BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. DELL PAN TUNGGAL
4.1 Persiapan dan Perencanaan Audit Dengan terus berkembangnya teknologi di zaman sekarang ini, peranan sistem informasi terhadap perkembangan dunia usaha semakin penting sebagai media untuk memenuhi kebutuhan akan informasi terutama dalam hal mengolah data menjadi informasi yang akurat guna mendukung pelaksanaan kegiatan perusahaan. Pengendalian terhadap sistem informasi yang ada sangat penting dalam menjalankan kegiatan audit. Dalam menjalani proses audit terhadap sistem informasi harus terlebih dahulu mengetahui latar belakang dan kegiatan yang dijalankan perusahaan. Dengan melakukan proses audit, dapat ditemukan kelemahan – kelemahan dari sistem serta penyalahgunaan yang mungkin terjadi. Hasil proses audit dapat dijadikan rekomendasi untuk perbaikan bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatannya dimasa mendatang. Pada bab ini dijelaskan mengenai pelaksanaan audit terhadap sistem informasi penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL. Pengumpulan temuan audit diperoleh dari dokumen sistem dan prosedur penjualan, wawancara, kuesioner serta melakukan pengamatan secara langsung.
4.1.1 Tahap Perencanaan Audit Dengan adanya persiapan audit, maka penulis dapat meringankan kerja audit mulai dari segi biaya, waktu, dan penganalisaan bukti – bukti atau informasi 85
86 yang cukup dan memadai, agar menjadi lebih terarah dan bermanfaat untuk menyimpulkan tingkat keefektifan pengendalian – pengendalian sistem informasi penjualan. Tahap persiapan Audit dilakukan dengan menentukan ruang lingkup dan persiapan audit lapangan. 1. Penentuan ruang lingkup audit sistem informasi penjualan. Ruang lingkup audit dibatasi oleh pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Dimana pengendalian umum (general control) hanya terbatas pada pengendalian keamanan (security control). Sedangkan pengendalian aplikasi (application control) membahas tentang pengendalian batasan (boundary control), pengendalian masukan (input control), pengendalian keluaran (output control). 2. Persiapan audit lapangan. Penulis telah menetapkan hal – hal sebagai persiapan audit dilapangan yang harus dijalankan adalah sebagai berikut : a. Penulis telah menetapkan kunjungan langsung untuk observasi, kuesioner dan wawancara yang ditargetkan maksimal 8 kali dalam kurun waktu 5 bulan berturut – turut dari bulan September 2007 sampai dengan Januari 2008. b. Tim audit selaku auditor terdiri dari 3 orang. c. Metode kerja diusahakan dapat dilakukan secara profesional dan independent. d. Sebelum pelaksanaan audit terlebih dahulu dilakukan pengajuan surat pengantar skripsi ke PT. DELL PAN TUNGGAL, setelah
87 disetujui, kemudian PT. DELL PAN TUNGGAL memberikan keterangan bahwa tim audit selaku auditor diterima untuk melakukan survei pada PT. DELL PAN TUNGGAL. e. Audit berupa wawancara dilakukan diruangan Meeting pada PT. DELL PAN TUNGGAL. f. Audit berupa observasi dilakukan di bagian penjualan.
4.1.2 Prosedur Audit Rinci 4.1.2.1 Prosedur Audit atas Penegendalian Umum (General Control) Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas Pengendalian Umum (General Control), dapat dilihat pada tabel 4.1 : No. A
Tahap Pengujian atas Segmentasi Pengendalian Keamanan (Security Control) 1. Dapatkan informasi mengenai lokasi dari gedung perusahaan apakah sering terjadi banjir dan gempa. 2. Dapatkan informasi mengenai alat pemadam kebakaran dan Kamera Pengawas yang ada didalam gedung perusahaan. 3. Dapatkan informasi apakah telah dilakukan pengecekan dan pengujian secara rutin terhadap semua sistem perlindungan terhadap kebakaran dan memastikan bahwa alat – alat tersebut dapat dilakukan dengan baik. 4. Dapatkan informasi mengenai petugas security yang bekerja di dalam perusahaan. 5. Lakukan pengecekan mengenai peletakkan semua material, asset sistem informasi perusahaan. 6. Lakukan pengecekan apakah digunakan stabilizer dan Uninterupable Power Supply (UPS) pada setiap komputer yang mampu menstabilkan tegangan listrik serta mengantisipasi jika terjadi mati listrik. 7. Dapatkan informasi tentang software – software untuk keamanan data dan sistem (seperti antivirus). 8. Dapatkan informasi apakah antivirus yang digunakan telah dilakukan update secara rutin. 9. Dapatkan informasi apakah setiap komputer telah dilakukan scan terhadap virus secara rutin. 10. Lakukan pengecekan user protection dengan menggunakan password pada setiap komputer yang ada.
88 11. Dapatkan informasi apakah seluruh data dan informasi penting bagi perusahaan telah dibuatkan back-up. 12. Dapatkan informasi mengenai media penyimpanan atas back-up data dan informasi penting bagi perusahaan. 13. Lakukan pengecekan mengenai alat – alat pelengkap yang mendukung kinerja dari perusahaan. 14. Dapatkan informasi apakah PT. DELL PAN TUNGGAL melindungi aset perusahaan dengan asuransi. 15. Lakukan tinjauan apakah karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman didekat peralatan komputer. 16. Lakukan pengecekan apakah ruang dimana aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran ketika hujan. Tabel 4.1 Prosedur Audit atas Pengendalian Umum terhadap Sistem Informasi Penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL Sumber : Analisa Penulis Selaku Auditor
4.1.2.2 Prosedur Audit atas Pengendalian Aplikasi (Aplication Control) Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas pengendalian aplikasi (Application Control), dapat dilihat pada tabel 4.2 : No A
B
Tahap Pengujian Atas Segmentasi Pengendalian Batasan (Boundary Control) 1. Lakukan pengecekan apakah aplikasi penjualan dilengkapi dengan login akses. 2. Dapatkan Informasi tentang batasan – batasan pengaksesan, apakah aplikasi penjualan dapat diakses oleh orang yang tidak terotorisasi. 3. Dapatkan informasi mengenai apakah setiap karyawan yang menggunakan komputer diperusahaan memiliki username dan password masing – masing. 4. Dapatkan informasi mengenai penggantian password secara rutin oleh karyawan. 5. Lakukan pengecekan apakah password yang diketik berubah menjadi symbol. 6. Lakukan pengecekan terhadap pengisian dan penggantian password didalam aplikasi penjualan. 7. Dapatkan informasi mengenai apakah setiap karyawan yang menggunakan komputer dapat merubah database perusahaan. 8. Dapatkan informasi tentang tampilan menu pada aplikasi penjualan. Pengendalian Masukan (Input Control) 1. Lakukan pengecekan mengenai tampilan layar input aplikasi penjualan. 2. Dapatkan informasi mengenai pemahaman setiap karyawan yang menggunakan aplikasi penjualan. 3. Lakukan pengecekan mengenai pemisahan tugas antara karyawan yang meng-input, delete, update data perusahaan.
89 4. Lakukan pengecekan apakah data yang dimasukkan kedalam aplikasi penjualan selalu berdasarkan dokumen sumber. 5. Lakukan pengecekan apakah didalam aplikasi penjualan terdapat sistem validasi didalamnya. 6. Lakukan pengecekan mengenai peng-input-an data. 7. Lakukan pengecekan mengenai apakah sistem bantuan didalam aplikasi penjualan telah disediakan. 8. Lakukan tinjauan apakah terdapat kemungkinan akan terjadinya kesalahan dalam meng-input data. 9. Lakukan pengecekan mengenai dokumen sumber yang digunakan untuk meng-input data kedalam aplikasi penjualan. 10. Lakukan pengecekan terhadap data ganda yang ada didalam database. 11. Dapatkan informasi tentang peralatan input yang digunakan. 12. Lakukan pengecekan apakah karyawan setelah meng-input data selalu menandai dokumen yang selesai di input. 13. Lakukan tinjauan apakah fasilitas menu memenuhi kebutuhan user. 14. Lakukan pengecekan apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap dokumen sumber yang telah digunakan. C Pengendalian Keluaran (Output Control) 1. Lakukan pengecekan terhadap laporan yang dihasilkan apakah memiliki tembusan atau rangkap. 2. Dapatkan informasi apakah setiap laporan dicocokkan dengan dokumen sumber. 3. Dapatkan informasi apakah setiap laporan yang dibuat disimpan didalam database. 4. Dapatkan informasi apakah laporan dicetak oleh orang yang memiliki otorisasi. 5. Lakukan pengecekan apakah laporan yang dihasilkan didistribusikan tepat pada periodenya dan pada sasarannya. 6. Dapatkan informasi mengenai kesalahan didalam pencetakan laporan. 7. Dapatkan informasi apakah dilakukan pemeriksaan ulang setelah laporan tersebut dicetak. 8. Dapatkan informasi tentang sistem pengawasan terhadap setiap laporan yang dihasilkan. 9. Dapatkan informasi tentang penyajian laporan penjualan. 10. Lakukan pengecekan apakah laporan yang dihasilkan selalu diberi keterangan seperti nama penerima, nama pencetak, tanggal penerimaan, waktu dan tanggal dibuat. 11. Lakukan pengecekan apakah setiap laporan yang dihasilkan sudah tercantum halaman, tanggal, periode, nomor urut, dan jam laporan yang dihasilkan. Table 4.2 Prosedur Audit atas Pengendalian Aplikasi terhadap Sistem Informasi Penjualan pada PT. DELL PAN TUNGGAL Sumber : Analisa Penulis Selaku Auditor
90 4.1.3 Instrumen Pengumpulan Bukti Audit Pengumpulan bukti diperoleh dari pihak yang berkaitan dengan materi audit seperti Bagian IT, Staff Penjualan, Manajer. Bukti - bukti dikumpulkan dengan berbagai macam, yaitu: 1. Observasi (pengamatan) Auditor melakukan pengamatan dengan mengunjungi PT Dell Pan Tunggal untuk mendapatkan gambaran umum tentang perusahaan tersebut. Dengan mengamati setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing - masing bagian, dapat diketahui apakah prosedur dan sistem pengendalian internal sudah ditetapkan oleh bagian yang berwenang. Pengamatan yang dilakukan auditor ditekankan pada sistem informasi penjualan yang ada didalam perusahaan tersebut. 2. Wawancara Auditor melakukan wawancara secara lisan dengan Bagian IT, Staff Penjualan, dan Manajer yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai siklus penjualan yang ada. Pertanyaan yang diajukan seputar prosedur dan tatalaksana sistem informasi penjualan yang dijalankan setiap hari. 3. Kuesioner Pengumpulan data kuesioner dilakukan dengan menyebarkan data kuesioner kepada karyawan PT Dell Pan Tunggal yang menggunakan sistem informasi penjualan. Kuesioner disebarkan pada tanggal 22 November 2007, seluruh kuesioner disebarkan melalui bantuan pihak perusahaan khususnya Staff Penjualan.
91 4.2 Hasil Temuan Hasil temuan audit diperoleh dari : 4.2.1 Hasil Kuesioner Dibawah ini akan dijabarkan hasil kuesioner yang didapat dari PT. Dell Pan Tunggal, yaitu : 4.2.1.1 Pengendalian Umum No Pertanyaan 1. Apakah terdapat alarm dan alat pemadam kebakaran otomatis pada tiap ruangan ? 2. Apakah terdapat kamera pengawas disekitar area lingkungan perusahaan ? 3. Apakah semua material, asset sistem informasi diletakkan di tempat yang tinggi ? 4. 5. 6. 7. 8.
Apakah perusahaan menggunakan stabilizer pada setiap komputer ? Apakah perusahaan menggunakan UPS pada setiap komputer ? Apakah setiap komputer terdapat Antivirus ? Apakah setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin ? Apakah perusahaan melakukan back - up data setiap hari ?
Ya
Tidak
Keterangan Memiliki 4 tabung pemadam kebakaran dalam satu gedung
-
√
-
√
-
√
-
Berada di Lantai 1 dan 2
√
-
-
-
√
-
√
-
Norton antivirus 2006
-
√
Scan dilakukan apabila terdeteksi virus
Back-up data disimpan didalam CPU khusus untuk menyimpan data back-up dan eksternal hardisk milik Direktur Utama Tabel 4.3 Kuesioner Pengendalian Keamanan (Security Control) Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal √
-
92 Temuan Audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian keamanan : Temuan Negatif : • Perusahaan belum memiliki alarm kebakaran dan alat pemadam kebakaran otomatis. • Perusahaan belum memiliki kamera pengawas yang diletakkan disekitar lingkungan perusahaan. • Setiap komputer belum dilengkapi dengan UPS. • Setiap komputer belum dilakukan scan virus secara rutin. Resiko : • Jika terjadi kebakaran dan perusahaan tidak memiliki alarm kebakaran serta alat pemadam kebakaran otomatis, maka akan sulit memadamkan api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. • Jika terjadi suatu pencurian terhadap asset sistem informasi yang dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan membuat suatu pembuktian. • Tidak terdapat UPS, maka hardware komputer dapat cepat rusak dan data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat terjadinya mati listrik. • Jika scan virus didalam komputer jarang dilakukan dapat menyebabkan data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data akan dapat rusak ataupun hilang.
93 Rekomendasi : • Perlu disediakan alarm kebakaran otomatis dan detector asap didalam gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik. • Diruang kerja dan ruangan tempat penyimpanan asset - asset perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas. • Setiap
komputer
sebaiknya
dilengkapi
dengan
UPS
guna
mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati listrik. • Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu minimal 1 minggu sekali.
4.2.1.2 Pengendalian Aplikasi No 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Pertanyaan Apakah terdapat pembatasan akses pada sistem penjualan ? Apakah setiap karyawan memiliki username dan password tersendiri ? Apakah password diganti secara rutin ? Apakah tampilan password di layar berubah menjadi symbol ? Apakah terdapat peringatan dalam sistem bila terjadi kesalahan dalam pengisian password ? Apakah penggantian password mudah dilakukan ?
Ya √
Tidak -
Keterangan -
√
-
-
√
√
-
√
-
√
-
Dalam bentuk (*)
Apabila user ingin merubah password cukup mengatakan ke bagian IT
94 7.
Apakah setiap karyawan dapat memodifikasi data (database) ?
-
√
Hanya bagian tertentu saja yang memiliki otoritas tinggi Tabel 4.4 Kuesioner Pengendalian Batasan (Boundary Control) Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal
Temuan Audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian batasan : Temuan Negatif : • Password tidak diganti secara rutin. Resiko : • Password yang tidak diganti secara rutin akan menyebabkan data dapat dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin. Rekomendasi : • Sebaiknya password diganti secara rutin maksimal 6 bulan sekali supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak berwenang akibat diketahuinya password dari si user.
No Pertanyaan 1. Apakah tampilan input pada layar sudah jelas, baik dan memudahkan proses peng-inputan data ? 2. Apakah penggunaan aplikasi penjualan mudah dipahami ? 3.
Apakah peng-input-an data, delete atau update hanya dilakukan oleh orang tertentu ?
Ya
Tidak
Keterangan
√
-
-
√
-
User baru, mendapat pelatihan penggunaan aplikasi penjualan
√
-
-
95 4. 5. 6. 7.
Apakah data di-input selalu √ berdasarkan dokumen sumber ? Apakah terdapat sistem validasi √ dalam peng-input-an data ? Apakah ada error message jika terjadi kesalahan pada peng√ input-an data ? Apakah sistem telah dilengkapi dengan menu help untuk √ membantu user dalam penginput-an data ? Tabel 4.5 Kuesioner Pengendalian Masukan (Input Control) Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal
-
Temuan audit berdasarkan hasil kuesioner pengendalian masukan : Temuan Negatif : • Sistem tidak dilengkapi dengan menu help untuk membantu user dalam peng-input-an data. Resiko : • Dapat menyulitkan user jika ada modul input yang tidak dimengerti oleh user. Rekomendasi: • Melengkapi sistem dengan menu help untuk membantu user dalam meng-input data.
No 1. 2.
Pertanyaan Apakah setiap laporan memiliki tembusan ? Apakah laporan yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan dokumen sumber ?
Ya √
Tidak -
Keterangan -
√
-
-
96 3. 4. 5. 6. 7.
8.
Apakah laporan yang dihasilkan oleh perusahaan tetap disimpan dalam sistem ? Apakah pencetakan laporan hanya dapat dilakukan oleh petugas yang berwenang ? Apakah laporan yang di hasilkan didistribusikan tepat waktu ? Apakah laporan di distribusikan kepada pihak yang berwenang ? Apakah laporan yang salah tetap disimpan ? Apakah setiap laporan yang dihasilkan diteliti kelengkapan dan keakuratannya sebelum diedarkan ke pihak yang berwenang ?
√
-
-
√
-
-
√
-
-
√
-
-
-
√
√
-
Laporan yang salah setelah dicetak langsung di hancurkan Adanya pengecekan terhadap laporan yang dihasilkan
Tabel 4.6 Kuesioner Pengendalian Keluaran (Output Control) Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal 4.2.2 Hasil Wawancara 4.2.2.1 Pengendalian Keamanan (Pengendalian Umum) 1. Apakah perusahaan telah melakukan pengasuransian terhadap seluruh aset perusahaan ? Jawaban : Perusahaan telah mengasuransikan aset perusahaan, untuk karyawan diasuransikan kepada JAMSOSTEK, kendaraan kepada Garda OTO. 2. Apakah Sistem Informasi (Komputer) didalam perusahaan telah dilengkapi dengan Anti Virus ? Jawaban : Sudah, kami menggunakan antivirus Norton 2006.
97 3. Apakah perusahaan selalu melakukan update terhadap program antivirus ? Jawaban : Ya, kami melakukannnya setiap seminggu sekali. 4. Apakah pada saat user melakukan login kedalam aplikasi terdapat suatu user name dan password didalamnya ? Jawaban : Ya, semua aplikasi didalam perusahaan menggunakan user name dan password ketika user ingin menggunakan aplikasi. 5. Dimana media Back-Up data disimpan ? Jawaban : Back-up data tersimpan didalam CPU khusus untuk menyimpan data back-up perusahaan dan eksternal hardisk milik Direktur Utama. 6. apakah ruang dimana aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran ketika hujan ? Jawab : Ya, ruangan aset perusahaan berada, bebas dari kebocoran ketika hujan.
4.2.2.2 Pengendalian Aplikasi 4.2.2.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control) 1. Apakah terdapat sistem otorisasi pada saat melakukan login kedalam aplikasi ? Jawaban : Ya, dengan adanya otorisasi password yang dipakai untuk mencegah penyalahgunaan sistem oleh pihak yang tidak berwenang.
98 2. Apakah terdapat kebijakan untuk merubah password secara periodik ? Jawaban : Tidak, kami tidak menyarankan kepada setiap karyawan untuk merubah password mereka masing – masing secara periodik, tetapi memberikan kepercayaan kepada
mereka
untuk
menyimpan
user
name
dan
passwordnya sendiri. 3. Password yang digunakan apakah berupa angka, huruf, atau bisa kedua – duanya ? Jawaban : Bisa kedua – duanya, tidak ada ketetapan tersendiri. 4. Apakah terdapat ketentuan mengenai ukuran panjang password ? Jawaban : Ya, kami menentukan panjang password minimal 5 karakter dan maksimal 8 karakter.
4.2.2.2.2 Pengendalian Masukan (Input Control) 1. Apakah terdapat prosedur operasi tetap untuk memasukkan data transaksi penjualan ? Jawaban : Ada, prosedur operasi tetap yang ada didalam perusahaan adalah dengan adanya otorisasi password ketika data akan di-input kedalam sistem. 2. Apa yang menjadi penyebab kemungkinan terjadinya kesalahan dalam peng-input-an data transaksi penjualan ?
99 Jawaban : Kesalahan dalam meng-input data transaksi penjualan dapat disebabkan karena kesalahan dari user itu sendiri (human
error).
Misalnya
kesalahan
didalam
penulisan jumlah angka. 3. Apakah dokumen sumber dirancang dengan format khusus ? Jawaban : Ya, dokumen sumber dirancang dengan format khusus agar mudah dipahami dan mudah dalam proses penginput-an data. 4. Apakah tampilan menu disusun secara sistematis dan mudah dipahami ? Jawaban : Menurut kami memang seperti itu, karena kami berupaya agar setiap karyawan yang menggunakan aplikasi penjualan dapat mengoperasikannya dengan mudah. 5. Apakah didalam peng-input-an kedalam sistem harus disesuaikan dengan dokumen sumber ? Jawaban : Ya, memang sudah seharusnya disesuaikan dengan dokumen sumber. 6. Tindakan apa yang dilakukan untuk menghindari terjadinya redudancy data ? Jawaban : Dengan adanya mekanisme yang aman dalam peng-input-an data transaksi penjualan, seperti melakukan pemberian tanda otorisasi terhadap dokumen yang telah diinput.
100 7. Apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap dokumen sumber yang telah digunakan ? Jawaban : Ya, Kami melakukan penyimpanan atau pengarsipan
terhadap
dokumen
sumber
yang
telah
digunakan sebagai bukti terhadap laporan yang telah di buat.
4.2.2.2.3 Pengendalian Keluaran (Output Control) 1. Apakah setiap laporan yang dihasilkan di awasi dengan ketat? Jawaban : Ya, karena setiap laporan yang dihasilkan harus di otorisasi dahulu
oleh
pihak
yang
berwenang
guna
melakukan pemeriksaan ulang terhadap laporan yang dihasilkan. 2. Apakah setiap laporan yang dihasilkan selalu didistribusikan sesuai dengan periode yang ditentukan ? Jawaban : Ya, karena didalam perusahaan kami setiap harinya harus dibuat laporan harian dan setelah selesai langsung diberikan kepada bagian accounting. 3. Apakah setiap laporan yang dihasilkan selalu diberi keterangan seperti judul laporan, waktu dan tanggal dibuatnya laporan tersebut ? Jawaban : Ya, karena keterangan tersebut sangat penting guna mengetahui alur laporan yang dihasilkan.
101 4. Apakah setiap laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang di-input kedalam komputer dan dokumen sumber ? Jawaban : Ya, sebab setiap laporan yang dihasilkan sebelum dicetak harus disesuaikan lagi dengan dokumen sumber dan data yang di-input.
4.2.3 Hasil Observasi 4.2.3.1 Pengendalian Keamanan (Pengendalian Umum) Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan terhadap PT. Dell Pan Tunggal tentang pengendalian keamanan maka dapat di tentukan beberapa hal, yaitu: 1. Telah tersedia tabung pemadam kebakaran sebanyak 4 buah. 2. PT Dell Pan Tunggal telah didirikan dengan kokoh dan di tempat yang jarang terjadi gempa serta banjir. 3. Terdapat 3 petugas keamanan. 4. Setiap komputer telah menggunakan stabilizer. 5. Menggunakan anti virus Norton 2006. 6. Ruang komputer telah dilengkapi AC, printer, mesin fotocopy, dan alat - alat komunikasi yang diletakkan di tempat yang strategis. 7. Terdapat peringatan bagi karyawan untuk tidak membawa makanan dan minuman ketika menggunakan komputer.
102 4.2.3.2 Pengendalian Aplikasi 4.2.3.2.1 Pengendalian Batasan (Boundary Control) Berdasarkan
hasil
pengamatan
ke
perusahaan
tentang
pengendalian batasan ditemukan beberapa hal, yaitu : 1. Setiap karyawan bagian penjualan telah memiliki password dan username tersendiri untuk login kedalam aplikasi penjualan. 2. Terdapat peringatan dalam sistem bila terjadi kesalahan dalam pengisian password. 3. Penggantian password mudah dilakukan karena apabila seorang karyawan dibagian penjualan ketika ingin merubah password-nya cukup mengatakannya kepada bagian IT lalu bagian Bagian IT akan menunjukkan aplikasi yang berfungsi untuk merubah password dan karyawan tersebut akan menginput username dan passwordnya yang baru. 4. Tampilan password di layar berubah menjadi symbol. 5. Ada pembatasan pada pengisian password minimal 5 karakter dan maksimal 8 karakter.
4.2.3.2.2 Pengendalian Masukan (Input Control) Berdasarkan
hasil
pengamatan
ke
perusahaan
tentang
pengendalian input ditemukan beberapa hal, yaitu : 1. Untuk masuk sistem (login) telah digunakan username dan password.
103 2. Terdapat 2 komputer yang digunakan untuk meng-input data penjualan ke dalam sistem. 3. Peng-input-an data menggunakan keyboard. 4. Terdapat daftar petunjuk tombol untuk membantu user didalam melakukan peng-input-an data.
4.2.3.2.3 Pengendalian keluaran (Output Control) Berdasarkan
hasil
pengamatan
ke
perusahaan
tentang
pengendalian output ditemukan beberapa hal, yaitu : 1. Untuk setiap dokumen yang dihasilkan telah memiliki tembusan atau rangkap. 2. Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan tetap disimpan dalam sistem. 3. Laporan yang dihasilkan mudah dimengerti oleh yang menggunakannya. 4. Dibagian penjualan, setiap selesai mencetak laporan, hasil laporan tersebut langsung di cek ulang guna memastikan kebenaran data yang ada didalamnya.
Berdasarkan hasil pengamatan terhadap laporan dan dokumen yang diperoleh dari perusahaan tentang pengendalian output dapat ditemukan beberapa hal :
104 •
Laporan telah mencantumkan : Judul laporan. Periode laporan. Hari, tanggal, bulan, tahun dan waktu cetak laporan. Nama perusahaan. Nomor halaman. Tanda akhir laporan.
•
Dokumen telah mencantumkan : Judul dokumen. Nomor urut dokumen. Tanggal dokumen. Kolom pilihan cara pembayaran. Kolom tandatangan.
•
Laporan belum mencantumkan : Nama pencetak dan bagiannya.
•
Dokumen belum mencantumkan : Kolom tandatangan tidak ada nama bagiannya. Tidak terdapat nomor urut tercetak tetapi hanya ada kolom untuk mengisi nomor urut.
105 Temuan audit berdasarkan hasil observasi terhadap laporan dan dokumen, yaitu : Temuan Negatif : •
Laporan yang dihasilkan belum mencantumkan nama pencetak dan bagiannya. Temuan ini menggambarkan resiko sedang.
•
Didalam dokumen tidak terdapat nomor urut tercetak yang ada hanya kolom untuk mengisi nomor dokumen. Temuan ini menggambarkan resiko sedang.
Resiko Audit : •
Pencetakan laporan dapat dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki otoritas maka akan timbul resiko terjadinya penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak akurat.
•
Dokumen yang tidak memiliki nomor urut tercetak otomatis maka akan menyebabkan manipulasi data atau data ganda. Dokumen tersebut dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
106 Rekomendasi : •
Sebaiknya laporan tersebut dicantumkan nama pencetak laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang melakukan pencetakan.
•
Sebaiknya setiap dokumen dicantumkan nomor urut tercetak.
4.3 Matrik temuan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi Adapun matrik temuan atas audit pengendalian umum dan pengendalian aplikasi atas sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal adalah sebagai berikut :
107 Nama Objek Audit
: PT. DELL PAN TUNGGAL
Kegiatan yang dijalani
: Wawancara, Observasi, Kuisioner
Waktu
: September 2007 sampai Januari 2008
No. 1.
2.
Temuan Audit Didalam gedung perusahaan belum dilengkapi dengan alarm kebakaran dan alat pemadam kebakaran yang bekerja secara otomatis
Resiko Jika terjadi kebakaran dan perusahaan tidak memiliki alarm kebakaran serta alat pemadam kebakaran otomatis, maka api akan cepat membesar dan sulit memadamkan api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
Rekomendasi Tindak Lanjut Perlu disediakan alarm Pihak Manajemen kebakaran otomatis dan detector asap didalam gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik
Kategori Medium
Disetiap ruang tempat asset Jika terjadi suatu pencurian sistem informasi belum terhadap asset sistem informasi terdapat kamera pengawas yang dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan membuat suatu pembuktian
Diruang kerja dan ruangan Pihak Manajemen tempat penyimpanan asset asset perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas
Medium
107
108 3.
Setiap komputer tidak Jika scan virus komputer dilakukan scan virus secara jarang dilakukan dapat rutin. menyebabkan data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data akan dapat rusak ataupun hilang
Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu minimal 1 minggu sekali
Bagian IT
Medium
4.
Setiap komputer belum Tidak terdapat UPS, maka dilengkapi dengan UPS hardware komputer dapat cepat rusak dan data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat terjadinya mati listrik
Setiap komputer sebaiknya dilengkapi dengan UPS guna mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati listrik
Bagian IT
Low
5.
Tidak ada penggantian Password yang tidak diganti password secara rutin oleh secara rutin akan menyebabkan pihak yang bersangkutan data dapat dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin
Sebaiknya password diganti Pihak Manajemen secara rutin maksimal 6 bulan sekali supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak berwenang akibat diketahuinya password dari si user
6.
Sistem tidak dilengkapi Dapat menyulitkan user jika Melengkapi sistem dengan dengan menu help untuk ada modul input yang tidak menu help untuk membantu membantu user dalam peng- dimengerti oleh user user dalam meng-input data. input-an data
Bagian IT
Medium
Low
108
109 7.
Didalam dokumen tidak dilengkapi nomor urut tercetak
sumber Dokumendapat disalahgunakan dengan atau dapat dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang serta dapat menyebabkan redudancy data
Sebaiknya setiap dokumen Pihak Manajemen yang dibuat atau dicetak sebaiknya dilengkapi dengan nomor urut tercetak
Medium
8.
Laporan yang dihasilkan Pencetakan laporan dapat belum mencantumkan nama dilakukan oleh karyawan yang pencetak dan bagiannya. tidak memiliki otoritas maka akan timbul resiko terjadinya penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak akurat
Sebaiknya laporan tersebut Pihak Manajemen dicantumkan nama pencetak laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang melakukan pencetakan
Medium
Table 4.7 : Matrik Temuan Audit
109
110 4.4 Pengujian Substantif Penulis telah mendapatkan informasi mengenai laporan penjualan harian yang lengkap, sehingga penulis melakukan pengujuan subtantif terhadap laporan penjualan harian pada PT. Dell Pan Tunggal dengan menggunakan suatu alat hitung yang berupa kalkulator, adalah sebagai berikut : CV. ADHI GRAFIKA Komp. Ruko Modern Blok CR-26 - Cipondoh Penjualan Harian Per 11 Desember 2007 Penjualan Bersih Penjualan Kredit Pembayaran DP tunai Pembayaran Piut. Tunai Saldo Awal Kas Biaya Operasi
: 11.048.025 : 3.004.500 – : 85.000 + : 1.593.775 + : 1.000.000 + : 505.500 –
Uang dalam Kas
: 10.216.800
RINCIAN BIAYA OPERASI Bensin Kijang : 100.000 Parkir : 1.000 Obat Lipitor : 154.000 Keran + Thiner utk kamar mandi : 18.500 VIT : 14.000 Obat Kantor : 20.500 Bedak Mesin Potong : 7.000 Um. Nana : 20.000 Makanan Kecil : 20.000 Bayar Listrik Banjar Wijaya : 72.500 Bon sementara Beli Roda Mesin : 200.000 Parkir : 1.000 Saldo Awal : (123.000) Total Biaya Operasi
505.500
Hasil yang didapat setelah melakukan pengujian subtantif adalah benar, yang diambil dari Laporan Penjualan Harian per 11 Desember 2007.
111 4.5 Laporan Audit Kepada
: PT. Dell Pan Tunggal
Perihal
: Laporan Hasil Audit Sistem Informasi Penjualan
Periode
: September 2007 sampai Januari 2008
LAPORAN AUDIT SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. DELL PAN TUNGGAL
Oleh :
Denny Rachman Dedi Setiawan Fredy Salim
Januari 2008
112 I. Tujuan Tujuan dari audit sistem informasi penjualan adalah sebagai berikut : 1. Mengaudit Sistem Informasi Penjualan guna menemukan kekurangan dan kelemahan didalamnya. 2. Mengidentifikasi Masalah yang timbul dari Sistem Informasi Penjualan. 3. Mengetahui apakah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi didalamnya telah memadai bagi perusahaan. 4. Memastikan bahwa sistem menghasilkan output yang tepat waktu dan sesuai dengan input sehingga dapat dipercaya oleh yang bersangkutan atau pihak yang menggunakan (Perusahaan). 5. Menghasilkan laporan Audit Sistem Informasi bagi PT. Dell Pan Tunggal.
II. Ruang Lingkup Untuk mengarahkan penyusunan dan penulisan laporan audit ini, penulis merasa perlu membatasi ruang lingkup penelitian, yaitu meliputi sebagai berikut : 1. Audit terhadap sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal, untuk transaksi penjualan tunai dan penjualan kredit. Tidak membahas mengenai retur penjualan. 2. Pelaksanaan audit dilakukan dengan metode Arround The Computer dimana proses Peng-auditan-an sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal ini dilakukan dengan cara pengecekan output yang dihasilkan dan disesuaikan dengan input yang dilakukan. 3. Sistem pengendalian internal berbasis komputer pada PT. Dell Pan Tunggal yang meliputi Pengendalian Umum (general control) dan Pengendalian
113 Aplikasi (application control). Pembahasan Pengendalian Umum (general control) dibatasi hanya pada Pengendalian Keamanan (security control). Sedangkan Pengendalian Aplikasi (application control) membahas tentang Pengendalian Batasan (boundary control), Pengendalian Masukan (input control), Pengendalian Keluaran (output control).
III. Metode Penelitian Untuk mengumpulkan data digunakan beberapa teknik yaitu : a. Study Pustaka (Library Research) Yaitu penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data secara tertulis mengenai penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan menelaah buku - buku, literatur dan tulisan - tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul skripsi. b. Study Lapangan (Field Research) Dalam hal ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan yang menjadi obyek penelitian agar mendapatkan informasi dan data yang lebih akurat. Dalam penelitian lapangan ini, digunakan tiga metode yaitu : a) Wawancara (interview) Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara terhadap
karyawan
dan
pihak
manajemen
bersangkutan dengan obyek penelitian.
perusahaan
yang
114 b) Pengamatan (observation) Yaitu
suatu
metode
pengumpulan
data
dengan
melakukan
pengamatan langsung terhadap kegiatan - kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang berhubungan dengan obyek penelitian. c) Kuesioner (questionare) Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan memberikan daftar pertanyaan secara tertulis kepada pihak yang berhubungan dengan obyek penelitian.
IV. Hasil Audit Hasil analisis berupa hasil observasi, wawancara serta kuesioner pengendalian keamanan, pengendalian batasan, pengendalian masukan, pengendalian keluaran dan temuan kelemahan - kelemahan dari sistem informasi penjualan pada PT. Dell Pan Tunggal serta rekomendasi yang diberikan untuk memperbaikinya. Kelemahan - kelemahan, resiko serta rekomendasi dapat dilihat pada tabel dibawah ini. 1. Pengendalian Keamanan (Security Control) No. Temuan Audit Resiko 1. Didalam gedung Jika terjadi kebakaran perusahaan belum dan perusahaan tidak dilengkapi dengan alarm memiliki alarm kebakaran dan alat kebakaran serta alat pemadam kebakaran pemadam kebakaran yang bekerja secara otomatis, maka api akan otomatis cepat membesar dan sulit memadamkan api yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
Rekomendasi Perlu disediakan alarm kebakaran otomatis dan detector asap didalam gedung dan diperlukan pengecekan rutin minimal 6 bulan sekali dan pemeliharaan terhadap sistem perlindungan kebakaran dan memastikan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik.
115 2.
Disetiap ruang tempat asset sistem informasi belum terdapat kamera pengawas
3.
Setiap komputer tidak dilakukan scan virus secara rutin.
4.
Setiap komputer belum dilengkapi dengan UPS
Jika terjadi suatu pencurian terhadap asset sistem informasi yang dimiliki perusahaan, maka akan sulit untuk mengungkap pelaku dan membuat suatu pembuktian Jika scan virus komputer jarang dilakukan dapat menyebabkan data yang tersimpan di dalam komputer dapat terkena virus dan data akan dapat rusak ataupun hilang Tidak terdapat UPS, maka hardware komputer dapat cepat rusak dan data yang sedang diproses didalam komputer dapat hilang akibat terjadinya mati listrik
2. Pengendalian Batasan (Boundary Control) No. Temuan Audit Resiko 1. Tidak ada penggantian Password yang tidak password secara rutin diganti secara rutin akan oleh pihak yang menyebabkan data dapat bersangkutan dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi tidak terjamin
No. 1.
3. Pengendalian Masukan (Input Control) Temuan Audit Resiko Sistem tidak dilengkapi Dapat menyulitkan user dengan menu help untuk jika ada modul input membantu user dalam yang tidak dimengerti peng-input-an data oleh user
Diruang kerja dan ruangan tempat penyimpanan asset asset perusahaan diberi kamera pengawas minimal ada 1 kamera pengawas.
Sebaiknya setiap komputer dilakukan scan virus secara rutin yaitu minimal 1 minggu sekali
Setiap komputer sebaiknya dilengkapi dengan UPS guna mengantisipasi komputer mati secara mendadak ketika terjadinya mati listrik
Rekomendasi Sebaiknya password diganti secara rutin maksimal 6 bulan sekali supaya tidak terjadi penyalahgunaan akses sistem oleh orang yang tidak berwenang akibat diketahuinya password dari si user
Rekomendasi Melengkapi sistem dengan menu help untuk membantu user dalam meng-input data
116 4. Pengendalian Keluaran (Output Control) No. Temuan Audit Resiko 1. Didalam dokumen Dokumen dapat sumber tidak dilengkapi disalahgunakan atau dengan nomor urut dapat dimanipulasi oleh tercetak pihak yang tidak berwenang serta dapat menyebabkan redudancy data 2. Laporan yang dihasilkan Pencetakan laporan dapat belum mencantumkan dilakukan oleh karyawan nama pencetak dan yang tidak memiliki bagiannya. otoritas maka akan timbul resiko terjadinya penyalahgunaan pencetakan laporan yang tidak sah. Laporan yang tidak ada nama pencetak dan bagiannya akan menghasilkan laporan yang tidak dapat dipercaya dan tidak akurat
Rekomendasi Sebaiknya setiap dokumen yang dibuat atau dicetak sebaiknya dilengkapi dengan nomor urut tercetak
Sebaiknya laporan tersebut dicantumkan nama pencetak laporan dan bagiannya guna mengetahui siapa yang melakukan pencetakan
V. Simpulan Sistem Informasi Penjualan PT. Dell Pan Tunggal adalah baik. Dari hasil audit yang telah dilakukan atas sistem penjualan, tidak ditemukan resiko – resiko potensial yang akan mempengaruhi proses dari sistem penjualan tersebut.
Jakarta, Januari 2008
Tim Audit
