ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PERUM PERINDO Arinda Arif Ardian Pratama Renda Celona
Pembimbing: Yusrizal Oenzil
ABSTRAK Tujuan dari penilitian ini adalah untuk mengidentifikasi masalah pendataan pegawai pada perusahaan, menganalisis kebutuhan divisi SDM dalam pengelolaan data kepegawaian, merancang sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi dengan seluruh proses kepegawaian, menghasilkan aplikasi basis data berbasis web yang mendukung kinerja perusahaan. Metodologi penelitian yang dilakukan pada penelitian ini adalah metode pengumpulan data (observasi, wawancara, examining documentation), metode analisis (analisis terhadap hasil pengumpulan data, identifikasi kebutuhan informasi, identifikasi persyaratan sistem) dan metode perancangan basis data dan aplikasi (perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, perancangan basis data fisikal), serta perancangan UML menggunakan Use Case, Sequence Diagram, Class Diagram dan Activity Diagram. Hasil yang dicapai berupa terbentuknya aplikasi basis data berbasis web yang dapat memenuhi tujuan penelitian serta hasil evaluasi pengujian dalam hal kecepatan dan ketepatan kinerja sistem. Simpulan yang didapat adalah aplikasi dapat memudahkan penyedian dan penyampaian informasi data kepegawaian, mengurangi duplikasi data dan data yang tidak akurat, mendukung data kepegawaian yang lebih konsisten dengan adanya sistem basis data yang saling terintegrasi dan terpusat, meningkatkan tingkat keamanan data kepegawaian dengan adanya otentikasi dan otorisasi user pada aplikasi basis data.
Kata Kunci : Kepegawaian, basis data, web, UML
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PERUM PERINDO Arinda Arif Ardian Pratama Renda Celona
Pembimbing: Yusrizal Oenzil
ABSTRACT The purposes of this research are to identified data collection employee problem in company, analyzed needs of Human Resources Department in processing employee data, design a database system which integrated with all of collection employee data process, produce a web based database application which provide the performances of employee in company. Research methodology that implemented in this researh are collecting data method (observation, interviews, examining documentation), analysis method (analysis of collected data result, identified information needs, identified system requirements) and design method of database and application (design of conceptual database, design of logical database, design of physical database). The results are formation of web based database application which can fulfilled the purpose of research and also evaluation result test in speed and accuracy performance system. The conclusions are this application could make easier in serving and delivery information of employee data, minimize data duplication and unaccurate data, provide a consistent employee data with integrated and centralized database system, increase security level of employee data with authentication and authorization of user in database application.
Keywords : Human Resources, database, web, UML
PENDAHULUAN Latar belakang pembuatan penelitian ini adalah adanya perkembangan zaman yang seiring dengan perkembangan teknologi yang memudahkan berbagai aktifitas dalam berbagai bidang. Selain itu, terdapatnya berbagai masalah pada sistem kepegawaian pada PERUM PERINDO yaitu adanya redundancy data, sulitnya mengakses dan mencari data pegawai, keterlambatan dalam melakukan operasi kepegawaian yang dilakukan secara berkala, serta rendahnya keamanan dan kerahasiaan data kepegawaian sehingga mengurangi efisiensi dan efektifitas perusahaan. Hipotesis penelitian ini adalah pemrosesan data kepegawaian terhambat karena belum ada sistem yang saling terintegrasi dimana mengakibatkan keterlambatan pemrosesan data kepegawaian serta banyak data kepegawaian yang tidak terekam karena tidak adanya satu wadah yang menampung semua detail data kepegawaian. Rumusan masalah yang ditemukan pada penelitian ini adalah bagaimana data kepegawaian dapat diakses oleh seluruh pegawai Divisi SDM serta pejabat pada PERUM PERINDO secara cepat dan akurat, bagaimana data kepegawaian dapat tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu yang memiliki hak akses terhadap data tersebut, dan bagaimana operasi kepegawaian dapat dilakukan secara tepat waktu. Tujuan dari pembuatan Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Kepegawaian Berbasis Web Pada PERUM PERINDO yaitu menganalisis kebutuhan sub divisi SDM dalam pengelolaan data kepegawaian yang dapat meningkatkan kinerja manajemen kepegawaian pada PERUM PERINDO, merancang sistem basis data kepegawaian dengan seluruh proses beserta basis data yang saling terintegrasi, memiliki data yang konsisten dan redundansi data yang minimal, dan menghasilkan aplikasi basis data berbasis web yang menunjang keamanan data kepegawaian. Sedangkan manfaat dari pembuatan Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Kepegawaian Berbasis Web pada PERUM PERINDO yaitu meningkatkan keamanan data kepegawaian, memudahkan penyediaan dan penyampaian informasi data kepegawaian, memudahkan sub divisi SDM dalam pemrosesan absensi,
kenaikan jabatan, pemberian cuti, penilaian kinerja dan tingkah laku pegawai, dan proses pemutusan kerja, memudahkan sub divisi SDM dalam proses penghitungan gaji dan penyampaian informasi penggajian kepada pegawai dan mengefisienkan waktu kerja pada sub divisi SDM dalam pemrosesan data kepegawaian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data, metode analisis, metode perancangan basis data dan aplikasi, dan metode perancangan UML. Metode pengumpulan data terdiri dari observasi, wawancara, examining documentation, dan studi kepustakaan. Metode analisis terdiri dari melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data, melakukan identifikasi kebutuhan informasi, dan melakukan identifikasi persyaratan sistem. Metode perancangan basis data terdiri dari metode perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, serta metode perancangan aplikasi terdiri dari perancangan struktur menu dan layar. Metode perancangan UML terdiri dari Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram. Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari pendahuluan, tinjauan pustaka, metodologi, hasil dan pembahasan, serta simpulan dan saran.
METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode diagram alir kerangka berpikir, yaitu: 1. Analisis Sistem yang Berjalan dan Kebutuhan Pengguna Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data untuk bahan analisis, melakukan analisis sistem yang berjalan dan melakukan analisis terhadap kebutuhan pengguna. Selain itu, dilakukan studi kepustakaan untuk mendukung penelitian dengan teori-teori yang ada. Proses-proses yang terdapat pada sistem yang berjalan adalah pendataan, absensi, cuti, lembur, penilaian, kenaikan berkala, penempatan, dan PHK pegawai.
Diagram konteks Sistem yang Berjalan:
Diagram Nol Sistem yang Berjalan:
2. Identifikasi Masalah Pada tahap ini, dilakukan penjabaran masalah yang dihadapi pada penelitian ini berdasarkan hasil analisis yang sudah dilakukan di tahap sebelumnya. Masalahmasalah tersebut yaitu: a) Informasi kepegawaian sulit diakses dan dicari karena tidak adanya basis data yang menampung data kepegawaian secara terstruktur. Hal ini menyebabkan operasi kepegawaian tidak berjalan secara efisien. b) Terdapat banyak duplikasi data kepegawaian, dikarenakan data disimpan secara manual. Selain itu, duplikasi data juga terjadi karena data disimpan dalam basis data yang berbeda pada satu sistem kepegawaian. c) Data kepegawaian tidak konsisten, dikarenakan data tidak terintegrasi satu sama lain. Jika data kepegawaian di salah satu operasi akan diperbaharui, data yang sejenis dalam operasi yang berbeda tidak secara otomatis berubah sehingga pengguna dapat mengakses data yang tidak akurat. d) Terjadinya keterlambatan pembuatan laporan kepegawaian, karena tidak adanya sistem basis data yang berfungsi melakukan pengolahan data yang disimpan menjadi suatu informasi. Sebagai contoh, pegawai SDM kerap mengalami keterlambatan dalam mengurus operasi kenaikan golongan pegawai secara berkala yang sesuai dengan Terhitung Mulai Tanggal (TMT) bekerjanya pegawai tersebut. e) Tingkat keamanan pada basis data kepegawaian sangat rendah karena data dapat diakses oleh seluruh pegawai tanpa adanya perbedaan hak akses, sehingga dapat hilang dan dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
3. Pengumpulan Data Pada tahap pengumpulan data dilakukan pengumpulan data-data yang akan digunakan untuk membantu pemecahan masalah dalam penelitian.
4. Perancangan Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data yang berupa perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, beserta perancangan aplikasi yang berupa rancangan UML, rancangan struktur menu, dan rancangan layar.
Pada perancangan basis data, dilakukan perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal. Perancangan basis data konseptual menghasilkan model data konseptual yang direpresentasikan dengan ERD konseptual sebagai berikut: Penempatan
Penggajian PK
PK
KodePenggajian
KodePenempatan
0..*
I..* Memiliki Penempatan ► ◄ Memiliki Penggajian
I..I PHK PK
I..I Absensi
Pegawai
KodePHK
◄ Memiliki PHK
PK
KodePegawai
I..I
0..*
I..I I..I
I..I
I..I
Memiliki Absensi ► 0..*
PK
KodeAbsensi
I..*
◄ Memiliki Penilaian
Penilaian PK
KodePenilaian
◄ Mengajukan Cuti
Memiliki KenaikanBerkala ►
0..*
PegawaiLembur BiayaLembur WaktuLembur
Menjalankan Lemburi ►
0..*
0..*
Cuti PK
Lembur
I..*
KodeCuti
KenaikanBerkala PK
KodeKenaikanBerkala
PK
KodeLembur
Pada perancangan basis data logikal, hasil yang didapatkan adalah model data logikal dengan jumlah 35 entitas, yang direpresentasikan oleh ERD Global sebagai berikut:
Pada perancangan UML, yang digunakan penulis adalah Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram. Use Case Diagram untuk Direksi:
Use Case Diagram untuk Kepala Divisi:
Use Case Diagram untuk Pegawai SDM:
Pada rancangan Sequence Diagram, digambarkan Sequence Diagram untuk tiap Use Case pada Use Case Diagram. Beberapa hasil rancangan Sequence Diagram: a. Login Diagram berikut menjelaskan mengenai proses login user yang mengambil data dari database user
b. Lihat Daftar Pegawai Diagram berikut menjelaskan mengenai proses pengguna melihat daftar pegawai melalui tahapan menu pegawai, menu daftar pegawai, detail pegawai dan mengambil data dari database pegawai.
Pada rancangan Activity Diagram, digambarkan Activity Diagram untuk tiap Use Case pada Use Case Diagram. Beberapa hasil rancangan Activity Diagram: a. Login Gambar berikut menunjukkan Activitiy Diagram pada proses login
b. Lihat Daftar Pegawai Gambar berikut menunjukkan Activitiy Diagram pada proses melihat Daftar Pegawai
Class Diagram:
Pada perancangan layar, dilakukan perancangan State Transition Diagram (STD) yang berjumlah 21 Diagram, struktur menu, dan perancangan tampilan layar dan laporan.
Struktur Menu Direksi:
Struktur Menu Kepala Divisi:
Struktur Menu Pegawai SDM:
Beberapa Rancangan Tampilan Layar: a. Rancangan layar halaman Log In Halaman berikut berisi username dan password yang akan diisi oleh pegawai SDM untuk masuk ke halaman beranda sesuai dengan otoritas pengguna.
b. Rancangan layar halaman Beranda Halaman berikut menampilkan hari, tanggal, notifikasi sistem, dan kelengkapan dokumen.
5. Coding Pada tahap ini dilakukan query untuk basis data yang sudah dirancang dan melakukan pembuatan aplikasi berdasarkan rancangan aplikasi yang sudah dibuat.
6. Implementasi Pada tahap implementasi dilakukan implementasi aplikasi basis data yang sudah dibuat ke PERUM PERINDO, tampilan layar aplikasi, beserta evaluasi dengan pengguna aplikasi kepegawaian. Beberapa Tampilan Layar Aplikasi:
a. Halaman Login
Halaman login merupakan halaman awal ketika pengguna membuka aplikasi. Pada halaman ini pengguna dapat memasukkan username dan password sesuai dengan otorisasi setiap pengguna.
b. Halaman Beranda
Halaman beranda merupakan halaman selanjutnya ketika pengguna membuka aplikasi setelah sukses login. Pada halaman beranda, pengguna dapat melihat jumlah pegawai terdaftar pada basis data PERUM PERINDO, kelengkapan dokumen pegawai yang belum lengkap dan notifikasi kenaikan golongan pegawai yang sudah mendekati waktu. Pada halaman beranda ini, pengguna juga dapat memilih menu pada bagian sebelah kiri layar, menu ini dapat di-klik sesuai keinginan.
HASIL DAN BAHASAN Hasil dari penelitian yang sudah dilakukan adalah aplikasi basis data kepegawaian berbasis web yang saling terintegrasi dengan membutuhkan perangkat keras yang sesuai, perangkat lunak yang dibutuhkan, dan jaringan internet untuk dapat mengoperasikannya. Aplikasi basis data kepegawaian dapat digunakan oleh tiga user role yang berbeda, yaitu pegawai SDM, direksi dan kepala divisi. Pegawai SDM dapat melakukan operasi pendataan, absensi, cuti, lembur, penggajian, kenaikan berkala, penempatan, PHK pegawai, dan seluruh pengaturan data seperti jenis cuti, jenis lembur, dan sebagainya. Direksi hanya dapat melihat data-data dari seluruh operasi
kepegawaian beserta dengan laporannya. Kepala divisi dapat melakukan operasi penilaian pegawai dan dapat melihat pendataan, cuti, dan penempatan pegawai. Contoh dari tampilan layar aplikasi basis data kepegawaian adalah sebagai berikut:
Gambar 1 Login Aplikasi Kepegawaian
Gambar 2 Daftar Pegawai
Dalam penelitian ini dilakukan berbagai evaluasi, yaitu evaluasi basis data dan evaluasi aplikasi. Evaluasi basis data terdiri dari evaluasi integrity constraint yang mencakup required data, attribute domain constraints, entity integrity, referential integrity, dan integrity constraint, serta evaluasi keamanan yang membuktikan adanya autentikasi, otorisasi, dan peringatan meninggalkan halaman dalam aplikasi basis data. Evaluasi aplikasi terdiri dari evaluasi performa dengan menggunakan Yslow yang menunjukan performa tiap halaman dalam aplikasi basis data kepegawaian, dan evaluasi pengguna dengan melakukan kuesioner terhadap calon pengguna aplikasi basis data kepegawaian yaitu diwakili oleh 8 pegawai yang terdiri dari 1 direksi, 1 pelaksana divisi SDM, dan 6 kepala divisi pada kantor pusat PERUM PERINDO. Berikut adalah hasil kuesioner evaluasi pengguna: 1. Tingkat kemenarikan tata letak menu, pemilihan jenis huruf, gambar dan warna
Gambar 3 Pie Chart Jawaban nomor 1 Kuesioner untuk Pengguna
2. Tingkat konsistensi tata letak menu, pemilihan jenis huruf, gambar dan warna
Gambar 4 Pie Chart Jawaban nomor 2 Kuesioner untuk Pengguna
3. Tingkat kemudahan untuk dimengerti
Gambar 5 Pie Chart Jawaban nomor 3 Kuesioner untuk Pengguna
4. Tingkat efektifitas pencegahan kesalahan dan validasi
Gambar 6 Pie Chart Jawaban nomor 4 Kuesioner untuk Pengguna
5. Tingkat informatif pada pesan kesalahan dan feedback
Gambar 7 Pie Chart Jawaban nomor 5 Kuesioner untuk Pengguna
6. Tingkat kelengkapan pada semua fitur
Gambar 8 Pie Chart Jawaban nomor 6 Kuesioner untuk Pengguna
7. Tingkat fungsionalitas aplikasi untuk pengguna
Gambar 9 Pie Chart Jawaban nomor 7 Kuesioner untuk Pengguna
8. Tingkat kepuasan pada keseluruhan aplikasi
Gambar 10 Pie Chart Jawaban nomor 8 Kuesioner untuk Pengguna
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data kepegawaian berbasis web pada PERUM PERINDO yang telah diuraikan dalam penelitian, dapat disimpulkan bahwa informasi kepegawaian yang semula sulit diakses dan dicari, menjadi lebih mudah untuk diakses sehingga meningkatkan kinerja manajemen kepegawaian pada PERUM PERINDO. Selain itu redundansi data yang semula sering ditemukan, menjadi berkurang, data kepegawaian menjadi konsisten, data kepegawaian pada perusahaan menjadi terintegrasi sehingga divisi SDM dapat membuat laporan kepegawaian berkala secara tepat waktu dengan data yang benar, serta adanya autentikasi dan autorisasi pada aplikasi basis data sehingga meningkatkan keamanan data kepegawaian yang dimiliki oleh PERUM PERINDO. Saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem basis data kepegawaian PERUM PERINDO adalah menambahkan fitur absensi pada aplikasi basis data, melakukan pengawasan (monitoring) dan perbaikan (tuning) sistem basis data kepegawaian secara berkala, serta menambahkan fitur user pegawai, sehingga pegawai dapat mengakses data atau profil mereka dan meng-update data pegawai yang bersangkutan.
REFERENSI Ashworth, S. & Duncan, A. (2012). Ext JS 4 Web Application Development Cookbook. (1st edition). Livery Place, Birmingham: Packt Publishing Ltd. Booch, G. & Maksimchuck, A. & Engle, M. & Young, B. & Conallen, J & Houston, K. (2004). Object-Oriented Analysis and Design with Applications. (3rd edition). Redwood City, California: Addison-Wesley. Connolly, T. & Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Cambridge, Massachussets: Addison Wesley. Date, C. J. (2000). An Introduction to Database Systems. (7th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education Inc. Elmasri, R. & Navathe, S. B. (2004). Fundamental of Database System. (4th edition). Cambridge, Massachussets: Addison Wesley. Fathoni, Abdurrahmat. (2006). Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Rineka Cipta. Fowler, Martin & Scott, Kendall. (2000). UML Distilled Second Edition : A Brief Guide to the Standart Object Modeling Language. New Jersey: Addison Wesley. Hasibuan, S.P Malayu. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara McFarland, S. D. (2007). Dreamweaver CS3: The Missing Manual. (1st edition). Gravenstein Highway North, Sebastopol: O’Reilly Media, Inc. Priestley, Mark. (2000). Practical Object-Oriented Design with UML. University of Westminister : McGraw-Hill Companies. Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information Systems. (10th edition). Arizona: Pearson Prentice Hall. Schuler, R.S. & Dowling, P.J. & Smart, J.P. & Huber, V.L. (1992). Human Resource Management in Australia. (2nd edition). Sydney: Harper Educational. Sastrohadiwiryo, Siswanto. (2002). Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara
Shneiderman, B. & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human Computer Interaction. (5th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education, Inc. Suwatno & Yuniarsih, T. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia: Teori Aplikasi dan Isu Penelitian. (edisi ke-3). Bandung, Jawa Barat: Alfabeta. Velicanu, M. & Botha, I. (2011). Database System Journal vol.2 no.4. II (4): 51-53 Wicaksono,Y. (2008). Membangun Bisnis Online dengan Mambo. Indonesia: Elex Media Komputindo Williams, B. K. & Sawyer, S. C. (2011). Using Information Technology: A Pratical Introduction to Computers and Communication: Complete Version. (International Edition). Avenue of The Americas, New York: McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS Arinda Arif lahir di kota Jakarta pada 5 November 1992. Arinda menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2014. Saat ini Arinda bekerja sebagai Web Programmer di PT. PineappleTech Multi Cemerlang. Arinda aktif di HIMTI Bina Nusantara sebagai Aktivis. Ardian Pratama lahir di kota Medan pada 8 April 1992. Ardian menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2014. Ardian aktif di HIMTI Bina Nusantara sebagai Aktivis.
Renda Celona lahir di kota Jakarta pada 26 Juli 1992. Renda menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2014. Renda aktif di AIESEC Bina Nusantara sebagai Local Comitee Vice President of Incoming Exchange Global Community Development Program.
