Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25 September 2013 Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 4 Oktober 2013
SISTEM INFORMASI PADA PT. HERO SUPERMARKET Tbk.
OLEH KELOMPOK 5: HERU PRATAMA P056121841.50 JAUHAR SAMUDERA N. P056121891.50 NINA ARIDHONA P056121941.50 RINALDI SYAHRAN P056121961.50 SALLY WIEDJARNARKO P056121971.50
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
1
DAFTAR ISI Halaman
DAFTAR ISI ........................................................................................................... i DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ii DAFTAR TABEL ................................................................................................. ii I.
PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1.
Latar Belakang ...................................................................................... 1
1.2.
Tujuan Penulisan ................................................................................... 2
II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................. 3 2.1.
Pengertian Sistem Informasi .................................................................. 3
2.2.
Tipe Sistem Informasi ........................................................................... 5
2.3.
Komponen Sistem Informasi ................................................................. 8
III. PEMBAHASAN ........................................................................................... 10 3.1.
Profil PT Hero Supermarket Tbk ........................................................ 10
3.2.
Tipe Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk ............................. 12 3.2.1. Penerapan Operating Support System (OSS) .............................. 12 3.2.2. Penerapan Management Support System (MSS) ......................... 15
3.3.
Sistem Informasi di PT. Hero Supermarket Tbk. ................................ 16 3.3.1. Komponen Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. ......... 18 3.3.2. Matriks Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. .............. 21
IV. PENUTUP ..................................................................................................... 23 4.1.
Kesimpulan…………………………………………………………... 23
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 24
i
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1. Bagan Sistem Informasi ........................................................................ 5 Gambar 2. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. ....................................... 13 Gambar 3. Struktur Organisasi Divisi IT .............................................................. 16 Gambar 4. Alur Sistem Informasi Produk............................................................. 17
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini ................................ 21
ii
I. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk
manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus
mampu
melakukan
terobosan-terobosan
dan
inovasi
baru
serta
menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat untuk bersaing. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Dalam industri usaha ritel, sistem informasi merupakan senjata yang paling penting dalam memenangkan persaingan usaha, mengingat informasi merupakan peralatan yang sangat strategis bagi perusahan dan memerlukan biaya yang besar untuk pengadaan maka penerapannya harus dilakukan dengan perencanaan dan studi yang matang. PT. Hero Supermarket Tbk. merupakan suatu perusahaan di bidang retail, dan dalam kegiatan operasionalnya PT. Hero Supermarket Tbk. menggunakan sistem informasi manajemen.
1
1.2.
Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk menggambarkan
penerapan sistem informasi manajemen di PT. Hero Supermaket Tbk., mengidentifikasi sumberdaya yang digunakan dalam penerapan sistem informasi manajemen, serta menyusun sumberdaya tersebut dalam matriks komponen sistem informasi.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian Sistem Informasi Definisi sistem informasi sangatlah beragam, antara lain sebagai berikut: 1. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. 2. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. 3. Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi. 4. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. 5. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user) 6. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada. 7. Suatu sistem informasi adalah aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan
3
soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
Berdasarkan pengertian yang ada di atas, maka sistem informasi dapat disimpulkan menjadi suatu sistem yang sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau badan usaha (perusahaan) tertentu. Informasi merupakan suatu sumber daya organisasional yang harus dikelola dengan baik sebagaimana sumberdaya yang lain. Semua sistem informasi yang terkomputerisasi memiliki basis data (database) dasar yang dapat digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis. Sedangkan sistem merupakan segala sesuatu yang terdiri dari sekumpulan elemen-elemen atau subsistem yang saling berhubungan (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Apabila di dalam suatu sistem terdapat permasalahan (problem), dimana permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan pada sistem yang lama serta pertumbuhan organisasi dan juga dapat berupa usaha untuk meraih kesempatan (opportunities). Disamping itu, faktor teknologi informasi yang telah berkembang dengan cepat serta terdapat instruksi-instruksi (directives) dari pimpinan perusahaan, maka dengan demikian suatu sistem yang bersangkutan harus mengalami perkembangan atau dikembangkan. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Tahapan utama dalam siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari : 1. Perencanaan Sistem (Systems Planning) 2. Analisis Sistem (System Analysis) 3. Perancangan Sistem (Systems Design) 4. Seleksi Sistem (System Selection) 5. Perancangan Sistem (Systems Design) 6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation and Maintenance)
4
Sistem informasi adalah aplikasi untuk mendukung operasi dari suatu organisasi, yaitu operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem informasi manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem informasi akan mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan.
2.2.
Tipe Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari
sumberdaya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’Brien (2010), berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan.
Gambar 1. Bagan Sistem Informasi Sumber : O’Brien (2010)
Klasifikasi sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut: 1. Sistem Penunjang Operasi (Operations Support Systems) Wikipedia menyebutkan bahwa sistem pendukung operasi adalah sistem komputer yang digunakan untuk menggambarkan proses pendukung seperti memelihara jaringan, konfigurasi komponen jaringan, dan
5
kesalahan pengelolaan. Sistem pendukung bisnis biasanya mengacu pada "sistem usaha" yang berurusan dengan pelanggan, mendukung proses seperti mengambil pesanan, pengolahan tagihan, dan mengumpulkan pembayaran.
Tujuan
sistem
pendukung
operasi
adalah
untuk
mengefisienkan proses transaksi dalam bisnis, mengontrol dalam proses industri, mendukung komunikasi untuk berkolaborasi dan update database. Operations support system dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: a. Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem yang digunakan untuk memproses data yang berasal dari transaksi bisnis, update operational database dan memproduk dokumen bisnis (Budiarto, 2009). TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. Contoh: sales processing, inventory systems, accounting systems. b. Process Control Systems (PCS) PCS merupakan sistem yang digunakan untuk memonitor dan mengkontrol proses industri. PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses fisik. Contoh: menggunakan sensorsensor untuk mengawasi proses-proses kimia di pengolahan minyak c. Enterprise Collaboration Systems (ECS) ECS adalah sistem yang digunakan untuk berkomunikasi antara team, workgroup dan enterprise colaboration (Budiarto, 2009). Sistem ini juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi di internal perusahaan. ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok kerja. Contoh: email, video conferencing. 2. Sistem Penunjang Manajemen (Management Support Systems) Merupakan sistem yang dapat menyediakan end-user manager akan suatu produk informasi yang menunjang pengambilan keputusan setiap saat secara efektif (Budiarto, 2009). Management support system dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: a. Management Information Systems (MIS) MIS merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola informasi untuk pembuatan laporan dan pendukung suatu keputusan. MIS dapat
6
juga membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja kegiatan bisnis tertentu. Contoh: daily sales, analysis reports, business forecasting,
inventory
management
and
human
resources
management. b. Decision Support Systems (DSS) DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi end-user manager secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya. DSS menyediakan dukungan ad-hoc dan interaktif. Contoh: sebuah analisis what-if untuk menentukan dimana sebuah perusahaan harus menggunakan dana periklanan. c. Executive Information Systems (EIS) EIS adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’Brien, 2010).
Contoh:
akses yang mudah terhadap kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para pesaing.
Selain operations support system dan management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business Systems. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis.
7
2.3.
Komponen Sistem Informasi Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. 1. Komponen input, merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi 2. Komponen model, yang berupa kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan 3. Komponen output, yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi, yang merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem. 5. Komponen basis data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database. 6. Komponen kontrol, merupakan pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. Komponen kontrol terdiri atas enam komponen, antara lain: a. Orang (People) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).
8
b. Aktivitas Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut. c. Data Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. d. Perangkat Keras (hardware) Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. e. Perangkat Lunak (sotfware) Sekumpulan
instruksi-instruksi
atau
perintah-perintah
yang
memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. f. Jaringan (network) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda
9
III. PEMBAHASAN
3.1.
Profil PT Hero Supermarket Tbk. PT Hero Supermarket Tbk adalah perusahaan ritel yang memiliki banyak
cabang di Indonesia. Hero Supermarket Group adalah perusahaan ritel modern pertama di Indonesia, didirikan tahun 1971 oleh almarhum Muhammad Saleh Kurnia di Jalan Falatehan. Saat ini Hero membidik dasar menengah ke atas. Saat ini, Hero Supermarket Group merupakan suatu grup ritel yang memiliki berbagai format sebagai berikut: 1. Hero (supermarket) 2. Giant (hypermarket & supermarket) 3. Guardian (drug store) 4. Starmart (convenience)
Pada tanggal 30 Juni 1989 PT. Hero Supermarket Go Public meramaikan pasar modal dan merupakan ritel pasar swalayan pertama di Indonesia yang memperoleh kepercayaan untuk menjual sahamnya kepada masyarakat luas. Penjualan saham pertama 1.795.000 lembar saham dengan nilai nominal Rp. 1000 dan ditawarkan dengan harga perdana Rp 7.200 per lembar saham dan dari hasil penjualan Tahun 1989 mencapai 159,9 miliar rupiah. Tahun 1992 PT. Hero Supermarket Tbk. Menawarkan 29.412.500 lembar saham di Bursa Efek Jakarta dengan harga penawaran Rp 1.500 per lembar saham. Tahun 1991 PT. Hero Supermarket membuka toko swalayan kecil dengan konsep convenience store dan diberi nama Star Mart, yang melayani kebutuhan rumah tangga secara cepat, dengan lokasi yang strategis seperti Hotel, Apartemen, Komplek Ruko dan lainlain. Selain itu Hero Group juga mendirikan semacam toko perkulakan pertama di Indonesia dengan nama Mega Super Grosir, target pasarnya adalah toko eceran kecil, koperasi, perhotelan, perkantoran, Instasi pemerintah. Bulan Februari 1998 PT. Hero Supermarket mengadakan aliansi strategis dengan Dairy Farm Hongkong, anggota Jardine Matheson. Dairy Farm memiliki penyertaan saham langsung pada Perseroan sebesar 7,6 % dan melalui obligasi tukar yang dapat ditukarkan dengan saham Perseroan sebesar 24,55 %. Jalinan
10
kerjasama ini juga diwujudkan dengan bergabungnya eksekutif Dairy Farm dalam jajaran Direksi dan Komisaris PT. Hero Supermarket Tbk. Pada tahun 1998 inilah restrukturisasi perusahaan dan kepemilikannya diperjelas dan beberapa usaha yang tergabung dalam Hero group dipersatukan dalam PT. Hero Supermarket Tbk. yang meliputi PT. Hero Supermarket (Hero Supermarket), PT. Wiramaju Karismajaya (Mitra Toko Discount), PT. Catur Abadi Jayasakti (Shop In), Star Mart, dan Guardian (ex Dairy Farm) dan yang lainnya di jual. Pada tanggal 26 Juli 2002, Giant hypermarket yang pertama di buka yang berlokasi Villa Melati Mas, Serpong-Tangerang. Giant Hypermarket dengan mottonya “Banyak Pilihan Harga Lebih Murah” dengan menyediakan jumlah barang yang besar antara 35.000-50.000 item yang yang mana 90%nya berasal dari produk lokal dan etnik. Giant ingin dikenal sebagai brand yang murah terjangkau dan dapat dipercaya.. Visi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah “menjadi pengecer terkemuka di Indonesia dari segi penjualan dan penciptaan nilai jangka panjang bagi pemangku kepentingan. Misi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah 1. Kami memiliki 5 MEREK TOKO (Hero Supermarket, Guardian, Starmart, Giant Hypermarket dan Giant Supermarket) yang dapat memuaskan semua segmen
pelanggan
dan
kami
akan
mengembangkannya
secara
menguntungkan di seluruh Indonesia, dengan memperkuat penawaran masing-masing merek toko. 2. Kami meningkatkan dan memotivasi talenta lokal terbaik dalam Perseroan. 3. Kami berusaha keras menjadi yang terbaik bagi pelanggan, lebih sederhana bagi karyawan, dan lebih murah bagi Perseroan. 4. Kami, sebagai PELOPOR ritel di Indonesia akan melanjutkan bekerja sama untuk tumbuh seiring dengan perkembangan negara kami, memajukan Perseroan kami dan meningkatkan kesejahteraan para pemangku kepentingan.
11
3.2.
Tipe Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.
3.2.1. Penerapan Operating Support System (OSS) 1. Transaction Processing System (TPS) TPS yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. adalah Point of Sale (POS) System. Barang-barang yang dibeli oleh konsumen dibayar melalui Point Of Sale atau kasir dan pada saat itulah dilakukan pencatatan atas transaksi yang sedang terjadi dengan menggunakan Axapta dan SAP, dimana data yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam server. 2. Enterprise Collaboration System (ECS) Sebagai perusahaan ritel, PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan pembelian dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang kegiatan usahanya. Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu menentukan kebutuhan, mencari penjual yang memiliki barang yang sesuai dengan kebutuhan pembeli, penyelesaian harga dan syarat-syarat lainnya. Berutu (2008) menyebutkan bahwa penentuan kebutuhan penjualan dilakukan dengan melihat informasi pasar tentang produk-produk yang akan dijual. Kemudian PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan kegiatan penjualan dengan menjual produk-produk yang ada di gerainya. Produk yang dijual harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. Menjual barang komplit menurut lingkungan b. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi pasar. c. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku d. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing
Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada di pusat distribusi PT. Hero Supermarket Tbk. yang berlokasi di Cibitung-Bekasi. Pusat distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang berada di pusat distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Proses interaksi tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan
12
kantor pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang seperti yang tampak pada gambar di bawah ini: Kantor Pusat
Gerai Cabang
Gudang
Supplier
Gambar 2. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.
Alur interaksi Kantor Pusat, Gerai Cabang, Gudang dan Supplier selengkapnya dijelaskan sebagai berikut: a. Gerai Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Kantor Pusat dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Gerai Cabang ke Kantor Pusat dan Kantor Pusat ke Gerai Cabang. Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang. b. Kantor Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang, untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke
13
tiap gerai di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli. c. Gerai Cabang berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke Gerai Cabang. d. Gerai
Cabang
berinteraksi
dengan
pihak
supplier,
dengan
memberikan daftar barang yang akan dibeli (purchase order) e. Kantor Pusat mendapatkan informasi tagihan dari supplier atas pengiriman barang yang diperlukan atau dibeli oleh Gerai Cabang. f. Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Gerai Cabang dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke gudang milik PT. Hero Supermarket Tbk.
Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor Pusat serta Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan Supplier dan Gudang dengan Supplier menggunakan jaringan internet. 3. Process Control Systems (PCS) : tidak ada Dalam rangka mengatur inventori barang dagang agar dapat memperkirakan besarnya persedian setiap barang yang dikelolanya dengan tepat. PT. Hero Supermaket Tbk menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) untuk menganalisis data inventori. Aplikasi ini dibangun dalam lingkungan Microsoft SQL Server ditujukan untuk membantu
manajemen
dalam
memperoleh
informasi
mengenai
manajemen inventori yang dikelolanya. Aplikasi yang dibangun terdiri dari tiga modul utama, yaitu modul untuk migrasi data sumber, modul penciptaan data warehouse penjualan, dan modul pembuatan laporan. Modul migrasi data berfungsi untuk memindahkan data penjualan yang disimpan dalam komputer kasir ke dalam data warehouse yang ditempatkan dalam komputer server. Modul penciptaan data warehouse berfungsi untuk membangun model data multi-dimensi. Sedang modul pembuatan laporan dibangun dengan memanfaatkan SQL Server Analysis
14
Services, Microsoft Excel, dan SQL Server Reporting Services untuk menampilkan informasi hasil analisis. Dengan tersedianya aplikasi yang telah berhasil dibangun, memungkinkan pihak manajemen untuk langsung melakukan pemesanan pembelian suatu barang bilamana barang tersebut telah mencapai nilai persediaan minimumnya. Selain itu, pergerakan inventori dari setiap barang yang dikelolanya dapat digambarkan, sehingga bagian pembelian akan dapat memberikan perhatian khusus pada barang yang tren penjualannya bergerak dengan cepat agar tidak sampai kehabisan persediaan barang tersebut. Kemampuan aplikasi untuk menampilkan daftar barang-barang yang dikategorikan tidak laku jual dapat menekan biaya inventori yang dapat ditimbulkannya.
3.2.2. Penerapan Management Support System (MSS) 1. Management Information System (MIS) MIS yang digunakan pada PT. Hero Supermarket Tbk. adalah Hero Supermarket Field Management System yang menyediakan aplikasi yang dapat membantu manager gerai cabang dalam business forecasting, inventory management and human resources management. Aplikasi ini akan berupa suatu bentuk pelaporan yang selanjutnya digunakan oleh perusahaan dalam penentuan atau pengambilan keputusan pada sistem penunjang keputusan. 2. Decision Support Sistem (DSS) Bagi PT. Hero Supermarket penggunaan DSS terlihat ketika setiap manager manager gerai cabang dapat memonitor performance system secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen persediaan. 3. Executive Information Systems (EIS) Dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi strategis bagi high level management. PT. Hero Supermaket Tbk memiliki divisi IT. Misi dari Divisi IT adalah menjadikan IT sebagai benchmark bagi divisi lainnya dan memenuhi standar IT kelas dunia di bidang retail. Divisi ini dipimpin oleh
15
seorang General Manager yang bertanggung jawab kepada Chief Operation Officer (COO) dan secara organisasi bertanggung jawab kepada IT Director Asia. General Manajer ini membawahi dua orang IT manajer yaitu IT Manager Development & Research, serta IT Operational Manager.
COO
General Manajer IT
Manajer IT R&D
Manajer IT Operasional
Staff
Staff
Gambar 3. Struktur Organisasi Divisi IT
3.3.
Sistem Informasi di PT. Hero Supermarket Tbk. Produk yang diperjualbelikan di PT. Hero Supermarket Tbk. merupakan
barang kebutuhan pokok yang harus dikontrol dalam persediaan barangnya. Jangan sampai ada pelanggan yang mengeluh barang yang dicari tidak ada ataupun barang yang ada sudah usang karena terlalu lama (kadaluarsa). Adanya teknologi informasi maka dapat memudahkan dalam pengelolaan terhadap produk yang ada di setiap gerai. Dalam sistem persediaan, dibutuhkan teknologi informasi untuk menyusun database dari berbagai jenis produk yang akan diperjualbelikan, kode barang, nama suplier, harga produk dan lain sebagainya. Adanya database memiliki banyak manfaat karena saat ini selain digunakan untuk transaksi di kassa, juga digunakan dalam penyediaan informasi bagi konsumen mengenai harga produk dengan menggunakan sensor barcode dan komputer yang biasanya diletakkan di sudut toko.
16
Seluruh
komputer
yang
ada
merupakan
workstation
yang siap
dioperasikan oleh end user (kasir) dalam melayani konsumen. Ada komputer yang dapat langsung digunakan oleh konsumen, ada yang digunakan untuk transaksi di kasir, ada yang digunakan di gudang untuk menentukan waktu pemesanan kembali ke pemasok dan pengembalian produk, dan ada pula komputer untuk mengetahui tingkat penjualan produk. Seluruhnya akan tergabung dengan server yang nantinya bermanfaat bagi penyimpanan data baik penjualan maupun persediaan. Bagan alur sistem informasi PT. Hero Supermarket Tbk. dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4. Alur Sistem Informasi Produk
PT. Hero Supermarket Tbk memiliki 20 server dikantor pusat, dan 1 unit di masing-masing cabang/toko Hero/Giant Supermaket. Untuk mengelola database PT. Hero Supermarket Tbk menggunakan software database management system (DBMS) yang menggunakan software DB2, Oracle, Sybase, dan kini Microsoft SQL Server. PT. Hero Supermarket Tbk memiliki 2 server database, dan sistem yang dimiliki bersifat tersentralisasi. User interface pada
17
data warehouse cabang/toko menggunakan program visual foxpro dan clipper. Seluruh data dijaga keakuratan dan kerahasiaanya dengan memberlakukan sistem proteksi memakai user-id dan password. Berdasarkan aplikasi data warehouse yang digunakan, maka manajemen dapat melihat laporang-laporan seperti keuangan, penjualan, inventori, dan lainnya sesuai dimensi waktu yang dinginkan baik harian, mingguan, bulanan, tahunan, bahkan data up to date saat ini. Ruangan IT yang digunakan PT. Hero Supermarket Tbk sudah sesuai dengan standar minimal, dimana ada ruang khusus untuk server (Gedung Hero Pusat, lantai 6) dengan suhu udara yang dapat diatur, dilengkapi dengan raised floor, smoke detector, dan fire alarm. Untuk back up dilakukan secara harian dengan internal juga di back up ke eksternal server. Dalam menjaga keamanan dari faktor eksternal, akses
memasuki ruangan IT hanya dapat dilakukan
karyawan tertentu dan ruangan dilengkapi oleh door-lock-card security.
3.3.1. Komponen Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. Berikut ini adalah identifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam sumberdaya manusia, hardware, software, data, serta sumberdaya network dan produk informasi dalam perancangan TI dan SI PT. Hero Supermaket Tbk. 1. Sumberdaya manusia a. Spesialis, terdiri dari : Operator b. Pengguna, terdiri dari : Karyawan, Pelanggan, dan Manajer 2. Sumberdaya hardware dan jaringan a. Mesin, terdiri dari : 1) Terminal POS 2) Workstation Manager Kantor Cabang 3) Mobile Computing Barcode 4) Barcode Scanner PSC Magellan 2200 5) Notebook 6) Modem Robotic 56K 7) BHT Handheld Terminal 8) Printer Epson TM 300 9) Printer LX/800
18
10) Credit Card Reader 11) Timbangan digital 12) CPU Zyrex 13) Parabola 14) Magnetic disc drives 15) Network server b. Media, terdiri dari : 1) Magnetic stripe \ 2) ATM Card 3) Bar tags 4) Media komunikasi elektronik 5) Kertas laporan 6) Customer service electronic 7) Kertas laporan 8) Magnetic disc drive 9) Dokumen laporan pengendalian 10) LAN 11) Kertas struk 3. Sumberdaya software a. Program, terdiri dari : 1) DBMS windows 2) Program pemasukan data 3) Pemprosesan penjualan 4) NOS 5) OLAP (Online Analytical Processing) 6) DBMS Microsoft SQL Server 7) Analisis penjualan 8) Oracle 9) Sybase 10) Program pelaporan 11) Program grafik 12) Program monitoring performa
19
13) Program monitoring keamanan b. Prosedur, terdiri dari : 1) Pemasukan data 2) Transaksi penjualan 3) Penggunaan dan distribusi output 4) Prosedur back up 5) Prosedur pengendalian 6) Prosedur koreksi 4. Sumberdaya data a. Data pelanggan b. Data produk c. Data gross profit d. Data transaksi e. Data inventori f. Data stock on hand g. Data penjualan 5. Produk informasi a. Data entry display b. Status display c. Laporan analisa penjualan d. Informasi penjualan di layar e. Struk f. Laporan
20
3.3.2. Matriks Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Sumberdaya Aktivitas Input
Pemrosesan
Output
Sumberdaya Hardware dan Jaringan Mesin Terminal POS Workstation Manager kantor cabang mobile computing barcode Scanner barcode PSC Magellan 2200 PC server/workstation Notebook Credit Card reader Server Networkserver Prosesor komunikasi Timbangan digital Modem Robotic 56K CPU Zyrex Parabola Terminal POS Workstation Manager Printer Epson TM 300 Printer LX/800
Sumberdaya Software
Sumberdaya Manusia
Media Bar tags Magnetic stripe Credit card
Program NOS Program pemasukan (DOS, Clipper, Excel, Word)
Prosedur Pemasukan data
Spesialis
Pengguna Pegawai penjualan Pelanggan
LAN, Internet
OLAP (Online Analytical Processing) Analisis Penjualan Novell network 3.12 NOS
Transaksi penjualan
Pegawai penjualan
Kertas struk Kertas laporan
Program pelaporan Program grafik NOS .
Penggunaan dan distribusi output
Pelanggan Manajer Pegawai penjualan
Sumberdaya Data
Produk Informasi
Data produk, Data pembelian. Data pelanggan Data gross profit, Data penjualan, Data stock on hand Data transaksi
Data entry display
Data penjualan Data inventori Data transaksi
Status display
Struk Laporan analisa penjualan Informasi penjualan di layar
21
Sumberdaya
Sumberdaya Hardware dan Jaringan
Sumberdaya Software
Sumberdaya Manusia
Aktivitas Penyimpanan
Mesin Magnetik disc drive BHT handheld terminal
Media Magnetic disk
Program DBMS Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase NOS
Prosedur Prosedur Backup
Spesialis Supervisor operator
Pengguna Pegawai penjualan
Kendali
Server Prosesor komunikasi Terminal POS
Kertas Dokumen Laporan pengendalian
Program monitoring performa Program monitoring keamanan
Prosedur koreksi
Supervisor operator
Pegawai penjualan Pelanggan Manajer
Sumberdaya Data Data produk, Data pembelian. Data pelanggan Data gross profit, Data penjualan, Data stock on hand Data transaksi Data produk, Data gross profit, Data penjualan, Data stock on hand
Produk Informasi
Struk Data entry display Audio signal
22
IV. PENUTUP
4.1.
Kesimpulan Sistem informasi merupakan suatu hal wajib dipunyai oleh setiap
perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam pelayanan, dan menjadi pelengkap dalam kegiatan bisnis perusahaan. Dalam jangka panjang, pola tersebut akan membuat sisi operasional suatu perusahaan menjadi lebih efisien, terstruktur dan mempunyai fleksibilitas. Sistem informasi yang digunakan oleh PT Hero Supermarket Tbk, dari top level management hingga kasir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi sehingga produk (inventory) tidak ada yang kurang ataupun sudah usang karena terlalu lama (kadaluarsa). Produk yang dijual di gerai cabang harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut: 1. Menjual barang komplit menurut lingkungan 2. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi pasar. 3. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku 4. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing
Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama terbukti dengan semakin eksis keberadaanya.
23
DAFTAR PUSTAKA Berutu T. 2008. Analisis Manajemen Strategi Giant (PT. Hero Supermarket, Tbk.) Dalam Menghadapi Persaingan Ritel Di Kota Bogor. (Studi Kasus di Giant PT. Hero Supermarket, Tbk. Botani Square. [Skripsi]. Bogor : Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Budiarto H. 2009. Sistem Informasi Manajemen dalam http://www.slideshare.net [Diakses pada 1 Agustus 2013] O’Brien J. 2010. Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw-Hill. Wikipedia. 2011. Sistem Informasi Manajemen. From: http://id.wikipedia.org/ [Diakses pada 1 Agustus 2013]
24
