ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PENGELOLAAN DAN PENYEWAAN GEDUNG PERKANTORAN PPRSP SASTRA GRAHA BERBASIS WEB
Bryan Adams Gillbert Patty Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Bina Nusantara University Vila Indah Permai Blk. I 3 1 010, Bekasi Utara, Jawa Barat
[email protected] Ferdi Fernandez Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Bina Nusantara University Kapuk, JL. Berdikari Tengah 006 a, Jakarta Barat
[email protected] Claritia Oktaviana Puteri Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Bina Nusantara University Villa Taman Bandara O 7 No. 17, Tangerang, Banten
[email protected] Dr.Suharjito, S.Si.,M.T. Teknologi informasi, Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530
ABSTRAK Tujuan penelitian ialah menganalisis dan merancang aplikasi basis data pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran PPRSP Sastra Graha berbasis web, dengan harapan dapat mempermudah proses bisnis yang pengelolaan dan penyewaan gedung, sehingga dapat meningkatkan kinerja para karyawan. Metode penelitian yang digunakan meliputi metode fact finding untuk menganalisis kebutuhan aplikasi, metode perancangan DBLC, DFD, struktur menu, dan STD untuk merancang aplikasi, metode implementasi dengan menggunakan bahasa pemrograman untuk pembuatan aplikasi, database, dan user interface, dan metode evaluasi untuk mengevaluasi aplikasi. Hasil penelitian berupa
aplikasi basis data yang terintegrasi yang dapat menyelesaikan masalah pengelolaan data pengelolaan dan penyewaan gedung yang dihadapi oleh PPRSP Sastra Graha.
Kata kunci : basis data, penggelolaan, penyewaan
ABSTRACT The purpose of the research is to analyze and to create basic web of PPRSP Sastra Graha office buildings-maintenance application. In order to ease, the business process in tenancy and data maintenance of the employees. Fact finding is the research method in this research which analyzes the application commodity, design method of DBLC, DFD, menu structure, and STD to design the application, implication method in programming languange to create the application, database, and use interface, and evaluation method to evaluate the application. The result of the research is a basic data maintenance application and building-tenancy that will help the process of the business of the company. In conclusion, this is the data maintenance application and office building-tenancy application. Keyword : database, buildings-maintenance, maintenance
PENDAHULUAN
Memasuki era globalisasi saat ini, “perkembangan teknologi informasi dan layanan telekomunikasi semakin pesat dari tahun ketahun. Hal ini membuka peluang usaha baru dan perluasan usaha di berbagai sektor terutama untuk usaha kecil dan menengah. Teknologi informasi adalah bagian dari nilai dukungan dalam rantai nilai porter untuk mengoptimalkan kinerja industri.” (Wardhana, 2011). Secara berkala muncul inovasi-inovasi baru yang diciptakan untuk menggantikan fungsi konvensional yang sebelumnya digunakan dalam kehidupan sehari-hari menjadi fungsi yang lebih modern, sehingga membuat sebuah kegiatan menjadi lebih efisien dan
efektif. Perkembangan teknologi saat ini sangat mempengaruhi dunia bisnis dan proses bisnis pada sebuah instansi/perusahaan di seluruh dunia. Banyak sekali jenis-jenis teknologi yang digunakan saat ini, dimulai dari teknologi yang terdapat dalam sebuah software hingga teknologi yang terdapat dalan sebuah hardware. Pembaharuan demi pembaharuan terus dilakukan dalam setiap perangkat teknologi hingga mencapai titik di mana perangkat teknologi tersebut tidak dapat dibaharui dan harus diganti ke perangkat teknologi lainnya. Dalam hal ini, teknologi basis data merupakan suatu teknologi yang dinilai tepat untuk memudahkan kegiatan perusahaan dalam mengelola data. Tidak hanya dalam hal memudahkan kegiatan perusahaan, melainkan dengan adanya teknologi basis data, pengelolaan data-data dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan akurat, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan. PPRSP (Perhimpunan Penghuni Rumah Susun Perkantoran) Sastra Graha merupakan badan usaha swasta yang merupakan anak perusahaan dari Sastra Graha Group. PPRSP Sastra Graha sebelumnya mengelola beberapa apartemen dan gedung perkantoran, tetapi saat ini PPRSP Sastra Graha hanya mengelola 1 gedung perkantoran yang terletak di daerah Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Pada proses bisnisnya, PPRSP Sastra Graha tidak langsung berhubungan dengan perusahan-perusahan lain yang dibawah naungan Sastra Graha Group. Oleh karena itu, PPRSP Sastra Graha tidak memiliki sistem yang terintegrasi dengan anak perusahaan lain, melainkan PPRSP Sastra Graha hanya memiliki sistem internal saja yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran. PPRSP Sastra Graha memiliki beberapa tenan yang sudah lama menetap dan menyewa gedung perkantoran di Gedung Sastra Graha. Tentunya banyak data-data yang dimiliki PPRSP Sastra Graha terkait dengan proses bisnis pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran, seperti data umum tentang data profile tenant, data penyewaan, data listrik, data services, data parkir, data overtime, data maintenance (perbaikan), invoice berkala, dan data pembayaran. Untuk segala jenis pendataan transaksi yang terjadi, para karyawan sudah menggunakan komputer, tetapi belum memiliki aplikasi yang dinilai dapat mengefektifkan kinerja para karyawan.
Berdasarkan latar belakang di atas maka disimpulkan beberapa permasalahan umum, di antaranya : 1. Bagaimana proses pendataan data tenant yang efisien dan terintegrasi? 2. Bagaimana cara membuat aplikasi basis data yang memudahkan karyawan dalam mengelola data-data transaksi tenant terkait dengan proses bisnis yang ada? 3. Bagaimana implementasi aplikasi yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan?
Tujuan yang ingin dicapai adalah : 1. Menganalisis permasalahan pengumpulan data pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran. 2. Menganalisis dan merancang aplikasi basis data pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran dengan proses bisnisnya.
Manfaat dari pembuatan Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Pengelolaan dan Penyewaan Gedung Perkantoran PPRSP Sastra Graha, yaitu: 1. Memudahkan karyawan untuk melakukan pendataan data profile tenant, data penyewaan, data listrik, data services, data parkir, data overtime, data maintenance (perbaikan), invoice berkala, dan data pembayaran. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dalam penginputan data-data. 3. Mempercepat pekerjaan karyawan, karena tidak harus membuat form data pembayaran secara berkala.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penulisan yaitu: A. Metode Analisis dengan Fact Finding : 1. Interviewing (Wawancara) 2. Examining Documentation (Mempelajari Dokumen Perusahaan) 3. Studi Kepustakaan
B. Metode Perancangan : 1. Perancangan database menggunakan perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal. 2. Perancangan aplikasi menggunakan Data Flow Diagram (DFD). 3. Perancangan user interface menggunakan perancangan struktur menu dan State Transition Diagram (STD).
C. Metode Implementasi : 1. Implementasi database pada aplikasi ini menggunakan MySQL. 2. Implementasi aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP. 3. Implementasi user interface pada aplikasi ini menggunakan CSS.
D. Metode Evaluasi : 1. Evaluasi database menggunakan metode integration constraint. 2. Evaluasi aplikasi menggunakan wawancara dan UAT (User Acceptance Test). 3. Evaluasi user interface menggunakan eight golden rules.
HASIL DAN BAHASAN Metodologi yang digunakan dalam Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Pengelolaan dan Penyewaan Gedung Perkantoran PPRSP Sastra Graha adalah sebagai berikut:
Gambar 1 Metodologi Berikut ini adalah penjelasan dari tahapan metodologi pada Gambar 1 : 1. Analisis Sistem yang sedang Berjalan dan Kebutuhan User Menganalisis sistem yang sedang berjalan pada PPRSP Sastra Graha mengenai proses bisnis dari pengelolaan dan penyewaan gedung perkantoran. Proses bisnis pengelolaan mencakup prosedur pembayaran sewa, pembayaran service charges,
pembayaran listrik, pembayaran parkir, pembayaran biaya maintenance (perbaikan), dan pembayaran overtime charges yang merupakan biaya tambahan yang dibayarkan oleh tenant, jika tenant menggunakan fasilitas gedung di luar dari jam operasional kerja, beserta pembuatan pembuatan invoice. Di samping itu, akan ditanyakan kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan terkait dengan sistem yang berjalan pada pengelolaan dan penyewaan gedung. 2. Studi Kepustakaan Mencari dan menggali lebih dalam mengenai teori-teori yang terkait dalam penulisan dan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat. 3. Identifikasi Masalah Mengidentifikasi permasalahan umum yang didapatkan dari daftar kebutuhan perusahaan dan menentukan permasalahan yang akan diangkat, guna untuk membuat perancangan aplikasi, dengan menggunakan metode wawancara. 4. Pengumpulan Data Mengumpulkan data-data perusahaan untuk mengkaji permasalahan yang sudah ditentukan dan dijadikan sebagai acuan dari perancangan aplikasi yang akan dibuat. 5. Perancangan Tahapan perancangan dibagi menjadi 3 tahapan yang dilakukan bersamaan, jika tahapan perancangan dinilai kurang sesuai, maka akan kembali ke tahapan identifikasi masalah. - Perancangan Database Melakukan perancangan database berdasarkan perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. - Perancangan Aplikasi Melakukan perancangan aplikasi dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). - Perancangan User Interface Melakukan perancangan user interface dengan menggunakan perancangan struktur menu dan State Transition Diagram (STD).
6. Implementasi Tahapan implementasi dibagi menjadi 3 tahapan yang dilakukan bersamaan, jika tahapan implementasi dinilai kurang sesuai, maka akan kembali ke tahapan perancangan. - Implementasi database pada aplikasi ini menggunakan MySQL. - Implementasi aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP. - Implementasi user interface pada aplikasi ini menggunakan CSS. 7. Testing dan Evaluasi Setelah aplikasi sudah dijalankan, maka sudah dapat dievaluasi kinerja dan kekurangan apa saja yang terdapat pada aplikasi tersebut. Evaluasi pun dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : 4. Evaluasi database menggunakan metode integration constraint. 5. Evaluasi aplikasi menggunakan wawancara dan UAT (User Acceptance Test). 6. Evaluasi user interface menggunakan kaidah eight golden rules.
Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, wawancara dan pengumpulan data, kami membuat perancangan basis data. Usulan pemecahan masalah digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
Gambar 2 DFD Konteks
Gambar 3 DFD Nol (Level 0) Sistem yang Diusulkan
Gambar 4 DFD Rinci (Level 1) - Proses 2 Sistem yang Diusulkan
Gambar 5 DFD Rinci (Level 1) – Proses 3 Sistem yang Diusulkan
Perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap, yaitu pembuatan model konseptual, model logikal, dan model fisikal. Hasil dari pembuatan model konseptual adalah sebagai berikut:
Gambar 6 ERD Konseptual
Gambar7 ERD Logikal
Berikut ini adalah hasil implementasi dari aplikasi yang dibuat:
Gambar 8 Tampilan Login
Gambar 9 Tampilan Layar Menu Home
Gambar 10 Tampilan Layar Menu Tenant
Gambar 11 Tampilan Layar Menu Add New Tenant
Gambar 12 Tampilan Layar Add Monthly Invoice
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data penyewaan dan pengelolaan pada PPRSP Sastra Graha yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Evaluasi yang dilakukan dalam beberapa aspek yang meliputi aspek domain integrity, entity integrity, referential integrity, dan keamanan. Hasil dari evaluasi menunjukan bahwa semua sistem telah berfungsi dengan baik. 2. Aplikasi ini telah mampu membantu kinerja karyawan untuk mengelola data-data pengelolaan gedung secara efektif dan efisien. 3. Akses dan pencetakan data-data yang dibutuhkan untuk proses pembayaran (penagihan) menjadi lebih cepat dan mudah.
Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan untuk mengembangkan sistem yang berjalan dikemudian hari, yaitu : 1. Dapat ditambahkan fitur baru yaitu sorting data. 2. Ada baiknya bila kerja aplikasi dan database selalu dipantau, agar data-data yang tersimpan dapat terjaga dengan baik.
3. Melakukan pembaharuan terdapat user interface dengan mengikuti perkembangan tampilan terkini.
REFERENSI Ardianto, R. R. (2011, September). Software Engineering For a Better Human's Life. Diambil kembali dari State Transition Diagram (STD): http://soft-toengine.blogspot.com/2011/09/state-transition-diagram-std.html Beighley, L. (2010). jQuery For Dummies. New Jersey: Wiley Publishing, Inc. Brooks, M. (2007). Essentials for Design: Javascript Comprehensive. USA: Prentice Hall. Caroline, F., Yanita, & Aditomo, H. C. (2011). Analisis Dan Perancangan Sistem Basis Data Berbasis Web Untuk Pengelolaan Gedung Kompas Gramedia Majalah Pada Pt. Penerbitan Sarana Bobo. DKI Jakarta: Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara. Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design,
Implementation,
and
Management
(5th
Edition).
Cambridge,
Massachussetts: Addison Wesley. Indrajani. (2011). Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: Gramedia. Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher. Kendall, K., & Kendall, J. (2010). System Analysis and Design (8th Edition). New Jersey: Pearson Education. Kopsah, S. (2012). Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Gedung Dan Kamar Di Monumen Diponegoro Yogyakarta. Yogyakarta: Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom.
Nugroho, B. (2008). Aplikasi Pemrograman Web Dinamis Dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Gava Media. Pressman, R. S. (2005). SOFTWARE ENGINEERING: A PRACTITIONER'S APPROACH. (6th Edition). New York: The McGraw-Hill Companies, Inc. Ramadhan, A. (2006). SGS : Pemr.Web Database PHP&MySQL. Elex Media Komputindo. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human Computer Interaction. (5th Edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education, Inc. Sidik, B., & Pohan, H. I. (2009). Pemrograman Web dengan HTML. Bandung: Penerbit Informatika. Sigit, A. (2011). Pemorgraman Web Aplikatif dengan Java. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Stephen P. Robbins, M. K. (2005). Management 8th Edition. Pearson Prentince Hall. Welling, L., & Thomson, L. (2009). PHP and MySQL Web Development (4th Edition). USA: Pearson Education, Inc. Whitten, Jeffrey, L., Lonnie, D., Dittman, & Kevin, C. (2007). System Analysis and Design Methods (6th Edition). Boston: McGraw-Hill. Williams, B., & Sawyer, S. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta: Andi.
