EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SAP DENGAN MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT PANEN LESTARI INTERNUSA

EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SAP DENGAN MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT PANEN LESTARI INTERNUSA Meyliani [email protected]

Yoppie Ariesthio [email protected]

Kelvin Wijaya [email protected]

Yuliana Lisanti Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969/(021)5350655, [email protected]

ABSTRACT The purpose of this study was to evaluate Sales and Distribution module of SAP (ERP) system on PT. Panen Lestari Internusa and give recommendation by designing an add-on application. This study used Fit/gap Analysis and Risk Analysis using Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) as the research methodology. The goal of this study was to make analysis about the gaps on processes. Based on the discovered gap, we made recommended business process solutions to optimize SAP utilization. One of the solutions was to implement web based application that helps to make the sales report. It is concluded that generally the Sales and Distribution module of SAP system held important part on PT. Panen Lestari Internusa business processes. It is also capable in handling all of transaction recording from Sales Processing until Billing Processing on goods sales and distribution. Keywords: Evaluation, SAP, Sales and Distribution, Fit/Gap Analysis, Failure Mode and Effect Analysis

ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah melakukan evaluasi terhadap sistem SAP pada modul Sales and Distribution yang digunakan pada PT. Panen Lestari Internusa dan memberikan rekomendasi dengan merancang aplikasi add-on. Metodologi penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode analisis fit/gap dan metode analisis resiko menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Hasil yang dicapai dari pembuatan skripsi ini adalah analisis tentang proses-proses yang memiliki gap. Dari hasil gap tersebut diberikan rekomendasi solusi proses bisnis dengan harapan agar penggunaan SAP dapat dioptimalkan. Salah satunya adalah pengembangan aplikasi berbasis web yang akan membantu PT. Panen Lestari Internusa dalam hal proses pembuatan laporan penjualan. Simpulan dari penulisan skripsi ini adalah secara umum sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa sangat berperan penting dan mampu menangani semua kegiatan pencatatan transaksi dari Sales Processing hingga Billing Processing dalam proses bisnis penjualan dan pendistribusian barang.

Kata Kunci: Evaluasi, SAP, Sales and Distribution, Fit/Gap Analysis, Failure Mode and Effect Analysis

Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat serta tingkat persaingan saat ini yang juga semakin ketat, informasi merupakan aset vital yang sejak dahulu hingga saat ini sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan tidak dapat terlaksana dengan maksimal tanpa adanya informasi yang berkualitas. Namun seringkali banyak perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang mereka butuhkan karena teknologi hanya akan memberikan keunggulan kompetitif ketika perusahaan menggunakan atau memanfaatkan sumber daya yang sudah ada sebelumnya dengan tepat. Untuk mencapai tujuan itu, diperlukan suatu sistem informasi yang mendukung perusahaan untuk mengintegrasikan dan meningkatkan efisiensi sumber daya dan proses bisnis (Carol dan Wagar, 2010). Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi sebuah tuntutan. Penerapan Teknologi Informasi diharapkan menjadi sebuah nilai tambah (value added) untuk menopang semakin dinamisnya sebuah aktifitas bisnis pada perusahaan. Pada era globalisasi seperti saat ini, bidang teknologi informasi terutama sistem informasi telah mengalami banyak perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat bersaing guna mendapat keuntungan yang maksimal, serta diharapkan mampu untuk dapat mencapai visi misi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan melakukan berbagai cara, salah satunya dengan melakukan inovasiinovasi dalam proses bisnis yang ada. Proses bisnis dibuat semakin efektif dan efisien, akan tetapi pada kenyataannya terdapat kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam suatu perusahaan sehingga terkadang menimbulkan masalah. Berangkat dari kondisi tersebut, bisnis yang begitu kompleks dan dinamis memerlukan suatu tools untuk mengkomunikasikan data dan informasi secara real time, akurat, antarlini, dan spesifik untuk pengambilan keputusan yang tepat, sehingga untuk ke depannya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan. Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah dengan mengadopsi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). ERP menjadikan setiap departemen, yang pada mulanya belum terintegrasi menjadi terintegrasi sehingga pemilik perusahaan dapat menerima informasi secara real time sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. ERP membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis yang ada dalam perusahaan seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk/jasa, maupun sumber daya manusia. ERP telah berkembang sebagai alat, yang memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dan dapat dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan dari berbagai bidang bisnis berhasil mengimplementasikan ERP. Oleh karena itu vendor ERP semakin banyak digunakan oleh banyak perusahaan dari yang berskala kecil hingga besar. Vendor ERP menawarkan banyak sekali produk berupa solusi untuk perusahaan dari level menengah hingga perusahaan – perusahaan besar dengan skala internasional. Salah satu vendor ERP yang jasa dan produknya banyak digunakan di Indonesia adalah SAP. SAP adalah perusahaan yang memiliki pengalaman dan keahlian yang dapat diunggulkan dalam bidang teknologi ERP untuk memberikan solusi bisnis kepada perusahaanperusahaan yang mebutuhkannya. Perusahaan yang berkelahiran di Waldorf Jerman, pada tahun 1972 sudah memiliki cabang perusahaan di 120 negara. Pada tahun 2010, SAP telah memiliki jumlah pelanggan lebih dari 110.000 pelanggan. SAP membantu perusahaanperusahaan untuk membangun sistem ERP, melalui software yang bernama System, Application and Product (SAP). Software SAP memberikan berbagai macam function yang berkaitan dengan departemen yang ada di perusahaan. Salah satu function tersebut adalah Sales and

Distribution, yang membantu perusahaan untuk mengatur melakukan proses penjualan dari proses penerimaan order, pengiriman order, dan pembayaran order. Salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang retail yang telah menerapkan SAP dalam perusahaannya adalah SOGO Department Store. SOGO berasal dari nama pendiri SOGO Department Store yaitu Mr. Ihei Sogo. SOGO Department Store pertama dibuka pada tahun 1990 yang terletak di Jakarta (ibukota Indonesia). Dioperasikan dengan penuh integritas dan profesionalisme oleh PT Panen Lestari Internusa, SOGO Department Store dengan bangga dikenal sebagai department store yang terbesar dan paling lengkap di Indonesia. PT Panen Lestari Internusa akan terus berusaha dengan baik untuk memberikan seluruh layanan dengan kualitas tingkat yang tertinggi yang dapat ditawarkan. Dalam upaya menyediakan dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk para pelanggan, PT Panen Lestari Internusa sadar bahwa mereka harus memiliki sistem yang mampu untuk mengelola keseluruhan proses bisnis yang memiliki tujuan yang sesuai dengan visi PT Panen Lestari yaitu menjadi Department Store Multi Service Provider terbaik dan terkemuka dari sisi kualitas dan pelayanan di Indonesia serta dapat memperkenalkan trend dari mode terbaru yang dibutuhkan oleh masyarakat untuk meningkatkan gaya hidup masyarakat. Pada tahun 2002, PT Panen Lestari Internusa ingin mengembangkan kemampuan proses bisnis yang dimilikinya pada saat itu. Pada tahun 2002 PT Panen Lestari Internusa memantapkan langkah dan performa korporasinya melalui implementasi sistem ERP yang berbasiskan pada SAP. Dengan sistem aplikasi yang modern dan terintegrasi inilah PT Panen Lestari Internusa dapat melaksanakan proses bisnis yang baku dan standar. PT Panen Lestari Internusa pada saat ini telah menggunakan produk SAP sebagai sistem informasi untuk mendukung aktivitas dan proses bisnis yang ada pada bagian Sales and Distribution. Perusahaan ini telah menerapkan produk SAP dengan modul Sales and Distribution untuk mendukung kegiatan dan proses bisnis pada departemen yang berhubungan dengan kegiatan sales dan distribusi barang. Dalam skripsi ini akan dilakukan evaluasi terhadap sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang diterapkan oleh PT Panen Lestari Internusa untuk melakukan peninjauan kembali terhadap fungsi sistem SAP yang telah diterapkan dan melakukan evaluasi terhadap sistem-sistem yang menjadi pendukung dari sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT Panen Lestari Internusa. Dengan melakukan evaluasi dapat mengukur apakah sistem yang telah digunakan telah sesuai dengan tujuan perusahaan tersebut. Salah satu cara nya dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis, Risk Analysis, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Proses evaluasi berfokus untuk mendeskripsikan aktivitas dari sistem layanan-layanan dan berkaitan dengan tujuan dan sasaran sistem. Hasil dari evaluasi dapat dipelajari untuk menentukan efektivitas dari sistem layanan. Dalam upaya untuk melakukan identifikasi terhadap hasil yang diperoleh perusahaan setelah mengimplementasikan sistem ERP maka penulis menyusun skripsi dengan judul “EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SAP DENGAN MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT PANEN LESTARI INTERNUSA”.

Metode Penelitian Metode Pengumpulan data 1. Melakukan observasi secara langsung terhadap sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang ada pada PT Panen Lestari Internusa. 2. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis menggunakan sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT Panen Lestari Internusa. 3. Melakukan studi pustaka, metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi dari literature-literature yang membahas mengenai konsep SAP, Fit/Gap Analysis, Risk Analysis dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA).

Fit/Gap Analysis Merupakan sebuah metode yang digunakan untuk melakukan evaluasi setiap area fungsional di dalam suatu proses bisnis untuk mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Analisis ini mencakup kegiatan melakukan identifikasi terhadap data-data atau komponenkomponen yang sesuai (fit) di dalam sistem yang ada dan kesenjangan (gap) yang membutuhkan solusi untuk penyelesaiannya.

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Merupakan alat yang digunakan untuk memahami, menilai, dan memprioritaskan kemungkinan terjadinya kegagalan potensial dari produk, proses, layanan, dan sistemsistem lainnya.

Hasil dan Bahasan Maka dengan itu, sehubungan dengan permasalahan yang telah teridentifikasi sebelumnya, kami memberikan solusi-solusi berdasarkan metodologi yang telah kami gunakan untuk melakukan evaluasi sistem ERP berbasis SAP, Berikut solusi yang kami rekomendasikan untuk mengurangi resiko-resiko yang timbul pada perusahaan: 1. Memberikan pembatasan hak akses kepada user agar perusahan maupun vendor tidak mengalami kerugian yang disebabkan oleh tindak kecurangan tersebut. User ini termasuk pihak-pihak yang mengirim laporan penjualan barang consignment(text file) kepada pihak IT-HO. 2. Melakukan konfigurasi pada SAP untuk maintenance data article secara terpusat dan juga maintenance per store, yang mampu memberikan notifikasi kepada customer (credit sales) yang tagihannya telah jatuh tempo serta mengaktifkan fitur quotation atau penawaran harga barang yang ada pada sistem SAP. 3. Melakukan integrasi data sehingga data pada sistem POS tetap up to date dengan sistem SAP serta melakukan penurunan harga secara paksa. 4. Mengembangkan aplikasi add on dengan menambahkan kolom perhitungan margin dan membuat laporan penjualan dalam bentuk excel. Selain itu, berdasarkan FMEA rating scale maka kita dapat memprioritaskan proses-proses apa saja yang terlebih dahulu diperbaiki dan diselesaikan yang dibagi berdasarkan 3 kategori yaitu: 1. Severity: efek/dampak yang ditimbulkan dari proses bisnis yang berjalan. 2. Occurrence: frekuensi kejadian yang terjadi dari proses bisnis yang berjalan 3. Detection: kemampuan pendeteksian dari potensi kegagalan proses bisnis yang berjalan. Berikut tingkat prioritas proses bisnis yang harus diperbaiki dan diselesaikan berdasarkan 3 kategori di atas: • Peringkat severity tertinggi Proses inbound data penjualan dari sistem POS ke sistem SAP, membuat laporan penjualan, dan melakukan billing terhadap customer(credit sales). • Peringkat occurrence tertinggi. Proses inbound data penjualan dari sistem POS ke sistem SAP, input data dari banyak company ke dalam sistem terpusat dalam jumlah yang banyak, dan memproses data-data article per store dalam jumlah banyak secara rutin. • Peringkat detectability tertinggi. Proses inbound data penjualan dari sistem POS ke sistem SAP, membuat laporan penjualan, dan billing terhadap customer(credit sales). Dengan adanya permasalahan pada proses-proses bisnis yang akan menimbulkan resiko, kami memberikan rekomendasi solusi atas sistem yang menangani proses-proses bisnis tersebut yang dapat dilaksanakan oleh perusahaan dan hasilnya dapat kami sajikan dalam bentuk tabel yang menggambarkan perbandingan antara sistem yang lama dengan

solusi-solusi yang kami berikan, salah satunya ialah mengembangkan aplikasi add on. Berikut tabel hasil analisis kami: Tabel 1 FMEA total result Kriteria Kritikal

Process

Severity(S)

68

Recommended Action 26

Occurrence(O)

77

41

Detectability(D)

54

25

RPN

3540

351

Keterangan Kriteria severity berkurang sebesar 42 poin. Hal ini menyebabkan tingkat resiko kejadian kegagalan semakin berkurang Kriteria occurrence berkurang sebesar 36 poin. Hal ini menyebabkan jumlah frekuensi munculnya resiko kejadian kegagalan semakin berkurang Kriteria detectability berkurang sebesar 29 poin. Hal ini menyebabkan sistem lebih mampu mendeteksi penyebab resiko timbulnya kejadian kegagalan tersebut.

Risk Priority Number berkurang sebesar 3189 poin. Tindakan ini sangat direkomendasikan untuk dilakukan sehingga mengurangi resiko-resiko yang timbul dalam perusahaan

Kesimpulan dan Saran Kesimpulan: 1.

Berdasarkan hasil analisa sistem SAP dengan modul Sales and Distribution di PT Panen Lestari Internusa menunujukkan bahwa sistem SAP modul Sales and Distribution dan sistem pendukung yang ada masih memiliki permasalahan sehingga belum memenuhi kebutuhan pengguna secara keseluruhan dalam melakukan kegiatan operasional yang ada di dalam perusahaan. Hal ini disebabkan oleh masih banyaknya proses yang dilakukan secara manual dan sumber daya teknologi yang dimiliki belum dapat mendukung proses bisnis yang ada secara maksimal.

2.

Setelah dilakukan Fit/Gap Analysis pada penggunaan sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang berjalan terhadap kebutuhan proses bisnis di perusahaan ditemukan bahwa kondisi fit dengan peringkat kebutuhan High sebesar 3.57% dan tidak terdapat kondisi partial fit dengan peringkat kebutuhan High. Namun memiliki kondisi gap dengan peringkat kebutuhan Medium sebesar 14,29% dan kondisi gap dengan peringkat kebutuhan Low sebesar 7,14%. 3. Berdasarkan hasil analisis resiko pada penggunaan sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang berjalan terhadap kebutuhan proses bisnis di perusahaanmenggunakan metode FMEA ditemukan 3 proses dengan nilai RPN tertinggi yaitu: 1. Melakukan inbound data penjualan dari POS ke SAP 2. Membuat laporan penjualan 3. Melakukan billing terhadap customer (credit sales) Berdasarkan peringkat yang diperoleh dari hasil analisis resiko menggunakan metode FMEA di atas maka tim penulis hanya melakukan penyelesaian masalah yang ada pada peringkat ke 2 yaitu membuat laporan penjualan. Solusi dari permasalahan tersebut adalah dengan membuat aplikasiadd-on. Dengan adanya aplikasi add-on ini maka pihak perusahaan dapat membuat laporan penjualan dalam bentuk dokumen excel tanpa harus melakukan penghitungan margin secara manual. Dari laporan penjualan hasil aplikasi add-on ini akan langsung otomatis melakukan pembuatan sales order kepada pihak vendor barang consignment tersebut.

Saran: 1.

Diperlukan penelitian dan pengkajian lebih lanjut terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution yang telah diimplementasikan oleh PT Panen Lestari Internusa untuk dapat lebih memaksimalkan proses bisnis yang ada di perusahaan. 2. Rekomendasi solusi yang akan diimplementasikan perlu dilakukan analisis berdasarkan tingkat kebutuhan perusahaan terlebih dahulu serta mempertimbangkan resiko-resiko yang mengancam kelangsungan proses bisnis di perusahaan. Setelah itu diperlukan perencanaan pelaksanaan proyek dengan mempertimbangkan jadwal dan sumber daya yang diperlukan dalam proyek tersebut. 3. PT Panen Lestari Internusa perlu mengkaji lebih lanjut untuk mengembangkan dan menerapkan sistem yang dapat meningkatkan kualitas proses bisnis yang berjalan melalui integrasi dengan sistem SAP modul Sales and Distribution yang telah diimplementasikan pada saat ini. 4. Permasalahan yang ditemukan pada sistem SAP modul Sales and Distribution dan sistem pendukungnya masih belum terselesaikan secara keseluruhan.

Referensi Anderson, G., Rhodes, T., & Davis, J. (2009). Sams teach yourself SAP in 24 hours. Indianapolis, Ind.: SAMS. Anonim 1. (2006). SAP01 Fundamentals. SAP AG, Walldorf. Anonim 2 . (2006). mySAP ERP SCM600 Process in Sales and Distribution . SAP AG, Walldorf. Asq.org,. (2015). Failure Mode Effects Analysis (FMEA) - ASQ. Retrieved 18 January 2015, from http://asq.org/learn-about-quality/process-analysis-tools/overview/fmea.html Black, Rex. (2009). Managing the Testing Process : Practical Tools and Techniques for Managing Hardware and Software Testing, 3rd Edition. Indiana : Wiley Publishing, Inc. Carroll, Wendy R; Wagar, Terry H. (2010). Is There A Relationship Between Information Technology Adoption And Human Resource Management?. Journal of Small Business and Enterprise Development 17 (6):1-10 Ibrahim, R., & Yen, S. (2010). Formalization of the Data Flow Diagram Rules for Consistency Check. IJSEA, 1(4), 95-111. doi:10.5121/ijsea.2010.1406

Knowledge Capture. (2003). Case Study Of The Frederick County Sanitation Authority, 1, 11. Magal, S., & Word, J. (2012). Integrated business processes with ERP systems. Hoboken, NJ: Wiley. Maulidia, E. (2014). IMPLEMENTASI MULTIMEDIA INTERAKTIF PADA PERANCANGAN WEBSITE PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS TANJUNGPURA, 5. Navarro, E. (2015). Fit Gap Analysis | eHow. eHow. Retrieved 17 January 2015, from http://www.ehow.com/about_6311789_fit-gap-analysis.html P. S., D., M. S, P., Asavari A., D., M. L, D., B.V, B., & H. K., A. (2010). Articulated Entity Relationship (Aer) Diagram For Complete Automation Of Relational Database Normalization.IJDMS, 2(2), 84-100. doi:10.5121/ijdms.2010.2206 Pajk, D., & Kovačič, A. (2014). Fit Gap Analysis–The Role of Business Process Reference Models. Economic and Business Review, 15(4), 319-338. Purnama Jumri, J. (2013). Perancangan Sistem Monitoring Konsultasi Bimbingan Akademik Mahasiswa Dengan Notifikasi Realtime Berbasis SMS Gateway, 5. Rainer, R., Prince, B., & Cegielski, C. (2014). Introduction to information systems. Hoboken, N.J: Wiley. Satzinger, J. W., Jackson, R.B., Burd, S.D. (2010). Systems Analysis and Design in a Changing World. 5th Edition. Boston : Course Technology. Shelly, G., Vermaat, M., Quasney, J., Sebok, S., & Freund, S. (2010). Discovering computers 2010. Boston: Course Technology/Cengage Learning. Stufflebeam, D., & Coryn, C. (2011). Evaluation theory, models, and applications. San Fransisco: Wiley Publishing, Inc. Tague, N. (2005). The quality toolbox. Milwaukee, Wis.: ASQ Quality Press. Wang, S., & Wang, H. (2012). Information systems analysis and design. Boca Raton: Universal-Publishers.

Riwayat Penulis Meyliani lahir di kota Jakarta pada tanggal 07 Mei 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Information System pada tahun 2015. Yoppie Ariesthio lahir di kota Bogor pada tanggal 11 Desember 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Information System pada tahun 2015. Kelvin Wijaya lahir di kota Jakarta pada tanggal 07 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Information System pada tahun 2015.