EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN PADA PT. JASA RAHARJA (PERSERO)
Oxy Ever Hesky Tamboto Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No 27, Kebon Jeruk
[email protected] Komar Darya, Drs., Ak., MM
ABSTRACT The purpose of this study is to determine works of internal control of payroll system in PT. JASA RAHARJA (persero) and to determine whether the internal control system implemented by the company's payroll has been quite effective. This research is a descriptive study using primary data such as interviews with the company and collected data from organizational structure. Data was collected using observation and interviews. These results indicate that the internal control system implemented by PT JASA RAHARJA (Persero) to handle payroll are sufficient to help the company's management. This is a good thing because the company employs a staff of various levels and give a reward for their services in the form of salaries and because of that company must have an effective system of internal control. Keyword : internal control, payroll, effectiveness
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan pada PT JASA RAHARJA (Persero) dan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian yang diterapkan oleh perusahaan telah berjalan cukup efektif. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT JASA RAHARJA (Persero) untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan. Hal ini baik karena perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan memberikan imbalan atas jasa mereka berupa gaji dan upah yang mendukung perusahaan harus memiliki sistem pengendalian intern yang efektif. Kata kunci : pengendalian internal, penggajian, efektifitas
PENDAHULUAN Dengan berjalannya waktu, maka tidak dapat dipungkiri bahwa dunia pekerjaan semakin keras diiringi dengan perkembangan IPTEK yang semakin pesat dan juga persaingan yang semakin ketat. Hal tersebut menjadi pemicu bagi perusahaan-perusahaan yang ada untuk bisa mengimbanginya agar tetap eksis dan bersaing dengan perusahaan lainnya. Sehingga setiap perusahaan dituntut untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan seefektif mungkin. Hal ini mendorong perusahaan untuk bekerja lebih professional, teliti dan beroperasi dalam skala besar. Tujuan utama para pengusaha dalam mendirikan perusahaan adalah untuk mencari keuntungan atau laba yang besar agar perusahaan dapat terus beroperasi, untuk mewujudkan hal tersebut maka perlu didukung dengan tenaga kerja yang potensial & berkompeten. SDM harus menjadi perhatian yang serius bagi manager dalam rangka pemenuhan tujuan dan totalitas kerja & kinerja perusahaan. Konsekuensinya perusahaan harus memberikan gaji dan upah yang layak, benar dan tepat pada waktunya sesuai dengan pengorbanan, kerja dan kinerja karyawan yang telah diberikan kepada perusahaan. System penggajian dan pengupahan harus ditunjang dengan pengendalian intern yang baik. Pengendalian intern yang baik adalah pengendalian yang dapat menjamin kekayaan perusahaan, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan manajemen. Dengan adanya pengendalian intern yang baik pada suatu perusahaan maka tindakan-tindakan yang sering merugikan pihak perusahaan, sperti kecurangan-kecurangan dari pihak yang tidak bertanggung jawab serta memanipulasi gaji dan upah yang seharusnya dibayarkan kepada kariawan dapat di perkecil, sehingga perusahan dapat meningkatkan mutunya dan mencapai tujuan yang diharapkan. Di dalam kegiatan operasi perusahaan sering terjadi beberapa keadaan yang tidak sesuai dengan system pengendalian intern yang menyangkut prosedur penggajian dan pengupahan, seperti adanya perangkapan tugas dan tanggung jawab di bagian penggajian, sekretaris direksi ikut terlibat dalam kegiatan fungsi penggajian, perhitungan upah karyawan non staff yang tidak berdasarkan jumlah hari , jumlah jam kerja, atau jumlah produk yang dihasilkan. Dengan melihat pada uraian yang telah dijelaskan, pentingnya sistem akuntansi atas penggajian dan pengupahan dalam dunia usaha serta pentingnya peranan fungsi pengendalian intern pada perusahaan, maka penulis mengambil bidang ini dalam penulisan skripsi yang berjudul “ EVALUASI PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENGGAJIAN PADA PT. JASA RAHARJA “
METODE PENELITIAN Metodologi dalam penelitian ini dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1.
Penelitian Kepustakaan Penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data secara tertulis mengenai penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan menelaah buku-buku, literature, dan tulisan-tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian.
2.
Penelitian Lapangan Pengamatan langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan data dan informasi yang lebih akurat. Dalam studi lapangan ini, digunakan tiga metode, yaitu : 1. Wawancara Suatu metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara terhadap karyawan dan pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian. 2. Observasi Suatu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian. 3. Dokumentasi
Metode yang mempelajari dokumen tertulis yang berkaitan dengan sistem infomasi pada PT Jasa Raharja.
HASIL DAN BAHASAN 1.
Evaluasi atas prosedur absensi Kondisi dari prosedur absensi dari PT. JASA RAHARJA (persero) adalah dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Prosedur pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui jumlah jam kerja karyawan yang sebenarnya, sebagai dasar perhitungan gaji yang masuk pada gaji married setiap bulannya. Prosedur absensi ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengetahui apakah karyawan pada PT JASA RAHARJA datang tepat waktu atau tidak, pulang lebih awal atau lembur. Walaupun jam lembur itu tidak termasuk hitungan/ tidak mendapat kompensasi dan bonus karena di dasarkan pada loyalitas karyawannya sendiri. Melalui absensi ini juga perusahaan dapat mengetahui karyawan-karyawan yang rajin atau tidak, dimana hal ini menjadi tolak untuk penilaian keaktifan karyawan dan menjadi penentu/dasar kenaikan jabatan serta pemberian sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran prosedur absensi. Adapula kriteria pengedalian internal yang baik pada perusahaan tersebut adalah setiap karyawan yang masuk kerja dan hendak pulang harus melakukan absen, karena dengan adanya absen tersebut dapat menentukan besarnya gaji karyawan yaitu berpengaruh pada gaji married. Pada PT. JASA RAHARJA (PERSERO) karyawan yang melanggar peraturan absensi selain dilakukan pemotongan gaji, akan di di berikan sanksi tidak mendapat uang makan pada hari dia melakukan pelanggaran. Adapun besar pemotongan absensi terhadap gaji married; Cuti sakit/hamil, melahirkan 2,00% per hari ; Izin 2,50% per hari ; Sakit dengan keterangan dokter 2,00% per hari ; Sakit tanpa keterangan dokter 3,00% per hari ; Mangkir 4,50% per hari. Absensi dilakukan dengan mendeteksi sidik jari dari tiap karyawan. Hal ini dilakukan pada saat datang dan pulang kerja. Semua data hasil tapping karyawan masuk kedalam data base server dari tiap divisi. Data di input berdasarkan tanggal per hari. Dari bagian penggajian, data diolah kemudian di upload masuk ke dalam database aplikasi “armes” , di print untuk menjadi catatan bagian penggajian.
2.
Evaluasi Prosedur Cuti Prosedur cuti yang diterapkan oleh perusahaan sendiri adalah lewat pengisian form ketidakhadiran ditandai dengan tanda tangan dari pegawai yang bersangkutan serta atasannya menurut divisi yang membidanginya. Hak cuti pegawai adalah 12 hari dalam 1 tahun. Pengedalian terhadap prosedur cuti Menurut analisa yang dilakukan oleh penguji, prosedur cuti sudah merupakan hak paten dan prosedurnya sudah ditetapkan berdasarkan keputusan direksi / Undang-undang dari PT. JASA RAHARJA (PERSERO) sendiri jadi tidak perlu dilakukan perubahan pada proses cuti. Dan cuti adalah hak dari tiap karyawan agar karyawan tidak stress dalam kerjanya.
3.
Evaluasi prosedur pembuatan dan perhitungan daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji yang berisi penghasilan yang menjadi hak dan potongan beban setiap karyawan selama jangka pembayaran gaji. Perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan yang diperoleh dari divisi SDM dengan menggunakan surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir dan surat permintaan cuti. Bagian penggajian melakukan perhitungan atas absensi. Jika bagian penggajian sudah mengecek kebenaran waktu kehadiran maka bagian penggajian membuat rekapitulasi daftar gaji karyawan tetap maupun harian sesuai dengan format yang sudah ada. Setelah rekapitulasi daftar gaji selesai maka pimpinan personalia mengotorisasi rekap daftar gaji tersebut dan diterusakan ke bagian akuntansi untuk dilakukan pemeriksaan ulang.
Dalam perhitungan gaji karyawan dihitung berdasarkan kesepakatan antara divisi SDM dan calon karyawan. Gaji pokok yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan pemerintah yaitu upah minimum pegawai (UMP). Untuk karyawan bawah sampai level pimpinan departemen disamakan dengan menggunakan UMP, hanya yang berbeda pemberian poin service dan tunjangan-tunjangan lainnya. Adapun komponen gaji PT JASA RAHARJA biasa di sebut dengan “take home pay”. “take home pay” terdiri dari 3 yaitu • GDP (Gaji Dasar Pensiun) / PhDP (Penghasilan Dasar Pensiun) 1. GPK (Gaji Pokok Karyawan) besar nilai GPK sudah paten sesuai keputusan direksi dan perbedaan besar nilai sesuai kedudukan tingkat golongan. 2. MKE (Masa Kerja Efektif) MKE ialah waktu efektif karyawan dalam menjalankan pekerjaannya dan MKE di nilai berdasarkan penilaian yang di lakukan kepala divisi. Perhitungan Nilai MKE ialah 2% x Masa kerja Efektif x GPK (Gaji Pokok Karyawan) 3. MKJ (Masa Kerja Jabatan) MKJ dinilai sesuai jabatan karyawan. Perhitungan MKJ ialah 1% x masa kerja jabatan x GPK (Gaji Pokok Karyawan) 4. TKU (Tunjangan kemahalan umum) TKU adalah bentuk tunjangan berdasarkan keputusan direksi. Penghitungan TKU ialah 25% x GPK (Gaji Pokok Karyawan) •
merit 1. Gaji nikah dasar Gaji yang diberikan untuk karyawan yang sudah menikah. Nilainya sudah paten berdasarkan SK PT. JASA RAHARJA (PERSERO) 2. IKD (Index Kesulitan Daerah) / IDB ( Index Daya Beli) Besaran IKD sudah paten berdasarkan kajian UI dan LITBANG thn 2002 3. REWARD Factor hasil kerja menjadi syarat mutlak bagi pemberian reward sehingga apabila hasil kerja tidak mencapai nilai standart, maka pegawai yang bersangkutan tidak dapat di berikan reward. Dan apabila prestasi hasil kerja mencapai standart namun TNK ( Total Nilai Kerja )
• Tunjangan umum Besaran di tentukan oleh laporan direksi pertingkat jabatan Pengedalian terhadap prosedur perhitungan gaji Berdasarkan penjelasan atas prosedur pembuatan rekap daftar gaji memiliki kebaikan dalam pengendalian internal yaitu pemisahan tugas antara bagian penggajian dengan bagian akuntansi. perusahaan dapat berjalan dengan lancar maka ada pembagian tugas yang jelas antara fungsi akuntansi dengan fungsi penggajian. Dimana bagian Payroll memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pencatatan waktu hadir karyawan, mengelola penggajian dan pelaporan kegiatan penggajian sedangkan bagian Accounting memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh bagian personalia, melakukan pembukuan atas transaksi keuangan perusahaan dan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan. Selain itu Berdasarkan pengendalian yang baik dalam prosedur pemeriksaan daftar gaji harus dilampirkan dokumen yang lengkap dimana dokumen tersebut menunjukan bahwa : 1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. 2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang. 3. Data yang dipakai sebagian besar sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang 4. Perkalian dan penjumlahan yan g tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya. 4.
Evaluasi prosedur pembayaran gaji Setelah dokumen FPPT ( Formulir Permintaan Pembayaran Transaksi) dicetak, form diteruskan untuk ditandan-tangani oleh
• yang mengajukan anggaran ( kepala seksi) • pemegang anggaran ( kepala urusan ) • otorisasi anggaran ( kepala divisi) dokumen dimasukan dalam arsip SDM. Daftar gaji dan rekap serta FPPT dikirim ke divisi keuangan. FPPT tersebut ditanda tangani oleh kepala urusan sebagai verifikator dan kepala divisi Keuangan sebagai pengesah. Kemudian diteruskan kepada Direktur Keuangan. Gaji ditransfer lewat bank. Pengendalian internal prosedur pembayaran gaji. Langkah yang diambil oleh perusahaan dalam pembayaran gaji yang dilakukan melaiui transfer merupakan salah satu langkah yang dibuat perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa keuntungan yang diperoleh para karyawan dan perusahaan. . Adapun keuntungan yang dapat diperoleh karyawan adalah berkurangnya resiko kehilangan uang gaji mereka akibat kemungkinan timbulya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kecopetan dan resiko lainnya. Dengan adanya pembayaran uang gaji melalui transfer ini keamanan akan lebih terjamin. Sedangkan keuntungan bagi perusahaan dengan adanya pembayaran gaji melalui transfer i n i adalah perusahaan akan lebih aman dalam penyediaan uang gaji, karena perusahaan tidak perlu menyediakan dana atau uang cash dan juga dapat mengurangi resiko kesalahan pembayaran gaji yang mungkin lebih kecil atau besar dari pada yang seharusnya sehingga akan mempengaruhi kas perusahaan.. Dengan adanya transfer ini, maka pembayaran atas gaji dapat dilakukan dengan lebih cepat dan aman dibmdingkan dengan pembayaran gaji yang dilakukan secara cash langsung kepada karyawan. Melalui transfer juga lebih menghemat waktn pegawai untuk menghitung uang, memasukan uang kedalam amplop setiap karyawan yang mungkin saja terjadi kekeliruan baik dalam perhitungan maupun kesalahan dalam pemasukan uang kedalam amplop karyawan, serta menghemat waktu untuk membagikan uang cash t e r s e b u t yang rawan terhadap pencurian, kehilangan dan kesalahan. Dengan adanya transfer ini, efektifitas dari proses pembayaran gaji dapat ditingkatkan, lebih mudah dan praktis. Pengedalian internal terhadap pembayaran gaji perusahaan dinilai telah berkompeten karena perhitungan yang dilakukan bagian penggajian dengan memeriksa kembali data-data baik itu kehadiran mapun factor-faktor yang meningkatkan TNK (Total Nilai Kerja) karyawan menunjukan kontrol yang baik dalam rangka mencegah terjadinya kesalahan maupun kecurangan yang mungkin terjadi baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam melaksanakan proses pembayaran gaji, PT. JASA RAHARJA (persero) telah melaksanakan pengendalian fisik yang cukup memadai yang di mulai dari pengawasan pencatatan waktu hadir, verifikasi data, prosedur cuti hingga gaji di bayarkan kepada karyawan. Gaji dibayarkan ke karyawan dengan menggunakan aplikasi atau menggunakan sistem payroll package sehingga memudahkan bank untuk mentrasfer gaji ke setiap karyawan
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil pembahasan yang dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan bahwa Pengendalian internal terhadap sistem penggajian perusahaan secara umum sudah memadai namun ada beberapa evaluasi yang sekiranya perlu di tinjau kembali. Efektivitas prosedur pengendalian internal terhadap penggajian PT. JASA RAHARJA (persero) sudah baik karena sudah sistematis dan terstruktur dengan baik. Pada intinya Pengelolaan Perseroan secara sehat dan beretika merupakan tekad bersama untuk meningkatkan kinerja dan membentuk citra perusahaan yang baik Berikut adalah jabaran fakta yang mendukung pengendalian internal perusahaan telah memadai : 1. PT. JASA RAHARJA (persero) memiliki stuktur organisasi yang mencerminkan garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan sehingga setiap karyawan dapat memahami tugas dengan jelas. 2. Adanya otorisasi yang jelas atas perhitungan daftar gaji dan pembayaran gaji karyawan
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Adanya otorisasi penerimaan dan pemberhentian karyawan, tariff pembayaran, perubahan gaji dan kegiatan kepegawaian. Menggunakan dokumen yang lengkap atas transaksi penggajian Pencatatan waktu hadir menggunakan mesin pencatat waktu ARMES Perhitungan gaji dilakukan berdasarkan gaji take home pay dan perhitungan dilakukan oleh bagian penggajian berdasarkan klasifikasi pegawai dan kehadiran Potongan gaji didasarkan pada waktu kehadiran (keterlambatan) pegawai. Absensi menggunakan scan sidik jari sehingga menghindari terjadinya kecurangan seperti titip absen. Pencairan dana gaji dilakukan melalui payroll package
Walaupun pengendalian internal perusahaan telah memadai , masih terdapat kekurangan yang perlu dievaluasi kembali. Kelemahan atas pengendalian internal dalam sistem penggajian pada PT. JASA RAHARJA adalah ; 1. Pencatatan atas gaji dilakukan sepenuhnya oleh bagian penggajian sehingga bagian penggajian bisa saja memanipulasi data keuangan yaitu dengan perubahan dokumen lewat penambahan dan pengkalian nominal gaji karyawan. 2. Tidak adanya balas jasa atau reward bagi karyawan yang bekerja lembur 3. Tidak ada absen pada saat istirahat makan siang. Hal ini membuat karyawan dapat mengulur-ngulur waktu tanpa memperhatikan jam kerja Saran Untuk meminimalkan kelemahan yang terjadi, saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis antara lain: 1. Harus adanya penghitungan kembali data gaji karyawan contohnya oleh divisi keuangan Pemberian wewenang sepenuhnya terhadap bagian penggajian tanpa otorisasi/pengecekan lebih lanjut dari pihak lain membuat besarnya peluang terjadi kecurangan dalam hal manipulasi keuangan yaitu lewat penjumlahan besaran gaji karyawan. 2. Memberikan reward bagi karyawan yang bekerja lembur dalam rangka memberikan hak karyawan atas kerjanya sehingga loyalitas pun bertambah. 3. Perusahaan sebaiknya memberlakukan absen sebelum dan setelah istirahat makan siang. Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan keluar atau istirahat lebih cepat dan kembali ke kantor lebih lambat 4. Saran yang dapat diberikan dalam proses perhitungan dan pembayaran gaji adalah harus disertai dokumen yang lengkap atas pemeriksaan daftar gaji karyawan dimana Staff Payroll Accounting melakukan pengecekan atas rekap gaji antara lain sebagai berikut; • Status ataupun ranking karyawan apakah sudah benar jika ada perubahan maka harus ada bukti berupa surat keputusan pengangkatan karyawan atau kenaikan ranking karyawan. • Masa kontrak karyawan khusus untuk karyawan yang masih dalam status kontrak, apakah kontraknya sudah habis atau belum. • Memeriksa apakah gaji yang dibayarkan telah sesuai dengan ranking karyawan yang bersangkutan • Adanya rekap daftar hadir karyawan untuk memastikan bahwa perhitungan jam kerja karyawan sudah tepat
REFERENSI Boynton, William C (2007). Modern Auditing: Assurance Services and the Integrity of Financial Reporting, 8th Edition. Wiley. Romney, Marshall B. Steinbart, Paul J. (2011) Accounting Information Systems 12th edition. Pearson. Carl Warren, James Reeve dan Fess, Philip. 2008. Pengantar akuntasi. Salemba empat. Jakarta
James, A. Hall. (2007). Accounting Information System, 4th edition, Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos, Salemba Empat, Jakarta.
Arens, A. A. & James K . L . Alih bahasa oleh Pendekatan Terpadu e d i s i 8 . Jakarta. Salemba empat
Amir
Abadi
Jusuf
(2003). Auditing:
Mulyadi. 2008. Sistem akuntansi. Salemba Empat. Jakarta Sembiring, L. W. (2008). Sistem Informasi Akuntansi jilid I. Graha ilmu. jakarta DRS. Narko, M.M., AKT. (2007) Sistem akuntansi. Yayasan pustaka nusatama, Yogakarta. Narko. (2002). Sistem Akuntansi dilengkapi dengan soal jawab. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Hery. (2009). Akuntansi Keuangan Menengah 1. Bumi Aksara. Jakarta
RIWAYAT PENULIS Oxy Ever Hesky Tamboto lahir di Manado pada 3 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Bisnis jurusan Akuntansi pada tahun 2013
