1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. BERKAH JAYA MOTOR Disusun : SAEPUL BAHRI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOL...
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. BERKAH JAYA MOTOR
Disusun : SAEPUL BAHRI 107093001652
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. BERKAH JAYA MOTOR
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Disusun Oleh : SAEPUL BAHRI 107093001652
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENARBENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta,
Saepul Bahri 107093001652
1
ABSTRAK
SAEPUL BAHRI, Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan pada PT Berkah Jaya Motor. Di bawah bimbingan Syopiansyah Jaya Putra dan Syarip Hidayatulah. Dalam dunia bisnis kebutuhan akan teknologi informasi sekarang ini merupakan suatu kebutuhan yang sangat vital. Banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi yang berbasiskan teknologi informasi untuk kelancaran bisnis dan pekerjaan mereka. Salah satu sistem yang digunakan adalah sistem informasi penjualan. PT. Berkah Jaya Motor merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan motor bekas (second), baik motor Honda, Yamaha, Suzuki dan Kawasaki. Berdasarkan observasi yang dilakukan, Peneliti menemukan beberapa hal yang terjadi pada proses pencatatan SO (Sales Order), retur, Invoice dan persediaan motor di gudang yang bersifat manual dan untuk menyimpan pencatatan menggunakan kertas. Disaat pembuatan laporan karyawan menggunakan kertas-kertas tadi dalam mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian direkapitulasi jumlahnya. Dengan proses pembuatan laporan seperti ini, karyawan membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu 1-2 hari kerja pada proses pencarian data pesanan, pengiriman, persediaan, dan penjualan untuk di jadikan laporan. Untuk memudahkan pihak perusahaan, maka dikira perlu peneliti melakukan “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan pada PT. Berkah Jaya Motor” yang dapat membantu proses penjualan dan mempermudah manager dan direktur dalam mengakses laporan masing masing divisi dalam perusahaan. Ditambah fitur ramalan penjualan yang dapat digunakan oleh direktur sebagai bahan referensi dalam menganalisis penjualan di periode yang akan datang dan mengambil kebijakan-kebijakan untuk perusahaan. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode RAD (Rapid Application Development) dengan UML (Unified Modeling Language) sebagai tools pengembangannya. Sedangkan pembuatan aplikasinya sendiri menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk pengolahan databasenya. Penelitian ini menghasilkan sistem informasi penjualan berbasis web yang mampu membantu perusahaan dalam melakukan proses penjualan dan menunjukkan ramalan penjualan sebagai referensi untuk menganalisis penjualan di periode yang akan datang. Kata Kunci: Rancang bangun, Sistem Informasi penjualan, PT. Berkah Jaya Motor, simple moving average, Rapid Application Development, Unified Modeling Language, PHP, MySQL. V Bab + xxviii Halaman + 243 Halaman + 80 Gambar + 64 Tabel + Pustaka + Lampiran Pustaka Acuan (35, 2000 - 2013)
KATA PENGANTAR
Assalaamu’alaikum wr. wb Alhamdulillaahirabbil’aalamin, segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan Rahmat, Hidayah dan Taufiq-Nya sehingga dapat melaksanakan dan menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Berkah Jaya Motor. Tidak lupa shalawat beriringan salam semoga selalu tercurah kepada junjungan alam Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan kerabat serta muslimin dan muslimat, semoga kita semua mendapatkan syafa‟at dari beliau di akhirat kelak. Amin. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang telah membantu baik moril dan materil dalam menyelesaikan laporan ini, terutama kepada: 1. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si , selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Zulfiandri,S.Kom, MMSI, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku pembimbing 1 yang telah banyak memberikan ilmu, motivasi serta bimbingan selama proses penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Sarip Hidayatulah, MMSI selaku pembimbing 2 yang juga telah banyak memberikan ilmu, motivasi, arahan serta bimbingan dalam proses penyusunan skripsi ini.
5. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah membagikan ilmu. 6. Bapak H. Ahmad Yani beserta karyawan PT. Berkah Jaya Motor. 7. Ibu Aisyah dan Bapak Sa‟anan, orangtua yang sangat ananda cintai serta kakak dan adik. Terimakasih atas doa, dukungan dan semuanya. Kalian sangat berarti bagiku. 8. Sahabat-sahabat Fakultas Sains dan Teknologi, SI D 2007 dan SIK B 2007. Terimakasih doanya. 9. M. Noor Hudha, Agung Ismail, Hanif Ribhan, Muhammad Anas, Meza Strata S dan Dahlan Saputra Terimakasih bantuannya.
Peneliti sadar bahwa penyususan laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dapat disampaikan melalui email ke [email protected]. Peneliti berharap skripsi ini bermanfaat bagi yang membacanya. Amin
Wassalaamu’alaikum wr. wb
Jakarta,
Saepul Bahri 107093001652
DAFTAR ISI
LEMBAR SAMPUL ......................................................................................... i LEMBAR JUDUL ............................................................................................. ii LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................. iv LEMBAR PERNYATAAN .............................................................................. v ABSTRAK ......................................................................................................... vi KATA PENGANTAR ....................................................................................... vii DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xv DAFTAR TABEL ............................................................................................. xx DAFTAR SIMBOL ........................................................................................ xxiv BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................................................. 3 1.3 Batasan Masalah................................................................................ 4 1.4 Tujuan ............................................................................................... 4 1.5 Manfaat ............................................................................................. 5 1.6 Metodologi Penelitian ....................................................................... 6 1.6.1 Metode Pengumpulan Data ...................................................... 6 1.6.2 Metode Pengembangan Sistem ................................................ 7 1.7 Sistematika Penulisan ................................................................................... 8 BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................... 10 2.1 Rancang Bangun ............................................................................... 10 2.1.1 Rancang ................................................................................... 10
2.1.2 Bangun .................................................................................... 11 2.2. Sistem Informasi .............................................................................. 11 2.2.1. Pengertian Sistem ................................................................... 11 2.2.2. Pengertian Sistem Informasi .................................................. 12 2.2.3. Tipe Sistem Informasi ............................................................ 13 2.2.4. Tipologi Sistem Informasi ...................................................... 15 2.3. Penjualan .......................................................................................... 16 2.3.1. Jenis – Jenis Penjualan ........................................................... 16 2.3.2. Perbedaan Penjualan dan Pemasaran ..................................... 18 2.3.3. Pengertian Strategi Penjualan................................................. 18 2.3.4. Sistem Informasi Penjualan .................................................... 19 2.4. Konsep Pemesanan........................................................................... 20 2.4.1 Pengertian Surat Pesanan ........................................................ 20 2.5. Pengertian Pengiriman ..................................................................... 22 2.6. Konsep Persediaan ........................................................................... 22 2.6.1. Pengertian Persediaan Barang ................................................ 22 2.6.2. Manfaat Persediaan Barang .................................................... 23 2.6.3. Fungsi Persediaan Barang ...................................................... 25 2.6.4. Jenis Persediaan Barang ......................................................... 27 2.6.5. Manajemen Inventory............................................................. 28 2.7. Konsep Pembayaran ......................................................................... 29 2.8. Konsep Supply Chain ....................................................................... 30 2.8.1. Pengertian Supply Chain ........................................................ 30 2.8.2. Pembagian Supply Chain ....................................................... 31 2.8.3. Decoupling Point dalam Suplly Chain ................................... 32
2.8.4. Tipe Supply Chain Berdasarkan Decoupling Point................ 33 2.9. Konsep Dasar Metodologi Penelitian .............................................. 36 2.9.1. Metode Pengumpulan Data .................................................. 36 2.9.1.1. Observasi ............................................................... 36 2.9.1.2. Wawancara ............................................................ 36 2.9.1.3. Studi Pustaka ......................................................... 37 2.9.1.4. Studi Literatur Sejenis ........................................... 37 2.9.2. Konsep Dasar Rapid Application Development................... 39 2.9.2.1. Pengertian Rapid Application Development ......... 39 2.9.2.2. Unsur – Unsur Penting RAD ................................ 40 2.9.2.3. Tahap – Tahap Pengembangan Sistem ................. 41 2.9.2.4. Keunggulan dan Kelemahan RAD ........................ 47 2.10. Pengertian Object Oriented Analysis dan Design .......................... 49 2.10.1 Tool Pengembangan Sistem................................................ 50 2.10.1.1. Sejarah UML ....................................................... 50 2.10.1.2. Kegunaan UML................................................... 52 2.10.1.3. Diagram – Diagram dan Notasi UML................. 53 2.11. Pengujian Perangkat Lunak............................................................ 73 2.11.1. Pengujian White-Box.......................................................... 74 2.11.2. Pengujian Black-Box .......................................................... 75 2.12. Kebutuhan Aplikasi........................................................................ 78 2.12.1. Internet ............................................................................... 78 2.12.2. Sejarah Internet dan WWW ............................................... 78 2.12.3. PHP .................................................................................... 79 2.12.4. Mysql ................................................................................. 80
2.12.4.1 Tipe Data Mysql................................................... 81 2.13. Metode Rata-Rata Bergerak Sederhana ......................................... 84 2.13.1 Pengertian Metode Rata-Rata Bergerak Sederhana ............ 84 2.14. Basis Data dan Management Basis Data ........................................ 86 2.14.1. Pengertian Basis Data dan Management Basis Data ......... 86 2.14.2. Keunggulan dan Kelemahan DBMS .................................. 86 2.15. Mapping Problem Domain Object to an RDBMS Format ............. 88 2.16. Activity / Entity (CRUD) Matrix .................................................... 90 2.17. Spesifikasi Database ...................................................................... 91 2.18. Konsep Dasar Operasional Prosedur (SOP) ................................... 92 2.19. Konsep Laporan ............................................................................. 93 2.19.1. Laporan .............................................................................. 93 2.19.2. Fungsi Laporan .................................................................. 93 2.19.3. Jenis Laporan ..................................................................... 95 BAB III METODOLOGI PENELITIAN ..................................................... 101 3.1. Metode Pengumpulan Data ......................................................... 101 3.1.1. Observasi ........................................................................... 101 3.1.2. Wawancara ........................................................................ 102 3.1.3. Studi Pustaka ..................................................................... 103 3.1.4. Studi Literatur Sejenis ....................................................... 104 3.2. Metode Pengembanagan Sistem .................................................. 104 3.2.1. Scope Definition ................................................................ 104 3.2.2. Analysis.............................................................................. 105 3.2.3. Design ................................................................................ 105 3.2.3.1 Desain Proses ......................................................... 105
3.2.3.2 Desain Database .................................................... 107 3.2.3.3 Desain Interface ..................................................... 108 3.2.4.Constuction & Testing ........................................................ 108 3.3. Kerangka Berpikir ....................................................................... 109 BAB IV SISTEM INFORMASI PENJUALAN ............................................. 111 4.1. Scope Definition ............................................................................... 111 4.1.1. Gambaran Umum Perusahaan ............................................... 111 4.1.2. Visi dan Misi ......................................................................... 112 4.1.3. Struktur Organisasi ................................................................ 112 4.1.4. Tugas dan Tanggung Jawab .................................................. 113 4.2. Analysis ............................................................................................ 116 4.2.1. Problem Analysis.................................................................... 116 4.2.1.1. Analisis Sistem Berjalan .......................................... 116 4.2.1.2. Identifikasi Masalah ................................................. 121 4.2.1.3 Sistem Usulan ........................................................... 122 4.2.2 Requirement Analysis .............................................................. 126 4.2.2.1 Functional Requirement ........................................................ 126 4.2.2.2 Nonfunctional Requirement ...................................... 128 4.2.3. Decision Analysis .................................................................. 128 4.3.2.1 SOP (Standar Operating Procedure) ....................... 130 4.3 Design................................................................................................ 140 4.3.1 Desain Proses .......................................................................... 140 4.3.1.1 Use Case Diagram ...................................................... 140 4.3.1.1.1 Identifikasi Actor ........................................ 140 4.3.1.1.2 Identifikasi Use case ................................... 142
4.3.1.1.3 Perancangan Use Case ................................ 145 4.3.1.1.4 Usecase Narative ........................................ 146 4.3.1.2 Activity Diagram ......................................................... 160 4.3.1.3 Sequence Diagram ...................................................... 179 4.3.1.4 Class Diagram ............................................................ 198 4.3.2. Desain Database .................................................................... 202 4.3.2.1 Matriks CRUD ............................................................ 202 4.3.2.2 Mapping Class Diagram............................................. 205 4.3.2.3 Schema Database........................................................ 209 4.3.2.4 Spesifikasi Database .................................................. 210 4.3.3. Desain Interface ..................................................................... 218 4.4. Construction & Testing .................................................................... 235 4.4.1 Pemrograman (coding) ............................................................ 235 4.4.2 Pengujian Sistem (Black-box Testing) .................................... 236 BAB V PENUTUP ............................................................................................. 238 5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 238 5.2. Saran ................................................................................................. 239 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 240
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tipe Informasi ................................................................................. 15 Gambar 2.2 Notasi Aktor .................................................................................... 55 Gambar 2.3 Notasi Use Case .............................................................................. 55 Gambar 2.4 Notasi Interaction............................................................................ 56 Gambar 2.5 Contoh Use Case Diagram .............................................................. 57 Gambar 2.6 Contoh Activiti Diagram Melihat Laporan Persediaan ................... 61 Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram Sales Order ......................................... 65 Gambar 2.8 Contoh Asosiasi .............................................................................. 67 Gambar 2.9 Contoh Composite Aggregation dan Shared Aggregation .............. 69 Gambar 2.10 Contoh Generalisasi ...................................................................... 70 Gambar 2.11 Contoh Class Diagram .................................................................. 72 Gambar 2.12 Contoh Pengujian Black Box Halaman Sales Order ..................... 77 Gambar 2.13 Contoh Mapping Class Diagram .................................................. 89 Gambar 3.1 Kerangka Berpikir ........................................................................... 110 Gambar 4.1 Stuktur Organisasi ........................................................................... 112
Gambar 4.2 Sistem Berjalan ............................................................................... 117 Gambar 4.3 Sistem Usulan .................................................................................. 123 Gambar 4.4 Use Case Diagram Sistem Informasi Penjualan ............................. 145 Gambar 4.5 Activity Diagram Login .................................................................. 160 Gambar 4.6 Activity Diagram input SO (Sales Order)...................................... 161 Gambar 4.7 Activity Diagram Manage User ...................................................... 162 Gambar 4.8 Activity Diagram Permintaan Persediaan Motor ............................ 163 Gambar 4.9 Activity Diagram Input Data Pengiriman Motor ............................ 164 Gambar 4.10 Activity Diagram Input Invoice..................................................... 165 Gambar 4.11 Activity Diagram Pembayaran Customer ..................................... 166 Gambar 4.12 Activity Diagram Input Surat Masuk Motor ................................. 167 Gambar 4.13 Activity Diagram cetak Invoice..................................................... 168 Gambar 4.14 Activity Diagram Cetak Surat Pengiriman Motor......................... 169 Gambar 4.15 Activity Diagram Manage Motor Gudang .................................... 170 Gambar 4.16 Activity Diagram Input Retur ....................................................... 171 Gambar 4.17 Activity Diagram Melihat Laporan Persediaan ............................. 172 Gambar 4.18 Activity Diagram Melihat Laporan Pesanan Motor Customer ..... 173
Gambar 4.19 Activity Diagram Melihat Laporan Penjualan .............................. 174 Gambar 4.20 Aktiviti Diagram Melihat Laporan Retur ...................................... 175 Gambar 4.21 Activity Diagram Forecasting ...................................................... 176 Gambar 4.22 Activity Diagram Manage Pegawai .............................................. 177 Gambar 4.23 Activity Diagram Logout .............................................................. 178 Gambar 4.24 Sequence Diagram Login .............................................................. 179 Gambar 4.25 Sequence Diagram SO (Sales Order)............................................ 180 Gambar 4.26 Sequence Diagram Manage User .................................................. 181 Gambar 4.27 Sequence Diagram Permintaan Persediaan Motor ........................ 182 Gambar 4.28 Sequence Diagram Input Surat Pengiriman Motor ....................... 183 Gambar 4.29 Sequence Diagram Input Invoice .................................................. 184 Gambar 4.30 Sequence Diagram Input Pembayaran Customer .......................... 185 Gambar 4.31 Sequence Diagram Input Surat Masuk Motor ............................... 186 Gambar 4.32 Sequence Diagram Cetak Invoice ................................................. 187 Gambar 4.33 Sequence Diagram Cetak Surat Pengiriman Motor ...................... 188 Gambar 4.34 Sequence Diagram Manage Motor ................................................ 189 Gambar 4.35 Sequence Diagram Input Retur ..................................................... 190
Gambar 4.36 Sequence Diagram Melihat Laporan Persediaan .......................... 191 Gambar 4.37 Sequence Diagram Melihat Laporan Pesanan Motor .................... 192 Gambar 4.38 Sequence Diagram Melihat Laporan Penjualan ............................ 193 Gambar 4.39 Sequence Diagram Melihat Laporan Retur ................................... 194 Gambar 4.40 Sequence Diagram Forecasting .................................................... 195 Gambar 4.41 Sequence Diagram Manage Pegawai ............................................ 196 Gambar 4.42 Sequence Diagram Logout ............................................................ 197 Gambar 4.43 Class Diagram............................................................................... 201 Gambar 4.44 Mapping Class Diagram ............................................................... 206 Gambar 4.45 Mapping Class Member ................................................................ 207 Gambar 4.46 Mapping Class Order Item ............................................................ 208 Gambar 4.47 Schema Database Sistem Informasi Penjualan ............................. 209 Gambar 4.48 Perancangan Interface Login ......................................................... 218 Gambar 4.49 Perancangan Interface Persediaan Motor ...................................... 219 Gambar 4.50 Perancangan Interface Input SO .................................................... 220 Gambar 4.51 Perancangan Interface Input Permintaan Persediaan .................... 220 Gambar 4.52 Perancangan Interface Pengiriman Motor..................................... 221
Gambar 4.53 Perancangan Interface Home Keuangan ....................................... 222 Gambar 4.54 Perancangan Interface input Invoice ............................................. 223 Gambar 4.55 Perancangan Interface input Pembayaran Customer .................... 224 Gambar 4.56 Perancangan Interface Home Inventory ........................................ 225 Gambar 4.57 Perancangan Interface Input Surat Masuk Motor ......................... 226 Gambar 4.58 Perancangan Interface Input Cetak Invoice .................................. 227 Gambar 4.59 Perancangan Interface Input Cetak Surat Pengiriman Motor ....... 227 Gambar 4.60 Perancangan Interface Manage Motor Gudang ............................ 228 Gambar 4.61 Perancangan Interface Input Retur ................................................ 229 Gambar 4.62 Perancangan Interface Home Direktur .......................................... 230 Gambar 4.63 Perancangan Interface Laporan Persediaan Motor ....................... 231 Gambar 4.64 Perancangan Interface Laporan Pesanan Motor Customer ........... 232 Gambar 4.65 Perancangan Interface Laporan Penjualan .................................... 233 Gambar 4.66 Perancangan Interface Laporan Retur ........................................... 234
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Perbedaan antara Penjualan dengan Pemasaran.................................. 18 Tabel 2.2 Studi Literatur Sejenis ......................................................................... 37 Tabel 2.3 Klasifikasi PICES Pada Kebutuhan Sistem ........................................ 43 Tabel 2.4 Activity Symbol.................................................................................... 60 Tabel 2.5 Komponen Komponen Sequence Diagram......................................... 64 Tabel 2.6 Simbol-simbol Class Diagram............................................................ 70 Tabel 2.7 contoh pengujian black box sales order .............................................. 76 Tabel 2.8 Tipe Data Numerik .............................................................................. 82 Tabel 2.9 Tipe Data String .................................................................................. 82 Tabel 2.10 Letak Perbedaan Jumlah Memori ..................................................... 83 Tabel 2.11 Tipe Data Tanggal ............................................................................. 84 Tabel 2.12 Perhitungan Simple Moving Average ................................................ 85 Tabel 2.13 Contoh Data To Location CRUD Matrix ......................................... 90 Tabel 2.14 Contoh Spesifikasi Database ............................................................ 91 Tabel 2.15 Contoh SOP Diagram ....................................................................... 92 Tabel 3.1 Wawancara .......................................................................................... 102
Tabel 4.1 Legenda Sistem Berjalan .................................................................... 118 Tabel 4.2 Nonfuntional Requirement .................................................................. 128 Tabel 4.3 Proses Sales Order .............................................................................. 130 Tabel 4.4 Proses Pembayaran ............................................................................. 131 Tabel 4.5 Proses Input Data Pengiriman Motor .................................................. 132 Tabel 4.6 Proses Retur ........................................................................................ 134 Tabel 4.7 Proses Permintaan Persediaan Motor .................................................. 135 Tabel 4.8 Proses Laporan Penjualan ................................................................... 136 Tabel 4.9 Proses Laporan Persediaan Motor....................................................... 137 Tabel 4.10 Proses Laporan Retur ........................................................................ 137 Tabel 4.11 Proses Laporan Pesanan Motor ......................................................... 138 Tabel 4.12 Proses Ramalan Penjualan ................................................................ 139 Tabel 4.13 Identifikasi Actor............................................................................... 141 Tabel 4.14 Identifikasi Use case ......................................................................... 142 Tabel 4.15 Use Case Narative Login .................................................................. 146 Tabel 4.16 Use Case Narative Manage User ..................................................... 147 Tabel 4.17 Use Case Narative Input SO (Sales Order) ...................................... 148
Tabel 4.18 Use Case Narative Input Permintaan Persediaan ............................. 149 Tabel 4.19 Use Case Narrative Input Surat Pengiriman Motor.......................... 149 Tabel 4.20 Use Case Narrative Input Invoice ..................................................... 150 Tabel 4.21 Use Case Narrative Menginput Pembayaran Customer ................... 151 Tabel 4.22 Use Case Narrative Input Surat Masuk Motor ................................. 152 Tabel 4.23 Use Case Narrative cetak Invoice ..................................................... 152 Tabel 4.24 Use Case Narrative cetak surat pengiriman Motor .......................... 153 Tabel 4.25 Use Case Narrative Manage Motor Gudang .................................... 154 Tabel 4.26 Use Case Narrative Input Retur ....................................................... 154 Tabel 4.27 Use Case Narrative Melihat Laporan Persediaan Motor .................. 155 Tabel 4.28 Use Case Narrative Laporan Pesanan Motor Customer ................... 156 Tabel 4.29 Use Case Narrative Laporan Penjualan ............................................ 156 Tabel 4.30 Use Case Narative Laporan Retur .................................................... 157 Tabel 4.31 Use Case Narrative Ramalan Penjualan ........................................... 158 Tabel 4.32 Use Case Narrative Manage Pegawai .............................................. 158 Tabel 4.33 Use Case Narrative Logout .............................................................. 159 Tabel 4.34 Potensial Objek ................................................................................. 198
Keterangan Class 1. Class name 2. Attributes 3. Operation
-End1
-End2
Association *
*
-End1 -End2
Agregation 1
*
Generalization
SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM (Whitten, 2004)
Simbol
Keterangan
Object
Lifeline
Messages
Behaviors (operations)
SIMBOL DIAGRAM ALIR (Jogiyanto, 2008)
Simbol
Keterangan
Terminator
Input/Output
Process
Document
Manual Operation
Database
Line
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Dalam dunia bisnis kebutuhan akan teknologi informasi sekarang ini merupakan suatu kebutuhan yang sangat vital. Sebab sudah banyak jalannya bisnis dikendalikan dan tidak terlepas dari teknologi informasi. Bahkan hampir semua bidang sekarang ini mulai menerapkan teknologi
informasi
dalam
pengembangannya,
dikarenakan
oleh
kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh teknologi tersebut yaitu dalam pengolahan data dan penghematan waktu yang digunakan untuk memprosesnya. Banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi yang berbasiskan komputer untuk kelancaran bisnis dan pekerjaan mereka. Salah satu sistem yang digunakan adalah sistem informasi penjualan. (Munawar, 2005). Pentingnya sistem informasi penjualan adalah untuk menyamakan antara data dilapangan dengan data yang ada di dalam sistem. (Sudarmadji, 2002). Pemanfaatan sumber informasi secara maksimal akan mampu memberikan masukkan bagi perusahaan guna menjaga agar proses bisnis yang dilakukan tetap berjalan secara lancar, mudah, cepat, akurat, efisien dan produktif. (Nurgroho, 2005)
1
2
PT. Berkah Jaya Motor merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan motor bekas (second), baik motor Honda, Yamaha, Suzuki dan Kawasaki. Dalam proses penjualannya PT. Berkah Jaya Motor mempunyai beberapa divisi yang terlibat, diantaranya : marketing, inventory dan keuangan. Berdasarkan observasi yang dilakukan, Peneliti menemukan beberapa hal yang terjadi pada proses pencatatan SO (Sales Order), retur, Invoice dan persediaan motor di gudang yang bersifat manual dan untuk menyimpan
pencatatan
menggunakan
kertas.
Penggunaan
media
penyimpanan kertas akan berakibat rentan terhadap kehilangan data ataupun rusak. Disaat pembuatan laporan bagian marketing & inventory menggunakan kertas-kertas tadi dalam mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian direkapitulasi jumlahnya, sedangkan keuangan menggunakan software Microsoft Excel dalam menginput data-data pembayaran ketika akan membuat laporan penjualan. Dengan proses pembuatan laporan seperti ini, karyawan membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu 1-2 hari kerja pada proses pencarian data pesanan, pengiriman, persediaan dan penjualan untuk di jadikan laporan. Untuk memudahkan pihak perusahaan, maka dikira perlu penulis melakukan “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan pada PT. Berkah Jaya Motor” yang dapat membantu proses penjualan dan mempermudah manager dan direktur dalam mengakses laporan masing
3
masing divisi dalam perusahaan. Ditambah fitur ramalan penjualan yang dapat digunakan oleh direktur sebagai bahan referensi dalam menganalisis penjualan di periode yang akan datang dan mengambil kebijakankebijakan untuk perusahaan.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang diatas serta hasil penelitian yang telah dilakukan di PT. Berkah Jaya Motor, maka dapat diidentifikasikan beberapa masalah yaitu : 1.
Sistem penjualan yang digunakan selama ini masih menggunakan program Ms. Excel pada bagian keuangan sedangkan pada bagian inventory dan marketing menggunakan pencatatan secara manual.
2.
Penggunaan media penyimpanan dalam bentuk kertas akan berakibat rentan terhadap kehilangan atau kerusakan data.
3.
Membutuhkan waktu 1-2 hari kerja pada proses rekapitulasi data persediaan, pemesanan, retur dan penjualan untuk dijadikan laporan.
Atas identifikasi masalah tersebut maka dapat diketahui perumusan masalah yang sebenarnya, yaitu bagaimana merancang sistem informasi penjualan yang terintegrasi dan dapat mengelola data persediaan, pemesanan, retur, pembayaran dan dapat menyajikan laporan secara up to date?
4
1.3
Batasan Masalah Agar penyusunan dan penulisan laporan skripsi ini menjadi terarah, maka penulis perlu membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Penjualan ini digunakan oleh bagian Direktur, Manager, Marketing, Keuangan, Inventory, HRD dan Admin 2. Sistem ini berfokus pada proses penjualan, laporan pemesanan, laporan retur, laporan persediaan dan laporan penjualan. 3. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah menggunakan metode berorientasi objek dengan model pengembangan Rapid Application Development (RAD) dan tools UML yang meliputi use case diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. 4. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Adapun database yang digunakan adalah dengan menggunakan MySQL. 5.
1.4
Ramalan penjualan menggunakan metode Simple Moving Average.
Tujuan Berdasarkan permasalahan diatas, maka tujuan umum dari penelitian ini adalah membuat rancang bangun sistem informasi penjualan yang dapat melakukan suatu transaksi penjualan pada PT Berkah Jaya Motor dan ada pun tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
5
1.
Menganalisis dan merancang sistem informasi penjualan yang terintegrasi
antara
proses
pemesanan,
retur,
persediaan
dan
pembayaran. 2.
Merancang database sistem informasi penjualan yang memberikan keuntungan dalam penyimpanan data yang dapat digunakan saat dibutuhkan.
3.
Merancang sistem yang dapat memberikan laporan pesanan, persediaan, retur dan pembayaran yang terintegrasi dan update kepada manager atau direktur.
4.
Membangun aplikasi sistem informasi penjualan yang dapat memberikan referensi dalam menganalisis penjualan dengan ramalan penjualan.
1.5
Manfaat Adapun manfaat yang didapat dari penulisan ini adalah sebagai berikut: 1.
Memberikan usulan perbaikan untuk mengatasi masalah media penyimpanan pada kegiatan pemesanan, retur, persediaan dan pembayaran.
2.
Memudahkan pendataan dan pelaporan pihak keuangan, inventory dan marketing dalam kegiatan pesanan, persediaan, retur dan pembayaran sehingga direktur perusahaan mendapatkan laporan yang cepat dan lengkap.
6
3.
Memberikan kemudahan untuk direktur memantau atau menganalisis perkembangan penjualan di periode yang akan datang dan mengambil kebijakan-kebijakan untuk perusahaan PT Berkah Jaya Motor.
1.6
Metodologi Penelitian 1.6.1
Metode Pengumpulan Data Metode penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Observasi Metode observasi dilakukan melalui pengamatan langsung atau observasi yang dilakukan di PT. Berkah Jaya Motor untuk mendapatkan data-data mentah yang dapat dianalisis. 2. Wawancara Metode ini dilalui dengan melakukan wawancara langsung pada narasumber yang terlibat, yaitu pegawai bagian pemesanan, pengiriman, persediaan dan keuangan pada PT. Berkah Jaya Motor dan Manager atau direktur untuk mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan. 3. Studi Pustaka Merupakan suatu metodologi yang dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku referensi yang berhubungan dengan Sistem Informasi Penjualan, dan juga mempelajari bagaimana
7
mengaplikasikan sistem ini ke dalam sebuah aplikasi berbasis web. 4. Studi Literatur Sejenis Dalam studi literatur sejenis penulis mempelajari literaturliteratur yang hampir sama dengan skripsi yang akan dibuat oleh penulis dengan harapan penulisan skripsi ini bisa memiliki keunggulan dibandingkan dengan literatur-literatur tersebut.
1.6.2
Metode Pengembangan Sistem Hasil identifikasi dan análisis kebutuhan yang telah dilakukan melalui wawancara dirancang melalui pendekatan berorientasi objek (Object Oriented) dengan framework RAD (Rapid
Application
Development).
Dalam
pengembangan
sistemnya, akan meliputi fase scope definition, fase analysis, fase design dan fase construction and testing. Dalam metode pengembangan sistem ini menggunakan notasi UML melalui diagram-diagram yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram.
8
1.7
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri dari lima bab, dimana tiap bab saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Adapun sistematika penulisan ilmiah ini adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN Bab pendahuluan diawali dengan pembahasan latar belakang penulisan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Berisi mengenai teori-teori yang digunakan dalam penulisan skripsi, tentang teori-teori dasar, pendapat ahli, konsep mengenai sistem informasi penjualan, pemesanan, pengiriman, persediaan, keuangan, ramalan penjualan, Rapid Application Development (RAD) dan Unified Model Language (UML).
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi uraian tentang metode penelitian yang digunakan
dalam
pencarian
data
dan
metode
dalam
pengembangan sistem. Dimana dalam bab ini membahas lebih
9
rinci tentang metode pengumpulan data, metode pengembangan sistem yang digunakan serta adanya kerangka berpikir dari penelitian yang dilakukan pada PT Berkah Jaya Motor.
BAB IV SISTEM INFORMASI PENJUALAN Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan berupa profil, visi dan misi, struktur organisasi PT Berkah Jaya Motor. Analisis permasalahan mengenai sistem yang berjalan saat ini pada PT Berkah Jaya Motor, serta perancangan sistem yang akan dibuat, meliputi perancangan use case, activity, sequence, class diagram dan database serta interface dari system ini.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari uraian yang sudah diterangkan pada bab-bab sebelumnya, hasil pemecahan masalah yang diperoleh dari penyusunan tugas akhir ini, serta saran-saran yang diusulkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercipta hasil yang lebih baik.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Rancang Bangun 2.1.1 Rancang Perancangan merupakan salah satu hal yang penting dalam membuat program.
Adapun tujuan dari perancangan ialah untuk
memberi gambaran yang jelas lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik yang terlibat. Perancangan harus berguna dan mudah dipahami sehingga mudah digunakan. Menurut Rizky, Soetam (2011), Perancangan adalah Sebuah Proses untuk mendefinisikan sesuatu yang akan dikerjakan dengan menggunakan teknik yang bervariasi serta di dalamnya melibatkan deskripsi mengenai arsitektur serta detail komponen dan juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses pengerjaanya. Sedangkan menurut Pressman (2002) perancangan atau rancang merupakan serangkaian prosedur untuk menterjemahkan hasil analisa dan sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem di implementasikan.
10
11
2.1.2 Bangun Pressman (2002) pengertian pembangunan atau bangun sistem adalah kegiatan menciptakan sistem baru maupun mengganti atau memperbaiki sistem yang telah ada secara keseluruhan. Jadi dapat disimpulkan bahwa Rancang Bangun adalah penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Dengan demikian pengertian rancang bangun
merupakan kegiatan menerjemahkan hasil analisa ke dalam bentuk paket perangkat lunak kemudian menciptakan sistem tersebut atau memperbaiki sistem yang sudah ada
2.2. Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Menurut O‟Brien
(2008). sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi teratur. Dalam bidang sistem informasi, sistem diartikan sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan (input) serta menghasilkan masukan (input) dalam proses transformasi yang teratur (Mulyanto, 2009).
12
Pendapat lain mengatakan, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003).
2.2.2 Pengertian Sistem Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi, relevansi, dan tepat waktu (Mulyanto, 2009). Semakin lengkap dan baik informasi yang disajikan maka semakin baik pula kualitas dari sistem tersebut. Oleh karena itu, data dapat disebut informasi bila telah dianggap fakta dan mudah digunakan oleh pemakai dengan ciri sebagai berikut (Jogiyanto, 2008): 1. Relevance, informasi yang disampaikan harus sesuai dengan fakta dan berguna bagi pemakai. 2. Timeliness, informasi yang dibutuhkan harus tepat waktu, artinya tidak terlambat karena bila informasi ini digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
13
3. Accurate, informasi yang disampaikan mungkin sudah sesuai dengan fakta, namun data-data yang mendukung belum sepenuhnya benar sehingga tingkat akurasinya dipertanyakan. 4. Complete, informasi tidak disajikan secara sebagian-sebagian tetapi harus lengkap sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya dalam memecahkan suatu masalah dengan baik. Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari komponenkomponen yang saling terhubung untuk melakukan kegiatan yang terdiri dari input, proses
dan output dimana akan menghasilkan
keluaran yang berguna bagi tujuan bisnis (Jogiyanto,2008).
2.2.3 Tipe Sistem Informasi Saat ini, peranan informasi tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi sebuah informasi berupa laporanlaporan saja, tetapi juga memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan
informasi
bagi
perencanaan,
alokasi-alokasi
manajemen sumber
untuk
daya,
fungsi-fungsi
pengukuran
dan
pengendalian (Jogiyanto, 2005). Laporan ini memberikan informasi bagi manajemen puncak mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan tindakan yang akan diambil.
14
Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi yang masing-masing memiliki arti berbeda untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu: 1. Informasi
pengumpulan
data
(scorekeeping
information),
merupakan informasi berupa akumulasi atau pengumpulan data yang berguna bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi personilnya. 2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information), merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian
pada
masalah-masalah
yang
menyimpang,
ketidakefisienan dan ketidakberesan. Informasi ini akan menbantu manajer
tingkat
menengah
untuk
melihat
penyimpangan-
penyimpangan yang ada. 3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information), merupakan informasi untuk membantu manajer atas dalam mengambil keputusan atas permasalahan yang dihadapi. Problem Solving information biasanya dihubungkan dengan keputusankeputusan yang tidak berulang-ulang.
15
TIPE KEGIATAN MANAJEMEN
TIPE INFORMASI
Perencanaan Strategi
Informasi Pemecahan Masalah Manajemen Tingkat Atas
Pengendalian Manajemen
Manajemen Tingkat Menengah
Pengendalian Operasi Manajemen Tingkat Bawah
Informasi Pengarah Perhatian
Informasi Pengumpulan Data
Gambar 2.1 Tipe Informasi
2.2.4 Tipologi Sistem Informasi Tipologi Sistem Informasi berdasar tingkat manajemen secara klasik dalam suatu organisasi dikenal ada tiga tingkatan manajemen yaitu tingkatan strategi, taktik dan operasional. Seperti pada gambar 2.1, tingkat strategis berkaitan dengan kebijakan jangka panjang serta penempatan organisasi pada lingkungan. Tingkat manajemen taktis bertugas untuk menerjemahkan kebijakan strategis menjadi bagianbagian yang harus dikerjakan serta mengatur koordinasi internal organisasi. Sedangkan tingkat manajemen operasional bertugas untuk menjalankan roda organisasi sesuai dengan rencana jangka panjang dan pedoman yang telah disusun oleh manajemen tingkat taktis.
16
Berdasarkan pembagian tingkat manajemen secara klasik, sistem informasi dapat dibagi menjadi enam kategori: 1. Sistem Informasi Operasional 2. Sistem Informasi Manajemen 3. Sistem Informasi Pendukung Keputusan 4. Sistem Informasi Eksekutif 5. Sistem Informasi Pakar 6. Sistem Informasi Perkantoran
2.3
Penjualan Menurut Mulyadi (2001), Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika pesanan dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam transaksi penjualann tunai, barang/jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
2.3.1 Jenis – Jenis Penjualan Menurut Mulyadi (2001), ada beberapa jenis penjualan yaitu: A. Trad Selling Dapat terjadi bila mana produsen dan pedangan besar mempersilahkan
pengecer
untuk
berusaha
memperbaiki
17
distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk baru, jadi titik beratnya pada “penjuala melalui” penyalur daripada “penjualan ke” pembeli terakhir. B. Missionary Selling Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur
perusahaan.
Dalam
hal
ini
perusahaan
yang
bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya. C. Technical Selling Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli terakhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut. D. New Business Selling Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi. E. Responsive selling Dua jenis penjualan utama disini adalah “route driving” dan ”retailing”. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan
18
hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.
2.3.2 Perbedaan Antara Penjualan dan Pemasaran Menurut Alma, perbedaan antara penjualan dan pemasaran adalah sebagai berikut : Tabel 2.1Perbedaan antara Penjualan dengan Pemasaran Penjualan Menekankan
Pemasaran
kegiatan
pada Menekankan
produk dan jasa
kemudian
apa
yang
diinginkan oleh konsumen
Mula-mula membuat produk atau Mula-mula jasa,
pada
meneliti
apa
yang
berusaha diinginkan konsumen, kemudian
menjualnya
merancang bagaimana
membuat
produk tersebut agar memuaskan selera konsumen Berorientasi
pada
tercapainya
volume
bagaimana Berorientasi
pada
keuntungan
penjualan dalam arti laba total, bukan laba per
sebesar-besarnya
unit barang
Rencana biasanya bersifat jangka Rencana dibuat jangka panjang, pendek,dalam arti produk atau dalam
arti
memikirkan
jasa sekarang harus dipasarkan pertumbuhan perusahaan di masa sekarang
yang akan dating
2.3.3 Pengertian Strategi Penjualan Strategi penjualan adalah perencanaan aktivitas penjualan: metode client mencapai perbedaan kompetitif dan sumber daya yang tersedia. Penjualan strategi sangat penting, jika tidak daerah yang
19
paling penting yang dibutuhkan untuk menghasilkan keuntungan bagi perusahaan Anda. Coming up with the perfect formula regarding sales and marketing strategies is imperative for your success.Datang dengan rumus yang sempurna tentang penjualan dan strategi pemasaran adalah suatu keharusan bagi keberhasilan Anda menurut Al-Bahra Ladjamudin (2005).
2.3.4 Sistem Informasi Penjualan Menurut Niswonger, (2009) sistem informasi penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan invoice dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku. Penggunaan berbagai teknologi yang terkomputerisasi akan dapat membantu perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan tepat sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam proses pemesanan, pengiriman, persediaan, produksi dan keuangan yang berjalan didalam perusahaan.
20
2.4
Konsep Pemesanan Menurut Robert C Nickerson (2001), pemesanan adalah suatu proses permintaan produk atau jasa yang dilakukan oleh pelanggan atau customer. Untuk mendukung dari suatu proses pemesanan, dilakukan sebuah sistem pemesanan atau order system. Tujuan dari sistem pemesanan untuk menerima pemesanan dari pelanggan baik barang maupun jasa dan juga menyiapkan pesanan dalam suatu bentuk yang dapat digunakan dalam bisnis.
2.4.1 Pengertian Surat Pesanan Surat pesanan adalah sebuah dokumen yang dikirimkan oleh pihak pemesan (konsumen atau distributor) kepada penyedia (supplier) perihal permintaan pembelian barang. Dengan adanya surat pesanan ini, maka terjadi hubungan antar kedua belah pihak, penyedia dan pemesan, dimana pihak pemesan meminta barang yang ada pada surat pesanan itu untuk disediakan dan dikirimkan pada pihak pemesan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Isi yang umum tertera didalam surat pesanan yaitu informasi nama dan alamat pemesan dan penyedia, tanggal, nomor surat, dan deskripsi produk yang dipesan beserta jumlah dan harganya. Setelah surat pesanan masuk, maka pihak penyedia akan menyiapkan barangbarang yang dipesan disertai dengan surat jalan, yaitu surat yang menerangkan bahwa barang-barang yang dikirim merupakan barang-
21
barang yang dipesan dari surat pesanan yang dikirimkan oleh pemesan. Sering kali yang menjadi masalah adalah jangka waktu yang diminta tidaklah panjang (barang-barang yang dipesan harus dikirim dalam jangka waktu singkat). Setelah pihak penyedia menyiapkan barang-barang pesanan tersebut, pihak penyedia harus menyertakan surat jalan sebagai surat penyerta pengiriman barang. Biasanya pembuatan surat jalan ini masih diketik ulang. Tentu pekerjaan manual ini memakan banyak waktu. Setelah barang dan surat jalan disiapkan, kemudian barang dan surat jalan itu dikirimkan kepada pemesan. Lalu pihak penyedia akan melanjutkan urutan proses bisnis lainnya seperti pembuatan surat tagihan, dll. Untuk mempercepat proses pembacaan surat pesanan yang masuk, sistem pengenalan karakter dapat digunakan. Sistem ini akan sangat membantu pengerjaan pengetikan surat pesanan yang datang, sehingga dapat mempercepat proses pengetikan dan tentunya akan menghemat waktu pekerjaan. Pesan adalah kata baku dari pemesanan yang memiliki arti "hendak membeli supaya dikirim". pesanan adalah barang yang dipesan (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007).
22
2.5
Pengertian Pengiriman Menurut Mulyadi (2008) sistem pengiriman barang adalah suatu kegiatan mengirim barang dikarenakan adanya transaksi penjualan barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan baik barang maupun jasa, baik secara tunai atau kredit.
2.6
Konsep Persediaan Berikut ini merupakan pengertian teori dasar yang berhubungan dengankasus yang akan dianalisis, yaitu sebagai berikut :
2.6.1 Pengertian Persediaan Barang Inventory merupakan kata lain dari persediaan, istilah persediaan disini maksudnya menunjukkan barang-barang yang dimiliki perusahaan. Persediaan dapat mengambil bentuk yang tergantung pada jenis usaha yang ditekuni oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada perusahaan yang bergerak dibidang penjualan produk, persediaan barang merupakan salah satu unsur yang paling efektif dalam operasional perusahaan barang harian yang dapat disajikan dalam bentuk laporan persediaan barang. Laporan persediaan barang adalah suatu laporan yang menyajikan tentang data-data barang yang masuk dan data-data barang yang keluar dalam suatu perusahaan. Hal ini sangat penting sekali bagi perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang
23
untuk melakukan pemeriksaan barang yang tersedia dan barangbarang yang habis persediaannya. Menurut Soemarso S.R (2004) Persediaan adalah barangbarang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali. Persediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadakan (dibeli atau dibuat sendiri). Sedangkan menurut Assauri (2004) persediaan barang adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam periode usaha yang normal.
2.6.2 Manfaat Persediaan Barang Menurut Ma‟arif (2006) persediaan
yang dilakukan oleh
perusahaan memiliki kegunaan, antara lain: 1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang. Jika barang yang dipesan terlambat datang sedangkan proses produksi berjalan terus, maka persediaan akan dikeluarkan dan dipakai untuk keperluan produksi. Hal ini akan terus berlangsung sampai barang yang dipesan datang. 2. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik. Jika barang yang dipesan rusak, cacat, atau di tolak (reject, maka persediaan dapat digunakan sambil menunggu barang yang baik dikirimkan. Barang yang dipesan hendaknya mencapai kualitas yang diinginkan. Jika tidak sesuai dengan kualitas yang
24
disepakati, maka perusahaan dapat me-reject barang dengan alasan barang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada dalam kontrak. 3. Untuk menumpuk barang-barang yang dihasilkan musiman. Ini berlaku bagi produk-produk pertanian. Karena sifatnya musiman, maka ketika musim panen, persediaan dilakukan dalam jumlah besar. Sedangkan jika tidak musim, maka persediaan yang besar tadi di keluarkan. 4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan. Pada
akhirnya,
persediaan
memiliki
kegunaan
untuk
mempertahankan agar produksi terus berjalan. Jika produksi berhenti, maka stabilitas operasi perusahaan akan terganggu. 5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal. Persediaan pun diperlukan untuk mencapai penggunaan mesin agar optimal. Karena jika tidak ada barang, mesin akanidle. Dalam kondisi tidak ada barang yang masuk, maka persediaan menjadi wajib hukumnya untuk dikeluarkan. 6. Memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi. Jaminan menjadi penting, disebabkan karena image konsumen terhadap perusahaan. Jika tidak ada jaminan barang selalu tersedia, maka konsumen tidak akan pernah loyal dengan barang kita tersebut.
25
2.6.3 Fungsi Persediaan Barang Persediaan
barang
pada
hakikatnya
bertujuan
untuk
mempertahankan kontinuitas eksistensi suatu perusahaan dengan mencari keuntungan atau laba perusahaan itu. Caranya adalah dengan memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan dengan menyediakan barang yang diminta. Fungsi persediaan menurut Freddy Rangkuti (2004) adalah sebagai berikut. 1. Fungsi Batch Stock atau Lot Size Inventory. Penyimpanan
persediaan
dalam
jumlah
besar
dengan
pertimbangan adanya potongan harga pada harga pembelian, efisiensi produksi karena proses produksi yang lama, dan adanya penghematan di biaya angkutan. 2. Fungsi decoupling Merupakan fungsi perusahaan untuk mengadakan persediaan decouple, dengan mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah-pisah. 3. Fungsi Antisipasi Merupakan persediaan bahan yang fungsinya untuk penyelamatan jika terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan dari pemasok atau supplier. Tujuan utama adalah untuk menjaga proses konversi agar tetap berjalan dengan lancar.
26
Alasan yang kuat untuk menyediakan inventory adalah untuk hal-hal yang berhubungan dengan skala ekonomi dalam pengadaan dan produksi barang, untuk kebutuhan yang berubah-ubah dari waktu ke waktu, untuk fleksibilitas didalam fasilitas penjadwalan distribusi barang, untuk spekulasi didalam harga atau biaya, dan untuk ketidakpastian tentang waktu pesanan perlengkapan dan kebutuhan. Ketika menghadapi permintaan yang berubah-ubah dari waktu ke waktu, pihak manajemen dapat melakukan pemesanan barang (inventory)
selama
periode
permintaan
yang
sedikit
untuk
mengantisipasi periode permintaan yang tinggi. Inventory ini membuat manajemen dapat beroperasi secara tetap sepanjang musim, dan dapat menghindari biaya produksi yang berubah-ubah. Penyediaan inventory bertujuan untuk menghadapi kondisi ketidakpastian. Permintaan barang tidak bisa diketahui secara pasti, oleh karena itu perlu diramalkan untuk meminimalisir kerugian akibat over stock atau permintaan yang melampaui ramalan, perhitungan persediaan barang harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti.
27
2.6.4 Jenis Persediaan Barang Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Jenis-jenis persediaan dapat dibedakan menjadi lima jenis (Assauri, 2004): 1. Persediaan barang mentah (raw material stock). Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang dapat diperoleh dari sumbersumber alam ataupun beli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan atau pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan Bagian Produk atau Part yang dibeli (purchase part/component stock). Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri atas part yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembli dengan part lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang persediaan (supplies stock). Yaitu
persediaan
barang-barang
atau
bahan-bahan
yang
diperlukan dalam proses produksi atau membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam berkerjanya suatu perusahaan tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
28
4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress work). Yaitu persediaan barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished good stock). Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan siap untuk dijual.
2.6.5 Manajemen Inventory Pengendalian terhadap persediaan atau inventory control adalah aktifitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian inventory ditekankan
pada
pengendalian
material.
Pada
produk
jasa,
pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan (Sumayang, 2003). Harus ada keseimbangan antara mempertahankan tingkat inventory yang tepat dengan pengaruh keuangan minimum terhadap pelanggan. Jika investasi sangat besar akan mengakibatkan biaya
29
modal yang sangat besar, sehingga akan mengakibatkan juga biaya operasi yang tinggi (Sumayang, 2003). Pengendalian tingkat persediaan bertujuan mencapai efisiensi dan efektifitas optimal dalam penyediaan material. Dalam pengertian di atas, usaha yang perlu dilakukan dalam manajemen persediaan secara garis besar sebagai berikut: 1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi 2. Membatasi nilai seluruh investasi 3. Membatasi jenis dan jumlah material 4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada.
2.7
Konsep Pembayaran Menurut Yunirman Rijan dan Ira Koesoemawati (2009) pembayaran mengandung beberapa arti, yaitu dalam arti sempit pembayaran adalah pelunasan hutang oleh debitur kepada kreditur yang bisa dilakukan dalam bentuk uang maupun barang. Pembayaran yang sudah dilaksanakanbiasanya disertai bukti atau tanda bukti pembayaran atau dalam sehari – hari disebut dengan kwintansiPembayaran dalam arti luas dapat dikatakan sebagai pemenuhan suatu prestasi. Hal ini berlaku bagi pihak yang menyerahkan uang sebagai harga pembayaran, maupun pihak yang menyerahkan benda sebagaimana yang diperjanjikan.
30
2.8
Konsep Supply Chain 2.8.1 Pengertian Supply Chain Menurut
Kalakota
(2001)
supply
chain
adalah
serangkaianproses yang terdiri dari pembuatan produk perusahaan dan pengiriman kepelanggan dengan melibatkan jaringan hubungan yang rumit antaraperusahaan dan rekannya untuk menyediakan bahan baku, memproduksiproduk, dan menyampaikannya ke pelanggan. Menurut Pujawan (2008) supply chain adalah jaringan yang terdiridari beberapa perusahaan yang secara bersama sama berkerja untukmenciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir.Perusahaan tersebut biasanya terdiri dari supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan perusahaan pendukung lainnya, seperti perusahaanjasa logistik. Menurut
Turban
(2010)
supply
chain
adalah
aliran
material,informasi, uang, dan jasa dari supplier bahan baku, kepabrik, ke gudang,sampai ke pelanggan akhir. Jadi, dari beberapa pendapat diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwasupply chain adalah jaringan perusahaan yang saling berkerja sama danterdiri dari aliran material, informasi, uang, dan jasa dari supplier,perusahaan, sampai ke pelanggan akhir.
31
2.8.2 Pembagian Supply Chain Menurut
Turban,
(2010)
secara
umum
supply
chain
dapatdibagi menjadi tiga bagian utama : 1. Upstream supply chain Bagian upstream dari supply chain terdiri dari aktivitas yang melibatkanperusahaan dengan pemasoknya (dapat berupa perusahaan manufaktur,maupun jasa). Kegiatan utama dalam supply
chain
merupakan
bagian
proses
upstreamadalah
dimana
procurement
perusahaanmelakukan
yang
kegiatan-
kegiatan dengan tujuan untuk medapatkan aksesterhadap sumber daya (dapat berupa produk, keterampilan, kemampuan,fasilitas) yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses bisnisutama mereka. 2. Internal supply chain Bagian internal dari supply chain melibatkan semua proses internal yangdilakukan untuk mengubah input dari supplier menjadi output yangdihasilkan perusahaan. Aktivitas internal utama ini juga dikenal denganistilah value chain, yang merupakan penghubung antara pelanggan (B2C)dan pemasok (B2B) yang dalam hubungannya mengubah produk dan jasayang didapatkan dari supplier menjadi produk dan jasa yang memiliki nilai bagi pelanggan.
32
3. Downstream supply chain Bagian downstream dari supplychain melibatkan semua aktivitas yangbertujuan untuk menyampaikan produk akhir perusahaan kepelanggannya. Perhatian utama dalam bagian downstream dari supply chain dipusatkan pada kegiatan distribusi, penyimpanan ataupergudangan, transportasi, dan layanan pasca penjualan.
2.8.3Decoupling Point dalam Supply Chain Keputusan sampai di mana aktivitas produksi dapat dilakukan tanpamenunggu permintaan yang pasti dari pelanggan merupakan keputusan yangsangat penting bagi suatu supply chain dan akan secara
langsung
berpengaruhterhadap
kemampuannya
untuk
menciptakan efisiensi fisik maupunkecepatannya untuk merespon pasar. Menurut Pujawan (2008) titik temu sampai di mana suatukegiatan bisa dilakukan atas dasar ramalan (tanpa harus menunggupermintaan dari pelanggan) dan dari mana kegiatan harus ditunggu sampaiada permintaan yang pasti dinamakan decoupling point (DP). Istilah lain daridecoupling point adalah order penetration point (OPP).Pengaturan dan cara pengelolaan supply chain akan berbedatergantung dari decoupling point produknya. Walaupun secara tradisionalistilah decoupling point digunakan untuk suatu
33
sistem produksi, namunkonsep ini juga sangat relevan dalam konteks yang lebih luas, yaitu supply chain management.
2.8.4 Tipe Supply Chain Berdasarkan Decoupling Point Walaupun istilah decoupling point merupakan istilah yang jarangdigunakan untuk suatu sistem produksi, analogi yang sangat mirip bisa kitagunakan untuk memahami order penetration point pada supply chain. Secara umum, terdapat empat macam posisi decoupling point (DP) pada supply chain (Pujawan, 2008) 1. Make-to-stock (MTS) MTS adalah sistem dimana DP berada pada proses terkhir, yaitu padapengiriman ke pelanggan. Produk akhir dibuat berdasarkan ramalan.Hanya kegiatan pengiriman yang dilakukan setelah ada pesanan daripelanggan. Bagi supply chain tipe ini efisiensi fisik menjadi fokus dalampengelolaannya. MTS cocok untuk
adalahpenentuan berapa persediaan produk akhir yang harus disimpan danbagaimana mekanisme pengiriman produk jadi ke suatu lokasi pemasaran.Keseimbangan antara tingkat layanan pelanggan dan banyaknyapersediaan produk juga menjadi hal penting yang harus ditentukan padasupply chain yang beroperasi
34
dengan sistem MTS. 2. Assemble-to-order (ATO) ATO adalah sistem dimana hanya kegiatan perakitan yang menunggupesanan dari pelanggan, sedangkan kegiatan pabrikasi komponendilakukan atas dasar ramalan. ATO cocok diterapkan pada sistem yangmemproduksi banyak variasi produk dengan kesamaan anatra komponen dari tiap produk yang cukup tinggi. Jadi, DP ditempatkan setelah proses pabrikasi atau diawal proses perakitan yang berarti bahwa persediaan akandisimpan dalam bentuk komponen siap rakit. Aspek kunci dalammengelola supply chain yang beroperasi pada lingkungan ATO adalah lamanya proses perakitan setelah ada pesanan dari pelanggan dan jumlahvariasi produk yang dapat ditawarkan ke pelanggan. Kecepatanperusahaan dalam memenuhi pesanan pelanggan sangat ditentukan olehlead time perakitan. 3. Make-to-order (MTO) MTO adalah sistem dimana kegiatan pabrikasi tidak bisa dikerjakan tanpamenunggu pesanan dari pelanggan karena setiap pesanan memilikivariabilitas yang tinggi dan berbeda beda. Untuk mengatasi masalahvariabilitas ini perusahaan harus memproduksi pesanan pelanggan setelahpelanggan melakukan pesanan. Usaha perusahaan untuk menyiapkanproduk sebelum adanya pesanan dari pelanggan dianggap memiliki biayayang mahal dan resiko
35
yang tinggi. Aspek kunci dalam mengelola supply chain yang beroperasi pada lingkungan MTO adalah kecepatanperusahaan dalam menerima, menterjemahkan, dan memproses pesanan dari pelanggan sehingga produksi dapat berjalan secepat mungkin. 4. Engineer- to-order (ETO) ETO adalah sistem dimana perancangan produk baru dilakukan setelah ada pesanan dari pelanggan. Model ini cocok digunakan bila tiappelanggan memerlukan produk dengan rancangan yang spesifik.Rancangan spesifik ini nantinya akan berimplikasi pada kebutuhan material dan urutan proses yang berbeda untuk tiap produk. Aspek kuncidalam mengelola supply chain yang beroperasi pada lingkungan ETOadalah kesepakatan waktu dan rancangan produksi antara perusahaan danpelanggan serta fleksibilitas dari bagian produksi dan perancangan untukdapat menyerap permintaan dari pelanggan yang berbeda beda.Pada
kenyataannya,
masih
banyak
perusahaan
yang
memproduksiproduk dengan fokus operasi yang berbeda-beda. Di sebuah perusahaanmungkin ada sebagian sistem produksi yang memproduksi produk-produkyang relatif standar dan sebagian lagi digunakan untuk memproduksi produk-produk dengan banyak variasi. Pada situasi ini, kegiatan kegiatan supply chainakan memiliki fokus yang berbeda dan manajer harus
36
bisamembedakan bagaimana pengelolaan masing-masing sistem produksitersebut.
2.9
Konsep Dasar Metodologi Penelitian Metodologi merupakan suatu formula dalam penerapan penelitian dimana dalam melakukan penelitian tersebut terdapat langkah-langkah dan juga hasil penelitan. Sedangkan metodologi penelitian dalam ilmu computer atau sistem informasi atau teknologi informasi merupakan langkah-langkah atau tahapan perencanaan dengan bantuan beberapa metode, teknik, alat (tools) dan dokumentasi dengan tujuan untuk membantu peneliti dalam meminimalkan resiko kegagalan dan menekankan pada proses atau sasaran penelitian dibidang CS/IS/TI (Hasibuan, 2007).
2.9.1 Metode Pengumpulan Data 2.9.1.1 Observasi Observasi (observation) merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Jogiyanto, 2008).
2.9.1.2 Wawancara Wawancara (interview) adalah komunikasi duaarah untuk mendapatkan informasi dari responden. Wawacara (interview) dapat berupa wawancara personal (personal
37
interview), wawancara intersep (intercep interview) dan wawancara telepon (telephone interview) (Jogiyanto, 2008).
2.9.1.3 Studi Pustaka Dalam
penyusunan
tugas
akhir
ini
penulis
melakukan dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan materi penulisan. (Nazir, 2005)
2.9.1.4 Studi Literatur Sejenis Studi
literatur
ini
dilakukan
penulis
untuk
membandingkan skripsi yang dibuat oleh penulis dengan skripsi yang telah dibuat sebelumnya, bertujuan untuk mengetahui sisi kelemahan dan sisi kelebihan dari kedua skripsi
yang sejenis. Dalam hal ini penulis akan
membandingkan skripsi penulis yang berjudul Rancang Bangun Sitem Informasi Penjualan Pada PT Berkah Jaya Motor dengan skripsi sebagai berikut.
Tabel 2.2Studi Literatur Sejenis
No 1
Nama Peneliti Hanif Ribhan
Judul
Tahun
Rancang Bangun
2014
Kelemahan Jenis
Kelebihan
barang Tersedianya
Sistem Informasi
tidak
fasilitas
Penjualan
berdasarkan
notifikasi untuk
pada
38
PT.
Djunaedi
group dan tidak mempermudah
Bejana Jaya
2
Murniati
Pengembangan
2012
memberikan
user
referensi
mengetahui ada
analisis
proses
penjualan
penjualan.
Analisis
Dalam transaksi
Sistem Informasi
penjualan untuk penjualan
Penjualan pada
periode
PD. Hikmah Jaya
akan
Jakarta
masih sulit.
yang maupun input datang barang menggunakan barcode
3
Syajaratuddur
Pembangunan
2012
Analisis
Melibatkan
Sistem Informasi
penjualan untuk beberapa divisi,
Penjualan,
periode
Pembelian dan
akan
Persediaan pada
masih sulit.
yang sehingga datang memudahkan
Café Jeung Ucie
admin dalam membuat laporan
Berdasarkan tabel 2.2 Studi Literatur Sejenis, ada beberapa kelebihan dari sistem yang akan dibuat, yaitu: 1. Tampilan aplikasi yang user friendly. 2. Penjelasan yang mendetail mengenai sistem informasi penjualan dan bagian bagian dari penjualan yang meliputi
pemesanan(sales
order),
persediaan, inventory, dan pembayaran.
pengiriman,
39
3. Setiap pegawai dalam perusahaan saling terintegrasi 4. Isi/content dari sistem yang dibuat lebih banyak. 5. Laporan
menggunakan
tabel
dan
grafik
yang
mempermudah user dalam membaca laporan. 6. Tersedianya ramalan penjualan untuk analisis penjualan
2.9.2 Konsep Dasar Rapid Application Development (RAD) 2.9.2.1 Pengertian Rapid Application Development (RAD) RapidApplicationDevelopment
(RAD)
merupkan
salah satu metode pengembangan suatu sistem informasi dengan
waktu
yang
relatif
singkat.
Jika
dalam
pengembangan suatu sistem informasi secara normal membutuhkan waktu minimal 180 hari, maka dengan menggunakan metode RAD suatu system dapat diselesaikan kurang dari 180 hari atau bisa dua kali lebih cepat yaitu hanya dalam waktu 30-90 hari.Menurut Whitten (2004), model RAD mempunyai beberapa keunggulan sebagai berikut: 1. Mendorong pengguna aktif dan partisipasi manajemen (berkebalikan dengan reaksi pasar pada model-model sistem yang tidak bekerja). Hal ini meningkatkan antusiasme pengguna akhir proyek. 2. Proyek-proyek memiliki visibilitas dan dukungan lebih
40
tinggi karena keterlibatan pengguna yang ekstensif selama proses. 3. Para pengguna dan manajemen melihat solusi-solusi yang berbasis perangkat lunak dan bekerja lebih cepat dari pada pengembangan model-driven. 4. Error dan penghilangan cenderung untuk dideteksi lebih awal dalam prototype dari pada model sistem. 5. Pengujian dan pelatihan adalah produk tambahan alami dari pendekatan prototyping yang mendasar. 6. Pendekatan berulang adalah proses yang lebih “alami” karena perubahan adalah faktor yang diharapkan selama pengembangan.
2.9.2.2 Unsur-unsur Penting RAD Menurut McLeod (2008) RAD membutuhkan empat unsur penting, yaitu: 1. Manajemen, khususnya manajemen puncak, hendaknya menjadi
penguji
coba
(experimenter)
yang
suka
melakukan hal-hal dengan cara baru atau pengadaptasi awal (early adapter) yang dengan cepat mempelajari bagaimana cara menggunakan metodologi-metodologi baru.
41
2. Orang, daripada hanya memanfaatkan satu tim untuk melakukan seluruh aktivitas SDLC, RAD menyadari adanya efisiensi yang dapat dicapai melalui penggunaan tim-tim khusus. Anggota dalam tim ini adalah para ahli dalam metodologi dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas khusus mereka masing-masing. 3. Metodologi, metodologi dasar RAD adalah siklus hidup RAD. 4. Alat-alat, alat-alat RAD terutama terdiri atas bahasabahasa generasi keempat dan alat-alat rekayasa piranti lunak
dengan
software
bantuan
komputer
engineering-CASE)
(computer-aided
yang
memfasilitasi
prototyping dan penciptaan kode. Alat-alat CASE menggunakan komputer untuk membuat dokumentasi yang dapat diubah menjadi piranti lunak dan basis data operasional.
2.9.2.3 Tahap-tahap Pengembangan Sistem Whitten, (2004) mengemukakanada empat tahap penting dalam pengembangan sistem, yaitu: 1.
dan ruang lingkup sistem baru, mengevaluasi proyek maupun kelayakan sistem, melakukan sub-divisi sistem menjadi komponen-komponen besar dan mendapatkan umpan balik pengguna. 2.
Analysis Menganalisis persyaratan fungsional pengguna untuk masing-masing modul sistem dengan menggunakan berbagai macam teknik pengumpulan informasi dan kemudian dalam
mendokumentasikan
bentuk
objek.Terdapat
model-model tiga
tahapan
temuan-temuannya proses,
data,
dan
analisis
pada
alur
pengembangan sistem RAD menurut Whitten (2004), yaitu: a.
Problem Analysis, Analisa masalah merupakan tahap mempelajari sistem yang sudah ada dan menganalisa
temuan-temuan
agar
dapat
menemukan pemahaman yang lebih mendalam atas masalah yang memicu adanya proyek ini. b.
Requirement merupakan
Analysis, tahap
yang
Analisa
kebutuhan
mendefinisikan
dan
memprioritaskan kebutuhan bisnis. Dengan kata lain memahami pengguna untuk mengetahui apa yang dibutuhkan atau inginkan dari sistem baru,
43
dengan menghindari pembahasan tentang teknologi atau teknis pelaksanaan. Ini mungkin merupakan tahap terpenting pengembangan sistem karena kesalahan dan kelalaian dari hasil analisis ini mengakibatkan ketidakpuasan pengguna dengan sistem final dan modifikasi yang mahal. 1) Functional requirement adalah deskripsi dari aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah sistem. 2) Nonfunctional requirement adalah deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan sistem.
Tabel 2.3Klasifikasi PIECES Pada Kebutuhan Sistem Tipe Persyaratan Nonfungsional Performance
Keterangan Persyaratan performa merepresentasikan performa sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penguna. Throughput rateapa yang bisa diterima? Response timeapa yang bisa diterima?
Information
Persyaratan informasi mempresentasikan informasi yang sangat penting bagi pengguna dalam konteks isi,timeline, akurasi, dan format.
44
Ada kegunaan input dan output? Kapan keduanya harus terjadi? Data apa yang perlu disimpan? Harus seperti apa informasi saat ini? Apa antarmuka untuk sistem external? Economic
Persyaratan ekonomi kebutuhan akan sistem untuk mengurangi biaya atau meningkatkan laba. Bagian mana dari sistem yang biayanya harus dikurangi? Sebagian banyak biaya harus dikurangi atau laba harus ditingkatkan? Apa batasan anggaran? Apatimetable untuk pengembangan?
Control
Persyaratan kontrol merepresentasikan lingkungan di mana sistem harus beroperasi, tipe dan tingkatan keamanan yang harus disediakan. Haruskah akses ke sistem atau informasi dikontrol? Apa persyaratan privasi? Apakah kekritisan data yang mutlak diperlukan memang dibutuhkan untuk penanganan khusus (seperti backups,off-site, storage, dll)terhadap data?
Efficiency
Persyaratan efisiensi merepresentasikan perlunya sistem untuk
menghasilkan
output
dengan
tingkat
45
ketidakefisienan minimal. Apakah langkah-langkah duplikasi pada proses harus dieliminasi? Apakah ada cara untuk mengurangi ketidakefisienan dalam cara sistem menggunakan sumber daya? Service
Persyaratan pelayanan merepresentasikan kebutuhan agar sistem menjadi reliable, fleksibel, dan dapat diperluas. Siapa yang akan menggunakan sistem, dan di mana mereka akan ditempatkan? Apakah ada perbedaan tipe pengguna? Apa faktor manusia yang tepat? Apa alat dan materi pelatihan yang dimasukkan kedalam sistem? Apa alat dan materi pelatihan untuk dikembangkan dan dipelihara secara terpisah dari sistem, seperti program atau database CBT (computer-based training) standalone? Apa persyaratan reabilitas/availibilitas? Bagaimana sistem akan dikemas dan didistribusikan? Dokumentasi apa yang dibutuhkan?
3) Decision Analysis, Analisa keputusan adalah untuk mengidentifikasi
pilihan
solusi
teknis,
menganalisis solusi atas kelayakan dari pilihan
46
tersebut, dan merekomendasikan pilihan sistem yang akan dirancang.
3.
Design Merancang komponen dan antarmuka dengan sistem-sistem lain umtuk setiap modul sistem yang baru dan kemudian mendokumentasikan desain dengan menggunakan
berbagai
jenis
teknik
pemodelan.Terdapat empat tahapan desain pada alur pengembangan sistem RAD menurut Whitten (2004) a.
Desain Proses, pada tahapan ini menggambarkan alur proses sistem yang di bangun dengan bantuan notasi Diagram UML seperti Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram
b.
Desain
Input/Output,
pada
tahapan
ini
menggambarkan proses input output yang ada pada sistem yang dibangun. c.
Desain Database, tahapan ini mendefinisikan dan merancang kebutuhan database pada sistem yang di bangun.
d.
Desain Interface, menghasilkan dan merancang tatap muka sistem yang akan di bangun.
47
4.
Construction & Testing Komponen-komponen sistem dipasang, dan dilakukan uji penerimaan pengguna. Penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda persetujuan untuk melanjutkan ke tahap serah terima.
2.9.2.4 Keunggulan Dan Kelemahan RAD Menurut Jogiyanto (2005), Dalam menggunakan RAD ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terutama berkaitan dengan keunggulan dan kelemahan. 1.
Keunggulan RAD Beberapa
keunggulan
dalam
menggunakan
metode RAD adalah sebagai berikut: a. Berguna
untuk
mengembangkan
proyek
yang
memiliki persyaratan-persyaratan yang tidak pasti dan tidak tepat. b. Mendorong pengguna aktif dan partisipatif c. Para pengguna dan manajemen melihat solusi-solusi yang berbasis software dan bekerja lebih cepat. d. Kesalahan dan penghilangan cenderung untuk dideteksi lebih awal. e. Pengujian dan pelatihan adalah produk tambahan.
48
f. Pendekatan berulang adalah proses yang lebih alami karena perubahan adalah faktor yang diharapkan selama pengembangan
2.
Kelemahan RAD Beberapa
kelemahan
dalam
menggunakan
metode RAD adalah sebagai berikut: a. RAD
dapat
mendorong
mengimplementasi,
dan
mentalis
“mengkode,
memperbaiki”
yang
meningkatkan biaya seumur hidup yang dibutuhkan untuk mengoperasikan, mendukung, dan merawat sistem. b. Prototype RAD lebih mudah memecahkan masalah dibanding pada tahap analisis yang relative disingkat atau diabaikan. Ini berakibat juga membuat para analis minder untuk mengembangkan alternatif bisnis yang lebih bernilai. c. Kadang-kadang prototype,
lebih
tetapi
melakukannya
baik
para
karena
membuat
sebuah
stakeholder
enggan
menganggapnya
sebagai
hilangnya waktu usaha dalam produk saat ini. d. Penekanan pada kecepatan dapat berimbas buruk terhadap kualiatas sistem yang dikembangkan.
49
2.10 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design Object Oriented Analysis and Design merupakan suatu metode untuk keperluan analisis dan perancangan sistem yang berorientasi pada objek (Mathiasses et al, 2000). Identitas objek dalam analisis menunjukkan bagaimana objek tersebut dapat dibedakan dengan objek lainnya dalam suatu konteks oleh para pengguna. Sedangkan identitas objek dalam perancangan menunjukkan bagaimana objek-objek lain dalam sistem dapat mengenali objek tersebut dan bagaimana pula mengaksesnya. Object Oriented Analysis and Design menggunakan object and class sebagai konsep kuncinya serta terdiri atas empat prinsip umum untuk analisis dan perancangan: membuat model konteks sistem, menekankan perhatian pada arsitektural, penggunaan ulang pola yang menggambarkan dengan baik sebuah ide, dan merangkai metode untuk setiap solusi pengembangan. Kunci utama perancangan sistem tradisional terdiri dari metode, fungsi, data dan aliran data, namun di dalam penerapan sistem Object Oriented Analysis and Design kunci utama untuk analisis dan perancangan sistem adalah Object dan class. Beberapa keuntungan utama lewat penggunaan metode Object Oriented Analysis and Design adalah: 1. Object Oriented Analysis and Design menyediakan informasi yang jelas mengenai konteks dari sistem. Metode Object Oriented Analysis and Design memiliki fokus baik pada sistem maupun konteks dari sistem tersebut.
50
2. Metode Object Oriented Analysis and Design memberikan hubungan yang dekat antara analisis, perancangan, dan user interface.
2.10.1
Tool Pengembangan Sistem Menurut Whitten
(2004) Unifield modeling language
(UML) adalah sekumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan objek. Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme
yang
mengkomunikasikan
efektif
untuk
rancangan
berbagi
mereka
(sharing)
dengan
yang
dan lain
(Munawar, 2005). Unified Modeling Language (UML) memiliki beberapa Diagram di antaranya (Whitten, 2007):
51
2.10.1.1 Sejarah UML Munawar (2005) UML adalah pengantar kepada gelombang metode Object Oriented Analysis and Design yang muncul pada akhir tahun 1980an dan awal 1990an. Pada saat itu, ada banyak metode object oriented yang berbeda yang digunakan dalam industri, di antaranya Booch Method dari Grady Booch, Object Modeling Technique(OMT) dari James Rumbaugh, dan Object Oriented Software Engineering (OOSE) dari Ivar Jacobson. Adanya banyak metode dan teknik pemodelan tersebut
merupakan
permasalahan
utama
dalam
pengembangan sistem saat itu, karena tidak ada standar dan keseragaman tertentu sehingga terdapat keterbatasan antar proyek dan antar anggota tim pengembangan. Hal ini mempersulit komunikasi dan menimbulkan banyak kesalahan dalam proyek. Permasalahan inilah yang membawa kepada usaha untuk menemukan bahasa pemodelan yang standar, yang dapat digunakan pada semua keadaan di seluruh dunia. Tahun 1994, Booch dan Rumbaugh menyatukan pandangan mereka tentang metode pengembangan object oriented, dan disusul oleh Jacobson pada 1995, serta metode-metode lain seperti Fusion, Shlaer-Mellor, dan
52
lain-lain. Pada 1996, Object Management Group (OMG) meminta proposal untuk sebuah pendekatan yang standar untuk object oriented modeling. Para pencetus UML mulai bekerja dengan para metodologis dan pengembang dari perusahaan lain untuk membuat sebuah proposal yang menarik bagi OMG agar modeling language dapat diterima
oleh
para
pencetus,
metodologis
dan
pengembang. Proposal diserahkan ke OMG pada September 1997, hasil akhirnya adalah kolaborasi dari banyak orang. Dan pada November 1997 dibuat sebuah standarnya yaitu UML version 1.0. UML adalah standar dunia yang dibuat oleh Object Management Group (OMG), sebuah badan yang bertugas mengeluarkan standar-standar teknologi object oriented dan software component.
2.10.1.2 Kegunaan UML Berdasarkan OMG, UML (Unified Modeling Language) dapat didefinisikan sebagai sebuah bahasa yang
berdasarkan
(visualizing),
gambar
untuk
menspesifikasi
memvisualisasi (specifying),
mengkonstruksi (constructing), dan mendokumentasi (documenting) sebuah sistem perangkat lunak. UML
53
menggunakan notasi yang dikombinasikan dari beberapa metode yang telah berkembang sebelumnya. Hal ini ditujukan untuk mempermudah desain, dan dapat digunakan untuk model dengan skala besar sekalipun dengan jumlah kompleksitas, jumlah tim, dan distribusi komponen yang sangat besar. Tujuan akhir dari UML adalah untuk menjadi sesederhana mungkin selama masih memenuhi kebutuhan untuk melakukan modeling pada sistem yang akan dibangun.
2.10.1.3 Diagram – Diagram & Notasi UML Notasi adalah bahasa textual dan graphical untuk menggambar sebuah sistem dan konteksnya yang diformalisasikan secara terpisah. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan komunikasi dan dokumentasi. Berikut ini merupakan beberapa diagram UML dan notasinya yang paling umum digunakan: 1.
Use Case Diagram Dalam konteks UML, tahap konseptualisasi dilakukan dengan pembuatan use case diagram. Use case diagram merupakan gambaran visual dari beberapa use case dalam suatu sistem atau subsistem (Shelly & Rosenblatt, 2012). Pengertian use case
54
sendiri adalah pola interaksi antara sistem dengan aktor dalam sebuah domain aplikasi (Mathiassen et al. 2000). Menurut Whitten(2004), Use-case Diagram merupakan diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal, dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapkan interaksi dengan sistem tersebut. Berikut ini adalah daftar simbol-simbol yang digunakan dalam membuat use case diagram: a. Aktor (actor) Aktor
adalah
segala
sesuatu
yang
perlu
berinteraksi dengan sistem untuk pertukaran informasi. Aktor menginisiasi kegiatan sistem, yakni
sebuah
melengkapi
use
beberapa
case,
dengan
tugas
bisnis
maksud yang
menghasilkan sesuatu yang dapat diukur.Aktor mewakili sebuah peran yang dipenuhi oleh seorang pengguna yang berinteraksi dengan sistem dan tidak berarti menggambarkan individu ataupun nama pekerjaan tunggal.
55
Gambar 2.2Notasi Aktor
b. Use Case Use case adalah deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu actor. Use case digunakan untuk menstrukturkan perilaku pada suatu model. Secara grafis, use case digambarkan dengan elips tegas yang berisi namanya.
Gambar 2.3Notasi Use Case
c. Interaction Interaction adalah suatu perilaku yang mencakup himpunan
pesan-pesan
(message)
yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu fungsi tertentu. Perilaku kumpulan objek-objek atas operasi individual bisa dispesifikasi dengan interaksi. Sebuah interaksi terdiri dari beberapa
56
unsur, yaitu pesan-pesan urutan aksi (perilaku yang dihasilkan oleh sebuah pesan), serta link (hubungan antara objek-objek).
Gambar 2.4 Notasi Interaction d. Relationship Relationship digambarkan sebagai bentuk garis antara dua simbol dalam Use Case Diagram. Relasi antar aktor dan use case disebut juga dengan
asosiasi
(association).
Asosiasi
ini
digunakan untuk menggambarkan bagaimana hubungan antara keduanya.Relasi antara use case dengan use case: 1. Include : pemanggilan use case oleh use case lain atau untuk menggambarkan suatu use case termasuk di dalam use case lain. Digambarkan dengan
garis
berpanah
dengan
tulis
<> 2.
Extend :
digunakan
untuk
menunjukan
bahwa satu use case merupakan tambahan fungsional dari use case lain jika kondisi atau syarat
tertentu
dengan
garis
terpenuhi. berpanah
Digambarkan dengan
tulis
57
<<extend>>.
Dalam Diagram Use-case, digambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapkan interaksi dengan sistem tersebut (Whitten et.al, 2004).
login
input pembayaran «extends»
laporan penjualan
keuangan Direktur
logout
Gambar 2.5contoh use case diagram
58
Berikut penjelasan dari Use Case diatas: 1. Terdapat 2 aktor dalam use case diagram diatas, yaitu direktur dan keuangan. 2. Tulisan yang berada dalam
bentuk elips
disebut use case, dimana dalam use case diagram diatas use case tersebut antara lain login, input pembayaran, laporan penjualan dan logout. 3. Direktur dapat melakukan
login, melihat
laporan penjualan dan logout di dalam sistem informasi penjualan PT. Berkah Jaya Motor 4. Keuangan dapat melakukan login, input pembayaran
dan
logoutdi
dalam
sistem
informasi penjualan PT. Berkah Jaya Motor 5. Garis
bertuliskan
extend
pada
use
caseinputpembayaran ke laporan penjualan menunjukkan merupakan
bahwa tambahan
inputpembayaran fungsional
dari
viewlaporan penjualan. Untuk membuat use case diagram, pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi system boundary yang digambarkan dengan kotak yang berisi use case
didalamnya. Setelah use case
59
ditentukan, maka tentukan aktor-aktor yang terlibat dan hubungan dengan use case (Sholiq, 2006).
2.
Activity Diagram Activity Diagram
digambarkan seperti
flowchart yang memperlihatkan aksi dan kejadian yang mungkin muncul dalam suatu proses (Sholiq, 2006). Tidak ada ketentuan yang pasti apakah ActivityDiagram horizontal
harus dibuat dalam bentuk
ataupun
vertical.
Activity
menggambarkan aktivitas dari user
diagram
dan flownya
secara berurutan. Diagram ini juga menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi (Sholiq, 2006). Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu
activity
diagram
tidak
menggambarkan
behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem)
secara
menggambarkan
eksak,
proses-proses
tetapi dan
lebih
jalur-jalur
60
aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih.
Aktivitas
menggambarkan
proses
yang
berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana
aktor
menggunakan
sistem
untuk
melakukan aktivitas.
Tabel 2.4 Tabel Activity Sysmbol No. 1
Simbol
Fungsi Menujukkan siapa yang bertanggung jawab melakukan aktivitas dalam suatu Diagram.
Swimlane 2
Menujukkan dimana aliran kerja itu dimulai. Start State
3
Menujukkan dimana aliran kerja itu berakhir. End State
4
Activity1
Action state adalah langkah-langkah dalam sebuah Activity. Action bisa terjadi saat
Action State
memasuki Activity, meninggalkan Activity, atau pada event yang spesifik.
5
Menunjukkan dimana sebuah keputusan perlu dibuat dalam aliran kerja. Decission
6
Synchronization menunjukkan dua atau lebih langkah dalam aliran kerja berjalan secara Synchronization
serentak.
61
Manager, Direktur
Sistem
mulai
Pilih Menu Persediaan Motor
Menampilkan Persediaan Motor
Filter Laporan Berdasarkan Group Menampilkan Persediaan Berdasarkan Group
Mencetak Persediaan Berdasarkan Group
Print View
Menampilkan Laporan Persediaan Berdasarkan Group
selesai
Gambar 2.6 Contoh Activity Diagram Melihat Laporan Persediaan Berikut penjelasan dari activity diagram di atas: 1. User (Direktur) memulai kegiatanMelihat laporan persediaan dengan “memilih menu Persediaan” 2. Sistem menampilkan menu persediaan berupa grafik. 3. Direktur
dapat
melihat
laporan
persediaan
berdasarkan group dengan memilih jenis yang diinginkan dan ada pilihan view dan print. Ketika eksekutif memilih view maka sistem akan menampilkan grafik, ketika Direktur memilih print maka laporan akan di cetak melalui printer.
62
3.
Sequence Diagram Sequence
Diagram
menggambarkan
interaksi antara beberapa obyek yang bergerak berdasarkan waktu (Mathiassen, 2000). Sequence Diagram mampu untuk menceritakan mengenai situasi yang rumit dan dinamis mencakup object yang dihasilkan oleh class diagram (Sholiq, 2006). Ada beberapa tujuan mengapa harus membuat Sequence Diagram diantaranya adalah: 1. Menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem termasuk pengguna, display, dan sebagainya, yang digambarkan dengan hubungan message dan waktu 2. Menggambarkan
skenario
atau
rangkaian
langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Menurut Munawar (2005) ada 8 operator yang umum digunakan di interaction frame, yaitu: a. Alt Alternatif dari banyak fragmen. Hanya yang kondisinya yang True yang akan dijalankan. b. Opt
63
Merupakan singkatan dari Optional. Fragmen yang dijalankan jika kondisi yang mendukungnya True. c. Par Singkatan dari paralel. Setiap fragmen dijalankan secara parallel. d. Loop Singkatan
dari
looping.
Fragmen
mungkin
dijalankan berulang kali dan guard menunjukkan basis iterasi. e. Region Critical region. Fragmen hanya dapat mempunyai satu thread untuk menjalankannya. f. Neg Singkatan dari negative. Fragmen menunjukkan interaction yang salah. g. Ref Reference. Menunjukkan ke sebuah interaction yang salah didefinisikan pada diagram yang lain. h. Sd Sequence diagram.
64
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam membuat sequence diagram:
Tabel 2.5 Komponen-komponenSequence Diagram No.
Simbol
Fungsi
sd sekuen
1
Merepresentasikan entitas yang berada di Actor1
luar sistem, mereka bisa berupa manusia, atau perangkat sistem lain. sd sekuen
2
Object2
Merepresentasikan entitas tunggal dalam sequence Diagram, digambarkan dengan
Lifeline
kotak. Entitas ini memilki nama, stereotype atau berupa instance.
3
Relasi ini menunjukkan bahwa suatu objek Message1
hendak memanggil dirinya sendiri. Self Message 4.
Menggambarkan interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian dari sistem yang bergantung pada pihak lain Boundary
disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar
5.
Relasi ini digunakan untuk memanggil operasi atau metode yang dimiliki oleh
65
suatu objek. Message mengharuskan kita menyelesaikan proses baru kemudian
Message
memanggil proses berikutnya.
Dalam sequence diagram
terdapat satu
buah notasi yang disebut fragment. Fragment biasa digunakan
dengan
bagaimana sequence
tujuan
untuk
memperjelas
ini saling dikombinasikan.
Dalam mengkombinasikan, digunakan interaction operation seperti Alt, Opt, Break, Par, Seq (Bennet et al, 2006).
order Form Sales Order
Marketing pilih menu SO ()
menampilkan form SO ()
mengisi form SO ()
klik simpan () menyimpan SO baru ()
Menyimpan data pelanggan ()
Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram Sales Order
customer
66
Berikut penjelasan dari sequence diagram di atas: 1. Marketing melakukan pemesanan dengan memilih menu Sales Order. 2. Sistem kemudian akan menampilkan form sales order 3. Marketing kemudian mengisi form sales order dengan data data yang diperlukan setelah itu memilih buttonsave. 4. Sistem kemudian menyimpan data sales order ke dalam tabel order dan tabel customer
4.
Class Diagram Kelas didefinisikan sebagai kumpulan atau himpunan objek yang memiliki kesamaan dalam atribut atau property, perilaku (operasi) serta cara berhubungan dengan objek lain. Suatu kelas juga dapat digunakan untuk menciptakan kelas-kelas lainnya yang mewarisi sebagian atau seluruh data, serta
fungsi
yang dimiliki
oleh
kelas
yang
disebutkan sebelumnya (Nugroho, 2009). Menurut Mathiassen et al. (2000), dijelaskan bahwa Class Diagrammerupakan kumpulan dari class memiliki hubungan struktural.
dan
67
Hubungan antar class dapat digambarkan dengan notasi sebagai berikut: a.
Asosiasi Hubungan
statis
antar
class.
Umumnya
menggambarkan class yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus mengetahui eksistensi class lain. Digambarkan dengan garis yang dilengkapi dengan sebuah label, nama dan status hubungannya. Panah navigability menunjukkan arah query antar antar class. Navigability merupakan sebuah properti dari role yang menandakan bahwa mungkin untuk melakukan navigasi uni-directional pada asosiasi dari objek sumber ke objek tujuan. profile 1..* -id_profile -id_no -name -address -phone -email -bday -gender -married -education -religion -id_city +create +edit +delete
1 member -id_member -username -password -type id_profile +creat +edit +delete
Gambar 2.8Contoh Asosiasi
68
b.
Agregasi Hubungan yang menyatakan “bagian dari”, “bagian keseluruhan” atau “terdiri atas”. Suatu class atau object mungkin atau bisa dibagi menjadi class atau object tertentu, dimana class atau object yang disebut kemudian merupakan bagian dari class atau object yang terdahulu. Ada 2 jenis agregasi, yaitu: 1)
Composite Aggregation Disebut juga strong aggregation dimana object “bagian” tidak dapat berdiri sendiri tanpa object “keseluruhan”. Jadi, antara object yang satunya saling terkait kuat dengan
object
lainnya.
Merupakan
multiplicity pada satu composite dan dinotasikan
dengan
filled
diamond.
Menunjukkan bahwa composite secara tunggal memiliki the part. 2)
Shared Aggregation Merupakan multiplicity pada composite yang lebih dari 1 dan dinotasikan dengan hollow diamond. Menunjukkan bahwa the part
Fungsi 1. Class Name 2. Attributeadalah properti dari sebuah class. Attribute ini melukiskan batas nilai yang mungkin ada pada objek dari class. Sebuah class mungkin mempunyai nol atau lebih attribute. 3. Operation adalah sesuatu yang dapat dilakukan oleh sebuah class atau yang anda (class yang lain) dapat lakukan untuk sebuah class.
2
Dapat diartikan sebagai relasi. Digambarkan
71
sebagai garis lurus antara dua kelas. Namun tidak Asosiation
berarti bahwa kelas satu memiliki kelas yang lain, tetapi kelas yang lain dapat berelasi juga dengan kelas yang sama.
3
Cardinality atau multiplicity adalah simbol yang menunjukkan jumlah keterhubungan dari satu kelas dengan kelas lainnya.
Gambar 2.11 Contoh Class Diagram dalam kasus Sistem Informasi Penjualan PT Berkah Jaya Motor
Dari tabel diatas dapat dijelaskan bahwa: 1. Tabel member merupakan generalisasi dari tabel Marketing, Keuangan, Inventory, Direktur, Manajer, HRD dan Admin karena memiliki atribut yang sama. 2. Tabel profile merupakan agregasi dari tabel member karena profile adalah bagian dari atribut tabel member.
73
2.11 Pengujian Perangkat Lunak Pengujian perangkat lunak adalah proses pemeriksaan atau evaluasi sistem atau komponen sistem secara manual atau otomatis untuk memverifikasi apakah sistem memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dispesifikasikan atau mengidentifikasi perbedaan-perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang terjadi (Hariyanto, 2004). Sasaran
pengujian
adalah
penemuan
semaksimum
mungkin
kesalahan dengan usaha yang dapat dikelola pada rentang waktu realistik. Pengujian perangkat lunak merupakan tahap kritis dalam penjaminan kualitas perangkat lunak dan merupakan review menyeluruh terhadap spesifikasi perancangan dan pengkodean (Hariyanto, 2004). Glen Myers menyatakan tiga sasaran pengujian, yaitu (Hariyanto, 2004): a. Pengujian adalah proses mengeksekusi program dengan hasrat menemukan kesalahan b. Kasus uji yang bagus adalah mempunyai peluang tinggi menemukan kesalahan yang sebelumnya belum ditemukan. c. Pengujian yang berhasil adalah pengujian yang menyingkap kesalahan yang sebelumnya belum ditemukan.
74
Manfaat pengujian (Hariyanto, 2004): a. Pengujian akan menyingkap kesalahan di perangkat lunak b. Pengujian mendemontrasikan fungsi-fungsi perangkat lunak bekerja sesuai spesifikasi, kebutuhan serta terpenuhi perilaku dan sejenisnya.
Terdapat dua teknik pengujian berdasarkan ketersediaan logik sistem, yaitu black box testing dan white box testing (Hariyanto, 2004).
2.11.1
Pengujian White-Box Pengujian white-box adalah sebuah pengujian yang dilakukan lebih dekat lagi untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintasan lojik yang dilalui oleh setiap bagian prosedur yang diuji dengan memberikan kondisi(loop) spesifik. Proses yang terjadi pada pengujian white-box yaitu: a. Menjamin pengujian terhadap semua lintasan yang tidak bergantungan minimal satu kali. b. Mencoba semua keputusan lojik dari sisi „true‟ dan „false‟. c. Eksekusi semua loop dalam batasan kondisi dan batasan operasionalnya d. Pengujian validasi struktur data internal.
75
2.11.2
Pengujian Black-Box Pengujian dengan menggunakan black box testinguntuk berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black box memungkinkan perekayasa lunak mendapatkan
serangkaian
kondisi
input
yang
sepenuhnyamenggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program (Pressman, 2007) Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut (Pressman, 2007) 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang 2. Kesalahan interface 3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja 5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi Menurut
pressman
(2007),
langkah
pertama
pada
pengujian black box adalah memahami objek yang dimodel dalam perangkat lunak dan hubungan yang akan menghubungkan objek tersebut. Maka langkah selanjutnya adalah menentukan sederetan pengujian yang membuktikan bahwa semua objek memiliki hubungan yang diterapkan satu dengan lainnya. Dengan kata lain, pengujian perangkat lunak ini dimulai dengan membuat grafik dari objek-objek yang penting dan hubungan objek-objek serta kemudian memikirkan sederetan
76
pengujian yang akan mencakup grafik tersebut sehingga masingmasing objek dan hubungan digunakan dan kesalahan ditemukan (Pressman, 2007) Salah satu contoh uji coba black box yaitu uji coba sales order. Uji coba ini dapat dikatakan berhasil jika fungsi – fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan harapan pemakai. Contohnya pada saat memasukkan data sales order, seorang actor diwajibkan untuk memasukkan data-data sales order di form yang tersedia. Jika salah satu dari form tersebut tidak diisi, maka akan muncul pesan kesalahan, yang menyatakan salah satu diantara form tidak diisi, contoh pengujian black box pada proses sales order adalah berikut : Tabel 2.7 contoh pengujian black box sales order Marketing proses Sales Order Actor : Marketing Menu : Pesanan Sub Menu : Sales Order Aktivitas Rancangan : 1. Menekan menusales order Proses 2. Mengisi data (No SO, Nama, No KTP, Alamat, Telepon, Merk Motor, Jumlah) 3. Klik tombol Simpan Tanda Peringatan : Please fill out this field Kesalahan Kesesuaian : “Data Berhasil di simpan Sistem Hasil Warning : OK Accept : OK Tanda peringatan kesalahan dapat Keterangan menyesuaikan pada form yang belum diisi.
77
Gambar 2.12 Contoh Pengujian Black Box Halaman Sales Order
Pengujian black box testing merupakan pengujian yang dilakukan oleh pengembangan sistem. Karena pengguna akhir sistem memiliki pemahaman tentang sistem informasi dengan tingkatan yang berbeda, maka seberapa jauh pengguna akhir dapat memahami dan menerima sistem harus diuji. Pengujian inilah yang dinamakan dengan user acceptance test. Pengujian ini dilakukan untuk menjamin bahwa sistem telah melayani kebutuhan organisasi.
78
2.12
Kebutuhan Aplikasi 2.12.1
Internet Internet adalah network yang merubah cara orang berkomunikasi, berinteraksi, dan mendefinisikan komunitas. Internet memperkenalkan paradigma dari interaksi manusia. Internet itu menciptakan satu titik kontak bagi orang-orang yang dipisahkan oleh jarak, waktu yang sangat jauh dengan bantuan teknologi informasi berkembang sangat pesat pada masa sekarang ini.
2.12.2
Sejarah Internet dan WWW World wide web (www) adalah suatu ruang informasi yang dipakai oleh pengenal global yang disebut Uniform Resource Identifier (URI) untuk mengidentifikasi sumbersumber daya yang berguna. World wide websering dianggap sama dengan internet secara keseluruhan, walaupun sebenarnya ia hanyalah bagian daripadanya. Sejarah world wide web (www)adalah suatu program yang ditemukan oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1991. Awalnya Berners-Lee hanya ingin menemukan cara untuk menyusun arsip-arsip risetnya. Untuk itu, dia mengembangkan suatu sistem untuk keperluan pribadi. Sistem itu adalah program peranti lunak yang diberi nama Equire. Dengan program itu,
79
Berners-Lee berhasil menciptakan jaringan terkait antara berbagai
arsip
sehingga
memudahkan
informasi
yang
dibutuhkan. Inilah yang kemudian menjadi dasar dari sebuah revolusi
yang dikenal
sebagai
web.
World wide web
dikembangkan pertama kali di Pusat Penelitian Fisika Partikel Eropa (CERN), Jenewa, Swiss. Pada tahun 1989 Berners-lee membuat proposal untuk proyek pembuatan hypertext secara global, kemudian pada bulan Oktober 1990, “world wide web” sudah bisa dijalankan dalam lingkungan CERN. Pada musim panas tahun 1991, www resmi digunakan secara luas pada jaringan Internet.
2.12.3
PHP PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemprograman server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting adalah syntax dan perintah-perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada dokumen HTML. Ketika pengguna internet akan membuka suatu situs yang menggunakan fasilitas server-side scripting PHP, maka terlebih dahulu server yang bersangkutan akan memproses semua perintah PHP di server lalu mengirimkan hasilnya dalam format HTML ke web browser. Dengan
80
demikian seorang pengguna internet tidak dapat melihat kodekode program yang ditulis dalam PHP sehingga keamanan dari halaman web menjadi lebih terjamin
2.12.4
MySQL MySQL merupakan salah satu relational database management system (RDBMS) yang sangat cepat dan aman. MySQL menyediakan penyimpanan database yang efesien, pencarian dan pengelompokan yang mudah, dimana merupakan aplikasi dasar dari RDBMS.MySQL mempunyai fungsi sebagai SQL (Structured Query Language) yang di miliki sendiri dan telah di perluas. Statemen SQL digunakan untuk melakukan tugas-tugas seperti melakukan update terhadap database, atau mengambil data dari sebuah database. Beberapa database relasional yang menggunakan SQL dan yang cukup terkenal diantaranya adalah: MySQL, Oracle, Sybase, Ms SQL, dan lainya. Meskipun sebagian besar sistem database menggunakan SQL, namun sebagian besar dari mereka juga memiliki ekstensi khusus yang hanya bisa digunakan di sistem masing-masing. Namun demikian, perintah standar SQL seperti “Select”, “Insert”, “Update”, “Delete”, “Create”, dan “Drop” dapat digunakan untuk melakukan hampir semua hal yang perlu
81
dilakukan terhadap sebuah database.Alasan menggunakan MySQL: 1.
High performance, cepat dan mudah dioperasikan.
2.
Low price, mudah didapat.
3.
Portability, dapat digunakan diberbagai sistem operasi.
4.
Mudah dimengerti, dan merupakan dasar pembelajaran DBMS.
2.12.4.1 Tipe Data Mysql Menurut
Kustiyahningsih
dan
Anamisa
(2011), “Tipe data Mysql adalah data yang terdapat dalam sebuahtable berupafield-fieldyang berisi nilai dari data tersebut. Nilai data dalamfieldmemiliki tipe sendiri-sendiri”.MYSQL mengenal beberapa tipe data fieldyaitu: 1.
Tipe DataNumerik Tipe numerik dibedakan dalam dua macam kelompok, yaitu integer dan floating point. Integer digunakan untuk data bilangan bulat sedangkan
floating
bilangan
desimal.
point Tipe
digunakan data
untuk numerik
selengkapnya dapat dilihat pada tabel 2.11
82
Tabel 2.8 Tipe Data Numerik Tipe Data
Kisaran Nilai
TINYINT
(-128)-127 atau (0-255)
SMALLINT
(-32768)-32767 atau (0-65535)
MEDUIMINT
(-3888608)-8388607 atau 0-16777215
INT, INTEGER FLOAT DOUBLE
2.
(-2147683648)-(21447683647) atau 04294967295 (-3,4 E+38)-(-1.17E-38), 0 dan 1.175E38-3.4e+38 (-1.79E+308)-(-2.225E-308), 0 dan 2.225E-308-1.79E+308
Tipe Data String String adalah rangkaian karakter. Tipe-tipe data yang termasuk dalam tipe data string dapat dilihat pada tabel 2.12 berikut:
Tabel 2.9 Tipe Data String Tipe Data
Kisaran Nilai
CHAR
1-255 karakter
VARCHAR
1-255 karakter
TINYTEXT
1-255 karakter
TEXT
1-65535 karakter
MEDIUMTEXT
1-16777215 karakter
LONGTEXT
1- 424967295 karakter
83
3.
Tipe Data Char() Dan Varchar() Tipe data char() dan varchar() pada prinsipnya sama, perbedaannya hanya terletak pada jumlah memori yang dibutuhkan untuk penyimpanannya. Memori yang dibutuhkan untuk tipe data char() bersifat statis, besarnya tergantung pada berapa jumlah karakter yang ditetapkan pada saat field tersebut dideklarasikan. Pada tipe data varchar() besarnya memori penyimpanan tergantung pada jumlah karakter tambah 1 byte, dapat dilihat pada tabel 2.13
Tipe Data Tanggal Untuk tanggal dan jam, tersedia tipe-tipe data field berupa DATETIME, DATE, TIMESTAMP, TIME,
dan
YEAR.
Masing-masing
tipe
mempunyai kisaran nilai tertentu. MYSQL akan memberikan peringatan kesalahan (error) apabila
84
tanggal atau waktu yang dimasukkan salah. Kisaran nilai besar memori penyimpanan yang diperlukan untuk masing-masing tipe dapat dilihat pada tabel 2.11
Tabel 2.11 Tipe Data Tanggal Tipe Data
Kisaran Nilai
DATETIME
1000-01-01 00:00 sampai 9999-1231 23:59:59 DATE 1000-01-01 sampai 9999-12-31 TIMESTAMP 1970-01-01 00:00:00 sampai 2037 TIME -839:59:59 sampai 838:59:59 YEAR 1901 sampai 2155
Memori penyimpanan 3 byte 8 byte 4 byte 3 byte
2.13 Metode Rata-Rata Bergerak Sederhana (Simple Moving Average) Prakiraan dengan metode ini didasarkan pada proyeksi serial data yang dimuluskan dengan rata rata bergerak. Nilai prakiraan untuk suatu periode merupakan rata-rata dari nilai observasi N periode terakhir. Istilah rata-rata bergerak digunakan karena setiap kali observasi baru (data aktual) tersedia, angka rata-rata yang baru dihitung dengan memasukkan data terbaru dan mengeluarkan data periode lama. Rata-rata yang baru ini kemudian dipakai sebagai prakiraan untuk periode yang akan datang dan seterusnya. Serial data yang digunakan jumlahnya selalu tetap dan termasuk data periode terakhir (Eddy Herjanto, 2008).
85
Secara matematika, rumus prakiraan dengan metode rata-rata bergerak sederhana sebagai berikut:
Ft+1 =
t−N+1 Xi i=1
𝑁
=
𝑋𝑡 + 𝑋𝑡−1 + … + 𝑋𝑡−𝑁+1 𝑁
Dimana : 𝑋𝑡 = data observasi periode t 𝑁 = panjang serial waktu yang digunakan 𝐹𝑡+1 = Nilai prakiraan periode 𝑡 + 1
Berikut ini merupakan contoh perhitungan prakiraan dengan menggunakan metode rata-rata bergerak sederhana dengan serial waktu 3 periode dan 5 periode. Tabel 2.12 Perhitungan simple moving average Nilai Prakiraan (Ft) (N=3) (N=5) -
1
Nilai Pengamatan (Xt) 41
2
40
-
-
3 4
42 43
41,0
-
5
41
41,7
-
6
42
42,0
41,4
7
41
42,0
41,6
8
40
41,3
41,8
9
43
41,0
41,4
10
42
41,3
41,4
11
44
42,0
41,8
Periode (t)
12
86
Prakiraan permintaan pada periode ke-10 dapat dihitung sebagai berikut: Untuk : N = 3 𝐹10 = N = 5 𝐹10 =
43+40+41 3
= 41,3
43+40+41+42+41 5
= 41,4
Semakin panjang serial waktu yang digunakan, grafik prakiraannya akan semakin halus (pengisolasian faktor random makin halus) tetapi semakin kurang responsive terhadap data aktualnya.
2.14 Basis Data dan Sistem Manajeman Basisdata 2.14.1
Pengertian Basis Data dan Sistem Manajemen Basisdata Basisdata
merupakan
kumpulan
data
yang
saling
berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi (Bambang H) Sistem manajemen basisdata atau Database Management Systemmerupakan
perangkat
lunak
untuk
mendefinisikan,
menciptakan, mengelola dan mengendalikan pengaksesan basisdata (Bambang H, 2004)
2.14.2
Keunggulan dan Kelemahan DBMS Sistem Manajemen basisdata mempunyai keunggulan dan kelemahan. Keunggulan dari sistem manajemen basis data (Bambang H, 2004) yaitu: a.
Pengendalian terhadap redundansi data
87
b.
Konsistensi data
c.
Informasi yang lebih banyak yang dapat dibentuk dari data tersimpan yang sama
d.
Pemakaian bersama data
e.
Peningkatan integritas data
f.
Pemaksaan terhadap standar
g.
Skala ekonomi
h.
Penyeimbang kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang terbatas
i.
Peningkatan pengaksesan dan daya tanggap data
j.
Peningkatan produktivitas
Sedangkan kelemahan sistem manajemen basisdata yaitu: a.
Kompleksitas yang tinggi
b.
Ukuran perangkat lunak yang besar
c.
Ongkos sistem manajemen basisdata untuk pengadaan, operasi dan perawatan
d.
Penambahan
ongkos-ongkos
perangkat
keras
untuk
menjalankan DBMS e.
Ongkos konversi dari sistem lama kesistem baru
f.
Kinerja yang rendah bila tidak mampu menggunakan dengan bagus
g.
Dampak yang tinggi bila terdapat kegagalan.
88
2.15 Mapping Problem Domain Object to an RDBMS Format Menurut Dennis et, al (2005) cara memetakan problem domain object dalam class diagram ke format RDBMS ada delapan tahapan, yaitu: 1.
Petakan semua class konkret dalam problem domain ke tabel RDBMS. Jika, problem domain class abstrak memiliki beberapa subclass langsung, petakan juga ke dalam tabel RDBMS.
2.
Petakan atribut bernilai tunggal ke dalam kolom tabel.
3.
Petakan metode untuk disimpan di dalam prosedur atau modul program.
4.
Petakan agregasi yang bernilai tunggal dan hubungan asosiasi dengan kolom yang dapat menyimpan primary key dari tabel terkait, yaitu, menambahkan foreign key ke dalam tabel. Lakukan hal tersebut untuk kedua sisi yang berhubungan.
5.
Petakan atribut multi-valued dan buat hubungan one-to-many dari tabel yang asli ke tabel yang baru.
6.
Petakan multi-valued agregasi dan hubungan asosiasi ke tabel asosiatif baru yang menghubungkan dua tabel asli bersama-sama. Masukkan primary key dari kedua tabel tersebut ke dalam tabel asosiatif yang baru, yaitu menambahkan foreign key ke tabel.
7.
Untuk hubungan agregasi dan asosiasi dengan tipe campuran, copy primary key dari sisi single-valued (1..1 atau 0..1) ke kolom baru pada tabel yang memiliki hubungan multi-valued (1..* atau 0..*) yang dapat menyimpan primary key dari tabel terkait. Yaitu menambahkan foreign key ke tabel multi-valued.
89
8.
Untuk hubungan generalisasi, pastikan bahwa primary key dari subclasssama dengan primary key dari superclass. Multiplicity dari hubungan asosiasi yang baru dari subclass ke superclass harus 1..1. Jika superclass konkret, yaitu mereka dapat menginisiasi sendiri, maka multiplicity dari superclass ke subclass adalah 0..*, jika tidak konkret hubungannya adalah 1..1. Selanjutnya, Exclusive-or (XOR) harus ditambahkan kedalam asosiasi. Lakukan langkah ini untuk setiap superclass. Atau, sesuaikan inheritance dengan menyalin atribut superclass ke semua subclass dan hapus superclass dari desain. Berikut ini adalah contoh mapping dari class diagram ke RDBMS tabel beserta penjelasannya: keuangan
Gambar 2.13 contoh Mapping Class Diagram pada kasus Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Berkah Jaya Motor
90
1.
Class user dan generalisasi dari class user terpetakan menjadi beberapa tabel yaitu: tabel data pegawaidan user.
2.
Class Marketing, Keuangan, Inventory dan Direktur Class Abstrak karena memiliki hubungan Generalisasi dengan Class User sehingga tidak menjadi tabel.
2.16 Activity / Entity (CRUD) Matrix Data – to – location – CRUD matriks
adalah matriks yang
digunakan untuk memetakan persyaratan data ke lokasi atau tabel dengan kolom yang mengidentifikasikan entitas (dan kemungkinan atribut). Kolom tersebut mengindikasikan lokasi, dan selnya (berpotongan baris dan kolom) mengindikasikan tingkat akses dokumen dengan C = create, R = read, U= update atau modify, dan D= delete atau deactivate (Whittenet al, 2004). Tabel 2.13 Contoh Data To Location CRUD Matrix Location M
K
I
D
MJ
H
A
Member
R
R
R
R
R
R
R
Id_member
R
R
R
R
R
R
R
Username
R
R
R
R
R
R
R
Password
R
R
R
R
R
R
R
Type
R
R
R
R
R
R
R
Id_profile
R
R
R
R
R
R
R
Entity – Attribute
91
2.17 Spesifikasi Database Menurut Jogiyanto (2008) Spesifikasi Database menggambarkan struktur data fisik pada suatu sistem atau aplikasi. Spesifikasi database menyajikan bagaimana penyimpanan data dilakukan di software database. Bentuk dari spesifikasi database sendiri secara umum berupa tabel yang menyajikan informasi field untuk seluruh tabel yang digunakan. Informasi field yang ditampilkan antara lain namafield, tipe field, panjang field dan field yang menjadi field kunci (primary key). Secara sederhana, untuk membuat spesifikasi database dapat menggunakan Microsoft Word atau Open Office Writer. Informasi tabel dan field berasal dari hasil analisis sistem berupa class diagram. Dari spesifikasi database
kemudian
membuat
struktur
tabel
di
suatu
DBMS
seperti MySQL atau Oracle. Adapun contoh dari spesifikasi database adalah sebagai berikut: Tabel 2.14contoh spesifikasi database Nama Field Username Password Id_level NIP
Tipe data Varchar Varchar Int Varchar
Ukuran 25 25 2 15
Keterangan Nama user Password Id level Nomor Induk Pegawai
92
2.18 Konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) Menurut Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara (Kemenpan), Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Menurut Kemenpan, standar operasional prosedur teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan (Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara, 2012).
Tabel 2.15 Contoh SOP Diagram NO.
Deskripsi
Marketing
Keuangan
Inventory
Keterangan
Direktur · · ·
Marketing Tabel Motor
1.
Melihat Produk
2.
Malakukan Sales Order
· · ·
Marketing Sales Order -
3.
Menampilkan Sales Order
· · ·
Marketing Sales Order
4.
Melanjutkan Sales Order
· · ·
Marketing -
· ·
Marketing Bukti Sales Order Tabel Konfirmasi Sales Order
Mulai
Tidak Batal?
Ya
5.
Surat Pengiriman Motor
·
Selesai
A
B
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses sales order pada marketing, dimulai dari marketing melihat produk, lalu melakukan
93
sales order, setelah produk yang diingikan di pesan, akan menampilkan tabel sales order yang baru, disini dapat dilihat semua produk-produk yang telah dipesan, apabila produk yang telah dipesan tidak jadi di order, marketing tinggaal pilih batal sistem akan menampilkan ke tampilan awal atau sales order, jika inggin melanjutkan pemesan, marketing tinggal membuat Surat Pengiriman Motor untuk diberikan ke bagian keuangan dan inventory, supaya pesanan motor dapat disetujui oleh bagian keuangan dan bagian inventory dapat mengirim motor sesuai dengan yang di pesan.
2.19 Konsep Laporan 2.19.1
Laporan Menurut Ogders, laporan merupakan bentuk komunikasi secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya (Sukoco, 2007). Laporan adalah alat komunikasi tertulis yang memuat hasil pengolahan data dan informasi serta memberikan kesimpulan atau rekomendasi atas fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki sebelumnya.
2.19.2
Fungsi Laporan Menurut Locker, laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Adapun manfaat tersebut (Sukoco, 2007), yaitu:
94
1. Sebagai sarana komunikasi vertikal Salah satu sarana komunikasi antara atasan dengan bawahan adalah
laporan
dengan
laporan
pihak
bawahan
dapat
menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa idea atau gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangan pihak pimpinan dapat memperoleh berbagai data dan informasi yang kemudian dapat diolah, dikembangan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu pimpinan juga dapat memberikan penilaian permasalahan dan kinerja bawahan. Dengan demikian, laporan dapat menciptakan komunikasi antara atasan dengan bawahan dan sebaliknya. 2. Sebagai alat pertanggung jawaban Laporan merukapan manifestasi dari bentuk komunikasi vertikal dari atas ke bawah. Sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang telah diberikan oleh atasan, laporan merupakan alat yang paling tepat untuk mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah diterimanya. 3. Memberikan informasi penting Laporan harus beriisi informasi faktual dan pemikiranpemikiran yang rasional, argumentative, dan objektif sebagai tanggapan terhadap fenomena faktual tersebut. Oleh karena itu,
95
laporan dapat digunakan sebagai sumber informasi penting dalam pengambilan keputusan manajerial. 4. Sebagai bahan pengambilan keputusan Laporan merupakan susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif, dan sistematis. Sehubungan dengan itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan bagi unit dan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, laporan harus disusun sebagaimana yang disyaratkan di atas, karena apabila dalam
suatu laporan
disajikan tidak objektif maka keputusan yang diambil akan menyimpang dan tidak tepat. Dalam penyusunan laporan harus dihindarkan praktek “ABS” (Asal Bapak Senang), karena hal ini justru akan menghasilkan keputusan yang tidak tepat dan lambat laun akan menghancurkan organisasi.
2.19.3
Jenis Laporan Menurut Quible, terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung yang digunakan, (Sukoco, 2007)yaitu: 1. Berdasarkan waktu penyampaian Jika dilihat dari segi waktu penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :
96
a. Laporan rutin, laporan ini sering dikatakan laporan berkala atau periodik. Laporan ini dibuat secara rutin secara periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Laporran ini biasanya berisi tentang pelaksanaan aktivitas pada satuan unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi.
Contoh
laporan
rutin
antara
lainlaporan
manajemen dalam siding RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) dan laporan pertanggungjawaban Presiden RI setiap tanggal 16 Agustus. b.
Laporan incidental, merupaka laporan yang dibuat yang disampaikan pada waktu yang tidak terjadwal secara tetap. Laporan ini disusun bila ada suatu hal yang dipandang sangat penting atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contohnya laporan bencana alam, laporan hasil penelitian, dan lain-lain.
2. Berdasarkan cara penyampaian Jika dilihat dari segi penyampaiannya, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu: a. Laporan lisan, laporan ini tidak memerlukan penulisan khusus, karena pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik dengan bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting diperhatikan penyampaian laporan melalui telepon, menurut
97
etika perkantoran, dianggap kurang sopan. Laporan lisan disampaikan
bila
hal-hal
yang
dilaporkan
bersifat
informative yang tidak berakibat atau pengaruh yang fatal. Dapat dibagangkan bila laporan keuangan perusahaan yang terdiri dari banyak mata anggaran tentu tidak mungkin disampaikan secara lisan, tetapi harus dilaporkan secara tertulis.
Salah satu kelemahan dari laporan lisan adalah
adanya ketidakleluasaan untuk mengungkapkan isi laporan, baik karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap pimpinan. b. Laporan tertulis, laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di komputer, yang memberikan keleluasaan penggunaan data yang mendukung dalam bentuk diagram atau gambar yang mendukung isi laporan. Mengenai berapa banyak yang akan dilaporkan tergantung pada kebutuhan, apakah laporan dapat dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara mendalam. Laporan ini bias berbentuk formal atau informal. Melalui laporan tertulis diharapkan informasi yang disajikan lebih terstruktur dan dengan analisis yang mendalam. c. Laporan visual, laporan ini disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasa kita temui pada berita yang ditayangkan dalam
98
televise atau film
dokumentasi
yang dibuat
untuk
melaporkan kejadian tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif lebih besar. 3. Berdasarkan bentuk Dilihat
dari
segi
bentuknya,
laporan
dapat
diklasifikasikan menjadi 3, yaitu: a.
Laporan berbentuk surat, isi laporan ini terbatas, biasanya terdiri dari poin-poin terpenting saja yang perlu ditulis di dalamnya.
b. Laporan berbentuk formulir, laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tetap. Dengan demikian yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan ini digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilaian hasil kerja, dan laporan unit produksi. c. Laporan berbentuk karangan atau naskah, laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang akan disampaikan cukup banyak. Biasanya untuk menulis laporan formal seperti skripsi, tesis atau desertasi. Contoh lainnya adalah laporan feasibility study (laporan studi kelayakan) sebuah bisnis baru.
99
4. Berdasarkan sifat penyajian Jika dilihat dari sifat penyajiannya, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2, yaitu: a. Laporan formal, bersifat analisis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi. Salah satu yang penting
diperhatikan
adalah
penulis
harus
mampu
menginterpretasikan data dengan benar. Kekeliruan dalam menginterpretasikan data akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan atau rekomendasi. Dalam pembuatan kesimpulan, unsur subjektivitas laporan tidak boleh dimasukkan ke dalam laporan agar laporan yang dibuat benar dan bersifat objektif. b. Laporan informal, laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-maill, memo atau surat yang dibuat dengan mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya. Pembuat laporan dapat membuat bentuk laporan sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dengan dokumen-dokumen pendukung materi laporan. 5. Berdasarkan maksudnya Jenis laporan yang ditinjau dari maksudnya pada dasarnya dibedakan atas ada dan tidak adanya tingkat analisis laporan tersebut, diantaranya:
100
a.
Laporan
informatif,
laporan
ini
biasanya
untuk
menginformasikan tentang suatu hal. Karena bersifat member informasi, pelapor tidak harus memberikan analisis atau rekomendasi terhadap yang dilaporkan. b.
Laporan
rekomendasi,
laporan
ini
selain
untuk
menyampaikan informasi juga menyertai pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penilaian mendalam. c.
Laporan pertanggung jawaban, laporan ini memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan program kerja tertentu, baik dilihat dari segi proses, keberhasilan atau kegagalan
suatu
pendukungnya.
program,
factor
penghambat
dan
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metode Pengumpulan Data Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis memerlukan data-data serta informasi yang relatif
lengkap sebagai bahan yang dapat mendukung
kebenaran materi uraian dan pembahasan. Oleh karena itu, Sebelum skripsi ini dilakukan, diperlukan suatu riset agar penulis lebih terarah. Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah menggunakan empat cara, yaitu: observasi, wawancara, studi pustaka dan studi literatur sejenis.
3.1.1 Observasi Observasi dilakukan selama bulan Februari dan Maret 2014 pada PT. Berkah Jaya Motor. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, diperoleh informasi-informasi mengenai: 1. Sejarah singkat PT Berkah Jaya Motor. Memuat tentang latar belakang mengenai sejarah awal berdirinya , visi dan misinya. 2. Struktur Organisasi Menjelaskan tentang hubungan kerja, wewenang dan tanggung jawab tiap bagian pada instansi tersebut.
101
102
3. Sistem atau proses bisnis yang berjalan Menjelaskan tentang sistem atau proses bisnis yang sedang berjalan pada instansi saat ini dalam hal penjualan Motor.
3.1.2 Wawancara Dalam hal ini, wawancara dilakukan dengan Ahmad Yani selaku direktur PT Berkah Jaya Motor pada tanggal 07 Februari 2014 yang bertempat di kantor PT. Berkah Jaya Motor. Ada beberapa pertanyaan yang penulis berikan untuk mendapatkan kebutuhan yang diperlukan dalam rancang bangun sistem informasi penjualan ini
Tabel. 3.1 Wawancara Topik Penelitian:
“Sistem Informasi Penjualan PT. Berkah Jaya Motor”
Nama Unit
Saepul Bahri (Peneliti), Bapak Ahmad Yani
Terkait:
(Direktur)
Pembahasan:
Tentang proses bisnis, alur penjualan, data pelanggan dan beberapa hal yang harus diketahui eksekutif dalam laporan penjualan motor di PT. Berkah Jaya Motor
Hari dan Tanggal:
Jum‟at, 07 Februari 2014
Tempat:
PT. Berkah Jaya Motor Jl. Kp. Sawah RT 01/02 No. 25 Kelurahan Jatimulya Kecamatan Cilodong – Depok
Pukul:
14.00 – 16.00 WIB
Draft Pertanyaan:
1. Bagaimana proses penjualan yang ada pada
103
PT. Berkah Jaya Motor? 2. Adakah kendala yang dihadapi dalam proses penjualan? 3. Bagaimana dengan proses pembuatan laporan? 4. Solusi apa yang diharapkan dari masalah yang ada?
Dari hasil wawancara tersebut dikumpulkan data dan informasi berupa data proses penjualan yang terdapat pada PT. Berkah Jaya Motor beserta kendala kendala yang dihadapi pada proses penjualan tersebut. Adapun hasil wawancara selengkapnya dapat dilihat pada lampiran.
3.1.3 Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari teori-teori, bukubuku serta artikel-artikel yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan, analisis dan perancangan sistem informasi, metodologi penelitian, pemrograman. Selain itu penulis juga mengumpulkan data dari situs-situs internet yang berhubungan dengan skripsi penulis. Studi pustaka ini dilakukan sebagai bahan tambahan untuk membantu agar konsep yang akan diangkat lebih terarah.
104
3.1.4 Studi Literatur Sejenis Penulis mengamati penelitian sebelumnya sebagai acuan dan membandingkan
untuk
membuat
usulan
sistem
lebih
baik.
Pengamatan yang penulis lakukan dengan membaca referensi dari beberapa sumber penelitian yang sejenis. Adapun sumber literatur sejenis yang digunakan dalam penulisan penelitian ini dapat dilihat pada bab 2 sub bab literatur.
3.2
Metode Pengembangan Sistem Data-data yang diperoleh dari hasil observasi kemudian dicocokan dengan data arsip dan dianalisis. Pengembangan Sistem Informasi Penjualan ini menggunakan model RAD yang meliputi scope definition, analysis, design, construction & testing. Penelitian ini alur yang dilalui hanya sampai construction and testing, sedangkan untuk pengembangan dan implementasi lebih lanjut diserahkan kepada instansi atau peneliti lain yang berminat. Metode pengembangan sistem ini menggunakan tool UML (Unified Modelling Language).
3.2.1 Scope Definition Pada tahap ini, penulis dan user melakukan sejenis pertemuan untuk menggambarkan permasalahan, menentukan ruang lingkup pengembangan sistem, mengidentifikasi tujuan dari sistem dan kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan.
105
3.2.2 Analysis Pada tahap ini, penulis menjabarkan tentang permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dan analisis sistem yang diusulkan
untuk
memperbaiki
sistem
yang
lama.
Penulis
menggunakan rich picture dalam memvisualisasi prosedur sistem yang sedang berjalan dan prosedur sistem usulan. Dalam tahap analisis sistem ini terdapat tiga tahapan, yaitu: 1. Problem Analysis, mempelajari bagaimana proses pembuatan laporan yang telah berjalan dan mendefinisikan masalah-masalah yang terdapat di dalamnya. 2. Requirement Analysis, menganalisa kebutuhan yang diperlukan dalam permasalahan system tersebut. 3. Decision Analysis, menentukan solusi yang akan digunakan dalam mengatasi masalah pada sistem beserta rich picture sistem yang akan diusulkan.
3.2.3 Design 3.2.3.1 Desain Proses Pada tahap desain proses, tools-nya menggunakan Diagram-Diagram UML (Unified Modelling Language). Namun tidak semua Diagram yang disediakan oleh UML digunakan dalam perancangan sistem ini. Hanya beberapa
106
Diagram UML saja yang digunakan
oleh penulis, yang
menurut penulis dapat mendukung perancangan aplikasi ini. Adapun Diagram yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1.
Use
Case
Diagram,
pada
tahap
ini
penulis
menggambarkan Diagram yang menjelaskan aktifitas yang dilakukan sistem informasi penjualan yang akan dibangun dan siapa saja actor yang berinteraksi dengan sistem ini. a. Identifikasi
Actor,
pada
tahap
ini
penulis
mengidentifikasi actor-actor yang terlibat dalam sistem ini dan apa saja tugas-tugasnya di dalam sistem informasi penjualan. b. Perancangan Use Case, pada tahap perancangan use case ini penulis menggambarkan use case beserta hubungannya dengan actor-actor yang terlibat di dalam sistem. c. Use Case Narrative, menjelaskan secara narasi Diagram use case sistem informasi penjualan ini. 2.
Activity Diagram, pada tahap perancangan diagram ini menggambarkan
berbagai
alir
aktifitas
apa
yang
dilakukan user dan sistem dalam sistem informasi
107
penjualan ini, serta bagaimana masing-masing alir berawal sampai bagaimana mereka berakhir. 3.
Sequence
Diagram,
pada
tahap
ini
penulis
menggambarkan diagram yang menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan oleh sistem informasi penjualan untuk mencapai tujuan dari use case, interaksi antar class, operasi apa saja yang terlibat, urutan antar operasi dan informasi yang diperlukan oleh masingmasing operasi. 4.
Class Diagram, pada tahap ini penulis menggambarkan Diagram yang menunjukkan hubungan antara class dalam sistem informasi penjualan ini dan bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan.
3.2.3.2 Desain Database Pada desain database, penulis merancang database yang akan digunakan dalam sistem informasi penjualan dengan menggunakan class diagram dan mapping diagram yang berguna mengoptimalkan database. Diikuti dengan desain input (form) / output (laporan) sebagai pembentuk attribute dalam tabel database dan matriks (CRUD). Diakhiri
108
dengan
schemadatabase
untuk
membantu
spesifikasi
database.
3.2.3.3 Desain Interface Pada tahap desain interface, penulis merancang tampilan antar muka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga sistem informasi penjualan
ini dapat digunakan
secara maksimal oleh para penggunanya.
3.2.4 Construction &Testing Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini terdapat beberapa aktifitas-aktifitas yang dimaksud yaitu: 1. Pemrograman (Coding) Pada tahap ini hasil desain dimasukkan ke dalam bentuk bahasa pemrograman yang digunakan agar dapat dijalankan dalam bentuk aplikasi. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam proses pemrograman ini adalah Sublime Text sebagai software editor, Adobe Photoshop CS3 untuk mengolah gambar, AppServ v2.2.17 yang mencakup: Xampp versi 1.7.4 untuk web server, PHP versi 5.3.5 bahasa pemrograman, dan MySQL versi 3.3.9 untuk database.
109
2. Pengujian Sistem (Back Box Testing) Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem baru agar dapat digunakan tanpa menemukan kendala apapun. Adapun ujicoba yang akan dilakukan menggunakan metode Black Box Testing. Pada pengujian Black Box Testing, tidak perlu diketahui apa yang sesungguhnya terjadi dalam sistem/perangkat lunak. Karena yang diuji adalah input/output. Pengujian secara Black Box merupakan pendekatan menguji apakah setiap fungsi di dalam program dapat berjalan dengan benar. Berikut beberapa proses yang dilakukan dalam pengujian ini, yaitu: a. Fungsi-fungsi yang tidak benar, baik input maupun output. b. Kesalahan interface. c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database.
3.3
Kerangka Berpikir Kerangka berpikir terdiri atas pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Kerangka berpikir yang dilakukan pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
Untuk perancangan sistem, metode yang digunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD) yang terdiri atas tahap Scope definition, Analysis, Design, Contruction and testing sesuai dengan fase-fase pengembangan sistem informasi penjualan.
4.1. Scope Definition 4.1.1. Gambaran Umum Perusahaan PT Berkah Jaya Motor merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan motor bekas (second). PT. Berkah Jaya Motor didirikan oleh Bapak H. Ahmad Yani pada tanggal 27 Januari 1995 setelah sebelumnya menjalankan usaha ini dengan nama perorangan karena keterbatasan modal. Modal awal yang disertakan dalam bisnis ini sebesar Rp 50.000.000,00 dalam bentuk kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan perusahaan. Dan setelah meyakini bahwa kebutuhan akan usaha ini akan melonjak besar seiring dengan makin banyaknya permintaan pasar di kota-kota besar di Indonesia khususnya di Jabodetabek, maka didirikanlah perusahaan ini. Dan sampai saat ini telah memiliki 2 cabang di Depok dan di Bogor
111
112
PT. Berkah Jaya Motor berlokasi di Jalan Jatimulya RT 01/02 No. 25 Kelurahan Jatimulya Kecamatan Cilodong Depok ini telah banyak memberikan kepuasan kepada masyarakat dengan kualitas motor dan harga yang terjangkau. Sejak berdirinya hingga sampai saat ini PT. Berkah Jaya Motor mengalami perubahan yang meningkat baik dari kualitas pekerjaannya
hingga
profesionalitas
para
pekerjanya
yang
menerapkan etos tinggi dalam bekerja.
4.1.2. Visi dan Misi 1. Visi : Memimpin pangsa pasar sepeda motor di Indonesia dengan merealisasikan impian pelanggan, menciptakan kegembiraan dan berkontribusi terhadap masyarakat Indonesia. 2. Misi : Menciptakan solusi mobilitas yang terjangkau bagi masyarakat Indonesia dengan produk dan layanan terbaik.
4.1.3. Struktur Organisasi
Direktur
Manajer
Admin/IT
Marketing
HRD
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Keuangan
Inventory
113
4.1.4. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Direktur
memiliki
tugas
untuk
mengendalikan
jalannya
perusahaan agar sesuai dengan visi misi perusahaan yang telah dibuat sebelumnya. Selain itu, direktur memiliki tugas untuk membuat dan menetapkan kebijakan, membuat rencana strategis, menetapkan
prosedur
untuk
kemajuan
perusahaan,
serta
menyusun rencana kerja tahunan perusahaan. 2. Manager Manager memberikan laporan kepada direktur mengenai kondisi internal dan eksternal perusahaan, serta memberikan masukan dan bahan
pertimbangan
kepada
direktur
dalam
penyusunan
kebijakan, dan perencanaan strategis untuk kemajuan perusahaan. Menerima dan meminta laporan dari tiap bagian atau unit kerja secara berkala yang telah dikontrol. Pengarahan (direction) yang mencakup kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain. Merancang organisasi dan pekerjaan. 3. Marketing Marketing bertugas menjaga dan mempertahankan hubungan yang baik dengan para pelanggan, menerima pesanan dari para pelanggan baik melalui telepon, faximile atau pelanggan yang datang ke perusahaan, membuat SO (Sales Order) untuk setiap pesanan dari pelanggan atau customer, membuat laporan pesanan,
114
memperhatikan keluhan pelanggan, baik mengenai kualitas maupun masalah pengiriman motor, Selain itu marketing juga bertugas untuk menganalisa perkembangan atau tren produk terbaru terutama yang dibutuhkan oleh customer atau pelanggan. 4. Keuangan Bagian Keuangan bertugas untuk menerima dan memeriksa uang / cek / giro / transfer tagihan dari bagian leasing, membuat invoice untuk motor yang dipesan customer, menyusun laporan penjualan yang akurat secara harian maupun bulanan kepada Manager atau Direktur. Selain itu bagian keuangan juga bertugas untuk mengkoordinasi dan mengawasi pengeluaran atau pemasukan keuangan perusahaan. 5. Inventory Inventory bertugas untuk mengontrol persediaan motor yang diperjual belikan agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan persediaan di gudang penyimpanan, memberitahukan kepada manager apabila terjadi kekurangan persediaan motor di gudang untuk
menghindari banyaknya
pending
list
akibat tidak
tersedianya motor yang diminta oleh customer, membuat laporan jumlah
motor
yang keluar
dan
masuk
digudang,
serta
melaksanakan kegiatan operasional berdasarkan perencanaan yang sudah dibuat.
115
6. Shipping Shipping bertugas untuk memberikan pelayanan kepada para pelanggan dengan membantu pengantaran motor yang telah dipesan kepada pelanggan, melakukan pemeriksaan kembali disaat pengepakan motor untuk menjaga kualitas motor agar pelanggan tidak merasa kecewa dan melakukan retur penjualan kepada perusahaan. 7. Leasing Leasing bertugas untuk bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penagihan piutang dan menjaga keamanan hasil tagihan yang berupa uang / cek / giro, melakukan penagihan kepada para pelanggan yang telah jatuh tempo, serta menyerahkan hasil penagihan kepada bagian kasir pada hari itu juga. 8. HRD ( Human Resources of Development ) HRD bertugas untuk Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. 9. Administrator Administrator bertugas bertanggung jawab untuk memelihara dan mengoperasikan sebuah sistem komputer atau jaringan yang berjalan setiap harinya dan memastikan sistem tetap berjalan lancar dalam memberikan pelayanan kepada penggunanya.
116
4.2. Analysis 4.2.1 Problem Analysis Peneliti mengidentifikasikan kebutuhan pembuatan sistem informasi penjualan dengan melakukan wawancara dan observasi untuk mendapatkan data. Hasil observasi yang dilakukan pada tanggal 7 Februari 2014 adalah pencatatan seluruh data penjualan dilakukan secara manual oleh bagian marketing dan inventory sedangkan pada bagian keuangan
menggunakan
aplikasi
Ms-Word
dan
Ms-Excel.
Sedangkan untuk media penyimpanan menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Kesimpulan dari wawancara dengan bapak H. Ahmad Yani selaku direktur PT. Berkah Jaya Motor pada bulan Februari 2014adalah pihak PT. Berkah Jaya Motor setuju akan diadakannya sistem informasi penjualan sebagai pembantu proses pernjualan motor. Kemudian hasil wawancara terlampir pada halaman lampiran II.
4.2.1.1 Analisis Sistem Berjalan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis terhadap user yang terlibat, maka dapat dijelaskan sistem yang sedang berjalan saat ini di PT. Berkah Jaya Motor sebagai berikut:
Secara umum, proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Berkah Jaya Motor adalah sebagai berikut : 1.
Pemesanan motor oleh customer kepada PT. Berkah Jaya Motor dapat dilakukan melalui telepon, email, dan faximile yang akan dilayani oleh bagian marketing. Setelah melakukan konfirmasi pesanan dan customer setuju dengan pilihanpembayaran yang diberikan oleh PT. Berkah Jaya Motor.
119
2.
Marketing akan membuat SO (Sales Order). SO akan diserahkan ke bagian keuangan.
3.
Berdasarkan Sales Order, bagian keuangan akan membuat Invoice. Invoice akan dibuat rangkap dua. 3a. Rangkap pertama Invoice akan diberikan kepada inventory. 3b. Rangkap kedua diberikan kepada leasing.
4.
Bagian inventorymempersiapkan motor sesuai data yang ada di invoice, kemudian membuat Surat Pengiriman Motor(SPM) untuk diberikan kepada shipping..
5.
Surat Pengiriman Motor(SPM) akan dibawa oleh bagian
shipping
agar
bagian
shipping
dapat
mengirimkan motor ke customer. 6.
Surat Pengiriman Motor(SPM) asli yang telah di tandatangani oleh customer sebagai bukti pengiriman motor akan dibawa kembali oleh staf shipping untuk dikembalikan kepada bagian inventory.
7.
Surat Pengiriman Motor (SPM) tersebut akan diberikan kepada bagian keuangan guna diarsipkan untuk perusahaan.
8.
Bagian keuangan akan memberikan surat Invoice asli kepada bagian leasing untuk melakukan penagihan.
120
9.
Leasing
bertugas
melakukan
penagihan
kepada
customer, dimana jangka waktu pembayaran bervariasi, tergantung pada kesepakatan dengan customer. Pada umumnya lama waktu pembayaran berkisar antara 2-3 tahun
dari
tanggal
Invoice.
Customer
biasanya
melakukan pembayaran melalui Kantor Pos, Tempat Leasing, ATM atau transfer ke rekening perusahaan, dimana pembayaran dianggap lunas apabila dana tersebut sudah masuk ke dalam rekening perusahaan. Invoice asli dan BPKB akan diberikan kepada customer. 10. Penukaran atau pengembalian motor oleh customer akan dilayani oleh marketing. Setelah klaim retur diterima, kemudian motor akan diganti oleh bagian inventory. 11. Inventory membuat laporan persediaan dan retur yang nantinya akan diserahkan ke manager 12. Bagian Keuangan membuat laporan penjualan untuk Manager 13. manager membuat laporan untuk diserahkan ke Direktur.
121
4.2.1.2 Identifikasi Masalah Di
dalam
mengidentikasi
masalah,
peneliti
menganalisis sistem yang berjalan. Peneliti menemukan masalah yang terjadi pada proses pencatatan SO (Sales Order), retur, Invoice dan persediaan motor di gudang yang bersifat
manual
dan
untuk
menyimpan
pencatatan
menggunakan kertas. Penggunaan media penyimpanan kertas akan berakibat rentan terhadap kehilangan data ataupun rusak. Disaat pembuatan laporan bagian marketing & inventory
menggunakan
kertas-kertas
tadi
dalam
mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian direkapitulasi
jumlahnya,
sedangkankeuangan
menggunakan softwareMicrosoft Excel dalam menginput data-data pembayaran ketika akan membuat laporan penjualan. Dengan proses pembuatan laporan seperti ini, karyawan membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu 12 hari kerja pada proses pencarian data pesanan, pengiriman, persediaan, produksi dan penjualan untuk di jadikan laporan pemesanan, penjualan, persediaan dan retur motor.
122
Untuk memudahkan pihak perusahaan PT. Berkah Jaya Motor, maka dikira perlu penulis membangun sistem informasi penjualan yang dapat membantu proses penjualan dan mempermudah manager dalam mengakses laporan masing masing karyawan dalam perusahaan. Ditambah fitur ramalan penjualan yang dapat digunakan oleh direktur sebagai bahan referensi dalam menganalisis penjualan di periode yang akan datang dan mengambil kebijakankebijakan untuk perusahaan.
4.2.1.3 Sistem Usulan Pada sistem usulan ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem informasi penjualan yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya. Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi penjualan yang diusulkan adalah sebagai berikut:
123
HRD
3. input Invoice 5. input Pembayaran dari Customer/Leasing
Marketing
Keuangan
10. Manage Data Pegawai
1. Input Sales Order
4. Cetak Surat Pengiriman Motor 7. Input Surat Masuk Motor 8. Manage Persediaan Motor
2. Input Surat Pengiriman Motor 6. Input Permintaan Persediaan Motor
11. Melihat Laporan Persediaan Motor, Laporan Penjualan, Laporan Retur, Laporan Pesanan Motor
Manager Direktur
Manage User
Admin
Gambar 4.3 Sistem Usulan Gambaran prosedur sistem yang diusulkan ini adalah : 1.
Makaketing
membuka
sistem
untuk
melakukan
inputSales Order 2.
Setelah mengisi beberapa data yang dibutuhkan untuk Sales Order, Marketing menginputsurat pengiriman motor yang nantinya akan diserahkan ke bagian keuangan untuk di setujui.
124
3.
Jika bagian keuangan menyetujui, kemudian bagian Keuangan membuat Invoice yang nantinya akan diserahkan ke bagian Inventory
4.
Bagian Inventory mencari motor berdasarkan Invoice dari bagian keuangan. Kemudian Inventorymencetak Surat Pengiriman Motor yang nantinya akan diserahkan ke bagian Shiping untuk mengirim motor ke Customer.
5.
Keuangan
menginput
pembayaran
dari
Customer/Leasing. 6.
Marketing melakukan input permintaan persediaan motor jika persediaan tidak ada yang nantinya akan menjadi Surat Masuk Motor.
7.
Pihak Inventory kemudian menginput Surat Masuk Motor jika permintaan persediaan motor dari Marketing sudah tersedia.
8.
Setelah motor permintaan dari marketing tersedia, Inventory melakukan manage data motor yang ada digudang.
9.
Inventory melakukan input Retur Motor Apabila barang yang diterima tidak sesuai atau ada kerusakan, Customer
dapat
melakukan
retur
dengan
cara
memberikan pesan kepada Marketing. dan Marketing akan meminta konfirmasi ke bagian Keuangan.
125
Kemudian Inventory mengirimkan kembali motor yang sesuai dengan pesanan customer. 10. Pihak Admin mengatur user dan hak akses untuk menggunakan sistem informasi penjualan. 11. Managerakan melihat laporan penjualan, pesanan, retur dan persediaan melalui system. 12. Direkturakan melihat laporan penjualan, pesanan, retur persediaan dan ramalan penjualan melalui system.
Sistem informasi penjualan yang dirancang ini memberikan manfaat sebagai berikut: 1.
Mempermudah Direktur selaku eksekutif dan Manager perusahaan dalam hal melihat segala macam laporan diantaranya
pesanan
motor,
penjualan,
retur,
persediaan motor. Direktur dapat melihat ramalan penjualan untuk periode yang akan dating dan memperoleh data-data yang berkaitan dengan data penjualan secara mudah, cepat dan update. 2.
Bagian Marketing dapat dengan mudah membuat SO (Sales Order), menginput permintaan persediaan motor, inputsurat pengiriman motor.
3.
Bagian Keuangan dapat menginput pembayaran dari customer,
menyetujui
sehingga
meningkatkan
organisasi.
Invoice
dengan
efisiensi
notifikasi
kinerja
dalam
126
4.
Bagian Inventory dapat menginput surat masuk motor setelah menerima notifikasi sistem dari permintaan persediaan oleh marketing. Bagian Inventory dapat juga menginputretur motor, mencetak surat pengiriman motor mencetak Invoice yang sudah di setujui oleh divisi keuangan. Serta
memanage motor di gudang
dengan cepat dan tepat.
4.2.2 Requirement Analysis Requirement analysis dibagi menjadi 2 (dua) bagian. Bagian yang pertama adalah Functional Requirement yaitu proses dan fungsi yang harus disediakan oleh sistem yang dikembangkan. Bagian yang kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fiturfitur lain yang diperlukan oleh sistem informasi penjualan agar dapat lebih memuaskan pengguna sistem ini. Berikut ini adalah requirements dari sistem informasi penjualan.
4.2.2.1 Functional Requirement Sistem
yang
dikembangkan
mempunyai
functional
requirements sebagai berikut: 1. Direktur menggunakan sistem ini untuk melihat laporan pesanan dari customer, laporan penjualan, laporan persediaan motor,
laporan motor retur dan Ramalan
penjualan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan
127
dalam mengambil suatu keputusan dan kebijakan penjulan dalam perusahaan. 2. Manager menggunakan sistem ini untuk melihat laporan penjualan, laporan persediaan Motor, Laporan motor retur dan laporan pesanan dari customer. 3. BagianMarketing
menggunakan
sistem
ini
untuk
menginput SO (Sales Order) yang sudah terintegrasi dengan menjadi laporan pesanan dari customer yang akan disampaikan ke Manager, input permintaan persediaan, input surat pengiriman motor. 4. Bagian Keuangan menggunakan sistem ini untuk menginputInvoice dan pembayaran dari customer untuk menjadi laporan penjualan yang akan disampaikan ke Manager. 5. Bagian Inventory menggunakan sistem ini untuk mencatat persediaan motor di gudang yang akan menjadi laporan persediaan motor dan disampaikan ke Manager. Dan inputretur yang akan menjadi laporan retur dan disampaikan ke Manager. 6. Bagian HRD menggunakan sistem ini untuk mengatur data pegawai 7. Bagian Admin menggunakan sistem ini untuk mengatur user sistem dan mengatur hak akses user
128
4.2.2.2 Nonfunctional Requirement Nonfunctional requirement dari sistem informasi penjualan yang dikembangkan adalah sebagai berikut: Tabel 4.2Nonfunctional Requirement Jenis Kebutuhan Performance
Penjelasan 1) Membantu penyusunan laporan kepada Manajer. Dan membantu analisis penjualan untuk Direktur
Information
1) Mencegah hilangnya data-data mengenai pesanan motor, persediaan motor , retur dan Invoice. 2) Data terdokumentasi dan terstruktur.
Economic
1) Mengurangi penggunaan kertas sebagai media penyimpanan. 1) Mempercepat waktu penyajian laporan pesanan motor, penjualan, persediaan motor yang update. 2) Mempercepat pembuatan kebijakan penjualan oleh direktur.
Efficiency
Effectiveness
1) Kegiatan pencatatan SO (Sales Order), retur, Invoice dan persediaan motor, dalam satu sistem.
Service
1) Menghasilkan laporan yang kepada manager dan direktur.
update
4.2.3 Decision Analysis Dari
tahapan
analisis
sebelumnya
telah
diketahui
permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, persyaratan dan kebutuhan yang diinginkan, maka tahapan selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem
usulan
yang
akan
dirancang,
dibangun,
dan
diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang
129
dibutuhkan: 1. Data Master Proses perekaman data-data yang berhubungan dengan data penjualan perusahaan, yaitu data pesanan motor, data penjualan motor, data retur motor, data persediaan motor dan data pegawai perusahaan. 2. Data Transaksi Proses data-data yang berhubungan dengan laporan, yaitu laporan persediaan motor, laporan penjualan motor, laporan retur motor dan laporan persediaan motor. Dan data data yang berhubungan dengan
penunjang
keputusan,
yaitu
Ramalan
Penjualan
(Forecasting) 3. Menentukan Hak Akses (user) Dalam hal ini sistem harus dibatasi sesuai dengan level user yang berhak memakai sistem ini. Setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur-fitur dalam sistem sesuai bagiannya masingmasing. User yang berhak menggunakan sistem ini diantaranya, Direktur, Manager, Marketing, Inventery, Keuangan, HRD dan Admin.
130
4.2.3.1 SOP (Standar Operating Procedure) SOP (Standard Operating Procedure) digunakan untuk melihat perintah kerja atau intruksi apa saja yang terdapat dalam sistem usulan yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu proses dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. Adapun prosedur dari SOP sistem E-commerce
adalah
sebagai berikut: Tabel 4.3 proses sales order NO.
Deskripsi
Marketing
Keuangan
Inventory
Keterangan
Direktur · · ·
Marketing Tabel Motor
Malakukan Sales Order
· · ·
Marketing Sales Order -
3.
Menampilkan Sales Order
· · ·
Marketing Sales Order
4.
Melanjutkan Sales Order
· · ·
Marketing -
· ·
Marketing Bukti Sales Order Tabel Konfirmasi Sales Order
1.
Melihat Produk
2.
Mulai
Tidak Batal?
Ya
5.
Surat Pengiriman Motor
·
A
Selesai
Keterangan : : Proses Pembayaran (Keuangan) A B
: Laporan Pesananan Motor (Direktur)
B
131
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses sales order pada marketing, dimulai dari marketing melihat produk, lalu melakukan sales order, setelah produk yang diingikan di pesan, akan menampilkan tabel sales order yang baru, disini dapat dilihat semua produk-produk yang telah dipesan, apabila produk yang telah dipesan tidak jadi di order, marketing tinggaal pilih batal sistem akan menampilkan ke tampilan awal atau sales order, jika inggin melanjutkan pemesan, marketing tinggal membuat Surat Pengiriman Motor untuk diberikan ke bagian keuangan dan inventory, supaya pesanan motor dapat disetujui oleh bagian keuangan dan bagian inventory dapat mengirim motor sesuai dengan yang di pesan.
Tabel 4.4 Proses Pembayaran NO.
Deskripsi
1.
Input pembayaran
2.
Mengecek Pembayaran
Keuangan
Marketing
Inventory
Keterangan
Direktur
Mulai
Tidak Sesuai?
· · ·
Keuangan -
· · ·
Keuangan -
· · ·
Keuangan Tabel Konfirmasi Pembayaran
Ya
3.
Konfirmasi pembayaran
Selesai C
132
Keterangan :
C
: Laporan Penjualan (Direktur)
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses pembayaran pada Keuangan, dimulai dari Keuangan input
data
pembayaran,
setelah
selesai
input
data
pembayaran kemudian Keuangan mengecek data data pembayaran,
jika
sudah
sesuai
maka
keuangan
menyimpannya ke dalam database dan kemudian muncul tabel pembayaran.
Tabel 4.5 Proses Input Data Pengiriman Motor NO. 1.
Deskripsi
Marketing
Input Data Pengiriman Motor
Mulai
Inventory
Keuangan
Keterangan
Direktur
2. Input Invoice berdasarkan SO
3. Stock out
· · ·
Marketing Tabel Sales Order
· · ·
Keuangan Tabel Invoice
· · ·
Inventory Stock Out Tabel Stock Out
· · ·
Marketing Sales Order
· · ·
Marketing -
4. Cek Motor sesuai invoice
sesuai Tidak
Ya
Melakukan Pengiriman Motor ke customer Selesai D
133
Keterangan :
D
: Laporan Persediaan (Direktur) Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari
proses Input Data Pengiriman Motor pada marketing, dimulai dari marketing melihat Tabel Sales Order, lalu melakukan input data pengiriman motor, setelah data selesai di input, data akan muncul di Tabel Surat Pegiriman Motor dan secara otomatis akan masuk ke bagian Keuangan untuk di buatkan Invoice, setelah invoice dibuat maka data akan masuk kebagian inventory sebagai data stock out yang mempengaruhi jumlah persediaan. Sebelum motor dikirim inventory melakukan pengecekan terhadap pesanan motor berdasarkan invoice. Jika sesuai motor akan di bawa kebagian marketing untuk dikirim ke customer.
134
Tabel 4.6 Proses Retur NO.
1.
2.
3.
Deskripsi
Marketing
Inventory
Keuangan
Direktur
Keterangan
· · ·
Marketing -
Mengirim Motor Retur
· · ·
Marketing -
Mendapatkan Konfirmasi Retur
· ·
Keuangan Konfirmasi Retur dan Invoice -
Konfirmasi Retur
Mulai
·
4.
Barang Retur Diterima Oleh Inventory
5.
Retur
· · ·
· · ·
6.
· · ·
Cetak Invoice
· · ·
7. Malakukan Pengiriman Motor Retur
Inventory Barang Retur -
Inventory Motor Retur -
Keuangan Invoice -
Inventory -
E Selesai
Keterangan : E
: Laporan Retur (Direktur) Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari
proses retur pada marketing, dimulai dari marketing menerima konfirmasi retur dari customer, lalu meminta konfirmasi dari bagian keuangan dan membawa motor retur ke bagian inventory, setelah motor retur diterima oleh inventory, lalu inventory input data motor retur, setelah itu cetak invoice dan motor pengganti retur di bawa ke bagian
135
marketing untuk dikirim ke customer.
Tabel 4.7 Proses Permintaan Persediaan Motor NO. 1.
2.
Deskripsi
Marketing
Melihat Produk
Cek Persediaan Motor
Keuangan
Inventory
Keterangan
Direktur
Mulai
Ya Ada?
· · ·
Marketing -
· · ·
Marketing -
· ·
Marketing Permintaan persediaan Motor -
Tidak
3.
Mengisi input permintaan persediaan motor
· 4.
5.
6
Menampilkan Permintaan Persediaan Motor
· · ·
Marketing Permintaan Persediaan Motor
Bukti Permintaan Persediaan Motor
· ·
Inventory Bukti Permintaan Tabel Konfirmasi Permintaan Inventory Tabel Stock in
·
Stock In
F
· · ·
Keterangan : F
: Laporan Persediaan (Direktur)
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Permintaan Persediaan pada marketing, dimulai dari marketing melihat persediaan, ketika persediaan tidak ada maka marketing melakukan permintaan persediaan dengan cara input data permintaan persediaan, setelah selesai input data permintaan, maka secara otomatis data akan masuk
136
kebagian
inventory
sebagai
bukti
permintaan
dari
marketing.
Tabel 4.8 Proses Laporan Penjualan NO.
Deskripsi
Inventory
Keterangan
Direktur · · ·
Direktur -
Input Periode
· · ·
Direktur -
Melihat Laporan Penjualan
· ·
Direktur Laporan Penjualan Tabel Pembayaran
1.
Pilih Menu Laporan Penjualan
2.
3.
Keuangan
Marketing
C
·
Selesai
Keterangan C
: Proses Pembayaran (Keuangan)
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses melihat Laporan Penjualan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan penjualan, lalu memasukkan periode penjualan dan kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan penjualan berdasarkan periode yang di Input oleh direktur.
137
Tabel 4.9 Proses Laporan Persediaan Motor NO.
Deskripsi
1.
Pilih Menu Laporan Persediaan
Marketing
Keuangan
Inventory
D&F
Melihat Laporan Persediaan
2.
Keterangan
Direktur · · ·
Direktur -
· ·
Direktur Laporan Persediaan Tabel Persediaan
·
Selesai
Keterangan : Proses Surat Pengiriman Motor (Marketing)
D
: Proses Surat Permintaan Persediaan (Marketing)
F
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Persediaan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan Persediaan, kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan persediaan.
Tabel 4.10 Proses Laporan Retur NO. 1.
2.
Deskripsi
Marketing
Pilih Menu Laporan Retur
Keuangan
Inventory
Keterangan
Direktur E
Melihat Laporan Retur
· · ·
Direktur -
· ·
Direktur Laporan Retur Tabel Retur
·
Selesai
Keterangan E
: Proses Retur
138
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Retur pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan retur, kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan retur.
Tabel 4.11Proses Laporan Pesanan Motor NO.
Deskripsi
Inventory
Keterangan
Direktur · · ·
Direktur -
Input Periode
· · ·
Direktur -
Melihat Laporan Pesanan
· ·
Direktur Laporan Pesanan Tabel Pesanan
1.
Pilih Menu Laporan Pesanan
2.
3.
Keuangan
Marketing
B
·
Selesai
Keterangan B
: Proses Sales Order (Marketing)
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses melihat Laporan Pesanan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan pesanan, lalu memasukkan periode pesanan dan kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan pesanan berdasarkan periode yang di Input oleh direktur.
139
Tabel 4.12Proses Ramalan Penjualan NO. 1.
2.
Deskripsi
Keuangan
Marketing
Inventory
Keterangan
Direktur
Pilih Menu Forecasting
Melihat Forecasting
· · ·
Direktur -
· · ·
Direktur Forecasting -
Selesai
Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Ramalan Penjualan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih Ramalan Penjualan, kemudian secara otomatis sistem menampilkan Ramalan Penjualan. Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu
berupa
tools
atau
alat
untuk
merancang
dan
mengimplementasikan sistem usulan sehingga menghasilkan arsitektur sistem usulan. Di dalam sistem yang lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi penjualan yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi
dan
konsep
pengembangan
aplikasi
ini
menggunakan UML (Unified Model Language). Sedangkan bahasa
pemrograman
menggunakan
PHP
dan
mengimplementasikan sistem database menggunakan MySQL.
140
4.3. Design 4.3.1 Desain Proses Pada tahap ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem
yang
penulis
ajukan
guna
menanggulangi
permasalahan-
permasalahan sistem yang telah disebutkan sebelumnya.
4.3.1.1 Use Case Diagram 4.3.1.1.1 Identifikasi Actor Identifikasi
actor
ditujukan
untuk
mengidentifikasi apa saja yang dilakukan oleh para actor dalam sistem informasi eksekutif ini. Adapun actor yang terlibat dalam sistem informasi penjualan ini dapat diklasifikasikan sesuai dengan tugasnya menjadi Direktur, Manager, Bagian
Marketing,
Bagian Keuangan, Bagian Inventory, Bagian HRD dan Bagian Admin. Untuk lebih jelasnya peran-peran actor yang ada dalam sistem informasi penjualan dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut ini:
141
Tabel 4.13 Identifikasi Actor Actor Direktur
Description Direktur dalam sistem ini berperan sebagai eksekutif yang bertugas menerima laporanlaporan mengenai penjualan dan ramalan penjualan.
Marketing
Bagian Marketingmenggunakan sistem ini untuk
mengelola
informasi-informasi
mengenai penjualan seperti input SO (Sales Order),
membuat
persediaan,
surat
menginputsurat
permintaan pengiriman
motor, dan melihat persediaan motor di gudang. Keuangan
Bagian Keuangan menggunakan sistem ini untuk
menginput
pembayaran
dari
customer dan membuatInvoice. Inventory
Bagian Inventory menggunakan sistem ini untuk menginput surat masuk motor, memanage motor di gudang (stock in, stock out), mencetak surat pengiriman motor, mencetak Invoice yang telah dibuat oleh bagian keuangan, dan menginputretur.
Admin
Bagian Admin menggunakan sistem ini untuk memanageUser yang menggunakan sistem
HRD
Bagian HRD menggunakan sistem ini untuk mengelola data master seperti data Pegawai
Manager
Manager menggunakan sistem ini untuk mengakses laporan-laporan seperti laporan persedian, pesanan, retur dan penjualan.
142
4.3.1.1.2 Identifikasi Use Case Setelah
actor
teridentifikasi,
tahapan
selanjutnya dalam perancangan sistem informasi penjualan ini adalah mengidentifikasi use case. Berikut deskripsi dari tiap use case yang terdapat dalam tabel 4.6 berikut ini:
Tabel 4.14 Identifikasi Use Case No
Use Case
Description
Actor
Name 1
Login
Use
case
ini
menggambarkan Direktur,
kegiatan login untuk mengakses Manager, sistem
informasi
penjualan
ini Marketing,
sesuai dengan level user yang Keuangan, mengakses.
Inventory Admin HRD
2
Manage
Use
Case
User
kegiatan
ini
menggambarkan Admin
memanageuser
pada
sistem 3
Input SO
Use
case
(Sales
kegiatan menginput SO ke dalam
Order)
sistem yang sudah terorganisasi. Kegiatan
ini
ini
menggambarkan Marketing
dilakukan
setelah
customer memesan motor. 4
Input
Use
case
ini
Permintaan
kegiatan
Menginput
Persediaan
Permintaan
Peersediaan
motor.
Motor
Kegiatan
dilakukan
setelah
ini
menggambarkan Marketing Surat
143
Marketing gagal Input SO customer karena stok motor digudang tidak mencukupi. 5
Input data
Use
case
ini
menggambarkan Marketing
pengiriman
kegiatan
motor
pengiriman motor setelah berhasil
menginput
surat
membuat SO 6
InputInvoice
Use
Case
ini
menggambarkan Keuangan
kegiatan membuat Invoice untuk kemudian disetujui oleh bagian keuangan. 7
Input
Use
Case
ini
menggambarkan Keuangan
Pembayaran
kegiatan menginput pembayaran
Customer
dari
customer
oleh
bagian
keuangan. 8
Input Surat
Use
Case
ini
menggambarkan Inventory
Masuk
kegiatan yang dilakukan bagian
Motor
inventory untuk input Surat Masuk Motor.
9
Cetak
Use
Case
Invoice
kegiatan mencetak Invoice yang telah
ini
menggambarkan Inventory
disetujui
oleh
Bagian
Keuangan dengan fitur Notifikasi. 10
11
12
Cetak Surat
Use
Case
Pengiriman
kegiatan
Motor
Pengiriman Motor
Manage
Use
Motor
kegiatan pencatatan motor masuk
Gudang
dan keluar yang ada di gudang.
InputRetur
Use
Case
Case
ini
menggambarkan Inventory
mencetak ini
ini
Surat
menggambarkan Inventory
menggambarkan Inventory
kegiatan menginput data motor retur dari customer.
144
13
Melihat
Use
Case
ini
menggambarkan Manager,
Laporan
kegiatan melihat laporan persediaan Direktur
Persediaan
motor dalam perusahaan.
Motor 14
Melihat
Use
Case
ini
menggambarkan Manager,
Laporan
kegiatan melihat laporan pesanan Direktur
Pesanan
motor dalam perusahaan.
Motor Customer 15
16
17
Melihat
Use
Case
Laporan
kegiatan melihat laporan penjualan Direktur
Penjualan
dalam perusahaan.
Melihat
Use
Laporan
kegiatan
Retur
dalam perusahaan.
Forecasting
Use Case inn menggambarkan Direktur
Case
ini
ini
melihat
menggambarkan Manager,
menggambarkan Manager, laporan
retur Direktur
kegiatan melihat ramalan penjualan pada periode akan dating dalam perusahaan. 18
4.3.1.1.3 Perancangan Use Case Sistem Informasi Penjualan login
input SO
manage user
input data pengiriman motor
input permintaan persediaan motor
Inventory «extends»
cetak invoice <<extend>>
cetak surat pengiriman motor admin input surat masuk motor Manager Marketing Manage motor
«extends» input retur
Direktur input invoice
input pembayaran customer
«extends» Melihat Laporan pesanan motor
melihat laporan penjualan
«extends»
melihat laporan persediaan motor
Keuangan <<extend>>
melihat laporan retur <<extend>>
forecasting
HRD
Manage Pegawai <>
logout
Gambar 4.4 Use Case Diagram Sistem Informasi Penjualan PT. Berkah Jaya Motor
146
4.3.1.1.4
Use Case Narative Use case narrative merupakan pemaparan naratif tentang kegiatan yang dilakukan oleh actor dan respon yang diberikan oleh sistem sesuai dengan yang terjadi pada aplikasi sistem informasi eksekutif yang dirancang ini. Pada use case narrative ini dijelaskan urutan kegiatan yang dilakukan sistem dan actor. Tabel berikut dibawah ini merupakan use case narrative dari sistem informasi penjualan.
Tabel 4.15 Uses Case Narative Login Use case Name
Login
Use case Id
1
Actor
Direktur,
Manager,
Marketing,
Inventory,
Keuangan, Admin, HRD Description
Use case ini menggambarkan kegiatan login untuk
mengakses
penjualansesuai
sistem
dengan
level
informasi user
yang
mengakses. Pre condition
Usermembuka sistem informasi penjualan.
Trigger
Use case ini dilakukan agar user dapat mengakses sistem informasi penjualan.
Typical course of events
ActorAction 1. Usermembuka sistem ini. 3. Masukkan
Sistem response 2. Menampilkan form login user 4. Menverifikasi data
147
username
dan
password
user. 5. Menampilkan Halaman
Utama
sesuai dengan level user. Post condition
Menu berhasil ditampilkan beserta sub-sub menu dan fungsinya.
Tabel 4.16 Use Case NarrativeManage User Use case Name
Manage User
Use case Id
3
Actor
Admin
Description
Use
case
ini
menggambarkan
kegiatan
memanage user di dalam sistem. Pre condition
Usertelah login
Trigger
Use case ini dilakukan ketika menambah user dan mereset password
Typical course of events
ActorAction 1. Memilih
Sistem response
menu 2. Menampilkan
pengguna
list
user
3. Klik lihat/ubah pada 4. Menampilkan data list user
user
5. Mengubah data user 6. Sistem menyimpan dan klik simpan Post condition
ke dalam database
Proses manage user berhasil disimpan ke dalam database.
148
Tabel 4.17 Use Case Narrative Input SO (Sales Order) Use case Name
Input SO (Sales Order)
Use case Id
2
Actor
Marketing
Description
Use
case
ini
menggambarkan
kegiatan
menginput SO di dalam sistem. Pre condition
Usermemilih Menu Sales Order
Trigger
Use case ini dilakukan agar user dapat menginput data SO dari Customer.
Typical course of events
ActorAction 1. Memilih menu SO 3. Menginputform SO serta klik save
Sistem response 2. Menampilkan form SO 4. Sistem menyimpan ke dalam database
Alternate Course
Alt 3a:
klik edit untuk mengedit filed SO, jika ada kesalahan dalam menginputfield SO yang sudah tersimpan dalam database
3b: Jika persediaan Motor tidak mencukupi maka sistem akan menampilkan pesan error, maka sistem akan menampilkan form surat permintaan persediaan. Post condition
Proses tambah SO berhasil disimpan ke dalam database.
149
Tabel 4.18 Use Case Narrative Input Permintaan Persedian Use case Name
Menginput permintaan persediaan
Use case Id
5
Actor
Marketing
Description
Use
case
ini
menggambarkan
kegiatan
menginput permintaan persediaan Pre condition
Usermemilih menu Permintaan Persediaan
Trigger
Use case ini dilakukan agar user dapat menambahkan persediaan Motor di gudang
Typical course of events
ActorAction 1. Marketing menu
Sistem response
memilih 2. Menampilkan Permintaan
Persediaan
Form Permintaan Persediaan
3. Menginput
form 4. Sistem
permintaan
menyimpan
Persediaan serta klik
dalam database
ke
save Post condition
Proses tambah Permintaan Produksi
berhasil
disimpan ke dalam database
Tabel 4.19 Use Case NarrativeInputSurat Pengiriman Motor Use case Name
InputSurat Pengiriman Motor
Use case Id
4
Actor
Marketing
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
menginput surat pengiriman Motor Pre condition
Usermemilih menu Pengiriman Motor
Trigger
Use case ini dilakukan agar Bagian Inventory mencetak surat pengiriman Motor
Typical course of
ActorAction
Sistem response
150
1. Marketing memilih 2. Menampilkan form
events
menu
Pengiriman
Motor
Pengiriman Motor 4. Sistem menyimpan
3. Marketing mengisi form
Pengiriman
Motor
serta
ke dalam database
klik
save Alternate Course
Alt 3a: Jika klikcancel maka sistem akan kembali ke tampilan home marketing 3b: Jika ada field kosong atau salah karakter
maka
sistem
akan
memberikan peringatan error Post condition
Proses tambah Pengiriman Motor berhasil disimpan ke dalam database.
Tabel 4.20 Use Case Narrative Input Invoice Use case Name
InputInvoice
Use case Id
11
Actor
Keuangan
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
menginputInvoice oleh Keuangan. Pre condition
Usermengklik menu Invoice
Trigger
Use case ini dilakukan Keuangan untuk membuat Invoice dan serta menyetujui berkas tersebut dengan Notifikasi
Typical course of events
ActorAction 1. Keuangan
Sistem response
memilih 2. Menampilkan
menu Invoice
formInvoice
3. Mengisikan formInvoice klik save
4. Menampilkan serta
halaman notifikasi Invoice
151
5. Klik Terima
6. Menyimpan
ke
Database Post condition
Keuangan berhasil membuat dan menyetujui Invoice dengan fitur notifikasi
Tabel 4.21 Use Case Narrative Menginput Pembayaran Customer Use case Name
Input Pembayaran dari Custumer
Use case Id
12
Actor
Keuangan
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan Bagian Keuangan
menginput
pembayaran
dari
customer Pre condition
Usermengklik menu Pembayaran
Trigger
Use case ini dilakukan Bagian Keuangan dalam memberikan laporan penjualan perusahaan.
Typical course of events
ActorAction 1. Bagian
Sistem response
Keuangan 2. Menampilkan form
memilih
menu
pembayaran.
pembayaran. 4. Menyimpan dalam
3. Menginput
database
pembayaran
laporan
penjualan.
kemudian klik save. Post condition
Bagian
Keuangan
berhasil
pembayaran dari customer
menyimpan
152
Tabel 4.22 Use Case Narrative Menginput Surat Masuk Motor Use case Name
Menginput Surat Masuk Motor
Use case Id
8
Actor
Inventory
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan bagian inventory menginput surat masuk Motor ketika Motor dikirimkan ke bagian Inventory.
Pre condition
Usermengklik menu Surat Masuk Motor
Trigger
Use
case
ini
dilakukan
agar
userdapat
memberikan laporan Motor yang masuk. Typical course of events
ActorAction
Sistem response
1. User memilih menu 2. Menampilkan form Masuk Motor
Surat
3. Mengisi Masuk
Surat Motor
kemudian
Motor. 4.Menyimpan
klik kedalam
save
Masuk
database
surat danmengirimkan ke bagian Inventory
Post condition
User berhasil menginput surat masuk Motor
Tabel 4.23 Use Case Narrative Cetak Invoice Use case Name
Cetak Invoice
Use case Id
8
Actor
Inventory
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
usermencetak Invoice Pre condition
Usermengklik menu Kirim Motor
Trigger
Use case ini dilakukan agar usermencetak Invoice untuk mempersiapkan motor sesuai pesanan.
Typical course of
ActorAction
Sistem response
153
events
1. User memilih menu 2. Menampilkan data Kirim Motor.
Invoice.
3. Klik cetak invoice.
4. Mencetak
data
yang di inginkan. Post condition
Menu cetak berhasil
di jalankan sesuai
fungsinya.
Tabel 4.24 Use Case Narrative Cetak Surat Pengiriman Motor Use case Name
Cetak Surat Pengiriman Motor
Use case Id
10
Actor
Inventory
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
usermencetak Surat Pengiriman Motor Pre condition
Usermengklik menu Kirim Motor
Trigger
Use case ini dilakukan agar usermencetak surat pengiriman Motor dan menyerahkan ke bagian shipping.
Typical course of events
ActorAction
1.User memilih menu 3. Menampilkan data Kirim Motor. 4.Klik
Post condition
Sistem response
cetak
Pengiriman Motor. Surat 5. Mencetak
data
Pengiriman Motor.
yang di inginkan.
Menu cetak berhasil
di jalankan sesuai
fungsinya.
154
Tabel 4.25 Use Case Narrative Manage Motor Gudang Use case Name
Manage Motor Gudang
Use case Id
9
Actor
Inventory
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan-
kegiatan yang dilakukan di dalam memanage Motor di gudang. Mengenai Stock In dan Stock Out Motor di gudang Pre condition
Usermemilih menu Manage Motor
Trigger
Use case ini dilakukan agar bisa merubah dan memanage data Motor di gudang
Typical course of events
ActorAction
Sistem response
1. User memilih menu 2. Menampilkan data Manage Motor 3. Klik
Menu
Motor di gudang Ubah 4. Menampilkan
Persediaan 5. Input
formUbah
data
Motor
baru dan klik Save
Persediaan 6. Menyimpan
data
Motor masuk Post condition
Data Motor di gudang berhasil di perbarui
Tabel 4.26 Use Case Narrative InputRetur Use case Name
InputRetur
Use case Id
10
Actor
Inventory
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan bagian inventory dalam menginputretur
Pre condition
Usermengklik menu Retur
Trigger
Use
case
ini
dilakukan
agar
userdapat
155
menginputretur Typical course of events
ActorAction
Sistem response
1. User memilih menu 2. Menampilkan retur
Form Input Retur
3. User
4. Menyimpan
menginputretur
kedalam database
kemudian klik save Post condition
Data
retur
berhasil
di
simpan
kedalam
database
Tabel 4.27Use Case Narrative Melihat Laporan Persediaan Motor Use case Name
Melihat Laporan Persediaan Motor
Use case Id
15
Actor
Direktur, manager
Description
Use
Case
ini
direktur/manager
menggambarkan
kegiatan
untuk
Laporan
melihat
Persediaan Motor Pre condition
Usermemilih menu Laporan Persediaan
Trigger
Use
case
ini
dilakukan
agar
userdapat
mengetahui persediaan Motor di gudang Typical course of events
ActorAction 1. Direktur menu
Sistem response
memilih 2. Mempilkan Persediaan
Motor 3. Klik Periode laporan secara periodik dan
persediaan Motor 4. Menampilkan persediaan
secara
periodik
klik lihat Post condition
Laporan persediaan Motor berhasil ditampilkan
156
Tabel 4.28Use Case Narrative Laporan Pesanan Motor Customer Use case Name
Laporan Pesanan Motor Customer
Use case Id
14
Actor
Direktur, Manager
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan user melihat laporan pesanan Motor customer
Pre condition
Usermengklik menu Laporan Persediaan
Trigger
Use
case
ini
dilakukan
agar
userdapat
mengetahui trend penjualan saat ini Typical course of events
ActorAction
Sistem response
1. Actor memilih menu 2. Mempilkan Laporan Pesanan
pesanan Motor
3. Klik Periode laporan 4. Menampilkan
Post condition
secara periodik dan
pesanan
klik lihat
periodik
secara
Laporan Pesanan Motor Customer berhasil di tampilkan
Tabel 4.29Use Case Narrative Laporan Penjualan Use case Name
Laporan Penjualan
Use case Id
14
Actor
Direktur, Manager
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan user dalam melihat laporan penjualan
Pre condition
User mengklik menu Laporan Penjualan
Trigger
Use case ini dilakukan agar direktur/manager dapat membuat kebijakan promosi setelah melihat laporan penjualan
Typical course of events
ActorAction 1. Actor
Sistem response
memilih 2. Mempilkan
157
menu
Laporan
Penjualan 3. Klik laporan
penjualan 4. Menampilkan
Periode
penjualan
secara
periodik
secara
periodik dan klik lihat Post condition
Laporan Penjualan berhasil di tampilkan
Tabel 4.30 Use Case Narrative Laporan Retur Use case Name
Laporan Retur
Use case Id
16
Actor
Direktur
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
direktur/manager dalam melihat laporan retur Pre condition
Usermengklik menu Laporan
Trigger
Use case ini dilakukan agar usermembuat kebijakan
untuk
meningkatkan
kualitas
persediaan berdasarkan laporan retur Typical course of events
ActorAction
Sistem response
1. Actor memilih menu 2. Mempilkan retur Retur 3. Klik Periode laporan secara periodik dan
4. Menampilkan retur periodik
klik lihat Post condition
Laporan Retur berhasil di tampilkan
secara
158
Tabel 4.31 Use Case Narrative Ramalan Penjualan Use case Name
Forecasting
Use case Id
17
Actor
Direktur
Description
Use
Case
ini
menggambarkan
kegiatan
Direktur dalam melihat Ramalan Penjualan Pre condition
Usermengklik menu Forecasting
Trigger
Use case ini dilakukan agar usermelihat ramalan penjualan diperiode yang akan datang untuk mengetahui perkiraan jumlah permintaan customer berdasarkan laporan penjualan
Typical course of events
ActorAction 1. Actor
Sistem response
memilih
2. Mempilkan grafik
menu Forecasting Post condition
forecasting
Ramalan Penjualan berhasil di tampilkan
Tabel 4.32 Use Case Narrative Manage Pegawai Use case Name
Manage Pegawai
Use case Id
18
Actor
HRD
Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan user dalam manage pegawai
Pre condition
Usermengklik menu Pegawai
Trigger
Use case ini dilakukan ketika menambah user dan mereset password
Typical course of events
ActorAction 1. Memilih
Sistem response menu 2. Menampilkan
pengguna 3. Klik lihat/ubah pada listpegawai
listuser 4. Menampilkan data pegawai
159
5. Mengubah/menambah 6. Sistem data pegawai dan klik
menyimpan
ke
simpan
dalam database
Keluar dari sistem
Post condition
Tabel 4.33Use Case Narrative Logout Use case Name
Logout
Use case Id
19
Actor
Marketing,
Keuangan,
Inventory,
Manager,
Direktur, Admin, HRD Description
Use Case ini menggambarkan kegiatan user dalam keluar dari sistem ini
Pre condition
Userlogin ke dalam system
Trigger
Use case ini dilakukan saat user telah selesai menggunakan sistem ini
Typical course of events
ActorAction 1. Klik Keluar
Sistem response 2. Mengeluarkan dari sistem
Post condition
Keluar dari sistem
160
4.3.1.2 Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem dan user. Berikut ini adalah activity diagram yang terdapat pada sistem informasi penjualan: 1.
Gambar 4.5Activity Diagram Login Pada activity diagram login ini, user yang terdiri dari Marketing, Keuangan, Inventory, Manager, Direktur, HRD dan Admin harus mengisikan username dan password terlebih dahulu untuk dapat mengakses sistem informasi penjualan ini. Setelah berhasil memasukkan username dan password lalu sistem memverfikasi username dan passworduser dan menampilkan halaman utama sesuai dengan level user.
161
2.
Activity Diagram Input SO (Sales Order) Marketing
sistem
mulai
pilih menu SO
Menampilkan form SO
input form SO
save
cancel
menampilkan SO baru
selesai
Gambar 4.6Activity DiagramInput SO (Sales Order)
Pada activity diagram ini aktifitas yang terjadi adalah actor yang ingin menginput SO (Sales Order). Input pemesanan konsumen ini dilakukan langsung ke sistem dan sudah terintegrasi dengan sistem laporan pesanan Motor dari konsumen yang terkomputerisasi.
162
3.
Activity Diagram Manage User Marketing
sistem
mulai
Menampilkan list pengguna
pilih menu pengguna
klik edit
Menampilkan form edit pengguna
mengisi Form Edit Pengguna dan klik simpan
menyimpan kedalam database
selesai
Gambar 4.7Activity DiagramManage User Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Admin, Aktifitas yang dilakukan dalam activity ini adalah memanage user. Dalam kegiatan ini user memilih menu
pengguna
dan
sistem
akan
menampilkan
listpengguna, kemudian admin klik edit pada pengguna yang akan di edit datanya. Sistem akan menampilkan formeditpengguna, kemudian admin mengedit data user
163
diikuti klik simpan. Activity ini dilakukan jika user ingin mereset password.
4.
Activity DiagramInput Permintaan Persediaan Motor Marketing
sistem
mulai
marketing memilih menu permintaan persediaan
menampilkan form surat permintaan persediaan
mengisi form surat permintaan persediaan
klik save
menampilkan permintaan persediaan
selesai
Gambar 4.8 Activity Diagram Permintaan Persediaan Motor
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Marketing, Aktifitas yang dilakukan dalam activity ini adalah menginput surat permintaan persediaan motor. Dalam kegiatan ini user memilih menu Permintaan Persediaan dan sistem akan menampilkan form permintaan persediaan. Activity ini dilakukan jika pesanan Motor customer tidak ada di gudang.
164
5.
Activity Diagram input data pengiriman Motor Marketing
sistem
mulai
pilih menu pengiriman motor
menampilkan form surat pengiriman motor
mengisi form surat pengiriman motor
klik save
menyimpan kedalam database
selesai
Gambar 4.9Activity DiagramPermintaan Persediaan Motor
Pada activity diagram ini actor pada proses ini adalah Marketing. Tujuan dari proses ini adalah marketing membuat Surat Pengiriman Motor yang akan dibawa oleh shipping dalam menjalankan tugas distribusinya.
165
6.
Activity DiagramInputInvoice Keuangan
sistem
mulai
Memilih menu invoice
menampilkan form invoice
Mengisi data invoice, Klik simpan
Menyimpan ke dalam database
selesai
Gambar 4.10Activity DiagraminputInvoice
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah bagian keuangan. Tujuan dari proses ini adalah bagian keuangan membuat Invoice yang berguna sebaagai penagihan pembayaran pada customer. Proses dalam activity ini dilakukan pertama-tama dengan membuka menu Invoice. Lalu sistem akan menampilkan formInvoice.
Setelah
actor
mengisikan
formInvoicemengklik save maka sistem akan menyimpan data Invoice.
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah bagian Keuangan. Tujuan dari proses ini adalah menginput
pembayaran
dari
customer
yang
mengintergrasikan dengan laporan penjualan. Pada proses ini actor memulai dengan membuka menu pembayaran customer kemudian sistem menampilkan form
pembayaran.
Lalu
actor
menginputform
pembayaran dan mengklik save dan sistem menyimpan kedalam database pembayaran.
167
8.
Activity DiagramInput Surat Masuk Motor Inventory
sistem
mulai
Memilih menu Surat masuk motor
Menampilkan Form Surat Masuk Motor
Mengisi form surat masuk motor serta klik simpan
Menyimpan ke dalam database
selesai
Gambar 4.12Activity DiagraminputSurat Masuk Motor
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Bagian Inventory. Tujuan dari proses ini adalah bagian Inventory membuat surat masuk Motor ke gudang bersamaan dengan Motor yang baru masuk. Proses ini dimulai dengan actor memilih menu Surat Masuk Motor lalu sistem menampilkan form surat masuk motor kemudian actor mengisi form tersebut dan mengkilk simpan maka sistem akan menyimpan ke dalam database Surat Masuk Motor.
168
9.
Activity Diagram Cetak Invoice Inventory
sistem
mulai
Memilih Menu Kirim Motor
Menampilkan data pesanan motor
Klik cetak invoice
Mencetak invoice
selesai
Gambar 4.13Activity Diagramcetak invoice
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah bagian inventory. Tujuan dari proses ini adalah mencetak Invoice yang akan di serahkan ke customer melalui shipping. Proses ini dimulai dengan actor membuka menu Notifiksi lalu sistem menampilkan data Invoice dan kemudian actor mengkilik print maka sistem akan mencetak Invoice tersebut.
169
10. Activity Diagram Cetak Surat Pengiriman Motor Inventory
Sistem
mulai Pilih Menu Kirim Motor
Menampilkan data Pesanan motor
Klik Cetak Surat Pengiriman Motor Mencetak surat pengiriman motor
selesai
Gambar 4.14 Activity Diagram cetak surat pengiriman Motor
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah bagian inventory. Tujuan dari proses ini adalah mencetak surat pengiriman Motor yang akan di serahkan ke customer melalui shipping. Proses ini dimulai dengan actor
membuka
menu
Kirim
Motor
lalu
sistem
menampilkan data pesanan Motor kemudian actor mengkilik cetak maka sistem akan mencetak surat pengiriman Motor tersebut.
170
11. Activity Diagram Manage Motor Gudang Inventory
Sistem
mulai
Memeilih menu Manage Motor
Menampilkan data Persediaan
Klik Ubah Persediaan Menampilkan Ubah Persediaan Ubah Persediaan Serta klik simpan Menyimpan kedalam database mulai
Gambar 4.15 Activity Diagram Manage motor gudang
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Bagian inventory. Tujuan dari proses ini adalah memanage Motor di gudang. Proses ini dimulai dengan membuka menu Manage Motor. Lalu sistem akan menampilkan data persediaan motor di gudang. Actor mengklik menu Ubah Persediaan dan mengisikan data motor yang diubah dari persediaan gudang kemudian klik simpan. Dan sistem menyimpan data Motor di gudang tersebut ke dalam database.
171
12. Activity DiagramInput Retur
Inventory
Sistem
mulai
Memeilih menu Retur
Menampilkan Form Retur
Input data retur Dan klik simpan
Menyimpan data retur Kedalam database
selesai
Gambar 4.16 Activity Diagram Input Retur
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah bagian Inventory. Tujuan dari proses ini adalah bagian inventory menginput data retur dari customer. Proses ini dimulai dengan membuka menu Retur lalu sistem menampilkan formretur kemudian actor menginput data retur dan klik simpan maka sistem akan menyimpan data retur kedalam database.
172
13. Activity Diagram Melihat Laporan Persediaan Motor Manager, Direktur
Sistem
mulai
Pilih Menu Persediaan Motor
Menampilkan Persediaan Motor
Filter Laporan Berdasarkan Group Menampilkan Persediaan Berdasarkan Group
Print
Mencetak Persediaan Berdasarkan Group
View
Menampilkan Laporan Persediaan Berdasarkan Group
selesai
Gambar 4.17 Activity Diagram Melihat Laporan Persediaan Motor
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Direktur dan Manager. Tujuan dari proses ini adalah Direktur dapat melihat atau mencetak laporan persediaan Motor di gudang. Proses ini dimulai dengan memilih
173
menu Laporan Persediaan Motor lalu sistem akan menampilkan Laporan Persediaan.
14. Activity Diagram Melihat Laporan Pesanan Motor Customer Manager, Direktur
Sistem
mulai
Pilih Menu Pesanan Motor
Menampilkan Pesanan Motor
Menampilkan Laporan Pesanan Secara periodik
Filter Laporan Secara periodik
View
Print
Mencetak laporan Pesanan Secara periodik
Menampilkan Laporan PesananSecara periodik
selesai
Gambar 4.18Activity Diagram Melihat Pesanan Motor Customer
174
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Manager, Direktur. Tujuan dari proses ini adalah melihat laporan pesanan motor customer yang berguna untuk mengambil kebijakan persediaan motor melihat trend pada customer. Proses ini diumulai dengan membuka menu Pesanan Motor lalu sistem akan menampilkan laporan pesanan motor customer.
Gambar 4.19Activity Diagram Lihat Laporan Penjualan
175
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Direktur dan Manager. Tujuan dari proses ini adalah melihat laporan penjualan. Proses ini dimulai dengan membuka menu Laporan Penjualan lalu sistem akan menampilkan laporan penjualan secara keseluruhan.
16. Activity Diagram Melihat Laporan Retur Manager, Direktur
Sistem
mulai
Pilih Menu Laporan Retur
cancel
Cetak
Menampilkan Laporan Retur
Mencetak laporan Retur Secara periodik
selesai
Gambar 4.20 Activity Diagram Melihat Laporan Retur
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Direktur. Tujuan dari proses ini adalah melihat laporan retur yang yang dapat digunakan sebagai bahan keputusan meningkatkan kualitas produksi perusahaan yang lebih baik kedepannya. Proses ini dimulai dengan membuka menuRetur lalu sistem menampilkan laporan retur secara keseluruhan.
176
17. Activity Diagram Forecasting Direktur
Sistem
mulai
Pilih menu Forecasting
Menampilkan Forecasting
selesai
Gambar 4.21 Activity Diagram Forecasting
Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah Direktur. Tujuan dari proses ini adalah Direktur dapat melihat atau mencetak forecasting. Proses ini dimulai dengan memilih menu forecasting lalu sistem akan menampilkan forecasting.
177
18. Activity Diagram Manage Pegawai
HRD
sistem
mulai
Menampilkan list Pegawai
Pilih Menu pegawa
Klik ubah
Menampilkan Form ubah pengawai
Isi form ubah pegawai Serta klik simpan Menyimpan ke dalam database
selesai
Gambar 4.22 Activity Diagram Manage Pegawai Pada activity diagram ini actor yang terlibat adalah HRD, Aktifitas yang dilakukan dalam activity ini adalah memanage pegawai. Dalam kegiatan ini user memilih menu pengguna dan sistem akan menampilkan list pegawai, kemudian HRD klik edit pada pegawaiyang akan di
edit
datanya.
Sistem
akan
menampilkan
formeditpegawai, kemudian HRD mengedit data user
178
diikuti klik simpan. Activity ini dilakukan jika user ingin mereset password.
Mengeluarkan actor dari Sistem dan menampilkan halaman login
selesai
Gambar 4.23 Activity Diagram Logout
Pada activity diagram logout ini menjelaskan tentang acktor yang keluar dari sistem yaitu dengan cara mengklik Keluar dan sistem akan membawa keluar dari sistem dan menampilkan halaman login.
179
4.3.1.3. Sequence Diagram Sequence diagram ini menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, digambarkan pada sequence diagram berikut ini:
Data Valid () Masuk ke menu utama user () login berhasil ()
menampilkan halaman user ()
login gagal ()
menampilkan pesan kesalahan ()
Gambar 4.24Sequence Diagram Login
Dalam sequence diagram ini user pengguna sistem ini yang terdiri atas Direktur, Manager, Marketing, Keuangan, Inventory, HRD danAdmin sebelum masuk ke dalam sistem untuk mengakses fitur-fitur yang terdapat
180
dalam sistem ini harus melakukan login terlebih dahulu. Proses dalam login ini user membuka aplikasi lalu akan muncul halaman login dan user harus memasukkan username dan password. Setelah user memasukkan username dan password lalu sistem akan menvalidasi username dan password yang dimasukkan. Setelah username dan password valid maka sistem akan membuka halaman utama sesuai dengan level hak akses user.
2. Sequence Diagram SO (Sales Order)
order Form Sales Order
Marketing pilih menu SO ()
menampilkan form SO ()
mengisi form SO ()
klik simpan () menyimpan SO baru ()
Menyimpan data pelanggan ()
Gambar 4.25Sequence Diagram SO (Sales Order)
customer
181
Dalam sequence diagram update SO (Sales Order) ini, marketing memilih menu SO. Setelah form untuk input data muncul, lalu masukkan data SO kemudian Marketing menginput data-data dan memilih tombol simpan, lalu sistem akan mengecek kelengkapan data apakah masih ada data yang seharusnya diisi tapi tidak diisi. Setelah data tersebut di cek dan data tersebut telah terisi semua, sistem lalu menyimpan data SO tersebut disimpan ke dalam database.
3. Sequence Diagram Manage User
member Form Manage user
admin Memilih menu pengguna()
Menampilkan List pengguna()
Klik lihat/ubah pada list pengguna()
Menampilkan data pengguna()
Mengubah data pengguna dan klik simpan() menyimpan data ()
menyimpan data ()
Gambar 4.26 Sequence Diagram Manage User
profile
182
Dalam sequence diagram manage user, admin mengklik menu pengguna. Sistem akan menampilkan semua list pengguna. admin dapat melakukan perubahan dan melihat data list, dengan pilih klik lihat atau ubah, maka sistem akan menampilkan data pengguna yang telah di ubah dan menyimpan didalam database.
4. Sequence DiagramInput Permintaan Persediaan Motor
Order_item Form Permintaan persediaan Marketing pilih menu permintaan persediaan ()
menampilkan form permintaan persediaan()
input permintaan persediaan()
klik simpan() menyimpan data ()
Gambar 4.27 Sequence Diagram Input Permintaan Persediaan
183
Dalam persediaan,
sequence
marketing
diagram
input
permintaan
mengklik
menu
Permintaan
Persediaan. Setelah form untuk input data muncul, lalu masukkan
data
permintaan
persediaan
kemudian
marketing mengklik tombol simpan, lalu sistem akan mengecek kelengkapan data apakah masih ada data yang seharusnya diisi tapi tidak diisi. Setelah data tersebut di cek dan data tersebut telah terisi semua, sistem lalu menyimpan data permintaan persediaan tersebut disimpan ke dalam database.
5. Sequence Diagram Input Surat Pengiriman Motor
order Form surat pengiriman motor Marketing pilih menu pengiriman motor ()
menampilkan form surat pengiriman motor ()
mengisi form ()
klik simpan() menyimpan data ()
Gambar 4.28 Sequence Diagram Input Surat Pengiriman Motor
184
Dalam sequence diagram inputsurat pengiriman motor, marketing mengklik menu Pengiriman Motor. Setelah form untuk input data muncul, lalu masukkan Data Pengiriman Motor kemudian marketing mengklik tombol simpan, lalu sistem akan mengecek kelengkapan data apakah masih ada data yang seharusnya diisi tapi tidak diisi. Setelah data tersebut di cek dan data tersebut telah terisi semua, sistem lalu menyimpan data pengiriman Motor tersebut disimpan ke dalam database.
6. Sequence Diagram Input Invoice
Order_sign Form invoice
Keuangan pilih menu invoice ()
menampilkan form invoice ()
mengisi form ()
klik simpan()
menyimpan data ()
Gambar 4.29 Sequence Diagram Input Invoice
185
Dalam sequence diagram ini menjelaskan proses membuat Invoice yang dilakukan Bagian Keuangan sebagai aktor. Aktor memilih menu Invoice, kemudian sistem akan menampilkan forminvoice. Lalu aktor mengisi form tersebut dan klik simpan, kemudian sistem akan menyimpan ke database.
7. Sequence Diagram Input Pembayaran Customer
Order_pay Form pembayaran
Keuangan klik menu pembayaran customer ()
menampilkan form pembayaran ()
input data pembayaran ()
klik simpan()
menyimpan data ()
Gambar 4.30 Sequence Diagram Input Pembayaran Customer
186
Dalam sequence diagram ini menjelaskan proses menginput Pembayaran Customer yang dilakukan Bagian Keuangan
sebagai
Pembayaran
aktor.
Customer,
Aktor kemudian
memilih
menu
sistem
akan
menampilkan form pembayaran customer. Lalu aktor mengisi form tersebut serta klik tombol simpan kemudian sistem akan menyimpan ke database.
8. Sequence Diagram Input Surat Masuk Motor
item Form surat masuk motor Inventory pilih menu surat masuk motor()
menampilkan form surat masuk motor ()
input form surat masuk motor ()
klik simpan()
menyimpan data ()
Gambar 4.31 Sequence Diagram Input Surat Masuk Motor
187
Dalam sequence diagram ini menjelaskan proses menginput Surat Masuk Motor yang dilakukan Bagian Inventory sebagai aktor. Aktor memilih menu Surat Masuk Motor, kemudian sistem akan menampilkan form surat masuk motor. Lalu aktor mengisi form tersebut dan klik simpan kemudian sistem akan menyimpan ke database.
9. Sequence Diagram Cetak Invoice
Order_sign GUI
Lembar invoice
Inventory pilih menu kirim motor() get data pesanan motor()
menampilkan pesanan motor()
klik simpan()
mencetak invoice ()
Gambar 4.32 Sequence Diagram Cetak Invoice
Pada sequence diagram ini menjelaskan proses cetak Invoice yang dilakukan oleh Bagian Inventory sebagai aktor. Aktor memilih menu Kirim Motor dan
188
sistem menampilkan data Pesanan Motor yang telah disetujui oleh Bagian Keuangan. Lalu aktor klik cetak untuk mencetak Invoice yang telah di setujui oleh Bagian Keuangan.
10. Sequence Diagram Cetak Surat Pengiriman Motor
order Lembar surat Pengiriman motor
GUI
Inventory pilih menu kirim motor() get data pesanan motor()
menampilkan pesanan motor()
klik simpan()
mencetak surat pengiriman motor()
Gambar 4.33 Sequence Diagram Cetak Surat Pengiriman Motor
Pada sequence diagram ini menjelaskan proses cetak surat pengiriman motor yang dilakukan oleh Bagian Inventory sebagai aktor. Aktor memilih menu kirim motor dan sistem menampilkan data pesanan motor. Lalu aktor klik cetak untuk mencetak Surat Pengiriman Motor.
189
11. Sequence Diagram Manage Motor
item GUI
Inventory pilih menu manage motor () get data persediaan motor di gudang ()
menampilkan data persediaan motor ()
klik ubah ()
menampilkan form ubah persediaan ()
input data ubah persediaan()
klik simpan()
menyimpan data ()
Gambar 4.34 Sequence Diagram Manage Motor
Gambar sequence diagrammanage Motor ini menjelaskan proses memanage Motor di gudang yang dapat di lakukan oleh Bagian Inventory selaku aktor. Dimulai dari memilih menu Manage Motor dan sistem menampilkan data persediaan motor. Kemudian aktor mengklik Ubah Persediaan, sistem akan menampilkan formUbah
Persediaan.
Lalu
aktor
menginput
data
perubahan kemudian klik Simpan. Maka sistem akan
190
menyimpan perubahan data persediaan Motor tersebut.
12. Sequence Diagram InputRetur
retur GUI
Inventory pilih menu retur ()
menampilkan form retur ()
input form retur ()
klik simpan()
menyimpan data ()
Gambar 4.35 Sequence Diagram InputRetur
Gambar
sequence
diagram
inputretur
ini
digunakan untuk menjelaskan proses Bagian Inventory sebagai aktor dalam menginput data retur. Pertama aktor memilih menuRetur. Lalu sistem akan menampilkan formretur dan aktor akan menginput data retur dilanjutkan dengan klik Simpan. Maka sistem akan menyimpan data retur kedalam database.
191
13. Sequence Diagram Melihat Laporan Persediaan Motor
Order_pay
Order_item
item Laporan persediaan motor
Menghitung persediaan motor
GUI
Manager, Direktur Pilih menu laporan persediaan ()
get data () ged data () menghitung () menyimpan data ()
menampilkan laporan secara keseluruhan() Klik laporan berdasarkan group ()
filter data ()
Menampilkan laporan persediaan berdasarkan group () klik print ()
mencetak laporan ()
Gambar 4.36 Sequence Diagram Melihat Laporan Persediaan Motor
Gambar
sequence
diagram
melihat
laporan
persediaan Motor ini digunakan oleh manager dan Direktur sebagai aktor untuk melakukan proses melihat laporan persediaan Motor baik secara keseluruhan maupun secara periodik. Pertama aktor memilih menu Laporan Persediaan. Kemudian sistem menampilkan laporan persediaan motor secara keseluruhan. Lalu aktor memfilter laporan persediaan Motor berdasarkan periode bulan atau tahun. Sistem akan menampilkan secara periodik yang telah di filter oleh aktor. Kemudian jika aktor ingin mencetak laporan persediaan motor maka aktor
harus
192
mengklik print, maka sistem akan mengkonversi format laporan persediaan motor tersebut kedalam bentuk PDF.
14. Sequence Diagram Melihat Laporan Pesanan Motor
order GUI
Sortir data
Laporan pesanan motor
Manager, Direktur Pilih menu laporan pesanan()
menampilkan halaman filter laporan
klik laporan secara periodik () get data () sortir data secara periodik ()
menampilkan secara periodik() klik print ()
mencetak laporan pesanan motor()
Gambar 4.37 Sequence Diagram Pesanan Motor
Gambar
sequence
diagram
melihat
laporan
pesanan motor ini digunakan oleh manager dan Direktur sebagai aktor untuk melakukan proses melihat laporan pesanan motor dari customer baik secara keseluruhan maupun secara periodik. Pertama aktor memilih menu laporan pesanan. Kemudian sistem menampilkan halaman filter laporan pesanan motor. Lalu aktor memfilter laporan pesanan motor berdasarkan periode bulan atau tahun. Sistem akan menampilkan secara periodik yang telah di
193
filter oleh aktor. Kemudian jika aktor ingin mencetak laporan pesanan motor dari customer maka aktor harus mengklik print, maka sistem akan mengkonversi format grafik laporan pesanan motor dari customer tersebut kedalam bentuk PDF.
15. Sequence Diagram Melihat Laporan Penjualan
Order_pay GUI
Sortir data
Laporan penjualan
Manager, Direktur Pilih menu laporan penjualan()
menampilkan halaman filter laporan ()
klik laporan secara periodik () get data () sortir data secara periodik ()
menampilkan secara periodik() klik print ()
mencetak laporan penjualan ()
Gambar 4.38 Sequence Diagram melihat Laporan Penjualan
Gambar
sequence
diagram
melihat
laporan
penjualan ini digunakan oleh manager dan Direktur sebagai aktor untuk melakukan proses melihat laporan penjualan baik secara keseluruhan maupun secara periodik. Pertama aktor memilih menulaporan penjualan.
194
Kemudian sistem menampilkan halaman filter laporan. Lalu aktor memfilter laporan penjualan berdasarkan periode bulan atau tahun. Sistem akan menampilkan secara periodik yang telah di filter oleh aktor. Kemudian jika aktor ingin mencetak laporan penjualan maka aktor harus mengklik print, maka sistem akan mengkonversi format laporan penjualan tersebut kedalam bentuk PDF.
16. Sequence Diagram Melihat Laporan Retur
Retur Lembar laporan Retur
GUI
Manager, Direktur pilih menu retur () get data ()
menampilkan secara keseluruhan()
klik print ()
mencetak laporan retur ()
Gambar 4.39 Sequence Diagram Laporan Retur
Gambar sequence diagram melihat laporan retur ini digunakan oleh manager dan Direktur sebagai aktor untuk melakukan proses melihat laporan retur. Pertama aktor memilih menu laporan retur. Kemudian sistem
195
menampilkan laporan retur secara keseluruhan. Kemudian jika aktor ingin mencetak laporan retur maka aktor harus mengklik print, maka sistem akan mengkonversi format grafik laporan retur tersebut kedalam bentuk PDF.
17. Sequence Diagram Forcesting
Order_pay Lembar foresting
GUI
Direktur pilih forecasting() get data ()
menampilkan ramalan penjualan periode kedepan
klik print ()
mencetak forecasting()
Gambar 4.40 Sequence DiagramForecasting
Gambar
sequence
diagramForecasting
ini
digunakan oleh Direktur sebagai aktor untuk melakukan proses
Forecasting.
Pertama
aktor
memilih
menuforecasting. Kemudian sistem menampilkan grafik ramalan penjualan untuk bulan yang akan datang. Kemudian jika direktur ingin mencetak grafik ramalan penjualan maka direktur
harus mengklik print, maka
196
sistem
akan
mengkonversi
format
grafik
ramalan
penjualan tersebut kedalam bentuk PDF.
18. Sequence DiagramManage Pegawai
member
profile
Form Manage Pegawai HRD Memilih menu pegawai()
Menampilkan List pegawai()
Klik lihat/ubah pada list pegawai()
Menampilkan data pegawai()
ubah data pegawai dan klik simpan() menyimpan data ()
menyimpan data ()
Gambar 4.41 Sequence Diagram Manage Pegawai
Dalam sequence diagram manage pegawai, HRD sebagai aktormengklik menu pegawai. Sistem akan menampilkan semua list pegawai. HRD dapat melakukan perubahan dan melihat data list, dengan pilih klik lihat atau ubah, maka sistem akan menampilkan data pegawai yang telah di ubah dan menyimpan didalam database.
Gambar sequnce diagram ini menejelaskan tentang proses keluar dari sistem yang dilakukan oleh semua aktor yang terlibat dalam sistem ini, yaitu Direktur, Manager, Marketing, Keuangan, Inventory, HRD dan Admin. Dengan mengklik logout dan sistem akan membawa aktor ke halaman login user.
198
4.3.1.4 Class Diagram Class diagram menggambarkan objek-objek yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara kelas objek yang terjadi di dalam sistem informasi penjualan ini. Class diagram dari sistem informasi penjualan ini adalah sebagai berikut: Tabel 4.34 Identifikasi potensial objek “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan pada PT. Berkah Jaya Motor
penambahan, perubahan atau penghilangan class, yaitu
1
207
a. Class Member adalah class induk dari Profile dan aktor-aktor. Maka pada bagian RDBMS tabel class aktor-aktor akan hilang karena telah diwakili oleh class member. Sebagai penggambaran penghapusan adalah sebagai berikut :
Desain Interface Dalam tahapan ini, akan di rancang tampilan tatap muka (interface) dari sistem informasi penjualan yang akan dibangun. Perancangan interface ini akan dibagi menjadi beberapa halaman sesuai dengan tugas dan wewenang aktor dalam sistem ini, diantaranya halaman marketing, halaman keuangan, halaman produksi, halaman inventory dan halaman manager.
1.
Halaman Login
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PT. BERKAH JAYA MOTOR User Name : Password :
Login
Gambar 4.48 Perancangan Interface Login Setiap user yang ingin mengakses sistem informasi penjualan ini harus melakukan login di halaman ini. Dan setelah user melakukan login, sistem akan men-directuser sesuai denga level penggunannya.
219
2.
Marketing a.
Persediaan Motor
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
No
Kode_Motor
Pesanan
Tipe Motor
Pengiriman
Jenis Motor
Persediaan
Tahun
Permintaan
Jumlah
Keuangan
Harga
Laporan
Akun
Status
manage
Tabel Data Motor
Gambar 4.49 Perancangan InterfacePersediaan Motor Halaman
Persediaan
Motorini
digunakan
olehmarketinguntuk melihat persediaan motor yang tersedia. Pada Halaman marketing ini menampilkan menu yang boleh di akses oleh marketing diantaranya : SO, Permintaan Persediaan dan Surat Pengiriman Motor.
220
b.
Input SO
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Sales Order
Tabel Sales Order Kode_Motor
No. SO Nama No KTP Alamat Telp. Merk Motor Jumlah no
Merk
Nama Barang
Nama Motor
: : : : : : : Kode motor
Tipe Motor
Merk Motor
Jenis Motor
Tambah
Tahun Motor
Banyak
Harga Satuan
Total
Simpan
Gambar 4.50 Perancangan Interface Input SO Perancangan interfaceupdate SO ini digunakan oleh marketing untuk menginput pesanan dari customer.
c.
Input Permintaan Persediaan
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Permintaan Produksi
Tabel Permintaan Persediaan Sal es Or der
Nama Motor
Juml ah Per mi nt aaan Per sedi aan
Cek St at us
Gambar 4.51 Perancangan Interface Inputpermintaan persediaan
Akun
221
Perancangan
interfaceinput
permintaan
persediaan ini menggambarkan tentang perancangan jika pesanan motor dari customer tidak ada di gudang, maka
marketing
membuat
surat
permintaan
persediaan untuk segera disediakan oleh bagian inventory.
d.
Input Data Pengiriman Motor
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Pengiriman Motor
Tabel Surat Pengiriman Motor No So
Atas Nama
No Surat Pengiriman Motor
No. SO No. SPM Nama No KTP Alamat Telepon
: : : : : :
No
Kode Motor
Nama Motor Tambah
Banyak
Harga Satuan
Total
Simpan
Gambar 4.52 Perancangan InterfaceInput Surat Pengiriman Motor Perancangan interfaceinput surat pengiriman motor ini menggambarkan rancangan halaman surat pengiriman motor. Halaman ini akan muncul ketika user memilih sub menu Pengiriman Motor. Halaman ini menampilkan forminput untuk surat pengiriman
Akun
222
3. Keuangan a. Perancangan InterfaceHome Keuangan
NAMA PERUSAHAAN
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Invoice Pembayaran
Biodata Pegawai Keuangan
Gambar 4.53 Perancangan Interface Home Keuangan Perancangan interface ini menjelaskan tahapan setelah keuangan berhasil melakukan login dan sistem langsung menampilkan halaman home untuk keuangan beserta menu-menu untuk level user keuangan.
Akun
223
b. Perancangan InterfaceInputInvoice
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Invoice
Kode_Motor
Tabel Invoice Nama Barang
Merk
Nama Motor
Pesanan Motor Tanggal Pesanan No SO Atas Nama No KTP Alamat Telepon no
Kode motor
: : : : : : Merk Motor
Tipe Motor
Jenis Motor
Banyak
Tahun Motor
Harga Satuan
Total
Simpan
Gambar 4.54 Perancangan InterfaceInputInvoice.
Perancangan
interfaceinputInvoiceini
menjelaskan tentang pembuatan data Invoice dalam suatu proses penjualan. Dalam mengakses data ini Keuangan memilih submenu Invoice dalam menu Input dan sistem akan memunculkan formInvoice. Setelah berhasil
melakukan
penginputan
Invoice
maka
keuangan harus membuat persetujuan Invoice dengan fitur notifikasi yang ada dalam sistem ini.
224
c. Perancangan InterfaceInput Pembayaran Customer
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Invoice
Kode_Motor
Tabel Pembayaran Nama Barang
Nama Motor
Merk
Pesanan Motor Tanggal Pesanan No SO Atas Nama No KTP Alamat Telepon no
: : : : : : Kode motor
Merk Motor
Banyak
Harga
Total
Simpan
Gambar 4.55 Perancangan Interface input pembayaran customer Perancangan
interfaceinput
pembayaran
customer ini menjelaskan tentang input hasil penjualan perusahaan. Dalam mengakses data ini keuangan memilih
submenu
pembayaran.
Halaman
menampilkan forminput pembayaran dari customer.
ini
225
4. Inventory a. Perancangan Interface HomeInventory
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Kirim Barang
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Manage Barang Retur
Biodata Pegawai Inventory
Gambar 4.56 Perancangan interface home Inventory Perancangan
interface
ini
menjelaskan
tahapan setelah Inventory berhasil melakukan login dan sistem langsung menampilkan halaman home untuk inventory
beserta
userInventory.
menu-menu
untuk
level
226
b. Perancangan Interface InputSurat Masuk Motor
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Surat Masuk Motor
TABEL PERMINTAAN PERSEDIAAN Nama Motor
Sales Order
Jumlah Kebutuhan Persediaan
TABEL SURAT MASUK MOTOR Kode_Motor
Merk Motor
Tipe Motor
Jenis Motor
Tahun
Jumlah
SURAT MASUK MOTOR Motor Merk Tipe Motor Jenis Motor Tahun Harga Satuan Jumlah
Simpan
Gambar 4.57 Perancangan interface inputsurat masuk Motor Perancangan interfaceinput surat masuk Motor ini menjelaskan tentang input surat masuk Motor. Dalam mengakses data ini produksi memilih submenu Surat Masuk Motor. Halaman ini menampilkan formSurat Masuk Motor.
227
c. Perancangan Interface Cetak Invoice
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
TABEL PESANAN MOTOR No Surat Pengiriman Motor
No SO
Invoice (Print)
Kirim
Gambar 4.58 Perancangan interface cetak Invoice Perancangan interfaceinput cetak Invoice ini menjelaskan tentang cetak Invoice. Dalam mengakses data ini Inventory memilih menu notifiasi. Halaman ini menampilkan Invoice yang siap di cetak. d.
Cetak Surat Pengiriman Motor
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
TABEL PESANAN MOTOR No SO
No Surat Pengiriman Motor (cetak)
Invoice
Kirim
Gambar 4.59 Perancangan interface cetak Surat Pengiriman Motor
228
e. Perancangan Interface Manage Motor Gudang
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Manage Motor
TABEL PERSEDIAAN MOTOR Kode_Motor
Merk Motor
Tipe Motor
Jenis Motor
Tahun
Jumlah
Status
Manage
PERSEDIAAN MOTOR Tanggal Kode Motor Merk Motor Tipe Motor Jenis Motor Tahun Harga Satuan Jumlah
Simpan
Gambar 4.60 Perancangan interfacemanage motor gudang
Perancangan
interfacemanage
Motorini
menjelaskan tentang manage Motor digudang. Dalam mengakses data ini inventory memilih submenumanage Motor dalam menu manage. Halaman ini menampilkan persediaan motor digudang dan akan di manage oleh bagian inventory.
229
f.
Perancangan Interface InputRetur
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Retur Motor
TABEL RETUR MOTOR No Retur
No Invoice
Tanggal
Kode Motor
Jumlah
Keterangan
Manage
RETUR MOTOR No Retur Tanggal No Invoice Motor Jumlah Keterangan
Simpan
Gambar 4.61 Perancangan interface inputretur
Perancangan
interface
input
retur
ini
menjelaskan tentang input retur Motor dari customer. Dalam mengakses data ini inventory memilih submenu retur dalam menu input. Halaman ini menampilkan form retur.
230
5. Direktur a. Perancangan Interface Home Direktur
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Persediaan Barang Pesanan Barang Penjualan Retur
BIODATA DIREKTUR
Forecasting
Gambar 4.62 Perancangan interface home manager/Direktur Perancangan
interface
ini
menjelaskan
tahapan setelah direktur berhasil melakukan login dan sistem langsung menampilkan halaman home untuk direktur beserta menu-menu untuk level userdirektur.
231
b. Perancangan Interface Melihat Laporan Persediaan Motor
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Grafik Persediaan Motor
Persediaan Laporan Persediaan
Pesanan Laporan Pesanan
Retur Laporan Retur
35 30 25 20 15 10 5 0
Food Gas Motel
Jan
Penjualan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Laporan Penjualan
Forecasting Forecasting
Gambar 4.63 Perancangan laporan persediaan motor Perancangan interface laporan persediaan motor ini menjelaskan tentang melihat laporan persediaan motor. Dalam mengakses data ini direkturmemilih submenuLaporan Persediaan Motor. Halaman ini menampilkan laporan persediaan motor di gudang.
232
c. Perancangan Interface Melihat Laporan Pesanan Motor Customer
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Grafik Pesanan Motor
Persediaan Laporan Persediaan
Pesanan Laporan Pesanan
Retur Laporan Retur
35 30 25 20 15 10 5 0
Food Gas Motel
Jan
Penjualan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Laporan Penjualan
Forecasting Forecasting
Gambar 4.64 Perancangan interface pesanan motor customer Perancangan interface laporan pesanan motor customer ini menjelaskan tentang melihat laporan pesanan motor customer. Dalam mengakses data ini direkturmemilih submenu Laporan Pesanan Motor. Halaman ini menampilkan laporan pesanan motor dari customer secara periodik.
233
d. Perancangan Interface Melihat Laporan Penjualan
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Grafik Penjualan Motor
Persediaan Laporan Persediaan
35 30 25 20 15 10 5 0
Pesanan Laporan Pesanan
Retur Laporan Retur
Food Gas Motel
Jan
Penjualan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Laporan Penjualan
Forecasting Forecasting
Gambar 4.65 Perancangan interface laporan penjualan
Perancangan interface laporan melihat laporan penjualan ini menjelaskan tentang melihat laporan
melihat
mengakses
data
laporan ini
penjualan.
direkturmemilih
Dalam submenu
Laporan Penjualan. Halaman ini menampilkan laporan melihat laporan penjualan secara periodik.
234
e.
Perancangan Interface Melihat Laporan Retur
PT. BERKAH JAYA MOTOR
Master data
Pesanan
Pengiriman
Persediaan
Permintaan
Keuangan
Laporan
Akun
Grafik Retur Motor
Persediaan Laporan Persediaan
Pesanan Laporan Pesanan
Retur Laporan Retur
35 30 25 20 15 10 5 0
Food Gas Motel
Jan
Penjualan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Laporan Penjualan
Forecasting Forecasting
Gambar 4.66 Perancangan interface melihat laporan retur Perancangan
interface
laporan
melihat
laporan retur ini menjelaskan tentang melihat laporan melihat laporan retur. Dalam mengakses data ini manager memilih submenu returdalam menu laporan. Halaman ini menampilkan laporan melihat laporan retursecara periodik.
235
4.4 Construction & Testing 4.4.1 Pemrograman (Coding) Pada tahap pemrograman ini spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.
2.
Perangkat keras a.
Prosessor intel (R) Dual Core
b.
RAM 2GB
c.
Hardisk 5000GB
d.
Monitor dengan resolusi 1200x800 pixel
Perangkat lunak a.
Windows 7 ultimate
b.
Adobe dreamweaver CS 3
c.
Miscrosoft Visio 2007
d.
Xampp
e.
Browser Mozila firefox versi 17.0 Sedangkan perangkat keras dan lunak yang mendukung untuk
diterapkan sistem ini adalah 1.
Perangkat keras a.
Server
b.
Prosessor minimal setara dengan Pentium IV atau keatas
c.
RAM 1GB atau lebih
236
2.
Perangkat lunak a.
OS Windows 7 atau versi terbaru. OS Linux dengan variannya
b.
Browser Mozilla atau google chrome
c.
Flash Player
4.4.2 Pengujian Sistem (Blackbox Testing) Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap sistem informasi penjualan PT. Berkah Jaya Motor. Pengujian yang dilakukan adalah pengujian external (Blackbox Testing). Blackbox Testing yaitu melakukan pengujian terhadap aplikasi dengan cara memeriksa satu persatu link yang ada dengan menggunakan tabel pengujian, apakah link tersebut sudah sesuai seperti yang diharapkan atau belum. Pengujian ini antara lain : 1.
Pengujian Proses Login
2.
Pengujian Proses Sales Order
3.
Pengujian Proses Surat Pengiriman Motor
4.
Pengujian Proses Invoice
5.
Pengujian Proses Pembayaran
6.
Pengujian Proses Kirim Motor
7.
Pengujian Proses Surat Masuk Motor (Persediaan)
8.
Pengujian Proses Cetak Surat Pengiriman Motor
9.
Pengujian Proses Retur
10. Pengujian Proses Laporan Persediaan 11. Pengujian Proses Laporan Retur
237
12. Pengujian Proses Laporan Pesanan 13. Pengujian Proses Laporan Penjualan 14. Pengujian Proses Forecasting (Ramalan Penjualan)
Hasil print out dari testing selengkapnya dapat dilihat di lampiran 3
1. BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa : 6. Sistem Informasi Penjualan ini digunakan oleh bagian Direktur, Manager, Marketing, Keuangan, Inventory, HRD dan Admin 7. Sistem ini berfokus pada proses penjualan, laporan pemesanan, laporan retur, laporan persediaan dan laporan penjualan. 8. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah menggunakan metode berorientasi objek dengan model pengembangan Rapid Application Development (RAD) dan tools UML yang meliputi use case diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. 9. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Adapun database yang digunakan adalah dengan menggunakan MySQL. 10. Ramalan penjualan menggunakan metode Simple Moving Average.
238
5.2
Saran Beberapa saran yang peneliti sampaikan dalam perancangan sistem informasi penjualan ini, yaitu : 1.
Sistem dikembangkan dengan menambahkan hak akses kepada Customer sehingga dapat melihat langsung persediaan motor yang ada di perusahaan dan dapat melakukan sales order sendiri.
2.
Ada penambahan aplikasi chat pada sistem, sehingga setiap pegawai dapat berkomunikasi ke semua bagian yang ada pada perusahaan.
3.
Forecasting dalam sistem di tambah dengan metode yang berbeda sehingga Direktur selaku eksekutif dapat membandingkan dan menganalisis metode ramalan penjualan yang lebih akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Alwi, Hasan. (2007). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Assauri, S. (2004). Manajemen produksi dan operasi. Edisi revisi. Jakarta : Universitas indonesia. Buchori Alma. (2008). Managemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa. Bandung: Alfabeta Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley., Tegarden, David. (2005). System Analysis and Design With UML Version 2.0 : An Object-Oriented Approach 2nd Edition. United States : John Wiley & Sons. Hariyanto B. (2004). Sistem Manajemen Basis Data: Pemodelan, Perancangan, dan Terapannya. Bandung: Informatika. Hasibuan Z. (2007) Metodologi Penelitian pada bidang Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi: Konsep, Teknik dan Aplikasi. Fakultas Ilmu Komputer UI: Jakarta. Herjanto, Eddy. (2008). Manajemen Operasi. Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi: Yogyakarta. Jogiyanto. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi: Pedoman dan Contoh Melakukan Penelitian di Bidang Sistem Teknologi Informasi, Andi. Yogyakarta. Kadir A. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit: Andi, Yogyakarta.
Kalakota, R. and Robinson, M. (2001), e-Business 2.0 : Roadmap for Successs, Addison-Weley, New Jersey. Kustiyahningsih, Y. dan Anamisa, D. R. (2011). Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP& MySQL. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ladjamudin, bin Al-bahra. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu. Ma‟Arif & Hendri, Tanjung. (2006). Manajemen Operasi. Jakarta: Penerbit Grasindo. Mathiassen, Lars., Munk-Madsen, Andreas., Nielsen, Peter A., Stage, Jen. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Forlaget Marko. Denmark. McLeod, Raymond, Jr. & Schell, Goerge. (2008). Sistem Informasi Manajemen, Edisi-10 Terjemahan Ali Akbar Yulianto. Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, edisi ke-3. Jakarta : Salemba Empat. Mulyanto A. (2009). Sistem Informasi Konsepdan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar. Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Penerbit Graha Ilmu: Yogyakarta. Nazir. Ph.D. (2005). Metode Penelitian. Bogor : Ghalia Indonesia Nickerson, R. C. (2001). Business and Information Systems (2nd Edition). New Jersey : Prentice Hell. Niswonger. C. Niswonger, Rollin. (2009). Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi ke-19. Jakarta : Salemba Empat.
Pujawan, I.N. (2008), Supply Chain Management, Guna Widya, Surabaya. Pressman RS. (2007). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Penerbit Andi. O‟Brien J. (2008). Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis Dan Manajerial Edisi 10. Jakarta : Salemba : Informatika Rangkuti, Freddy. (2004). Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta : Grafindo Persada. Rijan, Yunirman., dan Koesoemawati, Ira. (2009). Cara mudah membuat surat perjanjian / kontrak dan surat penting lainnya. edisi pertama cetakan pertama. Raih Asa Sukses . Jakarta.
Rizky, Soetam. (2011). Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka, Soemarso S. R. (2004). Akuntansi Suatu Pengantar. Buku satu. Edisi lima. Jakata: Salemba Empat. Sholiq. (2006). Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Sukoco, Badri M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Penerbit Erlangga Sumayang, L. (2003). Dasar -Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama, Jakarta : PT. Salemba Empat Patria. Turban E, Aronson JE. (2005). Decision Support Systems and Intelligent System 6th Edition. Prentice-Hall, Ic, New Jersey. Turban, E., King, D., Lee, J., Liang, T.P., and Turban, D. (2010). Electronic Commerce 2010 : A Managerial Perspective, Pearson, New Jersey.
Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D,. Dittman, Kevin C. (2004). System analysis and design methods. 7th Edition. New York : McGraw Hill.
1. LAMPIRAN WAWANCARA I Tabel. 3.1 Wawancara Topik Penelitian:
“Sistem Informasi Penjualan PT. Berkah Jaya Motor”
Nama Unit
Saepul Bahri (Peneliti), Bapak Ahmad Yani
Terkait:
(Direktur)
Pembahasan:
Tentang proses bisnis, alur penjualan, teknologi yang digunakan dan beberapa hal yang harus diketahui eksekutif dalam laporan penjualan motor di PT. Berkah Jaya Motor
Hari dan Tanggal:
Jum‟at, 07 Februari 2014
Tempat:
PT. Berkah Jaya Motor Jl. Kp. Sawah RT 01/02 No. 25 Kelurahan Jatimulya Kecamatan Cilodong – Depok
Pukul:
14.00 – 16.00 WIB
Draft Pertanyaan:
5. Bagaimana proses penjualan yang ada pada PT. Berkah Jaya Motor? 6. Adakah kendala yang dihadapi dalam proses penjualan? 7. Bagaimana dengan proses pembuatan laporan? 8. Teknologi apa yang digunakan dalam membantu proses penjualan? 9. Solusi apa yang diharapkan dari masalah yang ada?
2.
LAMPIRAN WAWAN CARA II
Topik Penelitian:
“Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Berkah Jaya Motor”
Nama Unit
Saepul Bahri (Peneliti), Muhammad Ridwan
Terkait:
(Manager) Tentang proses bisnis, alur penjualan, media
Pembahasan:
penyimpanan data data dan beberapa hal yang harus diketahui eksekutif dalam laporan penjualan motor di PT. Berkah Jaya Motor
Hari dan Tanggal: Senin, 10 Februari 2014 PT. Berkah Jaya Motor Tempat:
Jl. Kp. Sawah RT 01/02 No. 25 Kelurahan Jatimulya Kecamatan Cilodong - Depok
Pukul:
10.00 – 12.00 WIB 1. Apa Tugas Pokok dan Fungsi Bapak sebagai Manager? 2. Bagaimana proses bisnis yang ada pada PT. Berkah Jaya Motor? 3. Media penyimpanan data data yang digunakan?
Draft Pertanyaan:
4. Informasi apa saja yang diberikan kepada Eksekutif dalam hal laporan? 5. Bagaimana dengan proses laporan dan motor yang tersedia? 6. Adakah kendala yang dihadapi dalam proses pembuatan laporan? 7. Apakah sudah ada sistem yang membantu dalam pembuatan laporan?
LAMPIRAN III
1.
Pengujian Proses Login
Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses
Pengujianproses Login Semua actor 1. Aktifkan kesistem! 2. Masukkan “username”dan “password”! 3. Klik button Login
Tanda Peringatan Kesalahan
“Maaf! Anda belum bisa mengakses sistem kami”
Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
- Actor berhasil Login - Masuk ke halaman Home masing masing actor OK OK -
Gambar diatas menampilkan halaman Login pada sistem informasi penjualan, agar actor dapat mengakses sistem ini, actor harus terlebih
dahulu login dengan cara memasukkan username dan password pada field dan kemudian klik button Login.
Gambar diatas menampilkan halaman Home salah satu actor pada sistem informasi penjualan, ini menjelaskan bahwa actor dalam mengisi username dan password telah sesuai dan berhasil melakukan proses login.
Gambar diatas menampilkan peringatan pada proses login, ini menjelaskan bahwa actor dalam memasukkan username dan password tidak sesuai sehingga actor tidak berhasil masuk ke sistem informasi penjualan.
2.
Pengujian Level Marketing a. Proses Sales Order
Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses
Pengujianproses Sales Order Marketing Pesanan Sales Order 1. Klikmenusales order 2. Mengisi “No SO”, “Nama”, “No KTP”, “Alamat”, “Telepon”, “Merk Motor”, “Jumlah” 3. Klik tombol Simpan
Tanda Peringatan Kesalahan
“Please fill out this field”
Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
“Berhasil! Data telah disimpan” OK OK Tanda peringatan kesalahan dapat menyesuaikan pada form yang belum diisi.
Gambar diatas menampilkan halaman data persediaan motor pada sistem informasi penjualan, agar marketing dapat melakukan sales order, marketing harus memilih menu sales order yang ada pada menu Pesanan.
Gambar diatas menampilkan halamanformsales order, agar marketingdapat melakukan sales order, marketing harus mengisi fieldfield yang ada pada halaman sales order, sepeti No SO, Nama, No KTP, Alamat, Telepon, Merk Motor, Jumlah dan klik tombol simpan.
Gambar diatas menampilkan halaman peringatan pada saat melakukan sales order, yang disebabkan karena field-field yang ada pada halaman sales order kurang lengkap.
Gambar diatas menampilkan daftar sales order, ini menjelaskan bahwa marketing yang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman sales order telah berhasil disimpan dan menjadi data pesanan motor.
b. Surat Pengiriman Motor Pengujian proses Surat Pengiriman Motor Actor Marketing Menu Pengiriman Sub Menu Pengiriman Motor Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuPengiriman Motor Proses 2. Klik button Buat Surat Pengiriman Motor pada tabel Surat Pengiriman Motor 3. Isi “No SO”, “No Surat Pengiriman Motor”, “Nama”, “No KTP”, “Alamat”, “Telepon” 4. Klik button Simpan Tanda Peringatan tidak ada peringatan kesalahan, karena Surat Kesalahan Pengiriman Motor dapat dilakukan ketika sales order berhasil dilakukan. Kesesuaian “Berhasil! Data telah simpan” Sistem Hasil Warning OK Accept OK
Keterangan
Tombol Buat Surat Pengiriman Motor muncul ketika proses sales order berhasil
Gambar diatas menampilkan halaman Home pada sistem informasi penjualan, agar marketing dapat membuat Surat Pengiriman Motor, marketing harus memilih menu Pengiriman Motor yang ada pada menu Pengiriman.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Surat Pengiriman Motor pada sistem informasi penjualan, agar marketing dapat membuat Surat Pengiriman Motor, marketing harus klik Button Buat Surat Pengiriman Motor yang ada pada Tabel Surat Pengiriman Motor.
Gambar diatas menampilkan halaman form Surat Pengiriman Motor pada sistem informasi penjualan, setelah marketing klik tombol Buat Surat Pengiriman
Motor,otomatis field-field yang ada pada
halaman form Surat Pengiriman Motor terisi, sepeti No SO, No Surat Pengiriman Motor, Nama, No KTP, Alamat, Telepon dan klik tombol simpan.
Gambar diatas menampilkan Tabel Surat Pengiriman Motor, ini menjelaskan bahwa marketing yang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman form Surat Pengiriman Motor telah berhasil disimpan dan menjadi data Surat Pengiriman Motor yang nanti di cetak oleh bagian invoice.
3.
Pengujian Level Keuangan a. Invoice Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses
Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
Pengujianproses Invoice Keuangan Keuangan invoice 1. KlikmenuInvoice 2. Klik button Invoicepada tabel Invoice 3. Isi : “Tanggal Pesanan”, “No SO”, “No Surat Pengiriman Motor”, “Atas Nama”, “No KTP”, “Alamat”, “Telepon” dan “Status” 3. Klik buttonSimpan “The Status Field is Required“ “Berhasil! Data Telah Disimpan” OK OK -
Gambar diatas menampilkan halaman Home Keuangan pada sistem informasi penjualan, agar Keuangan dapat membuat Invoice, Keuangan
harus memilih menu Invoice yang ada pada menu
Keuangan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Invoice pada sistem informasi penjualan, agar Keuangan dapat membuat Invoice, Keuangan harus memilih buttonInvoice yang ada pada Tabel Invoice.
Gambar diatas menampilkan halaman form Invoice pada sistem informasi penjualan, setelah Keuanganklik button invoice pada Tabel Invoice, maka field-field yang terdapat pada form invoice secara otomatis terisi, kemudian Keuangan mengisi field Status dan kemudian klik Simpan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Invoice
pada
sistem informasi penjualan, ini menjelaskan bahwa Keuanganyang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman form Invoice telah berhasil disimpan dan menjadi data Invoice yang nanti di cetak dan diserahkan ke Customer dan Leasing.
Gambar diatas menampilkan halaman peringatan pada saat melakukan proses Invoice, yang disebabkan karena fieldStatus yang ada pada halaman form invoicetidak di isi.
b. Pembayaran Pengujianproses Pembayaran Actor Keuangan Menu Keuangan Sub Menu Pembayaran Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuPembayaran Proses 2. Klik button Invoice pada tabel Invoice 3. Isi : Tanggal Pesanan, No SO, No Surat Pengiriman Motor, Atas Nama, No KTP, Alamat, Telepon dan Nominal 4. Klik buttonSimpan Tanda Peringatan “Please Fill Out This Field” Kesalahan Kesesuaian “Berhasil! Data Telah Disimpan” Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan -
Gambar diatas menampilkan halaman Home Keuangan pada sistem informasi penjualan, agar Keuangan dapat melakukan proses pembayaran, Keuangan harus memilih menu Pembayaran yang ada pada menu Keuangan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Pembayaran pada sistem informasi penjualan, agar Keuangan dapat membuat proses pembayaran, Keuangan harus memilih button Pembayaran yang ada pada Tabel Pembayaran.
Gambar diatas menampilkan halaman form Pembayaran pada sistem informasi penjualan, setelah Keuanganklik button Pembayaran pada Tabel Invoice, maka field-field yang terdapat pada form invoice secara otomatis terisi, kemudian Keuangan mengisi field Nominal dan kemudian klik Simpan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Pembayaran pada sistem informasi penjualan, ini menjelaskan bahwa Keuanganyang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman form Pembayaran telah berhasil disimpan dan menjadi data Penjualan.
Gambar diatas menampilkan halaman peringatan pada saat melakukan proses Pembayaran, yang disebabkan karena fieldNominal yang ada pada halaman form Pembayarantidak di isi.
3. Pengujian Level Inventory a. Kirim Motor Pengujianproses Kirim Motor Actor Inventory Menu Pengiriman Sub Menu Kirim Motor Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuPengiriman Proses 2. Klik button Cetak pada tabel Pesanan Motor 3. Isi : “Tanggal Pesanan”, “No SO”, “No Surat Pengiriman Motor”, “Atas Nama”, “No KTP”, “Alamat”, “Telepon” dan “Nominal” 4. Klik buttonSimpan Tanda Peringatan : tidak ada peringatan, karena proses Kirim Kesalahan Motor dapat dilakukan ketika proses invoice berhasil dilakukan. Kesesuaian “Berhasil! Data Telah Disimpan” Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan Ketika Proses Invoice belum dilakukan, maka button Kirim Motor tidak muncul dan proses Kirim Motor tidak dapat dilakukan
Gambar diatas menampilkan halaman HomeInventory pada sistem informasi penjualan, agar Inventory dapat melakukan proses Kirim Motor, Inventory harus memilih menu Kirim Motor yang ada pada menu Pengiriman.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Pesanan Motor pada sistem informasi penjualan, agar Inventory dapat melakukan proses Kirim Motor, inventory harus klik Button Kirim yang ada pada Tabel Pesanan Motor.
Gambar diatas menampilkan halaman form Kirim Motor pada sistem
informasi
penjualan,
setelah
inventory
klik
tombol
Kirim,otomatis field-field yang ada pada halaman form Kirim Motor terisi, sepeti No SO, No Surat Pengiriman Motor, Nama, No KTP, Alamat, Telepon dan klik tombol simpan.
Gambar diatas menampilkan Tabel Pesanan Motor, ini menjelaskan bahwa inventoryyang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman form Kirim Motor telah berhasil disimpan.
b.
Surat Masuk Motor Pengujianproses input Surat Masuk Motor Actor Inventory Menu Persediaan Sub Menu Surat Masuk Motor Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuSurat Kirim Motor Proses 2. Klik button Cetak pada tabel Pesanan Motor 3. Isi : “Kode Motor”, “Merk”,“TipeMotor”, “Jenis Motor”, “Tahun”, “Harga Satuan”, “Jumlah” 4. Klik buttonSimpan Tanda Peringatan tidak ada peringatan, karena proses Kirim Kesalahan Motor dapat dilakukan ketika proses invoice berhasil dilakukan. Kesesuaian “Berhasil! Data Telah Disimpan” Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan Ketika Proses Invoice belum dilakukan, maka button Kirim Motor tidak muncul dan proses Kirim Motor tidak dapat dilakukan
Gambar diatas menampilkan halaman HomeInventory pada sistem informasi penjualan, agar Inventory dapat melakukan Surat Kirim Motor, Inventory harus memilih menu Surat Kirim Motor yang ada pada menu Persediaan.
Gambar diatas menampilkan halaman form Surat Masuk Motor, agar inventorydapatinput Surat Masuk Motor, inventory harus mengisi field-field yang ada pada halaman sales order, sepeti Kode Motor, Merk, Tipe Motor, Jenis Motor, Tahun, Harga Satuan, Jumlah dan klik button simpan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Persediaan Motor pada sistem informasi penjualan, ini menjelaskan bahwa Marketingyang sudah mengisi field-field yang ada pada halaman form Surat Masuk Motor telah berhasil disimpan dan menjadi data Persediaan.
c. Cetak Surat Pengiriman Motor Pengujianproses Cetak Surat Pengiriman Motor Actor Inventory Menu Pengiriman Sub Menu Kirim Motor Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuKirim Motor Proses 2. Klik button Cetak pada tabel Pesanan Motor di kolom No. Surat Pengiriman Motor 3. Klik buttonPrint Tanda Peringatan tidak ada peringatan, karena proses Cetak Kesalahan Surat Pengiriman Motor dapat dilakukan ketika proses input Surat Pengiriman berhasil dilakukan oleh Marketing Kesesuaian Sistem mencetak surat pengiriman motor Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan
Gambar diatas menampilkan halaman Home untuk inventory, agar inventory dapat mencetak Surat Pengiriman Motor, maka inventory harus memilih menu Kirim Motor yang terdapat pada menu Pengiriman.
Gambar diatas menampilkan Tabel Pesanan Motor pada sistem informasi penjualan, agar inventory dapat mencetak Surat Pengiriman Motor, maka inventory harus klik button Cetak yang terdapat pada Tabel Pesanan Motor di kolom no. Surat Pengiriman Motor.
Gambar diatas menampilkan halaman Surat Pengiriman Motor yang siap dicetak, inventory dapat mencetak halaman dengan dengan memilih button Print. Setelah inventory memilih button Print maka otomatis sistem akan mencetak halaman Surat Pengiriman Motor. d. Retur
Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses
Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
Pengujianproses Retur Inventory Persediaan Retur Motor 1. KlikmenuRetur Motor 2. Isi : “No Retur”, “Tanggal”,”No Invoice”, “Motor”, “Jumlah” dan “Keterangan” 3. Klik buttonSimpan “Please fill out this field” “Berhasil! Data telah disimpan” OK OK Tanda peringatan kesalahan dapat menyesuaikan pada form yang belum diisi.
Gambar diatas menampilkan halaman Home Inventory, agar inventory dapat melakukan retur, maka inventory harus memilih Retur Motor pada menu Persediaan.
Gambar diatas menampilkan halaman Tabel Motor dan form Retur Motor, pada halaman ini inventory mengisi data No Retur,
Tanggal, No Invoice, Motor, Jumlah, Keterangan dan kemudian klik button Simpan.
Gambar diatas menampilkan hasil proses Retur yang telah berhasil
disimpan,
ini
menunjukkan
memasukkan data data retur telah sesuai.
bahwa
inventory
dalam
Gambar diatas menunjukkan kesalahan pada saat melakukan retur, ini menunjukkan ada field yang tidak terisi saat inventory memasukkan data data retur.
4.
Pengujian Level Direktur a. Laporan Persediaan PengujianLaporan Persediaan Actor Direktur Menu Persediaan Sub Menu Laporan Persediaan Aktivitas Rancangan 1. KlikmenuLaporan Persediaan Proses Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Grafik persediaan motor tampil Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan
Gambar diatas menampilkan halaman HomeDirektur, agar Direktur dapat melihat laporan persedian motor, direktur harus memilih menu Laporan Persediaan yang ada pada menu Persediaan.
Gambar diatas menampilkan Laporan Persediaan pada sistem informasi penjualan. Ini menunjukkan bahwa proses surat masuk motor dan manage motor digudang berjalan dengan baik pada bagian inventory.
b. Laporan Retur
Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
PengujianLaporan Persediaan Direktur Retur Laporan Retur 1. KlikmenuLaporan Retur Grafik retur motortampil OK OK -
Gambar diatas menampilkan halaman HomeDirektur, agar Direktur dapat melihat laporan retur motor, direktur harus memilih menu Laporan Retur yang ada pada menu Retur.
Gambar diatas menampilkan Laporan Retur pada sistem informasi penjualan. Ini menunjukkan bahwa proses retur motor berjalan dengan baik pada bagian inventory.
c. Laporan Pesanan PengujianLaporan Pesanan Actor Direktur Menu Pesanan Sub Menu Laporan Pesanan Aktivitas Rancangan 1. Klik menu Laporan Pesanan Proses Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Grafik Pesanan motor tampil Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan
Gambar diatas menampilkan halaman HomeDirektur, agar Direktur dapat melihat laporan pesanan motor, direktur harus memilih menu Laporan Pesanan yang ada pada menu Retur.
Gambar diatas menampilkan Laporan pesanan secara periode pada sistem informasi penjualan. Ini menunjukkan bahwa proses sales order berjalan dengan baik pada bagian marketing.
d. Laporan Penjualan PengujianLaporan Penjualan Actor Direktur Menu Penjualan Sub Menu Penjualan /unit Aktivitas Rancangan 1. Klik menu Penjualan /unit Proses Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Grafik Penjualan motor tampil Sistem Hasil Warning OK Accept OK Keterangan
Gambar diatas menampilkan halaman HomeDirektur, agar Direktur dapat melihat laporan penjualan motor, direktur harus memilih menu Penjualan/Unit yang ada pada menu Penjualan.
Gambar diatas menampilkan Laporan penjualan pada sistem informasi penjualan. Ini menunjukkan bahwa proses pembayaran berjalan dengan baik pada bagian keuangan.
e. Forecasting(Ramalan Penjualan)
Actor Menu Sub Menu Aktivitas Rancangan Proses Tanda Peringatan Kesalahan Kesesuaian Sistem Hasil Warning Accept Keterangan
Pengujianforecasting Direktur Forecasting Forecasting 1. Klik menu Forecasting Grafik Forecasting tampil OK OK -
Gambar diatas menampilkan halaman HomeDirektur, agar Direktur dapat melihat forecasting (ramalan penjualan), direktur harus memilih menu forecasting yang ada pada forecasting.
Gambar diatas menampilkan forecasting (ramalan penjualan) pada sistem informasi penjualan. Ramalan ini diambil atau berdasarkan laporan penjualan yang kemudian di proses dengan metode simple moving average.
$('#notify').html('"> Ada pesanan motor yang sudah siap dibuat Surat Pengiriman Motor !!!'); } else { $('#notifyBar').hide(); 2. Sales Order <meta httpequiv="content-type" content="text/html; charset=utf8" /> <meta name="keywords" content="" /> <meta name="description" content="" /> <?php echo $title; ?> load->helper('HTML'); echo link_tag('css/style.css')
