RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA PT GARAM (PERSERO) Iwan Andyanto1, Aryo Nugroho2 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama Surabaya 1,2
[email protected],
[email protected].
Abstrak PT Garam (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai badan usaha milik negara, aset PT. Garam terdapat di beberapa tempat dan jumlah yang tidak sedikit. Untuk itu PT. Garam (Persero) membutuhkan adanya sistem informasi yang dapat membantu dalam mengatasi masalah pencatatan atau pendataan aset berupa tanah dan bangunan, serta memerlukan beberapa penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, pemanfaatan aset, kerjasama aset dan laporan aset. Mengingat kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin dilaksanakan dan dalam pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan terhadap aset yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pembuatan sistem informasi aset ini dilakukan secara bertahap dengan menggunakan metode waterfall yang dimulai dari pengumpulan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, selanjutnya data-data dianalisis dan dibuat suatu perancangan sistem yang terdiri dari perancangan proses, dengan menggunakan DFD (Data FlowDiagram), Context Diagram, perancangan basis data dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram), tabel relasi dan struktur tabel. Pembuatan sistem informasi aset ini berbasis web. Kata kunci : Sistem Informasi Aset, Waterfall, Manajemen Aset.
Dalam proses pencatatan dan pengelolaan manajemen aset-aset yang dimiliki PT Garam (Persero) masih dilakukan secara konvensional dengan aplikasi Microsoft Office Excel. Dari uraian tersebut proses pengelolaan aset sangat minim dan tidak dapat mengakomodir kebutuhan manajemen dalam rangka mengoptimalkan aset - aset yang dimiliki oleh perusahaan saat ini.
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang PT Garam (Persero) adalah salah satu BUMN yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai perusahaan yang sudah berdiri sejak jaman Belanda, PT Garam (Persero) memiliki aset yang tidaklah sedikit, diantaranya tanah dan bangunan yang tersebar dibeberapa tempat diseluruh indonesia. 1
client-server. Melingkupi Bagian Dokumentasi dan Kepala divisi dalam melakukan pengolahan, pemeliharaan dan pelaporan aset tetap.
Oleh karena itu dirasa perlu adanya suatu sistem informasi manajemen aset, yang dapat mempermudah manajemen PT Garam (Persero) dalam mengelola dan mengoptimalkan aset-aset yang dimiliki.
b. Franstia Wira Sukma Susilo, Arifin Puji Widodo dan Anjik Sukmaaji (2011) dengan judul Rancang bangun aplikasi sistem informasi manajemen aset perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya) membahas tentang membangun aplikasi untuk mencatat dan memberikan informasi detil sebuah aset serta dapat melaporkan bagian-bagian mana yang memiliki pengeluaran listrik terbesar. Dimana hasil aplikasi yang dihasilkan memberikan informasi detil, lokasi, daftar aset barang elektronik berikut umur ekonomisnya dan penyusutannya dan informasi pemakaian listrik pada setiap bagian di Stikom.
1.2. Rumusan Masalah Bagaimanakah membuat sebuah sistem informasi manajemen aset pada PT Garam (Persero)? 1.3. Batasan Masalah Sistem informasi digunakan pada ruang Garam (Persero) dan dikelola adalah aset bangunan.
ini hanya lingkup PT. aset yang tanah dan
1.4. Tujuan Penulisan Membangun sebuah sistem informasi manajemen aset pada PT. Garam (Persero) yang dapat mendukung proses pengelolaan aset. 1.5. Manfaat Penulisan Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik. Kemudahan dalam proses pengelolaan aset-aset yang dimiliki.
2.2. Sistem Informasi Manajemen Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
2. Tinjauan Pustaka 2.1. Penelitian terdahulu a. Dewi Dahlianti (2015) dengan judul Sistem Informasi manajemen aset tetap berbasis client server (Study kasus pada PT. Pindad (Persero)) membahas tentang membangun aplikasi pengolahan data asset tetap untuk PT. PINDAD (Persero) berbasis
2.3. Aset/Aktiva Ikatan Akuntansi Indonesia (2009, h.6) mengungkapkan, aktiva adalah sumber daya yang dikuasai entitas sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat
2
2.5. PT. Garam (Persero) PT. Garam (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang produksi dan pemasaran garam. PT. Garam (persero) memproduksi dan memasarkan garam untuk bahan baku industri dan garam olahan untuk konsumsi. Selain itu sebagai satu-satunya BUMN yang bergerak dibidang industri garam, PT. Garam (Persero) juga memiliki peran sebagai stabilisator harga garam di Indonesia. Tugas lain PT Garam (Persero) adalah menyerap garam yang diproduksi oleh Petani garam serta melakukan impor garam.
ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh entitas. Manfaat ekonomi masa depan yang terwujud dalam aset tersebut untuk memberikan sumbangan, baik langsung maupun tidak langsung, terhadap aliran kas dan setara kas kepada entitas. Jenis-jenis aset a. Aktiva Lancar Aktiva digunakan dan bermanfaat dalam waktu yang relatif singkat, tidak lebih dari satu tahun buku dan bisa dikonversikan ke bentuk uang kas. b. Aktiva Tetap Menurut Soemarso (1992, h.23), aktivatetap adalah aktiva yang : 1) Jangka waktu pemakaiannya lama. 2) Digunakan dalam kegiatan perusahaan. 3) Dimiliki untuk tidak dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta 4) Nilainya cukup besar. 2.4. Sistem Informasi Manajemen Aset Implementasi Sistem Informasi Manajemen Aset (Hartono, 2010) pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data-data / dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan, penerimaan, perubahan data, hingga penghapusan aset.
Gambar 2.1 Sejarah singkat PT. Garam (Persero) 2.6. SDLC Merupakan siklus hidup pengembangan system. Dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, SDLC berupa suatu proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem - sistem tersebut.
3
DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding.
Fungsi SDLC yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi Jenis SDLC : a. Metode Pengembangan Waterfall Metode Pengembangan Waterfall merupakan suatu cara pengembangan software yang fase - fasenya berurutan. Sebuah fase tidak bisa dikerjakan sebelum fase sebelumnya telah selesai dikerjakan.
Level DFD : a. Diagram Konteks Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol).
b. Metode Pengembangan Paralel Metode Pengembangan Paralel merupakan suatu cara pada SDLC yang melakukan fase design dan implementasi secara paralel.
b. Diagram Nol (diagram level-1) Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaranlingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
c. Rapid Application Development Rapid Application Development merupakan suatu cara penerapan SDLC dengan membuat suatu software prototype terlebih dahulu dan kemudian dipresentasikan ke pelanggan. Jika pelanggan menyetujuinya, maka software akan dikembangkan lebih lanjut.
c. Diagram Rinci Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
d. Agile Development: Extreme Programming Merupakan suatu pengerjaan perangkat lunak secara cepat. Metode ini sangat cocok untuk proyek perangkat lunak yang membutuhkan waktu lebih instan dalam pengembangannya.
3. Metodologi Penelitian 3.1. Metodologi Dalam perancangan sistem informasi ini penulis menggunakan metode Waterfall. Metode waterfall terdiri dari analisa kebutuhan, analisis, desain, implementasi dan pengujian.
2.7. DFD Merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan.
Analisa kebutuhan Analisis Desain Implement asi Pengujian
Gambar 3.1 Metode waterfall 4
3.2. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan baik melalui wawancara dengan pihak-pihak terkait dan observasi dari lingkungan dimana sistem akan dibangun. Dari hasil wawancara dan observasi kebutuhannya, antara lain : a. Bagian Akuntansi 1) Mencatat nilai buku, NJOP dan nilai ekonomi aset tiap tahun 2) Informasi perkembangan nilai aset dari tahun ke tahun b. Unit-Unit Pengelolah Aset 1) Mencatat transaksi sewa aset 2) Informasi aset - aset yang dikelola
Gambar 3.2 Gambaran menu sistem 3.4. Desain 3.4.1. Context Diagram
c. Bagian Hukum 1) Mencatat permasalahan yang ada pada setiap aset 2) Informasi perkembangan masalah pada setiap aset 3) Informasi masa berlaku kontrak sewa aset 4) Informasi aset yang disewakan d. Manajemen 1) Informasi aset yang dimiliki 2) Informasi jumlah aset produktif maupun non produktif 3) Informasi lokasi aset yang dimiliki 4) Informasi pemanfaatan asset 5) Informasi nilai aset 6) Rangkuman informasi aset
Gambar 3.3 Context Diagram 3.4.2. ERD
3.3. Analisis Ini adalah tahapan dimana pemodelan merupakan sebuah representasi dari objek di dunia nyata. Berikut adalah gambaran menu yang ada dalam sistem informasi manajemen aset PT Garam (Persero) :
Gambar 3.4 ERD
5
4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Hasil Penelitian Hasil dari penelitian ini berupa sistem informasi manajemen aset untuk mengelola aset yang ada mulai dari proses pemanfaatan aset, nilai aset dari tahun ke tahun, mengelolah permasalahan aset dan lokasi asetaset yang tersebar di seluruh indonesia. 4.2. Pembahasan a. Form Data Aset Untuk menampilkan aset yang dimiliki.
Gambar 4.3 Form data obyek sewa c. Form Data Penyewa Berfungsi untuk menampilkan data penyewa aset.
data-data
Gambar 4.4 Form data penyewa d. Form Transaksi Sewa Untuk menampilkan transaksi sewa.
Gambar 4.1 Form data aset
semua
Gambar 4.5 form transaksi sewa Gambar 4.2 Form tambah data aset e. Form Transaksi Histori Masalah Untuk menampilkan histori permasalahan yang sedang dan pernah dialami setiap aset.
b. Form Data Obyek Sewa Berfungsi untuk menampilkan data obyek sewa yang dimiliki diatas tiap-tiap asset tanahnya
6
Gambar 4.6 Form transaksi histori masalah f. Form Lokasi Aset Untuk menampilkan lokasi aset pada peta digital.
Gambar 4.9 Form summary
lokasi-
5. Penutup 5.1. Kesimpulan Adanya Sistem Informasi Manajemen Aset PT. Garam (Persero) dapat membantu kinerja bagian - bagian yang terlibat dalam melakukan pengolahan dan pelaporan aset. Tingkat keamanan data lebih terjaga karena data terpusa. Dapat memudahkan dalam proses pembuatan laporan data aset secara cepat.
Gambar 4.7 Form lokasi aset g. Form Masa Berlaku Kontrak Sewa Untuk menampilkan data masa berlaku kontrak sewa yang akan habis.
5.2. Saran Untuk pengembangannya sistem dapat ditambah dengan fasilitas dan proses - proses lain yang lebih bermanfaat untuk membantu penyelesaian masalah dalam pengolahan data aset. Disiplin kerja para pengguna sangat diharapkan dalam menjalankan sistem informasi agar sistem dapat berjalan secara optimal. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari fungsi lokasi aset maka disarankan menggunakan jaringan internet dan menggunakan fasilitas peta yang berbayar.
Gambar 4.8 Form masa berlaku kontrak sewa h. Form Summary Untuk menampilkan rangkuman laporan dari semua aktifitas aset.
7
/2014/10/pengertianaktiva.html. 1 Maret 2014.
Daftar pustaka Bisma, Rahardian. 2014. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Surabaya.
PT. Garam. 1993. Sejarah Perum Garam 1981-1991. PT. Garam. Kalianget.
Duniabaca. Pengertian dan Manfaat SIM, Sistem Informasi Manajemen. http://duniabaca.com/pengertia n-dan-manfaat-sim-sisteminformasi-manajemen.html. 1 Maret 2014
PT. Garam. 1993. Sejarah PN. Garam. PT. Garam. Kalianget. PT. Garam. 1994. Sejarah Jawatan Regie Garam Tjandu dan Garam (1945-1949), Jawatan Regie Garam (1949-1952), PGSN (1952-1961). PT. Garam. Kalianget.
Faisal, Ahmad. 2012. Pengertian SDLC. http://dispointed.blogspot.com/ 2012/11/pengertian-sdlc.html. 1 Maret 2014.
Shodiq, Amri. 2009. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Http://amrishodiq.blogspot.co m. 01 Maret 2015.
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. PT Gramedia. Jakarta.
Wikibooks. 2014. Pemrograman PHP/Pendahuluan/Pengertian PHP. http://id.wikibooks.org/wiki/Pe mrograman_PHP/Pendahuluan /Pengertian_PHP. 1 Maret 2015.
Knaap, Gerrit J. 1991. "A Forgotten Trade Salt in Southeast Asia 1670-1813", dalam Emporia, Commodities and Entrepreneurs in Asian Maritime Trade, C. 1400-1750 (Wiesbaden: Steiner).
Wikipedia. MySQL. http://id.wikipedia.org/wiki/M ySQL, 1 Maret 2015
M. Reeve, James, Carl S. Waren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf dan Chaerul D. Djakman. 2009. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Buku 1. Salemba Empat. Jakarta.
Wikipedia. PHP. http://id.wikipedia.org/wiki/PH P. 1 Maret 2015. Wikipedia. SDLC. https://id.wikipedia.org/wiki/S DLC. 1 Maret 2015.
Nicho, Eka. 2014. Pengertian Aktiva dan Konsep Aset dalam Akuntansi. http://nichonotes.blogspot.com
8
