EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 4 (2013)

EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN Ipah Setya [email protected]

Nur Handayani Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT This research is conducted at PT. Mitra Wira Pratama Surabaya which is located at Ruko Villa Bukit Mas RB 34 Jl. H. Abdul Wahid Siamin Surabaya. This company is engaged in valve sales either credit or cash. Valve is an instrument to open and to close a stream or to arrange the flow of a stream either big or small mechanically or manuallyusually in the industrial pipeline industry.The observation in this research is conducted within the year of 2010 until 2013. The purpose of this research is to find out whether the internal control structure to the sales system has beenimplemented well by the managemen at PT. Mitra Wira Pratama Surabaya. The result of research shows that the policies that owned by the company have been understood until the level ofoperational and in practical implementation have been according to the current job description, but there were no clear authority separation betweensales marketing and collection department, shipping department and warehouse department have done their job very well.Overall, the sales internal control structure system at PT. Mitra Wira Pratama Surabaya has fulfilled the internal control element and has done it very well, but the monitoring needs to be done continuously in order to know the sales activity has been conducted effectively by observing thesales report in overall so if there is any discrepancies will be revealed quickly.

Keywords: Internal Control Structure, Sales System.

ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada PT. Mitra Wira Pratama Surabaya, yang berlokasi di Ruko Villa Bukit Mas RB 34 Jl. H. Abdul Wahid Siamin Surabaya. Perusahaan ini bergerak di bidang penjualan valve baik secara kredit maupun tunai. Valve merupakan suatu alat untuk mengatur buka dan tutupnya suatu aliran atau mengatur besar kecilnya aliran secara mekanik atau manual yang biasa terdapat dalam jaringan perpipaan industri. Masa pengamatan dalam penelitian ini adalah antara tahun 2010 sampai dengan 2013. Tujuan Penelitian adalah untuk mengetahui apakah struktur pengendalian intern terhadap sistem penjualan telah dilaksanakan dengan baik oleh manajemen PT. Mitra Wira Pratama Surabaya. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa kebijakan-kebijakan yang dimiliki perusahaan telah dipahami sampai tingkat operasional dan dalam praktek pelaksanaannya telah sesuai dengan job diskripsi yang dibuat, hanya saja tidak ada pemisahaan wewenang yang tegas antara sales marketing dan bagian penagihan, bagian pengiriman barang dan bagian gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Secara keseluruhan struktur pengendalian intern sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Surabaya sudah memenuhi unsur pengendalian intern dan sudah melakasanakan dengan baik, namun pemantauan harus dilakukan secara terus menerus untuk mengetahui aktivitas penjualan telah dilakukan secara efektif dengan meneliti laporan penjualan secara keseluruhan sehingga penyimpangan yang terjadi dapat cepat terungkap.

Kata kunci: Stuktur Pengendalian Intern, Sistem penjualan.


2 PENDAHULUAN Persaingan dunia usaha sekarang ini semakin kompetitif. Hal ini disebabkan karena perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang mengalami kemajuan sangat pesat, sehingga setiap perusahaan harus mampu bersaing di pasar untuk memperluas usahanya demi mencapai tujuan yaitu untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya dengan memanfaatkan seluruh sumberdaya dan kemampuan yang ada secara efisien dan efektif supaya dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Era saat ini mendorong banyak perusahaan untuk semakin memperluas usahanya dengan meraih pangsa pasar. Hal tersebut mendorong terjadinya persaingan ketat antar perusahaan. Perusahaan adalah suatu instansi yang terorganisir, berdiri dan berjalan yang tidak dapat terlepas dari hukum ekonomi dan prinsip dasar perusahaan pada umumnya. Semakin besar perusahaan, semakin banyak pula aktivitas yang dilakukan perusahaan tersebut. Hal ini mengharuskan pimpinan perusahaan untuk melakukan pelimpahan wewenang kepada pihak-pihak dibawahnya. Hal ini dilakukan karena kegiatan operasional semakin kompleks, data dan informasi semakin banyak, serta resiko terjadinya penyimpangan dan penyalahgunaan wewenang dalam perusahaan semakin tinggi. Untuk mencegah supaya hal tersebut tidak terjadi diperlukan pengawasan dan struktur pengendalian intern perusahaan yang baik, supaya setiap prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dapat berjalan secara efektif di lapangan. Struktur pengendalian intern sangat penting bagi perusahaan yang menjalankan seluruh kegiatan usahanya, karena struktur pengendalian intern akan mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidakefisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan serta meningkatkan efisiensi. Untuk menciptakan struktur pengendalian intern dalam perusahaan, unsur yang perlu dirancang adalah sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, biaya, serta perlu dirancang berbagai metode untuk merekayasa praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dan mutu karyawan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam menjalankan kegiatan usahanya, perusahaan melalui beberapa siklus transaksi. Siklus transaksi tersebut antara lain siklus pendapatan, siklus pengeluaran kas, siklus produksi, siklus pembayaran gaji karyawan dan lain sebagainya. Dalam siklus pendapatan terdapat aktivitas penjualan secara kredit, penjualan tunai, retur penjualan, pencadangan kerugian piutang dan penghapusan piutang. Aktivitas penjualan sangat penting bagi perusahaan selain sebagai sumber pendapatan utama perusahaan, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit, aktivitas penjualan juga mempengaruhi citra perusahaan di mata konsumen karena aktivitas penjualan berhubungan langsung dengan konsumen, sehingga diperlukan sruktur pengendalian intern yang baik atas penjualan. Setiap perusahaan memiliki tujuan untuk meningkatkan volume penjualan, apabila terjadi peningkatan volume penjualan, maka kemungkinan laba yang di peroleh akan semakin besar pula. Apabila penjualan meningkat, maka volume dan jumlah transaksi penjualan akan semakin besar, hal tersebut dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan, penyimpangan, penyelewengan dan penyalahgunaan wewenanng. Oleh karena itu diperlukan serangkaian kebijakan, prosedur, dan teknik pengendalian intern yang baik atas aktivitas penjualan, yang semuanya itu terdapat dalam struktur pengendalian intern. Evaluasi mengenai sistem pengendalian intern penjualan ini akan memberikan informasi-informasi yang penting bagi perusahaan dalam menjalankan usahanya dengan baik, dan dapat meningkatkan usahanya. Tentu saja aktivitas penjualan akan menghasilkan produktivitas yang optimal jika diimbangi oleh sistem pengendalian intern penjualan yang


3 baik. Sistem pengendalian intern ini dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan dewan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai mengenai pencapaian tujuan yaitu, keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi. Oleh karena itu diperlukan evaluasi mengenai sistem pengendalian intern terhadap penjualan untuk tetap mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan serta tercapainya tujuan perusahaan. Berdasarkan latar belakang, maka permasalahan adalah “Apakah struktur pengendalian intern pada sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama sudah diterapkan dengan baik?“. Tujuan dalam penelitian ini adalah: (1) Untuk mengetahui struktur pengendalian intern terhadap sistem penjualan yang telah diterapkan oleh PT Mitra Wira Pratama; (2) Untuk mengetahui apakah struktur pengendalian intern terhadap sistem penjualan telah dilaksanakan dengan baik oleh manajemen PT Mitra Wira Pratama.

TINJAUAN TEORETIS Struktur Pengendalian Intern Krismiaji (2005:219) struktur pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Struktur pengendalian intern ini memiliki tiga elemen, yaitu: (1) Lingkungan pengendalian, lingkungan pengendali menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan khusus; (2) Sistem akuntansi, sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang ditetapakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait; (3) Prosedur pengendalian, prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Tujuan utama pengendalian intern adalah (1) Menjaga keandalan pelaporan keuangan entitas; (2) Menjaga efektifitas dan efisisensi operasi yang dijalankan; dan (3) Menjaga kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku (Halim, 2003:197). Komponen Struktur Pengendalian Intern terdiri atas: (1) Lingkungan pengendalian; (2) Penaksiran resiko; (3) Aktivitas pengendalian; (4) Informasi dan komunikasi; dan (5) Pemantauan (Halim, 2003:204). Sumber Informasi dan Dokumentasi Pengendalian Intern Halim (2003:216) pendokumentasian pemahaman struktur pengendalian intern merupakan salah satu hal yang disyaratkan oleh Standar Profesional Akuntan Publik. Pendokumentasian dimaksud ditujukan untuk merencanakan audit. Bentuk dan lingkup dokumentasi dipengaruhi baik oleh lingkup dan kerumitan satuan usaha, maupun sifat dari struktur pengendalian internnya. Ada tiga dokumentasi kertas kerja yang dapat digunakan untuk itu, yaitu: (1) Kuesioner pengendalian intern; (2) flowchart; dan (3) Deskripsi naratif. Beberapa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern antara lain: (1) Kesalahan dalam pertimbangan; (2) Gangguan; (3) Kolusi; (4) Pengabaian oleh manajemen; (5) Biaya lawan manfaat (Halim, 2003:221).


4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. Sistem penjualan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu sistem penjualan kredit dan sistem penjualan tunai. Mulyadi (2001:210) sistem penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Mulyadi (2001:545) penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Fungsi-fungsi yang terkait didalam sistem penjualan adalah: (1) Fungsi penjualan; (2) Fungsi kredit; (3) Fungsi gudang; (4) Fungsi pengiriman; (5) Fungsi penagihan; dan (6) Fungsi akuntansi (Mulyadi, 2001:211). Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan adalah: (1) Surat order pengiriman dan tembusannya; (2) Faktur dan tembusannya; (3) Rekapitulasi harga pokok penjualan; dan (4) Bukti memorial (Mulyadi, 2001:214). Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah: (1) Jurnal penjualan; (2) Kartu piutang; (3) Kartu persediaan; (4) Kartu gudang; (5) Jurnal umum; dan (6) Jurnal penerimaan kas (Mulyadi, 2001:218). Unsur Pengendalian Intern dalam Penjualan Mulyadi (2001:221) unsur pengendalian intern dalam penjualan kredit terdiri dari : 1) Organisasi: (a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit; (b) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit; (c) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas; dan (d) Transaksi penjualan kreidt harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan: (a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan; (b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit; (c) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman; (d) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut; (e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan; (f) Pencatatan ke dalam Kartu Piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit); (g) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 3) Praktik yang sehat: (a) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaianya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan; (a) Faktur penjualan bernomor urut tercatak dan pemakaianya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan; (b) Secara periodik fungsui akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur; dan (c) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.


5 Penelitian Terdahulu Satriya (2006) “Evaluasi Pengendalian Intern atas Penjualan Tunai Kartu Perdana Flexy pada PT. Telkom”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengendalian intern atas penjualan tunai kartu perdana flexi di PT. Telkom Malang. Penelitian ini menyimpulkan penegendalian intern atas transaksi penjualan tunai kartru perdana flexi di bagian keuangan Telkom Malang sudah memadai, namun masih ada beberapa kelemahan. Antari (2006) “Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Sistem Penjualan pada PT. Citra Tama Adigraha Surabaya”. Penelitian ini menyimpulkan bahwa secara keseluruhan struktur pengendalian intern penjualan yang diterapkan PT. Citra Tama Adigraha telah sesuai dengan keadaan yang ada, namun masih terdapat kelemahan pada surat pemesanan tidak bernomor urut cetak, dan belum adanya pengembangan pendidikan karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Anastasia (2009) “Evaluasi Struktur Pengendalian Intern pada Aktivitas Penjualan PT. Injaplast”. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui stuktur stuktur pengendalian intern atas aktivitas penjualan yang dijalankan oleh PT. Injaplast yang bergerak dibidang perusahaan industri produksi plastik. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa stuktur pengendalian intern atas aktivitas penjualan di PT. Injaplast cukup memadai, walaupun terdapat beberapa kelemahan.

Rerangka Pemikiran Penjualan menduduki posisi penting dalam menentukan laba, sehingga aktivitas ini mudah diselewengkan untuk memperoleh performance perusahaan yang bagus. Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan baik melalui penjualan tunai maupun penjualan secara kredit. Dalam melakukan kegiatan penjualan, perusahaan seringkali mengalami berbagai macam kendala. Oleh sebab itu, maka dalam melaksanakan penjualan tersebut diperlukan sistem pengendalian intern yang baik. Adanya sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan dapat menghindarkan perusahaan dari penyimpangan, penyelewengan, dan penggelapan yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan dan pihakpihak yang terkait. Dalam penelitian ini penulis akan membandingkan struktur pengendalian intern yang berlaku dalam perusahaan dengan sistem pengendalian intern menurut teori yang ada dalam literatur, sehingga kemudian dapat ditarik kesimpulan.


6

Penerapan sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama

Struktur pengendalian intern dalam praktik dan standar operasional yang berlaku dalam perusahaan

Struktur pengendalian intern menurut teori

Evaluasi struktur pengendalian intern dengan pendekatan studi kasus Analisis Kualitatif : membandingkan teori mengenai SPI dengan praktik yang berlaku pada perusahaan perusahaan Hasil dan kesimpulan penelitian Gambar 1 Gambar 1 Rerangka Pemikiran METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, jenis penelitiannya bersifat kualitatif yang mana umumnya dilakukan melalui pendekatan studi kasus. Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari objek tertentu yang diteliti. Moleong (2004:6) penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah. Penelitian dengan metode tersebut berusaha memotret situasi sebagaimana adanya, sedetail mungkin dan lengkap, selanjutnya dianalisis dan disimpulkan sebagai penggambaran suatu situasi yang dianggap sama. Gambaran Obyek Penelitian Pada penulisan penelitian ini, yang menjadi objek penelitian adalah PT. Mitra Wira Pratama. Perusahaan ini bergerak di bidang penjualan valve. Valve merupakan suatu alat untuk mengatur buka dan tutupnya suatu aliran atau mengatur besar kecilnya aliran secara mekanik atau manual yang biasa terdapat dalam jaringan perpipaan industri, berkedudukan di Ruko Villa Bukit Mas Jl. Abdul Wahid Siamin Surabaya Provinsi Jawa Timur. Teknik Pengumpulan Data Peneliti didalam melakukan pengumpulan data dengan cara studi lapangan. Marzuki (2002:55-57) studi lapangan adalah teknik memperoleh data dengan langsung dari


7 sumbernya, diamati, dan dicatat untuk pertama kalinya. Adapun kegunaan dari teknik ini adalah data-data yang diperoleh langsung bersangkutan dengan keperluan peneliti, tidak ada resiko kadaluwarsa (out of date), semua pekerjaan pengumpulan data dan statistik dipegang sendiri oleh penelilti, ia akan menelaahnya dengan cara yang dikehendaki. Sumber data Di dalam penelitian ini data yang digunakan peneliti bersumber data dokumenter, adalah jenis data penelitian yang antara lain berupa faktur, jurnal, surat-surat, notulen hasil rapat, memo atau dalam bentuk laporan (Indriantoro dan Supomo, 2002:146). Data tersebut berupa data dokumen perusahaan PT. Mitra Wira Pratama. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa teknik, antara lain: 1) Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis melalui tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang berkompeten yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan perusahaan. Kegiatan ini dilakukan melalui pembicaraan langsung dengan pihak yang berkepentingan dalam upaya menanyakan permasalahan yang terjadi, mendapatkan data – data yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur kerja departemen sumber daya manusia serta pemakaian biaya untuk pelaksanaan prosedur tersebut; 2) Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung kelapangan dan mengadakan penelitian langssung terhadap objek peneliti; dan 3) Dokumentasi adalah pengumpulan data didapat dengan cara mengumpulkan dan mengutip catatan akuntansi, dokumen resmi perusahaan maupun arsip perusahaan yang bersnagkutan. Satuan Kajian Dalam penelitian ini, terdapat beberapa unit analisis (satuan kajian) yang terdiri dari berbagai unsur-unsur yang menjadi dasar dari suatu penelitian ilmiah. Unit analisis itu sendiri merupakan satuan terkecil dari obyek penelitian yang dimaksudkan sebagai klasifikasi pengumpulan data. Kegunaan satuan kajian adalah mendeskripsikan variabel penelitian sehingga bermanfaat, spesifik dan teratur. Secara lebih rinci berikut adalah penjelasan dan definisi dari tiap-tiap unit analisis yang digunakan dalam penelitian ini: 1. Struktur Pengendalian Intern adalah suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. 2. Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem penjualan merupakan suatu sistem yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menjual atau memasarkan barang dagangan kepada konsumen. Sistem penjualan dapat dilakukan dengan (a) Sistem penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli; dan (b) Sistem penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.


8 Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan adalah deskriptif kualitatif. Langkah-langkah yang digunakan dalam menganalisis data adalah sebagai berikut: 1. Membandingkan data yang di peroleh dengan observasi secara langsung. 2. Membandingkan data yang di peroleh dari hasil observasi langsung di perusahaan teori-teori yang diperoleh dari literatur. 3. Mengidentifikasikan temuan dan kelemahan perusahaan. 4. Memberikan rekomendasi atas temuan atau kelemahan perusahaan menurut teori-teori yang diperoleh dari literatur. 5. Menarik kesimpulan dari analisis data yang di peroleh.

HASIL ANALISIS PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Profil perusahaan PT. Mitra Wira Pratama adalah salah satu stockis, distributor dan agen tunggal dari beberapa jenis merk valve terkemuka di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini menyediakan berbagai jenis valve dan produk-produk asesorisnya, tidak hanya untuk pasar Indonesia tetapi juga untuk pasar di luar negeri. PT. Mitra Wira Pratama berdiri pada tahun 1995 berlokasi di Jakarta, Indonesia. Selama 10 tahun lebih berpengalaman di bisnis valve telah membuktikan bahwa perusahaan ini dapat menyediakan valve dengan pilihan valve yang paling sesuai dengan kebutuhan berbagai macam sektor industri. Melihat peluang yang sangat baik dan masa depan yang menjanjikan untuk produk-produk tersebut perusahaan mempunyai usaha terbaik dalam memberikan pelayanan terbaik untuk setiap cutomer dan mampu mengembangkan diri menjadi distributor berskala besar di pasar dalam negeri maupun luar negeri. Seiring dengan perjalanan waktu pada tahun 2004 PT. Mitra Wira Pratama membuka cabang di Surabaya, dimana perusahaan membuka cabang di Surabaya karena permintaan valve di wilayah Jawa Timur setiap tahun menunjukkan peningkatan sehingga penjualan valve dapat terdistribusi dengan baik di wilayah Jawa Timur. Analisis Setiap aktivitas usaha suatu perusahaan dalam mencapai tujuan tidak lepas dari adanya masalah, karena masalah adalah merupakan suatu kesulitan yang dirasakan secara nyata oleh perusahaan dan perlu adanya pemecahan. Apabila perusahaan ingin tetap melaksanakan aktivitas dalam mencapai tujuannya, maka diperlukan adanya usaha untuk mengatasi masalah tersebut, sehingga apa yang akan menjadi tujuan perusahaan akan dapat terealisasi. Secara umum aktivitas penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya telah berjalan lancar dimana PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya mempunyai tujuan yang harus dicapai. Salah satu dari tujuan tersebut adalah meningkatkan laba untuk perluasan usaha dengan meningkatkan omzet penjualan, yang mana penjualan tersebut harus dapat menutup biaya, ongkos serta memberikan keuntungan yang dalam hal ini berkaitan dengan penerimaan kas, karena sumber dari penerimaan kas tersebut tidak lain berasal dari penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Data-data atau informasi yang berupa buktibukti dokumen yang berhubungan dengan aktifitas penjualanan yang terjadi pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah berjalan dengan baik, sehingga sistem penjualan berjalan dengan baik karena dokumen yang digunakan antara lain kartu piutang, tanda terima nota tagihan, nota penjualan merupakan sistem akuntansi penjualan yang mendukung jalannya penerimaan kas sebagai catatan tertulis yang mempunyai peranan


9 penting. Sedangkan fungsi–fungsi atau bagian–bagian yang berkaitan dengan penjualan yang digunakan oleh PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya dalam kaitannya dengan aktifitas tersebut dalam sistem informasi akuntansi penjualan, sudah melibatkan fungsifungsi atau bagian–bagian yang terkait pada sistem akuntansi penjualan, sehingga sistem akuntansi penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah sesuai prinsipprinsip pada sistem akuntansi yang umum digunakan oleh perusahaan. Hasil analisis atas prosedur penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya menunjukkan ada kelemahan pada penerapan sistem dan prosedur penjualan yang selama ini dijalankan yaitu: belum adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas terutama pada bagian sales marketing dan penagihan piutang pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya. Selama ini bagian sales marketing bertugas mencari pelanggan, mencatat pemesanan barang, menyimpan faktur, dan sekaligus difungsikan oleh PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya untuk melaksanakan kegiatan penagihan kepada debitur. Alasan PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya melakukan perangkapan atau mefungsikan bagian sales marketing dan sekaligus bagian penagihan dengan pertimbangan efisiensi dan tujuan ekonomis. Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya, maka peneliti berusaha mengemukakan langkahlangkah pemecahan dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya, untuk mengevaluasi struktur pengendalian intern terhadap sistem penjualan, karena sistem dan prosedur dalam penjualan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi serta untuk mengklasifikasikan data akuntansi secara tepat. 1. Analisis Struktur Organisasi Dalam mengolah perusahaan diperlukan adanya sistem pengendalian intern yang baik. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas dapat mendukung terciptanya suatu pengendalian intern yang memadai. karena adanya struktur organisasi untuk memisahkan dan menjelaskan secara tegas mengenai tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang ada di perusahaan tertutama dalam transaksi penjualan. Struktur organisasi perusahaan telah dijelaskan dan digambarkan secara jelas pada gambar 4. Dalam kegiatan sehari-hari sales manager PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya didampingi dan dibantu oleh 9 orang yang masing-masing memimpin satu bagian dengan beberapa sub bagian atau tanpa sub bagian. Uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian diatur sedemikian rupa sehingga karyawan lebih mudah mengerti tugas dan wewenangnya. Deskripsi pekerjaan ini bertujuan untuk menghindari benturan pelaksanaan tugas tiap bagian, sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Struktur organisasi pada sistem penjualan dibawahi oleh sales manager dengan bagian-bagian yang terkait, yang telah mempunyai fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Berdasarkan penelitian Struktur organisasi PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya yang telah dijelaskan dan digambarkan pada gambar 2 dapat dilihat dalam Struktur organisasi PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya masih ada beberapa bagian yang masih perlu dibenahi. Di dalam gambar struktur organisasi tidak terdapat bagian penagihan dan bagian akuntansi. Dengan tidak ditampilkan bagian penagihan dan bagian akuntansi dalam bagan struktur organisasi, hal tersebut dapat menyebabkan penyelewengan dan penyalahgunaan wewenang yang diberikan. Dalam pelaksanaannya tidak terdapat penyimpangan pada pembagian fungsi dan tugas pokok yang telah ditetapkan. Semua


10 karyawan yang bersangkutan telah melakukan tugasnya sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya masing-masing sehingga struktur organisasi PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya tidak terdapat permasalahan dan berjalan dengan baik. 2. Analisis Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab Pembagian wewenang dan tanggung jawab pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya merupakan perpanjangan dari pengembangan struktur organisasi yang ditetapkan oleh keputusan direksi dalam prakteknya penetapan pembagian wewenang dan tanggung jawab diwujudkan dalam SOP yang berisi job description secara tertulis yang melingkupi misi dilaksanakan oleh masing-masing personel dan unit kerja, pemenuhan tanggung jawab, ikhtisar pekerjaan dan aktivitas utama, pelaporan kepada atasan dan pemahaman hubungan kerjasama diantara unit-unit terkait dengan aktivitas penjualan. Dengan adanya uraian pekerjaan yang jelas maka masing-masing pegawai harus memahami dan menjalankan kewajibannya dengan baik dan secara tepat sesuai dengan batasan wewenang dan tanggung jawabnya pada prosedur penjualan. Apabila pegawai bertindak di luar batas wewenangnya akan diberikan sanksi yang sesuai dengan peraturan yang ada. Mengenai pelimpahan wewenang dan prosedur tanggungjawab dan masalah sejenis ditetapkan berdasarkan keputusan sales manager. Berdasarkan penelitian tugas dan wewenang maupun tanggung jawab didokumentasikan secara tertulis, termasuk kebijakan yang diterapkan. Kebijakan dan prosedur tersebut digunakan untuk mengkomunikasikan kegiatan operasional perusahaan. Dalam melaksanakan penjualan, sales manager dibantu oleh sales marketing, gudang, pengiriman, dan admin keuangan untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dan yang kemudian diperiksa atau dilegalisasi oleh sales manager. Untuk menerapkan sistem dan prosedur penjualan yang baik sebaiknya PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya melakukan pemisahan tugas dan wewenang dalam suatu bagian untuk menciptakan suatu tanggung jawab atas pekerjaan yang telah dilakukannya, memberikan pelaporan setiap akhir bulan pada pimpinan, sehingga kejadian perangkapan fungsi dari masing-masing tidak dibenarkan. Karena pada dasarnya prinsip pengendalian intern menghendaki adanya pemisahan pada bagian yang terkait dalam prosedur penjualan tugas dan wewengan yang peneliti usulkan dalam prosedur penjualan adalah a) Pemisahan yang tegas antara bagian sales marketing dan bagian penagihan agar fungsi dari penagihan lebih efektif dan data piutang pelanggan dalam catatan admin keuangan menjadi lebih akurat, selain itu juga mencegah penyalahgunaan hasil penagihan oleh sales marketing. Sedangkan fungsi tugas pada bagian sales marketing yaitu hanya memantau laporan pembayaran termin yang dilakukan oleh customer sehingga bagian sales marketing akan dapat memaksimalkan pekerjaannya di dalam mencari calon customer, karena dengan dapat memaksimalkan untuk mencari calon customer maka otomatis pendapatan perusahaan maksimal karena salah satu perusahaan memperoleh pendapatan adalah berasal dari berapa banyak bagian sales marketing mencari dan mendapatkan customer; b) Pemisahan yang tegas antara bagian admin keuangan dan bagian kas. Admin keuangan selama ini merangkap sebagai penerima uang dari sales marketing maupun customer dan sekaligus mencatat transaksi tersebut dari pembayaran customer. Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan tanggung jawab, admin keuangan dikhususkan pada pengecekan data pembayaran dari sales marketing yang berdasarkan pada nota penagihan, sedangkan bagian kas hanya menangani penerimaan uang dari sales marketing yang kemudian nota penerimaan uang diserahkan kepada admin keuangan karena terkait transaksi keluar masuknya aliran dana (kas) perusahaan termasuk penerimaan pembayaran termin dari customer (debitur). Perusahaan melakukan perangkapan fungsi dengan pertimbangan efisiensi dan tujuan ekonomis, perangkapan tersebut masih ditoleransi asalkan ada batas-batas yang


11 harus dipatuhi, ditunjang dengan adanya pengendalian yang baik dan teliti serta adanya penerapan prinsip-prinsip pengendalian yang memadai, misalnya: (a) Semua penerimaan hasil penagihan oleh bagian penagih, baik berupa uang tunai maupun cek harus diserahkan pada hari ini juga atau awal hari kerja berikutnya; (b)Atas pembayaran yang diterima dari siapa, jumlah berapa dan untuk tujuan apa dilakukan pencatatan segera setelah diterima; (c) Semua faktur yang keluar maupun masuk harus diperhatikan dengan teliti kebenaran angka-angkanya. 3. Analisis Atas Dokumen yang Digunakan Dalam melaksanakan sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya secara tepat diperlukan adanya sistem dan prosedur yang baik, agar sistem dan prosedur atas penjualan dapat dilaksanakan secara baik, diperlukan adanya data-data atau informasi yang berupa bukti-bukti dokumen yang berhubungan dengan aktivitas penjualan yang terjadi pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya, sehingga sistem informasi akuntansi penjualan berjalan dengan baik. Setelah menganalisis tentang beberapa dokumen yang digunakan oleh PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya dapat diketahui bahwa semua dokumen– dokumen yang digunakan PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah memadai serta dokumen yang mendukung prosedur atas penjualan PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya semuanya sudah memadai karena dokumen yang digunakan antara lain penawaran harga, faktur penjualan, kwitansi pembayaran, surat jalan, dan bukti setoran karena sistem informasi akuntansi atas penjualan terdapat dokumen-dokumen yang mendukung jalannya penjualan sebagai catatan tertulis yang mempunyai peranan penting. 4. Analisis Bagian yang Terkait Sistem Penjualan Setelah menganalisis fungsi–fungsi atau bagian–bagian yang berkaitan dengan penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya dalam kaitannya dengan sistem informasi akuntansi penjualan sudah melibatkan fungsi-fungsi atau bagian–bagian yang terkait pada sistem informasi akuntansi penjualan, sehingga sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah sesuai prinsip-prinsip akuntansi yang umum digunakan oleh perusahaan walaupun ada bagian tertentu yang dirangkap oleh sales marketing yaitu penagihan dan admin keuangan yaitu kas. Fungsi– fungsi atau bagian–bagian yang terkait di sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya meliputi (a) Bagian sales marketing; (b) Bagian admin keuangan; (c) Bagian gudang; dan (d) Bagian pengiriman. Berdasarkan fungsi tersebut untuk mendukung struktur pengendalian intern yang baik sebaiknya perusahaan menambah 2 bagian atau fungsi yang terkait dengan sistem penjualan dalam menciptakan struktur pengendalian intern yaitu: (a) Bagian kas; dan (b) Bagian penagihan. Dengan adanya penambahan bagian atau fungsi tersebut dapat dikatakan sistem penjualan pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya memadai dan tercipta struktur pengendalian intern yang baik karena tidak terdapat perangkapan fungsi. 5. Praktek yang Sehat Praktek yang sehat terkait dengan sistem penjualan adalah penggunaan formulir dalam melakukan transaksi tersebut. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaianya dengan menggunakan nomer urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya transaksi. Penggunaan formulir serta pendistribusiannya kepada bagian yang berkepentingan sangat


12 berguna untuk menghindari dan mencegah terjadinya kesalahan terutama dalam menerima informasi yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan uang. Jika dilihat dari prinsip pengendalian intern di dalam prosedur penjualan pada PT Mitra Wira Pratama memadai, dimana penggunaan formulir secara tertulis dan pendistribusiannya sudah tepat, sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam hal penjualan, pencatatan piutang, dan penerimaan kas yang dapat merugikan perusahaan karena terjadinya penyelewengan dan kecurangan terhadap salah satu bagian yang dirangkap oleh bagian yang lain. Berdasarkan hasil pengamatan praktek yang sehat dikatakan baik, dimana berkaitan dengan formulir berkaitan dengan penjualan perusahaan sudah menggunakan nomor urut tercetak. Pembuatan nomor urut tercetak sesuai dengan nomor faktur penjualan yang diterima oleh admin keuangan dari sales marketing berdasarkan PO (purchasing order) customer. Pembuatan faktur tersebut rangkap 4 yang didistribusikan:  Lembar 1 asli ke customer  Lembar 2 ke bagian keuangan  Lembar 3 arsip bagian pengiriman  Lembar 4 arsip bagian gudang Pengawasan atas persediaan yang terdapat digudang dikatakan baik. Pengawasan atas persediaan dilakukan dengan melakukan perhitungan fisik atas jumlah barang yang tersedia. Perhitungan dapat dilakukan secara sampling atau keseluruhan dengan mencocokkan jumlah yang ada dengan jumlah yang seharusnya menurut buku persediaan. Dengan demikian diharapkan perusahaan dapat mengetahui persediaan barang yang masih tersedia sebelum adanya kejadian kekurangan persediaan barang diperusahaan. Yang berakibat dapat mengecewakan customer apabila terjadi kecurangan persediaan barang yang dibutuhkan oleh customer. Dengan adanya pengawasan persediaan digudang diharapkan dapat mencegah agar tidak terjadi adanya kelebihan atas persediaan barang yang dapat mengakibatkan persediaan barang menumpuk digudang melebihi kebutuhan yang diperlukan. 6. Karyawan yang berkompeten Karyawan yang berkompeten adalah karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur karyawan merupakan unsur yang paling penting dalam pengendalian intern suatu perusahaan karena sebaik-baiknya suatu pengendalian intern perusahaan di buat tidak ada artinya jika para karyawannya tidak cakap dan memiliki tanggung jawab yang baik. Dalam penyeleksian karyawan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari cara perusahaan mengadakan seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh perusahaan dan tanggung jawab yang akan dibebankan. Berdasarkan penelitian kebijakan pemisahan yang berkenaan dengan kepegawaian antara lain adalah kebijakan penerimaan pegawai. Perusahaan melaksanakan seleksi dan menetapkan syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi calon pegawai agar dapat diterima, dan untuk menempani posisi atau jabatan tertentu, karyawan juga harus memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas pada posisi tersebut. Kualifikasi tersebut misalnya calon pegawai harus memiliki latar belakang pendidikan minimal diploma atau sarjana, pengalaman minimal 1 tahun dan memiliki keahlian sesuai dibidangnya, sebagai contoh, scorang karyawan minimal harus bisa mengoperasikan komputer.


13 Tabel 1 Nama Karyawan Berdasarkan Jenjang Pendidikan No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Nama Tenaga ahli Margareth Teguh Anna Nopianingsih Wahyu Hagono Dwi Supriyanto Supriyanto Soleh Erik Vandiky Singgih Subronto Agung Tri Prasetyo

Cabang

Jenjang

Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya Surabaya

S1 SMU S1 D3 S1 SMA SMK SMA STMK

Lembaga penerbit Sertifikat Unika Widya Mandala Surabaya SMA Widya Merti Florida State University SPM "Bhakti Samudera" Universitas DR. Soetomo Surabaya SMA Kiara Condong Bandung SMK YPM 1 Sepanjang Sidoarjo SMA PGRI 8 STMK Duta Wiyata Malang

Status Tetap Tetap Tetap Tetap Tetap Tetap Tetap Tetap Tetap

Periode Kerja Sblm MWP Berdiri 22-Aug-05 1-Mar-03 Sblm MWP Berdiri 2-Nov-09 Sblm MWP Berdiri 3-Jan-07 3-Jan-07 1-Sep-03

Sumber: PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya

Hal ini berarti bahwa karyawan sudah mengetahui tugas dan tanggungjawabnya dalam perusahaan. PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya lebih mengutamakan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Sehingga sistem pengendalian intern seperti yang telah diuraikan di atas dapat tercapai. Walaupun karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup menjadi satu-satunya unsur sistem pengendalian intern untuk menjamin tercapainya tujuan sistem pengendalian intern. Tetapi berdasarkan pengamatan PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya tidak mengadakan pelatihan, seminar, dan penilaian terhadap karyawan. Dengan tidak adanya promosi, penilaian kinerja, serta turnover yang rendah terhadap karyawan menunjukkan bahwa manajemen tidak mempunyai komitmen terhadap kenaikan personel yang cakap ke tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi. Untuk standar pemekerjaan individu PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah melakukan perekrutan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil analisis dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan pelaksanaan pengendalian internal sistem penjualan memadai. Hal ini dapat dilihat dari komponen pengendalian sistem penjualan seperti: 1. Struktur organisasi pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya menunjukkan adanya pemisahan fungsi manajemen, mempunyai garis tugas pokok dan fungsi yang jelas. Setiap jabatan pada setiap bagian mempertanggung jawabkan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan baik dan menjalankan setiap aktivitas penjualan sesuai dengan prosedur yang termuat dalam SOP yang berisi job description secara tertulis. 2. Pemisahan tugas yang cukup. Beberapa pembagian tugas yang ditetapkan dalam hubungannya dengan aktivitas sistem penjualan pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya telah dilaksanakan sesuai dengan fungsi dan tugas pokoknya masing-masing bagian walapun ada beberapa bagian yang dirangkap tugasnya. a. Dokumen dan catatan yang memadai. Sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya tidak terlepas dari peranan dokumen sebagai media informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan proses penjualan: (a) Surat Penawaran sudah menggunakan nomor unit tercetak, sedangkan untuk kwitansi pembayaran tagihan juga menggunakan nomor unit cetak; (b) Rancangan dokumen dan catatan cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen. Kesederhanaan ini didukung dengan kolom-kolom yang dibuat berdasarkan maksud dan tujuan terhadap isi dokumen tersebut, seperti otorisasi pejabat yang berwenang; (c) Dokumen yang dirancang untuk menjamin informasi yang sebenarnya. Hal ini


14 sesuai dengan pengisian, dan distribusi, dan kolom otorisasi dan kolom untuk angka. (d) Pencatatan pada dokumen dilakukan pada saat transaksi terjadi. Hal ini tentunya dilakukan setelah dokumen-dokumen yang diperlukan telah disetujui oleh masingmasing bagian. 3. Pengecekan independen atas pelaksanaan. Sistem penjualan pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya ini terlihat jelas bahwa unsur saling periksa adalah menjadi unsur pengendalian intern yang paling menonjol. Pengecekan ini ditunjukkan pada kegiatan yang dikerjakan bagian lain sebelum dan sesudah menilai jumlah yang seharusnya dicatat untuk menghidari kesalahan, yang didukung dengan dokumen yang digunakan dan telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berkaitan. Usaha-usaha yang dilakukan PT. MItra Wira Pratama Cabang Surabaya untuk pengecekan secara independen atas penjualan adalah: (a) Delivery order (DO) yang telah diotorisasi oleh sales marketing, diserahkan ke admin keuangan dan digunakan sebagai bukti untuk penagihan setelah barang terkirim ke customer; (b) Delivery order (DO) yang telah dibuat oleh sales marketing diperiksa dan ditanda tangani oleh sales, admin keuangan, dan gudang, kemudian didistribusikan ke bagian keuangan, bagian pengiriman, bagian gudang dan untuk customer; (c) Kwitansi pembayaran dibuat dan telah diotorisasi oleh bagian sales marketing digunakan sebagai bukti pembayaran customer. 4. Pemantauan. Aktivitas pemantauan berkaitan dengan penilaian efektifitas rancangan dan operasi struktur pengendalian manajemen untuk melihat apakah kebijakan-kebijakan yang diharapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan keadaan. Pemantauan atas aktivitas operasional perusahaan dilakukan oleh sales manager, sedangkan pemantauan pada bagian pemasaran dilakukan oleh sales marketing dan dibantu oleh admin keuangan. Berdasarkan pengamatan, aktivitas pemantauan saat ini sudah dilakukan secara terus menerus oleh manajemen, hal ini terlihat dari manajemen dalam memberikan tanggapan terhadap keluhan-keluhan dari customer yang dilakukan dengan segera. Berkaitan dengan rotasi karyawan perusahaan tidak melakukannya sehingga dapat menimbulkan kejenuhan pada karyawan karena karyawan merasa tidak mendapatkan tantangan dari departemen yang lain. PENUTUP Simpulan Sebagai bahan akhir penulisan skripsi yang memberikan masalah tentang evaluasi sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan pada PT. Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya, maka peneliti memberikan simpulan dan saran sebagai pertimbangan bagi perusahaan dalam mengembangkan usahanya dan menjaga keberadaan perusahaan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuannya. Simpulan yang dapat peneliti kemukakan adalah sebagai berikut: 1. Kebijakan-kebijakan yang dimiliki perusahaan telah dipahami sarnpai tingkat operasional. 2. Dalam job diskripsi yang ada pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya masingmasing tanggung jawab dan wewenang telah dijelaskan secara terperinci dan lengkap, dan dalam praktek pelaksanannya telah sesuai dengan job diskripsi yang dibuat. 3. Tidak adanya pemisahan wewenang yang tegas antara sales marketing dan bagian penagihan kepada customer yang hanya dilakukan oleh satu bagian yaitu sales marketing, sehingga dapat mengakibatkan peluang terjadinya penyelewengan atau kecurangan dimungkinkan dapat terjadi.


15 4. Pengiriman barang telah dilakukan dengan baik, dan bagian pengiriman bertanggungjawab penuh atas pengiriman barang tersebut. Bagian gudang telah melakukan tugasnya dengan baik dan memeriksa kelayakan mutu dari barang dagangan yang dikirim ke customer. 5. Secara keseluruhan struktur pengendalian intern sistem penjualan pada PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya sudah memenuhi unsur pengendalian intern dan sudah melaksanakan dengan baik hal tersebut dapat dilihat dari: (a) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan penjualan dengan didukung oleh dokumen penjualan yang memadai diantaranya dokumen penawaran harga, faktur penjualan, kwitansi pembayaran, surat jalan, dan bukti setoran; (b) Berkaitan dengan praktek yang sehat dikatakan baik, dimana formulir berkaitan dengan penjualan sudah menggunakan nomor urut tercetak. Pembuatan nomor urut tercetak sesuai dengan nomor faktur penjualan yang diterima oleh admin keuangan dari sales marketing berdasarkan PO (purchasing order) dari customer; dan (c) Karyawan yang kompeten, PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya lebih mengutamakan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten, perusahaan melakukannya dengan cara mengadakan seleksi calon karyawan yang akan melamar di PT Mitra Wira Pratama Cabang Surabaya yang sesuai dengan bagian yang disediakan oleh pihak manajemen. Saran 1. Pihak manajemen hendaknya melakukan evalusi dan penilaian kerja terhadap seluruh karyawan, dengan adanya penilaian kinerja diharapkan para karyawan bekerja lebih semangat secara jujur dan profesional demi majunya perusahaan, dan memberikan sangsi bagi karyawan yang melakukan kecurangan. 2. Agar dapat terlaksana sistem pengendalian intern dalam rangka menjaga kekayaan perusahaan, maka manajemen perusahaan harus memberi pelatihan bagi karyawan yang terkait dengan aktivitas penjualan, sehingga sasaran dari sistem pengendalian intern dapat terlaksana sesuai dengan tujuan perusahaan. 3. Pemantauan harus dilakukan secara terus menerus untuk mengetahui aktivitas penjualan telah dilakukan secara efektif dengan meneliti laporan penjualan secara keseluruhan sehingga penyimpangan yang terjadi dapat cepat terungkap. 4. Dan yang paling penting PT. Mitra Wira Pratama menentukan kebijakan dan prosedur pada lingkungan perusahaan yang diterapkan untuk memberikan keyakinan bahwa sistem pengendalian intern mampu memberi keyakinan bahwa semua karyawan mematuhinya sehingga tujuan perusahaan tercapai.

DAFTAR PUSTAKA Anastasia, R. 2009. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern pada Aktivitas Penjualan PT. X. Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Surabaya. Antari, N.D. 2006. Evaluasi struktur Pengendalian Intern Sistem Penjualan pada PT. Citra Tama Adigraha Surabaya. Skripsi . Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Surabaya. Halim, A. 2003. Auditing. Edisi ketiga. Penerbit Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Yogyakarta. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Penerbit Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Yogyakarta. Marzuki. 2002. Metodologi Riset. Penerbit BPFE Universitas Islam Indonsia. Yogyakarta.


16 Moleong J.L 2004. Metodologi Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi. Penerbit PT. Remaja Rosda Karya. Bandung. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Satriya, T. 2006. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Penjualan Tunai Kartu Perdana Flexi PT. Telkom Malang. Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Surabaya.

EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN

Recommend Documents