RANCANG BANGUN SISTEM PENCATATAN KEUANGAN INTERNAL PADA PT. PLN (PERSERO) JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI UMK II SURABAYA OKTAVINA NURSUCIANY
[email protected] Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama, Surabaya ABSTRAK PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya merupakan salah satu unit dari PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi yang melakukan pengawasan proyek di bagian Indonesia Timur. Pencatatan keuangan internal merupakan bagian vital yang melakukan pekerjaan penganggaran keuangan perusahaan, pengeluaran uang dan pelaporan keuangan perusahaan. Selama ini proses yang terjadi masih dilakukan secara manual dari satu orang ke orang lain sehingga dampak kesalahan yang dapat terjadi besar. Kesalahan-kesalahan yang dapat timbul misalnya adanya selisih antara saldo debit dan saldo kredit, pengetikan kode akun atau kode lokasi proyek yang dapat terjadi karena human error. Rancang bangun sistem pencatatan keuangan internal bertujuan untuk membantu proses penganggaran, pengeluaran uang dan pelaporan keuangan yang terintegrasi satu sama lain dan laporan keuangan dapat terselesaikan tepat waktu. Metode perancangan waterfall dipilih sebagai alternatif sebagai solusi pemecahan masalah karena implementasinya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat meminimalkan kesalahan pencatatan keuangan dan menghasilkan laporan yang akurat dan tepat waktu. Kata Kunci : Pencatatan Keuangan Internal, Penganggaran. Pendahuluan Latar Belakang Dengan berkembangnya teknologi dan pemanfaatan sistem informasi di perusahaanperusahaan besar saat ini, PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya dituntut untuk terus mengembangkan sistem informasi yang ada menjadi terintegrasi dan tidak lagi dilakukan secara manual. Pada PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya, bagian keuangan merupakan bagian vital yang melakukan pekerjaan penganggaran keuangan perusahaan, pengeluaran uang dan pelaporan keuangan perusahaan. Selama ini proses yang terjadi masih dilakukan secara manual dari satu orang ke orang lain sehingga dampak kesalahan yang dapat terjadi besar. Kesalahan-kesalahan yang dapat timbul misalnya adanya selisih antara saldo debit dan saldo kredit, pengetikan kode akun atau kode lokasi proyek yang dapat terjadi karena human error. Hal ini akan memperlambat proses pelaporan keuangan yang meliputi laporan biaya rutin, biaya langsung, laporan persekot dinas, laporan SPPD dan monitoring pajak, karena jika terjadi kesalahan pencarian akan sulit dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Dengan adanya sistem pencatatan keuangan internal ini diharapkan dapat membantu proses penganggaran, pengeluaran uang dan pelaporan keuangan yang terintegrasi satu sama lain sehingga apabila terjadi kesalahan mudah untuk mencari dan laporan keuangan dapat terselesaikan
tepat waktu. Serta tidak lagi terjadi penumpukan pencatatan pembayaran di tanggal atau hari yang lain, artinya pada tanggal proses pembayaran terjadi maka pada hari itu juga proses pencatatan pembayaran itu harus dilakukan. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, didapatkan suatu perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana melakukan proses penganggaran dana yang meliputi dana biaya rutin dan biaya langsung selama satu bulan berikutnya untuk pemberian dana dari PT. PLN (PERSERO) JMK Induk. 2. Bagaimana melakukan proses pencatatan pembayaran tepat waktu sehingga tidak ada lagi penumpukan pencatatan pembayaran dan mengelola serta memonitoring data keuangan seperti data SPPD, persekot, tagihan dan pajak sehingga dapat menghasilkan pelaporan data. 3. Bagaimana mengelola hasil laporan keuangan yang dapat berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan maupun kebijakan untuk pengembangan perusahaan ke depannya. Batasan Masalah Batasan masalah yang digunakan dalam pelaksanaan penelitian ini adalah dalam sistem pencatatan keuangan internal ini hanya akan ada lima laporan keuangan yang dihasilkan yang meliputi laporan biaya rutin, biaya langsung,
laporan persekot dinas, laporan SPPD dan monitoring pajak. Proses masukan (input) adalah data pembayaran Surat Perintah Perjalanan Dinas / SPPD yang terdiri dari biaya rutin dan biaya langsung (proyek), pembayaran persekot dinas, dan pembayaran tagihan pihak ketiga yang berupa tagihan sewa kendaraan, komputer/laptop maupun base camp/rumah. Sedangkan ouputnya (keluaran) adalah laporan biaya rutin yang terdiri dari biaya operasional untuk keperluan kantor, biaya langsung yang terdiri dari biaya investasi untuk keperluan proyek, rekaman/laporan persekot dinas yang digunakan koordinator lapangan di setiap proyek dan monitoring pajak untuk tagihan sewa dari pihak ketiga. Dengan adanya metode pengembangan sistem waterfall, semua proses yang ada tidak dapat terpenuhi karena untuk proses pengujian program dan penerapan program tidak dapat dilakukan pada PT. PLN (PERSERO) JMK UMK II Surabaya karena belum adanya sarana dan prasarana yang memadai. Maka proses metode pengembangan sistem waterfall yang dapat diterapkan adalah analisis kebutuhan, desain sistem dan penulisan kode program saja. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Membuat sistem untuk pengelolaan data keuangan seperti data SPPD, persekot, tagihan dan pajak serta proses pencatatan maupun penganggaran dana yang cepat dan akurat kepada PT. PLN (PERSERO) JMK Induk setiap bulannya agar pengeluaran yang terjadi sesuai dengan anggaran yang telah diminta. 2. Menghasilkan dan dapat menyajikan laporan keuangan dengan tepat waktu dan dapat dipertanggung jawabkan kepada manajemen. Manfaat Penelitian Manfaat / kontribusi sistem informasi keuangan ini adalah: 1. Memudahkan maintenance data yang berkaitan dengan keuangan. 2. Semua proses dapat terintegrasi antara satu proses dengan proses lainnya. 3. Hasil laporan keuangan dapat dipertanggung jawabkan dengan tepat sehingga mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Tinjauan Pustaka Tinjauan Penelitian Terdahulu Tika Sari Sandra Waworuntu (2013) melakukan penelitian dengan judul evaluasi penyusunan anggaran sebagai alat pengendalian
manajemen BLU RSUP PROF. DR. R.D. KANDOU Manado. Metode penelitian yang digunakan adalah metode jenis deskriptif dengan pendekatan kualitatif, yaitu metode pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan keadaan lembaga yang menjalankan sistem pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya dengan teknik wawancara dan studi dokumen. Hasil penelitiannya adalah pelaksanaan SPIP di Dinas Kesehatan terbatas pada internalisasi SPIP ke dalam seluruh proses kerja di organisasi, melalui unsur lingkungan pengendalian, penilaian resiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Letak persamaan dengan penelitian ini adalah menggunakan anggaran sebagai proses perencanaan keuangan, tetapi dalam penelitian ini yang digunakan sebagai anggaran adalah proses pencatatan keuangan dengan merancang sistem pencatatan keuangan internal. Nuning Hindriani, dkk (2012) melakukan penelitian dengan judul Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dalam perencanaan dan pelaksanaan anggaran di daerah (studi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Madiun). Metode yang digunakan adalah analisis deskriptif, yaitu menggambarkan penyusunan anggaran yang ada pada Rumah Sakit Malalayang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyusunan anggaran di Rumah Sakit Malalayang sebagai alat pengendalian manajemen sudah cukup efektif. Penyusunan anggaran yang digunakan menggunakan pendekatan sistem perencanaan, program, dan anggaran terpadu (PBBS). Persamaan dalam penelitian ini yaitu melakukan penelitian dalam penyusunan anggaran. Perbedaannya adalah penelitian ini menggunakan sistem untuk menyusun anggaran tersebut. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode waterfall yang berurutan dimulai dari analisis kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, pengujian program dan penerapan program. Waterfall model adalah sebuah metode pengembangan software yang bersifat sekuensial. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Sebelum melaksanakan pengembangan sistem, dilakukan terlebih dahulu pengumpulan data dan informasi perusahaan. Pengumpulan data mentah didapatkan dari hasil wawancara bagian keuangan dan survei terhadap data keuangan perusahaan. Dengan adanya metode pengembangan sistem waterfall, semua proses yang ada tidak dapat terpenuhi karena untuk proses pengujian program dan penerapan program tidak dapat dilakukan pada PT. PLN (PERSERO) JMK UMK II Surabaya karena belum adanya sarana dan prasarana yang memadai. Maka proses metode pengembangan sistem waterfall yang dapat diterapkan adalah
analisis kebutuhan, desain sistem dan penulisan kode program sedangkan untuk proses pengujian program dan penerapan program akan disebutkan langkah-langkahnya. Berikut tahapan dari model waterfall yang dilakukan pada sistem pencatatan keuangan internal: 1. Analisis kebutuhan Pada tahap ini melaksanakan identifikasi masalah yang terjadi terhadap proses pencatatan keuangan dan menentukan jenis informasi yang dikelola pada perusahaan, dalam hal ini membuat flowchart dokumen setiap proses yang ada pada pencatatan keuangan internal. Data yang digunakan untuk membuat flowchart dokumen secara keseluruhan atau alur proses pada sistem pencatatan keuangan internal ini didapatkan dari hasil wawancara bagian keuangan maupun data transaksi pencatatan keuangan perusahaan. Dari hasil wawancara dan data keuangan yang didapatkan, kemudian dilakukan analisis terhadap alur proses yang terjadi dan diterjemahkan ke dalam flowchart dokumen menggunakan Microsoft Visio. 2. Desain sistem Menganalisis kebutuhan sistem dengan membuat rancangan sistem seperti dokumen flow komputerisasi, diagram konteks, diagram berjenjang, data flow diagram, Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), kamus data, serta desain input/output. Setelah menganalisis kebutuhan sistem dengan membuat flowchart dokumen secara keseluruhan, maka langkah berikutnya adalah mendesain atau merancang suatu sistem terintegrasi bagi pencatatan keuangan internal agar lebih mudah dilakukan. Langkah pertama untuk mendesain sistem adalah membuat dokumen flow komputerisasi berdasarkan flowchart dokumen secara keseluruhan atau analisis sistem yang sudah dibayangkan. Desain dokumen flow komputerisasi pada penelitian ini terdiri dari beberapa proses yaitu proses login, pengolahan data, penganggaran, pencatatan pembayaran dan membuat laporan. Semua desain dokumen flow komputerisasi tersebut dibuat menggunakan Microsoft Visio. Langkah kedua desain sistem setelah membuat dokumen flow komputerisasi adalah membuat diagram konteks dan data flow diagram dimana berisi gambaran aliran inputproses-output dari sistem pencatatan keuangan internal dan database yang digunakan. Data yang digunakan berdasarkan dokumen flow komputerisasi yang telah dibuat sebelumnya. Proses membuat aliran input-proses-output dapat dibantu dengan menggunakan Power Designer Process Analyst. Langkah ketiga adalah membuat diagram berjenjang dari sistem pencatatan
keuangan internal dimana diagram tersebut berisi setiap proses yang ada pada data flow diagram dan diterjemahkan ke dalam diagram berjenjang menggunakan Microsoft Visio. Langkah keempat adalah membuat relasi antar tabel yang sebelumnya aliran datanya telah dirancang pada data flow diagram. Relasi antar tabel ini terdiri dari dua (2) jenis yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Pada Conceptual Data Model (CDM) relasi antar tabel masih belum terlihat jelas karena desain masih menunjuk pada relasi tabel yang diacu dan mengacu menggunakan relasi one to manymany to one-many to many. Sedangkan pada Physical Data Model (PDM) relasi tabel sudah terlihat jelas antara tabel yang diacu dan mengacu. Kedua jenis model relasi tabel ini sebenarnya sama akan tetapi relasi tabel harus ditentukan terlebih dahulu pada Conceptual Data Model (CDM) kemudian di generate menjadi Physical Data Model (PDM). Pembuatan relasi antar tabel ini menggunakan Power Designer Data Architect. Setelah mendapatkan relasi tabel pada Physical Data Model (PDM) dapat dibuat kamus data atau tabel-tabel sebagai penjelasan akan relasi antar tabel pada database yang akan digunakan. Kamus data berisi nama tabel, primary key, foreign key dan fungsi dari tabel tersebut. Langkah kelima dan terakhir untuk desain sistem adalah membuat rancangan input/output sistem yang akan digunakan. Rancangan input/output sistem merupakan pendekatan seperti apa nantinya sistem setiap proses berjalan dan apa saja form-form yang akan diperlukan untuk sistem pencatatan keuangan internal ini. Termasuk desain input atau masukan transaksi dan output atau keluaran yang berupa laporan. 3. Penulisan kode program Pada tahap ini melakukan pengembangan perangkat lunak dengan membuat atau menulis kode program pada Microsoft Visual Basic .NET 2005 sebagai software yang digunakan untuk mengembangkan sistem pencatatan keuangan internal. Data yang digunakan adalah database hasil generate SQL script dari Physical Data Model (PDM) yang dimasukkan pada database Keuangan pada SQL Server 2000 sehingga hasil database beserta relasi antar tabelnya sudah ada di dalam database tersebut dan pengisian serta penulisan kode program mengikuti database tersebut juga. Setelah membuat dan memasukkan data pada database, koneksikan database yang ada di SQL Server 2000 dengan Microsoft Visual Basic .NET 2005 agar program dapat berjalan sesuai dengan
database yang diinginkan dan memulai penulisan kode program untuk form login, form menu, form data master, form data transaksi dan form laporan. 4. Pengujian program Pengujian program dilakukan untuk menguji keseluruhan program pencatatan keuangan internal yang telah dibuat pada Microsoft Visual Basic .NET 2005 dimana didalamnya terdapat testing dan implementasi sistem kepada perusahaan, apakah sudah layak sistem tersebut dapat digunakan oleh perusahaan, jika masih terdapat kekurangan atau tidak sesuai pada saat implementasi sistem maka akan ada evaluasi sistem dan perbaikan sistem yang nantinya dapat berguna bagi perusahaan. 5. Penerapan program Penerapan program dilakukan jika semua tahapan diatas telah terpenuhi dan tidak terdapat kendala saat testing dan implementasi sistem. Persiapan penerapan program yang harus dilakukan adalah peralatan yang memadai untuk sistem pencatatan keuangan internal dan Sumber Daya Manusia yang dapat mengoperasikan atau menggunakan sistem tersebut. Juga untuk maintenance dan perkembangan selanjutnya sistem tersebut di perusahaan. Dengan adanya peralatan yang memadai dan Sumber Daya Manusia terpenuhi maka sistem pencatatan keuangan internal dapat diterapkan pada perusahaan. Hasil dan Pembahasan Hasil Penelitian Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem secara keseluruhan untuk proses pencatatan keuangan internal.
Hasil flowchart dokumen ini diambil dengan teknik pengumpulan dan analisis data menggunakan hasil dari wawancara karyawan keuangan PT. PLN (PERSERO) JMK UMK II Surabaya dan data-data pencatatan keuangan perusahaan. Flowchart dokumen ini dibagi menjadi tiga off page reference. Hal ini dikarenakan banyaknya proses yang terjadi. Flowchart ini berisi tentang bagian konstruksi pembangkit atau jaringan yang memasukkan data proyek dan koordinator proyek kemudian di verifikasi oleh manajer setelah di setujui maka keuangan membuat kode lokasi dan kode persekot. Data kode lokasi dan kode persekot akan diberikan masing-masing kepada Asman konstruksi pembangkit atau jaringan, pihak ketiga dan koordinator. Analisis dan Pembahasan Analisis dan pembahasan pada sistem pencatatan keuangan internal PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya dimulai dengan membuat desain sistem yang baru. Mendesain sistem baru sangat penting dilakukan sebelum membuat sistem. Hal ini akan memudahkan dalam mempelajari alur program dari sistem yang akan dibuat. Dalam desain sistem ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah mulai membentuk suatu sistem baru yang telah terkomputerisasi. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode waterfall yang berurutan dimulai dari analisis kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, pengujian program dan penerapan program. Untuk desain sistem langkah-langkah yang dilakukan adalah membuat: Dokumen Flow Komputerisasi Diagram Konteks DATA PERSEKOT DATA TAGIHAN DAN PAJAK DATA SPPD ASMAN KONSTRUKSI
PIHAK KETIGA
KOORDINATOR
KEUANGAN
VERIFIKASI
TAGIHAN DAN PAJAK
Flowchart Dokumen Secara Keseluruhan
BUKTI PENCATATAN TAGIHAN
0 LOGIN
BUKTI PENCATATAN PERSEKOT
DATA POS ANGGARAN PERTANGGUNG JAWABAN PERSEKOT DINAS PERMINTAAN PERSEKOT DINAS
SISTEM PENCATATAN KEUANGAN INTERNAL PT PLN (PERSERO) JMK UMK II SURABAYA
DATA KODE LOKASI DATA SPPD
BUKTI PENCATATAN SPPD
+
DATA KODE PERSEKOT
DATA TAGIHAN DAN PAJAK
NOTA DINAS SPPD
LAPORAN DATA PEMBAYARAN LAPORAN DATA PAJAK ASMAN KSA LAPORAN DATA PERSEKOT LAPORAN DATA SPPD LAPORAN REKAPITULASI PENGANGGARAN KASIR
DATA PERSEKOT DATA PEMBAYARAN
Gambar 2 Diagram Konteks
Gambar 1 Flowchart Dokumen
Diagram konteks adalah gambaran menyeluruh dari Data Flow Diagram (DFD). Diagram konteks dari sistem pencatatan keuangan internal PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya terdapat enam entiti eksternal yaitu Asman konstruksi, koordinator,
pihak ketiga, keuangan, kasir dan Asman KSA dimana aliran datanya masing-masing saling terkait. Pada proses pertama, Asman konstruksi memberikan nota dinas SPPD dan mendapatkan bukti pencatatan SPPD. Koordinator memberikan permintaan persekot dinas dan pertanggungjawaban persekot dinas kemudian mendapatkan bukti pencatatan persekot. Pihak ketiga memberikan tagihan dan pajak kemudian mendapatkan bukti pencatatan tagihan. Keuangan dan kasir mendapatkan data persekot, data tagihan dan pajak serta data SPPD untuk validasi data dan pembayaran. Keuangan juga memberikan data pos anggaran, data kode lokasi dan data kode persekot untuk digunakan kasir melakukan pembayaran. Kasir hanya memberikan data pembayaran, sedangkan Asman KSA mendapatkan laporan data pembayaran, data pajak, data persekot, laporan data SPPD dan laporan rekapitulasi penganggaran. Keuangan juga mendapatkan verifikasi untuk login ke dalam sistem. Diagram Berjenjang
terkecuali dengan entiti eksternal dan data store yang ada. Pada proses login, keuangan memasukkan username kemudian di verifikasi dengan data pengguna. Proses mengolah data, keuangan dapat menginputkan dan membaca atau mengambil kembali data pos anggaran, data kode lokasi dan data kode persekot yang telah disimpan ataupun di edit di dalam data store. Kemudian proses pencatatan pembayaran, membaca data pos anggaran, data kode lokasi dan data kode persekot untuk di inputkan pada data SPPD, data persekot, data pajak dan data pembayaran. 1 [VERIFIKASI]
8
PENGGUNA
USERNAME
LOGIN
[LOGIN]
VERIFIKASI [DATA POS ANGGARAN] 1
[DATA KODE LOKASI]
KEUANGAN
[DATA KODE PERSEKOT]
POS ANGGARAN
EDIT POS ANGGARAN
2
SIMPAN POS ANGGARAN
SIMPAN KODE LOKASI MENGOLAH DATA
2
KODE LOKASI
EDIT KODE LOKASI EDIT KODE PERSEKOT
+ SIMPAN KODE PERSEKOT
KODE PERSEKOT
3
3 READ POS ANGGARAN READ KODE LOKASI
ASMAN KONSTRUKSI
READ DATA PEMBAYARAN [NOTA DINAS SPPD]
READ KODE PERSEKOT
READ DATA PAJAK
MELAKUKAN PENGANGGARAN 9
DATA PENGANGGARAN
INSERT DATA PENGANGGARAN
PIHAK [TAGIHAN DAN PAJAK] KETIGA [DATA PEMBAYARAN]
READ DATA PERSEKOT
+
READ DATA SPPD 6
DATA PAJAK
7
DATA PEMBAYARAN
[PERMINTAAN PERSEKOT DINAS] [PERTANGGUNG JAWABAN PERSEKOT DINAS] KASIR
KOORDINATOR
5
DATA PERSEKOT
[DATA TAGIHAN DAN PAJAK] 4
DATA SPPD
MENGACU
4
[DATA PERSEKOT]
[BUKTI PENCATATAN PERSEKOT] INSERT DATA SPPD
[DATA SPPD]
INSERT DATA PERSEKOT
[BUKTI PENCATATAN TAGIHAN]
INSERT DATA PAJAK [BUKTI PENCATATAN SPPD]
PENCATATAN PEMBAYARAN
INSERT DATA PEMBAYARAN
[DATA TAGIHAN DAN PAJAK] READ KODE PERSEKOT [DATA SPPD] READ KODE LOKASI
[DATA PERSEKOT]
+ READ POS ANGGARAN [LAPORAN DATA PEMBAYARAN]
5 READ DATA SPPD
[LAPORAN REKAPITULASI PENGANGGARAN] READ DATA PERSEKOT READ DATA PENGANGGARAN
MEMBUAT LAPORAN [LAPORAN DATA SPPD]
READ DATA PAJAK
+
READ DATA PEMBAYARAN
ASMAN KSA [LAPORAN DATA PAJAK] [LAPORAN DATA PERSEKOT]
Gambar 3 Diagram Berjenjang
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 0
Setelah membuat diagram konteks, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang disini terdiri dari lima proses utama yaitu proses login, proses mengolah data yang terdiri dari pengolahan data pos anggaran, data kode lokasi dan data persekot kemudian proses melakukan penganggaran yang terdiri dari validasi data dan cetak laporan, yang ketiga proses pencatatan pembayaran terdiri dari validasi data dan cetak laporan dan yang terakhir proses membuat laporan terdiri dari membuat dan mencetak laporan. Data Flow Diagram Setelah membuat diagram konteks dari sistem pencatatan keuangan internal PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya, untuk selanjutnya diagram konteks tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari lima proses utama, enam entiti eksternal dan sembilan data store yang semuanya saling berkaitan. Lima proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan subsub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Tak
Proses melakukan penganggaran mengacu terhadap proses pencatatan pembayaran dimana proses ini hanya membaca data pos anggaran, data kode lokasi, data kode persekot, data SPPD, data persekot, data pajak dan data pembayaran kemudian disimpan pada data penganggaran. Yang terakhir adalah proses membuat laporan yang membaca data SPPD, data persekot, data pajak, data penganggaran dan data pembayaran untuk dibuat laporan setiap bulan berdasarkan periode tertentu kemudian dilaporkan kepada Asman KSA sebagai pertanggungjawaban pembayaran dan sebagai laporan rekapitulasi penganggaran. Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model (CDM) dari sistem pencatatan keuangan internal PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya terdapat empat belas tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain. Tabel pos anggaran, kode lokasi dan kode persekot banyak digunakan oleh tabel lain untuk mendapatkan proses. Diantaranya tabel detil persekot, detil SPPD dan detil pembayaran. Untuk tabel detil persekot, detil SPPD dan detil pembayaran mengacu kepada tabel jenis biaya yang membaca tabel jenis pembayaran. Sedangkan tabel detil persekot, detil SPPD dan detil pembayaran digunakan untuk proses pada tabel detil pencatatan
pembayaran dan tabel penganggaran. Tabel detil persekot sendiri memiliki tabel persekot yang digunakan untuk memonitoring status persekot dinas pegawai. Tabel detil pajak mengacu terhadap tabel detil pembayaran dan tabel jenis pajak. Untuk tabel pengguna digunakan oleh tabel detil pencatatan pembayaran untuk memasukkan data. PERSEKOT NO_PRSKT STATUS_PRSKT
Ref_302
Desain Input/Output Testing dan Implementasi
Ref_298
MONITOR MEMBACA12
Ref_323
DETIL PERSEKOT NO_DTL_PRSKT TGL_PEMB_PRSKT URAIAN_PRSKT DEBIT_PRSKT KREDIT_PRSKT
MEMBACA10
MENJALANKAN
PENGGUNA KD_PENG NM_PENG BAGIAN PASS_PENG
KODE PERSEKOT NO_KD_PERSEKOT KD_AKUN_PRSKT KD_PRSKT NM_PEG
DETIL CATAT BAYAR NO_DTL_CTT_BYR JML_DEBIT JML_KREDIT SALDO_AKHIR
MEMBACA8
MEMBACA7
POS ANGGARAN NO_POS_ANGGARAN KODE_ANGGARAN KODE_AKUN_PA NM_AKUN
MEMBACA6
Ref_319
KODE LOKASI NO_KD_LOKASI KD_AKUN_LOK KD_LOKASI NM_PROYEK NM_PMBR_KERJA
JENIS BIAYA KD_JNS_BY NM_JNS_BY NO_JNS_BY
MEMBACA3 Ref_306
Ref_328
Ref_336 MEMBACA2
MEMBACA11
JENIS PEMBAYARAN KD_JNS_PEMB NM_JNS_PEMB
DETIL SPPD NO_SPPD TGL_PEMB_SPPD URAIAN_SPPD DEBIT_SPPD KREDIT_SPPD
Ref_310 MEMBACA9
JENIS PAJAK Ref_314
NO_JNS_PJK NM_JNS_PJK
PENGANGGARAN NO_PNGGARAN JML_ANG_SPPD JML_ANG_PRSKT JML_ANG_TGHN JML_ANG_LAIN
Gambar 8 Tampilan Form Menu Utama dan Login
MEMBACA
MEMBACA13
DETIL BAYAR NO_PEMB TGL_PEMB URAIAN_PEMB DEBIT_PEMB KREDIT_PEMB
MEMBACA4 MEMBACA5 Ref_340 Ref_344
DETIL PAJAK NO_PJK NPWP JML_PJK TOTAL_PJK
MEMILIKI3
MEMILIKI
Gambar 5 Conceptual Data Model
Physical Data Model (PDM) Physical Data Model (PDM) adalah hasil generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. Alur data tabel pada PDM sama dengan CDM, hanya saja untuk PDM relasinya lebih terlihat pada tabel yang mengacu dan diacu sehingga lebih mudah membacanya. NO_KD_PERSEKOT = NO_KD_PERSEKOT
PERSEKOT NO_PRSKT char(5) NO_DTL_PRSKT char(5) NO_KD_LOKASI char(5) NO_KD_PERSEKOT char(5) STATUS_PRSKT varchar(20)
Isikan id user dan password yang sesuai, apabila nama dan password cocok maka sub-sub menu yang lain akan aktif dengan sendirinya. Pemasukkan password ini terdapat tiga kali kesempatan, apabila salah memasukkan password sampai tiga kali maka program otomatis keluar. Di dalam menu utama berisi menu yang akan menunjuk ke form-form yang diinginkan, seperti menu master, transaksi dan laporan.
NO_KD_LOKASI = NO_KD_LOKASI
NO_DTL_PRSKT = NO_DTL_PRSKT
DETIL_PERSEKOT NO_DTL_PRSKT char(5) NO_POS_ANGGARAN char(5) NO_KD_LOKASI char(5) NO_DTL_CTT_BYR char(5) NO_KD_LOKASI = NO_KD_LOKASI KD_JNS_BY char(5) NO_KD_PERSEKOT char(5) TGL_PEMB_PRSKT datetime URAIAN_PRSKT varchar(200) DEBIT_PRSKT int KREDIT_PRSKT int
NO_DTL_PRSKT = NO_DTL_PRSKT
NO_DTL_PRSKT = NO_DTL_PRSKT
PENGGUNA KD_PENG char(5) NM_PENG varchar(20) BAGIAN varchar(10) PASS_PENG char(10)
NO_POS_ANGGARAN = NO_POS_ANGGARAN NO_POS_ANGGARAN = NO_POS_ANGGARAN
KD_PENG = KD_PENG
KODE_PERSEKOT NO_KD_PERSEKOT char(5) KD_AKUN_PRSKT char(9) KD_PRSKT char(5) NM_PEG varchar(25)
KD_JNS_BY = KD_JNS_BY
KODE_LOKASI NO_KD_LOKASI char(5) KD_AKUN_LOK char(9) KD_LOKASI char(5) NM_PROYEK varchar(100) NM_PMBR_KERJA varchar(60) JENIS_BIAYA KD_JNS_BY char(5) KD_JNS_PEMB char(5) NM_JNS_BY varchar(25) NO_JNS_BY char(5)
POS_ANGGARAN NO_POS_ANGGARAN char(5) KODE_ANGGARAN varchar(7) KODE_AKUN_PA varchar(10) NM_AKUN varchar(100)
KD_JNS_PEMB = KD_JNS_PEMB
NO_KD_PERSEKOT = NO_KD_PERSEKOT NO_POS_ANGGARAN = NO_POS_ANGGARAN
JENIS_PEMBAYARAN KD_JNS_PEMB char(5) DETIL_SPPD NM_JNS_PEMB varchar(4) NO_SPPD char(5) NO_KD_LOKASI = NO_KD_LOKASI NO_POS_ANGGARAN char(5) NO_KD_LOKASI char(5) KD_JNS_BY = KD_JNS_BY KD_JNS_BY char(5) NO_DTL_CTT_BYR = NO_DTL_CTT_BYR NO_DTL_CTT_BYR char(5) datetime JENIS_PAJAK NO_DTL_CTT_BYR = NO_DTL_CTT_BYR TGL_PEMB_SPPD URAIAN_SPPD varchar(200) NO_JNS_PJK char(5) NO_DTL_CTT_BYR = NO_DTL_CTT_BYR DEBIT_SPPD int NM_JNS_PJK varchar(20) KREDIT_SPPD int
NO_SPPD = NO_SPPD
DETIL_CATAT_BAYAR KD_JNS_BY char(5) NO_DTL_CTT_BYR char(5) NO_SPPD char(5) NO_DTL_PRSKT char(5) NO_PEMB char(5) KD_PENG char(5) JML_DEBIT int JML_KREDIT int SALDO_AKHIR int PENGANGGARAN NO_PNGGARAN char(5) NO_DTL_PRSKT char(5) NO_PEMB char(5) NO_SPPD char(5) JML_ANG_SPPD int JML_ANG_PRSKT int JML_ANG_TGHN int JML_ANG_LAIN int
KD_JNS_BY = KD_JNS_BY
NO_PEMB = NO_PEMB
NO_SPPD = NO_SPPD
NO_PEMB = NO_PEMB
DETIL_BAYAR NO_PEMB char(5) NO_POS_ANGGARAN char(5) NO_KD_LOKASI char(5) NO_DTL_CTT_BYR char(5) KD_JNS_BY char(5) NO_JNS_PJK char(5) TGL_PEMB datetime URAIAN_PEMB varchar(200) DEBIT_PEMB int KREDIT_PEMB int
Gambar 9 Tampilan Form Pos Anggaran
NO_KD_LOKASI = NO_KD_LOKASI KD_JNS_BY = KD_JNS_BY
NO_JNS_PJK = NO_JNS_PJK
NO_PEMB = NO_PEMB
DETIL_PAJAK NO_PJK char(5) NO_PEMB char(5) NO_JNS_PJK char(5) NPWP varchar(15) JML_PJK int TOTAL_PJK int
NO_JNS_PJK = NO_JNS_PJK
Gambar 6 Physical Data Model
Kamus Data Merupakan pembuatan rancangan tabeltabel database sistem pencatatan keuangan internal dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
Form data pos anggaran digunakan untuk melakukan penambahan data pos anggaran dan pengubahan data pos anggaran yang baru maupun data pos anggaran yang sudah ada. Pada form pos anggaran juga terdapat beberapa field antara lain field no pos anggaran, kode pos anggaran, kode akun pos anggaran dan nama akun pos anggaran. Selain itu juga terdapat tombol-tombol yaitu tombol simpan, ubah, batal, dan keluar. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki fungsi-fungsi tersendiri. Sistem yang Digunakan Spesifikasi perangkat yang digunakan dalam implementasi aplikasi sistem pencatatan keuangan internal ini dibagi menjadi dua, yaitu
Gambar 7 Rancangan Tabel Database
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras maupun lunak yang digunakan untuk mendukung jalannya sistem ini akan dijelaskan sebagai berikut. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Hardware merupakan komponen fisik peralatan yang membentuk suatu sistem komputer. Hardware yang digunakan harus mempunyai kinerja yang baik sehingga aplikasi yang tersedia dapat diakses dengan baik pula. Kebutuhan minimal perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan program aplikasi adalah sebagai berikut: 1. CPU Pentium III, 500 MHz 2. Memory 256 MB RAM 3. Harddisk dengan kapasitas 20 GB 4. VGA Card 16 MB 5. Monitor SVGA dengan resolusi 1280x1024 6. Keyboard, mouse, dan printer Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Software merupakan program yang diperlukan untuk menjalankan suatu aplikasi. Kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan untuk pembuatan program aplikasi adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Microsoft Windows NT 4, Windows 2000 atau Windows XP 2. Power Designer 6 3. Microsoft Office 2007 4. Microsoft Visual Studio .Net 2005 5. Microsoft SQL Server 2000 Kesimpulan Pada proses pengembangan Sistem Pencatatan Keuangan Internal pada PT. PLN (PERSERO) Jasa Manajemen Konstruksi UMK II Surabaya dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Pengembangan sistem dari manual ke proses terkomputerisasi dapat membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga kesalahan manusia (Human Error) dapat diminimalkan terutama dalam proses monitoring data persekot dinas dan pajak karena sebelumnya masih secara manual (non-link). Contohnya ketika memasukkan pencatatan pembayaran tagihan pihak ketiga beserta pajaknya, pajak tersebut langsung dapat dimonitoring karena data pajak telah terintegrasi dengan pencatatan pembayaran tagihan pihak ketiga sehingga tidak perlu lagi memonitoring data pajak secara manual. 2. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan, seperti laporan sppd, persekot dinas, tagihan pihak ketiga, dan pajak yang dapat mendukung keputusan manajemen. 3. Dapat mempercepat serta mempermudah pencarian data pos anggaran, kode lokasi, kode persekot serta transaksi yang telah terjadi sebelumnya.
Saran Pengembangan Dalam pengembangan aplikasi sistem pencatatan keuangan internal ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu: 1. 2.
Dalam pengembangan sistem ini nantinya, dapat disajikan dalam aplikasi berbasis web. Terdapat perluasan tentang detil materi dari sistem pencatatan keuangan internal ini di masa mendatang sehingga dapat lebih berguna. DAFTAR PUSTAKA
Hindriani, Nuning. 2012. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Dalam Perencanaan dan Pelaksanaan Anggaran di Daerah (Studi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Madiun). Wacana – Vol. 15, No. 3, 1-9. Jogiyanto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. Leitch, Robert A. dan Davis, K. Roscoe. 1983. Accounting Informations Systems. Prentice-Hall. New Jersey. Waworuntu, Tika S.S,. 2013. Evaluasi Penyusunan Anggaran Sebagai Alat Pengendalian Manajemen BLU RSUP Prof. Dr. R.D. Kandau Manado. Jurnal EMBA Vol. 1 No.3 Juni, 904-913. Yuswanto, Subari. 2005. Mengolah Database dengan SQL Server 2000. Prestasi Pustaka Publisher. Surabaya.
