RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh: Nugroho Iman Prakoso A 141 01 108
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008
RINGKASAN NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO. Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi. Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar. Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik. Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan (PT. Hero Supermarket Tbk.) berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi
informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin). Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk. Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan. Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996. Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar. Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away). Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item. Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai Suggested Order
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh: Nugroho Iman Prakoso A 141 01 108
Skripsi sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Pertanian pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008
Judul Skripsi Nama NRP
: Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). : Nugroho Iman Prakoso : A 141 01 108
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. NIP. 131578842
Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian
Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019
Tanggal lulus :
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL “RANCANG
BANGUN
SISTEM
INFORMASI
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN MEMPEROLEH
GELAR
AKADEMIK
TERTENTU.
SAYA
JUGA
MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso A141 01 108
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983. Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S. Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin. Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5. Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan, Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN. Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program). Penulis juga aktif menjadi pelatih Paskibra di Kabupaten Bogor.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah kepada-Nya. Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”. Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan
mengingat
keterbatasan-keterbatasan
yang
dihadapi
selama
berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso A141 01 108
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang, dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun. 2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini. 3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas waktu studi yang mendebarkan. 4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama. 5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi pendidikan. 6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di IPB. 7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan penelitian. 8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun.
