ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENGANGGARAN DANA ARYA GROUP Andreas Sebastian; Chandra Wijaya; Rendy; Abdul Aziz Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Binus University Jl. KH. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480.
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basis data penganggaran dana yang sesuai dengan kebutuhan Arya Group serta membuat aplikasi yang sesuai dengan sistem basis data yang dirancang. Sistem ini mendukung proses-proses bisnis seperti : alokasi penganggaran dana untuk departemen human resources, departemen keuangan dan anak perusahan dari Arya Group. Metode penelitian yang digunakan adalah metode fact finding yaitu kita melakukan studi pustaka, studi lapangan ke perusahaan yang bersangkutan, dan metode perancangan basis data dengan tiga konsep perancangan, yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal, serta merancang tampilan layar untuk membuat program aplikasi. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sebuah sistem basis data dan aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, menyimpan, dan mengelola data-data alokasi penganggaran dimana datadata tersebut sudah terintegrasi di dalam basis data. Simpulan dari penelitian ini adalah diharapkan dengan adanya sistem basis data yang telah dirancang serta aplikasi yang telah dibuat, dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengelola data yang ada menjadi informasi sesuai dengan perusahaan. Kata Kunci : analisis , perancangan, sistem basis data, anggaran. .
PENDAHULUAN Latar Belakang Dewasa ini teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, sehingga permintaan akan kebutuhan yang berhubungan dengan teknologi informasi juga ikut bertambah. Perusahaan-perusahaan yang masih beroperasi secara manual (belum banyak memanfaatkan teknologi informasi) mulai beralih memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk mendukung dan meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan. Apabila masih mengoperasikan sistem secara manual, hal ini dapat menghambat kinerja dari perusahaan itu sendiri karena akan memakan banyak waktu dan biaya. Jika dioperasikan secara terkomputerisasi, maka semua hal yang berhubungan dapat terintegrasi dengan lebih baik sehingga disamping lebih praktis dalam penggunaan, juga lebih menghemat waktu dan biaya.
Rumusan Masalah Arya Group masih memproses penganggaran dana secara manual yaitu dengan mengumpulkan data dari tiap departemen dan divisi untuk digabungkan dan dianalisis seluruh datanya, kemudian menetapkan anggaran yang diperlukan. Kondisi seperti ini kurang efesien karena menghabiskan tidak sedikit waktu untuk mengumpulkan anggaran dana yang berada dilokasi yang berbeda. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah menganalisis sistem basis data pada Arya Group dan merancang aplikasi berbasis web untuk internal perusahaan. Sehingga manfaat yang diharapkan adalah mampu menghasilkan anggaran dana yang terintegrasi dari seluruh departemen, mempermudah serta mempercepat proses penganggaran dana.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penyusunan skripsi adalah : 1. Metode Analisis a. Studi Pustaka Melakukan studi kepustakaan untuk memperoleh sumber informasi dari berbagai macam referensi yaitu buku-buku, artikel, laporan dan karya tulis yang berhubungan dengan analisis dan perancangan database sehingga dapat melandasi penulisan skripsi dengan baik dan benar. b. Studi Lapangan Metode yang digunakan dalam studi lapangan adalah : 1. Melakukan wawancara kepada manager IT mengenai kinerja sistem yang sedang berjalan di perusahaan. 2. Melakukan survey langsung ke perusahaan untuk mempelajari dan mengetahui sistem yang berjalan, struktur organisasi, dan hal-hal lain yang mengenai perusahaan.
2. Metode Perancangan a. Perancangan basis data 1. Perancangan basis data konseptual 2. Perancangan basis data logical 3. Perancangan basis data fisikal b. Perancangan Aplikasi 1. Menggunakan Data Flow Diagram (DFD) 2. Merancang State Transition Diagram STD 3. Perancangan layar 4. Perancangan program
HASIL DAN BAHASAN 1. Flochart perusahaan
Start
Menyediakan template pengisian finance
SBU Mengisi budget Finance ?
YA Finance
NO
Menyediakan data yang diminta SBU
Historical/ Actual/ Finance Statement/ Group Expense Summary HR Budget Konsolidasi data
Adjust budget
Flowchart Finance Financial Statement
Finalize FInance
Start
Menyediakan template pengisian HR
SBU Mengisi budget HR ?
YA Form HR
Menghitung Budget
Membuat Summary report
Finalize HR
NO
Flowchart Human Resource
Start
Mengajukan permintaan dokumen
YA Historical/ Actual/ Finance Statement/ Group Expense
SBU Mengisi budget
Form Finance
Form HR
Flowchart SBU
Kirim ke bagian HR
End
Flowchart CEO
2. Perancangan basis data dilakukan dalam 3 sebagai berikut : a) Perancangan basis data konseptual Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data konseptual yaitu: 1. Mengidentifikasi tipe-tipe entitas 2. Mengidentifikasi tipe-tipe hubungan antar entitas 3. Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut-atribut dengan tipe-tipe entitas atau hubungan antar entitas. 4. Menentukan domain atribut. 5. Menentukan atribut candidate dan primary key. 6. Mempertimbangkan penggunaan konsep enhanced modeling. 7. Memeriksa model terhadap redudansi. 8. Memvalidasikan model konseptual terhadap transaksi user. b) Perancangan basis data logikal Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data logikal yaitu: 1. Menghilangkan fitur yang tidak compatible dengan model relasional. 2. Membuat relasi untuk model data logikal. 3. Validasi relasi dengan normalisasi. 4. Memvalidasikan relasi terhadap transaksi pengguna. 5. Menentukan batasa integritas. 6. Memvalidasikan model data logikal global. c) Perancangan basis data fisikal Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data fisikal yaitu: 1. Menerjemahkan model logikal global sesuai dengan DBMS yang digunakan. 2. Merancang representasi dari data turunan. 3. Perancangan representasi fisikal. a. Analisis transaksi. b. Pemilihan organisasi file. c. Pemilihan indeks. d. Estimasi kebutuhan disk space. e. Merancang mekanisme keamanan.
Hasil perancangan sistem basis konseptual dan logikal dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3. ERD Konseptual
Gambar 4. ERD Logikal
Evaluasi 1. Domain Integrity Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain yang telah ditentukan sebelumnya. Hal – hal yang diuji sebagai contoh antara lain: a) Domain atribut yang ditetapkan untuk kode pada tabel Employee, Customer, dan Supplier diawali inisial tertentu misalnya: Employee dengan EM b) Hasil evaluasi domain integrity menunjukkan bahwa seluruh tabel diuji telah memiliki domain integrity yang tepat. 2. Entity Integrity Pengujian yang dilakukan adalah menguji seluruh tabel dan memastikan bahwa tidak ada atribut dari suatu primary key yang boleh bernilai NULL dan tidak ada 2 record yang sama pada primary key pada strong entity. 3. References Integrity Hal yang diuji adalah setiap tabel telah berhubungan, terdapat foreign key dalam tabel yang terhubung tersebut. Selain itu juga dilakukan pengujian apakah nilai foreign key harus sesuai dengan primary key tabel yang terhubung. Hasil evaluasi domain integrity, entity integrity, dan references integrity membuktikan bahwa seluruh tabel telah layak uji. 4. Performance Setelah melakukan pengujian terhadap aplikasi, performance menunjukkan bahwa sistem basis data berjalan sesuai dengan rancangan dan dapat menghasilkan data dalam waktu singkat. 5. Security Evaluasi security dimaksudkan untuk menguji apakah seluruh tabel memiliki keamanan berdasarkan mekanisme keamanan yang baik sehingga tidak terjadi penyimpangan atau penyalahgunaan data yang ada. Sebagai contoh adalah sebagai berikut : a) Pengguna tidak diperbolehkan untuk mengakses dan melakukan perubahan atau transaksi yang ada tanpa memasukkan username dan password yang benar pada login. b) Pengguna tidak dapat menyelesaikan transaksi yang dilakukan apabila tidak terjadi kesesuaian maka data akan dibatalkan ketika melakukan proses transaksi. c) Setiap pengguna memiliki hak akses tersendiri. Hasil evaluasi security menunjukkan bahwa seluruh tabel dapat berjalan dengan benar mengikuti keamanan dengan baik.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data penganggaran dana Arya Group seperti telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem yang telah dirancang memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam proses penganggaran dana. 2. Mempercepat penambahan atribut atau data baru terhadap sistem. 3. Mempercepat proses perhitungan pada sistem penganggaran.
4. Tampilan pada sistem lebih user friendly dari pada tampilan sistem yang sebelumnya digunakan. Saran yang diberikan untuk penulis seperti berikut : 1. Agar pada laporan yang berupa nominal dibuat format mata uang agar mempermudah user yang melihat. 2. Agar pada laporan diurutkan berdasar bulan dari masing-masing kategori yang ada pada variabel HR. 3. Perlu adanya pelatihan pada user yang menggunakan aplikasi, agar dapat meningkatkan kesiapan dari pengguna dalam penggunaan dan pemeliharaan sistem basis data dan aplikasi.
REFERENSI Anharku. (2009). Flowchart . Connolly, T., & Begg, C. (2005). Database System : A Practical to Design, Implementation, and Management (4th ed.). Addison Wiley. Deliana, H., Cahya, L. M., & Kaisariza, K. S. (2009). Database dengan SQL Server 2005. Mitra Wacana Media. Godfrey, J. (2010). Accounting Theory (7th ed.). John Wiley & Son Australia, Ltd. Inmon, W. (2002). Building the Data Warehouse (3 ed.). John Wiley & Sons, Inc. Jayan. (2010). Css untuk Orang Awam. Palembang: Maxicom. Jeffery L. Whitten, L. F. (2007). System Analysis and Design Method (7th ed.). New York: McGraw-Hill. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A Practitioner's Approach (7th ed.). McGraw-Hills. Raharjo, B. (2011). Belajar Pemograman Web : Paduan Mudah untuk Pelajar, Mahasiswa, dan Praktisi. Modula. S.Warren, C., & Reeve, J. M. (2006). Accounting (21st ed.). Jakarta: Salemba Empat. Sam. (2000). Sam Teach Yourself Web Publishing With HTML 4 in 21 Days. Sam Publishing. Schwendiman, B. (2001). PHP 4 Developer's Guide. USA: McGraw-Hill. Severin, W. J., & James W. Tankard, J. (2010). Communication Theories : Origins, Methods, and Uses in the Mass Media. USA: Addison Wesley Longman. Tips & Trik Adobe Dreamweaver CS5. (2012). Wahana Komputer
RIWAYAT PENULIS Andreas Sebastian, lahir di kota Sidikalang pada tanggal 6 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMAN 1 Sukabumi dalam bidang Ilmu Alam pada tahun 2009. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa di Universitas Bina Nusantara. Chandra Wijaya, lahir di kota Tanjungbalai pada tanggal 27 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan SMA di Yayasan Perguruan Methodist 2 Tanjungbalai dalam bidang Ilmu Alam pada tahun 2009. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa di Universitas Bina Nusantara. Rendy, lahir di kota Padang pada tanggal 12 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMA DonBosco Padang dalam bidang Ilmu Alam pada tahun 2009. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa di Universitas Bina Nusantara.
