dalam merencanakan dan merancang sistem informasi perusahaan. Tetapi dalam praktik di dunia bisnis yang nyata, aspek finansial sangat penting untuk diperhatikan dalam menentukan rancangan sistem informasi yang paling feasible untuk dapat diimplementasikan. Tipikal kendala terhadap organisasi yang biasa dihadapi antara lain adalah: a) Terlalu banyak berfokus pada efisiensi dan pemotongan biaya, sehingga mengakibatkan sempitnya pandangan dan tidak mampu mengambil keuntungan dari pertumbuhan pendapatan pada sektor bisnis baru. b) Membuat unit bisnis yang memahami penggunaan software dalam sistem informasi yang terintegrasi, mendengarkan sudut pandang konsumen dan menggunakannya sebagai alat untuk mengukur keberhasilan. Daftar Pustaka [1] Arsanjani, A. (n.d.). Service Oriented Modeling and Architecture How to Identify, Specify, and Realize Services for Your SOA. Diakses tanggal 12 Maret 2007, dari http://www.ibm.com/developerworks/library/ [2] Gold-Bernstein, B. & Ruh, W. (2005). Enterprise Integration. Boston : Addison-Wesley. [3] Kalakota, R., & Robinson, M. (2001). e-Business 2.0: Roadmap for Success. New Jersey : Addison-Wesley. [4] Linthicum, D. (2004). Next Generation Application Integration. Boston : Addison-Wesley. [5] (n.d.). Diakses tanggal 15 Januari 2007 dari http://www.inti.co.id [6] Zimmermann, O. (n.d.). Elements of Service-Oriented Analysis and Design - An Interdisciplinary Modeling Approach for SOA Projects. Diakses tanggal 23 April 2007 dari http://www.ibm.com/developerworks/library/ 111

Persiapan Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi pada Unit Bisnis Jasa Integrasi Teknologi di PT INTI

Recommend Documents