INTERN EVALUASIATASSISTEMPENGENDALIAN TERHADAPSISTEMAKUNTANSIPENGGAJIAN YANG BERBASISKOMPUTER Junus Pakpahan*
Ro/esof internalcontrolin payroll systemare to manage amount of Absfract sa/ariesand wages fo be paid to employeesand laborsand fix the sum paid to those who are entitledto recelve it '\rtcther role I'sfo avoid paying fictive employees. To make regulations of internal controleffectivein the payroll system,it should be computerizedin order to facilitate preciseand accurate.ln accountingsysfem there are many of functions according to the payroll system such as recrutement, recording present list, replacement,preparing of salariesand wagesreportand payment to employee. Key words . Sa/ariesand wages,internalcontrol,employees,payroll,
P a d au m u m n y at u j u a np e r u s a h a aand a l a hu n t u km e m p e r o l elha b a , Latar akandapat Belakang diharapkan karenadenganadanyalabamakaperusahaan memberikan dividen bagi Masalah dan dapat operasionalnya menjalankan satu-satunya pemegang Namundemikianlababukanlah sahamnya. lababerdirinya suatubadanusahaberarti tujuan,selainmemperoleh lapangankerjabagimasyarakat akanmenciptakan P a d a p e r u s a h a a nk e c i ly a n g m e m i l i k ki a r y a w a ns e d i k i t j u m l a h n y ap, e m i l i ka t a u p e m i m p i np e r u s a h a a n d a p a tm e n g e n a l k a r y a w a n n y s a e h i n g g a t e r j a l i nh u b u n g a n d a n d e k a t d e n g a nb a i k y a n g e r a t , d a n m a s a l a hs e h u b u n g a nd e n g a n kekeluargaan kekeluargaan k e p e g a w a i adna p a tl e b i hm u d a hd i a w a s iH u b u n g a n pi e r u s a h a a n , m e m i l i k i k a r y a w a nm e r a s at u r u t menyebabkan untukkemajuanperusahaan. dicurahkan sehinggasegalaperhatian yangbanyaktidak besardenganjumlahkaryawan Padaperusahaan pemimpin perusahaan untukmengenal satupersatu memungkinkan intern. k a r y a w a n n y sae h i n g g ad i p e r l u k a na d a n y ap e g e n d a l i a n mengenaitenagakerjaantara * P e n u l i sa d a l a h Masalahyangdihadapiperusahaan l a i n a d a l a h b a g a i m a n am e r e k r u t e n a g a k e r j a y a n g c a k a p , D osen Fakul tas Ekonomi m e m p e r t a h a n k a kna r y a w a ny a n g t e l a h a d a , d a n m e m o t i v a s i U n i v e r s i t a s produktivitasnya. karyawanuntukmeningkatkan Kristen Krida yangefektifdibutuhkan Wacana dasarpenggajian Untukmewujudkan s u a t u s i s t e m p e n g g a j i a ny a n g d i l e n g k a pdi e n g a n s t r u k t u r p e n g e n d a l i a inn t e r n .D e n g a nd e m i k i a nd i h a r a p k a np e r u s a h a a n jumlahyangoptimalpadakaryawannya sesuai mampumemberikan
2003 JurnalAkuntansiKrida WacanaVol.3. tVo.3, September
84
d e n g a nj a s a y a n g d i b e r i k a nk e p a d ap e r u s a h a a ns e h i n g g aa k a n karyawanuntukbekerjadenganbaikdan mendorongdan memotivasi efisien.Bagi perusahaansendirisistempencatatangaji dan upah s a n g a t p e n t i n gk a r e n ad a l a m b i d a n g p e n g g a j i a ns e r i n gt e r j a d i yangdisebabkan pemborosan ekonomiperusahaan Sumber-sumber gaji.Klasifikasi dan pengalokasian dan manipulasi adanyakecurangan perhitungan dalam kesalahan yang menyebabkan gaji tidaktepatakan Sehinggadenganditerapkannya laporanlaba bersihperusahaan. yang pengendalian internatas penggajiandiharapkanbiaya-biaya s e r e n d a h r e n dahnya d i t e k a n d a p a t a k i b a tk e s a l a h a n dikeluarkan d a l a mr a n g k am e n c a p al ia b ay a n go p t i m a i
n e n g e n asi i s t e mi n f o r m a s i Rumusan M e n g i n g abt e g i t ul u a s n y ap e m b a h a s am dan a k u n t a n s im p e n u l i s b a t a s a nh a n y am e m b a h a s m e m b e r i k a n a k a , yangadadalamperusahaan Batasan sebagiandarisisteminformasi akuntansi Masalahy a i t us i s t e mi n f o r m a sai k u n t a n spi e n g g a j i a nM. a s a l a hy a n g a k a n d i b a h a sa d a l a h b a g a i m a n as i s t e mp e n g g a j i a nk a r y a w a ny a n g t e r k o m p u t e r i s a sdi ,a n a p a k a h s i s t e m p e n g g a j i a ny a n g tersebutberjalandenganefisien. terkomputerisasi
Tujuandan T u j u a np e n e l i t i a na d a l a hu n t u k m e n g e t a h upi e r m a s a l a h a yna n g Manfaat d i h a d a ppi e r u s a h a a sne h u b u n g a dn e n g a ns i s t e mp e n g g a l i a dn a n Penelitianm e n c a r if a k t o r - f a k t opr e n y e b a b n y aJ u g a m e n g e v a l u a ssi i s t e m pengendalian i e n g g a j i a nu n t u k i n t e r nd a r i s i s t e ma k u n t a n s p p e r u s a h a a na l a m m e n c e g a h y a n g d dilakukan m e n g e t a h uui s a h a n .e n e l i t i a n i n i d i h a r a p k a nd a p a t k e c u r a n g a nd a n p e n y e l e w e n g a P sebagaibahanpertimbangan manfaatbagiperusahaan memberikan pelaksanaan efektifitas dan meningkatkan dalammengembangkan internyangtelahditerapkankhususnyapada sistempengendalian sistemakuntansipenggajian.
keuangansangat Pengertian Informasi terutamainformasi darisuatuperusahaan p i h a k y a n g b e r k e p e n t i n g adna l a m r a n g k a Sistem d i b u t u h k a nb e r b a g a i Akuntansi pengambilankeputusansepertikreditur,caloninvestor,pemerintah d a l a m h a l i n i f i s k u s ,d a n j u g a m a n a j e m e n .U n t u k m e m e n u h i tersebutharusdisusunsuatusistemakuntansi kebutuhaninformasi yangbaikdan efisien.Dariberbagaidefinisisistemakuntansimenurut pendapatbeberapaahliataupenulisbuku,dapatdisimpulkan bahwa buku-bukucatatan, dariformulir, adalahorganisasi sistemakuntansi prosedur-prosedur, dan alatyangdigunakanuntukmengumpulkan yang informasi dan mengolahdatadengantujuanuntukmemberikan
85
EvaluasiAtasSisfemPengendalianlntern(Pakpahan)
usahanya, untukmengawasi olehpimpinan danbagipihak dibutuhkan untukmenilaihasiloperasiperusahaan. lainyangberkepentingan
yangmaksimal Pengertian danefisiensiperusahaan efektifitas Demitercapainya pengendalianPengendalian tujuanperusahaan, diperlukan dalamrangkamencapai pengendalian internmakadiharapkan intern.Denganadanya akan Intern m e n c e g a ha t a u p a l i n gt i d a km e m i n i m a l i s aksei m u n g k i n aand a n y a penyimpangan dan penyelewengan D a l a m a r t i s e m p i t p e n g e n d a l i ainn t e r nd i a r t i k a ns e b a g a i prosedurmekanikuntukmemeriksa internalcheckyangmerupakan penjumlahan sepertimencocohkan dataadministrasi ketelitian datar (cross footing) dan menurun (down footing). Dalam arti luas n anajemen p e n g e n d a l i ai n t e r nd i s a m a k a nd e n g a np e n g a w a s a m m e l i p u t si t r u k t u ro r g a n i s a s if,o r m u l a - f o r m u l pa r, o s e d u r - p r o s e d u r pembukuan dan laporanyangdikoordinasi untukmenjagakekayaan perusahaan m,e n g e c e k e t e l i t i adna nk e a n d a l adna t aa k u n t a n s i . internbertujuan Pengendalian untukmengamankan hartamilik perusahaan, memeriksaketelitian dan kebenarandata akuntansi, efisiensi usaha,danmendorong meningkatkan dipatuhinya kebijakan yangtelahditetapkan. perusahaan Namun,sistempengendalian intern efektifmeskipuntelahdirancang tidakdapatdianggapsepenuhnya pada dan disusundenganbaik,karenakeberhasilannya tergantung pelaksanaannya Sedikitnyaadatiga hal yang dapatmenghambat (collution), keefektifanpengendalianintern yakni persekongkolan k e l e m a h am n a n u s i ad, a n p e m b i a y a a n .
P e n g e n d a l i ainn t e r nd a l a m s i s t e mp e n g o l a h a n d a t a e l e k t r o n i kP e n g e n d a l i a n (electronicdata processing)dibagi menjadi 2 golongan,yaitu lntern Dalam pengendalian umum (generalcontrol)dan pengendalian aplikasi Sistem (application control).Pengendalian umumberkaitandenganseluruh Electronic Data bagiandari sistemEDP dan harusdievaluasi di bagianawal audit. Processing pada penggunaan aplikasi Pengendalian diterapkan spesifikdari ( E D P ) sistemtersebut,sepertipenjualandan penerimaan kas.Tanggung j a w a bp e n g o l a h adna t a y a n g p a l i n gp e n t i n gd a n h a r u sd i p i s a h k a n adalahsebagaiberikut a. Sysfem Analyst jawab atasdesainumumsistemyangdigunakan Bertanggung sertamenetapkan tujuankeseluruhan sistemdanrancangan atau desainkhususdariaplikasitertentu. b. Programmer Mengembangka bn a g a na r u sk h u s u su n t u ka p l i k a sm i, enyiapkan i n s t r u k s i - i n s t r u kksoi m p u t e r m , e n g u j ip r o g r a mt e r s e b u td a n m e n d o k u m e n t a s i k ahna s i l - h a s i l n yP a r. o g r a m m etri d a k b o l e h JurnalAkuntansiKrida WacanaVol.3, rVo3, September 2003
86
memilikiaksespadadatamasukanataupunoperasikomputer, dapat akan programyang bersangkutan karenapengetahuan pribadi untukkepentingan digunakan c . Computer Operator j a w a b m e n g e r j a k a nd a t a d e n g a n s i s t e my a n g Bertanggung d i g u n a k a ns e r t a m e m a t u h i n s t r u k s yi a n g d i s u s u no l e h yangcukup programmer. Operatortidakmemilikipengetahuan y a n g p r o g r a m s e h i n g g at i d a h b i s a b e r s a n g k u t a n mengenai mengubahnya. d Librarian jawab atas pemeliharaan program!
karenadapatmemberikan sangatpentingbagikaryawan Pengertian Penggajian Penggajian pengaruhterhadapkepuasankaryawansehinggadapatmemotivasi karyawanuntukbekerjalebihgiat MenurutPP No. dan merangsang a d a l a hs u a t up e n e r i m a a ni m b a l a nd a r i 8 tahun 1981penggajian pengusaha ataujasayang kepadakaryawanuntuksesuatupekerjaan n a n d i n y a t a k aant a ud i n i l adi a l a mb e n t u k t e l a ha t a ua k a nd i l a k u k a d atau peraturan atasdasarsuatupersetujuan uangyang ditetapkan perjanjian harga sertadibayarkan atasdasarsuatu undang-undang baikuntuk termasuktunjangan, dengankaryawan antarapengusaha karyawanitusendirimaupununtukkeluarga. manufaktur melibatkan dalamperusahaan Sistempenggajian keuangan, Fungsikepegawaian danakuntansi. fungsikepegawaian, b e r t a n g g u n gj a w a b d a l a m p e n g a n g k a t a kn a r y a w a n ,p e n e t a p a n jabatan,penetapan pangkat,mutasi tarifgaji,promosidanpenurunan penghentian karyawan, berbagaitunjangan dan penetapan karyawan, gaji. Fungsikeuanganbertanggung kesehatanserta perhitungan j a w a b a t a s p e l a k s a n a a np e m b a y a r a ng a j i s e r t a t u n j a n g a n jawabatas karyawan.Fungsiakuntansibertanggung kesejahteraan pencatatan biayatenagakerjauntuk biayatenagakerjadan distribusi i an penyediaan p e r h i t u n g ah n a r g ap o k o kp r o d u k s d kepentingan gunapengawasan biayatenagakerja. informasi
87
EvaluasiAfasSisfemPengendalianlntern(Pakpahan)
dan Pengendalian interndalamsistemakuntansipenggajian Unsurpengendalian p e n g u p a h a nt e r d i r id a r i o r g a n i s a s is, i s t e mo t o r i s a s ip, r o s e d u r Intern Atas pencatatan, dan praktikyang sehat.SistemakuntansipenggajianSistem r p e r t i Akuntansi se d a l a m s u a t u p e r u s a h a a nt e r d i r id a r i p r o s e d u r - p r o s e d u prosedurpencatatan waktu hadir,pembuatandaftargaji,distribusiPenggajian gaji.Sedangkan dokumenyangdigunakan biayagaji,danpembayaran perubahan ga1i, pendukung kartu1amhadir,kartu adalahdokumen gaji,antplop jam kerja,daftargaji,rekapdaftargaji,suratpernyataan gaji,dan buktikas keluar.
h a l a mp e n e l i t i ainn id i k e l o m p o k k acnj a l a md u a Data dan D a t ay a n gd i p e r o l e d yaitu dan datakualrtatrf. SeLragar sumberdata S u m b e r datakuantitatif bagian terdiridari data primerdan data sekunder.Data primerdiperoleh Data secaralangsung terhadapobyek dengancaramelakukanpenelitian yangakanditeliti, dandatatersebutdiharapkan mampumenjelaskan yangsebenarnya. Datasekunderdiperolehdari keadaanperusahaan , a n b e r b a g a ib a c a a n y a n g l i t e r a t u rp u s t a k a ,b u k u r e f e r e n s i d penelitian. dengan berhubungan
P e n g u m p u l adna t a d i l a k u k a nd e n g a np e n e l i t i akne p u s t a k a adna n M e t o d e penelitian lapangan.Penelitian kepustakaan dilakukan dengancara P e n g u m p u l a n bahanbacaandan literatur Data mencari,membaca,dan mengumpulkan yangbertujuan yang untukmemperoleh datasekunderatauinformasi yang ilmiahdanteoritisyangberhubungan denganpenelitian bersifat padaPT JakarlaInternational lapangan Penelitian dilakukan dilakukan. TradeFair(PTJITF)bertujuanuntukmemperoleh dataprimeryang d i l a k u k a nd e n g a nc a r a w a w a n c a r at e r s t r u k t u rw, a w a n c a r at i d a k p catatan perusahaa observasi, dan penelitia n terhada terstruktur, n.
iniadalahuntukmenjelaskan (karakteristik) Tujuanpenelitian sifat-sifat Tekni k p a d a w a k t u t e r t e n t ud a n m e m b e r i k a nu r a i a n Pengolahan suatu keadaan m e n y e l u r u ha t a s k e a d a a nt e r s e b u t .D e n g a nd e m i k i a nt e k n i k Data pengolahan yaitusuatu datayangdigunakan adalahmetodeanalisis y a n g i l m i a h d i m a n a metode data-data diperoled h i a n a l i s idse n g a n m e n g g u n a k a tne o r i - t e o ryi a n g a d a . D e n g a nc a r a m e n g a n a l i s i s keadaanberdasarkan buktiyangada dan tersediasertadokumenpendukung diharapkan dokumen dapatmenjelaskan keadaanyang mencakupseluruhpersoalan dalamsetiapfasenya.
Jurnal Akuntansi Krida Wacana Vol.3, No. 3, September2003
88
TradeFairand Analisisdan PT JITFyangdahuluadalahPT Jakartainternational n e n a n a m a nm o d a la s i n g p e m b a h a s a nC o r p o r a t i o(nJ I T F C )a d a l a hp e r u s a h a a p rnemindahkan arenaPRJ denganprogramutamar.rntr"ik yangdidirikan d a r i M o n a s k e K e m a y o r a nd e n g a nr n e r r h a n g t . tstet b u a ht e m p a t di area44 permanendan balaikonvensiyangbertarafinternasional kerja sama nenisaf"raan nattrngan Ha.JITFadalahsalahsatubentuk penEusaha Jepang Cf1Ctrdanpar"a Jepangmela!ui antarapemerintah Pernbangunan Proyek denganDKI Barjar:Pc.,'"relnla bersama-sama ntisi mengembangkan (BP3KK) rrerririi.in!/ai KomplekKemayoran r1;r:;aiJarimempromosikan untukfilemasrikr l.);iirirr eksporlndonesia produk-produk Indonesta : - , , , 1 ,, r ,i .. , r . : r s i o n a l i s a s i i:'' P a d a b u l a n , l r : l ll r t Q i i P l r i r k a f y a W a n d a r i 2 0 C t k a [ 1 ' d v r ; i ? tf -" r i i . i i i j d ; . i r i h ; r y A ' v a n B e r S a m a a n
n'rtnji-rdt ,.rakarta lnternatinalTrade denganitu namaJITFCberr:bai"; ( p a m e r a np, r o m o s i F a i r . r o d u kP T J I T Fa d a i a hi a k a r ' l a F a i r( J I T F )P d a n h i b u r a n )p, a k e tp e r k a w i n ad. s i : i e m i n a r .s e r l a m e n y e d i a k a n t e m p a t d a n m e n y e l e n g g a raarki p . i r n e r a nt a h u n a n F a s i l i t a s yang dimilikiarenaPp.l t'3r"dit'i dari beberapakelompok multifungsi b a n g u n a ny a n gd a p a td i m a n f a a t k esne b a E api u s a tn i a g a ,p a m e r a n ntarlbuilding),balai dan konvensiyaitugedungpusatniBrc i!;"r:Je centerj,gt;ir.;;r(i konvensiPRJ (convention lrafferan(exhibitionhalls), utama d a ng e d u n gr e s t o r a n S i s t e md a n p r o s e d u ar k r , ; n l a i r;l: e n g g a j i a pn a d a P T . J I T F t e r d i r id a r i p r o s e d u rp e n e r i n r a a 't:::i t f i p e n e m p a t a nk a r y a w a n , kerja,proseduraktivitas prosedurpencatatan wak:tuhadrrp:r"osedur gaji,prosedur k e r j a t a m b a h a n / l e m b upr r, o s e d u rp e r h i t u n g a n p e r y r b u k u a n g a j i Masing-masing p e m b a y a r a gn a j i s a m p a id e n g a n dokumenp r o s e d u ri n i d i c a t a td a n d i s e r " t ai Ji E ' r e a ikre l e n g k a p a n d o k u m e ns e f t af o r m u l ipr e n d u k u nyga n g' l J i p e r l u k a n . r ra l a mp e n g g a j i a n t e l a hd i a t u r K e b i j a k s a n a apne r u s a h a a d d a l a m k e s e p a k a t a nk e r j a b e r s a r r ad a n t e l a h d i s a h k a no l e h penggajian telah dankebllakan TenagaKerja.Peraturan Departemen bagian, terlebihdahulukepadawakilmasing-masing dikonsultasikan selalu sistemgajiperusahaan dalamhalpenetapan dengandemikian m e l i b a t k a nk a r y a w a n . S e t i a ps e t a h u ns e k a l i k a r y a w a na k a n gajiyaitukenaikangajiberkaladengantidak kenaikan mendapatkan mengaitkanpada prestasisertakenaikangaji pokok berdasarkan p r e s t a s iy a n g d i c a p a ik a r y a w a n P . e r h r t u n g a lne m b u rk a r y a w a n TenagaKerja,dimana denganketentuanDeparternen disesuaikan sebagaibalasjasabagikaryawanyangbekerja upahlemburdiberikan m e l a m p a ubi a t a sw a k t uy a n gd i t e n t u k a n Strukturgajiyangditerimakaryawansetiapbulannyaadalah Gajipokok tunlangan-tunjangan. dengarr berupagajipokokditambah d i t e n t u k a nb e r d a s a r k aenv a l u a spi e k e r ; a a ns,e m a k i nt i n g g ik e l a s p e k e r j a a n n ysae m a k i nb e s a rp u l ag a ; ip o k a k r r y aT.u n j a n g a ny a n g 89
lsenqertrlalianlntern (Pakpahan) EvaluasrAtas Sr.sferirr
jabatan,tunjangan adalahberupatunjangan diberikanperusahaan keluarga, kesehatan sertatunjangan karyawan. level,tunjangan Selain juga memperhatikan keselamatan kerja karyawan itu perusahaan setiapkaryawanmenjadipesertaasuransi dengancaramemasukkan jaminansosialtenagakerjayangmeliputiasuransikeselamatan kerja, danjaminanharitua. asuransikematian,
merupakan sumbercatatanindependen Bagiankepegawaian untuk Sistem dan g a j i d a n c a t a t a nd a t a k a r y a w a n . Prosed u r verifikasinterninformasi internyangditerapkan dalamprosedurpenerimaan Pengendalian dan Penerimaan penempatankaryawanadalahsebagaibenkut Departernen yang dan m e m b u t u h k a np e n a m b a h a nk a r y a w a nh a r u s d i k e t a h u d i a n Penempatan yangbersangkutanKaryawan kepalabagianataudepartemen ditandatangani dan disetujuioleh human resourceadministration, managerdan kompetensi Untukmengetahui dankejujuran direktur. calonkaryawan tes sepertipsikotest, diadakanserangkaian iob fesf,danwawancara yangdilakukan olehbagiandanpenerimaan danpelatihan karyawan. B a g i a ni n i h a n y am e m p u n y aai k s e sd a l a mp e n e r i m a a np,e l a t i h a n , datakaryawan. dan pemeliharaan
n a k t u m e m p u n y aki e p e n t i n g aunm u m d a l a m Sistem F u n g s ip e n g o l a h a w p e n g e n d a l i a inn t e r np e n g g a j i a nk, a r e n af u n g s i i n i d a p a t dan sistem m e m p e n g a r u hsi e c a r a l a n g s u n gp e r h i t u n g a n g a j i y a n g h a r u s Prosedur dandibukukanperusahaan. dibayarkan UntukmencegahkecuranganPencatatan d a l a m p e n c a t a t a nw a k t u , p e r u s a h a a nm e n e r a p k a na d a n y a Waktu p e n g a w a s a no l e h p e t u g a sk h u s u st e r h a d a pk a r y a w a ny a n g memasukkantime card ke dalamtime clock. Pengisiantime card d i l a k u k adnu a k a l iy a i t up a d as a a td a t a n gd a np u l a n gD . i s a m p i nigt u t i a p - t i a pb a g i a n m e m p u n y a id a f t a r a b s e n s ik a r y a w a ny a n g pencocokan memungkinkan diadakannya time card dengandaftar absensi. Padawaktutertentuperusahaan akan memintakaryawan untukmelakukan kerjalemburyangdiperlukan bagikepentingan dinas berhubungan denganusahauntukmenyelesaikan pekerjaanyang timbuldi luar rencanakerja biasa.Kerjalemburyang ditetapkan perusahaan lamanyaminimal2 jam bekerjapadahari-hariistirahat sepertimingguatau harirayaresmi.Sebelumdiolahdi bagiandata jam kerjalemburdiverifikasi processing, terlebihdahulukeabsahannya jam kerjalemburdenganotorisasijam dengancaramencacah kerja l e m b u ro l e hm a s i n g - m a s i nkge p a l ab a g i a nH . a l i n id i l a k u k a n untuk pembayaran menghindari uanglemburuntukjam kerjalemburfiktif. Untukmencegahmanipulasijam kerja,pegawaiyangterlibatdalam memverifikasi dan mengkonversi waktuhadirkaryawantidakterlibat JurnalAkuntansiKrida WacanaVol.3, No 3, September 2003
90
lainnyasepetiperhitungan secaralangsungdenganfungsipenggajian gaji gaji,penyiapan daftargajidanpembayaran waktukerjadalam dan.;umlah ditutup, kantor PadahariSabtu waktukerja sehariadalahBjam Apabilawaktukerlamelebihijumlah normalmakaakandihitungsebagailemburWaktukerjakaryawan sebagaiberikut. perusahaan setiapharinyaditetapkan Senins/d Kamis : 07 00 - 12 00 Waktukerla : 1 2 0 0 - " 1 23 l ) i s t t r a h e t 1 2 3 A- i u L ; J :\ ' i a k t u| + r 1 a 07 30 * 11 30 : Waktukerja Jumat 1 13 0 - 1 3 0 0 l s t t r a h a t 1 3 0 0 - 1 7 0 0 w a k t uk e r j a
selainmenggunakan waktulemburkaryawan, Sistemdan Dalamhalpencatatan prosedur mesinpencatatwaktu hadirjuga harusmempunyaisurat perintah oleh kepalabagiandan perhitungandan pelaksanaan kerjalemburyangdiotorisasi Upah lemburdiberikankepada pembayaranGaji kepaladivisiyang bersangkutan. jabatan.Dasarperhitungan tunjangan yang mendapat tidak Aktifitas Kerja karyawan MenteriTenagaKerjaRl No. Tambahan/LemburlembursesuaidenganSuratKeputusan yaitusebagaiberikut: 72lMEN11984, Lembur atauTUL Upah a. Tarif - U n t u kp e k e r j ab u l a n a n= 1 1 1 7 x3 u p a hs e b u l a n - Untukpekerjaharian= 3120x upahsehari b. Besarupahlemburuntuktrapjam kerladiatursebagaiberikut: H a ri Harikerjabiasa H a riL i b u r/R a y a
Jam Jam I Jam ke il s/d Selebthnya Jam I s/d ke Vll Jam ke Vlll
J am ke l X s/d S el ebi hnva
Upah !gl!!ur
1 , 5x T U L 2xTUL 2xTUL 3xTUL 4xTUL
Analisa Dalam mengolahdata-datakaryawanyang berhubungandengan P e r h i t u n g a np e n g g a j i a n ,P T J I T F t e l a h m e n g g u n a k a nk o m p u t e r .D a l a m G a j iY a n g m e m p r o s e sd a t a p e r h i t u n g a ng a j i y a n g d i p e r o l e hd a r i b a g i a n Berbasis personalia,dilakukansecarabatchprocesstng.Dilihatdari struktur pemisahan tugas Komputer organisasi, datatelahdilakukan bagianpengolahan dan librarian, operatorkomputer, antarasistemanalisis,programmer, pengolahan elektronik data personil group^ Selainitu, data controll t e r l e p a sd a r i t u g a s n y ay a n g b e r h u b u n g a nd e n g a n t r a n s a k s i perusahaan. datagaji, datayangbertugasmemproses Bagianpengolahan n a n m e n g u b a hd a t a h a r u sm e m p u n y aki o d e d a l a mm e m a s u k k a d 91
EvaluasiAfasSisfernPengendalianlntern(Pakpahan)
password.Perubahandata yangdapatmempengaruhi pengolahan gajisepertipromosi,mutasi,kenaikangaji,berhentinyakaryawan dari pekerjaanakandimasukkan dalammasferfile,sehinggadatayang ada dalam master file selaluup to date. Pengendalianaplikasi input,pemrosesan. baikuntukpengendalian dilakukan ataupunoutput perbandingan controltotalselamafaseinput, denganmenggunakan dan melakukancross factingcheck pada fase pemrosesanPada fase outputdilakukandenganmembandingkan controltotal yang yang dihasilkanApabila diperolehdalamfase inputdenganoutput knrqfts; makaakansegeradilakukan terdapatkesalahan Pengendalian internatas pemrosesangali yang dilakukan p e r u s a h a a tne l a h c u k u p m e m a d a i D . a l a mf u n g s ii n i a d a s e d i k i t k e l e m a h adni j u m p asi e h u b u n g adne n g a nk e a m a n a n f i l ey a k n ib a c k u p a t a s f i l e d a t a t i d a k d i p i s a h k a ns e c a r a f i s i k d e n q a nf a s i l i t a s k o m p u t e rS. e h i n g g aj i k a t e r j a d ib e n c a n ay a n g m e n i r n p af a s i l i t a s makabackup atasfilejugaakanmusnah komputersepertikebakaran, terbakar.
gaji,fungsi Analisa Dalamsistemdan prosedurperhitungan danpernbayaran jawab akuntansibertanggung untukmemeriksa kebenaran daftargaji Sistem dan yangdiperoleh prosedur karyawan daribagianpersonalia danrnenyesuaikannya d e n g a nd o k u m e np e n d u k u nugn t u kd i c a t ast e b a g abi i a y ag a j id a l a m p e r h i t u n g a n j u r n a lu m u m .P e m e r i k s a a yna n g d i l a k u k a nm e l i p u tpi e m e r i k s a a nd a n terhadapkeabsahan dokumen,ketepatan angka,sertakelengkapanpembayaran dankebenaran dokumenpendukung. Divisiakuntansiiuga memeriksaGaji perhitungan pajak dan membuatperintahpengeluaran ketepatan kas gajidan upah. kepadadivisikeuangan untukmenuliscekpembayaran gajiharusterlebihdahulu Setiapbuktikas keluaruntukpembayaran olehfungsiakuntansi. diotorisasi yangterkaitdenganprosedur Adapunbagian-bagian iniadalah b a g i a na k u n t a n s i p, e n g g a j i a nd, a n b a n k B a g i a na k u n t a n s i m e m b e r i k a pn e r i n t a hk e p a d ab a g i a np e n g g a j i aunn t u km e l a k u k a n pembayaran gaji Selanjutnya bagianpengga1ian memerintahkan p i h a k b a n k u n t u k m e l a k s a n a k a np e m b a y a r a ng a j i t e r s e b u t . gaji karyawanPT J ITF dilakukanmelaluibank Bukti Pembayaran tanda terimagaji yang telah ditandatangani karyawanpada saat meneimagajiakandiserahkan perusahaan. ke bagianpenggajian pembayaran gaji yang dilaksanakan Prosedur perusahaan sudahbaikkarenaadanyapemisahan fungsiyangjelasantarabagian yangmelakukanpencatatan pembayaran gaji dan yangmelakukan gaji yang Buktitandaterima ditandatangani karyawansaatmenerima gajidapatmencegah terjadinya kecurangan dengantidakdiberikannya gajitersebut kepadapihakyangbenar-benar berhakmenerimanya.
Jurnal Akuntansi Krida Wacana Vol 3, rVo 3, September2003
92
interndan Analisa Analisayang dilakukanpenulisterhadappengendalian datagajiyangberbasiskomputerpadaPT JITFadalah Pengendalianpengolahan padapengendalian karenapengendalian aplikasi aplikasi, InternAtas berdasarkan pada yang EDP khusus dilakukan eratdengantugas-tugas Sistem berkaitan Penggajian (ElectronicData Processing) Pengendalianaplikasiini dianalisa n a s u k a n ,p e n g e n d a l i a n P a d aP T d a l a m t i g a b a g i a ny a k n i p e n g e n d a l i am pengendalian pemrosesan, keluaran. dan JITF Pengendalian data masukanyang dilakukansudah cukup data ke dalamprogramgaji atau payroll baik.Dalammemasukkan y a n g t e l a h m e m p e r o l e ho t o r i s a s id a n h a r u s a d a l a ho r a n g password. untr.ik mencegahpihak Halinidima!"rsurjkan menggunakan pemakaiyang tidakbenvenang datatransaksi. untukmemasukkan Perubahandata karyawanharus mendapatotorisasidari Human Managersebelumdimasukkanke dalam ResourceAdministration f i l e d a t a k a r y a w a nu n t u k p e m u t a k h i r a nd a t a k a r y a w a n .U n t u k pencatatan formulir, kesalahan digunakankode-kode meminimalkan tertentuyaitu nomor induk karyawan Data transaksiyairg akan denganmerekonsiliasikan time diprosesharusdicekkebenarannya Halinidilakukan untukmenghindari carddandaftarabsensikaryawan. kesalahanpemasukandataolehoperatorkomputer.Pengendalian p e n g e n d a l i ayna n gp e n t i n gk, a r e n al i k a i n p u t m a s u k a nm e r u p a k a n jugaakansalah. yangdimasukkan salahmakaoutputyangdihasilkan P e n g e n d a l i apne m r o s e s a yna n g d i l a k u k a na d a l a hd e n g a n semuadatagaji yangakan mengecekkelengkapan dan kebenaran p i n l a m a n k a r y a w a nP. e n g e n d a l i ai n i d i l a k u k a n d i o l a hs e p e r tdi a t a data komputerpadawaktuprosespengolahan melaluiperhitungan yangtercetakdi printerdan membandingkan hasilnyadengantotal gajisecara yangseharusnya. Selainitujugadilakukanpenjumlahan vertikaldan horizontal. Gajibersihyangditerimaolehmasing-masing karyawanadalahgajipokokditambahdengantunjangandandikurangi galibersihmasing-masing Penjumlahan denganpotongan-potongan. penjumlahan Sedangkan total karyawanmerupakan secarahorizontal. g a j i p o k o k ,t o t a l t u n j a n g a nd a n t o t a l p o t o n g a nd i h i t u n gd e n g a n penjumlahan antaradua hasiltotal secaravertikal.Perbandingan tersebutdimaksudkanuntuk mengecekkesalahanyang mungkin terjadi. kembali Pengendalian keluaran denganmemeriksa dilakukan kebenaranoutputyangdihasilkan komputeryaitudaftargaji,rekap g a j i ,d a n s l i p g a j i .T u j u a np e n g e n d a l i akne l u a r a ni n i a d a l a hu n t u k memastikan sudahlengkapdan akuratdan bahwahasilpemrosesan juga untukmemastikan kebenaran data. D o k u m e nm e m p u n y a pi e r a n a np e n t i n gd a l a m p e n y a j i a n l a p o r a nk e u a n g a nD . o k u m e ny a n gd i g u n a k a no l e h P T J I T Fd a l a m sistemdan prosedurpenggajianadalahsurat pernyataankontrak pengunduran karyawan kerja,suratketerangan baru,suratketerangan
93
EvaluasiAfasSisfemPengendalianlntern (Pakpahan)
diri,kartuhadir,daftarhadirkaryawan, suratijinmeninggalkan tepat kerjalembur,laporanharianefektifitas kerja,formulirsuratpermintaan kerja,daftargaji,dan slipamplopgaji
P e r u s a h a a nm e m i l i k si t r u k t u ro r g a n i s a syi a n g m e m a d a id i s e r t a i K E S I M P U L A N yangterperinci, denganjob description sehinggaakanmemperJelasDAN tingkattugas dan tanggungjawab antarbagiandalamorganisasi.IMPLIKASI S e c a r ag a r i s b e s a r p e n g e n d a l i a inn t e r na t a s p e n g g a j i a ny a n g d i t e r a p k a pn a d a P T J I T F c u k u pb a i k .D e n g a na r i a i - r yra) { - i i g o t a i ' , d n peranan dataatasgajiyangterkomputerisasi, makadapatlelasdrlihat yangcepatdan akurat,dapat komputerdalammenyajikan informasi d i p e r c a y ad a n r e l e v a n .S e t i a pa d a r a n c a n g a ns i s t e mb a r u a t a u perubahanprogramharusmendapatpersetujuan dan pengesahan dariDirekturUtama. gaji,perusahaan Dalamhal pembayaran belummenerapkan pentrasferan gajikaryawanlangsungpadarekeningkaryawanyang b e r s a n g k u t aK n .a r y a w a nh a r u sm e n g a m b si le n d i rgi a l iy a n gs u d a h d i t r a n s f ekr e b a n k y a n g s u d a hd i t u n j u kd e n g a nm e m b a w ac e k p e n g a m b i l auna n gk e b a n kd a n m e n c a i r k a n n yPae. n t r a n s f e r agna j i ke rekening langsung masing-masing karyawan dapatmeminimalkan yangmungkinterjadidalampembayaran kesalahan dan menghindari g a j i ,d a n m e m p e r m u d a h p e k e r j a a nb a g i a np e n g g a j i a ns e h i n g g a pengendalian keuangandapatdilakukan denganbaik
Arens,AlvinA. and Loebecke,JamesK., An lntegratedApproach, DAFTAR seventhedition,NewJersey: Prentice HallInternational, 1997. RUJUKAN Baridwan,Zaki, Sisfem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode,edisikelima,Yogyakafia, BadanPenerbitFakultas E k o n o m iU, n i v e r s i t aGsa j a hM a d a ,1 9 9 1 . Bodnar,George H. dan Hoopwood,WilliamS., Sisfem lnformasi jilidldan ll, diterjemahkan Akuntansr,edisiIndonesia, oleh AmirAbadiYusufdan RudiM. Tambunan, Jakarta: Penerbit S a l e m b aE m p a t ,1 9 9 6 . Gillespie,Cecil,Accounting Sysfem : Procedures and Methods, thirdedition,PrenticeHallof India,PrivateLimited,1981. Moscove,StephenA., Simkin,Mark G., Accounting lnformation S y s f e m ,J o h nW i l e ya n dS o n s ,I n c . ,C a n a d a 1, 9 8 1 .
Jurnal Akuntansi Krida Wacana Vol.3, No. 3, September2003
94
