ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB PADA PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA Purba Juniarto Sidabutar Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen, Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480
Nelly Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480 Dan
Joseph Sudirwan Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480
ABSTRACT PT. Sucofindo Appraisal Utama is a company engaged in the field of assessment (appraisal) and is a subsidiary of PT (Persero) Sucofindo. Although the company has been established for quite a while, but in the management and control of its human resources still have many deficiencies, among others: the absence of supporting information systems for storing and presenting comprehensive reports and detailed concerning the activities of the human resources. The purpose of this study is to provide an information system designs that can help improve the quality of human resources owned by the company. Research methodology used in this thesis writing is a method of data collection with interviews, direct observation, and study of the literature. As for the design and analysis using the method of object oriented analysis and design. Results achieved produced a design of a human resources information system based on web in corporate intranet network that can help, repair, and improve operational activities human resources and meet the need for information that supports activities in human resource management. Keywords: Analysis, Design, Information Systems, Human Resources, Web
ABSTRAK PT. Sucofindo Appraisal Utama adalah perusahaan yang bergerak di dalam bidang jasa penilai (appraisal) dan merupakan anak perusahaan dari PT (Persero) Sucofindo. Meskipun perusahaan ini sudah berdiri cukup lama, namun dalam pengelolaan dan pengendalian sumber daya manusianya masih memiliki banyak kekurangan, antara lain: tidak adanya sistem informasi yang mendukung untuk menyimpan dan menyajikan laporan-laporan yang lengkap dan rinci mengenai aktivitasaktivitas sumber daya manusia. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan suatu rancangan sistem informasi yang dapat membantu meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki perusahaan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi langsung ke perusahaan, dan studi pustaka. Sedangkan untuk analisis dan perancangan menggunakan metode analisis dan perancangan berorientasi objek. Hasil yang dicapai menghasilkan suatu perancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web dalam
jaringan intranet perusahaan yang dapat membantu, memperbaiki, dan meningkatkan kegiatan operasional sumber daya manusia dan memenuhi kebutuhan informasi yang mendukung dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia. Kata kunci: Analisa, Perancangan, Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, Web
Pendahuluan Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia. Mengelola karyawan adalah sulit dan rumit, untuk itulah perusahaan harus memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Hal ini bukan saja sering didapati pada perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan besar juga seringkali mengabaikan persoalan seperti ini. Seperti misalnya, didalam perusahaan yang sudah menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali komputer digunakan hanya untuk hal-hal yang berhubungan dengan luar perusahaan, contohnya untuk melakukan transaksi penjualan dan pembelian perusahaan. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu jaringan, maka proses pengelolaan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas tersebut. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang mampu menangani seluruh masalah personalia dengan cepat, akurat dan mampu mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga dapat meningkatkan produktifitas perusahaan. Sistem yang diusulkan ini berupa sistem informasi terkomputerisasi berbasis web dalam jaringan intranet perusahaan. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat membantu, memperbaiki, dan meningkatkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan agar dapat berjalan dengan cepat dan benar.
Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini meiputi: (1) Perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan baru; (2) Penilaian kinerja karyawan; (3) Perpindahan jabatan; (4) Pemutusan hubungan kerja; (5) Kompensasi.
Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis kebutuhan manajemen akan informasi sumber daya manusia, merancang suatu usulan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis web yang dapat membantu pengelolaan sumber daya manusia, dan memperbaiki sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan khususnya yang terkait dengan perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan, penilaian kinerja, pelatihan, perpindahan jabatan, rekam medis karyawan, dan PHK pada PT. Sucofindo Appraisal Utama .
Metode Penelitian Ada dua metode yang digunakan, yaitu Metode pengumpulan data yang terdiri dari studi kepustakaan, penelitian lapangan yang dilakukan dengan pengamatan, pengumpulan data, dan wawancara; dan metode analisis dan perancangan yang menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design dengan pendekatan Mathiassen.
Kajian Pustaka Menurut O’Brien dan Marakas (2009, p26) sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan gambaran untuk diberikan kepada manajer dan para profesional misalnya analisa penjualan, kinerja produksi, sistem laporan biaya. Menurut Hasibuan (2007, p10), manajemen sumber daya manusia merupakan ilmu dan seni mengatur hubungan dan perencanaan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, dan masyarakat. Hasibuan (2007, p87) berpendapat bahwa penilaian prestasi kerja adalah menilai rasio hasil kerja
nyata dengan standar kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan pendekatan berorientasi object (Mathiassen, Munk-Madsen, Nielsen, & Stage, 2000, p135).
Hasil dan Bahasan Rancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web yang diusulkan pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dimulai pada saat suatu divisi membutuhkan karyawan karena adanya posisi kosong dalam perusahaan. Manager Divisi bersangkutan yang membutuhkan karyawan mengisi surat permintaan karyawan dan sistem secara otomatis akan menampilkan informasi kebutuhan karyawan pada Manager SDM & Umum. Dari sinilah diketahui posisi yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, jenis tenaga kerja yang dibutuhkan, jumlah tenaga kerja, usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, pengalaman kerja, keahlian khusus. Setelah itu Manager SDM & Umum membuat perencanaan SDM dengan merencanakan perekrutan karyawan untuk posisi yang kosong tersebut, baik dengan cara internal dan eksternal. Untuk perekrutan internal, Manager Divisi melihat ada atau tidak karyawan lain yang mampu untuk mengisi posisi kosong tersebut dengan cara mengevaluasi form evaluasi kinerja karyawan lama yang ada. Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, Manager Divisi akan memberitahu bagian SDM. Selanjutnya Manager SDM & Umum melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga tes psikologi, tes medis untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi baik secara fisik maupun mental. Manager SDM & Umum akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus. Mutasi terdapat 2 jenis, yaitu mutasi horizontal dan mutasi vertikal. Dimana mutasi horizontal adalah perpindahan jabatan yang tidak mengubah posisi kedudukan semula. Sedangkan mutasi vertikal dibagi 2, yaitu promosi dan demosi. Tetapi jika pada perekrutan internal tidak ada karyawan lama yang memenuhi spesifikasi jabatan untuk mengisi posisi kosong tersebut, maka perekrutan eksternal akan dilakukan oleh SDM dengan cara membuat lowongan pekerjaan di media massa. Surat lamaran yang masuk, diseleksi oleh bagian SDM dan tentu saja diseleksi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bagi yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Setelah itu pelamar akan mengikuti tes psikologi dan tes medis. Tes Psikologi untuk menguji kecerdasan, bakat, prestasi, minat, dan kepribadian dari pelamar. Setelah itu pelamar yang lulus tes akan mengikuti wawancara yang dilakukan oleh Manager Divisi yang bersangkutan. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari setiap pelamar, kemudian dievaluasi satu - persatu siapa yang paling tinggi kemampuannya untuk pekerjaan itu. Divisi bersangkutan memberikan hasil wawancara dan tes dari pelamar – pelamar yang memenuhi kriteria perusahaan kepada SDM. Setelah itu Staf SDM & Umum akan memasukkan seluruh data mengenai karyawan baru ke dalam sistem. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Kontrak Kerja yang harus ditandatangani oleh Direktur Operasional dan diberikan kepada karyawan dan tembusannya diberikan kepada Manager Akuntansi & Keuangan yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Setelah dinilai kinerjanya baik, maka karyawan dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Manager SDM & Umum akan mengubah status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat Pengangkatan Karyawan. Setiap hari pada saat masuk kerja dan pulang kerja, Manager SDM & Umum akan mewajibkan karyawan untuk mengisi absensi dengan cara memasukkan kartu absensi pada mesin absen. Ketika kartu absen dimasukkan pada mesin absen tersebut, mesin akan mencatat waktu di kartu absensi tersebut. Mesin ini akan mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan. Tiap akhir bulan, sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah kehadiran karyawan. Selain itu, karyawan juga berhak mengajukan permohonan cuti dengan mengisi Form Pengajuan Cuti pada sistem, sistem akan meminta persetujuan dari Manager SDM & Umum atas pengajuan cuti ini. Jika pengajuan cuti ini diterima maka sistem akan mengurangi jumlah hak cuti karyawan. Setiap akhir bulan, Manager SDM & Umum memeriksa informasi karyawan dalam sistem agar dapat diketahui kehadiran karyawan maupun ketidakhadiran karyawan dalam periode tertentu, sehingga Manager SDM & Umum dapat mengambil tindakan lebih lanjut kepada karyawan yang
absen tanpa keterangan. Dalam sebulan, karyawan yang absen lebih dari 3 kali dan tanpa keterangan jelas, maka Manager SDM & Umum akan memberikan surat peringatan. Manager SDM & Umum mewajibkan divisi bersangkutan untuk membuat laporan-laporan tentang pelanggaran yang telah dilakukan karyawannya, apabila terdapat karyawan yang melakukan pelanggaran, maka akan diberikan surat peringatan. Seandainya karyawan bersangkutan masih tetap melakukan pelanggaran, maka Manager SDM & Umum akan mengambil tindakan lebih tegas, misalnya : mendemosikan karyawan tersebut. Demosi adalah perpindahan jabatan ke jabatan yang lebih rendah dan memperkecil tanggung jawab, wewenang, dan penghasilan. Pelanggaran-pelanggaran yang dinilai meliputi ketidakhadiran karyawan tanpa surat keterangan, keterlambatan yang terlalu sering dilakukan karyawan, pulang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan perusahaan, dan pelanggaran lainnya. Untuk pelatihan, divisi yang bersangkutan mengusulkan kepada Manager SDM & Umum untuk mengadakan pelatihan tertentu sesuai dengan kebutuhan karyawan. Lalu divisi yang bersangkutan akan memilih karyawan untuk mengikuti pelatihan sesuai dengan latar belakang dan pekerjaannya. Penjadwalan untuk pelatihan akan disusun oleh Manager SDM & Umum dan diberitahukan kepada karyawan beserta Manager Divisi yang bersangkutan. Proses penilaian kinerja setiap karyawan dilakukan setiap bulan dengan kriteria yang telah ditetapkan yaitu dengan cara mengisi lembar kinerja karyawan yang dilakukan oleh masing- masing Manager Divisi. Sesudah itu lembar penilaian kinerja karyawan diserahkan kepada Manager SDM & Umum kemudian disimpan dalam suatu database untuk dievaluasi sebagai pertimbangan kenaikan gaji, besarnya tunjangan, pendidikan dan pelatihan. Dari penilaian kinerja karyawan, dapat ditentukan karyawan mana yang layak dimutasikan atau dipromosikan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi atau jika penilaian kinerja kurang baik, maka karyawan tersebut didemosi. Jika terjadi perpindahan jabatan, maka Staf SDM & Umum akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan sistem akan mengupdate data divisi atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok serta membuat surat Mutasi Karyawan yang harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Apabila ada divisi lain yang membutuhkan karyawan, maka Manager SDM & Umum akan memberikan informasi tentang hasil penilaian kinerja karyawan yang telah dilakukan, sehingga divisi lain mempunyai bahan pertimbangan untuk memilih siapa yang cocok menduduki jabatan itu. Perusahaan juga akan memberikan bonus ataupun kenaikan gaji bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Manager SDM & Umum bertanggung jawab untuk mengisi data penyesuaian gaji pada sistem. Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan maka perusahaan berhak memberikan surat peringatan (SP). Manager SDM & Umum akan memasukkan data pelanggaran karyawan kedalam sistem dan akan membuat Surat Peringatan. Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) antara perusahaan dan karyawan dapat terjadi karena tiga hal yaitu : 1. Karyawan di berhentikan dari perusahaan bila karyawan tersebut mendapat surat peringatan sebanyak tiga kali atas pelanggaran yang telah dilakukannya terhadap peraturan perusahaan. 2. Karyawan mengundurkan diri dan telah mendapatkan keputusan dari pihak Manager SDM & Umum. 3. Pensiun. Karyawan berhak mendapat uang penghargaan masa kerja, uang pesangon, uang pensiun, dan uang pisah jika memenuhi syarat- syarat dalam peraturan kerja bersama. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk pembayaran PHK ini. Jika ada karyawan yang berhenti bekerja maka Manager SDM & Umum akan memasukkan data kedalam sistem dan membuat dan mencetak surat Pemberhentian karyawan dan surat referensi kerja bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Surat – surat ini akan ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Manager Akuntansi & Keuangan untuk membayarkan gaji atau upah karyawan tersebut beserta pembayaran PHK yang berhak diterima karyawan. Dalam perhitungan kompensasi, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek. Tiap akhir bulan, Manager SDM & Umum akan membuat transaksi pembayaran gaji untuk tiap karyawan. Sistem akan meminta persetujuan dari Direktur Operasional atas daftar gaji yang sudah dibuat. Jika daftar gaji tersebut disetujui, maka Manager Akuntansi & Keuangan dapat mencetak slip gaji untuk masing-masing karyawan dan juga membuat daftar nomor rekening dan jumlah gaji
karyawan beserta cek yang diserahkan kepada bank untuk mentransfer gaji ke rekening karyawan.
Use Case Berikut adalah gambar use case dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis web yang diusulkan.
Gambar 1 Use Case Diagram Perekrutan
Gambar 2 Use Case Diagram Pelatihan
Gambar 3 Use Case Diagram Penilaian Kinerja
Gambar 4 Use Case Diagram Perpindahan Jabatan
Gambar 5 Use Case Diagram PHK
Gambar 6 Use Case Diagram Transaksi SDM
Class Diagram Berikut adalah gambar class diagram dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis web yang diusulkan.
Gambar 7 Class Diagram Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Simpulan dan Saran Dari hasil analisis dan perancangan terhadap sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dapat disimpulkan beberapa hal antara lain: (1) Sistem ini dapat memberikan informasi tentang perekrutan baik perekrutan internal dan eksternal perusahaan dan penyeleksian secara efektif dan cepat; (2) dapat memberikan informasi tentang pelatihan sehingga dapat digunakan oleh perusahaan agar karyawan yang sudah mendapatkan pelatihan tidak mendapatkan pelatihan lagi; (3) dapat memberikan informasi tentang penilaian kinerja, informasi ini digunakan untuk mengetahui kinerja karyawan selama bekerja diperusahaan; (4) dapat memberikan informasi pelanggaran - pelanggaran yang dilakukan karyawan sehingga dapat membantu pihak perusahaan dalam mengambil keputusan untuk melakukan tindakan lebih lanjut dari pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan; (5) menghasilkan sistem yang lebih efisien dan efektif dalam pembuatan berbagai transaksi SDM dan laporannya serta dapat mengatasi masalah human error; (6) Sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang menghasilkan data terintegrasi antara divisi SDM dan divisi-divisi lain. Saran untuk pengembangan lebih lanjut, sistem yang ada dapat lebih dikembangkan lagi dalam bentuk Sistem Informasi Eksekutif (EIS) yaitu informasi yang dihasilkan tidak hanya untuk pengambilan keputusan tingkat manajemen tetapi informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan tingkat eksekutif baik untuk aktivitas perekrutan, penyeleksian, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan dan PHK.
Referensi Hasibuan, M.S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Aksara. Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object-Oriented Analysis and Design. Aalborg: Marko Publishing. OBrien, J., & Marakas, G. (2009). Introduction to Information Systems. (15th edition). New York : Mc Graw-Hill Companies.
Riwayat Penulis Purba Juniarto Sidabutar lahir di kota Jakarta pada 21 Juni 1984. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Program Ganda Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2012.
