BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT BRAHMANA. yang terdapat pada PT Brahmana

89

BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT BRAHMANA

4.1

Persiapan dan Perencanaan Audit Pada bab ini dijelaskan mengenai pelaksanaan audit terhadap Sistem Informasi Persediaan. Tujuan audit terhadap Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana adalah untuk: 1. Untuk menganalisis prosedur dan arus bisnis Sistem Informasi Persediaan yang terdapat pada PT Brahmana. 2. Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dalam penerapan Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana. 3. Memberikan rekomendasi untuk kelemahan-kelemahan yang mungkin ditemukan. 4. Menghasilkan Laporan Audit bagi PT Brahmana.

Bukti-bukti diperoleh dari check list dengan EDP Department, Purchasing Division, Auditor Internal, Administration Division, dan Warehouse Divison, dan wawancara dengan EDP Manager, Administration Manager, Purchasing Manager, Warehouse Division, dan Auditor Internal. Pengamatan dilakukan secara langsung di PT Brahmana serta melakukan pengujian (testing) terhadap Sistem Informasi Persediaan.

90

4.1.1

Perencanaan Audit Perencanaan audit dimaksudkan untuk meringankan kerja audit dari segi biaya, waktu, dan penganalisaan atas bukti-bukti dan informasi yang telah diperoleh agar menjadi lebih tajam dan tepat guna dalam menyimpulkan pengendalian-pengendalian Sistem Informasi Persediaan. Tahap perencanaan audit dilakukan dengan menentukan ruang lingkup dan persiapan audit lapangan. 1) Penentuan ruang lingkup Audit Sistem Informasi Persediaan Ruang lingkup Audit Sistem Informasi Persediaan dibatasi oleh Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi. Pengendalian Umum terbatas

pada

Pengendalian

Manajemen

Keamanan

(Security

Administration Management Control) dan Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Control). Sedangkan Pengendalian Aplikasi terbatas pada Pengendalian Boundary (Boundary Controls), Pengendalian Input (Input Controls), dan Pengendalian Output (Output Controls). 2) Persiapan audit lapangan Menetapkan langkah-langkah persiapan audit lapangan, yang meliputi kegiatan sebagai berikut: a) Kedatangan untuk observasi, checklist, testing, dan wawancara dilakukan dalam kurun waktu 5 bulan berturut-turut, dari bulan Agustus 2006 sampai Desember 2006. b) Tim audit selaku auditor terdiri dari 2 (dua) orang.

91

c) Penetapan metode kerja secara profesional dan independen. d) Audit berupa Check List dilakukan dengan EDP Department, Purchasing Division, Auditor Internal, Administration Division, dan Warehouse Divison, dan wawancara dilakukan dengan EDP Manager,

Administration

Manager,

Purchasing

Manager,

Warehouse Division, Auditor Internal. e) Audit berupa observasi dengan melakukan penelitian fisik, dokumen, catatan, dan pengujian langsung terhadap Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan di ruang EDP.

4.1.2

Prosedur Audit Rinci 4.1.2.1

Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Umum Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas pengendalian umum dapat dilihat pada Tabel 4.1

Program Kerja Audit No

Tahap Pengujian

A

Pengendalian Manajemen Keamanan

1.

Lakukan pengecekan user protection

Komputer di

dengan menggunakan password pada

ruang EDP

Objek Audit

Instrumen Testing

komputer di ruang EDP 2.

Dapatkan informasi tentang softwaresoftware untuk keamanan data dan sistem (seperti anti virus dan firewall) untuk transaksi persediaan

EDP manager

Wawancara

92

3.

Dapatkan informasi apakah bagian EDP EDP manager

Wawancara

telah melakukan scan virus secara rutin untuk

komputer

di

Purchasing

Department. 4.

Dapatkan transaksi

informasi yang

persediaan

tentang

adanya EDP Manager

berhubungan

dengan

dilakukan

melalui

yang

Wawancara

internet 5.

Lakukan pengecekan apakah digunakan Di ruang EDP

Observasi

Uninteruptable Power Supply (UPS) yang mampu menstabilkan tegangan listrik pada server di ruang EDP 6.

Lakukan tinjauan tentang adanya detektor Di kantor pusat Observasi asap dan tabung pemadam kebakaran di PT Brahmana ruang

kantor

dan

gudang

tempat

menyimpan barang persediaan. 7.

Lakukan pengecekan tentang adanya Gudang

Observasi

ketentuan mengenai larangan merokok di dalam gudang 8.

Lakukan tinjauan apakah terdapat alat Hardware

pada Observasi

untuk menutup hardware dengan bahan Purchasing yang tahan air dan udara sewaktu tidak Department digunakan di Purchasing Department. 9.

Lakukan

tinjauan

apakah

karyawan Di setiap ruangan Observasi

diperbolehkan membawa makanan dan kantor pusat PT minuman di dekat peralatan komputer

Brahmana

10. Lakukan tinjauan dan dapatkan informasi Di kantor pusat Wawancara, tentang adanya jaringan pada kantor pusat PT PT Brahmana

Brahmana, Observasi

EDP Manager

11. Lakukan tinjauan tentang letak ruangan Di ruang EDP

Observasi

93

EDP, apakah rentan terhadap banjir dan adakah

pemisahan

ruang

dengan

karyawan bagian lain dan ijin untuk masuk ke dalam ruang EDP 12. Lakukan tinjauan tentang letak gudang Gudang

Observasi

penyimpanan barang persediaan, rentan terhadap banjir, kebakaran dan pencurian 13. Lakukan pengecekan tentang otoritas EDP Manager

Wawancara

akses dari EDP terhadap data persediaan 14. Dapatkan

informasi

pengasuransian

tentang

terhadap

aset

adanya EDP Manager

Wawancara

yang

dimiliki perusahaan.

No

Tahap Pengujian

B

Pengendalian Manajemen Operasi

1.

Dapatkan

informasi

tentang

Objek Audit adanya Administration

Instrumen Wawancara

pemisahan tugas antar bagian yang terkait Manager dengan persediaan, yang rentan dengan manipulasi data 2.

Dapatkan

informasi

tentang

adanya Administration

Wawancara

pelatihan kepada karyawan baru mengenai Manager cara pengoperasian sistem atau adanya buku panduan yang dirancang untuk mempermudah

pengoperasian

sistem

informasi persediaan 3.

Dapatkan perputaran

informasi jabatan

tentang secara


Wawancara

rutin Manager

berdasarkan waktu yang telah ditetapkan 4.

Dapatkan informasi tentang dilakukannya Dokumen

bukti Observasi

94

stock opname secara rutin 5.

Lakukan

pengecekan

stock opname

tentang

adanya Di kantor pusat Observasi

tanda pengenal yang dikenakan oleh PT Brahmana seluruh pegawai 6.

Lakukan pengecekan tentang adanya pre- Formulir

PO, Observasi

numbered pada PO, Bon Pengeluaran Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang

Barang,dan Form Pembagian Barang

7.

Lakukan

pengecekan

tentang

adanya Formulir

PO, Observasi

otorisasi pihak terkait dalam PO, Bon Bon Pengeluaran Pengeluaran

Barang,

dan

Form Barang,

Pembagian Barang

dan

Pembagian Barang

8.

Dapatkan

informasi

tentang


Wawancara

“warning” mengenai minimum order pada Manager sistem informasi persediaan 9.

Dapatkan informasi tentang adanya fungsi Administration audit internal dan tugas-tugasnya.

Manager

10. Dapatkan informasi tentang adanya data Administration backup dan letaknya 11. Dapatkan bagian

informasi audit

Wawancara

Wawancara

Manager tentang

mengawasi

apakah Auditor Internal

Wawancara

langsung

pembuatan semua dokumen yang terkait dengan persediaan 12. Dapatkan informasi tentang adanya SOP dan manual book pengoperasian aplikasi

Administration

Wawancara

Manager

persediaan 13. Dapatkan informasi mengenai penghitungan barang pada saat diterima

Warehouse division

Wawancara

95

dari supplier Tabel 4.1 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Umum terhadap Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.1.2.2

Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Aplikasi Prosedur yang akan dilakukan selama audit atas pengendalian aplikasi, dapat dilihat pada Tabel 4.2 Program Kerja Audit

No

Tahap Pengujian

A

Pengendalian Boundary

1.

Objek Audit

Lakukan pengecekan apakah aplikasi Aplikasi persediaan dilengkapi dengan login akses

2.

Instrumen Testing

persediaan

Lakukan pengecekan apakah aplikasi Pada saat login

Testing

persediaan menampilkan pesan (error ke aplikasi message) jika verifikasi login tidak valid 3.

persediaan

Lakukan pengecekan apakah aplikasi

Pada saat login

persediaan

field

ke aplikasi

(panjang maksimal) terhadap login akses

persediaan

membatasi

ukuran

Testing

(username dan password) 4.

Lakukan pengecekan apakah password

Pada saat login

yang diketik tidak terlihat (invisible)

ke aplikasi

Testing

persediaan 5.

Dapatkan

informasi

apakah

hanya

EDP Manager

Wawancara

EDP Manager

Wawancara

password yang membatasi akses ke dalam aplikasi persediaan 6.

Dapatkan informasi apakah karyawan

96 selain Purchasing Department dapat menggunakan komputer di Purchasing Department 7.

Lakukan

pengecekan

apakah

sistem Pada saat login

Testing

aplikasi persediaan hanya dapat diakses ke aplikasi oleh orang-orang yang terotorisasi 8.

Lakukan

pengecekan

berapa

persediaan kali

Pada saat login

kegagalan penginputan login akses ke

ke aplikasi

dalam

persediaan

aplikasi

persediaan

dapat

Testing

dilakukan 9.

Lakukan

pengecekan

apakah

sistem

Pada saat login

aplikasi persediaan memberikan respon

ke aplikasi

dengan menutup secara otomatis sistem

persediaan

Testing

aplikasi tersebut (otomatis keluar dari sistem aplikasi) bila terjadi beberapa kali kegagalan login akses 10.

Dapatkan informasi mengenai batasan-

EDP Manager

Wawancara

EDP Manager

Wawancara

EDP Manager

Wawancara

batasan terhadap kewenangan user dalam mengakses aplikasi persediaan. 11.

Dapatkan informasi tentang adanya umur password

12.

Dapatkan informasi apabila user lupa user name dan password

97 No.

Tahap Pengujian

B

Pengendalian Input

1.

Dapatkan informasi apakah delete atau

Objek Audit

Instrumen

EDP Manager

Wawancara

EDP Manager

Wawancara

EDP Manager

Wawancara

update terhadap data dan transaksi persediaan hanya dapat dilakukan oleh user tertentu yang diberi otoritas 2.

Dapatkan informasi apakah kesalahan tentang data dan transaksi persediaan yang telah terlanjur diinput dan disave dapat di edit atau didelete oleh orang yang menginput

3.

Dapatkan pengecekan

informasi

dan

lakukan

apakah

terdapat

menu

, Testing

konfirmasi mengenai data persediaan yang akan disimpan. 4.

5.

Lakukan

pengecekan

terhadap

Interface

penggunaan bahasa pada layar komputer

aplikasi

Purchasing Department

persediaan

Lakukan pengecekan, apakah terdapat Aplikasi

Testing

Testing

pesan kesalahan (error message) pada persediaan komputer

Purchasing

Department

sewaktu terjadi kesalahan penginputan data 6.

Lakukan pengecekan apakah karyawan

Dokumen

yang melakukan penginputan data selalu

sumber

membubuhkan tanda check (3 ) setelah

(dokumen

dokumen selesai diinput. 7.

Lakukan pengecekan apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap nota supplier, PO, Form Pembagian

Observasi

input) Tempat arsip

Observasi

98 Barang, dan DO 8.

Dapatkan

informasi

apakah

setiap

EDP Manager

Wawancara

Lakukan tinjauan apakah fasilitas menu

Aplikasi

Observasi

pada komputer Purchasing Department

persediaan

adanya perubahan data manual tentang persediaan

segera

dilakukan

penyesuaian dengan data di komputer 9.

telah memenuhi kebutuhan user 10.

Lakukan pengecekan apakah terdapat

Aplikasi

help facilities dalam aplikasi persediaan

persediaan

No.

Tahap Pengujian

C

Pengendalian Output

1.

Dapatkan informasi apakah dilakukan

Purchasing

pemeriksaan ulang setelah laporan arus

Manager

Objek Audit

Testing

instrumen

Wawancara

barang MD, dan semua laporan yang berhubungan

dengan

persediaan

dicetak. 2.

Dapatkan informasi apakah laporan

Purchasing

arus barang MD, dan semua laporan

Manager

Wawancara

yang berhubungan dengan persediaan didistribusikan

kepada

pihak

yang

berkepentingan 3.


Purchasing

arus barang MD,dan semua laporan

Manager

Wawancara

yang berhubungan dengan persediaan dicetak dan didistribusikan secara tepat waktu 4.

5.

Dapatkan informasi tentang laporan

Purchasing

persediaan yang diarsip

Manager

Lakukan pengecekan apakah setiap Dokumen

Wawancara

Observasi

99

laporan arus barang MD, dan semua Output laporan

yang

persediaan

berhubungan

tercantum

kop

dengan (Laporan) surat

perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, periode, nomor urut dan jam laporan tersebut dicetak 6.

Dapatkan informasi tentang control

Purchasing

terhadap penghancuran laporan tentang

Manager

persediaan dibutuhkan

yang lagi

sudah dan

batas

Wawancara

tidak waktu

lamanya pengarsipan laporan tersebut. 7.


Purchasing

arus barang MD, dan semua laporan

Manager

Wawancara

yang berhubungan dengan persediaan yang telah dicetak, soft copy laporan tersebut masih disimpan sebagai arsip 8.

Dapatkan informasi tentang prosedur

Purchasing

permintaan laporan rutin atau laporan

Manager

Wawancara

baru yang terkait dengan persediaan. 9.

Lakukan pengecekan apakah terdapat Dokumen

Observasi

end of page jika laporan arus barang Output MD, dan kartu barang, dan semua (Laporan) laporan

yang

berhubungan

dengan

persediaan yang dihasilkan lebih dari 1 (satu) halaman 10.

Lakukan pengecekan dan dapatkan Dokumen

Observasi ,

informasi apakah judul laporan arus Output

Wawancara

barang MD, dan semua laporan yang (Laporan) berhubungan dengan persediaan sudah mencerminkan isinya

100

11.

Dapatkan informasi apakah ada bukti

Purchasing

tertulis jika laporan yang berhubungan

Manager

Wawancara

dengan persediaan telah diterima 12.

Dapatkan informasi tentang adanya

Laporan

arus Observasi

informasi orang yang menghasilkan

MD dan semua

laporan arus barang MD dan laporan

laporan

yang berhubungan dengan persediaan

dihasilkan dari

yang

kegiatan persediaan

Tabel 4.2 Prosedur Audit Rinci atas Pengendalian Aplikasi terhadap Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.1.3

Instrumen Pengumpulan Bukti Audit Pengumpulan bukti diperoleh dari pihak-pihak yang berkaitan dengan materi audit.

Bukti-bukti dikumpulkan dengan berbagai cara

antara lain : 1. Check List Check list yang dibagikan berupa Check list sederhana yang berisi pertanyaan untuk mengevaluasi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi terhadap Sistem Informasi Persediaan. Tabel Check list terdiri dari 4 (empat) kolom, yaitu : - Kolom nomor urut pertanyaan. - Kolom pertanyaan - Kolom jawaban ya.

101

- Kolom jawaban tidak.

Penyusunan sistematika Check list sebagai berikut : A. Check list terhadap pengendalian umum (General Controls) - Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Administration Management Controls) - Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Controls) B. Check list terhadap pengendalian aplikasi (Application Controls) - Pengendalian Boundary (Boundary Controls). - Pengendalian Input (Input Controls). - Pengendalian Output (Output Controls).

2. Pengamatan atau Observasi Penulis melakukan pengamatan dengan mengunjungi PT Brahmana untuk mendapatkan gambaran umum tentang sistem informasi persediaan dan setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan PT Brahmana, dari sini penulis dapat mengetahui prosedur yang sedang berjalan dan sistem pengendalian intern yang diterapkan telah dijalankan

dengan

baik.

Pengamatan

yang

dilakukan

penulis

ditekankan pada EDP Department, Purchasing Division, dan Warehouse Division. 3. Wawancara

102 Penulis melakukan wawancara secara lisan dengan manajer yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai kegiatan operasional sistem informasi persediaan. Pertanyaan yang ditanyakan adalah seputar prosedur dan tata laksana sistem informasi persediaan yang dijalankan setiap harinya. Penulis melakukan wawancara dengan EDP Manager, Administration Manager dan Purchasing Manager, Warehouse Division, Auditor Internal. 4. Testing atau Pengujian. Dengan melakukan pengujian langsung terhadap Sistem Informasi Persediaan 4.1.4

Penetapan Penilaian Resiko Penetapan penilaian resiko Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana, menggunakan Level Penilaian Resiko. Level Penilaian Resiko merupakan suatu cara untuk menganalisa seberapa besar pengaruh kemungkinan terjadinya ancaman (Threat Likelihood) terhadap akibat yang ditimbulkan (Impact).

103

Likelihood

Likelihood Definition

Level High

Sumber ancaman dianggap sangat mungkin terjadi, dan kontrol untuk mencegah vulnerabilitas terjadi dianggap tidak efektif.

Medium

Sumber ancaman mungkin terjadi, tetapi kontrol diterapkan di tempat

yang

dapat

mengganggu

keberhasilan

pencegahan

vulnerabilitas. Low

Sumber ancaman kecil kemungkinan terjadi, atau kontrol diterapkan untuk mencegah, atau setidaknya menghalangi vulnerabilitas. Tabel 4.3 Definisi likelihood level (level kemungkinan terjadi) Sumber: www.nist.org

Risk

Risk Description and Necessary Actions

Level High

Jika sebuah temuan dievaluasi sebagai High Risk, maka penting untuk mempertimbangkan tindakan perbaikan.

Medium

Jika sebuah temuan ditentukan sebagai Medium Risk, tindakan perbaikan diperlukan dan sebuah rencana harus diterapkan

Low

Jika sebuah temuan ditentukan sebagai Low Risk, dipertimbangkan apakah diperlukan tindakan perbaikan atau memutuskan untuk menerima resiko. Tabel 4.4 Definisi magnitude of impact (besar dampak resiko) sumber: www.nist.org

Besarnya nilai Threat Likelihood dinyatakan dengan: • High (H) diberi nilai 1,0 • Medium (M) diberi nilai 0.5

104

• Low (L) diberi nilai 0,1 Sedangkan besarnya nilai Impact dinyatakan dengan: • High (H) diberi nilai 100 • Medium (M) diberi nilai 50 • Low (L) diberi nilai 10

Impact

Threat Likelihood High (1.0)

Medium (0.5)

Low (0.1)

Low (10)

Medium (50)

High (100)

Low

Medium

High

10 x 1.0 = 10

50 x 1.0 = 50

100 x 1.0 = 100

Low

Medium

Medium

10 x 0.5 = 5

50 x 0.5 = 25

100 x 0.5 = 50

Low

Low

Low

10 x 0.1 = 1

50 x 0.1 = 5

100 x 0.1 = 10

Tabel 4.5 Matriks penilaian resiko Sumber: www.nist.org

Teknik perhitungan dalam Level Penilaian Resiko menggunakan fungsi perkalian antara Threat Likelihood dengan Impact. Caranya yaitu: 1. Pertama

tentukan

kemungkinan

terjadinya

ancaman

(Threat

Likelihood) berdasarkan nilai yang ada, apakah High, Medium, atau Low.

105

2. Kemudian

tentukan

dampak

yang

mungkin

terjadi

(Impact)

berdasarkan nilai yang ada, apakah High, Medium, atau Low. 3. Setelah itu kalikan antara Threat Likelihood dengan Impact. 4. Hasil perkalian tersebut dijumlahkan dan dibagi dengan jumlah pertanyaan. 5. Hasil pembagian tersebut dinilai dengan menggunakan

Risk Scale

apakah termasuk kategori High, Medium, atau Low pada Tabel 4.6 6. Ancaman yang akan dijadikan resiko dan diberikan rekomendasi hanya k a t

Risk Scale

Low

Medium

High

1 to 10

> 10 to 50

> 50 to 100

egori Medium dan High.

Tabel 4.6 Risk Scale Sumber: www.nist.org

4.2

Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Umum 4.2.1

Pengendalian Manajemen Keamanan 4.2.1.1

Tujuan Dilakukan Audit Tujuan dilakukannya audit atas Pengendalian Manajemen Keamanan adalah:

106

1. Untuk memastikan Pengendalian Manajemen Keamanan yang ada pada Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana berjalan dengan baik. 2. Untuk memastikan aset sistem informasi aman, dengan pengadaan password, anti virus, scan virus secara rutin, serta alat-alat kebakaran.

4.2.1.2

Objek yang Diaudit Adapun objek yang diaudit atas Pengendalian Manajemen Keamanan adalah : 1. Komputer di ruang EDP 2. EDP Manager 3. EDP Assisstant 4. Di kantor pusat PT Brahmana 5. Gudang (Warehouse) 6. Hardware pada Purchasing Department

4.2.1.3

Kriteria Standar Adapun kriteria standar yang harus ada untuk Pengendalian Manajemen Keamanan, yaitu : 1. Perlengkapan kebakaran terdiri dari detektor asap di semua ruangan dan tabung pemadam kebakaran yang diletakkan di lokasi yang mudah diambil (tempat strategis).

107

2. Untuk mencegah kebakaran akibat tegangan listrik, maka kabel-kabel dan penghantar listrik dilapisi atau di tempatkan pada bahan yang tidak mudah terbakar. 3. Semua aset sistem informasi diletakkan di tempat yang tinggi. 4. Menutup peralatan hardware dengan bahan yang tahan air dan udara sewaktu tidak digunakan. 5. Gedung tempat penyimpanan aset sistem informasi dibangun dari bahan tahan api . 6. Untuk mencegah ancaman banjir, tempatkan aset sistem informasi di lantai yang lebih tinggi di mana lokasi aset ditempatkan. 7. Lokasi tempat aset sistem informasi ditempatkan sebaiknya memiliki suhu yang kering atau tidak ada genangan air. 8. Pelaksanaan pengaman untuk mengantisipasi perubahan tegangan sumber energi yaitu menggunakan stabilizer ataupun UPS yang memadai yang mampu mengcover tegangan listrik yang tiba-tiba turun. 9. Menggunakan program anti virus dan mengupdatenya secara rutin, menscan file yang akan digunakan, serta memastikan backup data bebas virus, dan penggunaan anti virus terhadap file yang terinfeksi. 10. Menggunakan password yang sulit untuk ditebak untuk mengantisipasi hacker.

108

11. Mengasuransikan peralatan, fasilitas, media penyimpanan, dokumen dan kertas yang berharga.

4.2.1.4

Instrumen yang Digunakan Instrumen yang digunakan atas Pengendalian Manajemen Keamanan adalah : 1. Check List, diisi oleh EDP Department Pertanyaan tentang

No.

Pengendalian Manajemen Keamanan

Ya

1.

Apakah terdapat user protection dengan menggunakan password

3

Tidak

pada pada komputer di ruang EDP? 2.

Apakah setiap komputer di Purchasing Department telah

3

dilengkapi dengan program anti virus? 3.

Apakah setiap komputer di Purchasing Department telah

3

dilakukan scan virus secara rutin? 4

3

Apakah kantor pusat PT Brahmana memiliki detektor asap di semua ruangan termasuk gudang?

5.

Apakah kantor pusat PT Brahmana memiliki tabung pemadam

3

kebakaran yang diletakkan ditempat yang strategis? 6.

3

Apakah terdapat alat untuk menutup hardware di Purchasing Department dengan bahan yang tahan air dan udara sewaktu tidak digunakan?

7.

Apakah digunakan Uninteruptable Power Supply (UPS) yang

3

mampu menstabilkan tegangan listrik pada server di ruang EDP? 8.

Apakah EDP Department mempunyi otoritas untuk mengakses semua bagian, mengdelete dan mengupdate semua file yang terkait dengan persediaan?

3

109

9.

3

Apakah karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di dekat peralatan komputer ?

10.

Apakah ruang EDP terletak di lantai atas?

11.

Apakah ada transaksi pembelian yang dilakukan melalui internet?

12.

Apakah ada kegiatan yang terkait dengan persediaan yang

3 3 3

menggunakan internet? 13.

3

Apakah gudang tempat penyimpanan persediaan dan ruang EDP dibangun dari bahan tahan api?

14.

Apakah PT Brahmana menggunakan jaringan pada kantor

3

pusatnya?

3

15.

Apakah ruang EDP terpisah dengan karyawan bagian lain?

16.

Apakah ada ijin khusus untuk masuk ke dalam ruang EDP?

3

17.

Apakah terdapat larangan ketat untuk tidak merokok di dalam

3

gudang tempat penyimpanan barang persediaan? 18. 19.

Apakah ada petugas keamanan yang menjaga gudang? Apakah PT Brahmana mengasuransikan semua fasilitas, dokumen

3 3

berharga, dan aset sistem informasi yang terkait dengan persediaan?

Tabel 4.7 Check List terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor.

2. Wawancara, dilakukan dengan EDP Manager Adapun pokok bahasan yang menjadi topik wawancara adalah:

110

a. Menanyakan mengenai user protection Jawaban: setiap komputer menggunakan Password. Password

yang dimasukkan berformat

bebas, yaitu dapat berupa angka atau huruf. b. Menanyakan mengenai anti virus Jawaban: anti virus diinstall pada setiap komputer purchasing department, selalu diupdate, dan discan secara rutin. c. Menanyakan mengenai transaksi yang dilakukan dengan menggunakan internet Jawaban: transaksi pembelian barang dagang tidak dilakukan melalui internet, tetapi pemesanan barang dari cabang ke pusat dilakukan melalui e-mail. d. Menanyakan mengenai penggunaan jaringan di dalam kantor pusat PT Brahmana Jawaban: semua bagian di kantor pusat menggunakan jaringan LAN versi 1.02 e. Menanyakan mengenai adanya UPS Jawaban: UPS digunakan pada server yang terdapat di ruang EDP. f. Menanyakan mengenai otoritas EDP

111

Jawaban: EDP Manager dapat melakukan akses terhadap

semua

data,

mengdelete

dan

mengupdate semua file yang terkait dengan persediaan. g. Menanyakan mengenai diperbolehkannya membawa makanan dan minuman Jawaban:

semua

karyawan

tidak

diperbolehkan

membawa makanan dan minuman karena telah disediakan satu ruang untuk makan dan minum pada saat makan siang. h. Menanyakan mengenai gedung tempat penyimpanan barang dagang dan ruang EDP dibangun dari bahan tahan api Jawaban: tidak dibangun dengan bahan tahan api karena merupakan bangunan lama. i. Menanyakan di mana letak tabung pemadam kebakaran Jawaban: tabung pemadam kebakaran diletakkan di setiap lantai di dalam kantor dan di gudang. j. Menanyakan mengenai tidak adanya ijin untuk masuk ke dalam ruang EDP Jawaban: memang tidak ada ijin khusus, tetapi jika ruang EDP kosong maka akan dikunci oleh

112

EDP staff terakhir yang keluar. Hanya EDP staff yang memiliki kunci ruang EDP. k. Menanyakan apakah semua fasilitas, dokumen berharga dan aset sistem informasi diasuransikan. Jawaban: semua fasilitas, dokumen berharga dan aset sistem

informasi

yang

terkait

dengan

persediaan tidak diasuransikan. l. Menanyakan mengenai adanya petugas keamanan yang menjaga gudang. Jawaban: terdapat 4 (empat) petugas keamanan yang menjaga gudang secara bergantian pada jam kerja dan setelah jam kerja.

1. Pengamatan atau Observasi, yaitu dengan melakukan tinjauan: a. Mengenai adanya detektor asap dan tabung pemadam kebakaran. b. Mengenai adanya Uninteruptable Power Supply (UPS) yang mampu menstabilkan tegangan listrik. c. Mengenai adanya karyawan yang merokok di dalam gudang

4. Pengujian atau Testing, dilakukan di ruang EDP.

113

4.2.1.5. Temuan Audit Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Manajemen Keamanan, yaitu: 1. Terdapat user protection dengan menggunakan password pada setiap komputer Purchasing Department, tetapi tidak ada perubahan password yang dilakukan secara rutin. 2. Dilakukan pengamanan dengan menginstall program anti virus pada setiap komputer Purchasing Department 3. Komputer Purchasing Department discan dan anti virus diupdate tiap 3 bulan sekali. 4. Tidak ada detektor asap baik di gudang maupun di dalam kantor. 5. Kantor Pusat PT Brahmana memiliki tabung pemadam kebakaran yang diletakkan di setiap lantai dan pada tempat yang strategis sehingga mudah dijangkau dan digunakan. 6. Tidak terdapat alat untuk menutup hardware di Purchasing Department. 7. Kantor Pusat PT Brahmana menggunakan Uninteruptable Power Supply (UPS) pada server di ruang EDP yang mampu mengstabilkan tegangan listrik. 8. EDP Manager mempunyai otoritas untuk mengakses semua bagian, mendelete dan mengupdate semua file yang terkait dengan persediaan.

114

9. Kantor Pusat PT Brahmana mempunyai aturan yang diterapkan bagi semua karyawan untuk tidak membawa makanan atau minuman didekat peralatan komputer, karena PT Brahmana telah menyediakan satu ruangan bagi karyawan untuk makan dan minum pada saat makan siang 10. Ruang EDP diletakkan di lantai atas (lantai 2) dan server utama juga terletak di lantai atas di dalam ruang EDP. 11. Tidak terdapat transaksi pembelian yang dilakukan melalui internet. 12. Kegiatan konfirmasi pengiriman barang dari pusat ke cabang atau permintaan pengiriman barang dari cabang ke pusat dilakukan melalui e-mail, sehingga lebih menghemat waktu. 13. Baik gudang maupun ruang EDP tidak tahan api karena merupakan bangunan lama. 14. PT Brahmana memiliki jaringan LAN yang menghubungkan semua bagian di kantor pusat dengan server utama di ruang EDP. 15. Ruang EDP dipisah dengan ruang bagian lain, ini baik karena kerahasiaan data dapat dijaga. 16. Tidak terdapat ijin khusus untuk masuk ke dalam ruang EDP. Biasanya, jika ruang EDP kosong akan dikunci oleh EDP staff yang terakhir keluar. Hanya EDP staff yang memiliki kunci ruang EDP.

115

17. Tidak ada larangan ketat untuk tidak merokok di dalam gudang tempat menyimpan barang persediaan. 18. Terdapat 4 (empat) petugas keamanan yang menjaga gudang secara bergiliran saat jam kerja maupun malam hari. Ini dapat mencegah terjadinya pencurian. 19. Tidak mengasuransikan fasilitas, dokumen berharga, dan aset sistem informasi yang terkait dengan persediaan.

4.1.2.6

Penilaian Resiko dan Rekomendasi 1. Penilaian Resiko atas Pengendalian Manajemen Keamanan pada PT Brahmana: Bobot

No.

1.

Resiko

Likelihood

Impact

Nilai

Level

(L)

(I)

(LxI)

Resiko

0,5

100

50

M

0,5

50

25

M

0,5

100

50

M

0.5

50

25

M

Tidak memiliki detektor asap disemua

ruangan

termasuk

gudang 2.

Tidak terdapat alat untuk menutup hardware dengan bahan yang tahan air dan udara sewaktu tidak digunakan

3.

Gudang

tempat

penyimpanan

persediaan dan ruang EDP tidak dibangun dari bahan tahan api 4.

Tidak ada ijin khusus untuk masuk ke dalam ruang EDP.

116

5.

Tidak ada larangan ketat untuk

1,0

100

100

H

0,5

100

50

M

50

M

tidak merokok di dalam gudang. 6.

Semua

fasilitas,

berharga,

dan

dokumen aset

sistem

informasi tidak diasuransikan

Hasil (Jumlah Nilai : Jumlah Pertanyaan)

Tabel 4.8 Penilaian Resiko atas Pengendalian Manajemen Keamanan PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Berdasarkan penilaian resiko yang telah dilakukan, diperoleh penilaian dengan hasil 50 yang menurut Risk Scale termasuk kategori Medium (beresiko sedang). Dari penilaian ini dapat disimpulkan

bahwa

tingkat

efektivitas

Pengendalian

Manajemen Keamanan (Security Administration Management Controls) Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana adalah cukup baik. Artinya, terdapat pengendalian yang cukup baik ketika terjadi ancaman sehingga dampak yang ditimbulkan tidak terlalu menghambat kinerja perusahaan.

2.

Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan PT Brahmana:

117

Adapun

resiko

dan

rekomendasi

atas

Pengendalian

Manajemen Keamanan yaitu: No. 1.

Resiko Tidak

memiliki

Rekomendasi

detektor

asap Sebaiknya dipasang detektor asap terutama

disemua ruangan termasuk gudang, di gudang, agar pada saat terjadi kebakaran ini dapat berakibat fatal apabila dapat segera ditangani dan tidak mudah terjadi

kebakaran

gudang

karena

terutama barang

di menyebar ke tempat lain. yang

disimpan mudah terbakar (fashion). 2

Gudang

tempat

penyimpanan Sebaiknya

gudang

dan

ruang

barang dagang dan ruang EDP tidak dilengkapi

dengan

tabung

EDP

pemadam

dibangun dari bahan tahan api. kebakaran yang cukup, agar pada saat Apabila

terjadi

kebakaran akan terjadi kebakaran dapat segera dipadamkan.

menyebar secara menyeluruh. 3.

Jika

hardware

Purchasing Sebaiknya

komputer

Purchasing

Department tidak ditutupi dengan Department ditutupi dengan perlengkapan alat yang tahan air, apabila terjadi yang tahan air, minimal dengan plastik. kebocoran maka dapat merusak komputer dan kinerja perusahaan akan terganggu. 4.

Jika tidak ada ijin khusus atau cara Batasi akses karyawan selain EDP untuk membatasi akses masuk ke ruang masuk ke dalam ruang EDP, misalnya EDP, maka jika ada EDP staff yang dengan diharuskan mengisi buku ijin lalai mengunci pintu, maka hal yang masuk. tidak diinginkan dapat terjadi.

5.

Tidak ada larangan untuk tidak Berikan larangan untuk tidak merokok merokok didalam gudang, yang didalam gudang, baik berupa instruksi dapat berakibat pada terjadinya langsung

maupun

berupa

penempelan

kebakaran apabila karyawan lalai gambar, dan ditetapkannya sanksi bagi

118

dan

membuang

sampah

rokok karyawan yang melanggar.

sembarangan. 6.

Jika

semua

fasilitas,

dokumen Sebaiknya

semua

fasilitas,

dokumen

berharga, dan aset sistem informasi berharga dan aset sistem informasi yang yang terkait dengan persediaan tidak terkait dengan persediaan dicover dengan diasuransikan, bencana,

apabila perusahaan

terjadi asuransi.

Apabila

terjadi

bencana,

akan perusahaan tidak mengeluarkan biaya yang

mengalami kerugian besar.

besar untuk membeli kembali aset-aset tersebut.

Tabel 4.9 Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.2.2 Pengendalian Manajemen Operasi 4.2.2.1

Tujuan Dilakukan Audit Tujuan dilakukannya Audit atas Pengendalian Manajemen Operasi, adalah: 1. Untuk memastikan Pengendalian Manajemen Operasi yang ada pada Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana telah berjalan dengan baik. 2. Untuk memastikan adanya pemisahan tugas yang jelas diantara

para

karyawan,

misalnya

bagian

pembelian

dipisahkan dengan bagian administrasi. 3. Untuk

memastikan

internal

dijalankan dengan baik.

kontrol

perusahaan

telah

119

4.2.2.2

Objek yang Diaudit Adapun objek yang diaudit atas Pengendalian Manajemen Operasi adalah: 1. Administration Manager 2. Administration Staff 3. Dokumen bukti stock opname 4. Kantor Pusat PT Brahmana 5. Formulir PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Pembagian Barang 6. Auditor Internal. 7. Warehouse Division

4.2.2.3

Kriteria Standar Adapun kriteria standar yang harus ada untuk Pengendalian Manajemen Operasi yaitu: 1. Adanya pemisahan tugas yang jelas antar bagian agar resiko manipulasi data dan dokumen dapat dihindari. 2. Adanya perputaran fungsi tugas karyawan yang dilakukan secara rutin berdasarkan waktu yang telah ditetapkan. 3. Dilakukannya stock opname secara berkala khususnya memasuki pergantian tahun. 4. Dibuat laporan stock opname ketika stock opname telah selesai dilakukan.

120

5. Untuk memastikan kinerja para karyawan berjalan dengan baik, sebaiknya seluruh karyawan mengenakan tanda pengenal perusahaan agar orang yang tidak berkepentingan tidak dapat menyusup keruang kerja perusahaan. 6. Setiap formulir sebaiknya diberi nomor urut tercetak (prenumbered) agar manipulasi data form dapat dihindari. 7. Sistem informasi yang baik harus dilengkapi dengan stock order minimum warning, agar persediaan barang dagang tetap terjaga.

4.2.2.4 Instrumen yang Digunakan Instrumen yang digunakan atas Pengendalian Manajemen Operasi adalah: 1.Check List, diisi oleh Administration Department, Auditor Internal, Warehouse Division

Pertanyaan tentang No.

Pengendalian Manajemen Operasi

1.

Apakah ada pemisahan tugas antara karyawan yang menginput

Ya

Tidak

3

data transaksi persediaan dengan karyawan yang melakukan pencetakan laporan yang berhubungan dengan persediaan? 2.

Apakah karyawan Purchasing Department merangkap juga sebagai administrasi?

3

121

3.

Apakah ada bagian yang mengerjakan tugas rangkap?

3

4.

Apakah setiap karyawan baru yang diterima, dilatih untuk

3

mengoperasikan sistem informasi yang ada di PT Brahmana 5.

3

Apakah terdapat perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin untuk menghindari terjadinya kecurangan?

6.

Apakah dilakukan stock opname secara rutin?

3

7.

Apakah setelah dilakukannya stock opname dibuat laporan tentang

3

stock opname yang telah dilakukan? 8.

3

Apakah setiap formulir PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang, dilengkapi dengan nomor urut tercetak (prenumbered)?

9.

3

Apakah sistem informasi persediaan dilengkapi dengan stock order minimum warning?

3

10.

Apakah PT Brahmana mempunyai data backup?

11.

Apakah data backup dengan server utama diletakkan di tempat

3

yang terpisah?

3

12.

Apakah PT Brahmana mempunyai Auditor Internal?

13.

Apakah Auditor Internal mengawasi langsung semua pembuatan

3

dokumen transaksi persediaan? 14.

Apakah auditor internal melakukan pemeriksaan terhadap PO,

3

Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang? 15.

Apakah

auditor

internal

pernah

melakukan

3

pemeriksaan

mendadak (surprised audit)? 16.

Apakah setiap dokumen transaksi (PO, Bon Pengeluaran Barang) yang dibuat selalu mendapat otorisasi dari pihak yang terkait?

3

122

17.

3

Apakah setiap arsip dari transaksi persediaan yang ada disimpan di ruangan khusus untuk menyimpan arsip?

18.

Apakah arsip yang disimpan disusun secara rapi dan teratur untuk

3

memudahkan pencarian? 19.

3

Apakah barang persediaan yang diterima dari supplier dihitung lebih dari 1 kali?

20.

Apakah terdapat SOP (Standar Operasi Prosedur) untuk alur

3

kegiatan persediaan barang masuk dan barang keluar? 21.

3

Apakah terdapat manual book pengoperasian aplikasi persediaan?

Tabel 4.10 Check List terhadap Pengendalian Manajemen Operasi PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

2. Wawancara, dilakukan dengan Administration Manager, Auditor Internal, Warehouse Head. Adapun pokok bahasan yang menjadi topik wawancara adalah: a. Menanyakan mengenai adanya pemisahan tugas antara karyawan yang melakukan input data dan karyawan yang melakukan pencetakan laporan. Jawaban: semua karyawan yang melakukan penginputan data

dapat

terhadap karyawan

juga

laporan

melakukan tersebut,

mempunyai

pencetakkan

karena

otoritas

dilakukan oleh bagian yang sama.

itu.

semua Semua

123

b. Menanyakan mengenai adanya karyawan yang mengerjakan tugas rangkap. Jawaban: ada,

yaitu

karyawan

bagian

administrasi

merangkap sebagai personalia dan finance. c. Menanyakan mengenai adanya perputaran jabatan Jawaban: tidak ada, karena sudah terdapat internal auditor yang dapat mengawasi terjadinya kecurangan. Alasan lain adalah, apabila dilakukan perputaran jabatan secara rutin, maka karyawan tidak akan fokus terhadap tugasnya. d. Menanyakan mengenai pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru. Jawaban: setiap karyawan baru yang masuk diberikan latihan tentang bagaimana cara mengoperasikan sistem informasi yang ada di PT Brahmana oleh EDP Department Staff. e. Menanyakan mengenai terdapatnya stock order minimum warning pada sistem informasi persediaan. Jawaban: pada sistem informasi persediaan tidak terdapat stock order minimum warning, karena barang persediaan PT Brahmana adalah fashion yang barangnya selalu up to date, jadi PT Brahmana tidak pernah membeli barang persediaan dengan

124

model yang sama setiap kali melakukan pembelian. f. Menanyakan mengenai adanya data backup Jawaban:

PT Brahmana mempunyai data backup berupa harddisk

cadangan

yang

berisi

database

cadangan. g. Menanyakan mengenai letak data backup dan server utama. Jawaban: harddisk cadangan diletakkan di ruangan yang sama dengan server utama. h. Menanyakan mengenai kapan dilakukannya stock opname Jawaban: stock opname dilakukan 3 (tiga) bulan sekali i. Menanyakan mengenai tugas auditor internal Jawaban: tugas

auditor

internal

adalah

melakukan

pemeriksaan rutin setiap 3 (tiga) bulan sekali terhadap PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang bersamaan dengan dilakukannya stock opname. j. Menanyakan mengenai otorisasi terhadap dokumen PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang. Jawaban: semua dokumen PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang selalu mendapat otorisasi (dibubuhi tanda tangan) dari pihak yang

125

membuat, menyetujui dan menerima. Ini dibuat agar kecurangan dapat dihindari. k. Menanyakan mengenai penyimpanan arsip Jawaban: semua

arsip

disimpan

oleh

bagian

yang

berhubungan dengan kepentingan arsip tersebut, ini

untuk

memudahkan

permintaan

arsip

sewaktu diperlukan.

4.2.2.5

Temuan Audit Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Manajemen Operasi yaitu: 2. Tidak ada pemisahan tugas antara karyawan yang menginput data transaksi persediaan dengan karyawan yang melakukan pencetakan laporan yang berhubungan dengan persediaan. 3. Purchasing Staff tidak merangkap Administration function 4. Terdapat karyawan yang mengerjakan tugas rangkap yaitu bagian administrasi merangkap sebagai personalia dan finance. 5. Semua karyawan baru yang masuk mendapat pelatihan mengenai cara pengoperasian sistem informasi yang ada di PT Brahmana yang diberikan oleh EDP Department. 6. Tidak terdapat perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin.

126

7. Dilakukan stock opname secara rutin, yaitu 3 (tiga) bulan sekali, dan dibuat laporan ketika stock opname telah selesai dilakukan. 8. PO dan Form Pembagian Barang tidak dilengkapi dengan nomor urut tercetak (pre-numbered), hanya Bon Pengeluaran Barang yang pre-numberred. 9. Sistem informasi persediaan PT Brahmana tidak dilengkapi dengan stock order minimum warning. 10. PT Brahmana mempunyai data backup berupa harddisk cadangan yang berisi database cadangan. 11. Harddisk cadangan diletakkan di ruangan yang sama dengan server utama, yaitu di dalam ruang EDP. 12. PT Brahmana mempunyai Auditor Internal yang bertugas melakukan pemeriksaan secara rutin yaitu bersamaan dengan dilakukannya stock opname. 13. Auditor internal tidak mengawasi langsung semua pembuatan dokumen transaksi persediaan. 14. Auditor internal melakukan pemeriksaan terhadap dokumen seperti PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang pada saat stock opname. 15. Auditor internal tidak pernah melakukan pemeriksaan mendadak (surprised audit).

127

16. Setiap PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang disertai dengan otorisasi pihak terkait, baik yang membuat, mengetahui, maupun menerima. 17. Tidak terdapat ruang khusus untuk penyimpanan arsip perusahaan. 18. Barang yang diterima dari supplier dihitung hanya satu (1) kali oleh karyawan bagian gudang. 19. Ada SOP yang mengatur alur kegiatan persediaan barang masuk dan barang keluar. 20. Tidak ada manual book untuk pengoperasian aplikasi persediaan.

4.2.2.6

Penilaian Resiko dan Rekomendasi 1. Penilaian Resiko atas Pengendalian Manajemen Operasi PT Brahmana:

Bobot No.

1.

Resiko

Likelihood

Impact

Nilai

Level

(L)

(I)

(LxI)

Resiko

0,5

50

25

M

Tidak ada pemisahan tugas antara karyawan yang menginput data transaksi karyawan pencetakan

persediaan yang

dengan melakukan

laporan

yang

berhubungan dengan persediaan

128

2.

Karyawan

bagian

administrasi

merangkap sebagai personalia dan

0,1

10

1

L

0,1

10

1

L

1,0

100

100

H

0,1

10

1

L

0,5

100

50

M

0,5

50

25

M

0,5

50

25

M

0,5

100

50

M

1,0

100

100

H

0,5

50

25

M

36,64

M

finance 3.

Tidak

terdapat

stock

order

minimum warning pada sistem informasi persediaan 4.

PO dan Form Pembagian Barang tidak pre-numberred.

5.

Tidak terdapat perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin

6.

Server utama dengan harddisk cadangan diletakkan di tempat yang sama

7.

Bagian audit tidak mengawasi langsung pembuatan PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang.

8.

Auditor internal tidak pernah melakukan pemeriksaan mendadak (surprised audit)

9.

Arsip tidak disimpan diruangan khusus tempat penyimpanan arsip

10.

Barang

yang

diterima

dari

supplier hanya dihitung 1 kali 11.

Tidak

ada

manual

book

pengoperasian aplikasi persediaan

Hasil (Jumlah Nilai : Jumlah Pertanyaan

Tabel 4.11 Penilaian Resiko atas Pengendalian Manajemen Operasi PT Brahmana

129

Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Berdasarkan penilaian resiko yang telah dilakukan, diperoleh penilaian dengan hasil 36,64 yang menurut Risk Scale termasuk kategori Medium (beresiko sedang). Dari penilaian ini

dapat

disimpulkan

Pengendalian

bahwa

Manajemen

tingkat Operasi

efektivitas (Operation

Management Controls) Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana adalah cukup baik. Artinya, terdapat pengendalian yang cukup baik ketika terjadi ancaman sehingga dampak yang ditimbulkan tidak terlalu menghambat kinerja perusahaan.

2. Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasi PT Brahmana: Adapun

resiko

dan

rekomendasi

atas

Pengendalian

Manajemen Operasi PT Brahmana, yaitu:

No. 1.

Resiko

Rekomendasi

Jika tidak ada pemisahan antara Sebaiknya untuk penginputan data yang karyawan yang melakukan input dianggap material bagi perusahaan dipisah data dengan yang menghasilkan dengan bagian yang mencetak laporan. Ini laporan, pengecekan

maka silang

tidak

ada semua

bertujuan

untuk

menghindari

terhadap terjadinya kecurangan dan kesalahan.

130

laporan,

ini

dapat

berakibat

terjadinya kecurangan. 2.

PO dan Form Pembagian Barang Sebaiknya tidak

pre-numberred

mengakibatkan kecurangan

dapat Barang

PO dibuat

terjadinya memudahkan

dan

sulit

dan

Form

Pembagian

pre-numberred

pengarsipan,

agar

pengecekan,

untuk dan mencegah kecurangan.

memeriksa kelengkapan PO dan Form Pembagian Barang. 3.

Server

utama

cadangan

dan

yang

harddisk Letakkan harddisk cadangan di tempat

diletakkan

di yang terpisah dari server utama agar

tempat yang sama tidak akan harddisk tetap dapat digunakan jika terjadi efektif jika terjadi bencana yang bencana, seperti menyewa ruangan khusus dapat

mengakibatkan

server

dan

harddisk

rusaknya di gedung lain untuk meletakkan harddisk secara cadangan

bersamaan. 4.

Tidak ada pengawasan langsung Fungsi audit internal sebaiknya mengawasi terhadap

pembuatan

transaksi

persediaan

dokumen pembuatan dokumen penting agar tidak dapat terjadi kecurangan ataupun yang pada

menyebabkan terjadi kecurangan akhirnya akan merugikan perusahaan. ataupun kesalahan karena tidak ada pemeriksaan silang. 5.

Jika auditor internal tidak pernah

Sebaiknya

auditor

internal

melakukan

melakukan pemeriksaan

pemeriksaan mendadak agar karyawan

mendadak, kemungkinan

tidak berani melakukan kecurangan.

tarjadinya kecurangan tidak akan diketahui ketika tidak dilakukan pemeriksaan. 6.

Arsip tidak disimpan diruangan Sebaiknya arsip disimpan di ruang khusus khusus tempat penyimpanan arsip

penyimpanan arsip, agar kerahasiaan arsip tersebut dapat terjaga.

131

7.

Jika barang yang diterima dari Sebaiknya barang dihitung lebih dari 1 kali supplier hanya dihitung 1 kali, dan jika bisa dilakukan oleh orang yang maka

kemungkinan

kesalahan

perhitungan

terjadi berbeda atau oleh bagian yang berbeda sangat yang independen dan tidak terkait dengan

besar. Ini mungkin akan berakibat kegiatan persediaan. terjadi kecurangan antara orang yang menerima barang dengan supplier 8.

Jika

tidak

ada

manual

book Sebaiknya EDP Department membuatkan

pengoperasian aplikasi persediaan, satu manual book yang memuat dengan maka perusahaan akan sangat rinci pengoperasian aplikasi persediaan. tergantung

dengan

EDP

Department.

Tabel 4.12 Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasi PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.3

Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Aplikasi 4.3.1

Pengendalian Boundary 4.3.1.1

Tujuan Dilakukan Audit Tujuan dilakukannya audit atas Pengendalian Boundary adalah: 1. Untuk memastikan Pengendalian Boundary yang ada pada Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana berjalan dengan baik. 2. Untuk memastikan bahwa hak akses ke sistem informasi telah dimiliki oleh user yang terotorisasi.

132

3. Untuk memastikan terdapatnya batasan hak akses ke sistem informasi berdasarkan tingkat jabatan yang dimiliki user. 4. Untuk memastikan adanya error message jika terjadi kesalahan dalam penginputan data maupun dalam login awal.

4.3.1.2

Objek yang Diaudit Adapun objek yang diaudit atas Pengendalian Boundary adalah: 1. Aplikasi persediaan 2. Pada saat login ke aplikasi persediaan 3. EDP Manager 4. EDP Assisstant

4.3.1.3

Kriteria Standar Adapun kriteria standar yang harus ada untuk Pengendalian Boundary yaitu : 1. Menetapkan identitas dan kewenangan pengguna, dalam arti sistem harus memastikan user yang dapat melakukan pengaksesan adalah user yang mempunyai hak akses. 2. Sistem dapat menampilkan pesan error atau menutup aplikasi secara langsung pada saat user salah memasukkan password pada jumlah kesalahan maksimum yang telah ditetapkan. 3. Dapat membatasi tingkat pengaksesan user sesuai level yang dimiliki.

133

4.3.1.4

Instrumen yang Digunakan Instrumen yang digunakan atas Pengendalian Boundary adalah : 1. Check List, di isi oleh EDP Department:



Ya

1.

Apakah aplikasi yang terkait dengan persediaan dilengkapi

3

Tidak

dengan login akses seperti username dan password ? 2.

Apakah password yang diketik tidak terlihat (invisible) ?

3.

Apakah password yang dimasukkan ada format khusus,

3 3

misalnya berupa angka semua atau berupa huruf semua? 4.

3

Apakah karyawan selain bagian Purchasing Department dapat menggunakan komputer di Purchasing Department?

5.

Apakah aplikasi yang terkait dengan persediaan akan

3

menampilkan pesan jika verifikasi login tidak valid? 6.

Apakah aplikasi yang terkait dengan persediaan hanya dapat

3

diakses oleh orang-orang yang berhak? 7.

3

Apakah hanya password dan user name yang menentukan hak akses seorang karyawan (user)?

8.

Apakah aplikasi persediaan membatasi ukuran field (panjang

3

maksimal) terhadap password? 9.

Apakah terdapat batasan-batasan terhadap kewenangan user

3

dalam mengakses aplikasi yang terkait dengan persediaan? 10.

Apakah password untuk aplikasi persediaan dilengkapi dengan

3

pembatasan sistem umur password ? 11.

Jika ya, apakah aplikasi persediaan menampilkan pesan jika password tersebut sudah berakhir (expired) ?

3

134

12.

Apakah ada batas kesalahan maksimum dalam penginputan

3

password untuk aplikasi persediaan? 13.

Jika ya, apakah memberikan respon dengan menutup secara

3

otomatis sistem aplikasi persediaan tersebut (otomatis keluar dari sistem aplikasi tersebut)?

Tabel 4.13 Check List terhadap Pengendalian Boundary PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor 2. Wawancara, dilakukan dengan EDP Manager Adapun pokok bahasan yang menjadi topik wawancara adalah: a. Menanyakan mengenai adanya jumlah digit password yang harus dimasukkan Jawaban: maksimal jumlah digit password adalah 5 (lima) digit. Password yang dimasukkan tidak akan terlihat karena diblok hitam. b. Menanyakan mengenai adanya format khusus terhadap password Jawaban: format pemberian password bebas, bisa berupa angka, huruf atau gabungan antara angka dengan huruf c. Menanyakan mengenai berapa kali batas maksimum dalam memasukkan password dan adakah respon yang diberikan apabila batas maksimum tersebut telah dicapai

135

Jawaban: batas

maksimum

kesalahan

dalam

memasukkan password adalah 3 (tiga) kali. Apabila dalam jangka 3 (tiga) kali berturutturut user salah dalam memasukkan password, maka secara otomatis aplikasi akan tertutup. d. Menanyakan mengenai karyawan yang dapat mengakses komputer di Purchasing Department Jawaban: hanya karyawan Purchasing Department yang dapat menggunakan komputer di Purchasing Department, karena command prompt masingmasing department berbeda. e. Menanyakan mengenai pembatasan akses selain password dan user name Jawaban:

selain

password

dan

username,

yang

menentukan hak akses seorang karyawan adalah level akses yang telah ditentukan pada saat

karyawan

tersebut

pertama

kali

menggunakan komputer. f. Menanyakan mengenai adakah bagian yang dapat membantu apabila user lupa dengan password mereka. Jawaban: ada, yaitu EDP Department g. Menanyakan mengenai adanya umur password

136

Jawaban: tidak ada, ini bertujuan agar user tidak mengalami kesulitan (repot) apabila setiap kali harus mengganti dan mengingat password yang berbeda. 3. Pengujian atau Tes, dilakukan di ruang EDP mengenai login akses atas aplikasi yang terkait dengan persediaan.

4.3.1.5

Temuan Audit Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Boundary yaitu: 1. Aplikasi yang terkait dengan persediaan dilengkapi dengan login akses berupa username dan password. 2. Password pada aplikasi persediaan diblok hitam/tidak terlihat (invisible). 3. Tidak ada format khusus terhadap password yang akan dimasukkan, yaitu dapat berupa angka, huruf, atau gabungan antara angka dengan huruf. 4. Karyawan selain Purchasing Department tidak dapat menggunakan komputer di Purchasing Department. 5. Aplikasi persediaan akan menampilkan pesan jika verifikasi login tidak valid.

137

6. Aplikasi yang terkait dengan persediaan hanya dapat diakses oleh orang-orang yang terotorisasi. 7. Aplikasi persediaan membatasi ukuran field (panjang maksimal) terhadap login akses (username dan password), yaitu maksimal 5 (lima) digit. 8. Selain password dan user name, ada level akses yang akan menentukan hak akses seorang karyawan terhadap aplikasi yang terkait dengan persediaan. 9. Terdapat batasan-batasan terhadap kewenangan user dalam mengakses aplikasi yang terkait dengan persediaan. 10. Aplikasi persediaan tidak dilengkapi dengan pembatasan sistem umur password. 11. Terdapat batas kesalahan maksimum dalam penginputan login sebelum akses ke dalam aplikasi persediaan,yaitu sebanyak 3 (tiga) kali. 12. Aplikasi persediaan akan tertutup secara otomatis (otomatis keluar dari sistem aplikasi), apabila batas maksimum kesalahan penginputan login telah dicapai.

4.3.1.6

Penilaian Resiko dan Rekomendasi 1. Penilaian Resiko atas Pengendalian Boundary PT Brahmana: Bobot

No.

Resiko

Likelihood

Impact

Nilai

Level

138

1.

Aplikasi

persediaan

dilengkapi

dengan

(L)

(I)

(LxI)

Resiko

0,5

50

25

M

0,1

10

1

L

13

L

tidak

pembatasan

sistem umur password 2.

Tidak ada format khusus dalam memasukkan password


Tabel 4.14 Penilaian Resiko atas Pengendalian Boundary PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Berdasarkan penilaian resiko yang telah dilakukan, diperoleh penilaian dengan hasil 13 yang menurut Risk Scale termasuk kategori Medium (beresiko sedang) Dari penilaian ini dapat disimpulkan

bahwa

tingkat

efektivitas

Pengendalian

Batasan (Boundary Controls) Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana adalah cukup baik. Artinya, terdapat pengendalian yang cukup baik ketika terjadi ancaman sehingga dampak yang ditimbulkan tidak terlalu menghambat kinerja perusahaan. 2. Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Boundary PT Brahmana: Resiko

Rekomendasi

Tidak adanya pembatasan umur password Sebaiknya ditentukan umur password.

139

dapat berbahaya bagi PT Brahmana, jika Tidak perlu terlalu sering, mungkin tiap 3 password karyawan yang memiliki level bulan atau 6 bulan sekali. Jika karyawan akses tinggi diketahui oleh pihak-pihak merasa yang tidak bertanggung jawab.

semacam

kesulitan ini,

PT

dengan

kebijakan

Brahmana

dapat

mempertimbangkan dengan resiko yang mungkin terjadi. Jika lupa password karena terlalu sering diganti, akan dapat dibantu oleh EDP Department.

Tabel 4. 15 Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Boundary PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor. 4.3.2

Pengendalian Input 4.3.2.1

Tujuan Dilakukan Audit Tujuan dilakukannya audit atas Pengendalian Input adalah: 1. Untuk memastikan pengendalian input yang ada pada PT Brahmana berjalan dengan baik. 2. Untuk mengecek tampilan, design warna, dan penggunaan bahasa pada layar Aplikasi yang berhubungan dengan Persediaan telah baik dan mudah dimengerti, termasuk adanya menu help, error message, menu konfirmasi, waktu respon yang cepat, nama user yang mengakses, dan metode input.

140

3. Untuk mengecek keakuratan input data dengan dokumen sumber dan pembubuhan tanda check (3) pada dokumen sumber yang telah diinput, serta pengarsipan dokumen sumber. 4. Untuk mengecek apakah fasilitas menu memenuhi kebutuhan user.

4.3.2.2

Objek yang Diaudit Adapun objek yang diaudit atas Pengendalian Input adalah: 1. EDP Manager 2. EDP Assisstant 3. Interface aplikasi persediaan 4. Aplikasi persediaan 5. Dokumen sumber (dokumen input) 6. Tempat arsip

4.3.2.3 Kriteria Standar Adapun kriteria standar yang harus ada untuk Pengendalian Input yaitu : 1. Terdapat kontrol terhadap dokumen sumber yang akan diinput. 2. Terdapat otoritas bagi pihak yang melakukan delete atau update.

141

3. Terdapat pesan error apabila salah melakukan input data. 4. Fasilitas menu yang disajikan memenuhi kebutuhan user.

4.3.2.4

Instrumen yang Digunakan Instrumen yang digunakan atas Pengendalian Input adalah : 1. Check List, di isi oleh EDP Department Pertanyaan tentang

No.

Pengendalian Input

Ya

1.

Apakah delete atau update terhadap data dan transaksi persediaan

3

Tidak

hanya dapat dilakukan oleh user tertentu yang diberi otoritas? 2.

3

Apakah data dan transaksi persediaan yang telah terlanjur diinput dan disave dapat diedit atau didelete oleh orang yang menginput?

3.

3

Apakah terdapat menu konfirmasi terhadap data barang, supplier, dan Bon Pengeluaran Barang sebelum disimpan?

4.

Apakah bahasa yang ada pada layar aplikasi persediaan mudah

3

dimengerti? 5.

3

Apakah terdapat pesan kesalahan (error message) pada aplikasi persediaan saat terjadi kesalahan penginputan data barang, supplier, dan Bon Pengeluaran Barang?

6.

Apakah karyawan yang mengentri data selalu membubuhkan

3

tanda check (3 ) pada dokumen sumber setelah dokumen selesai diinput? 7.

Apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap PO,

3

Bon Pengeluaran Barang, Nota Supplier, dan Form Pembagian Barang yang telah digunakan/diinput? 8.

Apakah setiap adanya perubahan data manual mengenai barang persediaan yang masuk maupun yang keluar segera dilakukan

3

142

penyesuaian dengan data di komputer? 9.

Apakah fasilitas menu yang ada pada aplikasi persediaan telah

3

memenuhi kebutuhan user? 10.

Apakah terdapat help facilities dalam aplikasi yang dapat membantu

karyawan

jika

mengalami

kesulitan

3

dalam

menggunakan aplikasi persediaan?

Tabel 4.16 Check List terhadap Pengendalian Input PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

2. Wawancara, dilakukan dengan EDP Manager Adapun pokok bahasan yang menjadi topik wawancara adalah: a. Menanyakan mengenai siapa yang berhak melakukan delete atau update terhadap data dan transaksi persediaan Jawaban: EDP Manager yang berhak. b. Menanyakan mengenai perubahan data yang dilakukan secara langsung ke komputer apabila terdapat perubahan data manual Jawaban: tidak dilakukan perubahan data secara langsung ke komputer apabila perubahan data tersebut tidak begitu penting, misalnya kesalahan pada penulisan (nama barang) “b” menjadi “p”, walaupun tidak diubah, nama

143

barang tersebut masih dapat dipahami oleh user. Kesalahan penting, misalnya kesalahan dalam ukuran (size) fashion, kesalahan seperti ini harus segera diubah agar barang persediaan

yang

dicatat

tidak

terjadi

kesalahan (terjadi kekeliruan). c. Menanyakan tentang penyimpanan transaksi yang dilakukan apakah disimpan secara real-time atau batch. Jawaban: Data transaksi disimpan secara real-time. 3. Pengujian atau Testing, dilakukan di ruang EDP mengenai aplikasi persediaan.

4.3.2.5

Temuan Audit Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Input, yaitu: 1. Hanya EDP manager yang berhak melakukan delete atau update terhadap data supplier, barang, cabang, dan Bon Pengeluaran

Barang

(data

yang

berhubungan

dengan

persediaan). 2. Data barang dan Bon Pengeluaran Barang (data yang berhubungan dengan persediaan) yang telah terlanjur diinput dan disave hanya dapat di delete oleh EDP Manager

144

3. Tidak terdapat menu konfirmasi terhadap data barang, supplier,

dan

Bon

Pengeluaran

Barang

(data

yang

berhubungan dengan persediaan) sebelum disimpan. 4. Bahasa yang ada pada layar aplikasi persediaan mudah dimengerti oleh user. 5. Tidak terdapat pesan kesalahan (error message) pada aplikasi persediaan sewaktu terjadi kesalahan penginputan data barang,

supplier,

dan

Bon

Pengeluaran

(data

yang

berhubungan dengan persediaan). 6. Karyawan yang mengentri data selalu membubuhkan tanda check (3 ) di dokumen input, setelah dokumen tersebut selesai diinput. 7. Dokumen PO, Bon Pengeluaran Barang, Nota Supplier, dan Form Pembagian Barang yang telah digunakan/diinput diarsip oleh masing-masing bagian yang melakukan input data. 8. Tidak dilakukan penyesuaian secara langsung dengan data di komputer ketika terjadi perubahan data manual 9. Fasilitas menu yang ada pada aplikasi persediaan telah memenuhi kebutuhan user. 10. Tidak terdapat help facilities dalam aplikasi persediaan yang dapat membantu karyawan jika mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi persediaan.

145

11. Data transaksi persediaan disimpam secara real-time.

4.3.2.6

Penilaian Resiko dan Rekomendasi 1. Penilaian Resiko atas Pengendalian Input PT Brahmana: Bobot

No.

1.

Resiko

Likelihood

Impact

Nilai

Level

(L)

(I)

(LxI)

Resiko

0,5

50

25

M

0,5

100

50

M

0,1

10

1

L

1

100

100

H

62,65

H

Tidak terdapat menu konfirmasi terhadap data barang, supplier, dan Bon Pengeluaran Barang sebelum disimpan

2.

Tidak

dilakukan

penyesuaian

secara langsung dengan data di komputer ketika terjadi perubahan data manual 3.

Tidak terdapat help facilities

4.

Tidak terdapat message error jika terjadi

kesalahan

input

data

persediaan


Tabel 4.17 Penilaian Resiko atas Pengendalian Input PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Berdasarkan penilaian resiko yang telah dilakukan, diperoleh penilaian dengan hasil 62,65 yang menurut Risk Scale

146

termasuk kategori High (beresiko tinggi). Dari penilaian ini dapat disimpulkan bahwa tingkat efektivitas Pengendalian Masukan (Input Controls) Sistem Informasi Persediaan pada PT Brahmana adalah tidak baik. Artinya, terdapat pengendalian yang kurang baik ketika terjadi ancaman sehingga dampak yang ditimbulkan akan menghambat kinerja perusahaan. 3. Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Input PT Brahmana: Adapun resiko dan rekomendasi atas Pengendalian Input PT Brahmana yaitu: No. 1.

Resiko

Rekomendasi

Jika tidak terdapat menu konfirmasi Sebaiknya

terdapat

menu

terhadap data sebelum disimpan, konfirmasi terhadap data yang kemungkinan

dapat

terjadi akan disimpan, agar user dapat

kesalahan data yang disimpan oleh memastikan keakuratan dari data karyawan yang bersangkutan. 2.

yang akan disimpan.

Jika tidak dilakukan penyesuaian Sebaiknya

segera

dilakukan

secara langsung dengan data di penyesuaian/perubahan

terhadap

komputer ketika terjadi perubahan data yang salah, agar orang yang data manual, akan mengakibatkan menggunakan data tersebut tidak kesalahan dalam penginformasian dirugikan. data yang terkait dengan persediaan

Karena

data

yang

digunakan tersebut berhubungan langsung

dengan

kemajuan

perusahaan. 3.

Jika tidak terdapat message error Sebaiknya ditambahkan message saat terjadi kesalahan input data error jika terjadi kesalahan input persediaan, maka akan mengacaukan data persediaan, agar laporan yang

147

data persediaan secara keseluruhan, dihasilkan yang

pada

menyebabkan yang

akhirnya kesalahan

dihasilkan

dari

akan persediaan

dari dapat

kegiatan dihandalkan

laporan kebenarannya. kegiatan

persediaan.

Tabel 4.18 Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Input PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.3.3

Pengendalian Output 4.3.3.1

Tujuan Dilakukan Audit Tujuan dilakukannya audit atas Pengendalian Output adalah: 1. Untuk memastikan Pengendalian Output yang ada di PT Brahmana berjalan dengan baik. 2. Untuk memastikan bahwa aplikasi yang berhubungan dengan sistem

informasi

menghasilkan

persediaan

laporan

sesuai

PT dengan

Brahmana kebutuhan

dapat dan

didistribusikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, serta kepada pihak yang berkepentingan. 3. Untuk memastikan setiap laporan yang dicetak telah tercantum kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, periode, nomor urut dan jam laporan tersebut. 4. Untuk memastikan laporan diarsip, mudah ditemukan dan batas waktu lamanya laporan tersebut diarsip, serta control

148

terhadap proses penghancuran laporan yang sudah tidak diperlukan.

4.3.3.2

Objek yang Diaudit Adapun objek yang diaudit atas Pengendalian Output adalah: 1. Purchasing Manager 2. Purchasing Staff 3. Dokumen Output (Laporan)

4.3.3.3

Kriteria Standar Adapun kriteria standar yang harus ada untuk Pengendalian Output yaitu : 1. Menjaga hasil output yang akurat, lengkap, up-to-date, dan didistribusikan kepada pihak yang berhak serta tepat waktu. 2. Terdapat prosedur permintaan laporan rutin atau permintaan laporan baru. 3. Terdapat control terhadap penghancuran laporan yang sudah tidak dibutuhkan.

4.3.3.4

Instrumen yang Digunakan Instrumen yang digunakan atas Pengendalian Output adalah : 1. Check List, di isi oleh Purchasing Division

149


Pengendalian Output

1.

Apakah dilakukan pemeriksaan ulang secara langsung

Ya

Tidak

3

setelah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak? 2.

Apakah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang

3

berhubungan dengan persediaan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan? 3.

Apakah pembuatan laporan arus barang MD, dan semua

3

laporan yang berhubungan dengan persediaan tepat waktu, berdasarkan periode yang telah ditentukan? 4.

3

Apakah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak dan didistribusikan tepat waktu sesuai periode laporan?

5.

Apakah setiap laporan arus barang MD, dan semua laporan

3

yang berhubungan dengan persediaan yang dihasilkan tercantum kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, periode, nomor urut dan jam laporan tersebut dicetak? 6.

3

Apakah terdapat control terhadap penghancuran laporan yang terkait dengan persediaan yang sudah tidak dibutuhkan lagi?

7.


3

berhubungan dengan persediaan yang telah dicetak diarsip secara rapi? 8.


3

berhubungan dengan persediaan yang telah dicetak, soft copy laporan tersebut masih disimpan sebagai arsip? 9. Apakah ada prosedur permintaan laporan rutin atau laporan baru diluar laporan persediaan yang rutin dihasilkan?

3

150

3

10. Apakah terdapat batas waktu penyimpanan laporan yang dihasilkan dari kegiatan persediaan?

3

11. Apakah ada bukti tertulis jika penerima laporan telah menerima laporan?

3

12. Apakah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan mencantumkan jumlah total halaman laporan (end of page)? 13. Apakah ada judul laporan dalam kegiatan persediaan yang

3

tidak mencerminkan isi laporan? 14. Apakah laporan arus barang MD dan semua laporan yang

3

berhubungan dengan persediaan mencantumkan nama dan tanda tangan orang yang menghasilkan laporan?

Tabel 4.19 Check List terhadap Pengendalian Output PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

2. Wawancara, dilakukan dengan Purchasing Manager Adapun pokok bahasan yang menjadi topik wawancara adalah: a. Menanyakan mengenai adakah prosedur permintaan laporan Jawaban: tidak ada, apabila laporan diperlukan dapat dicetak tanpa ada prosedur apapun. b. Menanyakan apakah laporan dicetak dan didistribusikan tepat waktu

151

Jawaban: tidak, laporan dicetak apabila ada permintaan dari

pihak

yang

membutuhkan

laporan

tersebut. c. Menanyakan mengenai judul laporan yang tidak sesuai dengan isinya Jawaban: ada judul laporan yang tidak sesuai dengan isinya, yaitu laporan arus barang MD yang juga adalah laporan prosentase stok. Tetapi tidak masalah karena merupakan internal kantor dan yang menggunakan memang hanya MD. 4.3.3.5

Temuan Audit Adapun temuan audit yang dihasilkan dari Pengendalian Output yaitu: 1. Tidak dilakukan pemeriksaan ulang setelah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak. 2. Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan akan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan. 3. Pembuatan laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan tepat waktu, berdasarkan periode yang telah ditentukan.

152

4. Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan

dengan

persediaan

tidak

dicetak

dan

didistribusikan tepat waktu sesuai periode laporan, karena laporan akan dicetak jika ada bagian yang meminta. 5. Setiap laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan yang dihasilkan tercantum kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, periode, nomor urut dan jam laporan tersebut dicetak. 6. Tidak terdapat control terhadap penghancuran laporan yang terkait dengan persediaan yang sudah tidak dibutuhkan. 7. Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan yang telah dicetak diarsip secara rapi. 8. Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan yang telah dicetak, soft copy laporan tersebut masih disimpan sebagai arsip. 9. Tidak ada prosedur permintaan laporan rutin atau laporan baru, diluar laporan yang rutin dihasilkan dari kegiatan persediaan. 10. Tidak terdapat batas waktu penyimpanan laporan yang dihasilkan dari kegiatan persediaan. 11. Tidak terdapat bukti tertulis jika penerima laporan telah menerima laporan.

153

12. Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan tidak mencantumkan jumlah total halaman laporan. 13. Ada laporan yang judul laporan tidak sesuai dengan isi laporan, yaitu laporan arus barang MD yang juga adalah laporan prosentase stok. 14. Tidak terdapat keterangan nama dan tanda tangan orang yang menghasilkan laporan arus barang MD dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan.

4.3.3.6. Penilaian Resiko dan Rekomendasi 1. Penilaian Resiko atas Pengendalian Output PT Brahmana: Bobot No.

1.

Resiko

Tidak

dilakukan

Likelihood

Impact

Nilai

Level

(L)

(I)

(LxI)

Resiko

0,5

50

25

M

0,5

50

25

M

pemeriksaan

ulang setelah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak 2.

Laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan tidak dicetak dan didistribusikan secara tepat waktu.

154

3.

Tidak terdapat control terhadap penghancuran laporan yang sudah

0,5

50

25

M

0,5

50

25

M

0,1

10

1

L

0,5

50

25

M

1,0

50

50

M

yang tidak sesuai dengan isinya.

0,1

10

1

L

Tidak terdapat keterangan nama

0,5

50

25

M

23,55

M

tidak dibutuhkan 4.

Tidak

terdapat

prosedur

permintaan laporan rutin atau laporan

baru

diluar

laporan

persediaan yang rutin dihasilkan 5.

Tidak

terdapat

batas

waktu

penyimpanan laporan 6.

Tidak ada bukti tertulis jika penerima telah menerima laporan

7.

Tidak dicantumkan jumlah total halaman

8.

9.

Ada judul laporan persediaan

dan tanda tangan orang yang menghasilkan laporan.


Tabel 4.20 Penilaian Resiko atas Pengendalian Output PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Berdasarkan penilaian resiko yang telah dilakukan, diperoleh penilaian dengan hasil 23,55 yang menurut Risk Scale termasuk kategori Medium (beresiko sedang). Dari penilaian ini

dapat

disimpulkan

bahwa

tingkat

efektivitas

155

Pengendalian

Keluaran

(Output

Controls)

Sistem

Informasi Persediaan pada PT Brahmana adalah cukup baik. Artinya, terdapat pengendalian yang cukup baik ketika terjadi ancaman sehingga dampak yang ditimbulkan tidak terlalu menghambat kinerja perusahaan.

2. Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Output Adapun resiko dan rekomendasi atas Pengendalian Output yaitu:

No. 1.

Resiko

Rekomendasi

Jika tidak dilakukan pemeriksaan

Sebaiknya dilakukan pemeriksaan

ulang terhadap laporan arus barang

ulang secara singkat hanya untuk

MD, dan semua laporan yang

memastikan


yang dicetak, ini dilakukan untuk

setelah dicetak, maka laporan

mencegah terjadinya human error.

kebenaran

laporan

tersebut belum sepenuhnya dapat dikatakan akurat. 2.

Jika laporan arus barang MD, dan Sebaiknya setiap laporan yang semua laporan yang berhubungan telah

dibuat,

dicetak

dan

dengan persediaan tidak dicetak dan didistribusikan kepada pihak yang didistribusikan secara tepat waktu, berkepentingan maka

akan

ketidakteraturan

dengan

tepat

menyebabkan waktu agar laporan tersebut dapat pengaturan dijadikan

persediaan barang dagang.

bagian

dalam

pengambilan keputusan khususnya dalam

melakukan

barang persediaan.

pembelian

156

3.

Tidak terdapat control terhadap Sebaiknya

dalam

penghancuran laporan arus barang penghancuran MD,

dan

semua

berhubungan

laporan

dengan

yang tidak

melakukan

dokumen

diperlukan

yang diberi

persediaan pengawasan agar tidak terjadi

yang sudah tidak dibutuhkan

penghancuran terhadap dokumen penting oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

4.

Tidak terdapat prosedur permintaan Sebaiknya setiap kali ada bagian laporan rutin atau laporan baru yang

ingin

meminta

laporan,

diluar laporan yang biasa dihasilkan terlebih dahulu mengajukan surat dari kegiatan persediaan.

permintaan laporan, agar laporan yang didistribusikan tepat sasaran dan tidak disalahgunakan. Apabila suatu saat terjadi penyalahgunaan laporan, pihak yang memberikan laporan mempunyai bukti kepada siapa

saja

laporan

tersebut

diberikan. 5.

Jika tidak ada bukti tertulis orang Sebaiknya orang yang menerima yang menerima laporan, maka tidak laporan menandatangani selembar ada bukti jika laporan diterima oleh kertas atau di laporan yang dicetak orang yang tidak berhak.

sebagai bukti bahwa orang yang menerima adalah yang berhak.

6.

Jika laporan arus barang MD, dan Sebaiknya dicantumkan end of semua laporan yang berhubungan page agar dapat diketahui dengan dengan

persediaan

tidak segera apabila ada lembar laporan

mencantumkan jumlah total halaman yang hilang atau tidak tercetak. laporan,

dapat

adanya

lembaran

mengakibatkan laporan

hilang atau tidak tercetak.

yang

157

7.

Jika tidak dicantumkan nama dan Sebaiknya dicantumkan nama dan tanda

tangan

orang

yang tanda

tangan

orang

yang

menghasilkan laporan, maka tidak menghasilkan laporan, baik secara dapat

diketahui

siapa

yang manual maupun diprogram dalam

bertanggung jawab terhadap laporan aplikasi, agar jelas siapa yang arus barang MD dan semua laporan bertanggung jawab atas laporan yang

berhubungan

dengan tersebut.

persediaan jika terjadi kesalahan

Tabel 4.21 Resiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Output PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor

4.3.4

Kesimpulan Berdasarkan hasil pernilaian resiko yang telah dilakukan terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan, Pengendalian Manajemen Operasi, Pengendalian Boundary, Pengendalian Input, dan Pengendalian Output, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian yang terapkan pada Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana adalah:

Jenis Pengendalian

Nilai

Bobot

Manajemen Keamanan

50

M

Manajemen Operasi

36,64

M


13

M

Pengendalian Input

62,65

H

Pengendalian Output

23,55

M

158

Nilai Akhir

185,84 / 5 = 37,17

M

Tabel 4.22 Kesimpulan Penilaian Resiko PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengendalian yang dimiliki PT Brahmana memiliki kategori resiko Medium dalam arti pengendalian yang dilakukan sudah cukup baik. Cukup baik dalam mengatasi ancaman yang timbul dan solusi yang diberikan dapat menyelesaikan ancaman yang ada.

4.4

Laporan Audit

159

LAPORAN AUDIT SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PT BRAHMANA

160

Audit Subject : Di sini, kami melakukan audit terhadap sistem informasi persediaan untuk barang masuk dan barang keluar yang terdapat pada PT Brahmana. Persediaan bertambah pada saat bagian pembelian melakukan pemesanan kepada supplier dan supplier mengirimkan barang pesanan. Sedangkan persediaan barang berkurang terjadi pada saat barang dikirimkan ke cabang.

Audit Objective: 1. Meningkatkan keamanan aset 2. Meningkatkan integritas data. 3. Meningkatkan efisiensi sistem 4. Meningkatkan efektifitas sistem

Audit Scope: Scope/ruang lingkup yang akan diaudit pada sistem informasi persediaan, antara lain: 1. proses bisnis yang berjalan, yaitu dimulai dari pemesanan barang kepada supplier, penerimaan dan penyimpanan barang yang telah diterima dari supplier, hingga pengiriman barang ke cabang. 2. sistem yang dirancang, yaitu mencakup aplikasi pada server dan client.

161

3. aplikasi pada server meliputi manajemen data supplier, data item, dan data cabang. 4. aplikasi pada client meliputi data yang diterima dari server, pengaturan pesan, dan pengolahan data. 5. standar audit yang dipakai: CoBIT Pre-audit planning: a. Pengendalian yang digunakan/diaudit adalah pengendalian umum yang terdiri dari pengendalian manajemen operasi dan pengendalian manajemen keamanan, serta pengendalian aplikasi yang terdiri dari pengendalian boundary, input, dan output. b. Jadwal pelaksanaan: Hari/Tanggal

Auditor

Auditi

Bidang

Jumat, 25 Agustus

Auditor

Human

Menyerahkan

proposal/rencana

2006

Junior

Resources

audit yang akan dilakukan.

Staff Kamis, 7 September

Auditor

Gudang

dan Observasi kegiatan dan wawancara

2006

Junior

Administration sejarah Department

organisasi,

perusahaan, tugas

dan

struktur tanggung

jawab, visi dan misi perusahaan Senin, 25 September

Auditor

2006

Junior

Selasa, 3 Oktober

Auditor

2006

Junior

EDP Manager

Memberikan checklist

EDP Manager

Mencoba aplikasi persediaan di dalam ruang EDP PT Brahmana

162

serta meminta tampilan layar. Kamis, 5 Oktober

Auditor

Purchasing

2006

Juniior

Division,

Memberikan checklist

Warehouse Division, Administration Manager Selasa, 10 Oktober

Auditor

2006

Junior

EDP Manager

Wawancara

mengenai

hasil

pengumpulan

bukti

telah

yang

dilakukan Rabu, 11 Oktober

Auditor

Purchasing

Wawancara

mengenai

hasil

2006

Junior

Manager,

pengumpulan

bukti

telah

Warehouse

dilakukan

yang

Head Rabu, 22 November

Auditor

2006

Junior

Rabu, 20 Desember

Auditor

2006

Junior

EDP Manager

Meminta Database dan tampilan layar yang kurang

EDP Manager

Meminta surat survey

Tabel 4. 23 Pre-audit Planning atas PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

Langkah-langkah pengumpulan bukti audit:

163

1. observasi 2. check list 3. testing 4. wawancara

Program Kerja Audit: Program kerja audit yang dilakukan oleh auditor adalah sebagai berikut:

164

No. 1.

2.

Rencana Kerja

Instrumen

Lakukan pengecekan user protection dengan menggunakan

Testing

Auditan Komputer di

password pada komputer di ruang EDP

ruang EDP

Dapatkan informasi tentang software-software untuk

EDP manager

keamanan data dan sistem (seperti anti virus dan firewall)

MO

Jenis Audit MK PB PI

3 3

Wawancara

untuk transaksi persediaan 3.

Dapatkan informasi apakah bagian EDP telah melakukan

EDP manager

3

scan virus secara rutin untuk komputer di Purchasing Wawancara Department. 4.

Dapatkan

informasi

tentang

adanya

transaksi

yang

berhubungan dengan persediaan yang dilakukan melalui Wawancara

EDP Manager

3

internet 5.

Lakukan pengecekan apakah digunakan Uninteruptable Power Supply (UPS) yang mampu menstabilkan tegangan Observasi

Di ruang EDP

3

listrik pada server di ruang EDP 6.

Lakukan tinjauan tentang adanya detektor asap dan tabung

Di kantor

pemadam kebakaran di ruang kantor dan gudang tempat Observasi

pusat PT

menyimpan barang persediaan.

Brahmana

3

PO

165

7.

Lakukan pengecekan tentang adanya ketentuan mengenai larangan merokok di dalam gudang

8.

Observasi

Lakukan tinjauan apakah terdapat alat untuk menutup hardware dengan bahan yang tahan air dan udara sewaktu tidak digunakan di Purchasing Department.

Gudang

3

Hardware Observasi

pada purchasing

3

department 9.

Lakukan tinjauan apakah karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di dekat peralatan komputer

Di setiap Observasi

ruangan kantor pusat

3

PT Brahmana 10.

Lakukan tinjauan dan dapatkan informasi tentang adanya jaringan pada kantor pusat PT Brahmana

Di kantor Wawancara,

pusat PT

Observasi

Brahmana,

3

EDP manager 11.

Lakukan tinjauan tentang letak ruangan EDP, apakah rentan terhadap banjir dan adakah pemisahan ruang dengan karyawan bagian lain dan ijin untuk masuk ke dalam ruang EDP

Observasi

Di ruang EDP

3

166

12.

Lakukan tinjauan tentang letak gudang penyimpanan barang persediaan, rentan terhadap banjir, kebakaran dan pencurian

13.

Observasi

Lakukan pengecekan tentang otoritas akses dari EDP Wawancara

3

Gudang EDP Manager

3

terhadap data persediaan 14.

Dapatkan informasi tentang adanya pengasuransian terhadap aset yang dimiliki perusahaan.

15.

Wawancara

Dapatkan informasi tentang adanya pemisahan tugas antar bagian yang terkait dengan persediaan, yang rentan dengan Wawancara manipulasi data

16.

3

EDP manager

Administratio n Manager

3

Dapatkan informasi tentang adanya pelatihan kepada karyawan baru mengenai cara pengoperasian sistem atau adanya buku panduan yang dirancang untuk mempermudah

Wawancara


3

pengoperasian sistem informasi persediaan 17.

Dapatkan informasi tentang adanya perputaran jabatan secara rutin berdasarkan waktu yang telah ditetapkan

18.

Wawancara

Dapatkan informasi tentang dilakukannya stock opname secara rutin


3

Dokumen Observasi

bukti stock

3

opname 19.

Lakukan pengecekan tentang adanya tanda pengenal yang Observasi

Di kantor

3

167

dikenakan oleh seluruh pegawai

pusat PT Brahmana

20.

Lakukan pengecekan tentang adanya pre-numbered pada PO,

Formulir PO,

Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian Barang

Bon Observasi

Pengeluaran Barang,

dan

3

Pembagian Barang 21.

Lakukan pengecekan tentang adanya otorisasi pihak terkait

Formulir PO,

dalam PO, Bon Pengeluaran Barang, dan Form Pembagian

Bon

Barang

Observasi

Pengeluaran Barang, dan

3

Pembagian Barang 22.

Dapatkan informasi tentang adanya “warning” mengenai minimum order pada sistem informasi persediaan

23.

Dapatkan informasi tentang adanya fungsi audit internal dan tugas-tugasnya.

24.

Wawancara

Wawancara

Dapatkan informasi tentang adanya data backup dan Wawancara

Administratio n Manager Administariio n manager Administratio

3 3 3

168

25.

letaknya

n Manager

Dapatkan informasi tentang apakah bagian audit mengawasi

Auditor

langsung pembuatan semua dokumen yang terkait dengan Wawancara

Internal

3

persediaan 26.

Dapatkan informasi tentang adanya SOP dan manual book pengoperasian aplikasi persediaan

27.

Dapatkan informasi mengenai penghitungan barang pada saat diterima dari supplier

28.

Lakukan pengecekan apakah aplikasi persediaan dilengkapi dengan login akses

29.

Lakukan

pengecekan

apakah

aplikasi

Wawancara

Wawancara

Testing

persediaan

menampilkan pesan (error message) jika verifikasi login tidak valid

Administratio n manager Warehouse Division Aplikasi persediaan

3 3 3

Pada saat Testing

login ke aplikasi

3

persediaan 30.

Pada saat

Lakukan pengecekan apakah aplikasi persediaan membatasi ukuran field (panjang maksimal) terhadap login akses

Testing

(username dan password) 31.

Lakukan pengecekan apakah password yang diketik tidak

login ke aplikasi

3

persediaan Testing

Pada saat

3

169

terlihat (invisible)

login ke aplikasi persediaan

32.

Dapatkan

informasi

apakah

hanya

password

yang

membatasi akses ke dalam aplikasi persediaan 33.

Wawancara

Dapatkan informasi apakah karyawan selain Purchasing Department dapat menggunakan komputer di Purchasing

EDP manager

3

EDP Wawancara

Manager

3

Department 34.

Lakukan pengecekan apakah sistem aplikasi persediaan hanya dapat diakses oleh orang-orang yang terotorisasi

Pada saat Testing

login ke aplikasi

3

persediaan 35.

Lakukan pengecekan berapa kali kegagalan penginputan login akses ke dalam aplikasi persediaan dapat dilakukan

Pada saat Testing

login ke aplikasi

3

persediaan 36.

Lakukan pengecekan apakah sistem aplikasi persediaan memberikan respon dengan menutup secara otomatis sistem aplikasi tersebut (otomatis keluar dari sistem aplikasi) bila

Pada saat Testing

login ke aplikasi

3

170

terjadi beberapa kali kegagalan login akses 37.

Dapatkan informasi mengenai batasan-batasan terhadap kewenangan user dalam mengakses aplikasi persediaan.

38.

39.

Dapatkan informasi tentang adanya umur password

Dapatkan informasi apabila user lupa user name dan password

40.

persediaan Wawancara

Wawancara

Wawancara

Dapatkan informasi apakah delete atau update terhadap data dan transaksi persediaan hanya dapat dilakukan oleh user

Wawancara

tertentu yang diberi otoritas 41.

Dapatkan informasi apakah kesalahan tentang data dan transaksi persediaan yang telah terlanjur diinput dan disave

Wawancara

dapat di edit atau didelete oleh orang yang menginput 42.

Dapatkan informasi dan lakukan pengecekan apakah terdapat menu konfirmasi mengenai data persediaan yang akan disimpan.

43.

Manager EDP Manager EDP Manager EDP Manager

EDP Manager

Wawancara

EDP

, Testing

Manager

Lakukan pengecekan terhadap penggunaan bahasa pada layar komputer Purchasing Department

EDP

3 3 3 3 3 3

Interface Testing

sistem informasi

3

171

persediaan 44.

Lakukan pengecekan, apakah terdapat

pesan kesalahan

(error message) pada komputer Purchasing Department Testing sewaktu terjadi kesalahan penginputan data 45.

Lakukan pengecekan apakah karyawan yang melakukan penginputan data selalu membubuhkan tanda check (3)

aplikasi persediaan

3

Dokumen Observasi

setelah dokumen selesai diinput.

sumber (dokumen

3

input) 46.

Lakukan pengecekan apakah dilakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap nota supplier, PO, Form Pembagian

Observasi

Tempat arsip

3

Barang, dan Bon Pengeluaran Barang 47.

Dapatkan informasi apakah setiap adanya perubahan data manual tentang persediaan segera dilakukan penyesuaian

Wawancara

dengan data di komputer 48.

Lakukan tinjauan apakah fasilitas menu pada komputer Purchasing Department telah memenuhi kebutuhan user

49.

50.

Observasi

EDP Manager Aplikasi persediaan

Lakukan pengecekan apakah terdapat help facilities dalam Testing

Aplikasi

aplikasi persediaan

persediaan

Dapatkan informasi apakah dilakukan pemeriksaan ulang

Wawancara

Purchasing

3 3 3 3

172

setelah laporan pembelian, arus barang MD, dan semua

Manager

laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak. 51.

Dapatkan informasi apakah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan

Wawancara

didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan 52.

Dapatkan informasi apakah laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan dicetak

Wawancara

dan didistribusikan secara tepat waktu 53.

54.

Dapatkan informasi tentang laporan persediaan yang diarsip

Wawancara

Purchasing Manager

Purchasing Manager Purchasing Manager

3 3 3

Lakukan pengecekan apakah setiap laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan

Dokumen

persediaan tercantum kop surat perusahaan, halaman, judul Observasi

Output

laporan, tanggal, periode, nomor urut dan jam laporan

(Laporan)

3

tersebut dicetak 55.

Dapatkan informasi tentang control terhadap penghancuran laporan tentang persediaan yang sudah tidak dibutuhkan lagi

Wawancara

dan batas waktu lamanya pengarsipan laporan tersebut. 56.

Dapatkan informasi apakah laporan arus barang MD, dan

Wawancara

Purchasing Manager Purchasing

3 3

173

semua laporan yang berhubungan dengan persediaan yang

Manager

telah dicetak, soft copy laporan tersebut masih disimpan sebagai arsip 57.

Dapatkan informasi tentang prosedur permintaan laporan rutin atau laporan baru yang terkait dengan persediaan.

58.

Wawancara

Lakukan pengecekan apakah terdapat end of page jika laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan yang dihasilkan lebih dari 1

Lakukan pengecekan dan dapatkan informasi apakah judul laporan arus barang MD, dan semua laporan yang berhubungan dengan persediaan sudah mencerminkan isinya

60.

61.

Manager

3

Dokumen Observasi

3

Output (Laporan)

(satu) halaman 59.

Purchasing

Observasi, Wawancara

Dokumen

3

Output (Laporan)

Dapatkan informasi apakah ada bukti tertulis jika laporan Wawancara

Purchasing

telah diterima

Manager

Dapatkan informasi tentang dicantumkannya nama dan Observasi

Laporan arus

tanda tangan orang yang menghasilkan laporan arus barang

barang

MD dan semua laporan yang berhubungan dengan

dan

persediaan

laporan yang

3

MD semua

berhubungan

3

174

dengan persediaan

Tabel 4.23 Program Kerja Audit atas PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis selaku Auditor Keterangan: MO : Pengendalian Manajemen Operasi MK : Pengendalian Manajemen Keamanan PB : Pengendalian Boundary PI : Pengendalian Input PO : Pengendalian Output

Summary: No.

Temuan

Bobot Resiko H

1.

Tidak memiliki detektor asap di semua ruangan termasuk gudang

M

3

Resiko

Rekomendasi

L Tidak

memiliki

detektor

asap Sebaiknya dipasang detektor asap

disemua ruangan termasuk gudang, terutama di gudang, agar pada saat ini dapat berakibat fatal apabila terjadi kebakaran dapat segera terjadi

kebakaran

terutama

di ditangani

dan

tidak

mudah

175

gudang

karena

barang

yang menyebar ke tempat lain.

disimpan mudah terbakar (fashion). 2.

Gudang tempat penyimpanan barang persediaan dan ruang EDP bahan

tidak

dibangun

tahan

api

3

dari

Hardware

di

karena

Purchasing

Department tidak dilindungi

dagang

dan

ruang

EDP

tidak dilengkapi

dengan

tabung

dibangun dari bahan tahan api. pemadam kebakaran yang cukup, Apabila

merupakan bangunan lama 3.

Gudang tempat penyimpanan barang Sebaiknya gudang dan ruang EDP

terjadi

kebakaran

akan agar pada saat terjadi kebakaran

menyebar secara menyeluruh.

3

dengan alat yang tahan air

Jika

hardware

dapat segera dipadamkan.

Purchasing Komputer Purchasing Department

Department tidak ditutupi dengan ditutupi minimal dengan plastik alat yang tahan air, jika terjadi karena tahan air. kebocoran maka dapat merusak komputer

dan

akhirnya

bisnis

perusahaan akan terganggu. 4.

Tidak ada ijin khusus atau pembatasan untuk masuk ke

3

Jika tidak ada ijin khusus atau cara Batasi akses karyawan selain EDP membatasi akses masuk ke ruang untuk masuk ke dalam ruang EDP,

dalam ruang EDP, tetapi jika

EDP, maka jika ada EDP staff yang misalnya

dengan

diharuskan

kosong akan dikunci oleh

lalai mengunci pintu, maka hal yang mengisi buku ijin masuk.

EDP staff

tidak diinginkan dapat terjadi.

176

5.

Tidak ada larangan merokok di

dalam

gudang

tempat

menyimpan

3

Tidak ada larangan untuk tidak Berikan

barang

dapat

berakibat

pada

membuang

terjadinya berupa instruksi langsung maupun

sampah

sembarangan. fasilitas,

dokumen

berharga, dan aset sistem informasi dengan

tidak

kebakaran apabila karyawan lalai berupa penempelan gambar, dan dan

Semua

untuk

merokok didalam gudang, yang merokok didalam gudang, baik

persediaan

6.

larangan

yang persediaan

3

terkait

Jika

semua

rokok ditetapkannya

sanksi

bagi

karyawan yang melanggar. fasilitas,

dokumen Sebaiknya

semua

fasilitas,

berharga, dan aset sistem informasi dokumen berharga dan aset sistem yang terkait dengan persediaan tidak informasi yang terkait dengan

tidak

diasuransikan, maka jika terjadi persediaan

diasuransikan

bencana,

perusahaan

mengalami kerugian besar

dicover

dengan

akan asuransi. Apabila terjadi bencana, perusahaan

tidak

mengeluarkan

biaya yang besar untuk membeli kembali aset-aset tersebut. 7.

Tidak ada pemisahan tugas antara

karyawan

yang

3

Jika tidak ada pemisahan antara Sebaiknya untuk penginputan data karyawan yang melakukan input yang

dianggap

material

bagi

menginput data barang dan

data dengan yang menghasilkan perusahaan dipisah dengan bagian

Bon

laporan, maka tidak ada pengecekan yang mencetak laporan. Ini semua

dengan

Pengeluaran karyawan

Barang yang

silang terhadap laporan, ini dapat bertujuan

untuk

menghindari

177

melakukan laporan

pencetakan pembelian,

berakibat terjadinya kecurangan.

arus

terjadinya

kecurangan

dan

kesalahan.

barang, dan kartu barang 8.

Dokumen

PO

dan

Form

Pembagian Barang tidak pre-

3

PO dan Form Pembagian Barang Sebaiknya tidak

kecurangan

terjadinya numberred dan

dan

Form

dapat Pembagian Barang dibuat pre-

pre-numberred

mengakibatkan

numberred

PO

sulit

agar

untuk pengarsipan,

memudahkan

pengecekan,

dan

memeriksa kelengkapan PO dan mencegah kecurangan. Form Pembagian Barang. 9.

Harddisk cadangan diletakkan tidak terpisah dari server

3

Server utama dan harddisk cadangan Letakkan harddisk cadangan di yang diletakkan di tempat yang tempat yang terpisah dari server sama tidak akan efektif jika terjadi utama,

utama

seperti

menyewa

satu

bencana yang dapat mengakibatkan ruangan khusus di gedung lain rusaknya server dan harddisk secara untuk bersamaan.

meletakkan

harddisk

cadangan agar harddisk tetap dapat digunakan jika terjadi bencana.

10.

Tidak langsung

ada ketika

pengawasan membuat

dokumen transaksi persediaan

3

Tidak ada pengawasan langsung Fungsi audit internal sebaiknya terhadap transaksi

pembuatan persediaan

dokumen mengawasi pembuatan dokumen dapat penting

agar

tidak

terjadi

178

menyebabkan

terjadi

kecurangan kecurangan ataupun yang pada

ataupun kesalahan karena tidak ada akhirnya pemeriksaan silang. 11.

3

Auditor internal tidak pernah melakukan

pemeriksaan

merugikan

perusahaan.

Jika auditor internal tidak pernah Sebaiknya

auditor

internal

melakukan pemeriksaan mendadak, melakukan pemeriksaan mendadak kemungkinan tarjadinya kecurangan agar

mandadak (surprised audit)

akan

karyawan

tidak

berani

tidak akan diketahui ketika tidak melakukan kecurangan. dilakukan pemeriksaan. 12.

Arsip diruangan

tidak

3

disimpan

khusus

tempat

Arsip tidak disimpan diruangan Sebaiknya arsip disimpan di ruang khusus tempat penyimpanan arsip

penyimpanan arsip

khusus penyimpanan arsip, agar kerahasiaan arsip tersebut dapat terjaga.

13.

Barang yang diterima dari supplier hanya dihitung 1 kali

3

Jika barang yang diterima dari Sebaiknya barang dihitung lebih supplier hanya dihitung 1 kali, maka dari 1 kali dan jika bisa dilakukan

oleh karyawan bagian gudang

kemungkinan

yang menerima barang

perhitungan mungkin

terjadi sangat

akan

kecurangan

kesalahan oleh orang yang berbeda atau oleh

berakibat

antara

Ini bagian

besar.

orang

yang

terjadi independen

dan

berbeda tidak

yang dengan kegiatan persediaan.

menerima barang dengan supplier

yang terkait

179

14.

Tidak ada manual book untuk pengoperasian

aplikasi

3

persediaan

Jika

tidak

ada

manual

book Sebaiknya

EDP

Department

pengoperasian aplikasi persediaan, membuatkan satu manual book maka

perusahaan

akan

sangat yang

memuat

dengan

rinci

tergantung dengan EDP Department. pengoperasian aplikasi persediaan. 15.

Tidak terdapat pembatasan umur password

3

Tidak adanya pembatasan umur Sebaiknya password dapat berbahaya bagi PT password.

ditentukan Tidak

umur

perlu

terlalu

Brahmana, jika password karyawan sering, mungkin tiap 3 bulan atau 6 yang memiliki level akses tinggi bulan sekali. Jika karyawan merasa diketahui oleh pihak-pihak yang kesulitan tidak bertanggung jawab.

dengan

kebijakan

semacam ini, PT Brahmana dapat mempertimbangkan dengan resiko yang mungkin terjadi. Jika lupa password karena terlalu sering diganti, akan dapat dibantu oleh EDP Department.

16.

Tidak konfirmasi

terdapat terhadap

sebelum disimpan

menu data

3

Jika tidak terdapat menu konfirmasi Sebaiknya

terdapat

menu

terhadap data sebelum disimpan, konfirmasi terhadap data yang kemungkinan

dapat

terjadi akan disimpan, agar user dapat

kesalahan data yang disimpan oleh memastikan keakuratan dari data

180

karyawan yang bersangkutan. 17.

3

Tidak terdapat message error

Jika tidak terdapat

yang akan disimpan.

message error Sebaiknya ditambahkan message

jika terjadi salah input data

saat terjadi kesalahan input data error jika terjadi kesalahan input

persediaan

persediaan,

maka

akan data persediaan agar laporan yang

menyebabkan kesalahan fatal dalam dihasilkan dari kegiatan persediaan laporan

yang

dihasilkan

dari dapat dihandalkan.

kegiatan persediaan 18.

Tidak dilakukan penyesuaian secara langsung dengan data

3

Jika tidak dilakukan penyesuaian Sebaiknya

segera

dilakukan

secara langsung dengan data di penyesuaian/perubahan

terhadap

di komputer ketika terjadi

komputer ketika terjadi perubahan data yang salah, agar orang yang

perubahan data manual

data manual, akan mengakibatkan menggunakan data tersebut tidak kesalahan dalam penginformasian dirugikan. data yang terkait dengan persediaan

Karena

data

yang

digunakan tersebut berhubungan langsung

dengan

kemajuan

perusahaan. 19.

Tidak dilakukan pemeriksaan ulang setelah semua laporan yang

berhubungan

dengan

persediaan tersebut dicetak

3

Jika tidak dilakukan pemeriksaan

Sebaiknya dilakukan pemeriksaan

ulang terhadap laporan arus barang

ulang secara singkat hanya untuk

MD, dan semua laporan yang

memastikan


yang dicetak, ini dilakukan untuk

kebenaran

laporan

181

setelah dicetak, maka laporan

mencegah terjadinya human error.

tersebut belum sepenuhnya dapat dikatakan akurat. 20.

Laporan arus barang MD, dan semua

laporan

yang

3

Jika laporan arus barang MD, dan Sebaiknya setiap laporan yang semua laporan yang berhubungan telah

dibuat,

dicetak

dan

dengan

dengan persediaan tidak dicetak dan didistribusikan kepada pihak yang

persediaan tidak dicetak dan

didistribusikan secara tepat waktu, berkepentingan dengan tepat waktu

didistribusikan secara tepat

maka

waktu.

ketidakteraturan

berhubungan

akan

menyebabkan agar

laporan

pengaturan dijadikan

persediaan barang dagang.

tersebut bagian

dapat dalam

pengambilan keputusan khususnya dalam

melakukan

pembelian

barang persediaan. 21.

Tidak

terdapat

terhadap

control

penghancuran

3

Tidak terdapat control terhadap Sebaiknya

dalam

melakukan

penghancuran laporan arus barang penghancuran dokumen yang tidak

laporan yang sudah tidak

MD,

dan

dibutuhkan

berhubungan

semua

laporan

dengan

yang diperlukan diberi pengawasan agar

persediaan tidak

yang sudah tidak dibutuhkan

terjadi

penghancuran

terhadap dokumen penting oleh pihak jawab.

yang

tidak

bertanggung

182

22.

Tidak

terdapat

prosedur

permintaan laporan rutin atau

3

laporan baru

Tidak terdapat prosedur permintaan Sebaiknya setiap kali ada bagian laporan rutin atau laporan baru yang

ingin

meminta

laporan,

diluar laporan yang biasa dihasilkan terlebih dahulu mengajukan surat dari kegiatan persediaan.

permintaan laporan, agar laporan yang didistribusikan tepat sasaran dan tidak disalahgunakan. Apabila suatu saat terjadi penyalahgunaan laporan, pihak yang memberikan laporan mempunyai bukti kepada siapa

saja

laporan

tersebut

diberikan. 23.

Tidak ada bukti tertulis jika laporan telah diterima

3

Jika tidak ada bukti tertulis orang Sebaiknya orang yang menerima yang menerima laporan, maka tidak laporan menandatangani selembar ada bukti jika laporan diterima oleh kertas atau di laporan yang dicetak orang yang tidak berhak.

sebagai bukti bahwa orang yang menerima adalah yang berhak.

24.

Laporan arus barang MD, dan kartu barang tidak dilengkapi dengan jumlah total halaman

3

Jika laporan arus barang MD, dan Sebaiknya dicantumkan end of semua laporan yang berhubungan page agar dapat diketahui dengan dengan

persediaan

tidak segera apabila ada lembar laporan

183

laporan

mencantumkan jumlah total halaman yang hilang atau tidak tercetak. laporan,

dapat

adanya

lembaran

mengakibatkan laporan

yang

hilang atau tidak tercetak. 25.

Laporan arus barang MD dan semua

laporan

berhubungan

yang dengan

persediaan mencantumkan tanda

tangan

tidak nama orang

menghasilkan laporan.

dan yang

3

Jika laporan arus barang MD dan Sebaiknya dicantumkan nama dan semua laporan yang berhubungan tanda dengan

persediaan

tangan

tidak menghasilkan

mencantumkan nama dan tanda menjadi

jelas

orang

yang

laporan,

agar

siapa

yang

tangan orang yang menghasilkan bertanggung jawab atas laporan laporan, maka tidak akan diketahui tersebut. siapa yang bertanggung jawab atas laporan

tersebut

jika

terjadi

kesalahan.

Tabel 4.25 Summary Audit Sistem Informasi Persediaan PT Brahmana Sumber: Analisa Penulis Selaku Auditor

BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT BRAHMANA. yang terdapat pada PT Brahmana

Recommend Documents