BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENGGAJIAN PADA PT. JASA RAHARJA (PERSERO)
Sebagai perusahaan besar (BUMN) yang merupakan perusahaan publik dan tercatat di Bursa Efek Indonesia, PT. JASA RAHARJA (persero) dinilai perlu mengevaluasi kerja dan kinerja perusahaan, bagaimana meningkatkan kelebihan dan memperkecil kekurangan khususnya dalam prosedur penggajian. Sesuai dengan uraian yang telah dijelaskan mengenai teori tentang komponen pengendalian internal pada Bab 2 yaitu mengenai pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), terdapat (lima) komponen pengendalian internal yang saling terkait. Untuk dapat memperoleh pengendalian yang baik dan dapat berjalan secara efektif, komponenkomponen dari pengendalian internal tersebut harus menjadi dasar dan patokan dalam rangka mengawasi dan menjaga kerja dan kinerja dari perusahaan itu sendiri. Berikut adalah Komponen-komponen pengendalian menurut COSO:
4.1 Lingkungan pengendalian (Control Environment)
1. Integritas dan Nilai-Nilai Etik Atasan menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan
mempraktekkan
standar
yang
tinggu
dari
perilaku
etis,
mengkomunikasikan ke semua karyawan. Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang berlatar kurang baik dan memberikan penekanan
kepada karyawan untuk mengurangi resiko individu melakukan tindakan tidak jujur dan tidak etis Pada PT. JASA RAHARJA (persero), Dewan Direksi menjunjung tinggi adanya kejujuran dan disiplin waktu dan mengharapkan karyawan untuk dapat melakukan hal yang sama. Dewan Direksi akan memberikan perlakuan yang pantas/punishment terhadap setiap pelanggaran yang dilakukan karyawannya. Selain itu, peraturan mengenai kode etik dan kententuan dalam perusahaan sudah diatur dalam undang-undang yang tertuang dalam surat keputusan direksi. Hal menjadi tolak ukur bagi stakeholders karena adanya Code of Corporate Governance yang digunakan oleh organ korporasi untuk meningkatkan
keberhasilan
usaha
dan
akuntabilitas korporasi guna
mewujudkan nilai Pemegang Saham dalam jangka panjang dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholderslainnya, berlandaskan peraturan perundangan dan nilai-nilai etika. Good Corporate Governance pada dasarnya merupakan suatu sistem (input, Proses, output) dan seperangkat peraturan yang mengatur hubungan antara berbagai pihak yang kepentingan (stakeholders) terutama dalam arti sempit hubungan antara pemegang saham, dewan komisaris, dan dewan direksi demi tercapainya tujuan perusahaan. Good Corporate Gorvernance dimasukkan untuk mengatur hubungan-hubungan ini dan mencegah terjadinya kesalahakesalahan signifikan dalam strategi perusahaan dan untuk memastikan bahwa kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat di perebaiki dengan segera. Penertian ini dikutip dari buku Good Corporate Governance pada badan usaha manufaktur, perbankan dan jasa keuangan lainnya
Code ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman atau acuan bagi Komisaris, Direksi dan seluruh jajaran Peseroan bagi pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance)di lingkungan PT Jasa Raharja (Persero) dan anak perusahaan yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja (Persero).
2. Komitment dan Kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, tiap karyawan pada tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, pelatihan, pengalaman yang dimiliki. Karyawan PT. JASA RAHARJA (persero) adalah orang-oarang yang berkompeten. PT. JASA RAHARJA (persero) mempertimbangkan keahlian, pendidikan serta pengalaman yang dimiliki calon karyawan dalam merekrut karyawan.
Selain itu, adanya pelatihan selama beberapa hari untuk
memberikan kesiapan bagi setiap calon karyawan. Pelatihan ini dinilai merupakan sebuah sarana untuk menilai apakah calon karyawan tersebut memiliki komitment terhadap perusahaan dan memiliki kompetensi untuk bekerja. Calon karyawan dapat mengundurkan diri dari sesi pelatihan jika merasa tidak mampu untuk memenuhi hal tersebut. Pengendalian internal: untuk terus meningkatkan kompetensi yang ada pada karyawan, maka dapat diadakan pelatihan dan pembelajaran. Adanya rotasi pekerjaan juga merupakan tindakan yang baik untuk meningkatkan keahlian
karyawan sehingga tidak hanya memiliki satu keahlian saja serta memperkecil adanya resiko kecurangan yang dapat dilakukan karyawan.
3. Struktur Organisasi Stukur Organisasi yang jelas dalam pembagian tugas dan wewenang serta sistematis merupakan salah satu yang mendukung terciptanya suatu pengendalian intern yang baik, sehingga kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dapat ditemukan pada tahap dini dan dapat segera ditanggulangi. Pengendalian internal: Dalam struktur organsasi PT. JASA RAHARJA (PERSERO) telah menunjukan adanya pembagian tugas dan wewenang sehingga tidak adanya perangkapan tugas.
STRUKTUR ORGANISASI PENGGAJIAN PT. JASA RAHARJA (persero)
Direktur Keuangan
Divisi SDM
Divisi akuntansi
Bagian penggajian
Bagian pencatatan
4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab. Wewenang dan tanggungjawab mencakup penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitasaktivitas dibebankan dan harus diketahui oleh setiap karyawan bahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lain dalam pencapaian tujuan. Berikut adalah wewenang dan tanggung jawab badan organisasi perusahaan; Organ utama •
Pemegang Saham: diatur tentang hak Pemegang Saham, kewenangan Pemegang Saham, akuntabilitas, RUPS.
•
Komisaris: diatur tentang kualifikasi, jumlah, komposisi, tugas dan tanggung jawab, hak dan kewenangan, rapat Komisaris, Komisaris independen, perangkapan jabatan, Komite Komisaris, konflik kepentingan, program pengenalan, sekretaris Komisaris.
•
Direksi:
diatur
tentang
tugasdantanggungjawab,
hak
kualifikasi, dan
jumlah,
kewenangan,
komposisi,
rapat
direksi,
perangkapan jabatan, pengambilan keputusan, RJPP, RKAP.
Organ Pendukung •
Komite Audit : tugas dan kewajiban, hak dan kewenangan, keanggotaan
•
Sekretaris perusahaan: persyaratan jabatan, tugas dan tanggungjawab
•
Satuan Pengawas Intern : bekerja sesuai dan berdasarkan Piagam Internal Audit.
•
Auditor eksternal: harus bebas dari pengaruh, merahasiakan informasi yang diperoleh
Dalam hal ini, Pengendalian internal yang perlu dilakukan ialah perusahaan harus melakukan pemantauan terhadap kerja dan kinerja tiap karyawan dan menjadikan itu patokan dalam penyusunan/revisi yaitu mengganti yang tidak perlu dan menambahkan kebijakan-kebijakan baru yang dinilai dapat meningkatkan kerja dan kinerja untuk mencapai tujuan.
5. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia.
Agar pengendalian internal efektif, penerapan kebijakan dan prosedur sumberdaya manusia penting untuk dilakukan. Kebijakan dan prosedur sumberdaya yang diterapkan akan menjamin bahwa personel memiliki integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan. Hal itu mencakup kebijaka perekrutan dan preses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik,
kebijakan
pelatihan
yang
mengkomunikasikan
peran
dan
tanggungjawab karyawan, tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran perilaku yang diharapkan, program kompensasi yang memotivasi, pemberian penghargaan atas kinerja tinggi serta punishment apabila melakukan pelanggaran.
Klasifikasi Pegawai di PT Jasa Raharja (Persero) terdiri dari;
1. Pegawai Harian Organik (PHO) 2. Calon Pegawai (CP) 3. Pegawai tetap (PT) Penggajiannnya adalah sebagai berikut : 1. PHO = 80% X ( Gaji Dasar Pensiun + Merit + Tunjangan Umum ) 2. CP = (80% X Gaji Dasar Pensiun) + Merit + Tunjangan Umum 3. PT = Gaji Dasar Pensiun + Merit + Tunjangan Umum
Perekrutan karyawan pada PT. JASA RAHARJA (persero) dilakukan dan diawasi oleh Lembaga Manjemen Fakultas Ekonomi UI Salemba. Perekrutan dilakukan di luar perusahaan untuk mendapatkan SDM yang berkompeten dalam bidangnya. Faktor pemberian gaji turut mendukung dan diberikan sesuai golongan-nya. Dalam rangka memperkerjakan karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya dan disertai dengan pendidikan dan pengalaman , maka penulis menganjurkan adanya rotasi karyawan dan pemberian kompensasi yang layak. Pelatihan juga diperlukan bagi karyawan baru agar karyawan
tersebut
mengerti
dan
memiliki
pengetahuan
bagaimana
menyelesaikan tugasnya dengan baik , serta untuk menambah pengetahuan karyawan.
4.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Penilaian Risiko harus meliputi pertimbangan risiko yang dihubungkan dengan risiko yang terdapat dalam pelaporan keuangan. Penilaian resiko juga harus meliputi pertimbangan mengenai risiko yang berhubungan dengan teknologi informasi. Penilaian risiko juga harus mencakup pertimbangan khusus atas risiko yang dapat
muncul dari perubahan kondisi seperti: perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau dimodifikasi, pertumbuhan yang cepat, teknologi baru, lini, produk atau aktivitas baru, restrukturisasi perusahaan, operasi diluar negri, pernyataan akuntansi. PT. JASA RAHARJA (persero) memiliki divisi penelitian, pengembangan dan manajemen resiko yang bertugas untuk menganalisa resiko-resiko yang sedang dan akan di hadapi oleh perusahaan. Menurut survey yang dilakukan penulis, Risiko spekulatif lebih lanjut dapat dijelaskan sebagai berikut : Industri asuransi PT. JASA RAHARJA (persero) sendiri hadir karena adanya risiko. Fungsi risk transfer dan risk sharing yang dijalankan asuransi, menjadikan aktifitas keseharian perusahaan asuransi adalah mengelola risiko pihak lain. Dalam hal penggajian, resiko yang dihadapi oleh perusahaan sendiri ialah Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, bagian penggajian harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.
4.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas penggajian PT. JASA RAHARJA (persero) antara lain : 1. Evaluasi atas prosedur absensi
Kondisi dari prosedur absensi dari PT. JASA RAHARJA (persero) adalah dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Prosedur pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui jumlah jam kerja karyawan yang sebenarnya, sebagai dasar perhitungan gaji yang masuk pada gaji married setiap bulannya. Prosedur absensi ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengetahui apakah karyawan pada PT JASA RAHARJA datang tepat waktu atau tidak, pulang lebih awal atau lembur. Walaupun jam lembur itu tidak termasuk hitungan/ tidak mendapat kompensasi dan bonus karena di dasarkan pada loyalitas karyawannya sendiri. Melalui absensi ini juga perusahaan dapat mengetahui karyawan-karyawan yang rajin atau tidak, dimana hal ini menjadi tolak untuk penilaian keaktifan karyawan dan menjadi penentu/dasar kenaikan jabatan serta pemberian sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran prosedur absensi. Adapula kriteria pengedalian internal yang baik pada perusahaan tersebut adalah setiap karyawan yang masuk kerja dan hendak pulang harus melakukan absen, karena dengan adanya absen tersebut dapat menentukan besarnya gaji karyawan yaitu berpengaruh pada gaji married. Pada PT. JASA RAHARJA (PERSERO) karyawan yang melanggar peraturan absensi selain dilakukan pemotongan gaji, akan di di berikan sanksi tidak mendapat uang makan pada hari dia melakukan pelanggaran. Adapun besar pemotongan absensi terhadap gaji married; Cuti sakit/hamil, melahirkan
2,00% per hari ;
Izin
2,50% per hari ;
Sakit dengan keterangan dokter
2,00% per hari ;
Sakit tanpa keterangan dokter
3,00% per hari ;
Mangkir
4,50% per hari.
Absensi dilakukan dengan mendeteksi sidik jari dari tiap karyawan. Hal ini dilakukan pada saat datang dan pulang kerja. Semua data hasil tapping karyawan masuk kedalam data base server dari tiap divisi. Data di input berdasarkan tanggal per hari. Dari bagian penggajian, data diolah kemudian di upload masuk ke dalam database aplikasi “armes” , di print untuk menjadi catatan bagian penggajian. Evaluasi Prosedur Cuti a. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.
b. Jenis cuti
1. Cuti Tahunan
1. Diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah bekerja sekurangkurangnya 1 (satu) tahun secara terus menerus (termasuk calon pegawai negeri sipil); 2. Lamanya 12 (dua belas) hari kerja dan tidak dapat dipecah-pecah kurang dari 3 (tiga) hari kerja; 3. Cuti tahunan yang akan dijalankan di tempat yang sulit perhubungannya jangka waktu cuti selama 14 (empat belas) hari termasuk hari libur;
4. Cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 (delapan belas) hari kerja termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan; 5. Tidak diambil lebih dari 2 (dua) tahun berturut-turut, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24 (dua puluh empat) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.
2. Cuti Besar
1. Diberikan kepada pegawai negeri sipil yang bekerja sekurangkurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus, dengan lama cuti 3 (tiga) bulan termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan; 2. Pegawai negeri sipil yang menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan; 3. Pegawai negeri sipil yang mengambil cuti besar kurang dari 3 (tiga) bulan, maka sisa cuti besar yang menjadi haknya hapus; 4. Selama menjalankan cuti besar, pegawai negeri sipil yang bersangkutan menerima penghasilan penuh kecuali tunjangan jabatan pimpinan; 5. Cuti besar dapat digunakan oleh pegawai negeri sipil untuk memenuhi kewajiban agama.
3. Cuti Sakit
1. Pegawai negeri sipil yang sakit selama 1 (satu) atau 2 (dua) hari memberitahukan kepada atasannya secara tertulis;
2. (b) Pegawai negeri sipil yang sakit lebih dari 2 (dua) hari sampai dengan 14 (empat belas) hari berhak cuti sakit , dengan ketentuan mengajukan permintaan secara tertulis dengan melampirkan surat keterangan dokter pemerintah/swasta; 3. Pegawai negeri sipil yang sakit lebih dari 14 (empat belas) hari harus mengajukan permintaan cuti sakit secara tertulis dengan melampirkan surat keterangan dokter pemerintah/swasta; 4. Cuti sakit paling lama 1 (satu) tahun dapat ditambah paling lama 6 (enam) bulan; 5. Pegawai negeri sipil yang telah diberikan cuti sakit selama 1 (satu) tahun 6 (enam) bulan dan belum sembuh, harus diuji kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan (Tim Penguji Kesehatan ):
4. Cuti Bersalin
1. Cuti yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang mengalami persalinan I, II, dan III. Persalinan I dihitung sejak yang bersangkutan menjadi pegawai negeri sipil; 2. Jangka waktu 1 (satu) bulan sebelum persalinan dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan; 3. Untuk persalinan ke IV dan seterusnya,apabila berhak mendapat cuti besar dapat dialihkan untuk cuti persalinan, dan atau cuti diluar tanggungan negara.
5. Cuti karena Alasan Penting
1. Cuti yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dengan alasan salah satu anggota keluarganya (bapak, ibu, isteri/suami, anak, adik, kakak, mertua atau menantu) sakit keras atau meninggal dunia; 2. Untuk mengurus hak-hak dari anggota
keluarganya
yang
meninggal dunia; 3. Melangsungkan perkawinan yang pertama; 4. Lamanya cuti paling lama 2 (dua) bulan, hendaknya ditetapkan sedemikian rupa, sehingga benar-benar hanya untuk waktu yang diperlukan saja.
6. Cuti diluar Tanggungan Negara
1. Cuti yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya selama 5 (lima) tahun secara terus menerus karena alasan mendesak dan penting, contoh pegawai negeri sipil wanita mengikuti suaminya yang tugas di luar negeri; 2. Lama cuti maksimal 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang paling lama 1 (satu) tahun, permintaan perpanjangan harus sudah diajukan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sebelum masa cuti berakhir; 3. Cuti di luar tanggungan negara bukan hak, oleh sebab itu permintaan cuti di luar tanggungan negara dapat dikabulkan atau ditolak oleh pejabat yang berwenang setelah mendapat persetujuan dari Kepala Kantor Regional I Badan Kepegawaian Negara;
4. Pegawai negeri sipil yang menjalankan cuti di luar tanggungan negara dibebaskan dari jabatannya dan jabatan yang lowong segera dapat diisi; 5. Selama menjalankan cuti pegawai negeri sipil yang bersangkutan tidak
memperoleh
penghasilan
dari
negara
dan
tidak
diperhitungkan sebagai masa kerja; 6. Pegawai negeri sipil yang telah selesai menjalankan cuti di luar tanggungan negara wajib melaporkan diri secara tertulis kepada pimpinan instansi induknya,sampai selambat-lambatnya 6 (enam) bulan setelah cuti berakhir, apabila tidak melaporkan diri maka diberhentikan sebagai pegawai negeri sipil dengan hak pensiun; 7. Pegawai negeri sipil yang terlambat melaporkan diri kembali kepada instansi induknya setelah habis menjalankan cuti diluar tanggungan negara,
Prosedur cuti yang diterapkan oleh perusahaan sendiri adalah lewat pengisian form ketidak-hadiran ditandai
dengan tanda tangan dari pegawai yang
bersangkutan serta atasannya menurut divisi yang membidanginya. Hak cuti pegawai adalah 12 hari dalam 1 tahun. Pengedalian terhadap prosedur cuti Menurut analisa yang dilakukan oleh penguji, prosedur cuti sudah merupakan hak paten dan prosedurnya sudah ditetapkan berdasarkan keputusan direksi / Undang-undang dari PT. JASA RAHARJA (PERSERO) sendiri jadi tidak perlu dilakukan perubahan pada proses cuti. Dan cuti adalah hak dari tiap karyawan agar karyawan tidak stress dalam kerjanya.
2. Evaluasi prosedur pembuatan dan perhitungan daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji yang berisi penghasilan yang menjadi hak dan potongan beban setiap karyawan selama jangka pembayaran gaji. Perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan yang diperoleh dari divisi SDM dengan
menggunakan
surat-surat
keputusan
mengenai
pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir dan surat permintaan cuti. Bagian penggajian melakukan perhitungan atas absensi.
Jika bagian
penggajian sudah mengecek kebenaran waktu kehadiran maka bagian penggajian membuat rekapitulasi daftar gaji karyawan tetap maupun harian sesuai dengan format yang sudah ada. Setelah rekapitulasi daftar gaji selesai maka pimpinan personalia mengotorisasi rekap daftar gaji tersebut dan diterusakan ke bagian akuntansi untuk dilakukan pemeriksaan ulang. Dalam perhitungan gaji karyawan dihitung berdasarkan kesepakatan antara divisi SDM dan calon karyawan. Gaji pokok yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan pemerintah yaitu upah minimum pegawai (UMP). Untuk karyawan bawah sampai level pimpinan departemen disamakan dengan menggunakan UMP, hanya yang berbeda pemberian poin service dan tunjangan-tunjangan lainnya. Adapun komponen gaji PT JASA RAHARJA biasa di sebut dengan “take home pay”. “take home pay” terdiri dari 3 yaitu •
GDP (Gaji Dasar Pensiun) / PhDP (Penghasilan Dasar Pensiun)
1. GPK (Gaji Pokok Karyawan) besar nilai GPK sudah paten sesuai keputusan direksi dan perbedaan besar nilai sesuai kedudukan tingkat golongan. 2. MKE (Masa Kerja Efektif) MKE ialah waktu efektif karyawan dalam menjalankan pekerjaannya dan MKE di nilai berdasarkan penilaian yang di lakukan kepala divisi. Perhitungan Nilai MKE ialah 2% x Masa kerja Efektif x GPK (Gaji Pokok Karyawan) 3. MKJ (Masa Kerja Jabatan) MKJ dinilai sesuai jabatan karyawan. Perhitungan MKJ ialah 1% x masa kerja jabatan x GPK (Gaji Pokok Karyawan) 4. TKU (Tunjangan kemahalan umum) TKU adalah bentuk tunjangan berdasarkan keputusan direksi. Penghitungan TKU ialah 25% x GPK (Gaji Pokok Karyawan)
•
merit 1. Gaji nikah dasar Gaji yang diberikan untuk karyawan yang sudah menikah. Nilainya sudah paten berdasarkan SK PT. JASA RAHARJA (PERSERO) 2. IKD (Index Kesulitan Daerah) / IDB ( Index Daya Beli) Besaran IKD sudah paten berdasarkan kajian UI dan LITBANG thn 2002 3. REWARD Factor hasil kerja menjadi syarat mutlak bagi pemberian reward sehingga apabila hasil kerja tidak mencapai nilai standart, maka
pegawai yang bersangkutan tidak dapat di berikan reward. Dan apabila prestasi hasil kerja mencapai standart namun TNK ( Total Nilai Kerja )
•
Tunjangan umum
Besaran di tentukan oleh laporan direksi pertingkat jabatan Pengedalian terhadap prosedur perhitungan gaji Berdasarkan penjelasan atas prosedur pembuatan rekap daftar gaji memiliki kebaikan dalam pengendalian internal yaitu pemisahan tugas antara bagian penggajian dengan bagian akuntansi.
perusahaan dapat berjalan dengan
lancar maka ada pembagian tugas yang jelas antara fungsi akuntansi dengan fungsi penggajian. Dimana bagian Payroll memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pencatatan waktu hadir karyawan, mengelola penggajian dan pelaporan kegiatan penggajian sedangkan bagian Accounting memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh bagian personalia, melakukan pembukuan atas transaksi keuangan perusahaan dan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan. Selain itu Berdasarkan pengendalian yang baik dalam prosedur pemeriksaan daftar gaji harus dilampirkan dokumen yang lengkap dimana dokumen tersebut menunjukan bahwa : 1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang. 3. Data yang dipakai sebagian besar sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang 4. Perkalian dan penjumlahan yan g tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya.
5. Evaluasi prosedur pembayaran gaji Setelah dokumen FPPT
( Formulir Permintaan Pembayaran Transaksi)
dicetak, form diteruskan untuk ditandan-tangani oleh •
yang mengajukan anggaran ( kepala seksi)
•
pemegang anggaran ( kepala urusan )
•
otorisasi anggaran ( kepala divisi)
dokumen dimasukan dalam arsip SDM. Daftar gaji dan rekap serta FPPT dikirim ke divisi keuangan. FPPT tersebut ditanda tangani oleh kepala urusan sebagai verifikator dan kepala divisi Keuangan sebagai pengesah. Kemudian diteruskan kepada Direktur Keuangan. Gaji ditransfer lewat bank. Pengendalian internal prosedur pembayaran gaji. Langkah
yang diambil oleh perusahaan dalam pembayaran gaji
yang dilakukan melaiui transfer merupakan salah satu langkah yang dibuat perusahaan dengan mempertimbangkan diperoleh
para
beberapa
keuntungan
yang
karyawan dan perusahaan. . Adapun keuntungan yang
dapat diperoleh karyawan adalah berkurangnya resiko kehilangan uang
gaji mereka
akibat
diinginkan seperti pembayaran terjamin.
kemungkinan timbulya kecopetan
dan resiko lainnya.
uang gaji melalui Sedangkan
hal-hal
yang
tidak
Dengan adanya
transfer ini keamanan
akan
lebih
keuntungan bagi perusahaan dengan adanya
pembayaran gaji melalui transfer i n i adalah perusahaan akan lebih aman dalam
penyediaan
uang
gaji,
karena
perusahaan tidak
perlu
menyediakan dana atau uang cash dan juga dapat mengurangi resiko kesalahan pembayaran gaji yang mungkin lebih kecil atau besar dari pada yang seharusnya sehingga akan mempengaruhi kas perusahaan.. Dengan adanya transfer ini, maka pembayaran atas gaji dapat dilakukan dengan lebih cepat dan aman dibmdingkan dengan pembayaran gaji yang dilakukan
secara
cash
langsung
kepada
karyawan.
Melalui
transfer juga lebih menghemat waktn pegawai untuk menghitung uang, memasukan uang kedalam amplop setiap karyawan yang mungkin saja terjadi kekeliruan baik dalam perhitungan
maupun kesalahan dalam
pemasukan uang kedalam amplop karyawan, serta menghemat waktu untuk membagikan uang
cash t e r s e b u t
yang rawan terhadap
pencurian, kehilangan dan kesalahan. Dengan
adanya transfer ini,
efektifitas dari proses pembayaran gaji dapat ditingkatkan, lebih mudah dan praktis. Pengedalian internal terhadap pembayaran gaji perusahaan dinilai telah berkompeten karena perhitungan yang dilakukan bagian penggajian dengan memeriksa kembali data-data baik itu kehadiran mapun factor-faktor yang meningkatkan TNK (Total Nilai Kerja) karyawan menunjukan kontrol yang baik dalam rangka mencegah terjadinya kesalahan maupun kecurangan yang mungkin terjadi baik
secara langsung maupun tidak langsung. Dalam melaksanakan proses pembayaran gaji, PT. JASA RAHARJA (persero) telah melaksanakan pengendalian fisik yang cukup memadai yang di mulai dari pengawasan pencatatan waktu hadir, verifikasi data, prosedur cuti hingga gaji di bayarkan kepada karyawan.
Gaji dibayarkan ke karyawan dengan
menggunakan aplikasi atau menggunakan sistem payroll package sehingga memudahkan bank untuk mentrasfer gaji ke setiap karyawan.
4.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan yang terlibat di kegiatan bisnis tersebut mampu memahami kegiatannya berhubungan dengan orang di dalam maupun di luar perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki dokumen/informasi yang lengkap dan valid mengenai kegiatan bisnisnya dan harus menyampaikan informasi tersebut dengan melaksanakan komunikasi yang baik. Sehingga dapat diperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk memungkinkan penyajian yang tepat di laporan keuangan dan pengungkapan yang diperlukan. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan
nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betulbetul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.
Dalam komunikasi proses penggajian PT. JASA RAHARJA (persero) diindentifikasi dan adanya pencatatan transaksi khususnya dalam penggajian valid berdasarkan dokumen-dokumen pendukung dan otorisasi dari kepala Divisi. Sehingga apabila ada kesalahan dapat di telusuri jejaknya. Dokumen yang digunakan berupa FPPT (Formulir Permintaan Pembayaran Transaksi) serta catatan akuntansi atas kegiatan penggajian.
4.5 Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan, melalui pengevaluasian periodik. Dari hasil pemantauan maka dapat diketahui kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat mencari solusi perbaikan. Pemantauan kerja dan kinerja PT. JASA RAHARJA (persero) sendiri sudah memadai karena adanya peninjauan auditor dan kinerja keuangan dilakukan oleh Satuan Pengawas Intern perusahaan. Selain itu Direktur khususnya divisi umum memantau
A. Kelancaran dan ketertiban pelaksanaan pekerjaan serta pengaman sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. B. Tersedianya sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang sesuai kebutuhan dan kemampuan Perusahaan. C. Kelancaran pengadaan sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang. D. Terselenggaranya semua aktivitas penunjang kegiatan operasional di Kantor Pusat. E. Keamanan dan ketertiban perusahaan di lingkungan Kantor Pusat. pengendalian internal dari segi pemantauan sudah jelas baik dari kinerja, bagian keuangan khususnya maupun pemantauan kerja dari perusahaan itu sendiri.
Berdasarkan
identifikasi
masalah/dasar
dari
penelitian
penulis,
Pengendalian internal terhadap sistem penggajian perusahaan sudah memadai namun ada beberapa evaluasi yang sekiranya perlu di tinjau kembali. Efektivitas prosedur pengendalian internal terhadap penggajian PT. JASA RAHARJA (persero) sudah baik karena sistematis dan terstruktur dengan baik. Pada intinya Pengelolaan Perseroan secara sehat dan beretika merupakan tekad bersama untuk meningkatkan kinerja dan membentuk citra perusahaan yang baik
