RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DEALER, STUDI KASUS PT. TELKOMSEL

SISFO-Jurnal Sistem Informasi

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DEALER, STUDI KASUS PT. TELKOMSEL Achmad Holil Noor Ali1), Alexander Farady Hutagalung2) Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus Keputih, Sukolilo, Surabaya 60111, Indonesia Telp : (031) 5964965, Fax : (031) 5964965 Email : [email protected]), [email protected])

Abstrak Dealer merupakan sarana bagi Telkomsel untuk mendistribusikan produknya. Tetapi, saat ini produk Telkomsel tidak terdistribusi dengan merata. Pendistribusian produk terpusat pada daerah tertentu. Daerah pemasaran produk dari dealer tidak dapat diketahui. Bahkan sistem pencatatan distribusi pun masih manual. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan rancangan dan implementasi sistem informasi untuk mengatur dan memonitor dealer tersebut. Pengembangan aplikasi tersebut dimulai dengan identifikasi kebutuhan sistem, dilanjutkan dengan pembuatan desain, dan setelah desain diimplementasikan, dilakukan uji coba terhadap beberapa fungsi yang mewakili fungsi sejenis untuk mengevaluasi keamanan penggunaan, input data, proses dan kesesuaian laporan. Hasilnya, berupa Aplikasi Manajemen Dealer yang memiliki fungsi pengelolaan dealer, pengawasan distribusi produk, survei terhadap dealer serta fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan pengelolaan data pengguna dan pengaturan tampilan sistem. Kata kunci : dealer, distribusi, survei 1. PENDAHULUAN Telkomsel merupakan pemimpin operator telekomunikasi seluler jika dilihat dari pembagian pasarnya. Salah satu bentuk pelayanan yang diberikan oleh operator tersebut adalah penyediaan dealer-dealer yang selalu siap untuk melayani distribusi produknya. Dealer-dealer tersebut mempunyai reseller yang siap menyalurkan produk ke pihak toko/shop yang akan menjual ke para pelanggan. Sistem order yang saat ini berlangsung adalah Authorized Dealer langsung mendatangi Telkomsel kemudian menyalurkan produk yang diorder kepada reseller. Selanjutnya produk tersebut akan didistribusikan ke pihak toko/shop. Order akan dilakukan kembali oleh Authorized Dealer setelah produk di toko telah terjual habis ke pihak konsumen. Sistem order tersebut menggambarkan sistem distribusi produk Telkomsel. Sistem distribusi ini memegang peranan penting bagi pihak Telkomsel. Namun hal ini menjadi masalah karena tingkat efisiensi dari hirearki ordernya rendah dan jangkauan pencapaian terbatas. Masing-masing dari keduanya perlu mempertimbangkan waktu dan tenaga. Banyak produk dari Telkomsel didistribusikan dengan tidak semestinya. Hal ini diakibatkan pencatatan alur informasi distribusi masih berjalan secara manual serta belum ada struktur yang jelas.

Lebih jauh lagi kurangnya kontrol Telkomsel terhadap distributornya menyebabkan distribusi produk yang dilakukan tidak maksimal. Selain itu terdapat permasalahan yang berkaitan dengan belum diketahuinya daerah pemasaran produk. Produk didistribusikan hanya berdasarkan permintaan dari distributor. Dengan demikian, Telkomsel belum dapat memperoleh informasi mengenai daerah yang berpotensial untuk dikembangkan. Penyebaran dari calon dealer baru pun masih belum merata. Penumpukan calon dealer (dealer-dealer baru) terjadi di beberapa daerah dan menghambat dalam penyebaran produk telkomsel. Penyebabnya adalah pendaftaran calon dealer yang tidak terkoordinasi dengan baik. Sistem pencatatan dealer barupun masih dilakukan manual sehingga terkadang proses pendaftaran dealer baru masih membutuhkan waktu yang lama. Studi telah dilakukan mengenai aplikasi manajemen data pemasaran berbasis web [Hermanto et al, 2008] namun lebih fokus kepada pengelolaan data pemasaran dan belum fokus kepada agen-agen pemasaran. Perusahaan yang melibatkan agen di dalam pengelolaan proses bisnis utamanya, memerlukan keberadaan sistem informasi untuk mengelola

23

SISFO-Jurnal Sistem Informasi pemasaran melaui dealer maupun agennya. Sistem Informasi Manajemen Dealer untuk mengawasi jalur distribusi dan penyebaran produk, dapat membantu Telkomsel untuk mengatasi permasalahan distribusi produknya. Sistem yang dibangun dengan menggunakan platform aplikasi PHP

2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DEALER 2.1 Dealer Istilah dealer menurut kamus komputer adalah penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan satu macam merk tertentu saja. Produk yang dijual oleh dealer dapat berupa produk perangkat keras maupun perangkat lunak sistem atau perangkat lunak aplikasi. SD (Sub-Dealer) merupkan perpanjangan dari dealer. Di dalam Telkomsel sendiri lebih dikenal dengan nama outlet. Ada tiga fungsi dari outlet, yaitu: 1. BO (Branch Office) Merupakan kantor cabang dari dealer tersebut. Bertindak hanya menyalurkan barang ke pada reseller atau ke dealer lain. 2. BO and OMO (Branch Office and On Management Outlet) Merupakan kantor cabang dari dealer tersebut dan sekaligus dapat langsung menjual produk kepada konsumen. 3. OMO (On Management Outlet) Merupakan outlet yang dikhususkan untuk langsung menjual produk kepada konsumen Reseller merupakan perpanjangan dari outlet. Biasa menyalurkan barang dari dealer kepada pengecer. 2.2 Manajemen Distribusi Pada dasarnya, sistem informasi manajemen dealer merupakan pengelolaan distribusi produk. Biasanya pengelolaan tersebut diterapkan pada distribusi listrik [Moles et al., 2007] maupun distribusi barang [Deviana, 2007; Kotler, 2005]. Definisi dari distribusi (saluran) mempunyai banyak arti, salah satunya adalah “sekelompok pedagang dan agen perusahaan yang mengkombinasikan antara pemindahan fisik dan nama dari suatu produk untuk menciptakan kegunaan bagi pasar terlentu”. Dari pernyataan tersebut dapat lebih luas lagi didefinisikan mengenai saluran, yaitu : sekelompok lembaga yang terjadi diantara

24

berbagai lembaga yang mengadakan kerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Oleh karena anggota-anggota kelompok terdiri dari beberapa pedagang dan beberapa agen, maka sebagian yang ikut dan sebagian lagi tidak ikut. Tidak perlu dari tiap bagian untuk menggunakan agen. Akan tetapi pada prinsipnya setiap saluran harus memiliki seorang pedagang. Alasannya, hanya pedagang saja yang dianggap sebagai pemilik untuk memindahkan barang. Adapun tujuan saluran distribusi adalah untuk mencapai pasar tertentu. Jadi pasar merupakan tujuan akhir dari kegiatan saluran distribusi. Sedangkan fungsi saluran, yaitu : melaksanakan dua kegiatan penting untuk mencapai tujuan, yaitu mengadakan penggolongan produk dan mendistribusikannya. Penggolongan produk menunjukkan jumlah dari berbagai keperluan produk yang dapat memberikan kepuasan pada pasar. Jadi barang atau jasa merupakan sebagian dari penggolongan produk yang menunjukkan jumlah dari berbagai keperluan produk yang dapat memberikan kepuasan kepada pasar dan mempunyai tingkat harga tentu. 3. ANALISA KEBUTUHAN SISTEM 3.1 Distribusi Produk Dealer yang ingin mendapatkan distribusi produk biasanya melakukan pembelian barang kepada Telkomsel. Pemesanan permintaan harus dengan mengirimkan invoice permintaan barang. Setelah mengirimkan invoice permintaan barang, Di dalam kantor Telkomsel invoice tersebut kemudian diproses. Di dalam kantor Telkomsel invoice tersebut diproses. Dalam hal ini permintaan distribusi diseleksi terlebih dahulu dan disesuaikan dengan kemampuan dan kondisi saat ini di luar. Setelah itu dilakukan distribusi barang dari kantor pusat ke masing-masing kantor area. Dari kantor area kemudian didistribusikan ke kantor regional Telkomsel. Dalam hal ini proses distribusi dilakukan oleh divisi channel management. Oleh divisi channel management kemudian didistribusikan ke dalam kantor GraPARI yang bertugas untuk melakukan penjualan kepada dealer. Penjualan produk oleh GraPARI hanya kepada para dealer yang telah menjadi agen resmi dan terdaftar di dalam Telkomsel. Biasanya para agen ini berada di tingkat propinsi. Setelah itu para agen baru menyalurkan barang kepada dealer-dealer cabangnya atau langsung kepada konsumen melalui outletnya.

SISFO-Jurnal Sistem Informasi 3.2 Distribusi Dealer Setelah pembelian produk, dealer tersebut kemudian mendistribusikan produknya kepada cabang-cabang dealernya, dalam hal ini Authorized Dealer. Dalam hal ini Authorized Dealer dapat bertindak sebagai fungsional berikut. − Branch dealer Authorized Dealer yang merupakan kantor cabang dari para agen. Biasanya tidak melayani penjualan langsung. Umumnya branch dealer melayani penjualan kepada grosir atau para pengecer atau kepada branch dealer lainnya − OMO On Management Outlet, dealer yang melakukan penjualan langung kepada para konsumen. − Branch Dealer dan OMO Authorized Dealer yang berhak melakukan penjualan langsung kepada konsumen maupun melakukan pendistribusian produk. Produk tersebut oleh Authorized Dealer kemudian didistribusikan kepada para reseller, oleh para reseller kemudian dididistribusikan kepada para pengecer, oleh para pengecer dijual langsung ke konsumen. Alur tersebut terlihat pada Gambar 1 berikut.

dealer yang berupa, survei, pendaftaran dan penutupan dealer, report distribusi maupun laporan pendukungnya. Pegawai Telkomsel terbagi menjadi tiga bagian, yaitu Staf GraPARI, Manajer GraPARI, dan Manajer Pimpinan. Ketiga aktor turunan ini memiliki fungsi yang sama. 3. Staf GraPARI, merupakan aktor yang melakukan survei terhadap dealer dan juga melakukan registrasi dealer I terhadap dealer. 4. Manajer GraPARI, merupakan aktor yang memimpin GraPARI. Berfungsi untuk menentukan kebijakan dalam registrasi dealer. 5. Manajer Pimpinan, merupakan aktor yang memiliki kemampuan dalam menentukan arah kebijakan terhadap dealer. 6. Manajer Regional, merupakan aktor yang mengelola dan menjalankan operasional Telkomsel di regional tertentu bertugas untuk mengelola dealer di regional masingmasing. 7. GM Area, merupakan aktor yang membawahi beberapa regional tertentu dalam lingkup daerah yang telah ditentukan Bertugas untuk mengelola area yang dibawahinya dan mengelola dealer yang ada di bawahnya. 8. GM Kantor Pusat, merupakan aktor yang membawahi seluruh regional yang ada. Bertugas untuk membuat kebijakan yang ada berdasarkan laporan dari monitoring penjualan. 3.4 Fungsionalitas Sistem

Gambar 1. Alur Distribusi Produk

Alur pada Gambar 1 mengadopsi dari mata rantai saluran distribusi panjang berdasarkan Syahunan [2004]. Dalam melakukan pendistribusian biasanya setiap produk mempunyai harga transfrer maupun harga end user, dimana setiap dealer mempunyai harga yang berbeda tergantung dari masing-masing. 3.3 Pengguna Sistem Pengguna Sistem Informasi Manajemen Dealer (SIMD) adalah pihak-pihak yang terkait dengan sistem. Para pengguna dari sistem antara lain: 1. Administrator, merupakan aktor yang memiliki tanggung jawab terhadap jalannya aplikasi. Tugas utama dari aktor ini adalah mengatur data pengguna dan mengatur tampilan sistem. 2. Pegawai Telkomsel berfungsi dalam mengatur kebijakan manajemen terhadap

Berdasarkan permasalahan yang telah didefinisikan setelah analisis kebutuhan fungsionalitas pengguna dengan menggunakan metode VORD (Viewpoint-Oriented Requirements Definition) [Bray, 2002; Kotonya, 1998]. Fungsionalitas pengguna yang mengakses SIMD adalah sebagai berikut: 1. Login 2. Mengelola role 3. Mengelola user 4. Mengelola produk Telkomsel 5. Mengelola produk other operator 6. Mengelola dealer 7. Melihat history registrasi dealer 8. Melihat report dealer 9. Melihat report questionary survei 10. Melihat report survei harga produk 11. Melihat report estimasi sales 12. Mengelola registrasi dealer I 13. Mengelola survei harga produk 14. Mengelola survei estimasi sales 15. Mengelola questionary survei

25

SISFO-Jurnal Sistem Informasi 16. Mengelola registrasi dealer II 17. Mengelola penutupan dealer 18. Mengelola periode survei 19. Melihat report net add by dealer 20. Mengelola questionary item yang ada di regionalnya 21. Pencarian produk 22. Melihat report sms up-down 23. Melihat report sms down-up 24. Mengubah keputusan registrasi dealer II 25. Mengubah keputusan penutupan dealer 26. Melihat report net add by city

Sequence diagram dibuat berdasarkan narasi Use Case yang salah satunya dapat dilihat pada Gambar 3 berikut. Gambar tersebut merupakan bagian dari usecase “mengelola produk other operator”, yaitu : ‘menghapus produk other operator’.

4. PERANCANGAN SISTEM Tahap ini menerjemahkan hasil analisa kebutuhan pengguna yang telah didefinisikan sebelumnya menjadi sebuah rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan Telkomsel. Rancangan sistem yang dimaksud dimodelkan dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yang merupakan sebuah “bahasa” standar dalam industri untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. Model-model yang dibuat mencakup Use Case, sequence diagram, activity diagram dan class diagram [Dennis, 2002]. Sedangkan untuk pemodelan database, digunakan ERD (Entity Relational Diagram) yang menggambarkan struktur database.

Gambar 3. Sequence Diagram untuk ‘menghapus produk other operator’

Gambar 4 berikut merupakan salah satu contoh activity diagram yang dibuat untuk use case “mengelola produk other operator”. Aktivitas ini dilakukan oleh aktor Administrator dimulai dengan ditampilkannya halaman produk other kemudian aktor tersebut dapat melakukan add, update, delete terhadap produk other operator.

Use Case berisikan fungsionalitas sistem yang dapat dilakukan oleh setiap aktor yang salah satunya dapat dilihat pada Gambar 2. Use Case user dan administrator tersebut terdiri dari dua aktor user dan administrator serta terdiri dari Use Case “login”, “mengelola dealer”, “mengelola user”, “mengelola produk telkomsel”, “mengelola produk other operator” dan “mengelola role”.

Gambar 4. Activity Diagram untuk “mengelola produk other operator”

Desain class diagram untuk SIMD dapat dilihat pada Gambar 5 berikut. Diagram tersebut berisikan class-class dari entitas beserta atribut dan proses yang dimiliki oleh setiap entitas tersebut.

Gambar 2. Use Case User dan Administrator

26

Adapun desain database yang dibuat mencakup 22 entitas dengan atribut masing masing yang lebih mendetail dapat dilihat dalam Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL) SIMD.

SISFO-Jurnal Sistem Informasi selanjutnya adalah uji coba sistem. Tujuan dari uji coba sistem ini adalah untuk membuktikan apakah sistem yang telah diimplementasikan sudah memenuhi kebutuhan pengguna. Di samping itu, uji coba ini dapat menjadi masukan untuk pengembangan sistem selanjutnya. Pada uji coba yang dilakukan untuk menguji SIMD, dibuatlah tiga skenario pengujian fungsi perangkat lunak, yaitu:

Gambar 5. Class Diagram SIMD

1. Skenario uji coba proses mengelola registrasi dealer I Skenario dipilih untuk melakukan proses pendaftaran calon dealer tahap pertama. Kondisi awal Staf GraPARI sudah masuk ke dalam sistem dan menu registrasi dealer belum terdapat calon outlet Kondisi akhir Data calon outlet telah berhasil disimpan untuk dilakukan proses registrasi dealer II oleh manajer GraPARI. Hasil akhir dapat dilihat dalam Gambar 7.

5. IMPLEMENTASI SISTEM Berdasarkan pada desain sistem yang telah didefinisikan, maka selanjutnya adalah implementasi system. Secara umum, tahap ini menjelaskan tahapan-tahapan dalam pembuatan fungsi-fungsi yang ada dalam SIMD ini. Platform aplikasi yang digunakan adalah PHP [Kadir, 2002] dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 sebagai editornya dan MySql untuk manajemen database[Ramakhrisnana, 2003]. Desain antar muka halaman utama untuk Sistem Informasi Manajemen Dealer ini dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 7. Data Calon Outlet Tersimpan

Hasil uji coba tersebut memenuhi kebutuhan pengguna sistem, yaitu Staf Grapari yang bertugas untuk mengelola regristrasi dealer I (pada viewpoint dengan identifier 1.2.1). 2. Skenario uji coba proses penutupan dealer Skenario menggambarkan pengelolaan penutupan dealer. Skenario dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi mengelola penutupan dealer sudah berjalan dengan benar. Kondisi awal yang dibutuhkan Manajer GraPARI sudah masuk ke dalam sistem dan terdapat daftar dealer yang telah divalidasi. Kondisi akhir adalah status dealer berubah menjadi Closed. Hasil skenario ini dapat dilihat dalam Gambar 8 berikut.

Gambar 8. Status Dealer Menjadi Closed

Gambar 6. Tampilan Antar Muka Sistem Informasi Manajemen Dealer

6. UJI COBA Setelah dilakukan implementasi maka tahapan

Hasil uji coba tersebut memenuhi kebutuhan pengguna sistem, yaitu Manajer Grapari yang bertugas untuk mengeloa registrasi dealer II, salah satunya dengan pengelolaan penutupan dealer (pada viewpoint dengan identifier 1.2.2.2). Selain itu hasil tersebut mampu digunakan oleh Manajer Regional untuk pengubahan keputusan penutupan

27

SISFO-Jurnal Sistem Informasi dealer (pada viewpoint dengan identifier 1.2.3.1.2). 3. Skenario uji coba proses survei estimasi sales Skenorio ini menggambarkan survei estimasi sales terhadap dealer yang ada. Skenario dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi survey estimasi sales sudah benar. Kondisi awal yang diperlukan adalah waktu survey estimasi sales sudah ada dan Staf GraPARI sudah masuk ke dalam sistem. Kondisi akhir yang terjadi adalah data survey estimasi sales sudah masuk ke dalam sistem yang dapat dilihat pada Gambar 9 berikut.

7.2 Saran Untuk mendapatkan hasil yang lebih cepat dan lebih akurat, sebaiknya untuk pencarian produk sebaiknya dapat menggunakan Algoritma Neural Network. 8. DAFTAR PUSTAKA Bray, I.K. 2002. An Introduction to Requirements Engineering. Pearson Education. Deviana, H 2007. Penerapan XML Web Service untuk Sistem Distribusi Barang Studi Kasus : PT. Apotik Plus Palembang. Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada : Yogyakarta. Dennis, A., Wixom, B.H. and Tegarden, D. 2002. Systems Analysis and Design An ObjectOriented Approach with UML. John Wiley & Sons, Inc.

Gambar 9. Report Hasil Survei Estimasi Sales

Hasil uji coba tersebut memenuhi kebutuhan pengguna sistem, yaitu Staf Grapari (pada viewpoint dengan identifier 1.2.5.1). Selain itu hasil tersebut mampu digunakan oleh Pegawai Telkom untuk melihat report estimasi sales (pada viewpoint dengan identifier 1.2.5). 7. PENUTUP 7.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan analisa kebutuhan yang telah dilakukan maka diperoleh aktor-aktor yang terlibat dalam perangkat lunak ini yaitu: user, administrator, staf GraPARI, manajer GraPARI, pegawai pimpinan, manajer regional, GM Kantor Pusat, GM Area. 2. Fungsi-fungsi yang dibuat dalam perangkat lunak ini antara lain yaitu: fungsi melakukan registrasi dealer I, melakukan registrasi dealer II, melakukan penutupan dealer, melakukan survei estimasi sales, melakukan survei harga produk, melakukan questionary survei, melihat distribusi by dealer dan melihat distribusi by city. 3. Sistem mempunyai kemampuan dalam menelusuri distribusi produk ke dealer terakhir yang memegang produk, dengan menggunakan algoritma bubble sort.

28

Hermanto, P.B., Mudjahidin, Atletiko, F.J. 2008. Pembuatan Aplikasi Manajemen Data Pemasaran Berbasis Web : Studi Kasus PT. Petrokimia Gresik. ITS : Surabaya. Kadir, A. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kotler, P. 2005 Manajemen Pemasaran. Indeks. Kotonya, G. and Sommerville, I. 1998. Requirements Engineering Process and Techniques. John Wiley & Sons. Moles, A., Torra, D., Chanzy, E. and Daime, T. 2007. A new distribution management system for Andorra’s Grid. 19th International Conference on Electricity Distribution. Vienna, 21-24 May. Ramakhrisnana, R. and Gehrke, J. 2003. Database Management Systems. Third Eeditions. Mc Graw Hill. Syahunan. 2004. Efektivitas Saluran Distribusi dalam meningkatkan pencapaian target penjualan. Library.usu.ac.id, Desember 2007.