Analisis Dan Perancangan Sistem Aplikasi Basis Data Pendataan Gudang Berbasis Web Pada Perusahaan Rapino Yunior

Analisis Dan Perancangan Sistem Aplikasi Basis Data Pendataan Gudang Berbasis Web Pada Perusahaan Rapino Yunior Nama Penulis Heru Maskery (1301060142), Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Telepon: 021-5345830, [email protected]

Reza Wicaksana Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Telepon: 021-5345830, [email protected]

Eldo Ramos (1401090902) Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Telepon: 021-5345830, [email protected]

Dosen Pembimbing Harini Kuntjahjani, M.Eng. Abstrak

Pujuan penelitian ini adalah merancang aplikasi untuk memudahkan user dalam mengakses data pergudangan, baik itu dalam hal keluar-masuknya bahan maupun dalam memberikan laporan kepada atasan. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah aplikasi ini memberikan kemudahan kepada karyawan divisi pergudangan dalam melakukan kegiatan pendataan bahan dan sistem ini juga dirancang untuk memudahkan divisi pergudangan dalam hal mencetak laporan setiap transaksi-transaksi yang dibutuhkan. Untuk menjaga keamanan database diberikan pembagian hak akses sesuai dengan tingkat jabatan pada saat login untuk melakukan tugas sesuai wewenang masingmasing jabatan.metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis dilakukan dengan observasi langsung keperusahaan, melakukan wawancara, menganalisis proses keluar masuknya bahan pada bagian pergudangan, melakukan studi pustaka, serta mengidentifikasi kebutuhan laporan perusahaan. Sedangkan metode perancangan yang digunakan adalah perancangan sistem basis data, metode perancangan konseptual, logikal, fisikal, dan perancangan aplikasi. Hasil penelitian yang dicapai adalah sistem aplikasi basis data berbasis web untuk membantu karyawan divisi pergudangan dalam mencetak laporan dan pendataan bahan gudang. Simpulan yang didapat adalah

1

2 Kata kunci : basis data, gudang, analisis, web, pendataan

Abstract

The purpose of this research is to design an application to help user to access warehouse data collection, be it in terms of incoming or outgoing materials and for providing reports to superiors. The methodology used to write this thesis is analysis method and design method. The analysis method is done by direct observation , conducting interviews , analyzing the process of incoming and outgoing of materials in the warehouse , studying literature , and identify the needs of the company reports. While the design method used in this thesis is the design of database systems, designing conceptual method, logical, physical, and application design. The results of the study that achieved is a system of web based database application to help employees on warehouse division to print reports and data collection on warehouse. The conclusions obtained are the applications provide convenience to employees on warehouse division in conducting data collection materials and the system is also designed to facilitate the warehouse division in terms of printing report for any transactions required. To maintain database security, permissions granted at login to perform tasks according to their respective positions of authority. Keywords : database, warehouse, analysis, web, data collection

PENDAHULUAN Di masa sekarang ini waktu merupakan variabel yang penting. Hal ini di sebabkan oleh tuntutan dunia kerja yang semakin tinggi dan semakin banyak aktivitas yang harus dilakukan dalam waktu yang terbatas, sehingga untuk memaksimalkan waktu yang ada, segala sesuatu harus dibuat seefesien mungkin. Salah satu caranya adalah dengan memaksimalkan penggunaan teknologi. Seiring perkembangan zaman teknologi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat, diantaranya adalah komputer. Sayangnya masih banyak perusahaan dan instansi yang kurang memanfaatkan perkembangan komputer ini untuk memudahkan kegiatan mereka. Sebagai salah satu contoh permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahan – perusahaan dan instansi adalah dalam me-manage pendataan data-data mereka. Misalnya divisi gudang Rapino Yunior masih menggunakan cara manual dalam mendata stok bahan untuk produksi mereka yakni dengan mencatat semua bahan yang masuk dan keluar di kertas file biasa. Sehingga bila divisi lain memerlukan data di gudang harus meminta data tersebut secara manual dan ini tentu memakan waktu dan tidak efisien. Oleh karena itu topik ini cocok untuk dijadikan bahan penulisan skripsi. Skripsi ini akan membahas, menganalisa dan membuat sebuah sistem aplikasi basis data berbasis web berupa penyimpanan barang sehingga divisi gudang di Rapino Yunior tidak perlu melakukan pendataan secara manual. Dan mendapatkan benefit antara lain data yang tersusun rapi, mudah diakses dan dikontrol serta terintegrasi dengan baik sehingga proses masuk dan keluarnya barang di divisi gudang dapat berjalan dengan efisien. Menurut Heri Jhon; William Ayrton Senna; Sonia yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Inventori, Administrator, dan Sales Berbasis Web pada PT. Salindo Berlian Motor (2013: 2) dikutip “PT. Salindo Berlian Motor memerlukan sebuah sistem yang terintegrasi dan terkomputerasi yang dapat memenuhi kebutuhan data yang diproses oleh administrasi PT. Salindo Berlian Motor sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan menghilangkan proses-proses data yang tidak diperlukan. Untuk itu, akan dilakukan pengembangan satu sistem basisdata beserta aplikasinya untuk menyelesaikan seluruh permasalahan tersebut.”

3 Diambil dari karya ilmiah lain karangan Felix Kertiyasa; Albert Andiyanto Sumady Kitty; Lucy Kamal yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Inventori Berbasis Web Pada PT. Mitra Teleinformatika Perkasa (2009: 2) “PT. Mitra Teleinformatika Perkasa, sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan produk dan jasa untuk perangkat keras maupun piranti lunak. Perusahaan ini menggunakan pencatatan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Pencarian data juga secara manual dengan mengandalkan ketelitian karyawan. Sistem yang berjalan sekarang ini dirasakan masih menyulitkan dan membutuhkan waktu yang cukup banyak untuk menyelesaikan suatu pencatatan sehingga dirasakan perlu membuat sebuah sistem pencatatan yang lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu dilakukan penelitian guna mendukung pembuatan sistem baru itu agar dapat mempermudah pencatatan. Rumusan masalah yang ada berkaitan dengan penelitian ini adalah apa yang selama ini menjadi kendala atau hambatan dalam sistem yang sedang berjalan pada Perusahaan Rapino Yunior?, dan bagaimanakah keefektifitas aplikasi basis data pendataan gudang berbasis web tersebut setelah digunakan oleh perusahaan yang bersangkutan?. Secara keseluruhan, tujuan dari penelitian ini adalh untuk membuat sebuah sistem basis data berbasis web yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas perihal pendataan barang di gudang, yang mencangkup pendataan karyawan, vendor, data pembelian bahan, serta data permintaan bahan, membuat sebuah spesifikasi penggunaan apikasi sistem basis data berbasis web yang dibagi menjadi tiga jenis pengguna (admin, staff, dan manager) dengan sistem keamanan yang baik, dan menghasilkan suatu sistem basis data berbasis web yang memudahkan pengguna menyusun laporan-laporan yang berkaitan dengan pendataan barang di gudang.

Metode Penelitian 1. Metode Analisis Analisis yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi ini meliputi : a. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap administrasi dan direktur perusahaan ini untuk memperoleh informasi yang jelas dan lengkap mengenai permasalahan yang ada. b. Studi kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan membaca buku, jurnal, dan sumber yang berhubungan dengan topik yang kami pilih sebagai referensi dan pengetahuan guna membantu data proses penulisan skripsi ini. c. Pengumpulan data Maksud dari pengumpulan data adalah mencari informasi tambahan diluar dari hasil wawancara dan studi kepustakaan untuk penganalisaan aplikasi. 2. Metode Perancangan a.

Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan basis data konseptual merupakan langkah awal dalamperancangan database. Langkah-langkah perancangan basis data konseptual :

- Identifikasi tipe entity Tipe entity adalah sekumpulan obyek yang diindentifikasi oleh sebuah perusahaan atau perorangan yang mempunyai sifat-sifat yang sama dan mempunyai keberadaan yang independent Entitas tersebut adalah strong dan weak.

4 - Identifikasi tipe relationship Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menentukan hubungan antara jenis-jenis entitas yang telah diidentifikasi. 1. Identifikasi dan hubungan atribut dengan tipe entity atau relationship 2. Menentukan atribut domain 3. Menentukan kandidat dan atribut-atribut primary key 4. Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi user Tujuannya untuk memastikan model konseptual lokal mendukung permintaan transaksi oleh user. b. Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logikal adalah proses pembuatan suatu model informasi yang di gunakan dalam suatu organisasi berdasarkan model data yang spesifik tetapi tidak bergantung pada suatu DBMS, dan perangkat keras lainnya, (Connolly, Thomas and Begg, Carolyn, 2010 : 485). Tahapan dalam perancangan basis data logikal yaitu: Penentuan Relasi untuk Model Logikal Data Lokal - Validasi Relasi dengan Menggunakan Normalisasi - Mendefinisikan Integrity Constraint - Membangun dan Memvalidasi Model Data Logikal Global c.

Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan basis data fisikal merupakan proses untuk menghasilkan suatu deskripsi dari implementasi basis data pada penyimpanan sekunder, juga mendeskripsikan relasi dasar, organisasi file dan desain indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data dan batasan integritas lainnya yang masih berhubungan serta ukuran-ukuran keamanan. Adapun secara jelas langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini dapat dilihat sebagai berikut:

- Mendesain relasi dasar Tujuan dari langkah ini adalah untuk memutuskan bagaimana merepresentasikan relasi dasar yang diidentifikasikan dalam model data logical global pada target DBMS -

Estimasi kebutuhan Disk Space Tujuan dari langkah ini adalah untuk memperkirakan jumlah kapasitas disk yang dibutuhkan oleh database.

- Desain mekanisme keamanan Tujuannya adalah untuk merancang ukuran keamanan untuk basis data yang telah dispesifikasikan user.

Hasil Dan Pembahasan

5

Gambar 1. DFD Konteks Usulan Prosedur Yang Baru

Gambar 2. DFD Nol Usulan Prosedur Yang Baru

6

Dari hasil tes evaluasi database yang dilakukan didapatkan hasil sebagai berikut: System Integration Test System Integration Test adalah suatu tahapan proses pengujian aplikasi setelah fase testing dan sebelum system testing. Pada tahap system integration test, tester memeriksa hasil dari interaksi kedua fungsi tersebut, apakah bekerja sesuai dengan hasil yang diharapkan. 1.

Domain integrity Hasil dari pengecekan domain integrity menunjukkan bahwa semua tabel telah berhasil diuji coba, semuanya telah dilakukan dengan tepat karena setiap atribut harus diisi sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan. Sebagai contoh jika user ingin menambah data bahan maka semua field harus diisi, apabila ada field yg kosong atau diisi dengan data yang salah akan muncul pesan error.

2.

Database dan Referential integrity Hasil dari pengecekan database integrity menunjukkan bahwa semua entitas telah berfungsi dengan baik dan tepat.

3.

Fungsi references pun telah berjalan dengan tepat sebagai contoh jika user mengisi data bahan, maka didetail data bahan pun isinya akan sama. Security Hasil dari pengecekan security telah berjalan dengan tepat, beberapa fungsi hanya dapat dijalankan sesuai dengan jabatan yang dimiliki. Contohnya adalah tambah data bahan hanya bisa dilakukan oleh admin, dan tidak bisa dijalankan oleh jabatan lain.

User Acceptance Test User acceptance test adalah fase pengujian yang digunakan untuk menentukan apakah sistem memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam tahap analisis. User acceptance test dapat membantu :
menentukan apakah sistem memenuhi kriteria atau tidak.
Memungkinkan user untuk menentukan apakah sistem dapat diterima atau tidak.

7

Tabel 4.1 User Acceptance Test

Lihat data

Sukses

Tambah data

Sukses

Info data

Sukses

Edit data

Sukses

Delete data

Sukses

Print data

Sukses

Tambah Permintaan

Sukses

Cetak Laporan

Sukses

Ubah password

Sukses

8

Simpulan Dan Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan dengan cara wawancara pada perusahaan Rapino Yunior, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1.

2. 3.

Sistem aplikasi yang di bangun ini memberikan kemudahan kepada karyawan divisi gudang dalam melakukan kegiatan pendataan gudang yang sebelumnya dilakukan secara manual sehingga mereka bisa mengakses database pergudangan dan memperoleh informasi yang diinginkan. Untuk menjaga keamanan database maka diberikan pembagian hak akses sesuai dengan tingkat jabatan pada saat login untuk melakukan tugas sesuai wewenang masing-masing jabatan. Sistem aplikasi ini dirancang untuk memudahkan karyawan divisi gudang dalam hal mencetak laporan setiap transaksi-transaksi yang dibutuhkan.

Beberapa saran yang diusulkan, antara lain : 1. 2.

Sistem aplikasi ini bisa ditambahkan fitur remote access untuk mengirimkan laporan ke email karyawan divisi gudang. Sistem aplikasi ini bisa ditambahkan fitur forgot password untuk menghindari kesalahan user atau admin bila terjadi lupa password.

Daftar Pustaka Heri Jhon, William Ayrton Senna, Sonia yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Inventori, Administrator, dan Sales Berbasis Web pada PT. Salindo Berlian Motor (2013: 2) Felix Kertiyasa, Albert Andiyanto Sumady Kitty, Lucy Kamal yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Inventori Berbasis Web Pada PT. Mitra Teleinformatika Perkasa (2009: 2) M. O Yinyeh, S. Alhassan, International Journal of Advanced Research in Computer Engineering & Technology (IJARCET) Volume 2, Issue 8 (2013: p2461) Hoffer, J, A., Prescott, M, B., Topi, H. (2009). Modern Database Management. Ninth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey

Adi, A.P. Sanjaya, Ridwan. (2012). Web Makin Dahsyat dengan jQuery. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. Connoly, T., dan William S, H. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, And Management. (4 th Edition). Addison-Wesley, New Jersey. Connolly, Thomas, and Carolyn Begg .(2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, And Management. (5th Edition).Cambridge, Massachussets: Addison-Wesley. O’Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. (12th Edition). Jakarta: Salemba Empat. Huda, Miftakhul & Bunafit Komputer. (2010). Membuat Aplikasi Database Dengan Java, MySQL dan Netbeans. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. Indrajani, S.kom., MM. (2009) . Perancangan Basis Data Dalam Paket Five In One. Jakarta: P.T . Elex Media Komputindo. McLeod Jr, Raymond and George Schell. (2004). Management Information Systems. (9th Edition). New Jersey: Prentice Hall Inc. Mercer, Dave. (2004). Programming The Web Using Visual Studio.NET. New York: McGraw-Hill. Shneiderman, Ben.Plaisant, Catherine .(2010). Designing the User Interface: Strategiesfor Effective Human-Computer Interaction. Cambridge, Massachussets: Addison-Wesley.

Turban, Efraim. Rainer, R. K. Potter, R. E. (2005). Introduction to Information Technology. (3rd Edition). New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Whitten, J. L. Bentley, L. D. Dittman, Kevin C (2004). System Analysis Design Methods.( 6th Edition). New York: McGraw-Hill. Zaki, Ali & SmitDev Community. (2008). 36 Menit Belajar Komputer PHP dan MySQL. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo.

Ringkasan Riwayat Hidup Eldo Ramos lahir di Palembang, 16 Februari 1992. Penulis menamatkan pendidikanSMA di SMAN 13 JAKARTA pada tahun 2010 dan Strata 1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Mochammad Reza Wicaksana lahir di Bandung, 4 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMAN 6 Jakarta pada tahun 2009 dan Strata 1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014 Heru Maskery lahir di Jakarta, 7 agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMA Muhammadiyah 11 Jakarta pada tahun 2009 dan Strata 1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014