ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PROSES PRODUKSI PADA PT X Tbk

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Agustus 2008

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PROSES PRODUKSI PADA PT X Tbk Michael Rawi dan Fajar Baskoro Jurusan Manajemen Teknologi Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Jl. Cokroaminoto 12 A Surabaya Email : [email protected]

ABSTRAK PT X Tbk. adalah sebuah badan usaha yang bergerak di bidang pengolahan hasil laut dan hasil bumi. Perusahaan yang berlokasi di Sidoarjo, Jawa Timur ini berfokus pada pengolahan hasil laut dan bumi untuk diekspor ke negara lain. Dalam menjalankan proses produksi, perusahaan ini masih menggunakan pencatatan kegiatan produksi secara manual. Hal ini menyebabkan laporan hasil produksi pada satu hari, tidak bisa disajikan secara cepat, karena memerlukan pengeditan lagi untuk disajikan dalam bentuk laporan. Selain itu, rumitnya proses produksi juga menyebabkan beberapa laporan yang tersaji, menjadi tidak akurat. Ada 2 hal utama yang ingin diketahui oleh manajemen, namun sulit disajikan karena keterbatasan waktu dan kerumitan proses, yaitu data supplier dan perubahan berat untuk tiap proses produksi. Proses perancangan sistem ini dibagi dalam 3 tahap yaitu analisa sistem, desain sistem, dan penulisan laporan dan dokumentasi. Proses perancangan sistem ini menggunakan desain berorientasi objek dan menggunakan metode UML sebagai alat untuk perancangan desain tersebut. Adapun ruang lingkup perancangan sistem informasi ini meliputi proses pengolahan udang, yang menjadi andalan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan. Adapun hasil yang ingin dicapai dari tesis ini adalah menghasilkan suatu rancangan sistem informasi dalam bentuk diagram UML, yang bila diimplementasikan dapat membantu pihak manajemen untuk melakukan analisa berdasarkan laporan yang disajikan serta dapat membantu pihak IT dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Kata kunci : sistem informasi pengolahan udang, UML

PENDAHULUAN PT X didirikan pada tanggal 12 April 1973 di Sidoarjo, Jawa Timur dan pada tanggal 5 January 1993, menjadi perusahaan terbuka. Bisnis utama pada PT X adalah di bidang pengolahan makanan yaitu udang, kaki katak, ikan, kacang mede, dan sebagainya. Pabrik utama perusahaan berlokasi di Sidoarjo dengan kapasitas produksi 5000 ton hasil laut. Sebagai tambahan, perusahaan juga mempunyai pabrik yang berlokasi di Jakarta, Surabaya, Bali dan Banjarmasin yang secara total memberikan kontribusi 2500 ton setiap tahun Produk utama dari PT X adalah udang olahan. Bahan baku udang dari supplier di proses oleh pabrik untuk dijadikan produk kemasan, yang kemudian di ekspor ke berbagai negara seperti Malaysia, Singapura, dan negara-negara di benua Eropa seperti Prancis, Jerman dll. Untuk mendapatkan kemasan barang jadi, bahan baku udang tersebut harus melewati beberapa proses antara lain pemotongan kepala (headless),


sorting, pengupasan (peeling), perendaman (soaking), dimasak (cook), pendinginan (freezing), dan terakhir pengemasan (packing). Dalam kegiatan proses produksi, PT X telah menerapkan alur pencatatan dokumen proses produksi untuk mengamati perubahan berat dari tiap proses yang merupakan faktor kunci dari proses produksi tersebut, mengamati varian produk yang dihasilkan untuk satu kegiatan proses produksi, serta memantau produktivitas produksi sebagai acuan untuk pembayaran upah harian pekerja. Semua hal tersebut merupakan faktor kunci keberhasilan perusahaan untuk menerapkan strategi kompetitif baik dalam pemasaran produk, analisa biaya maupun strategi proses produksi. Saat ini, PT X menghadapi tiga masalah utama yang menghambat perusahaan dalam menerapkan strategi-strategi kompetitif diatas. Masalah pertama adalah pemberlakuan aturan supplier tracking oleh negara-negara tujuan ekspor dari produk perusahaan. Sistem supplier tracking mengharuskan perusahaan untuk dapat melacak supplier bahan baku dari suatu jenis produk yang dihasilkan. Proses produksi PT X sendiri melibatkan banyak supplier dalam satu kegiatan proses produksi. Untuk tiap proses produksi, dapat terjadi penggabungan beberapa supplier. Saat ini, perusahaan hanya mampu melacak tiga supplier yang memiliki persentase terbesar untuk produk yang dihasilkan, melalui nomor seri yang telah ada. Untuk dapat mengekspor barang jadi ke negara tersebut, perusahaan harus mengikuti aturan yang berlaku, dalam hal ini, membuat sistem yang dapat melacak seluruh supplier yang terlibat dalam setiap kegiatan produksi. Masalah kedua yang dihadapi perusahaan adalah pelacakan perubahan berat bahan baku dalam setiap proses produksi. Walaupun perusahaan telah menerapkan alur untuk pelacakat tersebut, namun laporan yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lama dan seringkali tidak akurat. Hal ini disebabkan oleh sistem pencatatan yang masih dilakukan secara manual, sehingga resiko kesalahan perhitungan yang dihasilkan masih tinggi. Perhitungan manual tersebut juga menyebabkan laporan yang diminta oleh pihak manajemen, tidak bisa didapatkan secara langsung. Masalah ini menyebabkan pihak manajemen tidak bisa secara cepat memutuskan strategi yang harus diambil dalam menjalankan proses produksi. Harga daging udang dapat berubah-ubah mengikuti kurs dollar, namun harga produk jadi yang dihasilkan perusahaan tidak dapat berubah. Selain itu, dalam satu kegiatan produksi, dapat dihasilkan berbagai variasi produk disamping satu produk yang diinginkan, sehingga menyulitkan manajemen untuk memperkirakan variasi produk yang dihasilkan tersebut. Masalah ini ditambah dengan terpisahnya laporan untuk tiap proses produksi, sehingga untuk membuat laporan analisa, harus menggabungkan serta memodifikasi laporan yang telah ada. Masalah ketiga adalah inventori yang masih menggunakan pencatatan manual, sehingga sulit untuk mengetahui dengan persis, lokasi barang jadi yang akan diekspor. PT X mempunyai beberapa inventori tempat menyimpan barang jadi sebelum diekspor ke negara tujuan. Karena banyaknya tempat penyimpanan serta sistem pencatatan yang namsih manual, menyebabkan butuh waktu yang lama untukmengetahui tempat penyimpanan barang jadi yang akan diekspor. Berdasarkan masalah-masalah diatas, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang ada. PENGOLAHAN UDANG Industri dalam tinjauan atau pandangan orang awam yang menyamakan industri identik dengan pabrik. Konsep industri dalam pandangan teknik industri adalah suatu

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-2


proses transformasi yang merubah sekumpulan input menjadi output yang memiliki nilai tambah dengan melakukan proses secara efektif dan efisien. industri dibagi menjadi industri manufaktur dan industri jasa. Untuk industri manufaktur, merupakan suatu pengelolaan yang dilakukan terhadap sejumlah bahan baku atau material seperti bahan organik misal daging mentah atau non organik seperti kayu, besi; dalam proses transformasi yang menghasilkan sejumlah produk sesuai dengan rencana yang mempunyai fungsi sebagai alat bantu manusia dalam kehidupan sehari-hari. Produk yang dihasilkan seperti meja, kursi, peralatan dapur, sabun mandi dan berbagai peralatan kantor dan rumah tangga atau produk nyata seperti makanan atau minuman. Industri jasa mempunyai perbedaan yang spesifik dengan industri manufaktur. Dalam industri jasa tidak terjadi perubahan secara fisik atau ukuran dari suatu material atau produk dalam proses transformasinya dan hasil dari industri jasa mempunyai sifat untuk dapat dinikmati. Industri jasa saat ini lebih berkembang, karena tuntutan masyarakat untuk mendapatkan layanan yang lebih baik, lebih cepat dan lebih akurat dalam mendukung aktifitasnya. Contoh industri jasa adalah transportasi, telekomunikasi, pos dan giro, perbankan, asuransi, rumah makan dan rumah sakit. PT X Tbk adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan hasil bumi. Perusahaan ini dikategorikan sebagai industri manufaktur. Produksi utama dari perusahaan ini adalah pengolahan udang. Hasil pengolahan udang ini kemudian diekspor ke berbagai negara. UNIFIED MODELING LANGUAGE UML adalah bahasa pemodelan standar yang terdiri atas kumpulan diagram yang terintegrasi, dikembangkan untuk membantu pengembang sistem dan software untuk mengerjakan tugas berikut:  Spesifikasi  Visualisasi  Desain arsitektur  Konstruksi  Simulasi dan uji coba  Dokumentasi Pada awalnya, UML dikembangkan dengan ide mempromosikan komunikasi dan produktivitas antar pengembang sistem berorientasi objek, namun kemampuan dari UML tersebut membuka jalan bagi semua tipe dan pengembangan sistem dan software UML menjawab kebutuhan penting dalam pengembangan software dan sistem. Pemodelan menjadi lebih mudah dimengerti, memungkinkan pengembang untuk konsentrasi dalam masalah yang lebih besar. UML membantu pemecahan masalah, dengan cara mencegah pengembang terganggu dengan detail yang lebih baik ditahan sampai pada waktunya. Metode ini memungkinkan pihak pengembang maupun penyokong bertanya dan mendapatkan jawaban yang bagus tanpa mengeluarkan biaya untuk mengembangkan sistem terlebih dahulu. PROSES BISNIS Dalam proses bisinis, PT X mempunyai 3 bagian utama yaitu bagian marketing, bagian produksi dan bagian keuangan. Disamping itu, PT X juga mempunyai divisi tambahan yaitu bagian penjualan dan pembelian. Departemen marketing bertugas untuk

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-3


mencari pembeli yang menginginkan tipe produk tertentu. Karena 95% pembeli produk PT X berasal dari luar negri, maka proses tersebut dilakukan menggunakan email. Apabila pembeli merasa kebutuhan tersebut mendesak, pembeli tersebut biasanya menghubungi pihak marketing secara langsung melalui telepon. Dalam memasarkan produk, pihak marketing terlebih dahulu meminta data kepada pihak produksi, untuk mengetahui barang mana yang mempunyai prioritas utama untuk dijual terlebih dahulu. Apabila mereka mendapat pesanan namun barang tersebut tidak ada, maka pihak marketing menghubungi pihak produksi untuk mengetahui apakah barang yang diinginkan bisa diproduksi atau tidak serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi hingga selesai. Setelah proses negosiasi harga selesai dilakukan, maka pihak produksi segera mengatur proses pembelian bahan baku dan menghubungi supplier yang dapat menyediakan tipe udang yang akan diproses. Supplier yang dihubungi bisa lebih dari satu. Hal ini bisa terjadi karena pihak supplier belum tentu bisa menyediakan bahan baku sejumlah yang diinginkan. Setelah selesai negosiasi, maka pihak produksi menghubungi departemen pembelian untuk membuat surat pembelian bahan baku. Selanjutnya pihak pembelian akan menunggu supplier mengantarkan bahan baku tersebut untuk kemudian diproses hingga menjadi produk yang diinginkan. Setelah negosiasi harga selesai, departemen marketing kemudian mengurus segala administrasi yang berhubungan dengan bea cukai, agar barang hasil produksi dapat diekspor tanpa ada halangan. Proses ini sendiri dilakukan dengan mengirim data yang diperlukan kepada pihak bea cukai. Selain itu, departemen marketing juga menyewa container yang akan dipakai untuk membawa barang jadi hingga sampai tujuan. Adapun container tersebut harus memenuhi standar yang berlaku yaitu mempunyai pendingin ruangan dan dapat menjaga container tersebut tetap dalam suhu yang dingin agar produk udang yang akan dikirim tidak rusak. Pembeli produk PT X sendiri terbagi dalam 2 bagian besar, yaitu pembeli tetap dan tidak tetap. Pembeli tetap biasanya memesan barang jadi secara berkala dan seringkali tidak memerlukan pendekatan secara personal. Biasanya pembeli ini memesan memesan melalui email. Pembeli yang tidak tetap biasanya memesan apabila persediaan barang jadi mereka tinggal sedikit, atau pembeli baru yang akan memesan barang. Untuk mendapatkan pembeli baru, biasanya tiap 2 minggu sekali, COO perusahaan melakukan perjalanan ke negara yang berpotensi serta melakukan pendekatan kepada pembeli baru tersebut. DESAIN DATA Desain data dan desain proses dilakukan dengan pendekatan berorientasi objek yaitu dengan menggunakan UML. Pada pemodelan dengan berorientasi objek, desain data bisa digabung dengan disain proses. Hal ini bisa dimungkinkan karena selain memiliki atribut, sebuah class juga bisa memiliki operasi-operasi. Dengan mengamati kebutuhan, langkah-langkah dalam deskripsi use case yang telah dibuat, serta mengamati sequence diagram dan observasi di lapangan, maka dibuatlah class diagram untuk aplikasi. Aplikasi yang akan didesain terdiri dari dua bagian penting, yaitu bagian data input dan reporting service. Data input bertujuan untuk memproses dan memasukkan data ke dalam database server, sedangkan reporting service bertujuan untuk menyajikan laporan kepada pihak manajemen.

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-4


Gambar 1 Class diagram Proses I dan Proses II

Gambar 1 menunjukkan class diagram proses I dan prosses II. Proses bisnis penting terdapat dalam class Process. Class ini mengimplementasi interface IProcess sebagai dasar untuk business process. Class ini mempunyai turunan class yang terdiri dari Process I, Process AVP dan Master. Attribute yang terdapat dalam class Process bersifat protected, karena attribute ini akan menjadi attribute unik untuk tiap proses turunannya. Semua function public dalam class process akan dioverrides oleh class turunan, karena tiap class turunan mempunyai proses unik sendiri-sendiri dalam menangani data. Namun, karena tiap class turunan harus mempunyai fungsi tersebut, maka fungsi-fungsi tersebut diletakkan dalam class process dan diberi attribute must override.

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-5


Turunan utama dari class process adalah process I, process AVP dan master. Ketiga class inilah yang akan menurunkan class-class yang akan dipakai dalam aplikasi utama. Class process, process I, process AVP, dan master adalah class dasar yang tidak bisa dipakai dalam aplikasi. Turunan dari class process I adalah actual weight, purchasing, tempstorage, storagehistory, headless dan receiving. Class ini mewakili tiap station yang akan dioperasikan dalam proses produksi di proses awal sebelum AVP. Selanjutnya turunan kedua dari class process adalah process AVP. Seperti pada process I, turunan class process AVP juga mewakili process yang ada di produksi produk AVP. Class-class tersebut meliputi Peeled, Tailing, Cooking dan Soaking. Turunan terakhir dari class process adalah Master. Class master ini menyimpan dan memproses data master yang penting bagi proses produksi seperti Tipe udang, supplier, dan pekerja. Class tambahan dari data entry system adalah class user dan data connection. Class user bertujuan untuk mengidentifikasi user yang terlibat dalam sebuah workstation process sedangkan data connection adalah class yang menangani penyimpanan dan pengambilan data serta koneksi dari database server.

Reports

Reporting Service +DisplayMenu()

MenuManager 1

+DisplayCategories()

1

#ReportPath #ReportName +InitateLabel() +InitiateToolbar()

*

1

1 1

Parameters #rViewer : ReportViewer #InitializeComponent() +butShow_Click()

1 Security

1

-username -password +Authenticate() : Integer

*

1 ReportViewer

*

-reportPath -reportDocument -reportViewerComponent +DisplayReport() +AuthenticateLogin() +InitializeParameters() +Configure() +InserParameter() +Close()

1

BussinessProcess DataProcessing +ConnectionString

1

1

+Save() : Integer +Insert() : Integer +Delete() : Integer +Select() : Integer

#Tanggal : Date #TanggalAwal : Date #TanggalAkhir : Date #ListParam : String #Single : String +Save() +Display_Click()

1 User *

Process I Summary

Actual Summary

+display_report()

+display_report()

GW Summary +display_report()

Headless Summary

Process AVP Summary

+display_report()

+display_report()

Gambar 2 Class Diagram Reporting Service

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-6

-Id : Integer -Name : String -Group : Integer -LastLogin : Date -Suspended : Boolean +SaveProfile() : Integer


Class diagram reporting service terdiri dari sebuah class utama yaitu business process. Class ini akan diturunkan menjadi class-class report yang akan diakses oleh user. Class-class report tersebut akan bertambah seiring dengan permintaan jenis laporan oleh pihak manajemen. Untuk desain awal, laporan yang diperlukan ada 5 buah yaitu process I summary, actual summary, GW summary, Headless summary dan process AVP summary. Class parameter dan report viewer berfungsi sebagai viewer report yang akan menampilkan report yang diinginkan dari parameter yang diinput oleh user. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dari PT X, tbk, maka didapat kesimpulan sebagai berikut : 1. Rancangan sistem informasi ini sampai pada tahap prototype yang merupakan gambaran sketsa untuk pengembangan sistem baru untuk lebih efektif dan efisien dalam mengakses data secara up-to-date dan just-in-time. 2. Rancangan aplikasi sistem informasi untuk departemen sales ini menghasilkan prototype dengan arsitektur client-server. 3. Rancangan sistem informasi ini menggunakan dua alternatif infrastruktur topologi jaringan, tergantung dari manajemen perusahaan yang menentukan diukur dari sisi efisiensinya. DAFTAR PUSTAKA Kim Hamilton, Russell Miles (2006) Learning UML 2.0, O’Reilly Martin L. Shoemaker (2004) UML Applied: A .NET Perspective, Apress Brett D. McLaughin, Garry Police, David West (2007) Head First OOAD, O’Reilly Paul Lomax, Tim Patrick, Ron Petrusha, Steven Roman, Ph.D. (2006) Visual Basic 2005: In a Nutshell, 3rd Edition, O’Reilly Rockford Lhotka (2003) Expert One-on-One Visual Basic .NET Business Objects, Apress

ISBN : 978-979-99735-6-6 C-23-7

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PROSES PRODUKSI PADA PT X Tbk

Recommend Documents