ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PERENCANAAN, REKRUTMEN, DAN SELEKSI SDM PADA PT. BHUMYAMCA SEKAWAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PERENCANAAN, REKRUTMEN, DAN SELEKSI SDM PADA PT. BHUMYAMCA SEKAWAN Ratu Adelia Ariani, Laksmi Sito Dwi Irvianti, Henkie Ongowarsito Binus University, Jalan Kebon Jeruk Raya Nomor 27 Jakarta Barat, (021)53696969, [email protected]

Abstract The challenge of updating the movement of employees report using microsoft excel resulting the movement of employees report cannot be automated thus making the human resources planning at PT. Bhumyamca Sekawan became ineffective. One of the fact, when there is a vacant position which is about to be replaced by a new employee is difficult to detect. At a condition like this, the new human resources will have lack of time for recruiting so often and it also makes the selection of less qualified applicants occurs. This research purpose is to determine between importance and performance empoyee against human resources planning, recruitment, and selection with quantitative research methods and it also gives solution to information system scheme in order to support the three points to become more effectively. By looking at the result of paired sample t test it concluded that the performance of human resources planning, recruitment, and selection have not fullfil the importance lower to mid level manager. Therefore, there is an urge to build an information system in order to support making the movement of employees report. This report be able to assist and regenerate update data the movement of employees automatically. Another aspect was present to minimize the selection of a less qualified applicant because of a sudden termination of employment so that to minimize the selection of a less qualified applicant happens, historical background data applicant became an important part for the company as well as to secure data of a potential applicant to be recruit back working for the company. Keywords : Planning, Movement of Employees Report, Recruitment, Selection, Information System

Abstrak Sulitnya melakukan update pergerakan karyawan menggunakan microsoft excel mengakibatkan laporan pergerakan karyawan menjadi tidak terotomatisasi sehingga membuat perencanaan SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan menjadi tidak efektif. Akibatnya, posisi yang akan kosong sulit terdeteksi sehingga rekrutmen karyawan terjadi saat posisi yang ada akan atau bahkan sudah kosong. Hal ini membuat kurangnya waktu untuk merekrut sumber daya manusia yang baru sehingga hal ini membuat seleksi atas pelamar yang kurang berkualifikasi terjadi. Tujuan penelitian ini adalah 1 | Working Paper Binus University © 2014

melakukan penilaian antara harapan dan persepsi karyawan terhadap perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM dengan metode penelitian kuantitatif dan memberikan solusi perancangan sistem informasi untuk mendukung ketiga hal tersebut agar menjadi lebih efektif. Dalam hasil uji paired sample t disimpulkan bahwa performa perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan masih belum dapat memenuhi harapan manajer tingkat bawah sampai dengan menengah. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem informasi untuk dapat menunjang pembuatan laporan pergerakan karyawan yang dapat meng-generate data pergerakan karyawan yang ter-update secara otomatis. Aspek peningkatan pun hadir untuk meminimalkan seleksi atas pelamar yang kurang berkualifikasi karena pemberhentian karyawan mendadak sehingga histori data pelamar menjadi sebuah bagian penting untuk mengamankan data pelamar berpotensi agar pelamar tersebut dapat direkrut kembali. Kata Kunci : Perencanaan, Laporan Pergerakan Karyawan, Rekrutmen, Seleksi, Sistem Informasi

PENDAHULUAN SDM merupakan salah satu aspek penting bagi bisnis yang berguna untuk menggerakan proses bisnis sebuah perusahaan atau organisasi. Tentunya SDM yang ada harus dikelola. Namun, sebelum potensi dari sumber daya manusia yang ada dapat dikembangkan, aktivitas pertama dalam manajemen sumber daya manusia adalah mendapatkan SDM yang tepat dengan melakukan proses rekrutmen dan seleksi. Akan tetapi, terdapat suatu hal yang perlu disadari oleh manajemen sebelum proses rekrutmen dan seleksi dapat dilakukan. Hal yang dimaksud adalah perencanaan SDM. Organisasi perlu untuk menempatkan orang dalam jumlah yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat untuk menjamin produktivitas dan kontrol pekerjaan pada titik tertinggi (Ciftci, Baysal, dan Atatorun, 2011). Sulitnya melakukan update data pergerakan karyawan internal dengan menggunakan microsoft excel, membuat laporan pergerakan karyawan tidak terotomatisasi sehingga mengakibatkan PT. Bhumyamca Sekawan kesulitan dalam mengantisipasi kebutuhan SDM. Kekosongan posisi sering terjadi, terlebih sering terjadi kasus dimana perusahaan belum menemukan kandidat pengganti sebelum posisi kosong. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan kepada admin personalia dalam membuat laporan pergerakan karyawan. Sistem informasi sumber daya manusia yang strategis akan memberikan informasi penting tentang kebutuhan dan kemampuan sumber daya manusia dimana informasi ini akan membantu tim manajemen dalam membangun misi organisasi dan menetapkan tujuan dan sasaran bergerak (Chauhan, Sharma, dan Tyagi, 2011). Sistem informasi sumber daya manusia harus mendukung rangkaian perencanaan SDM yang tepat, yang akan menunjukkan posisi yang akan kosong dan kriteria dasar terhadap penerus potensial yang akan dievaluasi (Sadiq, Khan, Ikhlaq, dan Mujtaba, 2012). Namun, perlu disadari bahwa sebaik apapun perencanaan SDM yang telah dilakukan, perusahaan tidak dapat menghindari pemberhentian karyawan mendadak yang membuat kekosongan posisi sulit diantisipasi. Pada saat inilah sebenarnya perusahaan membutuhkan histori pelamar berpotensi untuk direkrut kembali. Akan tetapi, data pelamar dan transkasinya tidak pernah disimpan dengan baik, pengarsipan dalam bentuk kertas, file data pelamar yang terpisah di beberapa komputer berbeda membuat pelacakan data pelamar menjadi sulit. Hal inilah yang juga membuat histori pelamar tidak pernah dibuat. Oleh karena itu, selain membuat sistem informasi yang dapat menunjang perencanaan SDM penting juga membuat sistem informasi rekrutmen dan seleksi SDM. Tujuan dari penelitian ini adalah 1) mengetahui apakah harus dilakukan perbaikan pada perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM dengan melakukan penilaian antara harapan dan kenyataan mengenai sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada perusahaan dan menentukan aspek kebutuhan sistem informasi yang harus diprioritaskan 2) memberikan solusi perancangan sistem informasi yang dapat mendukung perencanaan, rekrutmen, dan seleksi pada PT. Bhumyamca Sekawan.

METODE PENELITIAN

2 | Working Paper Binus University © 2014

Metode Analisis Desain penelitian yang dilakukan pada PT. Bhumyamca Sekawan menggunakan jenis penelitian deskriptif. Unit yang dituju adalah manajer tingkat bawah sampai dengan manajer tingkat menengah pada PT. Bhumyamca Sekawan yang terdiri dari 46 responden. Penelitian ini melibatkan pengumpulan data kualitatif dengan melakukan wawancara dan dokumentasi untuk menggambarkan sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada perusahaan dan data kuantitatif yang dilakukan dengan membagikan kuesioner harapan dan kenyataan kepada responden yang dilakukan dalam hitungan bulan antara bulan Maret s/d Juni sehingga penelitian ini dinamakan cross sectional. Desain penelitian diringkas dalam tabel 1 berikut ini :

Tabel 1. Desain Penelitian Tujuan Penelitian T-1, T-2, T-3

Jenis Penelitian

Deskriptif

Metode Penelitian

Survei

Unit Analisis Individu Karyawan dalam Level Organisasi Manajer Tingkat Bawah s/d Menengah pada PT. Bhumyamca Sekawan

Time Horizon Cross Sectional

Dengan operasionalisasi variabel untuk ketiga variabel dapat dilihat pada tabel 2, tabel 3, dan tabel 4, sebagai berikut :

Tabel 2. Operasionalisasi Variabel Perencanaan SDM

Variabel

Konsep Variabel

Dimensi

Pengadaan SDM Perencanaan SDM

Proses peramalan kebutuhan lapangan kerja (Stewart dan Brown, 2011 : 169)


Monitoring SDM

Indikator Utama Taktik Rekrutmen SDM Peramalan SDM di Masa Depan Kualitas dan kuantitas SDM Retensi Karyawan Pengembangan SDM

Skala Pengukuran

Likert

Tabel 3. Operasionalisasi Variabel Rekrutmen SDM

Variabel

Rekrutmen SDM

Konsep Variabel Tindakan untuk mengisi lowongan pekerjaan melalui transfer dan mutasi untuk tingkat posisi yang lebih tinggi atau di atas entrylevel (Snell dan Bohlander 2010 : 200)

Dimensi

Metode Rekrutmen

Indikator Utama Kolam Pelamar yang Sesuai Kualitas Pelamar Efektivitas Rekrutmen Waktu Pelaksanaan Penentuan sumber-sumber Rekrutmen

Skala Pengukuran

Likert

Tabel 4. Operasionalisasi Variabel Seleksi SDM

Variabel

Konsep Variabel

Seleksi SDM

Proses pengujian dan pengumpulan informasi untuk memutuskan siapa yang akan dipekerjakan (Stewart dan Brown 2011 : 203)

Dimensi

Prinsip-Prinsip dalam metode seleksi

Indikator Utama

Skala Pengukuran

Reliability Validity Utility Likert Fairness Acceptability

Metode analisis yang dilakukan menggunakan pendekatan Importance Performance Analysis atau IPA untuk melihat bahwa terdapat perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada perencanaan SDM dan kenyataan perencanaan SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan dengan menguji hasil penilaian dengan uji paired sample t dan membuat prioritas kebutuhan sistem informasi yang harus ada dalam perancangan dengan membuat matriks importance performance. Jika terdapat butir pernyataan yang masuk ke dalam kuadran I. Maka, hal yang terkait dengan butir ini akan di

T-1 dimaksudkan untuk mencari perbedaan antara harapan yang sebetulnya diinginkan dan kenyataan aktivitas perencanaan SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan bagi konsumen departemen SDM. Ho : Ha :

Tidak ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada perencanaan SDM dan kenyataan perencanaan SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan Ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada perencanaan SDM dan kenyataan perencanaan SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan

T-2 dimaksudkan untuk mencari perbedaan antara harapan yang sebetulnya diinginkan dan kenyataan aktivitas rekrutmen SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan bagi konsumen departemen SDM. Ho : Ha :

Tidak ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada rekrutmen SDM dan kenyataan rekrutmen SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan Ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada rekrutmen SDM


dan kenyataan rekrutmen SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan Sedangkan, T-3 dimaksudkan untuk mencari perbedaan antara harapan yang sebetulnya diinginkan dan kenyataan aktivitas seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan bagi konsumen departemen SDM. Ho : Ha :

Tidak ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada seleksi SDM dan kenyataan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan Ada perbedaan penilaian rata-rata antara harapan responden pada seleksi SDM dan kenyataan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan

Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan menggunakan pendekatan SAP sebagai best practices dalam merekomendasikan perancangan sistem informasi yang diusulkan untuk mendukung perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan. Analisis pekerjaan, dalam mySAP ERP Human Capital Management (2005 : 36-37) dijelaskan dalam manajemen organisasi dimana struktur dan hierarki organisasi yang dibutuhkan dalam perusahaan digambarkan dalam sistem manajemen sumber daya manusia. Hal tersebut berfungsi untuk pelaporan dan untuk melihat tingkatan dan hubungan karyawan dalam perusahaan. Dengan manajemen organisasi, kita dapat membuat dan menjaga unit organisasi dan menghubungkan mereka satu sama lain. Tidak hanya itu dalam manajemen organisasi SAP terdapat pengaturan tugas/pekerjaan yang merupakan klasifikasi umum dari tugas yang dilakukan oleh karyawan dimana setiap tugas memiliki klasifikasi yang unik dari tanggung jawab dalam organisasi perusahaan. Dalam mySAP ERP Human Capital Management (2005 : 209) dijelaskan bahwa sistem SAP dapat mendukung perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, menciptakan lowongan pekerjaan, iklan, penyaringan pelamar, dan mengelola korespondensi pemohon.

HASIL DAN BAHASAN Hasil penilaian adalah sebagai berikut :


Tabel 5. Hasil Penilaian Rata-rata Variabel Perencanaan SDM

Rekrutmen SDM

Seleksi SDM

Butir Pernyataan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Rata-rata Harapan / Importance 3.5434783 3.5652174 3.3913043 3.5869565 3.4565217 3.2608696 3.3478261 3.5652174 3.2608696 3.2608696 3.3913043 3.3695652 3.3478261 3.4130435 3.3478261 3.3913043 3.3260870 3.2391304 3.2826087 3.3260870

Rata-rata Kenyataan / Performance 2.4565217 2.4130435 2.5217391 2.5869565 2.4565217 2.3913043 2.4565217 2.5434783 2.5652174 2.6304348 2.5869565 2.3695652 2.4347826 2.4130435 2.3695652 2.3913043 2.5434783 2.6086957 2.3913043 2.5000000

Hasil Uji Paired Sample T Hasil penelitian menggunakan uji paired sample t menghasilkan •

Pada variabel perencanaan SDM, dapat dilihat bahwa sig. adalah

•

Ho ditolak t hitung > t tabel, yaitu : |17,667| > 2.26 maka Ho ditolak. Pada variabel rekrutmen SDM didapatkan sig. sebesar dan t hitung > t

•

tabel, yaitu : |25,195| > 2.78 maka Ho ditolak. Pada variabel SDM didapat hasil sig. sama dengan

maka

dan t hitung > t

tabel, yaitu : |13,520| > 2.78 maka Ho ditolak. Kesimpulan dari ketiganya adalah, ternyata ditemukan bahwa terdapat perbedaan penilaian rata-rata antara harapan dan kenyataan terhadap perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan. Dapat pula dilihat bahwa t seluruh t hitung bernilai positif, hal ini menunjukan bahwa harapan lebih besar dari kenyataan, atau dengan kata lain performa dari sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan masih belum dapat memenuhi harapan responden. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah perbaikan agar performa dari ketiga proses tersebut dapat memenuhi bahkan dapat melebihi harapan responden. Salah satu perbaikan yang diusulkan oleh penyusun adalah dengan menggunakan sistem informasi.

Hasil Matriks Importance Performance Dengan membuat matriks importance performance, ditemukan beberapa hal yang harus di prioritaskan, hal ini terlihat jelas pada matriks dibawah ini :


Gambar 1. Matriks Importance Performance

Butir pernyataan pada kuadran I adalah butir pernyataan ke-1 (perencanaan SDM belum efektif sehingga belum bisa mendapat kandidat pengganti sebelum posisi kosong), butir ke-2 (perencanaan SDM dirasa belum efektif sehingga kasus rekrutmen yang terburu-buru belum dapat diminimalkan), butir ke-5 (perencanaan belum efektif sehingga belum dapat mengidentifikasi kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan karena pergerakan karyawan internal), butir ke-14 (waktu pelaksanaan rekrutmen belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan), dan butir ke-16 (metode seleksi yang digunakan belum dapat menghasilkan kualitas SDM yang konsisten).

Analisis Kondisi Perencanaan, Rekrutmen, dan Seleksi SDM Hasil uji importance performance analysis mengharuskan peneliti untuk memprioritaskan perbaikan pada beberapa butir pernyataan yang akan dijabarkan sebagai berikut ini : 1.

Butir pernyataan ke-5 Butir ini menunjukan bahwa perencanaan dirasa belum efektif sehingga belum dapat mengidentifikasi kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan karena pergerakan karyawan internal, seperti adanya pemberhentian karyawan, terdapat karyawan yang dipromosikan, atau ditransfer ke departemen lain. Gambar 3.29 berikut ini adalah template daftar karyawan tetap dan kontrak PT. Bhumyamca Sekawan yang digunakan untuk menampilkan laporan pergerakan karyawan.

Gambar 2. Template Laporan Pergerakan Karyawan pada PT. Bhumyamca Sekawan

Selama ini, pencatatan pergerakan karyawan pada PT. Bhumyamca Sekawan masih menggunakan microsoft excel dimana data pergerakan karyawan internal belum dapat terupdate secara otomatis, dan belum mampu menunjukan tanggal spesifik mengenai kapan pergerakan tersebut akan terjadi sehingga admin personalia belum dapat merencanakan kapan waktu yang tepat untuk melakukan rekrutmen.


2.

Kesulitan dalam menentukan kualitas SDM, dapat dilihat pada gambar 3.4 dimana admin personalia harus selalu membuat form spesifikasi tugas/pekerjaan untuk diisi oleh manajer departemen terkait setiap kali akan membuat lowongan pekerjaan. Proses ini berulang terus menerus. Tentunya, hal itu tidaklah efisien apalagi jika jika rekrutmen harus ditindaklanjuti dengan taktik rekrutmen terburu-buru karena posisi kosong yang diakibatkan pemberhentian karyawan secara mendadak atau karena adanya pergerakan karyawan yang tidak terdeteksi sebelumnya. Oleh karena itu, perbaikan pada butir ke-5 akan dibutuhkan dan diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki butir ke-1 dimana perencanaan SDM perusahaan belum efektif sehingga belum bisa mendapat kandidat pengganti sebelum posisi kosong, butir ke-2 dimana perencanaan SDM dirasa belum efektif sehingga kasus rekrutmen yang terburuburu belum dapat diminimalkan dan butir ke-14 dimana waktu pelaksanaan rekrutmen masih belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Butir penyataan ke-16 Butir ini menghasilkan anggapan bahwa metode seleksi yang digunakan belum dapat menghasilkan kualitas SDM yang konsisten karena metode seleksi dipilih berdasarkan siapa yang melakukan rekrutmen sehingga metode seleksi yang digunakan dalam merekrut karyawan untuk tugas tertentu menjadi berbeda-beda sehingga hasilnya pun berbeda-beda. Untuk memperbaiki butir ini, maka seksi admin personalia harus melakukan peninjauan mengenai metode seleksi yang digunakan untuk menyeleksi pelamar atas suatu lowongan yang dibuka agar dapat menghasilkan hasil yang konsisten.

Hasil Akhir Analisis Berdasarkan analisis kondisi perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM diatas, maka penyusun akan melakukan usulan perbaikan pada beberapa hal berikut ini : •

•

•

Dalam memperbaiki kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan, maka peneliti akan membuat : • Dalam menentukan kualitas SDM yang dibutuhkan, dimana proses pembuatan spesifikasi tugas/pekerjaan dilakukan secara berulang terus menerus setiap kali admin personalia akan melakukan rekrutmen, maka penyusun akan membuat database yang dapat menyimpan data setiap tugas yang akan dilakukan oleh karyawan lengkap dengan deskripsi dan spesifikasi dari masing-masing tugas yang ada, data tugas juga dapat di-update dimana histori setiap update data tugas yang dilakukan akan terekam dan dapat ditinjau kembali. Admin personalia juga dapat merencanakan perubahan atribut deskripsi dan spesifikasi tugas di masa depan. Akan tetapi, hanya tugas yang berada dalam masa aktiflah yang akan tampil setiap kali admin personalia akan melakukan rekrutmen. • Dalam memperbaiki kuantitas, maka perancangan sistem informasi yang diusulkan akan dapat memungkinkan admin personalia untuk membuat laporan pergerakan karyawan, dimana laporan pergerakan karyawan ini akan mambantu admin personalia dalam melihat data pergerakan karyawan internal yang berakibat pada kebutuhan karyawan baru. Namun berbeda dengan laporan pergerakan karyawan pada umumnya, dimana laporan ini juga mencantumkan tanggal mengenai kapan pergerakan tersebut akan terjadi sehingga admin personalia dapat melakukan tindakan rekrutmen karyawan baru sebelum posisi yang ada benar-benar kosong, meminimalkan kasus rekrutmen secara terburuburu, dan membuat waktu pelaksanaan rekrutmen menjadi sesuai dengan kebutuhan. Untuk menghindari pemilihan metode seleksi yang berbeda-beda untuk suatu tugas tertentu, maka penyusun akan membuatkan suatu form yang digunakan untuk mencatat proses seleksi yang berisi metode seleksi menjadi suatu rangkaian proses seleksi. Jadi, saat pembuatan lowongan pekerjaan akan dilakukan, admin personalia hanya harus memilih rangkaian proses seleksi yang akan digunakan. Perlu disadari bahwa pemberhentian karyawan secara mendadak tidak akan dapat dihindari, misalnya dikarenakan karyawan mangkir kontrak tanpa pemberitahuan atau adanya karyawan yang meninggal dunia, maka proses rekrutmen terburu-buru akan terjadi. Akan tetapi, untuk meminimalkan resiko dalam memproses kandidat pelamar yang


kurang berkualifikasi, maka akan dibuat sub modul rekrutmen yang menyimpan data histori status pelamar dari pihak eksternal dan pelamar yang merupakan karyawan internal perusahaan. Jika kandidat memiliki kategori ‘berpotensi’, kandidat tersebut akan diproses lebih lanjut ke tahap seleksi sehingga proses penghimpunan pelamar yang berkualifikasi tidak memakan waktu lama dan posisi yang kosong bisa dengan cepat terisi. Hasil akhirnya adalah, resiko dalam memproses karyawan yang tidak atau kurang berkualifikasi dapat diminimalkan. Pencatatatan data pelamar juga dapat mendeteksi apakah pelamar tersebut merupakan pelamar baru atau pelamar yang sudah ada sebelumnya, hal ini berguna agar tidak terjadi duplikasi data pelamar dan admin personalia tidak harus membuang waktu untuk mencatat data pelamar yang sama berulang kali.

Usulan Perbaikan Perencanaan SDM Untuk mendukung perencanaan SDM khususnya dalam membuat laporan pergerakan karyawan internal, dibutuhkan rumus perhitungan yang harus diikut sertakan yang didapat dengan menelaah proses perencanaan Stewart & Brown (2011 : 171). Rumus A digunakan untuk menghitung jumlah karyawan karena adanya penerimaan karyawan baru, rumus B digunakan untuk menghitung jumlah karyawan karena adanya promosi/transfer karyawan, sedangkan rumus C digunakan untuk menghitung jumlah karyawan karena adanya pemberhentian karyawan. Ketiga rumus tersebut disajikan ke dalam tabel berikut ini :

Tabel 6. Rumus A Keterangan

Jumlah Karyawan yang Ada

Jumlah Karyawan dalam Proses +1

+1

-1

Saat disetujui Saat tanggal sistem memasuki tanggal efektif mulai kerja

Tabel 7. Rumus B

Keterangan Saat disetujui Saat tanggal sistem memasuki tanggal efektif mulai kerja

Tugas Asal Jumlah Jumlah Karyawan yang Karyawan Ada dalam Proses -1 -1 +1

Tugas Tujuan Jumlah Jumlah Karyawan Karyawan yang Ada dalam Proses +1 +1 -1

Jumlah Karyawan yang Ada

Jumlah Karyawan dalam Proses -1 +1

Tabel 8. Rumus C Keterangan Saat disetujui Saat tanggal sistem memasuki tanggal efektif mulai kerja

-1


Usulan Peningkatan Rekrutmen dan Seleksi SDM Perancangan sistem informasi yang akan diusulkan akan memungkinkan admin personalia dan bagian pengembangan SDM untuk menyimpan histori sumber rekrutmen, baik dari dalam ataupun luar oganisasi, dimana histori tersebut akan memudahkan admin personalia dalam mencatat status sumber rekrutmen. Status tersebut nantinya akan digunakan untuk memilah sumber rekrutmen yang ada. Jika status sumber rekrutmen merupakan kandidat berpotensi, maka admin personalia dapat langsung memproses sumber rekrutmen tersebut untuk direkrut.

SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Mendukung Perencanaan, Rekrutmen, dan Seleksi SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan”, dapat simpulkan beberapa hal, yaitu : 1) Hasil uji paired sample t menunjukan bahwa sistem perencanaan, rekrutmen dan seleksi SDM yang selama ini berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan harus diperbaiki. Hal ini diperkuat dengan ditemukannya perbedaan penilaian rata-rata antara harapan dan kenyataan karyawan. Dengan melihat nilai t hitung dari perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang masing-masing bernilai 17,667; 25,195; dan 13,520 diketahui bahwa seluruh nilai t hitung bertanda positif yang artinya performa dari sistem perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan masih belum dapat memenuhi harapan responden. 2) Dari hasil analisis, prioritas perbaikan yang diusulkan jatuh kepada : perbaikan pada prosedur perencanaan SDM agar mampu mengotomatisasi pembuatan laporan pergerakan karyawan yang dapat menunjukan posisi yang akan kosong dan dapat memberikan informasi yang lebih spesifik mengenai kapan pergerakan karyawan tersebut terjadi. Melakukan peningkatan pada prosedur rekrutmen eksternal agar mampu mencatat histori transaksi pelamar dan memungkinkan admin personalia dapat melakukan review untuk melakukan seleksi data pelamar yang ada. 3) Perancangan sistem informasi yang diusulkan penyusun mengikutsertakan proses administrasi pergerakan karyawan seperti penerimaan karyawan baru, pemindahan promosi dan transfer karyawan, dan pemberhentian karyawan dimana data yang ada pada transaksi tersebut akan menjadi atribut penting dalam pembuatan laporan pergerakan karyawan agar saat terjadi pergerakan karyawan, data akan langsung tersimpan dalam database. Data inilah yang akan digunakan sistem untuk menggenerate laporan pergerakan karyawan secara terotomatisasi tanpa harus melakukan update data pergerakan karyawan secara manual. Perancangan ini juga memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data pelamar berpotensi agar pelamar ini dapat direkrut kembali. Sub modul rekrutmen juga akan memudahkan admin personalia dalam membuat lowongan pekerjaan dan menyaring data pelamar yang akan direkrut untuk mengisi suatu lowongan pekerjaan yang sedang dibuka pada perusahaan. Memahami keterbatasan dalam penelitian ini, maka saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah 1) memungkinkan adanya penilaian secara lebih objektif untuk mengukur apakah perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada perusahaan sudah sesuai dengan visi dan misi perusahaan. 2) Memungkinkan adanya modul pengembangan karir agar pengkategorian karyawan berpotensi tidak hanya dimaksudkan untuk menghindari kesalahan dalam memberhentikan karyawan yang berpotensi, tetapi juga dapat merencanakan posisi tujuan yang direncanakan atas karyawan tersebut. 3) Memungkinkan adanya sistem peringatan untuk menghindari kelebihan dalam merekrut karyawan. 4) Memungkinkan adanya sistem lain yang dapat diintegrasikan dengan sistem ini, seperti sistem absensi, payroll, dan lain sebagainya.

REFERENSI Chauhan, A., Sharma, S. K., & Tyagi, T. (2011). Role of HRIS in Improving Modern HR Operations. Scholarly Journals, 1. http://eresources.pnri.go.id:2056/docview/1018058220/abstract/B59347D33B53470EPQ/7?accounti d=25704. 10 | Working Paper Binus University © 2014

Ciftci, M., Baysal, H., & Atatorun, M. (2011). Human Resources Planning in Organizations: A Content Analysis on Harmonization of Supply with Demand. International Journal of Arts & Sciences, 331-340. www.internationaljournal.org. Sadiq, U., Khan, A. F., Ikhlaq, K., & Mujtaba, B. G. (2012). The Impact of Information Systems on the Performance of Human Resources Department. Journal of Business Studies Quarterly (JBSQ), 77-91. SAP AG. Participant Handbook. (2005). Business Processes in Human Capital Management. Stewart, G. L., & Brown, K. G. (2011). Human Resource Management (Linking Strategy to Practice). United States of America: John Wiley & Sons, Inc.


RIWAYAT PENULIS


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PERENCANAAN, REKRUTMEN, DAN SELEKSI SDM PADA PT. BHUMYAMCA SEKAWAN

Recommend Documents