ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA HONORARIUM PADA PT PLN (PERSERO) UDIKLAT JAKARTA Hengky Kurniawan Rahmayanti Sonia Dr.Ir.Abdul Aziz, M.sc. PT PLN, Jl. Letjen S. Parman No.27, Slipi-Jakarta Barat 11480, (021) 548 1141,
[email protected],
[email protected],
[email protected],
ABSTRAK Tujuan penelitian adalah menganalisis dan merancang sistem basis data honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, sehingga dapat memudahkan staf keuangan dan pengajaran dalam menggunakan sistem basis data honorarium untuk melakukan pengelolaan keuangan honorarium, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada perusahaan tersebut. Metode penelitian yang digunakan meliputi metode studi pustaka, metode analisis, dan metode wawancara. Sedangkan metode perancangan sistem basis data honorarium ini menggunakan metode DBLC (database application life cycle). Hasil penelitian adalah implementasi sistem basis data honorarium yaitu berupa web basis data yang dapat digunakan sebagai pendukung kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan pembayaran honorarium instruktur. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan digunakannya sistem basis data honorarium berupa web basis data, dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan keamanan data honorarium instruktur. Kata kunci : Sistem, Basis data, Honorarium.
ABSTRACT The purpose of the study is to analyze and design a database system honorarium at PT PLN (Persero) Jakarta UDIKLAT, to facilitate financial and teaching staff in use the database systems for managing financial honorarium, to improve the effectiveness and efficiency of the company . The method used includes literature study methods, methods of analysis, and interviews . While the method of designing a database system using the method DBLC honorarium (database application life cycle). Results of the research is the implementation of a database system in the form of honorarium web database that can be used to support corporate activities relating to the payment of honorarium instructor . Conclusions from this research is use of database systems in the form of honorarium web database, can improve the effectiveness, efficiency, and security of data honorarium instructor . Keywords : System, Database , Honorarium.
PENDAHULUAN Latar Belakang PT PLN (Persero) merupakan salah satu perusahaan besar di Indonesia yang bergerak dibidang pengadaan listrik nasional. PT PLN (Persero) memiliki banyak lembaga dibawah naungannya yang tersebar di seluruh Indonesia. Salah satunya adalah Unit Pendidikan dan Pelatihan yang biasa disebut dengan UDIKLAT. PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah UDIKLAT kedua yang ada di PT PLN (Persero) PUSDIKLAT. UDIKLAT tersebut berdiri sejak tahun 1997 yang merupakan gabungan antara UDIKLAT Slipi dengan UDIKLAT Ciracas yang beralamatkan di Jl. S. Parman No. 27 Slipi Jakarta barat, dimana pada awalnya bergerak dalam bidang pendidikan khususnya bidang non teknik untuk internal PT PLN (Persero), meliputi bidang Sumber daya Manusia, Administrasi dan Tata Usaha Langganan. Dalam bidang administrasi, UDIKLAT Jakarta memiliki kewajiban untuk melakukan pemberian honorarium sebagai penghargaan atau kompensasi atas kegiatan mengajar yang sudah dilakukan oleh instruktur di PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Dimana honorarium yang diberikan kepada masing-masing instruktur berbeda-beda tergantung dari jumlah waktu mengajar, biaya trasport, pajak, dan lain-lain. Oleh karena itu, kami menawarkan untuk pembuatan sistem basis data honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database MySQL, Honorarium diperuntukan bagi instruktur yang telah melakukan kegiatan mengajar di lingkungan PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Sistem basis data honorarium tersebut berupa web dan dapat diakses secara intranet di lingkungan PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Sistem basis data honorarium tersebut berguna untuk membantu memudahkan dalam penghitungan, penyimpanan dan pengolahan data yang berkaitan dengan honorarium tersebut. Dimana usulan tersebut sudah diterima oleh pihak PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, dan pembuatan sistem tersebut juga telah disetujui sebagai tugas skripsi kami yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA HONORARIUM PADA PT PLN (PERSERO) UDIKLAT JAKARTA”.
Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penulisan skripsi ini adalah : 1. Bagaimana membuat sistem basis data yang dapat mempermudah pengumpulan data instruktur pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta ? 2. Bagaimana membuat sistem basis data yang dapat menyimpan data dan menentukan honorarium instruktur berdasarkan jumlah waktu mengajar, biaya trasport, pajak, dan lain-lain ? 3. Bagaimana membuat sistem basis data yang dapat mempermudah staf keuangan dalam mengelola honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta ? 4. Bagaimana membuat sistem basis data yang dapat menghasilkan laporan honorarium instruktur per periode PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta ? 5. Bagaimana perancangan sistem basis data honorarium ? Ruang Lingkup Ruang lingkup yang diambil dalam skripsi ini mencakup : 1. Pendataan instruktur di PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. 2. Menentukan honorarium instruktur berdasarkan jumlah waktu mengajar, biaya trasport, pajak, dan lain-lain. 3. Membuat sistem yang dapat menghasilan laporan honorarium instruktur per periode (per periode sama dengan setiap bulan). 4. Pengembangan sistem basis data honorarium dari pengolahan data secara manual menjadi sebuah web untuk menciptakan sistem basis data honorarium yang lebih efektif dan efisien. 5. Meningkatkan keamanan data honorarium untuk menjaga kerahasiaan data PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari pembuatan Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta ini adalah : 1. Menganalisis permasalahan sistem basis data honorarium di PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
2. Menganalisis kebutuhan staf bagian pengajaran dan bagian keuangan untuk mendukung kebutuhan informasi yang dibutuhkan. 3. Merancang sistem basis data honorarium PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. 4. Membuat sistem basis data honorarium berupa web pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. 5. Membuat sistem basis data yang mampu membuat laporan honorarium per periode. Dan manfaat dari pembuatan Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta ini adalah : 1. Memudahkan pengumpulan data instruktur PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. 2. Memudahkan staf keuangan dan staf pengajaran dalam menggunakan sistem basis data honorarium. 3. Memudahkan staf keuangan dalam melakukan proses penghitungan honorarium. 4. Memudahkan staf keuangan dalam mengatur keuangan honorarium. 5. Memudahkan pembuatan laporan honorarium instruktur per periode. 6. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta terutama dalam bidang keuangan dan pengajaran. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi 3 bagian utama, yaitu metode studi pustaka, metode analisis, metode wawancara, serta metode perancangan. Berikut merupakan penjelasannya : 1. Metode Studi Pustaka Yaitu salah satu metode pengumpulan data dan informasi melalui buku, journal, internet, dan lain-lain. Dimana metode tersebut kami gunakan sebagai penunjang dan sebagai referensi penyusunan skripsi ini. 2. Metode analisis Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan cara menganalisis kebutuhan pengguna, serta menganalisis berkas-berkas terkait honorarium di PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
3. Metode Wawancara Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan cara mewawancarai manager serta beberapa staf yang terkait dengan sistem basis data honorarium tersebut, guna mendapatkan informasi data yang akurat serta mengetahui kebutuhan apa saja yang diinginkan oleh pengguna terkait sistem basis data honorarium tersebut. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang kami lakukan terdiri dari 5 bab yang meliputi : 1. Bab 1. Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup dari penilitian, tujuan dan mamfaat penilitian, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan yang digunakan. 2. Bab 2. Tinjauan Pustaka Pada bab ini akan menjelaskan mengenai tinjauan pustaka akan dibahas secara ringkas hal-hal umum yang berhubungan dengan basis data dan hal-hal khusus yang berhubungan dengan topik skripsi dan alat bantu analisis dan perancangan basis data serta mencantumkan pula hasil penelitian atau produk sebelumnya dari sistem maupun aplikasi sejenis. 3. Bab 3. Metodologi Pada bab ini akan menjelaskan mengenai metodologi, analisis masalah, analisis sistem yang berjalan, analisis kebutuhan user, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah, serta perancangan layar aplikasi. 4. Bab 4. Hasil dan Pemahasan Pada bab ini akan menjelaskan mengenai spesifikasi system, tampilan layar menu, evaluasi database, evaluasi aplikasi, dan lain-lain. 5. Bab 5. Simpulan dan Saran Dalam bab ini, akan menjelaskan mengenai kesimpulan dari keseluruhan isi skripsi penulis serta saran-saran yang akan diajukan untuk pengembangan dan penerapan sistem berikutnya pada masa yang akan datang.
METODE PENELITIAN Pada tahap identifikasi masalah pada sistem honorarium PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dilakukan dengan teknik pengumpulan data yaitu wawancara dan studi pustaka. A. Identifikasi Masalah dengan Wawancara Mengidentifikasi masalah dengan teknik wawancara ini digunakan karena lebih efektif dan spesifik. Berikut ini merupakan hasil wawancara dari narasumber PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. 1. Hasil wawancara 1 Dengan
: Nurina Mariansari
Jabatan
: Assistant Analyst Data, Evaluasi, dan Sertifikasi
Tanggal
: 11 September 2013
Secara umum PT PLN (Persero) bergerak di bidang pengadaan listrik nasional. Unit Pendidikan dan Pelatihan (UDIKLAT ) Jakarta merupakan unit pendidikan yang merupakan bagian dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) yang bertanggung jawab dalam bidang pendidikan dan pelatihan pegawai PT PLN. Pendidikan dan pelatihan dalam UDIKLAT tersebut memiliki berbagai ruang lingkup pendidikan, antara lain pendidikan pra-jabatan, pendidikan profesi, pendidikan penjenjangan, pendidikan penunjang, dan pendidikan purnabakti. Sebenarnya saat ini PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta sedang memerlukan beberapa sistem baru sebagai sarana penunjang kegiatan dalam PT PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta. Diantaranya yaitu sistem untuk pendataan dan
pembayaran honorarium staf pengajar, sistem sms gateway atau sms center, sistem untuk mengatur denah ruangan instruktur untuk mengajar di PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Dari beberapa sistem baru yang dibutuhkan PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta sangat membutuhkan satu sistem yang bernama sistem honorarium. Honorarium merupakan suatu sistem yang nantinya dapat berguna sebagai penghitung otomatis biaya yang harus dikeluarkan PT PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta untuk membayar honorarium instruktur.
Selain itu sistem tersebut juga dapat membuat dokumen laporan berupa file PDF dan Ms.Excell sebagai dokumen resmi untuk pembayaran
honorarium instruktur yang akan diberikan ke bagian keuangan PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Sistem honorarium tersebut memiliki manfaat untuk mempermudah proses perhitungan honorarium instruktur serta mempermudah dalam pembuatan dokumen laporan honorarium. Sistem ini nantinya akan digunakan oleh bagian pengajaran dan keuangan PT PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta. Selama ini honorarium untuk
instruktur masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Ms.Excel sebagai pengolah data. Sehingga belum bisa terintegrasi dengan baik, banyak menggunakan kertas, keamanan data yang minim, dan data mudah hilang. Sistem yang baru nantinya diharapkan dapat berupa web yang dapat diakses di lingkungan internal PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta sehingga data lebih cepat diakses dan diolah, struktur data lebih terorganisasi, keamanan data terjamin, dan data dapat terintegritas dengan baik.
2. Hasil Wawancara 2
Dengan
: Endang Supriatna
Jabatan
: DM Pelaksanaan Pembelajaran
Tanggal
: 11 Desember 2013
Instruktur terdiri dari dua jenis yaitu instruktur tetap dan tidak tetap, setiap periode bagian pelajaran memberikan laporan honorarium instruktur ke bagian keuangan. Instruktur wajib memberikan data diri yaitu NIP, nomor NPWP, nomor rekening, nama bank, atas nama bank, telepon, dan email. Masing-masing instruktur sudah memiliki grade, kualifikasi instruktur, unit induk, dan cabang unit. Sebelum mengajar, instruktur memilih diklat dan jenis diklat. Dalam perhitungan honorarium ada beberapa hal yang perlu diketahui yaitu periode, nama instruktur, diklat, grade, unit, tanggal (tanggal mulai,tanggal
selesai),
jumlah
jam/bulan,
jumlah
honor,
tarif
transport/hari, jumlah transport, jumlah honor transport, pajak atas honor dan transport, jumlah honor dan transport yang diterima, nomor rekening, nomor NPWP, keterangan, total jumlah honor dan transport yang di terima. PT PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta membutuhkan laporan
honorarium dalam bentuk Ms.Excel yang akan diserahkan ke bagian keuangan. Grade terdiri dari integration, advanced, optimization, system, spesific, basic. Kualifikasi instruktur terdiri dari instruktur belum bersertifikat, expert toefl memenuhi, expert toefl belum memenuhi, senior toefl memenuhi, senior toefl belum memenuhi, associate memenuhi, associate belum memenuhi, dan basic. Jenis diklat terdiri dari Diklat Reguler, Penceramah Workshop/ Sejenis Ragam A, Penceramah Workshop/ Sejenis Ragam B, Penceramah Workshop/ Sejenis Ragam C. Pajak terdiri dari pajak pusdiklat dengan tarif 5%, pajak non pusdiklat dengan tarif 2.5%, pajak punakarya dengan tarif 2.5%. Tarif transportasi terdiri dari e-learning dan bukan e-learning. Perhitungan honorarium terdiri dari : a. tarif honor = tarif kualifikasi instruktur * (tarif grade * tarif jenis diklat), b. jumlah honor = jumlah jam * tarif honor, c. jumlah transport = jumlah hari * tarif transport, d. jumlah honor dan transport = jumlah honor + jumlah transport, e. pajak atas honor dan transport = jumlah honor dan transport * pajak, f. jumlah honor dan transport yang di terima = jumlah honor dan transport - pajak atas honor dan transport.
B. Identifikasi Masalah dengan Studi Pustaka Mengidentifikasi masalah dengan studi pustaka ini berupa formulir pembayaran honorarium PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Pada formulir ini dijelaskan tentang hal yang berkaitan dalam pembayaran honorarium yang berdasarkan ketentuan-ketentuan umum honorarium yang sudah ditetapkan. Berikut ini formulir pembayaran honorarium PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
Gambar 1. Formulir Pembayaran Honorarium PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
HASIL DAN BAHASAN
Gambar 2. DFD Level 0 (Diagram Konteks)
Honorarium terdiri dari NIP, Diklat, Nama Materi, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Jumlah Jam, Jumlah Hari, Tarif Honor, Jumlah Honor, Jenis Transport, Jumlah Transport, Bruto Honor Transport, Pajak Honor Transport, Netto Honor Transport, Keterangan.
Gambar 3. DFD Level 1 (Diagram Nol)
Gambar 4. ERD Logikal
SIMPULAN DAN SARAN Pada bab simpulan dan saran ini akan diberikan kesimpulan mengenai analisis dan perancangan sistem basis data honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dan saran untuk PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data honorarium pada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut: •
Sistem basis data honorarium ini mudah dioperasikan.
•
Sistem basis data honorarium ini sudah memenuhi kebutuhan pengguna seperti: pendataan instruktur, perhitungan honorarium, laporan honorarium instruktur per periode, dan sebagainya.
•
Sistem basis data honorarium memiliki keamanan yang lebih baik.
•
Dengan adanya sistem basis data, maka resiko kehilangan data menjadi lebih kecil.
Saran Saran-saran yang dapat kami berikan kepada PT PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta agar penggunaan aplikasi dapat berjalan baik dan benar antara lain: •
Website ini lebih baik menambahkan fitur download file dengan format PDF.
•
Pada menu Help sebaiknya ditambahkan penjelasan yang lebih detail.
REFERENSI Aditama, Roki. (2013). Sistem informasi akademik kampus berbasis web dengan PHP. Yogyakarta: PT Lokomedia. Arista, Vicky Andi. (2011). Aplikasi Penggajian Pegawai Tetap Berbasis Web (Studi Kasus pada Politeknik Telkom Bandung). Jurnal Pa. 1(1): 1-8 Astuti, Novita Tri., Gustian Djuanda., & Magdalena Karismariyanti. (2011) Aplikasi Penggajian dan Penghitungan Pajak Penghasilan Pasal 21 (Studi Kasus Pada kantor Administrasi Pelabuhan Sunda Kelapa). Jurnal Pa. 1(1): 1-11 Connoly, Thomas. & Carolyn Berg. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (4th edition). England: Pearson Education. Indrajani. (2011). Bedah kilat 1 jam pengantar dan sistem basis data. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Indrajani. (2011). Perancangan basis data dalam all in 1. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Ismail, Taufiq & Fuad Thohari. (2008) Sistem Penggajian Berbasis Web di DIRCOMNET. Jurnal Informatika. 2(1): 1-8
Kamus besar bahasa indonesia pusat bahasa. (2008). Kamus besar bahasa indonesia pusat bahasa. (4th edition). Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. KPPN JAKARTA I. 20 September (2008). Daftar Kata dan Istilah (Online), diakses 1 Desember 2013 dari http://www.kppn-jktsatu.web.id/index.php?pilih =kamus&aksi=baca&kata=honorarium. Kurose, James F. & Keith W. Ross. (2003). Computer networking: a top-down approach featuring the internet. (2th edition). Burlington: Addison-Wesley. Lesmana,Tirtha I., Michael O. Sumlang, & Haryanto. (2013). Analisa dan Perancangan Sistem Basis Data Pemesanan Makanan dan Minuman serta Ketersediaan Meja pada Restoran Raja Kepiting. Tesis tidak diterbitkan. Jakarta: School of Computer Science, Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Lukas, Jonathan. (2006). Jaringan Komputer. (1th edition). Yogyakarta: CV. Graha Ilmu. Nixon, Robi. (2009). Learning PHP, MySQL and, JavaScript. (1th edition). USA: O'reilly. Post, Gerald V. (2005). Database management system: designing and building business. (3th edition). New York: McGraw Hill. Rainer, R. Kelly, & Casey G. Cegielski. (2011). Introduction to information systems. (3th edition). New Jersey: Wiley. Shneiderman, Ben. & Catherine Plaisant. (2005). Designing the user interface: strategis for effective human-computer interaction. (4th edition). New York: Addison Wesley. Sutaji, deny. (2012). Sistem inventory minimarket dengan php & jquery. Yogyakarta: PT Lokomedia The PHP Group. 5 April (2014). Prepared statements and stored procedures (Online), diakses 27 Januari 2014 dari id1.php.net/pdo.prepared-statements. Welling, Luke. & Laura Thomson. (2009). PHP and MySQL web development. (4th Edition). USA : Addison Wesley Longman. Williams, Brian K., & Sawyer, Stacey C. (2007). Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi (Terjemahan). (7th edition). Yogyakarta: ANDI.
RIWAYAT PENULIS Hengky Kurniawan lahir di Kabupaten Grobogan, Jawa Tengah pada tanggal 30 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer (Computer Science) pada tahun 2014.
Rahmayanti lahir di kota Jakarta pada tanggal 15 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu computer (computer science) pada tahun 2014. Sonia lahir di kota Jakarta pada tanggal 17 Februari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer(computer science) pada tahun 2014.
