SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAANMATERIAL PADA PT PLN (PERSERO) SEKTOR PEMBANGKITAN PAYA PASIR MEDAN TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan Oleh
META VANNY HUTAJULU NIM 1105082164
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah komponen-komponen sistem pengendalian internal persediaan pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan telah sesuai dengan komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini diperoleh melalui hasil wawancara serta dokumentasi. Data yang diperoleh tersebut kemudian dianalisis dengan menggunakan metode deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal terhadap persediaan material pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan telah berjalan dengan baik dan telah sesuai dengan komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO.
Kata Kunci : Sistem, Pengendalian Internal, Persediaan.
ABSTRACT The purpose of this research is to know whether the components of intern control system at PT PLN (Persero) in sector of Medan Paya Pasir Generation have been in accordance with the components of intern control in according to COSO. The data collected in this research was obtained through interviews and documentation. The data obtained were then analyzed by using descriptive methods. Based on the results of the research show that the system of intern control of material inventory at PT PLN (Persero) in sector of Medan Paya Pasir Generation has gone well and has been in accordance with the components intern control in according to COSO.
Key words : System, Intern Control, Inventory.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih dan karunia-Nya yang melimpah sehingga Penulis dapat menyelesaaikan Tugas akhir ini dengan baik. Penulisaan Tugas Akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
Penulis telah banyak menerima bimbingan, nasehat, serta dukungan baik materil maupun moril dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semuapihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Untuk itu, pada kesempatan ini Penulis akan menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1.
M. Syahruddin S.T.M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan.
2.
Darwin Sahat Hamonangan Damanik, S.E,selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
3.
Parjuangan Pardosi, S.E., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
4.
SastraKaro-Karo, S.E.Ak.M.Si., selaku Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
5.
Rosmaida Tambun, S.E., M.Si.,selaku Dosen Pembimbing Utama.
6.
M. Faisal, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing Pendamping.
7.
Rosmaida Tambun, S.E., M.Si.,selaku Dosen Wali AK-6E Politeknik Negeri Medan.
8.
Seluruh staf dan Dosen Politeknik Negeri Medan.
9.
Andiana
W.P,selakuSupervisorAkuntansi
SektorPembangkitan
Medan,
yang
telah
PT.
PLN
menerima
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di perusahaan tersebut.
i
(Persero)
Penulis
untuk
10. Nana,
selaku
supervisor
SDM
yang
telah
membantuPenulis
dalammelaksanakan Tugas Akhir. 11. Lia, Ibu Novi, Ibu Rika, BapakZackeus yang telahmembantuPenulis dalammelaksanakan Tugas Akhir. 12. Teristimewa buat kedua orangtua Penulis J.Hutajulu dan Ibunda M.Manulang yang dengan penuh kasih sayang telah memberikan dukungan moril dan materil. 13. Abang dan adik Penulis Nanda A.Hutajulu, Imelda S.Hutajulu, dan Michael H.K.Hutajulu yang selalu mendukung penulis. 14. Teman-teman terbaik di kelas AK-6E yang saya kasihi, serta semua pihak yang terkait yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah memberikan motivasi dan bantuan kepada saya.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih mempunyai kekurangan, baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun data-data yang dilaporkan. Oleh karena itu, Penulis memohon saran dan kritik yang membangun guna melengkapi dan menyempurnakan Tugas Akhir ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat serta menambah pengetahuan bagi pihak-pihak pembaca.
Medan,
Agustus 2014
Penulis,
Meta Vanny Hutajulu NIM 1105082164
ii
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACK KATA PENGANTAR ....................................................................................
i
DAFTAR ISI...................................................................................................
iii
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................
v
BAB 1 PENDAHULUAN ..............................................................................
1
1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................
1
1.2. Perumusan Masalah......................................................................
2
1.3.Tujuan Penelitian...........................................................................
3
1.4.Manfaat Penelitian..........................................................................
3
1.5. Metode Penelitian .......................................................................
4
1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir ...............
7
BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN ....................
8
2.1.Gambaran Umum Perusahaan......................................................
8
2.2.Sejarah Singkat Perusahaan .........................................................
9
2.3. Ruang Lingkup Perusahaan ........................................................
11
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN .......................................................
17
3.1.Sistem...........................................................................................
17
3.2. Pengendalian Intern ....................................................................
18
3.3. Persediaan ...................................................................................
21
iii
3.4. Komponen Proses Pengendalian Internal ...................................
24
3.5. Sistem Pengendalian Internal Persediaan ...................................
28
BAB 4 HASIL PENGUMPULANDAN PENGOLAHAN DATA ............
33
4.1. Pengumpulan Data ......................................................................
33
4.2. Pengolahan Data .........................................................................
33
BAB 5 PEMBAHASAN ...............................................................................
39
BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN ..............................................................
46
6.1. Simpulan ....................................................................................
46
6.2. Saran ..........................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
48
LAMPIRAN
iv
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Sektor PembangkitanMedan .................................................................... 49 Lampiran 2. Struktur Organisasi Perusahaan (Umum) ..................................... 50 Lampiran 3. Kartu Persediaan Barang (TUG 1) ............................................... 51 Lampiran 4. Kartu Gantung Barang (TUG 2)................................................... 52 Lampiran 5. Bon Penerimaan Barang-Barang \ Spare Parts (TUG 3) .............. 53 Lampiran 6. Berita Acara Pemeriksaan Barang-Barang \ Spare Parts (TUG 4) ........................................................................................ 54 Lampiran 7. Dafar Permintaan Barang (TUG 5) .............................................. 55 Lampiran 8. Bon Pemakaian Barang (TUG 9) ................................................. 56
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Tujuan perusahaan pada umumnya adalah untuk pertumbuhan dan pengembangan perusahaan melalui realisasi laba yang optimal serta tercapainya kontinuitas usaha yang tidak terbatas. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan perlu melakukan penanganan yang menyeluruh dan terintegrasi pada seluruh bagian perusahaan, termasuk perencanaan mengenai kegiatan operasi perusahaan dan pengawasan agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Laba dapat diperoleh apabila produksi yang dilakukan secara efisien. Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan utamanya, tidak terlepas dari persediaan.
Pengadaan persediaan harus dilaksanakan secara tepat baik dalam jumlah maupun waktu agar tidak mengalami stagnasi dalam pelaksanaan proses produksi. Peranan persediaan pada perusahaan sangat penting untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, yaitu untuk mencapai tujuan operasional perusahaan dalam memperoleh laba yang maksimum dan perkembangan usaha. Tingkat produktifitas dan efisiensi perusahaan dapat dilihat dari persediaannya.
Pengendalian persediaan adalah proses yang berkelanjutan. Perusahaan dapat membuat perkiraan yang baik mengenai jumlah produk tertentu yang akan mereka jual, namun terkadang perusahaan mengalami kesalahan perkiraan dari waktu ke waktu. Hal tersebut tidak dapat dihindari. Seiring dengan kejadian tersebut, perusahaan akan semakin berpengalaman dalam mengendalikan persediaan barang.
Dalam hal persediaan keamanan dari sistem bukan hanya masalah keamanan data persediaan tetapi juga keamanan dari fisik persediaan tersebut. Pengendalian internal persediaan dapat dilakukan dengan sistem otorisasi oleh bagian atau
1
2
orang yang berwenang dan prosedur pencatatan persediaan berdasarkan dokumen yang telah diotorisasi.
Agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar adalah dengan mengadakan persediaan yang cukup. Kelebihan persediaan akan mengakibatkan tertanamnya investasi yang berlebihan dalam persediaan sehingga dapat mengganggu kebutuhan pembiayaan lainnya, namun kekurangan persediaan juga dapat menghambat kegiatan operasi perusahaan.
Dengan sistem akuntansi yang baik penilaian terhadap persediaan akan menjadi suatu sarana untuk memberikan informasi yang dapat diperkaya dalam evaluasi perusahaan serta dapat digunakan sebagai alat untuk pengendalian internal yang baik. Perusahaan dituntut untuk mampu menerapkan kebijakan akuntansi perusahaan dengan baik agar dapat memberikan informasi yang akurat guna kelancaran aktivitas perusahaan.
Berdasarkan penjelasan di atas penulis tertarik untuk meneliti bagaimana sistem pengendalian internal persediaan material yang memerlukan suatu perencanaan dan pengawasan yang tepat, sehingga penulis memilih judul “Sistem Pengendalian Internal Persediaan Material pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan”.
1.2. Perumusan Masalah Pentingnya pengendalian persediaan merupakan unsur terpenting bagi setiap perusahaan, yang memerlukan suatu perencanaan dan pengawasan yang tepat dan jelas agar tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dapat terwujud seperti yang direncanakan dan diinginkan. Dari latar belakang masalah tersebut, maka permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : “ Apakah sistem pengendalian internal persediaan material yang diterapkan pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan telah mengandung
3
komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)?”
1.3. Tujuan Penelitian Tujuan pembahasan ini dilakukan untuk mengetahui dan lebih memahami kesesuaian sistem pengendalian internal persediaan material pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan dengan komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
1.4. Manfaat Penelitian Dari penelitian yang dilakukan dapat diperoleh manfaat yaitu : 1. Bagi Penulis Di harapkan penelitian ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan penulis tentang perencanaan dan pengawasan mengenai sistem pengendalian internal persediaan. 2. Bagi PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan tentang perencanaan dan pengawasan bagi perusahaan maupun pihak lain yang berkepentingan dalam pengendalian persediaan secara efektif dan efisien. 3. Bagi Politeknik Negeri Medan Sebagai tambahan referensi bagi mahasiswa, dan bahan bacaan di perpustakaan Politeknik Negeri Medan, serta memberikan informasi tentang sistem pengendalian internal persediaaan material.
4
1.5. Metode Penelitian 1.5.1. Jenis Data Berdasarkan jenis data terdiri dari 2 yaitu: 1. Data Primer Data primer adalah data yang didapat dari sumber pertama individu atau perseorangan seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang bisa dilakukan oleh peneliti. 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain, misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram. Untuk dapat menjawab masalah yang ada di PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan, maka data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data yang dibutuhkan dalam wawancara terdiri dari: a. Lingkungan Pengendalian b. Penaksiran Resiko c. Aktivitas Pengendalian d. Informasi dan Komunikasi e. Pemantauan
1.5.2. Teknik Pengumpulan Data Data yang dibutuhkan dan dikumpulkan dalam penelitian ini terdiri dari:
1.
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden. Komunikasi berlangsung dalam bentuk tanya jawab (Gulo, 2002:119). Wawancara adalah proses keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara
5
dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang bernama interview guide(Nazir, 2011:193). Dalam penelitian dilakukan wawancara dengan beberapa pertanyaan yaitu sebagai berikut: 1)
Lingkungan Pengendalian a. Apa tindakan manajemen untuk mengurangi tindakan yang tidak jujur dan tindakan yang dapat merugikan perusahaan dalam persediaan? b. Tindakan apa yang dilakukan manajemen dalam komitmen terhadap kompetensi? c. Apa yang dilakukan dewan direksi dan komite audit dalam pengendalian internal persediaan? d. Bagaimana cara manajemen mengelola perusahaan? e. Bagaimana struktur organisasi pada PT. PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan? f. Apa yang dilakukan manajemen dalam penetapan wewenang dan tanggung jawab kepada para karyawan? g. Bagaimana cara PT. PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan dalam merekrut sumber daya manusia yang berkualitas?
2)
Penilaian Resiko Apa yang dilakukan untuk membatasi resiko yang terjadi?
3)
Informasi dan Komunikasi Dokumen apa saja yang digunakan dalam pengendalian persediaan?
4)
Aktivitas Pengendalian a. Apa fungsi yang terkait dalam aktivitas pengendalian persediaan? b. Apa tujuan dengan dilakukan pembagian tugas?
5)
Pemantauan Bagaimana PT. PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan melakukan pemantauan terhadap pengendalian persediaan?
6
2.
Dokumentasi Menurut Gulo, (2002:123) dokumen catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu lalu.Adapundokumen-dokumen yang diperoleh dari PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan adalah berupa lampiran-lampiran mengenai persediaan material.
1.5.3. Teknik Pengolahan Data Dalam penelitian ini data yang sudah dikumpulkan akan dianalisis dengan menggunakan metode deskriptif. “Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki.” (Nazir, 2011 : 58)
Data yang sudah dikumpulkan dalam penelitian ini yaitu lingkungan pengendalian,
penaksiran
resiko,
informasi
dan
komunikasi,
aktivitas
pengendalian, dan pemantauan terhadap persediaan material pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Paya Pasir Medan, kemudian dibandingkan dengan komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Dengan melakukan perbandingan tersebut maka perumusan masalah dapat terjawab.
7
1.6
Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir
Penyusunan penulisan laporan tugas akhir yang diberikan kepada penulis adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Bulan / Minggu No.
Kegiatan
April
Mei
3 4 1
2 3
Juni 4 1
2 3
Juli 4 1
2 3 4
Agustus 1 2
1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi dan Analisa Data 4 Menyusun Konsep Laporan 5 Konsultasi pada Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir 7 Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan
Sumber : Pedoman Penulisan Tugas Akhir Jurusan Akuntansi Polmed, 2014
3 4
