ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK APLIKASI DASHBOARD KRITIK DAN SARAN PADA PADANG KARUNIA GROUP Nailur Rahma Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Titis Aulia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ratri Permatasari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Tujuan penelitian mengembangkan sebuah aplikasi database dalam bentuk aplikasi dashboard untuk pengumpulan kritik dan saran berbasis web yang dapat menampung saran dan merancang suatu sistem yang memudahkan dalam pengumpulan kritik dan saran para karyawan untuk pengembangan perusahaan. Metode yang digunakan adalah metode perancangan basis data berdasarkan pada Database Application Lifecycle yang diambil dari buku karangan Connolly & Begg yang meliputi requirement collection and analysis, conceptual database design, logical database design, DBMS selection, physical database design, dan implementation. Hasil yang dicapai yaitu rancangan basis data dan sebuah aplikasi dashboard untuk pengumpulan kritik dan saran berbasis web, maka perusahaan dapat dengan mudah menampung kritik dan saran, mempermudah penyimpanan data kritik dan saran yang terkumpul, pembuatan laporan, mengurangi proses dan biaya pengumpulan data yang sebelumnya secara manual, mengelola informasi data kritik dan saran maupun data karyawan dengan baik, menampilkan informasi mengenai penghargaan kepada karyawan, serta menyediakan test untuk menguji pengetahuan karyawan mengenai suggestion system, quality control circle, quality control project. Kata kunci : analisis, perancangan, aplikasi, dashboard
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perubahan zaman ke era globalisasi, membuat teknologi informasi semakin berkembang dengan pesat, baik dalam dunia pendidikan, hiburan bahkan bisnis. Di dalam dunia bisnis sendiri, teknologi informasi sudah sangat memegang peranan penting, seperti penggunaan komputer untuk mempermudah dalam proses bisnis dan membatu dalam pengambilan keputusan. Apabila suatu perusahaan tidak menggunakan teknologi informasi ini maka, perusahaan tersebut pasti akan kalah dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lain yang menggunakan teknologi informasi dalam perusahaannya. Karena itu, teknologi informasi saat ini telah menjadi pendukung kesuksesaan pada suatu bisnis, maka perannya di sini sebagai alat pesaing kompetitif. Di dalam teknologi informasi yang baik pasti terdapat suatu sistem yang berguna untung menampung data secara masal untuk membantu perusahaan dalam mendapatkan informasi secara akurat. Sistem basis data merupakan kumpulan relasirelasi logika dari data dan deskripsi dari suatu data yang di rancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Dari definisi di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem basis data mempunyai kegunaan yang sangat penting bagi kinerja dan pencapaian tujuan perusahaan.Dan untuk merancang sistem basis data tersebut kita perlu melakukan analisis dan perancangan pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Padang Karunia Group adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Coal Mining, Trading, Contractor dan Infrastructrure.Perusahaan ini merupakan kelompok usaha dalam TRIPUTRA GROUP yang sudah mengembangkan bisnisnya sejak tahun 2002 dan sudah berkembang dengan pesat hingga saat ini. Sehingga jumlah karyawan yang di miliki perusahaan ini juga sudah cukup banyak dan masing-masing individu mempunyai sering mengajukan ide-ide yang sangat bagus untuk perbaikan perusahaan. Menyadari banyaknya masukan dari karyawan yang di berikan kepada perusahaan untuk perbaikan perusahaan, Padang Karunia Group berusaha untuk menampung ide-ide karyawan tersebut secara manual yang di kumpulkan oleh seorang administrator. Akan tetapi perusahaan menyadari bahwa semakin banyak ide-ide dari kayawan dan sulit di kumpulkan satu per satu secara manual, maka itu Padang Karunia Group berinisiatif untuk membuat aplikasi intranet khusus untuk menginput masukan-masukan dari para karyawan yang di sebut dengan Improvement Dashboard Application (yang selanjutnya akan kami tulis IDA) agar ide-ide bagus dari para karyawan dapat terwujud dan perusahaan dapat lebih maju lagi dari sekarang. Berhubungan dengan masalah di atas, penelitian ini ditujukan untuk membuat rancangan sistem basis data untuk aplikasi IDA, mulai dari mengisi form untuk menyampaikan masukan, melihat grafik masukan dan mengisi Pre Test Quiz untuk user dan mengedit status masukan, mengaktifkan Pre Test Quiz, memberikan nilai untuk kuis dan masukan terbaik per bulan untuk admin. Dengan adanya aplikasi IDA ini, di harapkan Padang Karunia Group dapat melakukan perbaikan untuk perusahaannya sehingga perusahaan ini bisa lebih baik lagi kedepannya. 1.2 Ruang Lingkup Penulisan skripsi dibatasi pada: 1. Pengajuan usulan yang berkaitan dengan perusahaan dari karyawan pada golongan supervisor kebawah 2. Perbandingan data, menampilkan tabel, dan grafik yang berisi kumpulan usulan perbaikan dari tahun ke tahun sehingga dapat dijadikan perbandingan . 3. Test, menguji pengetahuan karyawan dalam mengetahui seberapa paham mereka tentang teori dari SS, QCC dan QCP.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan yang diharapkan dalam penulisan skripsi antara lain : a. Mengumpulkan saran dari para karyawan secara terkomputerisasi dalam sistem basis data untuk meningkatkan kinerja perusahaan. b. Merancang aplikasi basis data untuk pengumpulan saran para karyawan secara komputerisasi, yang bertujuan untuk pengembangan perusahaan. 1.3.2
Manfaat Adapun manfaat - manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : a. Membantu Padang Karunia Group dalam menampung kritik dan saran dari para karyawan. b. Membantu Padang Karunia Group dalam pemberian apresisasi kepada karyawan yang memberikan saran dan kritik yang terbaik. c. Sekretariat dapat menjalankan tugasnya dengan efisien, karna tidak perlu menampung berkas –berkas usulan karyawan yang dikumpulkan secara manual d. Menghemat biaya cetak yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mengumpulkan berkas secara manual .
1. 4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan Dokumen Metode dalam pengumpulan data yang dilakukan dengan cara pengumpulan dokumen-dokumen, catatan perusahaan, arsip, dan lain-lain. 2. Wawancara Metode wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung kepada bagian atau pihak manajemen dan staf yang berhubungan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan relevan terhadap sistem yang sedang berjalan. 3. Studi Pustaka Metode ini termasuk metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mencari, membaca, dan mempelajari informasi yang terdapat pada buku-buku referensi yang berhubungan dengan objek penelitian dan topik skripsi. Hasil dari studi pustaka digunakan sebagai landasan teori dalam mendukung penulisan skripsi. 4. Metode Analisa dan Perancangan Metode analisa dan perancangan ini menggunakan Database Application Lifecycle (DBLC) berdasarkan buku yang berjudul “Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management” (Connolly & Begg, 2010).
2. PERMASALAHAN 2.1 Permasalahan yang dihadapi Saat ini perusahaan mempunyai beberapa permasalahan yang dihadapi dikarenakan adanya kekurangan-kekurangan pada sistem yang lama. Permasalahan yang dihadapi perusahaan antara lain : 1. Availability Sistem yang sedang berjalan masih mengalami kemungkinan hilangnya data yang disebabkan oleh hal-hal teknis. Selain itu, adanya kesulitan dalam pencarian data-data yang diperlukan untuk membuat laporan. 2. Redudancy dan Inconsistent Data Penginputan saran dan kritik masih dilakukan secara manual sehingga sering menyebabkan duplikasi data.
3.
4.
Integrity Data setiap bagian belum terintegrasi sehingga dapat menyebabkan inconsistency data pada tempat penyimpanan data. Security Tingkat keamanan yang rendah menjadi permasalahan yang dihadapi perusahaan. Data-data yang penting harus dijaga agar tidak dapat dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2.2 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh Padang Karunia Group saat ini, maka dibutuhkan suatu apilkasi basis data yang terintegrasi dengan baik untuk menggantikan sistem konvensional. Dengan aplikasi ini, akan mempermudah perusahaan dalam mengelola data, mencari data, melakukan perbandingan data, perhitungan dengan beberapa data, dan meningkatkan keamanan data.
3. PERANCANGAN 3.1 Data Flow Diagram (DFD) 1.
Diagram Konteks
2.
Diagram Nol
3.2 Perancangan Basis Data 1. Perancangan Basis Data Konseptual Tahapan perancangan basis data konseptual yang dilakukan adalah : 1. Identifikasi tipe entity 2. Identifikasi tipe relationship 3. Identifikasi atribut dengan tipe entity 4. Identifikasi domain atribut 5. Identifikasi candidate key dan primary key 6. Validasi model data konseptual dengan transaksi user
Setelah melakukan tahapan-tahapan diatas, dihasilkan suatu model ERD konseptual sebagai berikut :
2.
Perancangan Basis Data Logikal
Tahapan perancangan basis data logikal yang dilakukan adalah : 1. Menghilangkan fitur yang tidak kompatibel dengan model relasi 1.1 Menghilangkan tipe relasi many to many (*:*) binary relationship 1.2 Menghilangkan multi-valued atribut 2. Membuat relasi untuk model data logikal 2.1 Tipe entitas kuat 2.2 Tipe entitas lemah 2.3 Hubungan binary entitas one to many (1:*) 2.4 Hubungan binary entitas one to one (1:1) 2.5 Hubungan binary entitas many to many (*:*) 2.6 Atribut Multi-valued 3. Memvalidasi relasi menggunakan normalisasi
Setelah melakukan tahapan-tahapan diatas, dihasilkan suatu model ERD logikal sebagai berikut :
QCC PK
Id_qcc Gugus Tema Id_pkif Fasilitator Ketua Id_step Id_sqc
1..1 FK1
FK2 FK3
1..*
1..1 1..*
1..1
PDCA PK
1..1
Id_step
PKIF
Statusqc PK
Step
PK
Id_sqc
Pkif Tahun Keterangan
Status
1..*
Id_pkif
1..1
1..1
1..1 QCP PK
1..1 FK1
FK2 FK3
3.
Id_qcp Gugus Tema Id_pkif Fasilitator Ketua Id_step Id_sqc
1..*
Perancangan Basis Data Fisikal
Tahapan perancangan basis data fisikal yang dilakukan adalah : 1. Menerjemahkan model data logikal untuk DBMS yang digunakan 2. Representasi fisikal desain 2.1 Menganalisa transaksi 2.2 Memilih index 2.3 Memperkirakan kebutuhan disk space 3. Mendesain mekanisme keamanan
3.3 Perancangan Aplikasi 1. Struktur Menu Karyawan
2. Struktur Menu Admin
3.4 Perancangan Layar 1. Rancangan Layar untuk Login Admin dan Karyawan
2. Rancangan Layar untuk halaman Home Admin dan Karyawan
4. IMPLEMENTASI 4.1 Spesifikasi Hardware Berikut adalah spesifikasi hardware Server agar aplikasi dapat berjalan dengan baik: a. PC Intel Core2Duo 2GHz b. RAM 2GB c. Harddisk 500GB d. Monitor e. Keyboard f. Mouse Berikut adalah spesifikasi hardware Client agar aplikasi dapat berjalan dengan baik: a. PC Intel Pentium IV 1,2GHz b. RAM 512MB c. Harddisk 80GB d. Monitor e. Keyboard f. Mouse 4.2 Spesifikasi Software Berikut adalah spesifikasi software Server agar aplikasi dapat berjalan dengan baik: a. OS Windows 7 32bit b. Browser Mozilla Firefox, Internet Explorer c. XAMPP 1.7.2 d. Adobe Dreamweaver CS3 e. Microsoft SQL Server Enterprise 2008 Berikut adalah spesifikasi software Client agar aplikasi dapat berjalan dengan baik: a. OS Windows 7 32bit b. Browser Mozilla Firefox, Internet Explorer c. XAMPP 1.7.2
4.3 Hasil Rancangan Layar Aplikasi 1. Halaman Login Admin dan Karyawan
2. Halaman Home
5. EVALUASI Berikut ini hasil wawancara evaluasi sistem aplikasi database yang telah dibuat berdasarkan tingkat kepuasan, kinerja karyawan, dan kendala yang dialami dalam pemakaian aplikasi ini. 1. Pertanyaan Jawaban 2. Pertanyaan Jawaban 3. Pertanyaan Jawaban 4. Pertanyaan Jawaban
5. Pertanyaan
: Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan harapan perusahaan? : Iya, aplikasi ini sudah sesuai dengan harapan, karena sudah memenuhi hampir semua kebutuhan yang perusahaan butuhkan. : Apakah aplikasi ini mudah untuk digunakan? : Iya, aplikasi ini mudah untuk digunakan karena user interfacenya tidak ribet dan mudah untuk dimengerti. : Apakah ada kendala yang dialami saat menggunakan aplikasi ini? : Kendalanya kami belum terbiasa dalam menggunakan aplikasi ini sehingga masih sedikit mengalami kesulitan. : Apa saran bapak/ibu terhadap aplikasi ini? : Aplikasi ini sudah cukup baik, saran kami untuk membuat desain yang dapat mendukung semua jenis browser agar tidak terpaku hanya pada satu browser saja dan juga lakukan pengembangan agar aplikasi ini dapat berjalan di berbagai sistem operasi tidak hanya di Windows 7 32bit saja. : Apakah aplikasi yang kami buat dapat meningkatkan kinerja karyawan?
Jawaban
6. Pertanyaan Jawaban
: Iya, karena dengan aplikasi ini pekerjaan yang tadinya dilakukan secara manual dengan memakan waktu yang lama menjadi lebih mudah dan efisien waktu. : Bagaimana pendapat bapak/ibu mengenai semua menu? (bisa dijawab dengan pilihan: cukup atau sesuai) :
Nama Modul Home SS QCC QCP Report Master
IT Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Cukup
Penilaian User CPOC Cukup Sesuai Sesuai Sesuai Cukup Cukup
Admin Cukup Sesuai Sesuai Sesuai Cukup Cukup
6. SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisa, pembahasan, dan evaluasi sistem yang telah disampaikan dalam bab-bab sebelumnya, maka simpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut: 1. Penggunaan basis data sudah tidak terbatas pada bagian tertentu saja, penyimpanan data mengenai prosedur-prosedur yang sedang berjalan seperti data karyawan, histori jumlah karyawan, data departemen, data devisi, data kategori, Pre Test/Post Test, Best SS, data SS, data QCC dan QCP sudah tersimpan menggunakan basis data. 2. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat mempermudah dalam proses pengumpulan dan pencarian data SS, QCC dan QCP sehingga bagian administrasi tidak merasa kesulitan lagi dalam merekap dan mencari data. 3. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat sudah menerapkan sistem keamanan berupa authentification dan authorization untuk melindungi data dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Untuk menggunakan aplikiasi ini pun user harus melalui proses login terlebih dahulu sehingga hanya user yang diizinkan saja yang bisa menggunakan aplikasi ini. 4. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat dapat membantu mengurangi waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu tugas karena aplikasi yang dibuat sudah dilengkapi dengan fasilitas search dan sort sehingga user tidak perlu melakukan proses pencarian data dengan membuka file satu per satu. 5. Rancangan aplikasi yang telah dibuat dapat menampilkan grafik, seperti grafik SS Terkumpul vs SS Diterima, Gugus QCC, Gugus QCP, SS Plan vs Actual dan QCC vs QCP, sehingga user bisa melihat jumlah data pertahun di dalam grafik tanpa harus menghitung satu per satu datanya. 6.2 Saran Kekurangan yang masih ada pada rancangan aplikasi ini dapat diperbaiki dengan melanjutkan pengembangan aplikasi ini lebih lanjut guna meningkatkan kinerja perusahaan dan membantu para pegawai dalam menjalankan proses bisnis perusahaannya. Saran-saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Tambahkan alert/notification bila Pre Test/Post Test sudah dan sedang aktif. 2. Sebaiknya tampilan layar dapat disesuaikan di semua jenis browser seperti Chrome.
DAFTAR PUSTAKA Atzeni P., Ceri S., Paraboschi S. (2003). Database systems : concepts, languages & architectures. New York: McGraw-Hill Inc. Connoly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database System. A Practical Approach to Design Implementation, and Management. Fifth Edition. Addison Walley. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B., McFadden, Fred. (2005). Modern Database Management, Seventh Edition. New Jersey: Prentice Hall. Upper Saddle River. Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam: Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. O’Brien, J.A. (2003). Introduction to Information System. Eleventh Edition. New York: McGraw-Hill Inc. Ramakrishnan, Raghu, Gehrke, Johannes. (2003). Database management systems, Third Edition. New York: McGraw-Hill Inc. Turban. (2003). Introduction to Information Technology. Second Edition. John Wiley & Sons, Inc. Whitten, J.L., Bentley, L.D., & Dittman, K.C. (2004). System Analysis and Design Methods, 6th Edition. New York: McGraw-Hill Inc. Williams, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2007). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communications, Seventh Edition. New York: McGraw-Hill Inc.
RIWAYAT PENULIS Nailur Rahma lahir di Tangerang pada 08 Februari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013. Titis Aulia lahir di Jakarta pada 03 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013. Ratri Permatasari lahir di Kebumen pada 07 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Computer Science pada 2013.
