PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA BANDUNG Dedy Kasraji 1, Soni Fajar Surya G, S.T., MCAS.2 1,2
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1
[email protected],
[email protected] 2,
ABSTRAKSI Perancangan sistem informasi ini dirancang untuk menghasilkan informasi atau laporan tentang sumber daya manusia yang akan diseleksi. Pelamar akan membuka website untuk melihat informasi tahapan seleksi yang datanya akan diinput oleh admin yang bertugas mengelola data. Selain itu Pelamar juga bisa memasukkan cv atau lamaran melalui website tersebut dan admin akan memasukkan data Pelamar tersebut. Perancangan sistem informasi ini menggunakan metode Watrefall. Metode ini digunakan untuk sebagai acuan dalam merancang sistem karena dilakuan secara bertahap baik dari kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing atau verification, dan maintenance. Ketika terjadi kesalahan dalam perancangan maka tidak diperbaiki dari awal. Kata kunci : Pelamar, SDM, Watrefall, web, cv.
1. PENDAHULUAN Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan karena SDM sebagai peran pemberi ide, pendorong, dan pelaksanaan ide, juga kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Manajemen SDM adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, tidak hanya dituntut kemajuan bisnis atau penggunaan teknologi yang canggih, tetapi juga perlu diperhatikan dari sumber daya manusianya, yaitu bagaimana sebuah perusahaan dapat memiliki aset berupa sumber daya manusia yang mempunyai kedisiplinan yang tinggi dan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mendapatkan SDM yang berkualitas dibutuhkan sebuah sistem informasi bagi pihak manajemen untuk mendukung mengambil suatu keputusan, baik itu dalam, seleksi agar
tercapai tujuan organisasi. PT. Infomedia Solusi Humanika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang komunikasi, periklanan dan call Centre yang bekerja sama dengan perusahaan lain. Bagian yang mengelola SDM adalah departemen sumber daya manusia atau yang sering disebut bagian HRD. PT Infomedia Solusi Humanika setiap bulannya membutuhkan sumber daya yang sesuai dengan perencanaan yang sudah ditentukan agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah informasi untuk melihat karyawan yang diterima atau ditolak sampai karyawan tersebut diterima. 2. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN Berdasarkan uraian yang berada di latar belakang permasalahan dapat di identifikasikan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sistem informasi sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh PT Infomedia Solusi Humanika?
3. RUANG LINGKUP PERMASALAHAN Di dalam perancangan sistem ini diperlukan sebuah ruang lingkup permasalahan agar dalam penyusunan tidak keluar dari jalur perancangan, Adapun batasan-batasan tersebut di antaranya : 1. Sistem hanya mengelola informasi seleksi karyawan sampai karyawan tersebut di terima. 2. Sistem hanya menghasilkan informasi tentang seleksi karyawan dan informasi tentang karyawan tersebut. 4. TUJUAN PERANCANGAN
Adapun tujuan yang akan dicapai dalam Perancangan Sistem Informasi SDM sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui informasi pelamar yang layak mengikuti tahapan seleksi yang berada di PT infomedia Solusi Humanika. 5. METODOLOGI YANG DIGUNAKAN 5.1 Pengertian UML Menurut Nugroho (2010:6), “UML (Unified Modeling Language) adalah „bahasa‟ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma „berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”. Menurut Nugroho (2009:4), “UML (Unified Modeling Language) adalah Metodologi kolaborasi antara metoda-metoda Booch, OMT (Object Modeling Technique), serta OOSE (object Oriented Software Enggineering) dan beberapa metoda lainnya, merupakan metodologi yang paling sering digunakan saat ini untuk analisa dan perancangan sistem dengan metodologi berorientasi objek mengadaptasi maraknya penggunaan bahasa “pemrograman berorientasi objek” (OOP)”. 5.2 Pengertian Waterfall Nama model ini sebenarnya adalah “Linear
Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. 6. SURVEI DAN OBSERVASI 6.1 Prosedur Sistem Berjalan Untuk menjelaskan tentang sistem yang sedang berjalan pada perusahaan akan dijelaskan dalam bentuk use case diagram untuk memudahkan pembaca memahaminya, berikut penjelasannya pada gambar di bawah ini :
Gambar 6.1 Use Case Diagram Seleksi SDM.
Di dalam sistem seleksi SDM terdapat tiga aktor yaitu Pelamar, HRD dan Manager. Di dalam sistem ini Pelamar dapat menyerahkan lamaran dan cv lalu HRD dapat mendata lalu menyeleksi pelamar sesuai dengan kriteria jabatan yang akan di lamar dengan melihat isi
dari lamaran dan cv pelemar. Setelah itu sistem dapat memproses pelamar dengan cara melakukan interview, tes psikotes dan interview user kemudian hasil tersebut dinilai kembali oleh HRD. Setelah beberapa hari HRD akan memanggil pelamar yang telah dinyatakan lulus untuk mengikuti Training. HRD akan menyiapkan laporan seleksi untuk manager. 6.1 Aliran Informasi Sistem Berjalan Adapun penjelasan alur yang dijalankan pada perusahaan yang akan dijelaskan dalam bentuk activity diagram, sebagai berikut :
Gambar 6.2 Activity Diagram Seleksi SDM.
Manager unit akan membuat atau permohonan tenaga kerja kepada bagian HRD setelah itu bagian HRD akan membuka lowongan melalui media tertentu. Setelah itu Pelamar akan menyerahkan cv dan lamaran kepada HRD. Lalu HRD akan menyeleksi cv dan lamaran sesuai kriteria yang ditentukan dan datanya disimpan ke dalam database. Berikutnya Pelamar akan di panggil untuk melakukan interview pertama dan dinilai sesuai dengan standar penilaian yang sudah ditentukan, jika pelamar tidak memenuhi standar penilaian maka pelamar dinyatakan tidak lulus dan jika pelamar sesuai dengan standar penilaian maka
pelamar tersebut lulus dan layak untuk mengikuti Test psikotes. Setelah melakukan Test psikotes pelamar akan dinilai dengan standar penilaian, jika pelamar lulus maka pelamar akan di interview kembali untuk menjelaskan tentang pekerjaannya dan gaji yang akan diperoleh, setelah itu pelamar dapat mengikuti training. 7. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 7.1 Use Case Diagram Use case diagram ini menggambarkan secara grafis perilaku perangkat lunak, diagram ini memberikan gambaran mengenai sistem informasi SDM di PT. Infomedia Solusi Humanika Bandung. Fungsi dasar yang dapat dilakukan oleh penggua sistem dari perangkat lunak ini adalah: 1. Pelamar dapat mengunjungi web ini dan melihat informasi umum perusahaan dan mendaftarkan diri pada web ini untuk memasukan lamaran. 2. Admin yang belum terdaftar dapat membuat akun agar dapat masuk dan dapat menggunakan Web. 3. Admin yang telah melakukan login dapat mengelola lamaran yang masuk, mengelola data karyawan lama ataupun baru, mengelola jadwal test, interview untuk pelamar, kelola hasil Test dan juga dapat melihat hasil laporan. 4. Manager yang telah melakukan login dapat melihat laporan terkait dengan data pelamar beserta hasil tes sampai keputusan pelamar diterima atau tidak.
Gambar 7.1 Use case sistem informasi SDM.
7.2 Class Diagram Pada class diagram ini akan membantu kita dalam visualisasi struktur class-class dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai, class diagram memperlihatkan hubungan antar class dan penjelasan detail tiap-tiap class di dalam model desain dari suatu sistem.
Gambar 7.2 Class Diagram 8. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Implementasi atau tahapan penerapan adalah suatu bentuk kegiatan yang merupakan rangkaian lanjutan dari kegiatan perancangan perangkat lunak. Implementasi dimaksudkan sebagai usaha untuk mewujudkan hasil dari perancangan perangkat lunak. Hasil ini berarti hasil dari kegiatan rangkaian implementasi perancangan perangkat lunak adalah proses aplikasi yang telah dibuat dan sudah dapat digunakan serta berfungsi dengan baik.
2
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
4
Design Fungsi
5
Penulisan kode program
6
Testing dan perbaikan pada aplikasi
7
Implementasi penggunaan aplikasi
8
Evaluasi perangkat lunak
Tabel V.1 Daftar Aktifitas No 1
Aktifitas yang dilakukan Analisis kebutuhan
Penjelasan Merupakan tahap awal menentukan fungsi apa saja yang diperlukan untuk membangun sistem informasi SDM.
Merupakan tahapan untuk pembuatan aplikasi. Aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dirancang. Membuat gambar– gambar untuk tampilan antarmuka menu dan menu lainnya yang dipergunakan dalam aplikasi. Penulisan kode program pada tahapan ini terbagi menjadi beberapa kategori berdasarkan class diagram yang telah dirancang sebelumnya, yaitu penulisan kode untuk class : 1. Halaman Data Karyawan, artikel, forum, thread, dan informasi perusahaan 2. Fungsi lainya yang akan dijadikan sebagai menu tampilan antarmuka. 3. Koneksi dari PHP ke database MySql Testing terhadap kode program dan perbaikan kesalahan saat program dieksekusi dan perbaikan kesalahan logika. Setelah aplikasi bebas dari kesalahan kesalahan langkah selanjutnya adalah tahapan penerapan dan pengujian aplikasi pada web browser apakah aplikasi ini sesuai harapan atau tidak. Evaluasi perangkat lunak adalah kegiatan akhir dimana setiap fasilitas serta fungsi yang telah dibuat
didalam perangkat lunak sesuai dengan tujuan serta berfungsi dengan baik yang tentunya di lakukan dengan suatu evaluasi secara keseluruhan.
9. Implementasi Antarmuka Dalam pembuatan perangkat lunak apapun, antar muka memegang peranan yang penting. Antar muka dapat memudahkan User dalam mengoperasikan perangkat lunak yang telah dibuat. Oleh karena itu, antar muka pada perangkat lunak ini dibuat menarik dan sederhana sehingga User dapat menggunakan perangkat lunak ini dengan muda. Untuk lebih jelasnya akan digambarkan sebagai berikut :
memudahkan upload.
user
dalam
melakukan
Gambar 9.2 Dialog Screen Lihat Jadwal Test dan Interview
Penjelasan dialog screen Lihat Jadwal Test dan Interview : 1. Halaman ini digunakan untuk menampilkan informasi jadwal tes pelamar dan jadwal tes interview. 2. Keterangan dan informasi tentang tempat, tanggal dan waktu terdapat pada halaman tersebut.
Gambar 9.1 Dialog Screen Upload Lamaran (Pelamar)
Gambar 9.3 Dialog Screen Kelola Profil
Penjelasan dialog screen Upload Lamaran : 1. Halaman ini akan muncul untuk user yang telah mengakses aplikasi dan menekan menu upload lamaran untuk memasukan lamarannya. 2. Untuk memasukan lamaran dengan cara menekan tombol browse dan mencari file yang akan di lampirkan lalu klik tombol upload. 3. Untuk keterangan dari tata cara melakukan upload terdapat di bawahnya agar
Penjelasan dialog screen Kelola Profil: 1. Halaman ini akan digunakan untuk mengelola profil dari pelamar tersebut 2. Untuk menambah data maka mengisi form dan menekan tombol simpan, maka sistem akan menyimpan data pada halaman ini
4. Untuk menghapus data, dapat dilakukan dengan cara memilih user yang akan dihapus kemudian tekan tombol delete maka data user akan terhapus dan user yang bersangkutan tidak dapat mengakses dan melakukan login lagi terhadap sistem.
Gambar 9.4 Dialog Screen Login Penjelasan dialog screen Login : 1. Halaman ini akan muncul sesudah menekan tombol login. 2. User mengisikan username dan password untuk masuk ke dalam web. 3. Menu akan dimunculkan sesuai hak akses. 4. Setelah selesai melakukan login, admin dapat kembali ke halaman home dan menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses admin.
Gambar 9.5 Dialog Screen Kelola User (admin)
Penjelasan dialog screen Kelola User : 1. Halaman ini akan muncul sesudah admin berhasil login. 2. Untuk menambah user maka menekan tombol new user dan mengisikan data dengan lengkap kemudian menekan tombol save. 3. Untuk melakukan pengeditan data user maka pilih data user kemudian tekan tombol edit, dan lakukan manipulasi terhadap data yang ditampilkan kemudian tekan tombol update untuk menyimpan perubahan data tersebut.
Gambar 9.6 Dialog Screen Home (admin)
11. DAFTAR PUSTAKA 1. Syafrijal Helmi Situmorang, et al (2010). Analisis Data untuk Riset Manajemen dan Bisnis, Medan USU Press 2. Achmad Sultoni, (2013). Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, http://media.kompasiana.com/buku/20 13/11/06/sistem-informasi-sumberdaya-manusia-608298.html, Download tanggal 3 Mei 2014. 3. Haryo Prabowo, et al (2006). Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, PT. Grasindo. 4. Hanif Al Fatta, (2007). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern, Yogyakarta, C.V Andi. 5. Riski Amalia, (2013). Pengertian UML, http://riski.ilearning.me/babii/2-2-teori-khusus/2-2-1-unifiedmodelling-language-uml/, Download tanggal 5 Mei 2014
