2. 3.
4.
5.
pihak ~nanajemenperusaham membutuhkan siste~nakuntansi sebagai alat kontrol. Siste~n akuntansi tnengikuli prosedur yang cnkup baku. Sistem h t a n s i menangani data yang detil, sehingga dapat dilakukan audit Pail, yaitu kronologis aktivitas dapat ditelusuri dari awal 11ingga akhir, dan juga sebalhya dari akhir hingga awal. Sistem akuntansi mengolah transaksi masa lalu, temtama bila menggunakan proses batch. Proses batch adalah n~engutnpulkaxbeberap transaksi dan mengolahnya sekaligus. Sistem akuntansi menyediakan infonnasi sederhana untuk memecahkan masalah. Contolmya adalah laporan akuntansi dalam bentuk incorne statenzent dan balance sheet. Konsep Basis Data
Entitas menurut Kendall & KendaU (1988) adalal~0bjek atau kejadian. Entitas mempunyai ahibut-a@ibut yang menjelaskan ciri entitas tersebut. Antar entitas saling berelasi, yang dapat digambarkan sebagai Entify-Relationship Diagranz (E-R Diagranz). Data sebuah entitas biasanya dicatat dalan sebuah tabel. Struktur data relasional terdiri atas tabel-tabel dua dimensi yang saling berelasi. Dalatn W u r ini tabel yang mewakili sebuah entitas dipecahpecah lagi ~nenjadi beberapa tabel agar tidak terjadi redundancy serta mudah pemeliharaannya. Baris tabel disebut record dan kolom tabel disebut field. View dapat dibuat untuk men~perlihatkan data yang diinginkan dari beberapa tabel. Key adalal~satu atau beberapafield yang digunakan untuk identifikasi sebuah record. Key yang terdiri atas sebuah field disebut primary key, sedangkan yang terdiri atas beberapa field disebut concatenated key. Secondav key adalah Jeld yang juga n~erupakanprirnary k y pada tabel lain. Bahan dan Lingkup Bahasan Bahan Program yang diperlukan dalam pengembangan modul PD adalah sebagai berikut: 1. Platinun~ server dan client, terutama modul buku besar dan menu jurnal. 2. Microsofl SQL Server sebagai program basis data progran~Platinunz.
3. Windows NT Server, diperlukan sebagai siste~n
operasi program Platinum server c&n Microsofl SQL Server. 4 . Platinum Basic atau Platinum Workbench, sebagai bal~asapenuogrman yang digunakan 5 . Windows 95 atau 98, diperlukan sebagai sistem operasi program Platinunr client d a n ~ l a t i n u n ~ Basic. 6 . Crystal Info, sebagai program untuk tne~nbuat laporan. Lingkup pembahasan Karya tulis ini ingin memberikan gambaran modul PD yang dibuat untuk BLT. Gambaran kejadian yang menyangkut bisnisnya ditekankan pada apa yang terjadi di departemen akuntansi. Logika pemrogrmnannya akan dicanhunkan &lam lamp@ jnga disertakan contoh kode programnya. Dalan~ proses pengembangan modul PD, dipelajari cara keja modul-modul Platinuni yang ada, seperti bagaimana sistem penyimpanan jurnal modul GL, bagaimana sistem multi currency bekerja, dan hubungan antara modul AP dan AR dengan modul GL. Caranya adalali dengan mencobanya langslmg, atau membacanya di buku dokumentasi.
ANALISIS SISTEM Siklus hidup pengembangan sistem (systenl design li$e cycle) tneliputi tahap analisis, desain, implementasi, dan pemelihaman sistem. Bisnis PortDisbursemetit (PD) Telah disebutkan &lam pendahulw~bahwa bisnis PD yang d i l d d a n PT Berlian Laju Tanker (BLT) adalab bisnis penyediaan jasa pengurusan ijin bagi kapal asing. Pernilik kapd asing, yang disebut principal, biasanya menanyakan terlebih dahulu berapa biaya yang perlu dikeluarkan untuk pengnrusan ijin ttamasuk agency fee. BLT menunjuk sebuah perusalum, yang disebut sub agent, yang dapat mengurus keperlw~ kapal tersebut selama berada di pelabul~a~.BLT me~myakanperldraan biaya clan sub agent fee kepada sub agent. Kadang-kadang untuk pelabuhan yang sudah dikenal, departen~en keagenan BLT menghitung sendiri perkiraan biayanya untuk menlpercepat negosiasi.
Setelah terjadi persetujuan, principal menguimkan uang muka (advance) kepada BLT. BLT mengurus surat-surat pada departemen pemerintah yang terkait, ketnudian mengirim uang muka kepada sub agent yang akan akan digunakan untuk membayar keperluan kapal principal. Pengeluaran yang biasanya terjadi di pelabuhan adalah untuk menyewa kapal tun& dan mengisi bahan bakar. Setelah kapal meninggalkan pelabuhan, sub agent membuat perincian pengeluaran yang disebut statement of disbursement (SOD). Dalam SOD dicantumkat~feeuntuk sub agent dan biaya administrasi seperti telepon dan fotokopi. Sub agent fee dan biaya adnkustrasi antara BLT dengan sub agent ditanggung oleh BLT sebagai pengelwan, sedang biaya administrasi yang dikeluarkan untuk principal dikebankan kepada principal. BLT menghitung biaya administrasi yang teiah dikeluarkan untuk principal. Setiap transaksi dengan principal, BLT membuat debit / credit note, dan setelah pengurusan kapal selesai dibuat statenlent of account (SOA). Debit note @N) adalah surat pemberitahuan kepada suatu pemsahaan bal~waterjadi pendebitan atas account pemsahaan tersebut pa& buku besar perusahaan yang mengeluarkan DN, sedangkan credit note (CN) untuk sebalhya. Pa& saat principal periama kali mengirimkan uaug muka, BLT akan mencatamya sebagai hutang BLT pada principal yang diletakkan di sisi kredit pada buku besar dengan mengeluarkan credit note. Pengeluarat~yang dilakukan untuk principal dan fee keagenan akan mengurangi hutang tersebut, sehingga dicatat pada sisi debit pa& buku besar dan dibuatkan debit note ON). Dari kumpulan DNICN ini akan dibuat SOA yang menyatakan status hutang piutang BLT terladap principal. Alur proses bisnis PD dapat dilihat di Lampiran 3. Pemesanan (booking) oleh principal sering mencakup beberapa pelabuhan dalam satu nomor pelayarau (voyage), yang disebut calling. Jadi dalam sebuah booking &pat terjadi beberapa calling sekaligus. Untuk setiap calling BLT menunjuk satu sub agent.
Setiap aktivitas &lam perusalaan perlu dijumal pada buku besar, termasuk aktivitas yang berhubungan dengan port disbursement ini. Aktivitns-aktivitas yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Ketika terjadi kontrak booking antara BLT dengan sub agent, BLT menjumal pengeluaran sub agent fee secara akrual. Jumal yang dilakukan adalah mendebit account pengeluaran sub agent fee dan mengkredit account accrued sub agent fee. Dan sesuai konsep konservatisme p e n e r h m ~agency fee
2.
3.
4.
5.
6.
7.
tidak dicatat secara akrual. Konsep konservatisme menyebutkan, bila terdapat bebkrapa altematif dalam melaporkan suatu hasil, maka hasil yang terburuk yang akan dilaporkan (Homgren & Harrison 1992). BLT menerima idriman uang muka dari principal. Jumal yang dibuat adalah account kas pa&- sisi debit dan account uang muka principal pada sisi kredit, seolah-clah BLT mempunyai hutang kepada principal atau lebih tepat principal mempunyai tabm~gandi BLT. BLT mengirimkan uang muka kepada sub agent. Transaski dijurnal pada account uang muka untuksub agent di sisi debit dan account kas di sisi kredit. Saat BLT menerima SOD dari sub agent, sub agent fee yang tadinya masih akrual perlu diakui sebagai pengeluaran yang sebenamya ( a m ) , dengan cara mendebit account accrued sub agentfee dan mengkredit account uang muka untuk sub agent. Sedang biayabiaya lain dalam SOD dibebankan langsung kepada principal dengan can mengkredit account uang muka principal. Pada sisi debimya adalah account uang muka untuk sub agent. Setelah penyrusan keagenan selesai, BLT n~embuat jurnal untuk membebat~kan fee keagenan kepada principal yang mendebit account uang muka principal dau n~engkredit account pendapatanfee keagenaa BLT menghitung biaya administrasi yang dikeluarkan untuk kepentingan principal. Biaya adminismsi biasanya meliputi biaya telpon, fax, dan perjalanan. Untuk menghitru~g biaya telpon suatu calling, departemen keagenan mencatat lama percakapan dan memperkirakan besar biayanya. Penghitungan biaya fax juga demildan. Kedua biaya ini akan dijurnal di sisi kredit account beban telpon dan fax untuk mengurangi catatan pengeluaran telpon dan fax yang ditanggung BLT, sedangkan biaya perjalanan dijumal di sisi kredit account has. Sisi debit untuk semua biaya adalah account uang mukaprincipal. Kadang-kadang principal meminta BLT untuk membelikan sesuatu, misalnya spare part atau
tiket untuk awak kapal. Aktivitas ini perlu dijumal pada account prepayment untuk principal di sisi,debit dan pa& account hutang kepada pemasok di sisi kredit. 8. BLT n~engambil keunhmgan atas jasa pen~belian tersebut, sehit~gga nilai yang dibebankau ke principal lebih besar daripada yang dibayarkan ke pemasok. Keunhmgan ini dijumal pada account gain on. lumal dibuat pada account uang muka principal di sisi debit; pada account gain on PD dan account prepayment untukprincipol di sisi kredit. 9. Setelah menerima pertanggungjawaban sub agent yang bempa SOD, kelebihan atau kelcumgan uang muka yang telah diberikan akan dianggap piutang jika kelebihan; atau hutang jika h a n g . Perlu ada jurnal yang meng-nol-kan account uang muka untuk sub agent dan menan~bahkannyadi sisi debit untuk account piutang kepada sub agent atau di sisi kredit untuk account hutang kepada sub agent. 10. Setelah petnbuatan DNICN dan SOA untuk principal, kelebihan account uang muka principal perlu di-nol-kan dan dipindahbukukan pada account l~utangatau piutang kepada principal. 11.Pelunasan hutang piutang yang dilakukan principal maupun sub agent akan dibuat jumal yang nletnpengamhi account hutang piutang dan account kas atau bank. Untuk ilustrasi yang lebih jelas dapat dilihat pa& Lampiran 4.
dihasilkan neraca dan laporan rugi laba pemsahaan. Dalam modul ini tersimpan chart of account (COA). Pembentukan COA memerlukan analisis dan pemahamat~ akan bisnis suatu perusahaan secara mendalanb karena dari COA yang terstruldur dengan baik akan mudah d i h a s h laporan yang sangat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Modul Hutnng. Modul ini digunakan bila pemsahaan mernesan b m g kepada pemasok. Modul ini mencatat kapan barang diterin~a,kapan pembayaran hams dilakukan, siapa yang benvenang mencetak cek, berapa besar hutang perusahaan pa& pemasok tertentu, dan melakukan jurnal ke buku besar. Modul Piutang. Proses pada modul ini bemula dari tagihan (invoice) perusahaan kepada pengguna jasa. Modul ini mencatat kapan penerimaan sehmsnya tejadi, menghitung kelebihan batas waktu pen~bayaran(aging), juga mengatur kewenangan pengguna yang membuat tagihan.
Kebutuhan akm Modul PD Platinum Plotinunr adalah program akuntansi yang berbasis Windows dan menggunakan database Microsoft SQL. Kelebihannya antara lain: 1. Tanggal disimpan &lam bentuk bilangan bulat (JuNan date), sehingga tnengatasi kendala sistem penanggalan dua digit untuk tahu11. 2. Platinum mempunyai sistem multi currency dalam arti &pat menangani pembukuan dalatn beberapa mata uang. 3. Platinum &pat melakukan pembukuan antar pemallilan dan konsolidasi buku besar dari beberapa perusallaan. 4. Platinum terbagi dalam modul-modul yang salu~gterintegrasi.
Modul Buku Besar. Semua transaksi di suatu pemsahaan harus dicatat &lam modul ini. Dari jumal-jumal yang disimpan dalam buku hew ini
Platinum
Gambar 1. Hubungan antar n~oduldi dalam Plotinunr dan dengan program kas, Program Kas Program ini membantu departemen keuangan mencatat penerimaan &I pengeluarau uang perusaham, mencatat aktivitas keuangan di bebempa bank, membantu membuat perkhan keuangan (cash pow), tnembantu pekejaan yang berhubungan dengan bon sementara dan kas kecil. Bon sementara adalah surat pengeluaran uang kepada karyawan perusalmi yGg a& digunakan untuk kepentingan pemahaan. Bon sementara
akan dipertanggungiawabkan setelah ada bukti pembayaran dengan membuat voucher pengeli~aran.Swat kas kecil adalah permintaan pengelinran uang dalam jumlah kecil. Surat kas kecil tidak dijurnal secara langsung hanya dicatat dalam program kas. Setelah terkumpul beberapa swat kas kecil dibuat voucher pengelurnan untuk dijunlal ke dalam buku besar.
satu DNJCN, tetapi ada juga yang menghendaki st& yang lain. Pengguna menglnrapkan dapat memilib transaksi mana saja yang akan dicantumkan pada DNJCN yang sedang dibuat. Fasilitas pembuatan DNJCN dan SOA juga akan dipalcai untuk bisnis lain, dimana posisi BLT terhadap suatu perusaham kadang-kadang berupa hutang dan kadang-kadang bempa piutang.
Perlunya Modul PD Bisnis PD (Port Disbursement) tidak sesuai untuk dicatat &lam modul piutang maupun modul hutang, kare~lasaldo principal maupun sub agent kadang-kadang di debit (BLT mempunyai piutang) dan kadang-kadang di kredit (BLT mempunyai hutang). Seda~~gkanmodul piutang selalu mengandahn BLT mempunyai piutang (debit) pa& pelanggan dan proses dimulai dari pembuatan tagihan (invoice). Modul l~utang juga mengandaikan BLT mempunyai hutang wedit) yang 11ms dibayar kepada pemasok sebagai akibat pelnbelian secara bedit rnisalnya. Oleh karena itu, bisnis PD perlu dibuatkan modul yang tersendiri.
Perubahan Sistem
Kebutuhan Pengguna Harapan-harapan penggutla terhadap modul PD: 1. Pengguna &pat mengetahni trru~saksia p saja yang sudah dicatat untuk suatu booking dan mana yang belum ditagillkan kepdaprincipal. 2. Modul dapat menghasilkan lapom1 berkala departemen keagenan. Laporan ini pa& sistem lama dibuat oleh departemen keagenan dan dipakai oleh departemen a b t a n s i untuk lnengetahui booking yang telah terjadi. 3. Modul dapt m e n g l n s h ~debit / credit note (DNICN) &I statement of account (SOA) untuk p~incipal. DNJCN adalah surat yang menyatakan penambaban atau pengurangan piutang terhadap principal. Sedangkan SOA adalal~snrat penlyataan jnmlah piutang atau hutang pada suatuprincipal. 4. Modul &pat menghasilkan laporan posisi hutang piutang BLT terhadap principal nlaupun sub agent. 5. Data yang telal~dimasukkan dalam modul PD dapat secara automatis dijurnal ke dalam buku besar. Fleksibilitas. Harapan pengguna juga menyangkut fleksibilitas sistem PD. Misalnya &lam pembuatan debit / credit note @N/CN), keinginanprincipal atas struktur DNJCN beragam. Ada yang ingin agar beberapa transaksi dijadikau
Keterbatasan Sistem Lama Sistem lama mengguuakan perangkat lunak buatan Computer Associates dan komputer mini IBM ASJ400. Keletnahan utama versi yang sekarang dipakai adalah tidak &pat melewati tal~un2000. Ke1etn:hn lainnya yaitu jumlah digit yang terbatas. Kebutuhan BLT melebihi digit yang dapat disediakan Platinuni dapat secara fleksibel mengubah damn digitnya untuk mengatasi kebutuhan jumlah digit yang bembah. Modul PD pada Sistem Lama Pada sistem lama semua transaksi PD dijurnal ke dalam buku bear terlebii dahulu, b m ken~udiand i p u r n ke tabel lain. Modul PD iui lmya berfungsi membuat report berupa DNICN dan SOA dari tabel tersebut. Keleinal~an-kelen-I modul PD lama: 1. Modul tidak n~enat~dai transaksi mana saja yang sudah dibuat DNJCN-nya. Modul juga tidak menandai booking atau calling nlana yang belum tejadi pelunasazi (settlenteni). 2. Tmmksi dibukukan hanya dalam rupiah, sedangkan penagihan kepada principal biasanya &lam US dollar. Dalam ha1 ini pengguna merubah nilai transaksi dan menglutung keuntungan atau kemgian selisib kursnya.
Gambar 2. Transaksi bisnis PD dijumal pada buku besar (GL) dan kemudian ditransfer ke modul GL untuk pernbuatan laporan. Struktur Acmunt Baru S m account (chart of account) buku besar pa& sistem lama berbeda dengan yang baru. Departemen akuntansi bermaksnd ~nengklasifikasi ulang transaksi-trJnsaksinya agar mudah dalam analisis usaha dan pembuatan laporan keuangan.
Untuk bisnis port disbursenrent, pada sistem lama iuasing-masing principal, kapal, dan sub agent mempunyai account tersendiri. Hal ini memudahkan melibat transaksi apa saja yang telah dijurnal untuk suatu principal. Sedangkan pa& sistem baru, accozrnt tersebut akan digabungkan menjadi saty karena keterangan detilnya sudah ada di n~odulPD. Perbedaan Proses Penjurnalan Proses penjumalan sistem barn yang berbeda dengan sistem lama adalah sebagai berikut: 1. Sub agentfee diakui secara akrual. 2. Hutang dan piutang principal maupun sub agent dijurnal pa& account terpisah, sedangkan pa& sistem l a m dijumal di satu account. 3. Hanya saldo uang nluka principal yang dipindahbukukan ke account hutang atau piutang principal; sedangkan pada sistem lama pengakuan hutang piutang principal dilakukan dengan rnemindahbuhkm semua transaksi dari account uang muka principal ke account hutang piutangprincipal 4. Pengiritnan uang muka kepada sub agent belum diakui sebagai hutang piutang. Transaksi ini dijurnal pa& account uang muka sub agent dan setelah pengurusan selesai baru dipindahbukukat~ke account hutang atau piutang sub agent sedangkan pada sisteu~lama transaksi dengan sub agent langsung dijumal pada account hutang piutang sttb agent. Mata Uang Sistem sebelumnya menggunakan satu mata uaug saja, yaitu rupiah. Platinum menggunakan sistem nrulti currency, yaitu selnua lransaksi akan dijurnal sesuai dengan mata uang yang benarbenar digunakan dalam transaksi. Platinum yang akan menghituug selisih kurs,laporun dalun home currency (misalnya rupiah), nlaupun operational currency (misalnya US dollar). Peralilm data dari sistem lama untuk pengisian saldo awal pa& sistem barn idealnya menggunakan mata uang transaksi dan kursnya. Hal ini menjadi masalah karena dokumentasi mengenai data tersebut tidak mudah dicari. Salah satu pemecahannya adalah menggunakan kurs rata-rata. Plrdinum Basic
Dalam membuat modul PD ada dua atternatif bahasa pemrogmmm yang dapat digunakan, yaitu
Platinunr Basic dan Visual Basic. Keduanya merupakan bahasa pernograman visual yang bersifat event-driven, mempunyai control veld), dan properties. Kelebihan Platinum menyediakan Platinum Basic (PB) agar pengguna &pat melakukan modifikasi pa& Platinum. Platinunl juga menyediakan fasilitas ActiveXAutomation, yaitu objek di Platinunz &pat dikenali dan digerukkan oleh PB maupun Visual Basic, sehingga mengubah nilai dan menjalankan kejadian-kejadiannya dapat dilahkan dengan mudah. Contoh pengkodean yang mengacu pada Platinum (1998a) &pat dilihat pada Lampiran 5. Bahasa yang digunakan PB adalah Visual Basic versi lama buabu~ perusahaan Mistic River sebelum dibeli dan dikembangk;u~oleh perusahaan Microsoft, Sama det~gan Visual Basic buatan Microsoft (VBM), PB juga terdiri atas objek (form, controo dan kejadian. Bedanya, form yang dihasilkan PB harus dijalankan dalam lingkungan Platinum. Kelebihan PB adalah tersedianya fasilitas yang memudahkan pengguna menghubungkan program yang dibuat dengan basis data dan mengisikan kolom-kolom sebuah tabel atau view. Juga a& beberapa fasilitas (yang disebut properti tambalm) yang dapat lnenggantikan pernograman sederhana. Salah satunya adalah unfuk menampilkan data satu header banyak detail dengan mudah (Platinum 1994a). Hak akses setiap menu &pat diatur clengan mudah. Dalam Platinum a& fasilitas zoom yang berguna untuk menampilkan nilai-nilai yang akan diisikan pada sebuah kotak teks. Dengan properti tambahan yang tersedia di PB, sebuah kotak teks dapat dibuat menjadiforeign key. Kekurangan PB adalah pa& fasilitas debugging, yang masih banyak mmampilkan pesan-pesan yang kurang membantu pernogram untuk menemukan kesalahannya. Program buatan Platinum disembunyikan dengan lcata "default proc". Penambahan program hanya &pat dilakukan sebelum atau sesudah program asal tersebut, sehingga kejadian pa& program asal tidak &pat dikontrol. Kekurangan lainnya adalah tidak ada bagian module (seperti dalam Visual Basic) yang biasa diguuakan untuk menyimpan global variabel dan prosedur yang sering digunakan.
PERANCANGAN SISTEM Modul PD dirancalg detlgatl berpedoman pada alur penjumalan yatlg telah disebutkatl pada fase a~alisis, dm melihat kebutuhan pengguna dan output yang dilmpkan. Bahasa petnrograman yang digunakan adalah Platinum Basic. Lingkungan Modul PD
Platinum Modul PD dibuat dengan menambahkannya pada menu modul buku besar, sehingga hanya dapat dijalankan dalam lingkungan aplikasi Platinum. Sama seperti modul hutang dan piutmg, modul ini juga membuat j m l di buku besar. Untuk m e m u d a l h sistem nrulfi currency-nya, modul PD menganbil nilai transaksi dalam mata uang asing dari modul buku besar. Program kas direnca~akanmetnasukkan nilai transaksi yang berhubuugan dengan bisnis PD ke dalam modul PD, seperti: penenmaan uang muka dari principal, pengiriman uang muka kepada sub agent, dan pembayaran seftlenrenf. Program kas membuat j m l di buku besar. Modul PD ini dapat dikatakan independen secara desaiu. karena m a d l datanya dapat dilakukan secara langsung pada form transaksi yang terdapat di modui PD dau laporan yang diperlukan dapat dihasilkan cukup dari tabel-tabel yang dibangun di modul PD.
Crystal Info Platinum menyediakan program report script untuk membuat laporan Selain itu, Platinurn juga menyediakan program dari pihak luar Cryslal Info yang lebih mudall penggunaannya. Cryslal Info adalah program pembuat laporan yang &pat mengakses data dari aplikasi yang menyediakan ODBC (open database connectivity). Report script &pat diletakkan d a h n menu Platinum, sedangkan Crystal Info adalah aplikasi yang bejalan sendiri,. tidak terganhulg- pada Platinum. Modul PD menggunakan Crystal Info untuk membuat laporan seperti DNICN atau SOA. Dengan menggunakan Crysfal Info, pembuatan laporan menjadi lebih mudah karena bersifat visual. Crystal Info juga &pat menerima parameter dari pengguna untuk menampilkan data dengal ktiteria tertentu misalnya, dapat menglusilkan laporan dalam format excel, sehingga dapat dimodifikasi oleh pengguna, dan dapat menjadwal petnbuatan laporan. Hak akses pengguna juga dapat diatur dari program ini. Platinum
Crystal Info
1
Microsop SQL
Gambar 4. Alur data dari Plutinunr hingga menjadi laporatt yang dihasilkan Crysal Info.
Entity-Relotionship Diagram
Gambar 3. P e n a m b b ~tnodul PD pada Platinum dau hubuugannya dengan tnodul lain.
Entitas yang dirancang untuk modul PD adalah sebagai berikut : 1. Principal, mempunyai atribut alamat dau account untuk penjurnalan ke buku besar. Nama tabel yang dibuat untuk mencatat entitas ini adalah "pdprin". 2. Kapal, terdiri atas nama dan keterangamya. Na~natabelnya adalah "pdvessel". 3 . Sub agent, terdiri atas alamat, pelabuhan, dan account untuk penjurnalan ke buku besar. Namatabelnya "pdsag". 4. Entitas pemesanan (booking), ineliputi semua keterangan yang diperolel~ departemen keagenan termasuk nama principal, nama kapal, dan nomor pejalanan (voyage number).
Satu pemesanan &pat terdiri atas beberapa calling, yang mempunyai atribut: nama pelabuhan, sub agent, dan keterangat~lainnya. Booking dicatat &lam tabel "pdbookin" dan keterangan untuk calling dishpan &lam tabel "pdbookdt". Hubungan tabel "pdbooldn" dan tabel "pdbookdt" adalah lmbungan satu ke banyak. 5. SOD, berisi keterangan biaya pelabuhan yang dikixim ole11 sub agent. Tabel untuk menyimpan keterangan suatu SOD adalah "pdsod", sedangkan isi SOD disimpan dalam tabel "pdsoddt". 6. J d memorial, berisi keterangan biaya administrasi yang dibebankan kepada principal. Keterangan pada bagian atas fomz nremorial disimpan dalam take1 "pdmemo", sedangkan detil isinya disimpan dalam tabel "pdmemodt". 7. Jumal PD, m e r u m entitas yang mencatat semua transaksi pa& modul PD. Entitas ini memuat nomor booking, nomor calling, nama principal, nama kapal, nolnor perjalanan, nama sub agent, jenis transaksi, mata uang, kurs, notnor jumal buku besar, dan lain-lain Nama tabelnya adalah "pdjm". Record tabel ini yang dipakai &lam menyusun DNICN. 8. Entitas DNICN, mempunyai hubungan satu ke banyak jurnal PD. Header DNICN dishpan &lam tabel "pdnote" &I detil isinya dishpan dalam tabel "pdnotedt". Dalanl tabel "pdnotedt" termuat nomor jumal PD sebagai foreign key. 9. Entitas SOA, mempunyai hubungan satu ke banyak deugan entitas DNICN. Entitas SOA terdiri atas tabel "pdsoa" untuk menyimpan data header dan tabel "pdsoadt" untuk menyimpan data detil. Dalam tabel "pdsoadt" tennuat nomor DNICN sebagaiforeign key. Program basis data yang digunakan adnlah Mtcrosofl SQL 6.5, yang mempunyai ketentuan nama tabel maksimal 8 karakter. Relasi antar tabel dan atributnya &pat dilihat pada Lampiran 6. Alur Program PD Setiap aktivitas yang berhubungan dengan PD, dibuat jurnal &lam modul PD yang disimpln dalam tabel "pdjm", kemudian di-posting ke modul buku besar. Jumal PD diperlukan karena dalam buku besar aktivitas beberapa principal tercampur &lam satu account. Dalam jumal PD selain dicatat nomor booking dan calling, juga dicatat nama principal, nama kapal, nomor
perjalanan, dan nama sub agent. Tabel "pdjm" dapat dilihat pada Lampiran 6. Berikut akan dijelaskiu~alur program untuk masing-masing aktivitas dalam bisnis PD. Juga akan dijelaskan hubungan modul PD dengan modul lain yang terkait. Booking. Dalan~modul PD ada tampilan untuk mencatat keterangan booking yang diperlukan untuk pembuatan laporan berkala departemen keagenan. Perlu ditandai mana booking yang nlasih aktif (outstanding), sehingga booking dapat ditampilkatl yang aktif saja misalnya, sesuai kein@m pengguna. Fornz booking ini nlengisi tabel "pdbookin"dan "pdbookdt".
Pengakuan fee sub aged. Setelah BLT mengada!an kontrak dengan sub agent untuk menangani sebuah kapa1,fee untuk sub agent perlu diakui secara akxual. Pada tampilan booking perlu diberi tanda yang menyatakan bahwa sudah ada kontrak dengan sub agent. Begitu tonlbol ditekan akan terbentuk dua jurnal PD. Uang Muka dari Principal. Departemen keagenan meminta principal untuk mengirim uang mu& yang ditujnkan untuk nomor booking calling tertentu, agar departemen keuangan yang menerima pmgiriman uang ini dapat langsung mencocokkan dengan catatan pemesanannya. Departemen keagenan sebelumnya dapat memberitahukan besar uang muka yang diminta kepada departemen keuangan, sehingga &pat dibuat prediksi kas. Pengiriman uang biasanya dilalolkan dengan Iransfer. Departemen keuangan mencatatnya dalam program kas, yang nlembuat jumal dalanl buku besar dan memasukkan data ke dalam modul PD. Uang Muka Kcpada Sub Agent. Departemen keagenan membuat voucher pengeluaran dengan program kas, yang juga membuat jwnal dalam buku besar dan memasukkan data ke dalam nlodul PD. Data di modul PD yang berasal dari modul lain seperti program kas ini dibuat tidak &pat dimodifikasi agar data tetap s h h n kecuali pengguna dengan level tertelitu. BLT membuat credit note untuk mengkonfimasi pene~llaan uang muka ini. Pertanggungjnwaban Sub Agent. SOD yang diterima dipisahkan antan sub agent fee dan biaya keageml yang akan dibebankan kepada principal. Selain menjurnal ke buku besar, juga dibuat debit
note. DNlCN untuk aktivitas ini sering digabung dengan penerimaan uang muka dariprincipal.
pelunasan suatu booking yang dicatat &lam modul kas langsuig dijumal p d a account hutang piutang principal. Sedangkan pelurnan perlu dicatat di Pembebanan Fee Keagenan. Fee keage~m dalam SOA yang saldo awalnya bemilai sebelum dapat dibebankan langsung kepada principal ditambah atau dilmangi oleh nilai pelunasan. setelah ada SOD dari sub agent atau setelah kapi Contoh pembuatan SOA &pat dilihat pa& keluar dari pelabuhan. Penjunialan dapat Lampiran 7. dilakukan langsung secara automatis setelah penjurnalan SOD atau dibuatkan tombol kl1usus. Pelunasan Hutang Piutang. Setelah terjadi hutang piutang akan tejadi pelunasan. Untuk Pembebanan Biaya Administrasi. Perincian lneucatat transaksi ini perlu diketahui pelunasan biaya telpo~idan fax dicatat &lam suatu tabel, tersebut untuk nomor booking - caging yang tnana. hmya totalnya yang dijurnal. Account biaya telpon dan fax &pat dibuat defiult karena tetap. Dari transaksi ini akan dibuat jumal di modul PD dan IMPLEMENTASI SISTEM jurnal di buku besar. Fornr pengisian biaya telpon dibuat untuk setiap calling. Biaya p e r j a l m ~ Fase implementasi meliputi konfrgurasi sistem, dicatat melaluiform transaksi umum. p e r a l i i dari sistem lama, dan fase paralel. Pembelian Untuk Principal. Pembelian yatig dilakukan untuk kepentingan principal dilakukan deligin modul hutang, yang menjumal ke buku besar dan memamlhn data ke modul PD. Modul PD yang akan mendebit account uang muka principal. Oleh karena itu, di modul hutang perlu ada kode tertentu yang menandah bahwa transaksi yang dilakukan adalah untuk kepentingan principal. Nomor kode principal diambil dari modul PD. Pembebanan Kepada Rincipal. Data yang didapat dari modul hutang harus termasuk nomor account prepayment untuk principal karena account ini akan &edit kembali menjadi noI. Dalarn modul PD perlu disediakan kolom khusus untuk meugid nilai gain on &euntungan dari selisih pelnbelian dan pembebanan) Pengakuan Hutang Piutang Terhadap Sub Agent. Saat keagenan di suatu pelabuha~~ selesai daa sub agent sudah inengirimkiur SOD, sisa atau kekumigan uang muka sub agent untuk booldng calling ini dipiidal~bukuka~i ke account hutang atau occount piutang terhadap sub agent. Pengakuan Hutang Piutang Terhadap Principal. Setelall semua aktivitas yang dilakukan untuk principal dibuatkan DNICN dan SOA, sisa atau kekurangan uang m ~ d aprincipal juga perlu dipindahbukukan ke accotrnt hutane. atau account p
-
Konfigurasi Sistem Implen~entasimodul PD sangat tergantung pada in~plemeutasiPlatinum, karena modul PD akan ditatnbahkan pada modul buku besar. Versi software Platinum yang digunakan adalah versi 4.2 yang dokumentasinya dapat dibaca di Platinum (1998b) Server. Platinum server di-install pada basis data Microsoft SQL 6.5 di atas sistem operasi Windows NT 4.0. Processor yang disarankan adalah Intel atau Alpha. Client. Sistem operasi yang digunakan saat ini adalah Windows NT Workstation atau Windows 95 dan 98. Disarankau menggunakan processor Intel Pentiun~133 ke atas dan RAM mininlal32Mb.
Jaringan. Jaringal diperlukan karena Platinum menggutiakan konsep client-server. Soflwae jaringat1 yang dapat digunaka~iadalali Microsoft Windows NT atau Novell Netware. hotokol jaringan yang dapat digunakan adalah IPXLSPX yang diguuakan pa& jaringan Novell, nunzedpipes yang biasa digunakan untuk pemkmn data antar dua proses aplikasi, dan TCPllP yang diguuwkm untuk komputer yang diberi IF' address. Modifikasi PIotnum Penambahan modul p d a Platinum cukup mudah karena file untuk n,enunya dibuat transparan,yaitu dengan membuat macro file
yang berekstensi "mdf' (menu definition) yang merupakan file teks. Form yang dibuat dengan Platinum Basic dikumpulkan dalam satu file berekstensi odd. Setiapform mempunyai nomor dan m a yang unik yang dipkai sebagai identitas. File odd apa saja yang digunakan ole11 sebuah modul Platinlim disebutkan pada file yang berekstensi "pfl (profile). Platinunt Basic dapat menjalankan sintaks SQL dan stored procedure yang diletakkan pa& basis data Microsofl SQL (F'latinntn, 1994b). Keunggulan penggunaan stored procedure adalah pengolahan data di server. Hanya hasilnya saja . .. yang d&nmkan ke client, sehingga proses dapat berjalan sangat cepat. Contoh file "mdf", file "prf", dan storedprocedure &pat dilihat di Lampiran 8.
2. Dalam pembuatan DNICN, pengguna d a p t
3. 4.
5.
6 PengaIihan Data dari Sistem Lama Pada dasarnya penambahan modul PD &pat dilakukan setelah implementasi buku besar Platinum. Data awal yang perlu di-copy dari modul b u h besat ke modul PD adalah saldo hutang piutang principal dan sub agent, ditambah transaksi yang masih belum selesai pengurusaunya. Utltuk memeriksa hasil pe~tgalihan data ini, implementasi ~nodulPD dilaksanakau setelah buku besar Platinum di-posting, yang biasanya dilakukan pada akhir periode. Hal ini dilakukan karena buku besar hanya menampilkan laporan dari data yang sudah di-posting.
7.
8.
bebas memilih aktiviras yang dicatat &lam PD jumal. Begitu juga &lam pembuatan SOA yang bebas memilih DNICN yang akan dimuat. M o w PD menlanfaatkan kemampnan Ach'veX yang &pat scam automatis metnbuat jumal di modul buku besar. Dalam sistem yang bam kelebihan atau k e h g a n uang mukaprincipal dan sub agent akan dimasukkan ke &lam account hutang piutang, sehingga kewajiban atau hak pemsabaan lebih jelas. Pembuatan lapom keuangan pun ntenjadi lebih tepat. Fleksibilitas, yaitu jika ada alur bisnis yang barn, maka dapat langsung dibuat jumal PD lalu di-posting ke buku besar. Disediakan tabel defauN account untukposting ke buku besar agar mempercepat pekerjaan. Dejbulf account juga dapt diberikan untuk setiapprincipal dan sub agent. Relasi antar tabel dibuat di program basis data, sehingga nleskipun ada kesalahan &lam pemrogramannya, program basis data yallg aka1memeriksa integritas datanya. Setiap PD jumal yang dibuat ada nama penggunanya untuk keperluan pert;ulggungjawaban.
Kekurangan 1. Pada tabel "pdjm" kode principal, kode sub agent, dan nomor pejalanan ditulis kembali (redundant). Fase Paralel 2. Setiapjurnal TD yang telah di-posting ke buku Pada awal implementasi nlodul PD, sistem besar tidak &pat dibatalkan (di-undo) secara lama juga masih dijdankan. Secara periodik automatis. lapomn modul PD yang baru akan dibandit~gkan 3. Kode yang m e ~ ~ u ~ jdefault uk account tidak dengan laporan PD yang dihasilkan sistem lama. dapat diubah karena dipahai &lam pemwwnan. Kelebihan dan Kekurangan 4. Analisis transaksi dibuat dalam format laporan yang tidak interaktif Modul yang dibuat diusahakan mendekati 5. Implementmi modut PD tidak dikerjakm keinginan pengguna, tetapi yang terpenting fungsisecara automatis. Bila basis datanya di-upgrade fungsi utama dapt dijdanku~.Ada juga beberapa atau dipindahka~~ ke server lab makn ada kekurangan yang aka11 diperbaiki setelah modul fasilitas, misalnya zoom, yang harus dibuat diimplementasi, karena keterbataw waktu yang kembali. tersedia. Masalal~redundancy data pa& tabel "pdjrn" Kelebihan sebenarnya d a p t diatasi dengau tidak menuliskan 1. Semua tramaksi dicatat dalam tabel "pdjm", kode principal, sub agent dan nomor perjalanan beserta nomor bookng, calling, dan nomor dalam tabel "pdjrn"; dan pembuatan DNICN DNICN. Dengan d e d a t l &pat diketahui menggunakan view yang terdki atas tabel transaksi-transaksi suatu booking yang belum "pdbookin", "pdbookdt", clan "pdjm". Deugan dibuat DNICN-nya. desain seperti ini, program tidak dapat menggunakan properti rarnbahan yang disediakan
