RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh: Nugroho Iman Prakoso A 141 01 108
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008
RINGKASAN NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO. Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi. Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar. Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik. Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan (PT. Hero Supermarket Tbk.) berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi
informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin). Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk. Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan. Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996. Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar. Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away). Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item. Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai Suggested Order
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh: Nugroho Iman Prakoso A 141 01 108
Skripsi sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Pertanian pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008
Judul Skripsi Nama NRP
: Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). : Nugroho Iman Prakoso : A 141 01 108
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. NIP. 131578842
Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian
Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019
Tanggal lulus :
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL “RANCANG
BANGUN
SISTEM
INFORMASI
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN MEMPEROLEH
GELAR
AKADEMIK
TERTENTU.
SAYA
JUGA
MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso A141 01 108
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983. Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S. Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin. Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5. Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan, Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN. Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program). Penulis juga aktif menjadi pelatih Paskibra di Kabupaten Bogor.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah kepada-Nya. Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”. Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan
mengingat
keterbatasan-keterbatasan
yang
dihadapi
selama
berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso A141 01 108
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang, dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun. 2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini. 3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas waktu studi yang mendebarkan. 4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama. 5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi pendidikan. 6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di IPB. 7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan penelitian. 8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun.
9. Istriku Nadia Farhanah Syafhan atas kasih sayang, cinta, dan semangat yang diberikan serta selalu mendampingiku di masa senang maupun sulit. 10. Mba Yogi, Mas Yogo, Mba Sari, Ka Anne, A’ Opan, Miftah dan keponakan Baladhika, Kanya, Keefa, Putri, Kinanti, Kayla, Zahiya yang lucu-lucu atas doa dan keceriaan yang mewarnai hari-hari penulis. 11. Rekan-rekan AGB 38, Crew Bengkel Akhlak, Sundawa Perjuangan, Mba Dewi dan Mba Dian di Sekretariat AGB atas bantuan dan informasi yang bermanfaat untuk penulis. 12. Keluarga Besar Abituren Dwiwarna Boarding School, Keluarga Besar Dompet Dhuafa dan LPI Dompet Dhuafa. 13. Rekan-rekan di PT. Dwiwarna Inti Sejahtera, Agung Dharma Indra Sanjaya, Edy Priyanto Utomo, Eka Permana, dan Wisnu Wira Atmadja Efendi atas bantuannya ketika penulis harus sering izin untuk mengerjakan skripsi. Dan Apotek Rawa Pule beserta karyawan. 14. Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, namun tidak menghilangkan rasa hormat dan terima kasih atas bantuan dan dukungan kepada penulis.
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR TABEL............................................................................................... xiii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xvii I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah.................................................................................... 5 1.3. Tujuan Penelitian........................................................................................ 6 1.4. Ruang Lingkup Penelitian .......................................................................... 6 1.5. Kegunaan Penelitian................................................................................... 7 II. KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. Kerangka Pemikiran Teoritis..................................................................... 8 2.1.1. Definisi dan Ruang Lingkup Inventori............................................ 8 2.1.2. Jenis-Jenis Inventori ...................................................................... 10 2.1.3. Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori .............................. 11 2.1.3.1. Dependent Demand System ............................................ 11 2.1.3.2. Independent Demand System.......................................... 13 2.1.4. Metode Peramalan Persediaan....................................................... 19 2.1.4.1. Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak ............................ 19 2.1.5. Sistem Informasi............................................................................ 22 2.1.5.1. Konsep Sistem ................................................................. 22 2.1.5.2. Pendekatan Sistem........................................................... 25 2.1.5.3. Sistem Informasi Manajemen.......................................... 26 2.1.5.4. Sistem Informasi Persediaan ........................................... 29 2.1.5.5. Input yang Dibutuhkan SIP ............................................. 33 2.1.6. Dokumentasi Sistem Informasi ..................................................... 39 2.1.6.1. Diagram Arus Data.......................................................... 39 2.1.6.2. Algoritma Sistem ............................................................. 41 2.1.6.3. Bagan Alir Sistem ........................................................... 41 2.1.6.4. Diagram Hubungan Entitas ............................................. 42 2.1.6.5. Struktur Data ................................................................... 44 2.1.6.6. Kamus Data ..................................................................... 45 2.2. Kerangka Pemikiran Konseptual ............................................................. 48 III. METODE PENELITIAN 3.1. Lokasi dan Waktu Penelitian................................................................... 51 3.2. Jenis dan Sumber Data ............................................................................ 51 3.3. Metodologi .............................................................................................. 52 3.3.1. Teknik Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur .......................................................... 53 3.3.1.1. Investigasi Sistem....................................................................... 53 3.3.1.2. Analisis Sistem ........................................................................... 54 3.3.1.3. Desain Sistem ............................................................................. 56
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1. Sejarah Singkat ........................................................................................ 58 4.2. Visi dan Misi PT. Hero Supermarket Tbk............................................... 58 4.3. Jenis Produk ............................................................................................ 59 4.4. Struktur Organisasi PT. Hero Supermarket Tbk ..................................... 60 4.4.1. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk.................................... 63 4.4.2. Struktur Gudang Sentral Cibitung................................................. 66 V. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR 5.1. Investigasi Sistem.................................................................................... 68 5.1.1. Sistem Perusahaan ......................................................................... 68 5.1.2. Sistematika Arus Data dan Informasi........................................... 71 5.2. Analisis Sistem ........................................................................................ 81 5.2.1. Identifikasi Kelompok Informasi .................................................. 81 5.2.2. Diagram Konteks Arus Data ......................................................... 84 5.2.3. Algoritma Sistem dan Diagram Arus Data.................................... 85 5.2.3.1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk ........... 89 5.2.3.2. Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang ........................................................ 91 5.2.3.3. Subsistem Penerimaan Barang ...................................... 96 5.2.3.4. Subsistem Penyimpanan dan Display Barang ............... 98 5.2.3.5. Subsistem Penjualan.................................................... 102 5.2.3.6. Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS ......... 104 5.2.3.7. Subsistem Stock Opname ............................................ 113 5.2.4. Kamus Data ................................................................................. 126 5.3. Perancangan Sistem............................................................................... 131 5.3.1. Diagram Hubungan Entitas ......................................................... 132 5.3.2. Struktur Data ............................................................................... 148 5.4. Alternatif Sistem Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur................ 149 VI. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan............................................................................................ 153 6.2. Saran ...................................................................................................... 154 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 155 LAMPIRAN ....................................................................................................... 157
DAFTAR TABEL
Nomor
Halaman
1 Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005 ................................................... 3 2. Keterangan Aliran Data Diagram Konteks Data Level 0 dan Diagram 0 Arus rata SIPPB&S Level I ...................................................... 88 3. Contoh Peramalan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata Bergerak ..................................................................................................... 152
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Halaman
1. Fungsi dari Inventori .................................................................................. 9 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori...................................... 12 3. Model Sistem Umum Suatu Perusahaan .................................................... 23 4. Sistem Informasi Manajemen..................................................................... 28 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan......................... 32 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan .................. 33 7. Input dan Output Utama dalam SIP ........................................................... 35 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi............................................................. 36 9. Simbol Elemen Lingkungan....................................................................... 40 10. Simbol-simbol Proses ................................................................................. 40 11. Simbol-simbol Arus Data ........................................................................... 41 12. Simbol-simbol Penyimpanan Data............................................................. 41 13. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian............................................... 50 14. Struktur Jaringan LAN PT. HERO Supermarket Tbk................................68 15. Diagram Konteks Arus Data SIPPD&S Level 0........................................ 86 16. Diagram 0 Arus Data SIPPD & S Level 1 ................................................. 87 17. Diagram 1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 2....... 89 18. Diagram 1.1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3.... 90 19. Diagram 1.2 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3.... 92 20. Diagram 2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 2 ....................................................................... 93 21. Diagram 2.1 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 3 ....................................................................... 95 22. Diagram 2.2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 3 ....................................................................... 96 23. Diagram 3 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 2 ................................. 99 24. Diagram 3.1 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 3 .............................. 100 25. Diagram 4 (Subsistem Penyimpanan dan Display Barang) Level 2 .......... 101 26. Diagram 5 (Subsistem Penjualan) Level 2................................................. 103 27. Diagram 6 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 2....... 106
28. Diagram 6.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 3.... 107 29. Diagram 6.2.1 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..108 30. Diagram 6.2.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..110 31. Diagram 6.2.3 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..112 32. Diagram 6.2.4 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..113 33. Diagram 7 Subsistem Stock Opname Level 2 ............................................ 117 34. Diagram 7.1 (Subsistem Stock Opname) Level 3....................................... 118 35. Diagram 7.1.1 (Subsistern Stock Opname) Level 4 ................................... 119 36. Diagram 7.1.2 Subsistem Stock Opname Level 4 ...................................... 120 37. Diagram 7.3 (Subsistem Stock Opname) Level 3....................................... 124 38. ERD untuk Gerai Hero Supermarket.......................................................... 132 39. ERD untuk Item Beli dan Item Jual ............................................................ 133 40. ERD untuk Item Jual Promosi .................................................................... 134 41. ERD untuk Supplier ................................................................................... 134 42. ERD untuk Suggested Order ...................................................................... 135 43. ERD untuk Pesanan Pembelian.................................................................. 136 44. ERD untuk Persediaan dalam Pemesanan.................................................. 137 45. ERD untuk Penerimaan Barang ................................................................. 138 46. ERD untuk Pembelian ................................................................................ 139 47. ERD untuk Evaluasi Supplier..................................................................... 139 48. ERD untuk Pembayaran Tagihan ...............................................................140 49. ERD untuk Item Siap Proses dan Item Hasil Produksi...............................141 50. ERD untuk Transfer Barang....................................................................... 141 51. ERD untuk Retur ........................................................................................ 142 52. ERD untuk Item BS Slap Reproduksi dan Item Jual Hasil Reproduksi...... 143 53. ERD untuk Persediaan Akhir Item Beli Harian.......................................... 144 54. ERD untuk Persediaan Akhir Item Jual Harian .......................................... 146 55. ERD untuk Stock Opname.......................................................................... 147 56. ERD untuk Pemusnahan Barang BS .......................................................... 148
DAFTAR LAMPIRAN
No
Halaman
1. Konsumsi perkapita sayuran dan buah di Indonesia periode 2003-2006 ... 157 2. Struktur Organisasi Head Office PT. Hero Supermarket Tbk.................... 159 3. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk ................................................ 160 4. Struktur Gudang Sentral Cibitung.............................................................. 161
I.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi. Revolusi dalam teknologi komputer dan telekomunikasi telah berkembang pesat. Teknologi ini mampu menekan kendala ruang dan waktu dalam kegiatan manajerial maupun dalam hubungan perusahaan dengan konsumen. Teknologi informasi kini tidak saja sekedar alat yang mendukung bisnis, namun juga bertindak sebagai agen perubahan besar mengenai bagaimana perusahaan harus dikelola (Makmun, 1998). Teknologi informasi membantu dalam pemrosesan informasi untuk digunakan sebagai alat mencari keuntungan yang cukup signifikan dan berkompetisi dengan perusahaan lain. Pemanfaatan telekomunikasi, paket software yang terspesialisasi, sistem jaringan komputer dan database dalam satu paket teknologi informasi yang mutakhir akan membantu dalam mempercepat riset pasar, pengembangan produk, produksi dan distribusi, pemrosesan pesanan dan meningkatkan pelayanan konsumen.
Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan
sistem
informasi
berbasis
komputer
(computer-based
information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Komputer membantu penanganan data dalam jumlah besar yang dihubungkan dengan penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali informasi dengan cepat dan akurat. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar (McLeod, 1996). Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Namun ada juga beberapa supermarket yang khusus menyediakan produk tertentu, seperti produk makanan saja. Produk-produk tersebut ditempatkan sesuai dengan klasifikasinya masing-masing agar konsumen mudah menemukan barang atau produk yang dibutuhkan mereka. Penempatan ini sangat penting sebab hypermarket maupun supermarket
memakai sistem swalayan. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur. Berdasarkan data terakhir yang dikeluarkan Departemen Pertanian (Lampiran 1), terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi buah yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 5,05 sampai 56,52 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006. Peningkatan dalam bisnis buah ini tidak berbeda jauh dengan peningkatan yang dialami oleh bisnis sayur, terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi sayur yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 2,54 sampai 19,78 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006. Peningkatan ini
menjadi
cukup signifikan karena presentase
pengeluaran rata-rata per kapita untuk produk buah dan sayur berkisar antara 1,02 sampai 46,18 persen seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 1.
Tabel 1. Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005 No. Jenis Makanan 1. Sayur-sayuran 2. Buah-buahan Sumber : BPS, 2006
1996 16.558 12.495
2002 44.382 33.942
2004 47.189 41.964
2005 48.168 39.999
Dalam pengelompokkan produk di supermarket, buah dan sayur termasuk dalam kategori produk segar. Produk-produk segar ditempatkan di bagian yang memiliki mesin pendingin agar tidak cepat layu atau busuk. Namun demikian dalam jangka waktu beberapa hari produk segar sudah tidak layak lagi dikonsumsi sehingga harus diganti dengan yang baru. Kondisi
seperti ini membutuhkan suatu manajemen pengendalian persediaan yang baik agar perusahaan tidak rugi sekaligus tetap dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi lebih rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak pengorder perusahaan. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.
Perumusan Masalah Pengelolaan persediaan pada perusahaan yang bergerak di bidang usaha non jasa, perusahaan harus mampu mencapai tujuan ganda yaitu biaya persediaan (holding cost dan ordering cost) yang rendah dan kesinambungan penjualan yang terjamin. Dengan mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang rendah, hal ini menjadikan biaya persediaan rendah namun kesinambungan penjualan belum terjamin. Hal sebaliknya, bila jumlah persediaan tinggi maka biaya persediaan akan tinggi dan kesinambungan penjualan akan terjamin sejauh yang menyangkut persediaan barang bersangkutan. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan retail yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak supplier dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pihak perusahaan pengorder, bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak perusahaan pengorder. Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan
berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah sebagai berikut : (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket. (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket yang meliputi : a. Menentukan jenis-jenis informasi berguna yang dibutuhkan dari bagian inventori. b. Menentukan metode perhitungan inventori yang tepat untuk memproses berbagai data mentah menjadi informasi yang berguna. c. Mengidentifikasi berbagai komponen yang bertindak sebagai input (sumber data mentah) dalam bagian inventori buah dan sayur.
Ruang Lingkup Penelitian Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan.
Pada tahapan investigasi sistem, studi kelayakan pengembangan sistem juga tidak dilakukan karena pengembangan sistem dianggap layak secara teknis.
Kegunaan Penelitian Penelitian ini memberikan kegunaan sebagai berikut : Memberikan alternatif rancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan terutama pada perhitungan nilai suggested order dengan menggunakan metode peramalan, khususnya pada divisi produce di PT Hero Supermarket Tbk.
II.
KERANGKA PEMIKIRAN
Kerangka Pemikiran Teoritis Definisi dan Ruang Lingkup Inventori Assauri (1980), menyatakan bahwa inventori adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal ataupun inventori bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Schroeder (1994) mengatakan inventori adalah stok bahan. Sementara itu, Dilworth (1986) menyatakan bahwa inventori adalah kelebihan sumber daya yang digunakan di masa yang akan datang. Sedangkan Heizer, Render (1993) mendefinisikan inventori sebagai semua sumber daya yang tersimpan, yang digunakan untuk memberikan kepuasan baik pada kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Waters (1992) membedakan pengertian antara stok dan inventori dimana stok terdiri dari berbagai jenis barang dan material yang disimpan oleh suatu organisasi, yang akan digunakan untuk kepentingan masa yang akan datang sedangkan inventori adalah suatu daftar barang-barang yang tersimpan sebagai stok. Namun pada kenyataannya, penggunaan kata ‘inventori’ seringkali dicampuradukkan antara pengertian inventori itu sendiri dengan stok, dan untuk beberapa tahun terkahir ini, penggunaan kata inventori ini sudah menjadi sangat umum, sehingga dalam penelitian ini tidak ditekankan perbedaan yang berarti antara inventori dan stok, dan untuk selanjutnya kita hanya akan menggunakan istilah inventori.
Secara khusus ditekankan bahwa inventori berada di antara peubah pemasok dan peubah pelanggan. Karakteristik pemasok adalah pengantaran tidak teratur dalam jumlah yang besar. Sedangkan karakteristik pelanggan adalah pengurangan secara teratur dalam jumlah yang kecil, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 1. Suatu alur yang pada umumnya dijalani biasanya diawali dengan pengantaran bahan baku/item oleh pemasok, kemudian item dalam jumlah besar ini dipisahkan atas unit yang lebih kecil. Unit-unit ini disimpan sebagai inventori sampai saatnya dibutuhkan. Adanya permintaan dari pihak pelanggan menyebabkan inventori ini diikutsertakan dalam proses produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Setelah jangka waktu tertentu diadakan pemesanan kembali atas item yang bersangkutan.
Jumlah besar, pengantaran tidak teratur dari pemasok untuk mengisi inventori
Inventori
Jumlah kecil, pengurangan secara teratur untuk memenuhi permintaan pelanggan
Gambar 1. Fungsi dari Inventori Sumber : Waters, 1992
Kegunaan inventori secara keseluruhan (Young, 1991) adalah sebagai penyangga bagi operasi manufaktur yang berbeda, untuk menyesuaikan bila terjadi ketidakcocokkan antara tingkat penawaran dan tingkat permintaan, juga bila terjadi permintaan yang lebih besar dari yang diharapkan atau terjadi pada saat yang tidak terduga serta bila terjadi keterlambatan atau kekurangan dalam pemasokan bahan baku. Inventori juga berguna untuk menghindari
keterlambatan penjualan produk kepada pelanggan, untuk memperoleh keuntungan diskon karena pembelian bahan baku dalam jumlah besar, untuk membeli bahan baku pada saat harganya rendah dan diduga akan meningkat di waktu yang akan datang, untuk membeli bahan baku yang telah tidak dihasilkan atau sukar diperoleh, untuk mengurangi biaya transportasi item, dan sebagai tindakan pengamanan terhadap keadaan darurat (tidak terduga), serta untuk memelihara kestabilan jalannya operasi manufaktur.
Jenis-Jenis Inventori Dilihat dari posisi bahan dalam urutan pengerjaan produk, inventori dapat dikelompokkan ke dalam (Assauri, 1980) : a. Inventori bahan baku, adalah inventori barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. b. Inventori komponen-komponen rakitan, adalah inventori bahan yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain, barang ini secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. c. Inventori bahan pembantu dan penolong, adalah inventori barang/bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau telah diolah menjadi satu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi. d. Inventori barang jadi, adalah inventori barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual ke pelanggan.
Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori Investasi persediaan dan penganekaragaman jumlah sediaan barang merupakan elemen utama yang harus dikendalikan dalam usaha eceran. Untuk melengkapi perencanaan persediaan, sistem informasi persediaan harus mampu memberikan pengendalian terhadap penilaian terhadap nilai investasi dan unit sediaan. Pengendalian terhadap nilai investasi memperhitungkan “harga”
dan
mengidentifikasi
nilai
investasi
pada
barang
sediaan.
Pengendalian nilai investasi mengharuskan manajemen untuk mengumpulkan, mencatat dan menganalisa data barang dalam bentuk nilai investasi. Pengendalian unit sediaan berhubungan dengan jumlah jenis produk (penganekaragaman) dan jumlah sediaan barang pada setiap jenis produk. Dalam pengendalian unit sediaan, pencatatan dan penganalisaan dilakukan terhadap data jumlah unit fisik (penjualan, pembelian dan tingkat persediaan). Dua pertanyaan utama yang dijawab dari model-model pengendalian inventori adalah kapan melakukan pemesanan untuk suatu barang dan berapa banyak barang yang perlu dipesan. Ada dua pendekatan dasar terhadap pengendalian inventori yang didasarkan atas metode memperkirakan permintaan produk jadi (methods of asessing demand), yaitu independent demand (permintaan bebas) dan dependent demand (permintaan bersyarat) seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 2.
2.1.3.1.Dependent Demand System Sistem ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu item secara langsung berhubungan dengan permintaan akan item lainnya. Hal ini
berarti bahwa besarnya permintaan akan bahan baku berhubungan dengan besarnya permintaan produk akhir. Sebagai contoh, permintaan akan pupuk akan bergantung kepada permintaan beras. Model-model pengendalian inventori yang digunakan adalah : (1) Model Sistem Rencana Kebutuhan Bahan (Material Requirements Planning Model = MRP System Model).
Sistem Pengendalian Inventori
Dependent Demand Systems
Independent Demand Systems
Gambar 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori Sumber : Walters, 1992.
(2) Model Titik Pesanan Tingkatan Waktu (Time Phased Order Point = TPOP) Dalam penelitian ini yang menjadi pusat perhatian adalah inventori buah dan sayur, maka sistem pengendalian inventori yang tepat adalah independent demand systems. Permintaan akan buah maupun sayur tidak bergantung kepada permintaan produk lain. Penguraian metode perhitungan untuk dependent systems tidak diberikan dalam kerangka pemikiran teoritis ini.
2.1.3.2.Independent Demand System Pendekatan ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu produk akhir tidak tergantung kepada besarnya permintaan akan produk akhir yang lain (yang juga dihasilkan oleh perusahaan bersangkutan). Permintaan keseluruhan akan suatu produk akhir merupakan kumpulan dari semua permintaan pelanggan yang berbeda. Model-model yang biasanya digunakan adalah : (1) Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ) Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ). Asumsi dalam model ini adalah (Tersine, 1985) : a. permintaan diketahui dan konstan b. waktu ancang-ancang/lead time (waktu antara pesanan dilakukan dan diterima). c. keseluruhan ukuran lot ditambahkan ke dalam inventori pada waktu yang sama. d. Stock out (kekurangan) dapat dihindari jika pesanan dilakukan tepat waktu. e. Struktur biaya adalah tetap, biaya pesanan adalah sama tanpa memperhatikan ukuran lot (biaya penyimpanan adalah fungsi linear berdasarkan atas inventori rata-rata dan tidak diberikan potongan kuantitas dalam pembelian jumlah besar. f. Terdapat ruangan, kapasitas dan modal yang mencukupi untuk memperoleh jumlah yang diinginkan
g. Barang merupakan produk tunggal, tidak berinteraksi dengan barang-barang inventori yang lain.
Penentuan kuantitas pesanan yang optimum adalah : TC = RP + [(RC)/Q + [(QH)/2] Ukuran lot dengan biaya minimum diperoleh pada saat turunan pertama dari biaya total tahunan sama dengan nol (0), sehingga diperoleh rumus : Q0 = v([(2CR)/H]) = v[(2CR)/PF] Ketika posisi inventori mencapai titik pemesanan kembali, dilakukan pemesana sebesar Q0 unit. Rumus titik pemesanan kembali adalah : B=dxL
dimana L = waktu ancang-ancang dalam hari
B = (RL)/12
dimana L = waktu ancang-ancang dalam bulan
Biaya total minimum per tahun diperoleh dengan mensubsitusikan Q0 untuk Q di dalam fungsi biaya tahunan total, sehingga biaya minimum menjadi : Tco = (RP) + (HQ0) Dimana : R
= permintaan per tahun dalam unit
d
= permintaan harian dalam unit
P
= biaya pembelian per barang dalam Rp
C
= biaya pemesanan per pesanan dalam Rp
H
= PF = biaya penyimpanan per unit per tahun dalam Rp
F
= biaya penyimpanan tahunan sebagai fraksi biaya unit dalam %
Q
= ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
Q0
= kuantitas pemesanan ekonomis dalam unit
TC
= biaya tahunan total dalam Rp
TC0
= biaya tahunan total minimum dalam Rp
(2) Model kuantitas pesanan produksi (Production Order Quantity) Model ini sering disebut sebagai model kuantitas produksi ekonomis (Economic Production Quantity = EPQ). Asumsi dalam model ini adalah : a. semua pesanan diterima ke dalam inventori pada satu waktu. b. Tidak terjadi kekurangan barang (stockout).
Inventori rata-rata dirumuskan sebagai berikut : Inventori rata-rata = [Q(p-r)]/(2p) Dimana : Q
= kuantitas pesanan produksi dalam unit
p
= tingkat produksi
r
= tingkat permintaan
(3) Model Inventori pesanan kembali (Back Order Inventory Model)
Asumsi dasar dari model ini sama dengan model-model sebelumnya. Dengan beberapa asumsi tambahan penjualan tidak akan hilang karena adanya kekurangan. Kuantitas pesanan optimal diperoleh dengan cara : Q*
= v{[(2CR)/H][(H+O)/O]}
b*
= v{[(2CR)/H][O/(O+H)]}
Q*.b* = Q* - Q*[O/(O+H)]
= Q* [O/(O+H)] = Q*{1-[O/(O+H)]}
Dimana : R
= Permintaan per tahun dalam unit
P
= Biaya pembelian per barang
C
= Biaya pemesanan per pesanan
H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun F
= Biaya penyimpanan tahunan
O
= Biaya pemesanan kembali per unit per tahun
Q
= Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
b
= Unit yang ada setelah pesanan kembali terpenuhi
Q-b
= Jumlah pemesanan kembali
Q*
= Ukuran pesanan optimum dalam unit
b*
= Unit optimal setelah pemesanan kembali
Q*-b* = Jumlah optimal pemesanan kembali dalam unit
(4) Model Interval Pesanan Tetap Dalam model ini, tingkat inventori diperiksa pada frekuensi waktu yang seragam serta dipesan pada selang waktu yang tetap, yaitu pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Besarnya pesanan bervariasi
tergantung dari fluktuasi pemakaian antar periode peninjauan pesanan. Inventori dihitung pada waktu pemesanan terjadi. Kuantitas pesanan adalah jumlah yang diperlukan untuk membawa tingkat inventori mencapai tingkat target yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu tingkat inventori maksimum. Karena itu besar pesanan adalah selisih antara tingkat inventori maksimum dan tingkat inventori saat ini. Biaya inventori total tahunan adalah : TC
= RP + (mC) + [(RFP)/(2m)] = RP + (C/T) + [(RFPT)/2]
Inventori rata-rata dalam unit = R/(2m)
= (RT)/2
Interval pesanan yang memberikan biaya minimum diperoleh pada saat turunan pertama biaya total tahunan sama dengan nol, sehingga diperoleh rumus : T0
= v(2C/RFP)
m0
= 1/T0 = v(RFP/2C)
Jumlah pesanan untuk interval pesanan tetap adalah
Q
= RT, atau =Rv(2C/RFP)
Q0 =
RT0 =v(2RC/FP)
= v(2RC/H)
Tingkat inventori maksimum ketika interval pesanan dan waktu ancang-ancang dinyatakan dalam tahun :
E = (RT) + (RL)
= R(T+L)
= Q+B
Rumus di bawah ini memberikan tingkatan pesanan maksimum ketika interval pesanan dan waktu ancang-ancang dinyatakan dalam hari dan terdapat N hari operasi dalam setahun : E = [(RT)/N] + [(RL)/N]
= [R(T+L)]/N = Q + B
Biaya total minimum per tahun menjadi : TC0 = RP + RHT0 Dimana : R
= Permintaan per tahun dalam unit
P
= Biaya pembelian per unit dalam Rp
C
= Biaya pemesanan per pesanan dalam Rp
H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam Rp F
= Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam %
E
= Inventori maksimum dalam unit
Q
= Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
Q0
= Kuantitas pesanan optimal dalam unit
m=1/T = Jumlah pesanan atau peninjauan per tahun m0
= Jumlah pesanan optimal dalam setahun
T=1/m = Interval pesanan dalam tahun T0
= Interval pesanan optimal dalam tahun
TC
= Biaya tahunan total dalam Rp
2.1.4. Metode Peramalan Persediaan Peramalan merupakan bagian lain yang penting dari sistem manajemen persediaan. Masalah yang sering dihadapi oleh para manajer bisnis adalah mempersiapkan ramalan jangka pendek. Dalam banyak situasi peramalan jangka pendek, pengembangan dan penerapan sebuah metode peramalan yang canggih untuk setiap produk tidak praktis. Yang diperlukan adalah sebuah teknik yang dapat dipergunakan dengan mudah untuk setiap produk dan akan memberikan ramalan yang cukup baik untuk horison waktu jangka pendek ketika ramalan-ramalan tersebut diperlukan (Makridakis, 1994). Metode pelicinan menjadi salah satu metode terbaik yang sering digunakan dalam situasi tersebut. Data yang digunakan dalam metode ini merupakan data penjualan sebelumnya selama jangka waktu tertentu.
2.1.4.1.Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak Metode pelicinan rata-rata bergerak memiliki gagasan dasar yang tersirat yaitu terdapatnya sebuah pola dasar dalam nilai-nilai variabel yang diramalkan dan observasi historis terhadap setiap variabel yang mewakili pola dasar tersebut di samping fluktuasi random. Sasaran metode peramalan ini adalah membedakan antara fluktuasi random itu dengan pola dasar tersebut dengan melicinkan (merata-ratakan) data historis (Makridakis, 1994). Hal ini menghapus faktor random yang ditemukan dalam urutan data historis dan ramalan dibuat atas dasar pola data yang telah dilicinkan tersebut. Untuk mengatasi kerandoman, kita mempertimbangkan penggunaan rata-rata dari beberapa nilai yang diamati terakhir. Metode rata-rata bergerak
melakukan hal ini dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari rata-ratanya dan lalu menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk periode berikutnya. Istilah rata-rata bergerak dipergunakan, karena setiap kali observasi baru tersedia, maka angka rata-rata yang baru dihitung dan dipergunakan sebagai ramalan. Karakteristik yang lain dari rata-rata bergerak adalah semakin besar jumlah observasi yang dimasukkan dalam perhitungan rata-rata bergerak, efek pelicinan semakin terlihat dalam ramalan. Dengan, demikian, menambah jumlah periode yang dimasukkan ke dalam rata-rata bergerak memiliki pengaruh yang terlihat dalam jumlah pelicinan yang dilakukan. Jika menginginkan nilai yang lebih licin,karena kita berpendapat bahwa observasi historis tersebut memuat kerandoman yang cukup besar atau karena berpendapat bahwa hanya terdapat sedikit perubahan terhadap pola dasar, sebaiknya digunakan jumlah observasi yang besar untuk menghitung ramalan rata-rata bergerak. Sebaliknya, jika kita merasa bahwa pola dasar data tersebut mengalami perubahan atau bahwa hanya terdapat sedikit kerandoman dalam nilai-nilai yang diamati, jumlah observasi yang dipergunakan dalam menghitung rata-rata bergerak sebaiknya lebih sedikit. Representasi matematis dari metode ini sebagai berikut : Ft+1
=
St = Xt + X t -1................ + X t -N+1 N
Keterangan : Ft+1 = ramalan untuk waktu t + 1 (ramalan baru) St = nilai yang dilicinkan untuk waktu t Xt = nilai aktual untuk waktu t i = periode waktu N = jumlah nilai yang dimasukkan dalam rata-rata
Hal ini berarti bahwa setelah kita memiliki ramalan untuk periode t (yaitu F), kita dapat memperoleh ramalan untuk periode t + 1 dengan menambahkan Xt /N dan menguranginya dengan X
t –N
/ N. Nilai Ft+1 dapat ditentukan secara alternatif
dengan Ft+1 = (Xt /N) – (X t –N / N) + Ft Ditulis dengan bentuk ini, setiap ramalan baru yang didasari oleh rata-rata bergerak merupakan penyesuaian atas ramalan rata-rata bergerak periode sebelumnya. Mudah juga untuk dilihat mengapa pengaruh pelicinan meningkat sementara N semakin besar; penyesuaian yang dibuat antara setiap ramalan menjadi jauh lebih kecil. Ada 2 persamaan yang digunakan untuk menentukan besar kecilnya jumlah observasi yang tepat dalam melakukan peramalan dengan metode pelicinan rata-rata bergerak, yakni : a. Deviasi absolut rata-rata (MAD) n
|e |
MAD =
i
i=1
b. Kesalahan kuadrat rata-rata (MSE) n
|e |2
MSE =
i
i=1
Keterangan : e = nilai kesalahan n = jumlah pengamatan i = periode
2.1.5. Sistem Informasi 2.1.5.1.Konsep Sistem Suatu sistem secara sederhana dapat digambarkan sebagai seperangkat elemen yang bergabung bersama untuk mencapai tujuan tertentu (Murdick, Ross & Clagget, 1997). Elemen dari suatu sistem adalah unsur (entity) yang mempunyai tujuan dan/atau realitas fisik. Setiap elemen mengandung atribut yang dapat berupa nilai bilangan, formula intensitas ataupun suatu keberadaan fisik seperti seseorang, mesin, organisasi dan sebagainya (Eriyatno, 1998). Sebuah sistem diuraikan dengan cara menentukan : a. Elemen-elemen yang merupakan bagian dari sistem (Elemen-elemen Sistem) b. Elemen-elemen yang bukan merupakan bagian dari sistem (Lingkungan) c. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem (Struktur Intern) d. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem dan Lingkungan (Struktur Ekstern) Menurut Winardi (1996), Tindakan menetapkan elemen-elemen yang masih tergolong atau tidak tergolong dalam sistem yang bersangkutan disebut menetapkan suatu batas sistem (system boundary). Setiap sistem memiliki suatu batas yang memisahkan sistem dengan lingkungannya. Dalam mendefinisikan sebuah sistem, batas juga perlu dibuat sebab batas tersebut menggambarkan suatu wilayah tanggung jawab dalam sistem (Schultheis and Sumner, 1992). Model umum sebuah sistem terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu :
a. Input ; berhubungan dengan memperoleh dan mengumpulkan elemen-elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. b. Pemrosesan ; berhubungan dengan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. c. Output ; berhubungan dengan memindahkan elemen-elemen yang telah dihasilkan oleh suatu proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Selain ketiga komponen di atas terdapat dua komponen lainnya, yaitu : Umpan Balik ; ialah data mengenai kinerja sebuah sistem Pengendalian ; berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi umpan balik untuk menentukan apakah sebuah sistem bergerak menuju pencapaian tujuannya.
Lingkungan Standar Informasi Dan Data
Informasi
Keputusan Manajemen
Pengolah Informasi
Sumber Daya Fisik Sumber Daya Input
Proses Transformasi
Gambar 3. Model Sistem Umum Suatu Perusahaan Sumber : McLeod, 1996, hal. 192.
Sumber Daya Output
Sumber Daya Fisik
Kemudian fungsi pengendalian akan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dianggap perlu terhadap komponen-komponen input dan pemrosesan untuk memastikan akan dihasilkan output yang tepat (O’Brien, 1996). Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri pula atas beberapa subsistem. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem lain yang lebih besar (Murdick, Ross, & Clagget, 1997). Sistem dapat digolongkan dalam tiga klasifikasi : berdasarkan wujud sumber dayanya, berdasarkan hubungan dengan lingkungannya dan berdasarkan cara beroperasinya. a. Klasifikasi sistem berdasarkan wujud sumber dayanya, yaitu (McLeod, 1996) : Sistem fisik; adalah sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sistem konseptual; adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik. b. Klasifikasi sistem berdasarkan hubungannya dengan lingkungannya, yaitu (Winardi, 1996) : Sistem terbuka; adalah sistem yang memiliki struktur ekstern. Sistem tertutup; adalah sistem yang tidak memiliki struktur ekstern. c. Klasifikasi sistem berdasarkan sifat cara beroperasinya, yaitu (Davis, 1993) :
Sistem deterministik; adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti. Sistem probabilistik; adalah sistem yang dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.
2.1.5.2.Pendekatan Sistem Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu : (1) mencari semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan dan (2) dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu keputusan secara rasional (Eriyatno, 1998). Aplikasi sistem sebaiknya disesuaikan dengan keterbatasan tenaga, waktu dan biaya, dengan kata lain tidak semua persoalan manajemen diselesaikan dengan pendekatan sistem. Pembatasan ruang lingkup seringkali digunakan untuk mendapatkan pengkajian yang efisien dan operasional (Eriyatno, 1998). Dengan mempertimbangkan berbagai kendala dalam pendekatan sistem maka pengkajian suatu persoalan sebaiknya memenuhi karakteristik ; (1) kompleks; interaksi antarelemen cukup rumit, (2) dinamis; dalam arti faktornya ada yang berubah menurut waktu dan ada pandangan ke
masa depan, (3) probabilistik, yaitu diperlukannya fungsi peluang dan inferensi kesimpulan maupun rekomendasi (Eriyatno, 1998). Pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai modifikasi metode penelitian yang menekankan pada suatu proses sistematik terhadap pemecahan masalah. Permasalahan dan peluang digambarkan dalam sebuah konteks sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan sebuah pemecahan menjadi sebuah sistem aktivitas saling terkait yang terorganisasi. Sistem ini dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan pemecahan masalah, yaitu (O’Brien, 1996) : 1. memahami suatu masalah, terdiri dari aktivitas : Merumuskan masalah atau peluang dalam konteks sistem Mengumpulkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang 2. mengembangkan suatu pemecahan masalah (solusi), terdiri dari aktivitas : mengidentifikasi alternatif solusi mengevaluasi setiap alternatif solusi memilih solusi yang terbaik 3. mengimplementasikan solusi mengimplementasikan solusi yang terpilih mengevaluasi keberhasilan implementasi solusi
2.1.5.3.Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi bisnis yang dirancang untuk menyediakan informasi bagi para manajer untuk mengambil keputusan manajerial (Megginson, hal. 585). Aktivitas yang
terjadi dalam SIM mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisien (Murdick, Ross, & Clagget, 1997). Kebutuhan umum manajer terhadap informasi mengikuti suatu pola yang didasarkan pada sifat aktivitas manajerial pada masing-masing level. Sebagian besar sistem informasi bagi manajer level bawah harus didasarkan pada aktivitas operasi dan sistem informasi yang mengolah transaksi aktivitasaktivitas tersebut untuk organisasi, rancangan sistem informasi level bawah ini disebut rancangan Bottom-up. Sebaliknya sebagian besar sistem informasi level atas harus harus memilih sebuah sasaran kebutuhan manajemen atas, artinya sistem informasi tersebut dikembangkan secara kurang lebih bebas dari sistem pengolahan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Rancangan sistem informasi untuk manajemen atas disebut top-down (Scott, 1986). Pada level manajemen menengah rancangan sistem informasi harus sangat dipengaruhi oleh sistem informasi perencanaan level atas (rancangan top-down) dan sistem informasi pengendalian level rendah (rancangan bottomup). Sistem informasi perencanaan yang dirancang bagi manajemen atas harus disampaikan ke bawah untuk menyediakan informasi perencanaan yang telah dipisah-pisahkan kepada manajemen level menengah, yang kemudian dipecah lebih lanjut untuk memberikan informasi perencanaan yang dibutuhkan manajer level rendah (Scott, hal.56).
Suatu sistem informasi yang efektif menghasilkan informasi dengan karakteristik sebagai berikut (O’Leary & Williams, 1989) : 1) Akurasi; ketepatan tinggi yaitu informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan, dan ini biasanya mahal. 2) Ketepatan Waktu; informasi harus dipenuhi secepatnya sebab informasi hari ini belum tentu merupakan informasi esok hari.
Sistem Informasi Manajemen Atas
Sistem Informasi Manajemen Menengah
Sistem Informasi Manajemen Bawah
Sistem Informasi Pengolahan Transaksi
Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen Sumber : Murdick, Ross, & Clagget, 1997, hal.16.
3) Kelengkapan sekaligus ringkas dan padat; informasi harus lengkap dan memiliki fakta yang dibutuhkan manajer, namun bukan berarti berisi seluruh rincian yang tidak penting dan tidak diinginkan. Sebelum merancang SIM perlu dibuat suatu desain konseptual untuk menentukan arah bagi proyek SIM. Tugas-tugas pokok yang dilakukan selama membuat desain konseptual adalah (Murdick, Ross, &Clagget, 1997) : 1) Menetapkan tujuan 2) Mengidentifikasi kendala sistem 3) Menentukan kebutuhan dan sumber informasi 4) Mengembangkan desain alternatif dan memilih salah satunya 5) Mendokumentasikan desain konseptual
2.1.5.4.Sistem Informasi Persediaan Sumber informasi persediaan bagi usaha eceran adalah sistem persediaan. Sistem persediaan berbeda-beda tergantung pada kapan persediaan dicatat (perpetual atau periodik) dan bagaimana persediaan dicatat (buku atau fisik). Berdasarkan kedua faktor di atas prosedur persediaan dapat diklasifikasikan sebagai sistem persediaan buku perpetual (perpetual book inventory) dan sistem persediaan fisik periodik (periodically physical inventor). Persediaan buku perpetual berhubungan dengan sistem pencatatan dan pengumpulan informasi persediaan secara terus menerus dengan menggunakan berbagai macam catatan keuangan untuk memperhitungkan persediaan saat ini (stock at hand) setiap saat diperlukan. Sistem ini
menggambarkan suatu sistem keuangan dengan data terbaru, yang memperhitungkan seluruh transaksi yang mempengaruhi persediaan segera setelah transaksi-transaksi tersebut muncul. Persediaan fisik periodik berhubungan dengan sistem pengumpulan informasi persediaan secara berkala pada waktu-waktu tertentu. Sistem ini menggunakan perhitungan fisik aktual dan pemeriksaan sediaan barang untuk memperhitungkan penjualan selama periode setelah pemeriksaan persediaan fisik sebelumnya. Keterbatasan sistem ini adalah banyaknya waktu yang diperlukan untuk mendapatkan perhitungan fisik aktual setiap jenis barang, sementara perusahaan lain memiliki metode yang lebih cepat, mudah dan hemat waktu untuk mendapatkan informasi pen jualan. Sistem informasi persediaan (SIP) merupakan sekumpulan metode dan prosedur
pengumpulan
dan
pemrosesan
data
barang
sediaan
yang
berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang. Dalam bisnis ritel atau retailing, persediaan memainkan beberapa fungsi berbeda namun semuanya terkait pada fakta mendasar bahwa tidak selalu memungkinkan untuk mengetahui secara pasti jumlah permintaan produk, penjualan, ataupun persediaan suatu perusahaan. Pengelolaan persediaan yang baik memerlukan pencatatan, penjualan , ataupun persediaan yang akurat dan terbaru untuk setiap jenis produk. Hasil kegiatan tersebut dipakai untuk mengambil keputusan sebagai berikut : Pembelian untuk penambahan persediaan Pengurangan persediaan dari jenis-jenis produk yang sudah tidak lagi dibutuhkan konsumen
Penambahan jenis-jenis produk Dalam melakukan pengendalian persediaan, banyak perusahaan yang menggunakan komputer sebagai basis dan tidak jarang menggunakan database yang tersentralisir. Inventori merupakan elemen kunci di dalam pengoperasian perusahaan, dimana banyak fungsi perusahaan yang berkaitan secara langsung dengannya (akuntansi, logistik, pembelian, pergudangan). Salah satu input utama bagi SIP adalah peramalan (Young, 1991). Peramalan dalam suatu organisasi meliputi banyak hal, bukan hanya meramalkan permintaan untuk banyaknya persediaan yang dibutuhkan saja. Semua kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan sangat bergantung kepada hasil peramalan. Gambar 5 menunjukkan bagaimana peramalan, tujuan perusahaan, dan kejadian masa lalu sampai ke tangan pembuat keputusan untuk digunakan dalam perencanaan masa yang akan datang. Selanjutnya, kejadian aktual perusahaan harus terus dimonitor dan diperbaiki serta dijadikan sebagai umpan balik bagi peramalan masa mendatang. Dalam Gambar 5 juga ditunjukkan aliran informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Kegiatan perusahaan saat ini didukung oleh sumber daya yang dimiliki dan rencana kerja sebagai pedoman sehingga menghasilkan data-data aktual. Data-data aktual dijadikan sebagai salah satu parameter dalam melakukan peramalan permintaan. Hasil peramalan ini, di samping data-data aktual dan tujuan perusahaan, akan mendukung Decision Making Systems. Seluruh keputusan bergantung kepada ketepatan dan keterkaitan informasi yang diberikan. Informasi ini dikoordinasikan oleh sistem informasi
manajemen, yang bertujuan mengatur aliran informasi agar setiap individu perusahaan dapat mengakses berbagai jenis informasi yang dapat digunakan. SIM ini sangat beragam bentuknya, dari yang informal (pertemuan antar personal) sampai yang bersifat formal (berbasiskan program komputer).
OBJECTIVES
FORECASTS
DECISION MAKING SYTEMS
PLANNED PERFORMANCE
OPERATIONS ACTUAL PERFORMANCE
RESOURCES
Gambar 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan Sumber : Waters, 1992
Hasil peramalan permintaan (produk jadi) menyediakan input yang penting bagi pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan, namun sebaliknya dia juga membutuhkan berbagai input dari sumber lainnya. Jenis input (informasi) ini meliputi model perhitungan peramalan yang digunakan, nilai parameter dan data historis. Data historis dihubungkan dengan nilai parameter melalui pola permintaan berupa kalkulasi atas eror dan pembaharuan model. Aliran informasi yang dibutuhkan ini dirangkum dalam Gambar 6.
DATA HISTORIS
INPUT POKOK
PERAMALAN PERMINTAAN
MODEL PERAMALAN POLA PERMINTAAN AKTUAL
PENILAIAN/ PENAKSIRAN MANAJER
KALKULASI ATAS ERROR, PEMBAHARUAN MODEL
PARAMETER DAN MODEL LAINNYA
Gambar 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan Sumber : Waters, 1992
2.1.5.5.Input yang Dibutuhkan SIP Tindakan pengendalian dan perencanaan persediaan yang efektif sangat bergantung kepada berbagai informasi selain peramalan. Suatu SIP harus memiliki 3 komponen, yakni jumlah persediaan aktual per item, jumlah pemesanan ulang dalam satu satuan waktu dan kuantitas pesanan setiap kali dilakukan pemesanan ulang dan yang telah dipesan tetapi belum diterima. Sedangkan untuk SIP yang lebih lengkap dibutuhkan jumlah informasi yang lebih jamak seperti rentang jumlah persediaan aktual yang masih diijinkan (jumlah maksimum dan minimum), peramalan permintaan persediaan untuk setiap periode waktu dengan memperhitungkan unsur ketidakpastian, unsur persediaan dalam gudang penyimpanan untuk memperhitungkan resiko kekunoan, dan lain-lain.
Ada beberapa sumber informasi, yaitu : 1. Input umum seperti rencana produksi, peramalan permintaan, inventori aktual, tujuan perusahaan, informasi pemasok, jumlah pesanan yang belum sampai dan lain-lain. 2. Kendala-kendala seperti kebijakan manajemen, keterbatasan modal, keterbatasan ruangan, keterbatasan kapasitas, ukuran pasar, tingkat persaingan, biaya pemeliharaan dan lain-lain. 3. Informasi biaya seperti biaya per unit, biaya setup, biaya penyimpanan, biaya kekurangan, diskon, dan lain-lain. Berbagai input ini akan diproses sehingga menghasilkan berbagai laporan dan informasi. Input yang dibutuhkan tidak terbatas kepada suatu bagian perusahaan saja, tetapi bisa berasal dari banyak bagian perusahaan, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 7. Hasil pemrosesan ini akan diteruskan kepada pihak manajemen ataupun ke berbagai sistem lainnya.
KENDALA Kebijakan manajemen Keterbatasan modal Keterbatasan ruangan Keterbatasan kapasitas Ukuran pasar Tingkat persaingan Biaya pemeliharaan
INPUT UMUM Rencana produksi Tujuan perusahaan Peramalan permintaan Jumlah inventori aktual Informasi pemasok Jumlah pesanan yang belum sampai
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
OUTPUT Jumlah item yang diinventorikan Kuantitas yang dipesan Jadwal pemesanan Pemasok Jumlah investasi
INFORMASI BIAYA Biaya per unit Biaya setup Biaya penyimpanan Biaya kekurangan Diskon
Gambar 7. Input dan Output Utama dalam SIP Sumber : Waters, 1992
Sekarang kita dapat memperhatikan bagian input secara lebih detil. Beberapa di antaranya bersumber dari bagian pembelian, bagian pergudangan dan bagian-bagian lainnya. Demikian juga halnya dengan output sistem yang akan dikirimkan kembali ke bagian pergudangan, penjualan dan bagian-bagian lainnya. Sebagai contoh, data jumlah persediaan aktual dari bagian pergudangan akan diterima bagian penjualan dan bagian keuangan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 8.
Dari bag. Penjualan Pesanan pelanggan Pengembalian Tanggal pembayaran
Dari bag. Pergudangan Penerimaan barang Jumlah persediaan aktual
Dari bag. Pembelian Pesanan yang dilakukan Kuantitas pesanan
Dari bag. Keuangan Batas jumlah investasi Jumlah investasi sekarang
Darbag. Akuntansi Biaya
SIP
Ke bag. Penjualan Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan
Ke bag. Pergudangan Kuantitas pesanan Jadwal pengiriman
Ke bag. Pembelian Jumlah yang harus dipesan Keragaan pemasok
Ke bag. Keuangan Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan
Ke bag. Akuntansi Faktur pembayaran Jadwal penerimaan barang
Gambar 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi Sumber: Waters, 1992
Namun karena jenis informasi sangat bervariasi di antara berbagai perusahaan, mengakibatkan pembagian yang ditunjukkan dalam Gambar 8 tidak mudah diterapkan oleh suatu perusahaan. Oleh karena itu akan ditambahkan beberapa ide mengenai jenis input yang dibutuhkan oleh SIP, yaitu :
1. Kebijakan Manajemen Tingkat pelayanan (service levels), rencana investasi dalam persediaan, total biaya, peramalan terhadap penjualan total, tingkat persaingan, tujuan dan strategi perusahaan yang terorganisir, keragaan aktual (pengembalian persediaan). 2. Informasi yang harus diperoleh (dari dalam dan luar lingkungan perusahaan) : a. Informasi pemasok (daftar calon, alamat, jenis item, lokasi, kehandalan) b. Pembelian (biaya per unit, diskon jumlah, kuantitas minimum pembelian, pembayaran kredit, waktu tunggu, kualitas item, pembatasan pesanan, kemungkinan pengembalian) c. Lingkungan (Tarif, kuota, pajak, ijin, nilai pertukaran) d. Produksi (proses produksi, desain, keputusan membeli atau membuat sendiri, material dan komponen yang dibutuhkan) e. Pengiriman (jalur alternatif, kecepatan, kehandalan, frekuensi, biaya asuransi) 3. Informasi pergudangan Lokasi, ruangan, kondisi, peralatan (alat-alat) berat, keamanan, jumlah persediaan tiap lokasi. 4. Informasi logistik Model transportasi alternatif, kecepatan, frekuensi, kehandalan, kualitas, kapasitas, biaya, pengembalian material 5. Informasi akuntansi dan keuangan
Informasi biaya, tingkat perputaran persediaan, jumlah investasi dalam bentuk persediaan, biaya imbangan 6. Informasi pemasaran : Biaya akibat kekurangan, tingkat pelayanan yang diminta pelanggan, kebijakan pesaing, mutu persediaan, lokasi persediaan, perencanaan promosi/iklan, kecendrungan pasar, permintaan terhadap produk baru. 7. Informasi penjualan Jumlah persediaan di tiap cabang perusahaan, tanggal batas pembayaran, kuantitas item yang sedang dipesan, harga jual, jadwal pengiriman (dari tempat penyimpanan kepelanggan), karakteristik produk, pembatalan dan pengembalian penjualan, tingkat komisi. 8. Informasi pelanggan Identifikasi pelanggan, lokasi, peramalan permintaan, pelayanan yang diminta pelanggan, cara pengiriman yang lebih disukai, elastisitas harga, pengembalian oleh pelanggan, keluhan pelanggan 9. Informasi biaya Biaya, pemesanan, biaya penyimpanan, biaya distribusi internal, biaya pengiriman ke pelanggan, biaya pengolahan bahan baku, biaya asuransi, biaya akibat kekunoan, biaya modal, biaya setup produksi
10. Faktor lingkungan a. Biaya akibat kurang aktual, biaya akibat kekurangan di masa mendatang, tingkat persaingan, kebijakan pemerintah, tingkat pengangguran, nilai pertukaran.
2.1.6. Dokumentasi Sistem Informasi Dokumentasi
sistem
informasi
digunakan
untuk
memahami,
menerangkan dan memperbaiki sebuah sistem informasi yang kompleks. Pendokumentasian sistem informasi memerlukan beberapa peralatan yang dapat membantu untuk membaca dan dokumentasi sistem informasi sehingga mempermudah dalam mengerti dan mengevaluasi sistem informasi tersebut (Sidharta, 1995). Peralatan dokumentasi sistem informasi yang umum digunakan, yaitu : Diagram Arus Data (DAD), Algoritma Sistem, Bagan Alir Sistem, Diagram Hubungan Entitas, Struktur Data, dan Kamus Data (KD).
2.1.6.1.Diagram Arus Data Diagram Arus Data (DAD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem, aliran-aliran data di antara komponen-komponen, asal, tujuan dan penyimpanan data tersebut (Sidharta, 1995). DAD memiliki empat simbol yang digunakan untuk (1) elemen-elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem, (2) proses, (3) arus data serta (4) penyimpanan data (McLeod, 1996).
1. Elemen-elemen Lingkungan Elemen-elemen lingkungan berada di luar batas sistem. Elemenelemen ini menyediakan input data bagi sistem dan menerima output data sistem. Nama terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya sistem. Terminator
digambarkan dalam DAD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa : Orang, seperti manajer, yang menerima laporan sistem Organisasi, seperti departemen lain dalam perusahaan, atau perusahaan lain. Sistem lain yang berhubungan dengan sistem bersangkutan.
Gambar 9. Simbol Elemen Lingkungan
2. Proses Proses adalah suatu mekanisme yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal, atau segi empat tegak dengan sudut-sudut membulat. Tiap simbol proses diidentifikasi dengan label. Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan obyek, namun nama sistem atau program komputer juga dapat digunakan.
Identifikasi
Nama Proses
Gambar 10. Simbol-simbol Proses
3. Arus Data Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis dan bergerak dari satu titik/proses ke titik/proses yang lain. Tanda panah dengan garis
lurus atau garis lengkung digunakan untuk
menggambarkan arus itu.
Gambar 11. Simbol-simbol Arus Data
4. Penyimpanan Data Penyimpanan data merupakan suatu cara mempertahankan data yang karena sesuatu hal masih diperlukan. Penyimpanan data digambarkan sebagai satu set garis paralel, segi empat terbuka atau bentuk lonjong.
Nama File
Nama File
Nama File
Gambar 12. Simbol-simbol Penyimpanan data
2.1.6.2.Algoritma Sistem Algoritma sistem berfungsi untuk menjelaskan setiap proses yang digambarkan dalam DAD secara rinci.
2.1.6.3.Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem adalah representasi grafik dari sitem informasi, proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran,
file-file dan entitas-entitas sistem operasi yang berhubungan, aliran-aliran data fisik dan kegiatan-kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Dengan menggabungkan aspek-aspek fisik dan aspekaspek logis bagan alir sistem menyertakan konteks operasi dan konteks manajemen dari sebuah sistem informasi sehingga dapat digunakan untuk memahami cara kerja sistem informasi dan menganalisis kontrol-kontrol dalam sistem. Simbol-simbol bagan alir sistem dapat dilihat pada Lampiran 1.
2.1.6.4.Diagram Hubungan Entitas Entitas adalah suatu obyek atau aktivitas spesifik yang menyebabkan permasalahan. Diagram hubungan entitas mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya. Jenis entitas dapat berupa (1) suatu elemen lingkungan, (2) sumber daya, (3) transaksi. Suatu kumpulan entitas adalah satu set dari beberapa entitas yang memiliki kesamaan tipe. Tiap kejadian dari tiap entitas perlu didentifikasi dan didefinisikan dengan menggunakan atribut. Atribut adalah karakteristik suatu entitas yang berfungsi untuk membedakan suatu entitas dari entitas yang lain. Contohnya sekumpulan individu yang memiliki nomor identifikasi di satu kelompok, dengan demikian kumpulan tersebut dapat didefinisikan sebagai satu set anggota. Diagram hubungan entitas (diagram-HE) menunjukkan hubungan antarentitas di dalam suatu sistem informasi. Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan diagram-HE adalah sebagai berikut:
1.
= entitas
2.
= hubungan (relasi)
3.
= atribut
4.
=
penghubung
antarentitas
dan
penghubung
anatrentitas dengan relationship-nya
Hubungan entitas didefinisikan sebagai suatu asosisasi yang ada di antara dua jenis entitas atau lebih yang digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Suatu cara umum untuk menunjukkan keterkaitan antarentitas adalah dengan menggunakan karakter “1” dan “M”. Jenis hubungan di antara beberapa entitas dapat diringkas sebagai berikut : (1) Hubungan ’One to One’ : Satu entitas A dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B, demikian sebaliknya.
Entitas A
1
Kata Kerja
1
Entitas B
(2) Hubungan ’One to Many’ : Satu entitas A dihubungan dengan beberapa entitas B, dan satu entitas B dapat dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas A.
1
M Kata Kerja
Entitas A
Entitas B
(3) Hubungan ’Many to One’ : Satu entitas B dapat dihubungkan dengan beberapa entitas A, dan satu entitas A dapat dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B.
M
1 Kata Kerja
Entitas A
Entitas B
(4) Hubungan ’Many to Many’ : Satu entitas B dapat dihubungkan dengan beberapa entitas A, dan satu entitas A dapat dihubungkan dengan beberapa entitas B.
M Entitas A
M Kata Kerja
Entitas B
2.1.6.5.Struktur Data Struktur data digunakan untuk menguraikan setiap atribut yang terdapat dalam suatu entitas yang digambarkan dalam diagram-HE. Dalam struktur data, satu atribut didefinisikan berdasarkan :
b. Tipe
: Ada beberapa macam tipe data seperti karakter, numerik, date, memo, currency, auto number dan lain-lain.
c. Lebar
: Setiap data memiliki batas lebar maksimum yang diizinkan.
d. Keterangan
: Unsur ini menjelaskan sekilas mengenai data bersangkutan.
2.1.6.6.Kamus Data Kamus data (KD) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD analisa sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Dalam sistem informasi terdapat satu set empat bentuk kamus yang menjelaskan
isi
database
secara
hierarkis.
Bentuk-bentuk
tersebut
memungkinkan KD memberikan dokumentasi lengkap mulai dari tingkat ringkas dalam hal arus data sampai ke penjelasan rinci untuk tiap elemen data. Keempat bentuk set KD adalah : 1. Entry Kamus Arus Data Entry kamus arus data menjelaskan tiap arus data dalam kamus arus data (KAD). Suatu arus data harus diberi nama tertentu yang berbeda dengan arus data yang lain sehingga hanya ada satu arus data dengan nama tersebut di dalam KAD. Entry KAD memberikan suatu penjelasan ringkas yang hanya berisi ikhtisar data. Komponen-komponen dalam entry KAD terdiri dari :
Nama Arus Data
: nama yang digunakan dalam KAD
Penjelasan
: menguraikan sedikit pesan dari arus itu dalam
sistem Area Dari
: mengidentifikasi asal arus data, yang mungkin
berupa proses, penyimpanan data, atau terminator Area Ke
: mengidentifikasi proses, penyimpanan data
Area Struktur Data: mendaftarkan tiap struktur yang termasuk di dalam arus Catatan
: memberikan penjelasan tambahan
2. Entry Kamus Penyimpanan Data Entry kamus penyimpanan data menjelaskan tiap penyimpanan data unik dalam KAD. Seperti halnya entry KAD, entry kamus penyimpanan data berisi hanya ikhtisar data. Komponen-komponen dalam kamus penyimpanan data (KPD) sebagai berikut : Nama Penyimpanan Data : sama dengan yang muncul dalam KAD Penjelasan
: menguraikan sedikit jenis data yang terdapat
dalam penyimpanan dan mungkin cara data tersebut digunakan Area Struktur Data
: mendaftarkan struktur-struktur yang terdapat
dalam penyimpanan dan mungkin cara data tersebut digunakan Area Volume
: merupakan petunjuk mengenai ukuran pe-
yimpanan Area Keaktifan
: informasi yang mengungkapkan seberapa aktif
catatan-catatan individual di dalam file
Area Akses
: dicantumkan apabila ingin menjelaskan
pembatasan pada ketersediaan data
3. Entry Kamus Struktur Data Entry kamus struktur data diisi untuk tiap struktur yang terdaftar pada formulir penyimpanan data dan arus data. Komponen-komponen dalam entry kamus struktur data adalah sebagai berikut : Nama Struktur
: berisi nama yang sama dengan yang digunakan
pada entry KAD dan KPD Penjelasan
: menguraikan sedikit peran struktur data
Elemen Data
: mendaftarkan tiap elemen data yang terdapat di
dalam struktur Catatan
: untuk penjelasan tambahan
4. Entry Kamus Elemen Data Entry kamus elemen data (KED) digunakan untuk tiap elemen data yang termasuk dalam kamus struktur, yaitu struktur yang ada dalam arus data. Namun hanya satu formulir tunggal yang digunakan bagi tiap elemen data, walaupun mungkin elemen data itu muncul pada beberapa titik dalam sistem. Komponen-komponen dalam entry KED adalah : Nama Struktur : berisi nama yang digunakan dalam KED Penjelasan data
: menguraikan sedikit mengenai jenis atau fungsi elemen
Jenis
: menerangkan tentang jenis data yang digunakan, berupa
angka, huruf atau alphanumerik (kombinasi huruf dengan angka) Panjang
: menjelaskan ukuran elemen, jika elemen berupa angka
jumlah posisi desimal juga dapat ditentukan Alias
: digunakan jika elemen juga didentifikasi dengan nama
lain. Dalam perancangan sistem informasi, kamus data (KD) secara ringkas dapat dibentuk dengan menggunakan kode-kode berikut : 1.
= berarti ‘terdiri dari’
2.
+ berarti ‘dari’
3.
( ) berarti ‘pilihan (bisa dipergunakan, bisa juga tidak dipergunakan)
4.
{ } berarti ‘iterasi’
5.
[ ] berarti ‘pilih satu dari sekian pilihan’
6.
** berarti ‘komentar/penjelasan’
7.
berarti ‘pemisah di antara alternatif pilihan dalam simbol [ ]’
2.2.
Kerangka Pemikiran Konseptual Suatu sistem perusahaan terdiri dari beberapa subsistem yang saling
berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan. Setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing yang dipakai sebagai arah atau sasaran agar kegiatan subsistem dapat berlangsung secara efektif. Berdasarkan tujuan inilah subsistem dapat mendefinisikan kebutuhan informasinya yang dipakai sebagai pedoman kerja sistem informasi manajemen.
Rancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan melalui serangkaian tahapan yang diawali dengan melakukan investigasi sistem. Tahap kedua dalam pengembangan sistem informasi adalah analisis sistem dengan menggunakan metode rapid analysis (analisis secara cepat). Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Pada tahap ini dihasilkan suatu gambaran logika sistem yang diinginkan dalam bentuk diagram arus data (DAD) dan kamus data (KD), kemudian dilanjutkan dengan tahap perancangan (design) sistem. Sebelum rancangan sistem informasi yang baru diterapkan, perlu dilakukan evaluasi mengenai nilai ekonomis sistem. Jika manfaat atau keuntungan yang dihasilkan lebih besar dari biayanya maka penggunaan sistem disetujui, jika tidak sistem harus dikaji ulang.
PERUSAHAAN
Tujuan Umum
SUBSISTEM
SUBSISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN
SUBSISTEM
SUBSISTEM
SUBSISTEM
Tujuan
SDLC
Subsitem Pengembangan & Promosi Produk
Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang
Data Produk Baru, Data Supplier
Data Kuantitas pemesanan, data stock on order
Subsistem Penerimaan Barang
Data barang tiba, data pembelian
Subsistem Penjualan
Data penjualan
Subsistem Penyimpan an, Penyiapan & Display Barang
Data barang siap display, Label Display
Subsistem Penarikan & Perlakuan Barang BS
Subsistem Stock Opname
Data retur, data barang dimusnahkan
Data stock awal, stock akhir, data margin
TIDAK Persetujuan Penggunaan
IMPLEMENTASI SIPPB&S
Gambar 13. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian
III. METODE PENELITIAN
Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007.
Jenis dan Sumber Data Data dan informasi dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui pengamatan, wawancara dan pencatatan langsung di lapangan. Sedangkan data sekunder sebagai data penunjang diperoleh dari studi literatur mengenai materi-materi yang berkaitan dengan masalah penelitian. Selain data primer, data sekunder juga didapatkan dari PT. Hero Supermarket. Data tersebut berupa laporan-laporan internal manajemen, dan tulisan-tulisan atau informasi mengenai rencana PT. Hero Supermarket dalam jangka panjang, menengah ataupun jangka pendek. Data primer yang dikumpulkan adalah : a. Struktur organisasi perusahaan secara keseluruhan dan struktur organisasi pada bagian persediaan dan penjualan buah dan sayur secara rinci. b. Tujuan utama yang ditargetkan dalam bagian persediaan
c. Aliran proses yang terjadi pada bagian persediaan, yang meliputi penggunaan input (tenaga kerja, bahan baku, waktu), pemrosesan dan output-nya d. Data persediaan buah dan sayur selama 12 bulan terakhir e. Standar Operating Procedure (Prosedur Operasi Standar) atau tata kerja yang diterapkan pada bagian persediaan f. Prosedur kerjasama PT. Hero Supermarket dengan pihak luar g. Aliran proses yang terjadi h. Kelemahan/Kendala yang selama ini dihadapi pada bagian persediaan
Metodologi Dalam penelitian ini ada 2 bagian yang menjadi perhatian utama, yakni: 1. Menganalisa sistem informasi yang telah ada pada bagian persediaan buah dan sayur pada PT Hero Supermarket yang mencakup semua input, proses dan output yang ada. 2. Merancang bangun sistem informasi alternatif pada bagian persediaan buah dan sayur untuk menjamin ketersediaan persediaan dengan meminimumkan biaya akibat resiko kelebihan maupun kekurangan persediaan. Penelitian ini merupakan inisiatif dari penulis untuk melakukan pengembangan sistem yang sudah ada di PT. Hero Supermarket. Jadi penelitian ini bersifat independen bukan berdasarkan permintaan dari user.
Teknik Perancangan Sistem Informasi Persediaan Buah dan Sayur (Sistem Pengendalian Persediaan) Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996. Mengacu pada penelitian tersebut, tahapan-tahapan siklus hidup pengembangan sistem adalah sebagai berikut : 1.
Systems Investigation (Investigasi Sistem)
2.
Systems Analysis (Analisis Sistem)
3.
Systems Design (Desain Sistem)
4.
Systems Implementation (Implementasi Sistem)
5.
Systems Maintenance (Pemeliharaan Sistem)
Pada penelitian ini, pengembangan sistem dilakukan hanya sampai pada tahap ketiga yaitu desain sistem.
Investigasi Sistem Investigasi Sistem merupakan usaha pengembangan sistem yang dilakukan dengan mengandalkan seperangkat alat serta teknik untuk analisis, serta desain dan penerapannya pada sebagian atau keseluruhan sistem informasi. Tujuan tahap investigasi sitem ini adalah : 1. Mengidentifikasi masalah yang timbul pada sistem yang telah ada dan kemungkinan peluang yang dapat dimanfaatkan. 2. Melakukan studi kelayakan terhadap perancangan ataupun perubahan terhadap sistem yang telah ada baik dari segi organisasi, teknis, ekonomi maupun operasional.
3. Membuat perencanaan terhadap manajemen proyek perancangan.
Tahapan dalam melakukan investigasi sistem adalah : a. Evaluasi terhadap permintaan pengguna untuk merancang atau memperbaiki sistem. b. Analisis terhadap permintaan pengguna dengan melakukan wawancara terhadap semua pihak yang terlibat dalam penggunaan sistem c. Keputusan manajemen, setelah menemukan masalah sistem, rekomendasi solusi beserta biaya dan jadwal perkiraan perbaikan/perancangan sistem, manajemen perusahaan bersangkutan dapat mempertimbangkan biaya dan keuntungan yang mungkin timbul bila perancangan sistem tersebut dilanjutkan. Hasil yang diperoleh pada tahap ini adalah identifikasi masalah yang dihadapi sistem, studi kelayakan dan laporan studi kelayakan. Namun pada penelitian ini hasil yang diperoleh hanya identifikasi masalah. Studi kelayakan dan Laporan Studi Kelayakan tidak dilakukan karena dianggap perancangan sistem adalah layak terutama secara teknis.
Analisis Sistem Tujuan tahap analisis sistem ini adalah : 1. Menganalisis detil informasi yang dibutuhkan oleh pengguna akhir, menganalisis lingkungan organisasi dan sistem yang sedang berjalan 2. Menganalisis sistem yang telah ada saat ini, menentukan sumber, produk dan aktivitas proses dari sistem yang ada.
3. Menganalisis persyaratan sistem yang meliputi persyaratan output, input, proses, storage dan kontrol. Tahapan dalam melakukan analisis sistem adalah : 1. Persyaratan User/Interface Kebutuhan input/output dari pengguna akhir yang harus didukung oleh sistem informasi, termasuk format-format, isi, volume dan frekuensi dari setiap tipe input dan output. 2. Persyaratan Pengolahan Aktivitas yang dibutuhkan untuk mengkonversi input ke output. Termasuk mengkalkulasi, aturan keputusan, operasi pengolahan lainnya, kapasitas, dan waktu respon yang dibutuhkan untuk aktivitas pengolahan. 3. Persyaratan Storage Organisasi, isi dan ukuran database, tipe dan frekuensi dari updating, lama retensitas rekam. 4. Persyaratan Kontrol. Akurasi, validitas, keamanan, ketahanan dan persyaratan kemampuan beradaptasi untuk fungsi sistem input, pengolahan, output dan storage. Hasil yang diperoleh dari tahap ini adalah : 1. Konteks Diagram 2. Diagram Arus Data 3. Kamus Data 4. Algoritma Sistem
Desain Sistem Tujuan tahap desain sistem ini adalah : 1. Mengembangkan spesifikasi hardware, software, manusia, sumberdaya data, dan produk-produk informasi yang akan memuaskan persyaratan fungsional yang telah diajukan. Tahapan yang dilakukan dalam mendesain sistem adalah : 1. Spesifikasi User Interface Isi, format, dan sekuensi dari produk user interface dan metodanya.. 2. Spesifikasi Database Isi, struktur, distribusi, akses, respon, pemeliharaan dan retensi database 3. Spesifikasi Software Spesifikasi program atau paket software yang dibutuhkan sistem yang akan dikembangkan (baru), termasuk kinerja dan spesifikasi kontrol. 4. Spesifikasi Fasilitas dan Hardware Karakteristik fisik dan kinerja dari perlengkapan dan fasilitas yang dibutuhkan oleh sistem yang baru. 5. Spesifikasi Personal Job description karyawan yang akan mengoperasikan sistem baru. Hasil yang diperoleh pada tahap ini adalah : 1. Desain dari user interface berupa screen, form, report, dan dialog desain. 2. Desain data berupa desain struktur elemen data. 3. Desain proses berupa desain prosedur dan program. Dalam penelitian ini tidak dilakukan desain user interface dan desain proses. Dalam tahap ini hanya dilakukan desain data dengan menghasilkan
diagram hubungan entitas (ER-Diagram) dan struktur data. Pada tahap ini penulis mencoba memberikan sebuah alternatif perhitungan nilai suggested order yaitu menggunakan metode peramalan, dengan menggunakan pelicinan rata-rata bergerak.
IV.
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Singkat Hingga saat ini PT Hero Supermarket industri ritel pasar swalayan (supermarket) terbesar di Indonesia yang berdiri pertama kali pada tanggal 23 Agustus 1971 di Jl. Falatehan I No.23 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan dengan luas gedung lebih kurang 251 m2 atau lebih tepat disebut Toko Swalayan dengan nama Hero Mini Supermarket. Giant Hypermarket yang pertama berlokasi di Villa Melati Mas, Serpong – Tangerang, didirikan pada tanggal 26 Juli 2002. Giant Hypermarket dengan mottonya ”Banyak Pilihan Harga Lebih Murah” menyediakan jumlah barang yang besar antara 35.000-50.000 item yang 90% nya merupakan produk lokal dan etnik. Hingga bulan April 2006, Giant Hypermarket telah memiliki 14 gerai yang terletak di Jabodetabek (9), Surabaya (3), dan Bandung (2).
Visi dan Misi PT. Hero Supermarket Tbk. Visi PT. Hero Supermarket Tbk., adalah ”Menjadi pengecer makanan yang terkemuka di Indonesia, menawarkan jajaran makanan segar dan bahan makanan terbaik dengan harga terjangkau”. Misi PT. Hero Supermarket Tbk., yaitu: (1) Selalu mengutamakan service yang terbaik kepada pelanggan (2) Selalu menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan keinginan pelanggan. (3) Bersama-sama menciptakan kesatuan manajemen yang sempurna.
Jenis Produk PT. Hero Supermarket Tbk. Termasuk salah satu supermarket swalayan yang menjual berbagai macam produk. Secara umum kelompok produk yang di jual di gerai PT.Hero Supermarket Tbk, yaitu : Fresh & Frozen, grocery, dan non food. Dari ketiga kelompok produk tersebut yang membutuhkan penangan cepat dan intensif adalah fresh & frozen (FF). Hal ini disebabkan oleh sifat produk FF yang tidak tahan lama, mudah rusak, dan butuh perlakuan khusus dalam display. Jenis produk yang tergolong FF adalah Produce, Daily Dairy & Frozen, Meat & Fish. 1. Produce Yang termasuk Produce adalah: Hasil tanaman sayur dan buah serta produk olahannya Buah-buahan dan sayur baik lokal maupun impor 2. Daily Dairy & Frozen Dairy & Frozen merupakan produk susu dan hasil olahannya, misalnya margarine, keju, yoghurt, es krim, dll. 3. Butchery Butchery merupakan produk daging ayam, sapi dan kambing : Ayam: utuh, dada, paha, sayap, punggung, usus, hati, ampela, dll. Sapi dan kambing: tenderloin, sirloin, topside, shank, big chuck, usus, paru, hati, buntut, dll
4. Delicattesen Delicattesen adalah produk olahan baik dari daging ayam, sapi maupun kambing. 5. Fish Fish merupakan produk ikan dan hasil laut, antara lain : ikan bawal, bandeng, baronang, belanak, belut, ekor kuning, gurame, kembung, kerapu, kakap, tuna, tenggiri, udang, rajungan, cumi dan kodok. Penelitian ini difokuskan pada kelompok produk Produce.
Struktur Organisasi PT. Hero Supermarket Struktur organisasi PT. Hero Supermarket disajikan pada Lampiran 2. PT. HERO Supermarket Tbk. Dipimpin oleh seorang direktur utama yang menjalankan kebijakan-kebijakan yang dihasilkan oleh Dewan Komisaris. Direktur Utama tersebut membawahi 7 direktorat dan 2 general manager. Adapun uraian tugas dari masing-masing jabatan pada struktur organisasi PT. HERO Supermarket, Tbk. Akan dijelaskan sebagai berikut : (1) Human Resources Director Bertanggung jawab atas program-program kepegawaian. (2) Finance Director Mengawasi pemasukan dan pengeluaran uang kas dan uang di bank. Menyetujui anggaran keuangan tiap bagian. Meminta
laporan
keuangan
setiap
bulan
serta
meneliti
penyimpangan yang terjadi pada tiap anggaran keuangan tersebut.
Bertindak sebagai penghubung kepada pihak ketiga, khususnya mengenai laporan pajak dan perbankan. Bertanggung jawab kepada direktur pengelola (3) Merchandising & Marketing Director Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran produksi Memperkenalkan produk baru Melaksanakan survei pasar atas produk Merencanakan dan menyelenggarakan semua kegiatan pemasaran dan penjualan hasil produksi. Menyelenggarakan semua kegiatan penelitian dan pengembangan pemasaran. (4) Operation Director Merancanakan garis besar aktivitas perusahaan Mengawasi pelaksanaan aktivitas perusahaan yang telah ditentukan Memutuskan pembukaan outlet baru pada Chief Executife Officer (5) General Affairs Director Bertanggung jawab atas hal-hal umum kegiatan perusahaan (6) Specialty Retail General Manager Bertanggung jawab atas kegiatan diversifikasi produk Hero dalam berbagai bentuk.
(7) Information Technology General Manager Bertanggung jawab atas kebutuhan teknologi IT pada perusahaan, mengembangakan dan menerima laporan perkembangan teknologi IT dari IT development. (8) Property & Project General Manager Mengadakan sarana dan prasarana bagi pendirian cabang baru. (9) Loss Prevention Manager Bertanggung jawab menyelidiki masalah yang menimbulkan kerugian serta mencari tindak lanjutnya. Manajer yang bertanggung jawab terhadap bagian Fresh Food berada di bawah Merchandising & Marketing Director. Secara keseluruhan, Merchandising & Marketing Director membawahi 5 divisi, yaitu : (1) Fresh Food General Manager, bertugas dalam pengadaan barang dagang dalam bentuk makanan segar untuk supermarket. (2) Grocery General Manager, bertugas dalam pengadaan barang dagang dalam bentuk grocery untuk supermarket. (3) Marketing General Manager, bertugas dalam pengadaan program promosi dalam rangka peningkatan penjualan. (4) Food Service General Manager, bertugas mengontrol kelayakan suatu barang yang akan dijual. (5) Distribution & Logistic General Manager, bertugas dalam kegiatan pendistribusian dan logistik perusahaan.
Untuk pengembangan penggunaan teknologi informasi di PT Hero Supermarket Tbk. ada di bawah tanggung jawab Information Technology Director. Secara keseluruhan, Information Technology Director membawahi 2 divisi, yaitu : 1. IT Development Manager, yang bertanggung jawab mengembangkan teknologi IT serta melakukan prototyping. 2. IT POS & Support Manager, bertanggung jawab mengatasi kerusakan maupun kekeliruan yang terjadi pada sistem komputer dan pentransferan data dari dari pusat ke cabang atau dari cabang ke pusat.
Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk. (Outlet Supermarket) Struktur organisasi outlet disajikan pada Lampiran 3. Struktur organisasi outlet (gerai) merupakan suatu entitas yang terpisah dari struktur pusat. Tapi untuk saling berkaitan. Outlet terdiri dari beberapa bagian, yaitu: 1. Store Manager Memimpin seluruh kegiatan operasi supermarket 2. Fresh and Frozen Section Manager, Grocery and non Food Section Manager Bertanggung jawab atas kegiatan pemajangan, pemberian harga dan ketersediaan jenis barang dagangan masing-masing. 3. Produce Supervisor, daily dairy & Frozen Supervisor, Meat and Fish Supervisor, Grocery Food Supervisor, Grocery Non Food Supervisor.
Mengawasi kegiatan pemajangangan, proses pemberian harga jual, ketersediaan jenis barang masing-masing. 4. Produce Staff, Daily dairy & Frozen Staff, Butcher Staff, Fish Staff, Grocery Food Staff, Grocery Non Food Staff. Memajang, memeriksa yang telah kosong / berkurang kemudian mengisi kembali sesuai jenis barang masing-masing. 5. Receiving and Storage Section Manager. Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi kegiatan penerimaan dan penyimpanan barang. 6. Receiving & Storage Supervisor Mengawasi kegiatan penerimaan dan penyimpanan barang. 7. Receiving & Storage Staff Mengecek dan menerima barang serta menyimpannya dalam gudang. 8. Store Administration Section Manager Bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengatur, dan mengawasi terhadap semua kegiatan administrasi di dalam supermarket. 9. Finance Administration Supervisor Bertanggung jawab untuk mnyiapkan uang kecil untuk kasir, mencetak dan mengecek laporan keuangan, penjualan omset per departemen dan per counter, memposting hasil penjualan, membuat laporan petty cash, kupon; mengecek isi brankas dan kupon / voucher barang.
10. Administration SDM Bertanggung jawab terhadap absen, jadwal kerja dan cuti karyawan, memberi laporan absensi ke Hero pusat, bekerja sama dengan supervisor memberi penilaian kerja, promosi, mutasi dan rotasi, perhitungan lembur. 11. Administration POS Bertanggung jawab membuat laporan perubahan harga jual, POP (Point of Purchase), bertanggung jawab terhadap pemrosesan faktur, DO, PO, CN (Credit Note), transfer data order ke gudang IT. 12. Administration Supermarket Bertanggung jawab mengontrol pekerjaan administrasi POS, mengecek administrasi faktur, PO, DO, data labeling, bukti transfer dan CN dari POS, menginput data transfer PLU, data BS, rekap data incoming goods, menyerahkan hasil rekapan dan copy faktur ke supervisor keuangan. 13. Security Bertanggung jawab atas keamanan dalam supermarket. 14. Driver Bertugas sebagai supir dalam memperlancar kegiatan operasi supermarket.
15. Customer Service Section Manager Bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan kepada pelanggan, pembungkusan barang-barang yang dibeli, penitipan barangbarang, pengoperasian genset, pelayanan pemeliharaan umum. 16. Customer Service Supervisor Bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan pelayanan kepada pelanggan. 17. Cashier Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang dalam operasi. 18. Customer Service Staff Bertanggung jawab untuk mengecek pengembalian barang yang tidak jadi dibeli customer, kontrol peralatan mesin EDC (Electronic Draft Capture), cash register, area deposit, promosi, service counter, display produk, packing material, mengatur antrian pelanggan dan buka atau tutup kasir, administrasi penukaran dan pengembalian barang, membuat faktur, invoice pembelian, menangani keluhan pelanggan, cek audit report dan melakukan settlement mesin EDC.
Struktur Gudang Sentral Cibitung Struktur organisasi gudang sentral disajikan pada Lampiran 4. Pada PT. Hero Supermarket Tbk, terdapat gudang sentral yang bertugas mendistribusikan barang ke outlet. Struktur organisasi gudang sentral,Pada Gudang Sentral
Cibitung dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi 7 Bagian, yaitu : (1) Fresh & Frozen Section, yang membawahi unit: a. Produce b. Meat c. Fish d. Fresh e. Quality Control f. Logistik (2) Dry Product (3) Inventory (4) Logistik (5) HRD (6) Shift (7) IT
V. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
5.1.
Investigasi Sistem
5.1.1. Sistem Perusahaan Pada PT. Hero Supermarket Tbk., Head Office (HO) menangani seluruh kegiatan perusahaan kecuali yang menyangkut operasi harian Outlet. Selain itu masih ada satu unsur pendukung utama yaitu Sentral Distribusi yang letaknya terpisah dari HO dan Outlet. Sistem informasi yang diterapkan di PT. Hero Supermarket Tbk., ditunjukkan pada Gambar 14.
MODEM
SERVER PRINTER WORKSTATION GHS
MODEM MODEM
WAN Internet WORKSTATION GHS
SUPERVISOR MODEM
WORKSTATION KANTOR PUSAT
WORKSTATION GHS
MODEM
WORKSTATION SENTRAL DISTRIBUSI
Gambar 14. Struktur Jaringan LAN PT. HERO Supermarket Tbk.
Hardware yang digunakan sebagai SERVER di Head Office, yaitu : a. Server MS DELL
b. 4 Processor c. RAM 4 GB d. HDD R5 = 386 GB Sedangkan untuk hardware yang digunakan di Head Office, yaitu : a. CPU Zyrex Tactical TP731, Pentium IV 2,8 GHz, RAM 256, HDD 40 GB, Monitor 15” b. Printer c. Barcode Printer d. Scanner e. Handheld Terminal – BHT untuk stocktaking f. Notebook Untuk Hardware yang digunakan di Sentral Distribusi Cibitung, yaitu : a. Server Production, DC Dry & DC Fresh, Digital Alpha 4100 & Dec 90 TL b. CPU Zyrex Tactical TP731, Pentium IV 2,8 GHz, RAM 256, HDD 40 GB, Monitor 15” c. Printer d. Modem Robotics 56 K e. Switch CISCO Untuk gerai menggunakan hardware sebagai berikut : a. Server Production, Wearns Pentium IV 2,8 Ghz, 1 processor RAM 512 MB, HDD 36 GB b. CPU Zyrex Tactical TP731, Pentium IV 2,8 GHz 256, HDD 40 GB, Monitor 15”
c. Modem Robotics 56 K d. Switch 3 con e. BHT Handheld Terminal f. Printer g. Barcode printer Untuk POS (Point Of Sales), menggunakan : a. POSIFLEX Pentium IV 2,26 Ghz, RAM 128 MB, HDD 40 GB b. Printer Epson TM300 c. LCD Monitor 12,1” d. Scanner PSC Magellan 2200 Jaringan komputer PT. HERO Supermarket Tbk terhubung secara offline melalui WAN (Wide Area Network). Sistem informasi yang diterapkan di PT HERO Supermarket Tbk. Secara umum bersifat semi otomatis. Otomatisasi komputer digunakan di kasir, pada saat konsumen melakukan pembayaran terhadap barang yang dibeli dan pada kegiatan penyiapan item jual, yaitu pemberian label. Sistem komputer secara otomatis mencatat data penjualan per faktur. Pada kegiatan penyiapan item jual siap display, saat item jual telah selesai diproses, sistem memberikan label display sesuai dengan deskripsi dan berat item. Sedangkan untuk kegiatan pendataan persediaan, sisa persediaan dicatat secara manual, dengan memeriksanya langsung ke ruang penyimpanan dan display. Dalam pemesanan barang PT Hero Supermarket Tbk. menggunakan reorder point sebagai acuan dalam pemesanan barang kepada supplier dan safety stock sebagai alat perlindungan terhadap kehabisan persediaan barang.
Sistem pengelolaan persediaan dan distribusi barang di PT. Hero Supermarket Tbk. terbagi menjadi 3 tipe: 1. Central Purchase & Central Supply; pemesanan barang dilakukan oleh Head Office lalu supplier mengirimkan barang pesanan ke Sentral Distribusi. Sentral Distribusi inilah yang akan mendistribusikan barang tersebut kepada outlet. 2. Central Purchase & Direct Supply; pemesanan barang dilakukan oleh Head Office lalu supplier mendistribusikan barang pesanan langsung kepada outlet. 3. Direct Purchase & Direct Supply; pemesanan barang dilakukan oleh outlet, lalu supplier akan mengantarkan barang pesanan langsung kepada outlet.
Penghitungan persediaan untuk pengendalian persediaan dan kegiatankegiatan lain yang terkomputerisasi dijalankan tidak secara terpusat. Penggunaan komputer untuk input data dapat dilakukan di departemen-departemen lain. Di departemen lain komputer juga digunakan untuk aplikasi pembuatan laporan dan surat-surat untuk mendukung kegiatan operasional departemen.
5.1.2. Sistematika Arus Data dan Informasi Secara umum kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan buah dan sayur di PT. HERO Supermarket Tbk dilakukan pada Sentral Distribusi, Outlet / Gerai Hero Supermarket (GHS) dan Head Office.
Pada Central Warehouse terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Bagian Gudang (Penyimpanan) Mengelola arus persediaan barang dagang yang masuk keluar gudang. Dalam bagian ini terdiri dari : a. Divisi Penerimaan Barang Divisi ini bertugas melakukan penerimaan barang pesanan dari supplier yang sampai di gudang. Kemudian divisi ini akan melakukan Quality Control berupa pemeriksaan dokumen dan perhitungan persediaan. Divisi ini juga bertugas untuk membuat laporan penerimaan barang. b. Divisi Penyimpanan Divisi ini bertugas melakukan penyimpanan terhadap barang yang sudah diterima oleh gudang. Divisi ini melakukan identifikasi persediaan barang dagangan dengan sortir lalu menempatkan barang tersebut berdasarkan jenisnya. c. Divisi Distribusi Divisi ini bertugas melakukan distribusi barang dari gudang ke gerai. Divisi ini juga bertugas memeriksa kesesuaian barang antara yang akan dikirim dengan pesanan yang diterima dari gerai. d. Divisi Kartu Gudang Divisi ini bertugas melakukan pencatatan dan penyimpanan data-data yang berhubungan dengan jumlah persediaan di gudang. Pencatatan ini terkait dengan pertambahan jumlah persediaan karena pembelian,
pengurangan persediaan karena distribusi. File kartu gudang ini sudah menggunakan komputerisasi. 2. Bagian Akuntansi Bagian ini dibagi dalam 2 divisi, yaitu : a. Divisi Kartu Persediaan Bagian ini bertugas menghitung saldo persediaan akhir setelah transaksi. Bagian ini juga bertugas membuat jurnal memorial apabila terjadi ketidak sesuaian antara jumlah persediaan barang yang tercatat dalam file kartu persediaan dengan jumlah sebenarnya ada di gudang setelah perhitungan fisik. b. Divisi Kartu Hutang Bagian ini bertugas melakukan pencatatan setiap transaksi pembelian persediaan barang dagangan yang pembayarannya menggunakan metode kredit/hutang. 3. Panitia Perhitungan Fisik Persediaan Panitia ini bertugas untuk melakukan stock opname/perhitungan fisik. Panitia ini terdiri dari pihak gerai (Supermarket), Pihak Kantor Pusat, serta auditor intern. Pihak-pihak pada bagian gudang sentral yang terlibat dalam kegiatan subsistemsubsistem tersebut adalah: (1) Inventory Manager (2) Fresh & Frozen Manager (3) Produce Supervisor Pada GHS, sistem persediaan terdiri dari bagian, yaitu :
1. Pemesanan Barang 2. Penerimaan Barang 3. Penyimpanan, Penyiapan dan Display Barang. 4. Penarikan dan Perlakuan Barang BS (Tidak Layak Display) 5. Stock Opname Pihak-pihak pada outlet yang terlibat dalam kegiatan subsistem-subsistem tersebut adalah : (1) Store Manager (2) Fresh & Frozen Section Manager (3) Produce Supervisor (4) Produce Staff (5) Receiving & Storage Section Manager (6) Receiving & Storage Supervisor (7) Receiving & Storage Staff (8) Store Administration Section Manager (9) Finance Administration Supervisor (10)
Administration POS
(11)
Administration Supermarket
Pada Head Office, sistem persediaan terdiri dari bagian, yaitu : 1. Bagian Pengembangan dan promosi produk 2. Bagian Negosiasi Supplier dan Pemesanan Barang 3. Bagian Kelayakan produk 4. Bagian Akuntansi 5. Bagian Audit Internal
Pihak-pihak pada Head Office yang terlibat dalam kegiatan tersebut adalah : (1) Akuntansi di bawah Finance Director (2) Fresh Food General Manager, di bawah Merchandising & Marketing Director, untuk pengembangan dan promosi produk serta, negosiasi supplier, juga pengadaan barang dagangan dalam bentuk makanan segar untuk supermarket. (3) Kelayakan Produk, di bawah Food Service General Manager. (4) Distribusi dan logistik perusahaan. Distribution & Logistic General Manager. (5) Supplier (6) Administrasi Gudang
Secara umum kegiatan pada Outlet, Sentral Distribusi dan Head Office mencakup prosedur sebagai berikut : 1. Subsistem Pembelian Barang Dagang Subsistem pembelian barang dagang mencakup prosedur kegiatan sebagai berikut : (1) Outlet akan mengirimkan Supermarket Order secara online melalui jaringan WAN/Internet (Pukul 08.30-11.30) kepada Head Office. Lalu Head Office akan mengirimkan Supermarket Order ini ke Sentral Distribusi. (2) Sentral distribusi akan membuat Sales Order dan juga Picking List (Daftar Penyiapan Barang). Sentral distribusi juga dapat menerima pesanan tambahan melalui Fax/Telepon.
(3) Sales Order tersebut akan dikirimkan kepada supplier, tetapi Sentral Distribusi sebelumnya akan menginformasikan jumlah stok yang ada di gudang. Jika stok di gudang kosong atau sudah mencapai jumlah minimal untuk pemesanan kembali, maka List of Order tersebut akan diteruskan kepada bagian Merchandising. (4) Bagian Merchandising akan membuat Purchase Order yang akan dikirimkan kepada supplier. 2. Subsistem Penerimaan Barang Dagang Subsistem penerimaan barang dagang mencakup prosedur kegiatan sebagai berikut: (1) Supplier membawa barang pesanan beserta bukti Faktur, DO masingmasing rangkap 4 dan PO rangkap 2, yang bernomor urut tercetak. Setelah itu supplier mengisi Bukti Transaksi & Registrasi Faktur (BT&RF) rangkap 3, kemudian menempelkan label pada masingmasing barang. BT&RF didistribusikan kepada : a. Lembar 1 untuk accounting b. Lembar 2 untuk administrasi SPM c. Lembar 3 untuk gudang (2) Receiving Staff memeriksa barang yang diterima dari supplier dan mencocokkan barang dengan Faktur dan DO masing-masing rangkap 4, serta PO rangkap 2. Setelah diperiksa dan dicocokkan kemudian menandatangani Faktur dan menstempel “Received”. (3) Kepala Gudang menandatangani Faktur dan DO masing-masing rangkap 4, serta PO rangkap 2 yang telah distempel “Received”,
kemudian menyerahkan Faktur, DO & PO masing-masing 1 rangkap ke supplier. BT&RF di file kan. (4) Administration POS menginput Faktur dan DO masing-masing rangkap 3, serta PO 1 rangkap pada File Data Labelling kemudian Faktur, dan DO masing-masing rangkap 3, serta PO 1 rangkap yang sudah diinput diberi stempel “F”. (5) Administration SPM mengecek Faktur, dan DO masing-masing rangkap 3, serta PO 1 rangkap dan BT&RF
dengan File Data
Labelling. Setelah itu dicek kemudian diinput pada File Penerimaan Barang Dagang (FPBD). Terdapat dua jenis FPBD, yaitu : a. FPBD Internal; apabila barang dagang merupakan produksi PT. Hero Supermarket Tbk. sendiri. b. FPBD Eksternal; apabila barang dagang merupakan produksi dari pihak diluar PT. Hero Supermarket Tbk. (6) Accounting Rechecking mencocokkan kembali antara Faktur dan DO masing-masing rangkap 3, serta PO, File Data Labelling, BT&RF, dan FPBD Internal atau FPBD Eksternal. Bila terjadi ketidakcocokkan maka dibuatkan voucher koreksi PBD Internal atau PBD Eksternal berdasarkan penerimaan barang dagang. Kemudian File Koreksi (FKPBD Internal dan FKPBD Ekternal) didistribusikan ke Accounting Inventory. (7) Berdasarkan FPBD Internal dan FPBD Eksternal serta FKPBD Internal dan FKPBD Eksternal, Accounting Inventory akan mengeluarkan Laporan Penerimaan Barang Dagang (LPBD).
(8) Accounting Central Account menerima FPBD Internal dan FPBD Eksternal serta FKPBD Internal dan FKPBD Eksternal dari accounting inventory setelah itu diinput ke dalam Master File Persediaan dan Master File Hutang Dagang.
3. Subsistem Distribusi Subsistem distribusi mencakup prosedur kegiatan sebagai berikut : (1) Sentral Distribusi akan menerbitkan Delivery Order (DO) berdasarkan List Of Order yang diberikan oleh Head Office. (2) Sentral Distribusi mempersiapkan barang untuk di distribusikan ke Outlet. Sentral Distribusi akan memeriksa kesesuaian DO dan List of Order yang telah diterbitkan Outlet dengan barang yang akan didistribusikan. (3) Setelah barang selesai disiapkan. Sentral distribusi akan menginput Delivery Order (DO) berdasarkan Sales Order dan ketersediaan barang yang dipesan oleh Outlet. (4) Sentral Distribusi akan mencetak Invoice berdasarkan jumlah barang yang akan dikirimkan ke Outlet. (5) Sentral Distribusi lalu mencetak DO,Tanda Terima DO dan List Nomor DO. Setelah itu Invoice, DO, dan Tanda Terima DO diperiksa kesesuaiannya dengan barang yang siap dikirim. (6) Sentral Distribusi akan mengirimkan barang ke Outlet.
4. Subsistem Penjualan Subsistem Penjualan mencakup prosedur kegiatan sebagai berikut : (1) Konsumen melakukan pembelian terhadap barang dagang (2) Kasir menginput kode barang dan mencari data persediaan lalu menginput ke file pengeluaran barang dagang. (3) Accounting Central Account, mengupdate Master File Buku Besar dan Master File Persediaan.
5. Subsistem Pengembalian Subsistem Pengembalian mencakup prosedur kegiatan sebagai berikut : (1) Storage Staff mengeluarkan barang rusak dari gudang dan toko, kemudian ditempatkan dalam gudang BS, lalu storage staff memperbaharui kartu gudang. (2) Administration Supermarket membuat Credit Note (CN) berdasarkan barang yang rusak. (3) Supplier memeriksa kesesuaian antara barang yang diretur dengan CN, lalu supllier akan menandatangani CN. (4) Administration POS menginput CN ke File Retur Pembelian. (5) Accounting Rechecking memeriksa kesesuaian antara CN dengan File Retur Pembelian, apabila ditemukan ketidaksesuaian maka dibuat voucher koreksi yang akan diinput ke File Koreksi Retur Pembelian Accounting Central Account mengupdate Master File Hutang Dagang dan Master File Persediaan.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan penulis terhadap pengguna sistem, sistem infromasi pengendalian inventori buah dan sayur GHS yang ada saat ini ditemukan dua kekurangan, diantaranya : 1. Sistem informasi yang ada tidak memberikan nilai Inventory On Hand per item 2. Sistem informasi yang ada tidak memberikan nilai Suggested Order per item Pada saat Head Office (Bagian Merchandising) melakukan pemesanan kepada supplier, setiap item yang berbeda akan memiliki nomor item yang berbeda. Nomor item yang spesifik untuk setiap item yang berbeda diidentifikasi sebagai Price Look Up Number (PLUN). PLUN ini dibuat untuk setiap item berdasarkan deskripsi item (nama item) yang dibeli dari Suplier. Pada saat item tersebut diantarkan oleh pihak Suplier, ada sebagian dari item tersebut yang disimpan di stock room (ruang penyimpanan persediaan) dan sebagian lagi untuk display. Untuk item display masih dilakukan pembedaan yakni item yang dijual dalam kondisi sama seperti saat diterima dari Supplier (deskripsi item jual sama dengan deskripsi item beli) dan item yang diolah terlebih dahulu sebelum dijual sehingga item bersangkutan mengalami perubahan bentuk (deskripsi item jual tidak sama dengan deskripsi item jual beli). Tujuan melakukan diskriminasi harga ini adalah untuk melakukan penyesuaian terhadap selera dan daya beli customer. Hal ini juga menyebabkan perhitungan Inventory On Hand sulit dilakukan. PLUN juga digunakan untuk mendeskripsikan item jual di store. Pada saat item diterima di store, sistem akan mencatat penambahan jumlah Inventory On Hand berdasarkan PLUN, sehingga jumlah Inventory On Hand untuk PLUN
bersangkutan akan bertambah. Pada saat item terjual (dibeli customer), sistem akan mencatat pengurangan nilai Inventory On Hand berdasarkan PLUN, sehingga jumlah Inventory On Hand untuk PLUN bersangkutan akan menurun. Tidak tersedianya data Inventory On Hand yang akurat menyebabkan Merchandiser tidak bisa mengetahui jumlah Inventory On Hand yang sebenarnya melalui sistem, melainkan harus melalui penghitungan manual di stock room setiap periode tertentu. Ketidaktersediaan data Inventory On Hand ini juga menyebabkan tidak dapat diterapkannya rumus penghitungan inventori yang memadai. Feasibility study dalam pengembangan sistem tidak dilakukan. Hal ini dilakukan untuk memfokuskan pengembangan sistem untuk mencari metode alternatif perhitungan pengendalian persediaan.
5.2.
Analisis Sistem Tahap analisis sistem mengidentifikasi persyaratan sistem, termasuk di
dalamnya persyaratan output, input, process dan storage.
5.2.1. Identifikasi Kelompok Informasi Persyaratan output menghasilkan kebutuhan akan tabel informasi yang meliputi : (1) Tabel Suggested Order; berisi jumlah pesanan pembelian yang disarankanuntuk setiap item beli pada periode pemesanan berikutnya.
(2) Tabel Pembelian; Tabel yang menerangkan hubungan antara pihak penerima (receiver) dengan item beli yang diterima dari supplier (tindakan pembelian). (3) Tabel Evaluasi Supplier; Tabel yang menerangkan hubungan antara tindakan pengorderan dengan hasil pengantaran item, yakni untuk memperoleh nilai supplier performance. (4) Tabel Pembayaran Tagihan; berisi data pembayaran tagihan pembelian item beli ke supplier dan hubungan antara supplier dengan pihak penerima (receive) sehubungan dengan utang yang timbul akibat tindakan pembelian (5) Tabel Inventory on Order; Tabel yang menerangkan hubungan antara pengorder dengan item beli yang masih dalam tahap pengantaran oleh supplier (Belum diterima Outlet dan Sentral Distribusi). (6) Tabel Persediaan Akhir Item Beli Harian; berisi data persediaan item beli yang masuk dan keluar. (7) Tabel Persediaan Akhir Item Jual Harian; berisi data persediaan item jual yang masuk dan keluar. (8) Tabel Stock Opname; berisi data nilai persediaan akhir aktual, harga pokok penjualan, gross margin, dan nilai penyusutan. Persyaratan proses meliputi penggunaan teknik peramalan yakni metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai suggested order.
Persyaratan input meliputi 15 tabel masukan, yakni: (1) Tabel Gerai Hero Supermarket; berisi data masing-masing cabang Gerai Hero Supermarket (GHS).
(2) Tabel Supplier; Berisi data supplier penyuplai item beli. (3) Tabel Item Beli; Berisi data item beli (4) Tabel Item Jual; Berisi data item jual (5) Tabel Item Jual Promosi; berisi data item yang dipromosikan. (6) Tabel Item Siap Proses; berisi data item beli yang akan diproses menjadi item jual siap display. (7) Tabel Item Hasil Produksi; berisi data item jual siap display yang dihasilkan dari proses produksi. (8) Tabel Item Siap Reproduksi; berisi data item jual yang sudah tidak layak display yang bisa di reproduksi. (9) Tabel Item Hasil Reproduksi; berisi data item jual hasil reproduksi item jual tak layak display. (10)
Tabel Pemusnahan Barang; berisi data pemusnahan barang BS.
(11)
Tabel Retur Pembelian; berisi data pengembalian item beli ke
supplier. (12)
Tabel
Transfer
Masuk;
berisi
data
transfer
item
dari
unit/divisi/GHS lain. (13)
Tabel Transfer Keluar; berisi data transfer item ke unit/divisi/GHS
lain. (14)
Tabel Pesanan Pembelian; berisi data pemesanan item beli ke
supplier. (15)
Tabel Penerimaan Barang; berisi data penerimaan item beli
darisupplier.
Persyaratan storage meliputi media penyimpanan data yang mencakup ke 11 tabel input di atas. Perusahaan bersangkutan dapat memilih media yang paling efisien, efektif dan ekonomis secara finansial. Media penyimpanan dapat berupa media penyimpanan elektronik ataupun kertas. Hasil pada tahap analisis sistem disajikan dalam bentuk : 1. Diagram Konteks Arus Data 2. Diagram Arus Data 3. Algoritma Sistem 4. Kamus Data
5.2.2. Diagram Konteks Arus Data Diagram konteks merupakan diagram arus data Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur (SIPPB&S) tingkat atas, yaitu diagram paling tidak detil dari SIPPD&S yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan keluar sistem, dari serta menuju entitas-entitas yang terlibat. SIPPD&S berhubungan langsung dengan tiga entitas internal, yaitu Divisi Produce, Head Office dan Merchandiser, serta lima entitas eksternal, yakni Pesaing, Media Massa, Supplier, Konsumen dan Bank. Diagram konteks SIPPB&S dapat dilihat pada Gambar 18. Divisi Produce di outlet memberikan data mengenai kejadian item harian dan data item display kemudian sistem menghasilkan label display bagi divisi produce. Head Office mendapatkan laporan hasil stock opname dari sistem yang selanjutnya digunakan untuk analisa perkembangan produce. Merchandiser memberikan data persetujuan dengan supplier kepada sistem. Sistem mendapat
masukan data sisa stock kemudian menghasilkan informasi mengenai kuantitas barang yang akan dipesan bagi Merchandiser. Sistem memperoleh informasi produk baru dari media massa dan konsumen.
Sistem
menghasilkan
leaflet
promosi
dan
iklan
yang
menginformasikan mengenai produk baru atau produk yang mendapat potongan harga kepada konsumen melalui media massa maupun langsung ke konsumen. Supplier memberikan data produk dan data diri kepada sistem kemudian mendapatkan laporan evaluasi supplier dari sistem.
5.2.3. Algoritma Sistem dan Diagram Arus Data Algoritma sistem akan menguraikan setiap proses yang digambarkan oleh diagram arus data. Berdasarkan diagram konteks arus data yang telah diuraikan pada sub bab 5.2.2., SIPPB&S dapat dibagi menjadi tujuh subsistem, yakni : 1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk 2. Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang 3. Subsistem Penerimaan Barang 4. Subsistem Penyimpanan Barang dan Display Barang 5. Subsistem Penjualan 6. Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS 7. Subsistem Stock Opname Subsistem-subsistem tersebut diuraikan dalam diagram arus data (DAD) level 0 yang dapat dilihat pada Gambar 15. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk (proses 1.0) berhubungan dengan lima entitas, yakni pesaing, konsumen, merchandiser, divisi produce dan
media massa. Dalam proses pengembangan dan promosi produk, tabel item jual dan item jual promosi merupakan tabel input yang diperlukan untuk menghasilkan label display dan leaflet promosi.
Divisi Produce 16
14 20
18
11
17 15
9
4
19
Media Massa & Konsumen
SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
Head Office
21 6
Merchandiser 3 2
10 8
7 12
1
13
5
Supplier Konsumen
Gambar 15. Diagram Konteks Arus Data SIPPD&S Level 0
Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang (proses 2.0) melibatkan entitas merchandiser, supplier dan divisi produce. Subsistem ini membutuhkan tabel supplier, tabel item beli, tabel Inventory on Order dan tabel pesanan pembelian sebagai tabel data input, serta menggunakan tabel suggested order sebagai tabel data output. Subsistem Penerimaan Barang (proses 3.0)
MEDIA MASSA & KONSUMEN 1.0 Pengembangan & Promosi Produk
DIVISI PRODUCE
21
MERCHANDISER 5
20 22
6
1
KONSUMEN
2.0 Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang
2
3
SUPPLIER
7 23 10 12
13
8
3.0 Penerimaan Barang
4
4.0 Penyimpanan dan Display barang
9
5.0 Penjualan
11
DIVISI PRODUCE 16 18
15 Data SIPPD & S Level 14 1 Gambar 16. Diagram 0 Arus melibatkan entitas supplier, divisi produce dan Bank. Tabel data input yang 17
digunakan dalam kegiatan subsistem penerimaan barang adalah tabel penerimaan 6.0 barang,
Penarikan dan perlakuan barang sedangkan BStabel
7.0 Stock Opname
output yang dihasilkan yaitu tabel pembelian,
pembayaran tagihan dan evaluasi supplier.25 Subsistem Penyimpanan dan Display Barang melibatkan entitas divisi 24
Head Office
19
produce dan menggunakan tabel data input item beli dan item jual. Subsistem Penjualan (proses 5.0) berhubungan dengan entitas konsumen dan divisi produce. Subsistem penjualan memanfaatkan tabel input penjualan, tabel produksi dan
transfer barang. Subsistem Penarikan Barang BS ( proses 6.0) berhubungan dengan divisi produce dan menyediakan data masukan bagi subsistem stock opname dengan menggunakan tabel input pemusnahan barang, retur dan reproduksi. Subsistem Stock Opname (proses 7.0) melibatkan entitas divisi produce dan head office dengan menggunakan tabel output persediaan akhir harian, item jual dan item beli harian serta tabel stock opname. Keterangan untuk masing-masing arus data ditunjukkan pada Tabel 2. Tabel 2. Keterangan Aliran Data Diagram Konteks Data Level 0 dan Diagram 0 Arus rata SIPPB&S Level I ALIRAN DATA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
JENIS DATA Data Produk Baru Data Supplier, Data Produk Nota Kesepakatan Data Sisa Stock Kuantitas Barang yang akan dipesan Data Persetujuan dengan Supplier Formulir Pesanan Pembelian Faktur Pembelian Laporan Penerimaan Barang Evaluasi Supplier Label Display Data item jual dan kuantitas Faktur Bukti Pembayaran
ALIRAN DATA 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
JENIS DATA Penyusutan (Shrinkage) Pemusnahan Barang BS (Throw Away) Merchandise Transfer Retur Pembelian Nilai Persediaan Akhir Aktual Laporan Hasil Stock Opname Data Item Display Leaflet Promosi dan Wan Media Massa Data Item Jual Promosi No.Fommulir Pesanan Pembelian Laporan Penjualan dan Transfer Barang Laporan Pemusnahan Barang BS, Laporan Reproduksi dan Laporan Retur
Pada subbab berikutnya diuraikan algoritma setiap subsistem dengan diagram arus data lanjutan masing-masing subsistern hingga level yang paling rinci.
5.2.3.1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk Dua proses utama dalam subsistem pengembangan dan promosi produk, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 20, yaitu: 1.
Pengembangan Produk (proses 1.1), terdiri dari 3 proses, yaitu : a. Mencari informasi produk baru (1.1.1)
b. Membuat item jual (1.1.2) c. Mengisi file item jual (1.1.3)
PESAING DAN KONSUMEN
Subsistem negosiasi dengan supplier & pemesanan barang
Data produk baru
1.1 Pengembangan produk
Data supplier dan produk yang ditawarkan DIVISI PRODUCE
Data item jual Data item display
Data item File item jual Leaflet promosi dan draft promosi untuk ruang iklan
MEDIA MASSA & KONSUMEN
1.2 Promosi produk
Data produk yang mendapat diskon atau masa promosi
MERCHANDISER
Gambar 17. Diagram 1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 2
2.
Promosi Produk (proses 1.2), terdiri dari 3 proses, yaitu : a. Memeriksa item display (1.2. 1) b. Mengisi file promosi produk (1.2.2) c. Membuat promosi produk (1.2.3)
Pengembangan produk (proses 1.1) dipusatkan pada kegiatan mencari informasi produk baru, membuat item jual dan mengisi file item jual. Proses ini menghasilkan file item jual baru dan data item jual baru untuk promosi produk.
Sedangkan promosi produk (proses 1.2) mencakup kegiatan memeriksa item display, mengisi file promosi produk dan membuat promosi produk. Pada proses ini dihasilkan leaflet promosi dan draft promosi.
PESAING DAN KONSUMEN
Subsistem negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang
Data produk baru
1.1.1 Mencari informasi produk baru
Data supplier dan produk yang ditawarkan
Data produk baru dan Supplier
1.1.2 Membuat item jual
File item jual Data Item Jual
Data item Jual baru
1.1.3 Mengisi file item jual
Nama Outlet
File Outlet
Gambar 18. Diagram 1.1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3
Proses membuat item jual menghasilkan data item jual baru, terdiri dari nama item, PLUN, satuan jual, harga jual, nomor artikel item beli, dan nama/nomor Outlet. Data tersebut kemudian disimpan dalam file item jual pada proses mengisi file item jual (proses 1.1.3) Divisi produce mengadakan pemeriksaan terhadap item-item jual pada display untuk menentukan apakah item-item tersebut masih layak ditempatkan pada ruang display (proses 1.2.1). Pemeriksaan dilakukan terhadap fisik atau penampakan luar dan tanggal kadaluarsa ataupun tanggal preparation. Dari
pemeriksaan dihasilkan catatan item display yang akan dijual dengan harga diskon khusus karena sudah mendekati masa kadaluarsa atau menjadi BS. Pengisian file promosi produk (proses 1.2.2) memproses catatan item display diskon khusus, data item jual baru, dan/atau data produk promosi dari supplier. Proses tersebut menghasilkan data item jual promosi, berupa nama, PLUN, satuan jual, harga jual, diskon khusus, harga diskon, nama/nomor Outlet dan periode promosi, untuk file promosi item. Kemudian data dart file promosi item digunakan untuk membuat promosi produk (proses 1.2.3). Hasilnya berupa leaflet promosi untuk konsumen dan draft promosi untuk ruang iklan di media massa. Proses memeriksa item display, mengisi file promosi produk dan membuat promosi produk, ditunjukkan pada Gambar 19.
5.2.3.2. Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Subsistem negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang terdiri dari dua proses utama, yakni : 1.
Negosiasi dengan supplier (proses 2.1), terdiri dari 2 proses berikut ini : a. Membuat nota kesepakatan (proses 2.1.1) b. Mengisi file supplier dan file item beli (proses 2.1.2)
2.
Pemesanan barang (proses 2.2), terdiri dari 4 proses sebagai berikut : a. Memprediksi penjualan ( proses 2.2.1) b. Menyiapkan BCP (proses 2.2.2)
DIVISI PRODUCE
1.2.1 Memeriksa item display Label display
1.1 Pengembangan produk
Data item display diskon khusus 1.2.2 Mengisi file promosi produk
Data item jual baru Data produk yang mendapat diskon atau dalam masa
Gambar 19. Diagram 1.2 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3
c. Membuat pesanan pembelian /PO (proses 2.2.3) d. Menyiapkan formulir pesanan pembelian/FPP (proses 2.2.4) e. Mengisi file inventory on order (proses 2.2.5) Negosiasi dengan supplier (proses 2. 1) dipusatkan pada kegiatan membuat nota kesepakatan serta menglsi file supplier dan file item beli. Proses negosiasi menghasilkan nota kesepakatan, data supplier serta data item beli. Sedangkan pemesanan barang (proses 2.2) dipusatkan pada kegiatan memprediksi penjualan, menyiapkan buku catatan produce (BCP), membuat PO, menyiapkan formulir pesanan pembelian, dan mengisi file inventory on order. Hasil dari proses pemesanan barang mencakup data pesanan pembelian untuk file order, formulir pesanan pembelian, dan data persediaan dalam pemesanan untuk file inventorv on order. Diagram arus data subsistem negosisi dengan supplier dan pemesanan barang ditunjukkan pada Gambar 20.
File item beli
MERCHANDISE
Data item beli
Data persetujuan & kode supplier
2.1 Negosiasi Dengan supplier
Data penawaran produk
SUPPLIER
Data supplier File Supplier
Nota kesepakatan
Data supplier dan produknya
File persediaan
LTB Harian 2.2 Pemesanan barang
Data persediaan dalam pemesanan
Data persediaan
LP harian FPP
File inventory on order
SUPPLIER
Gambar 20. Diagram 2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 2
Pembuatan nota kesepakatan diawali dengan memeriksa penawaran yang diajukan oleh supplier. Penawaran supplier berisi data produk, nama, alamat, nomor telepon, fax, nomor rekening supplier, jumlah minimum/maksimum order, harga beli dan potongan harga. Merchandiser memberikan keputusan menerima atau menolak tawaran supplier melalui aliran data persetujuan. Apabila merchandiser menerima dan memberikan kode supplier maka kegiatan dilanjutkan pada proses membuat nota kesepakatan (proses 2.1.1). Supplier menerima nota kesepakatan yang mencakup data nomor/kode supplier yang berarti Outlet menerima supplier sebagai pemasok produk yang ditawarkan.
Proses mengisi file supplier dan file item beli (proses 2.1.2) menggunakan acuan data supplier dan produknya, yang dihasilkan dalam proses membuat nota kesepakatan. Output proses mengisi kedua file berupa data item beli dan data supplier. Data item beli berisi nama, nomor artikel, satuan, harga beli, diskon/bonus, kode supplier dan minimal/maksimal pesanan. Data supplier berisi nama, kode, alamat, nomor telepon/fax, nomor rekening supplier - cabang bank pemilik rekening, frekuensi order. Proses membuat nota kesepakatan dan mengisi file supplier dan item beli ditunjukkan pada Gambar 21. Personil produce menyiapkan BCP (proses 2.2.2) yang mencakup catatan Sisa stock, omset penjualan sehari sebelumnya dan jumlah yang akan dipesan (suggested order) sebagai data masukan untuk membuat pesanan pembelian. Merchandiser memeriksa BCP kemudian membuat PO (proses 2.2.3) dengan memproses data item beli, data supplier, yang didapat dari file item beli dan file supplier, serta data dari BCP. Data pesanan pembelian yang dihasilkan dari proses 2.2.3 dimasukkan ke file pesanan pembelian, berisi nomor FPP, nama, kode, supplier, tanggal pesan tanggal pengiriman, GHS tujuan, nama item beli, nomor artikel item beli, satuan, harga, diskon, kuantitas dan total harga. Data tersebut bersama dengan data nomor telepon/fax supplier dari file supplier, digunakan untuk menyiapkan formulir pesanan pembelian (FPP) (proses 2.2.4). FPP yang dihasilkan dikirimkan kepada supplier melalui fax. Proses mengisi file inventory on order mengolah data pesanan pembelian untuk menghasilkan data persediaan dalam pemesanan (proses 2.2.5). SUPPLIER Data penawaran produk
2.1.1 Membuat nota kesepakatan
Data persetujuan dan kode supplier
Nota kesepakatan
Gambar 21. Diagram 2.1 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 3
Diagram arus data untuk proses memprediksi penjualan, menyiapkan. BCP, membuat PO, menyiapkan FPP dan mengisi file inventory on order, ditunjukkan pada Gambar 22. 5.2.3.3. Subsistem Penerimaan Barang Proses utama pada subsistem penerimaan barang ada tiga, sebagai berikut : 1.
Menerima Barang dari Supplier (proses 3.1), terdiri dari 3 proses, yakni : a. Memeriksa, memaraf FPP dan Faktur Penjualan (FP) (proses 3.1.1)
Suggested order periode berikutnya
File persediaan Data persediaan
LTB harian
2.2.1 Memprediksi penjualan & menentukan nilai sugg.order
File suggested order Jumlah yang akan dipesan
LP harian
File item beli
BCP
Data item beli
2.2.2 Menyiapkan BCP
2.2.3 Membuat pesanan pembelian Data pesanan pembelian
Nama, kode supplier
Gambar 22. Diagram 2.2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 3
b. Mengisi file penerimaan barang dan menghapus data inventoiy on order (proses 3.1.2) c. Membuat laporan penerimaan barang (LPB) (proses 3.1.3) 2.
Mengisi File Pembelian (proses 3.2)
3.
Menyiapkan Pembayaran (proses 3.3) Proses menerima barang (proses 3.1) dipusatkan pada kegiatan memeriksa
dan memaraf FPP dan FP, mengisi file penerimaan barang dan menghapus data inventory on order, serta membuat laporan penerimaan barang (LPB). Hasilnya berupa LPB periode harian dan dwimingguan. Proses kedua, yaitu mengisi file
pembelian (proses 3.2), memproses data LPB dan menghasilkan data pembelian yang mencakup nomor FP, nomor LPB, nama/nomor Outlet, nama dan kode supplier, nomor rekening supplier, nama item, nomor artikel, satuan , kuantitas, harga beli, diskon dan total harga beli. Data pembelian disimpan dalam file pembelian untuk keperluan menyiapkan pembayaran dan mengevaluasi kinerja supplier. Proses ketiga, menyiapkan pernbayaran (proses 3.3), dilakukan dengan memproses data pembelian. Selanjutnya pihak akuntansi mentransfer pembayaran ke nomor rekening supplier sesuai perjanjian. Proses ini dicatat dan disimpan dalam file pembayaran tagihan, be isi data tanggal transfer, total transfer, nama, kode dan nomor rekening supplier, serta nomor FP. Sedangkan proses mengevaluasi kinerja supplier (proses 3.4) mengambil data dari file supplier, berupa nama, alamat supplier dan nomor telepon/fax, kemudian data dari file pesanan pembelian dan file pembelian, masing-masing berupa nilai pesanan serta data nilai pembelian kepada supplier dalam jangka waktu tiga bulan. untuk memperoleh hasil evaluasi supplier. Hasil evaluasi supplier yang berisi data nilai pembelian dan nilai pesanan kepada masing-masing supplier serta tingkat realisasi pembelian terhadap nilai pesanan. Semakin besar tingkat realisasinya, semakin baik kinerja supplier. Diagram arus data proses menerima barang. mengisi file pembelian, menyiapkan pembayaran dan mengevaluasi kinerja supplier ditunjukkan pada Gambar 23. Dalam proses menerima barang. kegiatan pertama adalah memeriksa salinan FPP dan FP (proses 3. 1. 1) yang dibawa oleh supplier bersamaan dengan pengiriman barang dan dicocokkan dengan nomor FPP dari file pesanan
pembelian. FPP dan FP diparaf setelah dinyatakan bahwa kuantitas dan kualitas barang yang dikirim sesuai pesanan. Sebelum disimpan di gudang penerimaan, barang ditempeli barcode atau PLUN. Selanjutnya personil produce mengisikan data penerimaan barang ke file penerimaan barang dan menghapus data inventory on order yang sesuai dengan data penerimaan barang (proses 3.1.2), berisi data nomor LPB, tanggal tiba, nama/nomor Outlet. nomor FPP, nama dan kode supplier, nama iten nomor artikel, satuan, harga beli, diskon, kuantitas tiba dan total harga beli. Data ini dibutuhkan untuk membuat laporan penerimaan barang (LPB) (proses 3.1.3). Ketiga kegiatan ini ditunjukkan dalam bentuk diagram arus data pada Gambar 24.
5.2.3.4. Subsistem Penyimpanan dan Display Barang Proses pada subsistem penyimpanan dan display barang mencakup enam proses utama, yaitu : 1. Menyerahkan barang ke gudang penyimpanan (proses 4. 1) 2. Memasukkan barang ke bagian preparation (proses 4.2) 3. Memproduksi item jual (proses 4.3) 4. Menyiapkan item jual display (proses 4.4) 5. Memasukkan data produksi (proses 4.5) 6. Membuat laporan produksi harian (proses 4.6)
File pesanan pembelian
No.FPP
SUPPLIER
FPP & FP
3.1 Menerima barang
File pembayaran tagihan
LPB Data pembelian
SUPPLIER
LPB
File pembelian
Data pembelian
Data pembayaran Slip transfer pembayaran yang disetujui
Gambar 23. Diagram 3 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 2 FPP & FP
SUPPLIER
FPP & FP yang telah diverifikasi
3.1.1 Memeriksa dan memaraf FPP & FP 3.1.2 Mengisi file penerimaan barang & menghapus data inventory on order
No. FPP
Data penerimaan barang
File pesanan pembelian
File penerimaan barang Data penerimaan barang
Data penerimaan barang File Inventory on Order
LPB harian & dwimingguan
3.1.3 Membuat laporan penerimaan barang
LP
SUPPLIER
Gambar 24. Diagram 3.1 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 3
Proses menyerahkan barang ke gudang penyimpanan (proses 4.1) dengan melampirkan data penerimaan barang yang diambil dari LPB. Barang yang akan diproses disiapkan dan dicatat untuk memperoleh data barang siap proses, berupa nama item beli, nomor artikel, satuan, harga, diskon, kuantitas total siap produksi dan total harga beli. Kemudian barang dimasukkan ke bagian preparation (proses 4.2) untuk diproses. Dalam kegiatan memproduksi item jual di bagian preparation (proses 4.3), barang diolah, ditimbang dan dikemas menjadi item jual. Proses ini menghasilkan data barang hasil produksi, berupa nama item jual, PLUM, satuan, harga jual, kuantitas total produksi, total harga jual, no.artikel dan tanggal preparation, dengan acuan data item jual dari file item jual. Selanjutnya item jual hasil produksi diberi label display pada proses menyiapkan item jual display (proses 4.4). Label display berisi nama item jual, PLUN, tanggal preparation atau tanggal kadaluarsa, harga per satuan, kuantitas dan total harga. Data produksi yang merupakan gabungan data barang siap proses dengan data barang hasil produksi dihasilkan pada proses memasukkan data produksi (proses 4.5). Laporan mengenai kegiatan produksi setiap hari dibuat dalam proses membuat laporan produksi (proses 4.6) dengan acuan data produksi. Diagram arus data untuk proses menyerahkan barang ke gudang
penyimpanan, memasukkan barang ke bagian preparation, memproduksi item jual, menyiapkan item jual display, mengisi file produksi dan membuat laporan produksi ditunjukkan pada Gambar 25.
Gambar 25. Diagram 4 (Subsistem Penyimpanan dan Display Barang) Level 2 5.2.3.5. Subsistem Penjualan Subsistem penjualan terdiri atas tiga proses utama, sebagai berikut 1. Mencatat transaksi penjualan (proses 5.1) 2. Mencatat transfer barang (proses 5.2) 3. Membuat laporan penjualan dan transfer barang periode harian dan dwimingguan (proses 5.3). PT. Hero Supermarket Tbk., menggunakan sistem pencatatan transaksi penjualan secara otomatis (Point of Sales/POS) (proses 5.1). Pada saat konsumen membayar item yang dikehendakinya di kasir sesuai dengan kuantitas pembelian,
sistem tersebut mencatat transaksi penjualan dan mencocokkan item yang dibeli dengan data item. Semua data transaksi penjualan dicatat dan disimpan dalam satu basis data yang hubungkan dengan setiap komputer pencatat di masing-masing tempat pembayaran (kasir). Konsumen menerima faktur pajak sebagai bukti pembayaran. Faktur pajak dari data nama/nomor GHS, alamat, nomor faktur, tanggal, jam, kode kasir, PLUN, nama barang (=item jual), satuan, harga, kuantitas, jumlah harga dan total harga pembelian. Permintaan barang oleh satu unit ke unit lain, atau oleh satu divisi ke divisi lain atau oleh satu Outlet ke Outlet lain, diproses dalam sistem. Sistem mencatat transfer barang yang dilakukan untuk memenuhi permintaan tersebut. Proses ini menghasilkan faktur transfer barang dan data transfer barang. Faktur transfer barang, berisi nomor faktur, tanggal pesan, tanggal kirim, jam, nama/nomor Outlet, dari divisi/unit, ke divisi/unit, PLUN, nama item, satuan, kuantitas, harga, total harga, dan total harga transfer, disertakan pada saat barang ditransfer. Sedangkan data transfer barang, berisi data nomor faktur, tanggal pesan, tanggal kirim, jam, nama/nomor Outlet, dari dan ke unit/divisi/ Outlet, PLUN, nama item, satuan, harga, kuantitas, dan total harga, dimasukkan ke file transfer barang. Basis data POS dan file transfer barang menyediakan data penjualan dan transfer barang periode harian dan dua mingguan bagi proses membuat laporan penjualan (LP) dan laporan transfer barang (LTB) (proses 5.3). Dan proses ini dihasilkan laporan penjualan dan transfer barang harian dan laporan dwimingguan. Diagram arus data proses mencatat transaksi penjualan, mencatat transfer barang, membuat laporan penjualan dan transfer barang, ditunjukkan pada
Gambar 26.
Nama item jual & kuantitas yang dibeli
KONSUMEN
Faktur pajak
Data permintaan barang
FTB
5.1 Mencatat transaksi penjualan Data item jual
5.2 Mencatat transfer barang
Data penjualan File item jual Data transfer barang
Point of sales 5.3 Membuat laporan penjualan dan transfer barang
Data penjualan per periode
File transfer barang
Data transfer barang per periode
LP dan LTB harian
LP dan LTB dwimingguan
Gambar 26. Diagram 5 (Subsistem Penjualan) Level 2 5.2.3.6. Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Pada subsistem penarikan dan perlakuan barang BS terdapat 6 proses utama, sebagai berikut : 1.
Memeriksa layak display (proses 6.1)
2.
Menangani barang BS (proses 6.2), terdiri 4 proses, yaitu : a. Mengembalikan barang BS ke supplier (proses 6.2. 1), meliputi 4 proses, yakni : Menyiapkan form PBS (proses 6.2. 1. 1) Membuat nota retur (proses 6.2.1.2)
Membayar tagihan potong retur (proses 6.2.1.3) Memasukkan data retur (proses 6.2.1.4) b. Menukarkan barang BS (proses 6.2.2), meliputi 4 proses, yakni : Menyiapkan BST (proses 6.2.2. 1) Menginformasikan ke MD (proses 6.2.2.2) Menginformasikan ke supplier (proses 6.2.2.3) Memasukkan data retur (proses 6.2.2.4) Menerima barang dan menandatangani BST (proses 6.2.2.5) c. Mereproduksi barang BS (proses 6.2.3), meliputi 3 proses, yakni : Menyiapkan barang BS (proses 6.2.3.1) Mereproses barang BS (proses 6.2.3.2) Menyiapkan item jual siap display (proses 6.2.3.3) Memasukkan data reproduksi harian (proses 6.2.3.4) d. Memusnahkan barang BS (proses 6.2.4), meliputi 3 proses, yakni : Membuat DPBS (proses 6.2.4.1) Memeriksa dan menyetujui DPBS (proses 6.2.4.2) Memasukkan data item jual ke, DPBS (proses 6.2.4.3) ;. Membuat laporan retur barang (proses 6.3) 4.
Membuat laporan penerimaan barang (proses 6.4)
5.
Membuat laporan reproduksi barang BS (proses 6.5)
6.
Membuat laporan pemusnahan barang (proses 6.6) Item-item jual pada display diperiksa setiap hari (proses 6.1) agar diketahui
item-item mana saja yang sudah tidak layak display dan harus ditarik. Item-item tersebut dicatat dan disusun dalam daftar item: display tak layak display. Data
yang dicatat dalam daftar mencakup data yang tercantum pada label display. Pada proses menangani barang BS (proses 6.2), item-item tak layak display diproses menurut jenis perlakuan. Hasilnya berupa data retur, data penerimaan barang pengganti, data pemusnahan barang, yang masing-masing dimasukkan ke file retur, file penerimaan barang, file pemusnahan barang, dan data reproduksi. Dari masing masing file diambil data per periode untuk membuat laporan hasil proses perlakuan, yaitu laporan retur barang (proses 6.3), laporan penerimaan barang (proses 6.4), dan laporan pemusnahan barang (proses 6.6). Sedangkan data reproduksi harian langsung digunakan untuk membuat laporan reproduksi harian (proses 6.5). Ketiga proses lainnya masing masing menghasilkan laporan harian dan dwimingguan. Data dalam laporan harian dipakai untuk memperbarui data persediaan sedangkan laporan dwimingguan diperlukan dalam proses stock opname. Proses-proses utama subsistem penarikan dan perlakuan barang BS ditunjukkan pada Gambar 27.
DIVISI PRODUCE
Tgl. Preparation/tgl kadaluarsa item display
File penerimaan barang
Daftar item tidak layak display
Data penerimaan Data penerimaan barang pengganti
6.1 Memeriksa layak display
6.4 Membuat LPB
LPB harian
6.2 Menangani barang BS
Data retur
LPB dwimingguan
File retur barang
Data reproduksi
Data pemusnahan barang BS
File pemusnahan barang BS Data retur per periode
6.5 Membuat laporan reproduksi harian
Data pemusnahan barang BS per periode
Gambar 27. Diagram 6 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 2
Penanganan barang BS dilakukan dalam empat jenis proses perlakuan, yaitu mengembalikan barang BS ke supplier potong tagihan (proses 6.2.1), menukarkan barang BS dengan barang pengganti (proses 6.2.2), mereproduksi barang BS (proses 5.2.3), dan memusnahkan barang BS (proses 6.2.4). Proses 6.2.1 dan 6.2.2 hanya dapat dilakukan apabila ada perjanjian dengan supplier. Proses mengembalikan barang ke supplier potong tagihan diawali dengan menyiapkan form penarikan barang BS (proses 6.2.1.1). Data dalam PBS berupa nama/nomor Outlet, divisi, tanggal retur, nama item jual, PLUN, tanggal preparation atau tanggal kadaluarsa, satuan, harga, kuantitas, total harga, total
harga penarikan dan alasan penarikan, diperlukan dalam proses membuat nota retur (proses 6.2.1.2). Daftar item tak layak display 6.2.1 Mengembalikan barang BS ke supplier potong tagihan
Data retur
6.2.2 Menukarkan barang BS
6.2.3 Mereproduksi barang BS
Data penerimaan barang pengganti Data reproduksi siap display
Daftar BS sisa reproduksi
6.2.4 Memusnahkan barang BS
Data pemusnahan barang BS
Gambar 28. Diagram 6.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 3 Nota retur (NR) berisi data nomor nota retur, tanggal retur, nama/nomor Outlet, divisi, nomor FPP, nama/kode supplier, alamat/nomor telepon/fax, nama item beli, nomor artikel, satuan, harga, kuantitas retur, total harga, dan alasan retur. NR yang telah disetujui selanjutnya dikirim bersamaan dengan barang BS yang dikembalikan ke supplier. Bagian akuntansi menerima salinan NR dan mengambil data nomor rekening supplier dari file supplier untuk proses membayar tagihan pembelian potong retur (proses 6.2.1.3). Data retur dihasilkan dengan mengambil sebagian data dari NR dan PBS dalam proses memasukkan data retur (proses 6.2.1.4), berisi nomor NR, nama/nomor Outlet, divisi, tanggal, kode supplier, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual, kuantitas
retur, total harga, nomor artikel, satuan beli, harga per satuan beli dan total harga beli. Daftar item tak layak display
File supplier No.rekening supplier Nama, kode & alamat supplier
PBS
6.2.1.1 Menyiapkan form PBS
6.2.1.2 Membuat Nota Retur
6.2.1.3 Membayar tagihan potong retur
NR
Data item beli
NR
File item beli
NR
Slip transfer pembayaran yang disetujui
6.2.1.4 Memasukka n data retur
SUPPLIER BANK
Data retur
Gambar 29. Diagram 6.2.1 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4 Proses menyiapkan form PBS, membuat nota retur, membayar tagihan potong retur dan memasukkan data retur ditunjukkan pada Gambar 29. Proses menukarkan barang BS dimulai dari menyiapkan buku serah terima dan nota retur (proses 6.2.2.1 ). Buku serah terima berisi data nomor BST, alamat, nomor Outlet, divisi, tanggal, nomor FPP, nama/kode supplier, alamat/nomor telepon/fax, nama item beli, satuan, kuantitas, dan alasan penukaran. Kebutuhan untuk menukarkan barang ini diinformasikan kepada merchandiser (proses 6.2.2.2) melalui memo yang berisi daftar item yang akan ditukar, mencakup nama/kode supplier, nama item beli, no. artikel, satuan dan kuantitas.
MD mengirim pesan melalui fax kepada supplier (proses 6.2.2.3) yang memberitahukan agar supplier membawa barang pengganti sesuai dengan kebutuhan. Jika dalam waktu 1 minggu barang pengganti tidak datang, maka barang BS itu diproses menurut prosedur mengembalikan barang BS potong tagihan. Nota retur dikirim ke supplier bersama dengan barang yang diretur dan datanya dicatat. dan dimasukkan sebagai data retur (proses 6.2.2.4). Proses menerima barang pengganti dan menandatangani BST (proses 6.2.2.5) dilakukan pada saat supplier tiba dengan barang pengganti. Proses ini menghasilkan data penerimaan barang dan BST yang telah diverifikasi. Proses menyiapkan BST, menginformasikan ke MD, menginformasikan ke supplier, memasukkan data retur, dan menerima barang dan menandatangani BST, ditunjukkan pada Gambar 30.
Daftar item tak layak display
File supplier
File item Beli
Nama, kode & alamat supplier
6.2.2.1 Menyiapkan BST dan nota retur
No.fax supplier
BST
NR
6.2.2.3 Menginform asi kan supplier
6.2.2.2 Menginfor masikan MD Memo
6.2.2.4 Memasukkan data retur
Daftar barang pengganti & NR
SUPPLIER
Pesan lewat fax
juju
Gambar 30. Diagram 6.2.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4
Dalam proses mereproduksi barang BS, di antara item-item tak layak display dipilih item-item yang masih dapat direproduksi. Item-item tersebut disiapkan dan dicatat pada proses menyiapkan barang BS (proses 6.2.3.1). Hasilnya berupa data barang BS yang siap direproduksi, mencakup nama item jual BS, PLUN, tanggal preparation/tanggal kadaluarsa, satuan, harga jual per satuan, kuantitas total siap reproduksi, total harga, dan nama/nomor Outlet. Pada kegiatan memroses barang BS (proses 6.2.3.2), barang BS direproduksi untuk menghasilkan item-item jual sesuai dengan kebutuhan. Hasil reproduksi tersebut dicatat untuk memperoleh data item jual hasil reproduksi, berupa data nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas total hasil reproduksi, total harga, tanggal preparation, dan nama/nomor Outlet. Dalam menyiapkan item jual display (proses 6.2.3.3), item-item yang telah diproses dapat diberi label display dengan PLUN yang sama atau dengan PLUN berbeda, tergantung item
output-nya. Item-item tersebut juga dapat disimpan sebagai bahan yang akan diproses selanjutnya ke PLUN lain. Data reproduksi yang akan dimasukkan dan disimpan di file reproduksi (proses 6.2.3.4) merupakan gabungan data barang BS siap reproduksi dan data hasil reproduksi slap display. Barang BS sisa reproduksi dicatat dan didata untuk keperluan prosedur pemusnahan barang BS. Keempat proses dalam mereproduksi barang BS ditunjukkan pada Gambar 31. Barang-barang BS yang tidak dapat dikembalikan ke supplier maupun direproduksi, akan dimusnahkan. Prosedur pemusnahan barang BS dimulai dengan membuat daftar pemusnahan barang BS (proses 6.2.4.1). Daftar pemusnahan barang BS (DPBS) berisi data nomor DPBS, nama Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual, kuantitas, total harga jual, dan total harga barang yang dimusnahkan. Asisten manajer gudang memeriksa DPBS kemudian menyerahkannya ke manajer toko untuk disetujui (proses 6.2.4.2).
File item jual
Daftar item tak layak display
Data item jual
6.2.3.1 Menyiapkan barang BS
Data barang BS siap reproduksi
6.2.3.3 Menyiapkan item jual siap display
6.2.3.2 Memproses barang BS Label display
Data item jual hasil reproduksi
Data BS sisa reproduksi 6.2.4 Memusnahkan barang BS
6.2.3.4 Memasukkan data reproduksi
Data reproduksi harian
Data barang BS reproduksi
Gambar 31. Diagram 6.2.3 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4
DPBS yang telah diverifikasi dan sebagian data dari file item beli dibutuhkan untuk mendapatkan data masukan pada proses memasukkan data pemusnahan (proses 6.2.4.3). Data pemusnahan barang BS, berupa data nomor DPBS, nama/nomor Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan, harga per satuan jual, total harga jual barang yang dimusnahkan. Proses membuat DPBS, memeriksa dan menyetujui DPBS, dan memasukkan data pemusnahan barang BS ditunjukkan pada Gambar 32. Daftar item tak layak display
DPBS yang telah diverifikasi
DPBS
6.2.4.3 Memasukkan data pemusnahan barang BS
Data pemusnahan barang BS
6.2.4.2 Memeriksa dan menyetujui DPBS
Data item beli
6.2.4.1 Membuat DPBS
Gambar 32. Diagram 6.2.4 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4 5.2.3.7. Subsistem Stock Opname Subsistem stock opname terdiri dari 5 proses utama, sebagai berikut : 1.
Menghitung persediaan akhir harian (proses 7.1) meliputi 4 proses, yakni : a. Menghitung persediaan item beli harian (proses 7.1.1), terdiri atas tiga proses sebagai berikut : Menghitung total persediaan masuk item beli (proses 7.1.1.1) Menghitung total persediaan keluar item beli (proses 7.1.1.2) Menghitung persediaan akhir item beli (proses 7.1.1.3) b. Menghitung persediaan item jual harian (proses 7.1.2) Menghitung persediaan masuk item jual (proses 7.1.2.1) Menghitung persediaan keluar item jual (proses 7.1.2.2) • Menghitung persediaan akhir item jual (proses 7.1.2.3) c. Memperbarui data perscdiaan (proses 7.1.3)
2.
Mendata persediaan aktual akhir periode ( proses 7.2)
3.
Melakukan Stock Opname (proses 7.3), meliputi 9 proses, yakni : a. Menghitung total nilai pembelian persediaan yang tersedia pada periode stock opname (proses 7.3.1)
b. Menghitung total nilai persediaan akhir at cost dan at price (proses 7.3.2) c. Menghitung harga pokok penjualan/HPP (proses 7.3.3) d. Menghitung total penjualan (proses 7.3.4) e. Menghitung gross margin (proses 7.3.5) f. Menghitung presentase untung/rugi (proses 7.3.6) g. Menghitung presentase barang rusak dengan penjualan (proses 7.3.7) h. Menghitung nilai penyusutan yang tidak dapat diidentifikasi (proses 7.3.8) i. Menghitung nilai perbandingan HPP dengan penjualan (proses 7.2.9) j. Menghitung estimasi mark up (proses 7.3.10) k. Menghitung deviasi mark up (proses 7.3.11) 4.
Mengisi file stock opname (proses 7.4)
5.
Membuat laporan hasil stock opname /LHSO (proses 7.5) Penghitungan persediaan harian (proses 7.1) dilakukan untuk memperbarui
data dalam file persediaan. Proses ini mengolah data dari laporan-laporan kejadian item harian dan data persediaan hari sebelumnya sehingga dihasilkan data persediaan per hari. Kemudian setiap dua minggu sekali personil Produce mendata persediaan akhir secara manual (proses 7.2), baik yang ada di ruang penyimpanan (storage) maupun yang dipajang (display), untuk memperoleh data persediaan aktual akhir periode dwimingguan. Persediaan yang ada di penyimpanan (storage) dihitung. Berdasarkan harga beli (cost) sedangkan persediaan yang dipajang (display) dihitung berdasarkan harga jual. Proses melakukan stock opname (proses-7.3) mempergunakan data persediaan aktual akhir periode dan data laporan-laporan kejadian itemdwimingguan untuk menghasilkan data hasil stock opname, berupa data
persediaan awal, total pembelian, total transfer masuk, total retur pembelian, total persediaan barang pada periode stock opname, hasil stock/ending stock at price, hasil stock/ending stock at cost, harga pokok penjualan, total penjualan ke konsumen, total transfer keluar, total penjualan, gross margin, persentase gross margin, barang rusak/dimusnahkan, persentase barang rusak dengan penjualan, nilai penyusutan yang tidak teridentifikasi, estimasi mark up, standard mark up dan deviasi mark up. Perhitungan persediaan akhir item jual harian dapat digunakan untuk meramalkan jumlah Persediaan Keluar tiap harinya per item beli. Dengan membandingkan nilai Inventory on Hand dan Persediaan Keluar, Pihak Merchandiser bisa menetukan apakah perlu memesan item bersangkutan pada hari tersebut. Cara mengelola serial data Persediaan Keluar adalah dengan memanfaatkan Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak seperti yang telah diuraikan kerangka teoritis. Dengan adanya hasil estimasi berupa Persediaan Keluar per item per minggu, maka tahap pemesanan item yang dilakukan Merchandiser dapat menjadi lebih terstruktur. Data hasil stock opname dicatat dan disimpan dalam file stock opname pada proses mengisi file stock opname (proses 7.4). Selanjutnya dalam proses membuat laporan hasil stock opname (proses 7.5), den-an memakai data dari file stock opname, dihasilkan laporan hasil stock opname (LHSO). Kelima proses utama dalam subsistem stock opname ditunjukkan pada Gambar 33. Persediaan akhir harian dihitung berdasarkan dua kategori item, yaitu nenghitung persediaan harian item beli dan menghitung persediaan harian item
jual. Proses menghitung persediaan harian item beli (proses 7.1.1) mengolah data Persediaan akhir item beli hari sebelumnya dari file persediaan, data dari laporan penerimaan barang harian, laporan transfer barang harian, laporan retur harian dan laporan produksi harian. Hasilnya berupa data persediaan akhir item beli harian. Proses menghitung persediaan harian item jual (proses 7.1.2) mengolah data persediaan akhir item jual hari sebelumnya dari file persediaan, data dari laporan produksi harian, laporan penjualan harian, laporan transfer barang harian, laporan pemusnahan barang BS dan laporan reproduksi harian. Hasil proses berupa persediaan akhir item jual harian. Data persediaan akhir item beli harian dan data persediaan akhir item jual harian digabungkan agar diperoleh data persediaan akhir harian yang diperlukan untuk memperbarui data persediaan dalam file persediaan (proses 7.1.3). Diagram arus data proses menghitung persediaan harian item beli, menghitung persediaan harian item jual dan memperbarui data persediaan, ditunjukkan pada Gambar 34.
Data persediaan kemarin
File persediaan Data persediaan akhir 7.2 Mendata persediaan aktual akhir periode
7.1 Menghitung persediaan akhir
Data persediaan akhir aktual storage dan display
7.3 Melakukan stock opname
Laporan kejadian item dwimingguan 7.4 Mengisi file stock opname
Data Hasil stock opname Data hasil Stock opname
Gambar 33. Diagram 7 Subsistem Stock Opname Level 2
Penghitungan persediaan item beli harian dimulai dari proses menghitung total persediaan masuk item beli (proses 7.1.1.1). Total persediaan masuk diperoleh dari hasil penjumlahan sisa persediaan item beli (persediaan akhir item beli kemarin), kuantitas barang yang diterima hari ini dan kuantitas barang transfer masuk hari ini. Proses kedua, menghitung total persediaan keluar item beli (proses 7.1.1.2), mengambil data kuantitas retur dan kuantitas siap proses untuk memperoleh total persediaan keluar. Total persediaan masuk dikurangi total persediaan keluar item beli menghasilkan kuantitas persediaan akhir item beli pada proses menghitung persediaan akhir item beli (proses 7.1.1.3). Diagram arus data proses menghitung total persediaan masuk, menghitung total persediaan, dan menghitung persediaan akhir item beli, ditunjukkan pada Gambar 35.
Data sisa persediaan item jual
Data sisa persediaan
LPB harian
LTB harian
File persediaan
LPj harian
LTB harian 7.1.1 Menghitung
7.1.2 Menghitung
Gambar 34. Diagram 7.1 (Subsistem Stock Opname) Level 3 Pada penghitungan persediaan item jual harian, kegiatan diawali dengan menghitung total persediaan masuk item jual (7.1.2.1). Total persediaan masuk didapatkan dari hasil penjumlahan sisa persediaan (persediaan akhir item jual kemarin), kuantitas hasil produksi, dan kuantitas hasil reproduksi. Selanjutnya dalam proses menghitung total persediaan keluar (proses 7.1.2.2), data kuantitas penjualan, kuantitas transfer keluar, kuantitas barang yang dimusnahkan dan kuantitas slap reproduksi, dijumlahkan untuk mendapatkan total persediaan keluar.
Kuantitas siap proses
Sisa persediaan item beli
Kuantitas Kuantitas tiba tiba
7.1.1.1 Menghitung total persediaan masuk
7.1.1.2 Menghitung total persediaan keluar
Gambar 35. Diagram 7.1.1 (Subsistern Stock Opname) Level 4
Total persediaan masuk dikurangi total persediaan keluar untuk memperoleh kuantitas persediaan akhir item jual pada proses menghitung persediaan akhir item jual (proses 7.1.2.3). Diagram arus data proses menghitung total persediaan masuk, menghitung total persediaan keluar dan menghitung persediaan akhir item jual, ditunjukkan pada Gambar 36.
Kuantitas Transfer keluar
Kuantitas barang yang dimusnahkan
Sisa persediaan item jual Kuantitas penjualan
Kuantitas hasil produksi
Kuantitas hasil reproduksi
7.1.2.1 Menghitung total persediaan masuk item jual
7.1.2.2 Menghitung total persediaan keluar item jual
Gambar 36. Diagram 7.1.2 Subsistem Stock Opname Level 4
Data persediaan akhir harian yang akan dimasukkan dan disimpan dalam file persediaan untuk memperbarui data persediaan merupakan gabungan data persediaan akhir item beli dan item jual. Secara ringkas file persediaan memberikan informasi berikut ini : 1.
Persediaan Item Beli Hari Ini a. Total Persediaan Masuk Sisa persediaan item beli (persediaan kemarin) + Kuantitas barang yang diterima + Kuantitas barang transfer masuk b. Total Persediaan Keluar Kuantitas retur + Kuantitas siap proses c. Persediaan Akhir Total Persediaan Masuk – Total Persediaan Keluar
2.
Persediaan Item Jual Hari Ini a. Total Persediaan Masuk
Sisa persediaan item jual (persediaan kemarin) + Kuantitas hasil produksi + Kuantitas hasil reproduksi b. Total Persediaan Keluar Kuantitas penjualan + Kuantitas transfer keluar + Kuantitas barang yang dimusnahkan + Kuantitas siap reproduksi c. Persediaan Akhir = Total Persediaan Masuk – Total Persediaan Keluar Stock opnanre dilakukan pada setiap periode dua mingguan dan dalam proses ini kuantitas barang diperhitungkan dalam nilai harga jual atau harga beli. Kegiatan pertama dalam melakukan stock opname, yakni menghitung total nilai pembelian persediaan (proses 7.3.1), mengolah data nilai hasil stock periode sebelumnya, data dari laporan pembelian, transfer masuk dan retur pembelian. Total nilai pembelian diperoleh dari penjuamlahan nilai stock awal, total pembelian, transfer. masuk dan retur pembelian. Nilai hasil stock periode sebelumnya dijadikan sebagai stock awal pada periode sekarang. Proses menghitung total nilai persediaan akhir at cost dan at price (proses 7.3.2) dilakukan dengan mengkonversikan nilai persediaan berdasarkan harga jual yang didapat dari data persediaan akhir display, dan nilai persediaan berdasarkan harga beli yang didapat dari data persediaan akhir storage, dengan nilai perbandingan harga pokok penjualan dengan penjualan pada periode sebelumnya. Niiai persediaan akhir at cost diperoleh dari hasil konversi nilai persediaan berdasarkan harga jual ditambah nilai persediaan berdasarkan harga beli. Sedangkan nilai persediaan akhir at cost diperoleh dari hasil konversi nilai persediaan berdasarkan hasil beli ditambah nilai persediaan berdasarkan hasil jual.
Dalam proses menghitung harga pokok penjualan (proses 7.3.3), total nilai persediaan yang tersedia pada periode stock oprrame dikurangi total nilai persediaan akhir at cost untuk memperoleh harga pokok penjualan. Kemudian menghitung total penjualan (proses 7.3.4) yang nilainya diperoleh dari penjumlahan total penjualan ke konsumen dan total transfer keluar selama periode stock opname. Nilai HPP dan total penjualan dibutuhkan untuk menghitung gross margin (proses 7.3.5). Nilai gross margin yang diperoleh diperhitungkan bersama dengan nilai total penjualan untuk menghitung persentase untung rugi (proses 7.3.6). Laporan pemusnahan barang BS membenikan nilai total barang BS yang dimusnahkan. Nilai ini diperlukan sebagai data masukan untuk proses menghitung persentase barang rusak terhadap penjualan (proses 7.3.7). Barang BS (rusak) yang dimusnahkan termasuk dalam kategori penyusutan (shrinkage) yang diketahui. Sedangkan untuk penyusutan yang tidak diketahui dilakukan proses menghitung nilai penyusutan yang tidak dapat diidentifikasi (proses 7.3.8). Nilai penyusutan tak teridentifikasi diperoleh dari selisih total nilai persediaan akhir aktual storage dan display, yang diperoleh dari pencatatan manual, dengan nilai persediaan akhir tercatat, yang diperoleh dan konversi total persediaan pada hari dilakukannya stock opname dari file persediaan. Cost compliment yang akan dipakai untuk mengkonversi hasil stock periode berikutnya dihitung dengan membandingkan harga pokok penjualan dengan nilai total penjualan (proses 7.1.9). Proses menghitung estimasi mark up (proses 7.3.10) mengolah data total nilai persediaan at cost dan at price yang dihasilkan pada proses 7.3.2. Nilai
estimasi mark up yang didapat dari selisih kedua total nilai persediaan tersebut bersama dengan standard mark up diperlukan untuk menghitung deviasi mark up (proses 3.11). Standar mark up ditentukan berdasarkan hasil cutting test. Prosesproses dalam stock opname ditunjukkan oleh Gambar 37. Secara ringkas file stock opname memberikan informasi sebagai berikut : 1
Stock Awal (SA) = Stock awal periode stock opname yang diambil dari stock akhir periode stock opname
2.
Total Pembelian a. Pembelian ke supplier (PURC) Jumlah seluruh pembelian barang pada periode stock opname b. Transfer masuk (TI) Jumlah seluruh penerimaan barang melalui transfer masuk pada periode stock opname c. Retur barang (RB) Jumlah seluruh retur barang pada periode stock opname
Laporan kejadian pembelian item dwimingguan
Hasil stock periode sebelumnya
File stock opname
Nilai perbandingan HPP dengan penjualan periode sebelumnya
Total nilai persediaan periode s.o
Data persediaan akhir storage & display
7.3.1 Menghitung total nilai persediaan yang tersedia pada periode stock opname
Total nilai persediaan akhir at cost
7.3.3 Menghitung harga pokok penjualan
7.3.2 Menghitung total nilai persediaan akhir at cost dan at price
Total nilai persediaan akhir at price
Total penjualan
HPP
7.3.5 Menghitung gross margin
7.3.4 Menghitung total penjualan
Laporan penjualan dwimingguan Laporan transfer out dwimingguan
3.
Gambar 37. Diagram 7.3 (Subsistem Stock Opname) Level 3 Total Persediaan barang yang tersedia pada periode stock opname Total (T) = (SA + PURC + TI) - RB
4.
Hasil Stock/Ending Stock at Price (HPRC) Jumlah keseluruhan data basil stock opname berdasarkan harga jual (price) Nilai persediaan at price + (nilai persediaan at cost x PC periode lalu)
5.
Hasil Stock/Ending Stock at Cost (HCOST) Jumlah keseluruhan data hasil stock opname berdasarkan harga beli (cost) Nilai persediaan at cost + (nilai persediaan at price x CC periode lalu)
6.
Harga Pokok Penjualan (HPP) = Nilai harga pokok barang yang terjual pada periode stock opname = T - HCOST
7.
Total Penjualan (TP) = SPRC + TO a. Total Penjualan at price (SPRC) = Jumlah seluruh penjualan ke konsumen pada periode stock opname at price b. Transfer Keluar (TO) = Jumlah transfer keluar barang pada periode stock opname
8.
Gross Margin (GM) = Keuntungan/Kerugian (dalam rupiah) = TP – HPP
9.
Persentase untung/rugi terhadap total penjualan (PGM) = |GM| / (SPRC+TO) x 100%
10. Barang rusak/dimusnahkan (BS) = Total seluruh barang BS yang dimusnahkan pads periode stock opname 11. Persentase barang rusak/dimusnahkan terhadap penjualan (PBS) = (BS/TP) x 100% 12. Perbandingan Harga Pokok Penjualan dengan Total Penjualan a. Cost Compliment (CC) = HPP/TP b. Price Compliment (PC) = 1/cost compliment 13. Penyusutan yang tidak dapat diidentifikasi = HCOST – {nilai persediaan akhir tercatat at cost + (nilai persediaan akhir tercatat at price x CC periode lalu)}
14. Mark Up a. Standard Mark Up (SM) = mark up yang ditetapkan berdasarkan cutting test b. Estimasi Mark Up (EM) = pencapaian mark up pada periode stock opname = {(HPRC - HCOST) / HPRC } x 100%1 15. Deviasi Mark Up = EM – SM
5.2.4. Kamus Data Sistem informasi pengendalian persediaan daging dan seafood memuat elemen-elemen proses yang banyak jumlahnya. Kamus data memberikan definisi dan spesifikasi tertulis bagi setiap data dan elemen-elemennya sehingga diperoleh keterangan yang jelas dan terstruktur. Definisi dan spesifikasi tersebut membantu pemakai maupun spesialis agar dapat memeriksa secara rinci SIPPD&S dalam pengertian yang sama. Kamus data pada SIPPD&S memuat rincian keterangan sebagai berikut : Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data
Penjelasan
: Data Outlet : file Outlet – proses 1.1.2 : Data yang memuat keterangan tentang Outlet-Outlet PT. Hero SupermarketTbk. : Nomor Outlet, nama Outlet, NPWP, NPKP, tanggal buka, alamat
: Data item jual : Proses 1.1.2 - 1.1.3, proses 1.1 - 1.2.2, file item jual - proses 4.3, file item jual - proses 5.1 file item jual -proses 5.2, file item jual - proses 6.2.2.4 file item jual - proses 6.2.3.2 : Data mengenai deskripsi produk yang dijual di Outlet
Struktur data
: Nama item, PLUN, satuan jual, harga jual, nomor artikel, nama/nomor Outlet
Nama arus data Aliran data Penjelasan
: Data item jual promosi : File promosi produk - proses 1.2.3 : Data deskripsi produk jual yang dipromosikan/ mendapat diskon khusus di Outlet : Nama item, PLUN, satuan jual, harga jual, diskon khusus, harga diskon, periode promosi, nama/nomor GHS
Struktur data
Nama arus data Aliran data
Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data
Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
: Data item beli : - Proses 2.1.2 - file item beli, file item beli - proses 2.2.3, file item beli - proses 6.2.1.2, file item beli proses 6.2.2.1, file item beli - proses 6.2.4.3 : Data deskripsi produk yang dibeli dari supplier : Nama item, no.artikel, satuan beli, harga beli, diskon/bonus, kode supplier, minimal order, maksimal order : Data supplier : file supplier - proses 2.2.3, file supplier - proses 2.2.4, file supplier - proses 3.2, file supplier - proses 3.4, file supplier - proses 6.2.1.2, file supplier - proses 6.2.1.3, file supplier - proses 6.2.2.1, file supplier - proses 6.2.2.3 : Data yang menerangkan identitas supplier, cara pembayaran dan produk yang dipasoknya : Nama supplier, kode, alamat, nomor telepon - fax, nomor rekening supplier - cabang bank - pemilik rekening, frekuensi order : Data suggested order : File jumlah pemesanan - proses 2.2.2 : Data jumlah pemesanan barang yang disarankan sesuai hasil peramalan/prediksi : Nama/nomor Outlet, tanggal, nama item beli, no.artikel, suggested order : Data pesanan pembelian : Proses 2.2.3 -file pesanan pembelian, file pesanan pembelian proses 2.2.4 : Data deskripsi produk dan jumlah yang dipesan untuk memenuhi kebutuhan item jual : Nomor FPP, nama supplier, kode, alamat, nomor telepon - fax, nomor rekening, tanggal pesan, tanggal kirim, Outlet tujuan, nama item beli, no.artikel, satuan
beli, harga, diskon, total harga Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data
Penjelasan Struktur data
: Data persediaan dalam pemesanan : Proses 2.2.3 - 2.2.5 : Data barang pesanan yang masih dalam proses pengiriman oleh supplier : Nama item beli, no.artikel, satuan, harga, diskon, kuantitas pesanan, total harga, tanggal pesan, no.FPP, Nama/nomor Outlet : Data penerimaan barang : Proses 3.1.2 -file penerimaan barang, file penerimaan barang - proses 3.1.3, proses 6.2.2.5 -file penerimaan barang, file penerimaan barang - proses 6.4 : Data penerimaan barang yang dipesan dari supplier : Nomor LPB, tanggal tiba, nama/nomor Outlet, nomor FPP, nama supplier, kode, nomor rekening supplier, nama item beli, no.artikel, satuan, harga, diskon, kuantitas tiba, total harga
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
: : : :
Nama arus data Aliran data Penjelasan
: Data evaluasi supplier : Proses 3.4 - file evaluasi supplier : Data penilaian mengenai seberapa baik kineja supplier dalam memenuhi pesanan : Nama supplier, kode, alamat, nomor telepon - fax, Nilai pembelian (3 bulanan), nilai pemesanan (3 bulanan), tingkat realisasi
Struktur data
Data pembelian Proses 3.2 - file pembelian, file pembelian - proses 3.3 Data pembelian item yang dipesan dari supplier Nomor FP, nomor LPB, nama/nomor Outlet, nama supplier, kode supplier, nomor rekening supplier, nama item beli, no.artikel, satuan, harga, diskon, kuantitas, total harga beli.
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
: : : :
Nama arus data Aliran data Penjelasan
: Data item siap proses : Proses 4.2 - 4.3, proses 4.2 - 4.5 : Data deskripsi produk yang siap untuk diproses di bagian penyiapan (preparation) : Nama item beli, PLUN beli, satuan, harga, diskon,
Struktur data
Data pembayaran tagihan Proses 3.3 -file pembayaran tagihan Data pembayaran pembelian item ke supplier Tanggal transfer, total transfer, nomor FP, nama supplier, kode supplier, nomor rekening supplier cabana bank - pemilik rekening, nama/nomor Outlet
kuantitas siap produksi, total harga, nama/nomor Outlet Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
: Data item hasil produksi : Proses 4.3 - 4.4, 4.3 - 4.5 : Data deskripsi produk yang dihasilkan oleh kegiatan pemrosesan di bagian penyiapan (preparation) : Nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas total prods ksi, total harga jual, no.artikel, tanggal preparation, nama/nomor Outlet
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
: : : :
Nama arus data Aliran data
: Data transfer masuk : Proses 5.2 -file transfer barang, file transfer barang proses 5.3 : Data transfer barang masuk dari unit/ divisi lain ke unit daging & seafood : Nomor faktur, tanggal pesan, tanggal kirim, waktu kirim, nama/nomor Outlet, dari unit/divisi, ke unit/divisi, nama item beli, no.artikel, satuan, harga, kuantitas transfer masuk, total harga transfer
Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan
Data penjualan Proses 5.1 -POS , POS- proses 5.3 Data penjualan item display ke konsumen Nomor faktur, tanggal transaksi, waktu transaksi, kode kasir, nama/nomor Outlet, nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas, total harga
: Data transfer keluar : Proses 5.2 -file transfer barang, file transfer barang proses 5.3 : Data transfer barang keluar dari unit daging & seafood ke divisi/unit lain : Nomor faktur, tanggak pesan, tanggal kirim, waktu kirim, nama/nomor Outlet, dari unit/divisi, ke unit/divisi, nama item beli, PLUN beli, satuan, harga, kuantitas transfer keluar, total harga transfer : Data retur : Proses 6.2.1.4 -file retur barang, proses 6.2.2.4 -file, retur barang, file retur barang - proses 6.3 : Data pengembalian barang pesanan ke supplier : Nomor NF, nama/nomor Outlet, divisi, tanggal retur, nama supplier, kode, alamat, nomor telepon -fax, nama item beli, no.artikel : Data item BS siap reproduksi : Proses 6.2.3.1 - 6.2.3.2, proses 6.2.3.1 - 6.2.3.4 : Data deskripsi item jual kategori BS yang akan
Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama struktur data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama struktur data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data Penjelasan Struktur data
Nama arus data Aliran data
diproduksi kembali di bagian preparation : Nama item jqal BS, PLUN, satuan, harga, kuantitas total slap reproduksi. total harga, tanggal preparation, nama/nomor GHS : Data item jual hasil reproduksi : Proses 6.2.3.2 - 6.2.3.3, proses 6.2.3.2 - 6.2.3.4 : Data deskripsi item jual yang dihasilkan dart proses produksi ulang di bagian preparation : Nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas total hasil reproduksi, total harga, tanggal preparation, nama/nomor Outlet : Data pemusnahan barang BS : Proses 6.2.4.3 -file pemusnahan barang BS, file pemusnahan barang BS - proses 6.6 : Data pemusnahan barang yang tidak layak display/rusak : Nomor DPBS, nama/nomor Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan, harga per satuan jual, total harga jual barang yang dimusnahkan : Data persediaan akhir item beli harian : Proses 7.1.3 -file persediaan, file persediaan - proses 2.2.1 : Data kuantitas item beli yang tersedia pada hari yang bersangkutan : Nama/nomor Outlet, tanggal, nama item beli, PLUN beli, sisa stock kemarin, kuantitas tiba, kuantitas transfer masuk, total persediaan masuk, kuantitas siap proses, kuantitas retur, total persediaan keluar, persediaan akhir item beli : Data persediaan akhir item jual harian : Proses 7.1.3 -file persediaan, file persediaan - proses 2.2.1 : Data kuantitas item jual yang tersedia pada hari yang bersangkutan : Nama/nomor GHS, tanggal, nama item jual, PLUN, sisa stock kemarin, kuantitas hasil produksi, kuantitas hasil reproduksi, total persediaan masuk, kuantitas penjualan, kuantitas transfer, kuantitas barang dimusnahkan, kuantitas siap reproduksi, total persediaan keluar, persediaan akhir item jual : Data hasil stock opname : Proses 7.4 -file stock opname, file stock opname proses 7.5
Penjelasan
Struktur data
5.3.
: Data hasil penghitungan kuantitas persediaan berdasarkan nilainya, penghitungan margin dan untuk analisa perkembangan produce di GHS : Nama/nomor Outlet, tanggal, persediaan awal, total pembelian, total transfer masuk, total retur pembelian,total persediaan pada periode stock opname, hasil stocklending stock at price, hasil stock/ending stock at cost, harga pokok penjualan, total penjualan, total transfer keluar, gross margin, persentase gross margin, cost compliment, barang rusak/dimusnahkan, persentase barang rusak dengan penjualan, nilai penyusutan tidak diketahui.
Perancangan Sistem Pada tahap perancangan sistem akan dihasilkan diagram hubungan entitas
dan struktur data dengan mendokumentasikan setiap entitas yang telah diidentifikasi.
5.3.1. Diagram Hubungan Entitas Diagram hubungan entitas (entity relationship diagram – ERD) menggambarkan hubungan antara entitas-entitas yang terlibat dalam sistem pengendalian persediaan daging dan seafood (SIPPB&S). Ada 22 entitas yang terlibat dalam SIPPB&S, yaitu Outlet, Item Beli, Item Jual, Item Jual Promosi, Supplier, Suggested Order, Pesanan Pembelian, Persediaan dalam Pemesanan, Penerimaan Barang, Pembelian, Evaluasi Supplier, Pembayaran Tagihan, Item Siap Proses, Item Hasil Produksi, Transfer Barang, Retur, Item BS Siap Reproduksi, Item Jual Hasil Reproduksi, Pemusnahan Barang BS, Persediaan Akhir Item Beli Harian, Persediaan Akhir Item Jual Harian, dan Stock Opname. Gambar 38 menunjukkan ERD untuk entitas Outlet. Entitas yang terlibat
adalah Outlet dan item jual dengan hubungan satu ke banyak (one-to-many). Setiap cabang Hero Supermarket menjual beragam jenis item yang temasuk dalam kategori buah dan sayur. Gambar 39 menunjukkan ERD untuk entitas item beli dan item jual. Entitas yang terlibat adalah item beli dan item jual dengan hubungan satu ke banyak (one-to-many). Satu item beli menghasilkan beberapa item jual melalui suatu proses produksi. Harga item jual disesuaikan dengan standard mark zip yang ditentukan dari cutting test. Gerai HeroSupermarket Nomor_GHS Nama_GHS NPWP NPKP Tanggal_buka Tipe_GHS Alamat
Menjual
ITEM JUAL PLUN Nama Satuan Harga PLUN_beli Nama_GHS
Gambar 38. ERD untuk Gerai Hero Supermarket
ITEM BELI No_artikel Nama_item_beli Satuan Harga Diskon Kode_Supplier Minimal_order Maksimal_order
Menghasilkan
ITEM JUAL PLUN Nama Satuan Harga No_artikel Nama_GHS
Gambar 39. ERD untuk Item Beli dan Item Jual
Gambar 40 menunjukkan ERD yang membentuk entitas item jual promosi. Entitas yang terlibat mencakup item beli, item jual dan item jual promosi. Item jual promosi adalah item yang dijual sebagai produk baru atau item yang dikenakan potongan harga khusus karena telah mendekati masa tidak layak display.
Hubungan antara entitas item jual dan item jual promosi adalah hubungan satu ke satu (one-to-one). Item jual menghasilkan item jual promosi setelah mengalami proses reproduksi. Hubungan antara entitas item beli dengan item jual promosi adalah hubungan satu ke banyak (one-to-many). Item beli yang mengalami proses produksi dan menghasilkan produk baru atau item jual yang sebelumaya tidak tersedia di GHS, menghasilkan beberapa item jual. Item-item jual tersebut diperkenalkan kepada konsumen pada suatu periode promosi sebagai item jual promosi. Gambar 41 menunjukkan ERD untuk entitas Supplier. Entitas yang terlibat yaitu supplier dan item beli dengan hubungan antar entitas satu ke banyak (one-tomany). Satu supplier memasok beberapa item beli ke GHS.
ITEM JUAL PLUN Nama Satuan Harga No_artikel Nama_GHS
Menghasilkan
ITEM JUAL No_artikel Nama_item_beli Satuan Harga Diskon Kode_Supplier Minimal_order Maksimal_order
ITEM JUAL PROMOSI Nama Satuan Harga Diskon_khusus Kuantitas Total_harga_promosi Periode_promosi Nama_GHS
Gambar 40. ERD untuk Item Jual Promosi
SUPPLIER Nama Kode Alamat Nomor_telepon/fax Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Frekuensi_order
Menyuplai
ITEM BELI No_artikel Nama_item_beli Satuan Harga Diskon Kode_Supplier Minimal_order Maksimal_order
Gambar 41. ERD untuk Supplier
Gambar 42 menunjukkan ERD yang menghasilkan entitas Suggested Order. Entitas yang terlibat meliputi transfer barang, penjualan, persediaan akhir item beli, persediaan akhir item jual dan suggested order. Hubungan antara entitas transfer barang dan penjualan adalah hubungan banyak ke banyak (many-tomany). Beberapa transaksi transfer item ditambah dengan sejumlah transaksi penjualan item jual merupakan total penjualan. Selanjutnya total penjualan digunakan untuk memproduksi penjualan berikutnya.
TRANSFER BARANG Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim Waktu_kirim Nama_TGR Dari divisi/unit Ke_divisi_unit Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_transfer Harga_transfer
Menambah
PENJUALAN Nomor_faktur Tanggal_transaksi Waktu_transaksi Kode_kasir Nama_TGR Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_jual Total_harga
Diprediksi dan dikurangi
PERSEDIAAN AKHIR ITEM BELI HARIAN Nama_TGR Tanggal Nama_item_beli No_artikel Sisa_stock_kemarin Kuantitas_tiba Kuantitas_transfer_masuk Total_persediaan_masuk Kuantitas_siap_proses Kuantitas_retur Total_persediaan_keluar Stock_akhir_item_beli
Menambah
PERSEDIAAN AKHIR ITEM JUAL Nama_TGR Tanggal Nama_item_jual PLUN Sisa_stock_kemarin Kuantitas_hasil_produksi Kuantitas_hasil reproduksi Total_persediaan_masuk Kuantitas_penjualan Kuantitas_transfer_keluar Kuantitas_barang Nomor_DPBS Nama_TGR
Menghasilkan
Gambar 42. ERD untuk Suggested Order
Hubungan antara entitas persediaan akhir item beli dan entitas persediaan akhir item jual adalah hubungan satu ke banyak (one-to-many). Persediaan akhir satu item beli menambah jumlah persediaan akhir beberapa item jual. Entitas penjualan dengan persediaan akhir item beli membentuk hubungan banyak ke satu (many-to-one). Nilai hasil prediksi total penjualan item jual dikurangi sisa persediaan item jual akan menghasilkan suggested order untuk item jual tersebut dalam hubungan antar entitas satu ke satu (one-to-one). ITEM BELI No_artikel Nama_artikel_beli Satuan Harga Diskon Kode_supplier Minimal_order Maksimal_order
Memesan
PESANAN PEMBELIAN Nomor_FPP Nama_supplier Kode Nomor_telepon/fax Tanggal_pesan Tanggal_kirim TGR_tujuan Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_pesanan Total_harga_pesanan
Menghasilkan PERSEDIAAN DALAM PEMESANAN Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas
Mengurangi
SUGGESTED ORDER Nomor_TGR Tanggal No_artikel Nama_item_beli
Gambar 43. ERD untuk Pesanan Pembelian
Gambar 43 menunjukkan ERD untuk entitas pembelian. Entitas yang terlibat mencakup entitas persediaan dalam persediaan; suggested order, item beli pesanan pembelian. Persediaan dalam pemesanan mengurangi suggested order dalam hubungan antar entitas satu ke satu (one-to-one) dan menghasilkan pesanan pembelian. Entitas suggested order membentuk hubungan satu ke satu (one-toone) dengan entitas pesanan pembelian. Pesanan pembelian memesan sejumlah item beli denaan hubungan antar entitas satu ke banyak (one -to-many).
PESANAN PEMBELIAN Nomor_FPP Nama_supplier Kode Nomor_telepon/fax Tanggal_pesan Tanggal_kirim TGR_tujuan Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_pesanan Total_harga_pesanan
Memesan
PERSEDIAAN DALAM PEMESANAN Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas Total_harga Tanggal_pesan Nomor_FPP Nama_TGR
Gambar 44. ERD untuk Persediaan dalam Pemesanan
Gambar 44 menunjukkan ERD untuk persediaan dalam pemesanan. Entitas yang terlibat yaitu pesanan pembelian dan persediaan dalam pemesanan. Hubungan antara pesanan pembelian dengan persediaan dalam pemesanan adalah hubungan satu ke banyak (one-to-many). Pesanan pembelian untuk beberapa item beli menghasilkan persediaan dalam pemesanan item-item beli tersebut. Gambar 45 menunjukkan ERD untuk entitas penerimaan barang. Entitas yang terlibat meliputi pesanao pembelian, penerimaan barang dan item beli. Hubungan antara entitas pesanan pembelian dengan penerimaan barang adalah hubungan satu ke sate (one-to-one). Penerimaan barang dicocokkan dengan pesanan pembelian pada saat menerima beberapa item beli. Entitas penerimaan barang dan item beli membentuk hubungan satu ke banyak (one-to-many).
PENERIMAAN BARANG Nomor_LPB Tanggal_tiba Nama_TGR Nomor_FPP Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_tiba Total_harga
Menerima
Dicocokkan dengan
ITEM BELI No_artikel Nama_artikel_beli Satuan Harga Diskon Kode_supplier Minimal_order Maksimal_order
PESANAN PEMBELIAN Nomor_FPP Nama_supplier Kode Nomor_telepon/fax Tanggal_pesan Tanggal_kirim TGR_tujuan Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_pesanan Total_harga_pesanan
Gambar 45. ERD untuk Penerimaan Barang
Gambar 46 menunjukkan ERD untuk entitas pembelian. Entitas yang terlibat yaitu penerimaan barang, pembelian dan item beli. Hubungan antara entitas pembelian dengan penerimaan barang adalah hubungan satu ke satu (oneto-one), sedangkan entitas pembelian dan item beli membentuk hubungan satu ke banyak (one-to-many). Pembelian dicocokkan dengan penerimaan barang sebelum diselesaikannya transaksi pembelian beberapa item beli. Gambar 47 menunjukkan ERD untuk entitas evaluasi supplier. Entitas yang terlibat meliputi entitas pembelian, pesanan pembelian dan evaluasi supplier. Hubungan antara entitas pembelian dengan pesanan pembelian adalah hubungan banyak ke banyak (many-to-many). Transaksi-transaksi pembelian dalam periode tertentu dibandingkan dengan pesanan-pesanan pembeiian pada periode yang sama untuk menghasilkan evaluasi supplier dalam hubungan antar entitas banyak ke satu (many-to-one). PEMBELIAN Nomor_FP Nomor_LPB Nama_TGR Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_beli Total_harga_beli
Membeli
Dicocokkan dengan
ITEM BELI No_artikel Nama_artikel_beli Satuan Harga Diskon Kode_supplier Minimal_order Maksimal_order
PENERIMAAN BARANG Nomor_LPB Tanggal_tiba Nama_TGR Nomor_FPP Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_tiba Total_harga
Gambar 46. ERD untuk Pembelian PEMBELIAN Nomor_FP Nomor_LPB Nama_TGR Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_beli Total_harga_beli
PESANAN PEMBELIAN Nomor_FPP Nama_supplier Kode Nomor_telepon/fax Tanggal_pesan Tanggal_kirim TGR_tujuan Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_pesanan Total_harga_pesanan
Dibandingkan dengan
EVALUASI SUPPLIER NAMA_SUPPLIER Nama_supplier Kode_supplier Nomor_telepon/fax Nilai_pembelian Nilai_pemesanan Tingkat_realisasi
Menghasilkan
Gambar 47. ERD untuk Evaluasi Supplier Gambar 48 menunjukkan ERD untuk entitas pembayaran tagihan. Entitas yang terlibat yaitu entitas pembelian, pembayaran tagihan dan supplier. Hubungan antara entitas pembayaran tagihan dengan pembelian adalah hubungan satu ke satu (one-to-one) demikian pula antara entitas pembayaran tagihan dan supplier. Pembayaran
tagihan
dicocokkan
dengan
pembelian
sebelum
dilakukan
pembayaran ke supplier. PEMBAYARAN TAGIHAN Tanggal_transfer Nomor_FP Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_TGR
Membayar ke
Dibandingkan dengan
SUPPLIER Nama Kode Alamat Nomor_telepon/fax Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Frekuensi_order
PEMBELIAN Nomor_FP Nomor_LPB Nama_TGR Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_beli Total_harga_beli
Gambar 48. ERD untuk Pembayaran Tagihan Gambar 49 menunjukkan ERD untuk item siap proses dengan item hasil produksi. Entitas yang terlibat meliputi entitas item beli, item siap proses dan item hasil produksi. Hubungan antara entitas item beli dengan item slap proses adalah hubungan satu ke satu (one-to-one). Item beli disiapkan menjadi item siap proses kemudian diproses dan menghasilkan beberapa item hasil produksi. Item siap proses dengan item hasil produksi membentuk hubungan satu ke banyak (one-tomany).
ITEM BELI No_artikel Nama_artikel_beli Satuan Harga Diskon Kode_supplier Minimal_order Maksimal_order
Disiapkan menjadi
ITEM HASIL PRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_produksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
ITEM SIAP PROSES Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_siap_proses Total_harga Nama_TGR
Menghasilkan
Gambar 49. ERD untuk Item Siap Proses dan Item Hasil Produksi
TRANSFER MASUK Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim Waktu_kirim Nama_TGR Dari_divisi/unit Ke_divisi/unit Nama_item_beli PLUN_beli Satuan Harga Kuantitas_transfer_masuk Harga_transfer
Mentransfer masuk
ITEM BELI No_artikel Nama_artikel_beli Satuan Harga Diskon Kode_supplier Minimal_order Maksimal_order
Gambar 50. ERD untuk Transfer Barang Gambar 50 menunjukkan ERD untuk entitas transfer masuk dan transfer keluar. Entitas yang terlibat meliputi item beli, transfer masuk, item jual dan transfer keluar. Hubungan antara entitas transfer masuk dan item beli adalah hubungan satu ke banyak ( one-to-many ). Entitas transfer masuk mentransfer beberapa item belidari unit/divisi/GHS lain. Hubungan antara entitas transfer keluar dengan item jual adalah hubungan satu ke banyak (one-to-many). Entitas transfer keluar mentransfer item-item jual ke unit/divisi/ GHS lain.
RETUR Nomor_nota_retur Nama_TGR Divisi Tanggal_retur Nama_supplier Kode Alamat Nomor_telepon/fax Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_retur Total_harga_retur Alasan_retur
Mengembalikan
ITEM JUAL No_artikel Nama_item_beli Satuan Harga Diskon Kode_Supplier Minimal_order Maksimal_order
Gambar 51. ERD untuk Retur
Gambar 51 menunjukkan ERD untuk entitas retur. Erititas yang terlibat meliputi item beli dan retur. Retur mengembalikan item-item beli dalam hubungan antar entitas satu ke banyak (one-to-many). Gambar 52 menunjukkan ERD untuk item BS siap reproduksi dan item jual hasil reproduksi. Entitas yang terlibat meliputi item jual, item BS siap reproduksi dan item jual hasil reproduksi. Hubungan antara item jual dengan item BS siap reproduksi merupakan hubungan banyak satu ke satu (one-to-otne). item jual yang tidak layak display atau BS disiapkan menjadi item BS siap reproduksi. Melalui suatu proses item BS siap reproduksi diproduksi ulang untuk menghasilkan item-item jual hasil reproduksi. Hubungan antara entitas item BS siap reproduksi dengan item jual hasil reproduksi adalah satu ke banyak (one-tomany).
ITEM JUAL PLUN Nama Satuan Harga No_artikel Nama_TGR
BS disiapkan menjadi
ITEM JUAL HASIL REPRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_reproduksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
ITEM BS SIAP REPRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_siap_reproduksi Total_harga Tanggal_preparation Nama_TGR
Direproduksi menghasilkan
Gambar 52. ERD untuk Item BS Slap Reproduksi dan Item Jual Hasil Reproduksi
Gambar 53 menunjukkan ERD untuk entitas persediaan akhir item jual. Entitas yang terlibat adalah retur, penerimaan barang, transfer masuk, item siap proses dan persediaan akhir item beli. Hubungan antara entitas retur dan persediaan akhir adalah hubungan satu ke satu (one-to-one). Retur item beli per hari mengurangi jumlah persediaan akhir item beli harian. Entitas penerimaan barang dan persediaan akhir item beli harian membentuk hubungan antar entitas satu ke satu (one-to-one), demikian pula antara entitas item siap proses dengan persediaan akhir item beli harian. Hubungan antara entitas transfer masuk dengan persediaan akhir item beli harian juga merupakan hubungan satu ke satu (one-to-one). Penerimaan item beli, item siap proses dan transfer masuk item beli menambah kuantitas persediaan akhir item beli harian.
PENERIMAAN BARANG Nomor_LPB Tanggal_tiba Nama_TGR Nomor_FPP Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_tiba Total_harga
RETUR Nomor_nota_retur Nama_TGR Divisi Tanggal_retur Nama_supplier Kode Alamat Nomor_telepon/fax Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_retur Total_harga_retur Alasan_retur
Menambah jumlah
TRANSFER MASUK Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim
Mengurangi jumlah
PERSEDIAAN AKHIR ITEM BELI HARIAN Nama_TGR Tanggal Nama_item_beli No_artikel Sisa_stock_kemarin Kuantitas_tiba Kuantitas_transfer_masuk Total_persediaan_masuk Kuantitas_siap_proses Kuantitas_retur Total_persediaan_keluar Stock_akhir_item_beli
Gambar 53. ERD untuk Persediaan Akhir Item Beli Harian Gambar 54 menunjukkan ERD untuk persediaan akhir item jual harian. Entitas yang terlibat meliputi item hasil reproduksi, item jual hasil reproduksi, pemusnahan barang BS, penjualan, transfer keluar, item BS siap reproduksi dan persediaan akhir item jual harian. Hubungan antara entitas item hasil produksi, item jual hasil reproduksi, pemusnahan barang BS, penjualan, transfer keluar dan item BS siap reproduksi dengan entitas persediaan akhir item jual harian masing masing adalah hubungan banyak ke satu (many-to-one). Item jual hasit reproduksi dan item hasil produksi menambah kuantitas persediaan akhir item jual harian. Sedangkan pemusnahan item BS, transaksi-transaksi penjualan item, transfer keluar dan item BS siap reproduksi mengurangi jurnlah persediaan akhir item jual harian. Gambar 55 menunjukkan ERD untuk entitas stock opname. Entitas yang
telibat meliputi pembelian, transfer keluar, transfer masuk, retur, penjualan, pemusnahan barang dan stock opname. Hubungan antara entitas pembelian, transfer keluar, transfer masuk, retur, penjualan dan pemusnahan barang dengan stock opname masing-masing merupakan hubungan banyak ke satu (many-to-one). Transaksi pembelian item-item beli, transfer keluar, transfer masuk, retur, penjualan dan pemusnahan barang selama periode dua mingguan masing-masing memberikan total nilai bagi stock opname. Gambar 56 menunjukkan ERD untuk entitas pemusnahan barang BS. Entitas yang terlibat yaitu item hasil produksi, item hasil reproduksi dan pemusnahan barang BS. Hubungan antara entitas item hasil produksi dan item hasil reproduksi dengan pemusnahan barang masing-masing adalah hubungan banyak ke satu. ITEM JUAL HASIL REPRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_reproduksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
ITEM HASIL PRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_produksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
Mengurangi jumlah
PENJUALAN Nomor_faktur Tanggal_transaksi
Menambah jumlah
PERSEDIAAN AKHIR ITEM JUAL Nama_TGR Tanggal Nama_item_jual PLUN Sisa_stock_kemarin Kuantitas_hasil_produksi Kuantitas_hasil reproduksi Total_persediaan_masuk Kuantitas_penjualan Kuantitas_transfer_keluar Kuantitas_barang_dimusnahkan Kuantitas_siap_reproduksi Total_persediaan_keluar Stock_akhir_item_jual
Mengurangi jumlah
PEMUSNAHAN BARANG BS Nomor_DPBS Nama_TGR Divisi Tanggal_Dimusnahkan Nama_item PLUN Satuan Harga Kuantitas_dimusnahkan Total_harga
Mengurangi jumlah
TRANSFER KELUAR Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim Waktu_kirim Nama_TGR Dari_divisi/unit Ke_divisi/unit Nama_item_JUAL PLUN Satuan Harga
Gambar 54. ERD untuk persediaan akhir item jual harian
TRANSFER KELUAR Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim Waktu_kirim Nama_TGR Dari_divisi/unit Ke_divisi/unit Nama_item_JUAL PLUN Satuan Harga Kuantitas_transfer_keluar Harga_transfer
RETUR Nomor_nota_retur Nama_TGR
PEMBELIAN Nomor_FP Nomor_LPB Nama_TGR Nama_supplier Kode_supplier Nomor_rekening Cabang_bank/a.n Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Diskon Kuantitas_beli Total_harga_beli
Memberikan total nilai
STOCK OPNAME Nama_TGR Tanggal Persediaan_awal Total_pembelian Total_transfer_masuk Total_retur_pembelian Total_persediaan Ending_stock_at_price Ending_stock_at_cost Harga_pokok_penjualan Total_penjualan Total_transfer_keluar Gross_margin Persentase_gross_margin Cost_compliment Barang_rusak Persentase_barang_rusak Penyusutan_tak_teridentifikasi Estimasi_mark_up Standar_mark_up Deviasi_mark_up
TRANSFER MASUK Nomor_faktur Tanggal_pesan Tanggal_kirim Waktu_kirim Nama_TGR Dari_divisi/unit Ke_divisi/unit Nama_item_beli No_artikel Satuan Harga Kuantitas_transfer_masuk Harga_transfer
PEMUSNAHAN BARANG BS Nomor_DPBS Nama_TGR Divisi Tanggal_Dimusnahkan Nama_item PLUN Satuan Harga Kuantitas_dimusnahkan Total_harga
Gambar 55. ERD untuk Stock Opname ITEM HASIL PRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_produksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
Memberikan total nilai
ITEM JUAL HASIL REPRODUKSI Nama_item_jual PLUN Satuan Harga Kuantitas_hasil_reproduksi Total_harga PLUN_beli Tanggal_preparation Nama_TGR
PEMUSNAHAN BARANG BS Nomor_DPBS Nama_TGR Divisi Tanggal_Dimusnahkan Nama_item PLUN Satuan Harga Kuantitas_dimusnahkan Total_harga
Gambar 56. ERD untuk Pemusnahan Barang BS
5.3.2. Struktur Data
Struktur data berfungsi untuk menguraikan setiap atribut yang terdapat dalam suatu entitas yang digambarkan dalam diagram hubungan entitas (entity relationship diagram – ERD). Entitas-entitas yang didokumentasikan dalam bentuk struktur data berjumlah 22 entitas, yakni Gerai Hero Supermarket, Item Beli, Item Jual, Item Jual Promosi, Supplier, Suggested Order, Pesanan Pembelian, Persediaan dalam Pemesanan, Penerimaan Barang, Pembelian, Evaluasi Supplier, Pembayaran Tagihan, Item Siap Proses, Item Hasil Produksi, Transfer Barang, Retur, Item BS Siap Reproduksi, Item Jual Hasil Reproduksi, Pemusnahan Barang BS, Persediaan Akhir Item Beli Harian, Persediaan Akhir Item Jual Harian, dan Stock Opname.
Alternatif Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur Produk buah dan sayur termasuk kategori produk yang cepat rusak, sehingga tidak dapat disimpan dalam jangka waktu yang terlalu lama. Outlet harus melakukan pemesanan untuk mengisi persediaan secara teratur dengan interval waktu yang relatif singkat. Hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya produk yang rusak akibat terlalu lama disimpan. Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away). Hal ini tentu akan menyulitkan bagian produce untuk menghitung jumlah safety stock yang nantinya akan tetap layak display. Sehingga waktu tenggang pun akan sulit diprediksi. Kombinasi antara
safety stock dan reorder point pada persediaan buah dan sayur kurang tepat dilakukan. Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item. Karena jumlah permintaan akan suatu item tidak bergantung kepada jumlah permintaan akan item yang lain, maka sifat permintaan item dalam perusahaan tempat penulis melakukan penelitian merupakan Independent Demand Systems, dimana terdapat beberapa alternatif metode pengendalian inventori yang dapat diterapkan, yakni model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ), model kuantitas pesanan produksi (Production Order Quantity = POQ), model inventori pesanan kembali (Back Order Inventory = BOI), dan model interval pesanan tetap. Keempat model di atas memiliki karakteristik tersendiri seperti yang telah diuraikan pada bagian kerangka pemikiran teoritis. Namun ada beberapa variabel yang selalu terdapat di dalam keempat model tersebut yakni biaya pemesanan, biaya pembelian, biaya unit produksi dan biaya penyimpanan item. Pada PT. Hero Supermarket, keberadaan keempat variabel di dalam ruang lingkup pengendalian inventorinya relatif kecil nilainya dan tidak dikelompokkan secara spesifik sehingga akan menghasilkan nilai yang bias pada hasil perhitungan akhir.perinciannya adalah sebagai berikut :
1.
Biaya pemesanan dan pembelian per item yang relatif rendah; hal ini disebabkan karena PT. Hero Supermarket Tbk., sudah memiliki data supplier dan sistem pembelian yang terkomputerisasi. Sehingga sistem pemesanan kembali perusahaan sangat efisien. Keadaan ini menyebabkan model EOQ dan model inventori pesanan kembali tidak bisa digunakan
2.
Biaya unit produksi yang rendah; hal ini disebabkan oleh biaya pemrosesan pada buah dan sayur tidak memerlukan materi tambahan sehingga
tidak
menimbulkan
biaya
yang
besar.
Keadaan
ini
menyebabkan model kuantitas pesanan produksi tidak bisa diterapkan 3.
Biaya penyimpanan yang konstan; hal ini disebabkan penggunaan stock room sepanjang tahun yang tidak tergantung kepada jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan. Keadaan ini menyebabkan model interval pesanan tetap tidak bisa dipergunakan Keempat alternatif model di atas tidak dapat diterapkan. Oleh karena itu
dicari alternatif lain yang dapat memecahkan permasalahan di atas. Untuk itu digunakan teori estimasi/peramalan yang dalam hal ini adalah metode pelicinan rata-rata bergerak. Metode ini meramalkan jumlah inventori keluar dari perusahaan yang disebabkan oleh sales (penjualan), shrinkage, throw away, sehingga dengan membandingkan jumlah Inventory On Hand (kuantitas persediaan yang masih dimiliki perusahaan pada saat itu), pihak Merchandiser (personil perusahaan yang bertanggungjawab melakukan pembelian persediaan) dapat menentukan jumlah persediaan yang harus dipesan ke pihak supllier. Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di
perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai Suggested Order untuk setiap item, sehingga proses 2.2.1. (prediksi penjualan) dapat diganti dengan prediksi jumlah persediaan keluar. Metode ini dilakukan dengan cara memprediksi jumlah persediaan keluar (Kuantitas penjualan + kuantitas transfer keluar + kuantitas barang yang dimusnahkan + kuantitas hasil reproduksi). Pada proses 7.1.3 file persediaan yang terhimpun setiap harinya akan membentuk serial data yang dapat digunakan untuk meramalkan jumlah persediaan keluar setiap harinya. Hal ini tentu akan mempermudah Merchandiser untuk menentukan jumlah persediaan tambahan untuk mengganti persediaan yang keluar. Untuk memperjelas perhitungannya, akan diuraikan contoh perhitungan matematis yang sederhana pada penjualan item mangga. Tabel 3. Contoh Peramalan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata Bergerak Periode Waktu (Minggu) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Inventori Keluar Aktual (Kg) 2000 1500 1890 1950 2975 1975 1880 1905 2345 2765 2400
Inventori Keluar yang Diramalkan (Kg)
Rata – Rata Bergerak 3 Minggu Kesalahan Kesalahan Absolut
1797 1780 2272 2300 2277 1920 2043 2338
Kesalahan Kuadrat
+153 +1195 -297 -420 -372 +425 +722 +62
153 1195 297 420 372 425 722 62
23511 1428025 88011 176400 138136 180625 520803 3803
1468 184
3645 456(a)
2559314 319914(b)
2503 Jumlah Rata-Rata
(a) = Deviasi Absolut Rata-Rata (MAD) (b) = Kesalahan Kuadrat Rata-Rata (MSE)
Dengan adanya hasil estimasi berupa persediaan keluar per item tiap minggu (Tabel 3, kolom 3), maka pemesanan item yang dilakukan perusahaan bisa lebih terstruktur. Walaupun disadari sepenuhnya, nilai peramalan yang diperoleh tidak selalu mendekati nilai aktualnya, maka nilai suggested order yang dihasilkan oleh sistem harus digunakan bersama-sama dengan unsur pengalaman dalam mengelola persediaan. Pertimbangan dalam menggunakan metode pelicinan rata-rata bergerak adalah karena kendala pembatas seperti biaya penyimpanan dan biaya pemesanan sangat kecil. Besarnya biaya penyimpanan relatif tetap sepanjang tahun, karena dengan ada atau tidaknya persediaan stock room akan tetap difungsikan secara penuh.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. Masing-masing subsistem memerlukan data masukan dari subsistem lain sekaligus menghasilkan informasi yang berguna bagi subsistem lainnya. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar. SIPPB&S yang sedang berjalan memiliki kekurangan, yaitu : (6) Sistem informasi yang ada tidak memberikan nilai Inventory On Hand per item. (7) Sistem informasi yang ada tidak memberikan nilai Suggested Order per item. (8) Tidak memberikan data nilai penyusutan yang tidak diketahui. Nilai penyusutan yang tidak diketahui dihitung pada saat dilakukan stock opname. Nilainya didapat dari selisih nilai sisa persediaan tercatat dengan nilai
sisa persediaan aktual. Sedangkan sisa persediaan dihitung dalam periode harian dengan data masukan catatan persediaan masuk dan persediaan keluar. Metode peramalan dengan menggunakan rata-rata bergerak merupakan salah satu metode alternatif dalam perhitungan persediaan. Walaupun disadari sepenuhnya, nilai peramalan yang diperoleh tidak selalu mendekati nilai aktualnya, maka nilai suggested order yang dihasilkan oleh sistem harus digunakan bersama-sama dengan unsur pengalaman dalam mengelola persediaan.
6.2. Saran Ada beberapa solusi untuk mengurangi unsur deviasi dalam meramalkan kuantitas persediaan yang harus dipesan, yaitu : 1. Menghimpun data penjualan historis sebagai alternatif dalam meramalkan tingkat ketersediaan persediaan yang dibutuhkan. 2. Menggunakan metode peramalan selain pelicinan rata-rata bergerak (untuk penelitian lanjutan). Metode-metode ini dibandingkan nilai MAD, MSE, ataupun nilai MAPE nya. Metode yang memberikan nilai deviasi yang terkecil, dapat diajukan sebagai metode peramalan persediaan alternatif yang terbaik.
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, S. 1980. Management Produksi. LP FE-UI. Jakarta. Attaran, M. 1992. Operation Management Information Systems. John Willey and Sons, Inc. Canada. Davis, GB, and Olson, MH. 1984. Management Information System :Conceptual Foundations, Structure, and Development. Second Edition. McGraw-Hill, Inc. Singapore. Dilworth, J. And B. Render. 1993. Production and Operations Management. Third Edition. Allyn & Bacon. USA Leoputra, S. 1998. Rancang Bangun Sistem Pengendalian Inventori Buah dan Sayur : Studi Kasus WalMart. Fakultas Pertanian. Institut Pertanian Bogor. Bogor. McLeod, R. Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I PT. Prenhallindo. Jakarta. Nurwono, Y. 1994. Manajemen Informasi Pendekatan Global. Elex Media Komputindo. Gramedia. Jakarta. O’Brien, J. A. 1996. Management Information System ; Managing Information Technology in the Networked Enterprise. Third Edition. Times Mirror Higher Education Group, Inc. Company. USA. Rademacher, R. A. and Gibson, H. L. 1983. An Introduction to Computers and Information Systems. South-Wester Publishing Co. Ohio. Sastiawan, H. 1996. Tinjauan Teoritis Manajemen Pengendalian Persediaan Fakultas Pertanian. Institut Pertanian Bogor. Bogor Schroeder. 1994. Manajemen Operasi Pengambilan Keputusan dalam Suatu Fungsi Operasi. Erlangga. Jakarta. Scott, G. M. 1986. Principle of Mangement Information System. McGraw-Hill International Editions. Sidharta, L. 1995. Sistem Informasi Bisnis. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Simon, H. 1960. the New Science of Mangement Decison. Harper and Brothers. New York.
Stair R. 1992. Principles of Information Systems. Boyd and Fraser Publishing Company. Boston. Suroso, A. I. 1998. Sistem Informasi Manajemen. MMA. Institut Pertanian Bogor. Bogor. Tersine, R.J. 1985. Production/Operations Management. Second Edition. Prentice Hall. USA. Waters, CDJ. 1992. Inventory Control and Management. John Willey and Sons Ltd. England. Wibowo, B. 1986. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Sediaan di PT Tirtalina Bottling Company. Fakultas Teknologi Pertanian. Institut Pertanian Bogor. Bogor. Young, J. B. 1991. Modern Inventory Opertaions. Van Nostrand Reinhold. USA. Yourdon. E. 1989. Modern Structured Analysis. Prentice-Hall, Inc. USA.
Lampiran 1. Konsumsi perkapita sayuran dan buah di Indonesia periode 2003KONSUMSI PERKAPITA SAYUR DI INDONESIA PERIODE 2003 - 2006
KONSUMSI PERKAPITA NO
KOMODITAS 2003*)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Bawang Merah Bawang Putih Kentang Kol/Kubis Petsai/Sawi Wortel Cabe Besar Cabe Rawit Cabe Hijau Tomat Terung Buncis Ketimun Labu Siam Kangkung Bayam Kacang Panjang Kacang Merah Jamur Sayuran lainnya Total Sayuran Sumber : Susenas BPS *) Panel
2006
( Kg/Th ) 2004*) 2005
2006*)
2.22 1.13 1.61 1.87 0.47 0.62 1.35 1.20 0.23 1.52 2.86 0.99 2.18 0.73 5.04 4.78 3.74
2.19 1.15 1.82 2.03 0.47 0.73 1.36 1.14 0.24 1.52 2.55 0.94 1.92 0.83 4.52 4.42 3.43
2.21 1.21 1.92 2.03 0.78 1.09 1.51 1.16 0.24 1.34 2.55 0.94 1.92 0.94 4.94 4.78 3.69
2.08 1.09 1.66 1.82 0.47 0.94 1.38 1.16 0.23 1.17 2.65 0.94 1.98 1.09 4.99 4.37 4.00
0.04 1.92 34.52
0.05 2.18 33.49
0.05 2.03 35.33
0.42 1.72 34.16
KONSUMSI PERKAPITA BUAH DI INDONESIA PERIODE 2003 - 2006 KONSUMSI PERKAPITA
No
KOMODITAS 2003*)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Alpukat Belimbing Duku Durian Jambu Jeruk Mangga Nangka/Cempedak Nenas Pepaya Pisang Rambutan Salak Sawo Melon Semangka Kedondong Apel Tomat Buah Buah lainnya Total Buah-Buahan Sumber : Susenas BPS *) Panel
0.21 0.05 0.73 1.56 0.21 2.44 3.12 0.68 0.47 2.44 7.96 5.72 1.04 0.10 0.47 1.09 0.05 0.52 0.16 0.42 29.44
( Kg/Th ) 2004*) 2005 0.21 0.05 0.62 0.94 0.16 2.70 1.04 0.52 0.52 2.34 7.59 6.66 1.61 0.10 0.26 0.78 0.10 0.52 0.16 0.31 27.19
0.10 0.05 0.10 0.21 0.21 6.14 0.26 0.26 0.47 3.28 8.89 0.26 1.04 0.16 0.47 1.87 0.05 0.78 0.21 0.36 25.17
2006*) 0.36 0.05 0.52 0.78 0.21 3.07 0.16 0.31 0.42 2.03 7.54 5.10 1.09 0.10 0.16 0.68 0.10 0.52 0.10 0.26 23.56
Lampiran 2. Struktur Organisasi Head Office PT. Hero Supermarket Tbk.
CHIEF EXECUTIVE OFFICER
INTERNAL AUDIT
HUMAN RESOURCES DIRECTOR
FINANCE DIRECTOR
OPERATING DIRECTOR
GENERAL AFFAIRS DIRECTOR
LOSS PREVENTION GM
INFORMATION TECHNOLOGY DIRECTOR
PROPERTY & PROJECT DIRECTOR
CORPORATE SECR & LEGAL
MERCHANDISING & MARKETING DIRECTOR
SPECIALTY RETAIL GM
Lampiran 3. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk.
STORE MANAGER
ASST. STORE MANAGER
FRESH & FROZEN SECTION MANAGER
GROCERY FOOD & NON FOOD SECTION MANAGER
PRODUCE SUPERVISOR
DAILY DAIRY & FROZEN SUPERVISOR
MEAT & FISH SUPERVISOR
GROCERY FOOD SUPERVISOR
BAKERY SPV
PRODUCE STAFF
DAILY DAIRY & FROZEN STAFF
BUTCHER STAFF
GROCERY FOOD STAFF
BAKERY STAFF
STORE ORDERING CONTROLLER FOOD & NON FOOD
GROCERY NON FOOD SPV
DELICATESEN STAFF
FISH STAFF
GENERAL MD SECTION MANAGER
GENERAL MD SUPERVISOR
GENERAL MD STAFF
RECEIVING & STORAGE SECTION MANAGER
STORE ADM SECTION MANAGER
CUSTOMER SERVICE SECTION MANAGER
RECEIVING & STORAGE SUPERVISOR
FINANCE ADM SUPERVISOR
RECEIVING & STORAGE STAFF
ADM SPM
ADM SPM
ADM POS
SECURITY
CUSTOMER SUPERVISOR
CASHIER
DRIVER
GROCERY NON FOOD SPV
CUSTOMER SERVICE STAFF
Lampiran 4. Struktur Gudang Sentral Cibitung GM
FRESH & FROZEN
MEAT
FISH
Q.C.
PRODUCE
FRESH
LOGISTIK
LOGISTIK
HRD
SHIFT
DRY PRODUCT
INVENTORY
IT
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.
