ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PADA PT BOROBUDUR JAYA MOTOR Benedict Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Johan, S.Kom., M.M. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
Herlin Tundjung S, S.E., M.Si., Ak. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk menganalisis kebutuhan akan sistem informasi akuntasi dari segi proses, prosedur, maupun dokumen yang berkaitan revenue cycle dan inventory pada PT Borobudur Jaya Motor, serta melakukan perancangan sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung proses bisnis yang terjadi. Metode perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang mengacu pada penggunaan modeling and requirement discipline serta design discipline menurut teori Satzinger. Analisis yang dilakukan berhubungan dengan struktur organisasi dan proses bisnis yang berjalan. Adapun hasil yang dicapai dengan melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi revenue cycle dan inventory adalah adanya aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu dalam aktivitas siklus pendapatan dan persediaan yang terjadi pada perusahaan, khususnya dalam pembuatan dan penyimpanan data-data transaksi serta menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti : Laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan piutang, laporan umur piutang, laporan jurnal dan laporan stock opname. Simpulan yang didapat dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan adalah adanya penerapan aplikasi berbasis desktop application yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan mutu operasional perusahaan serta bermanfaat dalam meningkatkan kinerja yang terkait dengan siklus pengeluaran dan persediaan. (BN) Kata Kunci : object oriented, analysis, design, sistem, revenue cycle
ABSTRACT The purpose of the research is to identify and analyze the need for accounting information systems in terms of processes, procedures, and documents relating to the revenue cycle and inventory at PT Borobudur Jaya Motor, as well as doing the design of useful accounting information systems to support business processes that occur. Design method used in this thesis is a method of Object Oriented Analysis and Design (OOAD) which refers to the use of modeling and discipline requirements and design discipline based on theory of Satzinger. The analysis was related to organizational structure and business processes. The results achieved by performing the analysis and design of accounting information systems revenue cycle and inventory is a desktop application that can assist in the application revenue cycle and inventory that occur in the company, particularly in the manufacture and storage of transaction data and generate appropriate reports with the needs of the company, example : sales report, cash income report, account receivable report, account receivable aging report, journal report and stock opname report. Conclusions derived from the analysis and design is the implementation of a desktop application that can help company to improve the quality of the company's operations as well as useful in improving the performance associated with the revenue cycle. (BN) Keywords : object oriented, analysis, design, system, revenue cycle.
1. Pendahuluan Seiring berkembangnya dunia bisnis, perusahaan-perusahaan semakin bersaing dalam mendapatkan laba maksimum untuk dapat memastikan kelangsungan hidup dari perusahaan tersebut. Laba didapat dari kegiatan bisnis perusahaan, sehingga pentingnya pencatatan akuntansi yang akurat dalam berlangsungnya kegiatan bisnis perusahaan sangatlah penting agar dapat memastikan pertumbuhan ekonomi perusahaan. Pada saat ini, penggunaan teknologi informasi sudah tidak asing lagi di dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi memicu perusahaan untuk menggali kompetensi yang dimilikinya secara lebih mendalam agar lebih meningkatkan kinerja perusahaan saat ini dibandingkan dengan keadaan perusahaan sebelumnya. Hal ini juga diungkapkan oleh Perez-Arostegui, María N, Benitez-Amado, Jose & Tamayo-Torres, Javier (2010 : 7) yang menyatakan bahwa “The existence of a flexible IT infrastructure, IT managerial knowledge and the integration of IT strategy with firm strategy will have a positive impact on firm’s competitive position, which is evaluated through quality performance.” Kompetensi yang dimiliki perusahaan harus dimaksimalkan sehingga seluruh aktivitas pencarian laba oleh perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan baik. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam suatu unit usaha bisnis di dalam perusahaan yang membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini juga dinyatakan oleh Soudani, Siamak Nejadhosseini (2012 : 136-145) bahwa “Accounting information systems as systems that operate functions of data gathering, processing, categorizing and reporting financial events with the aim of providing relevant information for the purpose of score keeping, attention directing and decision-making.” Salah satu subsistem dalam SIA adalah siklus pendapatan, yang merupakan siklus terpenting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Considine et al. (2012: 398) menyatakan “Sales are the primary driver of all organizational activity, and the most intensive customer contact point.” Berdasarkan penelitian oleh Clark (2008: 44) yang diterbitkan dalam jurnal penelitian Healthcare Financial Management menyebutkan bahwa: Meningkatkan siklus pendapatan dapat menjadi tugas menakutkan yang disebabkan oleh ruang lingkup dan kompleksitas dari proses antar departemen yang ada. Karena mengoptimalkan pembayaran sangat penting untuk mengoptimalkan sistem margin yang sehat, keseluruhan siklus pendapatan harus berfungsi pada puncak kinerja. Jika tidak, seperti pipa berkarat, pendapatan pada siklus pendapatan dapat bocor diberbagai tahap prosesnya. Oleh karena itu diperlukan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian bisnis yang baik agar alur informasi akuntansi yang didapatkan berkualitas dan dapat berguna untuk pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi akuntansi diharapkan dapat menjawab kebutuhan perusahaan akan kebutuhan informasi , terutama informasi akuntansi yang berkualitas.
Kebutuhan serupa juga diakui oleh pihak manajemen PT Borobudur Jaya Motor yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli mobil baru dan bekas. Kegiatan penjualan mobil biasanya dilakukan secara kredit melalui leasing atau kredit langsung kepada PT Borobudur Jaya Motor, sedangkan untuk pembelian biasanya akan menggunakan metode pembayaran tunai. Adapun prosedur siklus penjualan dan pengaturan persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor belum dilakukan secara tersistem berkesinambungan, dimana hal tersebut berpotensi terjadinya masalah dalam hal pencatatan, pengumpulan, dan pengolahan data seperti kehilangan dan keterlambatan dokumen, kelalaian penagihan terhadap leasing dan pelanggan, kesulitan menghitung stok dan penjualan perusahaan yang dapat mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan keputusan oleh pihak menajemen. Maka dari itu diperlukan suatu sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang nantinya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi PT Borobudur Jaya Motor, mempermudah manajemen dalam mengambil keputusan dan mempercepat transaksi dalam perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka disusunlah penelitian dengan topik sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang diharapkan dapat meminimalisir berbagai masalah yang ditimbulkan dari kesalahan yang terjadi pada sistem berjalan, serta mengambil judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor”.
2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi akuntansi untuk PT Borobudur Jaya Motor pada siklus pendapatan dan persediaan dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode penelitian. Perancangan sistem informasi akuntansi diawali dengan studi kepustakaan yang dilakukan dengan mengumpulkan referensi dan teori-teori dari buku-buku, artikel-artikel di Internet atau media cetak lainnya yang berkaitan dengan topik sistem informasi akuntansi. Setelah itu dilakukan penelitian lapangan dengan melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi di PT Borobudur Jaya Motor, wawancara dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pihak yang terkait untuk mengetahui masalah atau kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, dokumentasi dengan melakukan penelusuran bukti-bukti beserta dokumen-dokumen yang terkait dengan penjualan dan persediaan, serta prosedur analitis dengan melakukan penelitian mengenai prosedur yang dijalankan perusahaan, terutama yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan. Kemudian dilakukan analisa sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger. Sebagai hasil dari analisa sistem tersebut kemudian dibuat rancangan sistem aplikasi serta perancangan dokumen perusahaan.
3. Hasil dan Bahasan 3.1 Analisa Sistem Berjalan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor dimulai dengan melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan. Adapun sampai saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual, dimana masih terdapat kekurangan dalam kegiatan operasionalnya, seperti: 1. Tidak ada pengendalian atas berkas kendaraan yang masuk dan keluar sehingga berkas kendaraan sering hilang dan tercecer tanpa diketahui keberadaannya secara fisik, dan membuat proses pengiriman mobil kepada pelanggan menjadi tertunda bahkan batal dan perusahaan harus mengeluarkan sumber daya untuk mengurus kelengkapan berkas kendaraan kepada instansi pemerintah terkait. 2. Seringkali pelanggan melakukan pembelian kredit melebihi batas kemampuan membayar sehingga banyak terjadi kredit macet yang mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan sumber daya untuk menarik mobil yang macet kreditnya dan kesulitan dalam menentukan aliran kas perusahaan. 3. Kesulitan mengetahui piutang yang belum tertagih dan melakukan perencanaan terhadap perputaran uang perusahaan. 4. Keterlambatan pelaporan penjualan dan persediaan sehingga dijumpai kesulitan dan hambatan dalam melakukan pelaporan secara real time.
3.2 Usulan Penyelesaian Masalah Untuk menyesalaikan permasalahan di atas, maka dijabarkan beberapa usulan penyelesaian masalah, antara lain: 1. Untuk tidak ada pengendalian atas berkas kendaraan yang masuk dan keluar, maka perlu dibuat fitur pengelolaan berkas kendaraan yang mencakup penerimaan dan pengeluaran berkas. 2. Untuk pembelian kredit melebihi batas kemampuan membayar, maka perlu dibuat fitur penentuan limit kredit pelanggan berdasarkan kebijakan perusahaan. 3. Untuk kesulitan mengetahui piutang yang belum tertagih dan melakukan perencanaan terhadap perputaran uang perusahaan, maka perlu dibuat fitur pengelolaan piutang yang mampu menghasilkan laporan umur piutang perusahaan. 4. Untuk keterlambatan pelaporan penjualan dan persediaan, maka perlu dibuat fitur yang dapat menghasilkan laporan penjualan dan persediaan PT Borobudur Jaya Motor.
3.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Setelah melakukan analisa dan merancang sistem yang baru, maka dapat diterapkan suatu sistem informasi akuntansi yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang baru dirancang dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan serta membantu manajemen memperoleh laporan terkait siklus pendapatan dan persediaan. Form Master Berkas
Form Master Berkas digunakan untuk melacak ketersediaan dokumen kendaraan.
Form Penerimaan Berkas
Form Penerimaan Berkas digunakan untuk melakukan pencatatan penerimaan berkas. Form Pengeluaran Berkas
Form Pengeluaran Berkas digunakan untuk melakukan pencatatan pengeluaran berkas. Form Pendataan Pelanggan
Form Pendataan Pelanggan digunakan untuk mendata pelanggan, di dalamnya terdapat field limit kredit untuk menjaga pelanggan agar tidak melakukan pembelian diluar kemampuan membayarnya.
Form Laporan Umur Piutang
Form Laporan Umur Piutang digunakan untuk mencetak laporan umur piutang perusahaan per tanggal tertentu. Form Laporan Penjualan
Form Laporan Penjualan digunakan untuk mencetak laporan penjualan perusahaan per periode tertentu. Form Laporan Stock
Form Laporan Stock digunakan untuk mencetak laporan persediaan perusahaan per tanggal tertentu.
4. Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT Borobudur Jaya Motor, maka kesimpulan yang diperoleh adalah sebagai berikut: 1. Dengan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengendalian atas berkas mencakup penerimaan dan pengeluaran berkas. Diharapkan dengan adanya aplikasi berbasis desktop penerimaan dan pengeluaran berkas dapat di monitor sehingga perusahaan akan mampu melakukan pengiriman mobil kepada pelanggan menjadi lebih tepat waktu. 2. Dengan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang perusahaan dapat melihat jumlah piutang setiap pelanggan dan aliran pembayaran piutang pelanggan, apakah pembayaran piutang pelanggan tersebut macet atau lancar. Diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menentukan jumlah limit kredit pelanggan tersebut apakah dapat ditambah atau dikurangi 3. Dengan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang perusahaan dapat melihat laporan umur piutang setiap pelanggan sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatur arus keuangan perusahaan sehingga perusahaan dapat menentukan kapan akan memperolah penerimaan kas dan kapan perusahaan harus membayar kepada supplier. 4. Dengan sistem informasi akuntansi yang dirancang, perusahaan dapat menghasilkan jenis laporan yang lebih beragam mengenai siklus pendapatan dan persediaan. Laporan yang dihasilkan tersebut dapat membantu perusahaan dalam membuat rencana strategis untuk kegiatan perusahaan selanjutnya, khususnya kegiatan yang berkaitan dengan siklus penjualan. Laporan tersebut antara lain: 1) Laporan penjualan: untuk mengetahui jumlah penjualan keseluruhan selama periode tertentu 2) Laporan penerimaan kas: untuk mengetahui total pembayaran yang telah diterima oleh perusahaan pada periode tertentu. 3) Laporan piutang: untuk mengetahui jumlah piutang yang dimiliki oleh perusahaan. 4) Laporan umur piutang: untuk mengetahui perputaran piutang yang dimiliki oleh perusahaan. 5) Jurnal: untuk membantu mencatat jurnal transaksi yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan. 6) Laporan stock opname : untuk mengetahui persediaan barang dagang perusahaan pada waktu tertentu. 5. Dengan sistem informasi yang telah dirancang, diharapkan dapat memisahkan tugas masing – masing staff dengan jelas terutama untuk tugas staf akuntansi dan keuangan. Dimana tugas staf akuntansi dan staff keuangan dalam perancangan sistem dipisahkan pencatatan penerimaan kas dari penerima kas melalui kontrol hak akses antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan sesuai dengan tanggung jawabnya sehingga memperkecil resiko terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh staf akuntansi dan keuangan seperti mengubah catatan akuntansi. 6. Dengan sistem informasi akuntansi yang telah dirancang perusahaan dapat melihat jumlah limit kredit yang tersedia dan telah dipakai oleh pelanggan sehingga diharapkan dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan terkait pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan perlu melakukan evaluasi secara periodik terhadap keseluruhan sistem terutama yang berkaitan dengan prosedur siklus penjualan dan persediaan sehingga dapat mengetahui apakah sistem yang telah dirancang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan seiring meningkatnya transaksi bisnis perusahaan. 2. Perlunya pengembangan sistem informasi secara keseluruhan tidak hanya mencangkup penjualan dan persediaan saja namun ke seluruh proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Sehingga semua proses bisnis di perusahaan dapat saling terintegrasi dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi yang akurat. 3. Perusahaan diharapkan untuk meningkatkan pengendalian internal terutama yang terdapat pada siklus pendapatan dan persediaan sehingga semua prosedur yang ada dapat berjalan dengan lancar. 4. Perusahaan diharapkan untuk melakukan maintenance sistem secara periodik agar sistem dapat terawat dengan baik dan dapat terus dikembangkan serta diperbaiki sehingga dapat menunjang siklus pendapatan perusahaan dengan lebih maksimal lagi. 5. Untuk menentukan limit kredit yang dimiliki oleh pelanggan, perusahaan dapat melihat sejarah pembelian yang dilakukan oleh pelanggan tersebut pada laporan-laporan yang dihasilkan dengan
6.
sistem ini. Selain itu penilaian secara subjektif juga diperlukan sebagai faktor lain dalam memnentukan limit kredit terhadap pelanggan, karena tidak semua aktivitas yang dilakukan oleh pelanggan tersebut dapat diketahui oleh sistem. Perusahaan perlu melakukan sosialisasi sebelum masa transisi sistem. Hal itu dimaksudkan agar karyawan dapat beradaptasi dengan perubahan dan memahami prosedur dalam sistem yang baru sehingga dapat meminimalkan masalah yang mungkin terjadi ketika sistem sudah diterapkan.
Referensi A, Onaolapo. (2012). Effect of Accounting Information System on Organisational Effectiveness: A Case Study of Selected Construction Companies in Ibadan, Nigeria. American Journal of Business and Management, 1(4), 183-189. Arif, Abubakar, Wibowo. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. (Edisi 3). Jakarta: PT. Grasindo. Agyemang, Faizer. (2014). Computerised Accounting Information Systems: Lessons in State-Owned Enterprise in Developing Economies. Journal of Finance and Management in Public Services, 12(1), 69-91. Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell W. G. (2006). Modern Auditing: Assurance Services and The Integrity of Financial Reporting. (7th edition). USA: John Wiley & Sons, Inc. Gelinas, U. J, JR., Dull, R. B., & Wheeler, P. R. (2012). Acoounting Information Systems. (9th edition). South-Western: Cengage Learning. Hall, James A. (2013). Accounting Information Systems. (8th edition). USA: South Western Cengage Learning. Ikatan Akuntansi Indonesia. (2012). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta:Salemba Empat. Jones, Frederick L and Rama, Dasaratha V. (2009). Accounting Information Systems. Canada: Thomson South-Western. Mardiasmo. (2010). Perpajakan. (Edisi Revisi 2010). Yogyakarta: Andi. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. (Edisi 3). Jakarta: Salemba Empat. Munawir, S. (2007). Analisa Laporan Keuangan. Yogyakarta: Liberty. O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. (2010). Introduction to Information Systems. (16th edition). New York: McGraw-Hill Companies, Inc. Reeve, J. M., Warren, C. S., & Duchac., J. E. (2012). Principles of Accounting. (24th edition). SouthWestern: Cengage Learning. Romney, Steinbarth. (2012). Accounting Management Information System. ( 12th edition). New Jersey: Pearson Prentice-Hall. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. USA: Course Technology. Stair, Ralph and Reynolds, George. (2011). Principle of Information Systems. (10th edition). USA: Course Technology. Tóth, Zsuzsanna. (2012). The Current Role of Accounting Information Systems. Club of Economics in Miskolc, 8(1), 91-95. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2011). Accounting Principles. (10th edition). Asia: John Wiley and Sons, Inc.
Riwayat Penulis Benedict lahir di kota Bogor pada tanggal 17 Agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan di Universitas Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2014. Saat ini menjadi wirausaha dalam bidang furniture dan property developer.
