AUDIT SISTEM INFORMASI SIKLUS PENJUALAN PADA PT. TECHPAC INDO INFORMATIKA
MARGARITA Aries Wicaksono , S.kom Margarita , Jalan Salam 3 No.19a Jakarta, 091316326888,
[email protected]
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan studi kasus tentang audit atas sistem informasi akuntansi yang meliputi pengendalian aplikasi yang mencakup, pengendalian boundary, pengendalian input dan pengendalian output atas siklus penjualan pada PT. Techpach Indo Informatika yang sebagai salah satu perusahaan dagang yang bergerak dalam penjualan Information Technology. Dalam melakukan penelitian, peneliti menggunakan metode survei langsung, mengadakan pengamatan ke lapangan, dan melakukan wawancara untuk mengetahui masalah dan informasi yang di butuhkan. Sedangkan metode untuk analisis sistem dilakukan melalui studi pustaka dengan cara mempelajari buku-buku ilmiah dan berbagai literature yang berhubungan dengan pembahasan dengan maksud untuk memperoleh landasan dan rumusan teori bagi penelitian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan mengalami permasalahan yang berhubungan dengan sistem penjualan yang tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya yang meliputi pengesahan transaksi ,seperti kebijakan retur, pemisahan tugas yang memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen yang melakukan semua proses secara keseluruhan, catatan akuntansi yang meliputi penomoran dokumen sumber, pengelompokan transaksi ke dalam jurnal khusus serta pengendalian akses dan verifikasi independen yang belum memadai. Simpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah bahwa penerapan terhadap sistem pengendalian internal ,baik pengendalian manajemen keamanan, pengendalian aplikasi yang mencakup pengendalian boundary, input, dan output belum memadai. Sehubungan dengan beberapa kelemahan yang ditemukan, maka penulis memberikan rekomendasi untuk perbaikan.
Kata Kunci: Audit Sistem Informasi, Pengendalian Aplikasi dan Manajemen Keamanan, Siklus Penjualan
PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian Perkembangan teknologi yang semakin cepat telah membawa dunia memasuki erabaru khususnya dibidang informasi dan bahkan lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Sistem Informasi merupakan asset bagi suatu perusahaan yang bila diterapkan dengan baik akan memberikan kelebihan untuk berkompetensi sekaligus meningkatkan kemungkinan bagi kesuksesan suatu usaha (Maniah dan Kridanto 2005). Peranan sistem informasi pada setiap perusahaan berbeda-beda. Ada yang menjadikan sistem informasi nya sebagai alat bantu untuk pencapaian tujuan organisasi, adapula perusahaan yang menjadikan sistem informasi sebagai sesuatu yang berfungsi secara strategi. Sejalan dengan tingginya tingkat persaingan, perkembangan perekonomian dan kemajuan teknologi maka, peranan informasi menjadi sangat penting demi kemajuan perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Guna mendapatkan informasi ini diperlukan suatu sistem akuntansi berupa formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis. Sistem akuntansi yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen. Untuk itu diperlukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab agar efisiensi dapat tercapai dan tentunya dengan sistem akuntansi yang efektif dan akan memperkuat struktur pengendalian intern atas harta, hutang, modal, pendapatan dan beban perusahaan. Perusahaan yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan, maka antara fungsi penjualan dan fungsi akuntansi harus tercipta suatu hubungan yang saling mendukung untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan melalui catatan akuntansi. Penjualan yang dapat dilakukan oleh perusahaan terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit biasanya karena persaingan yang ketat antara perusahaan baik yang sejenis maupun tidak sejenis akibat adanya keterbatasan pasar mengkondisikan perusahaan untuk menjual barang dagangannya secara kredit, hal ini berakibat timbulnya resiko seperti tidak tertagihnya piutang yang berarti kerugian bagi perusahaan. Sistem penjualan kredit yang baik memungkinkan pengendalian terhadap pemberian kredit kepada pelangggan dan menghindarkan terjadi kesimpangsiuran tugas, wewenang, dan tangggung jawab. Selain penjualan kredit penjualan juga dilakukan secara tunai, dimana melalui penjualan ini diperoleh kas secara cepat. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan besar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Agar seluruh penjualan dan penerimaan kas dapat dicatat secara wajar maka diperlukan sistem akuntansi penjualan baik penjualan tunai, kredit maupun sistem akuntansi penerimaan kas, serta semua bidang yang terlibat dalam kegiatan penjualan dan penerimaan kas, sehingga perusahaan sedapat mungkin terhindar dari penyelewengan dan kesimpangsiuran operasinya. Studi penelitian ini dilakukan pada PT. Techpac Indo Informatika (PT. Techpac) yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Teknologi Informasi, yaitu Distributor resmi produk dari perusahaanperusahaan terkemuka didunia seperti Acronis, ADOBE, COREL, Barracuda Networks , Symantec dan SAP Crystal Report. PT. Techpac menggunakan sistem informasi berbasiskan teknologi informasi dalam menjalankan seluruh kegiatan atau aktivitas bisnis perusahaan. Pengamanan ( securing ) sistem informasi sudah menggunakan Firewall, Anti Spam, Anti Virus dan Internet Content Filtering, untuk pengendalian ( controlling ) sudah dibuatkan sistem prosedur yang sudah sesuai standarisasi, PT. Techpac Indo Informatika (PT. Techpac) terdiri dari dari penjualan tunai dan kredit. Berdasarkan penelitian awal, ditemukan permasalahan yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan, dalam sebuah siklus penjualan tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya yang meliputi dalam pengendalian boundary ditemukan bahwa sistem boundary belum terdapat menjaga pengamanan atau integritas keamanan aset perusahaan, catatan akuntansi yang meliputi penomoran dokumen sumber, pengendalian input terhadap kelengkapan data atau integritas data, serta pengendalian akses dan verifikasi independen yang belum memadai. Berdasarkan dari uraian di atas jelaslah bahwa proses siklus pendapatan dalam sistem akuntansi penjualan mempunyai keterkaitan yang erat. Berdasarkan uraian tersebut tersebut maka penelitian ini diberi judul “Audit Sistem Informasi Siklus Penjualan Pada PT. Techpac Indo Informatika.
Rumusan Masalah Berdasarkan penelitian awal, ditemukan permasalahan pada PT.Techpac Indo Informatika yaitu berhubungan dengan sistem informasi penjualan,bahwa dalam sebuah siklus penjualan tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya yang meliputi, dalam pengendalian boundary ditemukan bahwa sistem boundary belum dapat menjaga pengamanan atau integritas keamanan aset perusahaan, catatan akuntansi yang meliputi penomoran dokumen sumber, pengendalian input terhadap kelengkapan data atau integritas data, serta pengendalian akses dan verifikasi independen yang belum memadai. Tujuan Penelitian Tujuan dari audit sistem informasi siklus penjualan, pada PT.Techpac Indo Informatika.adalah: 1. 2. 3.
Untuk mengetahui apakah pengendalian manajemen keamanan yang telah ada sudah memadai dalam siklus penjualan pada PT.Techpac Indo Informatika. Untuk mengetahui apakah pengendalian aplikasi yang mecakup pengendalian boundary, pengendalian input dan pengendalian output yang telah ada sudah memadai Untuk merekomendasikan usulan perbaikan atas kelemahan – kelemahan yang ada pada siklus penjualan pada PT.Techpac Indo Informatika.
Metodologi penelitian 1.
2.
Metodologi yang akan digunakan dalam penulisan penelitian ini adalah: Metode studi pustaka Analisis sistem dilakukan melalui studi pustaka dengan cara mempelajari buku-buku ilmiah dan berbagai literature yang berhubungan dengan pembahasan skripsi dengan maksud untuk memperoleh landasan dan rumusan teori bagi penelitian. Metode studi lapangan Analisis sistem dilakukan melalui: a. Wawancara, yaitu mengadakan tanya jawab secara langsung dengan para eksekutif PT. Techpac untuk memperoleh gambaran umum tentang perusahaan dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini. b. Pengamatan / observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung pada aktivitas-aktivitas perusahaan dan mengadakan pngujian terhadap cara kerja sistem siklus penjualan. c. Testing / pengujian, yaitu mengadakan pengujian secara langsung terhadap sistem boundary dalam mengakses sistem informasi akuntansi siklus penjualan, serta menguji sistem informasi akuntansi siklus penjualan dari tahap peng-input-an hingga menghasilkan output.
HASIL DAN BAHASAN Tujuan di lakukannya audit sistem informasi siklus penjualan pada PT techpac Indo Informatika adalah untuk memastikan pengendalian manajemen keamanan serta pengendalian siklus yang mencakup pengendalian boundary, pengendalian input, pengendalian output dan pengendalian komunikasi yang telah ada sudah memadai. Dari hasil audit sistem informasi siklus penjualan ada PT. Techpac Indo Informatika dapat di laporkan bahwa : 1. Pengendalian manajemen keamanan pada PT. Techpac Indo Informatika belum memadai karena kurangnya pengamanan asset pada PT. Techpach Indo Informatika baik Physical dan Logical 2. Pengendalian boundary siklus penjualan pada PT. Techpac Indo Informatika kurang memadai karena sistem boundary belum dapat mencegah akses yang tidak berotoritas ke dalam sistem aplikasi penjualan. 3. Pengendalian input siklus penjualan pada PT. Techpac kurang memadai karena pengendalian input siklus penjualan belum dapat menjaga integritas data penjualan. 4. Pengendalian output siklus penjualan pada PT. Techpac Indo Informatika kurang memadai karena desain laporan penjualan yang ada belum dapat menjaga integritas dari laporan penjualan.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah dilakukannya audit sistem informasi siklus penjualan pada PT. Techpac yang meliputi pengendalian umum yaitu pengendalian manajemen keamanan serta pengendalian aplikasi yang terdiri dari pengendalian boundary, pengendalian input dan pengendalian output, serta dokumen dan maka dapat diperoleh simpulan sebagai berikut: 1. Pengendalian manajemen keamanan pada PT. Techpac belum memadai karena kurangnya pengamanan asset pada PT. Techpac baik physical dan logical. 2. Pengendalian boundary siklus penjualan pada PT. Techpac kurang memadai karena sistem boundary belum dapat mencegah akses yang tidak berotoritas ke dalam sistem siklus penjualan. 3. Pengendalian input siklus penjualan pada PT. Techpac kurang memadai karena pengendalian input siklus penjualan belum dapat menjaga integritas data penjualan. 4. Pengendalian output siklus penjualan pada PT. Techpac kurang memadai karena desain laporan penjualan yang ada belum dapat menjaga integritas dari laporan penjualan. Saran Agar sistem informasi siklus penjualan yang ada pada PT. Techpac dapat berjalan dengan baik dan mendukung kegiatan perusahaan, maka saran yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan pengendalian manajemen keamanan yang dapat mengamankan asset pada PT. Techpac, yaitu dengan menggunakan sistem atau alat yang dapat mencegah kerusakan asset perusahaan, seperti memasang pendeteksi asap untuk mencegah terjadinya kebakaran, melakukan back up data- data penting, serta peningkatan kredibilitas masing – masing personil terhadap tugas dan tanggung jawab,serta memberikan pelatihan dan panduan tertulis tentang pemahaman terhadap pengamanan asset,sehingga pengamanan asset menjadi lebih maksimal serta dapat menjaga integritas perusahaan. 2. Memperbaiki pengendalian boundary siklus penjualan pada PT. Techpac dengan meningkatkan sistem boundary untuk akses ke dalam aplikasi, seperti meningkatkan pengamanan aplikasi dalam mengakses sistem siklus penjualan terhadap peng-input-an user ID dan password dengan memunculkan warning message jika terdapat kesalahan peng-input-an, dan memiliki batas maksimal kesalahan peng-input-an user ID dan password, dan sebaiknya sistem boundary dilengkapi dengan prosedur dan permintaan pergantian password secara berkala, untuk
mencegah kemungkinan password diketahui oleh pihak yang tidak berotoritas.serta pembuatan password dibuat dengan kombinasi angka dan huruf untuk mempersulit penebakan password. 3. Memperbaiki pengendalian input siklus penjualan pada PT. Techpac terhadap integritas data dengan memberikan warning message pada field yang belum terisi pada saat penginputan di aplikasi penjualan, untuk mencegah kesalahan penulisan pada saat menginput data laporan piutang, , sales order dan sebagainya. 4. Meningkatkan pengendalian output siklus penjualan pada PT. Techpac dengan memperbaiki desain sistem setiap laporan penjualan seperti mencantumkan number of copy agar pendistribusian laporan terkontrol dengan baik.serta sebaiknya setiap laporan dilengkapi dengan tanggal kadaluarsa, untuk mencegah penghancuran laporan penjualan sebelum waktunya.serta setiap laporan sebaiknya menampilkan nama dan versi program yang menghasilkan laporan penjualan untuk mengidentifikasi secara jelas sistem atau program yang menghasilkan laporan tersebut.
REFERENSI Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Yogyakarta. Sanyoto Gondodiyoto, Henny Hendarti. (2007). Audit Sistem Informasi Lanjutan. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media. Stair, R. M., & G. W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems, a managerial Approach, (9th Edition). Course Technology, USA. O’Brien, J. A., & G. M. Marakas. (2008). Management Information System, (8th Edition). New York: Mc. Graw-Hill Inc., O’Brien, James A.( 2006). Pengantar Teknologi Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Sarno, R., (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. ITS Press. Surabaya. Agoes, Sukrisno. (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Edisi Ketiga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti. Arens, Alvin A., Elder, dan Beasley, (2008) . Auditing dan Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi Jilid 1, Edisi 12. Jakarta: Penerbit Erlangga. Siti Kurnia Rahayu., Ely Suhayati. (2010). Perpajakan: Teori dan Teknis Perhitungan. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu Mcleod, Raymon., Schell, George. (2007). Management Information System, (10th Edition). Prentice Hall., New Jersey. Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta. Al-Bahra. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Fathansyah. (2002). Basis Data. Informatika.Bandung. Jogiyanto, Hartono. (2004). Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Penerbit C.V.ANDI OFFSET. Sugiyono, (2008). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D, Bandung: Penerbit Alfabeta. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT. Edisi Revisi. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media. Robbins, S.P. & Coulter. ( 2004 ). Manajemen. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia. Assauri, Sofyan. (2004). Manajemen Pemasaran ; Dasar, Konsep dan Strategi. Jakarta: Penerbit Grafindo Persada. Azhar Susanto. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Struktur-Pengendalian Resiko-Pengembangan. Bandung: Penerbit Lingga Jaya. Fees, Reeve dan Warren. (2008). Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Weber, Ron. (1999). Informtion System Control and Audit. First Edition. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall,Inc. ___________. (”n.d”).Pengertian Pengendalian Aplikasi. Thesis Bina Nusantara. http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2008-1-00175-KA%20Bab%202.pdf. Diakses tanggal 22 Juni 2012. Hunton, J. E., Bryant, S. M. dan Bagranoff, N. (2004). Core Concepts of InformationTechnology Auditing. JohnWiley & Sons, New Jersey. La Midjan, Azhar Susanto, 2001, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Bandung : Lingga Jaya
Soemarso,S.R. (2001). Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi kedua. Jakarta: Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP IDENTITAS DIRI Nama : Margarita Tempat/Tanggal lahir : Palembang , 25 Maret 1991 Alamat : Jalan Salam 3 No.19a Kemanggisan, Rawa Belong, Jakarta Barat No Telp/Email : 081316326888 PENDIDIKAN FORMAL 1. (2012), mahasiswa tingkat terakhir Fakultas Ekonomi dan Komunikasi - Jurusan Akuntansi dan Keuangan Universitas Bina Nusantara di Jakarta. 2. (2008), lulus Sekolah Menengah Umum SMA Tarsisius II di Jakarta 3. (2005), lulus Sekolah Menengah Pertama SMP Hosanna di Palembang 4. (2002), lulus Sekolah Dasar SD Nommensen di Palembang PENGALAMAN KERJA 1. (2009 s/d 2012), bekerja sebagai Freelance Sales Promotion Girls pada PT Toyota Astra Internasional 2. (2010 s/d 2011), bekerja sebagai Public Relationship pada PT Cyber Future (Forex)
.
