1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MENDUKUNG SISTEM AKUTANSI PADA PT. ADI PERTIWI Ryan Hanuma P., Nadia Anggia M., Khadijah Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
Abstrak Tujuan penelitian merancang sebuah aplikasi basis data berbasis desktop untuk membantu perusahaan dalam melakukan
penyimpanan data keuangan perusahaan.
Metode penelitian yang digunakan ada tiga, yaitu : pertama, metode analisis untuk mengumpulkan dokumen-dokumen perusahaan yang berguna untuk dijadikan sebagai sumber data, dan kebutuhan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kedua, metode perancangan yang terdiri dari metode perancangan basis data dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah perusahaan memiliki sebuah aplikasi basis data berbasis desktop untuk melakukan pembelian, penjualan, dan persediaan. Simpulan dari penelitian ini adalah admin perusahaan terbantu dengan adanya aplikasi ini dalam mengatur data keuangan, hingga mendapatkan laporan laba atau rugi didalam perusahaan. Kata kunci : Perancangan, basis data, mendukung, sistem akutansi
PENDAHULUAN Sistem akutansi seringkali dinyatakan sebagai bahasa perusahaan yang berguna untuk memberikan informasi berupa data-data keuangan dan laporan perusahaan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi
tentang perusahaannya yaitu informasi
mengenai nilai perusahaan dan informasi usaha.
2
Untuk memperoleh informasi-informasi tersebut, pengusaha hendaknya mengadakan catatan yang teratur mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan uang dan disimpan dalam aplikasi untuk mendokumentasikan segala transaksi dalam perusahaan tersebut, dimulai dari modal hingga laba dan rugi perusahaan. PT. ADI PERTIWI adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan umum dan jasa teknologi informasi, dimana mereka menerima permintaan dari seluruh konsumen untuk membuat sebuah teknologi informasi. Perkembangan IT saat ini di perusahaan PT. ADI PERTIWI masih sangat minim terutama didalam laporan akutansi. Perusahaan ini masih belum menerapkan teknologi informasi. Pendapatan informasi perusahaan masih dilakukan secara manual, transaksitransaksi yang terjadi dan juga data-data yang berhubungan dengan transaksi masih disimpan dalam Ms. Excel 2007. Oleh karena itu kemungkinan terjadinya kesalahan seperti pengulangan data yang sama saat meng-input, informasi yang berbeda untuk data yang sama, perubahan informasi yang terjadi tidak secara bersamaan, dan data yang dapat diakses oleh siapa saja.
TEORI PENDUKUNG A. BASIS DATA Basis data adalah kumpulan berbagai data logika terkait dan deskripsi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi (Connolly dan Begg, 2010 : 65).
B. SQL Server Management Studio SQL server management studio adalah program yang dibuat oleh mikrosoft untuk membantu pengguna maupun admin dalam melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan server basis data (Wahana Komputer, 2010:40). SQL server adalah sistem manajemen basis data relational (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server.
3
C.
Visual Basic .Net (VB. NET)
VB .Net adalah berorientasi kepada objek bahasa dengan fitur penting, (Schlesinger, 2008:2). VB .Net adalah generasi selanjutnya dari Visual Basic. Visual Basic .Net memungkinkan kita untuk membangun aplikasi basis data client/server performance tinggi dan sangat cocok didampingkan dengan perangkat lunak SQL Server (Junindar, 2008:3).
METODE PENELITIAN Dalam melakukan analisis perancangan dan pembuatan aplikasi database pada aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan, akan digunakan beberapa metode antara lain sebagai berikut : a.
Metode Analisis Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari atau membaca buku-buku referensi dan artikel-artikel yang relevan dengan judul nantinya dapat digunakan sebagai penunjang sistem yang akan kami buat. Observasi Menganalisis langsung data dari hasil observasi terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk mengerti dan mengetahui secara jelas tentang proses-proses bisnis yang berlangsung.
Wawancara Wawancara dilakukan pada pihak perusahaan untuk mengetahui kebutuhan yang ada pada perusahaan. Wawancara dilakukan untuk mengetahui informasi kegiatan yang terjadi dalam perusahaan.
4
Menyusun Data Flow Diagram (DFD) DFD dibuat dengan menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran dari data sistem, yang dapat membantu untuk memahami sistem secara logis, terstruktur, jelas dan memperoleh kebutuhan informasi.
b. Metode Perancangan Basis Data Berdasarkan metode perancangan basis data yang digunakan adalah: 1. Perancangan Konseptual 2. Perancangan Logikal 3. Perancangan Fisikal
- Metode Perancangan dan Pengembangan Aplikasi Berdasarkan metode perancangan dan pengembangan aplikasi yang digunakan adalah: 1.
Perancangan Interface
• Input / Form • Output / Report • Menu 2.
Perancangan Program
• STD (State Transition Diagram) • Modul Program • Proses
HASIL DAN BAHASAN Hasil dari pengumpulan data yang dilakukan adalah berupa beberapa prosedur yang terdapat pada perusahaan, contoh-contoh laporan seperti laporan jurnal umum, laporan neraca lajur, laporan laba rugi dan dokumentasi lainnya. Salah satu contoh prosedur
5
yang diperoleh, yaitu prosedur untuk jurnal umum. Pertama, karyawan memasukan datadata kedalam jurnal, setelah jurnal di input, karyawan pun mensortir data secara manual dari program eksel selama satu periode. Hasil laporan jurnal umum di serahkan kepada manager. Setelah data terkumpul, maka dilakukanlah analisis data keuangan secara periode, hasilnya adalah mendapatkannya laporan laba dan rugi dari perusahaan selama perperiode. Adapun masalahnya yaitu Informasi yang dibutuhan menjadi kurang efisien dan efektifitas proses bisnis seperti dalam peng-inputan secara manual, sehingga menimbulkan data berulang yang tidak di perlukan, dan data yang di input membutuhkan waktu cukup lama. Tindakan manipulasi data pada perusahaan, karena karyawan hanya menggunakan Microsoft excel, sehingga data mudah di manipulasi kan. Minimum-nya tingkat kerahasiaan data, karyawan yang menginput dengan Microsoft excel tingkat kerahasiaannya lebih rendah, karena tidak adanya keamanan tingkat tinggi pada software tersebut, seperti tidak adanya password khusus pada karyawan tertentu. Tidak rapinya pencatatan yang dilakukan oleh pihak karyawan, di karenakan software yang di gunakan saat ini pada perusahaan tersebut masih kurang. Sulitnya menghasilkan laporan secara cepat dan tepat, karena terlalu banyak menginput data secara manual, serta perhitungan yang tidak relevan sehingga kurang membantu karyawan tersebut. Berdasarkan pengumpulan data yang dilakukan, kemudian analisis kebutuhan data, dan kelemahan sistem yang berjalan, maka dilakukanlah perancangan basis data yang meliputi hal-hal sebagai berikut.
Perancangan Konseptual
6
Dalam tahapan ini dihasilkan dihasilkan satu model data konseptual. Adapun langkahlangkah
yang
dilakukan
dalam
perancangan
basis-data
konseptual
adalah
mengidentifikasikan tipe entity, mengidentifikasikan tipe relasi, mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan entity atau tipe relasi, menentukan domain atribut, menentukan atribut candidate, primary dan alternate key, memeriksa redundansi, memvalidasi model konseptual dengan transaksi pengguna serta me-review model data konseptual dengan pengguna. Adapun entitas-entitas yang dihasilkan dari tahapan ini dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Entitas-entitas Basis Data Sistem Akutansi Tabel Karyawan
AsetTetap
Normalisasi
Ket
Kode Karyawan, KodeJurnalUmum,
Berisi data tetang
NamaKaryawan, KataSandi, Status
karyawan
KodeAset, KodeAkun, Tanggal,
Berisi data tetang
Deskripsi, Debit, Kredit
asset tetap perusahaan
JurnalUmum
KodeJurnalUmum, KodeAkun,
Berisi data tetang
KodeKaryawan, NamaAkun,
jurnal umum
KodeTransaksi, BuktiTransaksi, Total DetailJurnalUmum
KodeJurnalUmum, NamaAkun,
Berisi data tetang
Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit,
detail jurnal umum
Referensi, SaldoDebit, SaldoKredit BukuBesar
KodeBukuBesar, KodeAkun,
Berisi data tetang
KodeJurnalUmum, Tanggal,
buku besar
Deskripsi, Debit, Kredit NeracaSaldoSebelumd (KodeNeracaSSD, KodeJurnalUmum,
Berisi data tetang
iSesuaikan
Neraca Saldo
Deskripsi, Debit, Kredit, Total
Sebelum diSesuaikan NeracaPenyesuaian
KodeNeracaPenyesuaian, KodeAkun,
Berisi data tetang
Tanggal, Referensi, Deskripsi, Debit,
Neraca Penyesuaian
7
Kredit NeracaLajur
KodeNeracaLajur, KodeNeracaSSD,
Berisi data tetang
KodeNeracaPenyesuaian, Deskripsi,
Neraca Lajur
NeracaSaldoDebit, NeracaSaldoKredit, PenyesuaianDebit, PenyesuaianKredit, NeracaPenyesuaianDebit, NeracaPenyesuaianKredit, Referensi, RugilabaDebit, RugiLabaKredit, NeraacDebit, NeracaKredit, Jumlah, RugiBersih, Total LaporanRugiLaba
KodeLaporan, KodeNeracaLajur,
Berisi data tetang
DeskripsiAset, DeskripsiEkuitas,
Laporan rugi laba
JumlahAset, JumlahEkuitas, TotalAset, TotalEkuitas, RugiLabaBersih Akun
KodeAkun, NamaAkun
Berisi data tetang akun
Transaksi
KodeTransaksi, BuktiTransaksi
Berisi data tetang transaksi
Di akhir tahap perancangan basis-data konseptual ini dihasilkan sebuah model data konseptual yang benar-benar mewakili view. Adapun model data konseptual yang dihasilkan adalah seperti yang terlihat pada ERD (Gambar 1).
8
Gambar 1. ERD Perancangan Basis Data Konseptual Dari ERD pada Gambar 2, terlihat setiap entitas akan memiliki hubungan dengan entitas lainnya. Misalnya entitas Akun memiliki hubungan dengan entitas JurnalUmum, BukuBesar, AsetTetap, dan NeracaPenyesuaian. Hubungan yang terjadi antara entitas-entitas tersebut biasanya adalah hubungan satu ke banyak atau istilah asingnya adalah one-to-many. Contohnya satu BukuBesar dapat menyimpan banyak Akun lebih dari satu kali. Perancangan Logikal Pada akhir tahapan ini dihasilkan satu model data logikal. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam merancang basis-data logikal, yaitu menurunkan tabel untuk model data logikal, memvalidasi tabel menggunakan normalisasi, memvalidasi tabel terhadap transaksi pengguna, memeriksa batasan integritas serta me-review model data logikal lokal dengan pengguna.
9
Proses Normalisasi Seluruh tabel yang dihasilkan pada langkah sebelumnya seharusnya telah berada dalam 3NF. Namun, jika terdapat tabel yang belum 3NF, maka tabel tersebut perlu dinormalisasi. Contohnya: Karyawan (@Kode Karyawan, NamaKaryawan, KataSandi, Status) JurnalUmum(@KodeJurnal, #KodeAkun, #KodeTransaksi, Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit, Referensi, SaldoDebit, SaldoKredit)
Gambar 2. ERD Perancangan Basis Data Logikal
10
Tabel
Ukuran 1
Perkiraan
UkuranRecord
Record
TransaksPerhari
Perhari
(byte) Karyawan
102
5
510
AsetTetap
152
10
1520
JurnalUmum
82
8
656
DetailJurnalUmum
232
8
1856
Transaksi
56
8
448
BukuBesar
198
8
1586
NeracaSaldoSebelumdiSesuaikan
82
8
656
NeracaPenyesuaian
112
8
896
NeracaLajur
378
8
3024
LaporanRugiLaba
272
8
2176
Akun
106
8
848 Jumlah
14176 byte
Perkiraan kebutuhan kapasitas disk untuk transaksi sebesar Byte/hari. Untuk satu minggunya maka 14176 x 7 hari = 99232 Byte/minggu. Untuk satu tahunnya maka 99232 x 52 = 5160064 Byte/tahun. Berikut tabel ini memperlihatkan perbandingan DBMS Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition dengan Oracle 9i Standard Edition.
Setelah itu, masuklah pada tahapan pemilihan DBMS. Adapun DBMS yang dibandingkan adalah MySQL dan Oracle 9i. Tabel 4 memperlihatkan perbandingan dari kedua DBMS.
11
Kriteria Feasibility
Faktor
(Mysql Server)
(Oracle 9i)
Mysql Server mendukung
Dari segi keamanan Oracle
menjelaskan sebaik apa
User akan mudah untuk
memang memberikan
sistem akan bekerja dan
mengoperasi sistem ini.
fungsionalitas yang tinggi,
juga penerimaan solusi
Karena aplikasi PHP 4.0
tetapi di lain pihak Oracle lebih
yang ditawarkan
berbasis web. Interface
umum digunakan pada
seperti ini mungkin sangat
perusahaan dengan basisdata
familiar bagi user yang
yang sangat besar. Sehingga
biasa surfing di Internet
perusahaan dengan basisdata
dan akan mengurangi
yang tidak terlalu besar akan
terjadinya human error.
cenderung untuk memilih
Pemberat Operation feasibility
25%
DBMS lain dan tidak mendukung TCP-C Nilai : 85
Nilai : 80
Membuat aplikasi web-
Secara teknis Oracle
Menilai kematangan
based khususnya PHP 4.0
membutuhkan keahlian yang
teknologi, tingkat keahlian
sangat mudah. Seorang
lebih dari pada SQL Server.
teknis yang dibutuhkan
programmer yang
Namun Oracle ini mendukung
untuk mengembangkan,
menguasai keahlian ini.
semua platform, tidak hanya
mengoperasi dan
Atau yang baru ingin
platform berbasis windows saja.
mengelolah DBMS.
menguasainya dapat
Fitur yang mendukung adalah
menjadi ahli dalam waktu
PL/SQL, dimana PL/SQL
singkat. MySQL adalah
memiliki fitur:
DBMS yang mudah
Indexes:
digunakan dan
B-Tree indexes, Bitmap
dioperasikan.
indexes, Partitioned Indexes,
Technical Feasibility
25%
Function-Based Indexes. Domain Indexes Tabel : BEFORE trigger, AFTER Triggers, INSTEAD OF triggers Procedures: PL/SQL statements, Java Methods, Third-Generation Language (3GL) routines
12
Array: mendukung Nilai : 80
Nilai : 85
Mysql Server Free
Oracle 9i Enterprise Edition
Beraapa besar biaya yang
Processor : Pentium 166
dihargai US$ 40.000 namun
dibutuhkan untuk
MHz
belum meliputi fitur-fitur
menerapkan solusi
Memory :
manajemen maupun OLAP dan
64 MB RAM
data mining. Bila ingin
Hard Disk Space :
menginstal fitur-fitur tersebut,
145 MB, 380 MB (typical)
maka harus mengeluarkan biaya
Dilihat dari kebutuhan
tambahan lagi. Dan ada biaya
piranti lunak:
tambahan untukpelatihan karena
Microsoft Windows,
keahlian yang tinggi. Dilihat
Dreamweaver Mx.
dari kebutuhan piranti keras
Economic Feasibility
40%
(minimum): Processor : Pentium 166 MHz Memory : 128 MB RAM Hard Disk Space : 140 MB pada system drive ditambah 4.5 GB untuk Oracle Home Drive (NTFS) Dilihat dari kebutuhan piranti lunak: Oracle 9i mendukung semua platform termasuk platform berbasis Windows, AIX-Based System, Compaq Tru64 UNIX, HP, Linux Intel, Sun Solaris, dan sebagainya. Nilai : 90
Nilai : 80
Karena tidak
Butuh waktu sekitar 9-12 bulan
Berapa lama waktu yang
membutuhkan keahlian
untuk mengimplementasikan
diperlukan untuk
yang terlalu tinggi maka
solusi.
merancang dan
solusi dapat
mengimplementasikan
diimplementasikan dalam
solusi.
waktu 5-7 bulan.
Schedule Feasibility
10%
13
100%
Nilai : 75
Nilai : 70
84,75
80,25
Tabel 2. Pemilihan DBMS Dari hasil analisis di atas, diambil keputusan bahwa DBMS yang akan digunakan adalah MySQL. Demikianlah perancangan basis data pada PT. Adi Pertiwi, namun sebagai tambahan agar dapat mendukung sistem akutansi yang terdapat pada perusahaan, maka perancangan basis data yang dihasilkan sebaiknya dilengkapi dengan rancangan layar aplikasi. Salah satu rancangan layar aplikasi desktop yang akan menggunakan perancangan basis data ini sebagai berikut :
t
Pada rancangan layar terlihat setiap halaman utama yang terdapat menu-menu. Rancangan aplikasi ini bertujuan untuk mempermudah pengguna basis data mengakses basis data.
14
SIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data mendukung sistem akutansi yang dilakukan pada PT. ADI PERTIWI, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : Dengan adanya aplikasi basis data, data transaksi keuangan yang ada pada perusahaan dapat terintegrasi dengan baik, mudah, dan meminimalisir dari human error pada saat penginputan. Keamanan data dapat terjaga dikarenakan aplikasi ini menyediakan login, sehingga tidak semua karyawan dapat mengakses sistem ini. Sistem informasi akuntansi yang handal yang mampu menciptakan proses pelaporan produksi menjadi lebih efektif dan efisien. Perlunya sistem pencatatan yang mampu memberikan data secara tepat dan mudah dalam pembuatan data.
