BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB PADA PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB PADA PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

4.1

Analysis Document

4.1.1

The Task

4.1.1.1

Purpose Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dirancang dengan tujuan untuk mendukung pekerjaan bagian – bagian yang bertanggung jawab dalam kegiatan

personalia,

yang

dimulai

dari

perekrutan,

penyeleksian,

penerimaan, pelatihan, penilaian, perpindahan jabatan, kompensasi, dan pemutusan hubungan kerja dan laporan - laporan yang mendukung manajemen dalam mengambil keputusan.

4.1.1.2

System Definition Berikut ini adalah kriteria FACTOR dari definisi sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA: •

Functionality Sistem ini mendukung pencatatan dan pelaporan aktivitas SDM yang terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi yang reliable dan up to date dengan membuat sistem perekrutan, penyeleksian,

penerimaan,

pelatihan,

penilaian

kinerja,

perpindahan jabatan, dan PHK karyawan serta memberikan kemudahan dalam kegiatan pesonalia, seperti absensi, permohonan cuti, menghitung kompensasi karyawan, dan tunjangan kesehatan untuk karyawan.

78 •

Application Domain Sistem digunakan oleh bagian – bagian yang bertanggung jawab dalam aktivitas yang berkaitan dengan sistem, yaitu yang berkaitan dengan perekrutan, penyeleksian, penerimaan, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan, absensi, kompensasi, dan PHK karyawan. Pengguna dari sistem ini adalah Manager SDM & Umum, Staf SDM & Umum, Manager Akuntansi & Keuangan, Direktur Operasional, masing-masing Manager Divisi dan seluruh karyawan.

•

Conditions Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web ini dikembangkan berdasarkan usulan / saran untuk mengatasi kelemahan dalam pelaporan, pencatatan yang ditemukan dalam aktivitas SDM perusahaan PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan sumber daya manusia perusahaan. Sistem ini dapat dijalankan oleh seluruh karyawan dan pihak-pihak yang memiliki hak otorisasi di PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

•

Technology Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa PC (personal computer) dengan sistem operasi windows dan dengan penambahan device seperti printer, aplikasi PHP dan sistem informasi SDM. Selain itu, diperlukan PC yang terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal ( LAN ).

•

Objects Pelamar, Karyawan, Perekrutan, Penyeleksian, Penerimaan, Pelatihan, Penilaian kinerja, Pelanggaran, Perpindahan Jabatan

79 meliputi Mutasi, Demosi, Promosi dan PHK karyawan, Absensi, Cuti, dan Kompensasi. •

Responsibility Sistem menyediakan informasi sumber daya manusia yang up to date kepada pihak yang membutuhkan untuk memperlancar kegiatan operasional perusahaan dan sebagai media komunikasi antara Manager SDM & Umum dengan karyawan, Manager Divisi, Manager Akuntansi & Keuangan, Direktur Operasional, dan Kepala Cabang Representatif. Selain itu, sistem ini juga merupakan alat yang efisien, efektif dan dapat diandalkan untuk pencatatan pekerjaan yang dilakukan seluruh karyawan, baik yang berada di kantor pusat maupun kantor - kantor cabang.

4.1.1.3

Context

Gambar 4.1 Rancangan Rich Picture Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web Perekrutan, Seleksi, Penerimaan Karyawan Baru yang diusulkan

4.1.2

Problem Domain Rancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web yang diusulkan pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dimulai pada saat

80 suatu divisi membutuhkan karyawan karena adanya posisi kosong dalam perusahaan. Manager Divisi bersangkutan yang membutuhkan karyawan mengisi surat permintaan karyawan dan sistem secara otomatis akan menampilkan informasi kebutuhan karyawan pada Manager SDM & Umum. Dari sinilah diketahui posisi yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, jenis tenaga kerja yang dibutuhkan, jumlah tenaga kerja, usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, pengalaman kerja, keahlian khusus. Setelah itu Manager SDM & Umum membuat perencanaan SDM dengan merencanakan perekrutan karyawan untuk posisi yang kosong tersebut, baik dengan cara internal dan eksternal. Untuk perekrutan internal, Manager Divisi melihat ada atau tidak karyawan lain yang mampu untuk mengisi posisi kosong tersebut dengan cara mengevaluasi form evaluasi kinerja karyawan lama yang ada. Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, Manager Divisi akan memberitahu bagian SDM. Selanjutnya Manager SDM & Umum melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga tes psikologi, tes medis untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi baik secara fisik maupun mental. Manager SDM & Umum akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus. Mutasi terdapat 2 jenis, yaitu mutasi horizontal dan mutasi vertikal. Dimana mutasi horizontal adalah perpindahan jabatan yang tidak mengubah posisi kedudukan semula. Sedangkan mutasi vertikal dibagi 2, yaitu promosi dan demosi. Tetapi jika pada perekrutan internal tidak ada karyawan lama yang memenuhi spesifikasi jabatan untuk mengisi posisi kosong tersebut, maka perekrutan eksternal akan dilakukan oleh SDM dengan cara membuat lowongan pekerjaan di media massa. Surat lamaran yang masuk, diseleksi oleh bagian SDM dan tentu saja diseleksi sesuai dengan kebutuhan

81 perusahaan, bagi yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Setelah itu pelamar akan mengikuti tes psikologi dan tes medis. Tes Psikologi untuk menguji kecerdasan, bakat, prestasi, minat, dan kepribadian dari pelamar. Setelah itu pelamar yang lulus tes akan mengikuti wawancara yang dilakukan oleh Manager Divisi yang bersangkutan. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari setiap pelamar, kemudian dievaluasi satu persatu siapa yang paling tinggi kemampuannya untuk pekerjaan itu. Divisi bersangkutan memberikan hasil wawancara dan tes dari pelamar – pelamar yang memenuhi kriteria perusahaan kepada SDM. Setelah itu Staf SDM & Umum akan memasukkan seluruh data mengenai karyawan baru ke dalam sistem. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Kontrak Kerja yang harus ditandatangani oleh Direktur Operasional dan diberikan kepada karyawan dan tembusannya diberikan kepada Manager Akuntansi & Keuangan yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Setelah dinilai kinerjanya baik, maka karyawan dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Manager SDM & Umum akan mengubah status karyawan

kontrak

menjadi

karyawan

tetap

dan

mencetak

Surat

Pengangkatan Karyawan. Setiap hari pada saat masuk kerja dan pulang kerja, Manager SDM & Umum akan mewajibkan karyawan untuk mengisi absensi dengan cara memasukkan kartu absensi pada mesin absen. Ketika kartu absen dimasukkan pada mesin absen tersebut, mesin akan mencatat waktu di kartu absensi tersebut. Mesin ini akan mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan. Tiap akhir bulan, sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah kehadiran karyawan. Selain itu, karyawan juga berhak mengajukan permohonan cuti dengan mengisi Form Pengajuan Cuti pada sistem, sistem akan meminta persetujuan dari Manager

82 SDM & Umum atas pengajuan cuti ini. Jika pengajuan cuti ini diterima maka sistem akan mengurangi jumlah hak cuti karyawan. Setiap akhir bulan, Manager SDM & Umum memeriksa informasi karyawan dalam sistem agar dapat diketahui kehadiran karyawan maupun ketidakhadiran karyawan dalam periode tertentu, sehingga Manager SDM & Umum dapat mengambil tindakan lebih lanjut kepada karyawan yang absen tanpa keterangan. Dalam sebulan, karyawan yang absen lebih dari 3 kali dan tanpa keterangan jelas, maka Manager SDM & Umum akan memberikan surat peringatan. Manager SDM & Umum mewajibkan divisi bersangkutan untuk membuat laporan-laporan tentang pelanggaran yang telah dilakukan karyawannya, apabila terdapat karyawan yang melakukan pelanggaran, maka akan diberikan surat peringatan. Seandainya karyawan bersangkutan masih tetap melakukan pelanggaran, maka Manager SDM & Umum akan mengambil tindakan lebih tegas, misalnya : mendemosikan karyawan tersebut. Demosi adalah perpindahan jabatan ke jabatan yang lebih rendah dan

memperkecil

tanggung

jawab,

wewenang,

dan

penghasilan.

Pelanggaran-pelanggaran yang dinilai meliputi ketidakhadiran karyawan tanpa surat keterangan, keterlambatan yang terlalu sering dilakukan karyawan, pulang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan perusahaan, dan pelanggaran lainnya. Untuk pelatihan, divisi yang bersangkutan mengusulkan kepada Manager SDM & Umum untuk mengadakan pelatihan tertentu sesuai dengan kebutuhan karyawan. Lalu divisi yang bersangkutan akan memilih karyawan untuk mengikuti pelatihan sesuai dengan latar belakang dan pekerjaannya. Penjadwalan untuk pelatihan akan disusun oleh Manager SDM & Umum dan diberitahukan kepada karyawan beserta Manager Divisi yang bersangkutan. Proses penilaian kinerja setiap karyawan dilakukan setiap bulan dengan kriteria yang telah ditetapkan yaitu dengan cara mengisi lembar kinerja karyawan yang dilakukan oleh masing- masing Manager Divisi. Sesudah itu lembar penilaian kinerja karyawan diserahkan kepada Manager

83 SDM & Umum kemudian disimpan dalam suatu database untuk dievaluasi sebagai pertimbangan kenaikan gaji, besarnya tunjangan, pendidikan dan pelatihan. Dari penilaian kinerja karyawan, dapat ditentukan karyawan mana yang layak dimutasikan atau dipromosikan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi atau jika penilaian kinerja kurang baik, maka karyawan tersebut didemosi. Jika terjadi perpindahan jabatan, maka Staf SDM & Umum akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan sistem akan mengupdate data divisi atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok serta membuat surat Mutasi Karyawan yang harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Apabila ada divisi lain yang membutuhkan karyawan, maka Manager SDM & Umum akan memberikan informasi tentang hasil penilaian kinerja karyawan yang telah dilakukan, sehingga divisi lain mempunyai bahan pertimbangan untuk memilih siapa yang cocok menduduki jabatan itu. Perusahaan juga akan memberikan bonus ataupun kenaikan gaji bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Manager SDM & Umum bertanggung jawab untuk mengisi data penyesuaian gaji pada sistem. Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan maka perusahaan berhak memberikan surat peringatan (SP). Manager SDM & Umum akan memasukkan data pelanggaran karyawan kedalam sistem dan akan membuat Surat Peringatan. Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) antara

perusahaan dan

karyawan dapat terjadi karena tiga hal yaitu : 1. Karyawan di berhentikan dari perusahaan bila karyawan tersebut mendapat surat peringatan sebanyak tiga kali atas pelanggaran yang telah dilakukannya terhadap peraturan perusahaan. 2. Karyawan mengundurkan diri dan telah mendapatkan keputusan dari pihak Manager SDM & Umum. 3. Pensiun.

84 Karyawan berhak mendapat uang penghargaan masa kerja, uang pesangon, uang pensiun, dan uang pisah jika memenuhi syarat- syarat dalam peraturan kerja bersama. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk pembayaran PHK ini. Jika ada karyawan yang berhenti bekerja maka Manager SDM & Umum akan memasukkan data kedalam sistem dan membuat dan mencetak surat Pemberhentian karyawan dan surat referensi kerja bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Surat – surat ini akan ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Manager Akuntansi & Keuangan untuk membayarkan gaji atau upah karyawan tersebut beserta pembayaran PHK yang berhak diterima karyawan. Dalam perhitungan kompensasi, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek. Tiap akhir bulan, Manager SDM & Umum akan membuat transaksi pembayaran gaji untuk tiap karyawan. Sistem akan meminta persetujuan dari Direktur Operasional atas daftar gaji yang sudah dibuat. Jika daftar gaji tersebut disetujui, maka Manager Akuntansi & Keuangan dapat mencetak slip gaji untuk masing-masing karyawan dan juga membuat daftar nomor rekening dan jumlah gaji karyawan beserta cek yang diserahkan kepada bank untuk mentransfer gaji ke rekening karyawan.

Application Domain Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA yang dibuat bertujuan untuk mendukung tugas-tugas Manager SDM & Umum, Manager Akuntansi & Keuangan, dan Manager Divisi terutama dalam menangani masalah perekrutan, seleksi, penerimaan, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan, pemutusan hubungan kerja dan pengkompensasian. Selain itu, sistem yang dibuat harus dapat mempermudah dalam pengendalian terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian.

85 Berikut ini adalah fungsi utama dari application domain sistem informasi

sumber

daya

manusia

berbasis

web

PT

SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA, antara lain sebagai berikut: 1.

Membuat permintaan karyawan

2.

Membuat pendataan pelamar

3.

Membuat surat panggilan tes

4.

Evaluasi hasil tes

5.

Membuat surat panggilan wawancara

6.

Evaluasi hasil wawancara

7.

Menyeleksi pelamar

8.

Membuat pendataan karyawan baru

9.

Membuat pendataan pelatihan

10. Membuat pendataan penilaian karyawan yang terdiri dari kinerja karyawan, absensi, pelanggaran 11. Membuat pendataan perpindahan jabatan (promosi, mutasi, demosi) 12. Membuat pendataan karyawan yang di PHK 13. Membuat surat peringatan 14. Transaksi cuti 15. Absensi 16. Transaksi Tunjangan Kesehatan Karyawan 17. Transaksi penyesuaian gaji karyawan 18. Membuat transaksi pembayaran gaji karyawan 19. Membuat laporan daftar gaji 20. Mencetak slip gaji

4.1.2.1

Cluster Model sistem informasi sumber daya manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu Perekrutan, Jabatan, Penilaian, Mutasi, PHK, Pembayaran. Clustercluster tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini.

86

Perekrutan

Jabatan

Penilaian

Cuti

Pelatihan

PHK

Perpindahan Jabatan

Kompensasi

Gambar 4.2 Cluster Model Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

4.1.2.2

Structure a. Perekrutan Gambar 4.4 dibawah ini menunjukkan structure dari “Perekrutan“, dimana “panggilan” memiliki hubungan agregasi dengan “hasil tes“ dan “hasil wawancara“ sedangkan “Spesifikasi Pekerjaan”, “panggilan”, memiliki hubungan asosiasi dengan “pelamar”.

Gambar 4.4 Structure dari “Perekrutan”

87 b. Jabatan Gambar 4.5 dibawah ini menunjukkan structure dari “Jabatan“, dimana karyawan memiliki hubungan generalisasi dengan “Keuangan”, “Pemasaran” dan “Umum“. Bentuk generalisasi ini menunjukkan perbedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan – karyawan tersebut. Sedangkan divisi memiliki hubungan agregasi dengan “jabatan”.

Gambar 4.5 Structure dari “Jabatan”

c. Penilaian Kinerja Gambar 4.6 menggambarkan asosiasi hubungan antara “penilaian kinerja” dengan “karyawan”.

Gambar 4.6 Structure dari “Penilaian Kinerja”

d. Perpindahan Jabatan Gambar

4.7

dibawah

ini

memperlihatkan

structure

dari

perpindahan jabatan, dan menggambarkan asosiasi hubungan antara “karyawan” dengan “perpindahan jabatan”. Perpindahan Jabatan

88 memiliki hubungan generalisasi dengan “Promosi”, “Mutasi” dan “Demosi“. Bentuk generalisasi ini menunjukkan perbedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan – karyawan tersebut.

Gambar 4.7 Structure dari “Mutasi”

e. Pemutusan Hubungan Kerja Pada gambar 4.8 dibawah ini memperlihatkan structure dari “PHK“ dimana class “Karyawan“ memiliki hubungan asosiasi dengan “PHK” dan “Surat Peringatan“.

Gambar 4.8 Structure dari “PHK”

f. Pelatihan Gambar 4.9 dibawah ini menunjukkan structure dari “Pelatihan“, dimana

“Data

Pelatihan”

memiliki

hubungan

agregasi

dengan

“Pelatihan” yang menunjukkan bahwa data pelatihan karyawan yang ada tergantung dari pelaksanaan pelatihan yang dilakukan.

89

Gambar 4.9 Structure dari “Pelatihan”

g. Cuti Gambar 4.10 dibawah ini menunjukkan structure dari “Cuti“, yang digunakan untuk mencatat setiap pengajuan permohonan cuti dari karyawan.

Gambar 4.10 Structure dari “Cuti”

h. Kompensasi Gambar

4.11

menggambarkan

asosiasi

hubungan

antara

“kompensasi” dengan “karyawan”.

Karyawan

Kompensasi

1

1

Gambar 4.11 Structure dari “Kompensasi”

Gambar 4.12 dibawah ini menggambarkan struktur lengkap dari keseluruhan class yang ada dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

90 Hubungan antara “divisi” dengan “spesifikasi pekerjaan“ terjadi ketika bagian divisi tertentu membutuhkan karyawan, maka Manager Divisi menganalisis dan memasukkan spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Hubungan antara “pelamar”, “panggilan“, “hasil wawancara”, “hasil tes” dan “karyawan” terjadi ketika Manager SDM & Umum mengiklankan jabatan yang kosong, maka pelamar akan datang ke perusahaan untuk menyerahkan lamaran atau dengan mengirimkan lamaran melalui pos. Setelah Manager SDM & Umum menyeleksi lamaran yang masuk, maka akan dilakukan panggilan terhadap pelamar untuk dilakukan wawancara dan tes. Setelah itu, hasil tes dan hasil wawancara akan keluar dan akan digunakan sebagai acuan untuk menerima pelamar tersebut sebagai karyawan. Hubungan antara “karyawan”, “pelatihan ” dan “data pelatihan“ terjadi ketika Manager Divisi mengajukan kebutuhan pelatihan ke Manager SDM & Umum. Setelah kebutuhan pelatihan disetujui oleh Manager SDM & Umum, maka pelatihan terhadap karyawan dilaksanakan. Setelah itu, Manager SDM & Umum akan memasukkan data pelatihan seperti membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan seperti jenis pelatihan yang telah diikuti karyawan yang akan disimpan ke dalam file. Hubungan antara “karyawan”, “absensi” dan “penilaian kinerja“ terjadi pada saat karyawan melakukan absensi, dimana absensi karyawan berpengaruh terhadap penilaian kinerja. Kinerja karyawan yang dinilai antara lain berdasarkan absensi karyawan, kualitas kerja, kuantitas kerja, inisiatif kerja, hubungan kerja dan disiplin kerja. Hubungan antara “karyawan”, “jabatan”, “divisi”, “perpindahan jabatan“, terjadi ketika karyawan ditempatkan dalam divisi pada jabatan tertentu dan demosi, mutasi serta promosi karyawan juga menyebabkan berubahnya jabatan atau divisi yang ditempati karyawan.

91 Hubungan antara “karyawan”, “surat peringatan”, dan “PHK” terjadi ketika Manager SDM & Umum membuat surat peringatan kepada karyawan. Jika jumlah surat peringatan = 3 maka karyawan harus dipecat. Selain itu, hubungan ini juga terjadi ketika ada karyawan yang ingin mengundurkan diri atau sudah memasuki masa pensiun. Hubungan antara “karyawan” dan “Transaksi Cuti” terjadi pada saat karyawan mengajukan permohonan cuti dan sistem akan mengurangi jatah cuti karyawan. Hubungan antara “karyawan” dan “Kompensasi” terjadi pada saat Manager SDM & Umum membuat transaksi kompensasi karyawan yang akan mendata data gaji pokok dan besar tunjangan karyawan.

Gambar 4.12 Class Diagram Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

92 4.1.2.3

Classes and Behaviour Pelamar Class “Pelamar” menggambarkan event dimana pelamar melamar dan akan dipanggil untuk diwawancara dan di tes. Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan dokumen para pelamar yang belum diterima menjadi karyawan dan akan tidak aktif pada saat pelamar diterima atau ditolak.

Gambar 4.13 Class “Pelamar”

Gambar 4.14 Statechart Diagram Class “Pelamar”

93 Spesifikasi Pekerjaan Class “Spesifikasi Pekerjaan“ merupakan kumpulan dari objek - objek yang berisi dokumen mengenai daftar dari Spesifikasi Pekerjaan dari masing-masing jabatan yang akan diisi oleh pelamar. Manager Divisi meminta Spesifikasi Pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang kosong. Dari Spesifikasi Pekerjaan yang ada, akan dianalisis sesuai dengan kriteria pelamar yang akan direkrut untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut.

Gambar 4.15 Class “Spesifikasi Pekerjaan”

Gambar 4.16 Statechart Diagram Class “Spesifikasi Pekerjaan”

Panggilan Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan dokumen mengenai para pelamar yang akan dipanggil untuk di wawancara dan di tes sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Panggilan wawancara dan tes aktif setelah Manager SDM & Umum membuat jadwal wawancara dan tes yang akan dicetak lalu pelamar akan dipanggil untuk dilaksanakannya wawancara dan tes sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

94

Gambar 4.17 Class “Panggilan”

Gambar 4.18 Statechart Diagram Class “Panggilan”

Hasil Wawancara Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek berupa dokumen dari hasil wawancara para pelamar yang telah dinilai. Hasil wawancara ada setelah dicatat oleh Manager SDM & Umum dan dievaluasi lebih lanjut. Jika sudah tidak diperlukan lagi maka dokumentasi hasil wawancara tersebut akan dihapus. Hasil Wawancara

- kode_pelamar : varchar() - nama_pelamar : varchar() - periode : varchar(3) - nama_divisi : varchar(50) - nama_jabatan : varchar(50) - hasil_wawancara : string() + dicatat () + dievaluasi () + dikeluarkan () Gambar 4.19 Class “Hasil Wawancara”

95

Gambar 4.20 Statechart Diagram Class “Hasil Wawancara”

Hasil Tes Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan dokumen mengenai para pelamar yang akan dipanggil untuk tes dan melakukan tes setelah lulus wawancara. Hasil tes aktif setelah pelamar melakukan tes dan hasilnya dicatat oleh Manager SDM & Umum. Hasil tersebut akan dievaluasi untuk menyeleksi pelamar. Setelah tidak diperlukan lagi, maka data tersebut akan dihapus. Hasil Tes

- kode_pelamar : varchar() - nama_pelamar : varchar() - periode : varchar(3) - nama_divisi : varchar(50) - nama_jabatan : varchar(50) - hasil_wawancara : string() + dicatat () + dievaluasi () + dikeluarkan () Gambar 4.21 Class “Hasil Tes”

Gambar 4.22 Statechart Diagram Class “Hasil Tes”

Karyawan Class “Karyawan” menggambarkan event dimana akan mulai aktif pada saat karyawan direkrut, dan selama aktif, akan ada kegiatan mengubah data karyawan, karyawan akan bekerja, dilatih, dinilai, absensi, menghitung

96 jumlah keterlambatan dalam sebulan, menghitung sisa cuti, menghitung surat peringatan, mengubah status karyawan, dan mencetak Surat Kontrak Kerja dan Surat Pengangkatan Karyawan. Pada saat kondisi ternilai, dari penilaian tersebut akan menentukan karyawan tersebut akan dimutasi dan dipromosi dan akan aktif untuk bekerja sesuai dengan hasil penilaian. Karyawan akan menjadi tidak aktif saat berhenti. Karyawan - npp : varchar(12) - id_golongan : int(2) - id_jabatan : varchar(3) - id_negara : varchar(1) - nomor_kartu_identitas : varchar(30) - nama_karyawan : varchar(100) - gender : enum('','Laki-laki','Perempuan') - tgl_lahir : date - tempat_lahir : varchar(50) - agama : enum('','Budha','Hindu','Islam','Katolik','Protestan') - suku : varchar(10) - status_perkawinan : enum('','Kawin','Belum kawin') - tinggi_badan : float - berat_badan : float - bentuk_rambut : varchar(20) - warna_rambut : varchar(20) - bentuk_muka : varchar(20) - warna_kulit : varchar(20) - ciri_khas : varchar(200) - cacat_tubuh : varchar(200) - tgl_mulai_kerja_karyawan : date - telepon : varchar(25) - handphone : varchar(25) - alamat : varchar(125) - foto : varchar(100) + absensi() + bekerja() + berhenti() + dilatih() + dimutasikan() + dinilai() + dipromosikan() + direkrut() + mencetak() + menghitung() + mengubah() Gambar 4.23 Class “Karyawan”

97

bekerja

dilatih

absensi

direkrut

mencetak surat pengangkatan karyawan Aktif

menghitung mengubah dinilai

berhenti bekerja

bekerja

Ternilai dimutasi didemosi

PHK dipromosi mengubah status aktif karyawan

Gambar 4.24 Statechart Diagram Class “Karyawan”

Divisi Class “Divisi” menggambarkan event dimana dapat menambah divisi, mengubah Manager Divisi, dan menghapus divisi yang ada. Berikut ini adalah gambar class ”Divisi” dan pola behaviournya.

Gambar 4.25 Class “Divisi”

Gambar 4.26 Statechart Diagram Class “Divisi”

Jabatan Class “Jabatan” menggambarkan event dimana dapat menambah jabatan, menghapus jabatan yang ada, mengubah deskripsi pekerjaan dan golongan gaji serta dapat mengubah status karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”Jabatan” dan pola behaviournya.

98

Gambar 4.27 Class “Jabatan”

Gambar 4.28 Statechart Diagram Class “Jabatan”

Absensi Class “Absensi” menggambarkan event dimana dapat mengisi absen, mengecek keterlambatan, mencetak laporan absensi, dan mengisi alasan ketidakhadiran karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”Absensi” dan pola behaviournya.

Gambar 4.29 Class “Absensi”

99

Gambar 4.30 Statechart Diagram Class “Absensi”

Transaksi Cuti Class “Transaksi Cuti” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi cuti, mengecek hak cuti karyawan, mengecek sisa cuti karyawan, meminta persetujuan dari Manager Divisi, mengurangi hak cuti, diterima, dan ditolak. Berikut ini adalah gambar class ”Transaksi Cuti” dan pola behaviournya.

Gambar 4.31 Class “Transaksi Cuti” mengecek hak cuti mengecek sisa cuti membuat transaksi cuti Aktif meminta persetujuan ditolak

Waiting

Release

diterima

mengurangi hak cuti Tersetujui

Gambar 4.32 Statechart Diagram Class “Transaksi Cuti”

100 Perpindahan Jabatan Class “Perpindahan Jabatan” menggambarkan event dimana dapat mengubah jabatan atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dapat didemosikan dan dimutasikan, menyesuaikan gaji, dan mencetak surat mutasi. Berikut ini adalah gambar class ” Perpindahan Jabatan” dan pola behaviournya.

Gambar 4.33 Class “Perpindahan Jabatan”

Gambar 4.34 Statechart Diagram Class “Perpindahan Jabatan”

Surat Peringatan Class “Surat Peringatan” menggambarkan event dimana dapat membuat peringatan untuk karyawan dan mencetak surat peringatan. Berikut ini adalah gambar class ”Surat Peringatan” dan pola behaviournya.

101

Gambar 4.35 Class “Surat Peringatan”

Gambar 4.36 Statechart Diagram Class “Surat Peringatan”

PHK Class “PHK” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi PHK, mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK, menghitung tunjangan khusus, menghitung tunjangan pensiun, menghitung tunjangan PHK dan mencetak Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja. Berikut ini adalah gambar class ”PHK” dan pola behaviournya.

Gambar 4.37 Class “PHK” mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK membuat transaksi PHK

mencetak surat PHK

surat referensi

Aktif

menghitung pembayaran PHK

Gambar 4.38 Statechart Diagram Class “PHK”

102 Pelatihan Class “Pelatihan” menggambarkan event dimana akan mulai aktif pada saat diminta oleh Manager Divisi. Pada saat kondisi pelatihannya ada maka pelatihan akan dicocokkan terlebih dahulu untuk menentukan karyawan yang akan ikut pelatihan. Setelah itu pelatihan akan dilaksanakan oleh karyawan, dan hasilnya akan dicatat ke dalam Class “Data Pelatihan” yang merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisi mengenai data karyawan yang mengikuti pelatihan beserta kode pelatihan yang diikuti oleh karyawan yang bersangkutan Kemudian pelatihan akan dicatat dan dicetak dan akan tidak aktif setelah pelatihan selesai.

Gambar 4.39 Class “Pelatihan”

Gambar 4.40 Statechart Diagram Class “Pelatihan”

Penilaian Kinerja Class “Penilaian kinerja” menggambarkan event yang akan mulai aktif pada saat karyawan dinilai oleh Manager Divisi yang bersangkutan, melalui form penilaian dan dievaluasi sebagai bahan pertimbangan apakah karyawan tersebut dapat dipromosikan atau dimutasikan, dan laporan penilaian kinerja

103 akan dicetak. Class ini berakhir apabila karyawan bersangkutan berhenti atau tidak lagi bekerja di perusahaan.

Penilaian Kinerja - npp : varchar(12) - id_pertanyaan : int(2) - keterangan_pertanyaan : varchar(100) - nilai_pertanyaan : varchar(5) - tgl_penilaian_kinerja : date + dinilai () + dievaluasi () + dicetak () Gambar 4.41 Class “Penilaian Kinerja”

Gambar 4.42 Statechart Diagram Class “Penilaian Kinerja”

Kompensasi Class “Kompensasi” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi kompensasi, mengecek batas minimal dan batas maksimal gaji, mengupdate gaji pokok dan mencetak pemberitahuan kompensasi.

Gambar 4.43 Class “Kompensasi”

104

mengecek batas minimal dan batas maksimal gaji membuat transaksi kompensasi Aktif

mengupdate gaji pokok

Update

mencetak

Gambar 4.44 Statechart Diagram Class “Kompensasi”

4.1.2.4

Event Sebelum membuat event table, maka harus terlebih dahulu ditentukan class dan event. Berikut ini adalah class dan event dari sistem informasi sumber daya manusia. Class: •

Pelamar

•

Spesifikasi Pekerjaan

•

Panggilan

•

Hasil Wawancara

•

Hasil Tes

•

Karyawan

•

Divisi

•

Jabatan

•

Absensi

•

Transaksi Cuti

•

Perpindahan Jabatan

•

Surat Peringatan

•

PHK

•

Pelatihan

105 •

Data Pelatihan

•

Penilaian Kinerja

•

Kompensasi

Event: •

Absensi

•

Bekerja

•

Berhenti

•

Dibuat

•

Dicatat

•

Dicocokkan

•

Didemosikan

•

Dievaluasi

•

Dihapus

•

Dikeluarkan

•

Dilaksanakan

•

Dilaporkan

•

Dilatih

•

Diminta

•

Dimutasikan

•

Dinilai

•

Dipanggil

•

Dipromosikan

•

Direkrut

•

Diterima

•

Dites

•

Ditolak

•

Diwawancara

•

Melamar

•

Membuat transaksi

106 •

Meminta

•

Meminta persetujuan

•

Menambah

•

Mencetak

•

Menganalisa

•

Mengecek

•

Menghapus

•

Menghitung

•

Mengisi

•

Mengubah

•

Mengupdate

•

Mengurangi hak cuti

•

Selesai

Berikut ini adalah tabel 4.1 yaitu event table dari sistem informasi sumber daya manusia PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA. Tanda asterisk (*) menunjukkan bahwa event tersebut dijalankan berulang-ulang (iteration) oleh class yang bersangkutan. Sedangkan tanda plus (+) menunjukkan event yang dijalankan secara sequential (selection).

Classes

Pelamar

Spesifikasi Pekerjaan

Panggilan

Hasil Wawancara

Hasil Tes

Karyawan

Divisi

Jabatan

Absensi

Transaksi Cuti

Mutasi

Surat Peringatan

PHK

Pelatihan

Penilaian Kinerja

Kompensasi

Events

* * +

+ +

+

+

+

+

Absensi Bekerja Berhenti Dibuat

107 + *

+

+

+ +

+ +

* * + * * * *

* *

*

+ *

+

* + +

*

* +

+

+

+ * + +

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+ *

* *

*

*

*

*

+ *

+

*

*

*

+ + *

*

+ +

*

+ + + +

Dicatat Dicocokkan Didemosikan Dievaluasi Dikeluarkan Dilaksanakan Dilaporkan Dilatih Diminta Dimutasikan Dinilai Dipanggil Dipromosikan Direkrut Diterima Dites Ditolak Diwawancara Melamar Membuat transaksi Meminta Meminta persetujuan Menambah Mencetak Menganalisis Mengecek Menghapus Menghitung Mengisi Mengubah Mengupdate Mengurangi hak cuti Selesai

108 4.1.3

Application Domain

4.1.3.1

Usage

4.1.3.1.1

Overview Dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA terdapat 3 aktor yang menggunakan sistem ini, antara lain: Manager SDM & Umum, Manager Akuntansi & Keuangan, Direktur Operasional, Manager Divisi dan Karyawan. Berikut adalah tabel 4.2 yaitu actor table sistem informasi sumber

Analisis kebutuhan karyawan Membuat permintaan karyawan Pendataan pelamar Membuat laporan pendataan pelamar Pendataan seleksi pelamar Membuat laporan data seleksi Membuat pendataan karyawan baru Pendataan pelatihan Membuat laporan pelatihan Mengevaluasi kinerja karyawan Membuat laporan penilaian kinerja Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan Membuat laporan Mutasi Membuat pendataan karyawan yang dipromosikan Membuat laporan Promosi

X X X X X X X X X X X X X X X

Direktur Operasional

Manager Divisi

Manager SDM & Umum

USE CASE

Karyawan

ACTOR

Manager Akuntansi & Keuangan

daya manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

109 Membuat pendataan karyawan yang di PHK Membuat laporan PHK Transaksi cuti Absensi Membuat laporan absensi Membuat surat peringatan Membuat transaksi pembayaran gaji karyawan Mencetak slip gaji Membuat laporan daftar gaji

X X

X X X X X X X

X

X X

X

Tabel 4.2 Actor Table Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

4.1.3.1.2

Actors Berikut ini adalah actor descriptions sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Tabel 4.3 Definisi Aktor Karyawan

Tujuan

Karakteristik

Karyawan Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana karyawan dapat melakukan absensi dengan cara manual dan data absensi tersebut didata ulang supaya bisa masuk kedalam sistem. Karyawan juga dapat mengajukan permohonan cuti secara langsung dengan cara mengisi transaksi cuti pada sistem. Selain itu, karyawan dapat melihat data pribadi mereka dalam master karyawan tetapi tidak mempunyai hak untuk mengubah data yang ada. Karyawan yang dapat mengakses sistem hanyalah karyawan yang berstatus aktif bekerja di perusahaan. Tabel 4.4 Definisi Aktor Staf SDM & Umum

Tujuan

Karakteristik

Staf SDM & Umum Staf SDM & Umum bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab dalam pendataan pelamar, membuat laporan pendataan pelamar, mendata pelamar yang diseleksi, membuat laporan pelamar yang diseleksi, menginput data karyawan, mendata jadwal pelatihan, mendata karyawan yang pindah jabatan, mendata karyawan yang di PHK, dan mendata absensi seluruh karyawan kedalam sistem. Staf SDM & Umum haruslah orang yang mempunyai kemampuan administratif.

110 Tabel 4.4a Definisi Aktor Manager SDM & Umum

Manager SDM & Umum

Tujuan

Karakteristik

Manager SDM & Umum bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab dalam menganalisis kebutuhan karyawan, penyeleksian, membuat laporan karyawan yang ikut pelatihan, karyawan yang dimutasikan, promosi, demosi serta karyawan yang di PHK, membuat surat peringatan, dan menyetujui cuti karyawan. Manager SDM & Umum haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang menangani seluruh kegiatan sumber daya manusia di perusahaan, antara lain merekrut, melakukan penilaian kinerja, mengatur pelatihan, dan melakukan PHK terhadap karyawan. Tabel 4.5 Definisi Aktor Manager Divisi

Tujuan

Karakteristik

Manager Divisi Manager Divisi bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang membuat permintaan karyawan dan bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan terhadap permohonan cuti karyawan dan melakukan penilaian kinerja karyawan yang berada di divisinya. Manager Divisi adalah orang yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan dan karyawan dalam divisinya masingmasing. Selain itu, dia bertanggung jawab untuk membantu Manager SDM & Umum menilai kinerja karyawan yang berada di divisinya. Tabel 4.6 Definisi Aktor Manager Akuntansi & Keuangan

Tujuan

Karakteristik

Manager Akuntansi & Keuangan Manager Akuntansi & Keuangan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk mencetak slip gaji untuk pembayaran gaji karyawan melalui bank. Manager Akuntansi & Keuangan adalah orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan termasuk pembayaran gaji karyawan. Oleh karena itu, Manager Akuntansi & Keuangan haruslah orang yang teliti dalam melakukan berbagai transaksi pembayaran agar tidak merugikan perusahaan.

111 Tabel 4.7 Definisi Aktor Direktur Operasional

Direktur Operasional Tujuan

Direktur Operasional bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan terhadap daftar pembayaran gaji. Direktur Operasional berhak menolak daftar tersebut jika dianggap tidak sesuai.

Karakteristik

Direktur Operasional adalah orang yang bertanggung jawab dalam keseluruhan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu,Direktur Operasional haruslah orang yang teliti dan peka agar dapat membuat keputusan-keputusan yang tepat dan tidak mudah dibohongi oleh bawahannya.

4.1.3.1.3

Use Case Berikut ini adalah use case spesification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Gambar 4.45 Use Case Diagram Perekrutan

112

Gambar 4.46 Use Case Diagram Pelatihan

Gambar 4.47 Use Case Diagram Penilaian Kinerja

Gambar 4.48 Use Case Diagram Perpindahan Jabatan

113

PHK

Membuat Pendataan Karyawan Yang Di PHK

Top Package::Manager SDM & Umum

Top Package::Staf SDM & Umum Membuat Laporan PHK

Gambar 4.49 Use Case Diagram PHK

Gambar 4.50 Use Case Diagram Transaksi SDM

114 Tabel 4.8 Spesifikasi use case “Analisis kebutuhan karyawan“ Analisis kebutuhan karyawan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Analisis Kebutuhan dari menu Perekrutan pada menu bar, untuk melihat data kebutuhan jumlah karyawan masing-masing divisi dan melihat apakah jumlah kebutuhan sudah terpenuhi. 2. Sistem akan menampilkan form Analisis Kebutuhan Karyawan. 3. Manager SDM & Umum mengisi Periode. 4. Sistem akan menampilkan secara otomatis data kebutuhan jumlah karyawan masing-masing divisi dan jumlah kebutuhan sudah terpenuhi serta Persentase terpenuhinya jumlah karyawan. 5. Setelah dianalisis, Manager SDM & Umum memilih tombol “Cetak“ maka laporan Analisis kebutuhan karyawan akan dicetak.

Objects

Divisi, Analisis Kebutuhan Karyawan

Function

Create, Edit, Compute, Print

Tabel 4.9 Spesifikasi use case “Membuat permintaan karyawan“ Membuat permintaan karyawan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager Divisi memilih Permintaan Karyawan dari menu Perekrutan pada menu bar. 2. Sistem akan menampilkan form Permintaan Karyawan. 3. Manager Divisi mengisi data seperti Bulan, Tahun, Divisi, Jabatan, Jumlah Permintaan serta Spesifikasi Pekerjaan. 4. Jika semua data permintaan karyawan sudah selesai dibuat maka Manager Divisi memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan semua data permintaan karyawan ke dalam database.

Objects

Divisi, Jabatan

Function

Create, Edit, Save

115 Tabel 4.10 Spesifikasi use case “Pendataan pelamar“ Pendataan pelamar Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Data Pelamar dari menu Perekrutan pada menu bar, untuk melakukan pendataan pelamar. 2. Sistem akan menampilkan form Data Pelamar. 3. Staf SDM & Umum mengisi Tanggal Proses dan mendata data pelamar. 4. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan” untuk menyimpan data pelamar ke dalam database.

Objects

Pelamar

Function

Create, Edit, Save

Tabel 4.11 Spesifikasi use case “Membuat laporan pendataan pelamar“ Membuat laporan pendataan pelamar Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Laporan Data Pelamar dari menu Perekrutan, untuk melihat data-data pelamar. 2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Pelamar. 3. Staf SDM & Umum dapat mencari data pelamar yang telah melamar dengan cara memilih divisi dan dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama pelamar yang telah melamar di divisi tersebut. 4. Staf SDM & Umum memilih tombol “Cetak Laporan Data Pelamar“ maka laporan Data Pelamar akan dicetak. 5. Selanjutnya Staf SDM & Umum dapat memilih tombol “Panggilan Tes“ untuk menampilkan form Panggilan Tes dan memilih tombol “Panggilan Wawancara“ untuk menampilkan form Panggilan Wawancara.

Objects

Pelamar, Laporan Pendataan Pelamar

Function

Edit, Print

116 Tabel 4.12 Spesifikasi use case “Membuat pendataan seleksi pelamar“ Membuat pendataan seleksi pelamar Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Data Seleksi Pelamar dari menu bar, untuk melihat dan menyeleksi pelamar. 2. Sistem akan menampilkan data pelamar. 3. Staf SDM & Umum akan memilih pelamar yang akan diisi hasil tesnya dengan cara memilih kode pelamar. 4. Sistem akan menampilkan form Data Seleksi Pelamar dan akan menampilkan secara otomatis data pelamar 5. Staf SDM & Umum mengisi data tes seperti Tanggal Tes, Jam, Nilai Tes Psikologi, Hasil Tes Wawancara, Hasil Tes Medikal. 6. Jika semua pendataan seleksi karyawan sudah selesai dibuat maka Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan semua pendataan seleksi karyawan ke dalam database.

Objects

Pelamar

Function

Create, Edit, Save

Tabel 4.13 Spesifikasi use case “Membuat laporan data seleksi“ Membuat laporan data seleksi Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Laporan Data Seleksi Pelamar dari menu Perekrutan pada menu bar, untuk melihat data-data Seleksi pelamar yang telah dilakukan. 2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Seleksi Pelamar. 3. Staf SDM & Umum dapat mencari data pelamar yang telah diseleksi yang telah mengikuti Tes dengan cara memilih divisi dan dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama pelamar yang telah diseleksi. 4. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mengisi periode dari

117 laporan yang akan dicetak. 5. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Data Seleksi Pelamar akan dicetak dan memilih tombol “Buat Laporan Penerimaan” maka Laporan Penerimaan akan dicetak. 6. Selanjutnya Staf SDM & Umum memilih tombol “Cetak Surat Kontrak Kerja” dan “Cetak Surat Pengangkatan Karyawan”. Objects

Pelamar, Laporan Data Seleksi

Function

Edit, Print

Tabel 4.14 Spesifikasi use case “Membuat Pendataan Karyawan baru“ Membuat Pendataan Karyawan baru Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Data Karyawan dari menu Master pada menu bar, untuk melakukan pendataan karyawan baru. 2. Sistem akan menampilkan form Informasi Karyawan. 3. Untuk mengisi data karyawan yang baru, maka Staf SDM & Umum memilih tombol “Baru“ dan sistem akan menampilkan form utama yang sudah otomatis terisi ID karyawan. 4. Staf SDM & Umum mengisi data karyawan baru seperti nama dan foto. 5. Setelah nama dan foto diisi, Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database. 6. Sistem secara otomatis akan menampilkan form Informasi karyawan secara rinci untuk diisi. 7. Staf SDM & Umum mengisi data karyawan baru secara rinci seperti data pribadi, kontak, kontak darurat, hubungan keluarga, imigrasi, pekerjaan, gaji/upah, melapor, pengalaman kerja, pendidikan, kemampuan, bahasa, sertifikasi, keanggotaan , lampiran. 8. Setelah semua data terisi, Staf SDM & Umum memilih tombol

118 “Simpan“ untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database. Objects

Karyawan

Function

Create, Edit, Save

Tabel 4.15 Spesifikasi use case “Pendataan Pelatihan“ Pendataan Pelatihan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Pelatihan dari menu Pelatihan pada menu bar, untuk melakukan pendataan pelatihan karyawan. 2. Sistem akan menampilkan form Data Pelatihan. 3. Staf SDM & Umum mengisi data pelatihan seperti Kode Pelatihan, Nama Pelatihan, Jenis Pelatihan, Tanggal Mulai, Lama pelatihan, Hari ke, Nama Pembicara, Lembaga Pelatihan, Keterangan, Jam Mulai, Durasi, Tempat Pelatihan. 4. Selanjutnya Staf SDM & Umum mengisi data seperti ID Karyawan, yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang mengikuti pelatihan untuk didata

atau

dengan

mengetikkan

ID

Karyawan

yang

bersangkutan, mengisi Divisi dan Jabatan. 5. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data Pelatihan karyawan ke dalam database. Objects

Karyawan, Pelatihan, Data Pelatihan

Function

Create, Edit, Save

Tabel 4.16 Spesifikasi use case “Membuat laporan pelatihan“ Membuat laporan pelatihan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Laporan Data Pelatihan dari menu Pelatihan pada menu bar, untuk melihat data-data pelatihan karyawan yang telah dilakukan.

119 2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Pelatihan. 3. Manager SDM & Umum dapat mencari data karyawan yang telah mengikuti pelatihan dengan cara mengetikkan Nama Karyawan yang bersangkutan dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang telah mengikuti pelatihan atau data pelatihan dapat dicari dengan mengetikkan Periode pelatihan yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“. 4. Sistem akan menampilkan data pelatihan 5. Manager SDM & Umum memilih tombol “Cetak“ maka laporan Pelatihan akan dicetak. Objects

Data Pelatihan, Laporan Data Pelatihan

Function

Print

Tabel 4.17 Spesifikasi use case “Mengevaluasi kinerja karyawan“ Mengevaluasi kinerja karyawan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager Divisi memilih Penilaian Kinerja dari menu Penilaian Kinerja pada menu bar, untuk melakukan penilaian kinerja karyawan. 2. Sistem akan menampilkan form Penilaian Kinerja. 3. Manager Divisi mengisi data seperti ID Karyawan yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang akan dinilai kinerjanya, mengisi Tanggal Proses, Divisi, Jabatan, Penilai. 4. Manager Divisi mendata data penilaian kinerja baik secara internal dan eksternal. Setelah semua data telah terisi, maka Manager Divisi dapat memilih tombol “Rata-rata”. 5. Sistem akan secara otomatis menghitung “Nilai Rata-rata” dan “Grade“. 6. Manager Divisi dapat mengisi data penilaian tambahan di “Keterangan Tambahan”.

120 7. Manager Divisi memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data penilaian kinerja karyawan ke dalam database. Objects

Karyawan, Penilaian Kinerja

Function

Create, Edit, Compute, Save

Tabel 4.18 Spesifikasi use case “Membuat laporan penilaian kinerja“ Membuat laporan penilaian kinerja Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Laporan Penilaian Kinerja dari menu Penilaian Kinerja pada menu bar, untuk melihat data-data penilaian karyawan yang telah dilakukan. 2. Sistem akan menampilkan form yang berisi data Laporan Penilaian Kinerja. 3. Manager SDM & Umum dapat mencari data karyawan yang telah dinilai dengan cara memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang telah dinilai kinerjanya. Atau data penilaian kinerja dapat dicari dengan mengetikkan Periode penilaian kinerja yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“. 4. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Penilaian Kinerja akan dicetak.

Objects

Penilaian Kinerja, Laporan Penilaian Kinerja

Function

Print

Tabel 4.19 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang pindah jabatan“ Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Mutasi Karyawan dari menu Mutasi pada menu bar, untuk membuat transaksi perpindahan jabatan. 2. Sistem akan menampilkan Data karyawan yang berisi ID

121 Karyawan, nama Karyawan, Divisi dan Jabatan. 3. Staf SDM & Umum dapat memilih divisi karyawan lalu menekan tombol “Cari“ untuk mencari data karyawan yang akan dimutasikan, maka ID Karyawan, nama Karyawan, Divisi dan Jabatan akan muncul. 4. Staf SDM & Umum mengklik “ID Karyawan“ untuk membuat Surat Mutasi yang baru untuk karyawan yang bersangkutan. 5. Sistem akan menampilkan No. Surat Mutasi yang baru secara otomatis. 6. Staf SDM & Umum mengisi data seperti Tanggal Proses, Tipe Mutasi. 7. Staf SDM & Umum mengisi Data Lama seperti Divisi, Jabatan, Gaji Pokok di Group Box “Divisi Lama” dan mengisi Data Baru seperti Tanggal, Divisi, Jabatan, Laporan ke, Gaji Pokok, di Group Box “Divisi Baru”. 8. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data perpindahan jabatan karyawan ke dalam database. 9. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mencetak Surat Mutasi dengan memilih tombol “Cetak Surat Mutasi”. Objects

Karyawan, Mutasi, Surat Mutasi

Function

Create, Edit, Print, Save

Tabel 4.20 Spesifikasi use case “Membuat laporan perpindahan jabatan“ Membuat laporan mutasi Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Laporan Mutasi dari menu Mutasi pada menu bar, untuk membuat laporan mutasi. 2. Sistem akan menampilkan data promosi, mutasi, dan demosi karyawan.

122 3. Manager SDM & Umum dapat mencari data karyawan yang pernah di promosi, mutasi dan demosi dengan cara memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang telah mengalami mutasi atau data mutasi dapat dicari dengan mengetikkan Periode mutasi yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“. 4. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan mutasi akan dicetak. Objects

Mutasi, Laporan Mutasi

Function

Print

Tabel 4.21 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang di PHK“ Membuat pendataan karyawan yang di PHK Use Case

1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih PHK dari menu PHK pada menu bar, untuk menginput data karyawan yang di PHK atau mengundurkan diri. 2. Sistem akan menampilkan form PHK. 3. Sistem akan menampilkan No. Surat PHK yang baru secara otomatis. 4. Staf SDM & Umum mengisi ID karyawan, maka nama karyawan, Divisi dan Jabatannya akan otomatis muncul. 5. Staf SDM & Umum mengisi data seperti Tanggal, Tipe PHK, Alasan PHK. 6. Sistem akan menampilkan Periode Kerja, Tunjangan Khusus, Tunjangan Pensiun, dan Tunjangan PHK secara otomatis sesuai dengan hak karyawan yang dilihat dari masa kerja karyawan tersebut. 7. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data karyawan yang berhenti ke dalam database. 8. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mencetak Surat Pemberhentian Karyawan dengan memilih tombol “Cetak Surat

123 PHK”. 9. Untuk mencetak Surat Referensi Kerja, Staf SDM & Umum memilih tombol “Cetak Surat Referensi Kerja”. Objects

Karyawan, PHK, Surat Referensi Kerja, Surat PHK

Function

Create, Edit, Save, Print, Compute

Tabel 4.22 Spesifikasi use case “Membuat laporan PHK“ Membuat laporan PHK Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Laporan PHK dari menu PHK pada menu bar, untuk membuat laporan PHK. 2. Sistem akan menampilkan data PHK karyawan. 3. Manager SDM & Umum dapat mencari data karyawan yang pernah di PHK dengan cara mengetikkan Nama karyawan yang bersangkutan dan dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang mengalami PHK atau data PHK dapat dicari dengan memasukkan periode PHK. 4. Selanjutnya Manager SDM & Umum memilih tombol “ Cetak“ maka laporan PHK akan dicetak.

Objects

PHK, Laporan PHK

Function

Print

Tabel 4.23 Spesifikasi use case “Transaksi cuti“ Transaksi cuti Use Case

1. Use case dimulai pada saat Karyawan memilih Catatan Ketidakhadiran dari menu Transaksi SDM pada menu bar, untuk melihat jatah cuti yang tersedia. 2. Sistem akan menampilkan catatan ketidakhadiran yang berisi data jatah yang telah diambil dan jatah yang tersedia oleh karyawan yang bersangkutan.

124 3. Setelah karyawan melihat masih ada jatah yang tersedia, maka karyawan dapat melakukan pengajuan cuti dengan memilih Pengajuan Cuti. 4. Sistem akan menampilkan form Pengajuan Ketidakhadiran. 5. Karyawan mengisi semua data Pengajuan Ketidakhadiran antara lain Tanggal, Tipe, Durasi dan komentar. 6. Setelah semua data terisi, Karyawan memilih tombol “Ajukan“ untuk mengajukan permohonan tersebut ke Manager SDM & Umum. 7. Sistem akan memberi peringatan kepada Manager SDM & Umum

bahwa

ada

permohonan

cuti

yang

menunggu

persetujuan. 8. Jika permohonan cuti disetujui oleh Manager SDM & Umum maka sistem secara otomatis akan mengurangi jatah cuti karyawan setelah lewat dari tanggal cuti. Objects

Cuti

Function

Create, Edit, Save, Signal

Tabel 4.24 Spesifikasi use case “Absensi“ Absensi Use Case

1. Use case dimulai pada saat Karyawan melakukan absen pada mesin Absensi dengan menggunakan kartu absen karyawan pada saat masuk kerja. 2. Sistem secara otomatis akan menampilkan ID Karyawan dan Nama Karyawan, Tanggal Masuk, Hari, Jam Kerja, Jam Masuk. 3. Jika karyawan terlambat dari jam yang telah di tetapkan maka sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan pada ”Terlambat masuk” yang akan berpengaruh pada insentif kehadiran karyawan. 4. Ketika pulang dari kantor maka karyawan kembali melakukan

125 absen pada mesin Absensi dengan menggunakan kartu absen karyawan. 5. Jika karyawan melakukan absen pulang lebih cepat dari jam yang telah ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal pada “Waktu Pulang Lebih Awal”. 6. Jika karyawan lembur, maka sistem akan secara otomatis mencatat waktu lembur berdasarkan jam absen pulang karyawan yang bekerja lembur tersebut. 7. Staf SDM & Umum akan mengisi keterangan berbagai alasan yang berhubungan dengan absensi seperti sakit, izin, tanpa keterangan, pulang lebih awal, terlambat dan cuti. Objects

Absensi

Function

Create, Update, Compute, Edit

Tabel 4.25 Spesifikasi use case “Membuat laporan absensi“ Membuat laporan absensi Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih Laporan Absensi Harian dari menu Transaksi SDM pada menu bar, untuk membuat laporan Absensi. 2. Sistem akan menampilkan form Laporan Absensi yang berisi data absensi. 3. Manager SDM & Umum dapat mencari data Absensi karyawan perdivisi dengan cara dengan memasukkan periode absensi dan nama divisi. 4. Sistem akan menampilkan Laporan Absensi yang berisi data absensi perdivisi sesuai dengan yang dicari. 5. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Absensi Perdivisi akan dicetak.

Objects

Absensi, Laporan Absensi

126 Function

Create, Compute, Print

Tabel 4.26 Spesifikasi use case “Membuat surat peringatan“ Membuat surat peringatan Use Case

1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih surat peringatan dari menu Transaksi SDM pada menu bar, untuk membuat surat peringatan. 2. Sistem akan menampilkan form Surat Peringatan & No Dokumen yang baru secara otomatis. 3. Manager SDM & Umum mengisi data untuk membuat surat peringatan seperti tanggal, tanggal pelanggaran dan keterangan pelanggaran serta status pelanggaran. 4. Manager SDM & Umum mengisi data seperti ID Karyawan yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang akan diberikan surat peringatan. Nama, divisi, jabatan akan secara otomatis terisi oleh sistem. 5. Manager SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan data surat peringatan ke dalam database. 6. Selanjutnya Manager SDM & Umum akan mencetak dengan memilih tombol “Cetak Surat Peringatan”.

Objects

Karyawan, Surat Peringatan

Function

Create, Edit, Print, Save

127 Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Gambar 4.52 Sequence Diagram “Analisis kebutuhan karywan”

Gambar 4.53 Sequence Diagram “Membuat permintaan karywan”

128

Window Data Pelamar

Pelamar

Top Package::Staf SDM & Umum

Create Get ID Pelamar Result Entry Tanggal Proses Save Update Close

Gambar 4.54 Sequence Diagram “Pendataan pelamar”

Window Laporan Data Pelamar

Pelamar


Create Pilih Nama Divisi Get Data Laporan Pendataan Pelamar

Result Print Create Print Close

Gambar 4.55 Sequence Diagram “Membuat laporan pendataan pelamar”

129

Window Data Seleksi Pelamar

Pelamar


Create Entry Tanggal Proses Entry Kode Pelamar Get Data Pelamar Result Entry Data Tes Save Close

Gambar 4.56 Sequence Diagram “Data Seleksi Pelamar”

Window Laporan Seleksi Pelamar

Pelamar


Create Pilih Nama Pelamar Get Data Pelamar Laporan Data Seleksi

Result Print Create Print Close

Gambar 4.57 Sequence Diagram “Membuat Laporan Data Seleksi”

130

Window Pendataan Karyawan Baru

Karyawan


Create Entry Data Karyawan Baru Save Update Close

Gambar 4.58 Sequence Diagram “Membuat pendataan karyawan baru”

Window Data Pelatihan

Karyawan


Create Entry Data Pelatihan Pilih ID Karyawan Get Data Karyawan Result Save Update Close

Gambar 4.59 Sequence Diagram “Pendataan pelatihan”

Pelatihan

131

Gambar 4.60 Sequence Diagram “Membuat Laporan Pelatihan”

Window Penilaian Kinerja

Karyawan

Top Package::Manager Divisi

Create Pilih ID Karyawan Get Data Karyawan Result Entry ID Penilaian Get Data Penilaian Penilaian Kinerja

Result Entry Data Penilaian Kinerja

Hitung Rata - Rata Entry Data Penilaian Tambahan Save Update Close

Gambar 4.61 Sequence Diagram “Mengevaluasi kinerja karyawan”

132

Window Laporan Penilaian Kinerja

Penilaian Kinerja


Create Laporan Penilaian Kinerja

Pilih Nama Karyawan Pilih Periode Penilaian Get Data Penilaian Result Print Create Print Close

Gambar 4.62 Sequence Diagram “Membuat Laporan Penilaian Kinerja”

133

Gambar 4.63 Sequence Diagram “Membuat Laporan Perpindahan Jabatan”

134

Window Laporan PHK

PHK


Create Laporan PHK

Pilih Nama Karyawan Pilih Periode PHK Get Data PHK Result Print Create Print Close

Gambar 4.64 Sequence Diagram “Membuat Laporan PHK”

135

Window Karyawan

Karyawan

Window Perpindahan Jabatan Karyawan


Perpindahan Jabatan

Create Pilih Divisi

Get Data Karyawan Result Surat Mutasi

Pilih ID Karyawan Create Pilih Tipe Mutasi Entry Tanggal Proses Entry Data Perpindahan Jabatan Save Update Print Create Print Close

Gambar 4.65 Sequence Diagram “Membuat pendataan karyawan yang pindah jabatan”

136

Window Absensi Harian

Absensi


Create Pilih Nama Karyawan Get Data Result Entry Alasan Absen Update Close

Gambar 4.66 Sequence Diagram “Absensi”

Window Laporan Absensi

Absensi

Top Package::Manager SDM & Umum Window Laporan Absensi Create Pilih Periode Absensi Plih Divisi Get Data Result Print Create Print Close

Gambar 4.67 Sequence Diagram “Laporan Absensi”

137

Gambar 4.68 Sequence Diagram “Transaksi Cuti”

138

Window Surat Peringatan

Karyawan

Top Package::Manager SDM & Umum Surat Peringatan Create Printed Surat Peringatan

Pilih Nama Karyawan

Get Data Karyawan Result Entry Data Surat Peringatan Save Update Print Create Print Close

Gambar 4.69 Sequence Diagram “Membuat Surat Peringatan”

139 4.1.3.2

Daftar Fungsi (Function List) Berikut ini adalah tabel function list dari sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA: Tabel 4.27 Function List lengkap sistem informasi sumber daya manusia Functionality

Complexity

Type

Analisis Kebutuhan Karyawan

M edium

Read, Update, Compute

-

Search Periode Analisis

Simple

Read

-

Entry Kebutuhan Terpenuhi

Simple

Update

-

Hitung Persentase Terpenuhi

M edium

Compute

-

Cetak Form Analisis Kebutuhan

Simple

Read

Membuat Permintaan Karyawan

Simple

Update

-

Entry Data Permintaan Karyawan

Simple

Update

-

Simpan Data Permintaan

Simple

Update

Pendataan Pelamar

Simple

Update

-

Entry Data Pelamar

Simple

Update

-

Simpan

Simple

Update

Karyawan

Membuat Laporan Pendataan Pelamar Simple

Read, Update

-

Search Divisi

Simple

Read

-

Cetak Laporan Data Pelamar

Simple

Read

-

Entry Pilih Karyawan

Simple

Update

140

Pendataan Seleksi Pelamar

Simple

Read, Update

-

Search Divisi

Simple

Read

-

Search Data Pelamar

Simple

Read

-

Entry Data Seleksi Pelamar

Simple

Update

-

Simpan

Simple

Update

Membuat Laporan Seleksi Pelamar

Simple

Read, Update

-

Search Status

Simple

Read

-

Entry Pilih Karyawan

Simple

Update

-

Cetak Laporan Seleksi Pelamar

Simple

Read

-

Cetak Surat Kontrak Kerja

Simple

Read

-

Cetak Surat Pengangkatan Karyawan

Simple

Read

Membuat Pendataan Karyawan baru

Simple

Read, Update

-

Entry Data Karyawan Baru

Simple

Update

-

Simpan

Simple

Update

Pendataan Pelatihan

Simple

Read, Update

-

Entry Data Pelatihan

Simple

Update

-

Search Data Karyawan

Simple

Read

-

Simpan

Simple

Update

Membuat Laporan Pelatihan

Simple

Read

-


Simple

Read

-

Search Periode Pelatihan

Simple

Read

-

Cetak Laporan Pelatihan

Simple

Read

Simple

Read

Membuat Laporan Pelatihan

141

-


Simple

Read

-


Simple

Update

-

Cetak Laporan Pelatihan

Simple

Read

Mengevaluasi Kinerja Karyawan

Simple


-


Simple

Update

-

Entry Tanggal Proses

Simple

Update

-

Entry Data Penilai

Simple

Update

-

Entry Data Penilaian Kinerja

Simple

Update

-

Menghitung Rata-rata

Medium

Compute

-

Simpan

Simple

Update

Membuat Laporan Penilaian Kinerja

Simple

Read

-


Simple

Read

-


Simple

Read

-

Cetak Laporan Penilaian Kinerja

Simple

Read

Membuat pendataan Karyawan yang

Simple

Read, Update

dimutasikan -


Simple

Read

-

Entry Data Mutasi

Simple

Update

-

Ubah Data Karyawan

Simple

Update

-

Simpan

Simple

Update

-

Cetak Surat Mutasi

Simple

Read

Membuat Laporan Mutasi

Simple

Read

-

Simple

Read


142

-

Search Periode Mutasi

Simple

Read

-

Cetak Laporan Mutasi

Simple

Read

Medium


Membuat Pendataan Karyawan yang di PHK -


Simple

Read

-

Entry Data PHK

Simple

Update

-

Simpan

Simple

Update

-

Cetak Surat PHK

Simple

Read

-

Cetak Surat Referensi Kerja

Simple

Read

Membuat Laporan PHK

Simple

Read

-


Simple

Read

-

Search Periode PHK

Simple

Read

-

Cetak Laporan PHK

Simple

Read

Absensi

Simple


-


Simple

Read

-

Get Jam Masuk

Simple

Update

-

Get Jam Keluar

Simple

Update

-

Hitung Terlambat Masuk

Medium

Compute

-

Hitung Waktu Pulang Lebih Awal

Medium

Compute

-

Entry Keterangan Absensi

Simple

Update

-

Hitung Total

Medium

Compute

Membuat Laporan Absensi

Simple

Read, Compute

-

Simple

Read

Search Periode Absensi

143

-

Search Divisi

Simple

Read

-

Hitung Total Hari Kerja

Medium

Compute

-

Cetak Laporan Absensi Perdivisi

Simple

Read

Membuat Surat Peringatan

Simple

Read, Update

-

Entry Data Surat Peringatan

Simple

Update

-


Simple

Read

-

Simpan

Simple

Update

-

Cetak Surat Peringatan

Simple

Read

Transaksi Cuti

Medium

Read, Update, Signal

-

Entry Data Cuti

Simple

Update

-

Cek Data Cuti

Simple

Read

-

Simpan

Simple

Update

-

Get Approval

Medium

Signal

4.1.3.3

Rancangan Antar Muka Pemakai (User Interface) Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dirancang menggunakan Personal Computer (PC). Bahasa yang digunakan dalam rancangan user interface adalah bahasa indonesia.Gambaran desain user interface sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dapat dilihat pada lampiran.

4.1.3.3.1

Dialogue Style User interface dibuat untuk memudahkan user dalam menggunakan sistem yang ada sesuai dengan kebutuhannya. User interface ini memiliki tampilan masing-masing untuk setiap fungsi yang terkait agar dapat

144 mendukung user dalam mendapatkan informasi dengan cepat dan tepat. Sistem yang dibuat juga menyediakan fasilitas mencetak yang dapat digunakan untuk memberikan informasi secara cepat dan tepat. Untuk lebih jelasnya daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 4.28 Daftar windows user interface dan print out Window

Print Out

Login Master Informasi Perusahaan •

Informasi Umum

•

Struktur Organisasi

•

Alamat Perusahaan

Jabatan •

Nama Jabatan

•

Golongan

•

Status Karyawan

•

Kategori Jabatan

Kualifikasi •

Riwayat Pendidikan

•

Sertifikasi Profesional

Kemampuan •

Kemampuan

•

Penguasaan Bahasa

Tunjangan Data Karyawan Perekrutan Analisis Kebutuhan

Laporan Analisis kebutuhan karyawan

145 Permintaan Karyawan Data Pelamar Laporan Data Pelamar

Laporan Data Pelamar Surat PanggilanTes Surat Panggilan Wawancara

Data Seleksi Pelamar Laporan Seleksi Pelamar

Laporan Seleksi Pelamar Laporan Penerimaan Surat Kontrak Kerja Surat Pengangkatan Karyawan

Pelatihan Data Pelatihan Laporan Data Pelatihan

Laporan Data Pelatihan

Penilaian Kinerja Penilaian Kinerja Laporan Penilaian Kinerja

Laporan Penilaian Kinerja

Mutasi Mutasi Karyawan

Surat Mutasi

Laporan Mutasi

Laporan Mutasi

PHK Data PHK

Surat Referensi Surat PHK

Laporan PHK Transaksi SDM Catatan Ketidakhadiran Daftar Ketidakhadiran Tipe Cuti Pengajuan Cuti

Laporan PHK

146 Persetujuan Cuti

4.1.3.3.2

Absensi Harian

Absensi Harian

Laporan Absensi Harian

Laporan Absensi Harian

Surat Peringatan

Surat Peringatan

Overview Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan windowwindow user interface dan hubungan antar window-window user interface tersebut.

Gambar 4.70 Navigation Diagram

147

PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA GRAHA SUCOFINDO, ANNEX B - Jl. Raya Pasar Minggu, Kav 34, Jakarta - 12780 T : 021 - 7983666 Ext. 2321 – 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY SURAT PANGGILAN TES No : XXX/99-999/YYYY

Kode Pelamar :

999999

Nama Pelamar :

xxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti tes kemampuan pada :

Tanggal

:

dd/mm/yyyy

Jam

:

hh:mm

Tempat

:

xxxxxxxxxxxxx

Ruang

:

xx999

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, dan apabila saudara/i tidak hadir, maka kami anggap mengundurkan diri.

Hormat kami

Manager SDM & Umum Gambar 4.71 Surat panggilan tes

148

PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA GRAHA SUCOFINDO, ANNEX B - Jl. Raya Pasar Minggu, Kav 34, Jakarta - 12780 T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY SURAT PANGGILAN WAWANCARA No : XXX/99-999/YYYY

Kode Pelamar :

999999

Nama Pelamar :

xxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti tes wawancara pada :

Tanggal

:

dd/mm/yyyy

Jam

:

hh:mm

Tempat

:

xxxxxxxxxxxxx

Ruang

:

xx999

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, dan apabila saudara/i tidak hadir, maka kami anggap mengundurkan diri.

Hormat kami

Manager SDM & Umum Gambar 4.72 Surat panggilan wawancara

149


Jakarta, DD/MM/YYYY SURAT PELATIHAN No : XXX/99-999/YYYY

Kode Karyawan Nama Karyawan Divisi Jabatan

: : : :

99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti pelatihan : Nama Pelatihan Nama Lembaga Alamat Trainer Tanggal Mulai Tanggal Selesai

: : : : : :

Hari xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Jam mulai hh:mm hh:mm hh:mm hh:mm

Jam Selesai hh:mm hh:mm hh:mm hh:mm

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

Hormat kami

Manager SDM & Umum Gambar 4.73 Surat pelatihan

150


Jakarta, DD/MM/YYYY FORM USULAN PELATIHAN No : XXX/99-999/YYYY 1. Divisi yang meminta 2. Nama Pelatihan 2. Alasan Pelatihan

: : :

3.

Kriteria

:

4. 5.

Tanggal dibutuhkan : Karyawan yang diusulkan : Kode Karyawan 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy

Nama Karyawan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta oleh, Manager ybs.

Diperiksa Personnel Mgr.

Disetujui/Ditolak*) Direktur

Disetujui/Ditolak*) Presiden Direktur

Terpenuhi Manager ybs

Nama: xxxxx Tgl:dd/mm/yyyy

Nama:xxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Nama: xxxxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy



Catatan direktur :

Gambar 4.74 Form usulan pelatihan

151


Jakarta, DD/MM/YYYY FORM PENAMABAHAN KARYAWAN No : XXX/99-999/YYYY

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Divisi yang meminta : Nama Pekerjaan Jumlah Karyawan Kualifikasi • Pendidikan Formal

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx : 999 :

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Pendidikan Non Formal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • Bidang Keahlian : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • Pengalaman Kerja : 99 xxxxx • Batas Umur : 99 – 99 xxxxx • Jenis Kelamin : xxxxxxxxx Status Karyawan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Alasan Permohonan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Untuk ditempatkan di Divisi : xxxxxxxxxxxxxxx Tanggal dibutuhkan : dd/mm/yyyy

Diminta oleh, Manager ybs.

Diperiksa Mgr. SDM & Umum

Disetujui/Ditolak*) Direktur

Disetujui/Ditolak*) Presiden Direktur

Terpenuhi Manager ybs


Nama:xxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy




Catatan direktur :

Gambar 4.75 Form penambahan karyawan

152


DD/MM/YYYY HH:MM Page 1 of 1

LAPORAN KINERJA KARYAWAN Divisi : xxxxxxxxxxxxxx Periode : YYYY/9 Kode Karyawan 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999

Nama Karyawan xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx

P1 9 9 9 9 9 9 9

P2 9 9 9 9 9 9 9

P3 9 9 9 9 9 9 9

P4 9 9 9 9 9 9 9

P5 9 9 9 9 9 9 9

P6 9 9 9 9 9 9 9

PT 9.9 9.9 9.9 9.9 9.9 9.9 9.9

Gambar 4.76 Laporan kinerja karyawan 152

153



LAPORAN PELATIHAN KARYAWAN Periode : DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY

Pelatihan

Tgl Mulai

Tgl Selesai

Kode Kary

Nama Kary

Divisi

xxxxxxxxx

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999

xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx

xxxxxxxxx

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy




Dibuat oleh,

Diperiksa oleh,

Staf Personnel

Manager SDM & Umum

Gambar 4.77 Laporan pelatihan karyawan

154



LAPORAN PENAMBAHAN KARYAWAN Periode : DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY Divisi xxxxxxxxx

Tgl gabung dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy

Kode Kary 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999 99x99xXXX999

Nama Kary xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx

Status xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx

xxxxxxxxx

dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy




Dibuat oleh,

Diperiksa oleh,

Staf Personnel

Manager SDM & Umum

Gambar 4.78 Laporan penambahan karyawan

155


Jakarta, DD/MM/YYYY SURAT PANGGILAN KERJA No : XXX/99-999/YYYY

Kode Pelamar :

999999

Nama Pelamar :

xxxxxxxxxxxxxxxx

Melalui surat ini, saudara/i dinyatakan DITERIMA bekerja pada PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA, dan saudara/i dapat mulai bekerja pada :

Tanggal

:

dd/mm/yyyy

Jam

:

hh:mm

Tempat

:

xxxxxxxxxxxxx

Harap membawa surat panggilan kerja ini untuk diserahkan ke bagian personalia. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Manager SDM & Umum Gambar 4.79 Surat panggilan kerja

156

PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA GRAHA SUCOFINDO, ANNEX B - Jl. Raya Pasar Minggu, Kav 34, Jakarta - 12780

DAFTAR ABSENSI NPP: 99x99xXXX999 Nama: xxxxxxxx NO NPP

ALASAN ABSEN

KETERANGAN JAM MASUK

JAM KELUAR

99 99 99 99 99

xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx

yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss


yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss

Gambar 4.80 Laporan Absen

156

157


DAFTAR PENGAJUAN CUTI NPP: 99x99xXXX999 Nama: xxxxxxxx Tahun: yyyy NO No Form Cuti

Tanggal Awal Cuti

Tanggal Akhir Cuti

Tanggal Acc Cuti Keterangan

99 99 99 99 99 99 99

yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd



xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

Gambar 4.81 Laporan Pengajuan Cuti

157

158


DAFTAR RAWAT JALAN NPP: 99x99xXXX999 Nama: xxxxxxxx Tahun: yyyy NO No Transaksi

Tanggal Rawat Jalan

Jumlah Biaya

Tanggal Acc

Keterangan

9 9 9 9 9 9

yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd

99999999 99999999 99999999 99999999 99999999 99999999

yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx

Gambar 4.82 Laporan Rawat Jalan

158

159 4.1.3.4

The Technical Platform Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dikembangkan untuk personal computer (PC) dengan

menggunakan

bahasa

pemrograman

yaitu

PHP

dengan menggunakan MySQL sebagai database engine. User Interface yang digunakan sesuai dengan standard windows. Sistem akan dioperasikan dengan menggunakan keyboard dan mouse sebagai alat input data.

4.1.4

Recommendations

4.1.4.1

The system’s usefulness and Feasibility Sistem dirancang agar user dapat lebih mudah berinteraksi secara langsung dengan sistem. Sistem dapat mempermudah user dalam pencatatan kegiatan personalia. Sistem ini juga dapat menghasilkan berbagai dokumen dan laporan yang digunakan dalam kegiatan personalia selama periode tertentu dengan tujuan agar semua transaksi yang dibuat dapat dikontrol oleh sistem. Selain itu, sistem ini dapat membuat perusahaan lebih efisien dalam hal penggunaan kertas karena hasilnya dapat langsung disimpan di komputer.

4.1.4.2

Strategy Sistem yang dirancang dibuat sesederhana mungkin agar user dapat menggunakannya dengan mudah, tanpa mengalami kesulitan. Apabila mereka dapat menggunakan dan menjalankan sistem yang dibuat, maka sistem tersebut berarti sesuai dengan kebutuhan user.

4.1.4.3

Development Economy Perancangan dan pengembangan sistem informasi SDM pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA ini menggunakan sumber daya dan waktu seminimal mungkin dengan menghasilkan tampilan yang dapat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem ini dikerjakan oleh satu orang business analyst, dua orang programmer, dan

160 satu orang database specialist dengan memakan waktu pembangunan selama kurang lebih 6 bulan.

4.2

Design document

4.2.1

The Task

4.2.1.1

Purpose Sistem yang dirancang diharapkan dapat mempermudah tugas Manager SDM & Umum dan Manager Divisi dengan mempermudah pendataan karyawan, dari kegiatan perekrutan karyawan, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan, absensi, pelanggaran sampai karyawan di PHK. Sistem ini juga menghasilkan informasi yang up to date berupa laporan-laporan untuk pengontrolan kegiatan karyawan.

4.2.1.2

Quality Goals Proritas utama kriteria sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA ditekankan pada kriteria usable, reliable, secure, correct dan flexible. Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web ini dirancang untuk dapat beradaptasi dengan organisasi, tugas, dan hal- hal teknis, jadi sistem ini harus usable untuk digunakan

pada

sistem

sumber

daya

manusia

PT

SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA. Sistem harus bersifat reliable atau dapat diandalkan, dimana semua fungsi dapat berjalan dengan baik dan sempurna sehingga data yang dihasilkan dapat diandalkan.Sistem juga harus mendukung security karena informasi data karyawan bersifat rahasia dan tidak boleh diakses oleh sembarang orang. Sistem ini harus memiliki kriteria correct karena harus diutamakan ketepatan dan keakuratan dalam menghitung berbagai komponen transaksi medis karyawan sehingga tidak merugikan perusahaan maupun karyawan. Selain itu, sistem juga harus bersifat flexible karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai hak karyawan baik dari pihak perusahaan maupun dari pemerintah.

161 Kriteria lainnya yang juga penting untuk diperhatikan adalah efficient, comprehensible, reusable, interoperable. Sistem yang efficient dalam hal waktu maupun penggunaan sumber daya diperlukan karena sistem digunakan untuk mencatat berbagai transaksi personalia yang digunakan rutin setiap hari dan setiap bulan. Kriteria comprehensible dibutuhkan agar sistem dapat mudah dipahami oleh pengguna. Kriteria reusable dan interoperable mendapatkan prioritas yang rendah untuk sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA karena sistem ini sudah mencakup semua kegiatan sumber daya manusia perusahaan. Kriteria maintainable dan testable juga penting tetapi mendapatkan prioritas yang rendah, sementara kriteria portable tidak memiliki hubungan dengan sistem ini karena sistem sumber daya manusia tidak perlu dipindahpindahkan ke technical platform yang lain.

Tabel 4.29 Quality Goals

Useable

Very important X

Secure

X

Criteria

Efficient

Important

Less Important

X

Correct

X

Reliable

X

Maintainable

X

Testable

X

Flexible

X

Comprehensible

X

Reuseable

X

Portable Interoperable

Irrelevant

X X

Easily Fulfilled

162 4.2.2

Technical Platform

4.2.2.1

Equipment Sistem didesain dan dikembangkan untuk Personal computer (PC) dengan LAN, dimana antara client dan server akan terhubung dengan menggunakan switch 16 port. Disamping itu juga dilengkapi dengan UPS agar sistem tidak kehilangan data di saat mati lampu secara tidak sengaja. Untuk lebih jelasnya spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 4.30 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA Spesification

Client

Server

Processor

Intel Pentium 4 1.8 GHz

Intel Pentium 4 3.0 GHz

Mother Board

Asus P4 PV-MX

Asus P4 PV-MX

Memory

512 MB DDR 2

1 GB DDR 2

Hard Disk Drive

40 GB, 7200 RPM

200 GB, 7200 RPM

Floppy Disk

1.44 MB

1.44 MB

Monitor

15” HP

Keyboard dan Mouse

Logitech

NIC

100 Mbps Max. 32 MB on board (shared memory) Printer dot matrix 132 kolom Microsoft Windows XP Microsoft Windows Home 2000 Advanced Server Internet Explorer 6.0 Internet Explorer 6.0

Graphic Card Printer Operating System Browser

4.2.2.2

System Software Desain sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP menggunakan MySQL sebagai database engine.

163 4.2.2.3

Systems Interface Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh Manager SDM & Umum dan Manager Divisi. Dokumen dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan Printer dot matrix 132 kolom diatas kertas continious form, kuarto, HVS, dan berbagai jenis kertas lainnya. Sistem juga menggunakan finger scanner untuk mencatat kehadiran karyawan.

4.2.2.4

Design Language Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Modelling Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio 2003 Professional.

4.2.3

Architecture

4.2.3.1

Component Architecture Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk distributed functionality dimana pada client terdapat komponen user interface dan function sedangkan pada server terdapat komponen function, model. Untuk lebih jelasnya, Gambar 4.83 berikut menunjukan arsitektur sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

164 Client Manager HRD dan Umum

Client Karyawan

U_Karyawan

U_Manager_HRD_dan_Umum

F_Karyawan

F_Manager_HRD_dan_Umum

SI_Manager_HRD_dan_Umum

SI_Karyawan

Server

F_Server

M_Server

SI_Server

Gambar 4.83 Component Diagram Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

165

4.2.3.2

Process Architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan distributed functionality dimana pada client terdapat komponen user interface dan function sedangkan pada server terdapat komponen function, model. Semua data yang diinput melalui komponen user interface client akan diproses oleh client itu sendiri melalui komponen function pada klien, kemudian server akan menampung segala input dari client untuk dibaca dan diproses melalui komponen function dan model yang ada pada server.

Gambar 4.84 “Deployment Diagram”

166 4.2.3.3

Standards Desain sistem dibuat dengan desain standar window yang dapat menampilkan suatu pesan pada window yang dapat menampilkan suatu pesan pada window jika terjadi kesalahan pada waktu menjalankan sistem.

Gambar 4.85 Window konfirmasi

Gambar 4.86 Window informasi

Gambar 4.87 Operation

Gambar 4.88 Navigation

167 4.2.4

Component

4.2.4.1

User Interface Component

<< Component >> User Interface

Control

<< Component >> Window

<< Component >> Print

Fasilitas Pelatihan Fasilitas Catatan Medis Fasilitas Pengajuan Cuti

Laporan Pengajuan Cuti Karyawan

Laporan Absensi Karyawan

Laporan Medis Karyawan

Laporan Pelatihan Karyawan

Fasilitas Daftar Absen

<< Component >> User Interface Library

Window

Internet Explorer

Print

Gambar 4.89 Component user interface

4.2.4.2

Model Component Dalam menganalisa class diagram, diperlukan beberapa perubahan. Perubahan tersebut tidak menambah class baru, tetapi merubah hubungan antara class yang satu dengan class yang lain. Hal tersebut dapat dilihat dari private event dan common event yang ada di event table. Berikut ini gambar 4.76 merupakan class diagram hasil revise.

168

Gambar 4.90 Revise class diagram 168

169

4.2.4.3

Function Component

169

Gambar 4.91 Component Function

170 4.2.4.4

Operation Specification

Tabel 4.31 Operation Spesifications “Laporan kinerja” Name operation Mencetak laporan kinerja Category Pasive Read Purpose

Mencetak laporan kinerja

Input data

Kode karyawan, nama karyawan, pengetahuan tentang pekerjaan, produktifitas kerja, kualitas kerja, kepatuhan, inisiatif, tanggung jawab, penilaian keseluruhan. Setiap karyawan harus memiliki kinerja masing-masing, sehingga dapat menghasilkan laporan kinerja karyawan Mengetahui kinerja karyawan perusahaan selama periode tertentu Open KinerjaKaryawan Read Kode_karyawan, Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang dinilai Then View Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen, Periode, P1,P2,P3,P4,P5,P6,PT. Close

Conditions Effect Algorithm

Data Structures Placement Involved objects

String Printed laporan kinerja Karyawan, kinerja

Tabel 4.32 Operation Spesifications “Laporan pelatihan” Name operation Mencetak laporan pelatihan Category Pasive Read Purpose

Mencetak laporan pelatihan

Input data

Pelatihan, tanggal mulai, tanggal selesai, kode karyawan, nama karyawan, departemen Terdapat objek pelatihan dengan kode pelatihan tertentu, objek karyawan tertentu tersebut mempunyai objek surat pelatihan sebagai tanda pernah mengikuti pelatihan Mengetahui pelatihan yang pernah dilakukan dalam perusahaan,

Conditions

Effect

serta mengetahui karyawan mana yang ikut pelatihan tersebut. Algorithm

Open Pelatihan Read Kode_karyawan,Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang dilatih Then

171 View Nama_pelatihan, Tgl_mulai, Tgl_selesai, Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen Close Data Structures Placement Involved objects

String Printed laporan pelatihan Karyawan, usulan pelatihan, surat pelatihan

Tabel 4.33 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan kerja” Name operation Mencetak surat panggilan kerja Category Pasive Read Purpose Input data Conditions Effect

Mencetak surat panggilan kerja Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat Membuat surat panggilan kerja berdasarkan pelamar yang telah lulus tes dan lulus wawancara. Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm

Open SPK Read Kode_Pelamar Find Kode_Pelamar yang mau dipekerjakan Then View Kode_Pelamar, Nama_Pelamar, Tempat, Tanggal, jam, Ruang Close


String Printed surat panggilan kerja Pelamar, surat panggilan kerja

Tabel 4.34 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan tes” Name operation Mencetak surat panggilan tes Category Pasive Read Purpose Input data Conditions Effect Algorithm

Mencetak surat panggilan tes Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat, ruang Membuat surat panggilan tes berdasarkan pelamar yang telah disaring terlebih dahulu oleh staf personnel Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data Open Hasil tes dan wawancara Read Kode_Pelamar, Kode_Departemen, Kode_Jabatan

172 Find Kode_Pelamar yang mau dites Then View Kode_Pelamar, Nama_Pelamar, Departemen, Jabatan, Status, Tempat_tes, Tanggal_tes, jam_tes, Close Data Structures Placement Involved objects

String Printed surat panggilan tes Pelamar, surat panggilan tes

Tabel 4.35 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan wawancara” Name operation Mencetak surat panggilan wawancara Category Pasive Read Purpose Input data Conditions Effect Algorithm


Mencetak surat panggilan wawancara Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat, ruang Membuat surat panggilan wawancara berdasarkan pelamar yang telah lulus tes. Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data Open Hasil tes dan wawancara Read Kode_Pelamar, Kode_Departemen, Kode_Jabatan Find Kode_pelamar yang mau diwawancara Then View Kode_pelamar, Nama_pelamar, Departemen, Jabatan, Status, Tempat_wawancara, Tanggal_wawancara, jam_wawancara, Keterangan Close String Printed surat panggilan wawancara Pelamar, surat panggilan wawancara

Tabel 4.36 Operation Spesifications “Mencetak surat pelatihan” Name operation Mencetak surat pelatihan Category Pasive Read Purpose

Mencetak surat pelatihan

Input data

Kode karyawan, nama karyawan, departemen, jabatan, nama pelatihan, nama lembaga, alamat, trainer, tanggal mulai, tanggal selesai, hari, jam mulai, jam selesai. Membuat surat pelatihan berdasarkan hasil seleksi karyawan yang butuh terhadap pelatihan yang akan dilaksanakan.

Conditions

173 Effect

Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm

Open PelatihanHeader Read Kode_Pelatihan,Kode_Karyawan,Kode_Departemen, Kode_Jabatan Find Kode_karyawan yang mau dilatih Then View Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen, Jabatan, Pelatihan, nama_lembaga, alamat, trainer, tgl_mulai,tgl_selesai,hari, jam_mulai, jam_selesai. Close


String Printed surat pelatihan Karyawan, usulan pelatihan, surat pelatihan

Tabel 4.37 Operation Spesifications “Laporan penambahan karyawan” Name operation Mencetak laporan penambahan karyawan Category Pasive Read Purpose

Mencetak laporan penambahan karyawan

Input data

Algorithm

Departemen, tanggal gabung, kode karyawan, nama karyawan, status Membuat laporan penambahan karyawan, berdasarkan pelamar yang ditransfer menjadi karyawan Mengetahui karyawan yang pernah di terima oleh perusahaan berdasarkan periode tertentu Open Penambahankaryawan Read Kode_karyawan, Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang baru bekerja Then View Departemen, Tgl_gabung, Kode_karyawan, Nama_karyawan, Status Close


String Printed laporan penambahan karyawan Karyawan, usulan penambahan karyawan

Conditions Effect

174 4.2.5

Recommendations

4.2.5.1

The System Usefulness Perancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web akan memenuhi kriteria yang paling utama dengan catatan sebagai berikut: • Usable: sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan terutama dalam kegiatan pendataan aktivitas sumber daya manusia mulai dari perekrutan, penyeleksian, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan, dan phk. • Secure: sistem dapat menjamin keamanan dari data yang disimpan untuk mencegah terjadinya pengambilan data dan fasilitas oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi. • Efficient: dengan adanya sistem ini, transaksi SDM menjadi lebih efisien dalam pendataan dan pengendalian kegiatan sumber daya manusia. • Correct: sistem digunakan untuk mendukung kebutuhan dari pengguna sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar. • Reliable: sistem yang dirancang harus dapat menghasilkan informasi yang handal dan akurat bagi PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA. • Flexible: sistem bersifat fleksibel untuk mendukung kegiatan sumber daya manusia karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai hak karyawan baik dari pihak perusahaan maupun dari pemerintah. • Comprehensible: sistem harus mudah dipahami oleh user yang akan menggunakan sistem. • Reusable: sistem dirancang harus memungkinkan subsistem dari sistem yang dirancang bisa digunakan pada sistem yang lainnya.

4.2.5.2

Plan for Initiating User User yang akan menggunakan sistem ini diharapkan untuk mengikuti pelatihan dalam menggunakan sistem, karena dengan adanya pelatihan tersebut, memudahkan user dalam beradaptasi dengan sistem, sehingga sistem informasi sumber daya manusia tersebut dapat lebih mudah digunakan.

175

4.2.5.3

Implementation Plan Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel. Dimana pada masa transisi tersebut sistem lama masih diberlakukan bersamaan dengan sistem baru. Dan apabila implementasi sudah selesai, maka sistem lama akan diganti dengan sistem baru. Hal ini untuk mengurangi resiko terhadap kegagalan pada sistem baru yang dibuat. Pada table dibawah disajikan jadwal rencana implementasi yang diperkirakan membutuhkan waktu 1 (satu) bulan.

Tabel 4.38 Implementation Plan Kegiatan Pengadaan Hardware, Software, dan Jaringan Instalasi Software Testing Pelatihan Implementasi

1

Minggu 2 3

4

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB PADA PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

Recommend Documents