EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta SKRIPSI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta

SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Program Studi Pendidikan Akuntansi

Oleh: SRI WAHYUNI NIM: 061334009

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AKUNTANSI JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2010


ii


iii


PERSEMBAHAN

Skripsi ini kupersembahkan kepada: Allah Bapa, Putra dan Roh Kudus Bapakku Y.Suyono dan Ibuku F.Narni Adikku E. Sri Handayani Seluruh keluarga untuk segala dukungan Almamaterku Sahabat dan semua orang yang mengenal dan menolong aku, terimakasih atas doa dan bantuan semua pihak

iv


MOTTO

Sebab Aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman Tuhan, yaitu rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan. (Yeremia 29:11)

TUKANG SAPU PUN MAMPU MENJADIKAN

S1

v


PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 25 Agustus 2010 Penulis

Sri Wahyuni

vi


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama Nomor Mahasiswa

: Sri Wahyuni : 061334009

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI. Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta. beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada Tanggal : 27 Agustus 2010 Yang menyatakan

Sri Wahyuni

vii


ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta Sri Wahyuni Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2010 Penelitian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan, 2) mengetahui pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara dokumentasi, wawancara, observasi, dan kuesioner. Analisis data dilakukan dengan cara 1) membandingkan sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada. 2) menganalisis secara kritis penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dengan membandingkan sistem yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori yang ada. Dari analisis data dan pembahasan dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan kurang baik. Hal tersebut dapat dilihat dari tidak tersedianya faktur penjualan pada setiap transaksi sehingga perusahaan masih menggunakan kertas kosong dan tidak menggunakan formulir formal sebagai media otorisasi pada setiap transaksi. Pengendalian yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang mungkin timbul juga masih terdapat kelemahan. Hal ini terlihat dari pemberian cap “lunas“ yang sangat mudah dipalsukan. Melihat dari kondisi-kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan kurang baik.

viii


ABSTRACT THE INTERNAL CONTROL SYSTEM EVALUATION ON THE CASH SALES SYSTEM A Case Study in Toko Merah, at 1 Jl. Affandi, Yogyakarta Sri Wahyuni Sanata Dharma Yogyakarta University 2010 This research aims to figure out: 1) the cash sales accounting information system used by the firm, 2) the internal control of the cash sales accounting information system used by the firm. The data gathering techniques in this research were documentation, interview, observation, and questionnaire. The techniques to analyse the date were: 1) comparing the cash sales system used by the firm with the related theories, 2) critically analyzing the cash sales and the internal control system by comparing the system used by the firm with the related theories. From the data analysis and discussion, it was found that the cash sales accounting information system used by the firm was low. It was represented by the absence of sales invoice for every transaction that the firm still used blank paper instead of formal form as an authorization media for every transaction. Besides, the avoidance and evaluation control of possible corruption and mistakes was low too. It could be figured out from the false “paid” stamp given. For these reasons, it can be concluded that the internal control system of the cash sales accounting information system used by the firm was low.

ix


KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah Bapa yang telah melimpahkan berkat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul EVALUASI SISTEM PENJUALAN TUNAI, studi kasus pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta. Tujuan penyusunan skripsi adalah untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Pendidikan sesuai program studi yang di tempuh di Universitas Sanata Dharma. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang memberikan bimbingan, dorongan, dan bantuan moral maupun material hingga skripsi ini dapat terselesaikan. Ucapan terima kasih ini khususnya penulis tujukan kepada: 1.

Bapak Drs. Tarsisius Sarkim, M.Ed., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

2.

Bapak Yohanes Harsoyo, S.Pd., M.Si., selaku Ketua Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

3.

Bapak Laurentius Saptono, S.Pd., M.Si., Selaku Ketua Progaram Studi Pendidikan Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

4.

Bapak Drs. Bambang Purnomo, S.E., M.Si., selaku doesen pembimbing yang telah memberikan saran dan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini sampai dengan selesai.

5.

Dosen dan karyawan Universitas Sanata Dharma, khususnya Prodi PAK yang telah mendukung, terima kasih. x


6.

Bapak, ibu, dan adikku tercinta, serta seluruh keluargaku yang sangat memberi dukungan.

7.

Teman-teman PAK angkatan 2006, terima kasih atas dukungan dan kebersamaan kita selama ini.

8.

Teman kostku, Dyah, mbak Sari, Hana, Anggi, martina, terima kasih atas kebersamaan menemaniku dalam proses penyusunan skripsi ini. Teman ngobrol, gosip, nongkrong, dll. Khususnya mbak Sari, makasih banget dah bantuin buat abstract.

9.

Temanku Arni, Lina, Novy, Dian, Nita, Vivin, Suci, Pristi kalian adalah sahabatku yang sering menunjukkan batang hidung di kostku. Teman-teman alumni dan guru-guru SMA PL St Yosef……Hidup!!!!!

10. Orang-orang yang secara khusus mendukung aku Alexander serta keluarga, Y. Rezky serta keluarga, Ghopoer, Adi Melon, Nick Puma, Sindu, kalian adalah motivasiku. 11. Teman-teman di Perkampungan Sosial Pingit: Fr Yayan, Fr Beny, Fr Eko, Fr Fajar, Rm Bamb’s, Rm In, mas Gembong, mas Kris,Bu Sum, Ditya, Monik, Putri, Lisa, Rosa, Devy, Jalu, mas Leo, Gloria, Santy, Mbak Riri, mas Ari, anak Pingit dll. Kapan kita refreshing ke Solo lagi?. 12. Teman-teman OMK St Maria Kartasura, Vokal grup St John, Paguyuban pemazmur St Pius X, bersamamu kuhabiskan waktu. Senang bisa mengenal kalian. 13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima kasih.

xi


Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari sempurna, sehingga masih perlu dikaji dan dikembagkan lebih lanjut. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat konstruktif. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Yogyakarta, 09 Agustus 2010

Penulis

xii


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..........................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................

iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ....................................................................

iv

HALAMAN MOTTO ....................................................................................

v

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ........................................................

vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLUKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .....................

vii

ABSTRAK ......................................................................................................

viii

ABSTRACT .....................................................................................................

ix

KATA PENGANTAR....................................................................................

x

DAFTAR ISI...................................................................................................

xiii

DAFTAR TABEL ..........................................................................................

xiv

DAFTAR GAMBAR......................................................................................

xvi

BAB I

PENDAHULUAN.........................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah .........................................................

1

B. Identifikasi Masalah ...............................................................

4

C. Batasan Masalah .....................................................................

4

D. Rumusan Masalah...................................................................

5

E. Tujuan Penelitian....................................................................

5

xiii


BAB II

F. Manfaat Penelitian..................................................................

6

TINJAUAN PUSTAKA................................................................

7

A. Tinjauan Teoritik ....................................................................

7

1. Sistem .................................................................................

7

2. Sistem Informasi Akuntansi ...............................................

10

3. Sistem Akuntansi ...............................................................

11

4. Sistem Penjualan Tunai.....................................................

13

5. Sistem Pengendalian Intern ..............................................

22

6. Sistem Pengendalian Intern Dalam

BAB III

BAB IV

Sistem Penjualan Tunai .....................................................

25

B. Kajian Hasil Penelitian yang Relevan ....................................

27

C. Kerangka Berfikir ...................................................................

28

D. Hipotesis .................................................................................

28

METODE PENELITIAN ...........................................................

29

A. Jenis Penelitian .......................................................................

29

B. Tempat dan Waktu Penelitian.................................................

29

C. Subjek dan Objek Penelitian...............................................

29

D. Data yang Dibutuhkan ............................................................

30

E. Teknik Pengumpulan Data ...............................................

30

F. Teknik Analisis Data ..............................................................

31

GAMBARAN UMUM ................................................................

38

A. Gambaran Umum Perusahaan ...............................................

38

1. Sejarah Perusahaan ............................................................

38

xiv


2. Lokasi Perusahaan .............................................................

40

3. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan .....................................

40

4. Sumber Daya Manusia atau Personalia .............................

41

5. Pemasaran ..........................................................................

42

6. Jam Kerja ...........................................................................

43

7. Struktur Organisasi ............................................................

43

B. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ..................................................................

46

1.Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta .....................................................

47

2.Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ..............

51

3.Bukti Transaksi Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta .....................................................

52

4.Prosedur Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta .....................................................

54

5.Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ..............

55

6.Bagan Arus Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

BAB V

Toko Merah Yogyakarta ..............................................

58

ANALISIS DATA........................................................................

59

A. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta.............................. xv

59


B. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta ..................................................................

65

C. Jaringan Prosedur yang Membentuk Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta..............................

67

D. Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta

70

E. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah....................

71

F. Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan

BAB VI

Tunai Toko Merah Yogyakarta ..............................................

73

KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................

75

A. Kesimpulan.............................................................................

75

B. Keterbatasan Penelitian .........................................................

76

C. Saran .......................................................................................

76

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

xvi


DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Rangkuman Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ..........................

32

Tabel 3.2 Rangkuman Analisis Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ......................................

32

Tabel 3.3 Rangkuman Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah .........................

33

Tabel 3.4 Rangkuman Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ...................................................................................

35

Tabel 3.5 Rangkuman Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah................

36

Tabel 3.6 Rangkuman Analisis Praktek yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ......................................

37

Tabel 5.1 Hasil Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ..........................

59

Tabel 5.2 Hasil Analisis Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah........................................................

65

Tabel 5.3 Hasil Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ......................................

67

Tabel 5.4 Hasil Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah................ xvii

70


Tabel 5.5 Hasil Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah ..........................

71

Tabel 5.6 Hasil Analisis Praktek yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah........................................................

xviii

73


DAFTAR GAMBAR

Gambar 5.1 Faktur Penjualan Tunai untuk Pembeli ......................................

64

Gambar 5.2 Faktur Penjualan Tunai untuk Kasir ..........................................

64

Gambar 5.3 Faktur Penjualan Tunai untuk Bagian Gudang ..........................

65

xix


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Perusahaan dagang dalam bentuk toko, swalayan, mini market, departemen store, dan lain-lain telah banyak kita temukan. Semakin banyak perusahaan dagang menyebabkan adanya persaingan yang kuat dalam dunia perdagangan. Perusahaan memerlukan informasi agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien serta dapat mencapai tujuan perusahaan yang salah satunya adalah memperoleh laba yang optimal. Informasi yang dibutuhkan tersebut sebagian besar dihasilkan oleh sistem informasi yang disebut sistem informasi akuntansi. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan (Jogiyanto, 1997: 24). Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga siap digunakan untuk membuat kesimpulan, argumen, peramalan, keputusan atau tindakan. Untuk mempertahankan eksistensinya dan untuk mencapai tujuannya, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem akuntansi diciptakan untuk menangani transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sistem akuntansi mengorganisasi formulir, catatan, dan laporan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mempermudah pengelolaan perusahaan (Mulyadi,

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

1989: 4). Salah satu faktor yang dapat menentukan dapat dipercaya tidaknya laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan adalah sistem pengendalian intern yang terdapat pada perusahaan tersebut. Sistem pengendalian intern dari suatu sistem akuntansi mempunyai tujuan dan berguna untuk menjaga keamanan harta milik suatu organisasi, memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi, dan membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijakan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu (Baridwan, 1992: 2). Dalam sistem penjualan tunai maupun sistem penjualan kredit, perusahaan melakukan transaksi penjualan produk kepada konsumen. Penjualan ini merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan. Perusahaan akan lebih menyukai jika penjualan dapat dilakukan secara tunai karena perusahaan akan segera menerima kas dan kas tersebut dapat segera digunakan kembali untuk mendatangkan pendapatan selanjutnya. Sedangkan di pihak konsumen umumnya lebih menyukai bila perusahaan melakukan penjualan kredit

karena

pembayarannya

dapat

ditunda

dan

ini

akan

lebih

menguntungkan konsumen. Pihak manajemen harus tepat dalam menerapkan sistem akuntansi penjualan pada perusahaan karena sistem akuntansi penjualan merupakan salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektifitas kegiatan penjualan, sistem itu dapat mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan dan penggelapan yang material dalam proses akuntansi. Apabila sistem akuntansi penjualan tersebut telah berjalan dengan baik maka proses kegiatan penjualan


yang merupakan salah satu kegiatan pokok untuk menghasilkan laba dalam perusahaan diharapkan dapat berjalan dengan lancar. Toko Merah sebagai organisasi entitas yang aktivitasnya di bidang perdagangan. Kegiatan penjualan yang dilaksanakan Toko Merah adalah penjualan tunai. Toko Merah terletak di jalan Affandi nomor 1, Mrican, Yogyakarta. Lokasi Toko Merah sangat strategis karena berada di kawasan kampus yang mudah dijangkau. Toko Merah bergerak dalam penjualan peralatan, perlengkapan sekolah

dan penjualan barang

kebutuhan sehari-hari. Pelaksanaan sistem penjualan di Toko Merah masih sederhana dan belum menggunakan faktur penjualan dengan nomor urut tercetak. Sistem penjualan di Toko Merah masih berbasis manual. Dari pengamatan awal di lokasi, sistem yang dilaksanakan Toko Merah terdapat beberapa kelemahan. Kelemahan yang dapat ditemukan antara lain: a. Pada Toko Merah belum ada faktur penjualan yang dibuat secara formal. b. Pada saat pembayaran, bagian kassa hanya membubuhkan cap ”lunas”. Cap lunas ini menjadi suatu kelemahan karena cap ”lunas” mudah ditiru oleh orang lain. Jika penyimpangan ini terjadi maka besar kemungkinan harta akan hilang. Hal ini berkaitan dengan pengadaan sistem pengendalian intern pada perusahaan. Jika dengan sistem penjualan yang ada sekarang tidak


menimbulkan penyalahgunaan, maka sistem yang dilaksanakan sekarang dapat dikatakan sudah efektif, dan jika yang terjadi menggambarkan keadaan yang sebaliknya, maka sistem penjualan yang diterapkan dirasa tidak efektif bahkan perlu diperbaiki. Sistem penjualan dan sistem pengendalian ini perlu diperhatikan dalam suatu perusahaan supaya tujuan yang telah diharapkan dapat tercapai. Bertitik tolak dari pernyataan di atas, maka penulis tertarik untuk mengevaluasi apakah perusahaan telah melaksanakan sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan tunai secara efektif.

B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut: 1. Ada beberapa kelemahan yang dapat ditemukan dari sistem penjualan yang dilaksanakan di Toko Merah. 2. Ada perbedaan sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan tunai yang dilaksanakan sekarang dengan teori yang ada.

C. Batasan Masalah Agar pembahasan dalam penelitian ini tidak terlalu luas dan dapat lebih terfokus, maka penulis membatasi penelitian ini hanya pada sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern yang berkaitan dengan


adanya transaksi penjualan tunai pada Toko Merah jalan Affandi No. 1 Yogyakarta.

D. Rumusan Masalah Dalam penelitian ini, penulis mengajukan rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah? 2. Bagaimana pelaksanaan sistem pengendalian intern sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah? 3. Apakah sistem penjualan tunai dan sistem pengendalian intern di Toko Merah sudah memenuhi syarat pengamanan harta?

E. Tujuan Penelitian Penelitian yang dilakukan pada Toko Merah bertujuan untuk: 1. Mengetahui bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah. 2. Mengetahui efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah. 3. Mengetahui keadaan keamanan harta di Toko Merah dengan adanya sistem pengendalian intern.


F. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Hasil yang diperoleh dari penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan bagi perusahaan. Lebih dari itu, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membawa

langkah-langkah

perbaikan

dalam

menjalankan

sistem

pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan tunai di masa yang akan datang. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi tentang analisis sistem pengendalian intern penjualan tunai terutama bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma. 3. Bagi Peneliti Dengan adanya penelitian ini, penulis dapat memperdalam dan menerapkan ilmu yang didapatkan di perkuliahan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritik 1. Sistem a. Pengertian Sistem Mulyadi (1989: 3) mengemukakan pengertian sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Wilkinson (1997: 32) mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berkaitan dan mempunyai satu atau beberapa tujuan yang sama. Pengertian sistem yang dikemukakan oleh Wahana (2003: 28) adalah suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem bila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu, yang disebut sebagai subsistem. Agar sistem dapat berfungsi secara efektif dan efisien, subsistem-subsistem itu harus saling berinteraksi antara satu dengan lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Namun, biasanya antara satu subsistem dengan subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis

7


pemisahnya secara tegas, karena interaksi yang terjalin antar subsistem itu demikian kuatnya dan sering kali saling tumpang tindih. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki 3 unsur, yaitu input, proses dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Sedangkan output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengoperasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output. b. Karakteristik Sistem Karakteristik yang terkandung dalam sistem yang dikemukakan oleh Jogiyanto (1999: 3) adalah memiliki komponen-komponen, batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem, penghubung (interface), input, output, proses dan sasaran atau tujuan. Suatu sistem terdiri dan sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dan sistem untuk menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan. Misal, bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Suatu sistem mempunyai batas sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau


dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari suatu sistem. Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan tetapi dapat juga bersifat merugikan sistem. Bila bersifat menguntungkan, maka lingkungan tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Namun bila bersifat merugikan maka harus ditahan dan dikendalikan karena dapat mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung sistem merupakan

media

yang

menghubungkan

antar

subsistem,

yang

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Input adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input terdiri dari dua macam, yaitu maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Contohnya adalah program komputer dalam sistem komputer. Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan output, contohnya data yang diolah menjadi informasi. Sedangkan keluaran atau output adalah hasil dan energi yang diolah, contohnya informasi keuangan. Pengolah sistem merupakan bagian dari sistem yang akan merubah input menjadi output. Misalnya, sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan manajemen. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau


sasaran, karena sasaran dan sistem akan sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan output yang akan dihasilkan sistem.

2. Sistem Informasi Akuntansi Nugroho (2001: 4) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer

dan

perlengkapannya

serta

alat

komunikasi,

tenaga

pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat dan didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sistem informasi akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Apabila melihat pengertian sistem di atas, bahwa suatu sistem terdiri dari rangkaian input, proses dan output. Sistem informasi akuntansi memegang peran penting dalam perusahaan, karena sistem informasi akuntansi memberi informasi keuangan dalam bentuk laporan keuangan dan laporan-laporan kegiatan ekonomi lain yang digunakan manajer dalam pengambilan keputusan. Keluaran dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan. Pengguna informasi akuntansi dapat dibagi ke dalam dua kelompok yaitu internal dan eksternal. Kelompok internal adalah pihak menejemen dan pihak eksternal adalah publik.


3. Sistem Akuntansi a. Pengertian Sistem Akuntansi Mulyadi (1989: 4) mengemukakan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi

formulir,

catatan,

dan

laporan

yang

dikoordinasi

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

oleh

manajemen

guna

memudahkan

pengelolaan

perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dan jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut pula sebagai media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Jurnal merupakan catatan akuntansi

pertama

yang

digunakan

untuk

mencatat,

mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Buku besar terdiri dan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Buku pembantu terdiri dan rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Laporan merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, dan lainnya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dan sistem akuntansi.


b. Pengembangan Sistem Akuntansi Jogiyanto (1999: 35) mengemukakan bahwa pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Beberapa hal yang menyebabkan sistem lama perlu diperbaiki, antara lain: 1.

Adanya permasalahan dari sistem lama Permasalahan dari sistem lama yang dapat dibagi menjadi dua yaitu: a. Ketidakberesan Ketidakberesan dapat berupa kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran data kurang terjamin, kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dan data kurang terjamin, tidak efisietmya operasi, tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah diterapkan. b. Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang berupa kebutuhan akan informasi semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.

2.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya dan organisasi mulai merasakan bahwa telcnologi ini perlu digunakan untuk meningkatkan


penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 3.

Adanya instruksi-instruksi. Penyusunan sistem baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan ataupun dan luar organisasi.

4. Sistem Penjualan Tunai a. Pengertian Penjualan Tunai Penjualan adalah suatu proses penyerahan hak seseorang atas sesuatu benda kepada orang lain yang biasanya diteruskan dengan pembayaran sejumlah uang dan orang yang menerima hak atas barang tersebut (Mulyadi, 2001: 202). Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan

perusahaan

dengan

menyerahkan

atau

mengirimkan

barang/jasa kepada pembeli setelah fungsi penerimaan kas perusahaan menerima uang dari pembeli (Mulyadi, 2001: 202). b. Fungsi yang Terkait Dengan Penjualan Tunai Dalam sistem informasi akuntansi penjualan, pada umumnya terdapat empat fungsi dasar yang membentuk sistem penjualan tunai antara lain (Mulyadi, 1989: 202): 1.

Fungsi penjualan Fungsi ini bertugas untuk menerima order atau melayani kebutuhan barang dari pelanggan, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan kepada pelanggan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa.


2.

Fungsi kassa Fungsi ini bertanggung jawab untuk pengumpulan kas dari pelanggan.

3.

Fungsi gudang Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4.

Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang yang kemudian diserahkan ke pembeli.

5.

Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan menyajikan informasi kepada manajemen. Data sumber yang dipergunakan sebagai input dalam sistem

informasi akuntansi penjualan sangat berdasarkan pada pelanggan, dalam hal ini adalah order pelanggan dan pembayaran kas dari pelanggan yang ditangani oleh bagian kassa sehingga dihasilkan suatu bukti otorisasi untuk pelanggan oleh bagian akuntansi. Penjualan dan penerimaan kas tersebut akan dicatat dan dari data tersebut akan dihasilkan informasi bagi pihak manajemen. lnformasi yang umumnya diperlukan oleh pihak manajemen dari kegiatan penjualan tunai adalah ikhtisar data transaksi penjualan seperti total penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk,


jumlah harga pokok penjualan yang dijual, namun pada dasarnya informasi yang dibutuhkan satu perusahaan dengan perusahaan lain akan sangat berbeda tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan itu sendiri. Laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen penjualan antara lain: 1.

Laporan total penjualan, laporan ini memuat tentang jumlah penjualan barang dalam jangka waktu tertentu, laporan ini berguna untuk pihak manajemen tingkat atas untuk mengetahui jumlah penjualan dan pendapatan perusahaan.

2.

Laporan penjualan menurut jenis barang, laporan ini berisi data penjualan yang lebih spesifik dimana tercantum spesifikasi barang yang telah dijual dalam jangka waktu tertentu, laporan ini dapat membantu manajemen untuk mengetahui peningkatan dan penurunan penjualan barang dalam perusahaan.

3.

Laporan retur barang, laporan ini berisi tentang barang yang dikembalikan oleh konsumen beserta dengan keterangan untuk retur tersebut dalam jangka waktu tertentu, laporan ini dapat membantu manajemen untuk meningkatkan layanan konsumen yang lebih baik.

4.

Laporan persediaan berjalan, laporan ini memuat informasi tentang jumlah persediaan barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini berguna bagi manajemen untuk mengetahui barang dagangan yang


masih tersedia dan menentukan barang yang akan dipesan kembali kepada bagian pembelian. 5.

Laporan harga pokok penjualan, laporan ini berisi harga pokok barang dagangan yang telah dijual oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu, laporan ini berguna untuk membantu manajemen dalam mengetahui laba kotor perusahaan untuk per jenis barang.

c. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah (Mulyadi,1989: 198): 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. 2. Pita register kas Dokumen ini dihasilkan

oleh

fungsi kas dengan cara

mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini


merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor ini dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai. 4. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom jumlah harga dalam kolom pemakaian pada formulir kartu persediaan. d. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang (Mulyadi, 1989: 201).


1. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.

2. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dan berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3. Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan

oleh fungsi akuntansi untuk mencatat

berkurangnya harga pokok dari produk yang dijual. Selain itu, kartu ini juga digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang ada di gudang.

5. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.


e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Tunai Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai, prosedur penyetoran kas ke bank, prosedur pencatatan penerimaan kas, dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan (Mulyadi, 1989: 203). 1. Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. 2. Prosedur Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3. Prosedur Penyerahan Barang. Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.


4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas, selain itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. 5. Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasar data yang dicatat dalam kartu persediaan, yang kemudian dijadikan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. f. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu (Mulyadi, 1989: 204):


1.

Dari segi organisasi, ada 3 pengendalian antara lain : a.

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

b.

Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c.

Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

2.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, ada 5 pengendalian yaitu: a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. c. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap "sudah diserahkan" pada faktur penjualan tunai. d. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan tunai.

3.

Praktik yang sehat, ada tiga pengendalian yaitu : a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Jumlah kas yang diterima dan penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau pada hari kerja berikutnya.


c. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. 5. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang

dikoordinasi,

mengecek

ketelitian

dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1993: 165). Menurut Zaki Baridwan (1991: 13), Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengendalian internal merupakan kerangka yang terdiri dari beragam tindakan pengendalian dan pengamanan yang bersifat internal yang meliputi semua transaksi serta praktek–praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen perusahaan. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut definisi di atas, tujuan dari sistem pengendalian intern adalah:


a.

Menjaga kekayaan organisasi.

b.

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c.

Mendorong efisiensi.

d.

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut

Jogiyanto

(1997:

165),

unsur

pokok

sistem

pengendalian intern adalah: a. Struktur

organisasi

yang

mencerminkan

tanggungjawab

fungsional secara tegas. Struktur

organisasi

merupakan

kerangka

(framework)

pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini (Mulyadi, 1989: 162): 1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab perusahaan untuk melaksanakan semua tahap akuntansi. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk menyetujui


terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi karena formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir yang kemudian dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi. Adapun

cara-cara

yang

umumnya

ditempuh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). 3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4. Perputaran jabatan (job rotation). 5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik.


d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. 6. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Pengertian Pengendalian Intern Penerapan sistem pengendalian intern sangat penting dalam sistem penjualan tunai pada perusahaan. Pengendalian intern merupakan kerangka yang terdiri dari beragam tindakan pengendalian dan pengamanan yang bersifat internal yang meliputi semua transaksi serta praktek-praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen perusahaan (Wilkinson, 1997: 97). Pengendalian intern adalah sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1989: 161). 2. Tujuan Pengendalian Intern Tujuan pengendalian internal diterapkan dalam perusahaan menurut Wilkinson (1997: 198) adalah untuk:


a. Melindungi aset perusahaan, yaitu sumber daya, termasuk data dan informasi. b. Memastikan ketepatan dan keandalan data dan informasi akuntansi artinya, menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan dan menyediakan hsil yang konsisten bila memproses data yang serupa. c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan. d. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen. Sedangkan

Mulyadi

(1989:

162)

mengemukakan

tujuan

pengendalian internal adalah untuk :

1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. Jenis-jenis Pengendalian Mulyadi (1989: 163) membagi pengendalian intern menurut tujuannya menjadi

dua

macam:

pengendalian

intern

akuntansi

(internal

accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). 1.

Pengendalian interen akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama menjaga kekayaan


organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. 2.

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutarna untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

B. Kajian Hasil Penelitian yang Relevan Dalam penelitian yang berjudul: Evaluasi Sistem Penjualan Tunai pada PT. Gelael Supermarket Yogyakarta. Mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan sudah baik. Hal tersebut dapat dilihat dari prosedur yang dijalankan untuk proses transaksi penjualan tunai dan juga dilengkapi dengan sejumlah pengendalian yang dapat mencegah dan mengevaluasi kecurangan serta kesalahan yang mungkin timbul. Pada pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan, dapat dilihat bahwa pengendalian umum yang meliputi organisasi, pemisahan fungsi, kepegawaian, pengendalian operasi, physical logical access dan physical security, environmental control, pemulihan masalah telah dilaksanakan dengan baik, sedangkan pengendalian aplikasi yang meliputi input, proses, dan output juga telah


dilaksanakan dengan baik. Sehingga dari kondisi-kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah baik (Sukmana Tri Atmaja, 2003: 75).

C. Kerangka Berfikir Sistem akuntansi penjualan merupakan bagian penting dalam pengoperasian suatu perusahaan. Sistem akuntansi penjualan ini berpengaruh pada tingkat penerimaan pendapatan. Efektivitas penjualan terlaksana jika pimpinan mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dengan menerapkan sistem informasi penjualan yang memadahi. Demi mewujudkan pengelolaan aktivitas-aktivitas perusahaan secara efektif, efisien dan ekonomis diperlukan pengendalian intern yang dapat memberikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Pengendalian intern atas penjualan ini ditujukan untuk mencegah adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada aktivitas penjualan.

D. Hipotesis Hipotesis yang dapat dirumuskan dari observasi pra penelitian yaitu sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah belum efektif dalam menjaga harta atau kekayaan organisasi.


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian berupa studi kasus, yaitu penelitian terhadap objek tertentu yang populasinya terbatas sehingga kesimpulan yang diambil berdasarkan penelitian ini hanya terbatas pada objek yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian : Toko Merah Jalan Affandi No.1 Yogyakarta. 2. Waktu Penelitian : Bulan Februari – Maret 2010

C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek penelitian Subjek dalam penelitian ini adalah: a. Kepala bagian penjualan. b. Kepala bagian gudang. c. Kepala bagian akuntansi. d. Kepala bagian internal audit. 2. Objek penelitian Objek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern penjualan tunai.

29


D. Data yang Dibutuhkan 1.

Sejarah perusahaan.

2.

Struktur organisasi perusahaan.

3.

Bagan organisasi.

4.

Personalia dan pemasaran.

5.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai.

6.

Dokumen

sumber,

formulir,

catatan-catatan

dan

dokumen

pendukung dalam sistem akuntansi penjualan tunai. 7.

Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai.

8. Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai. 9. Sistem pengendalian intern penjualan tunai.

E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara. Wawancara adalah metode tanya jawab secara langsung dengan pihak yang mempunyai kaitan terhadap objek penelitian. Adapun data yang diperoleh dalam metode ini adalah gambaran umum perusahaan, dan struktur organisasi. 2. Dokumentasi. Metode ini dilakukan dengan melihat, mempelajari dan meneliti kegiatan perusahaan melalui dokumen dan data yang ada di perusahaan. Dalam teknik ini, data yang akan didapatkan adalah catatan-catatan,


formulir-formulir, dan rangkap-rangkapnya yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan tunai. 3. Kuesioner. Kuesioner adalah teknik pengumpulan data dengan menyusun daftar pertanyaan secara tertulis, kemudian pertanyaan tersebut harus dijawab sesuai dengan keadaan yang ada di perusahaan. Teknik ini dilakukan untuk memperoleh tanggapan tertulis atas data yang diperlukan, yang berkaitan dengan subjek dan objek penelitian. 4. Observasi. Merupakan teknik pengumpulan data dengan

cara

melakukan

pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian.

F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Teknik analisis deskriptif adalah teknik statistik yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap objek yang diteliti. Pada penelitian di Toko Merah ini, dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penjualan tunai yang sudah ada di dalam perusahaan, yang meliputi prosedur yang sudah dilaksanakan di dalam perusahaan, dokumen dan catatan sistem akuntansi penjualan tunai yang dipakai dalam perusahaan dan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai.


Uji beda antara sistem pengendalian intern terhadap penjualan tunai pada teori dan pada keadaan sesungguhnya, dilakukan dengan menyusun kuesioner seperti di bawah ini: Tabel 3.1 Rangkuman Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No.

Teori

Ada

1

Faktur Penjualan.

2

Pita Register Kas.

3

Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan.

4

Bukti Setor Bank.

5

Jurnal penjualan

6

Jurnal penerimaan kas.

7

Jurnal Umum.

8

Kartu persediaan.

9

Kartu gudang.

Tidak

Keterangan

Tabel 3.2 Rangkuman Analisis fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori

Ada

Fungsi Penjualan. a. Menerima order dari pembeli. b. Mengisi faktur penjualan tunai c. Menyerahkan faktur penjualan tunai kepada pelanggan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa.

Tidak

Keterangan


2

Fungsi Kassa. a. Mengumpulkan kas yang diterimakan dari pelanggan. b. Menyerahkan

copy

bukti

pembayaran/penyetoran kas ke bank pada fungsi akuntansi. 3

Fungsi Gudang. a. Menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli. b. menyerahkan barang dan dokumen pencatatan ke fungsi pengiriman.

4

Fungsi Pengiriman. a. Membungkus barang yang dipesan oleh pembeli. b. Menyerahkan barang tersebut kepada pembeli.

5

Fungsi Akuntansi. a. mencatat transaksi penjualan. b.

mencatat transaksi penerimaan kas

c.

menyajikan

informasi

kepada

manajemen. Tabel 3.3 Rangkuman Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori

Ada

Prosedur order penjualan. a. Fungsi penjualan menerima order dari pembeli

dan

membuat

faktur

penjualan tunai.

Tidak

Keterangan


b. Pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kassa. c. Fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. 2

Prosedur penerimaan kas. a. Fungsi kas menerima pembayaran harga

barang

dari

pembeli

dan

memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai kepada pembeli b. Pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kassa. 3

Prosedur pengiriman. Fungsi

pengiriman

menyerahkan

barang kepada pembeli. 4

Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. a. Fungsi

akuntansi

melakukan

pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. b. Fungsi

akuntansi

berkurangnya

juga

mencatat

persediaan

barang

yang dijual dalam kartu persediaan. 5

Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank. Fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.


6

Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas

7

Prosedur

Pencatatan

Harga

Pokok

Penjualan. Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasar data yang dicatat dalam kartu persediaan, yang kemudian

dijadikan

sebagai

dokumen

sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. Tabel 3.4 Rangkuman Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori

Ada

Fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan kas.

2

Fungsi pencatat penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi.

3

Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi.

Tidak

Keterangan


Tabel 3.5 Rangkuman Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori Penerimaan

order

Ada dari

pembeli

diotorisasi oleh fungsi penjualan. 2

Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur.

3

Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi

pengiriman

dengan

cara

membubuhkan cap ”barang sudah diambil” pada faktur penjualan tunai. 4

Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi

oleh

fungsi

akuntansi

dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan tunai. 5

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Tidak

Keterangan


Tabel 3.6 Rangkuman Analisis Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori Faktur

penjualan

tercetak

Ada

bernomor

dan

urut

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan

oleh

fungsi

penjualan. 2

Jumlah

kas

yang

diterima

dan

penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau pada hari kerja berikutnya. 3

Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara

mendadak

oleh

fungsi

pemeriksa intern.

Tidak

Keterangan


BAB IV GAMBARAN UMUM

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan Penulis mengambil tempat penelitian di Toko Merah Yogyakarta dikarenakan letaknya yang strategis di dekat kampus Universitas Sanata Dharma dan kebetulan peneliti tertarik dengan sistem penjualan tunai dan sistem pengendalian intern di Toko Merah Yogyakarta sehingga merasa ingin lebih mengenal tempat tersebut sekaligus melakukan penelitian. Toko Merah didirikan oleh Ibu Hj. Sri Sunarti Rusdi di jalan Gejayan/Mrican No.1 Yogyakarta, yang sekarang dinamakan jalan Affandi atas modal sendiri dan mulai beroperasi pada tanggal 4 Agustus 1996. Ibu Rusdi tertarik berjualan alat tulis dan kantor serta kebutuhan sehari-hari karena terinspirasi oleh keinginan bekerja sekaligus mendapat tambahan uang belanja atau penghasilan. Sejarah Toko Merah sendiri dimulai sekitar tahun 1975 saat Bapak Rusdi masih bekerja sebagai karyawan di Hotel Ambarukmo. Setiap bulan beliau menyisihkan sedikit gajinya sebagai modal berjualan kelontong. Setiap sore beliau dibantu istrinya berjualan kelontong di sepanjang jalan Colombo (dulu Samirono) dengan menggunakan gerobak yang berwarna merah. Nama Toko Merah beliau peroleh dari

38


konsumen yang kebanyakan warga sekitar dan mahasiswa yang menyebut gerobak merahnya. Hingga akhirnya beliau dapat menyewa tanah dan membuat kios di pertigaan Jalan Colombo dan membuka toko kelontong dan sebagian besar menjual sembako. Kemudian beliau mengembangkan usahanya untuk berjualan kebutuhan sehari-hari, alat tulis dan perlengkapan kantor. Akhirnya berkembang hingga kini dan setelah beliau meninggal, usahanya dilanjutkan oleh istri dan anakanaknya. Beliau memang lebih menitikberatkan pada kebutuhan alat tulis dan kantor serta kebutuhan sehari-hari dikarenakan lokasi usahanya di jalan Gejayan yang strategis di dekat pusat pertokoan, sekolah dan universitas dan agar sesuai dengan visi dan misinya. Saat ini Toko Merah mempunyai tiga cabang yang dikelola keluarga sendiri, yaitu : 1.

Toko Merah Cabang Jalan Kaliurang yang berdiri 15 Juni 2000 dan dikelola oleh putra pertama Ibu Rusdi yaitu Bapak H. Eksa Adhaparda.

2.

Toko Merah Cabang Condong Catur yang berdiri 27 September 2004 dan dikelola oleh Ibu Rusdi sendiri selain Jalan Affandi.

3.

Toko Merah Cabang Besi yang berdiri 15 Oktober 2004 dan dikelola oleh Bapak H. Eksa Adhaparda. Sehingga pada tahun 2004, Ibu Rusdi membuka dua cabang Toko Merah secara

bersamaan.

Masing–masing

Toko

Merah

telah


mempunyai bagian Administrasi dan Personalianya sendiri. Toko Merah mempunyai motto 3M yaitu MERAH, MURAH, MERIAH. Motto ini sekaligus mencerminkan harga dan pelayanan karyawannya kepada konsumen. Toko Merah mampu bertahan dan berkembang hingga kini tentunya karena dukungan dan pelayanan karyawannya yang ramah kepada konsumen. Ini juga dikarenakan pemilik dan staff Toko Merah sangat menghargai karyawannya dengan rasa kekeluargaan. Staff Toko Merah juga melatih karyawan baru dengan disiplin, contoh pelatihan karyawan dengan pengenalan toko, visi, misi, tujuan, dan semua dilakukan dengan rasa kekeluargaan, sehingga karyawan merasa betah dan dianggap sama. 2. Lokasi Perusahaan Penentuan lokasi Toko Merah sangat strategis, karena dekat dengan universitas, sekolah, pusat perbelanjaan dan perkantoran. Sehingga memudahkan konsumen yang akan berkunjung dan berbelanja di Toko Merah. Konsumen Toko Merah kebanyakan pelajar dan mahasiswa yang berada di sekitar Toko Merah. Semua cabang Toko Merah memiliki lokasi yang strategis, tetapi karena munculnya lebih dahulu Toko Merah 1 sebagai pelopor maka seringkali konsumen hanya mengenal Toko Merah Jalan Gejayan/Affandi No 1 Yogyakarta. 3. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan Visi:

Ingin mengembangkan sebuah toko yang mudah dikenal masyarakat, baik dalam segi nama maupun lokasi.


Misi:

Ingin membantu mahasiswa dalam pelayanan kebutuhan sehari hari dengan harp. murah.

Tujuan:

Ingin membantu mahasiswa dalam pelayanan kebutuhan sehari-hari dengan harga murah dan mendapatkan laba sehingga kelangsungan Toko Merah dapat bertahan.

4. Sumber Daya Manusia atau Personalia Sumber daya manusia atau personalia merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan berjalannya operasional perusahaan dari perencanaan

sampai

realisasinya.

Kualitas

dari

tenaga

kerja

mempengaruhi perkembangan perusahaan. Manajemen personalia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan pengembangan, penggunaan, evaluasi dan pemeliharaan karyawan dalam jumlah atau kuantitas, dan tipe atau kualitas yang tepat. Kegiatan manajemen personalia adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Efektivitas

manajemen personalia

berkaitan dengan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sumber Daya Manusia atau karyawan pada Toko Merah berjumlah sekitar 70 orang minimal lulusan SMA. Karyawan Toko Merah mayoritas adalah wanita yang dianggap lebih fleksibel dalam bersikap terhadap pelanggan. Rata–rata karyawan di Toko Merah


berumur sekitar 30-40 tahun dan merupakan karyawan tetap. Toko Merah merekrut karyawannya atas dasar bantuan dari mulut ke mulut atau jika mereka membutuhkan tambahan karyawan, mereka meminta bantuan karyawan tetapnya untuk mencarikan jika ada orang atau teman yang membutuhkan pekerjaan. Syarat yang diajukan sebagai karyawan tidak sulit karena mereka harus lulusan SMA dan sederajad, ramah, bisa bergaul, dan bisa bekerja dalam satu tim kerja. Toko Merah juga memberikan fasilitas kepada karyawannya antara lain : 1. Makan siang. 2. Bonus insentif Bonus intensif ini dapat diperoleh jika dalam satu bulan karyawan tidak pernah ijin baik sakit atau cuti. Toko Merah juga memberikan sanksi bila dalam sebulan kerja, karyawan sering tidak masuk maka insentif atau bonus hilang. 3. Karyawan yang telah bekerja > 6 tahun diberi hadiah cincin emas. 4. Karyawan yang telah bekerja 6 tahun diberi cuti 3 hari. 5. Pemasaran Toko Merah tidak mempunyai manajemen pemasaran yang khusus diterapkan bagi organisasi. Bentuk pemasaran masih secara tradisional melalui mulut ke mulut seperti halnya perekrutan karyawan, tidak ada promosi maupun iklan. Toko Merah berdiri pada tahun 1996, dan sudah mempunyai banyak pengalaman dalam bidang perniagaan.


Apalagi didukung dengan banyaknya anak cabang di Yogyakarta, yang jumlah konsumennya cukup banyak, Toko Merah mampu bersaing dengan toko-toko lainnya. 6. Jam Kerja Sistem penggajian karyawan berdasar waktu shift atau jam kerja. Sistem kerja pada Toko Merah adalah shift atau kerja paruh waktu, agar tidak memberatkan karyawan dan sesuai dengan gaji yang diberikan. Waktu kerja diatur setiap hari Senin–Minggu. Sistem kerja dibagi menjadi dua shift, yaitu: a.

Shift pagi pukul 07.45 -16.00 WIB.

b.

Shift sore pukul 13.15 - 21.30 WIB. Pada shift pagi dan sore hari terdapat selisih 3 jam, maksudnya,

karyawan yang bertugas jaga pada shift pagi akan tetap berjaga sampai pukul 16.00 walaupun karyawan yang bertugas shift sore sudah datang. Dikarenakan waktu kerja pada semua swalayan memang demikian, sehingga karyawan yang berjaga pagi dan sore dapat bertemu dan bekerja sama dalam selisih waktu tersebut. Pukul 16.00 WIB hanya menunjukkan waktu pulang karyawan shift pagi. 7. Struktur Organisasi Struktur organisasi di Toko Merah sangatlah sederhana. Ada beberapa orang yang tidak termasuk di dalam struktur organisasi, mereka bertugas sebagai pembersih (cleaning service). Mereka adalah bagian dan Toko Merah yang paling berjasa dalam hal kerapian dan


pembersihan ruangan, karena menurut Ch. Sumarmi, di mana penulis melakukan wawancara, para cleaning service disebut berjasa karena tanpa bantuan mereka, konsumen tidak akan mau datang dan belanja ke Toko Merah jika situasi toko berantakan dan kotor. Menurut staff Toko Merah, yang membuat konsumen tertarik dan berbelanja di Toko Merah adalah keramahan, pelayanan karyawannya dan kebersihan toko. Pelayanan Toko Merah memang masih sederhana akan tetapi kreatif dan unik, dapat dilihat dari cara menurunkan barang yang dibeli konsumen dari lantai atas menggunakan tas belanja yang dikatrol ke bawah. Struktur organisasi pada Toko Merah Jalan Affandi/Mrican sangat sederhana, terdiri atas pimpinan, administrasi, personalia merangkap

supervisor,

bagian

pengadaan

barang,

bagian

pembayaran, kasir, bagian pengambilan barang, karyawan, gudang, bidang transportasi, dan driver. Struktur organisasi tersebut mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab masing-masing. Berikut tanggung jawab setiap departemen: 1. Pimpinan tertinggi sekaligus pemilik: Hj. Sri Sunarti Rusdi, membawahi bagian administrasi dan personalia. Hj. Sri Sunarti Rusdi tidak dapat setiap hari memantau dua toko sekaligus, maka beliau memberikan kepercayaan penuh kepada bagian administrasi dan personalia.


2. Bagian Administrasi: Ch. Tri Rahayu Bagian Administrasi berkaitan dengan pembayaran gaji karyawan dan pembayaran supplier atas kiriman barang. Bagian Administrasi membawahi : a. Divisi Pengadaan Barang Divisi

pengadaan

barang

bertanggungjawab

mengurusi

persediaan barang jika barang di gudang akan habis/menipis dan memesan barang kepada supplier. b. Divisi Pembayaran Divisi pembayaran bertanggungjawab terhadap pembayaran gaji karyawan dan pembayaran barang dari supplier atas kiriman barang. 3. Bagian Personalia / Supervisor : Ch Sumarmi Bagian Personalia berkaitan dengan karyawan secara langsung maupun tidak langsung dan pengawasan terhadap cara kerja karyawan dan barang-barang pada Toko Merah. Secara langsung dengan cara memantau cara kerja karyawan, merekrut dan mendidik karyawan baru. Bagian Personalia membawahi : a. Kasir Kasir bertanggungjawab pada transaksi keuangan, dan mengecek nota pembelian barang.


b. Bagian Pengambilan Barang Bagian

pengambilan

barang

bertanggungjawab

pada

pemeriksaan barang dan pengambilan barang dari gudang. c. Karyawan Karyawan bertanggungjawab pada pelayanan terhadap konsumen, baik dalam hal keterangan barang maupun pengambilan barang dari counter. d. Gudang Gudang bukan nama suatu ruangan tetapi istilah yang diberikan bagi karyawan yang bertugas pada pengawasan barang dan keluarmasuk barang di toko. e. Transportasi Transportasi juga hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian depan toko.

B. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Pelanggan dapat melakukan pembelian barang secara langsung pada counter yang ada di Toko Merah. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat


oleh perusahaan. Dengan demikian transaksi penjualan tunai yang dilakukan konsumen dengan perusahaan telah dilakukan dengan baik dan sah. Berikut ini disajikan data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dari hasil wawancara dan observasi. 1.

Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Sistem

penjualan di Toko Merah melibatkan banyak fungsi

dengan pembagian kerja masing-masing. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai Toko Merah antara lain: a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan pada Toko Merah memiliki peran dalam sistem penjualan tunai sebagai penerima order dari pembeli, lalu peran selanjutnya setelah menerima order dari pembeli adalah menulis pesanan barang dari konsumen pada selembar kertas kosong. Data yang ditulis oleh bagian penjualan dalam selembar kertas kosong memuat tanggal transaksi, jenis barang yang dibeli, kuantitas barang, harga barang dan otorisasi oleh bagian penjualan. Setelah menulis pesanan barang konsumen pada selembar kertas kosong, bagian penjualan menyerahkannya kepada konsumen untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa. b. Fungsi Kassa Fungsi Kassa pada Toko Merah Yogyakarta terdiri dari dua bagian yaitu:


1. Cashier Cashier merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko Merah Yogyakarta karena Cashier

inilah

yang

berhubungan

langsung

dengan

konsumen untuk melakukan transaksi penjualan tunai dan tugastugas yang dilakukan adalah: a. Menerima uang tunai, sebagai alat pembayaran dan konsumen dan selanjutnya memberi cap lunas pada selembar kertas kosong yang telah ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian

penjualan

pembayaran

sebagai

tanda

bahwa

konsumen telah membayar barang yang dibelinya. Kemudian mengembalikan selembar kertas kosong yang telah ditulisi pesanan konsumen yang telah diberi cap lunas itu pada pembeli untuk mengambil barang yang dibelinya. b. Pada setiap habis jam kerja atau satu shift kerja, Cashier bertanggungjawab kepada Head Cashier dalam perhitungan jumlah kas yang masuk sedangkan Supervisor melakukan perhitungan persediaan fisik karyawan counter. 2. Head Cashier Head Cahshier ini merupakan bagian yang mengawasi jalannya transaksi penjualan tunai yang dilakukan oleh Cashier dan tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:


a. Mengawasi Cashier dalam menghitung jumlah uang kas yang masuk dari penjualan tunai dan disesuaikan dengan catatan pada setiap counter pada setiap habis jam kerja atau satu shift kerja. b. Menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya. Toko Merah menyimpan pada Bank BPD DIY cabang Gejayan/Affandi, sehingga diperoleh bukti setor bank. Hal ini dilakukan setiap hari atau selambatlambatnya sehari berikutnya. c. Memberikan bukti setor bank tersebut ke bagian akuntansi untuk proses pencatatan selanjutnya. c. Fungsi Gudang Fungsi

gudang

dalam

Toko

Merah

hanya

bertugas

mengambil barang dagangan atau persediaan barang yang di gudang jika barang yang dijual dalam counter telah menipis. Jika ada pesanan khusus dari konsumen, maka bagian gudang yang mempersiapkan barang untuk konsumen. Misalnya jika ada konsumen yang akan membeli sterofoam dalam ukuran besar, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang yang akan dibeli itu.


d. Fungsi Transportasi Transportasi hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian pengambilan barang. Namun tidak menutup kemungkinan jika ada pesanan yang perlu diantar. e. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman di Toko Merah adalah fungsi yang bertanggungjawab dalam pembungkusan barang yang dipesan oleh konsumen serta menyerahkannya kepada konsumen. Fungsi ini harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melihat bukti pembayaran yang digunakan pembeli dalam pengambilan barang. f. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggungjawab pada pimpinan Toko Merah Yogyakarta untuk membuat laporan yang dibutuhkan, berikut ini adalah tugas-tugas fungsi akuntansi yang berhubungan dengan transaksi penjualan tunai antara lain: 1. Membuat laporan harian atau daily report yang berisi tentang laporan penerimaan per kelompok barang, laporan penerimaan penjualan, dan laporan penerimaan kas dari pembayaran uang tunai, pada setiap harinya dan juga jumlah uang kas masuk yang disetor ke bank setiap harinya. Bertugas membandingkan uang yang telah disetor ke bank oleh Head Cashier dengan cara jumlah yang tertera pada bukti setor


bank apakah sesuai dengan informasi jumlah kas masuk yang disetor ke bank yang ada pada daily report. 2. Membuat buku pembantu persediaan dan laporan penjualan yang kemudian digunakan untuk membuat laporan

keuangan

sederhana

yang

dibutuhkan oleh

pimpinan Toko Merah Yogyakarta 2.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Catatan

akuntansi

yang

digunakan

dalam

sistem

akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya tidak membuat jurnal penjualan karena Toko Merah bergerak dalam sistem penjualan tunai. Toko Merah menghitung hasil penjualan pada setiap harinya dengan melihat persediaan barang yang terjual secara fisik melalui catatan yang ada pada setiap counter. b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya membuat jurnal penerimaan kas, hanya jurnal penerimaan kas tidak dibuat secara rinci karena adanya transaksi


penjualan yang intensitasnya sering, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk mencatat besarnya kas yang diterima tiap hari secara sederhana dengan menggunakan format pencatatan yang telah ditetapkan Toko Merah. c. Kartu Persediaan Kartu persediaan ini berisi tentang hasil dari pengawasan barang dengan metode fisik, dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu dicatat oleh karyawan counter. d. Kartu Gudang Kartu gudang ini berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Kartu gudang yang ada pada Toko Merah digunakan oleh bagian pengadaan barang untuk pengadaan barang/persediaan yang akan dijual. 3.

Bukti Transaksi Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Bukti-bukti transaksi dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Faktur Penjualan Tunai Faktur penjualan tunai digunakan untuk merekam berbagai informasi mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama


barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Pada Toko Merah, transaksi penjualan yang terjadi pada counter tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang. Hal ini dikarenakan adanya transaksi penjualan yang intensitasnya sering dan dalam partai kecil, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Pihak Supervisor mengutarakan jika pihak Toko Merah membuat Faktur penjualan tunai formal dirasa tidak efektif, efisien dan ekonomis. Hal ini dilihat dari banyaknya transaksi penjualan yang terjadi setiap hari, sehingga jika diadakan faktur penjualan formal akan terdapat banyak sekali faktur penjualan yang ada, sehingga akan menimbulkan cost/ biaya tambahan yang lebih besar bagi Toko Merah. b. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan digunakan untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. c. Bukti Setor Bank Apabila Toko Merah Yogyakarta menyetor uang ke bank, maka dari bank akan diperoleh bukti setor bank biasanya disediakan


oleh bank di mana Toko Merah Yogyakarta akan menyimpan uangnya. Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya di Bank BPD DIY cabang Gejayan/Affandi. 4.

Prosedur Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Prosedur dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur order penjualan ini, bagian order penjualan atau karyawan counter menerima order dari konsumen dan menulisnya pada selembar kertas kosong yang kemudian menyerahkan pada konsumen agar digunakan untuk melakukan pembayaran di bagian kassa dan digunakan untuk pengambilan barang yang dibeli oleh konsumen. b. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur penerimaan kas ini, bagian kassa menerima pembayaran harga barang dari konsumen dan memberikan tanda pembayaran yaitu berupa cap “lunas” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter kemudian digunakan oleh konsumen untuk pengambilan barang. c. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur penyerahan barang ini, bagian pengiriman barang menyerahkan barang yang dibeli kepada konsumen dan memberikan tanda berupa cap “barang sudah diambil” pada


selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter dan telah di cap ”lunas” oleh bagian kassa. d. Prosedur penyetoran kas ke bank Dalam prosedur penyetoran kas ke bank ini, Head Cashier menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta menyimpan

uangnya

yaitu

di

Bank

BPD

DIY

cabang

Gejayan/Affandi, sehingga diperoleh bukti setor bank. Hal ini dilakukan setiap hari atau selambat-lambatnya sehari berikutnya. e. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur pencatatan penerimaan kas ini, bagian akuntansi mencatat penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui bagian Cashier. f. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur pencatatan harga pokok penjualan ini, bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan. 5.

Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta. a. Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada elemen pokok sistem pengendalian intern, berikut ini perancangan organisasi yang telah ada di Toko Merah:


1.

Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan adalah fungsi operasi, sehingga harus dipisahkan dengan fungsi penyimpan yaitu fungsi penerimaan kas.

2.

Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi penerimaan kas di Toko Merah terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.

3.

Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Dalam pelaksanaan transaksi penjualan tunai di Toko Merah dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Pelaksanaan seperti ini bertujuan untuk pengecekan intern pekerjaan tiap fungsi yang terkait dalam pelaksanaan transaksi.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Otorisasi yang terjadi pada setiap transaksi penjualan tunai pada Toko Merah antara lain: 1.

Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang.


2.

Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada selembar kertas kosong yang

ditulisi

daftar

pesanan

barang

oleh

bagian

penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang. 3.

Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “barang sudah diambil“ selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang dengan cap ”lunas” sebagai bukti bahwa konsumen telah melakukan pembayaran di kassa.

c. Praktik yang sehat 1.

Faktur penjualan formal di Toko Merah belum tersedian. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang.

2.

Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.

3.

Perhitungan saldo kas yang ada di fungsi penerimaan kas secara periodik dan secara mendadak oleh supervisor.


6.

Bagan Arus Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Bagan Arus atau Flowchart ini menguraikan jalannya sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta yang merupakan sistem penjualan tunai yang dilakukan antara konsumen dengan perusahaan. Bagan arus sistem akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta dapat dilihat pada halaman lampiran.


BAB V ANALISIS DATA

Penjualan tunai dilaksanakan oleh Toko Merah dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh Toko Merah kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh Toko Merah, barang kemudian diserahkan kepada pembeli. Berikut ini disajikan analisis data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dari hasil wawancara dan observasi penelitian di Toko Merah Yogyakarta: A. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.1 Hasil Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No.

Teori

Ada

Keterangan

Tidak

1

Faktur Penjualan.

√

Masih menggunakan kertas kosong

2

Pita Register Kas.

√

Masih menggunakan kalkulator

3

Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan.

√

4

Bukti Setor Bank.

√

5

Jurnal penjualan

6

Jurnal penerimaan kas.

7

Jurnal Umum.

8

Kartu persediaan.

√

9

Kartu gudang.

√

BPD DIY Cabang Affandi √

√ √

59


Melihat daftar tabel Tabel 5.1 mengenai hasil analisis dokumen dan catatan akuntansi dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah, bahwa secara umum masih terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah. Kelemahan-kelemahan ini dapat diidentifikasi dari: a. Toko Merah sebagai perusahaan yang bergerak dalam usaha dagang tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Pada Toko Merah, transaksi penjualan yang terjadi pada counter tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang. selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang di Toko Merah Yogyakarta dapat dilihat pada halaman lampiran. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta, hanya mampu merekam tanggal transaksi, jenis barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan otorisasi bagian penjualan. Sedangkan secara teori formulir faktur penjualan tunai secara formal seharusnya terbuat secara tercetak dan memuat persyaratan sebuah formulir penjualan tunai yaitu yang dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjualan, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga,


nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi serta terdapat data perusahaan/toko penerbit faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai yang dibuat secara formal bertujuan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan formulir. Dalam sistem pengendalian hal ini sangat penting, kerena faktur penjualan tunai merupakan bukti transaksi penjualan utama. Keadaan di Toko Merah Yogyakarta yang tidak terdapat faktur penjualan tunai secara formal terdapat beberapa kelemahan antara lain: a. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta tidak dapat menunjukkan pihak yang menerbitkan faktur. b. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta mudah disalahgunakan oleh pihak lain yang ingin merugikan perusahaan. Hal ini dapat terlihat dari tidak adanya nomor urut tercetak pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang sehingga pengendalian formulir tidak diperhatikan. c. Toko Merah Yogyakarta yang tidak memiliki faktur penjualan tunai secara formal tidak mampu melakukan pembukuan secara lengkap, karena tidak tersedia bukti pendukung untuk melakukan pembukuan.


b. Toko Merah sebagai perusahaan yang bergerak dalam usaha dagang belum menggunakan pita register kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Namun, dalam sistem penjualan tunai pada Toko Merah belum menggunakan mesin register kas, sehingga penjualan tunai yang terjadi tanpa disertai adanya pita register kas. Pita register kas yang tidak dimiliki oleh Toko Merah memunculkan adanya kelemahan yang dapat kita temukan dari sistem penjualan tunai dan sistem pengendalian intern, selain tidak tersediannya faktur penjualan tunai secara formal. Ketidaktersediaan dokumen ini berpengaruh pada pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. c. Toko Merah menyelenggarakan pencatatan jurnal penerimaan kas secara sederhana dan hanya berdasarkan penerimaan kas dari penjualan. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dan berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya membuat jurnal penerimaan kas, hanya jurnal penerimaan kas tidak dibuat secara rinci karena adanya transaksi penjualan yang intensitasnya tinggi, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk mencatat besarnya kas yang diterima tiap hari secara sederhana dengan menggunakan format pencatatan yang telah


ditetapkan Toko Merah. Format penerimaan kas dapat dilihat pada halaman lampiran. Berdasar informasi yang diperoleh dan dengan melihat format penerimaan kas yang ada pada Toko Merah Yogyakarta, informasi penerimaan kas yang terekam hanya yang berasal dari penjualan sedangkan penerimaan kas dari sumber yang lain tidak terlihat. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank melalui bagian kassa yang kemudian dicocokkan dengan kartu persediaan pada tiap counter. Berikut ini adalah contoh faktur penjualan tunai yang sesuai dengan syarat formulir penjualan tunai formal. Formulir di bawah ini mampu merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjualan, nomor faktur, tanggal transaksi, nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi serta terdapat data perusahaan/toko penerbit faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai ini dibuat rangkap tiga yang bertujuan untuk dokumen transaksi bagi pembeli, kasir dan bagian gudang.


Gambar 5.1: faktur penjualan tunai untuk pembeli

Gambar 5.2: faktur penjualan tunai untuk kasir.


Gambar 5.3: faktur penjualan tunai untuk bagian gudang. B. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.2 Hasil Analisis Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek No. 1

Teori

Ada

Tidak

Keterangan

Fungsi Penjualan. a. Menerima order dari pembeli.

√

Masih

b. Mengisi faktur penjualan tunai

√

menggunakan

c. Menyerahkan faktur penjualan tunai

√

kertas kosong

kepada kepentingan

pelanggan

untuk

pembayaran

harga

barang ke bagian kassa.


2

Fungsi Kassa. a. Mengumpulkan kas yang diterimakan

√

dari pelanggan. b. Menyerahkan

copy

bukti

√

pembayaran/penyetoran kas ke bank pada fungsi akuntansi. 3

Fungsi Gudang. a. Menyiapkan barang yang dipesan oleh

√

pembeli. b. Menyerahkan barang dan dokumen

√

pencatatan ke fungsi pengiriman. 4

Fungsi Pengiriman. a. Membungkus barang yang dipesan

√

oleh pembeli. b. Menyerahkan barang tersebut kepada

√

pembeli. 5

Fungsi Akuntansi. a. Mencatat transaksi penjualan.

√

b. Mencatat transaksi penerimaan kas

√

c. Menyajikan

√

informasi

kepada

manajemen.

Melihat daftar tabel Tabel 5.2 mengenai hasil analisis fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah, bahwa secara umum fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai pada Toko Merah Yogyakarta telah menunjukkan pemisahan fungsinya masing-masing sesuai job description. Dengan demikian transaksi penjualan tunai pada Toko Merah melibatkan banyak fungsi, sehingga antara satu fungsi dengan fungsi yang lain


tercipta pengendalian. Namun, pada fungsi penjualan yang bertugas untuk menerima order pembelian dari pembeli belum menggunakan faktur penjualan formal tetapi masih menggunakan kertas kosong. Berbagai kelemahan dari penggunaan kertas kosong telah diuraikan pada hasil analisis dokumen dan catatan dalam sistem penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta yang di halaman sebelumnya.

C. Jaringan Prosedur yang Membentuk Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.3 Hasil Analisis Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. No. Teori 1

Ada

Praktek Tidak

Keterangan

Prosedur order penjualan. a. Fungsi penjualan menerima order dari pembeli

dan

membuat

√

Masih menggunakan

faktur

kertas kosong

penjualan tunai. b. Pembeli melakukan pembayaran harga

√

barang ke fungsi kassa. c. Fungsi pengiriman menyiapkan barang

√

yang akan diserahkan kepada pembeli. 2

Prosedur penerimaan kas. a.

Fungsi kas menerima pembayaran harga

barang

memberikan

dari tanda

pembeli

√

Masih

dan

menggunakan

pembayaran

kertas kosong

berupa pita register kas dan cap


"lunas" pada faktur penjualan tunai kepada pembeli b.

Pembeli

melakukan

pembayaran

√

harga barang ke fungsi kassa.

3

Prosedur pengiriman. Fungsi

pengiriman

menyerahkan

√

barang kepada pembeli. 4

Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. a.

Fungsi

akuntansi

melakukan

√

pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. b.

Fungsi

akuntansi

berkurangnya

juga

mencatat

persediaan

√

barang

yang dijual dalam kartu persediaan. 5

Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank. Fungsi kas menyetorkan kas yang diterima

√

dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6

Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas

√

ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 7

Prosedur

Pencatatan

Harga

Pokok

Penjualan. Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasar data yang dicatat dalam kartu persediaan, yang kemudian

dijadikan

sebagai

dokumen

√


sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.

Melihat daftar tabel Tabel 5.3 mengenai hasil analisis jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah, bahwa secara umum prosedur yang membentuk dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta telah menunjukkan prosedur yang runtut sesuai teori yang ada. Masing-masing fungsi/bagian yang terlibat dalam penjualan tunai telah menjalankan prosedur yang ditetapkan oleh pimpinan. Namun, pada prosedur order penjualan dan prosedur penerimaan kas masih terdapat kelemahan. Kelemahan ini sebenarnya telah muncul pada analisis dokumen dan catatan yang terkait pada sistem penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta di halaman sebelumnya yaitu tentang penggunaan kertas kosong dalam penerimaan order dari konsumen yang kemudian digunakan juga pada pembayaran di bagian kassa. Penggunaan kertas kosong pada prosedur ini dapat menimbulkan kelemahan pada sistem pengendalian intern di Toko Merah Yogyakarta. Hal ini pastinya juga akan mempengaruhi pencatatan pada bagian akuntansi, meskipun transaksi penjualan tunai pada Toko Merah telah melalui prosedur yang runtut, sehingga otorisasi dapat terlihat dengan jelas melalui prosedur yang ada.


D. Struktur

Organisasi

dan

Pembagian

Wewenang

Dalam Sistem

Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.4 Hasil Analisis Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. No. 1

Teori Fungsi penjualan terpisah dari

Praktek Ada Tidak √

Keterangan

fungsi penerimaan kas. 2

Fungsi pencatat penerimaan kas terpisah dari fungsi

√

akuntansi. 3

Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu

√

fungsi.

Hasil analisis struktur organisasi dan pembagian wewenang dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta: a.

Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan adalah fungsi operasi, sehingga harus dipisahkan dengan fungsi penyimpan yaitu fungsi penerimaan kas.

b.

Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi penerimaan kas di Toko Merah terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.


c.

Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Dalam pelaksanaan transaksi penjualan tunai di Toko Merah dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Pelaksanaan seperti ini bertujuan untuk pengecekan intern pekerjaan tiap fungsi yang terkait dalam pelaksanaan transaksi.

E. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Tabel 5.5 Hasil Analisis Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah.

No. 1 Penerimaan

Teori order dari

pembeli


Keterangan

diotorisasi oleh fungsi penjualan. 2

Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi

√

Masih

kas dengan cara membubuhkan cap

menggunakan

"lunas" pada faktur penjualan tunai dan

kertas kosong

penempelan pita register kas pada faktur. 3

Penyerahan fungsi

barang

pengiriman

membubuhkan

cap

diotorisasi

oleh

√

Masih

dengan

cara

menggunakan

”barang

sudah

kertas kosong

diambil” pada faktur penjualan tunai. 4

Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi

oleh

fungsi

√

akuntansi

menggunakan

dengan cara memberi tanda pada faktur

kertas kosong

penjualan tunai 5

Masih

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

√


Melihat daftar tabel Tabel 5.5 mengenai hasil analisis sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah telah dilaksanakan sesuai prosedur yang ada. Pada analisis sistem otorisasi dan prosedur pencatatan masih dapat ditemui adanya beberapa kelemahan. Kelemahan ini terdapat pada penerimaan kas oleh fungsi kassa dengan membubuhkan cap "lunas" pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang dan tidak penempelan pita register kas pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang tersebut. Hal ini dikarenakan pada penjualan di Toko Merah Yogyakarta masih menggunakan alat hitung sederhana yaitu kalkulator. Penjualan di Toko Merah Yogyakarta belum menggunakan/ mengoperasikan mesin register kas. Pembubuhan cap ”lunas” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan/counter saat ada konsumen yang membeli barang, menimbulkan kelemahan yaitu cap ”lunas” sangat mudah ditiru sehingga tidak menjamin terjadinya penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang hendak berbuat curang dengan membuat cap tersebut pada ahli stempel yang dapat kita temukan, sehingga jika karyawan tidak teliti, maka kecurangan dapat terjadi dan harta atau barang dagang hilang.


F. Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta sebenarnya sudah baik namun untuk pengendalian pihak eksternal maka perlu disempurnakan. Di bawah ini hasil analisis praktek yang sehat dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta: Tabel 5.6 Hasil Analisis Praktek yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. No. 1 Faktur

Teori penjualan bernomor

tercetak

dan

urut


pemakaiannya

dipertanggungjawabkan

oleh

Keterangan Masih menggunakan

fungsi

kertas kosong

penjualan. 2

Jumlah kas yang diterima dan penjualan

√

Bank BPD DIY

tunai disetor seluruhnya ke bank pada

Cabang

hari

Gejayan/Affandi

yang

sama

dengan

transaksi

penjualan tunai atau pada hari kerja berikutnya. 3

Penghitungan saldo kas yang ada di

√

tangan fungsi kas secara periodik dan secara

mendadak

oleh

fungsi

pemeriksa intern.

Melihat daftar tabel Tabel 5.6 mengenai hasil praktek yang sehat dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta, bahwa masih terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko


Merah. Kelemahan-kelemahan ini dapat diidentifikasi dari tidak adanya faktur penjualan

secara

formal

meskipun

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Adanya kelemahan ini menunjukkan terdapatnya kelemahan pengawasan formulir yang digunakan sebagai media otorisasi pada setiap transaksi. Pada sistem penjualan tunai yang dilakukan oleh Toko Merah Yogyakarta, sangatlah perlu memiliki faktur penjualan tunai secara formal agar pengawasan formulir dapat lebih dipertanggungjawabkan dan dapat tercipta praktek yang sehat dalam organisasi. Salah satu cara pengawasan formulir adalah dengan merancang formulir formal.


BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Berdasarkan analisis data dan pembahasan maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pada sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta sudah baik namun untuk pengendalian pihak eksternal maka perlu disempurnakan. Beberapa kelemahan yang masih ditemukan antara lain: 1. Toko Merah Yogyakarta tidak memiliki faktur penjualan secara formal

yang berakibat: a. Penerimaan order penjualan hanya ditulis pada kertas kosong sehingga tidak memenuhi syarat formulir penjualan tunai secara formal. b. Mudah disalahgunakan oleh pihak lain yang ingin merugikan perusahaan. c. Tidak mampu melakukan pembukuan secara lengkap, karena tidak tersedia bukti pendukung untuk melakukan pembukuan oleh bagian akuntansi. 2. Toko Merah sebagai perusahaan yang bergerak dalam usaha dagang

belum menggunakan pita register kas, sehingga penjualan tunai yang terjadi

tanpa

mengoperasikan

menggunakan kalkulator.

75

mesin

register

kas

dan

hanya


Sistem pengendalian intern terdapat beberapa kelemahan, antara lain: 1.

Pembubuhan Cap ”lunas” sangat mudah ditiru sehingga tidak menjamin terjadinya praktek yang sehat.

2. Terdapat kelemahan pengawasan formulir yang masih menggunakan

kertas kosong dan tidak menggunakan formulir formal sebagai media otorisasi pada setiap transaksi.

B. Keterbatasan Penelitian Analisis data dan pembahasan pada dokumen, catatan akuntansi dan penyetoran uang tunai ke bank maupun proses pembayaran yang berhubungan dengan kerahasiaan bank dan pihak Toko Merah tidak dapat diamati secara langsung sehingga data yang didapat hanya berupa hasil dokumentasi data, kuesioner dan wawancara yang hanya dilakukan oleh supervisor Toko Merah Yogyakarta. Peneliti menyarankan pihak Toko Marah Yogyakarta untuk mengadakan faktur penjualan tunai secara formal dan mengadakan pita register kas agar pengawasan media otorisasi pada transaksi penjualan dapat dipertanggungjawabkan.Usulan ini hanya untuk yang mengetahui sistem akuntansi agar sistem akuntansi penjualan yang telah dijalankan menjadi lebih sempurna.


C. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, terdapat beberapa hal yang perlu disarankan bagi perusahaan. Saran ini semoga bermanfaat terutama dalam sistem pengendalian intern yang terdapat pada Toko Merah Yogyakarta. Saran tersebut adalah: 1. Mengingat pentingnya faktur penjualan tunai secara formal, maka perlu diadakan faktur penjualan tunai secara formal sehingga dapat lebih dipertanggungjawabkan penggunaannya serta dapat melakukan sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern secara handal. 2. Mengingat pentingnya pita register kas, maka Toko Merah Yogyakarta perlu mulai untuk merencanakan untuk menggunakan mesin register kas agar dokumen dalam sistem penjualan tunai menjadi lengkap. 3. Pembubuhan cap”lunas” hendaknya diganti dengan mengoperasikan mesin register kas karena cap “lunas” mudah ditiru/dibuat oleh ahli stempel dan dapat disalahgunakan untuk kepentingan yang merugikan perusahaan.


DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki.1990. Sistem Akuntansi-Penyusunan Prosedur dan MetodeMetode. Edisi ke-4, Cetakan ke-1. Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas Ekonomi. Fransisca.1999. Efektivitas Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai studi kasus pada CV Andi Offset. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. James A. Hall. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Buku 1. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Jogiyanto.1997. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi dan bisnis. Edisi ke-2, Cetakan ke-1. Yogyakarta: Penerbit Andi. Jusup, Al. Haryono.2002. Auditing. Cetakan ke-1. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Mulyadi 1993. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Yogyakarta: Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Mulyadi, & Kanaka Puradireja.1998. Auditing. Edisi ke-5, Cetakan ke-1. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Munawir .1995. Auditing Modern, Buku I. Yogyakarta: BPFE. Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Pedoman Penulisan Skripsi. 2007. Buku Pedoman Program Studi Pendidikan Akuntansi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Sugiyono.1997. Statistika Untuk Penelitian. Bandung: Penerbit Alfa beta. Tugiman, Hiro. 1996. Pengantar Audit Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.


Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit Erlangga Wilkinson, Joseph. 1990. Sistem Akuntansi dan Informasi. Edisi-2. Jakarta: Penerbit Erlangga.


LAMPIRAN


Gambar: Format dokumen penerimaan kas


Gambar: Format kartu persediaan terjual


Gambar : Format dokumen Kertas Kosong Pembayaran

Gambar : Format Bukti Setor Bank



PIMPINAN

ADMINISTRASI

Pengadaan barang (3 orang)

Pembayaran (2 oarang)

PERSONALIA SUPERVISOR

Kasir (5 orang)

Pengambilan barang (6 orang)

Karyawan (43 orang)

Gudang (5 orang)

Transportasi (4 Orang)

Driver (2 orang)


Bagan Arus Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Bagian kassa

Bagian order pejualan 1

Mulai

1 DPB

Menerima order dari pembeli

Menulis 2 1 pada kertas DPB kosong

1

2

Menerima uang dari pembeli Memberi cap lunas pada DPB

1 DPB Via pembeli

Via pembeli

Bagian gudang

Mengisi bukti setor bank 1 Bukti setor bank

2

5

2 DPB

3

2

1

2

DPB

Menyiapkan dan menyerahkan

3

2

barang 2

DPB

4

T Diserahkan ke bank

bersama barang 5

DPB Membandingkan DPB 1 dengan DPB 2 Menyerahkan barang kepada pembeli

Kartu gudang

bersama uang 3

Via pembeli bersama

3

barang

Menyetor kan kas ke bank 1 Bukti setor bank

Bagian penguriman barang

DPB

1

2

bersama barang untuk pembeli 7 Keterangan : DPB: Daftar Pesanan Barang


Bagian Akuntansi

Bagan Arus Sistem Penjualan Tunai (lanjutan) Toko Merah Yogyakarta Bagian kartu persediaan dan kartu biaya

7

8

4

1 2 Bukti setor bank

DPB

1 Rekapitulasi HPP

Kartu persediaan

Buku penerimaan kas

N

Membuat Rekapitulasi HPP

N

Secara Periodik

Rekapitulasi HPP

T

Selesai

8 Keterangan : DPB: Daftar Pesanan Barang


PEDOMAN WAWANCARA

1. Gambaran Umum Perusahaan Toko Merah Yogyakarta a. Bagaimana sejarah berdirinya Toko Merah? b. Tujuan berdirinya Toko Merah? c. Dimana dan bagaimana lokasi Toko Merah? d. Bagaimana struktur organisasi Toko Merah? e.

Bagaimana deskripsi masing-masing jabatan?

f. Berapa jumlah karyawan di Toko Merah? g. Bagaimana jam kerja di Toko Merah? h. Bagaiman mekanisme penambahan karyawan? i. Apakah ada tunjangan yang diberikan pada karyawan? Jika ada, berapa prosentasenya?

2. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta a.

Bagaimana sistem atau mekanisme penjualan di Toko Merah?

b.

Bagaiman dengan faktur penjualan di Toko Merah?

c.

Pembubuhan cap lunas pada faktur penjualan sudah dirasa efektif dalam menjaga keamanan barang dagang?

d.

Faktur penjualan yang tidak dilengkapi copy faktur dan bernomor urut tercetak, menghambat proses pencatatan/pembukuan oleh bagian akuntansi?


e.

Apakan karyawan di bagian pengambilan barang mempunyai ketelitian yang tinggi?

f.

Apakah di Toko Merah memiliki dokumen di bawah ini dan jelaskan fungsinya masing-masing: 1. Faktur Penjualan 2. Pita Register Kas 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 4. Bukti Setor Bank 5. Jurnal Penjualan 6. Jurnal penerimaan kas 7. Jurnal Umum 8. Kartu persediaan 9. Kartu gudang

g.

Apakah peran fungsi di bawah ini dalam organisasi Toko Merah yogyakarta? 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kassa 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi

h.

Jelaskan prosedur yang ada pada sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta! 1. Prosedur order penjualan


2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang 4. Prosedur penyetoran kas ke bank 5. Prosedur pencatatan penerimaan kas 6. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan i.

Jelaskan struktur organisasi dan pembagian wewenang dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta! 1. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan kas. 2. Fungsi

pencatat

penerimaan

kas

terpisah

dari

fungsi

akuntansi. 3. Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. j.

Jelaskan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan penjualan tunai wewenang dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta! 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur. 3. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap ”barang sudah diambil” pada faktur penjualan tunai. 4. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberi tanda pada faktur penjualan tunai.


5. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi diotorisasi oleh fungsi akuntansi. k.

Jelaskan praktek yang sehat dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta! 1. Faktur

penjualan

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Jumlah kas yang diterima dan penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau pada hari kerja berikutnya. 3. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.


EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM PENJUALAN TUNAI Studi Kasus Pada Toko Merah Jalan Affandi Nomor 1 Yogyakarta SKRIPSI

Recommend Documents