PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT. PANEN LESTARI INTERNUSA

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 2 (2013)

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT. PANEN LESTARI INTERNUSA Rosalina Amelia [email protected]

Yasid Yud Padmono Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT There’s some research on how accounting information system works for supply at PT. Panen Lestari Internusa. Accounting information system is the most important part in company’s operational and target aiming. It is also needed on stock purchasing to see the effectivity and efficient of the company. The purpose of this research is to find out and to examine the accounting information system of supply which is implemented by PT. Panen Lestari Internusa. Quality analisis method in this research shows stock or supply information which is started from files and processed through system (computerize) or to be done manually become some stock or to be done manually become some stock or supply report. The result of research indicates that the implementation of the accounting information system of supply and the internal development is adequate. The company has implemented the accounting information system of supply so it can be used for controlling and planning. Besides that, it gives useful information in taking management decision. There are varieties of reports that are Return report, DN report, PO report, Goods receiving report, Debt report. These reports are made incidentally. There’s also marketing structural organization which devided between taste and policy. Keywords : Accounting Information System of Supply Report, Internal Control System, AccountingInformation System, the Process of Accounting Information System

ABSTRACT Telah dilakukan penelitian mengenai bagaimana sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Panen Lestari Internusa. Sistem informasi akuntansi merupakan bagian hal terpenting pada perusahaan dalam pengoperasian dan pencapaian tujuan. Sistem informasi akuntansi juga diperlukan dalam proses persediaan karena untuk mengukur efektifitas dan efisiensi perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mempelajari sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan oleh PT. Panen Lestari Internusa. Metode analisis kualitatif pada penelitian ini menunjukkan adanya informasi persediaan yang dimulai dari data dan diproses melalui sistem (computer) atau manual menjadi suatu laporan persediaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi persediaan dan pengembangan intern telah memadai. Hal ini perusahaan telah menerapkan sistem informasi akuntansi persediaan sehingga dapat digunakan untuk pengendalian dan perencanaan. Selain itu dapat memberikan informasi bermanfaat untuk pengambilan keputusan management. Terdapat berbagai laporan yaitu laporan return, laporan DN, laporan PO, laporan penerimaan barang, laporan piutang. Laporan tersebut dibuat secara insidentil. Terdapat pula struktur organisasi pemasaran yang memisahkan tugas dan wewenang. Kata Kunci : Laporan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan, Sistem Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi, Proses Sistem Informasi Akuntansi


2

PENDAHULUAN PT. Panen Lestari Internusa sebagai organisasi retail atau eceran yang memiliki kerakteristik yang berbeda dan khas dibandingkan dengan karakteristik yang lain. Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian terpenting Penerapan teknologi informasi serta pengembangan potensi sumber daya manusia khususnya dalam bidang pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan. PT. Panen Lestari Internusa sebagai organisasi retail yang mendistribusikan pendapatannya bagi anggotanya, pejabat, maupun direktur. PT. Panen Lestari Internusa adalah lembaga yang menyediakan layanan terbaik jasa penjualan bisnis eceran dengan selalu tanggap akan perkembangan bisnis retail melalui lingkup retail lainnya, seperti studi lingkungan, survey dan pemetaan, aplikasi teknologi dan pengembangan sumber daya manusia. Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian yang penting dalam pengoperasian dan pencapaian tujuan organisasi. Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia, peralatan computer, yang diatur sedemikian rupa untuk mengolah dan menganalisis data transaksi menjadi suatu informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi pihak intern maupun ekstern organisasi perusahaan. Dalam Sistem Informasi Akuntansi, aktivitas persediaan merupakan aktivitas pokok organisasi yang dapat menghasilkan aliran kas masuk. Kegiatan persediaan dapat dilaksanakan dengan baik jika didukung sistem informasi yang memadai. Sistem Informasi Akuntansi juga diperlukan dalam proses persediaan karena mengukur efektifitas dan efisiensi perusahaan. Maka dari itu diperlukan prosedur, kebijakan dan teknik pengendalian yang baik dalam siklus persediaan yang dapat meningkatkan efektivitas operasional organisasi. PT. Panen Lestari Internusa perlu menciptakan suatu sarana pendukung dalam pengelolaan Sistem Akuntansi yang akurat, tepat dan relevan guna merencanakan dan mengandalikan aktivitas persediaan.

TINJUAN TEORITIS Informasi Informasi merupakan bagian yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Informasi juga dapat berfungsi sebagai perekat suatu organisasi. Sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi melalui Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan perusahaan mampu menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. Sistem Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur-prosedur yang dapat digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan dan mengetahui kemajuan kegiatan perusahaan. Definisi sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan,1994:3) Sistem secara fisik adalah susunan teratur dari unsure-unsur yang berkesinambungan (O’brien, 1999:618). Prosedur Adanya prosedur-prosedur yang merupakan bagian dari suatu system sebagai berikut : Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi” (Baridwan, 1994:3). Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan


3

untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintahan untuk menilai hasil operasi (Baridwan, 1994:4).

Bukti-Bukti Pembukuan

Buku Jurnal

Buku Besar

Neraca Laporan Laba Rugi Laporan Laba Tidak Dibagi Laporan Arus Kas

= Buku Pembantu

Sumber: Baridwan, 1994.5. Gambar 1 Proses Akuntansi

Agar Proses Akuntansi dapat berjalan diperlukan suatu Sistem Akuntansi yang baik yang didalamnya termasuk: (1) Bukti-bukti pembukuan, yang merupakan catatan pertama dari setiap transaksi dan digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku jurnal. (2) Buku-buku jurnal, sering juga disebut dengan buku catatan pertama, merupakan buku yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi urut tanggal terjadinya (kronologis), sumber pencatatan berasal dari bukti pembukuan. (3) Rekening-rekening dan buku besar, catatan yang ada dalam buku jurnal akan dipindahkan ke dalam rekaning yang sesuai. Rekening-rekening ini disusun menurtut suatu susunan yang akan memudahkan penyusunan laporan keuangan. Kumpulan dari rekening disebut buku besar. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar(seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam terutama manajemen (Baridwan, 1994:4). Sistem Informasi Akuntansi adalah proses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemprosesan transaksi keuangan. Sistem Informasi Akuntansi berhubungan mencakup beberapa elemen yaitu formulir, catatan dan alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengendalikan kegiatan perusahan. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam atau mencatat transaksi dari bukti yang ada. Bukti catatan dapat berupa buku jurnal dan buku besar. Dalam melakukan kegiatan tulis-menulis, dapat diperlukan alatalat bantu seperti computer (Hall, 2007:10). Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah kesatuan sistem mesin pengguna yang berintegrasi dalam memberikan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. (Gordon, 1985:6). Sedangkan menurut Hall (2007:12) Sistem Informasi Manajemen adalah proses berbagai transaksi non keuangan yang biasanya tidak dip roses Sistem Informasi Akuntansi (perencanaan, pengendalian produksi, perkiraaan penjualan, perencanaan). Berdasarkan definisi Sistem Informasi Akuntansi yang telah diuraikan yang mana Sistem Informasi Akuntansi berhubungan dengan data financial saja. Dengan demikian Sistem Informasi Akuntansi sesungguhnya merupakan suatu bagian dari Sistem Informasi Manajemen.


4

Tujuan Utama Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan umum pengembangan Sistem Informasi Akuntansi yaitu (1).Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. (2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh Sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan peyajian, maupun struktur informasinya. (3)Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. (4)Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi (riezquchida,2010). Fungsi dari sebuah Sistem Informasi Akuntansi Fungsi dari sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik untuk memberikan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai, yaitu : (1) Semua transaksi telah diotorisasi secara cepat. (2) Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi). (3)Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah catat. (4) Semua transaksi telah dicatat secara akurat. (5) Semua Aktiva (kas, persediaan, dan data) dilindungi dari kehilangan atau pencurian (6)Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif (riezwuchida,2010). Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Manfaat Sistem Informasi Akuntansi yaitu : (1)Menyediakan informasi yang akurat dari tepat waktu. (2) Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya. (3) Meningkatkan efisiensi. (4) Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan (riezwuchida,2010). Elemen-Elemen Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Baridwan (1994:5) sistem Informasi Akuntansi terdiri dari Elemen-elemen yaitu : (1) Sistem informasi yang terdiri dari klasifikasi rekening, buku besar (umum dan pembantu), jurnal dan bukti transaksi. (2) Sistem penjualan dan penerimaan uang terdiri dari order penjualan, perintah pengiriman, dan pembuatan faktur (penagihan), distribusi penjualan, piutang serta peneriamaan uang dan pengawasan kredit. (3) Sistem pembelian dan pengeluaran uang terdiri dari order pembelian, laporan penerimaan barang, distribusi pembelian dan biaya, utang (voucher) serta prosedur pengeluaran uang. (4) Sistem pencatatan waktu dan penggajian terdiri dari personalia, pencatatan waktu, penggajian, distribusi gaji dan upah. (5) Sistem produksi dan biaya terdiri dari order produksi, pengawasan, persediaan dan akuntansi biaya. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2004) Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu : (1) Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melakukan berbagai fungsi. (2) Prosedur-prosedur, baik secara manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. (3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi. (4) Sofware yang dipakai untuk memproses data. (5) Insfrastruktur tekknologi informasi, termasuk computer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Model siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Siklus aktivitas bisnis yang umum ada 4 siklus yaitu, siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus keuangan. Siklus pendapatan ialah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. Siklus Pengeluaran ialah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus produksi ialah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa Siklus Keuangan ialah Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas Proses Sistem Informasi Akuntansi Dalam Sistem Informasi Akuntansi setiap transaksi perlu digolongkan, diringkas dan kemudian di sajikan dalam bentuk laporan. Mulai dari kegiatan pencatatan sampai dengan penyajian.


5

Data dan Informasi Data sebagai fakta atau jumlah yang artinya kecil dan tidak berguna dalam pengambilan keputusan. Biasanya data merupakan masukan (input) yang akan diproses menjadi informasi.Sedangkan informasi adalah fakta atau jumlah yang mempunyai kegunaan dalam pengambilan keputusan. Informasi ini merupakan keluaran (output) dari data yang diproses dalam sistem. Dengan menggunakan computer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan data dapat dipisahkan menjadi tiga yaitu masukan (input), pengolahan (proses), dan keluaran (output) (Baridwan, 1994:5).

INPUT

OUPUT

Data

Proses

Informasi

Sumber: Baridwan,1994.5 Gambar 2 Hubungan Data dan informasi

Siklus Pengolahan (Proses Data) Dengan menggunakan computer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan data dapat dipisahkan menjadi tiga yaitu masukan (input), pengolahan (proses), dan keluaran (output) (Baridwan, 1993).

Bukti Transaksi Jurnal

Buku Besar

Laporan Keuangan

Buku Pembantu

Sumber: Baridwan,1994.47 Gambar 3 Siklus Pengolahan Data secara Manual

Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi Komputer adalah “suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan perhitungan dan operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan rangkaian instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.”(Baridwan, 1994:83)


6 INPUT

PENGOLAHAN

OUTPUT

Bukti Transaksi Jurnal

Buku Besar Laporan Keuangan & Laporan Lain

File Transaksi

Sumber: Baridwan, 1993.67 Gambar 4 Siklus dengan penggunaan computer

Dampak computer dalam Sistem Informsi Akuntansi Dampak computer dalam Sistem Informasi Akuntansi yaitu : (1) Lebih efektif. (2)Lebih murah (3) Lebih dapat diandalkan. (4) Menyimpan data lebih rapi. (5) Lebih efisien. (6) Menyediakan informasi yang up to date. Persediaan Persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Assauri, 1998:219) Jenis-jenis persediaan Assauri (1994:221) menyebutkan jenis- jenis persediaan ada 5 jenis yaitu Persediaan bahan baku, persediaan bagian produk yang dibeli, persediaan bahan-bahan pembantu , persediaan barangbarang setengah jadi, dan persedian barang jadi. Persediaan bahan baku (Raw Materials Stock) yaitu persedian dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses prosuksi, dimana barang diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang menggunakannya. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts/components stock) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perushaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock) yaitu persedian barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work In Process/Progress Stock) yaitu persedian barang-barang yang dikeluarkan dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahanbahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock) yaitu persedian barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada langganan. Metode Pencatatan Persediaan


7

Metode pencatatan persediaan terdiri dari 2 metode yaitu metode persedian, dan metode mutasi persediaan Metode persedian fisik baik digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Metode Penilaian persediaan Menurut Baridwan (2001:178) metode penilaian persediaan terdiri dari 10 metode yaitu : (1) Metode identifikasi khusus. (2) Metode masuk pertama keluar pertama (FIFO). (3) Rata-rata tertimbang. (4)Masuk terakhir keluar pertama (LIFO). (5) Persediaan besi (minimum).(6) Biaya standar ( standar cost). (7) Harga pokok rata-rata sederhana (simple average). (8) Harga beli terakhir ( latest purchase price.) (9) Metode nilai penjualan relative. (10) Metode biaya variable ( direct cost) Pengawasan Intern Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan derngan tujuan untuk menjaga kemananan harta milik perushaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi didalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinnya kebijakan managemen yang ditetapkan terlebih dahulu (Baridwan, 1994:13). Elemen Pokok Sistem Pengawasan Intern Elemen yang memuaskan harus meliputi : ( (1) Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. (2) Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik. (3)Praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas dan fungsi setiap bagian dalam organisasi. (4) Suatu tingkat kecakapan pegawai sesuai tanggung jawabnya (Baridwan, 1994:14). Macam-macam Sistem Pengawasan Intern Macam-macam Pengawasan Intern yaitu : (1) Pengawasan Administratif : Terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhpan pada kebijakan managemen dan biasanya hanya mempunyai hubungan yang tidak langsung dengan catatan financial. (2) Pengawasan Akuntansi :Terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan dan berhubungan langsung pada pengamanan aktiva (Baridwan, 1994:18). Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku Adapun sistem dan prosedur pengendalian internm menurut Mulyadi (2001:303) yang digunakan dalam persedian bahan baku, yaitu prosedur pembelian bahan baku, prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok, dan prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur Pembelian Bahan Baku fungsi yang Terkait yaitu Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan, Bagian Akuntansi, Bagian Utang, Bagian buku besar. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : Surat permintaan pembelian, Surat permintaan penawaran harga, Surat order pembelian, Surat Order Pembelian, Tembusan pengakuan oleh pemasok, Tembusan bagi unit peminta barang, Arsip tanggal penerimaan, Arsip pemasok, Tembusan fungsi penerimaan,Tembusan fungsi akuntansi, Laporan penerimaan Barang, Surat perubahan order pembelian Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang dikembalikan kepada pemasok yaitu deskripsi prosedur, dokumen, bagian alir dokumen prosedur harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok Prosedur Permintaan dan pengeluaran Barang gudang yaitu deskripsi prosedur dokumen, bagan alir dokumen prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur pengembalian


8

barang gudang yaitu deskripsi prosedur dan dokumen. Sedangkan sistem perhitungan fisik persediaan yaitu deskripsi kegiatan, dokumen, dan catatan Akuntansi. Penelitian Sebelumnya Masalah yang dihadapi perusahaan pada umumnya merupakan kompleks,seperti yang terjadi pada PT. Charoen Pokphand Indonesia ,Universitas Sumatera Utara, Fakultas Ekonomi Medan yang menjelaskan penerpan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. Pada perusahaan ini menjelaskan proses baku persediaan melalui bahan mentah menjadi barang jadi. Setelah proses barang jadi, barang akan diekspor import pada pemasok. Dengan penerapan sistem informasi akuntansi untuk pengolahan data persediaan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang terkait didalam perusahaan (Alden, 2007). Selain PT. Charoen Pokphand Indonesia, ada penelitian lain yang meneliti berbeda yaitu penelitian yang terjadi pada PT. Sinar Abadi Jaya Cabang Binjay ditulis oleh mahasiswi universitas medan yang meneliti analisis penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Afriani, 2010). Dari beberapa penelitian diatas memiliki perbedaan dengan penelitian yang saya teliti yaitu : 1. Pada perusahan PT. Panen Lestari Internusa bergerak di bidang retail atau eceran. Perushaan yang memproses barang jadi dari pemasok dan di perdagangkan di perusahaan yang akan mengasilkan penjualan melalui sistem informasi akuntansi persediaan pada perusahaan. Sedangkan pada penelitian diatas memproses barang mentah menjadi barang jadi dan di ekspor import pada pemasok. 2. Pada PT. Panen Lestari Internusa meneliti tentang Sistem Akuntansi menjadi Sistem Informasi Akuntansi dari data, formulir, dokumen yang di dapat sehingga menghasilkan laporan penerimaan, persediaan, serta penjualan. Berbeda dengan penelitian diatas yang hanya meneliti sistem akuntansi saja tanpa menghasilkan suatu Sistem Informasi Akuntansi. Proposisi Penelitian Berdasarkan rumusan masalah dan tinjuan teortis yang telah dikemukakan diatas, maka dapat ditemukan proposisi yaitu : Dengan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan yang memadai, maka prosedur harus dipertahankan dalam internal control perusahaan METODA PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran Objek Penelitian Jenis Penelitian dan Gambaran dari populasi (obyek) penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif, dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah suatu pendekatan yang menggunakan data berupa kalimat tertulis, atau lisan, perilaku, fakta atau fenomena-fenomena, pengetahuan dan obyek studi melalui pengamatan dilapangan (Bungin,2008:16). Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah : (1) wawancara adalah proses memperoleh data dengan cara Tanya jawab dengan perusahan. (2) Observasi adalah pengumpulan data secara langsung terhadap aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan obyek. (3) Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan pencatatan. Sumber data dalam penelitian ini adalah Data sekunder berupa sumber kepustakaan, berupa modul dan dokumen yang berhubungan dengan Penerapam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Panen Lestari Internusa. Satuan kajian Suatu kajian adalah segala sesuatu yang memadai obyek penelitian dalam suatu penelitian yang berdasarkan sifat atau hal yang dapat di definisikan,diamati atau diobservasikan. Kegunannya


9

adalah mendeskripsikan variable penelitian sehingga bersifat spesifik dan teratur. Adapun satuan kajian yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : (1) Penerapan Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tentang pengumpulan, pengelompokkan, mengolah, menganalisa Informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan. (2)Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode tertentu. Teknik Analisa Data Langkah-langkah analisis data yang dilakukan sebagai yaitu (1) Mengumpulkan data mengenai dokumen yang tercetak (bukti pengiriman) yang berhubungan sistem persediaan (2) Mengevaluasi dan menganalisa data-data yang tercantum pada butir data (3) Menyimpulkan hasil pembahasan sesuai dengan rumusan maslah mengenai Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Panen Lestari Internusa.(4)Membuat saran mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Panen Lestari Internusa Rerangka Pemikiran Berdasarkan Tinjuan Teoritis serta permasalahan telah dikemukakan, digambarkan model (bagan) prosedur-prosedur Sistem Informasi Akuntansi.

Langganan

Pesanan

SPP

Bagian Pesanan

Gudang Barang Jadi

Pengiriman

Kredit

Billing

Piutang

Buku Besar

Pesanan

SPP

SPP

N

SPP

Kartu Gudang dan kartu Barang

SPP

SPP

N

SPP SPP

SPP

Faktur

Faktur

Buku Pembantu

Surat Pernyataan

ke buku pembantu Penjualan dan Persediaan

Jurnal Penjualan Surat Pernyataan Buku Besar

Sumber: Baridwan,1994.116 Gambar 5 Prosedur penjualan, Pembukuan dengan cara manual

berikut

ini


10 Gudang

Utang

Pembelian

Penerimaan Barang

Gudang A

A Mulai

OP

OP

PP

PP

Menyiapkan Permintaan pembelian

Setelah penerimaan barang bersama barang

Menyiapkan PPH LPB

OP

PP

LPB

Untuk bagian pembelian

PPH N

Untuk Pemasok

N

Kartu Gudang

N

PH

Dari Pemasok

Kartu barang

Menyiapkan OP

Untuk pemasok

OP

A A

A1

Dari Pemasok

FP FP

Menyiapkan voucher

Voucher

C B

D

Sumber: Baridwan,1994.183 Gambar 6 Arus prosedur pembelian

Harian

Faktur Pembelian

Periodik

Jurnal Pembelian

Harian Posting debit

Periodik

Buku Besar

Buku pembantu persediaan

Harian

Jurnal pemakaian bahan

Bukti pengeluaran bahan

harian Posting kredit

Sumber: Zaki Baridwan,1994.247 Gambar 7 Prosedur persediaan

ANALISIS HASIL PENELITIAN I. MI (Merchandise Inspection) MI ialah departemen yang bertanggung jawab terhadap penerimaan, pemeriksaan dan pengecekan barang yang masuk maupun barang yang keluar dari area store baik barang jual maupun bukan barang jualan. Tugas MI adalah: 1. Menerima dan memeriksa barang sesuai dengan pesanan quantity dan quality bersama-sama Merchandise Department (MD) yang terkaiit dengan barang tersebut. 2. Melakukan dan mencetak Good Receipt di SAP untuk barang direct MD dan Non MD


11

3. 4. 5. 6.

Melakukan dan mencetak Goods Return to Vendor di SAP untuk barang MD dan Non MD yang dikembalikan ke vendor/supplier. Melakukan Post Good Issue di SAP untuk Delivery Note atau transfer antar site secara system Mencetak lebel harga / barcode barang MD dan Barcode Asset Distribusi PO, DN, GR ke MD dan GR return ke accounting.

Pemeriksaan/inspection meliputi : Keabsahan atas dokumen barang antara lain : 1. Surat Jalan Supplier 2. Surat Jalan Expedisi 3. Packing List 4. Surat Ijin Pengembalian Barang (SIPB) 5. Surat Jalan Keluar 6. Delivery Order (DO) 7. Purchase Order (PO) dan PO return 8. Spesifikasi, komposisi, macam/type barang nomer seri dan jenis barang

O utput (Laporan) =

Controler check

Di periksa/ di cek

Di Tanda tangani

=

TTD

LAP ORAN P IUTANG

GR

Brg F

SJ

PO

ACCOUNTING

Brg

L AP ORAN P ENE RIM AAN BARANG

2

GR

=

2

2

1

GR

1

GR

Brg 1

Sumber : Hasil Informasi pada perusaaan Gambar 8 Prosedur penerimaan barang MD DIRECT

LAP ORAN PO

1

SJ F

2

1

Brg

1

PO

HO

2

PO

SUPPLIER

}

SJ

2

PO

MI

TTD

SJ

MD STORE

TTD

}

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG MD DIRECT

=

=

=

Dibagik an

G ood receipt beserta barang

=

=

=

Brg GR

GR

F

SJ

2 1

SJ

Brg

G ood receipt

Surat Jalan beserta Barang = Brg

=

Faktur Pajak

Surat jalan rangkap 2

Barang

=

Purchase Order (Pemesanan Barang)

=

Purchase Order (Pemesanan Barang) rangkap 2

=

= 1

PO

GUDANG

PO

2

KETERANGAN

Prosedur MI


12

A. Prosedur Penerimaan barang MD Direct MD HO : 1. MD HO membuat PO (SAP) karena ada kebutuhan barang untuk di beli. PO barang MD hanya dibuat oleh MD Head Office (Central Buying) 2. PO dicetak rangkap 2 yaitu Vendor dan PO Issuer. PO harus mendapat persetujuan dari division Manager, General Manager Merchandising 3. PO harus direlease melalui system oleh MD division manager dan distempel release 4. Mendistribusi PO yang sudah direlease ke vendor (lembar k1) dan ke MI store (lembar ke 2) Vendor : 1. Mengirim barang sesuai pesanan atau purchase order 2. Menyerahkan dokumen PO dan surat jalan ke staff MI MI Store : 1. Menerima barang dari vendor beserta dokumen (Surat jalan dan PO) 2. MI store & MD bersama-sama memeriksa quantitas dan qualitas barang 3. Mencatat quantity yang diterima di PO, tanda tangan & stempel di surat jalan ( MI & MD) 4. Serah terima barang dengan MD /Staff Gudang 5. Melakukan proses Good Receipt di SAP mencetak (rangkap2) menandatangani GR 6. GR yang dicetak dapat digunakan untuk pemesanan barcode by GR (untuk barang tanpa international barcode) 7. Mencatat buku recor penerimaan barang. Accounting : 1. LIV (Logistic Invoice Verification) Proses pencatatn transaksi ke dalam system untuk dokumen-dokumen : Surat Jalan, Faktur, Faktur Pajak, PO, dan GR dari supplier untuk dilakukan pembayaran Finance : 1. Finance melakukan pembayaran kepada supplier sesuai waktu jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati. Tabel 1 Data input, proses dan output prosedur penerimaan barang md direct

Input

Proses

Output

Surat PO Surat jalan Faktur GR

Melalui SAP Computer Pengecekan manual

Laporan PO Laporan penerimaan barang

Sumber : Hasil informasi dari perusahaan

Tabel 1 menunjukan hasil input pada data surat PO yang diproses melalui SAP akan menghasilkan dalam bentuk Laporan PO. Jadi pada perusahaan sistem infomasi akuntansinya telah memadai di lihat dari proses sistem informasinya dan menghasilkan suatu output atau laporan MI (Merchandise Inspection) MI ialah department yang bertanggung jawab terhadap penerimaan, pemeriksaan, dan pengecekan barang yang masuk maupun yang keluar dari area store HO (Head Office) Puncak pimpinan tertinggi yang mempunyai kekuasaan dan tanggung jawab atas perusahaan terhadap persediaan


Output (Laporan)

Controler check

Di Tanda tangani =

Di periksa/ di cek

Dibagikan =

Delivery Note

Purchase Order (Pemesanan Barang) =

Delivery Note rangkap 2

Purchase Order (Pemesanan Barang) rangkap 2 =

Permintaan Return

=

=

=

=

} Brg

2 1

DN

1

2 1

L APORAN RE TURN

PR

Br g

BR

}

BR

PO

1

PO

PR

2

DN

Br g

LAPORAN DN

TTD

DN

=

TTD

PO

2

T TD

=

TTD

DN

2 1

DN

PO

1

PO

PR

Brg

2

=

=

Barang =

= BR

SUPPLIER MI HO MD STORE SPG

PROSEDUR PENGEMBALIAN BARANG DIRECT KE VENDOR (RETURN)

KETERANGAN

Surat Data Barang yang di retur

13

Sumber : Hasil Informasi pada perusaaan Gambar 9 Prosedur pengembalian Barang Direct ke Vendor(return)

B. Prosedur pengembalian Barang Direct ke Vendor (Return) MD Strore : 1. Membuat daftar pengembalian barang atau pengajuan return barang ke HO 2. Menyiapkan barang yang akan dikembalikan MD HO : 1. Membuat PO return di SAP 2. Mencetak PO return rangkap 2 (lembar pertama untuk vendor, lembar kedua untuk MD) 3. Mengirim dokumen ke store terkait MI Store :


14

1. 2. 3.

Memeriksa barang dan dokumen Menyerahkan barang ke vendor Melakukan Good Return di SAP, menandatangani dan mendistribusikan dokumen

Keterangan : 1, PO rangkap 2 (lembar 1 untuk vendor, lembar ke 2 untuk MD) 2. GR rangkap 2 (lembar 1 untuk vendor, lembar ke 2 untuk MI) Tabel 2 Data input, proses dan output prosedur pengembalian barang direct ke vendor (return)

Input

Proses

Output

Surat BR PR Surat PO Surat DN

Melalui SAP Computer Pengecekan manual

Laporan Return Laporan DN

Sumber : Hasil informasi dari perusahaan

Tabel 2 menunjukan hasil input pada data surat BR yang diproses melalui SAP akan menghasilkan dalam bentuk Laporan return. Jadi pada perusahaan sistem infomasi akuntansinya telah memadai di lihat dari proses sistem informasinya dan menghasilkan suatu output atau laporan KESIMPULAN DAN SARAN Simpulan Simpulan hasil penelitian ini dikemukakan sebagai berikut :(1) Perusahaan telah mempunyai struktur organisasi pemasaran yang memisahkan tugas dan wewenang. (2) Sistem Pengendalian Intern persediaan telah memadai. (3) Sistem Informasi Akuntansi persediaan memberikan informasi bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan perencanaan management. (4) Terdapat beberapa laporan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi persediaan yaitu laporan return, laporan DN, laporan PO, laporan penerimaan barang, laporan piutang Saran Adapun saran yang disampaikan atas hasil penelitian ini adalah : (1) Mempertahankan dan meningkatkan sistem informasi akuntansi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas yang efisien. (2) Meningkatkan kualitas dan meningkatkan efektivitas kerja organisasi DAFTAR PUSTAKA Afriani, N. 2010.Analisis penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan. http://id.pdfsb.com/ analisis+penerapan+sistem+informasi+akuntansi+persediaan. 30 Juni 2010 Alden,R. 2007.Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. http://id.pdfsb.com/sistem+informasi+akuntansi+persediaan+dalam+ menghasilkan+informasi+yang+berguna+bagi+perusahaan. 21 September 2007. Assauri,S. 1998. Manajemen produksi dan operasi. FEUI. Jakarta. Baridwan,Z. 1994. Sistem Akuntansi. Edisi Kelima. BDFE. Yogyakarta. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. BDFE. Yogyakarta.


15

Bungin. 2008. Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta. Gordon,D., dan Olson,M.1985. Management Information Systems, conceptual founfations , structure and development, second edition.Mc GrawHill.New York Hall,J. 2006. Accounting Information System. 3th Edition. Thomas Learning Asia. Singapure. Terjemahan T. Learning. 2007.Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ketiga. Jilid 1. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Salemba Empat. Jakarta. O’Brien,J.1999. Management Information Systems, Managing Information Technology in the International Enterprice. Bostoh. Irwin Mc Graw – Hill. Riezquchida.2010. Tujuan dan manfaat dibuatnya sistem informasi akuntansi. http://riezquchida. wordpress.com/2010/10/09/tujuan-dan-manfaat-dibuatnya-sistem-informasi-akuntansi-sia. 2 Januari 2010. Romney,M., dan Steinbart. 2003. Accounting Information System. 9th Edition. Pearson Education. Prentice Hall. Terjemahan D. Fitriasari. 2004.Sistem Informasi Akuntansi 1. Edisi Kesembilan. Jilid 2. Salemba Empat. Jakarta.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT. PANEN LESTARI INTERNUSA

Recommend Documents