PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA APOTEK EKA FARMA
Meilinasari Susanto Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Pendahuluan Seiring dengan perkembangan jaman, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha agar tetap dapat bertahan, salah satu upaya yang perlu dilakukan adalah memperbaharui sistem informasi yang berjalan di perusahaan dengan cara merancang sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat memberikan suatu informasi yang baik pula. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat diverifikasi dan mudah dimengerti (Romney & Steinbart, 2006:12). Informasi merupakan suatu hal yang penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan karena informasi digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Apabila informasi yang tersedia tidak berkualitas dapat menimbulkan masalah dalam suatu perusahaan. Jadi informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan untuk meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
1
Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat lima siklus (Romney & Steinbart, 2006:29), yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus penggajian, siklus produksi dan siklus keuangan. Pada penelitian ini hanya menggunakan dua siklus yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, karena kedua siklus tersebut merupakan aktivitas utama pada Apotek Eka Farma. Siklus pendapatan Apotek Eka Farma berasal dari penjualan obatobatan yang dilakukan secara tunai sedangkan siklus pengeluaran Apotek Eka Farma dengan melakukan pembelian dan pembayaran atas obat-obatan secara tunai dan kredit. Dalam proses pencatatan suatu transaksi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan terkomputerisasi. Pada Apotek Eka Farma proses pencatatan transaksi yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih secara manual. Selama ini tidak setiap transaksi penjualan obat dicatat pada nota, hal ini yang mengakibatkan tidak lengkapnya pencatatan transaksi pada buku penjualan. Oleh karena itu laporan data transaksi penjualan tidak sesuai dengan data obat laku terjual yang membuat tidak terdeteksinya stok obat-obatan yang telah habis. Sama halnya dengan transaksi pembelian obat kepada supplier, masih dicatat pada buku pembelian dan tidak diarsipkan secara teratur. Hal tersebut akan berdampak pada pembuatan rekapitulasi laporan bulanan. Pada saat akan melakukan rekapitulasi data penjualan, apabila proses pencatatan dilakukan secara manual maka Apotek Eka Farma harus mengumpulkan data penjualan pada buku penjualan terlebih dahulu dan kemudian baru diserahkan ke bagian
2
administrasi keuangan. Dengan sistem manual yang sekarang berjalan pada Apotek Eka Farma memungkinkan tidak lengkapnya informasi yang diperoleh dan informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lama sehingga mengakibatkan tidak efisiennya kinerja perusahaan. Oleh sebab itu sistem pencatatan terkomputerisasi digunakan untuk memberikan pelayanan yang cepat dan tepat, serta untuk memperoleh informasi yang baik, meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan untuk menghemat waktu. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas, maka pada penelitian ini mengambil objek penelitian yaitu pada Apotek Eka Farma dengan merancangkan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Masalah Penelitian Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apotek Eka Farma yang ingin mengubah sistem pencatatan dari manual menjadi terkomputerisai. Dengan demikian rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Merancang Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran. Persoalan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, maka persoalan
penelitian pada penelitian ini adalah bagaimana Perancangan
Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka Farma dengan menggunakan Microsoft Access 2007?
3
Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu rancangan perbaikan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang baik dan sesuai pada Apotek Eka Farma. Dari hasil penelitian ini dapat memberikan kemudahan bagi pemilik Apotek Eka Farma dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data secara terkomputerisasi agar dapat menghasilkan suatu informasi yang baik.
Kajian Teori Perancangan Sistem Informasi Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari input, proses, dan output dengan menggunakan kumpulan elemen-elemen atau subsistem-subsistem yang saling berhubungan untuk menghasilkan suatu kegunaan yang penting bagi penerimanya atau pemakainya sebagai dasar dalam mengambil keputusan untuk masa yang akan datang (Jogiyanto, 2001). Menurut Indra (2004), Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari input, proses dan output. Sistem Informasi (Krismiaji, 2005) adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data dan caracara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen
4
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 2001). Perancangan Sistem Informasi adalah mendesain atau menggambarkan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Hubungan antar elemen tersebut terdiri dari empat tahap dalam pemrosesan data atau transaksi ( Romney & Steibart, 2006:30), yaitu: 1. Input data Input data merupakan suatu proses memasukkan data ke dalam komputer dan data tersebut diperoleh dari dokumen yang sudah tersedia di perusahaan. 2. Pemrosesan data Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi. 3. Penyimpanan data Suatu proses di mana data atau transaksi yang sudah diolah di simpan agar dapat akses dengan mudah dan efisien 4. Output Dari data atau transaksi yang sudah diproses dan disimpan, maka akan mendapatkan suatu output yang berupa informasi yang akan dipakai sebagai dasar dalam pengambilan suatu keputusan. Menurut Romney & Steinbart (2006:3), Sistem Informasi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu:
5
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanankan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) halhal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. Dalam suatu perancangan sistem informasi sangat diperlukan adanya informasi yang baik. Karena informasi merupakan sumber daya organisasi yang sangat penting. Informasi akuntansi berguna untuk mengambil suatu keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu sistem tersebut. Karakteristik Informasi yang baik (Romney & Steinbart, 2006:12), yaitu: -
Relevan Informasi yang relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan
pengambil
keputusan
untuk
membuat
prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
6
-
Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi
-
Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya
-
Tepat waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan
pengabilan
keputusan
menggunakanya
dalam
membuat keputusan -
Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas
-
Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik,
bekerja
secara
independen
dan
masing-masing
akan
menghasilkan informasi yang sama. Sebagian besar perusahaan melakukan banyak transaksi serupa dan berulang-ulang. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi lima siklus dimana tiap siklus merupakan sebuah subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi ( Romney & Steinbart, 2006).
7
-
Siklus Pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
-
Siklus Pengeluaran mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
-
Siklus Produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah menjadi produk jadi.
-
Siklus
penggajian
sumber
daya
manusia
mencakup
kegiatan
mengontrak dan menggaji pegawai. -
Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji, 2005:269). Menurut Romney & Steinbart (2006:472), siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan informasi terkait, yang berhubungan dengan menyediakan barang dan pelayanan ke pelanggan dan menagih uang pembayaran untuk penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Pada siklus
8
pendapatan mencatat empat aktivitas dasar bisnis (Romney & Steinbart, 2006), yaitu: 1.
Entitas Pesanan penjualan Dalam proses melakukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap, yaitu: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan serta memeriksa ketersediaan persediaan.
2.
Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan Proses pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan. Yang melakukan aktivitas tersebut adalah departemen bagian pergudangan dan pengiriman.
3.
Penagihan dan piutang usaha Penagihan dan pembaharuan piutang usaha sebagai proses terpisah dan dalam praktiknya keduanya dilakukan oleh dua fungsi yang terpisah dalam departemen akuntansi. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan.
4.
Penerimaan kas dari pembeli Penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang, yang melakukan aktivitas ini adalah bagian kasir.
9
Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran merupakan serangkaian kegiatan bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli (Krismiaji, 2005:319). Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9), Siklus pengeluaran merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. Sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran sangat penting dalam perusahaan karena dengan adanya sistem yang berjalan dalam perusahaan maka perusahaan dapat mengawasi arus pengeluaran yang terjadi sehingga pengeluaran perusahaan lebih terkendali. Selain itu menurut Romney dan Steinbart (2006), siklus pengeluaran juga bertujuan untuk meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Pada dasarnya terdapat tiga aktvitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1.
Pemesanan barang Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan
dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan dibeli.
10
2. Menerima dan menyimpan barang Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi pembelian. Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbaharui dengan akurat. 3.
Membayar barang dan layanan Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui
nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
ERD ( Entity Relationship Diagram ) Rangkaian elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain kemudian dirangkai dengan menggunakan pendekatan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema
11
database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut (Romney & Steinbart, 2006:134). Sebuah ERD secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini menunjukkan berbagai entitas yang terlibat dan pola hubungan antar entitas (Krismiaji, 2005:146). Yang dimaksud dengan entitas adalah sebuah objek yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dengan demikian resources, event, dan agent yang terlibat dalam model data REA semuanya termasuk dalam pengertian entitas. ERD menggambarkan entitas dengan sebuah kotak dan hubungan antar entitas digambarkan dengan anak panah dan diamon. Ada tiga jenis kardinalitas yang menunjukkan hubungan antar entitas, yaitu: a. Hubungan satu-ke-satu ( one-to-one relationship) (1:1) Terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1 b. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungannya adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N c. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (N:M) Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N.
12
Metode Penelitian Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan Satuan analisis pada penelitian ini adalah sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma yang beralamat di JL. Kediri 62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Sedangkan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah pemilik, bagian keuangan, bagian pembelian dan bagian penjualan pada Apotek Eka Farma. Batasan peneliti pada penelitian ini hanya melakukan penelitian pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Apotek Eka Farma yaitu pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian dimana informasi data yang diperoleh hanya pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian atas obat saja, tidak termasuk barang dagang yang lain.
Jenis dan Sumber data Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer berupa informasi tentang gambaran perusahaan dan penjelasan tentang aktivitas-aktivitas yang terjadi khususnya aktivitas yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sedangkan data sekunder berupa dokumen-dokumen yang tersedia di apotek seperti nota, catatan, dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sumber data diperoleh langsung dari karyawan dan pemilik Apotek Eka farma yang bernama Vitarani Puspita Devi.
13
Metode Pengumpulan Data Data primer diperoleh dengan wawancara kepada pemilik dan karyawan Apotek Eka Farma, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen yang tersedia pada Apotek Eka Farma. Alat yang digunakan pada penelitian ini adalah Microsoft Access 2007. Menggunakan Microsoft Access 2007 karena kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Teknik Analisis dan Langkah Penelitian Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis deskriptif kualitatif. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Mengumpulkan data-data dari Apotek Eka Farma yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 2. Menggambarkan
ERD
(Entity
Relationship
Diagram),
mengidentifikasikan entitas yang berhubungan dengan entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 3. Merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Apotek Eka Farma dengan menggunakan Microsoft Access 2007. Dalam merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dibutuhkan beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain: -
Membuat table
-
Membuat query
14
-
Membuat form
-
Membuat report
-
Membuat switchboard
4. Melaksanakan uji coba sistem yang telah dirancang.
Hasil Penelitian dan Pembahasan Gambaran Objek Penelitian Pada penelitian ini objek penelitian yang dipilih adalah pada Apotek Eka Farma. Apotek Eka Farma merupakan jenis perusahaan dagang. Apotek Eka Farma didirikan sejak tahun 1997 oleh Ny Vitarani Puspita Devi dengan Surat Ijin Apotek NO.949/SIA/JATIM/X/1997. Apotek Eka Farma berlokasi di Jalan Kediri no.62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Kegiatan operasional pada Apotek Eka Farma dilakukan setiap hari, dimana jam kerja dimulai pukul 07.00 sampai dengan pukul 21.00, tetapi pada pukul 14.00 ada istirahat, kemudian Apotek dibuka lagi pukul 16.00 Apotek Eka Farma memiliki 7orang karyawan yang terdiri dari 2 orang pramuniaga, 1 orang apoteker, 1 orang asisten apoteker, 1 orang kasir , 1 orang bagian pembelian dan 1 orang bagian administrasi keuangan. Pada Apotek Eka Farma sistem pencatatan transaksi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih dilakukan secara manual. Pencatatan transaksi penjualan Apotek Eka Farma hanya mencatat nama, jumlah dan harga barang yang laku pada buku. Pada saat tutup toko bagian kasir akan menyerahkan laporan penjualan harian pada bagian administrasi pada bagian administrasi 15
keuangan. Sedangkan untuk sistem pembayaran transaksi pembelian dilakukan secara tunai dan kredit. Pada Apotek Eka Farma pembagian tugas karyawan tidak ditulis secara formal, namun berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui pembagian tugas yang ada pada Apotek Eka Farma. Berikut ini adalah pembagian tugas pada Apotek Eka Farma: 1. Apoteker -
Mengawasi apotek
-
Memeriksa obat-obatan
-
Menandatangani surat pesanan termasuk untuk jenis obat psikotropika dan narkotika
-
Menandatangani salinan resep
2. Asisten Apoteker -
Membuat dan meracik obat-obatan sesuai resep dokter
-
Membuat salinan resep dan memberi harga
3. Kasir -
Menerima pembayaran tunai atas penjualan
4. Pramuniaga -
Menerima order dari pembeli sesuai dengan yang diminta
-
Menyerahkan obat-obatan kepada pembeli
-
Membuat nota penjualan
16
5. Pembelian -
Memesan obat-obatan yang persediaannya tinggal sedikit atau habis kepada distributor atau sales yang datang ke apotek
-
Menerima obat-obatan yang dipesan dari distributor atau sales kemudian diperiksa dan disimpan
6. Administrasi keuangan -
Membayar faktur-faktur pembelian
-
Membuat laporan keuangan
-
Membuat laporan pajak
-
Membayar gaji karyawan
Rangkaian aktivitas pada Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan Rangkaian aktivitas siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma dimulai ketika menerima pesanan dari pelanggan baik yang menggunakan resep atau tidak. Apabila pesanan tidak berupa resep, pramuniaga akan memeriksa apakah pesanan dari pelanggan tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tersedia maka pramuniaga akan mengambilkan barang sesuai pesanan dan membuatkan nota penjualan yang kemudian diserahkan ke bagian kasir, ketika pesanan tidak tersedia atau habis maka pramuniaga akan menginformasikan kepada pelanggan. Bila pesanan yang diminta berupa resep maka pramuniaga akan menyerahkan resep terlebih dahulu ke asisten apoteker. Asisten apoteker akan meracik obat sesuai resep, membuat aturan pakai dan membuat salinan resep, lalu salinan resep
17
dan obat akan diserahkan ke pramuniaga, resep yang asli akan disimpan oleh asisten apoteker. Setelah menerima barang dan salinan resep, pramuniaga akan membuatkan nota penjualan. Salinan resep, obat dan nota penjualan akan diserahkan ke kasir terlebih dahulu. Bagian kasir menerima barang, nota penjualan, resep obat apabila menggunakan resep, kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang ditetapkan dan kasir akan menyerahkan barang, nota penjualan dan resep pada pelanggan. Berikut adalah gambar flowchart siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma:
18
ASISTEN APOTEKER
PRAMUNIAGA
2
mulai
5
Catatan pesanan pelanggan
Salinan Resep Salinan Resep
obat
D meracik obat, membuat aturan pakai dan membuat salinan resep
Menerima order dari pembeli Membuat nota penjualan TIDAK
resep
YA resep Memberik an kepada asisten apoteker
Melakukan pengecekan barang pesanan
1 Salinan Resep Nota
YA
ada
D 5
2 3
Pengambil an barang, membuat nota
Menginformasikan bahwa barang habis atau tdk tersedia kpd pelanggan
1 2 Nota
obat
obat
D TIDAK
Salinan Resep
2
obat
D
3
Gambar 1: Flowchart Siklus Pendapatan Bagian Pramuniaga dan Bagian Asisten Apoteker
19
KASIR
3
1 2
Salinan Resep
obat
Nota penjualan
Menerima pembayaran dari pembeli
TIDAK
YA
Penj dgn resep
1
1 2 Rp
obat
Nota penjualan
Rp
Salinan Resep
2 obat
N
Nota penjualan
N
Diserahkan kepada pembeli Diserahkan ke pembeli
Gambar 2: Flowchart Siklus Pendapatan Bagian Kasir
20
Siklus Pengeluaran Sedangkan rangkaian aktivitas siklus siklus pengeluaran yang terjadi pada apotek Eka Farma adalah dimulai dengan pramuniaga melakukan pengecekan pada stok persediaan dan mencatat barang-barang yang sudah habis. Catatan barang yang sudah habis kemudian diserahkan ke bagian pembelian, bagian pembelian akan mencatat barang habis pada surat pesanan. Surat pesanan diserahkan kepada supplier, kemudian supplier akan menyerahkan barang dan faktur pembelian. Faktur pembelian rangkap 4: faktur warna putih(faktur asli) untuk tagihan, faktur warna merah muda untuk arsip pabrik atau supplier, faktur warna hijau untuk retur barang yang rusak atau kadarluarsa dan faktur warna kuning untuk arsip apotek. Jika supplier menawarkan barang baru maka bagian pebelian akan memutuskan apakah akan membeli barang tersebut atau tidak, bila memutuskan untuk membeli maka bagian pembelian akan menerima barang dan faktur pembelian yang akan diserahkan ke bagian administrasi keuangan dan apabila tidak
membeli
maka
bagian
pembelian
akan
menginformasikan
dan
mengembalikan barang pada supplier. Kemudian apabila ada barang konsinyasi dari supplier maka bagian pembelian juga harus memutuskan apakah akan menerima atau tidak jika diterima maka bagian pembelian akan menerima barang dan nota konsinyasi yang akan disimpan. Apabila akan melakukan retur maka bagian pembelian akan memeriksa kecocokan nomor obat pada barang dan faktur terlebih dahulu setelah itu baru bisa melakukan retur, supplier akan memberikan tanda terima berupa faktur retur, kemudian retur akan diproses terlebih dahulu,
21
bila proses retur selesai maka pihak supplier akan mengganti berupa uang atau mengganti dengan barang baru dan kemudian tanda terima diserahkan ke supplier. Setelah melakukan pemesanan menerima barang dan faktur pembelian, barang akan disimpan dan faktur pembelian diserahkan pada bagian administrasi keuangan. Bagian administrasi keuangan menerima faktur pembelian. Apabila apotek melakukan order secara kredit maka dari pihak supplier hanya akan menyerahkan faktur berwarna kuning dan faktur lainnya menjadi arsip supplier atau pabrik, pada tanggal akhir pelunasan supplier akan kembali untuk melakukan penagihan. Jika order dilakukan secara tunai maka pihak supplier akan langsung memberikan faktur asli. Kemudian bagian administrasi keuangan akan melakukan pembayaran dan juga akan melakukan pencatatan bukti kas keluar pada buku pengeluaran kas, lalu menyimpan faktur pembelian.
22
PRAMUNIAGA
PEMBELIAN
SUPPLIER
1 7
6
mulai
Catatan order Surat pesanan pembelian
4
Catatan order 3 2 Membuat surat pesanan pembelian
1 Faktur pembelian
obat
Mengecek, menyiapkan pesanan dan membuat faktur
Menyerahkan catatan order ke bagian pembelian Menerima brg dan faktur pembelian
Surat pesanan pembelian
4 3
obat
2
Catatan order
1
1 Faktur pembelian Memesan ke supplier sesuai surat pesanan
4 3
obat
2 1 Faktur pembelian
Surat pesanan pembelian
7 A 4
6
Gambar 3: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Pramuniaga, Bagian Pembelian dan Supplier 23
PEMBELIAN
PEMBELIAN
PEMBELIAN Apabila ada retur ( brg kadaluarsa atau salah kirim)
Apabila ada barang baru
Apabila ada barang konsinyasi mulai
mulai
mulai
obat
faktur pembelian
obat obat
Menerima & melihat barang yg ditawarkan
TIDAK TIDAK
Memeriksa kecocokan brg&faktur
Menerima & melihat barang yg ditawarka n
YA
Faktur retur
YA
terima
obat
beli Menginfo rmasikan & mengemb alikan brg
faktur pembelian
Menginfor masikan & mengemb alikan brg
D Faktur konsinyasi
obat
Proses retur
obat
4
UANG
D
obat
BRG BARU retur
A
obat
Faktur retur
A
Faktur retur
Rp obat
Diserahkan ke supplier Duserahkan ke supplier
Diserahkan ke supplier
Diserahkan ke supplier A
Gambar 4: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Pembelian 24
ADMINISTRASI KEUANGAN
4
Menerima faktur pembelian
TIDAK
YA
kredit
4 3
4 2
3 1
2 Faktur pembelian
1 Faktur pembelian
Arsip supplier
Arsip supplier Menerima faktur pembelian asli (wrn putih)
Menerima faktur pembelian brwrna kuning
1
4
Faktur pembelian
Faktur pembelian
N
Melakukan pembayaran dan mencatat bukti kas keluar
Buku pengeluar an kas
1 Rp
Faktur pembelian
D
Diberikan supplier
Gambar 5: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Administrasi Keuangan
25
Analisis dan pembahasan Pada Gambar diatas menunjukkan aktivitas yang terjadi pada Apotek Eka Farma. Saat ini Apotek Eka Farma melakukan proses pencatatan yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih dilakukan secara manual. Berikut adalah analisis dari aktivitas yang terjadi pada Apotek Eka Farma: 1. Harga obat pada Apotek Eka Farma hanya dicatat dan ditempel pada kotak obat saja. Hal ini dapat menyulitkan karyawan yang akan melakukan update harga obat. 2. Pada transaksi penjualan, karyawan hanya melakukan pencatatan nama barang dan harga barang saja. Sebaiknya karyawan juga melakukan
pencatatan
jumlah
barang
yang
terjual
agar
memudahkan dalam melakukan pengecekan barang. 3. Kartu stok barang. Karyawan terkadang lupa dalam melakukan update kartu stok sehingga mengakibatkan tidak sesuainya jumlah barang dan jumlah barang yang tercatat pada kartu stok. Meskipun pencatatan transaksi yang dilakukan masih secara manual, namun secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik.
26
Mengidentifikasi Entitas dan kardinalitas Menurut Krismiaji (2005), Entity Relationship Diagram (ERD) secara grafis menggambarkan isi sebuah database, disebut sebagai ERD karena menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitasentitas tersebut. Komponen yang terdapat pada ERD yaitu: Entitas, atribut dan kardinalitas. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Atribut adalah karakteristik yang dimiliki oleh tiap entitas yang datanya akan disimpan. Sedangkan kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke dalam perumpamaan tertentu dalam entitasnya. Jenis-jenis dari entitas adalah : Resource adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi suatu organisasi,
Event
adalah
aktivitas
bisnis
yang
informasinya
ingin
dikumpulkan oleh suatu organisasi, dan Agent adalah orang-orang yang terlibat dalam event yang informasinya ingin diperoleh organisasi.
27
Siklus pendapatan Berikut ini adalah gambar ERD siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma: Event
Resource
Agent
PENJUALAN
KARYAWAN
PERSEDIAAN OBAT
PENERIMAAN KAS
PELANGGAN
Gambar 6 ERD Siklus Pendapatan
Event
Resource
Agent
PENJUALAN PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: NIK
PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date
PENERIMAAN KAS PK: No.bukti pnrimaan AT: tgl penerimaan,nama kary, total pnrimaan FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK
KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp
PELANGGAN PK: NIP AT: nama, alamat, no.telp
Gambar 7 ERD Siklus Pendapatan beserta atribut 28
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent, pada Siklus pendapatan Apotek Eka Farma memiliki: 1. Resource yang terdiri dari persediaan obat 2. Event yang terdiri dari penjualan dan penerimaan kas 3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pelanggan Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma: 1. Persediaan Obat Atribut pada persediaan terdiri dari kode obat sebagai primary key. nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Penjualan Atribut pada penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key. Tanggal penjualan, nama karyawan, total, bayar, sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK sebagai foreign key.
29
3. Penerimaan Kas Atribut pada penerimaan kas terdiri dari nomor bukti penerimaan sebagai primary key. Tanggal penerimaan, nama karyawan, total penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Nomor nota penjualan, nomor akun kas, NIK sebagai foreign key. 4. Karyawan Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Pelanggan Atribut entitas pelanggan terdiri dari NIP sebagai primary key, nama pelanggan, alamat, nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Setiap entitas memiliki hubungan dengan entitas yang lainnya, untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, berikut ini adalah penjelasan tiap kardinalitas yang ada pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma: 1. Hubungan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak penjualan dan setiap penjualan dapat berkaitan dengan banyak persediaan. Sehingga hubungan persediaan dengan penjualan adalah many to many.
30
2. Hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu karyawan dan setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penjualan. Sehingga hubungan penjualan dengan karyawan adalan one to many. 3. Hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu penerimaan kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu penjualan. Sehingga hubungan penjualan dengan penerimaan kas adalah one to one. 4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas penerimaan kas Dalam setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penerimaan kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan penerimaan kas adalah one to many. 5. Hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan Dalam setiap transaksi penjualan berhubungan dengan satu pelanggan dan setiap pelanggan dapat membeli banyak barang sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one-to-many.
31
Siklus Pengeluaran Berikut adalah gambar ERD siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma: Resource
PERSEDIAAN OBAT
Event
Agent
PEMBELIAN
PENGELUARAN KAS
PEMASOK
KARYAWAN
Gambar 8 ERD Siklus Pengeluaran
Resource PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date
Event
Agent
PEMBELIAN PK: no.nota pmbelian AT:tgl pmbeian, nama pemasok, nama karyawan, total,uang muka,sisa byr FK: kode pemasok, NIK,
PEMASOK PK: kode pemasok AT: nama, alamat dan no.telp
PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok
KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp
Gambar 9 ERD Diagram Siklus Pengeluaran beserta atribut
32
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent, pada Siklus pengeluaran Apotek Eka Farma memiliki: 1. Resource yang terdiri dari persediaan obat dan kas 2. Event yang terdiri dari pembelian dan pengeluaran kas 3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pemasok Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma: 1. Persediaan Obat Atribut pada persediaan oba terdiri dari kode obat sebagai primary key. nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Pembelian Atribut pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai primary key. Tanggal pembelian, nama pemasok, nama karyawan, total, uang muka, sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Kode pemasok dan NIK sebagai primary key.
33
3. Pengeluaran kas Atribut pengeluaran kas terdiri dari nomor bukti pengeluaran sebagai primary key. Tanggal, nama karyawan, nama pemasok dan total pengeluaran sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK dan kode pemasok sebagai foreign key. 4. Pemasok Atribut pemasok terdiri dari kode pemasok sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon pemasok sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Karyawan Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Hubungan suatu entitas dengan entitas yang lain siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma, yaitu: 1. Hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak pembelian dan setiap pembelian dapat berkaitan dengan banyak persediaan. Sehingga hubungan persediaan dengan pembelian adalah many to many. 2. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pembelian Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pembelian dan setiap pembelian dapat berkaitan dengan satu pemasok.
34
Sehingga hubungan pemasok dengan pembelian adalah one to many. 3. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pengeluaran kas Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan satu pemasok. Sehingga hubungan pemasok dengan pengeluaran kas adalah one to many. 4. Hubungan entitas pembelian dengan entitas karyawan Dalam setiap pembelian dapat berkaitan dengan satu karyawan dan setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak pembelian. Sehingga hubungan pembelian dengan karyawan adalah one to many. 5. Hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas Dalam
setiap
pembelian
dapat
berkaitan
dengan
banyak
pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas berkaitan dengan satu pembelian. Sehingga hubungan pembelian dengan pengeluaran kas adalah one to many. 6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pengeluaran kas Dalam
setiap
karyawan
dapat
berkaitan
dengan
banyak
pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan satu karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan pengeluaran kas adalah one to many.
35
Perancangan Sistem Informasi Untuk merancang sistem informasi, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu: 1. Siklus Pendapatan
Entitas persediaan obat dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode obat, nama obat, jumlah dan harga jual.
Berikut ini adalah Gambar ERD Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Event
Resource
PERSEDIAAN OBAT
Agent
PENJUALAN
KARYAWAN
DETAIL PENJUALAN
PENERIMAAN KAS
Gambar 10 ERD Siklus Pendapatan
36
PELANGGAN
Event
Resource
Agent
PENJUALAN
PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date
PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: NIK
KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp
DETAIL PENJUALAN FK: nomor nota penj, kode obat AT: nama obat, jumlah, harga
PENERIMAAN KAS PK: No.bukti pnrimaan AT: tgl penerimaan,nama kary, total pnrimaan FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK
PELANGGAN PK: NIP AT: nama, alamat, no.telp
Gambar 11 ERD Siklus Pendapatan beserta atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
2. Siklus Pengeluaran
Entitas persediaan obat dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian, kode obat, nama obat, jumlah, harga beli.
37
Berikut ini adalah gambar ERD siklus pengeluaran ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Resource
Event
PERSEDIAAN OBAT
Agent
PEMBELIAN
PEMASOK
PENGELUARAN KAS
KARYAWAN
DETAIL PEMBELIAN
Gambar 12 ERD Siklus Pengeluaran
Resource PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date
Event
Agent
PEMBELIAN PK: no.nota pmbelian AT:tgl pmbeian, nama pemasok, nama karyawan, total,uang muka,sisa byr FK: kode pemasok, NIK,
PEMASOK PK: kode pemasok AT: nama, alamat dan no.telp
DETAIL PEMBELIAN FK: no nota pmbelian, kode obat AT: nama obat, jumlah, harga
PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok
KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp
Gambar 13 ERD Siklus Pengeluaran beserta atribut
38
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut
Desain Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka Farma Table Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari masingmasing resource, event, dan agent. 1. Resource Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat 10 (sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, stok awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired. Jenis data pada kode obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek expired dan jenis adalah Text, dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10. Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stok awal adalah number, dengan field size Long Integer dan format Standard dan currency. Jenis data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan obat dan table entitas persediaan obat:
39
Gambar 14 Field Entitas Persediaan Obat
Table 1 Entitas Persediaan Obat 2. Event Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang disimpan, yaitu table penjualan. Table Penjualan Di dalam table penjualan terdapat 12 (duabelas) field, yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, nomor induk karyawan, resep, nama karyawan, NIK, NIP, nama pelanggan, kode dokter, nama dokter, total bayar, bayar, kembali. Jenis data pada nomor nota penjualan, NIK,
40
nama karyawan, kode dokter, nama dokter, NIP, nama pelanggan adalah Text dengan field size 20, 20, 30, 10, 50, 10 dan 10, untuk tanggal penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk total, bayar, dan kembali adalah Number dengan field size Long Integer dan format Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas penjualan:
Gambar 15 Field Entitas Penjualan
Table 2 Entitas Penjualan
Table Detail Penjualan Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor nota penjualan, kode obat, nama obat, harga jual, jumlah
41
dan subtotal. Jenis data pada nomor nota penjualan, kode obat, dan nama obat adalah Text dengan field size 20, 20, dan 30. Untuk jumlah, harga jual dan subtotal jenis data adalah Number dengan field size Long Integer format Standart dan Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan:
Gambar 16 Field Entitas Detail Penjualan
Table 3 Entitas Detail Penjualan
3. Agent Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (dua) agent yang disimpan, yaitu table karyawan dan tabel pelanggan.
Tabel Karyawan Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, dan nomor 42
telepon. Jenis data pada nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon adalah Text dengan field size 10 (sepuluh), 20 (dua puluh), 50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan:
Gambar 17 Field Entitas Karyawan
Table 4 Entitas Karyawan Tabel Pelanggan Di dalam tabel pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk kode pelanggan dan nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pelanggan dan alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table entitas pelanggan:
43
Gambar 18 Field Entitas Pelanggan
Table 5 Entitas Pelanggan
Siklus Pengeluaran 1. Resource Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat 10 (sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, stok awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired. Jenis data pada kode obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek expired dan jenis adalah Text, dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10. Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stok awal adalah number, dengan field size Long Integer dan format Standard dan currency. Jenis data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan obat dan table entitas persediaan obat:
44
Gambar 19 Field Entitas Persediaan Obat
Table 6 Entitas Persediaan Obat
2. Event Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang disimpan, yaitu table pembelian. Tabel Pembelian Di dalam tabel pembelian terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, total, uang muka, sisa bayar. Jenis data pada nomor nota pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan adalah Text dengan field size 20 (dua
45
puluh) untuk nomor nota pembelian, kode pemasok, dan nomor induk karyawan, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan nama karyawan. Jenis data untuk tanggal pembelian adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk total, uang muka, sisa bayar adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian:
Gambar 20 Field Entitas Pembelian
Table 7 Entitas Pembelian
Tabel Detail Pembelian Di dalam tabel detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor nota pembelian, kode obat, nama obat, jumlah, harga beli. Jenis data pada nomor nota pembelian, kode obat, nama obat adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk nomor nota pembelian dan kode obat, 50 (lima puluh) untuk nama obat. Sedangkan jenis data jumlah dan harga
46
beli adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format Standart untuk jumlah, dan format Currency untuk harga beli. Berikut ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail pembelian:
Gambar 21 Field Entitas Detail Pembelian
Table 8 Entitas Detail Pembelian
3. Agent Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan. Tabel Pemasok Di dalam tabel pemasok terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon adalah Text dengan field size 15 (lima belas) untuk kode pemasok dan nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok:
47
Gambar 22 Field Entitas Pemasok
Table 9 Entitas Pemasok Tabel karyawan Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, dan nomor telepon. Jenis data pada nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon adalah Text dengan field size 10 (sepuluh), 20 (dua puluh), 50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan:
Gambar 23 Field Entitas Karyawan
48
Table 10 Entitas Karyawan Query Langkah kedua di dalam membuat rancangan sistem informasi adalah membuat query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table untuk memproses data baru. Siklus Pendapatan Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan obat, query penjualan, query detail penjualan, query penerimaan kas. Kesembilan query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Query Persediaan Obat Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date. Berikut ini adalah gambar query persediaan obat:
49
Gambar 24 Query Persediaan Obat
2. Query Penjualan Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan hubungan antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput nomor induk karyawan, NIP dan kode dokter maka secara otomatis nama karyawan, nama pelanggan dan nama dokter yang ada di tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field NIK dari tabel penjualan dengan NIK dari tabel karyawan, field NIP dari tabel penjualan
50
dengan NIP dari tabel pelanggan dan field kode dokter dari tabel penjualan dengan kode dokter dari tabel dokter. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter :
Gambar 25 Query Penjualan
3. Query Detail Penjualan Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail obat yang terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan merelasikan hubungan antara tabel detail penjualan, tabel persediaan obat, dengan tabel penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode obat maka secara otomatis nama obat dan harga obat yang ada di tabel
51
persediaan obat akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan maka pada saat menginput total penjualan pada tabel persediaan obat secara otomatis stok pada tabel persediaan obat akan berkurang. Didalam query detail penjualan juga terdapat cek expired, dimana ketika memasukkan kode obat dapat diketahui apakah obat tersebut sudah expired atau belum. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota penjualan dari tabel detail penjualan dengan nomor nota penjualan dari tabel penjualan, dan kode obat dari tabel detail penjualan dengan field kode obat dari tabel persediaan obat. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel detail penjualan, tabel penjualan, dengan tabel persediaan obat:
Gambar 26 Query Detail Penjualan
4. Query Penerimaan Kas Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang masuk atas terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas merelasikan hubungan antara tabel penerimaan kas, tabel penjualan, dan tabel
52
karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika ingin melihat penerimaan kas maka saat menginput nomor nota penjualan secara otomatis tanggal penjualan, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan total yang ada di tabel penjualan akan muncul. Adapun field nomor nota penjualan dari tabel penerimaan kas dengan nomor nota penjualan dari tabel penjualan, NIK dari tabel penjualan dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel penerimaan kas, tabel penjualan dan tabel karyawan:
Gambar 27 Query Penerimaan Kas
Siklus Pengeluaran Didalam siklus pengeluaran terdapat 7 (tujuh) query yaitu query persediaan obat, query pembelian, query detail pembelian, query pesanan pembelian, query detail pesanan pembelian, query pengeluaran kas, dan query pelunasan hutang. Kesembilan query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
53
1. Query Persediaan Obat Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date. Berikut ini adalah gambar query persediaan obat:
Gambar 28 Query Persediaan Obat
2. Query Pembelian Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian
54
merelasikan hubungan antara tabel pembelian, tabel karyawan dan tabel pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dan pada saat menginput kode pemasok maka akan secara otomatis nama pemasok yang ada di tabel pemasok akan muncul tanpa harus menginput satupersatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara otomatis juga nama karyawan yang ada di tabel karyawan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field kode pemasok dari tabel pembelian dengan kode pemasok dari tabel pemasok dan field NIK dari tabel pembelian dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel pemasok:
55
Gambar 29 Query Pembelian
3. Query Detail Pembelian Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail obat yang dibeli per tanggal terjadinya transaksi pembelian. Query detail pembelian merelasikan hubungan antara tabel detail pembelian, tabel persediaan obat, dengan tabel pembelian. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode obat maka secara otomatis nama obat dan harga obat yang ada di tabel persediaan obat akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi pembelian maka pada saat menginput total pembelian pada tabel
56
persediaan obat secara otomatis stock pada tabel persediaan obat akan bertambah. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota pembelian dari tabel detail pembelian dengan nomor nota pembelian dari tabel pembelian, dan kode obat dari tabel detail pembelian dengan field kode obat dari tabel persediaan obat. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel detail pembelian, tabel pembelian, dengan tabel persediaan obat:
Gambar 30 Query Detail Pembelian
57
4. Query Pengeluaran Kas Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas yang dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query pengeluaran kas merelasikan hubungan antara tabel pengeluaran kas, tabel pembelian, tabel pemasok, dan tabel karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan ketika ingin melihat pengeluaran kas maka saat menginput nomor nota pembelian secara otomatis tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan uang muka yang ada di tabel pembelian akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota pembelian dari tabel pengeluaran kas dengan nomor nota pembelian dari tabel pembelian, NIK dari tabel pengeluaran kas dengan NIK dari tabel karyawan, dan kode pemasok dari tabel pengeluaran kas dengan kode pemasok dari tabel pemasok. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel pengeluaran kas, pembelian, tabel karyawan dan tabel pemasok:
58
tabel
Gambar 31 Query Pengeluaran Kas
5. Query Pelunasan Hutang Query pembayaran hutang betujuan untuk menampilkan total hutang yang terjadi atas transaksi pembelian. Query pembayaran hutang merelasikan hubungan antara tabel hutang dengan tabel pembelian, tabel pemasok, dan tabel karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan ingin melihat jumlah hutang maka saat menginput nomor nota pembelian, secara otomatis tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor
59
induk karyawan, nama karyawan, dan sisa bayar yang ada di tabel pembelian muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota pembelian dari tabel hutang dengan nomor nota pembelian dari tabel pembelian, kode pemasok dari tabel pembelian dengan kode pemasok dari tabel pemasok, dan NIK dari tabel pembelian dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel hutang, tabel pembelian, tabel pemasok, dan tabel karyawan:
Gambar 32 Query Hutang
6. Query cek expired date Query cek expired date bertujuan untuk mengetahui obat-obatan yang sudah kadaluarsa. Query cek expired date merelasikan tabel persediaan obat, tabel detail pembelian dan tabel detail penjualan. Hal ini dilakukan ketika menginput kode obat maka kita akan mengetahui apakah obat tersebut expired atau belum dan dapat diketahui juga jumlah obat yang sudah expired atau belum. Berikut adalah gambar Query cek expired date
60
relasi antara tabel persediaan obat, tabel detail pembelian dan tabel detail penjualan :
Gambar 33 Query Cek Expired Date
61
Form Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk mempermudah user dalam menginput data ke dalam database. Di dalam membuat form penulis membagi form menjadi 2 (dua) bagian, yaitu form master dan form transaksi. Kedua form tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Form Master Form master digunakan untuk mempermudah menginput data-data yang bersifat permanen dan menambah atau mengedit data baru. Form master terdiri dari 5 (lima) form, yaitu form Persediaan Obat, form pemasok, form pelanggan, form cek expired date dan form karyawan. Ketiga form tersebut dapat dibahas sebagai berikut: 1). Form Persediaan Obat Form persediaan obat berguna untuk mempermudah menginput data obat, baik obat masuk maupun obat keluar. Data obat yang sudah diinput bisa dijadikan informasi pada form-form lainnya seperti form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form persediaan obat:
62
Gambar 34 Form Persediaan Obat
2). Form Pemasok Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form pembelian dan form pemesanan. Berikut ini adalah gambar desain form pemasok:
63
Gambar 35 Form Pemasok
3). Form Karyawan Form karyawan berguna untuk menginput data karyawan, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan dan form pesanan. Berikut ini adalah desain form karyawan:
64
Gambar 36 Form Karyawan
4). Form Pelanggan Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan, sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form pelanggan:
65
Gambar 37 Form Pelanggan
5). Form cek expired date Form cek expired date berguna untuk mengetahui apakah persediaan obat yang tersedia expired atau belum. Berikut adalah gambar form cek expired date:
66
Gambar 38 Form Cek Expired Date
2. Form Transaksi Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam menginput semua transaksi pembelian dan penjualan agar pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan cepat. Didalam form transaksi terdapat 4 (empat) form, yaitu form penjualan, form pesanan pembelian, form pembelian, dan form pelunasan hutang.
67
1). Form Penjualan Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan dan mempermudah dalam menginput data yang berhubungan dengan transaksi penjualan barang kepada pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain form penjualan:
Gambar 39 Form Penjualan
2). Form Pembelian Form pembelian berguna untuk mempermudah dalam menginput data yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang kepada pemasok. Berikut ini adalah gambar desain form pembelian:
68
Gambar 40 Form Pembelian
3). Form Pelunasan Hutang Form pelunasan hutang berguna untuk mengetahui jumlah hutang kepada pemasok atas transaksi pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form pelunasan hutang:
69
Gambar 41 Form Pelunasan Hutang
Report Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah disimpan dalam database. Didalam membuat report penulis membagi report menjadi 2 (dua) bagian, yaitu report master dan report transaksi. Kedua report tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Report Master Report master digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal dari transaksi yang bersifat permanen. report master terdiri dari 5 (lima) report, yaitu report persediaan obat, report pemasok, report pelanggan,
70
report cek expired date dan report karyawan. Ketiga report tersebut dapat dibahan sebagai berikut: 1) Report Persediaan Obat Report persediaan obat digunakan untuk melihat atau mengecek data rekap saldo akhir persediaan obat yang telah tersimpan di table persediaan. Berikut ini adalah gambar desain report rekap persediaan:
Gambar 42 Report Persediaan Obat
71
2) Report Pemasok Report pemasok digunakan untuk melihat atau mengecek data pemasok yang telah tersimpan di table pemasok. Berikut ini adalah gambar desain report pemasok:
Gambar 43 Report Pemasok
72
3) Report Karyawan Report karyawan digunakan untuk melihat atau mengecek data karyawan yang telah tersimpan di table karyawan. Berikut ini adalah gambar desain report karyawan:
Gambar 44 Report Karyawan
73
4) Report Pelanggan Report pelanggan digunakan untuk melihat atau mengecek data pelanggan yang telah tersimpan di table pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain report pelanggan:
Gambar 45 Report Pelanggan
5) Report Cek Expired Date Report cek expired date digunakan untuk mengecek persediaan obat apakah ada obat yang sudah expired atau belum. Berikut ini adalah gambar desain report cek expired date:
Gambar 46 Report Cek Expired Date
74
2. Report Transaksi Report transaksi digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal dari transaksi penjualan dan pembelian. report transaksi terdiri dari 7 (tujuh) report, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report pesanan pembelian, report pembelian, report pengeluaran kas, report pelunasan hutang, dan report saldo kas. Ketujuh report tersebut dapat dibahas sebagai berikut: 1) Report Penjualan Report penjualan digunakan untuk melihat atau mengecek data penjualan yang telah tersimpan di table penjualan. Berikut ini adalah gambar desain report penjualan:
Gambar 47 Report Penjualan
2) Report Penerimaan Kas Report penerimaan kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total penerimaan kas yang diterima perusahaan atas transaksi
75
penjualan yang telah tersimpan di table penerimaan kas. Berikut ini adalah gambar desain report penerimaan kas:
Gambar 48 Report Penerimaan Kas
3) Report Pembelian Report pembelian digunakan untuk melihat atau mengecek data pembelian yang telah tersimpan di table pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report pembelian:
76
Gambar 49 Report Pembelian
4) Report Pengeluaran Kas Report pengeluaran kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total pengeluaran kas yang dikel. Didalam laporan pengeluaran kas terdapat 1 (satu) subreport yang diambil dari report pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report pengeluaran kas:
77
Gambar 50 Report Pengeluaran Kas
5) Report Pelunasan Hutang Report pelunasan hutang digunakan untuk melihat dan mengecek data pelunasan hutang kepada pemasok yang telah tersimpan di table hutang. Berikut ini adalah gambar desain report pelunasan hutang:
78
Gambar 51 Report Pelunasan Hutang
6) Report Saldo Hutang Report saldo hutang digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo akhir hutang perusahaan. Didalam report saldo hutang terdapat beberapa subreport yang diambil dari report pembelian, report detail pembelian, dan report pelunasan hutang. Berikut ini adalah gambar desain report saldo hutang:
79
Gambar 52 Report Saldo Hutang
80
Menu Utama Switchboard Menu utama switchboard digunakan untuk menampilkan dan menjalankan seluruh aplikasi database yang telah di rancang pada Microsoft Access, seperti form dan report. Didalam menu switchboard terdapat 3 (tiga) bagian, yaitu: 1. Menu Input Menu input digunakan untuk mengakses seluruh form yang telah dirancang dalam database. Didalam menu input terdapat form master, form transaksi penjualan, dan form transaksi pembelian. 2. Menu Output Menu output digunakan untuk mengakses seluruh report yang telah dihasilkan setelah membuat table dan query. Didalam menu output terdapat report master, report transaksi penjualan, dan report transaksi pembelian. 3. Exit Application Exit application adalah perintah yang digunakan untuk menutup atau keluar dari aplikasi Microsoft Access. Berikut ini adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Apotek Eka Farma: Menu Utama Menu Input Menu Output Exit Application Menu Input Form Master
81
Form Persediaan Obat
Form Cek Expired Date
Form Pemasok
Form Karyawan
Form Pelanggan
Kembali ke Menu Input
Form Transaksi Penjualan Form Penjualan Kembali ke menu input Form Transaksi Pembelian Form Pembelian Form Pengeluaran Kas Form Pelunasan Hutang Kembali ke Menu Utama
Menu Output Report Master Report Persediaan Obat Report Cek Expired Date Report pemasok Report karyawan Report pelanggan Kembali ke Menu output
82
Report Transaksi Pembelian
Report Pembelian
Report Pengeluaran Kas
Report Pelunasan Hutang
Report Saldo Hutang
Kembali ke Menu Output
Report Transaksi Penjualan
Report Penjualan
Report Penerimaan Kas
Kembali ke Menu Output
Kembali ke Menu Utama Exit Application Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu utama yang terdiri dari 3 (tiga) menu, yaitu menu input, menu output, dan exit application.
83
Gambar 53 Menu Utama Switchboard
Di dalam menu input terdapat 3 (tiga) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form master, form transaksi pembelian, form transaksi penjualan, dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu input:
84
Gambar 54 Switchboard Menu Input
Form Master Di dalam form master terdapat 5 (lima) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form persediaan obat, form pemasok, form cek expired date, form karyawan, form pelanggan dan perintah untuk kembali ke menu input. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form master:
85
Gambar 55 Switchboard Form Master
Form Transaksi Pembelian Didalam form transaksi pembelian terdapat 2 (dua) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form pembelian, form pelunasan hutang, dan perintah untuk kembali ke menu input. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi pembelian:
86
Gambar 56 Switchboard Form Transaksi Pembelian
Form Transaksi Penjualan Di dalam form transaksi penjualan terdapat 1 (satu) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form penjualan dan perintah untuk kembali ke menu input. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi penjualan:
87
Gambar 57 Switchboard Form Transaksi Penjualan
Di dalam menu output terdapat 3 (tiga) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report master, report transaksi pembelian, report transaksi penjualan, dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu output:
88
Gambar 58 Switchboard Menu Output
Report Master Di dalam report master terdapat 4 (empat) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report persediaan obat, report pemasok, report karyawan, report pelanggan dan perintah untuk kembali ke menu output. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report master:
89
Gambar 59 Switchboard Report Master
Report Transaksi Pembelian Di dalam report transaksi pembelian terdapat 4 (empat) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report pembelian, report pengeluaran kas, report pelunasan hutang, report saldo hutang dan perintah untuk kembali ke menu output. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi pembelian:
90
Gambar 60 Switchboard Report Transaksi Pembelian
Report Transaksi Penjualan Di dalam report transaksi penjualan terdapat 2 (dua) report dan 1 perintah, yaitu report penjualan, report penerimaan kas dan perintah untuk kembali ke menu output. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi penjualan:
91
Gambar 61 Switchboard Report Transaksi Penjualan
Kesimpulan Berdasarkan hasil dan bahasan pada penelitian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang dilakukan Apotek Eka Farma masih dijalankan secara manual. Oleh karena itu, Apotek Eka Farma sulit untuk melaksanakan proses pencatatan transaksi yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dengan benar. Di dalam penelitian ini penulis telah menentukan entitas-entitas yang ada di Apotek Eka Farma dan menggambar relasi antar entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang digunakan sebagai dasar untuk perancangan sistem informasi
92
pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Apotek Eka Farma dengan menggunakan program Microsoft Access 2007.
Didalam penelitian ini terdapat 5 (lima) entitas untuk siklus pendapatan, yaitu entitas persediaan obat, penjualan, penerimaan kas, pelanggan dan karyawan. Pada siklus pengeluaran terdapat 6 (enam) entitas, yaitu entitas persediaan obat, hutang, pembelian, pengeluaran kas, karyawan, dan pemasok. Entitas yang terdapat pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masing-masing memiliki relasi antar entitas yang satu dengan yang lain. Dengan adanya relasi antar entitas, maka bisa ditentukan juga Cardinalitas masing-masing entitas. Relasi antar entitas tersebut dapat digambar melalui entry relationship diagram (ERD). Selain menentukan entitas untuk merancang database juga membuat table, query, form, report, dan menu switchboard.
Didalam perancangan table terdapat 7 (tujuh) table yang ada pada siklus pendapatan, yaitu table persediaan obat, table penjualan, table detail penjualan, table penerimaan kas, table pelanggan, table dokter dan table karyawan. Pada siklus pengeluaran terdapat 7 (tujuh) table, yaitu table persediaan obat, table pembelian, table detail pembelian, table pengeluaran kas, table hutang, table kayawan, dan table pemasok.
Disamping itu didalam penelitian ini juga terdapat 7 (tujuh) rancangan query untuk siklus pendapatan, yaitu query persediaan obat, query penjualan, query
93
detail penjualan, query cek expired date, query pelanggan, query karyawan dan query penerimaan kas. Pada siklus pengeluaran juga terdapat 7 (tujuh) rancangan query, yaitu query persediaan obat, query pembelian, query pemasok, query karyawan, query detail pembelian, query pengeluaran kas dan query pelunasan hutang. Selain merancang table dan query penulis juga merancang form. Didalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran terdapat 9 (sembilan) form, yaitu form persediaan obat, form penjualan, form pembelian, form pelunasan hutang, form karyawan, form pelanggan, form dokter, form cek expired date dan form pemasok.
Setelah selesai merancang table, query, dan form selanjutnya dapat dengan mudah merancang report. Report yang dibuat terdiri dari report penjualan, report penerimaan kas, report persediaan obat, report pembelian, report pengeluaran kas, report pelunasan hutang, report saldo hutang, report karyawan, report cek expired date dan report pemasok. Setelah table, form, dan report dirancang, langkah terakhir yaitu merancang menu switchboard siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Dengan selesainya penelitian ini maka diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pencatatan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma.
94
Saran Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting, yaitu: 1. Menerapkan perancangan sistem informasi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang telah dirancang menggunakan program Microsoft Access 2007 agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data-data penjualan dan pembelian dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, serta untuk meminimalkan kesalahan dalam proses pencatatan. 2. Memberikan pelatihan kepada pemilik, karyawan bagian kasir dan bagian administrasi keuangan agar dapat menjalankan Microsoft Access 2007.
95
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar George H., William S. Hopwood, 2006, Sistem Informasi Akutansi, Pracetak, Deddy Jacobus. Jakarta:PT. Indeks Kelompok Gramedia. Dolli Indra., 2004, Diklat Kuliah Perancangan Sistem Informasi Akuntansi-I, Bandung: Universitas Komputer Indonesia. Jogiyanto H.M., 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta: Andi Krismiaji, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Dua, UPP Akademi Manajemen Perusahaan YKPN, Yogyakarta. Romney, Marshall B., Paul J. Steinbart, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan Dewii Fitriasari dan Denny Aenos Kwary, Edisi Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta.
