RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI PERENCANAAN PENGADAAN ASET KOMPUTER (STUDI KASUS: PT. PLN (PERSERO) UPJ NGAGEL) Rofita Dewi 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya, email :
[email protected] Abstract : “Planning is the beginning of all management activities. Currently in collecting data, maintenance records and computer replacement plan is still done manually. So the PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can not know the value of the total assets of each computer and maintenance costs incurred each computer. It required a system or application that is able to record a computer, computer maintenance records and provide value gains and losses computers. So the PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can know every computer asset value and the value of the benefits and value of the cost of each computer by computer maintenance history. Based on the reference electronic asset management information system that has been there, (Susilo, 2011), the process of data collection, maintenance records and calculating the value of assets can be done with computer management information system assets. And to calculate the benefits and costs of the computer can be calculated by the method of cost and benefit analysis. By knowing the value of the benefits and value of the cost of each computer, then PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can determine which computers need to be replaced or maintained with the computer repair specifications.” Keywords: perencanaan pengadaan, cost benefit analysis.
Perencanaan merupakan proses awal
ini dapat disesuaikan dengan besarnya proyek
dari seluruh kegiatan manajemen. Untuk
pengadaan,
mencapai
dibutuhkan
inventaris perkantoran (seperti alat tulis
perencanaan yang matang. Tanpa adanya
menulis, pembelian alat untuk reparasi)
perencanaan sangat sulit untuk mencapai
metode pembelian langsung dijadikan pilihan
tujuan
dari
utama. Metode pembelian langsung tidak
perencanaanlah perusahaan dapat mengetaui
memerlukan panitia khusus karena tidak
langkah apa yang akan dilakukan.
menggunakan tenaga dari luar (out sourcing).
tujuan
yang
perusahaan
ingin
Pengadaan
dicapai,
(Persero) UPJ Ngagel berdasarkan keputusan
pengadaan adalah merencanakan aset yang
direksi
dapat
perlu dilakukan pengadaan selama satu
dilaksanakan melalui empat metode, yaitu
periode (1 tahun). Dalam merencanakan
pelelangan yang dilakukan terbuka atau
pengadaan aset komputer pada PT. PLN
pemilihan
(Persero)
langsung
PT.
pengadaan
Hal pertama yang dilakukan dalam proses
066.
di
untuk
PLN
nomor
aset
sebab
namun
K/DIR/2011
atau
penunjukkan
langsung atau pembelian langsung. Metode
UPJ
Ngagel
tidak
mempertimbangkan masa manfaat komputer
yang
akan
datang,
dengan
perawatan serta menghitung nilai aktiva
memperkirakan sendiri komputer yang akan
komputer dapat dilakukan dengan sistem
diganti dengan hanya melihat spesifikasi
informasi
komputer terendah. Sistem yang digunakan
menghitung manfaat dan biaya komputer
saat ini tentunya membuat perencanaan
dapat dihitung dengan metode cost and
pengadaan komputer tidak tepat, sehingga
benefit
dapat menyebabkan kerugian diantaranya
keuntungan dan kerugian setiap komputer,
tidak akuratnya perencanaan, pemborosan
maka PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat
waktu dan tenaga karena teknisi mereparasi
menentukan komputer yang perlu diganti atau
komputer
komputer yang tetap dipertahankan dengan
yang
melainkan
sama
berulang
kali,
pemborosan biaya karena biaya perawatan
manajemen
analysis.
aset.
Dan
Dengan
untuk
mengetahui
memperbaiki spesifikasinya.
komputer yang dikeluarkan melebihi nilai aktiva komputer. Pemborosan biaya ini
Manajemen Aset Elektronik
tentunya dapat menimbulkan pembengkakan anggaran pembelanjaan negara.
digunakan
Saat ini dalam melakukan pendataan, pencatatan
perawatan
untuk
pengelolaan
aset
atau
inventori. Implementasi sistem informasi
penggantian
manajemen aset pada hakekatnya adalah
komputer masih dilakukan dengan manual.
upaya untuk tertib dokumen dan tertib
Sehingga PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel
administrasi
tidak dapat mengetahui nilai aktiva setiap
dokumen
komputer dan total biaya perawatan yang
penyediaan dan pendataan data-data atau
telah dikeluarkan setiap komputer. Untuk itu
dokumen yang menyertai keberadaan aset,
diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang
sedangkan
mampu
dimaksudkan
mendata
dan
Sistem informasi manajemen aset
komputer,
mencatat
pengelolaan
aset
berkaitan
tertib
aset.
Tertib
dengan
upaya
administrasi
pada
upaya
perawatan komputer dan memberikan nilai
prosedur
pengelolaan
aset
keuntungan dan kerugian komputer. Sehingga
pengadaan,
PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat
penghapusan aset (Susilo, 2011).
perubahan
lebih
membangun mulai
data,
saat hingga
mengetahui nilai aktiva setiap komputer serta nilai manfaat dan nilai biaya setiap komputer
Penyusutan
berdasarkan history perawatan komputernya. Berdasarkan
referensi
sistem
informasi
Menurut Soemarso (1992, h.28), semua jenis aktiva tetap kecuali tanah, akan
manajemen aset elektronik yang telah ada,
makin
berkurang
(Susilo,2011), proses pendataan, pencatatan
memberikan
jasa
kemampuannya
untuk
bersamaan
dengan
berlalunya waktu. Beberapa faktor yang
dan taksiran manfaat. Dasar penyusutan dapat
mempengaruhi
kemampuan
berupa harga perolehan atau nilai buku. Nilai
keausan,
maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan
ketidakseimbangan kapasitas yang tersedia
adalah harga perolehannya. Tetapi, ada
dengan yang diminta dan keterbelakangan
kalanya
teknologi. Berkurangnya kapasitas berarti
dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih
berkurangnya
yang
mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa
bersangkutan. Hal seperti ini perlu dicatat dan
(residual scrap atau salvage value). Nilai sisa
dilaporkan. Pengakuan adanya penurunan
adalah taksiran harga pasar aktiva tetap pada
nilai
akhir nilai manfaat. Dalam hal demikian, nilai
adalah
menurunnya pemakaian,
nilai
aktiva
aktiva
tetap
tetap
berwujud
disebut
penyusutan (depreciation). Biaya
dianggap
bahwa
setelah
habis
yang dapat disusutkan adalah harga perolehan
penyusutan
merupakan
dikurangi nilai sisa.
perkiraan sementara yang pada akhir tahun
Taksiran
manfaat
akan ditutup ke perkiraan sisa laba bersama
besarnya
perkiraan
Perkiraan
selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat
akumulasi penyusutan merupakan perkiraan
dinyatakan dalam lamanya jangka waktu
tetap.
kontra
pemakaian atau kapasitas produksi yang dapat
terhadap aktiva tetap yang bersangkutan.
dihasilkan. Pada dasarnya, penyusutan aktiva
Digunakannya
dalam
tetap untuk satu tahun, dapat dihitung dengan
harga
rumus:
sementara
Ini
mencatat
lainnya.
merupakan
perkiraan
perkiraan
penyusutan
kontra
ialah
agar
perolehanaktiva masih dapat disajikan seperti adanya.perkiraan
akumulasi
penyusutan
kapasitas/manfaat
mencerminkan aktiva
tetap
Biaya Penyusutan = Tarif Penyusutan x Dasar Penyusutan
digunakan untuk mencatat secara akumulatif jumlah penyusutan yang telah dilakukan. Selisih
antara
harga
perolehan
dengan
akumulasi penyusutan merupakan bagian dari harga perolehan yang belum disusutkan. Selisih ini disebut nilai buku (book value) aktiva tetap. Ada dua faktor yang mempengaruhi besarnya penyusutan. Dua faktor itu adalah nilai aktiva tetap yang digunakan dalam penghitungan penyusutan (dasar penyusutan)
Metode Garis Lurus (Straight Line Method) Menurut
Lumbantoruan
(1996,
h.251) metode penyusutan garis lurus adalah suatu metode yag dipakai dalam perpajakan. Hanya metode ini digunakan terhadap aktiva golongan bangunan.Tarif penyusutan yang berlaku terhadap golongan bangunan adalah 5%, atau umur pemakainnya 20 tahun. Dasar penyusutan
bangunan
dalam
perpejakan
adalah harga perolehannya, taksiran nilai
residu tidak diperhatikan. Biaya penyusutan
1. Apakah usulan tersebut memberikan
aktiva dialokasikan ke tiap-tiap tahun dengan
manfaat
jumlah yang sama. Rumus penyusutan dalam
secara keseluruhan?
metode ini adalah:
bersih
2. Haruskah
kepada
proyek
comunity
program,
atau
kebijakan yang diusulkan dilakukan? 3. Haruskah
proyek
atau
program
berbagai
alternatif
dilanjutkan? 4. Manakah
Cost and Benefit Analysis Handbook
Commonwealth
of
dari
proyek atau program harus dilakukan?
Australia menyatakan bahwa analisis biaya dan manfaat adalah alat yang digunakan
Menurut
Schniederjans
(2008,
untuk menentukan nilai dari suatu program,
h.143) yang termasuk dalam potensi biaya
proyek atau kebijakan. digunakan untuk
dari investasi IT adalah sebagai berikut.
membantu dalam membuat penilaian dan
1. Tangible cost : Hardware, software,
menilai pilihan yang tersedia. Prinsip CBA
telekomunikasi, kebutuhan spesifikasi
dan
dan
update,
servis
(instalasi,
dibuktikan oleh sejumlah besar literatur yang
pemrograman,
dll),
personil
tersedia dari akademisi, praktisi CBA, dan
(perekrutan, pelatihan, dll), biaya yang
lembaga pemerintah (baik di dalam negeri
berjalan, perlengkapan.
praktek
yang
mapan
sebagaimana
2. Intangible cost : Resisten terhadap
dan luar negeri). CBA adalah alat analisis kuantitatif
perubahan, ketidak mampuan untuk
untuk membantu pengambil keputusan dalam
berubah,
perubahan
alokasi sumber daya
organisasi,
integrasi
mengidentifikasi
yang efisien. Ini
dan
mencoba
untuk
kekuasaan system
baru
kedalam situasi saat ini, hilangnya
mengukur biaya dan manfaat dari program
produktivitas
atau kegiatan dan mengubah data yang
rumusan kebijakan IT dan control,
tersedia menjadi informasi yang dikelola.
gangguan
Kekuatan metode ini adalah bahwa ia
normal, downtime.
menyediakan
kerangka
kerja
untuk
sementara
terhadap
Menurut
waktu,
praktek
Schniederjans
kerja
(2008,
menganalisis data dengan cara yang logis dan
h.145) yang termasuk dalam potensi manfaat
konsisten.
dari investasi IT adalah sebagai berikut.
CBA
membantu
menjawab pertanyaan seperti:
manajer
1. Tangible
benefit
produktivitas,
:
Peningkatan
penurunan
biaya
operasional,
pengurangan
tenaga
didasarkan pada data yang tidak lengkap.
kerja, penurunan biaya komputer,
Beberapa analisis memperdebatkan eksistensi
penurunan biaya vendor, penurunan
keuntungan
biaya administrasi dan biaya profesi,
memperdebatkan bahawa semua keuntungan
penurunan
pengembangan,
dapat diukur, beberapa keuntungan lebih sulit
pertumbuhan
diukur daripada yang lainnya. Misalnya
biaya
pengurangan dalam
tingkat
beban,
penurunan
biaya
fasilitas, pengurangan beban software. 2. Intangible
benefit
pemanfaatan
:
peningkatan
nyata
ini.
Mereka
peningkatan niat baik pelanggan disebut sebagai keuntungan tak nyata.
Peningkatan
asset,
tak
Menurut h.146-150),
Schniederjans
mendiskontokan
(2008, arus
kas
control sumber daya, peningkatan
kembali yang terjadi pada periode berikutnya
organisasi, peningkatan fleksibilitas
disebut sebagai menghitung nilai sekarang
organisasi, lebih tepat waktu dalam
(PV) dari aliran arus kas (perhatikan nilai
organisasi,
kualitas
waktu dari uang dan nilai tunai yang
meningkatnya
dijelaskan lebih lanjut Bab 5 buku ini.).
organisasi,
Menghitung nilai ini didasarkan pada prinsip
meningkatnya niat baik karyawan,
dasar keuangan yang disebut "nilai waktu dari
meningkatkan
kerja,
uang". Diasumsikan bahwa nilai uang atau
peningkatan pengambilan keputusan,
arus kas tergantung pada periode waktu di
penurunan
kesalahan,
mana mereka diterima. Arus kas yang
peningkatan kegiatan, citra perusahaan
diterima suatu saat nanti bernilai lebih rendah
lebih baik,
dari yang diterima hari ini karena yang
tingginya
informasi, pembelajaran
pelanggan,
kepuasan
tingkat
peningkatan kepuasan meningkatkan
loyalitas
pelanggan. Menurut keuntungan
tak
diterima hari ini dapat diinvestasikan dan mulai menghasilkan bunga segera. Akibatnya,
Whitten (2004, h. 385)
tingkat diskonto harus dipilih dan digunakan
nyata/intangible
untuk biaya diskon dan manfaat yang terjadi
benefit
adalah keuntungan yang sulit atau tidak
pada
mungkin diukur. Kecuali jika keuntungan ini
sekarang dari biaya atau manfaat dihitung
merupakan yang paling sedikit diidentifikasi,
sebagai berikut:
maka mungkin banyak proyek akn menjadi tak layak. Sayangnya jika keuntungan ini tidak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas analisis cost-benefit yang
periode
waktu
mendatang.
Nilai
Spesifikasi Komputer Data Kerusakan Komputer
Dimana A adalah biaya atau manfaat
nomer Surat Tugas
Teknisi
dalam periode T waktu, dan r adalah tingkat
Lap Perencanaan Pengadaan Komp Lap Penerimaan Komputer Lap Penghapusan Komputer
diskonto. nilai kini adalah jumlah dari biaya
Penyele saian
Bagian Inventaris
Surat Tugas 1
atau manfaat yang diterima di masa depan didiskontokan kembali ke nilai saat ini. tingkat diskonto, juga disebut biaya peluang modal, adalah tingkat yang dapat
0
Label Kode CPU Label Kode Monitor Surat Tugas 2
Suplie r
Nota Pembelian
+
Nota Pembelian Parts
Data Penghapusan Komputer
diperoleh dengan berinvestasi pada efek risiko sebanding dengan investasi. Seorang analis
Identitas Ruang Data Kepemilikan Komputer Request Perawatan
Rancang Bangun Sistem Inf ormasi Perencanaan Pengadaan Komputer
Karyaw an
Supervisor
Tahun Nilai Residu Laporan Aset Komp Lap History Kepemilikan Komputer Surat Tugas 3 Laporan Perawatan Komputer
atau anggota tim manajemen keuangan
Gambar 1 Context Diagram Rancang Bangunn
memilih
Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
tingkat
diskonto
yang
sesuai
berdasarkan risiko dari investasi TI, dan keahlian mereka dan pengetahuan tentang pasar keuangan.
Data Flow Diagram Level 0 DFD
Level
0
Sistem
Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PERANCANGAN SISTEM
PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada
Context Diagram
Gambar 3.14 DFD Level 0 tersebut terdiri
Context diagram dari Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada Gambar 3.12. Pada context diagram terdapat satu proses utama dari sistem dan 5 entity (Teknisi,
Bagian
Inventaris,
Supplier,
Supervisor dan Karyawan) yang terhubung dengan proses utama.
dari 5 proses utama dan 8 sub proses.
Simpan 8
(PDM). ERD dalam bentuuk CDM dapat
Model
Simpan 1
[Spesif ikasi Komputer]
Komputer
dilihat dalam Gambar 3.
Simpan Teknisi
2
RA M
Simpan 3
Harddisk
Benef it id_benefit tahun total_repair decrease_cost job_satisf action intangible_benef it total_benef it
Simpan 4 1
[Label Kode CPU] [Label Kode Monitor]
memiliki
Processor
[Identitas] [Ruang]
+
Monitor
Suplier
6
dt karyaw an
7
dt ruang Karyaw an
5
Simpan
Monitor id_monitor merek ukuran
Pendataan Karyaw an
memiliki memiliki
Processor id_proces sor f itur_proc ess or
memiliki
Ruang
Cost id_c ost tahun servic e ganti_parts total_repair total_hari w ork_practic es downtime intangible total_cost
memiliki
[Nota Pembelian] Harddis k id_hd ukuran_hd
memiliki
Supervis or
[Laporan Aset Komp] Bagian Inventaris [Lap Penerimaan Komputer] 2
[Data Kepemilikan Komputer]
ambil dt kary [Lap History Kepemilikan Komputer]
3
[Surat Tugas 1] [Nota Pembelian Parts] [Request Peraw atan] [Data Kerusakan Komputer] [Surat Tugas 2]
ambil dt ruang
Kepemilikan Komputer
simpan
Peraw atan Komputer
[Penyelesaian]
ambil ambil ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan
+
memiliki
Model id_model merek model tipe_ram ukuran_ram ukuran_hd f itur_proc ess or merek_monitor ukuran_monitor
pv _benef it tahun total_cost total_cost_per_tahun
memiliki
History Kepemilikan id_kepemilikan status tgl
memiliki memiliki
memiliki memiliki
[Laporan Peraw atan Komputer]
Surat Tugas id_s urat tgl
Supervis or Simpan
Komputer id_komputer nilai_aktiv a mas sa_manf aat tahun_beli status
memiliki
[Surat Tugas 3]
[nomer Surat Tugas]
Teknisi
History Komputer id_his tory tgl nama_parts_lain ket_part_lain biay a_ram biay a_hd biay a_process or biay a_monitor biay a_part_lain uraian penyelesaian biay a_reparasi
simpan
memiliki
Analis a id_analisa tgl nilai_residu tarif _penyusutan sisa_nilai_aktiv a total_ganti_parts total_reparas i total_cost total_benef it pv _cost pv _benef it ratio_cb
ambil dt komp
pv _cost tahun total_benef it pv _benef it_per_tahun
memiliki
RAM id_ram tipe_ram ukuran_ram
memiliki
memiliki
memiliki
10
Surat Tugas
11
Detil Surat Tugas
Karyaw an id_karyaw an nama_karyaw an
memiliki memiliki memiliki bertanggung jawab
berada
9
History Kepemilikan
simpan
memiliki
Simpan Simpan
12
History Komputer
Simpan
4 [Data Penghapusan Komputer] Penghapusan Komputer
ambil dt
[Lap Penghapusan Komputer]
Ambil & Update Status Non A ktif
Bagian Inventaris
5
[Lap Perencanaan Pengadaan Komp]
19
Benefit
20
pv_benef it
[Nilai Residu]
Analisa Perencanaan Pengadaan Komputer
[Tahun] ambil dt
+ simpan
13
Analisa
14
Penyusutan
Ruang id_ruang nama_ruang
Detil Surat Tugas id_detil ket_ram ket_hd ket_processor ket_monitor nama_part_lain ket_part_lain uraian_kerus akan penyelesaian qty
memiliki
Penyusutan tanggal aktiva nilai_residu tarif _penyusutan penyusutan_tiap_tahun akumulasi_terakhir nilai_akhir_aktiva
Gambar 3. CDM Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PLN (Peresero) Upj Ngagel
simpan simpan simpan
simpan
15
Cost
18
pv_cost
CDM sistem informasi prakerin terdiri
ambil dt simpan
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
dari 18 tabel, yaitu: model, komputer, ram, harddisk, processor, monitor, karyawan, surat tugas, detil surat tugas, ruang, history
ERD
kepemilikan,
a. CDM
penyusutan, benefit, cost, PV benefit dan PV
Entity Relationship Diagram (ERD)
history
komputer,
analisa,
cost.
digunakan untuk menggambarkan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. ERD juga
menunjukkan
struktur
b. PDM
keseluruhan
Setelah
perancangan
CDM
dan
kebutuhan data. Dalam ERD, data tersebut
pendefinisian atribut data pada masing-
digambarkan dengan menggunakan simbol
masing
entitas.
rancangan
Dalam
perancangan
sistem
ini
kolom CDM
telah dapat
dilakukan, digenerate
maka dan
terdapat beberapa entitas yang saling terkait
menghasilkan PDM yang dapat dilihat pada
untuk menyediakan data yang dibutuhkan
Gambar 4.
oleh sistem yang disajikan dalam conceptual data model (CDM) dan physical data model
BENEFIT ID_BENEFIT ID_KOMPUTER TAHUN TOTAL_REPAIR DECREASE_COST JOB_SATISFACTION INTANGIBLE_BENEFIT TOTAL_BENEFIT
ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
MONITOR ID_MONITOR varchar(10) MEREK varchar(25) UKURAN varchar(10)
ID_MONITOR = ID_MONITOR
ID_MONITOR = ID_MONITOR ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
PROCESSOR ID_PROCESSOR varchar(10) FITUR_PROCESSOR varchar(25)
ID_PROCESSOR = ID_PROCESSOR
ID_PROCESSOR = ID_PROCESSOR
HARDDISK ID_HD varchar(10) UKURAN_HD varchar(10)
ID_HD = ID_HD
ID_HD = ID_HD
RAM ID_RAM = ID_RAM
ID_RAM TIPE_RAM UKURAN_RAM
varchar(10) varchar(5) varchar(10)
ANALISA ID_ANALISA ID_KOMPUTER TGL NILAI_RESIDU TARIF_PENYUSUTAN SISA_NILAI_AKTIVA TOTAL_GANTI_PARTS TOTAL_REPARASI TOTAL_COST TOTAL_BENEFIT PV_COST PV_BENEFIT RATIO_CB
HISTORY_KOMPUTER ID_HISTORY varchar(10) TGL date ID_SURAT varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_MONITOR varchar(10) ID_PROCESSOR varchar(10) ID_HD varchar(10) ID_RAM varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) NAMA_PARTS_LAIN varchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) BIAYA_MONITOR integer BIAYA_PROCESSOR integer BIAYA_HD integer BIAYA_RAM integer BIAYA_PART_LAIN integer URAIAN varchar(25) PENYELESAIAN varchar(25) BIAYA_REPARASI decimal(18)
COST ID_COST ID_KOMPUTER TAHUN SERVICE GANTI_PARTS TOTAL_REPAIR TOTAL_HARI WORK_PRACTICES DOWNTIME INTANGIBLE TOTAL_COST
varchar(10) varchar(25) date integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer
ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
KOMPUTER ID_KOMPUTER varchar(25) ID_RAM = ID_RAM ID_RAM varchar(10) ID_HD varchar(10) varchar(10) ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER ID_PROCESSOR ID_MONITOR varchar(10) ID_MODEL varchar(25) NILAI_AKTIVA integer MASSA_MANFAAT integer ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER TAHUN_BELI integer STATUS varchar(10)
PV_COST ID_KOMPUTER TAHUN TOTAL_BENEFIT PV_BENEFIT_PER_TAHUN
ID_MODEL = ID_MODEL
ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
MODEL ID_MODEL MEREK MODEL TIPE_RAM UKURAN_RAM UKURAN_HD FITUR_PROCESSOR MEREK_MONITOR UKURAN_MONITOR
varchar(5) varchar(25) varchar(50) float float float float float
varchar(5) varchar(25) varchar(50) float float float float float float float float
varchar(25) varchar(50) float float
varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(5) varchar(10) varchar(10) varchar(25) varchar(25) varchar(10)
PV_BENEFIT ID_KOMPUTER TAHUN TOTAL_COST TOTAL_COST_PER_TAHUN
varchar(25) varchar(50) float float
HISTORY_KEPEMILIKAN ID_KEPEMILIKAN varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) STATUS varchar(10) TGL date
2. Form Model
Form model berfungsi sebagai menu inputan data spesifikasi komputer yang dapat di akses oleh staft IT. Tampilan dari form model dapat dilihat pada Gambar 6. Untuk memasukkan data model baru maka dapat dilakukan dengan memilih menu master kemudian pilih sub menu model. Form model berisi merek CPU, model, merek monitor, ukuran monitor, kapasitas harddisk, tipe ram,
ID_KARYAW AN = ID_KARYAWAN ID_SURAT = ID_SURAT ID_ANALISA = ID_ANALISA
KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(10) ID_RUANG varchar(10) NAMA_KARYAWAN varchar(25)
ID_KARYAW AN = ID_KARYAWAN
SURAT_TUGAS ID_SURAT varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) TGL date
ID_KARYAW AN = ID_KARYAWAN ID_RUANG = ID_RUANG
PENYUSUTAN ID_ANALISA ID_KOMPUTER TANGGAL AKTIVA NILAI_RESIDU TARIF_PENYUSUTAN PENYUSUTAN_TIAP_TAHUN AKUMULASI_TERAKHIR NILAI_AKHIR_AKTIVA
ID_SURAT = ID_SURAT
DETIL_SURAT_TUGAS ID_DETIL varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_SURAT varchar(10) KET_RAM varchar(25) KET_HD varchar(25) KET_PROCESSOR varchar(25) KET_MONITOR varchar(25) NAMA_PART_LAIN varchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) URAIAN_KERUSAKAN varchar(50) PENYELESAIAN varchar(25) QTY integer
RUANG ID_RUANG varchar(10) NAMA_RUANG varchar(25)
varchar(5) varchar(25) timestamp float float float float float float
ukuran ram, processor. Untuk menambah data model
baru,
maka
operator
harus
menginputkan data model pada form model ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER
dan
untuk
menyimpan
dapat
dilakukan
dengan menekan tombol save.
Gambar 4. PDM Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
IMPLEMENTASI 1. Form Login Saat user membuka aplikasi maka akan tampil login dimana form Menu Utama akan muncul sebagai background. Akses login ini hanya sebagai pengaman aplikasi, tidak ada pembagian hak akses. Gambar 6 Form Model 3.
Form Penyimpanan Data Komputer
Form penyimpanan data komputer berfungsi
sebagai
menu
inputan
data
komputer. Tampilan dari form penyimpanan Gambar 5 Form Login
data komputer dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 10 Form Pelaporan Kerusakan
5. Form Permohonan Surat Tugas
Form Gambar 7 Tampilan Penyimpanan Data Komputer
pembuatan
surat
tugas
berfungsi sebagai menu yang dapat membuat dan mencetak surat tugas pembelian part yang
Setiap kali user menginputkan data
dapat di akses oleh staft IT
komputer maka secara otomatis sistem akan mencetak label komputer dan label monitor.
Gambar 8 Tampilan Label Komputer
Gambar 9 Tampilan Label Monitor
4. Form Pelaporan Kerusakan
Gambar 11 Form Permohonan Surat Tugas
Form pelaporan kerusakan merupakan menu yang berfungsi untuk melaporkan segala kerusakan komputer yang dilaporkan karyawan.
6. Form Persetujuan Surat Tugas
Form
persetujan
surat
tugas
merupakan menu yang digunakan untuk menyetujui surat tugas yang dibuat oleh staft IT. Menu ini berisi analisa kondisi komputer yaitu frekuensi kerusakan komputer, biaya
komputer dan manfaat komputer. Sehingga dapat diputuskan apakah harus mengganti part atau mengganti CPU.
Gambar 14 Form Penyusutan Komputer 8.
Form Perhitungan Cost Komputer
Form perhitungan cost komputer Gambar 12 Form Persetujuan Surat Tugas
merupakan menu yang digunakan untuk menghitung serta menampilkan perhitungan
Berikut ini adalah tampilan Surat
kerugian dan biaya dari sebuah komputer
Tugas.
Gambar 13 Surat Tugas 7.
Gambar 15 Komputer
Penyusutan Komputer
Form
9.
penyusutan
komputer
berfungsi sebagai menu yang digunakan untuk menghitung nilai akhir (sisa nilai aktiva) sebuah komputer. Untuk memulai menghitung penyusutan komputer maka dapat dilakukan dengan memilih menu analisa kemudian komputer.
pilih
sub
menu
penyusutan
Form
Perhitungan
Cost
Form Ratio Cost Benefit Komputer
Form ratio cost benefit komputer berfungsi sebagai form untuk menghitung perbandingan keuntungan dan kerugian dari sebuah komputer
Gambar 18 Laporan Analisa Komputer
Kesimpulan Gambar 16 Form Perhitungan Ratio BC Komputer
Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem informasi optimalisasi
10. Laporan Perawatan Komputer
perencanaan pengadaan aset komputer pada
Form laporan perawatan komputer
PT. PLN (Persero) Upj Ngagel adalah sebagai
berfungsi sebagai form yang menampilkan
berikut:
dan mencetak laporan history perawatan
1.
komputer per bulan.
Berdasarkan
hasil
uji
coba,
sistem
informasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel telah mampu diselesaikan dan berjalan
dengan
baik
dalam
menghasilkan laporan analisa komputer. 2.
Dengan
adanya
sistem
informasi
perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat membantu proses bisnis pengadaan Gambar 17 Laporan Perawatan Komputer
komputer,
Form analisa komputer berfungsi menu
yang
menampilkan
mencetak hasil analisa komputer.
komputer,
penghapusan komputer, pembuatan surat
11. Laporan Analisa Komputer
sebagai
perawatan
dan
tuagas, serta mampu memberikan laporan secara otomatis seperti laporan aset komputer, laporan history perawatan komputer, laporan history kepemilikan komputer,
surat
tugas
penghapusan komputer.
dan
laporan
3.
Dengan dibangunnya sistem informasi perencanaan pengadaan aset komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat membantu proses perencanaan pengadaan komputer pada PT. PLN (Persero)
Upn
Ngagel,
dalam
hal
menyeleksi komputer yang membutuhkan penggantian unit.
Daftar Pustaka Commonwealth of Australia, Department of Finance and Administration Financial Management Group. Introduction to Cost-Benefit Analysis and Alternative Evaluation Methodologies. Januari 2006. Lumbantoruan, Sophar. 1996. Akuntansi Pajak / Sophar Lumbantoruan. Grasindo. Jakarta. PT. PLN (Persero), 2011. Perubahan Kedua Atas Keputusan Direksi Nomor 305.K/DIR/2010 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di PT. PLN (Persero). Jakarta Soemarso, S.R,. 1992. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi Keempat. Rineka Cipta. Jakarta. Susilo. Franstia Wira Sukma. 2011. Rancang Bangun Perangkat Lunak Manajemen Aset Elektronik Perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya). Surabaya : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer. Schniederjans, Marc J, Jamie L Hamaker dan Ashlyn M Schniederjans. 2008. Information Technology Investment Decision-Making Methodology. World Scientific Printers. Singapura.
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. 2004. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Andi. Yogyakarta.
