ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT. ALTAVINDO Diana Andriyani; Cynthia Kumala Dewi; Agus Tanujaya; Tri Djoko Wahjono Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected];
[email protected];
[email protected]
ABSTRACT The purpose of this research is to analyze and designed the web-based database system of human resource department in PT. ALTAVINDO. The human resource business processes that will be discussed are employee’s recruitment, employee’s data collection, employee’s leave, employee’s assessment, employee’s training, and employee’s placement. With the availability of human resource database system is expected to improve the effectiveness and efficiency of human resource management. The research method used is the analysis and design method. The analysis methods include data collection method by observation, interview, questionnaire, examining documentation, reperformance, and literature study. The design methods include database design (conceptual design, logical design, and physical design), menu structure design, and interface design. Result of this research is a human resource database that includes employee’s recruitment, data collection, leave, assessment, training, and placement, as well as a web-based application of human resource database. The conclusion of this research is human resource database system will improve the effectiveness and effiency of human resource management in PT. ALTAVINDO. Keywords Analysis, design, database system, human resource
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem basis data kepegawaian berbasis web pada PT. ALTAVINDO. Adapun proses kepegawaian yang dibahas adalah proses penerimaan, pendataan, absensi, cuti, penilaian, pelatihan, dan penempatan pegawai. Dengan adanya sistem basis data kepegawaian diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen kepegawaian. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis mencakup metode pengumpulan data dengan observasi, wawancara, kuesioner, examining documentation, reperformance, dan studi pustaka. Sedangkan metode perancangan mencakup perancangan basis data (perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal), perancangan struktur menu, dan perancangan layar. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sebuah basis data kepegawaian yang mencakup proses penerimaan, pendataan, absensi, cuti, penilaian, pelatihan, dan penempatan pegawai, serta sebuah aplikasi basis data kepegawaian berbasis web. Simpulan yang dapat ditarik adalah dengan adanya sistem basis data kepegawaian dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen kepegawaian pada PT. ALTAVINDO. Kata Kunci analisis, perancangan, sistem basis data, kepegawaian
PENDAHULUAN Latar Belakang Teknologi informasi dari hari ke hari terus mengalami perkembangan secara pesat. Keberadaan teknologi informasi ini tentu saja turut mempengaruhi perusahaan dalam melakukan bisnisnya. Dengan adanya teknologi informasi, pengolahan data menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat dimana hal ini akan mempengaruhi efisiensi dan peningkatan kinerja suatu perusahaan. Keberadaan pegawai dalam suatu perusahaan merupakan suatu korelasi yang tidak dapat dipisahkan. Pegawai memiliki peran dalam mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan secara maksimal dengan tujuan menghasilkan output yang berguna bagi perusahaan. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian dalam suatu perusahaan dapat mendukung proses bisnis perusahaan tersebut. Maka dari itu, penulis tertarik untuk melakukan menganalisis, merancang, dan membangun sistem basis data kepegawaian berbasis web pada PT. ALTAVINDO.
Kajian Pustaka Topik skripsi ini sebelumnya pernah diangkat oleh Fransiska, Nissa Aulia Febrina, dan Dina Soraya dalam skripsinya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Kepegawaian pada Firma Hukum NSMP” yang cakupannya meliputi pendataan pegawai, proses absensi, proses penggajian pegawai, proses cuti pegawai, proses pelatihan, proses penilaian, proses pemutusan kerja pegawai, dan perancangan basis data yang efisien. Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsinya adalah metode analisis sistem dan metode perancangan sistem. Simpulan yang dihasilkan adalah user menjadi dapat mengetahui informasi yang berhubungan dengan kepegawaian, mendukung proses pengelolaan data, membantu user menjadi lebih mudah dan terorganisir dalam mengakses dan mengelola data yang berhubungan dengan kepegawaian. Tinjauan skripsi lainnya adalah hasil penelitian Regina Cendrakasih, Dhania Kusumastuti, dan Hilmantriadi Hendrawan dalam skripsinya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Kepegawaian pada Kementerian Perumahan Rakyat” dengan ruang lingkupnya meliputi data diri pegawai, kenaikan pangkat pegawai, cuti pegawai, mutasi pegawai, pelatihan pegawai, penghargaan pegawai, dan pensiun pegawai. Metodologi penilitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Simpulan yang didapat adalah telah dihasilkan rancangan konseptual, rancangan logikal, dan rancangan fisikal basis data kepegawaian, penyimpanan data menjadi lebih teratur dan mempermudah pengelolaan data pegawai, membantu penyajian kebutuhan informasi dan mempecerpat proses pembuatan laporan akhir, membantu para user dalam mengakses data pegawai dengan lebih mudah dan teratur, dan mempercepat waktu kinerja pegawai. Adapun kelebihan skripsi kami dibanding dua kajian pustaka tersebut adalah skripsi ini telah mencakup tujuh modul inti dari kepegawaian yaitu penerimaan pegawai, pendataan pegawai, absensi pegawai, cuti pegawai, pelatihan pegawai, penilaian pegawai, dan penempatan pegawai. Selain itu, skripsi ini telah dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan PT. ALTAVINDO dimana hal tersebut dapat membantu proses bisnis perusahaan terkait.
Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang dihadapi oleh PT. ALTAVINDO dalam sistem yang sedang berjalan, antara lain: (1) kesalahan dalam memasukkan data pegawai, data cuti pegawai, dan data absensi pegawai; (2) keamanan data kepegawaian yang rendah sehingga pegawai dapat mengetahui segala sesuatu segala sesuatu yang ada pada proses manajemen kepegawaian; (3) kesulitan dalam proses pencarian data kepegawaian; (4) kesulitan dalam pembuatan laporan kepegawaian; (5) kesulitan dalam mengakses data kepegawaian menyebabkan kinerja sehari-hari akan menjadi sangat lambat.
Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini, antara lain: (1) menganalisis kebutuhan informasi dan permasalahan yang berkaitan dengan sistem kepegawaian yang sedang berjalan pada PT. ALTAVINDO; (2) merancang sebuah sistem untuk menunjang proses pengelolaan data kepegawaian pada PT. ALTAVINDO, baik mencakup proses bisnis pada sistem yang berjalan (legacy system) maupun proses bisnis baru yang diharapkan ada pada sistem yang akan dikembangkan (wish list); (3) membuat rancangan basis data kepegawaian pada PT. ALTAVINDO; (4) membangun aplikasi basis data kepegawaian berbasis web pada PT. ALTAVINDO.
Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2005: 15), basis data (database) adalah kumpulan data yang berelasi secara logika dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Di dalam basis data, semua data yang ada diintegrasikan untuk menghindari terjadinya duplikasi data. Basis data dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya menyimpan data operasional, tetapi juga menyimpan deskripsi mengenai data tersebut. Deskripsi mengenai data dikenal dengan sebutan kamus data atau metadata. Menurut Date (2004: 17), keuntungan dari penggunaan basis data yaitu: (1) compactness dikarenakan keberadaan basis data mengurangi penggunaan kertas yang cukup besar karena semua data yang ada akan dicatat dan disimpan pada basis data tersebut; (2) speed sehingga memungkinkan pengguna untuk dapat menyimpan data, melakukan manipulasi data, dan menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah dibandingkan jika pengguna menyimpan data secara manual dimana secara tidak langsung hal ini akan menghemat waktu yang diperlukan dalam melakukan pencarian data; (3) less drudgery dikarenakan keberadaan basis data membuat penulisan tangan menjadi semakin berkurang sehingga efisiensi dan efektivitas pekerjaan pun semakin meningkat; (4) currency terkait dengan kemampuan basis data dalam menyediakan informasi yang akurat dan up to date sehingga semua kebutuhan informasi dapat terpenuhi dengan cepat pada saat dibutuhkan; (5) protection sehingga dapat meningkatkan keamanan dan perlindungan data, terutama terhadap kehilangan data dan akses yang tidak diinginkan.
Sistem Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2005: 4), sistem basis data merupakan kumpulan dari program aplikasi yang berinteraksi dengan basis data. Menurut Elmasri dan Navathe (2004: 5), sistem basis data merupakan gabungan basis data dengan sistem pengaturan basis data. Menurut Date (2004: 6), sistem basis data meliputi empat komponen yang antara lain terdiri dari data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pengguna (user).
Sistem Manajemen Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2005: 16), sistem manajemen basis data merupakan suatu sistem piranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk dapat mendefinisikan, menciptakan, mengatur, dan mengontrol akses ke dalam basis data. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003: 8), sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu dalam memelihara dan menggunakan koleksi data dalam jumlah yang besar. Sistem manajemen basis data terdiri dari lima komponen utama, yaitu perangkat keras, perangkat lunak, data, prosedur, dan manusia. Gambar 1 menggambarkan lima komponen utama sistem manajemen basis data.
Gambar 1. Komponen Utama Sistem Manajemen Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2005: 48), beberapa fungsi dari sistem manajemen basis data adalah sebagai berikut: (1) data storage, retrieval, and update dikarenakan sebuah DBMS harus menyediakan kemampuan bagi pengguna untuk menyimpan, menelusuri kembali, dan mengubah data yang ada dalam basis data; (2) a user-accessible catalog dikarenakan sebuah DBMS harus menyediakan katalog yang dapat diakses oleh pengguna dan mendeskripsikan lokasi penyimpanan data dalam basis data; (3) transaction support dikarenakan DBMS harus menyediakan mekanisme yang menjamin semua kegiatan perubahan pada data yang berhubungan dengan transaksi dapat dikelola dengan baik; (4) concurrency control services terkait dengan DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa basis data terubah
dengan benar ketika beberapa pengguna mengubah data tersebut pada waktu yang bersamaan; (5) recovery service dikarenakan DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk memperbaiki basis data yang rusak karena suatu kejadian; (6) authorization service dikarenakan DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa hanya pengguna yang diberi otoritas yang dapat mengakses basis data; (7) support for data communication dikarenakan DBMS harus mampu mendukung komunikasi data; (8) integrity service dikarenakan DBMS harus menyediakan sebuah cara untuk menjamin bahwa data dalam basis data telah mengikuti aturan-aturan integritas yang ada; (9) service to promote data independence dikarenakan DBMS harus mencakup fasilitas-fasilitas yang mendukung program-program independensi dari struktur basis data aktual; (10) utility service dikarenakan DBMS seharusnya menyediakan sekumpulan layanan utilitas agar basis data dapat diatur atau dikelola secara efektif. Keuntungan dari penggunaan sistem manajemen basis data menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003: 9) antara lain: (1) kemandirian data dikarenakan program aplikasi idealnya memberikan rincian representasi data dan penyimpanannya, sedangkan DBMS menyembunyikan rincian representasi data dan penyimpanannya; (2) akses data yang efisien dikarenakan DBMS menggunakan berbagai teknik penyimpanan dan pengambilan data, sehingga akses data dapat dilakukan secara efisien; (3) integritas dan keamanan data terkait dengan kemampuan DBMS yang dapat menjalankan akses kontrol bagi pengguna yang berwenang untuk mengakses basis data; (4) administrasi data dikarenakan ketika beberapa pengguna saling berbagi data dengan memusatkan pada administrasi data, tenaga profesional dapat menawarkan peningkatan kinerja yang signifikan sehingga dapat mengatur representasi data dimana dapat meminimalkan redundansi dan melakukan tuning penyimpanan data yang lebih baik; (5) concurrent access dan crash recovery dikarenakan DBMS melakukan penjadwalan akses data secara bersamaan, sehingga pengguna berpikir bahwa data diakses hanya oleh satu pengguna pada waktu tertentu; (6) mengurangi waktu pengembangan aplikasi dikarenakan DBMS mendukung fungsi penting pada berbagai aplikasi yang mengakses data pada DBMS berkaitan dengan antarmuka tingkat tinggi terhadap data dan memberikan fasilitas pengembangan aplikasi secara cepat.
Sistem Informasi Kepegawaian Menurut Yogaswara et. al. (2010: 71), sistem informasi kepegawaian adalah segala unsurunsur dalam administrasi kepegawaian yang membantu terealisasinya pengelolaan manajemen di suatu organisasi, yang dapat membantu dan mempermudah pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai di dalam organisasi tersebut Menurut Wiblen et. al. (2010: 253), sistem informasi kepegawaian secara umum digunakan sebagai sistem yang memungkinkan organisasi dalam membuat sebuah sistem terpusat yang memampukan pegawai dan manajer untuk mengakses informasi yang berhubungan dengan pegawai. Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh melalui penerapan sistem informasi kepegawaian, yaitu dapat mengurangi biaya organisasi melalui automatisasi kegiatan-kegiatan manual yang merupakan rutinitas pegawai, dapat menangani dan memfasilitasi komunikasi antar level di dalam organisasi, meningkatkan efisiensi, membantu mengelola beragam informasi berbeda mengenai pegawai di dalam organisasi, dan menyediakan sarana untuk membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia. Sistem informasi kepegawaian mengubah data menjadi informasi yang diperlukan untuk operasional bisnis dan pengambilan keputusan.
Penerimaan Pegawai Menurut Noe et. al. (2006: 70), penerimaan pegawai adalah proses pencarian kandidat pelamar sebagai pegawai potensial. Menurut Dessler (2005: 152), proses penerimaan pegawai adalah sebagai berikut: (1) ,elakukan perencanaan dan peramalan pekerja untuk menentukan posisi yang akan diisi; (2) membangun kandidatkandidat yang akan mengisi posisi tersebut dengan melakukan perekrutan; (3) meminta pelamar mengisi formulir pendaftaran; (4) melakukan berbagai teknik seleksi pelamar, seperti tes tertulis, investigasi latar belakang pelamar, dan ujian fisik untuk mengidentifikasikan kandidat yang diharapkan; (5) menginformasikan kandidat-kandidat yang terpilih kepada supervisor yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut; (6) melakukan seleksi akhir kandidat dengan melakukan wawancara dengan supervisor dan pihak-pihak lain yang terkait untuk mengambil keputusan akhir kandidat mana yang akan mengisi posisi tersebut.
Pendataan Pegawai Menurut Grafh (2012), pendataan pegawai adalah proses mengumpulkan data pegawai yang bekerja di suatu perusahaan atau organisasi. Data yang dikumpulkan dapat berupa nama lengkap, alamat tempat tinggal, pendidikan, dan lain-lain.
Absensi Pegawai Menurut Tresnani dan Munir (2012: 257), absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.
Cuti Pegawai Menurut Subekhi dan Jauhar (2012: 189), cuti merupakan salah satu bentuk kompensasi tak langsung berupa tunjangan yang diberikan perusahaan kepada pegawai. Tunjangan adalah sebuah penghargaan tidak langsung yang diberikan untuk seorang pegawai atau sekelompok pegawai sebagai bagian dari keanggotaan organisasi.
Penilaian Pegawai Menurut Grubb (2007: 2), penilaian kinerja pegawai adalah suatu proses menilai bagaimana pegawai secara individu melakukan pekerjaannya dan bagaimana pegawai tersebut dapat meningkatkan kinerjanya dan berkontribusi pada kinerja organisasi.
Pelatihan Pegawai Menurut Mangkunegara (2003: 50), pelatihan pegawai adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan proses sistematis dan terorganisasi, dimana pegawai akan mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan yang terbatas.
Penempatan Pegawai Menurut Rivai dan Sagala (2009: 198), penempatan adalah penugasan kembali seorang pegawai kepada pekerjaan barunya. Dalam alur ini terdapat tiga jenis penting dari penempatan yaitu promosi, mutasi, dan demosi. Menurut Rivai dan Sagala (2009: 199), promosi terjadi jika seorang pegawai dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang lebih tinggi tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Mutasi terjadi jika seorang pegawai dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang hampir sama tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Demosi terjadi jika seorang pegawai dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini, meliputi: (1) metode pengumpulan data, dengan melakukan berbagai tahapan antara lain observasi, wawancara, kuesioner, examining documentation (document checking), reperformance, dan studi kepustakaan; (2) metode analisis, dengan melakukan empat tahapan yaitu melakukan survei terhadap sistem yang sedang berjalan, melakukan analisis terhadap hasil survei, melakukan identifikasi kebutuhan informasi, dan melakukan identifikasi persyaratan sistem; (3) metode perancangan basis data dan aplikasi, dengan menggunakan Database Design Methodology yang meliputi perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal untuk perancangan basis datanya dan untuk perancangan aplikasinya dengan menggunakan perancangan struktur menu dan perancangan layar.
HASIL DAN BAHASAN Analisis Sistem yang Berjalan Seperti yang telah dibahas seblumnya, skripsi ini mencakup tujuh modul kepegawaian yaitu penerimaan pegawai, pendataan pegawai, absensi pegawai, cuti pegawai, penilaian pegawai, pelatihan pegawai, dan penempatan pegawai. Adapun proses bisnis penerimaan pegawai yang sedang berjalan pada PT. ALTAVINDO dimulai dari divisi mengajukan surat permintaan pegawai kepada HRD. HRD menyampaikan surat permintaan pegawai tersebut kepada CEO. CEO mempertimbangkan penambahan pegawai dan menginformasikan hasil pertimbangannya kepada HRD. Jika CEO setuju, HRD menginformasikan media untuk memasang iklan lowongan kerja. Iklan lowongan kerja dipasang oleh media. Orang-orang yang tertarik bekerja mengirimkan surat lamaran kerja yang akan diterima oleh bagian HRD. HRD mengecek kesesuaian surat lamaran kerja dengan persyaratan yang diminta. Jika sesuai, HRD menyampaikan surat lamaran kerja kepada divisi. Kemudian divisi melakukan seleksi awal dan memberikan laporan pelamar yang lulus seleksi awal kepada HRD. HRD menginformasikan tes tertulis dan wawancara kepada pelamar. Sementara itu, divisi mempersiapkan tes tertulis dan wawancara. Lalu pelamar mengikuti tes tertulis dan wawancara yang diadakan oleh divisi. Berdasarkan hasil tes tertulis dan wawancara, divisi mempertimbangkan apakah pelamar lulus seleksi akhir atau tidak. Kemudian divisi membuat laporan pelamar yang lulus seleksi akhir dan menyampaikannya ke HRD. HRD menginformasikan hasil seleksi akhir kepada pelamar dan tanggal penandatanganan surat perjanjian kerja. Surat perjanjian kerja ditandatangani oleh HRD, divisi, CEO, dan pelamar. Surat perjanjian kerja dibuat rangkap dua untuk HRD dan pelamar. Kemudian HRD membuat laporan penerimaan pegawai untuk HRD, divisi, dan CEO. Proses bisnis pendataan pegawai dimulai dari HRD mengeluarkan formulir pendataan pegawai dan menyerahkannya kepada pegawai. Pegawai mengisi formulir pendataan pegawai dan mengembalikannya kepada HRD. HRD memeriksa kelengkapan data pegawai pada formulir pendataan pegawai. Jika data belum lengkap, formulir pendataan pegawai dikembalikan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dilengkapi. Jika data sudah lengkap, HRD membuat laporan data pegawai rangkap dua untuk HRD dan divisi. Absensi pegawai dilakukan setiap hari kerja. Proses absensi pegawai dimulai dari HRD mengeluarkan daftar absensi dan menyampaikannya ke divisi. Divisi memberikan daftar absensi kepada pegawai-pegawai yang berada di bawah naungannya. Pegawai yang hadir menandatangani daftar absensi. Lalu daftar absensi dikembalikan ke divisi. Divisi melakukan verifikasi kehadiran pegawai. Daftar absensi yang sudah diverifikasi diberikan ke HRD. HRD akan mengecek kelengkapan daftar absensi. Jika ada daftar absensi yang belum lengkap, HRD akan mengecek apakah pegawai tersebut sedang dalam masa cuti atau tidak. Pegawai yang sedang dalam masa cuti akan ditandai dengan ‘C’ (Cuti) pada daftar absensi. Sedangkan pegawai yang absen dan tidak sedang dalam masa cuti, akan ditandai dengan ‘TK’ (Tanpa Keterangan) pada daftar absensi. Setelah daftar absensi lengkap, HRD membuat laporan rekapitulasi absensi rangkap dua untuk HRD dan divisi. Proses bisnis cuti pegawai pada PT. ALTAVINDO yaitu maksimal 12 hari cuti dalam periode setahun, dan maksimal dua hari cuti dalam satu kali masa cuti. Pegawai yang ingin melakukan cuti membuat surat pengajuan cuti dan menyerahkannya kepada HRD. HRD mengecek data cuti pegawai. Jika pegawai masih memiliki sisa jatah cuti, HRD menyerahkan surat pengajuan cuti pegawai tersebut kepada divisi. Divisi mempertimbangkan pengajuan cuti pegawai dan menginformasikan hasil pertimbangannya ke HRD. Jika pengajuan cuti ditolak, HRD akan menginformasikannya kepada pegawai yang bersangkutan. Sedangkan jika pengajuan cuti diterima, HRD membuat surat pemberian izin cuti rangkap dua untuk disimpan oleh HRD dan diberikan kepada pegawai. HRD juga membuat laporan cuti pegawai rangkap dua untuk HRD dan divisi. Penilaian pegawai pada PT. ALTAVIND dilakukan setiap periode enam bulan. HRD memberikan formulir penilaian pegawai kepada divisi dan pegawai. Divisi mengisi formulir penilaian pegawai yang ada di bawah naungannya, sedangkan pegawai mengisi penilaian atas dirinya sendiri. Formulir penilaian yang sudah diisi oleh divisi dan pegawai diserahkan kepada HRD dan dibandingkan nilainya. Jika ada kesenjangan yang signifikan dari hasil penilaian, HRD akan mengadakan acara diskusi yang dihadiri oleh divisi dan pegawai yang bersangkutan. Pada acara diskusi, divisi dan pegawai akan membahas perihal nilai yang diberikan atas poin-poin penilaian pegawai. Lalu HRD akan membuat laporan penilaian pegawai rangkap empat untuk HRD, divisi, CEO, dan pegawai. Proses bisnis pelatihan pegawai dimulai dari divisi mengajukan rencana pelatihan pegawai kepada HRD. HRD mempertimbangkan rencana pelatihan tersebut. Jika HRD menyetujui rencana pelatihan, HRD akan menginformasikan persetujuan rencana pelatihan kepada divisi, sehingga divisi akan mempersiapkan acara pelatihan pegawai. HRD juga menginformasikan acara pelatihan kepada seluruh pegawai melalui
email. Pegawai yang tertarik mengikuti pelatihan mendaftarkan diri melalui email, dan HRD akan menginformasikan kembali hasil pendaftaran pelatihan pegawai, serta membuat daftar peserta pelatihan untuk diserahkan kepada divisi. Pada hari pelaksanaan pelatihan, pegawai yang telah terdaftar mengikuti acara pelatihan yang diadakan oleh pihak divisi. Divisi melakukan absensi peserta dan membuat laporan pelaksanaan pelatihan pegawai rangkap dua untuk divisi dan HRD. Penempatan pegawai pada PT. ALTAVINDO didasarkan pada penilaian kinerja pegawai selama pegawai tersebut bekerja di PT. ALTAVINDO. Proses bisnis penempatan pegawai dimulai dari divisi mengajukan surat pengajuan penempatan pegawai kepada HRD. Jika penempatan tersebut melibatkan divisi lain, HRD akan memberikan surat pengajuan penempatan pegawai disertai dengan histori data penilaian pegawai kepada divisi baru terlebih dahulu. Jika divisi baru menyetujui penempatan, HRD akan memberikan surat pengajuan penempatan pegawai disertai dengan histori data penilaian pegawai kepada CEO. CEO mempertimbangkan penempatan pegawai dan menginformasikan hasil pertimbangan penempatan pegawai kepada HRD. Jika penempatan pegawai disetujui oleh CEO, HRD menginformasikan penempatan pegawai ke pegawai yang bersangkutan. Pegawai mempertimbangkan penempatan dan menginformasikan keputusannya kepada HRD. Jika pegawai tidak menyetujui penempatan, akan diadakan acara diskusi antara pegawai dengan divisi yang diselenggarakan oleh HRD. Jika pegawai sudah menyetujui penempatan, maka HRD akan membuat surat penempatan pegawai rangkap dua. Surat penempatan pegawai akan ditandatangani oleh divisi, CEO, HRD, dan pegawai yang bersangkutan, dan disimpan oleh HRD serta pegawai yang bersangkutan. Kemudian HRD membuat laporan penempatan pegawai untuk HRD, divisi, dan CEO.
Analisis Kebutuhan Pengguna Analisis kebutuhan pengguna pada PT. ALTAVINDO, meliputi: (1) kebutuhan manajemen data yang berguna untuk mengelola data dalam jumlah yang besar dengan tujuan agar masalah seperti redundansi data, ketidakakuratan data, dan kehilangan data dapat diminimalisasi; (2) kebutuhan integrasi guna menghasilkan sistem yang terkoordinasi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bertujuan; (3) kebutuhan informasi guna menghasilkan laporan-laporan bagi pihak-pihak yang membutuhkan, seperti laporan penerimaan pegawai, laporan data pegawai, laporan absensi pegawai, laporan cuti pegawai, laporan penilaian pegawai, laporan pelatihan pegawai, dan laporan penempatan pegawai; (4) kebutuhan keamanan data yang bertujuan agar dapat menangani autentikasi dan autorisasi pengguna dalam mengakses data, sehingga hanya orang yang berkepentingan atau orang yang memiliki hak akses saja yang dapat mengakses data; (5) kebutuhan kecepatan akses data dengan tujuan mempercepat proses pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.
Alternatif Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah sebagai berikut: (1) merancang tampilan aplikasi yang user friendly, sehingga dapat meminimalkan terjadinya human error, seperti kesalahan memasukkan data cuti pegawai; (2) melengkapi sistem basis data kepegawaian dengan sistem keamanan berupa autentikasi dan autorisasi pengguna sehingga tidak sembarangan orang dapat mengakses sistem basis data; (3) merancang aplikasi basis data kepegawaian yang dilengkapi dengan fitur searching untuk memudahkan pengguna dalam melakukan proses pencarian data kepegawaian; (4) merancang dan membangun sistem basis data yang dapat memudahkan pengguna untuk membuat laporan sesuai dengan kriteria perusahaan dan menghasilkan laporan tepat pada saat dibutuhkan; (5) merancang dan membangun sistem basis data kepegawaian berbasis web agar pengguna dapat mengakses data yang diperlukan kapan pun dan dimana pun asalkan terhubung dengan internet.
Usulan ERD
Gambar 2. Usulan ERD
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa: (1) sistem basis data kepegawaian yang dirancang sudah mencakup seluruh aspek yang diperlukan oleh PT. ALTAVINDO yaitu aspek penerimaan pegawai, pendataan pegawai, absensi pegawai, cuti pegawai, penilaian pegawai, pelatihan pegawai, dan penempatan pegawai; (2) sistem basis data kepegawaian yang dirancang sudah memenuhi integrity constraints (required data, attribute domain constraints, entity integrity, referential integrity, dan general constraints) serta mekanisme keamanan (autentikasi dan autorisasi) yang dirancang sebelumnya; (3) sistem basis data kepegawaian menjadi solusi kebutuhan manajemen data pada PT. ALTAVINDO dikarenakan sistem basis data kepegawaian dapat menyimpan data yang berhubungan dengan manajemen kepegawaian secara rapi dan terorganisasi, sehingga masalah-masalah seperti redundansi data, ketidakakuratan data, kehilangan data, dan lain-lain dapat diminimalisasi; (4) data kepegawaian pada perusahaan menjadi terintegrasi, sehingga memudahkan CEO, divisi, dan HRD dalam mengakses informasi yang diperlukan dalam bentuk laporan kepegawaian dimana hal ini dapat meningkatkan kinerja manajemen kepegawaian pada PT. ALTAVINDO; (5) adanya autentikasi dan autorisasi pada sistem basis data meningkatkan keamanan data kepegawaian yang dimiliki oleh PT. ALTAVINDO. Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem basis data kepegawaian, antara lain: (1) melakukan backup terhadap data kepegawaian yang ada secara rutin dan teratur dimana hasil backup dapat digunakan pada saat recovery data apabila terjadi failure, seperti hardware failure, user errors, dan natural disasters sehingga kemungkinan terjadinya kehilangan data dapat diminimalisasi; (2) perlu diadakannya sosialisasi dan training aplikasi basis data kepegawaian secara berkala kepada para pengguna, agar setiap pengguna memiliki kesiapan dan pemahaman yang memadai ketika menggunakan aplikasi tersebut sehingga implementasi sistem basis data kepegawaian dapat terlaksana dengan sukses; (3) melakukan pengawasan (monitoring) dan perbaikan (tuning) sistem basis data kepegawaian secara berkala, agar performa sistem basis data semakin meningkat; (4) menambahkan fitur notification pada aplikasi basis data kepegawaian, agar pengguna mengetahui apabila ada berita baru dan dilakukan juga sinkronisasi dengan email pegawai, agar setiap berita baru juga dapat diakses melalui email; (5) menambahkan modul-modul yang diperlukan, seperti penggajian pegawai, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), dan pelepasan pegawai (retirement).
REFERENSI Connolly, T. and Begg, C. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (4th edition). Cambridge, Massachusetts: Addison Wesley. Date, C.J. (2004). An Introduction to Database Systems. (8th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education Inc. Dessler, G. (2005). Human Resource Management. (10th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education Inc. Elmasri, R. and Navathe, S.B. (2004). Fundamental of Database System. (4th edition). Cambridge, Massachusetts: AddisonWesley. Grafh, D. 2012. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Diperoleh 02-26-2013 dari http://grafhcorner.blogspot.com/2012/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html Grubb, T. (2007). Performance Appraisal Reappraised: It’s Not All Positive. Journal of Human Resource Education, Vol. 1, No. 1, diakses 23 Oktober 2012 dari http://scob.troy.edu/JHRE/Articles/PDF/1-1/1.pdf Mangkunegara, A.P. (2003). Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung: PT. Refika Aditama. Noe, R.J., Hollenbeck, J.R., Gerhart, Barry, and Wright, P.M. (2006). Human Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. (5th edition). New York: McGraw-Hill. Ramakrishnan, R. and Gehrke, J. (2003). Database Management System, (3rd edition). New York: McGraw-Hill. Rivai, V. dan Sagala, E.J. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. (edisi 2). Jakarta: RajaGrafindo Persada. Subekhi, A. dan Jauhar, M. (2012). Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia. Surabaya: Prestasi Pustaka. Tresnani, D.L. dan Rinaldi M. (2012). Implementasi Sistem Absensi Pegawai Menggunakan QR Code pada Smartphone berbasis Android. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika, Vol. 1, No. 32, diakses 28 Oktober 2012 dari http://stei.itb.ac.id/jurnal/index.php/steiS1/article/view/166/160. Wiblen, S., David G., and Kristine D. (2010). Transitioning To A New HRIS: The Reshaping of Human Resources and Information Technology Talent. Journal of Electronic Commerce Research, Vol. 11, No. 4, diakses 22 Oktober 2012 dari http://www.csulb.edu/web/journals/jecr/issues/20104/Paper1.pdf Yogaswara, A., Nanang F., dan Udin S.S. (2010). Kontribusi Manajerial Kepala Sekolah dan Sistem Informasi Kepegawaian terhadap Kinerja Mengajar Guru. Jurnal Penelitian Pendidikan, Vol. 11, No. 2, diakses 28 Oktober 2012 dari http://jurnal.upi.edu/file/6-Atep_Yogaswara.pdf
RIWAYAT PENULIS Diana Andriyani lahir di kota Jakarta pada 30 Januari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Cynthia Kumala Dewi lahir di kota Jakarta pada 09 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Agus Tanujaya lahir di kota Jakarta pada 17 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.
