SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009

SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA Yeni Nuraeni Program Studi Teknik Informatika, Universitas Paramadina Jl. Gatot Subroto Kav 97, Mampang Jakarta 12790 021-79181188 email: [email protected]

ABSTRAK Pendidikan tinggi memiliki posisi yang sangat strategis dalam rangka menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas. Hal ini sejalan dengan tujuan pendidikan tinggi yakni menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan/atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian (PP.60-1999). Sumber daya manusia di lingkungan perguruan tinggi yang terdiri dari dosen dan tenaga penunjang mempunyai posisi yang sangat strategis, karena memiliki pengaruh langsung terhadap proses belajar, mutu lulusan dan pola keluaran yang kompetitif, ini maknanya mutu mahasiswa ditentukan oleh mutu sumber daya manusia yang ada di perguruan tinggi tersebut. Efektivitas kinerja dalam proses belajar mengajar dan perbaikan atmosfir akademik sangat dipengaruhi oleh standardisasi mutu yang ingin dicapai serta proses Penjaminan Mutu yang harus dilakukan oleh sebuah perguruan tinggi salah satunya dalam bidang sumber daya manusia (SDM). Syarat yang harus dipenuhi agar penerapan sistem penjaminan mutu SDM di sebuah Perguruan Tinggi dapat dilaksanakan dengan baik, adalah ketersediaan basis data yang akurat yang dapat digunakan pada setiap pengambilan keputusan. Persoalan utama yang sering dihadapi adalah ketersediaan sistem pendataan dan terbatasnya sumberdaya yang kompeten. Akibatnya untuk mendapatkan data lengkap dan akurat dalam waktu singkat sangat sulit diwujudkan. Untuk itu, perlu dikembangkan sistem informasi penjaminan mutu SDM di lingkungan perguruan tinggi. Sistem Informasi Penjaminan Mutu SDM ini dapat berfungsi untuk memudahkan bagi perguruan tinggi dalam menjalankan penjaminan mutu, sehingga proses penjaminan mutu bisa dijalankan melalui tahap-tahap yang terangkai dan didukung oleh pangkalan data (basisdata),sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan yang terintegrasi. Pangkalan data pada sistem ini berisi data yang lengkap/menyeluruh, akurat, up to date dan terklasifikasi dengan baik, sehingga dapat difungsikan sebagai sumber informasi dalam mengevaluasi komponenkomponen penjaminan mutu. Adapun sistem informasi manajemen dan sistem pedukung keputusan pada perangkat lunak ini dapat dijadikan sebagai alat monitoring dan evaluasi diri bagi perguruan tinggi berkaitan dengan mutu SDM yang telah dicapai berdasarkan standar internal maupun external yang telah ditentukan, sehingga dapat dijadikan dasar bagi perguruan tinggi dalam menyusun perencanaan strategis untuk menaikan mutu SDM-nya. Kata kunci : Quality Assurance untuk sumber daya manusia


PENDAHULUAN Latar Belakang Suatu perguruan tinggi harus merumuskan standar tenaga kependidikan atau standar sumber daya manusia (SDM), dimana standar tersebut harus ditingkatkan secara terus menerus dari waktu ke waktu sehingga standar tersebut berkembang secara berkelanjutan (continuous improvement). Semakin tinggi standar SDM yang ditetapkan, semakin bermutu kondisi dosen dan tenaga penunjangnya. Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu sumber daya manusia, serta bagaimana seharusnya sebuah program studi di suatu perguruan tinggi memperoleh dan mendayagunakan sumber daya manusia yang bermutu tinggi serta dapat memberikan layanan prima kepada sumber daya manusianya untuk mewujudkan visi, melaksanakan dan menyelenggarakan misi dan mencapai tujuan yang dicita-citakan. Sumber daya manusia di sebuah program studi sarjana adalah terdiri dari dosen dan tenaga penunjangnya yang mencakup pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga kependidikan lainnya yang bertanggung jawab atas pencapaian sasaran mutu keseluruhan program tridarma perguruan tinggi. Dosen adalah komponen sumber daya utama yang merupakan pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas pokok dan fungsi mengakuisisi, mentransformasikan, mengembangkan, menyebarluaskan, dan menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat. Dosen sebagai penentu mutu penyelenggaraan akademik, peningkatan mutu dosen harus direncanakan dan dilaksanakan selaras dengan kebutuhan, sehingga dapat mewujudkan visi, menyelenggarakan misi, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah Perguruan Tinggi harus memiliki sistem pengelolaan mutu SDM yang memadai untuk pembinaan dan peningkatan mutu tenaga kependidikan, baik bagi dosen, pustakawan, laboran, teknisi, staf administrasi, dan tenaga kependidikan lainnya. Program studi sarjana yang baik harus memiliki tenaga kependidikan dengan jumlah, kualifikasi dan mutu kinerja yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan programprogram yang ada di program studi sarjana yang bersangkutan. Identifikasi Permasalahan Untuk itu Direktorat Quality Assurance (QA) Universitas Paramadina sejak tahun 2008 melaksanakan assesment terhadap setiap program studi dengan tujuan membantu mewujudkan sistem pendidikan di Paramadina sehingga memiliki suasana akademik yang kondusif serta dapat memuwujudkan sasaran yang ingin dicapai yaitu menjadi World Class University. Tetapi saat ini penjaminan mutu yang dilakukan belum menyentuh seluruh aspek salah satunya bidang SDM belum dilakukan penjaminan mutu secara menyeluruh . Sampai saat ini, pelaksanaan penjaminan mutu masih terbatas pada penjaminan mutu yang berhubungan langsung dengan mekanisme proses belajar mengajar, belum menyentuh butir-butir mutu yang lainnya. Kendala yang dihadapi adalah kurangnya sosialisasi dan informasi mengenai mekanisme penjaminan mutu yang diinginkan oleh Universitas Paramadina karena terbatasnya SDM yang ada. Karena kendala-kendala tersebut di atas maka, dirasakan implementasi penjaminan mutu khususnya bidang SDM di lingkungan internal Universitas Paramadina belum dapat dilaksanakan secara optimal. Untuk mengatasi kendalakendala tersebut di atas, diperlukan upaya stratejik dan berkelanjutan diantaranya

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-2


dengan mengembangkan perangkat lunak sistem penjaminan mutu SDM yang dapat dijadikan sarana untuk menjamin implementasi penjaminan mutu SDM internal dan eksternal di Universitas Paramadina dapat dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan. Tujuan Berdasarkan identifikasi terhadap masalah-masalah tersebut di atas, perlu dikembangkan suatu sistem informasi penjaminan mutu bidang sumber daya manusia dengan tujuan sebagai berikut : 1. Proses penjaminan mutu bidang SDM akan menjadi tanggung jawab semua anggota komunitas di Universitas Paramadina, bukan hanya dilakukan oleh kolompok tertentu saja, karena proses pengisian data pada perangkat lunak penjaminan mutu tersebut melibatkan secara langsung semua anggota komunitas di Paramadina sesuai dengan fungsi, kedudukan dan jabatannya. Demikian pula perangkat lunak tersebut bisa digunakan sebagai alat monitoring mutu SDM yang sudah dicapai oleh setiap komunitas di lingkungan Paramadina sesuai dengan kewenangannya masingmasing. 2. Akan memudahkan proses akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT maupun evaluasi diri EPSBED oleh Ditjen Dikti, karena semua data dan bukti aktivitas SDM yang menjadi standar nasional tersebut sudah terekam dalam basis data BAHAN DAN METODE Kompenen Sumber Daya Manusia di Perguruan Tinggi Secara skematik, tenaga kependidikan atau sumber daya manusia di lingkungan peguruan tinggi dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Komponen SDM di Lingkungan Perguruan Tinggi

Adapun mengenai tugas masing-masing disebut secara berturut-turut di dalam Pasal 39 ayat (1) dan (2) UU Sisdiknas, sebagai berikut : 1. Pendidik bertugas merencanakan dan melaksanakan : proses pembelajaran, menilai hasil pembelajaran, melakukan pembimbingan dan pelatihan, melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 2. Tenaga kependidikan/penunjang bertugas melaksanakan : administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan Mekanisme Penetapan Standar Mutu SDM di Perguruan Tinggi Standar ditetapkan dengam meramu visi program studi dan kebutuhan stakeholders. Oleh karena itu perlu dilakukan perumusan visi suatu program studi dan perumusan kebutuhan stakehorders dari program studi tersebut sebelum dilakukan penetapan standar SDM.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-3


Sebelum merumuskan visi perlu diketahui terlebih dahulu tentang kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman program studi melalui analisis SWOT. Analisis SWOT akan membantu program studi dalam mengenali kekuatan atau kelemahan yang mungkin ada di dalam (internal) juga kesempatan/peluang atau ancaman yang mungkin ada di luar (eksternal) program studi. Visi program studi itu, kemudaian dijabarkan lebih lanjut menjadi serangkaian standar penyelenggaraan program studi, salah satu rangkaian standar, adalah standar keberhasilan penugasan kepada dosen dan tenaga penunjang sebagai salah satu butir mutu di dalam penjaminan mutu perguruan tinggi. Dalam melakukan penjaminan mutu, selain visi terdapat juga satu hal yang selalu menjadi acuan, yaitu kebutuhan stakeholders, terutama tentang kualitas lulusan agar memenuhi kompetensi yang diperlukan oleh pengguna lulusan. Stakeholder tersebut dapat mencakup berbagai komponen, antara lain sektor produktif, masyarakat luas, pemeringah, dan masyarakat perguruan tinggi itu sendiri. Khusus dalam konteks penugasan kepada dosen dan tenaga penunjang (SDM), relevansi kompetensi lulusan dengan kebutuhan stakehorders sangat signifikan. Kompetensi relevan yang dibutuhkan stakeholders dipengaruhi oleh penugasan kepada dosen dan tenaga penunjang. Di masa depan, kelulusan bukan semata-mata merupakan peristiwa pencapaian jumlah sks danindeks prestasi, melainkan lebih dari itu yaitu pemenuhan mutu kompetensi yang dibutuhkan stakeholders. Mekanisme penetapan standar SDM dilingkungan perguruan tinggi dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2. Mekanisme Penetapan Standar Mutu SDM di PT

Metode Penelitian Pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu SDM Metode pembangunan perangkat lunak sistem penjaminan mutu bidang SDM dalam penelitian ini menggunakan metode sekuensial linier yang terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut : 1. Analisis Kebutuhan  Pada tahap ini dilakukan studi pustaka dan analisis mengenai kebijakan, prosedur, standar mutu yang digunakan, kelembagaan dan organisasi pelaksana penjaminan mutu di Universitas Paramadina. 2. Perancangan Model Proses Penjaminan mutu internal dan eksternal  Pada tahap ini dibuat model proses untuk penyelenggaraan penjaminan mutu SDM dilingkungan Universitas Paramadina berbasis komputerisasi.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-4


3. Analisis kebutuhan perangkat lunak  Pada tahap ini dilakukan analisis modulmodul software yang dibutuhkan dalam pembangunan perangkat lunak penjaminan mutu SDM di lingkungan Universitas Paramadina 4. Tahap desain  meliputi beberapa kegiatan yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Arsitektur data  yaitu menentukan sumber data apa saja yang dibutuhkan, dimana letaknya dan bagaimana cara mengaksesnya. b. Arsitektur perangkat lunak  pada tahap ini ditentukan software yang akan digunakan, apa saja yang akan dibuat menggunakan software tersebut, fungsifungsi yang akan buat serta bagaimana menggunakan dan memanggilnya. c. Arsitektur tampilan  pada tahap ini dilakukan desain tata letak dan tampilan (user interface) d. Arsitektur infrastruktur  menentukan modul aplikasi dan basis data akan diletakkan di server mana, serta platform komputer apa yang akan digunakan 5. Tahap generasi kode  meliputi beberapa kegiatan yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menginstall hardware dan software yang diperlukan b. Membangun sistem basis data c. Pembuatan code program setiap modul aplikasi d. Menginstall komponen infrastruktur yang dibutuhkan 6. Tahap pengujian  terdiri dari beberapa langkah yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menguji dan mengevaluasi user interface yang telah dibangun b. Menguji kode aplikasi dan fungsi-fungsi yang digunakan c. Menginstal dan menjalankan system d. Perbaikan system 7. Tahap Pemeliharaan  Setelah tahap pengujian selesai, perangkat lunak sistem penjaminan mutu SDM dilingkungan kampus Paramadina, pada tahap ini jika ada komponen sistem penjaminan mutu yang belum memenuhi kebutuhan pengguna, bisa dilakukan penyempurnaan dan perbaikan, sesuai dengan kebutuhan pengguna HASIL DAN PEMBAHASAN Standar Mutu SDM Standar mutu SDM di Universitas Paramadina mengacu pada standar yang ditetapkan oleh BAN-PT serta mengacu pada standar mutu internal Universitas Paramadina dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing program studi. Secara umum elemen-elemen standar mutu sdm yang diacu dapat diuraikan sebagai berikut : 1 Kualifikasi akademik, kompetensi (pedagogik, kepribadian, sosial, dan profesional), dan jumlah (rasio dosen mahasiswa, jabatan akademik) dosen tetap dan tidak tetap (dosen mata kuliah, dosen tamu, dosen luar biasa dan/atau pakar, sesuai dengan kebutuhan) untuk menjamin mutu program akademik. 2 Prestasi dosen dalam mendapatkan penghargaan, hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi. 3 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi. 4 Jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, instruktur, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan program studi.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-5


5 Keefektifan sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik. 6 Sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan. Berikut beberapa contoh matrik penilaian mutu SDM di perguruan tinggi berdasarkan standar BAN-PT tahun 2008 : Tabel 1. Matrik Penilaian Mutu SDM berdasarkan Standar BAN-PT thn 2008

Mekanisme Pencapaian Mutu Sumber Daya Manusia Mekanisme pencapaian mutu sumber daya manusia dilakukan melalui tahapantahapan sebagai berikut : 1. Menetapkan kecukupan SDM  kecukupan sdm adalah ratio antara dosen tetap dan tenaga penunjang dengan mahasiswa ditingkat program studi maupun universitas. Dengan menetapkan ratio ini maka dapat diketahui jumlah dosen dan tenaga penunjang yang diperlukan 2. Penetapkan kualifikasi dosen dan tenaga penunjang yang diperlukan 3. Menentukan sistem rekrutmen 4. Merencanakan pengembangan lingkungan kerja yang sehat dan kompetitif 5. Menetapkan program pembinaan dan pengembangan SDM 6. Monitoring dan evaluasi mutu/kinerja SDM 7. Menetapkan sistem penghargaan, sanksi dan sistem renumerasi 8. Perbaikan dan penyempurnaan mutu SDM

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-6


Gambar 3 : Mekanisme Penjaminan Mutu SDM di Perguruan Tinggi

User Interface Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang SDM Berikut contoh beberapa user interface dari aplikasi sistem informasi penjaminan mutu perguruan tinggi bidang sdm di Universitas Paramadina :

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-7


Gambar 4. User Interface Aplikasi Penjaminan Mutu Sumberdaya Manusia

KESIMPULAN Dengan memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer, memungkinkan bagi Universitas Paramadina untuk menjalankan penjaminan mutu sumber daya manusia secara konsisten dan berkelanjutan dimana diharapkan dapat meningkatkan kesehatan organisasi sehingga dapat tercipta proses pembelajaran yang kondusif, pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni serta meningkatnya kinerja pengelolaan institusi yang akan berdampak pada meningkatnya peringkat mutu Univesitas Paramadina di lingkungan nasional maupun internasional. Pada akhirnya keberhasilan penjaminan mutu sumber daya manusia ini juga dapat berimplikasi untuk meningkatkan daya saing Universitas Paramadina di lingkungan global serta dapat berkontribusi langsung pada industri nasional selanjutnya dapat berkembang menjadi industri global yang handal serta berkontribusi pada peningkatan daya saing bangsa. DAFTAR PUSTAKA Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku I. Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta 2008 Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku II. Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta 2008 Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku IIIA. Borang Program Studi, Jakarta 2008 Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi, Jakarta 2008 Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku V. Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta 2008 Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana, Jakarta 2008 Pressman , Roger S, 2007, Softaware Engineering: A Practitioner’s Approach, McGrawhill Companies, Inc Sadeli Muhammad, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 untuk orang Awam, Maxikom, 2008 Badan Penjaminan Mutu Universitas Indonesia, Pendoman Penjaminan Mutu Akademik UI Dosen, Depok 2007

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-17-8

SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

Recommend Documents