ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI YANG TERINTEGRASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI DI PT

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI YANG TERINTEGRASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI DI PT. KKM MALANG Meike Nawir, S.T.

Magister Akuntansi / Fakultas Bisnis dan Ekonomika – Universitas Ubaya [email protected]

Abstrak - Informasi yang cepat dan tepat dari sistem produksi diperlukan dalam pengembangan perusahaan agar efektifitas dan efisiensi dapat tercapai. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam sistem produksi adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem. PT. KKM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang industri pembuatan furniture. Permasalahan utama yang dihadapi oleh perusahaan adalah ketidakakuratan informasi dalam sistem produksi. Efektifitas yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah tercapainya tujuan perusahaan dan adanya pengendalian dalam sistem produksi. Efisiensi yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah desain produk yang lebih efisien, informasi inventori yang lebih akurat, perencanaan dan penjadwal produksi yang fleksibel, proses produksi menjadi lebih terkontrol, dan perhitungan biaya produksi yang akurat. Kata kunci: Perancangan Sistem, Siklus Produksi, Sistem Informasi Produksi, Efektif dan Efisien Abstract – Quick and accurate information from the production system is needed in the development of the company so that the effectiveness and efficiency can be achieved. Integration system can be used to achieve effectiveness and efficiency in production system. PT. KKM is a manufacturing company which engaged in the furniture making industry. The main problem faced by the company is the inaccurate information in production system. Effectiveness that can be achieved from the implementation of an integrated production system is the achievement of corporate objectives and control in production system. Efficiencies that can be achieved from the implementation of an integrated production system is more efficient product designs, more accurate inventory information, planning and flexible production schedule, production processes become more controlled, and accurate calculation of production costs. Keywords: System Design, Production Cycle, Production Information System, Effective and Efficient PENDAHULUAN Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan bisnis (David dkk, 1999). Tiga keputusan yang harus diambil terkait dengan sistem produksi adalah produk yang harus diproduksi, sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat 1


produk, dan cara untuk mengontrol sistem produksi (Wu, 2000). Proses produksi dalam perusahaan manufaktur saat ini dihadapkan pada dilema, dimana harus meningkatkan efektifitas dan efisiensi yang akan berdampak pada peningkatan produktivitas, peningkatkan kepuasan konsumen, dan peningkatkan daya saing perusahaan (Sriram, 2005). Efektifitas waktu dan biaya berbicara mengenai pemenuhan variasi produk yang berkualitas (Sawhney dkk, 2009; Fernades dkk, 2009). Peningkatan kualitas sendiri dapat ditingkatkan melalui desain dan kontrol kualitas dalam proses produksi yang lebih baik (Wu, 2000). Efisiensi dalam hal ini adalah pemenuhan permintaan produk yang bervariasi dengan dengan cepat dan biaya yang rendah (Tam dkk, 2000). Oleh karena itu untuk memenuhi permintaan tersebut, proses produksi perusahaan harus fleksibel, adaptif, responsif terhadap perubahan, proaktif, dan mampu memproduksi produk yang bervariasi dalam waktu yang pendek dan biaya yang rendah (Nagalingam, 1999). Salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan manufaktur dalam meningkatkan daya saing adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem (Marri dkk, 2003). Keuntungan utama dari penerapan sistem produksi yang terintegrasi adalah kemampuan untuk mengkombinasikan variasi untuk mencapai fleksibilitas dan efisiensi (Sohal, 2000). Keuntungan penerapan sistem produksi yang terintegrasi lainnya adalah peningkatan utilisasi mesin, menurunkan inventori WIP, meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya tenaga kerja, menurunkan lead time¸ kualitas produk yang konsisten, penggunaan tempat yang lebih sedikit, dan menurunkan biaya set-up (Gunasekaran, 1997). Industry Week’s 1993 memberitakan bahwa perusahaan dapat meningkatkan 64,5% produktivitas dalam lima tahun, menurunkan inventori 46,3%, dan menurunkan biaya manufaktur sampai 30,4% (Attaran, 1997) dengan melakukan pengintegrasian sistem produksi. PT. KKM merupakan perusahaan manufaktur yang melakukan proses produksi furniture. Sistem produksi yang dijalankan di PT. KKM saat ini masih bersifat manual. Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis perusahaan maka penggunaan

sistem

manual

menimbulkan

permasalahan,

yaitu

sulitnya

memperoleh informasi yang akurat terkait sistem produksi. Tanpa informasi yang akurat, perusahaan tidak dapat menentukan kebijakan, keputusan bahkan

2


peraturan yang dapat menunjang perbaikan maupun perkembangan perusahaan (Yahya, 2001). Ketidakakuratan informasi terkait sistem produksi di PT. KKM juga menimbulkan beberapa permasalahan lain, yaitu proses desain yang tidak efisien, sering terjadi overstock pada bahan baku maupun barang jadi, proses perencanaan dan penjadwalan produksi yang lama, tidak adanya tracebility produksi sehingga biaya produksi suatu produk tidak dapat diketahuinya. Desain produk merupakan hal yang penting karena desain produk yang efisien dapat membuat proses produksi menjadi lebih cepat dan lebih hemat dalam biaya produksi (Wang, 2012). Proses desain produk di PT. KKM saat ini membutuhkan waktu yang lama dan desain yang dihasilkan sering tidak efisien dalam proses produksi. Permasalahan lain yang sering terjadi adalah seringnya overstock dan out of stock untuk bahan baku yang disebabkan karena sulitnya untuk memperoleh data stok akurat yang berdampak pada pembelian bahan baku yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Kesulitan untuk memperoleh infomasi yang akurat juga berpengaruh pada proses perencanaan dan penjadwalan produksi yang lama dan cenderung tidak fleksibel. Menurut Jones (2003) dalam proses perencanaan dan penjadwalan produksi terdapat banyak hal yang harus diperhatikan, yaitu mulai dari bahan baku yang dibutuhkan, permintaan khusus untuk produk sampai pada proses produksi produk. Pengumpulan data yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan dalam proses perencanaan dan penjadwalan produksi. Saat ini, di PT. KKM proses perhitungan biaya produksi juga tidak dilakukan dengan akurat karena sulitnya untuk memperoleh data terkait produksi. Tidak adanya infomasi yang akurat terkait biaya produksi menyebabkan kesalahan dalam penentuan harga jual produk yang berpengaruh langsung pada kepuasan konsumen. Perbaikan sistem dalam hal teknologi informasi dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan serta memproses data dengan lebih cepat dengan tingkat kesalahan yang rendah (Dalci, 2005). Tuntutan konsumen terhadap mutu produk juga semakin tinggi, dimana mutu produk yang dihasilkan oleh PT. KKM harus terjamin kualitasnya. Hal ini dapat dicapai dengan adanya dukungan untuk tracebility data dari produk-produk yang dihasilkan sehingga apabila terdapat permasalahan pada produk dapat

3


langsung ditelusuri kemungkinan penyebab munculnya permasalahan dan dilakukan perbaikan untuk permasalahan tersebut. Adanya sistem tracebility dapat membantu dalam pengambilan keputusan sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan tepat. Pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat diperlukan untuk mengembangkan perusahaan (Soedjianto, 2006). Departemen Penjualan saat ini juga dituntut oleh konsumen untuk mengetahui data-data terkait proses produksi, apakah produk yang dipesan dapat tersedia langsung atau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk ketersediaan produk yang diinginkan tersebut. Sistem yang digunakan oleh PT. KKM saat ini belum mendukung tersedianya informasi yang diinginkan oleh konsumen. Penelitian yang dilakukan oleh penulis termasuk dalam penelitian kualitatif interpretatif yang objek penelitiannya adalah siklus produksi PT. KKM. Tujuan dari penelitian adalah explanatory research, yaitu untuk meningkatkan pemahaman mengenai analisis dan perancangan sistem produksi sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Manfaat yang diperoleh dari penelitan ini bersifat applied research karena hasil dari penelitian ini diharapkan dapat diterapkan di PT. KKM sehingga dapat membantu dalam pencapaian efektifitas dan peningkatan efisiensi. Hasil akhir dari penelitian ini juga dapat membantu memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan siklus. METODE PENELITIAN Tahap awal yang dilakukan oleh penulis untuk mengumpulkan dan mengolah data adalah melakukan survei awal ke PT. KKM untuk memperoleh gambaran umum dan permasalahan perusahaan. Selanjutnya dilakukan studi kepustakaan, wawancara, analisis dokumen, serta observasi yang lebih mendalam untuk menyelesaikan permasalahan dan menarik kesimpulan terkait penelitian yang dilakukan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah analisis dokumen, wawancara, dan observasi. Analisis dokumen dimaksudkan untuk mengetahui gambaran umum perusahaan, yang dimana dokumen yang digunakan meliputi struktur organisasi, job descriptions karyawan, dan dokumendokumen lain yang digunakan di perusahaan. Metode wawancara yang digunakan 4


oleh penulis dalam melakukan wawancara adalah semi-structured interview, dimana sebagian pertanyaan telah dipersiapkan dan dapat dikembangkan lebih jauh sesuai dengan hasil wawancara. Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait dengan siklus produksi. Observasi dilakukan untuk melihat keadaaan di PT. KKM guna memahami lebih lanjut pemasalahan yang terjadi sehingga dapat memberikan penyelesaian dengan lebih baik. Observasi yang dilakukan meliputi observasi terkait bisnis proses perusahaan, input dan output siklus produksi perusahaan, pengendalian perusahaan, dan dokumentasi perusahaan. HASIL DAN PEMBAHASAN Rekomendasi yang diberikan terkait permasalahan dalam siklus produksi PT. KKM meliputi perbaikan pada struktur organisasi, job description, dan perbaikan pada seluruh aktivitas proses produksi. Rekomendasi untuk struktur organisasi untuk PT. KKM meliputi penambahan staf PPIC untuk membantu Direktur Pabrikasi dalam hal perencanaan dan penjadwalan produksi, penambahan staf HRGA untuk perekrutan dan pengembangan sumber daya manusia, dan penambahan staf IT untuk membantu sistem informasi yang akan dikembangkan. Berikut adalah struktur organisasi PT. KKM saat ini dan rekomendasi struktur organisasi PT.KKM: Direktur

Manajer Pabrikasi

Manajer Operasional

Manajer Produksi

Manajer Pengembangan Produk

Manajer Kualitas

Manajer Gudang

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf Pembelian

Manajer Keuangan

Staf

Gambar 1. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM

5

Manajer Penjualan

Staf


Direktur Utama

Direktur Pabrikasi

Manajer Kualitas

Staf

Manajer Produksi

Supervisor

Karyawan

Staf Admin Produksi

Direktur Operasional

Staf PPIC

Manajer Pengembangan Produk

Manajer Gudang

Supervisor

Staf Admin Gudang

Staf

Manajer Keuangan

Staf

Staf Pembelian

Staf IT

Staf HRGA

Karyawan

Gambar 2. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM

Job description PT. KKM saat ini hanya meliputi tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing karyawan, belum ada pembagian yang tertulis untuk wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Oleh karena itu, pada job description yang direkomendasikan dibuat lebih detail dengan adanya tambahan penjelasan terkait tanggung jawab, wewenang, dan tugas yang dibagi menjadi tugas harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Rekomendasi yang diberikan untuk proses desain yang baru adalah adanya keterlibatan dari Departemen Produksi, Departemen Kualitas, dan Departemen Pembelian dalam desain produk sehingga proses desain produksi dapat menjadi lebih cepat karena berkurangnya proses untuk revisi desain dan adanya pengecekan untuk ketersediaan material sehingga apabila desain sudah disetujui dapat langsung diproduksi. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas desain produk PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:

6

Manajer Penjualan

Staf


Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart

PT. KKM

ga Har

an B

Bah

aku

b Pem

i duks a Pro Departemen Biay Keuangan

De

si

ro du k

Manajer Pabrikasi

si

a Fin

l

ma

Bi

a

ya P

Ju

sa De

Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai

in

Es ti

al

dan ain yang efektif Feedback des produksi efisien di lantai

a

Saya mengingkan produk dengan desain yang menarik, berkualitas, dan harga terjangkau

al Fin Departemen Produksi, QC

Direktur

Ha rg

sain

Perbaikan Desain

Keuntungan perusahaan meningkat

Memproduksi produk sesuai standart yang diberikan

elian

Perhitungan biaya produksi sesuai estimasi

Bah

Departemen Pembelian

an B

aku

Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi) Keg. Operasional (Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

Produk dapat Harga Jual Spesifikasi dan Des ain yang Diinginkan diterima pasar Konsumen Spesifikasi dan Desain Produk yang Diinginkan Draft Desain Draft Desain Feedback Draft Desain Feedback Draft Desain Desain Final Desain Final Departemen Departemen Penjualan Konsumen Pengembangan Produk

Gambar 3. Rich Picture Aktivitas Desain Produk di PT. KKM Saat Ini

Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart


g yan aku n B ukan a h l Ba iper D Bahan Harga Baku

S an uk rod in d al Departemen nP Tri esa sai sil e a Produksi, QC, PPIC H lD a k i r c T a db Fee PT. KKM

Data untuk Perhitungan HPP Harga Jual

Jua l Har ga an

H

al d

ack

Fin

Produk dapat diterima pasar dan efisien dalam proses produksi

Des ain

Fe ed b

uk

ria lP rod

Konsumen

asi lT

Diinginkan

+Harga Jual) Penawaran (Desain Final

an

Spesifikasi dan Desain Produk yang

ld

Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai


ina

Sistem Informasi

Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi) Keg. Operasional (Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)

De sai nF

Departemen Keuangan

uk

al D Fin

uk

l a Jua

Perhitungan biaya produksi akurat dan cash flow terjaga

rod rt P

da tan

art Pro d

Harg


Sta nd

Direktur Utama

si Biaya Produk

Desain efisien (low waste) dan lancar untuk diaplikasikan dalam proses Produksi

Spesifikasi dan Desain yang Diinginkan Konsumen Departemen Penjualan

Departemen Pengembangan Produk

Gambar 4. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Desain Produk di PT. KKM

Rekomendasi yang diberikan untuk proses perencanaan dan penjadwalan produksi pada sistem yang baru adalah melakukan integrasi sistem perhitungan stok bahan baku maupun barang jadi dengan sistem perhitungan untuk proses

7


perencanaan dan penjadwalan produksi. Proses perencanaan dan penjadwalan produksi dilakukan dengan membuat MPS dan MRP. MPS berfungsi sebagai jadwal produksi yang dibuat berdasarkan ROFO dari Departemen Penjualan, sedangkan MRP untuk perencaan material bahan baku untuk kebutuhan produksi. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:

Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk Tepat Waktu

Departemen Kualitas

RPB D igun Surat Permintaandasar Pe akan seba mbua g tan S ai Pembeian (SPP) PP

Informasi Sto

r lie pp

Su

ke n ika r be di Membuat PO PO berdasarkan SPP

PP

njualan Historis Pe edar di Pasar Ber g yan e Issu

si S

Purchase Order (PO)

Kualitas Bahan Baku sesuai Standart

ula

pit ka Re


Penjualan Meningkat, Forecast Akurat

at Keinginan Masyarak Data D Daya Beli n igu da sar Pa n Keadaa Memb nakan untuk dap Produk ha uat Fo ter at rak Masya recast Departemen Penjualan Pasar

Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung Produk JAdi

Gdg. Bahan Baku

ksi pe Ins rial kan ate aku M Dil ntuk u

Supplier

Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas Gudang

Per h Bah itunga nK an Ked Baku d ebutuh atan a a gan n Wak n Bak Baha tu n u

Rencana Pembelian Bahan (RPB)

G. Barang Jadi

r aje an

eM nk ika asi r ibe rik t d Pab as

c re

Fo

Forecast

Jadwal Produksi

Inform asi Sto en k Bar jad ang jadi wa lka nP ro du ks i

n Material

M

Supplier Melakukan Pengirima

Materi al yan appro g Sudah Dive ole Disimp h QC an

ck Bahan Baku

Bahan Baku

A p pr ya ova ng l M M a as ter uk ia l

Order dapat dipenuhi tepat waktu

Permintaan forecast terpenuhi

Manajer Pabrikasi PT. KKM Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi) Keg. Operasional (Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

Gambar 5. Rich Picture Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT. KKM Saat Ini

8


Bahan Baku

Kualitas Bahan Baku sesuai Standart

ku

uk

a

Gdg. Bahan Baku Pengiriman Lancar, Tidak Ada Selisih Stok

n

Ba

dib

ha Ba ok

Departemen

Kualitas RP se B Di ba gu P em ga na Purchase bu i d ka Requisiton (PR) at asa n an r PR

St

R

gt ela h

ulasi P

ya n

Rekapit

Hasil Ins Mate peksi rial

ke an rik e b di Membuat PO PO berdasarkan PR

Su

pp

r lie

Supplier

an k uk tu lak un Di ksi rial pe te Ins Ma

Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk Tepat Waktu

Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas Gudang

Material yang Sudah Di-approve oleh QC Disimpan

l

ateria iriman M an Peng Melakuk Supplier

M Ap ate pro v r M ial y al as u k an g

Order dapat dipenuhi tepat waktu

G. Barang Jadi

i Jad

Pasar

at e

Up d

Data Forecast Dimasukkan Kedalam Sistem

t Keinginan Masyaraka Data D igu dan Daya Beli Keadaan Pasar Memb nakan untuk duk Pro hadap uat Fo ter at rak sya Ma recast Departemen Penjualan

PO

ng m ara Siste kB n sbg alam o t Ked MRP Digunaka S n a e k t buatan asuk da Dasar Pem Rencana Pembelian URpPB Dim RPB M Bahan (RPB) n Das PS Dig PO Ma masukka Di RP M u ar P suk Ke em Purchase Order dalam erh nakan dalam Sist Ke it S s is b u te Material Requirement g m nga (PO) Master nM Planning (MRP) Production RP PT. KKM Fo Schedule rec MPS Dimasukkan Keda lam Sistem (MPS) ast Keg. Pabrikasi n me Digu (Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi) S ala Sistem Informasi mb na MP st Penjualan Meningkat, Keg. Operasional nju t a e k a u at an bu ec Forecast Akurat (Dibawah Pengawasan Dir. Opr.) is P MP un em For tor tu k S C m an His PPI asark ar Pas di d r eda Issue yang Ber ber Departemen Pembelian

Departemen PPIC

Order dapat Dipenuhi, Tidak terjadi Out of Stock Material

Forecast

Gambar 6. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT. KKM

Rekomendasi untuk aktivitas proses produksi yang saat ini belum terdokumentasi dan adanya waktu proses untuk menunggu perintah terkait produk yang harus dikerjakan setiap harinya adalah adanya menambah dokumen, yaitu Production Schedule (PS) untuk produk yang akan diproduksi, Work Order (WO) yang diberikan sebagai dasar untuk memproduksi pada masing-masing stasiun kerja, Job Ticket (JT) untuk mencatat kegiatan yang dilakukan oleh masingmasing karyawan produksi, Route Sheet (RS) untuk mencatat record dari produk yang diproduksi, Material Requirement (MR) untuk mengetahui bahan baku yang diperlukan. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM saat ini dan rekomendasi yang diberikan dengan mengunakan contoh proses produksi salah satu produk:

9



Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung Produk JAdi

Pengiriman Produk ke Konsumen

G. Barang JadiProduk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart

va l

Press

Jadwal Produksi

al PPIC membuat jadw produksi berdasarkan forecast

Diberikan ke Ma Produksi

erj a Kerja Per int ah K

ng Fili

h ml aJ

s rik me BB Me Pengiriman Bahan

Memproduksi Produk berdasarkan Permintaan

Baku sesuai Kebutuhan Produksi

Melakukan Produksi sesuai Jadwal Produksi

Manajer Pabrikasi

Perintah

Pe ri Ke ntah rja

Pe Edging rin tah Ke rja Perintah Perinta Kerja h Kerj a

Pengiriman Dokumentasi SST Material dan Hasil Produksi

Finishing

Kerja

Drilling IP W

WI P

Proses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi Out of Stock

WIP

tah

Ap rro WIP

val

W IP

Cutting

Perminta an Materia l a Supervisor rj e K tah Produksi Perin

najer Manajer Produksi

Packing

SST

Admin Produksi Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi) Keg. Produksi (Dibwh Pengawasan Mgr Produksi)

Bahan Baku + SST

Bagian Wood Working

Filing SST

Aprr o plin g

S

IP W

Sampling Aprroval

Sam

Sampling al rov Apr

g in Dept. pl am Kualitas

g Samplin l Approva

Perin

Konsumen

Laminating

Filing SST

Produk Jadi Dimasukkan Produk Jadi Hasil Produksi Packing + SST ke Gdg Brg Jadi berupa Barang Jadi

Bagian Packing

Gdg. Bahan Baku

Gambar 7. Rich Picture Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM Saat Ini


Hasil Produksi Packing Berupa Barang Jadi

JT

Dept. Kualitas Update Informasi Stok

Produk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart

Pengiriman Bahan Baku Sesuai, Informasi Stok Akurat

Digunaka n Dasar Pe sebagai ngiriman Material Bahan Baku Requirement

WIP + RS Press

Pengiriman Bahan Baku

RS

in g ck ag Pa Ba ha n

RS +

Laminating

Fil in g

Sampling Approval

Bahan Baku + MT Ba h ya an B Sam ng Lo aku plin los gQ C

lam n keda asukka PS Dim Sistem i hu ta ke al Di eri PS at n M ka n ar h a as tu rd bu Be Ke

WO

JT

Sistem Informasi

Digunak an U Produc ntuk Membu tion Sc hedule at Production Schedule (PS)

Edging IP W

JT

RS

Pe ng iri m an

R

tok Master Production Schedule (MPS)

Cutting

iS

S t MP bua cast mem Fore PPIC sarkan a berd

tas Mu

Proses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi Out of Stock

WIP + RS

JT

Packing

P+ WI

Finishing Drilling

WO

WO + SR

S

JT WO

Input Data Hasil Sampling

an uk as em m Sist i D PS am M dal Ke

I W

WO

Admin Produksi

SR

+S

td

da

W O

pu

T aJ at

ate

Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi) Keg. Produksi (Dibwh Pengawasan Mgr Produksi) Proses Produksi, dilakukan Sampling untuk setiap proses oleh Dept. Kualitas Bagian Wood Working (Dibwh Pengawasan Spv. Produksi) Bagian Packing (Dibwh Pengawasan Spv. Produksi)

WO R P+

+ WIP

ke G im a Ja sukk di a n

In

d Up

G. Barang Jadi

Dept. PPIC

n

Kapasitas Gudang Cukup, Informasi Stok Akurat

Pengiriman Produk ke Konsumen

JT

JT

iD ad du kJ Pr o

Konsumen

WO+RS

Filing MT Produk Jadi + MT

M T

dg

Br

g

Proses Produksi Terdokumentasi

Filing MT

(MR)

Gdg. Bahan Baku

Gambar 8. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM

Rekomendasi untuk perhitungan biaya produksi dimulai dengan mengumpulkan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk perhitungan biaya produksi yang secara langsung dapat diperoleh dari sistem. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM saat ini dan rekomendasi yang diberikan:

10


PT. KKM


Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi) Keg. Operasional (Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)

arga

Perh

Perhitungan HPP Produk

an H itung

a Ju Harg

Departemen Keuangan

ya Bia i s i ma ks Eti rodu P

Harga

u Prod

o al Pr

ksi

du k

Direktur Harga jual produk rendah agar mudah untuk dipasarkan

Jual P roduk

Estimasi harga produksi mendekati aktual

Departemen Penjualan

Departemen Pengembangan Produk

Gambar 9. Rich Picture Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM Saat Ini

Biaya Produksi Rendah, Harga Jual Sesuai, Penjualan Naik, Keuntungan Perusahaan Meningkat

Menyediakan bahan baku dengan harga dan kualitas yang sesuai

Inv oic Ba e Pe ha m n B be ak lian u

Perhitungan Biaya Produksi Akurat, Cashflow Lancar

Meminimalkan Biaya Produksi, Memproduksi sesuai Jadwal

mp

Sa sil Ha

Supplier

Departemen Keuangan

yang uksi Prod Ulang a y ia it B injauan oduk terka Info jadi dan T a Jual Pr Ter ap Harg d Informasi Penggunaan Direktur Utama terha Material Akurat B Ma iaya sin Pro g-M du as ksi u ing n n& ha l Pr tuk Ha utu teria od b rg e a uk K aB Dept. PPIC asi an M ah orm na an Inf nggu Ba Pe ku Dima asi s rm es Siste ukkan ke m sb d Info t Pros g Info alam i Terk si ka ait H Sistem ter roduk asil P rmasi Informasi Jam P rodu Dept. Informasi ksi Kerja Akurat n Produksi wa a y Job Ticket r Ka (JT) + Move rja Ticket (MT) Ke m Ja

ling

Meminimalkan Produk yang Tidak Sesuai Standart

QC

HRGA PT. KKM

Keg. Pabrikasi (Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi) Keg. Operasional (Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)

Dept. QC

Gambar 10. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM

11


Berikut adalah context, logical, dan physical DFD dari rekomendasi sistem produksi yang diusulkan: Menginformasikan Forecast Penjualan

Dept. Penjualan

Siklus Produksi

Memberikan Produk untuk Pasarkan Memberikan Bahan Baku untuk Produksi Dept. Pembelian

Memberikan Informasi Kebutuhan Bahan Baku

Gambar 11. Context DFD pada Sistem Produksi Usulan

MF Barang Jadi

TF MPS

1. Desain Produk

TF MRP TF PR

MF BOM MF Operation Process Menginformasikan Kebutuhan Pasar

MF Bahan Baku

2. Perencanaan dan Penjadwal Produksi

Menginformasikan Kebutuhan Bahan Baku

Menginformasikan Forecast Penjualan


TF PS

Departemen Penjualan

TF MR

MF Karyawan

TF RS Memberikan Produk untuk Dipasarkan

MF Barang Jadi Memberikan Bahan Baku untuk Produksi

3. Proses Produksi

TF MT TF JT

4. Perhitungan Biaya Produksi

TF RS TF Cost Accounting

MF BOM

MF Barang Jadi MF Karyawan

MF Bahan Baku

Gambar 12. Logical DFD pada Sistem Produksi Usulan

12


TF RS

TF PS

TF MPS

TF MRP

TF JT

TF WO

TF Cost Accounting

TF PR

MF Operation Process

TF MR

Dept. Pengembanga n Produk

MF BOM

TF MT

O PS, P Keinginan Konsumen

, MRP

M P, BO

O , MR,

MF Barang Jadi MF Karyawan

MPS, SPP

Dept. PPIC

PO MRP, SPP

Forecast

PS, MR

Departemen Penjualan Produk, MT

MF Bahan Baku

IT

Data Brg Jadi, BOM, OP

Cost Accounting


JT, SR, MT

Bahan Baku, SJ

Dept. Produksi, Gudang, Kualitas

Dept. Keuangan

WO, SR

T

R, M

JT, S

Gambar 13. Physical DFD pada Sistem Produksi Usulan

Informasi pada sistem yang direkomendasikan untuk PT. KKM dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: a. Master data Master data yang direkomendasikan untuk PT. KKM terdiri dari master data karyawan, master data bahan baku, master data barang jadi, master data bill of material, dan master data operation process. b. Dokumen Beberapa dokumen yang direkomendasikan untuk PT. KKM adalah Purchase Requirement (PR), Master Production Schedule (MPS), Material Requirement Planning (MRP), Production Schedule (PS), Material Requirement (MR), Work Order (WO), Job Ticket (JT), Route Sheet (RS), Move Ticket (MT), Cost Accounting (CA). c. Laporan Laporan-laporan yang diusulkan untuk PT. KKM adalah Laporan Mutasi Stok (Bahan Baku dan Barang Jadi), Laporan Perbandingan Bill of Material, Laporan Progress Produksi, Laporan Plan vs Usage, Laporan Varians Produksi, Laporan Hasil Produksi dan Penjualan, Laporan Sampling QC,

13


Laporan Komplain Pelanggan, Laporan Kualitas Supplier, dan Laporan Kinerja Karyawan. Berdasarkan analisis kelayakan organisasi penerapan sistem informasi di PT. KKM layak untuk dilakukan karena PT. KKM merupakan perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi perusahaan pemimpin pasar furniture terbesar di Indonesia Timur. Penerapan sistem usulan pada siklus produksi dapat membantu tercapainya visi tersebut karena dapat dengan mudah diperoleh informasi untuk perbaikan dan pencegahan suatu permasalahan sehingga dapat lebih cepat dalam pengambilan keputusan. Berdasarkan analisis kelayakan operasional penerapan sistem informasi juga layak dilakukan karena adanya dukungan penuh dari pihak manajemen. Berdasarkan analisis kelayakan teknis penerapan sistem masih dapat dilakukan karena untuk penyediaan software dan hardware sangat mudah diperoleh. Berikut adalah analisa kelayakan ekonomi untuk penerapan sistem yang terdiri dari biaya pengembangan dan biaya operasional. Estimasi biaya pengembangan yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan di PT. KKM adalah sebesar Rp. 28.920.894,- dengan rincian, yaitu: biaya pengembangan hardware sebesar Rp. 15.649.482, biaya pengembangan software sebesar Rp. 10.000.000,-, dan biaya pengembangan jaringan sebesar Rp. 3.271.412,-. Estimasi biaya operasional yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan dalah Rp. 108.306.965,- per tahun dengan rincian, yaitu biaya penambahan personel sebesar Rp. 96.000.000,- per tahun dan biaya operasional peralatan sebesar Rp. 12.306.965,- per tahun. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direktur Utama untuk besarnya biaya yang dikeluarkan masih memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem. Manfaat yang dapat diperoleh oleh PT. KKM dalam penerapan sistem dapat dibagi menjadi dua, yaitu manfaat langsung (tangible benefit) dan manfaat tidak langsung (intangible benefit). Manfaat langsung (tangible benefit) meruapakan manfaat yang dapat langsung dirasakan dari penerapan sistem. Salah satu manfaat langsung yang dapat dirasakan adalah proses desain produk menjadi lebih. Sebelum penerapan sistem hanya dapat menghasilkan 5-8 produk baru, sedangkan dengan sistem yang baru mungkin dapat menghasilkan 12-15 produk

14


baru. Produk baru yang semakin banyak dapat membuat pasar perusahaan dan penjualan perusahaan menjadi lebih. Estimasi kenaikan jumlah desain baru yang dapat dihasilkan adalah tujuh desain baru dengan menggunakan asumsi rata-rata penjualan, rata-rata harga jual, dan rata-rata gross profit dari delapan produk baru perusahaan untuk tahun 2013 adalah sebesar Rp. 715.176.000,Penerapan sistem produksi yang baru membuat informasi terkait stok bahan baku maupun stok barang jadi dapat diperoleh secara akurat dan real-time sehingga tidak diperlukannya kartu stok untuk mencatat stok yang ada. Biaya yang dapat dihilangkan terkait penggunaan kartu stok per bulan adalah Rp. 120.000,-. Penerapan sistem informasi di PT. KKM diharapkan dapat menurunkan nilai inventori bahan baku slow moving dan dead stock dapat berkurang +/- 5% yang dimana semula 12,15% turun menjadi +/- 7%. Perhitungan untuk pengurangan biaya tersebut adalah sebesar Rp. 26.774.060,Perencanaan dan penjadwalan produksi pada PT. KKM juga akan menjadi lebih cepat dibandingkan sebelumnya karena hilangnya aktivitas non-value added untuk melakukan cek fisik untuk memperoleh data stok yang akurat. Seluruh informasi yang diperlukan untuk perencanaan dapat diperoleh langsung dari sistem sehingga dapat proses penyesuaian terhadap suatu perencanaan maupun penjadwalan menjadi lebih cepat. Aktivitas non-value added lain yang dapat dihilangkan dengan adanya sistem adalah hilangnya proses menunggu dari masing-masing stasiun. Informasi yang akurat juga dapat membantu dalam pelaksanaan proses produksi sehingga menjadi lebih efisien karena dapat dengan mudah dilakukan perbaikan terhadap proses produksi berdasarkan informasi yang dimiliki. Informasi yang lengkap dan akurat terkait proses produksi juga membuat proses perhitungan biaya produksi menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih akurat, sesuai dengan biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi tersebut. Penerapan sistem informasi pada perusahaan sesuai dengan rekomendasi juga dapat meningkatkan tingkat pengendalian perusahaan terhadap aset perusahaan maupun pada proses produksi. Tingkat pengendalian yang semakin baik dapat mencegah terjadinya kecurangan terhadap aset perusahaan. Manfaat tidak langsung (intangible benefit) merupakan manfaat yang dirasakan secara tidak langsung dari penerapan sistem atau manfaat yang tidak

15


dapat diliat secara nyata. Salah satu manfaat tidak nyata yang diperoleh PT. KKM dari penerapan sistem adalah loyalitas konsumen yang meningkat. Dengan adanya sistem tracebility dari produk yang dihasilkan maka seluruh proses produksi perusahaan dapat ditelusuri dan dilakukan perbaikan untuk proses produksi. Hal ini menyebabkan kepercayaan konsumen terhadap mutu produk yang dihasilkan oleh perusahaan akan semakin tinggi. Kepuasan konsumen juga merupakan salah satu manfaat yang dapat diperoleh PT. KKM dari penerapan sistem. Hal ini disebabkan karena konsumen dapat memperoleh informasi terkait proses produksi dari produk yang mereka inginkan. Selain itu, harga jual yang ditawarkan oleh perusahaan menjadi lebih realiable, sesuai dengan manfaat yang dapat diperoleh dari produk. Kepuasan konsumen juga dapat meningkat karena produk yang ditawarkan harganya lebih murah karena adanya perbaikan yang berkelanjutan pada proses produksi. Penerapan sistem juga dapat meningkatkan rasa tanggungjawab pekerja terhadap pekerjaan masing-masing. Hal ini disebabkan adanya informasi yang jelas dari setiap proses produksi, yaitu siapa yang bertanggungjawab terhadap produk yang dihasilkan maupun terhadap data yang diinputkan kedalam sistem. Meningkatkan tanggungjawab pekerja dapat membuat mutu produk yang dihasilkan pekerja menjadi semakin baik. Seluruh manfaat dari penerapan sistem informasi sistem produksi di PT. KKM dapat mendukung sasaran strategik perusahaan untuk menjadi perusahaan perusahaan pemimpin pasar furniture terbesar di Indonesia. KESIMPULAN DAN SARAN Rekomendasi yang diberikan terkait kelemahan yang ditemukan dari sistem produksi yang digunakan oleh PT. KKM saat ini adalah perancangan sistem informasi siklus produksi yang terintegrasi. Perancangan sistem informasi untuk siklus produksi di PT. KKM ini juga meliputi perbaikan struktur organisasi, melakukan perancangan job description yang baru, perancangan aktivitas desain produk yang lebih efisien, perancangan aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi yang lebih cepat dan fleksibel, perancangan proses produksi yang lebih terkendali, dan aktivitas perhitungan biaya produksi yang lebih akurat. Penerapan

16


rekomendasi sistem produksi di PT. KKM memerlukan tambahan biaya yang cukup besar, akan tetap keuntungan maupun manfaat lain yang diperoleh perusahaan dari penerapan sistem jauh lebih besar. Saran yang dapat diberikan peneliti terkait penelitian yang sejenis adalah akan lebih baik apabila untuk penelitian yang sejenis juga dilakukan pembahasan terkait perbaikan dari proses produksi untuk mengurangi waktu siklus proses produksi produk dan dapat juga ditambahkan dengan melakukan perhitungan biaya produksi dengan menggunakan metode ABM (Activity Based Management). Selain itu dapat juga dilakukan tambahan pembahasan terkait proses dari produk yang di-reject dan di-rework sehingga sistem yang dirancang dapat lebih sesuai dan lebih mudah dalam penerapan sistem. DAFTAR PUSTAKA Attaran, M. 1997. CIM: Getting Set for Implementation. Industrial Management & Data Systems, Vol. 97(1): 3-9 Dalci, I. & Tanis, V.N. 2005. Benefits of Computerized Accounting Information Systems on the JIT Production Systems on the JIT Production Systems. Review of Social, Economic & Business Studies, Vol 2: 45-64 David, J.S., Chery L. Dunn, William E. McCarthy. 1999. The Research Pyramid: A Framework for Accounting Information Systems Research. Journal of Information Systems, Vol. 13 (1): 7-30 Fernandes, F.C.F., Moacir Godinho Filho, Maurice Bonney. 2009. A Proposal for Integrating Production Control and Quality Control. Industrial Management & Data Systems, Vol. 109(5): 683-707 Gunasekaran, A. 1997. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing: A Survey of Integration and Adaptability Issues. Int. J. Computer Integrated Manufacturing, Vol. 10(1-4): 266-280 Jones, A. 1989. The Design and Implementation of A System Architecture for Computer Integrated Manufacturing. International Journal of Computer Integrated Manufacturing, Vol. 2(2): 65-67 Marri, H.B, dkk. 2003. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing in Small and Medium Enterprises. Industrial and Commercial Training, Vol 35(4): 151-157 Sawhney, R., dkk. 2009. A Modified FMEA Approarch to Enhance Reliability of Lean Systems. International Journal of Qualitu & Reliability Management, Vol.27 (7): 832-855 Soedjianto, F., Gregorius S.B., Benny S.G. 2006. Pembuatan Sistem Informasi Produksi dan Pengendalian Persediaan: Studi Kasus pada PT. Vonita 17


Garment. Seminar Nasional Sistem dan Informatika, Bali. 17 November 2006 Sohal, A.S. 2000. Computer Integrated Manufacturing in the Australian Pharmaceutical Industry. Integrated Manufacturing Systems, Vol. 11(7): 444-453 Sriram, R.S. 2005. Accounting Information System Issues of FMS. Integrated Manufacturing Systems, Vol 6(1): 35-40 Tam S., W.B. Leem Walter W.C.Chung, Henry C.W.Lau. 2000. An Object-Based Process Planning and Scheduling Model in A Product Design Environment. Logistics Information Management, Vol 13(4): 191-200 Wang, L., X.G. Ming, F.B. Kong, D. Li, P.P. Wang. 2012. Focus on Implementation: A Framework for Lean Product Development. Journal of Manufacturing Techonology Management, Vol 23 (1): 4-24 Wu, C., dkk. 2007. Computer Integrated Manufacturing. Dalam Handbook of Industrial Engineering, 3rd ed. Gavriel Salvendy (Editor). John Wiley & Sons: USA, hal 484-529

18

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI YANG TERINTEGRASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI DI PT

Recommend Documents