UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

LAPORAN MAGANG

RIKA AGUSTIANA 1006814540

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI DEPOK JUNI 2013

Analisis sistem..., Rika Agustina, FE UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi


FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI DEPOK JUNI 2013


UNIVERSITY OF INDONESIA

ANALYSIS OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN THE SALES CYCLE AT PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

INTERNSHIP REPORT Proposed as a requirement to obtain the Degree as Economic’s Graduate


FACULTY OF ECONOMY ACCOUNTING UNDERGRADUATE EXTENSION PROGRAM DEPOK JUNI 2013


ii


Universitas Indonesia

iii



iv

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmatnya, penulis dapat menyelesaikan

laporan magang ini.

Pembuatan laporan magang ini dalam rangka sebagai salah satu syarat kelulusan program Ekstensi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa dalam menyelesaikan laporan magang ini sangatlah sulit tanpa addanya bantuan dari berbagai pihak, baik bantuan moril, materiil, bahkan bantuan teknis seperti mengenai informasi dan data-data yang dibutuhkan penulis dalam menyusun dan menyelesaikan laporan magangnya. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis akan mengucapkan ucapan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah mmembantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Terima kasih penulis sampaikan kepada : 1. Bapak Mafrizal Heppy, Ak., MBA , selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia menyediakan waktunya untuk membimbing dan membantu penulis menyelesaikan laporan magangnya. 2. Bapak Dr. Bambang Pamungkas SE., Ak., MBA dan Ibu Sonya Oktaviana SE., M.Ak selaku dewan penguji yang telah memberikan masukan yang sangat berguna untuk memperbaiki penyusunan laporan magang ini. 3. Bapak Subagia Made (Ayah) dan Ibu Ana (ibu) yang telah memberikan dukungan baik materiil maupun moril agar penulis tetap optimis dalam menyelesaikan laporan magangnya. 4. Suamiku Yudi Ariyono dan anakku tersayang Keano Maliq Alfarizi yang telah menjadi motivasi terbesar dalam hidup bunda selama ini. “I Love You With All My heart”. 5. Pihak PT. Atlas Copco Nusantara yang antara lain Mr. Mark Horsley selaku Manager Finance & Administration yang telah memberikan penulis kesempatan untuk dapat magang di PT. Atlas Copco Nusantara, Pak Kurnia yang telah membantu penulis dalam magang ini, Ibu Eka yang telah memberikan kesempatan penulis untuk magang di bagian dari departemen yang dipimpinnya, Mbak Kirana dan Mitha

yang telah

menjadi teman yang baik selama penulis melaksanakan magang,


Ibu


v

Reini dan staf bagian penjualan yang telah meluangkan waktunnya untuk membantu penulis selama melakukan magang, Bapak Mustafa, Mbak Hening dan Vindi selaku bagian HRD yang membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini serta pihak-pihak lain dari PT. Atlas Copco Nusantara yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah sangat membantu penulis dalam menyusun laporan magangnya. 6. Sahabat dan teman-teman yang selalu memberikan dukungan moril kepada penulis dalam menyelesaikan program studi dan penyusunan laporan magangnya. Akhir kata, penulis berharap Allah SWT memberikan ridho-Nya dan membalas semua kebaikan saudara-saudara semua. Dan penulis berharap semoga laporan magang ini dapat bermanfaat bagi orang lain dan bagi pengembangan ilmu.

Depok, Juli 2013

Penulis



vi



vii

ABSTRAK

Nama

: Rika Agustiana

Program Studi

: Akuntansi

Judul

: Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara

Laporan magang ini membahas analisis pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi atas siklus penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara. Perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan alat-alat penunjang industri pertambangan. Metode penulisan laporan magang ini dilakukan melalui wawancara dan pengamatan penulis selama program magang berlangsung. Hasil dari laporan ini yaitu penilaian dan usulan atas pengendalian internal sistem informasi akuntansi terkait siklus penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara. Penerapan pengendalian internal di PT. Atlas Copco Nusantara telah terlaksana dengan baik, walaupun masih ditemukan beberapa aktivitas yang masih perlu diperbaiki.

Kata kunci : pengendalian internal, siklus penjualan, PT. Atlas Copco Nusantara.



viii

ABSTRACT

This report discusses about the analysis of internal controls over the accounting information system in the sales cycle at PT. Atlas Copco Nusantara. This company is seling equipment for supporting mining industry. Internship report writing method is done trough interviews and observation of the author during ongoing internship program. This report is the result of the proposed assesment on internal control related sales cycle. Implementation of internal control at PT. Atlas Copco Nusantara has done well, although there are some activities need to be improved.

Key word : internal controls, sales cycle, PT. Atlas Copco Nusantara.



ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................i LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................ii HALAMAN PENGESAHAN................................................................................iii KATA PENGANTAR............................................................................................iv LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH..............................vii ABSTRAK............................................................................................................viii DAFTAR ISI..........................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi DAFTAR TABEL..................................................................................................xii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Latar Belakang Masalah........................................................................1 Tujuan Penulisan...................................................................................2 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang.............................................3 Aktivitas Magang Secara Umum..........................................................3 Ruang Lingkup Pelaksanaan Magang...................................................3 Metode Penulisan Laporan Magang......................................................3 Sistematika Penulisan............................................................................4

BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Sejarah Perusahaan................................................................................6 Visi dan Misi Perusahaan......................................................................7 Deskripsi Produk dan Jasa PT. Atlas Copco Nusantara........................8 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara.................................12 Aktivitas Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara......................15

BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Konsep Sistem Informasi Akuntansi...................................................20 3.2 Operasi Sistem Informasi Akuntansi...................................................25 3.2.1 Siklus Pendapatan....................................................................25 3.2.2 Alur Siklus Penjualan..............................................................25 3.2.3 Dokumen Terkait Siklus Penjualan.........................................31 3.2.4 Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan.......................33 BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Atas Siklus Penjualan..................................................................................42 4.1.1 Aktivitas Penerimaan Pesanan Penjualan................................44 4.1.1.1 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Memasukan Pesanan........................................................................46



x

4.1.2 Aktivitas Pembelian Barang....................................................51 4.1.1.2 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Pembelian...........................................................................52 4.1.3 Aktivitas Pengiriman...............................................................52 4.1.1.3 Analisis pengendalian Internal Aktivitas Pengiriman...................................................................54 4.1.4 Aktivitas Penagihan.................................................................56 4.1.1.4 Analisis Penendalian Internal Aktivitas Penagihan....................................................................59 4.1.5 Aktivitas Penerimaan Kas.......................................................61 4.1.1.5 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan Kas..............................................................................63 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan..........................................................................................65 5.2 Saran....................................................................................................66 DAFTAR PUSTAKA



xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara ...............................13 Gambar 2.2 Context Diagram Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara ....16 Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara.............................................................................................17 Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem ..................................................................21 Gambar 3.2 Context Diagram Siklus Pendapatan .................................................26 Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan ................................27 Gambar 4.1 Aktivitas Memasukan Pesanan ..........................................................46 Gambar 4.2 Aktivitas Pengiriman .........................................................................53 Gambar 4.3 Aktivitas Penagihan ...........................................................................58 Gambar 4.4 Aktivitas Penerimaan Kas .................................................................62



xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Hambatan dan Pengendalian pada Siklus Pendapatan...........................33 Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Memasukan Pesanan..................................................................................................47 Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Pengiriman.............................................................................................54 Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penagihan...............................................................................................59 Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penerimaan Kas.........................................................................................................63



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan

oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Baik pihak diluar perusahaan, seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lainnya yang memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan yaitu manajemen juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui,

mengawasi

dan

mengambil

keputusan

untuk

menjalankan

perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, maka disusunlah suatu sistem informasi akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak ekstern maupun pihak intern perusahaan. Salah satu tujuan dari sistem informasi

adalah untuk membantu pihak

manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar

lebih efisien dan

efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang terjadi dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran seperti dokumendokumen operasional dan laporan keuangan. Agar informasi yang dihasilkan dari pemrosesan transaksi tersebut dapat membantu manajemen, maka para akuntan juga berperan didalam perancangan elemen-elemen sistem perosesan transaksi seperti dokumen sumber, buku harian, buku besar dan laporan keuangan. Transaksi dari siklus akuntansi merupakan titik sentral untuk berfungsinya sistem informasi akuntansi. Dimana fungsi pemrosesan transaksi menguraikan fungsi-fungsi lain yang terlibat dalam memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Untuk memperoleh informasi yang tepat, cepat, dan akurat diperlukan alat yang dapat memproses transaksi dengan cepat dalam hal ini komputer sebagai hardware dan software akuntansi yang terintegrasi dapat digunakan sebagai alat bantu di dalam pemrosesan transaksi. Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang

1 Universitas Indonesia Analisis sistem..., Rika Agustina, FE UI, 2013

2

menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya termasuk transaksi penjualan. Untuk mendukung siklus ini dibutuhkan sebuah sistem yang baik. Agar sistem ini dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian internal terhadap sistem penjualan merupakan hal yang sangat penting karena sistem penjualan merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari menginput data, memproses data sampai dengan data tersebut menghasilkan suatu informasi, sangat rentan terhadap kesalahan yang kadang tidak dapat dihindarkan. Dengan kerangka pemikiran diatas maka penulis memilih judul : “Analisis sistem informasi akuntansi terkait siklus penjulan kredit PT. Atlas Copco Nusantara”

1.2

Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan laporan magang antara lain adalah : 

Sebagai pertanggungjawaban atas aktivitas magang yang dilakukan oleh penulis di PT. Atlas Copco Nusantara selama kurang lebih tiga bulan lamanya.



Memberikan informasi dan gambaran kepada pembaca mengenai aktivitas magang penulis termasuk kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program magang.



Menjadikan laporan ini sebagai bahan referensi bagi mahasiswamahasiswa lain yang akan mengikuti program magang.



Memberikan gambaran dan pemahaman yang menyeluruh tentang proses bisnis PT. Atlas Copco Nusantara terutama dalam hal ini terkait siklus penjualan yang dimiliki perusahaan.



Menjadikan laporan ini sebagai masukan yang positif dan membangun terhadap proses bisnis perusahaan terutama dalam siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara.



Memberikan analisis yang menyeluruh terhadap pengendalian internal sistem informasi akuntansi terkait siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara.



3

1.3

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Penulis melaksanakan program magang terhitung sejak hari Senin tanggal 4

Pebruari 2013 dan berakhir sampai dengan hari Jumat tanggal 3 Mei 2013. Penulis melaksanakan mata kuliah magang di PT Atlas Copco Nusantara yang bertempat di Cilandak Commersial Estate Building 201 Jl. Raya Cilandak KKO, Jakarta Selatan. Selama melaksanakan program magang ini penulis ditempatkan di Bagian Keuangan di perusahaan tersebut. Mahasiswa bekerja penuh waktu (fulltime) selama melakukan magang.

1.4

Aktivitas Magang Secara Umum Penulis ditempatkan di bagian Finance & Administration PT. Atlas Copco

Nusantara. Selama melaksanakan mata kuliah magang penulis melakukan berbagai kegiatan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan keuangan yang terjadi di bagian Finance & Administration. Penulis melakukan berbagai hal seperti membantu memeriksa prepaid tax perusahaan untuk tahun 2011 dan 2012, mencocokan daftar aset tetap antara pajak dan komersil serta membantu untuk menghitung depresiasi dari asset tersebut dari sejak perusahaan berdiri sampai dengan tahun 2012, menginput perhitungan VAT, dan ekualisasi invoice, credit note, dan VAT invoice untuk tahun 2011 dan 2012.

1.5

Ruang Lingkup Penulisan Dalam penulisan laporan magang ini, penulis mengangkat sistem informasi

akuntansi dan pengendalian internal pada siklus penjualan karena pengendalian internal sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk meminimalkan risiko. Pembahasan topik laporan magang ini meliputi sistem informasi akuntansi, alur sistem penjualan, dan sistem pengendalian internal atas proses penjualan tersebut.

1.6

Metode Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini disusun dalam bentuk laporan kegiatan yang

menerangkan kegiatan penulis selama melaksanakan program magang dan menggunakan studi pustaka sebagai referensi literature dalam menyusun landasan



4

teori. Data yang akan digunakan sebagai bahan penulisan harus dikonfirmasikan kepada perusahaan untuk mendapatkan izin sebelum dimasukan ke dalam laporan akhir magang dengan tetap menjaga hal-hal yang bersifat rahasia.

1.7

Sistematika Penulisan Dalam penyusunan Laporan Magang ini penulis membuat sistematika

penulisan dengan membagi menjadi lima bab, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang dilakukannya magang, tujuan dari magang, waktu dan tempat dilaksanakannya magang. Termasuk juga dalam bab ini dijelaskan mengenai ruang lingkup penulisan, tujuan dan sitematika penulisan laporan magang.

BAB 2 DESKRIPSI PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG Pada bab ini penulis menjelaskan tentang profil perusahaan secara menyeluruh. Profil perusahaan ini mencerminkan gambaran perusahaan secara umum terkait dengan sejarah pembentukan perusahaan, jenis produk yang dijual, visi dan misi perusahaan, serta informasi-informasi terkait lainnya.

BAB 3 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan landasan-landasan teori yang dikemukakan penulis sebagai suatu dasar teori dalam melakukan pembahasanpembahasan dalam laporan magang ini.

BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan menguraikan kondisi sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dari penjualan pada PT. Atlas Copco Nusantara termasuk pihak-pihak yang terlibat didalam siklus penjualan, sistem pengendalian internal atas siklus penjualan serta analisis siklus tersebut.



5

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menyimpulkan pelaksanaan sistem informasi akuntansi atas siklus pendapatan dari penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara. Selain kesimpulan, bagian penutup juga disertai dengan saran-saran perbaikan sebagai masukan bagi perusahaan demi peningkatan efisiensi dan efektivitas dari

sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal

pendapatan dari penjualan PT. Atlas Copco Nusantara.



BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG

2.1 Sejarah Perusahaan Atlas Copco adalah perusahaan yang didirikan di Swedia pada tahun 1873. Saat ini Atlas Copco telah memiliki jangkauan global di lebih dari 170 negara. Atlas Copco Group adalah kelompok industri, yang bergerak dalam teknik kompresor, teknik konstruksi, teknik pertambangan dan penggalian dan teknik industrial. Di Indonesia sendiri, pada bulan Januari 2011, Atlas Copco Mining and Rock Excavation Technique sebagai salah satu divisi Atlas Copco Grup mengakuisisi perusahaan lokal PT. Fluidcon Jaya. PT. Fluidcon Jaya telah beroperasi di Indonesia selama lebih dari dua puluh lima tahun, terutama dalam bisnis mining, logging, oil and gas, dan industri terkait lainnya. Dengan adannya penggabungan usaha tersebut maka terbentuklah PT. Atlas Copco Fluidcon. Yang kemudian pada tanggal 1 November 2012 berubah nama menjadi yang kita kenal sekarang yaitu PT. Atlas Copco Nusantara. Nama ini dipilih sebagai bentuk penghormatan terhadap Indonesia Berkantor pusat di Jakarta, perusahaan menawarkan produk dan jasa sebagai penunjang industri pertambangan. Selain itu perusahaan juga memiliki sepuluh cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Cabang perusahaan terdapat di Jakarta, Batu Hijau, Pekanbaru, Timika, Samarinda, Sanggata, Berau, Balikpapan, Satui dan Adaro. PT. Atas Copco Nusantara merupakan perusahaan yang melakukan sistem penjualannya dengan konsep direct selling karena PT. Atlas Copco Nusantara merupakan agen tunggal dari Atlas Copco Grup. PT. Atlas Copco Nusantara menjual produk-produk yang dihasilkan oleh Atlas Copco sendiri dan perusahaan juga merupakan eksklusif distributor dari produk yang dihasilkan oleh beberapa perusahaan yaitu Albin pumps SAS, Banlaw Ltd, EBS Ray Pumps, Fire and Safety Industries, Gates, Hannay, Lincoln, Macnaught, Stauff, Transtank, dan Victaulic. PT. Atlas Copco Nusantara melaksanakan bisnisnya dengan melibatkan 350 orang karyawan dan telah menghasilkan kontrak dengan perusahaan-perusahaan

6



7

pertambangan di Indonesia. Nilai penjualan perusahaan selama tahun 2012 adalah sebesar Rp. 1.486.431.881.188 dan untuk tahun 2013 perusahaan telah merealisasikan beberapa kontrak yang bernilai besar dengan beberapa perusahaan pertambangan yang ada di Indonesia. Salah satunya adalah kontrak dengan PT. Freeport Indonesia untuk pembelian alat raise bore.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan Atlas Copco adalah kelompok industri yang terdepan dalam hal kompresor, peralatan konstruksi dan tambang, alat-alat berat dan sistem manufaktur. Perusahaan menawarkan solusi yang tahan lama bagi peningkatan produktivitas pelanggan melalui produk dan jasa yang inovatif. PT. Atlas Copco Nusantara selalu mengutamakan kepuasan pelanggan untuk semua unit bisnisnya. Untuk mencapai hal tersebut perusahaan berusaha dengan meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan untuk efisiensi dan efektifitas dalam bekerja yang sesuai dengan nilai-nilai inti perusahaan yaitu interaksi, komitmen dan inovasi. Komitmen perusahaan untuk “service first” yang dibuat oleh PT. Fluidcon Jaya yang membuat perusahaan bertahan selama dua puluh lima tahun dalam industri pertambangan tercermin dalam perusahaan baru ini PT. Atlas Copco Nusantara. Fokus utama setelah adanya penggabungan usaha ini adalah melakukan intensif cross-training program untuk karyawan dari dua perusahaan sebelumnya. Dengan nilai-nilai tersebut diharapkan perusahaan dapat memberikan pelayanan yang prima dan kompetitif dalam memberikan jasanya. Dengan nilai-nilai perusahaan tersebut juga PT. Atlas Copco Nusantara berusaha mencapai visi-nya untuk menjadi dan menetapkan “yang pertama diingat – yang pertama dipilih” bagi pelangganpelanggannya, calon pelanggan, dan stakeholder kunci lainnya. Dalam memberikan pelayanannya PT. Atlas Copco Nusantara sudah memiliki sertifikasi ISO 9001: 2008,ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007 sertifikat tersebut menandakan hasil dari kesungguhan dan kerja keras yang dilakukan perusahaan untuk memberikan yang terbaik kepada pelanggan agar menjadi yang terbaik dan terdepan di pasar global. Seiring dengan tujuan PT. Atlas Copco



8

Nusantara

dalam

melibatkan dan

menitikberatkan

peran karyawan dalam

pertumbuhan karyawan pada tanggal 21 Mei 2012 dilakukan penandatanganan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atara management dan serikat pekerja. Diharapkan dengan penandatangan tersebut dapat tercipta lingkungan kerja yang baik sehingga visi dari perusahaan dapat tercapai. Atlas Copco telah menetapkan sejumlah tujuan-tujuan agar dapat mencapai misi dari pertumbuhan berkelanjutan yang menguntungkan. Artinya adalah perusahaan mengintensifkan fokus pada pertumbuhan, sementara mempertahankan perolehan keuntungan yang kuat.untuk mencapai tujuan tersebut maka perusahaan selalu memelihara dan mengembangkan budaya yang kuat, yang dapat menawarkan produktivitas berkelanjutan dalam pertumbuhan yang menguntungkan. Perusahaan telah menetapkan untuk pertumbuhan penerimaan tahunan adalah 8%, diukur berdasarkan siklus bisnis. Pada waktu yang sama ambisi perusahaan untuk tumbuh lebih cepat dari para pesaing adalah yang terpenting.

2.3 Deskripsi Produk dan Jasa PT. Atlas Copco Nusantara PT. Atlas Copco Nusantara mengelompokan bidang usahanya kedalam dua bidang usaha yaitu, penjualan produk dan penjualan jasa. Produk yang dijual oleh PT. Atlas Copco Nusantara adalah produk yang dihasilkan oleh Atlas Copco Group dan produk –produk dari perusahaan lain dimana PT. Atlas Copco Nusantara ditunjuk sebagai distributor eksklusif di Indonesia (Allied Product). Deskripsi dari produkproduk PT. Atlas Copco Nusantara adalah sebagai berikut : 1. Atlas Copco Component Exchange Program Atlas Copco Component Exchange Program mempersilahkan pelanggan untuk mengganti bagian mesin seperti rotary heads atau airends dengan membuat kembali produk tersebut. Pelanggan hanya perlu mengirimkan produk yang mereka gunakan ke Atlas Copco Customer Center di Balikpapan untuk dibuatkan kembali. Hal ini sangat menguntungkan karena dapat menghemat waktu dan mengurangi biaya jika membeli yang produk yang baru.



9

2. Atlas Copco Mining and Rock Excavation Perusahaan menawarkan peralatan untuk drilling dan rock excavation. Produknya adalah rotary blasthole drill rigs, surface drilling equipment, rock drilling tools, underground vehicle, tunneling rock drill rigs, exploration drilling, ground enginnering, rock reinforcement and bolting dan mobile crushers and screeners. 3. Engginering and Manufacturing Produk yang ditawarkan adalah berbagai macam sistem yang dapat digunakan oleh pelanggan untuk melindungi bahan bakar dan hydraulic oil agar tidak terkontiminasi. Decontamination module, the on-board auxiliary decontamination module, dan portable hydraulic fluid filter cart. 4. Perusahaan-perusahaan yang merupakan Allied Product PT. Atlas Copco Nusantara adalah sebagai berikut : 

Albin Pumps SAS Albin Pumps SAS adalah perusahaan manufaktur yang terdepan dalam bidang Displacement Pumps selama lebih dari 30 tahun. Produk yang ditawarkan adalah Albin AOFD Pumps (Air Operated Floating Diaphragm Pumps).



Banlaw Ltd Banlaw hydrocarbon adalah perusahaan Australia dengan pengalaman lebih dari 30 tahun di bidang sistem pengisian bahan bakar dan manajemen hidrokarbon. Menggunakan teknologi refueling milik sendiri yang telah dipatenkan, Banlaw telah mendesain sistem bagi perusahaan-perusahaan yang beroperasi diseluruh dunia di bidang pertambangan, pelabuhan, serta industri kereta api dan transport. Sistem Banlaw memungkinkan kendaraan dan tangki penyimpanan dapat diisi dengan aman dan cepat dan penggunaan bahan bakar kendaraan individual dapat dimonitor, selain juga membantu mmengawasi terjadinya pencurian bahan bakar. Selain itu produk lain yang poopuler dii Indonesia adalah sistem bahan bakar Fueltrack, sistem proteksi keluberan Fillsafe, dan fitting pelumas dan pendingin Lubecentral.



10



EBS Ray Pumps EBS Ray pumps, adalah perusahaan manufaktur yang berasal dari Australia yang bergerak di bidang pembuatan pumps dan pumping equipment. Perusahaan telah beroperasi sejak tahun 1938 dan merupakan perusahaan yang memimpin dalam pumping LPG. Produk yang ditawarkan adalah V series Sliding Vane Pumps dan MD & HD Series Internal Gear Pumps.



Fire and Safety Industries Fire and Safety Industries atau FSI adalah perusahan yang terdepan dalam sistem pengendalian kebakaran, dengan lebih dari 5,500 pemberian jasa di seluruh wilayah Asia. Dengan inovasi “Foam Guard Automatic Fire Suppression System” dari FSI, memungkinkan pelanggan untuk mendeteksi dini apabila terjadi kebakaran. Cara kerja sistem ini adalah saat terjadi kebakaran, temperatur akan meningkat dan akan dideteksi oleh sensor di sistem (Mechanical Sensor Modules) yang secara otomatis akan mengaktifkan sistem Aqueous Film Formming Foam (AFFF) dan memadamkan api. Sistem ini juga mengaktifkan alarm yang akan memberikan peringatan kepada semua karyawan. Keunggulan sistem ini adalah foam yang digunakan untuk memadamkan api sangat efektif untuk mencegah kebakaran menjadi bertambah besar. Sistem ini dapat diinstal sesuai dengan kebutuhan pelanggan seperti pemadaman mesin (engine shutdown) atau pemadaman listrik saat terjadi kebakaran.



Gates Gates adalah perusahaan yang telah dikenal sejak tahun 1911 sebagai perusahaan manufaktur untuk hose dan belt untuk keperluan industri dan otomotif.



Hannay Reels Produk hanaay reels dibuat berdasarkan permintaan spesifik pelanggan. Reels yang dibuat oleh perusahaan tersedia untuk berbagai macam kondisi, termasuk kondisi yang berat sekalipun.



11



Lincoln Industrial Lincoln Lubrication adalah perusahaan yang berdiri sejak tahun 1910 dan kini telah menjadi yang terdepan dalam sistem lubrikasi. Dua produk unggulan dari Lincoln adalah Centro-Matic Lubrication System dan Quicklub Lubrication System. Sistem lubrikasi ini banyak digunakan untuk alat-alat berat dan kendaraan berat di industri pertambangan. Sistem ini memungkin lubrikasi dari oli dan grease ke mesin dan kendaraan berat. Sistem ini dapat bekerja dengan air operated, elektrik, manual atau pompa hidraulik.



Macnaught Perusahaan ini didirikan di Australia pada tahun 1948. Macnaught adalah pemimpin desain dan pembuatan lubrikasi dan transfer bahan bakar untuk keperluan industri. Macnaught memberikan waranti selama sepuluh tahun semua produk dan suku cadang. Produk unggulan dari macnaught adalah Fseries fuel and oil flow meters. Keunggulan produk ini bahan pembuatannya yang terbuat dari alumunium yang cocok untuk lingkungan yang ekstrim sekalipun dan yang menarik adalah desain rotornya yang unik dan sederhana menjadikannya mudah untuk diperbaiki, membutuhkan suku cadang yang lebih sedikit dan dapat diperbaiki saat terpasang sehingga mengurangi downtime.



Stauff Stauff adalah perusahaan yang telah berpengalaman lebih dari 50 tahun di industri hidraulik. Komponen yang dihasilkan oleh perusahaan digunakan untuk konstruksi tanks an unit power untuk mobile industrial hydraulic industry. Produk yang dihasilkan yaitu Stauff Clamps, Stauff Test, Diagtronics, dan Stauff Hydraulic Accessoris.



Transtank Transtank memiliki spesialisasi dalam penjualan berbagai jenis portable double-walled, self-bundled, fuel, lubricant, dan penyimpanan bahan kimia. Produknya adalah transtank portable cubes yang sangat cocok untuk transportasi bahan-bahan cair di site karena mudah untuk dibawa dan



12

bentuknya yang tidak terlalu besar sehingga mudah untuk disimpan atau ditumpuk. Selain itu ditawarkan juga model T Series Small Tanks, yang memilki kapasitas lebih besar dan digunakan dapat digunakan untuk penyimpanan berbagai macam produk termasuk petrol, diesel, lubricant dan waste oil. 

Victaulic Victaulic adalah produsen dari sistem penggabungan pipa mekanik. Perusahaan telah didirikan pada tahun 1925 di New York. Produk unggulan yang ditawarkan adalah Standard Flexible Coupling, Coupling for HDPE Pipe, Butterfly Valves, dan Grooved End Fittings.

2.5 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara Organisasi merupakan bagian dari perusahaan yang berperan melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Pembagian tugas dan wewenang organisasi dibutuhkan agar fungsi operasional, fungsi manajerial, dan fungsi bisnis dapat berjalan dengan baik. Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan perusahaan. Struktur organisasi fungsional memungkinkan personil perusahaan untuk berfokus pada job description (jobdesc) –deskripsi tugas bekerja-masing-masing tanpa mengabaikan kerja personil lain karena dilandasi semangat team work. Di sisi lain, struktur organisasi fungsional juga mendukung suasana kerja yang demokratis, fleksibel, dan desentralisasi. Berdasarkan bagan, struktur organisasi PT. Atlas Copco Nusantara memiliki delapan divisi dan lima branch manager. Berikut pada Gambar 2.1 struktur organisasi dari PT. Atlas Copco Nusantara :



13

Director

Comunication Manager

Fin & Adm Manager

SHEQ Manager

Capital & consumable Manager

Logistic Manager

HR Manager

Bussines Controller

MRS Parts Manager

Service Controller

Manager Parts & Service

MRS Salesman

Batu Hijau

Jakarta

Pekanbaru

Timika

Kalimantan Area Manager

Adaro

Samarinda

Satui

Sangatta

Balikpapan

Berau

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara Sumber : PT. Atlas copco Nusantara

Dari bagan struktur organisasi PT. Atlas Copco Nusantara dapat dilihat bahwa pimpinan tertinggi adalah Director, yang memiliki pengaruh terbesar dalam pengambilan keputusan pada perusahaan. Director membawahi lima bagian yaitu : Comunication, SHEQ, Finance and Administration, Sales & Marketing, dan Parts & Services. Manager bagian Finance and Administration, membawahi lima bagian, yaitu logistik, Human & Resource, Business Controller, Comunication, dan SHEQ.



14

Berikut ini akan dijelaskan fungsi dan uraian masing-masing bagan tersebut : 1. Director, posisi ini dipegang oleh James Kindler, yang mengawasi lima bagian besar yaitu comunication, SHEQ, Finance and Administration, Sales & Marketing, dan Parts & Services. Director bertugas untuk mengawasi jalannya operasi perusahaan agar semua berjalan secara efektif dan efisien. Director juga bertanggung jawab untuk memastikan tugas-tugas karyawannya sesuai dengan rencana pekerjaan (Job Plant). 2. Divisi Safety Health Environment Quality (SHEQ) , bertugas untuk menentukan dan memastikan bahwa kualitas pekerjaan masing-masing karyawan sesuai dengan kebijakan kualitas perusahaan. 3. Divisi Comunication & General Affair, 4. Divisi Sales and Marketing Divisi ini terbagi menjadi dua subdivisi yaitu : 

Capital & Consumable



MRS Parts

Bertanggung jawab terhadap penjualan produk. Tugas sales dan marketing adalah mencari pelanggan, memelihara hubungan baik dengan pelanggan, memeberikan penawaran langsung kepada pelanggan, memberikan penawaran harga ke pelanggan, membantu pelanggan memahami keterangan rinci (detail) produk, dan mengadakan konferensi pers tentang produk baru. 5. Divisi Finance and Administration Divisi ini terbagi menjadi dua sub divisi yaitu : 

Business Controller



Tax & Treasury

6. Divisi Parts and Services Divisi Parts and Services terbagi menjadi dua subdivisi yaitu Service Controller dan MRS. Selain itu divisi ini juga membawahi sepuluh cabang yang dimiliki oleh perusahaan yaitu : 

Cabang Sangatta



Cabang Balikpapan



15



Cabang Samarinda



Cabang Satui



Cabang Adaro



Cabang Batu Hijau



Cabang Timika



Cabang Jakarta



Cabang Pekanbaru



Cabang Berau

7. Divisi Human Resource Bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi human resources yang mengelola sumber daya manusia terkait recruitment, training karyawan, payroll, dan sebagainnya. 2.6 Aktivitas Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara terdiri dari empat kegiatan utama yaitu memasukan pesanan penjualan, melakukan pengiriman barang, melakukan penagihan atas barang, dan menerima uang atas barang yang telah terjual. Serta altivitas pembelian barang dagang kepada pemasok untuk memenuhi pesanan pelanggan. Berikut Diagram konteks dan Data Flow Diagram Level 0 dari siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara :



16

Order pembelian

Siklus Pengeluaran

Surat pengantar barang

Meminta Penawaran Pesanan (PO) Pembayaran

Pelanggan

Airway Bill Delivery Note

Airway Bill

Transportir / kurir

Delivery Note

Siklus Pendapatan

Laporan penjualan, piutang & perincian invoice terbayar

Direktur utama

Merespon Penawaran Invoice & Faktur Pajak Surat penarikan barang

Statement Cash receipt voucher,invoice & faktur pajak,sllip setoran

Bank

Permintaan pengambilan barang

Gudang

General ledger/ ACBS

Gambar 2.2 Konteks Diagram Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara Sumber: olahan sendiri



17

Informasi Keuangan Customer

Manager

Laporan Kredit Customer Buruk

Credit Controller

Kredit Disetujui Permintaan penawaran 1.0 Memasukan Sales Order

Mengirimkan penawaran

PO

Pemesanan (PO)

Sales Order

Atlas Copco Group &Pemasok

Permintaan barang

Pengiriman barang

Sales Order

Picking Slip Purchase Order

Siklus Pengeluaran

Pengiriman barang

Delivery Note, Airway bill, & PO Customer

Transportir/ Kurir

Delivery Note, Airway bill, & PO Customer

Transfer Pembayaran

Delivery Note

Delivery Note

No. Ref transaksi

Faktur Penjualan al an

4.0 Menerima Pembayaran

en ju

Statement

3.0 Penagihan

Cash Receipt Voucher General Ledger / Atlas Copco Business Service

ur P

Bank

2.0 Pengiriman Barang

Fa kt

Customer

Customer

Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan Sumber: olahan sendiri



18

Berikut adalah penjelasan aktivitas siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara : 

Memasukan Pesanan Penjualan Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara dimulai dengan adanya

permohonan penawaran baik secara lisan, maupun dengan mengirim dokumen resmi berupa RFQ (Request For Quotation) dari pelanggan yang akan diterima oleh sales admin. Kemudian sales admin akan merespon permintaan penawararan dengan mengirimkan penawaran kepada pelanggan,jika pelanggan sepakat dengan penawaran yang telah dibuat maka pelanggan akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan customer order berupa purchase order. Purchase order yang datang kemudian diperiksa kelengkapannya sebelum membuat sales order. Kemudian yang terakhir adalah pemeriksaan kelayakan pemberian kredit dengan melihat data transaksi piutang pelanggan yang bersangkutan. 

Pemesanan pembelian kepada pemasok Tahapan selanjutnya adalah pemesanan barang dagang kepada pemasok untuk

memenuhi pesanan pelanggan. Sales admin akan membuat Purchase order dan meminta otorisasi kepada manager. Setelah PO diotorisasi kemudian diberikan kepada bagian logistik untuk dilakukan pemesanan kepada pemasok. Setelah barang datang dan diterima oleh bagian gudang perusahaan maka barang tersebut akan segera didistribusikan untuk memenuhi pesanan pelanggan. 

Pengiriman Aktivitas siklus penjualan yang terjadi pada tahapan ini adalah pengiriman

barang kepada pelanggan. Barang yang dipesan kepada pabrik atau supplier akan diterima oleh staf warehouse di gudang PT. Atlas Copco Nusantara. Staf warehouse akan melakukan cek fisik barang dan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Staf warehouse akan mengisi form IRR (Incoming Inspection Report) yang kemudian akan membuat GRN (Good Receipt Note). Salinan dari PO pelanggan staf warehouse kemudian akan membuat DN (Delivery Note) dan Airway bill dikirimkan ke gudang pelanggan melalui forwarder yang telah menjadi mitra perusahaan.



19



Penagihan Divisi unit sales melakukan pengecekan dan memperbaharui data Account

Receivable atas pelanggan. Ini dilakukan untuk mengetahui riwayat transaksi pelanggan yang terbaru sehingga mempermudah divisi unit sales dalam membuat sales invoice dimana akan digunakan untuk menginput jurnal penjualan di dalam general ledger oleh akuntansi. 

Penerimaan Kas Pelanggan melunasi utangnya kepada perusahaan dengan cara melakukan

transfer dana ke rekening perusahaan di bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan melakukan transfer dana kepada perusahaan. Dana yang masuk ke rekening perusahaan akan diterima oleh difisi keuangan. Divisi keuangan kemudian akan memeriksa nomor referensi transaksi pasa rekening koran dan membandingkannya dengan nominal tercatat pada no referensi transaksi dengan jumlah yang tertera pada faktur penjualan, yang dikirim kembali ke perusahaan melalui surat elektronik atau fax. Setelah proses pemeriksaan selesai dilakukan, personel AR akan membuat dokumen cash receipt voucher dan mengirimkannya ke ACBS (Atlas Copco Business Service) untuk dilakukan penjurnalan.



BAB 3 LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi Istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan nama Accounting Information System (AIS) tampaknya telah menjadi kata yang cukup populer dan dikenal banyak kalangan. Namun demikian, tidak semua kalangan memiliki pemahaman yang utuh dan benar terhadap istilah ini. Untuk itu, adalah suatu hal yang penting untuk pertama-tama memperoleh pemahaman yang sama dan memadai akan istilah ini. 1.

Sistem Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008), yang dimaksud dengan sistem

adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Dari pengertian ini, maka pada dasarnya setiap hal di sekeliling kita dapat ditinjau sebagai suatu sistem. Sebuah sistem tidak dapat berdiri sendiri. Secara langsung ataupun tidak langsung, sistem yang satu berkaitan dengan sistem yang lainnya. Selain tidak berdiri sendiri, sistem juga memliki karakteristik dapat dipandang sebagai sub-sistem ataupun supersistem dari sistem lainnya. Suatu sistem disebut suatu sub-sistem apabila ia adalah bagian dari sistem yang lebih besar. Sebaliknya, suatu sistem disebut sebagai super sistem jika dalam sistem tersebut terkandung sistem-sistem lain yang lebih kecil. Sistem menurut Romney dan Steinbart (2012) didefinisikan sebagai kesatuan rangkaian yang terdiri dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Input adalah sesuatu yang akan diolah ke dalam sistem. Processing adalah kegiatan untuk mengubah input menjadi output. Output adalah hasil akhir dari input yang telah diproses. Ketiganya membentuk mekanisme

20 Analisis sistem..., Rika Agustina, FE UI, 2013


21

yang dapat membantu sistem melakukan fungsi dan tujuannya. Secara umum sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Tujuan yang ingin dicapai

Masukan

Sistem (terjadi proses)

Keluaran

Lingkungan Sistem Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem Sumber : Wilkinson&Raval (2000)

2.

Informasi Informasi adalah pengetahuan yang diperoleh dari data. Sedangkan data

didefinisikan sebagai fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan yang akan dproses dalam sistem infomasi (Romney & Steinbart,2012). Data harus terlebih dahulu diolah agar dapat berguna bagi pengguna. Proses pengolahan data ini membutuhkan mekaniasme kerja sebuah sistem agar dapat menghasilkan informasi yang bernilai. Oleh karena itu, muncul sistem informasi yang mengolah data menjadi informasi. Dalam suatu sistem kaitan antara data dan informasi sangatlah penting, dimana data adalah input yang dimasukan kedalam sistem. Data dapat bersumber dari internal dan eksternal. Data yang dimasukan aharuslah data yang akurat sehingga nantinya akan menghasilkan informasi yang andal. Selanjutnya data tersebut diproses sedemikian rupa menggunakan perangkat keras dan lunak. Output dari proses pengolahan data ini adalah informasi yang dibutuhkan.



22

Menurut Romney & Steinbart (2012) menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah melalui tahap pengolahan atau telah diproses agar mampu memberikan nilai kepada penggunanya. Menurut Romney & Steinbart, terdapat tujuh sifat dasar dari informasi, yaitu :  Relevan (Relevance) Suatu informasi dikatakan relevan apabila informasi tersebut dapat berguna dan memberikan nilai tambah bagi para penggunannya dalam proses pengambilan keputusan yang tepat.  Dapat diandalkan (Reliable) Informasi harus bebas dari error dan bias serta informasi menggambarkan hal yang sesuai dengan fakta di lapangan secara akurat sehingga mampu meningkatkan kualitas hasil keputusan.  Kelengkapan (Completeness) Informasi yang lengkap adalah informasi yang mencantumkan seluruh informasi penting yang diperlukan oleh pengguna informasi dalam membuat keputusan.  Tepat waktu (Timeliness) Suatu informasi akan berguna apabila informasi tersebut tersedia pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh penggunannya.  Dapat dimengerti (Understandable) Informasi yang dapat dimengerti yaitu informasi yang tidak membingungkan dan ditampilkan secara sederhana sesuai dengan kebutuhan penggunanya, sehingga pesan yang diinginkan disampaikan menjadi jelas dan tidak ambigu.  Dapat diverifikasi (Verifiable) Suatu informasi akan menghasilkan hal yang sama ketika diuji kembali  Dapat diakses (Acsessible) Informasi dapat diakses oleh para pengguna dan dapat dengan mudah digunakan ketika dibutuhkan.



23

3.

Akuntansi Akuntansi didefinisikan sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan

kepada para pengguna laporan keuangan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi atas suatu bisnis. Dalam akuntansi, data ekonomi menjadi masukan. Data tersebut kemudian diproses dengan tahapan pengumpulan data, pengikhtisaran data, dan pembuatan informasi. Setelah melewati proses, maka masukan akan menjadi keluaran yang berbentuk suatu laporan keuangan.

4.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi dan sistem informasi sangat erat kaitannya dimana akuntansi adalah

sebuah sistem informasi. Seperti yang telah dinyatakan Romney & Steinbart (2012) akuntansi adalah sebuah sistem informasi karena merupakan suatu proses mengumpulkan, mencatat, dan memproses data-data akuntansi dan data lainnya untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan dalam hal ini adalah laporan keuangan. Beragamnya

kepentingan

para

pengguna

melatarbelakangi

tumbuhnya

kebutuhan perusahaan akan sebuah sistem informasi yang bertugas mengorganisir proses akuntansi dengan baik yakni sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi para pembuat keputusan (Romney & Steinbart, 2012). Pengguna sistem informasi akuntansi terbagi dalam 2 (dua) kategori pengguna yaitu pengguna eksternal dan pengguna internal. Yang termasuk dalam pengguna eksternal yaitu seperti pelanggan, pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat umum. Informasi yang diterima oleh para pengguna eksternal bergantung pada output yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi perusahaan. Sedangkan, pengguna internal seperti manajer memiliki kebutuhan akan informasi berdasarkan tingkatan mereka dalam organisasi atau fungsi-fungsi tertentu yang mereka jalankan, misalnya :



24

1.

Top level management membutuhkan informasi yang bersifat strategis.

2.

Middle level management membutuhkan informasi yang sifatnya taktis.

3.

Lower level

management membutuhkan informasi

yang sifatnya

operasional dan berorientasi pada transaksi. Sistem Informasi Akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan. dengan menggunakan SIA perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan kinerja operasional perusahaan menjadilebih efektif dan efisien. Menurut Romney dan Steinbart (2012), SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu perusahaan dengan cara : 1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk dan jasa. 2. Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. 3. Berbagi Pengetahuan. SIA dapat digunakan sebagai alat untuk berbagi pengetahuan dan keahlian yang dapat meningkatkan operasi perusahaan dan menyediakan keuntungan yang kompetitif. 4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari supply chain. Dengan SIA perusahaan dapat memotong aktivitas yang menghambat efisiensi dan efektifitas operasi bisnis perusahaan. 5. Meningkatkan pengendalian internal. SIA yang disertai dengan pengendalian internal yang memadai dapat melindungi sistem dari fraud, errors, kegagalan sistem, dan bencana. 6. Meningkatkan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan adalah hal yang sangat komplek karena terdiri dari beberapa tahapan yaitu : identifikasi masalah, mengumpulkan dan mengintrepetasikan informasi, evaluasi cara untuk menyelesaikan masalah tersebut, memilih solusi, dan implementasikan solusi yang telah dipilih. SIA dapat menyediakan penunjang pada semua tahapan tersebut.



25

Sistem informasi akuntansi juga memiliki beberapa subsistem yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Subsistem tersebut adalah : a. Siklus pendapatan Merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. b. Siklus pembelian Merupakan proses untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan. c. Siklus produksi Merupakan proses untuk merubah suatu material menjadi barang jadi. d. Siklus sumber daya manusia Merupakan proses yang berhubungan dengan penggunaan jasa orang/karyawan seperti rekrutmen, training, promosi, pemberhentian, dan pembayaran gaji/upah. e. Buku besar dan sistem pelaporan Merupakan proses yang berkaitan dengan pelaporan keuangan dan lainnya.

3.2 Operasi Sistem Informasi Akuntansi 3.2.1 Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah serangkaian dari prosedur dan aktivitas untuk mendatangkan penerimaan kas bagi perusahaan. Transaksi pada siklus ini berawal dengan adanya penjualan. Dalam penjualan kredit sebelum penjualan terjadi perlu dilakukan otorisasi kredit, kemudian pengiriman barang, pelunasan penjualan, dan penerimaan kas ke rekenning perusahaan. Kas tadi akan digunakan kembali untuk membeli pasokan sumber daya yang digunakan dalam proses produksi. Penjualan yang dibahas dalam sub bab ini dan seterusnya berfokus pada penjualan peralatan dan suku cadang dari PT. Atlas Copco Nusantara. Tujuan dari siklus penjualan antara lain: 

Mencatat pemesanan penjualan cepat, tepat, dan akurat.



Memverifikasi kelayakan kredit pelanggan.



Mengantarkan barang atau memberikan pelayanan sesuai tanggal yang telah ditentukan.



26



Menagih untuk penjualan barang dan jasa dengan tepat waktu dan akurat.



Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat, tepat, dan akurat.

3.2.2 Alur Siklus Penjualan Berdasarkan Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas dalam siklus penjualan, yaitu : 

Memasukan pesanan penjualan



Melakukan pengiriman



Melakukan penagihan



Melakukan penerimaan kas Berikut ini gambaran alur siklus penjualan dengan media DFD :



27

Deposits Inquiries

Bank

Statements

Order Prmbayaran

Customers

Bill of Lading

Carrier

Packing Slip

Bill of Lading Packing Slip

Revenue cycle

Sales

General Ledger and reporting System

Response to Inquiries Invoice

Information About Goods Available

Expenditure Cycle

Commissions

Human Resources Managemen t/payroll Cycle

Production Cycle

Production and purchasing Needs (Back Order)

Gambar 3.2 Konteks Diagram Siklus Pendapatan Sumber: Romney&Steinbart, 2012 (diolah kembali)

Penjelasan mengenai alur siklus penjualan diatas : 

Memasukan pesanan penjualan Tahapan pertama pada siklus penjualan adalah masuknya pesanan dari

pelanggan. Departemen sales entry order akan melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan yang masuk ke perusahaan. tahapan yang dilakukan pada kegiatan memasukan pesanan penjualan adalah :



28

Commisions

Inquiries

Human Resources Management/ Payroll Cycle

Sales Order 1.0 Sales Order Entry

Respons to Inquiries Order Sales order

Sales Order

Production & Purchasing Needs


Expenditure Cycle


Inventory

Production Cycle Back Order

Customer

Packing Slip Bill of Lading

Carrier

Customer

2.0 Shipping

Packing Slip Bill of Lading Bill of Lading

3.0 Penagihan

Payments

Bank

Deposits

Cash Receipts

4.0 Cash Collections

Sales Sales

Customer

Statement

General Ledger & Reporting System

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan Sumber: Romney&Steinbart, 2012 (diolah kembali)

 Menerima pesanan penjualan Customer order diterima oleh perusahaan. Isi dari dokumen tersebut terdiri dari jumlah barang, harga barang, kode barang, term pembayaran dan nama salesperson.



29

 Ketersediaan kredit bagi pelanggan Sebelum penjualan kredit terjadi, perusahaan terlebih dahulu harus memeriksa riwayat transaksi dari pelanggan. Caranya adalah dokumen pemesanan dikirim ke bagian pemeriksa kredit. Jika permohonan penjualan kredit disetujui maka pihak pemeriksa kredit akan mengotorisasi sales order dari pelanggan tersebut dan meneruskan sales order itu kebagian persediaan untuk diproses.  Memeriksa persediaan barang Ketika dokumen sales order telah diotorisasi maka tahap selanjutnya adalah mengecek ketersediaan dari persediaan digudang. Jika persediaan di gudang dapat

memenuhi

pesanan

pelanggan,

maka

petugas

gudang

akan

memberitahukan departemen pengiriman dan penagihan mengenai pesanan penjualan yang siap dikirim dan mengirim tanda bukti pesanan yang telah disetujui oleh perusahaan kepada konsumen. 

Pengiriman Langkah kedua dari siklus penjualan adalah tahapan mengemas dan

mengirimkan barang pesanan konsumen. Proses pengiriman barang terdiri dari dua tahapan, yaitu :  Mengambil dan mengemas pesanan Picking list dicetak oleh departemen sales order entry. Dokumen tersebut digunakan untuk mengidentifikasi produk yang harus dipilih dan berapa jumlah yang dipesan oleh pelanggan. Petugas gudang bertanggung jawab atas pencatatan barang yang keluar dan masuk kedalam gudang.  Mengirim pesanan Departemen pengiriman akan melakukan pengecekan jumlah fisik persediaan, kuantitas yang tercantum pada daftar pengambilan, dan jumlah pada sales order. Ketidaksesuaian akan muncul apabila penyimpanan barang bukan pada lokasi yang ditujunkan atau/dan pencatatan persediaan tidak akurat. Selanjutnya petugas gudang akan mencatat beberapa hal, yakni nomor sales order, jumlah barang yang dipesan dan dikirim. Proses ini memperbaharui quantity on hand pada master file persediaan, menghasilkan packing slip (packing slip adalah daftar jumlah dan penjelasan masing-



30

masing barang dalam pengiriman) dan menduplikatkan beberapa bill of lading. Bill of lading adalah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab untuk goods in transit. Bill of lading ini mengidentifikasikan pembawa barang, sumber barang, tujuan pengiriman barang, instruksi pengiriman khusus, dan siapa yang membayar pengiriman. Barang yang dikirim akan disertai dengan dokumen packing slip, salinan bill of lading, dan taguhan ongkos kirim. Salinan bill of lading lainnya (yang tidak disertakan dalam pengiriman) akan dikirim ke bagian penagihan untuk dibuatkan faktur penjualan sebanyak satu lembar, dan satu lagi ditahan oleh pihak pengirim barang. Keputusan utama dalam aktivitas pengiriman adalah memillih metode pengantaran yakni menggunakan transportasi perusahaan atau menggunakan jasa kurir. Keputusan lainnya adalah pemilihan lokasi distribusi. Lokasi distribusi yang ideal adalah yang dekat dengan lokasi pelanggan, karena pelanggan mengiginkan pemasok dapat mengantar barang pesanan dengan cepat ketika sedang membutuhkan barang tersebut. 

Penagihan Tahap ketiga dari siklus penjualan adalah penagihan. Penagihan adalah kegiatan

pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari entry sales order dan kegiatan pengiriman. Kegiatan penagihan membutuhkan informasi dari departemen pengiriman akan barang dan jumlah barang yang dikirim serta harga penjualan dan sebagainya. Dalam penagihan, ada dua kegiatan yang harus dilakukan, yaitu :  Menerbitkan faktur penjualan Dokumen yang mendasari adalah faktur penjualan (sales invoice). Faktur tersebut memberitahukan konsumen mengenai jumlah uang yang harus dibayar dan kemana pembayaran harus ditujukan. Faktur ini dapat dikirim dalam bentuk formulir atau elektronik.



31

 Meng-update piutang Bagian piutang melakukan dua tugas dasar, yakni mendebit akun konsumen untuk penjualan yang difaturkan dan mengkredit akun konsumen untuk penjualan yang telah dibayar. Dua cara untuk mengatur piutang adalah: 

Metode open invoice

Pada metode ini konsumen melakukan pembayaran pada faktur masingmasing. Dua buah duplikat faktur biasanya dikirim ke konsumen. Salah satu dari duplikat tersebut dikembalikan bersamaan dengan pembayaran. Duplikat yang dikembalikan tersebut dinamakan remitance advice. Keuntungan metode ini cenderung memberikan diskon jika pembayaran dilakukan lebih awal dan menghasilkan alur kas yang seragam. Kerugiannya metode ini memiliki kompleksitas untuk menjaga informasi tentang status dari setiap invoice dari masing-masing pelanggan. 

Metode balance forward

Pada metode ini konsumen melakukan pembayaran berdasarkan laporan bulanan daripada faktur yang telah diterbitkan. Laporan bulan tersebut merinci transaksi dari laporan sebelumnya sampai dengan yang sedang terjadi. Yang dikembalikan sebagai remitance advice adalah potongan dari bagian laporan bulanan tersebut. Keuntungan dari metode ini lebih efisien, karena penjualan tidak ditagihkan secara individu. Prosedur pengecualian dalam penagihan adalah penyesuaian dan penghapusan akun. Penyesuaian ini dibutuhkan pada saat retur, kompensasi barang yang rusak, serta pada saat piutang tidak tertagih terjadi. Pada saat retur terjadi, manajer kredit menerima konfirmasi bahwa barang yang dikembalikan benar-benar kembali ke persediaan. Lalu mengeluarkan nota kredit guna mengotorisasi piutang konsumen yang telah dikurangi karena terjadi retur. Nota kredit juga dapat dikeluarkan saat menghapus piutang tak tertagih. Selain itu, nota kredit juga berfungsi untuk memisahkan otorisasi transaksi dengan pencatatan transaksi.



32



Penerimaan kas Aktivitas terakhir dari siklus penjualan adalah penerimaan kas atas pelunasan

dari transaksi penjualan. Kasir bertanggung jawab kepada treasurer dalam menangani pembayaran dan penerimaan perusahaan. Karena kas dan cek sangat liquid sifatnya, maka pengendalian yang dilakukan pada tahapan ini harus dapat mencegah terjadinya tindakan-tindakan penyelewangan atas kas. Pendekatan pengendalian yang dilakukan untuk penerimaan kas adalah : a. Memberikan dua lembar salinan sales invoice dan meminta salah satu lembar salinan invoice dikembalikan pada saat melakukan pembayaran. b. Giro c. Electronic giro d. Transfer dana dan pembayaran melalui sistem elektronik e. Menerima kartu kredit atau kartu procurement dari konsumen f. Pertukaran data keuangan elektronik

3.2.3

Dokumen Terkait Siklus Penjualan Dokumen-dokumen yang terkait dalam siklus penjualan diantaranya adalah

(Arens, 2012) : 1. Customer order Dokumen yang berisi tentang informasi tentang barang pesanan pelanggan. 2. Sales order Dokumen yang berfungsi untuk mengkomunikasikan tentang deskripsi, kuantitas dan informasi terkait lainnya dari barang pesanan pelanggan. 3. Bill of lading Surat perjanjian pengangkutan antara pengirim/penerima dengan pengangkut. Dokumen pengangkutan barang ini didalamnya memuat informasi lengkap mengenai nama pengirim, nama kapal, data muatan, pelabuhan bongkar muat, rincian freight, dan cara pembayaran.



33

4. Sales invoice Dokumen yang menunjukan deskripsi, harga, dan jumlah barang yang terjual, biaya ongkos kirim, biaya asuransi, syarat dan ketentuan, dan data relevan lainnya. 5. Sales transaction file Dokumen yang menginformasikan adanya transaksi penjualan dan berisi datadata yang dibutuhkan untuk memisahkan berbagai macam jenis transaksi penjualan. 6. Sales journal or Listing Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, yang isinya kebanyakan adalah nama konsumen, tanggal transaksi, nominal transaksi, dan klasifikasi akun yang terlibat dalam transaksi. 7. Account receivable master file Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara individual, penerimaan kas, dan retur penjualan untuk tiap-tiap konsumen. 8. Account receivable trial balance Dokuemn yang berisikan daftar atau laporan saldo piutang dagang dari setiap konsumen selama periode tertentu. 9. Montly statement Dokuemn yang dikirim kepada konsumen yang berisikan saldo awal piutang, tanggal dan jumlah transaksi penjualan, penerimaan kas dari pembayaran, pengeluaran credit memo, dan saldo piutang akhir 10. Remittance advice Dokumen yang dikirimkan ke konsumen dan biasanya dikembalikan ke perusahaan bersamaan dengan pembayaran. 11. Prelisting of cash receipt Daftar yang disiapkan oleh seseorang yang tidak memiliki tanggungjawab atas pencatatan penjualan, piutang dagang, atau kas. Hal ini dilakukan untuk memverifikasi apakah pencatatan penerimaan kas telah dicatat dan didepositokan dengan benar dan tepat waktu.



34

12. Cash receipt transaction file Dokumen untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas dan berisikan jumlah kas yang diterima serta mengkredit piutang dagang. 13. Cash receipt journal or listing Dokumen yang menginformasikan jumlah penerimaan kas selama satu periode. 14. Credit memo Dokumen yang mengindikasikan pengurangan dalam jumlah piutang dagang konsumen karena adanya retur penjualan dan penyisihan tidak tertagih. 15. Sales return and allowance journal Dokuemen yang menginformasikan pencatatan retur penjualan dan penyisihan 16. Uncollectible account authorization form Dokumen internal untuk mengindikasi otorisasi untuk menghapus piutang dagang yang tidak tertagih.

3.2.4

Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan

Tabel berikut akan memaparkan beberapa ancaman yang dapat terjadi pada siklus pendapatan dan pengendalian yang dapat dilakukan untuk mengatasi ancaman tersebut : No

Aktivitas

Ancaman

Pengendalian (ancaman dilihat berdasarkan nomor awalnya)

1

General issues pada

siklus

1. Master yang

pendapatan

akurat

secara

tidak valid

keseluruhan

data 1.1 Proses pengendalian data yang terintegritas tidak 1.2 Pembatasan akses kepada master data atau 1.3 Memeriksa segala perubahan pada master data 2.1 Kontrol akses 2.2 Enkripsi 3.1 Prosedur pemulihan dan back up data



35

2. Secara mudah

4.1 Laporan manajerial

memberikan informasi yang bersifat sensitif pada

pihak

yang

tidak

berkepentingan 3. Data

hilang

atau rusak 4. Kinerja

yang

buruk 2

Memasukan

5. Pesanan

yang 5.1 Pengendalian data entry

pesanan

tidak

5.2 pembatasan akses pada master data

penjualan

lengkap/tidak

6.1 Tanda pengenal digital atau tanda pengenal

akurat 6. Order

tertulis tidak 7.1 Batas kredit

valid 7. Piutang

7.2 Otorisasi tak

tertagih 8. Stok habis atau kelebihan 9. Kehilangan konsumen

penjualan

spesifik pada

untuk

konsumen

menyetujui baru

atau

otorisasi spesifik pada penjualan yang melebihi batas kredit 7.3 Lama piutang 8.1 Sistem kontrol persediaan perpetual 8.2 Penggunaan bar-codes atau RFID 8.3 Pelatihan 8.4 Jumlah persediaan fisik secara periodik 8.5 Prakiraan penjualan atau laporan kegiatan 9.1 Sistem CRM, web sites pendukung, dan evaluasi secara tepat

terhadap rating

layanan konsumen.



36

3

Pengiriman

10. Membawa

10.1 Teknologi penggunaan bar-codes atau

barang

yang

RFID

salah

atau 10.2 Rekonsiliasi

jumlah barang yang salah

daftar

rincian

order

penjualan 11.1 Pembatasan akses pada persediaan

11. Hilang barang 11.2 Dokumentasi karena

terhadap

seluruh

perpindahan persediaan

pencurian

11.3 Teknologi bar-codes dan RFID

12. Kerugian

11.4 Menghitung

persediaan

dalam

periodik

pengiriman

jumlah persediaan dicatat

(penundaan atau

12.1 Rekonsiliasi

gagal

kirim,

dan

fisik

rekkonsiliasi

dokumen

secara terhadap

pengiriman

dengan order penjualan 12.2 Penggunaan sistem RFID dalam melihat

kuantitas

penundaan

salah, barang 12.3 Entry data dengan dan RFID salah, alamat 12.4 Kontrol edit data entry salah,

12.5 Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah

duplikasi) 4

Penagihan

duplikasi pengiriman

13. Gagal

13.1

menagih 13.2

penagihan

akurat

dan

Rekonsiliasi periodik faktur dengan

dokumen pengiriman.

pada 14.1

piutang

yang

penagihan

order penjualan, pengambilan tiket, dan

15. Kesalahan

16. Nota

fungsi

pengiriman

14. Kesalahan

posting

Pemisahan

Konfigurasi sistem yang memasukan data harga secara otomatis.

kredit 14.2 tidak atau 14.3

Pembatasan akses terhadap master data harga Kontrol pengeditan data entry



37

tidak valid

14.4

Rekonsiliasi

dokumen

pengiriman

(penggambilan tiket, nota muatan, dan daftar

pengepakan

terhadap

order

penjuualan). 15.1

Pengendalian data entry

15.2

Rekonsiliasi

keseluruhan

kejadiaan

transaksi 15.3

Surat

pernyataan

bualanan

kepada

pelanggan 15.4

Rekonsiliasi perkiraan tambahan pada buku besar umum

16.1

Pemisahan tugas otoritas nota kredit baik dari entry order penjualan dan pencatat akun pelanggan.

16.2

Konfigurasi sistem untuk memblokir nota kredit kecuali jjika terdapat baik dokumentasi

yang

pengembalian maupun

sesuai

barang

mengenai

yang

rusak

otorisasi

khusus

dari

fungsi

penanganan

kas

manajemen. 5

Penerimaan

17. Pencurian kas

Kas

18. Permasalahan arus kas

17.1

Pemisahan

dengan fungsi piutang dan kredit 17.2

Rekonsiliasi reguler akun bank yang jumlahnya dicatat oleh seseorang yang independen pada prosedur alur kas.

17.3

Penggunaan EPT, FEDI, dan brankas untuk

meminimalisasi

penanganan

pembayaran pelanggan. 17.4

Melakukan

segera

pembatasan



38

endosemen semua check pelanggan. 17.5

Mempunyai dua orang yang membuka semua

surat

pelanggan

yang

berkemungkinan berisikan pembayaran pelanggan. 17.6

Pengunaan cash registers.

17.7

Deposit secara harian semua penerimaan kas.

18.1

Pengaturan brankas, EPT, atau kartu kredit.

18.2

Potongan pembayaran pelanggan.

18.3

Anggaran arus kas.

Tabel 3.1 Hambatan dan Pengendalian pada Siklus Pendapatan Sumber : Romney & Steinbart (2012)

Penjelasan mengenai tabel diatas adalah sebagai berikut : 

General Issues siklus pendapatan secara keseluruhan Ancaman umum pertama yang terjadi dalam siklus pendapatan adalah master

data yang tidak akurat dan tidak valid. Tindakan pengendalian atas ketidakakuratan master data adalah menggunakan pengendalian data processing yang terintegrasi, melakukan pembatasan akses terhadap data dan konfigurasi sistem sehingga hanya karyawan yang mempunyai otoritaslah yang dapat melakukan perubahan pada master data. Selain itu melakukan pemeriksaan secara berkala atas semua perubahan pada master data dan mengkajinya untuk memastikan bahwa database tetap akurat. Ancaman umum yang kedua dalam siklus penjualan adalah pengungkapan informasi tidak resmi yang bersifat sensitif, seperti rencana strategis perusahaan, kebijakan yang dibuat oleh perusahaan seperti harga atau data pelanggan. Suatu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengkonfigurasi sistem kontrol akses ketat yang membatasi siapa yang dapat melihat informasi-informasi tersebut.



39

Disamping itu data-data sensitif harus dienkripsi di media penyimpanan untuk mencegah karyawan IT yang tidak memiliki akses. Ancaman umum yang ketiga dalam siklus penjualan yakni hilang atau rusaknya master data. Cara untuk mengatasinya adalah dengan melakukan backup dan prosedur pemulihan data perusahaan. Tindakan pengendalian atas kinerja yang buruk adalah dengan membuat master data yang akurat. Dengan adanya master data yang akurat diharapkan manajemen mampu mengawasi kinerja perusahaan lebih baik. 

Aktivitas memasukan pesanan penjualan Ancaman yang sering terjadi pada aktivitas ini adalah order yang tidak

lengkap/tidak akurat, order tidak valid, piutang tidak tertagih, kekurangan stok atau kelebihan stok, dan kehilangan konsumen. Tindakan antisipasi untuk order yang tidak lengkap/tidak akurat adalah dengan memasang sistem ERP atas database pesanan karena ERP menggunakan beberapa data entry controls untuk mengatasi permasalahan dalam data entry. Pengendalian atas pesanan yang tidak valid adalah dengan mewajibkan adanya pembubuhan tanda tangan atas personel yang berwenang dari pihak klien sebagai bukti kesahihan pesanan. Pengendalian atas piutang tidak tertagih adalah dengan melakukan pemeriksaan batas pinjaman yang diberikan, pemeriksaan lama piutang dan melakukan otorisasi untuk menyetujui penjualan pada pelanggan baru atau otorisasi spesifik pada penjualan yang melebihi batas pinjaman bagi pelanggan lama. Tindakan antisipasi untuk kelebihan atau kekurangan stok adalah dengan melakukan pencatatan persediaan dengan metode perpetual, dengan teknologi barcode. Atau dengan melakukan sales forecasting, yaitu memperkirakan berapa banyak persediaan yang terjual pada setiap periodenya. Ancaman terakhir pada siklus penjualan adalah kehilangan konsumen. Hal ini dapat diatasi dengan sistem customer relationship. 

Aktivitas pengiriman Ancaman pertama yang seringkali terjadi pada aktivitas pengiriman adalah

membawa barang yang salah. Tindakan antisipasi yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan teknologi barcode dan RFID scanners.



40

Ancaman kedua adalah hilangnya persediaan barang karena pencurian persediaan hal ini dapat diantisipasi dengan menggunakan membatasi persediaan digudang sehhingga hanya personel yang memiliki akses saja yang dapat mengakses persediaan. Kemudian jika transaksi sangat banyak maka penggunaan teknologi barcode dan RFID dapat diaplikasikan. Ancaman ketiga adalah kesalahn dalam pengiriman. Tindakan yang dapat dilakukan untuk mengantisipasinya adalah melakukan pemeriksaan ulang terhadap dokumen pengiriman dengan sales order, picking list, dan packing slip, apakah telah sesuai atau belum. Penggunaan teknologi juga dapat menjadi alternatif yang efektif untuk mengatasi ancaman ini seperti penggunaa RFID untuk mengindikasikan keterlambatan, memasukan data dengan barcode scanners dan RFID, kontrol edit data entry, dan konfigurasi sistem ERP untuk mencegah duplikasi pengiriman. 

Aktivitas penagihan Ancaman yang berhubungan dengan aktivitas penagihan adalah kegagalan

menagih pelanggan. Hal ini dapat menyebabkan berkurangnya aset dan dapat menimbulkan kesalahan pada data penjualan, persediaan, dan piutang. Pengendalian yang dapat dilakukan adalah dengan pemisahan fungsi pengiriman dan fungsi penagihan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi. Kesalahan dalam penagihan seperti salah mencantumkan harga atas tagihan pelanggan untuk barang yang dikirim, merupakan ancaman yang perlu diperhatikan. Kesalahan ini dapat diatasi dengan membatasi akses karyawan untuk melakukan perubahan tersebut. Untuk menghindari kesalahan kuantitas pengiriman, hal ini dapat dicegah dengan rekonsiliasi daftar kuantitas pengiriman dengan slip pengepakan dan order penjualan. Kesalahan dalam memposting piutang dagang menyebabkan hilangnya penjualan dimasa mendatang dan cenderung mengindikasikan adanya pencurian kas. Pengendalian pada pengubahan data entry dapat mengurangi resiko kesalahan dalam memposting piutang dagang. Pembayaran pelanggan seringkali dengan dikumpulkan, jadi batch total dari pembayaran pelanggan menjadi tolak ukuruntuk mendeteksi kesalahan posting, yakni dengan membandingkan total jumlah piutang dagang yang



41

diperbaharui dengan jumlah cek yang diterima. Pengiriman tagihan kepada pelanggan setiap bulan juga dapat mengurangi resiko kesalahan posting piutang dagang. Karena taguhan ini dapat menjadi bukti jika terjadi complaint dari pelanggan.pengendalian lainnya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kesalahan dalam memposting piutang dagang adalah dengan melakukan verifikasi atas perbaruan data piutang dengan cara menyesuaikan catatan piutang tambahan dengan buku besar umum. Ancaman lainnya adalah timbulnya nota kredit yang tidak valid atau tidak terotorisasi. Nota kredit digunakan untuk menghapus saldo rekening atau untuk menutupi penggelapan kas atau persediaan. Pengendalian yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pemisahan tugas untuk mengotorisasi nota kredit dari karyawan yang memasukan pesanan dan karyawan yang mengelola akun pelanggan. Pengendalian lainnya yang dapat dilakukan adalahh dengan menggunakan sistem konfigurasi untuk memblokir nota kredit yang tidak terotorisasi dengan benar. 

Aktivitas penerimaan kas Terdapat dua ancaman utama dalam aktivitas penerimaan kas yaitu pencurian

terhadap kas dan permasalahan cashflow. Pencurian terhadap kas adalah masalah yang krusial oleh karena itu fungsi pengendalian atas kas haruslah sangat baik seperti adanya pemisahan fungsi penanganan kas dan piutang, rekonsiliasi reguler pada akun bank, menggunakan EFT, FEDI, atau brankas untuk menangani pembayaran pelanggan, melakukan segera pembatasan endorsment semua check pelanggan, menggunakan mesin cash register, dan melakukan deposit dana dari penerimaan penjualan secara harian. Permasalahan pada cashflow dapat diantisipasi dengan menggunakan brankas, EFT, kartu kredit, dan potongan pembayaran karena dapat mempercepat penerimaan kas perusahaan. dari semua pengendalian tersebut salah satu yang paling efektif adalah dengan membuat anggaran arus kas. Dengan pembuatan anggaran ini dapat mengurangi cash shortfall yang tidak bisa diantisipasi karena anggaran dapat memberikan peringatan jika terdapat kesalahan dalam arus kas perusahaan.



BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Atas Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara Sebagaimana telah diungkapkan dalam bab tiga, siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan pemrosesan informasi yang berkaitan dengan pemberian barang dan jasa kepada pelanggan dan pengumpulan pembayaran yang berhubungan dengan pendistribusian barang dan jasa tersebut. Dibandingkan dengan perusahaan dagang pada umumnya, transaksi-transaksi sehubungan dengan siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara memiliki karakteristik khusus yang sepertinya tidak banyak dimiliki oleh siklus pendapatan SIA pada perusahaan-perusahaan lain. Karakteristik khusus yang unik pada PT. Atlas Copco Nusantara adalah berupa keterkaitan yang sangat erat antara siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Pada umumnya perusahaan melakukan pembelian untuk melengkapi persediaan barang dagangnya dan melakukan penjualan berdasarkan persediaan barang yang dimilikinya tersebut. Jadi terdapat dua sistem yang terpisah antara siklus pendapatan yang menangani penjualan barang dan siklus pengeluaran yang menangani pembelian barang. Selain itu karakteristik lain yang berbeda pada PT. Atlas Copco Nusantara adalah perusahaan sama sekali tidak memiliki persediaan barang dagang. Perusahaan baru akan melakukan pembelian barang dagang apabila sudah terjadi kesepakatan penjualan dari pelanggan. Segera setelah terjadi kesepakatan itu perusahaan akan menyiapkan barang pesanan pelanggan dengan membeli barang kepada pemasoknya. Setelah barang yang dipesan diterima digudang perusahaan maka perusahaan akan mengirimkan barang tersebut kepada pelanggan. Jadi terlihat jelas keterikatan antara siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada PT. Atlas Copco Nusantara. Pada umumnya perusahaan melakukan pembelian setelah berkurangnya persediaan barang dagang yang dimiliki telah mencapai batas tertentu. Pembelian ini

42



43

dilakukan untuk melengkapi kembali persediaan yang dibutuhkan sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik. Pembelian juga dilakukan dalam jumlah besar hingga setiap pembelian yang dilakukan dapat memenuhi beberapa kali penjualan. Akibatnya jumlah kesepakatan pembelian akan jauh lebih sedikit daripada jumlah kesepakatan penjualan. Sebaliknya pada PT. Atlas Copco Nusantara karena kesepakatan pembelian baru akan terjadi setelah ada kesepakatan dari pelanggan, maka jumlah kesepakatan pembelian tidak akan lebih besar dari kesepakatan penjualan. Bahkan karena permintaan penjualan dari pelanggan dapat mencakup beberapa barang yang berasal dari pemasok-pemasok yang berbeda, jumlah kesepakatan pembelian dapat lebih besar dari kesepakatan penjualan. Hal lain yang berbeda pada PT. Atlas Copco Nusantara adalah proses pencatatan akuntansi yang dipisahkan dari perusahaan. Atlat Copco Group memiliki anak perusahaan tersendiri yaitu Atlas Copco Business Service yang memilki tugas khusus untuk melakukan pencatatan atas setiap transaksi yang terjadi pada setiap perusahaannya. Hingga saat ini, PT. Atlas Copco Nusantara merasa SIA yang diterapkan oleh perusahaan telah berjalan dengan cukup baik. Walaupun demikian bukan berarti sistem yang telah ada sekarang telah berjalan sempurna. Untuk iu pada bab ini akan dilakukan analisa atas sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara. Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian-bagian yang terkait dalam siklus penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara, diketahui bahwa dalam menjalankan proses bisnisnya perusahaan menggunakan dibantu dengan software iScala ERP yang berguna mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan. Software ini dibuat oleh perusahan Amerika Serikat yaitu Epicor. Penggunaan sofware iScala ERP ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan. Siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara terbagi menjadi empat kegiatan utama yaitu :



44

1. akltivitas penerimaan pesanan, 2. aktivitas pengiriman, 3. aktivitas penagihan, dan 4. aktivitas penerimaan kas. Ditambah dengan siklus pengeluaran untuk menangani pembelian barang dagang kepada pemasok. Masing-masing aktivitas tersebut akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

4.1.1

Aktivitas Penerimaan Pesanan Penjualan Tahap pertama dalam siklus penjualan di PT Atlas Copco Nusantara adalah

aktivitas memasukan pesanan penjualan. Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara dimulai dengan adanya permohonan penawaran baik secara lisan, maupun dengan mengirim dokumen resmi berupa RFQ (Request For Quotation) dari pelanggan yang akan diterima oleh sales admin. Kemudian sales admin akan memeriksa ketersediaan produk untuk memenuhi pesanan pelanggan seperti spesifikasi, waktu pengiriman, jangka waktu pembayaran dan harga. Setelah informasi produk yang dibutuhkan telah lengkap, staf sales menerbitkan penawaran/Quotation. Penawaran yang dikirimkan menunggu persetujuan atau umpan balik dari pelanggan. Jika pelanggan tidak menyetujui variabel yang ditawarkan, staf sales bertugas melaksanakan negosiasi, baik untuk variabel

rancangan ataupun

ketersediaan produk. Setelah negosiasi terjadi kesepakatan untuk mengubah penawaran, staf sales mengubah sesuai kesepakatan dan membubuhkan kode revisi pada note Quotaion Scala. Apabila kesepakatan yang dilakukan gagal maka staf sales akan membatalkan Quotation pada scala disertai informasi penyebab kegagalan. Selanjutnya staf sales akan menerima umpan balik dari pelanggan berupa Purchase Order yang biasa dikirimkan melalui fax atau surat elektronik. Untuk pelanggan baru maka wajib mengisi CAF (Customer Aplication Form) dan melampirkan dokumen pendukung seperti NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), PKP (Pengusaha Kena Pajak), SIUP dan salinan rekening bank. Purchase order tersebut dimasukan kedalam sistem di Scala dan menghasilkan sales order.



45

Kemudian sales order tersebut diberikan kepada staf piutang untuk diperiksa riwayat transaksi dari pelanggan. Terdapat dua pilihan cara pembayaran yaitu kredit dan tunai. Fasilitas kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang memiliki riwayat transaksi yang baik, sedangkan untuk pelanggan baru maka perusahaan lebih menyarankan pembayaran secara tunai yaitu 50% setelah PO dikirim dan 50% lagi sebelum barang dikirim. Untuk permohonan kredit yang telah disetujui maka sales order akan diotorisasi oleh credit controler dan diteruskan ke bagian logistik untuk dilakukan pengorderan ke pabrik atau pemasok.



46

Aktivitas Memasukan Pesanan Sales Admin

AR Officer

Pelanggan

Request For Qoutation

Pengecekan dan otorisasi

SO

Memerikasa RFQ

Data piutang

Pengecekan riwayat transaksi

A/R

Approved Sales Order

Input data dari RFQ

Mendistribusi kan rangkap sales order

Membuat dan mencetak Qoutation

3

2 1

Qoutation

Sales Order

A Pelanggan 2

Purchase Order

Input data dari PO

Membuat sales order

Purchase Order Sales Order

A

Gambar 4.1 Aktivitas Memasukan Pesanan Sumber : PT. Atlas Copco Nusantara (hasil olahan sendiri)



47

4.1.1.1 Analisis

Pengendalian

Internal

Aktivitas

Memasukan

Pesanan

Penjualan No. 1.

Aktivitas

Kondisi PT. ACN  Telah

Memasukan Pesanan Penjulan

dilakukan

Saran  Mempertahankan

kondisi

pemisahan tugas

tersebut dan disertai dengan

pada

peningkatan pengawasan.

aktivitas

memasukan pesanan penjualan. 2.

 Software

ERP

 Review terhadap sistem ERP

yang

digunakan

yang dimiliki perusahaan dan

oleh

perusahaan

tidak

dapat

mendeteksi

pelatihan

berkelanjutan

mengenai sistem ERP ini agar kesalahan yang dilakukan oleh

kesalahan

saat

personel dapat diminimalisir.

penginputan data. 3.

 Kecepatan

 Penggunaan BWmeter, sebuah

internet

dan

bandwidth

yang

aplikasi yang berfungsi untuk menganalisa,

mengukur,

dan

rendah di cabang

memonitor lalu lintas ke dan

yang

dari komputer.

dimiliki

perusahaan mengakibatkan terganggunya proses

bisnis

perusahaan.

 Penggunaan software Mini Ping. Software ini dapat digunakan untuk menjaga koneksi internet tetap hidup walaupun sedang tidak digunakan.

4.

 Data yang berasal dari Scala tidak

 Review kembali terhadap sistem ERP

yang

ada

untuk



48

dapat

langsung

digunakan,

menentukan

apakah

terdapat

solusi dari perusahaan untuk

karena

harus

menyesuaikan hal tersebut.

menggunakan software tersendiri

yang

dikoneksikan dengan Scala. 5.

 Saat

melakukan

 Untuk mengatasi hal tersebut

data

transaksi

dapat melakukan lock tables.

untuk

Lock

penginputan

penguncian tabel ketika proses

barang

pesanan

sedang berlangsung, kemudian

sales admin harus

akan membebaskan tabel ketika

bergantian

proses telah berakhir.

dengan

tables

melakukan

sales

admin lain karena terdapat

Lock

Record di dalam software tersebut. 6.

 Adannya

 Perusahaan harus memastikan

downtime sistem

dari iScala

bahwa waktu downtime tersebut tidak

terlalu

lama

sehingga

ERP

yang

kegiatan

perusahaan

digunakan

oleh

kembali berjalan normal serta

PT. Atlas Copco

perlu

Nusantara selama

mengatasi masalah downtime

dilakukannya

ini, karena selama ini untuk

reporting

mengatasi hal tersebut hanya

setiap

dibuatnya

SOP

dapat

untuk



49

bulannya

inisiatif dari karyawan saja.

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Memasukan Pesanan Sumber : olahan sendiri

Dibawah ini adalah penjelasan dari tabel diatas : 1.

Pada dasarnya pembagian tugas pada aktivitas ini sudah baik. Pemisahan tugas dapat terlihat dari tugas-tugas dari setiap personel. Pada saat pertama kali pesanan dari pelanggan datang diterima oleh sales admin dan dilakukan pemeriksaan secara menyeluh terhadap pesanan tersebut. Kemudian pesanan penjualan tersebut diberikan kepada credit controller untuk diperiksa riwayat transaksi dari pelanggan dan untuk menyetujui pemberian kredit kepada pelanggan tersebut. Untuk riwayat pelanggan baik akan diotorisasi oleh credit controller sedangkan jika terdapat riwayat transaksi pelanggan buruk baru akan dilaporkan kepada manager.

2.

Perusahaan kini telah menggunakan sistem ERP untuk membantu proses bisnisnya. Perusahaan menggunankan software iScala ERP. Software hasil produksi Epicor salah satu perusahaan asal Amerika ini memiliki kelemahan yaitu tidak dapat mendeteksi kesalahan input yang dimasukan oleh user, proses tetap berlanjut meskipun data yang dimasukan tidak benar. Sehingga potensi untuk memasukan data input yang tidak akurat sangat besar. Untuk mengatasi hal tersebut perlu dilakukan review terhadap sistem ERP yang dimiliki perusahaan dan pelatihan berkelanjutan mengenai sistem ERP ini agar kesalahan yang dilakukan oleh personel dapat diminimalisir.

3.

Server dari iScala berada di Jakarta, untuk menggunakan software ini masingmasing cabang harus tersambung ke Jakarta terlebih dahulu. Untuk cabang Jakarta dan Balikpapan tidak mengalami kendala untuk menggunakan software ini karena jaringan internet dan bandwidth lebih tinggi, tetapi untuk cabang lain yang dimiliki perusahaan mengalami kendala dalam menggunakan software tersebut. Bandwidth menunjukan volume data bisa ditransfer persatuan waktu.



50

Cabang-cabang yang dimiliki oleh perusahaan sangat tergantung dengan koneksi internet, sedangkan cabang yang dimiliki perusahaan biasanya terdapat di remote area, hal tersebut sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses bisnis perusahaan. untuk mengatasi hal tersebut penulis menyarankan untuk menggunakan BWmeter. BWmeter adalah bandwidth kontroler meter, aplikasi ini dapat menganalisa, mengukur, dan memonitor lalu lintas ke dan dari komputer. Keunggulan dari aplikasi ini adalah dapat mengendalikan lalu lintas data dengan menentukan batas kecepatan untuk semua jenis koneksi. Ada beberapa situs banwidth yang bisa melakukan pengecekan koneksi bandwidth internet seperti Bwmeter, Rokario, software Bandwidth Monitor, BitMeter IINetworx, dan lain- lain. Selain itu untuk menjaga koneksi internet tetap hidup maka dapat digunakan software Mini Ping. Software ini dapat digunakan untuk menjaga koneksi internet tetap hidup walaupun sedang tidak digunakan. Mini Ping akan mengirimkan ping ke sumber online setiap 60 detik. 4.

Selain itu software ini juga memiliki kelemahan dalam hal pelaporan. Data yang berasal dari Scala tidak dapat langsung digunakan, karena harus menggunakan software tersendiri yang dikoneksikan dengan Scala. Hal tersebut dapat diatasi dengan review kembali terhadap sistem ERP yang ada untuk menentukan apakah terdapat solusi dari perusahaan untuk menyesuaikan hal tersebut.

5.

Saat melakukan data transaksi untuk penginputan barang pesanan sales admin harus bergantian dengan sales admin lain karena terdapat Lock Record di dalam software tersebut. Lock pada database berarti suatu penguncian. Lock digunakan pada saat terjadi pengaksesan data base oleh user secara bersamaan. Hal ini ditujukan untuk menjaga agar data tidak corrupt/hilang atau data yang tidak valid pada saat banyak user mengakses database secara bersamaan. Untuk mengatasi hal tersebut dapat melakukan lock tables. Lock tables melakukan penguncian tabel ketika proses sedang berlangsung, kemudian akan membebaskan tabel ketika proses telah berakhir.



51

6.

Selanjutnya adalah adannya downtime dari sistem iScala ERP yang digunakan oleh PT. Atlas Copco Nusantara selama dilakukannya reporting setiap bulannya. Saat akhir bulan Atlas Copco Business Service melakukan penyusunan laporan keuangan maka iScala menjadi tidak bisa digunakan oleh perusahaan. Hal ini mengakibatkan terganggunnya proses bisnis perusahaan. selama ini perusahaan mengatasi dengan memproses transaksi secara manual, baru setelah sistem berjalan secara normal lagi baru dimasukan kembali ke dalam sistem. Sebenarnya sistem tidak akan menjadi masalah yang berarti jika waktu terjadinya tidak terlalu lama. Perlu dibuatnya SOP untuk mengatasi masalah ini, karena selama ini untuk mengatasi hal tersebut hanya inisiatif dari karyawan saja.

4.1.2 Aktivitas Pembelian Barang Proses pembelian diawali dengan sales admin akan membuat proposal PO berdasarkan SO dan PO dari pelanggan. Proposal ini kemudian akan diotorisai oleh manager dan setelah itu kan diberikan kepada bagian logistik untuk dilakukan pembelian kepada pemasok dengan mengubag status Proposal PO menjadi tipe satu yang berarti sudah dapat dilakukan pembelian. PO tersebut akan dikirimkan kepada pemasok dan pihak logistik akan menerima order confirmation dari pemasok. Kemudian pemasok akan mengirimkan barang pesanan perusahaan beserta dokumen pengriman dan invoice. Bagian gudang akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dengan dokumen pendukung. Kemudian setelah itu akan mengupdate data persediaan didalam sistem. Terakhir bagian A/P akan melakukan pembayaran berdasarkan tagihan pemasok dan memberikan dokumen tadi kepada ACBS untuk dilakukan pencatatan dan penjurnalan. 4.1.1.2 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Pembelian 1.

Dalam mengelola pembelian barang perusahaan tidak memiliki penjadwalan atau pengaturan terhadap pembelian kepada pemasok. Perusahaan bisa membeli kapan saja barang pesanan dari pelanggan. Pembelian kepada pemasok yang sama dapat dilakukan beberapa kali dalam satu hari. Sehingga biaya pembelian menjadi besar, apalagi sebagian pemasok berada di luar negeri. Dalam



52

pengelolaan pembelian barang untuk memenuhi pesanan pelanggan, perusahaan perlu untuk membuat jadwal pemesanan. Selama ini perusahaan dapat melakukan pemesanan kapan saja untuk pemasok yang sama. Akibatnya biaya impor menjadi besar dan hal tersebut dapat mempersulit bagian terkait lainnya seperti A/P. Untuk mengatasi hal tersebut seharusnya perusahaan dapat membuat penjadwalan pembelian terhadap pemasok dengan menentukan batas waktu pemesanan. Jika melewati batas waktu yang telah ditentukan maka pembelian akan dilakukan esok hari.

4.1.3

Aktivitas Pengiriman Barang yang dipesan kepada pabrik atau suplier akan diterima oleh staf

warehouse di gudang PT. Atlas Copco Nusantara. Staf warehouse akan melakukan cek fisik barang dan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Staf warehouse akan mengisi form IRR (Incoming Inspection Report) yang kemudian akan membuat GRN (Good Receipt Note). Kemudian bagian logistik akan menerima Picking Slip dari sales admin sebagai dasar pembuatan Delivery Note. Delivery Note dibuat dan dicetak sebanyak lima rangkap. DN asli dan salinan kedua, ketiga dan keempat akan diberikan kepada bagian pengiriman beserta salinan PO pelanggan dan barang yang siap dikirim dan salinan kelima akan di file oleh bagian logistik secara alfabet.



53

Aktivitas Pengiriman Sales Admin A

Logistik

Pengiriman 4

Picking Slip

3 2 DN Asli

Sales order salinan

Update Persediaan

Input data dari picking slip

Input data dari sales order

Membuat 5 rangkap Delivery Note

Picking Slip

Pelanggan A

Mengirim barang dan meminta tanda tangan pelanggan

5

DN asli 4

3

2

2

DN salinan

DN asli

Membuat picking slip

4

Salinan PO 4

A

Sales Order salinan

A

A

3

DN

Picking Slip Pelanggan

A

Gambar 4.2 Aktivitas Pengiriman Barang Sumber : PT. Atlas Copco Nusantara (hasil olahan sendiri)



54

4.1.1.3

Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Pengiriman

No.

Aktivitas

1.

Pengiriman

Kondisi PT. ACN  Perusahaan

Saran  Mempertahankan kondisi

menggunakan

tersebut dan disertai dengan

jasa kurir untuk

peningkatan pengawasan.

mengirimkan pesanan pelanggan

ke

gudangnya masing-masing. 2.

 Barang

pesanan

pelanggan terlebih

akan dahulu

 Barang yang dikirim oleh pemasok dapat langsung didistribusikan langsung kepada

masuk ke gudang

pelanggan. Perusahaan dapat

perusahaan

mempuat komitmen dengan

sebelum

pemasok untuk masalah

didistribusikan

pengiriman barang tersebut.

kepada

masing-

masing pelanggan. 3.

 Sebagian

besar

pemasok

PT.

waktu pengiriman yang tepat.

Copco

 Pembuatan komitmen kepada

Atlas

 P erlu dilakukannya perhitungan

Nusantara berada

pemasok untuk menangani

di

masalah pengiriman agar barang

luar

sehingga

negeri

yang dipesan tidak terlambat.

berpotensi terjadinya



55

keterlambatan pengiriman barang

kepada

pelanggan 4.

 Perusahaan tidak

 Diperlukan

prosedur

memiliki

masalah

penanganan

pengendalian

tersebut, kemudian pencatatan

yang

memadai

yang memadai akan aset, dan

akses

pembatasan akses terhadap aset

terhadap

terhadap aset.

untuk aset

tersebut.

Tabel 4.2 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Pengiriman Sumber : olahan sendiri

Penjelasan mengenai tabel diatas adalah sebagai berikut : 1.

Perusahaan menggunakan jasa kurir untuk mengirimkan pesanan pelanggan ke gudangnya masing-masing.

2.

Seperti yang telah penulis bahas sebelumnya bahwa perusahaan tidak memiliki persedian, perusahaan baru akan melakukan pembelian ketika telah terjadi kesepakatan penjualan dengan pelanggan. Barang pesanan akan diterima di gudang perusahaan terlebih dahulu sebelum dikirim ke gudang pelanggan. Hal tersebut memperbesar biaya penyimpanan barang tersebut biaya tenaga kerja dari PT. Atlas Copco Nusantara. Untuk mengatasi hal tersebut, barang yang dipesan kepada pemasok tidak perlu diterima digudang perusahaan, seharusnya bisa langsung dikirimkan ke gudang pelanggan oleh pemasok. Untuk itu perusahaan perlu melakukan pembuatan komitmen yang jelas dengan pemasok untuk masalah pengiriman barang, yang menyatakan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan dan kondisi dari barang tersebut adalah baik. Pembelian barang dagang tetap harus melalui PT. Atlas Copco Nusantara. Membangun kepercayaan terhadap pemasok juga sangat diperlukan. Jika hal ini



56

dilakukan maka perusahaan dapat menghemat banyak biaya. Seperti biaya penyimpanan dan pemeliharaan dari barang tersebut. Kedepannya prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan khususnya dari sisi penjualan. 3.

Pelanggan pada umumnya menginginkan barang pesanannya sampai di gudang mereka tepat pada waktunya. Jika barang terlambat maka biasanya pelanggan tidak mau menerima barang tersebut atau jika diterima pelanggan akan meminta pengurangan harga. timbul masalah ketika sebagian besar pemasok PT. Atlas Copco Nusantara berada di luar negeri dan hanya sebagian kecil saja yang merupakan pemasok lokal. Tingginya potensi terjadinya keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan menjadi tinggi apabila perhitungan waktu pengiriman tidak tepat. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukannya perhitungan waktu pengiriman yang tepat dan untuk mengurangi kerugian akibat keterlambatan pengiriman, perusahaan perlu membuat komitmen dengan pemasok dimana jika barang yang dikirim terlambat perusahaan tidak dapat menerimannya. Jika hal tersebut dapat dilakukan maka perusahaan selain dapat mengurangi kerugian dapat juga dapat meminimalisir kehilangan pelanggan

4.

Perusahaan tidak memiliki pengendalian yang memadai terhadap akses terhadap aset. Terdapat barang-barang pesanan pelanggan yang dibiarkan begitu saja tanpa ada pengawasan dan pengamanan, sehingga sangat berpotensi untuk rusak atau hilang. Diperlukan prosedur untuk masalah penanganan aset tersebut, kemudian pencatatan yang memadai akan aset, dan pembatasan akses terhadap aset tersebut.

4.1.4

Aktivitas Penagihan Setelah barang dikirim kepada pelanggan proses selanjutnya adalah penagihan.

Aktivitas penagihan ini dilakukan oleh Sales Person Credit Controller. Sales person memeriksa otorisasi dari Delivery Note yang asli, yakni apakah dokumen tersebut telah dibubuhi tanda tangan pelanggan. Sales Invoice akan dibuat berdasarkan Delivery Note. Dalam tahap ini, faktur pajak juga dibuat dengan tujuan untuk



57

menginformasikan pelanggan atas pajak yang dikenakan pada transaksi penjualan yang telah terjadi serta membuat salinan sales invoice sebanyak lima rangkap dan mengotorisasi semua dokumen tersebut sebelum diserahkan kepada pelanggan. Setelah tahap ini dilakukan, Delivery Note akan di arsip berdasarkan tanggal dikembalikannya Delivery Note ke perusahaan. Seluruh dokumen tersebut akan diserahkan ke divisi yang telah ditentukan dan juga kepada pelanggan. Staf Credit Controler mengambil data piutang melalui sistem Scala. Data ini dapat diambil setiap saat. Dari sistem dapat diketahui piutang mana saja yang sudah jatuh tempo. Setiap awal bulan staf Credit Cotroler mengirimkan SOA (Statement Of Account) kepada pelanggan melalui email. Sehingga pelanggan dapat memberikan feed back kepada perusahaan terkait pembayaran piutang. Perusahaan menggunakan satu currency yaitu USD. Perusahaan memiliki pelanggan dari berbagai macam perusahaan dari yang skalanya kecil, menengah dan besar. Tidak semua pelanggan besar dapat memenuhi piutangnya secara tepat waktu. Untuk pelanggan-pelanggan yang memiliki history pembayaran yang kurang baik maka perusahaan memberikan perlakuan ekstra kepada mereka, apalagi industri batu bara dan pertambangan belakangan ini sedang mengalami reses. Jika diperlukan perusahaan akan menggunakan jasa aprisal untuk menilai kesanggupan perusahaan untuk membayar hutang mereka kepada perusahaan.



58

Aktivitas Penagihan Unit Sales DN asli bertandatangan pelanggan

4

Mengecek otorisasi DN

DN asli bertandatangan pelanggan

AR Pelanggan

Menginput data

DN asli bertandatangan pelanggan

Mengupdate AR, mencetak Sales Invoice (SI) dan mencetak Faktur Pajak

D

Faktur Pajak Asli

2

Sales Invoice Asli 3

4

5

2

3

4

5

Mengotorisasi SI dan Faktur Pajak

Faktur Pajak asli

2

Sales Invoice asli

Pelanggan

2

Faktur Pajak salinan 3

4

Sales Invoice salinan 3

Pajak

Sales Invoice salinan 5 Faktur pajak salinan 5

5

D

Gambar 4.3 Aktivitas Penagihan Sumber : PT. Atlas Copco Nusantara (hasil olahan sendiri)



59

4.1.1.4 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penagihan No. 1.

Aktivitas Penagihan

Kondisi PT. ACN  Kesalahan input

Saran  Memverifikasi ulang data-data

informasi pada

terkait penagihan dan

sales invoice.

mengotorisasi sales invoice tersebut dengan membubuhkan cap perusahaan dan tanda tangan manajer unit sales sebagai bukti otorisasi bahwa sales invoice telah mengandung informasi yang benar.

2.

 Jumlah transaksi yang besar tidak

 Perlu dilakukan penambahan karyawan.

disukung dengan jumlah karyawan yang memadai. 3.

 Banyaknya

 Perusahaan

perlu

melakukan

kesalahan pada

review secara berkala terhadap

saat menginput

kinerja

data dan

memperketat

kurangnya

pengotorisasian untuk masing-

kordinasi pada

masing dokumen.

setiap

personel

dan

masalah

masing-masing bagian terkait mengakibatkan banyaknya credit note yang dibuat oleh perusahaan. Tabel 4.3 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penagihan Sumber : olahan sendiri



60

Penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut : 1.

Kesalahan input informasi pada sales invoice dapat berupa salah memasukan nomor faktur, salah menuliskan informasi nama pelanggan, double invoice, nilai barang, harga barang, dan tanggal pengiriman. Faktor penyebab kesalahan dalam aktivitas ini adalah human error, yaitu kelalaian karyawan dalam membuat sales invoice atas barang yang telah dikirim. Pengendalian yang dapat dilakukan perusahaan atas kesalahan tersebut yakni dengan memverifikasi ulang data-data terkait penagihan dan mengotorisasi sales invoice tersebut dengan membubuhkan cap perusahaan dan tanda tangan manajer unit sales sebagai bukti otorisasi bahwa sales invoice telah mengandung informasi yang benar.

2.

Transaksi penjulan PT. Atlas Copco Nusantara sangat besar. Jumlah transaksi yang besar perlu didukung oleh sumber daya manusia yang memadai. Penulis menemukan bahwa dalam satu bulan rata-rata transakasi penjualan PT. Atlas Copco Nusantara mencapai 1000 sampai 2000 transaksi. Pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan berjumlah lebih dari 500 pelanggan sehingga mempekerjakan dua orang untuk bagian penagihan, dua orang sales admin dan satu orang bagian A/P adalah hal yang kurang baik. Untuk mengatasi kurangnya pegawai, perlu dilakukan penambahan agar proses penjualan seperti penerimaan pesanan, tindak lanjut piutang kepada pelanggan, dan pembayaran kepada pemasok bisa berjalan secara maksimal. Selain itu penambahan pegawai juga dapat mengurangi human error yang diakibatkan oleh banyaknya jumlah transaksi di perusahaan.

3.

Selain itu banyaknya credit note yang dibuat oleh perusahaan. Dari akumulasi transaksi penjualan selama satu tahun, sekitar 10% dari total transaksi itu yang bermasalah. Berdasarkan pengamatan penulis terdapat beberapa penyebab hal tersebut terjadi. Diantaranya adalah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan, terjadinnya keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan, faktur pajak telah due date, double invoice, terdapatnya selisih harga barang, terdapat ketidakcocokan jumlah yang ditagihkan, adanya revisi harga barang, dan update harga dari barang. Hal ini sangat penting untuk dijadikan fokus perusahaan, karena dampaknya sangat besar terhadap



61

penerimaan perusahaan. masalah banyaknya kredit note yang dikeluarkan perusahaan, ini mengindikasikan banyaknya kesalahan pada saat menginput data dan kurangnya kordinasi pada masing-masing bagian terkait. Perusahaan perlu melakukan review secara berkala terhadap kinerja setiap personel dan memperketat masalah pengotorisasian untuk masing-masing dokumen.

4.1.5 Aktivitas Penerimaan Kas Pelanggan

dapat

melakukan

pembayaran

kepada

perusahaan

dengan

mentransfer jumlah dana ke rekening di Bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan dengan memberikan bukti slip pembayaran, check, atau uang tunai jika memungkinkan disertai dengan list piutang yang mereka bayarkan. Bagian penagihan menerima bukti transfer tersebut dan melakukan input data dari bukti transfer tersebut. kemudian bagian penagihan akan melakukan verifikasi dan membandingkannya dengan data piutang pelanggan. Setelah bukti transfer diverifikasi selanjutnya akan dilakukan konfirmasi dengan internet banking untuk memastikan bahwa terdapat setoran dari pelanggan dan membuat Cash Receipt Voucher. CRV yang telah diotorisasi oleh credit controller diberikan bersama invoice, faktur pajak dan delivery note ke ACBS untuk dilakukan penjurnalan lebih lanjut.



62

Aktivitas Penerimaan Kas AR Officer Pelanggan

Transfer slip, check

Input data penerimaan kas

D

Memeriksa, memverivikasi, dan membandingkannya dengan data A/R

A/R Pelanggan

Transfer slip, check

Transfer slip, check verified

Melakukan konfirmasi ke Bank dan membuat Cash Receipt Voucher

Transfer slip, check verified

Cash Receipt Voucher (CRV)

Bank Mengotorisasi CRV 4 A Approved CRV Sales Invoicce Faktur Pajak Delivery Note

Atlas Copco Business Service (ACBS)

Gambar 4.4 Aktivitas Penerimaan Kas Sumber : PT. Atlas Copco Nusantara (hasil olahan sendiri)



63

4.1.1.5 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan Kas No. 1.

Aktivitas Penerimaan Kas

Kondisi PT. ACN

Saran

Fungsi penerimaan

Memerlukan

adanya

pemisahan

kas, fungsi kredit,

tugas yang jelas untuk masing-

dan piutang

masing fungsi diatas.

dilakukan oleh karyawan yang sama. 2.

Bagian penagihan

Mempertahankan kondisi ini dan

akan mengecek

disertai

jumlah uang yang

pengawasan.

dengan

peningkatkan

dibayarkan oleh pelanggan sebagai fungsi pemeriksaan agar tidak terdapat kesalahan dalam penerimaan jumlah uang. 3.

Pengotorisasian

Otorisasi

diberikan

CRV dilakukan oleh

manager atau bagian yang memiliki

orang yang membuat

kedudukan lebih tinggi sehingga

CRV.

kevalidan

dari

juga

CRV

oleh

dapat

dipertanggungjawabkan.

Tabel 4.4 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penerimaan Kas Sumber : olahan sendiri



64

Penjelasan mengenai tabel diatas adalah sebagai berikut : 1.

Fungsi penerimaan kas, fungsi kredit, dan piutang dilakukan oleh karyawan yang sama. Besarnya resiko pada aktivitas penerimaan kas, memerlukan adanya pemisahan tugas yang jelas untuk masing-masing fungsi diatas.

2.

Saat penerimaan uang, check, atau bukti transfer dari pelanggan, bagian penagihan akan mengecek jumlah uang yang ditransfer sesuai dengan jumlah piutangnya ke perusahaan. Hal ini merupakan fungsi pemeriksaan agar tidak terdapat kesalahan dalam penerimaan jumlah uang.

3.

Pembuatan Cash Receipt voucher dilakukan oleh bagian piutang. CRV nantinya akan digunakan dalam memverifikasi data-data yang diserahkan ke ACBS untuk penjurnalan. CRV tidak diotorisasi oleh manager, hanya diotorisasi oleh bagian piutang saja. Idealnya otorisasi diberikan juga oleh manager sehingga kevalidan dari CRV dapat dipertanggungjawabkan.



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan Pengendalian internal merupakan salah satu tindakan perusahaan dalam

meningkatkan efisiensi

dan efektivitas sistem informasi akuntansi pada

perusahaan. Berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan laporan magang berjudul “ Analisis Sistem Informasi Akuntansi Terkait Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara”, diantarannya adalah : 

Siklus penjualan pada PT. Atlas Copco Nusantara terdiri dari empat kegiatan utama, antara lain adalah aktivitas memasukan pesanan penjualan, aktivitas pengiriman, aktivitas penagihan, dan aktivitas penerimaan kas. Selain itu siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara memiliki keterkaitan yang erat dengan siklus pembelian. Siklus pembelian sendiri terbagi menjadi empat kegiatan besar yaitu, aktivitas permintaan barang kepada pemasok, aktivitas menerima barang dari supplier, aktivitas memproses invoice, memberikan review dan persetujuan terhadap invoice dari pemasok serta aktivitas pengeluaran kas untuk proses pembayaran kepada supplier.



Pada tiap-tiap aktivitas yang terjadi pada siklus penjualan dan siklus pembelian, terdapat beberapa poin penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan, karena hal tersebut adalah kelemahan pada pengendalian internal perusahaan, yakni :  Penggunaan software ERP yang tidak efektif. Software yang digunakan oleh perusahaan tidak dapat menunjang proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Sehingga tujuan dari perusahaan untuk bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dengan penggunaan software tersebut tidaka dapat tercapai.  Pengiriman barang pesanan dari pemasok harus masuk ke gudang perusahaan terlebih dahulu padahal seharusnya bisa langsung dikirimkan kepada pelanggan. Kecuali untuk barang-barang yang


66

tingkat pemesanannya tinggi maka perusahaan perlu menyiapkan persediaan.  Kurangnya karyawan juga sangat dirasakan apalagi jumlah transaksi perusahaan yang sangat banyak. Tidak ada penilaian bobot kerja untuk masing-masing karyawan. Hal tersebut dapat berdampak pada banyaknya human error pada saat melakukan pekerjaan.  Perusahaan tidak memiliki penjadwalan pembelian barang kepada pemasok untuk memenuhi pesanan pelanggan di dalam perusahaan, hal ini mengakibatkan besarnya biaya pemesanan dan biaya pengiriman barang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.  Tidak adanya sosialisasi berkelanjutan terhadap SOP yang dimiliki oleh perusahaan. 5.2

Saran Saran untuk perbaikan agar terjadinnya peningkatan efisiensi dan efektivitas

performa sistem informasi akuntansi pada siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara adalah sebagai berikut :  Sebagian besar kendala yang dihadapi oleh perusahaan adalah kendala pada software yang digunakan oleh perusahaan yang tidak dapat memenuhi proses bisnis perusahaan. Software yang dijual dipasaran terkadang belum tentu cocok untuk menunjang berbagai macam transaksi dalam perusahaan. karena setiap perusahaan memiliki karakteristik bisnis tersendiri. Maka penulis menyarankan untuk mempertimbangkan penggantian sistem ERP yang ada. Karena cost dan benefit dari penggunaan software tersebut berbanding terbalik, cost-nya lebih besar terhadap benefit yang diterima perusahaan selama ini. Jika perusahaan masih ingin mempertahankan penggunaan dari software tersebut maka perusahaan perlu melakukan berbagai perbaikan terhadap sistem tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.  Dalam pengotorisasian dokumen-dokumen pendukung dalam kegiatan operasional berdasarkan kondisi ideal, penulis menyarankan agar pihak yang melakukan otorisasi berasal dari divisi yang tidak mengeluarkan



67

dokumen tersebut dan memiliki kedudukan yang lebih tinggi dari pihak yang mengeluarkan dokumen tersebut.  Perusahaan seharusnya mulai mempertimbangkan pembentukan komite audit yang independen, karena diharapkan dengan adannya komite audit dalam perusahaan dapat mendorong peningkatan pengendalian internal pada perusahaan menjadi lebih baik.  Perusahaan perlu meningkatkan standar keamanan dengan menambah lemari-lemari penyimpanan dokumen yang memiliki proteksi yang lebih tinggi seperti brankas atau lemari besi. Walaupun perusahaan telah menggunakan jasa penyimpanan dokumen tetapi untuk dokumen yang masih berada di perusahaan tetap memerlukan proteksi. Lingkungan kerja yang berada pada kawasan Cilandak Commercial Estate dimana kantor menjadi satu dengan workshop dan perusahaanperusahaan lain yang berada disatu kawasan yang sama.  Penjadwalan pemebelian barang terhadap pemasok perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan.  Evaluasi kinerja karyawan dengan bobot pekerjaan yang dipikulnya perlu dilakukan untuk menghindari penumpukan pekerjaan di satu orang. Evaluasi ini juga diperlukan sebagai bahan pertimbangan untuk penambahan karyawan di perusahaan.  Untuk masalah penerapan SOP, perusahaan perlu mensosialisasikan kembali SOP yang dimiliki oleh perusahaan dan jika diperlukan perusahaan dapat membuat prosedur tambahan belum

memiliki

meningkatkan

prosedur.

kompetensi

Training masing-

untuk perihal yang

kepada karyawan,

karyawan khususnya

untuk bagi

karyawan yang terkait pada siklus penjualan. Lebih jauh lagi sesuai dengan visi misi perusahaan untuk menjadi yang pertama diingat dan pertama dipilih oleh pelanggan dapat terwujud. Dengan demikian evaluasi dan feedback atas permasalahan yang terjadi pada PT. Atlas Copco Nusantara, penulis berharap agar saran-saran yang diajukan dapat bermanfaat bagi perusahaan sehingga menghasilkan sistem informasi yang



68

lebih baik pada perusahaan, serta agar pengendalian internal yang dimiliki oleh perusahaan dapat berjalan dengan optimal.



DAFTAR PUSTAKA

Alvin A Arens, Randal J Elder, Mark S Beasley. (2009). Auditing & Assurance Service (12th ed). Romney, Marshal B & Steinbart, Paul Jhon. (2012). Accounting Information System (10th ed). Willkinson, Joseph W, Michael J Cerullo, Vasant Raval, Bernard Wong-OnWing. (2000). Accounting Information Sytems : Essential Concepts and Application (4th ed). Universitas Indonesia (2008). Pedoman Tugas Akhir.


UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA LAPORAN MAGANG

Recommend Documents