PERANCANGAN SISTEM AUDIT KECURANGAN TERHADAP SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS JASA PERSONALIA PADA PT. ROYAL AUDREY MEGAH
Elia
[email protected] (Elia, Almatius Setya Marsudi, SE., AK., M.Si.)
ABSTRAK
One important factor in the development of the company is a precautionary measure and resolution of the fraud committed in order not to be repeated again in the future. PT Royal Audrey Megah needs to have an audit system for fraud committed fraud in the sales cycle and payroll can be minimized. The purposes of this study are to determine the sales cycle control, payroll control and audit the implementation of fraud system. The research method used in making the thesis are an interview with management, make observations directly to the operation of the company's activities, and spread the questionnaire to receive confirmation directly from the employee. Overall the activities carried out by PT Royal Audrey Megah pretty good but there are still weaknesses that must be corrected. Weakness is the lack of distribution of tasks for each department. If this weakness continues to exist then the company will incur a loss. Companies should improve the division of responsibilities between divisions and create a written procedure or policy that employees have fixed guidelines.
Kata Kunci: audit kecurangan, penjualan, penggajian
PENDAHULUAN Setiap perusahaan tentunya mengalami pasang surut dalam melakukan kegiatan ekonominya. Pengelolaan perusahaan harus dilakukan dengan baik agar perusahaan dapat mampu bersaing dengan kompetitor lain. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan dan semakin besar tindak pencegahan kecurangan yang terjadi. Pimpinan entitas tentunya perlu menyiapkan tindakan yang akan dilakukan untuk mencegah terjadinya kecurangan. Tindakan setelah terjadinya kecurangan juga perlu dipertimbangkan agar fraud tidak terjadi.
Kecurangan yang dapat dilakukan antara lain melakukan penipuan dengan mengubah atau memalsukan bukti transaksi yang akan berpengaruh kepada laporan keuangan, mencuri asset perusahaan, dan korupsi. Hal – hal ini dapat dilakukan oleh pihak manapun yaitu karyawan, pihak manajemen tingkat puncak, konsumen, atau investor. Adanya kesempatan, rasionalisasi, dan tekanan dapat menyebabkan suatu fraud terjadi. Tekanan yang dapat menyebabkan kecurangan dapat berupa tekanan dari manajemen puncak yang menginginkan laba tinggi dalam laporan keuangan, tekanan saat akan terjadinya rotasi jabatan sehingga manajemen melakukan penipuan laporan keuangan dengan laba tinggi agar mendapat komisi tinggi. Kesempatan (opportunity) dalam melakukan fraud dapat disebabkan karena lemahnya pengendalian internal dalam perusahaan atau kurang ketatnya peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Salah satu eksekutif melakukan kecurangan dengan memasukkan tagihan pribadi ke rekening perusahaan, hal ini menyebabkan karyawan yang lain menganggap hal tersebut sesuatu yang biasa. Maka mereka berpikir dapat melakukan hal tersebut. Tekanan (pressure), kesempatan (opportunity), dan rasionalisasi (rationalization) dapat disebut fraud triangle. Para stakeholder’s menilai suatu perusahaan melalui laporan keuangan yang disajikan oleh perusahaan tersebut. Apabila kinerja perusahaan memburuk, investor tentu akan mempertimbangkan kembali tentang keputusan untuk menanamkan modalnya. Kinerja perusahaan yang baik tentu tidak menjamin tidak terjadi suatu kecurangan. Misalnya kasus penggelapan dana yang dilakukan oleh Senior Relation Manager Citigold sebesar 17 miliar. Kecurangan atau fraud yang dilakukan Malinda Dee sangat merugikan pihak Citibank. Kepercayaan nasabah terhadap Citibank berkurang dan membuat masyarakat resah. Masyarakat merasa tidak aman lagi jika ingin menyimpan harta bendanya yaitu berupa uang dalam bank. Pengendalian internal sangat diperlukan dalam menghadapi kecurangan. Pengendalian tersebut terdiri dari pengendalian lingkungan, penilaian resiko, pengendalian aktivitas, informasi dan komunikasi, dan pengawasan. Hal tersebut digunakan sebagai alat untuk mendeteksi adanya fraud. Entitas besar tidak luput dari adanya tindakan kecurangan meskipun kinerja sudah baik. Perusahaan kecil sampai menengah juga perlu memperhatikan hal ini. Mereka harus memiliki sistem untuk mendeteksi adanya kecurangan yang terjadi dalam setiap kegiatannya. Siklus pendapatan dan penggajian dalam suatu perusahaan memiliki peran yang cukup penting. Pengendalian diperlukan dalam setiap siklus yang ada. Hal ini dilakukan agar tincakan kecurangan dapat terdeteksi. Kecurangan yang terdeteksi harus segera ditintdak lanjuti agar kecurangan tersebut tidak terulang kembali. Adapun masalah dalam penelitian yaitu bagaimana pengendalian atas siklus pendapatan, bagaimana pengendalian siklus jasa personalia, dan apakah ada pelaksanaan sistem audit atas kecurangan pada PT. Royal Audrey Megah.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif. Metode penelitian yang dilaksanakan dengan menggunakan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakan dikukan dengan memperoleh teori-teori yang berkaitan dengan pembahasan masalah agar mendukung dan melengkapi data yang diperlukan dalam penulisan skripsi. Studi lapangan dilaksanakan dengan mewawancarai pihak manajemen mengenai prosedur pendapatan dan penggajian yang berjalan. Observasi yang penulis lakukan yaitu dengan mengamati secara langsung terhadap proses pendapatan dan penggajian. Kuisioner disebarkan ke pegawai perusahaan untuk memperoleh jawaban mengenai jalannya prosedur penggajian.
HASIL DAN BAHASAN Tahap audit kecurangan diawali dengan perencanaan audit. Tahap perencanaan ini bertujuan untuk memperoleh gambaran umum mengenai latar belakang kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam perencanaan audit adalah: 1.
Membentuk tim audit untuk memperoleh dan menelaah informasi yang berkaitan dengan komponen audit
2.
Melakukan survei pendahuluan
3.
Membuat lingkup audit yang akan dilakukan audit
4.
Melakukan proses penilaian risiko dan memvalidasi prosedur dengan tim
5.
Menyerahkan hasil penilaian risiko pada manajemen perusahaan
6.
Bertemu dengan direksi perusahaan
Hasil wawancara, observasi, dan kuisioner yang telah didapatkan maka terdapat beberapa temuan yang dituangkan dalam bentuk kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Berikut merupakan temuan pada siklus penjualan. Hasil temuan tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.
Pembuatan voucer yang disalahgunakan Kondisi Perusahaan memberlakukan promo pemasangan iklan dengan memberikan voucer yang berlaku sebagai deposit. Voucer senilai Rp 100.000,- dan dapat langsung di depositkan tanpa harus melakukan pembayaran. Bagian marketing ditugaskan untuk memberikan voucer tersebut ke pelanggan yang melakukan deposit lebih dari Rp 200.000,- akan tetapi voucer tersebut tidak diberikan bahkan diperjualbelikan. Kriteria Setiap konsumen yang melakukan pembayaran deposit diatas Rp 200.000,- akan mendapatkan vocer senilai Rp 100.000,- yang dapat langsung di depositkan tanpa melakukan pembayaran. Konsumen cukup menunjukan bukti pembayaran dan akan mendapat voucer. Sebab Pelaku tidak memberikan voucer tersebut dikarenakan untuk mendapat pemasukan lebih atau komisi lebih dari penjualan yang dilakukannya. Voucer tersebut sangat mudah untuk diduplikasi dan tidak ada pengawasan yang cukup ketat untuk pembuatan voucer tersebut. Akibat Voucer yang tidak sampai ke tangan konsumen akan merugikan konsumen dan akan merugikan perusahaan. Hak yang seharusnya didapat oleh si pemasangan iklan disalahgunakan oleh si pelaku dan menyebabkan berkurangnya kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Voucer yang diperjualbelikan membuktikan tidak berjalannya kegiatan promosi dengan baik.
Rekomendasi Pengawasan dalam penduplikasian voucer harus lebih diperketat. Voucer yang telah dikeluarkan harus memiliki keterangan bahwa voucer tidak diperjualbelikan. Adanya konfirmasi ke konsumen mengenai penukaran voucer dapat memperjelas kegiatan penukaran telah dilakukan. Pemberian kode pada voucer yang diimbangi dengan pemberian kode pada bukti pembayaran akan memudahkan dalam penukaran voucer dengan tepat dan sesuai.
2.
Kerjasama yang dilakukan programmer dengan publisher Kondisi Programmer dapat mengetahui data publisher melalui bagian marketing. Ada publisher yang memiliki hubungan dekat dengan programmer sehingga kriteria web yang menjadi standar kelayakan langsung di loloskan. Kriteria Dalam pendaftaran sebagai publisher konsumen harus melewati tahap penyeleksian web yang sesuai dengan prosedur perusahaan. Publisher harus melewati tahap ini untuk menjadi publisher yang dapat dipercaya. Programmer yang melakukan uji kelayakan melaporkan kepada pihak marketing akan kelayakan tersebut. Sebab Pelaku (programmer) melakukan kecurangan berupa kerjasama dengan pihak lain (publisher) dikarenakan karena adanya komisi yang diberikan oleh si calon publisher. Kesempatan dalam melakukan kecurangan juga cukup terbuka karena tidak adanya pengawasan pihak lain terhadap uji kelayakan web si publisher. Akibat Uji kelayakan web ditujukan agar advertiser (pemasang iklan) tidak salah dalam memasang iklannya. Dengan tidak lulusnya web si publisher maka advertiser juga mengalami kerugian karena produk yang dipasarkannya tidak mencapai target. Rekomendasi Selain programmer sebaiknya ada satu pihak yang ikut dalam melakukan uji kelayakan web tersebut. Dengan adanya campur tangan pihak lain maka semakin kecil kemungkinan terjadinya kerjasama antara programmer dan publisher.
Tahapan audit juga dilakukan pada siklus penggajian. Hasil temuan tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.
Perubahan dalam data daftar hadir karyawan Kondisi Data laporan daftar hadir karyawan akan memprediksi total jumlah gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Dalam hal ini pelaku dapat mengubah data tersebut karena hanya melakukan tugasnya sendirian. Perubahan data ini mempengaruhi besarnya jumlah gaji yang akan diterima setiap karyawan.
Kriteria Data laporan seharusnya tidak boleh diubah tanpa sepengetahuan bagian keuangan yang mendistribusikan gaji ke karyawan. Laporan jumlah jam kerja akan dikalkulasikan dengan tarif kerja masing-masing karyawan. Jumlah jam kerja dan tarif jam kerja akan saling mempengaruhi. Sebab Perubahan data dalam daftar hadir karyawan dikarenakan untuk meninggikan atau menurunkan gaji karyawan oleh si pelaku. Akibat Data yang telah dirubah akan menyebabkan gaji yang diterima karyawan tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini menyebabkan kerugian bagi karyawan. Perusahaan juga mengalami kerugian karena perhitungan gaji yang tidak tetap dan mempengaruhi jumlah beban gaji yang akan dibayarkan. Rekomendasi Penarikan data dan perhitungan gaji dilakukan oleh satu orang. Hal ini sangat memiliki resiko yang besar. Rekomendasi yang tepat dalam kasus ini adalah melakukan pembagian tugas mulai dari pernarikan data, pemrosesan data, dan perhitungan gaji.
2.
Pemberian tunjangan yang tidak sesuai Kondisi Karyawan dapat mengklaim biaya transport pribadi sebagai transport dinas. Klaim tersebut mendapatkan penggantian dari pihak perusahaan sebesar yang ditangguhkan. Misalnya dalam membayar uang perjalanan menggunakan taxi. Karyawan hanya menunjukan foto argo dari taxi tersebut kemudian langsung dapat menerima tunjangan pengganti transport. Kriteria Dalam kebijakan perusahaan telah disebutkan bahwa biaya perjalanan yang berhubungan dengan pekerjaan akan diganti dengan syarat harus dengan bukti yang lengkap. Karyawan harus menyerahkan bukti-bukti yang cukup lengkap untuk melakukan klaim atas biaya transport. Contoh bukti yag lengkap yaitu meminta struk dari taxi tersebut. Sebab Pelaku melakukan hal ini dikarenakan tidak ingin mengeluarkan uang perjalanan pribadi. Kemudahan dalam melakukan penggantian uang perjalanan sangat mudah. Oleh karena itu pelaku memanfaatkannya. Akibat Hasil dari mudahnya prosedur penggantian uang perjalanan menyebabkan perusahaan mengalami kerugian. Kerugian ini terdapat pada tunjangan transport yang berlebihan. Karyawan akan sering melakukan hal ini karena tidak mau rugi.
Rekomendasi Proses penggantian uang perjalanan lebih baik diperketat dengan memberikan jatah voucer taxi agar tidak disalahgunakan oleh karyawan. Pengggantian uang perjalanan juga harus disertai bukti yang cukup lengkap apabila tidak menggunakan voucer taxi dengan melengkapi bukti berupa foto argo, foto taxi, dan struk taxi.
3.
Perubahan data dalam perhitungan gaji Kondisi Penarikan data jam kerja dan perhitungan gaji dilakukan oleh satu orang saja. Menjelang awal bulan bagian personalia melakukan penarikan data kemudian menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan perusahaan. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk dilakukannya proses pendistribusian gaji. Laporan tersebut tidak secara teliti ditelusuri kembali. Pelaku dapat mengubah data perhitungan gaji dengan mudah. Kriteria Penarikan data hanya dilakukan oleh bagian personalia. Perhitungan dan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan. Laporan perhitungan gaji terlebih dahulu harus diserahkan ke CEO dan mendapat persetujuan. Sebab Data laporan perhitungan penggajian yang diubah oleh pelaku dikarenakan untuk mendapat gaji yang lebih dari seharusnya. Akibat Perusahaan mengalami kerugian dalam membayarkan gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dibayarkan. Pelaku mendapat pembayaran gaji yang berlebih dan menyebabkan beban perusahaan bertambah. Perhitungan gaji karyawan yang lainnya tidak tepat sehingga pendapatan karyawan tidak sama dengan jumlah jam kerjanya. Rekomendasi Proses penggajian sebaiknya dilakukan pemisahan sesuai dengan prosedur yang ada. Laporan yang diberikan ke CFO seharusnya diperiksa kembali dan ditelusuri agar tidak menyebabkan kerugian bagi karyawan dan perusahaan.
4.
Adanya karyawan fiktif Kondisi Pelaku dapat memasukkan karyawan fiktif dalam siklus penggajian. Penyimpanan sidik jari dilakukan oleh satu orang saja sehingga pelaku dapat dengan mudah memalsukan karyawan yang ada dalam perusahaan. Pelaku mengetahui kode rahasia dalam penyimpanan sidik jari.
Kriteria Penyimpanan sidik jari hanya dapat sukses apabila telah mendapatkan kode rahasia dari CEO. Kode rahasia ini untuk membuka akses penyimpanan dalam melakukan pendaftaran sidik jari karyawan baru. Sebab Pelaku melakukan hal ini dikarenakan menginginkan tambahan gaji setiap bulannya. Tambahan ini dapat diakibatkan karena kurangnya pemenuhan kesejahteraan karyawan oleh perusahaan. Akibat Adanya karyawan fiktif akan membuat perusahaan membayarkan gaji ke karyawan yang seharusnya tidak ada. Biaya yang dikeluarkan menyebabkan peningkatan pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan. Rekomendasi Usulan yang dapat diberikan yaitu pembagian tugas antara karyawan yang melakukan pemasukan data ke mesin finger print, penyimpanan data, melakukan perhitungan jam kerja karyawan, dan pembayaran gaji. Sehingga pada saat karyawan fiktif muncul akan segera diketahui. Pihak manajemen sebaiknya membagi departemen yang terkait dengan penggajian dimulai dari bagian personalia, bagian produksi, dan bagian penggajian.
5.
Pembayaran gaji secara tunai Kondisi Perusahaan telah memberlakukan sistem transfer gaji kepada setiap karyawannya tetapi tidak semua karyawan tidak memiliki akun bank yang bersangkutan. Karyawan yang tidak memiliki akun bank akan diberikan gaji melalui amplop. Kriteria Setiap karyawan diharuskan membuat akun bank untuk dapat menerima gaji melalui proses transfer yang dilakukan oleh bagian keuangan. Sebab Pembayaran gaji secara tunai lebih beresiko mengalami kecurangan karena tidak diawasi secara ketat. Pelaku dapat dengan leluasa melakukan pengambilan gaji yang diberikan secara tunai ke karyawan. Akibat Karyawan tidak mendapatkan hak yan seharusnya ia dapatkan karena telah diambil oleh si pelaku. Kekurangan upah yang diberikan dapat menyebabkan karyawan tidak nyaman dengan pekerjaan yang dilakukannya, Rekomendasi Setiap karyawan baru yang akan mulai bekerja sebaiknya mendaftarkan akun bank yang terkait dengan pendistribusian gaji agar tidak mendapatkan gaji secara tunai. Pembayaran secara tunai cukup berisiko untuk dilakukan sehingga dibutuhkan tambahan kontrol dalam sistem penggajian dengan memberikan slip gaji pada
karyawan yang bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh bukti saat menerima gaji baik secara transfer atau tunai.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setiap perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan yang berbeda-beda dalam menjalankan kegiatan perusahaan. Secara umum prosedur penjualan dan penggajian PT Royal Audrey Megah dapat dikatakan sudah berjalan dengan cukup baik, namunmasih tetap memerlukan beberapa perbaikan agar menjadi lebih baik untuk perusahaan di masa yang akan dating. Berdasarkan hasil pengamatan serta audit terhadap siklus pendapatan da siklus produksi dan jasa personalia pada PT Royal Audrey Megah, dapat diperoleh kesimpulan bahwa jalannya sistem penjualan dan penggajian masih memerlukan perbaikan. Berikut ini beberapa hal yang perlu untuk diadakannya perbaikan antara lain: 1.
Perusahaan tidak menyediakan prosedur penjualan maupun penggajian secara tertulis. Prosedur dan kebijakan tersebut hanya melalui ucapan lisan.
2.
Pembagian tugas yang dilakukan oleh bagian penjualan cukup baik namun masih harus diperbaiki. Perusahaan tidak melakukan konfirmasi terhadap advertiser yang telah menukarkan voucer deposit.
3.
Pengendalian intern yang diterapkan perusahaan dalam sistem penjualan sudah dijalankan dengan cukup baik. Hal ini terlihat dengan adanya pemisahan fungsi yang terkait. Pemisahan tugas yang tepat antara bagian marketing dan bagian accounting. Hal ini dapat dilihat saat adanya pelanggan yang ingin mendaftarkan diri.
4.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penjualan perusahaan hanya sedikit dikarenakan perusahaan mengurangi dokumen fisik dan menyimpan dalam bentuk data di sistem.
5.
Perusahaan tidak melakukan pembagian tugas dalam melakukan proses penggajian. Saat proses penggajian hanya satu orang saja yang melakukan beberapa tahapan.
6.
Karyawan tidak menerima bukti pembayaran gaji. Hal ini menyebabkan karyawan tidak mengetahui secara jelas mengenai pendapatan secara terperinci.
7.
Pihak CFO tidak melakukan pengawasan pembayaran gaji secara tunai. Hal ini dapat merugikan karyawan dan perusahaan.
8.
Perusahaan belum menjalankan proses audit kecurangan secara rutin. Hal ini disebabkan karena tidak adanya seorang audit internal dalam perusahaan.
Saran Dari simpulan penelitian diatas, maka penulis mengajukan saran sebagai berikut: 1.
Perusahaan sebaiknya membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis untuk mendukung proses penjualan dan penggajian. Dengan adanya prosedur dan kebijakan secara tertulis para karyawan memiliki pedoman mutlak.
2.
Pengawasan pemberian voucer penjualan harus lebih ditingkatkan untuk mendapatkan kepercayaan konsumen yang lebih baik.
3.
Pemisahan tugas antara bagian marketing dan bagian accounting jangan hanya pada saat pendaftaran. Pendistribusian tugas juga harus dilakukan saat memasukkan deposit ke dalam sistem misalnya saat pelanggan melakukan transfer harus melakukan ke konfirmasi ke bagian accounting.
4.
Perusahaan seharusnya melakukan pemisahan tugas pada proses penggajian. Harus ada beberapa karyawan yang melakukan tahapan penggajian. Dengan adanya pemisahan tugas, kecurangan dapat dimimalisasi.
5.
Setiap pembayaran gaji yang dilakukan secara transfer dan tunai sebaiknya karyawan juga mendapatkan bukti yang cukup atas penerimaan gaji seperti slip gaji. Bukti penerimaan gaji berguna untuk memperlihatkan berapa besar jumlah pendapatan dan jumlah potongan yang didapatkan karyawan.
6.
Pengawasan CFO untuk penggajian karyawan secara tunai sebaiknya diperketat untuk meningkatkan keakuratan dalam pemberian gaji.
7.
Sebaiknya perusahaan mengadakan audit internal secara berkala untuk mengurangi kecurangan yang dapat dilakukan pegawai dan menemukan cara yang tepat untuk mengatasi kecurangan agar tidak terulang kembali.
8.
Untuk mendeteksi adanya karyawan fiktif yang dimasukkan oleh si pelaku ke dalam daftar pengggajian, sebaiknya perusahaan mencocokan rekening yang terdaftar apakah ada yang terduplikasi atau tidak.
REFERENSI Agoes, Sukrisno (2004). Auditing ( Pemeriksaan Akuntan ) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta :Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Arens, Alvin A., and Loebbecke., James K., alih bahasa oleh Amir Abadi Jusuf. (2006). Auditing Pendekatan Terpadu, buku satu, Jakarta: Salemba Empat. Arens, Alvin A., and Loebbecke., James K., alih bahasa oleh Amir Abadi Jusuf. (2006). Auditing Suatu Pendekatan Terpadu, buku dua, Jakarta: Salemba Empat. Boynton, William C., Johnson, Raymond N.(2007). Modern auditing. Edisi 8. John Wiley & Sons, Inc. Karni, Soejono. (2002). Auditing Audit Khusus dan Audit Forensik dalam Praktik. Jakarta: FEUI. Messier, William F., dan Glover, Steven M., dan Prawitt, Douglas F. (2006). Auditing & assurance services : a systematic approach. McGraw-Hill Book. Mulyadi,. Purwadirja, K. (2002). Auditing (edisi 5). Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Sunarto, 2003. Auditing. Yogyakarta. Panduan. Tommie W, Singelton, Aaron J, G. Jack Bologna, Robert J. Lindquist.(2006). Fraud Auditing & Forensic Auditing. Willey & Sons, Inc.
RIWAYAT PENULIS Elia lahir di kota Bekasi pada 6 November 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi.
