EVALUASI INVESTASI SISTEM INFORMASI ERP PADA PT XYZ LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

EVALUASI INVESTASI SISTEM INFORMASI ERP PADA PT XYZ HALAMN JUDUL

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

MUHAMMAD AZIIZ MUHAAJIR 0906532420

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM AKUNTANSI DEPOK JUNI 2013

Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013




KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, dengan rahmat dan anugerahnya penulis dapat melampaui semua tantangan dalam penulisan laporan magang ini. Penulis telah mendapat banyak pelajaran dari penulisan laporan ini, khususnya pada dedikasi serta sikap pantang menyerah. Laporan magang ini ditulis sebagai salah satu prasyarat kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Banyak sekali pihak yang telah membantu penulis selama masa perkuliahan ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Pada kesempatan kali ini penulis akan mencoba untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis, yaitu: 1. Terima kasih penulis ucapkan kepada dosen pembimbing penulisan laporan magang ini, Bapak Machmudin Eka Prasetya. Tanpa dukungan dan bimbingannya laporan magang ini tidak akan dapat diselesaikan. Terima kasih karena telah mengarahkan penulis ke jalan yang benar, selama proses penulisan laporan magang ini. 2. Terima kasih penulis ucapkan kepada PT XYZ yang telah menerima penulis dalam proses magang. Penulis menerima banyak pengalaman yang akan berguna di kemudian hari selama proses magang. Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Anshary yang telah menghubungkan penulis dengan PT XYZ. Terima kasih diucapkan kepada mentor-mentor penulis, Bapak Agus, Mas Herdi, dan Mbak Novi. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada seluruh keluarga besar PT XYZ yang tidak bisa disebutkan satu persatu. 3. Terima kasih penulis ucapkan kepada orangtua dan keluarga, yang telah memberikan dukungan selama proses penulisan. 4. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman satu bimbingan, Surya, Sonia, dan Riko. Terima kasih atas bantuan dan doa yang telah diberikan yang sangat membantu penulisan laporan magang.

v Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

5. Terima kasih juga diucapkan kepada teman-teman terdekat penulis, geng YDS, Devin, Riko, Adit, Aji, Pascal, Josh, Riri, Novi, Ega, dan Rizky. Penulis bersyukur bisa berkumpul bersama pribadi-pribadi yang berkarakter seperti mereka. Terima kasih atas dukungan moral yang mereka berikan selama penulisan laporan magang ini. Penulis sangat beruntung untuk bisa mengenal mereka. 6. Terima kasih juga diucapkan kepada teman-teman penulis selama perkuliahan di UI yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih khususnya diucapkan kepada Eka, Ivan, Rudi, Dandy, Irsyad, Addo, dan Uqi yang telah merasakan perjuangan selama masa perkuliahan bersama-sama dengan penulis. Akhir kata penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam tulisan ini, dan menerima kritik dan saran yang membangun. Atas semua kekurangan yang terdapat pada tulisan ini penulis memohon maaf. Penulis berharap agar laporan magang ini dapat berguna bagi yang membacanya.

vi Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013


ABSTRAK

Nama

: Muhammad Aziiz Muhaajir

Program Studi : Akuntansi Judul

: Evaluasi Investasi Sistem Informasi ERP pada PT XYZ

Laporan magang ini membahas tentang evaluasi investasi sistem informasi ERP yang diterapkan oleh PT XYZ. Evaluasi dilakukan dengan tujuan untuk menyarankan arah perkembangan teknologi informasi perusahaan, serta untuk meningkatan nilai dari sistem informasi yang telah diimplementasikan, sehingga investasi yang dilakukan perusahaan tidak menjadi beban saja. Penelitian ini bersifat kualitatif, dengan evaluasi yang dilakukan menggunakan IT Strategic Impact Model, IT Investment Management maturity model, serta critical success factor. Secara umum, masih terdapat kekurangan dalam pengelolaan sistem informasi PT XYZ, sehingga diberikan beberapa saran untuk meningkatan pengelolaan sistem informasi yang dilakukan perusahaan. Kata Kunci: ERP; Sistem Informasi; Tatakelola Investasi Teknologi Informasi

viii Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

ABSTRACT

Name

: Muhammad Aziiz Muhaajir

Study Program: Accounting Title

: Evaluation of PT XYZ’s Investment in ERP Information System

The focus of this internship report is to evaluate the investment of ERP information system implemented by PT XYZ. This evaluation is meant to give suggestion to the company’s information system development, and to increase the value of the information system implemented. This is a qualitative study, which is done using three IT evaluation models, they are Strategic Impact Model, IT Investment Management maturity model, and 10 ERP implementation critical success factors. Evaluation shows that PT XYZ’s information system governance is somewhat lacking. A number of suggestions are given In order to increase the quality of information system governance implemented by the organization. Keywords: ERP; Information System; Information Technology Investment Management

ix Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i HALAMAN PENYATAAN ORISINALITAS ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii TANDA PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR MAGANG.................................iv KATA PENGANTAR ............................................................................................v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........................... vii ABSTRAK .......................................................................................................... viii ABSTRACT .......................................................................................................... ix DAFTAR ISI ...........................................................................................................x DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiv 1.

PENDAHULUAN ..........................................................................................1 1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang ........................................1 1.2 Latar Belakang Penulisan Laporan Magang ..............................................1 1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang.......................................................4 1.4 Tujuan Penulisan Laporan Magang ...........................................................4 1.5 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang .................................................4 1.6 Pelaksanaan Kegiatan Magang .................................................................4 1.7 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang .............................................5 1.8 Rumusan Masalah ......................................................................................6 1.9 Sistematika Penulisan Laporan Magang ....................................................6

2.

LANDASAN TEORI .....................................................................................8 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi.....................................................8 2.1.1 Sistem .............................................................................................8 2.1.2 Informasi ........................................................................................8 2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi ...........................................................9 2.2 Tatakelola Teknologi Informasi (TI) ........................................................10 2.2.1 Dorongan Untuk Menerapkan tatakelola TI yang Baik ...........11 2.2.2 Isu Terkait Tatakelola TI..........................................................12 2.3 Pengertian ERP .........................................................................................13 2.3.1 Sejarah Singkat ERP ....................................................................14 2.3.2 Beberapa Perangkat Lunak ERP ..................................................16 2.3.3 Risiko Terkait Penerapan ERP.....................................................17 2.3.4 Manfaat Penerapan ERP ..............................................................21 2.3.5 Implikasi Terhadap Pengendalian Dalam Pemanfaatan ERP ......23 2.3.6 Legacy System .............................................................................26 2.4 Teknik dan Alat Analisa ...........................................................................26

x Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

2.4.1 2.4.2 2.4.3

Critical Success Factor .............................................................26 Information Technology Investment Management (ITIM)......32 IT Strategic Impact Grid ..........................................................36

3

PROFIL PERUSAHAAN ............................................................................39 3.1 Sejarah Singkat ........................................................................................39 3.2 Latar Belakang Perusahaan ......................................................................40 3.2.1 Visi & Misi ..................................................................................41 3.2.2 Nilai Bisnis Perusahaan ...............................................................43 3.2.3 Nilai-Nilai Disiplin Perusahaan ...................................................46 3.2.4 Nilai Dasar (Core Value) .............................................................47 3.3 Struktur Organisasi ..................................................................................48 3.4 Kegiatan Usaha PT XYZ .........................................................................49 3.4.1 Catering ........................................................................................51 3.4.2 Travel ...........................................................................................52 3.4.3 Transportasi..................................................................................53 3.4.4 Hotel .............................................................................................53 3.5 Sistem Informasi Pada Proses Bisnis PT XYZ ........................................54

4

PEMBAHASAN ...........................................................................................55 4.1 Penerapan ERP di PT XYZ Secara Umum ...............................................55 4.1.1 Pengendalian Terhadap Pencatatan..............................................58 4.1.2 Pengendalian Risiko Teknologi Informasi PT XYZ ....................59 4.1.3 Manfaat Yang Diterima Dari Penerapan ERP .............................63 4.2 Penggunaan SAP di PT XYZ ...................................................................65 4.3 Evaluasi Penerapan dan Tatakelola ERP Perusahaan ..............................66 4.3.1 Critical Success Factor……………………………………. ........67 4.3.2 Information Technology Investment Management (ITIM)………………………………… ......................................74 4.3.2.1 Analisis Tahap Kedewasaan Kedua ......................................75 4.3.2.2 Hasil Analisis ITIM ..............................................................89 4.3.3 IT Strategic Impact Grid…………………………………… ......90 4.4 Kesimpulan Umum Penerapan TI .............................................................94

5

KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................96 5.1 Kesimpulan .............................................................................................96 5.2 Saran .......................................................................................................97

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................99 LAMPIRAN

xi Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1

Kerangka Kerja ITIM ....................................................................33

Gambar 2.2

IT Strategic Impact Grid ................................................................36

Gambar 3.1

Nilai Bisnis Perusahaan .................................................................43

Gambar 3.2

Struktur Organisasi Perusahaan .....................................................48

Gambar 4.1

Lokasi Perusahaan Pada IT Srategic Impact Grid .........................91

xii Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

DAFTAR TABEL Tabel 4.1

Pelaksanaan Proses Pertama Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan ........................................................................................................75

Tabel 4.2

Pelaksanaan Proses Kedua Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan . ........................................................................................................79

Tabel 4.3

Pelaksanaan Proses Ketiga Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan . ........................................................................................................82

Tabel 4.4

Pelaksanaan Proses Keempat Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan ........................................................................................................85

Tabel 4.5

Pelaksanaan Proses Kelima Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan ........................................................................................................87

Tabel 4.6

Kesimpulan Umum dari Hasil Analisa ..........................................99

xiii Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Prosess Instituting the Investment Board pada Tingkat Kedewasaan 2 Lampiran 2 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Meeting Business Needs pada Tingkat Kedewasaan 2 Lampiran 3 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Selecting an Investment pada Tingkat Kedewasaan 2 Lampiran 4 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Providing Investment Oversight pada Tingkat Kedewasaan 2 Lampiran 5 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Capturing Investment Information pada Tingkat Kedewasaan 2 Lampiran 6 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Defining the Portofolio Criteria pada Tingkat Kedewasaan 3 Lampiran 7 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Creating the portofolio pada Tingkat Kedewasaan 3 Lampiran 8 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Evaluating the Portofolio pada Tingkat Kedewasaan 3 Lampiran 9 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Conducting Post Implementation Reviews pada Tingkat Kedewasaan 3 Lampiran 10 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Improving the Portofolio’s Performance pada Tingkat Kedewasaan 4 Lampiran 11 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Managing the Succession of Information System pada Tingkat Kedewasaan 4 Lampiran 12 Komitmen, Prasyarat, Serta Aktivitas Pada Proses Optimizing the Investment Process pada Tingkat Kedewasaan 5

xiv Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang Mahasiswa di perguruan apapun selalu dituntut untuk giat belajar mencari ilmu. Namun selain dari menuntut ilmu, mahasiswa juga dituntut untuk dapat memberikan kontribusi yang besar bagi masyarakat umum. Untuk alasan tersebut mahasiswa diharuskan untuk datang ke kelas dan belajar serta membaca buku-buku perkuliahan. Namun ilmu tidak hanya didapatkan melalui buku tulis, artikel, ataupun jurnal yang dipelajari di kelas, ilmu juga bisa didapatkan di lapangan. Dalam rangka menciptakan sarjana yang berkualitas tinggi bertaraf internasional, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia memiliki berbagai program, dan salah satu dari program tersebut adalah program magang. Program ini bisa dianggap sebagai simulasi akan dunia kerja, yaitu menggambarkan secara umum tentang apa yang nanti akan dihadapi oleh mahasiswa pada praktik dunia kerja. Program magang memberikan simulasi ini dengan menempatkan mahasiswa di instansi yang membutuhkan. Instansi tersebut kemudian memberikan tanggung jawab yang batasannya biasanya lebih sempit dibandingkan dengan praktik kerja sebenarnya untuk mahasiswa peserta program magang tersebut. Penempatan tersebut akan membuat mahasiswa dapat merasakan sedikit tanggung jawab dan wewenang yang terlekat di pekerjaannya, sehingga para mahasiswa memiliki gambaran tentang apa yang menantinya di dunia kerja kelak. 1.2 Latar Belakang Penulisan Laporan Magang Dengan melihat produk domestik bruto (PDB) atas dasar harga konstan tiap-tiap industri dapat dinilai perkembangan industri. PT XYZ beroperasi dengan menggunakan keempat unit bisnisnya, yaitu transportasi, makanan, travel, serta hotel.

1

Universitas Indonesia


2

Hal tersebut membuat PT XYZ digolongkan ke dalam industri hospitality. Pada Statistik Perekonomian Triwulan III 2012, nilai PDB untuk industri perdagangan, hotel, dan restoran memiliki tren yang positif. Tren tersebut dapat dilihat dari PDB industri yang meningkat sepanjang tahun, dari tahun 2009 sampai ke tahun 2012. Secara total, PDB untuk industri perdagangan, hotel, dan restoran bernilai Rp 368,8 triliun, Rp 400,6 triliun, dan Rp 437,2 triliun di tahun 2009, 2010, dan 2011 berturutturut. Secara kuartalan, PDB untuk industri perdagangan, hotel, dan restoran bernilai Rp 111,8 triliun, Rp 117,6 triliun, dan Rp 119,7 triliun di kuartal pertama, kedua,dan ketiga tahun 2012 berturut-turut. Kondisi ini menunjukkan bahwa industri ini sedang mengalami perkembangan. Selain dari PDB total, untuk melihat potensi usaha dari industri hospitality juga dapat melihat ke PDB per kapita. Performa industri hospitality, yang terdiri dari perdagangan, hotel, dan restoran, sangat bergantung dari disposable income yang dimiliki oleh pelanggan yang nantinya akan mereka gunakan untuk dibelanjakan pada produk-produk industri hospitality. Penghitungan disposable income dilakukan melalui penghitungan PDB per kapita dikurangi dengan pajak perorangan, oleh karena itu untuk melihat peningkatan/penurunan yang terjadi pada disposable income dapat melihat langsung ke PDB per kapita. Melihat data PDB per kapita di Indonesia atas dasar harga konstan berdasarkan observasi IMF tahun 2009, 2010, serta 2011 dapat dilihat adanya peningkatan. PDB per kapita untuk tahun 2009, 2010, serta 2011 adalah Rp 9.299.405, Rp 9.736.682, dan Rp 10.219.640 berturut-turut. Pada industri ini dapat dilihat adanya peningkatan sebesar 4,7% serta 4,96% dari tahun ke tahun. Tren yang cenderung selalu meningkat tersebut, membuat penelitian pada industri ini menjadi menarik. Sebagai perusahaan terbesar yang menggabungkan industri transportasi, makanan, travel, serta hotel di Indonesia, PT XYZ merupakan objek penelitian yang menarik. Di tahun 2010, PT XYZ melaporkan pendapatan sebesar Rp 1,59 triliun. Angka tersebut terus berkembang sepanjang tahun hingga 2012, yaitu menjadi Rp 2 triliun di tahun 2011 dan Rp 2,5 triliun di tahun 2012.

Universitas Indonesia Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

3

Dengan kondisi sebagai pemain terbesar di pasar, serta modal yang cukup besar yang dimiliki perusahaan, strategi yang bisa dikembangkan PT XYZ menjadi bervariasi. PT XYZ bisa mempertimbangkan investasi dalam sistem informasi. Sistem informasi yang diimplementasikan dengan baik dapat menciptakan keunggulan yang berkelanjutan (sustainable advantage) dengan memberikan proses bisnis yang lebih cepat dan responsif dari penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Keunggulan berkelanjutan yang dimaksud adalah keunggulan yang diciptakan perusahaan dan bersifat jangka panjang karena sulit ditiru ataupun dilampaui oleh kompetitor.

Dengan

adanya

keunggulan

tersebut

sebuah

perusahaan

bisa

mengungguli para pemain baru di industri. Otomatisasi beberapa proses di perusahaan juga dapat memberikan efisiensi tambahan, dimana dengan otomatisasi proses akan menghemat waktu dibandingkan dengan melakukannya secara manual. Otomatisasi tersebut juga akan membuat data tersedia secara real-time, sehingga data bisa digunakan ketika dibutuhkan. Proses-proses tersebut bisa dicontohkan sebagai pembuatan laporan keuangan. Dengan mengotomatisasi proses ini akuntan tidak perlu mencari nilai akun satu-per-satu dan membuat laporannya kemudian, karena tugas tersebut telah dilakukan oleh sistem, dimulai dari mengumpulkan nilai tiap akun sampai ke pembuatan laporan keuangan. Pesatnya perkembangan teknologi membuat banyak perusahaan melakukan upaya untuk meningkatkan potensinya dengan menerapakan sistem ERP pada organisasi mereka. Meski dengan segala upaya mereka, banyak perusahaan yang mengalami kegagalan ketika mereka mulai menerapkan sistem. Penerapan ERP yang tidak efektif dapat berujung ke kegagalan pada sistem tersebut yang efeknya menyeluruh dan signifikan. Agar perusahaan tidak membuat kesalahan yang bisa menjadi fatal, penting untuk diperhatikan penerapan ERP pada perusahaan.


4

1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang Tujuan dari pelaksanaan program magang yang diadakan oleh fakultas ekonomi Universitas Indonesia adalah sebagai berikut: •

Membantu mahasiswa dalam mengembangkan kemampuan bekerja

•

Memberikan gambaran kepada mahasiswa tentang kondisi kerja yang sesungguhnya

•

Memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mempraktikkan teori-teori yang telah dipelajari

•

Memberikan alternatif solusi untuk memperbaiki kelemahan yang ditemukan pada kasus

1.4 Tujuan Penulisan Laporan Magang Tujuan dari pembuatan laporan magang adalah sebagai berikut: •

Bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan program magang

•

Memberikan penjelasan secara umum tentang penerapan ERP pada PT XYZ

•

Memberikan rekomendasi bagi perusahaan dalam pengelolaan sistem informasi

1.5 Tempat dan Waktu Magang Kegiatan magang dilakukan selama tiga bulan, dimulai dari tanggal 17 Januari 2013. Seperti peraturan perkantoran biasa, jam kerja kegiatan magang adalah dari pukul 8.00 sampai dengan pukul 17.00. Kegiatan tersebut dilakukan pada PT XYZ yang berada di Kwitang, Jakarta Pusat. 1.6 Pelaksanaan Kegiatan Magang Kegiatan magang dilakukan pada PT XYZ dan ditempatkan di bagian finance & accounting. Pada kegiatan magang ini, pekerjaan magang adalah sebagai asisten dari staff akuntansi perusahaan. Ketika kegiatan magang dilakukan, perusahaan sedang


5

dalam proses audit, sehingga kegiatan magang dilakukan untuk membantu salah seorang staff akuntansi sebagai data poacher. Tugas dari seorang data poacher sendiri adalah untuk mengumpulkan data dalam rangka membantu auditor melakukan audit atas perusahaan. Data yang dikumpulkan adalah berupa invoice, delivery order, ataupun bukti-bukti transaksi lainnya yang dapat membantu memberikan konfirmasi atas akun-akun yang ada pada trial balance perusahaan. Pengumpulan data-data tersebut dilakukan dengan bantuan sistem informasi perusahaan. Sistem informasi tersebut berupa perangkat lunak ERP berupa SAP, dan untuk tujuan pengumpulan data, asisten juga diberikan akses ke SAP. Tiap-tiap akun pada trial balance dilihat rincian transaksinya, dan untuk tiap-tiap rincian transaksi tersebut dicetak dan diberikan ke auditor. Dari rincian transaksi tersebut juga dilihat kode transaksinya, dan dari kode transaki tersebut dicari dokumennya dalam bentuk hard-copy yang nantinya juga akan diberikan ke auditor sebagai bukti transaksi. 1.7 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang Lingkup penulisan laporan magang adalah berdasarkan pengalaman magang, yaitu tentang pemanfaatan sistem informasi dalam pengumpulan data atau dokumentasi. Laporan magang ini juga hanya menganalisa tatakelola investasi sistem informasi di PT XYZ saja, tidak sampai ke unit usahanya. Laporan magang ini akan menjelaskan tentang praktik yang dilakukan PT XYZ dalam mengelola sistem informasi mereka. Sistem informasi yang digunakan perusahaan juga hanya mencakup pembuatan laporan keuangan. Praktik tatakelola sistem informasi yang dilakukan perusahaan kemudian akan dianalisa dengan menggunakan kerangka kerja yang ada. Selain itu laporan magang juga akan mencakup analisa mengenai penerapan sistem ERP di perusahaan berdasarkan teori-teori terkait. Terkait dengan evaluasi atas praktik tatakelola sistem informasi dan penerapan ERP yang dilakukan perusahaan, laporan magang juga akan membahas saran-saran yang dapat diterapkan di PT XYZ untuk meningkatkan nilai investasi sistem informasi perusahaan.


6

1.8 Rumusan Masalah Berdasarkan

paparan

di

atas,

penting

bagi

sebuah

perusahaan

untuk

mengimplementasikan dan mengelola sistem informasi mereka dengan baik. Untuk membantu perusahaan dalam mengevaluasi TI, penelitian ini akan menjawab pertanyaan: a. Bagaimana praktik terbaik tentang pengelolaan dan implementasi sistem informasi di perusahaan? b. Apakah pengelolaan dan penerapan ERP di PT XYZ sudah dilakukan dengan baik? c. Ke mana seharusnya arah perkembangan TI perusahaan? Dengan penulisan laporan ini dapat dilihat efektivitas implementasi dan tatakelola sistem informasi di perusahaan, sehingga perusahaan dapat segera menanggapi bila terdapat deviasi dari tujuan penerapan sistem informasi. Efektivitas penerapan sistem informasi di perusahaan dapat menjadi pelajaran bagi perusahaan-perusahaan yang berencana untuk menerapkan teknologi informasi (TI) pada proses bisnis mereka. 1.9 Sistematika Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini dijelaskan dalam lima BAB dengan disertai lampiran untuk memperjelas kelima BAB tersebut. Rincian kelima BAB tersebut adalah sebagai berikut: •

BAB 1: Pendahuluan

Bab ini menjelaskan latar belakang, yaitu alsan dari pelaksanaan program magang serta penulisan laporan magang. Selain dari latar belakang, bab ini juga menjelaskan tujuan pelaksanaan program magang dan penulisan laporan magang. Dalam bab ini juga dijelaskan mengenai kegiatan magang yang dilakukan.


7

•

BAB 2: Landasan Teori

Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan untuk evaluasi pada bab selanjutnya. Landasan teori diperoleh dari berbagai referensi seperti jurnal, artikel, buku teks perkuliahan, ataupun sumber lain yang terkait. Pada bab ini juga akan dijelaskan alat-alat yang digunakan untuk melakukan evaluasi penerapan ERP pada perusahaan. •

BAB 3: Profil Perusahaan

Dalam bab ini akan dijelaskan tentang perusahaan tempat dilaksanakan program magang, yaitu PT XYZ. Penjelasan dilakukan secara mendetail untuk memperkenalkan perusahaan sebagai objek penelitian laporan magang. Profil perusahaan berisikan latar belakang perusahaan, sejarah singkat dan struktur perusahaan beserta manajemen. •

BAB 4: Pembahasan

Bab ini memberikan evaluasi atas kesesuaian penerapan ERP di perusahaan dengan teori-teori yang relevan dengan pembahasan per tanggal dibuatnya laporan. Selain dengan membandingkan teori-teori yang dipelajari pada buku perkuliahan, analisis evaluasi akan dilakukan berdasarkan alat analisa yang telah dijelaskan sebelumnya. •

BAB 5: Penutup

Pada bab ini akan diberikan kesimpulan atas pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya di bab 4. Selain itu bab ini juga akan memaparkan saran-saran untuk perusahaan terkait dengan penelitian yang dilakukan. •

Lampiran

Bagian ini akan memberikan beberapa hal yang dirasa perlu untuk dilampirkan namun tidak masuk ke dalam pembahasan.


BAB 2 TINJAUAN LITERATUR

2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1

Sistem

Untuk beberapa orang, kata sistem akan langsung mengacu ke lingkup komputer dan pemprograman, namun pada kenyataannya lingkup dari sistem lebih dari sekedar itu. Hall (2011) dalam “Accounting Information System” menjelaskan bahwa sistem adalah dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang memiliki tujuan yang sama. Mereka bisa berbentuk sistem natural seperti alam dan tata surya, maupun sistem artifisial, seperti jam tangan dan sistem informasi. Dari definisi tersebut, dapat dijabarkan beberapa elemen dari sistem, yaitu : -

Terdiri dari beberapa komponen

-

Saling berhubungan

-

Tujuan yang sama

2.1.2

Informasi

Untuk dapat memahami pengertian dari informasi, akan ditunjukkan perbedaan dari informasi dengan data. Data berarti fakta, yang penting ataupun tidak penting untuk diproses lebih lanjut lagi, dan tidak memiliki efek langsung ke penggunannya. Sedangkan informasi membuat penggunanya dapat melakukan tindakan yang tanpa adanya informasi terkait, tindakan tadi tidak akan dilakukan. Dalam kata lain, informasi adalah data yang telah diproses agar dapat memberikan kegunaan dan menjadi relevan untuk penggunanya (Hall, 2011).

8 Universitas Indonesia Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

9

2.1.3

Sistem Informasi Akuntansi

Kedua definisi tersebut kemudian dapat kita gabungkan menjadi definisi Sistem Informasi, yaitu prosedur formal yang telah ditentukan tentang cara pengumpulan data, pemprosesan data, serta mendistribusikan data yang telah diproses tersebut ke penggunanya. Tiap-tiap organisasi memiliki sistem informasi berbeda yang sudah mereka sesuaikan untuk kebutuhan penggunanya. Meski begitu sistem informasi memiliki tiga tujuan umum, yaitu: -

Untuk mendukung fungsi kepengurusan dari manajemen

-

Untuk mendukung fungsi pengambilan keputusan manajemen

-

Untuk mendukung operasi sehari-hari organisasi

Sistem informasi kemudian memiliki dua klasifikasi yang berbeda, yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) serta Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan penting untuk mengetahui perbedaan keduanya. Oleh karena sifatnya yang mengintegrasikan banyak proses dalam sebuah organisasi, manajemen dan auditor membutuhkan sebuah pandangan konseptual tentang sistem informasi yang membedakan area-area ini pada sebuah sistem informasi, sehingga terdapat sebuah proses yang sistematis di dalam organisasi tersebut. Perbedaan pada SIA dan SIM terletak pada konsep transaksi mereka. SIM memproses transaksi-transaksi non-finansial yang tidak terkait dengan transaksi finansial serta transaksi-transaksi lain yang tidak ditangani oleh SIA. SIA memproses transaksi-transaksi finansial serta non-finansial yang berkaitan dengan transaksi finansial, misalnya data-data pribadi terkait preferensi pelanggan, meski tidak terkait secara langsung dengan transaksi finansial, penting untuk diperhatikan karena akan mempengaruhi transaksi perusahaan dengan pelanggan di masa depan (Hall, 2011).


10

Terdapat tiga subsistem inti dari SIA, yaitu (Hall, 2011): -

Sistem Pemprosesan Transaksi Subsistem ini membantu operasi bisnis dengan sejumlah laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu transaksi. Subsistem ini penting dalam keseluruhan sistem akuntansi karena subsistem ini mencatat kejadian-kejadian ekonomi pada perusahaan dalam bentuk transaksi finansial.

-

Jurnal Umum / Sistem Pelaporan Finansial Subsistem ini memproduksi laporan keuangan tradisional, seperti laporan laba / rugi, laporan arus kas, laporan posisi keuangan, serta laporan lain yang dibutuhkan oleh regulasi. Subsistem Jurnal Umum dan Sistem Pelaporan Finansial merupakan dua subsistem yang serupa dan berhubungan erat, sehingga kedua subsistem tersebut dikelompokkan sebagai sebuah subsistem yang terintegasi.

-

Sistem Pelaporan Manajemen Subsistem ini menyediakan informasi finansial internal yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah usaha. Subsistem ini membantu manajemen internal dengan menyediakan laporan keuangan tujuan khusus dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

2.2 Tatakelola Teknologi Informasi (TI) Berbicara tentang tatakelola dalam konteks perusahaan secara umum berarti mengartikan tatakelola sebagai proses strukturisasi, operasi, serta pengendalian pada perusahaan untuk mencapai tujuan strategis jangka panjang, melayani para pemangku kepentingan perusahaan, serta mematuhi peraturan yang berlaku. Tatakelola TI mencakup isu yang sama dengan tatakelola perusahaan, namun dengan fokus spesifik ke asset-aset TI serta ke aktivitas-aktivitas TI (Applegate, 2009).


11

2.2.1

Dorongan Untuk Menerapkan Tatakelola TI yang Baik

Tatakelola TI tentunya bukanlah hal yang baru, namun pengendalian TI yang lebih formal dan pengukuran asset TI telah mendapat perhatian lebih. Terdapat tiga hal yang memberikan dorongan terhadap tatakelola TI yang lebih baik, yaitu: -

Nilai Bisnis TI Dorongan yang besar bagi penerapan tatakelola TI yang baik adalah bahwa tatakelola TI yang diterapkan akan memberikan nilai tambagan bagi perusahaan. Pada satu tingkatan, tatakelola TI memiliki mekanisme untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas TI sehari-hari yang diterapkan perusahaan. Hal ini membuat tatakelola TI yang baik memberikan peningkatan pada nilai-nilai berwujud perusahaan, seperti kualitas pelayanan, pengendalian biaya, waktu pelaksanaan proyek, serta peningkatan proses. Pada tingkatan lain, tatakelola TI dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan TI banyak perusahaan, yaitu keselarasan TI dengan bisnis.

-

Efek dari TI Potensi usaha dari tatakelola TI untuk meminimalisir risiko-risiko kegagalan TI telah menaruh perhatian lebih banyak pada tatakelola TI. Praktik yang umum pada tatakelola TI adalah bahwa kelola TI tidak dapat dilihat hanya untuk memperbaiki kesalahan yang sudah terjadi. Tatakelola TI harus digunakan sebagai alat untuk para eksekutif melakukan pengelolaan untuk memitigasi risiko.

-

TI sebagai enabler tatakelola perusahaan dan kepatuhan regulasi Meskipun tatakelola TI bukanlah kebutuhan formal yang harus dipenuhi yang diatur oleh regulasi, tatakelola TI dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan pengendalian internal dan akses ke data yang dibutuhkan regulasi. Karena kebanyakan proses bisnis berjalan melalui lingkungan TI perusahaan, kebutuhan dukungan dari TI perusahaan untuk kepatuhan terhadap regulasi muncul dari berbagai area dari perusahaan. Fungsi TI perusahaan

menghadapi

tantangan

dari

segi

regulasi,

yaitu

untuk


12

menyesuaikan aset TI dengan berbagai regulasi yang dibutuhkan oleh berbagai area perusahaan tersebut.

2.2.2

Isu Terkait Tatakelola TI

Secara konsep, tatakelola TI dapat dilihat sebagai usaha untuk mendesain sistem yang dapat mencapai tujuan strategis perusahaan, operasi yang lebih efisien, pengukuran yang lebih andal, serta pengelolaan kepatuhan. Tatakelola TI mencakup seluruh organisasi, bukan hanya bagian TI, sehingga tatakelola TI mengharuskan perusahaan mendefinisikan peran kepemimpinan serta struktur organisasi dari unit usaha, eksekutif, serta bagian TI. Oleh karena luasnya cakupan tatakelola TI, banyak isu penting yang harus diperhatikan oleh persusahaan. Beberapa isu yang terkait dan penting dalam tatakelola TI adalah (Applegate, 2009): -

Keselarasan TI dengan bisnis Salah satu tujuan dari tatakelola TI adalah untuk memastikan bahwa tujuan strategis TI, yang berhubungan dengan tujuan perusahaan, terpenuhi. Seiring dengan pergantian peran TI dari pendukung perusahaan ke business enabler, strategi TI harus dibentuk secara bersamaan dengan strategi bisnis.

-

Nilai investasi Tujuan inti dari tatakelola TI adalah untuk memaksimalkan nilai strategis dari investasi-investasi TI terbesar. Usaha tatakelola harus mendefinisikan proses untuk memastikan keterlibatan seluruh pemangku kepentingan, dalam menentukan investasi TI apa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam tatakelola TI terkait nilai investasi TI, dewan direktur juga dapat berperan dalam mengevaluasi budget TI secara rutin.

-

Jalannya proyek (Project Delivery) Seiring dengan proyek TI yang diimplementasikan untuk memenuhi strategi bisnis yang penting bagi perusahaan, implementasi proyek yang hemat biaya menjadi semakin dibutuhkan. Dalam konteks ini tatakelola TI mencakup menentukan tanggung jawab akuntabilitas yang bisa memastikan bahwa


13

proyek TI yang diterapkan sesuai dengan standar, memenuhi tujuan bisnis, serta memberikan manfaat yang diharapkan dalam biaya yang rendah. -

Pengelolaan sumber daya Fokus tatakelola TI terhadap efisiensi operasi juga memberikan penekanan ke bagaimana aset dan sumber daya TI digunakan. Usaha-usaha tatakelola dapat mencakup pembentukan struktur organisasi untuk mengawasi dan mengatur sumber daya TI atau implementasi proses yang memastikan kebutuhan sumber daya TI telah diidentifikasikan sesuai dengan prioritas perusahaan.

-

Pengukuran performa Bagian yang penting dalam tatakelola TI mencakup desain dan implementasi struktur dan kontrol untuk mengukur performa TI secara andal dan dalam bentuk yang relevan untuk digunakan perusahaan. Nilai bisnis strategis perusahaan seringkali dilihat dengan menggunakan pengukuran finansial dan pengukuran stakeholder value

lainnya. Banyak pengukuran tatakelola

menggunakan teknik Balanced Scorecard, mengukur performa TI secara keseluruhan dengan menggunakan banyak dimensi, seperti pencapaian tujuan, kepuasan pengguna, serta dukungan untuk pembelajaran dan pertumbuhan. -

Pengelolaan risiko Pengelolaan risiko merupakan tema yang seharusnya telah dilakukan pada isuisu sebelumnya secara implisit. Pengelolaan risiko merupakan hal yang sentral dalam hal tatakelola TI, di mana proses pengelolaan risiko mungkin mencakup identifikasi sumber-sumber risiko, menentukan tingkat risiko yang dapat diterima, menentukan metode untuk mengawasi dan mengukur berbagai tipe risiko, serta mengimplementasikan proses internal untuk menangani risiko-risiko yang tidak dapat diterima.

2.3 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Salah satu bentuk Sistem Informasi yang lebih kompleks adalah Enterprise Resource Planning. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah konsep yang


14

dikemukakan oleh Gartner Group, dan telah banyak digunakan di era sekarang (Hall, 2011). Sistem ERP mengintegrasikan berbagai proses bisnis ke dalam satu sistem yang komprehensif. Untuk memenuhi fungsinya, sistem ERP berisi berbagai modul yang digunakan untuk memenuhi banyak fungsi khusus. Tujuan dari ERP adalah untuk mengintegrasikan proses-proses organisasi seperti pemesanan, manufaktur, pembelian dan utang pembayaran, maupun sumber daya manusia. Dengan mengintegrasikan proses-proses tersebut sebuah sistem dapat digunakan untuk memenuhi fungsi berbagai area. Integrasi tersebut juga telah membuat alur informasi lebih sederhana, karena dalam sistem ERP hanya digunakan satu basis data yang digunakan oleh proses-proses tersebut. Hal ini berbeda dengan sistem tradisional, dimana tiap-tiap proses harus memiliki sistem yang berbeda dan membuat informasi tidak terintegrasi. Dalam praktiknya sistem ERP dibagi menjadi dua, yaitu ERP I dan ERP II (Eckartz et al. 2009). ERP I berarti sistem ERP hanya mengintegrasikan proses back-office satu perusahaan saja, sedangkan ERP II berarti sistem ERP sudah terintegrasi sampai ke pelanggan dan ke supplier. Dapat dikatakan bahwa sistem ERP II adalah pengembangan dari sistem ERP I oleh karena cakupannya yang lebih luas. Oleh karena implementasi ERP II yang lebih kompleks model-model untuk menilai kesuksesan dari penerapan ERP lebih dapat diterapkan untuk ERP I. Meski dengan stratifikasi ERP ke ERP I dan ERP II, tujuan dari penerapan ERP tetap sama, yaitu memberikan daya saing bagi perusahaan melalui penyediaan informasi yang lebih cepat dan akurat. 2.3.1

Sejarah Singkat ERP

Pada awalnya, sistem ERP belum terintegrasi seperti yang dikenal pada masa kini. Sistem ERP pada awalnya dibentuk hanya untuk perusahaan manufaktur. Pada tahun 1960, perusahaan menyimpan banyak persediaan cadangan untuk menanggapi permintaan konsumen yang mendadak. Pada masa itu, fokus dari perkembangan


15

sistem perusahaan manufaktur adalah pada kontrol persediaan, yaitu sistem untuk mengatur persediaan yang jumlahnya banyak. Namun di tahun 1970 perusahaan tidak lagi bisa menyimpan banyak persediaan dan tetap berkompetisi. Perubahan tersebut membuat dikembangkannya perangkat lunak material requirements planning (MRP). Dengan menggunakan MRP para perusahaan dapat merencanakan kebutuhan persediaan mereka, sehingga perusahaan-perusahaan tersebut tidak lagi harus menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Meski begitu material planning bukanlah satu-satunya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, perusahaan juga menghadapi masalah capacity planning. Untuk menjawab

tantangan

tersebut,

perangkat

lunak

MRP

berevolusi

untuk

mengakomodasi kebutuhan perusahaan akan capacity planning. Perkembangan MRP tersebut merubah fungsi MRP dari hanya untuk perencanaan persediaan menjadi alat yang digunakan dalam hampir semua proses perusahaan. Pada tahun 1980, banyak perusahaan mulai memanfaatkan keterjangkauan dan keluasan cakupan MRP untuk dikembangkan dan diterapkan ke aspek finansial perusahaan. Bertambahnya cakupan tersebut membuat terbentuknya MRP II, untuk mengakomodasikan fungsi finansial barunya. Hal ini memberikan perusahaan sebuah sistem yang lebih terintegrasi, yaitu untuk menentukan kebutuhan sumber daya untuk sebuah rencana operasi, memberikan informasi tentang aktivitas yang lebih detail, menyajikan informasi tersebut dalam bentuk laporan keuangan, serta menyarankan reaksi atas deviasi dari perencanaan yang telah dilakukan. Pada awal tahun 1990, perkembangan lebih lanjut dari perangkat lunak MRP membuat cakupannya merambah ke seluruh proses bisnis, mulai dari desain produk, penyimpanan informasi, material planning, capacity planning, sistem komunikasi, sumber daya manusia, keuangan, serta manajemen proyek. Atas perkembangan perangkat lunak tersebut dikemukakan istilah enterprise resource management (ERP). Penggunaan ERP kemudian tidak lagi hanya terbatas ke perusahaan


16

manufaktur, tapi juga dapat digunakan pada perusahaan yang ingin mendapatkan keunggulan dari segi efisiensi penggunaan sumber dayanya (Umble 2003). 2.3.2

Beberapa Perangkat Lunak ERP

Dalam pembahasan ERP penting untuk diketahui para pemain besar pasar ERP. Beberapa market leader pada produk ERP tersebut adalah (Hall, 2011): a. SAP Semenjak ditemukannya SAP pada tahun 1972, SAP telah menjadi pemimpin di pasar perangkat lunak ERP. Hingga April 2005, SAP diestimasikan memiliki lebih dari 12 juta pengguna dari perusahaan dengan berbagai macam skala. SAP terdiri dari beberapa modul yang penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. b. Oracle Ditemukan pada tahun 1977, Oracle adalah sistem pengelolaan database pertama yang menggunakan SQL. Oracle juga merupakan perangkat lunak pertama yang menggunakan sistem 100 persen internet-enabled untuk tiap lini produk mereka. c. Microsoft Microsoft Dynamics adalah sekelompok aplikasi integrasi bisnis untuk organisasi dengan skala kecil sampai ke menengah. Microsoft Dynamics menyediakan aplikasi untuk usaha retail, manufaktur, distributor wholesale, serta perusahaan jasa. Perangkat lunak ini terdiri dari beberapa modul yang dapat digunakan bersamaan dengan aplikasi-aplikasi dari Microsoft lainnya, seperti Microsoft Word.


17

d. Sage Software Sage Software menawarkan otomatisasi untuk proses-proses manajemen dalam perusahaan seperti akuntansi, sumber daya manusia, gaji, manajemen asset tetap, manajemen hubungan pelanggan, serta perangkat lunak e-commerce. Kelompok perangkat lunak Sage Software yang paling sering digunakan adalah MAS 500. Penerapan MAS 500 akan memberikan otomatisasi untuk proses finansial, manajemen hubungan pelanggan,

akuntansi

proyek,

distribusi

wholesale,

manufaktur,

manajemen gudang, sumber daya manusia dan gaji, e-business, serta intelijen bisnis. e. SoftBrands SoftBrands adalah pemimpin pasar pada pasar spesifik industri hospitality dan manufaktur. SoftBrands memiliki lebih dari 4000 pengguna yang terdiri dari lebih dari 60 negara. SoftBrands bekerja sama dengan SAP untuk menyediakan Fourth Shift Edition dari SAP Business One untuk memenuhi kebutuhan dinamis perusahaan dengan skala kecil dan menengah. 2.3.3

Risiko Terkait Penerapan ERP

Manfaat dari penerapan ERP bisa menjadi signifikan, namun begitu pula dengan risiko implementasinya. Dengan penerapan ERP perusahaan tidak serta merta akan langsung meraup keuntungan, namun penerapan ERP membutuhkan eksekusi yang sempurna. Dari hal tersebut perusahaan akan terkena beberapa risiko (Hall, 2011). •

Pendekatan implementasi Big Bang & Phased-In Implementasi ERP lebih erat kaitannya dengan perubahan pada kegiatan operasi dibandingkan dengan sekedar perubahan teknologi. Hal tersebut menyebabkan kebanyakan kegagalan penerapan ERP disebabkan oleh adanya


18

budaya perusahaan yang menolak perubahan tersebut. Dalam implementasi ERP secara umum terdapat dua pendekatan, yaitu pendekatan Big Bang dan Phased-In. Perusahaan akan terkena risiko yang lebih besar apabila perusahaan menggunakan pendekatan yang pertama, yaitu pendekatan Big Bang. Dengan menggunakan pendekatan ini implementasi ERP langsung diterapkan secara menyeluruh di perusahaan, sehingga proses operasi yang harus dilakukan seluruh karyawan menjadi berubah. Penerapan sistem baru yang menyeluruh tersebut mengharuskan seluruh karyawan untuk mempelajari sistem baru dalam waktu yang singkat, sehingga tidak ada satu pun karyawan yang cukup familiar dengan sistem baru untuk dijadikan mentor. Oleh karena tiap-tiap karyawan harus beradaptasi dengan menggunakan sistem barunya, operasi tiap-tiap karyawan akan menjadi terganggu untuk sementara. Atas beberapa risiko yang terdapat dari pendekatan Big Bang, maka muncul alternatif pendekatan lain yang memitigasi risiko-risiko tersebut, yaitu pendekatan

Phased-In.

Dengan

menggunakan

pendekatan

Phased-In

implementasi ERP tidak dilakukan secara serentak di perusahaan secara keseluruhan, tapi dilakukan secara bertahap. ERP diterapkan di masingmasing unit usaha satu per satu untuk mengakomodasikan adaptasi yang harus dilakukan oleh karyawan. •

Perlawanan terhadap perubahan dalam perusahaan Agar penerapan ERP di suatu perusahaan sukses, yang perlu diperhatikan adalah budaya yang ada di organisasi tersebut. Seluruh divisi pada organisasi tersebut harus dilibatkan dalam pembentukan budaya perusahaan serta untuk menentukan kebutuhan sistem baru yang nantinya akan diterapkan. Budaya perusahaan tersebut akan menentukan suksesnya penerapan ERP, yaitu apabila budaya perusahaan tidak menerima perubahan implementasi ERP tidak akan berhasil. Resistensi terhadap perubahan juga dapat dilihat dari


19

pribadi karyawan, ketika seorang karyawan tidak biasa menggunakan teknologi komputer penerapan ERP akan menjadi lebih sulit dengan karyawan tersebut dibandingkan dengan karyawan lainnya. •

Pemilihan perangkat lunak ERP yang tidak sesuai sasaran Oleh karena sistem ERP adalah sistem yang sudah dibuat dari vendornya (tidak dibuat khusus untuk pengguna sistem) pengguna harus menentukan sendiri apakah sebuah ERP cocok dengan budaya perusahaannya dan proses bisnisnya. Pemilihan sistem ERP yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah salah satu alasan utama kegagalan ERP.

•

Menggunakan konsultan yang salah Implementasi ERP akan menggunakan jasa konsultan eksternal. Implementasi adalah kejadian yang hanya dialami perusahaan sekali, sehingga keahlian dan pengalaman untuk implementasi tersebut tidak seringkali tidak ditemukan di dalam internal perusahaan. Untuk itu perusahaan biasanya menggunakan jasa dari konsultan eksternal. Konsultan tersebut bisa berfungsi untuk koordinasi implementasi, membantu organisasi menentukan keperluannya akan ERP, membentuk spesifikasi ERP, memilah modul ERP yang digunakan, serta mengatur cutover. Meski begitu seringkali penyedia konsultasi mengalami kekurangan tenaga konsultan. Keluhan yang paling sering ditemui dari klien konsultan adalah bahwa para klien tersebut dijanjikan implementasi ERP mereka akan ditangani oleh satu orang yang professional dan berpengalaman, namun pada kenyataannya

implementasi

dikerjakan

oleh

trainee

yang

kurang

berpengalaman. Ketika klien mewawancara perusahaan konsultan, konsultan yang diwawancara adalah konsultan yang terbaik, dengan pengalaman dan keahlian yang tertinggi dibandingkan konsultan lain. Hal itu membutat klien mengira bahwa implementasi ERP akan dilakukan oleh konsultan tersebut.


20

Pada kenyataannya implementasi dilakukan oleh orang berbeda dengan keahlian dan pengalaman kurang. Sebelum menyetujui kontrak konsultan eksternal, sebuah perusahaan harus melakukan beberapa hal ini: -

Menginterview konsultan yang dipastikan akan melakukan implementasi

-

Menambahkan di dalam kontrak tentang pergantian konsultan yang mungkin akan dilakukan perusahaan konsultasi

-

Melakukan background check atas konsultan yang akan melakukan implementasi ERP perusahaan

-

Menyelaraskan insentif konsultan tersebut dengan perusahaan dengan negosiasi insentif berbasis performa

-

Menetapkan waktu berakhirnya kontrak dengan jelas untuk mencegah ketergantungan yang berkepanjangan dengan konsultan tersebut

•

Biaya yang terlalu tinggi Biaya dari penerapan ERP sangat berbeda untuk tiap-tiap perusahaan. Biaya yang harus dibayarkan perusahaan termasuk perangkat keras, perangkat lunak, jasa konsultasi, instalasi, pemeliharaan peralatan. Risiko muncul dalam bentuk biaya yang belum diperkirakan sebelumnya, sehingga menambah biaya dari yang dianggarkan. Biaya diluar dugaan tersebut misalnya seperti training karyawan, konversi database, serta pengujian dan integrasi sistem.

•

Implementasi menjadi gangguan ke operasi perusahaan Tiap perusahaan menerapkan sistem ERP dengan tujuan mendapatkan manfaat dari implementasi tersebut, namun sistem ERP bisa saja memberikan gangguan ke operasi perusahaan. Sebuah survey yang dilakukan “Deloitte Consulting” melaporakan bahwa dari 500 perusahaan 25% melaporkan penurunan performa ketika implementasi mulai dilakukan. Pembentukan ulang proses bisnis dalam perusahaan adalah salah satu penyebab yang utama


21

kegagalan tersebut. Operasi yang dilakukan pada penggunaan ERP sangat berbeda dengan ketika menggunakan legacy system. Atas perbedaan tersebut, karyawan akan membutuhkan periode penyesuaian, sehingga mereka lebih terbiasa menggunakan sistem ERP yang baru. 2.3.4

Manfaat Penerapan ERP

Meski dengan risiko-risiko yang harus dihadapi perusahaan, banyak perusahaan tetap berusaha mengimplementasikan ERP. Pembiayaan dari penerapan ERP tentunya tidak tanpa manfaat, dan manfaat tersebutlah yang membuat para manajer mempertimbangkan investasi ERP yang membutuhkan biaya cukup besar. Manfaat yang diterima dari penerapan ERP berbeda-beda untuk tiap organisasi, namun secara umum manfaat yang diterima perusahaan adalah (Beheshti 2006): -

Akses informasi antara berbagai proses bisnis Banyak organsisasi memiliki sistem mereka sendiri dalam pengelolaan informasi untuk tiap-tiap proses bisnis mereka, seperti untuk finansial, sumber daya manusia, maupun operasi. Seringkali antara sistem informasi departemen tersebut tidak terintegrasi dan kurang komunikasi. Hal tersebut membuat data yang dibutuhkan antar organisasi harus diinput kembali untuk tiap departmen yang membutuhkan, sehingga terdapat data yang redundan pada tiap departemen. Kejadian lain adalah data yang dibutuhkan sebuah departemen hanya tersedia dalam format yang berbeda dari format yang digunakan, sehingga dibutuhkan waktu tambahan untuk melakukan konversi atas data tersebut ke format yang dibutuhkan. Kurangnya integrasi tersebut membuat proses transfer data antar departemen menjadi lebih lama dari seharusnya. Implementasi ERP dapat mengeliminasi kejadian-kejadian yang disebutkan sebelumnya dengan melakukan integrasi antar sistem informasi tiap-tiap departemen dalam perusahaan. Integrasi akan membuat data tersedia dalam satu basis data yang tersentralisir dan dapat diakses oleh seluruh departemen.


22

Integrasi juga akan membuat input data terstandardisasi, sehingga data hanya tersedia dalam satu format. -

Meningkatkan nilai proses bisnis Perusahaan memproduksi produk mereka dengan melakukan proses-proses yang menciptakan value. Serangkaian proses tersebut kemudian akan membentuk sebuah value chain. Sistem ERP dapat memberikan nilai bagi perusahaan melalui value chain ini. Dengan meningkatkan / membentuk ulang proses bisnis, sistem ERP dapat mengidentifikasi proses yang bebannya paling tinggi ataupun proses yang memiliki performa paling buruk. Identifikasi tersebut akan membuat sistem ERP memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan.

-

Standardisasi informasi ERP diterapkan dengan menggunakan basis data yang tersentralisir, membuat data dalam seluruh departemen disimpan secara agregat di basis data tersebut. Hal ini membuat tiap departemen di sebuah perusahaan mengikuti sebuah standar pelaporan informasi. Standardisasi tersebut akan membantu mempermudah proses bisnis lainnya.

Selain dari beberapa hal di atas, Senft (2009) mengemukakan adanya manfaatmanfaat lain, yaitu : -

Sistem finansial terintegrasi Sistem ERP yang terintegrasi sepenuhnya dapat menangkap informasi yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan sampai ke rincian sumbernya. Misalnya ketika ditemukan data penjualan di laporan keuangan, dapat langsung dilihat detail dari penjualan tersebut, dan detail tersebut adalah berupa penjualan masing-masing yang membentuk nominal angka penjualan


23

tersebut. Hal ini mempermudah perusahaan dalam pelaporan keuangan secara real-time dengan kesalahan yang minimum. -

Informasi yang terdistribusi antar departemen dan real time Sistem ERP memberikan informasi terperinci mulai dari produksi produk ke penjualan produk, sehingga meningkatkan akurasi. Ketika sebuah akun penjualan dimasukkan ke dalam sistem, secara keseluruhan sistem akan memperbaharui, dalam artian data pada laporan keuangan akan terbaharui dengan data penjualan terbaru tersebut. Data tersebut juga dapat diakses oleh seluruh departemen, sehingga terjadi distribusi yang baik akan data-data tersebut.

2.3.5

Implikasi terhadap Pengendalian dalam Pemanfaatan ERP

Pemanfaatan sistem ERP dalam bisnis akan memberikan beberapa risiko yang harus dikendalikan. Bentuk-bentuk pengendalian tersebut adalah (Hall, 2011): a. Otorisasi transaksi Manfaat utama dari penggunaan sistem ERP adalah integrasi arsitekturnya yang sangat terstruktur tiap modul. Namun integrasi yang telah terstruktur tersebut bisa menjadi masalah bagi perusahaan. Misalnya bill of materials yang terkait dengan banyak proses organisasi. Apabila prosedur penerbitan bill or materials tersebut tidak terkonfigurasi dengan baik, banyak proses organisasi yang akan terpengaruh dan terganggu. Oleh karena efeknya yang menyeluruh, penting untuk dilakukan pengendalian atas sistem tersebut. Sistem ERP yang bersifat real-time membuat pengendalian yang sebaiknya diterapkan adalah pengendalian dari program itu sendiri, bukan dari intervensi manusia. b. Pemisahan tugas Otomatisasi proses dengan pemanfaatan ERP dalam proses bisnis perusahaan seringkali akan mengeliminasi pemisahan tugas yang


24

sebelumnya telah diterapkan pada proses manual perusahaan. Sistem ERP juga akan mengelompokkan banyak fungsi bisnis berbeda ke dalam satu sistem yang terintegrasi. Organisasi yang menggunakan sistem ERP kemudian harus menerapkan pengendalian baru untuk memastikan tugastugas organisasi telah tersegregasikan menurut fungsinya masing-masing. c. Pengawasan Sebuah kesalahan yang sering ditemukan dari implementasi sistem ERP adalah bahwa manajemen tidak sepenuhnya mengerti implikasi bisnis dari penerapan ERP. Seringkali setelah berjalannya sistem ERP, hanya tim implementasi yang memahami cara kerja sistem yang telah mereka implementasikan. Filosofi employee-empowering yang dianut dengan menggunakan ERP harusnya tidak menghilangkan fungsi pengawasan dari manajemen, filosofi tersebut seharusnya menciptakan efisiensi. Pengawas harus memiliki pemahaman ekstensif tentang sistemnya, sehingga mereka dapat mengawasi jalannya sistem serta kinerja manajer sistem tersebut. d. Data-data akuntansi Sistem ERP memiliki kemampuan untuk memudahkan keseluruhan proses pembuatan laporan keuangan, sampai dengan proses tutup buku dapat dilakukan per hari. Namun penggunaan teknologi tersebut memberikan risiko terkait data-data akuntansi yang digunakan. Oleh karena hubungannya yang dekat dengan eksternal, yaitu pelanggan dan pemasok, beberapa organisasi memiliki risiko data yang rusak atau tidak akurat dari pengguna eksternal yang akan merusak basis data ERP. Kerusakan dan kesalahan tersebut bisa berbentuk data duplikat, nilai yang tidak akurat, atau data yang tidak lengkap. Risiko tersebut membuat pentingnya penyaringan data yang harus dilakukan oleh perusahaan.


25

e. Verifikasi independen Dengan menerapkan sistem ERP perusahaan melakukan otomatisasi untuk beberapa prosesnya. Proses tersebut termasuk verifikasi transaksi, misalnya verifikasi manual atas suatu transaksi dengan mencocokkan purchase order, receiving report serta invoice. Dengan menggunakan sistem ERP, proses tersebut tidak lagi harus dilakukan oleh perusahaan. Fokus dari verifikasi independen juga diarahkan dari pengawasan transaksi individual ke evaluasi performa secara keseluruhan. Sistem ERP biasanya dilengkapi dengan pengendalian-pengendalian yang dapat dikonfigurasikan untuk menciptakan performance report yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi. f. Akses Isu yang terkait dengan akses sistem adalah isu keamanan pengendalian paling penting dalam lingkungan ERP. Pengendalian akses bertujuan untuk menjaga integritas, kerahasiaan, serta ketersediaan dari data yang digunakan. Kelemahan yang terdapat dalam pengendalian dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, data yang rusak, serta misinterpretasi laporan keuangan. Manajer yang mengatur harus mengendalikan akses ke tugas-tugas yang menangani data-data keuangan perusahaan yang sensitif. g. Rencana kontingensi Pemanfaatan ERP membuat perusahaan akan meningkatkan risiko, kegagalan sistem ERP yang disebabkan oleh listrik, error, ataupun sumber lainnya akan membuat kegagalan yang efeknya menyeluruh. Untuk mengendalikan risiko tersebut perusahaan harus membuat rencana kontingensi yang dapat langsung diimplementasikan ketika diperlukan. Pendekatan dalam pembuatan rencana kontingensi ini ada dua, yaitu untuk perusahaan yang tersentralisasi dan perusahaan yang terdesentralisasi.


26

Perusahaan dengan unit organisasi yang terintegrasi dan membutuhkan sinergi akan membutuhkan satu sistem ERP yang diterapkan secara global dalam satu perusahaan dan digunakan untuk melakukan berbagai proses. Kegagalan sistem yang terjadi pada sistem ERP yang seperti ini akan menyebabkan perusahaan tidak bisa memproses transaksi berjalan. Untuk mengendalikan risiko tersebut perusahaan dapat menyimpan server cadangan dalam upaya menerapkan redundansi. Perusahaan yang unit organisasinya otonom dan tidak berbagi proses dengan unit organisasi lain dapat menggunakan server masing-masing dan menjalankan sistem ERP mereka sendiri. Praktik tersebut akan dengan sendirinya mengurangi risiko kegagalan sistem. 2.3.6

Legacy System

Sebelum sebuah organisasi mengimplementasikan sistem ERP, mereka harus mengevaluasi segala alternatifnya, dan sebuah alternatif dari penerapan sistem ERP adalah legacy system. Legacy system seringkali disalahartikan sebagai sistem yang kuno dan kurang mutakhir dibandingkan dengan sistem ERP. Pandangan tersebut salah, karena di dalam sistem ini terkandung banyak perubahan-perubahan yang melambangkan adaptasi perusahaan dalam perkembangan pasar (Lightfoot 2003). Dalam penerapan ERP, perusahaan juga harus mempertimbangkan legacy system, yaitu apakah lebih baik perusahaan menggunakan sistem yang sudah ada dan telah mereka kembangkan selama ini atau menggunakan perangkat lunak ERP yang sudah tersedia di pasar. 2.4 Teknik dan Alat Analisa 2.4.1

Critical Success Factor

Untuk mengevaluasi praktik penerapan teknologi informasi yang telah dilakukan perusahaan akan digunakan critical success factor. Critical success factor adalah elemen-elemen yang harus diperhatikan perusahaan untuk memastikan kesuksesan


27

sebuah proyek. Apabila sebuah perusahaan dapat melaksanakan elemen-elemen dalam critical success factor terkait, proyek yang dikerjakan diekspektasikan akan sukses. Critical success factor yang digunakan merupakan faktor-faktor yang telah menjadi kunci dari keberhasilan penerapan teknologi oleh perusahaan-perusahaan di masa lalu. Sepuluh critical success factor yang paling sering ditemui adalah sebagai berikut (Wong 2003). 1. Komitmen dan dukungan manajer tingkat atas Wong (2003) menemukan bahwa komitmen dan dukungan dari manajer tingkat atas merupakan faktor kunci utama dalam keberhasilan implementasi ERP. Proyek ERP harus mendapatkan dukungan dari manajer tingkat atas sebelum bisa dilaksanskan. Tanpa dukungan dari manajer tingkat atas, sumber daya yang diperlukan untuk implementasi ERP tidak bisa didapatkan. Dukungan dari manajer tingkat atas memiliki dua keunggulan, yaitu sebagai pemimpin dan penyedia sumber daya (Moohebat, 2011). Manajer tingkat atas harus memahami bahwa proyek yang diimplementasikan adalah prioritas utama. Manajer kemudian harus melegitimasi tujuannya yang baru, yaitu pelaksanaan proyek yang lebih baik (Nah 2001). Manajer tingkat atas harus merencanakan dan mengalokasikan dana yang pantas dalam implementasi ERP, termasuk di dalamnya adalah pelatihan pengguna (Umble 2003). 2. Penyesuaian proses bisnis Faktor kedua yang diidentifikasi adalah penyesuaian proses bisnis. Hammer et al. mendefinisikan pembentukan ulang proses bisnis sebagai “pemikiran ulang fundamental dan desain ulang radikal atas proses bisnis untuk mendapatkan peningkatan dramatis pada beberapa tolak ukur performa seperti

biaya,

kualitas, kecepatan, serta pelayanan”.


28

Organisasi harus mau merubah proses bisninsnya, sehingga modifikasi yang harus dilakukan atas perangkat lunak ERP minimal. (Bhatti 2005). Untuk meningkatkan fungsi ERP dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, organisasi harus merubah proses bisninsnya, ketimbang melakukan modifikasi atas perangkat lunaknya. Banyak literatur terkait ERP yang menemukan bahwa sistem ERP tidak dapat dengan sendirinya meningkatkan performa organisasi, kecuali apabila organisasi tersebut mau merubah proses bisnisnya (Moohebat 2011). 3. Menggunakan teknik manajemen proyek (project management) untuk mengatur implementasi Faktor lain yang diidentifikasi sebagai faktor kunci keberhasilan adalah tekknik manajemen proyek. Manajemen proyek memiliki peran penting untuk memastikan implementasi sistem informasi berjalan sesuai dengan rencana, yaitu dilihat dari segi waktu, biaya, serta memenuhi kebutuhan perusahaan. Rosario (2000) mengatakan bahwa untuk menerapkan manajemen yang baik atas suatu proyek, lingkup dari proyek harus diidentifikasi dan dikontrol. Lingkup tersebut harus diberikan definisi yang jelas dan dibatasi. Definisi tersebut termasuk definisi sistem yang diterapkan, pembentukan ulang bisnis proses yang diperlukan, serta keterlibatan tiap-tiap unit usaha. Kemudian proyek ini harus memiliki tahapan pencapaian yang jelas, proyek yang diterapkan harus memiliki arah yang jelas (Nah 2001). 4. Manajemen perubahan (change management) Penerapan ERP pada perusahaan seringkali tidak sejalan dengan suruktur organisasi dan proses bisnis yang telah dijalankan perusahaan, sehingga diperlukan perubahan-perubahan pada struktur proses bisnis perusahaan. Seluruh perangkat lunak ERP memiliki strukturnya sendiri yang berbeda dengan kebanyakan struktur perusahaan. Oleh karena perbedaan struktur


29

tersebut, penerapan ERP mungkin menyebabkan perubahan-perubahan pada kultur perusahaan. Apabila karyawan tidak siap terhadap perubahanperubahan ini, proses bisnis perusahaan akan mengalami kekacauan. Hal tersebut membuat pentingnya perusahaan melakukan manajemen perubahan (Umble, 2003). Terdapat tiga hal utama yang harus diperhatikan dalam manajemen perubahan, yaitu sumber daya manusia, proses yang berubah, serta teknologi itu sendiri (PriceWaterhouseCoopers, nd.). Dalam mengimplementasikan manajemen perubahan, pengguna sistem harus dilibatkan dalam desain proses bisnis yang baru serta dalam implementasi sistem ERP, edukasi dan pelatihan juga harus diberikan kepada pengguna yang dilibatkan. Edukasi dan pelatihan harus menjadi fokus ketika melakukan implementasi (Nah, 2001). 5. Kompetensi tim implementasi Tim yang melaksanakan implementasi penting untuk dikontrol, karena mereka bertanggung jawab untuk membuat rencana proyek yang terperinci, memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan, serta menentukan tanggung jawab atas berbagai aktivitas. Tim implementasi ERP harus terdiri dari orang-orang yang berkualitas, terpilih untuk menjadi tim implementasi karena reputasi, fleksibilitas, serta performa mereka di masa lalu. Tim implementasi juga harus diberikan tanggung jawab untuk pengambilan keputusan yang penting. Manajer juga harus secara konstan berkomunikasi dengan tim ini serta di saat yang bersamaan memberikan lingkungan kerja yang kondusif (Umble, 2003). Komposisi tim harus terdiri dari konsultan dan staff internal, dimana staff internal memiliki kemampuan teknikal untuk desain dan implementasi sistem. Implementasi ERP harus menjadi prioritas mereka dan kinerja mereka harus dapat dikendalikan, para staff implementasi harus karyawan full-time. Tim tersebut harus dikompensasikan atas implementasi yang sukses, kompensasi


30

tersebut juga harus dikomunikasikan. Tim juga harus mengenal perusahaan dari segi fungsi bisnis dan produk, sehingga desain sistem bisa mendukung perusahaan. Implementasi ini juga akan membutuhkan kerja sama antar anggota tim, hal ini bisa dilakukan dengan melakukan meeting secara periodic antar tim implementasi (Wong, 2003). 6. Menghindari modifikasi perangkat lunak Dalam

implementasi

perangkat

lunak

ERP

seringkali

ditemukan

ketidakcocokan proses bisnis perusahaan dengan perangkat lunak yang akan digunakan. Konsisten dengan penjelasan sebelumnya, dalam menerapkan ERP perusahaan sebaiknya merubah proses bisnis perusahaan ketimbang melakukan modifikasi perangkat lunak apabila ditemukan ketidaksesuaian tersebut. Modifikasi atas perangkat lunak harus dihindari, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan pembaharuan perangkat lunak tersebut serta meminimalisir risiko adanya error pada perangkat lunak (Wong, 2003). 7. Peran dari project champion Project champion adalah manajer yang mengepalai dan mengawasi pelaksanaan

implementasi

proyek,

sehingga

memastikan

kesesuaian

pelaksanaan implementasi dengan rencana. Project champion dapat digunakan sebagai komunikator antara manajer tingkat atas dengan karyawan manajer implementasi, yaitu untuk mengomunikasikan hal-hal yang ingin dicapai oleh manajer tingkat atas kepada manajer-manajer implementasi (Belassi, 1996). Dalam implementasi harus ada eksekutif tingkat atas yang memiliki otoritas untuk menentukan tujuan dan melegalisir perubahan-perubahan. Fungsi tersebut harus dijalankan oleh seorang business leader, sehingga dia memiliki perspektif akan bisnis perusahaan (Nah, 2001).


31

8. Pelatihan dan edukasi pengguna Pada proses implementasi ERP yang dilakukan perusahaan-perusahaan sebelumnya, banyak proyek yang gagal diimplementasikan oleh karena kurangnya kemampuan pengguna. Oleh karena itu banyak peneliti mempertimbangkan pelathian dan edukasi sebagai faktor utama kunci keberhasilan penerapan sistem ERP. Tujuan dari pelatihan dan edukasi adalah untuk memberikan kenyamanan kepada pengguna akhir, sehingga mereka lebih terbiasa dan lebih ahli dalam menggunakan sistem baru mereka (Bhatti, 2005). Untuk memastikan keberhasilan program pelatihan dan edukasi, program seharusnya dimulai secepatnya, bahkan sebelum implementasi. Seorang manager harus mengawasi penggunaan perangkat lunak sebagai mentor karyawannya, karena meskipun telah melalui pelatihan, proses pembelajaran sebenarnya datang dari praktik penggunaan perangkat lunak secara langsung. Selain

dari

pengawasan,

post-training

juga

dibutuhkan

untuk

mengembangkan keahlian pengguna. Meeting periodic antara pengguna juga akan menjadi media bagi pengguna untuk bertukar informasi dan meningkatkan keahlian mereka masing-masing (Umble, 2003). 9. Komunikasi yang efektif Komunikasi yang efektif pada saat implementasi ERP sulit untuk diterapkan, namun faktor ini sangat penting untuk diperhatikan. Faktor ini esensial untuk memberikan pemahaman atas proyek, konfirmasi atas pelaksanaan proyek, sebagai media dalam pertukaran informasi tim implementasi, serta untuk mengomunikasikan tujuan dan pencapaiannya pada setiap tahap implementasi (Bhatti, 2005). Komunikasi harus dimulai di awal tahap implementasi. Ekspektasi yang diharapkan atas perubahan sistem harus dikomunikasikan pada tiap-tiap tahap


32

di proses implementasi. Karyawan juga harus diberitahukan tentang lingkup, tujuan, aktivitas implementasi, memberitahukan perubahan-perubahan yang akan terjadi, serta terus diberikan informasi perkembangan implementasinya pada awal implementasi (Nah, 2001). 10. Penggunaan konsultan eksternal ERP Faktor terakhir yang juga dinilai penting adalah penggunaan konsultan eksternal. Oleh karena kompleksitas dari implementasi ERP, banyak perusahaan membutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan spesifik tentang ERP. Kebanyakan dari perusahaan lebih memilih untuk menggunakan konsultan eksternal (Bhatti, 2005). Penggunaan konsultan eksternal menjadi penting karena seringkali implementasi sistem ERP membutuhkan seseorang yang memiliki kemahiran dan pemahaman pada proses bisnis peruahaan serta memiliki kemampuan teknikal untuk dapat mengimplementasikan

sistem

yang

diterapkan

sampai

ke

potensi

maksimalnya sehingga berguna untuk perusahaan (Wong, 2003). 2.4.2

Information Technology Investment Management (ITIM)

Untuk melihat posisi perusahaan pada tatakelola TI yang telah mereka lakukan, akan digunakan Information Technology Investment Management (ITIM) maturity model. ITIM merupakan kerangka kerja tatakelola sistem informasi perusahaan yang dibentuk oleh General Accounting Office (GAO) dari US. Kerangka kerja ITIM dibentuk berdasarkan praktik terbaik di lapangan tentang pengelolaan aset TI sebuah perusahaan. Dengan menggunakan kerangka kerja ini dapat dilihat praktik terbaik dari pengelolaan investasi TI yang diterapkan di perusahaan. Kerangka kerja ini membahas metode-metode tatakelola teknologi informasi perusahaan berdasarkan praktik terbaik, sehingga kualitas sebuah perusahaan dalam mengelola aset TI mereka dapat dinilai berdasarkan praktik terbaik di lapangan.


33

Dengan penggunaan ITIM maturity model dalam mengevaluasi pengelolaan aset TI perusahaan akan : -

Memberikan sebuah alat evaluasi yang terstandardisasi untuk evaluasi internal maupun eksternal

-

Hasil evaluasi yang konsisten dan mudah dimengerti

-

Sebuah pemetaan yang dapat diikuti organisasi dalam meningkatkan proses pengelolaan mereka Stage 1 : Creating investment awareness • IT spending without disciplined investment processes

Stage 2 : Building the investment foundation • Instituting the investment board • Meeting business needs • Selecting an investment • Providing investment oversight • Capturing investment information

Stage 3 : Developing a complete investment portofolio • Defining the portofolio criteria • Creating the portofolio • Evaluating the portofolio • Conducting postimplementation reviews

Stage 4 : Improving the investment process • Improving the portofolio's performance • Managing the succession of information systems

Stage 5 : Leveraging IT for strategic outcomes • Optimizing the investment process • Using IT to drive strategic business change

Gambar 2.1 Tahap Kedewasaan Kerangka Kerja ITIM Sumber: US General Accounting Office

Kerangka kerja ITIM memiliki lima tahap kedewasaan yang harus dilalui perusahaan. Tiap tingkat kedewasaan di atas menjelaskan proses yang harus dimiliki perusahaan, kecuali untuk tingkat kedewasaan pertama. Perusahaan mencapai tingkat kedewasaan


34

tersebut secara bertahap, dengan memenuhi proses-proses pada masing-masing tingkat kedewasaan. Oleh karena tingkat kedewasaan pertama tidak memiliki prosesproses, analisis langsung dimulai dari tahap kedewasaan kedua, yaitu building the investment foundation. Analisis dilakukan dengan membandingkan proses yang dimiliki perusahaan dengan proses pada kerangka kerja. Apabila proses yang diterapkan perusahaan belum sesuai dengan tahap kedewasaan kedua, perusahaan kemudian dikategorikan ke dalam tahap kedewasaan pertama. Perusahaan dapat digolongkan ke tahap kedewasaan kedua ketika proses yang diterapkan sudah sesuai dengan yang dijelaskan pada tahap kedewasaan kedua ITIM. Barulah setelah itu perusahaan dapat meningkatkan prosesnya ke tahap kedewasaan ketiga dan seterusnya. Tiap-tiap tingkat kedewasaan tersebut memiliki proses-proses yang harus dimiliki perusahaan, dan tiap-tiap proses tersebut memiliki tiga komponen lagi, yaitu komitmen, prasyarat, serta aktivitas untuk dibandingkan dengan pada perusahaan. Komitmen berisi kegiatan-kegiatan manajerial untuk memastikan bahwa proses yang terkait dapat dilaksanakan dan dipertahankan. Komitmen pada kerangka kerja ini biasanya menjelaskan kebijakan-kebijakan yang harus dimiliki perusahaan. Prasyarat berisi kondisi yang harus ada pada perusahaan agar proses terkait dapat diimplementasikan dengan baik. Prasyarat biasanya dalam bentuk alokasi sumber daya, pembentukan struktur organisasi, serta pemberian pelatihan. Aktivitas pada kerangka kerja ITIM adalah praktik-praktik yang harus dilakukan perusahaan untuk melaksanakan proses terkait. Sebelum dapat melaksanakan aktivitas ini perusahaan harus memenuhi prasyarat dan komitmen terkait. Tingkatan peratama yang dapat dicapai sebuah perusahaan dalam hal tatakelola TI adalah creating investment awareness. Tingkat pertama ini dicirikan dengan proses yang tidak terstruktur dan tidak terencanakan. Pada seluruh proyek TI yang dijalani perusahaan, terdapat hubungan yang rendah pada kesuksesan atau kegagalan proyek TI yang satu dengan proyek TI yang lain. Kesuksesan proyek TI yang dijalani


35

perusahaan akan menjadi hasil dari kompetensi tim implementasi, bukan hasil dari proses yang terstrukturisasi dengan baik. Tingkat kedua yang dapat dicapai perusahaan adalah building the investment foundation. Pada tingkat kedua ini, perusahaan diharapkan memiliki proses yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan seleksi proyek TI yang didasarkan oleh kriteria risiko dan manfaat, serta prioritas kebutuhan perusahaan. Fokus lain yang juga penting untuk dimiliki dalam tingkat ini adalah teknik-teknik pengendalian yang memastikan kesuksesan proyek TI perusahaan selanjutnya. Tingkat ketiga yang dapat dicapai perusahaan adalah developing a complete investment portofolio. Proses-proses yang harus dipenuhi pada tingkat ketiga ini sangat bergantung pada kesuksesan penerapan proses-proses yang ada pada tingkat sebelumnya. Fokus utama dari tingkat ini adalah untuk memiliki perspektif portofolio investasi TI yang konsisten dan terdefinisi dengan baik serta untuk memiliki proses evaluasi serta pengendalian yang baik atas portofolio investasi tersebut. Ketika proyek-proyek TI sudah diseleksi dan memenuhi ekspektasi, seperti yang diharapkan pada tingkat kedua, perusahaan harus membentuk portofolio investasi TI yang konsisten dengan struktur perusahaan dan memiliki kriteria seleksi portofolio yang baik. Tingkat keempat yang dapat dicapai perusahaan adalah improving the investment process. Fokus sebuah perusahaan yang berada pada tingkat keempat adalah untuk menggunakan teknik-teknik evaluasi untuk meningkatkan proses investasi TI perusahaan dan portofolio mereka serta untuk memastikan tingkat pengendalian dan proses seleksi investasi yang baik. Pada tingkat ini, perusahaan juga harus menganalisa portofolio TI mereka secara berkala untuk memastikan bahwa investasi TI perusahaan tetap selaras dengan struktur perusahaan yang terbaru, oleh karena perubahan pada portofolio dan struktur bukanlah hal yang tidak biasa. Tingkat terakhir yang dapat dicapai perusahaan adalah leveraging information technology for strategic outcomes. Ketika perusahaan sudah menguasai proses-proses


36

pemilihan, pengendalian, serta evaluasi mereka, perusahaan tersebut harus membentuk strategi-strategi TI mereka dengan menggunakan visi strategis mereka sebagai basis, belajar dari perusahaan lain, terus menerus melakukan perbaikan tentang cara mereka menggunakan TI untuk membantu bisnis, serta fokus pada fleksibiltas. Sebuah perusahaan pada tingkat kelima ini menjadikan perusahaanperusahaan terbaik untuk digunakan sebagai tolak ukur proses-proses perusahaan. 2.4.3

IT Strategic Impact Grid

Untuk melihat peranan teknologi informasi pada organisasi digunakan IT Strategic Impact Grid. Matriks ini pertama kali dikembangkan oleh Nolan dan McFarlan untuk menentukan nilai sistem informasi yang diterapkan pada organisasi. Dalam penggunaan matriks ini, dua dimensi penting harus diperhatikan, yaitu implikasi bisnis dari penggunaan teknologi informasi serta implikasi bisnis dari portofolio teknologi informasi.

Gambar 2.2 IT Strategic Impact Grid Sumber: Applegate, 2009, telah diolah kembali


37

Dimensi pertama pada sumbu Y menunjukkan tingkatan penggunaan sistem informasi dalam operasi perusahaan, atau ketergantungan operasi organisasi dengan sistem informasinya. Ini menekankan pentingnya eksekusi sistem yang sempurna demi mencapai operasi yang baik. Dimensi selanjutnya pada sumbu X digunakan untuk melihat tingkatan kepentingan teknologi informasi dalam pengembangan usaha organisasi. Dimensi ini lebih melihat ke aspek strategis organisasi dibandingkan dengan dimensi sebelumnya yang melihat ke aspek operasi. Dari penilaian atas kedua dimensi tersebut, matriks ini menggolongkan peranan teknologi informasi ke empat peran, yaitu support, turnaround, factory, dan strategic (Applegate, 2009). •

Support Pada kuadran support, peranan teknologi informasi yang digunakan perusahaan dalam kegiatan operasi maupun strategis sangat terbatas. Meskipun teknologi informasi sangat digunakan di perusahaan (seperti untuk pembukuan dan pelaporan keuangan), operasi perusahaan tersebut tidak tergantung dengan teknologi yang diterapkannya, berarti apabila teknologi perusahaan mengalami gangguan operasi perusahaan tidak terganggu. Pada kuadran ini teknologi informasi juga tidak banyak dipertimbangkan dalam perumusan strategi, karena implikasi teknologi informasi pada praktik bisnis perusahaan di masa depan dinilai kecil.

•

Turnaround Dalam kuadran turnaround, teknologi informasi yang diterapkan pada organisasi di sebuah industri dilihat sebagai cara untuk melakukan transformasi bisnis. Pada kuadran ini perusahaan tidak terlalu menggunakan teknologi informasi dalam operasi mereka, namun implikasi bisnis dari teknologi informasi bisa menjadi besar. Meski operasi organisasi tidak bergantung pada penerapan teknologi informasi yang sempurna investasi teknologi informasi tetap harus dilakukan, tetapi diarahkan untuk tujuan mengkapitalisasi oportunitas strategis yang muncul.


38

•

Factory Pada kuadran factory, sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan sangat penting dan sangat digunakan dalam operasi. Organisasi pada kuadran ini membutuhkan eksekusi sistem yang sempurna, sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar. Namun pada kuadran ini implikasi teknologi inforamsi pada operasi perusahaan dapat dikatakan kecil dan teknologi yang digunakan adalah teknologi untuk membantu operasi. Ketika terdapat gangguan pada sistem informasi organisasi, operasi pada organisasi tersebut juga akan terganggu. Oleh karena kepentingan sistem informasi pada operasi organisasi kuadran ini, seringkali investasi sumber daya ditekankan ke dalam peningkatan tingkat kesiapan (availability), kualitas sistem, maupun fungsinya.

•

Strategic Organisasi pada kuadran strategic sangat mengandalkan teknologi informasi baik untuk operasi mereka maupun untuk transformasi bisnis di masa yang akan datang. Organisasi-organisasi pada kuadran ini harus menerapkan eksekusi teknologi informasi yang lebih baik dibandingkan kuadran-kuadran sebelumnya, oleh karena seluruh eksistensinya sangat tergantung dari teknologi informasi yang diterapkan. Pada kuadran ini keputusan-keputusan terkait teknologi informasi yang diterapkan akan dilakukan pada rapat umum oleh para manajer tingkat atas karena kepentingan hal tersebut.


BAB 3 PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Sejarah PT XYZ dimulai dari pendiriannya oleh PT DEF. PT DEF itu sendiri adalah perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan (Airlines). Pada tahun 1973, tepatnya pada tanggal 30 Juni, PT DEF membentuk PT XYZ untuk tujuan mengembangkan usaha jasa yang berkaitan dengan sektor pariwisata. PT XYZ didirikan PT DEF dalam tujuan membantu (support) usaha PT DEF dengan menyediakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan penerbangan seperti perhotelan dan pariwisata. Untuk memenuhi fungsi supporting perusahaan baru tersebut, PT DEF mengalihkan kepemilikan anak perusahaannya yang bergerak di bidang pariwisata kepada PT XYZ untuk dikelola. Tak lama kemudian PT XYZ juga mulai membuka usaha di bidang perhotelan. PT DEF juga memberikan kepemilikan unit usahanya di bidang catering dan transportasi kepada PT XYZ untuk dikelola, dan semenjak itu PT XYZ bergerak dengan keempat unit usahanya yang dikenal hingga saat ini. Dalam operasinya PT XYZ beserta anak perusahaannya telah mendapatkan banyak penghargaan. Penghargaan tersebut bervariasi, yaitu antara tingkat nasional dan internasional. Beberapa penghargaan tersebut akan dijelaskan pada penjelasan ini. PT XYZ pernah mendapatkan penghargaan sebagai pembayar pajak terbesar atas pembayaran pajaknya, sehingga memberikan kontribusi ke pemerintah. Salah satu unit usaha PT XYZ di bidang catering juga mendapatkan sertifikasi ISO 9001 serta ISO 22000, yaitu tentang manajemen mutu, atas kualitas dari jasa yang mereka hasilkan. Unit usaha PT XYZ di bidang perhotelan juga memperoleh predikat sebagai


40

hotel group pertama yang mendapatkan sertifikasi “eco hotel” atas dasar operasi mereka yang ramah lingkungan. Hingga kini PT XYZ terus berusaha dengan mengedepankan kepentingan konsumen. Dengan mematuhi prinsip tersebut, PT XYZ telah melaporkan pendapatan yang besar dan terus meningkat selama tahun 2010 hingga tahun 2012. PT XYZ melaporkan pendapatan sebesar Rp 1,59 triliun, Rp 2 triliun, serta Rp 2,5 triliun untuk tahun 2010, 2011, serta 2012 berturut-turut. 3.2 Latar Belakang Perusahaan PT XYZ dibentuk untuk memenuhi fungsi pelayanan pendukung PT DEF, seperti penyediaan makanan penerbangan dan transportasi airport. Dalam rangka membantu PT XYZ sebagai fungsi pendukung PT DEF, PT XYZ memiliki empat unit usaha, yaitu food & logistics, travel & leisure, hotels & resorts, dan transportation services. Keempat unit usaha tersebut telah membuat PT XYZ berdiri sebagai anak perusahaan terbesar di grup induk perusahaan hingga saat ini. Tiap-tiap unit usaha PT XYZ memiliki bisnis mereka masing-masing. Unit usaha food & logistics memiliki fungsi penyediaan jasa boga untuk industri penerbangan maupun untuk retail seperti pabrik. Unit usaha travel & leisure memiliki fungsi agen perjalanan (travel) yang menyediakan berbagai layanan kebutuhan perjalanan, baik untuk keperluan bisnis, wisata, ataupun keperluan lainnya. Unit usaha hotels & resorts bergerak di bidang perhotelan, dan dalam fungsi layanan perhotelan mereka unit usaha ini memiliki hotel di berbagai pusat wisata di Indonesia. Unit usaha terakhir, yaitu transportation services, bergerak di bidang pelayanan transportasi wisata maupun korporasi. Keempat unit usaha tersebut bekerja sama dengan PT XYZ dalam menyediakan fungsi pendukung bagi PT DEF dan telah bergerak dengan sinergi yang baik. PT XYZ dengan keempat unit usahanya bergerak di bidang usaha hospitality, yaitu industri yang bergerak di bidang jasa yang mengandalkan adanya waktu senggang


41

dan disposable income pelanggannya. Contoh-contoh usaha di industri ini adalah taman bermain, restoran, transportasi, serta industri pariwisata. Dengan bantuan unitunit usaha yang dimilikinya, PT XYZ bergerak di bidang industri tersebut. Bersama dengan keempat unit usaha yang dimilikinya, PT XYZ memiliki komitmen untuk terus melakukan inovasi dan adaptasi atas perkembangan industri yang dinamis. 3.4.1

Visi & Misi

Dalam menjalankan usahanya, PT XYZ memiliki sebuah visi, yaitu “Menjadi kelompok bisnis hospitality pilihan di Indonesia“. Visi tersebut memiliki banyak makna. Dari visi tersebut bisa dilihat bahwa PT XYZ bergerak pada bidang usaha hospitality, sehingga bisa diperkirakan bahwa jenis usahanya adalah penyediaan jasa berupa penyediaan fasilitas yang dibutuhkan dalam rekreasi, seperti akomodasi (perhotelan), restoran, transportasi, maupun travel (sebagai agen) untuk konsumennya. PT XYZ juga merupakan grup usaha hospitality skala nasional yang mengedepankan kebutuhan dan keinginan pasar, dimana pada pasar pasti menginginkan keamanan, kenyamanan, kesehatan, kemudahan, dan kelengkapan produk dan jasa dengan standar kualitas tinggi. PT XYZ juga bisa dilihat memiliki varian produk dan jasa yang luas dan posisi pasar yang selalu lebih unggul dibandingkan dengan pesaing di industri sejenis, sehingga mereka menjadi pilihan. PT XYZ memiliki strong brand perceive di dalam pelanggan/client di dalam menentukan pilihan konsumsinya, sehingga produk PT XYZ menjadi pertimbangan yang kuat dalam menentukan konsumsi. PT XYZ juga akan menjadi tolak ukur bagi pengembangan industri transportasi, hotel, travel, serta makanan, dimana pengelolaan di perusahaan dilakukan secara professional dan berdaya saing tinggi dengan sustainability yang tinggi di masa depan. PT XYZ juga akan memberikan jaminan akan konsistensi pertumbuhan laba, serta pendapatan yang optimal.


42

Dari satu visi tersebut kemudian diturunkan ke dalam tiga misi utama, yaitu: •

Menyediakan dan menawarkan solusi profesional untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan segmen-segmen hospitality yang menguntungkan melalui produk dan jasa yang berkualitas, inovatif dan berkesinambungan.

•

Menjaga dan meningkatkan kepercayaan dalam hubungan bisnis kepada seluruh segmen konsumen dan klien PT XYZ.

•

Memberikan nilai tambah dan hasil yang optimal kepada seluruh pemangku kepentingan.

Misi-misi tersebut akan diwujudkan melalui penciptaan pencitraan PT XYZ di mata para pemangku kepentingan. Pencitraan yang ingin dicapai oleh PT XYZ adalah: •

Merupakan

grup

usaha

nasional

yang

bergerak

di

bidang

industri hospitality dan sektor-sektor usaha terkait lainnya. •

Merupakan grup usaha hospitality nasional yang mengedepankan unsur kebutuhan dan keinginan pasar yang menghendaki unsur keamanan, kenyamanan, kesehatan, kemudahan, dan kelengkapan produk barang dan jasa dengan standar kualitas yang tinggi.

•

Memiliki varian produk barang dan jasa yang luas dan posisi pasar yang selalu lebih unggul dibandingkan dengan pesaing di industri sejenis

•

Memiliki merek yang kuat yang disesuaikan dengan ekspektasi konsumen atau klien dalam menentukan pilihan.

•

Menjadi barometer pengembangan industri hospitality yang dikelola secara profesional, terintegrasi, dan berdaya saing tinggi saat ini dan di masa depan.

•

Memberikan jaminan konsistensi pertumbuhan laba, pendapatan yang optimal, kenyamanan berinteraksi, baik kepada mitra strategis, investor, pemilik saham, maupun pemangku kepentingan lainnya.


43

3.4.2

Nilai Bisnis Perusahaan

Sebagai dasar dari operasinya, PT XYZ memiliki nilai-nilai yang dipegang teguh oleh tiap karyawan dan diterapkan dalam proses bisnis perusahaan. Nilai-nilai tersebut adalah effective & efficiency, loyalty, customer centricity, honesty and openness, serta integrity.

Gambar 3.1 Nilai Bisnis Perusahaan Sumber: Website Perusahaan, diakses pada 22 Januari pukul 13.00

•

Effectiveness & Efficiency Nilai effective & efficient mencakup kinerja keuangan dan operasional, tingkat produktivitas aset, termasuk karyawan, pencapaian proposisi nilai usaha, pengembangan usaha, dan kinerja pasar. Penerapan nilai ini mengharuskan karyawan melaksanakan tugasnya dengan efisien dan tepat sasaran. Nilai ini juga memastikan bahwa kegiatan operasi yang dijalankan oleh perusahaan selalu dijalankan dengan efisien serta hasilnya efektif untuk mencapai

tujuan.

Strategi

perusahaan

juga

harus

ditetapkan

agar

menggunakan sumber daya secukupnya untuk mencapai hasil yang maksimal. •

Loyalty Nilai Loyalty difokuskan pada kontribusi kinerja, baik dari segi front-end maupun back-end, business agility (kecepatan dari segi adaptasi di dalam operasi maupun proses pengambilan keputusan), serta niat baik dan rasa memiliki tiap karyawan atas PT XYZ. Nilai loyalty yang dipegang teguh oleh


44

PT XYZ bertujuan untuk menciptakan rasa tanggung jawab tiap karyawan atas instansi mereka, sehingga mereka tetap setia terhadap PT XYZ. Kesetiaan tersebut pada akhirnya akan menciptakan kondisi dimana tiap-tiap karyawan bekerja dengan usaha maksimal, karena adanya rasa memiliki karyawan tersebut atas PT XYZ. •

Customer centricity Dengan adanya nilai customer centricity, setiap aktivitas manajemen PT XYZ selalu diarahkan pada kebutuhan dan kehendak konsumen yang akan memberikan kontribusi, baik langsung maupun tidak langsung, terhadap keberlanjutan pertumbuhan bisnis di masa depan. Nilai customer centricity membuat usaha yang dilakukan oleh PT XYZ selalu dilaksanakan dengan memperhatikan pelanggan, sehingga output yang dihasilkan dari usaha PT XYZ akan selalu memberikan manfaat bagi pelanggannya. Hal tersebut penting karena pada akhirnya pelanggan perusahaan lah yang menentukan keberhasilan usaha dari PT XYZ.

•

Honesty & openness dan integrity Honesty and openness, dan Integrity dimaksudkan agar di dalam manajemen terdapat unsur-unsur transparansi dan kejujuran yang sesuai dengan motto One Team One Spirit One Goal. Dengan menerapkan nilai ini operasi yang dilakukan perusahaan akan memunculkan budaya yang baik, yaitu budaya kejujuran.

Penerapan nilai-nilai tersebut adalah untuk menjamin operasi efisien, efektif, serta sesuai dengan norma etika. Untuk mengimplementasikan nilai-nilai tersebut, PT XYZ memiliki standar yang harus diikuti dalam operasinya. Implementasi standar etika PT XYZ kemudian mengacu pada aspek-aspek 9K, yaitu: •

Komitmen terhadap tegaknya standar etika yang tinggi di dalam PT XYZ


45

•

Karakter yang dilandasi kejujuran yang mengacu kepada standar etika PT XYZ

•

Kompetensi dalam bidang masing-masing insan PT XYZ yang dilandasi oleh standar etika PT XYZ

•

Kepatuhan

terhadap

sistem

penerapan,

pengawasan,

dan

pelaporan

pelaksanaan standar etika PT XYZ •

Komunikasi terus-menerus dengan semua pihak terkait

•

Konsistensi pelaksanaan standar etika PT XYZ dengan tidak memandang perbedaan (diskriminasi)

•

Kepeloporan dalam penegakan standar etika yang tinggi

•

Keteladanan dalam penerapan standar etika PT XYZ

•

Kontrol internal (pengawasan melekat) dalam melaksanakan tugas selalu mengacu kepada standar etika PT XYZ.

Dengan selalu mengacu pada kesembilan aspek tersebut diatas, segenap manajemen dan sumber daya manusianya selalu berpegang teguh pada prinsip-prinsip umum etika bisnis. Hal tersebut membuat operasi PT XYZ selalu memperhatikan: •

Persamaan dan hormat pada sesama manusia, sesuai dengan harkat dan martabat sebagai manusia dan tidak membedakannya berdasarkan suku, ras, agama, kepercayaan, jenis kelamin, dan politik

•

Kompetisi yang adil, yang dilandasi oleh kemampuan berprestasi

•

Benturan kepentingan antara Insan PT XYZ dengan pihak ketiga di luar PT XYZ

•

Keterlibatan kriminal dan tindakan asusila.


46

3.4.3

Nilai-Nilai Disiplin Perusahaan

Dalam membangun dan mempertahankan kelima nilai tersebut diatas, PT XYZ menerapkan nilai-nilai disiplin, yaitu: •

Product leadership PT XYZ secara inovatif dan berkesinambungan selalu berusaha mencipatakan produk-produk hospitality dengan nilai jual dan product positioning yang tinggi di pasar. PT XYZ mencapai hal tersebut dengan melakukan diferensiasi produk dari para pesaing lainnya. Tiap-tiap produk dari perusahaan telah direncanakan

dengan

melalui

beberapa

fase

planning

untuk

mempertimbangkan peluncuran produk, yaitu segmentasi serta strategi yang jelas, menjadikannya pilihan utama di kelasnya, meningkatkan nilai perusahaan,

serta menjadikannya acuan bagi produk yang serupa. Hal

tersebut membuat produk perusahaan sulit direplikasi oleh produk pesaing. •

Service quality Dalam membangun dan mengembangkan customer loyalty, perusahaan sangat membutuhkan

kepercayaan

dari

pelanggan,

dan

dalam

membangun

kepercayaan sangat dibutuhkan kualitas pelayanan tinggi. Kinerja pelayanan akan menjadi pilar utama dalam mencapai keberhasilan industri, khususnya dalam meningkatkan pertumbuhan penjualan produk. Kualitas pelayanan juga akan menjadi value added untuk suatu produk, baik untuk memasarkan sebuah produk maupun untuk mengurangi publikasi negative atas product image. •

Customer intimacy Hubungan perusahaan dengan pelanggan penting untuk dibangun oleh perusahaan, yaitu sebagai proses yang mendasar dalam menciptakan produk


47

yang lebih berkualitas, yaitu dengan menambah nilai produk tersebut dengan mengasosiasikannya dengan pelayanan yang baik. •

Operational excellence Operational excellence merupakan bagian dari nilai-nilai yang akan terus ditumbuhkembangkan untuk menghasilkan peningkatan pada berbagai indikator kinerja bisnis, yang berkenaan dengan kualitas produk, efisiensi biaya, serta keberlangsungan usaha. Selain itu indikator-indikator tersebut kemudian digunakan untuk memberikan gambaran atas arah pengembangan operasional terkait perkembangan skala bisnis dan dan menyediakan berbagai alternatif solusi strategi yang bisa diterapkan. Dalam hal tersebut operational excellence dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas dari indikator-indikator tersebut.

3.4.4

Nilai Dasar (Core Value)

Nilai-nilai yang telah dibentuk perusahaan tersebut tentunya didasarkan pada satu nilai dasar (core value) yang dipegang oleh PT XYZ, yaitu “customer comes first”. Nilai dasar tersebut telah membuat nilai-nilai yang dibangun, baik yang berkaitan dengan arah pengembangan ataupun strategi bisnis, aktivitas internal, kerangka dasar manajemen bisnis maupun budaya perusahaan, selalu berorientasi kepada kepentingan pelanggan perusahaan. Nilai dasar tersebut juga telah selaras dengan visi perusahaan

untuk

menjadi

perusahaan

hospitality

pilihan,

karena

dengan

mengutamakan kepentingan pelanggan kepuasan pelanggan menjadi tinggi dan di saat bersamaan pelanggan akan memiliki kecenderungan untuk memilih PT XYZ sebagai perusahaan hospitality mereka.


48

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: Website Perusahaan, diakses pada 22 Januari pukul 13.30, telah diolah kembali

Gambar 3.2 menunjukkan struktur organisasi pada PT XYZ. PT XYZ dikepalai oleh seorang President Director yang bertugas untuk membuat keputusan-keputusan strategis yang harus diambil oleh perusahaan serta sebagai komunikator antara PT XYZ dengan induk perusahaannya PT DEF. Di bawah seorang President Director ada seorang Corporate Secretary serta Vice President (VP) Internal Audit yang berurusan dengan perusahaan secara umum. Seorang Corporate Secretary bertugas untuk mengatur proses administrasi umum di perusahaan khususnya untuk mengawasi kesesuaian dan kepatuhan dengan peraturan yang berlaku serta mengawasi implementasi putusan Board of Directors. Seorang VP Internal Audit bertugas untuk melakukan pengawasan dan pengendalian atas proses-proses internal perusahaan. Tugas dari seorang khususnya adalah mengevaluasi efisiensi dan


49

efektivitas dengan memberikan rekomendasi yang didapatkan dari analisa atas datadata dan proses bisnis. Dalam memenuhi tugasnya, seorang VP Internal Audit mengepalai bagian pengendalian internal yang membantu VP dalam melaksanakan tugasnya. Perusahaan juga memiliki bagian yang menangani proses di perusahaan secara keseluruhan, yaitu Strategic Planning Management serta Human Resource (HR) & Corporate Affair. Strategic planning management bertugas untuk mengembangkan rencana-rencana strategis perusahaan serta mengawasi implementasi rencana tersebut. Bagian HR & Corporate Affair bertugas untuk mengatur urusan-urusan eksternal perusahaan yaitu untuk kepentingan komunikasi serta urusan-urusan internal perusahaan tentang karyawan. Kedua bagian tersebut dikepalai oleh seorang VP yang mengemban tugas tersebut dengan dibantu dengan staff-staff pada bagian masingmasing. Kemudian menurut unit usahanya, PT XYZ dibagi ke empat unit usaha, yaitu travel & leisure, transportation, food services, serta hotels & resorts. Masing masing unit usaha tersebut dikepalai oleh seorang EVP yang bertugas untuk mengawasi dan mengatur operasi dari unit usaha terkait. Tiap-tiap unit usaha ini memiliki bisnis mereka masing-masing, sehingga perlu dilakukan pengelolaan terpisah dari seorang EVP yang bersangkutan. 3.4 Kegiatan Usaha PT XYZ PT XYZ bergerak di industri hospitality yang telah dijelaskan sebelumnya, oleh karena itu kegiatan usaha PT XYZ bisa dideskripsikan sebagai memberikan layanan dalam penyediaan fasilitas yang dibutuhkan dalam rekreasi, seperti akomodasi (perhotelan), restoran, transportasi, maupun travel (sebagai agen). PT XYZ juga melakukan dukungan untuk PT DEF, seperti penyediaan makanan untuk penerbangan PT DEF, transportasi untuk di bandar udara, ataupun penawaran tiket ke konsumen. PT XYZ menjalankan fungsinya tersebut melalui keempat unit usahanya, sehingga


50

untuk lebih dapat mengenal kegiatan usahanya harus dilihat proses bisnis keempat unit usaha tersebut. PT XYZ memberikan melakukan koordinasi atas operasi anak perusahaannya, sehingga dari koordinasi tersebut tercipta sinergi antara PT XYZ beserta anak perusahaannya dengan PT DEF selaku induk perusahaan. PT XYZ juga melakukan fungsi back-office, dimana di PT XYZ dilakukan kegiatan-kegiatan akuntansi seperti konsolidasi laporan keempat anak perusahaan tersebut untuk dilaporkan ke PT DEF. Oleh karena kegiatan usaha PT XYZ dilakukan oleh unit usaha yang telah disebutkan, sebagian besar proses bisnis yang dilakukan PT XYZ adalah pencatatan, akuisisi aset, serta pemberian jasa konsultasi ke keempat unit bisnisnya. Ketika PT XYZ membutuhkan sebuah aset baru, mereka akan membuat sebuah Purchase Requisition yang akan diberikan ke bagian pembelian perusahaan. Kemudian bagian pembelian akan menyeleksi tiga vendor yang menawarkan aset yang dibutuhkan. Ketiga vendor tersebut diseleksi dengan mempertimbangkan harga serta kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setelah perusahaan mendapatkan vendor yang sesuai dengan kebutuhan, bagian pembelian akan membuat Purchase Order yang ditujukan ke vendor tersebut yang akan disetujui oleh manajer yang bersangkutan. Setelah Purchase Order disetujui, Purchase Order tersebut dikirim ke vendor yang telah dipilih. Pada saat itu juga, bagian Accounts Payable mencatat transaksi tersebut ke dalam sistem. Pada saat aset yang dipesan diterima oleh perusahaan, mereka akan menerima invoice dan melakukan pembayaran. Proses untuk pemberian jasa konsultasi lebih sederhana dari proses pembelian aset. Pada awalnya, klien (dalam hal ini unit bisnis) akan menginformasikan ke PT XYZ akan kebutuhannya untuk jasa konsultasi PT XYZ. Perusahaan kemudian menegosiasikan harga dari jasa yang akan diberikannya, dan apabila terdapat kesepakatan antara perusahaan dengan klien tentang harga jasa konsultasi, perusahaan akan melanjutkan proses selanjutnya. Setelah perusahaan menyetujui Universitas Indonesia Evaluasi investasi ..., Muhammad Aziiz Muhaajir, FE UI, 2013

51

konsultasi, mereka mencatat transaksi tersebut dan membuat Sales Order yang berisi rincian transaksi ini. Setelah konsultasi selesai dilakukan, perusahaan memberikan tagihan ke klien, yaitu dengan membuat invoice dari Sales Order terkait jasa konsultasi tersebut. PT XYZ memiliki empat unit bisnis yang memiliki bisnisnya masing-masing dan memiliki operasi mereka masing-masing. Keempat unit tersebut memiliki operasi yang berbeda satu sama lain, namun masih berada dalam lingkup usaha hospitality. Keempat unit usaha tersebut adalah : -

Catering

-

Travel

-

Transportasi

-

Hotel

Keempat unit usaha tersebut akan dijelaskan secara singkat pada subbab di bawah. 3.4.1

Catering

Sebagai salah satu unit usaha PT XYZ, mereka bergerak dalam bidang penyediaan makanan. Bentuk supporting yang dilakukan unit usaha catering ke PT DEF adalah dalam bentuk penyediaan makanan penerbangan pada penerbangan PT DEF. Unit usaha ini juga menyediakan executive lounge . Dalam menjalankan usahanya, pelanggan unit usaha catering tidak terbatas pada PT DEF saja. Tidak hanya menyediakan makanan pada penerbangan, unit usaha ini telah melakukan diversifikasi ke beberapa bagian, yaitu ke retail makanan, serta catering untuk usaha industrial seperti untuk rumah sakit dan perminyakan. Proses bisnis unit usaha ini berkaitan dengan penyediaan makanan. Pertama, pelanggan perusahaan Catering menghubungi perusahaan untuk melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan pelanggan melalui e-mail maupun fax, tergantung dari jumlah pesanannya. Perusahaan kemudian akan mencatat pesanan ini ke dalam


52

Sales Order. Untuk tiap-tiap makanan yang dipesan, bagian produksi perusahaan akan melihat kebutuhan bahan, sehingga perusahaan bisa mengetahui apabila ada kekurangan bahan dan langsung melakukan pemesanan. Setelah proses tersebut selesai dilakukan, perusahaan membuat Delivery Order dan mengirimkan makanan yang dipesan disertai dengan Delivery Order untuk memeriksa barang yang dikirim. Setelah barang dikirim dan disetujui oleh pelanggan, perusahaan akan mengirimkan tagihan ke pelanggan. 3.4.2

Travel

Sebagai salah satu pemain dari industri penerbangan, PT DEF banyak melayani pelanggan yang melakukan penerbangan untuk tujuan rekreasi. Salah satu langkah maju yang diambil PT DEF untuk dapat melayani pelanggan mereka lebih lanjut adalah untuk memberikan layanan dalam bidang travel. Fokus dari unit usaha ini adalah penyediaan kemudahan wisata, baik internasional maupun lokal. Sejalan dengan fokus tersebut, kegiatan utama dari unit usaha ini adalah penyediaan tiket, paket tur untuk outbound dan inbound, manajemen dokumen perjalanan, manajemen travel korporasi, serta akomodasi hotel. Selain itu, unit usaha ini juga memiliki paket Haji serta event organizer. Proses bisnis unit usaha Travel berkaitan dengan pemberian jasa perjalanan. Perusahaan dapat menerima pesanan pelanggan dari beberapa sumber, yaitu situs perusahaan, telepon, ataupun langsung dari pelanggan yang datang ke kantor perusahaan. Oleh karena jasa yang ditawarkan unit usaha adalah jasa travel, pelanggan biasanya berupa one-time customer, yaitu pelanggan yang tidak memiliki kontrak tetap dengan perusahaan. Pelanggan kemudian memilih jasa yang akan digunakan. Perusahaan kemudian mencatat transaksi tersebut beserta rinciannya ke dalam Sales Order. Tagihan dari jasa yang diberikan ke pelanggannya langsung dibayarkan oleh pelanggan, sehingga pada proses pencatatan uang dari transaksi langsung diterima.


53

3.4.3

Transportasi

Penting bagi PT DEF agar para awak pesawat bisa sampai sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu. Hal ini menggarisbawahi pentingnya bagi PT DEF untuk memiliki sistem transportasi yang bisa diandalkan. Sebagai support dari PT DEF, tanggung jawab atas sistem transportasi ini dimiliki oleh PT XYZ, dan untuk memenuhi ini PT XYZ memiliki unit usaha transportasi. Pelanggan dari unit usaha ini tidak terbatas pada PT DEF saja, unit usaha ini juga melayani pelanggan lain. Operasi unit usaha ini juga tidak terbatas pada penyediaan transportasi yang handal untuk awak pesawat PT DEF saja. Layanan yang disediakan unit usaha ini meliputi jasa sewa kendaraan, pelayanan untuk kegiatan wisata, pengelolaan transportasi, serta jasa pengemudi. Proses bisnis perusahaan dimulai dari pemesanan jasa oleh pelanggan. Pertama pelanggan yang ingin menggunakan jasa perusahaan melakukan pemesanan, baik pesanan berupa jasa jangka panjang, maupun jasa jangka pendek. Pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui telepon. Pelanggan kemudian akan ditagih down payment atas jasa janga pendek yang mereka pesan. Setelah pelanggan melakukan pemesanan, perusahaan mencatat pemesanan tersebut dalam bentuk Sales Order. Perusahaan kemudian membuat invoice untuk menagih pelanggan atas jasa yang telah mereka terima. Invoice tersebut dikirim ke pelanggan pada akhir jasa dilakukan. 3.4.4

Hotel

Dalam melayani pelanggan mereka yang mengadakan penerbangan, melalui PT XYZ juga memberikan pelayanan di bidang perhotelan. PT DEF seringkali melayani pelanggan yang melakukan penerbangan dan membutuhkan tempat sementara di tujuan mereka. Memberikan layanan perhotelan merupakan sebuah langkah maju untuk lebih jauh lagi memenuhi kebutuhan perjalanan pelanggan PT DEF. Dalam melaksanakan tugasnya, unit usaha ini memiliki hotel di beberapa lokasi strategis di Indonesia.


54

Proses bisnis pada unit usaha Hotel adalah jasa penginapan, sehingga pelanggannya bersifat one-time customer. Pertama perusahaan menerima pesanan kamar dari pelanggan. Perusahaan kemudian melihat apakah mereka dapat memenuhi pesanan tersebut dengan memeriksa kamar yang tersedia. Setelah perusahaan melakukan konfirmasi, mereka mencatat transaksi tersebut. Untuk mencatat data pelanggan, perusahaan menggunakan sebuah Property Management System (PMS), sehingga dapat diawasi jasa lain yang digunakan pelanggan selama dia menginap. Pada saat pelanggan check-out, pelanggan akan diberikan tagihan atas kamar beserta jasa lain yang mereka gunakan. Transaksi yang sudah selesai tersebut kemudian dicatat ke dalam SAP dalam bentuk Sales Order. 3.5 Sistem Informasi pada Proses Bisnis PT XYZ Banyaknya jumlah pihak yang diatur oleh PT XYZ membuat informasi yang ditangani dalam fungsi back-office-nya menjadi banyak pula jumlahnya. Hal ini meningkatkan pentingnya penerapan ERP yang baik untuk mempermudah proses pengelolaan informasi tersebut. Dalam melaksanakan fungsi back-office-nya, PT XYZ menggunakan bantuan alat ERP, yaitu SAP, pada Modul Financial dan Modul Controlling (FI & CO). Penerapan ERP tersebut telah membantu PT XYZ dalam akuntansi back-office-nya, yaitu dengan mengintegrasikan proses-proses pada keempat unit usaha PT XYZ dengan PT XYZ itu sendiri serta penyediaan infrormasi keuangan yang sudah secara real-time. Oleh karena sistem ERP perusahaan yang terhubung ke seluruh unit usaha perusahaan, manajemen sistem informasi yang buruk pada satu bagian akan juga berpengaruh ke bagian-bagian lain di perusahaan. Atas dasar luasnya integrasi ERP di perusahaan, menjadi penting bagi PT XYZ untuk menerapkan pengelolaan yang baik untuk ERP-nya. Penerapan ERP akan menjadi fokus penelitian yang dibahas pada penelitian ini, melalui penelitian ini dapat dinilai penerapan ERP di perusahaan sehingga dapat menjadi contoh untuk perusahaan lain.


BAB 4 PEMBAHASAN

Evaluasi terhadap penerapan ERP dilakukan berdasarkan observasi serta pengalaman pada kegiatan magang yang telah dilakukan. Analisis dilakukan terhadap perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang yang digunakan di PT XYZ, yaitu SAP, pada modul yang mereka terapkan, yaitu modul Financial serta modul Controlling. Alat-alat analisis yang sebelumnya telah dijelaskan akan digunakan untuk mengevaluasi penerapan sistem ERP pada perusahaan. Penggunaan alat-alat analisis tersebut akan memberikan tolak ukur untuk analisa, sehingga dapat dinilai baik atau buruknya penerapan ERP pada perusahaan. Dari analisis kemudian akan dibuat sebuah kesimpulan tentang penerapan ERP di PT XYZ, yaitu apakah penerapan sudah terlaksana dengan baik atau masih kurang baik, dengan melihat dari penerapan teori di perusahaan serta praktik yang berlaku umum. Evaluasi dilakukan dengan perama-tama melihat pengelolaan sistem informasi perusahaan secara umum, untuk mengenal sistem informasi perusahaan lebih dalam lagi. Di dalam pengelolaan secara umum akan terlihat kesiapan serta pertimbangan perusahaan dalam menerapkan sistem informasinya. Selanjutnya akan dilihat bagaimana sistem ERP diterapkan pada perusahaan, sehingga dapat dilakukan analisis atas penerapan tersebut. Analisis akan dilakukan dengan menggunakan tiga kerangka, yaitu sepuluh praktik terbaik dalam implementasi, Information Technology Investmetn Management, serta Strategic Impact Grid. 4.1

Penerapan ERP di PT XYZ Secara Umum

Sistem ERP digunakan sebagai bentuk kepatuhan terhadap induk perusahaan, yaitu PT DEF. Belum lama ini PT DEF melakukan Initial Public Offering (IPO) yang menuntut PT DEF untuk dapat menciptakan laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat. Untuk memenuhi tuntutan tersebut, PT DEF memutuskan untuk


56

menggunakan perangkat lunak ERP. Keputusan yang diambil oleh PT DEF tersebut akan berpengaruh pula terhadap anak perusahaannya. Penggunaan perangkat lunak ERP pada PT DEF mengharuskan anak perusahaannya mengikuti, tidak terkecuali PT XYZ. Perangkat lunak ERP yang digunakan pada perusahaan adalah SAP. PT XYZ sebelumnya menggunakan perangkat lunak “Accpac”. Accpac itu sendiri merupakan perangkat lunak ERP yang dikembangkan oleh instansi berbeda. Perbedaan yang paling mendasar antara kedua perangkat lunak tersebut terletak pada infrastruktur. Infrastruktur dari Accpac lebih bersifat terdesentralisasi, di mana para anak perusahaan mengelola server mereka masing-masing. Infrastruktur yang digunakan pada SAP berbeda dengan Accpac. Jaringan yang diterapkan SAP hanya menggunakan satu buah server yang tersentralisasi yang dikelola oleh induk perusahaan. Pergantian perangkat lunak dari Accpac ke SAP memberikan beberapa keunggulan, terutama dari segi kemudahan pencatatan keuangan dengan mempersingkat proses melalui otomatisasi. SAP dapat memberikan informasi yang lebih terperinci terkait akun-akun yang ada pada neraca, yaitu informasi terkait rincian transaksi-transaksi yang membentuk nilai keseluruhan akun. SAP juga memiliki fungsi “get variance” untuk mencari varians dari pencatatan suatu akun yang dilakukan sebuah unit usaha dengan PT XYZ. Fungsi tersebut akan memudahkan PT XYZ dalam melakukan rekonsiliasi akun untuk tujuan konsolidasi. SAP juga lebih terhubung dibandingkan dengan Accpac, informasi yang dibutuhkan oleh PT XYZ mengenai unit usahanya dapat langsung diakses melalui SAP. Hal tersebut mempermudah distribusi informasi di perusahaan, sehingga pelaporan keuangan dapat dibuat lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan Accpac. Perangkat lunak ERP pada umumnya memiliki berbagai modul yang dapat digunakan untuk integrasi dengan berbagai komponen pada perusahaan, sampai dengan integrasi ke pemasok pada level ERP II. Meski begitu potensi integrasi tersebut tidak


57

dimanfaatkan secara maksimal oleh PT XYZ, oleh karena kebutuhan perusahaan serta biaya implementasinya. Perusahaan hanya menggunakan dua modul pada SAP yang digunakannya dengan tujuan membantu operasi perusahaan dari segi pelaporan keuangan. Melihat modul-modul yang diterapkan pada PT XYZ, sistem ERP lebih banyak digunakan perusahaan untuk menghubungkan sistem internal perusahaan, tidak dengan eksternal sampai ke pemasok. Oleh karena lingkup dari ERP yang digunakan, penerapan perangkat lunak ERP pada perusahaan termasuk pada penerapan ERP I. Implementasi sistem ERP di perusahaan dilakukan melalui metode phased-in. Implementasi ERP dilakukan secara bertahap, sehingga integrasi dimulai dari integrasi tingkat rendah, yaitu hanya pada bagian finance, dan akan berkembang sampai dengan ke fully integrated sampai ke seluruh bagian perusahaan. Implementasi ERP di perusahaan termasuk baru, sehingga dengan metode penerapan yang dilakukan secara bertahap sistem ERP di perusahaan belum diintegrasikan dengan pihak eksternal. Fungsi integrasi dengan pihak eksternal seperti supplier dan pelanggan yang ditawarkan oleh ERP II belum diterapkan oleh perusahaan, karena pada saat ini perusahaan belum membutuhkannya. Implementasi ERP didasarkan pada kebutuhan perusahaan saat ini untuk memproduksi laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat, dan karena pendekatan perusahaan yang bersifat phased-in, implementasi SAP dilakukan secara bertahap dimulai dari modul yang diperlukan dahulu. Modul yang pertama kali diterapkan adalah modul yang terfokus ke pendukungan pelaporan keuangan, yaitu Financial dan Controlling. Aktivasi dari modul-modul pada perangkat lunak juga dibatasi oleh biaya, di mana semakin banyak modul yang diaktifkan semakin tinggi pula biaya yang harus dikeluarkan. Misalnya ketika perusahaan berencana untuk mengativasikan Modul Human Resource, perusahaan harus memberikan training untuk karyawan Human Resource Department selama fase migrasi sistem. Hal ini membuat aktivasi modul yang tidak terlalu diperlukan hanya akan menjadi biaya untuk PT XYZ.


58

Selanjutnya akan dilihat apakah keputusan perusahaan dalam melakukan penerapan TI sudah tepat atau belum. Pertama akan dilihat pengendalian yang diterapkan oleh PT XYZ, sehingga dapat dilihat apakah perusahaan sudah melakukan persiapan untuk melakukan penerapan atau belum. Selanjutnya akan dibandingkan manfaat dengan risiko penerapan TI di perusahaan, sehingga dapat dilihat alasan perusahaan memutuskan untuk menerapkan di perusahaan ERP. 4.1.1

Pengendalian Terhadap Pencatatan

Meski pemanfaatan ERP telah memberikan otomatisasi dan mempersingkat proses pencatatan, PT XYZ tidak melupakan pentingnya pengendalian atas proses bisnisnya. Sistem pengendalian internal yang baik masih diimplementasikan oleh perusahaan. Hal ini diwujudkan dalam bentuk akses pengguna yang berbeda ke dalam SAP. Tiaptiap pengguna SAP memiliki akses yang berbeda, yaitu ada beberapa pengguna yang memiliki akses ke modifikasi data dan ada beberapa pengguna yang memiliki akses ke otorisasi. Otorisasi dilakukan dengan melihat log. Pada log tersebut dapat dilihat data apa saja yang diakses dan dimodifikasi, serta pengguna mana yang melakukan modifikasi tersebut. Hal ini akan membuat transaksi-transaksi yang diinput oleh tiaptiap pengguna diketahui oleh pihak-pihak terkait. Bentuk pengendalian lain yang diterapkan perusahaan adalah sistem pencatatan dualcustodian. Sistem ini mengharuskan pencatatan yang dilakukan untuk diketahui terlebih dahulu oleh staff akuntansi yang melakukan input data dan manajer yang bersangkutan dengan transaksi tersebut. Transaksi yang selesai diinput ke dalam sistem kemudian dicetak oleh akuntan untuk ditandatangani, yaitu oleh akuntan itu sendiri serta manajer terkait transaksi. Pengawasan juga selalu dilaksanakan oleh para manajer atas sebelum transaksi dicatat, yaitu pada manual document, sehingga transaksi yang tercatat pada SAP telah diketahui oleh perusahaan. Sebelum data diinput ke dalam SAP, manajer memeriksa kelengkapan data maupun nilai transaksinya, hal ini juga akan mencegah akuntan melakukan kesalahan dalam input transaksi.


59

4.1.2

Pengendalian Risiko Teknologi Informasi PT XYZ

Dengan mengimplementasikan sistem ERP, PT XYZ terkena beberapa risiko yang bisa membuat penerapan. ERP memiliki implikasi negatif apabila tidak ditangani dengan baik. Dengan melihat risiko-risiko yang dihadapi perusahaan tersebut, dapat dibandingkan dengan manfaat yang diterima perusahaan, sehingga akan terlihat apakah penerapan ERP sebanding dengan risikonya. Selama proses implementasi PT XYZ telah melakukan tindakan-tindakan pencegahan yang dibutuhkan untuk menangani risiko-risiko yang muncul dari penerapan ERP tersebut. Hall (2011) mengidentifikasi enam risiko yang muncul dari penerapan ERP, dan PT XYZ telah menanggapi risiko tersebut. Keenam risiko tersebut adalah: •

Pendekatan Implementasi Pendekatan implementasi teknologi informasi yang digunakan oleh PT XYZ bersifat phased in dengan bertahap, yaitu pada awalnya perusahaan mengimplementasikan dua modul, yaitu Modul Financial dan Modul Controlling, dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan modul lain yang tersedia pada SAP. Penggunaan metode phased-in dalam implementasi teknologi informasi perusahaan tentunya tidak tanpa pertimbangan yang matang oleh perusahaan. Tujuan dari implementasi ERP di perusahaan adalah untuk meningkatkan kualitas laporan keuangan perusahaan, dan pembuatan laporan keuangan erat kaitannya dengan kedua modul tersebut, sehingga Modul Financial dan Controlling adalah modul awal yang diimplementasikan. Tentunya PT XYZ menggunakan metode phased in dalam implementasi ERP tidak tanpa pertimbangan. Alasan penggunaan metode implementasi ini ditelusuri kembali ke tujuan dari implementasi ini, yaitu pembuatan laporan keuangan yang lebih berkualitas. Implementasi dengan metode phased in memitigasi risiko kegagalan sistem yang menyeluruh dari metode big bang. Kegagalan sistem akan membuat inefisiensi dalam pembuatan laporan


60

keuangan. Metode implementasi phased in juga memberikan penghematan biaya bagi perusahaan, karena hanya modul yang sangat diperlukan yang diimplementasikan terlebih dahulu. Metode phased in juga telah mencapai tujuan perusahaan, di mana dalam tiap-tiap proses pembuatan laporan keuangan, perusahaan telah terhubung dengan PT DEF sebagai induk perusahaan sampai ke PT XYZ beserta keempat divisinya. •

Perlawanan Terhadap Perubahan Pada saat SAP mulai diterapkan di PT XYZ, tidak terdapat adanya resistensi dari pengguna atas penerapannya. Hal ini tentunya baik bagi perusahaan, karena dengan rendahnya resistensi dari karyawan, implementasi SAP dapat dilakukan dengan kendala yang minimal. Ketika implementasi dilakukan, para karyawan diberikan kesempatan untuk mengemukakan pendapatnya, dan tidak ada yang mengemukakan protes atas implementasi ini. Pada saat dilakukan training para pengguna juga tidak memiliki keberatan, sehingga perangkat lunak yang baru bisa dengan cepat dikuasai oleh karyawan tersebut. Oleh karena rendahnya resistensi dari karyawan, operasi perusahaan tidak terganggu, sehingga implementasi perangkat lunak ERP yang baru tidak memiliki dampak negative ke operasi perusahaan. Rendahnya resistensi dari pengguna disebabkan oleh sifat dari implementasi SAP sendiri yang bersifat migrasi sistem. Seperti dijelaskan sebelumnya, sebelum menggunakan SAP perusahaan menggunakan perangkat lunak ERP Accpac, sehingga para akuntan sudah terbiasa dalam menggunakan sistem informasi akuntansi.

•

Pemilihan Perangkat Lunak ERP yang Salah Pada kasus PT XYZ, keputusan untuk menggunakan SAP ditentukan dari perusahaan induknya, yaitu PT DEF. PT DEF mengharuskan para anak perusahaannya,

termasuk

PT

XYZ

dan

keempat

divisinya,

untuk


61

menggunakan SAP. Hal ini adalah karena PT DEF melakukan initial public offering (IPO) yang mengharuskan perusahaan untuk memproduksi laporan keuangan yang kualitasnya lebih baik. Dalam memenuhi tujuan dari diterapkannya perangkat lunak ERP, yaitu untuk menciptakan laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat, keputusan perusahaan untuk menggunakan SAP telah membantu perusahaan. •

Menggunakan Konsultan yang Salah Konsultan yang digunakan PT XYZ dalam implementasi SAP telah disediakan dari perusahaan induk, yaitu PT DEF. Oleh karena PT DEF adalah pihak yang berkepentingan dalam menjalankan implementasi ERP ini, maka PT

DEF

memberikan

mengimplementasikannya,

sedikit yaitu

dorongan dari

agar

pemilihan

PT

XYZ

konsultan.

mampu Tentunya

pemilihan konsultan tidak dilakukan PT DEF dengan “asal-asalan”, karena tugas dari konsultan yang membantu implementasi ERP perusahaan dapat mempengaruhi kesuksesan implementasi. Konsultan yang digunakan untuk implementasi ERP di PT XYZ dapat dikatakan berkualitas, sehingga konsultan tersebut dapat membantu perusahaan dengan efektif. Dengan mengalihkan pengelolaan risiko pemilihan konsultan ke perusahaan yang induk yang dapat dikatakan lebih besar, PT XYZ bisa menghindari risiko pemilihan konsultan yang salah. Dengan terhindarnya perusahaan dari risiko pemilihan konsultan yang salah, maka implementasi ERP dapat dilakukan

dengan

bantuan

yang

handal,

sehingga

langkah-langkah

implementasi bisa terdefinisi dengan jelas serta apabila terjadi kesalahankesalahan akan segera teridentifikasi dan segera dikoreksi. •

Biaya yang Terlalu Tinggi Dalam penerapan ERP pada suatu perusahaan, biaya merupakan hal yang penting untuk dipertimbangkan, karena apabila tidak direncanakan biaya


62

tersebut dapat menjadi hambatan bagi proses implementasi ERP perusahaan, dalam bentuk biaya tak terduga yang terlalu tinggi. Dalam kasus PT XYZ, biaya dari implementasi ERP sudah ditutupi oleh perusahaan induk, yaitu PT DEF. Kebijakan perusahaan induk tersebut didasarkan oleh proses IPO yang sedang dilalui perusahaan induk, sehingga perusahaan induk dituntut untuk dapat memproduksi laporan keuangan yang lebih berkualitas. Oleh karena proses IPO tersebut, menjadi penting bagi PT DEF untuk memberi dorongan bagi perusahaan anak, sehingga implementasi ERP dapat dilakukan tanpa kendala dan sesuai dengan tujuan PT DEF. Meski biaya sudah ditutupi oleh perusahaan induk, bukan berarti implementasi dapat dilakukan tanpa perencanaan yang matang dari PT XYZ. Sebelum implementasi dilakukan, tim implementasi PT XYZ beserta dengan konsultan yang disewa perusahaan untuk membantu proses implementasi memperkirakan semua biaya yang akan dikeluarkan dalam bentuk “IT Blueprint” yang mencakup rencana perusahaan ke depannya atas sistem informasi yang diterapkan. Perusahaan tidak harus mencemaskan metode pendanaan implementasi, sehingga perusahaan bisa fokus ke prosesnya. Penyediaan sumber daya dari PT DEF telah memberikan ruang gerak yang dibutuhkan perusahaan dalam hal implementasi perangkat lunak ERP ini. Oleh karena PT XYZ tidak lagi harus memperhatikan biaya implementasi awal perangkat lunak, maka PT XYZ

dapat

memusatkan

perhatian

mereka

ke

pencapaian

tujuan

implementasi, sehingga tujuan tersebut bisa tercapai. Terkait dengan biaya, hal yang harus diperhatikan oleh PT XYZ adalah biaya untuk pemeliharaan ERP yang digunakan perusahaan. Biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan ERP tidaklah hanya sekali di awal implementasi saja, namun untuk menggunakan perangkat lunak ERP perusahaan harus membayar biaya tahunan. Keputusan perusahaan induk


63

untuk membiayai implementasi ERP PT XYZ tidak bersifat selamanya, melainkan terdapat jangka waktu di mana perusahaan induk akan menghentikan pembiayaan tersebut dan PT XYZ harus memelihara ERP mereka dengan dana sendiri. Apabila hal ini tidak diperhatikan oleh PT XYZ, perusahaan akan menjadi tidak siap dengan biaya tambahan ini, sehingga keuntungan dari perusahaan tentunya akan terpengaruh. •

Implementasi Menjadi Gangguan ke Operasi Perusahaan Impelentasi dapat menjadi hambatan bagi operasi perusahaan, yaitu ketika restrukturisasi proses bisnis perusahaan yang mengharuskan para pengguna untuk melakukan adaptasi ulang ke proses bisnis yang baru. Dalam kasus PT XYZ risiko ini dapat dikatakan sangat minimal. Implementasi ERP di perusahaan bukan merupakan hal yang baru, karena sebelumnya perusahaan telah menggunakan sistem akuntansi yang serupa. Sistem akuntansi yang sebelumnya memiliki proses bisnis yang tidak jauh berbeda dengan pada saat implementasi SAP, sehingga restrukturisasi proses bisnis tidak terlalu memberikan hambatan bagi pengguna. Training pengguna yang dilakukan pada saat implementasi juga dapat menjadi kendala, di mana pengguna yang seharusnya melakukan pekerjaannya harus melakukan training, sehingga pekerjaannya terbengkalai. PT XYZ sudah mempertimbangkan hal ini. Training yang diberikan untuk pengguna diberikan oleh perusahaan di saat pekerjaan para karyawan tidak banyak, sehingga pekerjaan karyawan tersebut bisa tetap terselesaikan dan karyawan ini dapat mengikuti training.

4.1.3

Manfaat yang Diterima dari Penerapan ERP

Selanjutnya akan dilihat manfaat dari penerapan ERP di perusahaan, sehingga akan dapat dilihat alasan perusahaan untuk menghadapi risiko dengan menrapkan ERP. Penerapan ERP merupakan langkah yang memiliki risiko tinggi, namun dengan


64

pengelolaan risiko yang cukup, manfaat yang diterima dari menerapkan ERP bisa membuat risiko penerapannya layak untuk diambil. Pemanfaatan perangkat lunak ERP dalam pelaporan keuangan telah membantu perusahaan, terutama dalam efisiensi pembukuan. Penerapan ERP telah secara efektif menghubungkan PT XYZ dengan unit usahanya. Penerapan ERP telah meningatkan ketersediaan informasi perusahaan, yaitu dengan menyediakan informasi keuangan secara real-time. Informasi yang dibutuhkan oleh PT XYZ dapat langsung mereka akses melalui ERP. Seperti yang disebutkan sebelumnya, pengelolaan sistem informasi perusahaan bersifat sentralisasi. Perangkat lunak ERP yang digunakan perusahaan dijalankan di server terpusat yang dikelola oleh induk perusahaan, PT DEF. PT XYZ beserta anak perusahaannya hanya perlu menjalankan perangkat lunak yang telah dipasang sebelumnya. Dari perangkat lunak tersebut PT XYZ dapat mengakses data-data keuangan unit usahanya untuk dikonsolidasikan dan dilaporkan ke induk perusahaan PT DEF. Sistem yang tersentralisasi tersebut mempermudah pengelolaan jaringan dengan dengan memberikan tanggung jawab pengelolaan kepada satu pihak saja. Ketika jaringan dikelola oleh masing-masing unit usaha, PT XYZ akan membayar biaya yang lebih besar. Misalnya apabila tiap unit usaha menggunakan satu server untuk jaringannya masing-masing, mereka akan mengeluarkan biaya pemeliharaan masing-masing yang ketika dikonsolidasikan akan diakumulasikan ke induk perusahaan. Dengan hanya menggunakan satu buah server, PT XYZ bisa memotong biaya pemeliharaan tersebut. Implementasi. SAP juga telah memberikan standardisasi untuk infrastruktur sistem informasi tiap-tiap entitas, sehingga pengendalian yang dilakukan atas para unit usaha lebih mudah. ERP juga telah memberikan keseragaman dalam hal format pelaporan keuangan perusaahaan serta para anak perusahaan. Penyeragaman ini merupakan hal yang dibutuhkan perusahaan, karena PT XYZ juga mengelola anak perusahaan yang jumlahnya tidak sedikit. Sebelum menerapkan sistem ERP pada perusahaan, PT XYZ harus menyeragamkan laporan keuangan yang dibuat oleh para anak perusahaan PT


65

XYZ. Proses ini akan memakan waktu yang lama yang akan menjadi biaya tambahan bagi perusahaan. Oleh karena PT XYZ mengelola empat unit usaha, penting bagi perusahaan untuk dapat menciptakan keseragaman dan meningkatkan akses informasi ke unit usahanya. Dengan pertimbangan tersebut, keputusan perusahaan untuk menerapkan sistem ERP cukup sebanding dengan pengendalian risiko yang harus mereka lakukan. 4.2

Penggunaan SAP di PT XYZ

Salah satu modul SAP yang digunakan pada PT XYZ adalah modul Financial. Pada modul tersebut perusahaan menggunakan aplikasi General Ledger, Accounts Receivable, Accounts Payable, serta Banks. Modul-modul tersebut digunakan perusahaan untuk pencatatan. Modul tersebut secara efektif telah menghubungkan PT XYZ, baik dengan para unit usaha maupun dengan PT DEF, sehingga PT XYZ dapat menggunakan SAP untuk melihat adanya kesalahan pencatatan baik pada unit usaha maupun pada PT XYZ itu sendiri. Modul Financial juga digunakan untuk memproduksi laporan keuangan, yaitu laporan arus kas, laporan laba rugi, serta laporan posisi keuangan. Laporan keuangan tersebut telah terkonsolidasikan dengan informasi keuangan tiap unit usaha, oleh karena database PT XYZ yang terhubung dengan unit usahanya. Dengan menggunakan SAP, produksi laporan keuangan menjadi sangat mudah, karena di dalam modul terdapat aplikasi yang mengatur pembuatan laporan keuangan. Hal ini akan memberikan ketersediaan informasi keuangan yang tinggi untuk kepentingan pengambilan kesimpulan. Meski dengan otomatisasi pencatatan, laporan keuangan yang diproduksi dari modul senantiasa diperiksa oleh PT XYZ sebelum digunakan, karena mungkin terdapat kesalahan pencatatan baik dari segi anak perusahaan maupun dari PT XYZ sendiri. Beberapa bentuk kesalahan pencatatan yang paling sering ditemui di perusahaan adalah pada anak perusahaan, yaitu ketika mereka mencatat transaksi pada akun yang


66

salah, maupun karena kurangnya koordinasi dari anak serta induk perusahaan seperti pengkreditan pajak berganda. Selain dari modul Financial, perusahaan juga menggunakan Modul Controlling. Modul Controlling digunakan perusahaan sebagai bentuk pengendalian, terutama atas anggaran strategis yang ditetapkan di awal. Anggaran ini dibentuk pada awal tahun untuk menetapkan tujuan finansial pada tahun tersebut. Untuk melihat ketercapaian anggaran tersebut kemudian dilihat laporan keuangan perusahaan, sehingga dapat dilakukan perbandingan antara anggaran yang telah ditetapkan dengan laporan keuangan. Bentuk pengendalian tersebut membuat manajemen perusahaan dapat bersikap responsif atas masalah yang terjadi pada rencana dan kenyataan, yaitu apabila kenyataan penerapan tidak sesuai dengan yang direncanakan. Apabila ditemukan deviasi dari laporan keuangan dengan anggaran yang ditetapkan, maka perusahaan menemukan suatu masalah, dan perusahaan harus mengendalikan masalah tersebut. Selain dari modul Financial dan Controlling, PT XYZ memiliki rencana untuk menggunakan Modul Material Management untuk kemudahan pembelian barang persediaan

dan

peralatan.

Modul

Material

Management

berfungsi

untuk

mengotomatisasikan proses pembelian perusahaan, seperti pembelian barang persediaan kantor, sehingga mempermudah pencatatan yang berkaitan dengan pembelian. 4.3

Evaluasi Penerapan dan Tatakelola ERP

Evaluasi akan dilakukan dengan menggunakan tiga alat analisa, yaitu: -


-

Information Technology Investment Management

-

Strategic Impact Grid.

Sepuluh praktik terbaik dalam Critical Success Factor tersebut akan memberikan pemahaman atas pengelolaan yang dilakukan perusahaan selama masa implementasi,


67

sehingga dapat dilihat hal-hal yang telah dilakukan perusahaan dan efeknya ke pengelolaan di masa sekarang. Penggunaan

Critical Success Factor juga akan

memberikan kesempatan bagi perusahaan lain untuk mempelajari cara menerapkan praktik terbaik yang ada di lapangan. Alat analisa selanjutnya adalah Information Technology Investment Management. Analisa ini akan melihat pengelolaan perusahaan atas investasi teknologi informasinya, sehingga dapat dilihat efisiensi perusahaan serta dapat disarankan cara-cara untuk meningkatkan efisiensi tersebut. Strategic Impact Grid akan melihat posisi TI dalam perusahaan, yaitu peran TI dalam operasi perusahaan. Penggunaan analisa ini akan memberikan metode yang sebaiknya dilakukan dalam pengelolaan TI mereka dengan melihat peran TI pada perusahaan, yaitu apakah perusahaan sebaiknya menghemat biaya atau memfokuskan sebagian besar sumber daya mereka ke TI. 4.3.1


Alat analisa pertama yang akan digunakan adalah critical success factor yang telah dijelaskan sebelumnya. Critical success factor ini akan dibandingkan dengan hal-hal yang dilakukan PT XYZ pada saat implementasi, sehingga dapat dinilai apakah implementasi telah diterapkan dengan baik atau belum. 1. Komitmen dan dukungan manajer tingkat atas Pada PT XYZ, peran manajer tingkat atas dapat dilihat pada perumusan “IT blueprint”. IT Blueprint adalah rencana jangka panjang perusahaan terkait dengan sistem informasi yang mereka terapkan, yaitu kebutuhan sistem yang diperlukan untuk mendukung bisnis PT XYZ selama tiga tahun ke depan. Jangka waktu dari rencana-rencana yang dirumuskan pada IT blueprint perusahaan adalah tiga tahun, dan pada akhir dari tiga tahun ini rencana tersebut dievaluasi, sehingga rencana tersebut selalu diperbaharui dengan kondisi perusahaan serta iklim bisnisnya. Tentunya di dalam IT blueprint ini membahas rencana perusahaan untuk melakukan implementasi ERP, yaitu terkait dengan kebutuhan-kebutuhan


68

yang harus dipenuhi perusahaan ketika melakukan implementasi ERP tersebut, yaitu terkait biaya yang harus dikeluarkan, software, hardware, serta brainware tambahan yang diperlukan oleh perusahaan. IT blueprint ini dibentuk sebelum proses implementasi dimulai, sehingga implementasi telah dilaksanakan dengan persiapan yang cukup matang dari manajer tingkat atas. 2. Penyesuaian proses bisnis Pada saat PT XYZ melakukan implementasi SAP di perusahaan, proses bisnis mereka tidak banyak mengalami perubahan. Hal ini disebabkan oleh sebelum mereka mengimplementasikan SAP mereka sudah menggunakan perangkat lunak ERP lainnya, yaitu Accpac. Proses yang diterapkan pada perangkat lunak Financial dan Controlling tidak jauh berbeda dengan proses pencatatan perusahaan sebelumnya pada perangkat lunak Accpac. Oleh karena proses bisnis yang diterapkan kedua perangkat lunak tersebut tidak jauh berbeda satu sama lain, perubahan pada proses bisnis perusahaan tidak dibutuhkan. Selain pada kedua modul yang diterapkan perusahaan tersebut, pembentukan ulang proses bisnis direncanakan untuk dilakukan. Perusahaan berniat untuk mengimplementasikan modul lainnya pada SAP, yaitu modul Material Management. Ketika implementasi modul tersebut dilakukan, direncanakan proses bisnis perusahaan akan mengalami beberapa perubahan. Sebelum menggunakan

modul

Materials

Management,

perusahaan

melakukan

pemesanan barang secara manual, yaitu dengan menggunakan dokumen purchase order secara manual. Ketika barang dan tagihan sudah diterima perusahaan mengakui AP. Pada saat perusahaan mulai menerapkan modul Materials Management, ketika perusahaan melakukan pemesanan barang perusahaan juga di saat bersamaan mencatat pemesanannya. Ketika barang dan tagihan sudah diterima perusahaan cukup menggunakan modul Materials Management untuk mengakui AP secara otomatis.


69

3. Menggunakan teknik manajemen proyek (project management) untuk mengatur implementasi Dalam mengimplementasikan proyek ERP ini, PT XYZ tidak memiliki teknik manajemen proyek yang terdefinisi secara formal di dalam perusahaan, namun tidak berarti bahwa perusahaan sama sekali tidak menggunakan teknik manajemen proyek. Ketika melakukan implementasi, perusahaan mengikuti pedoman-pedoman yang telah disiapkan oleh konsultan, di mana pedoman tersebut dibuat dengan didasari oleh teknik manajemen proyek. Pedoman tersebut dibuat dengan memperhatikan tahap-tahap dari perencanaan, implementasi, pengawasan dan pengendalian, serta penyelesaian dari implementasi. Penggunaan teknik manajemen proyek tersebut membuat implementasi berjalan dengan halangan minimum. Proyek ERP perusahaan diterapkan dengan sesuai tujuan untuk memproduksi laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat, dalam waktu singkat yang hanya enam bulan. ERP perusahaan juga

telah

memenuhi

lingkup

dari

implementasi,

yaitu

dengan

menghubungkan PT XYZ dengan induk dan unit bisnisnya. 4. Manajemen perubahan (change management) Ketika melakukan implementasi perangkat lunak ERP mereka, PT XYZ tidak menggunakan proses-proses formal dalam melakukan manajemen perubahan. Dalam perencanaan implementasi, terdapat perbedaan yang jelas dari sistem informasi yang sedang digunakan perusahaan, yaitu Accpac, dengan yang akan diimplementasikan oleh perusahaan, yaitu SAP. Perusahaan kemudian mengidentifikasi

perbedaan-perbedaan

tersebut,

sehingga

perusahaan

mengetahui secara umum proses apa saja yang akan berubah pada saat mengimplementasikan perangkat lunak ERP, dan bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi karyawannya. Karyawan perusahaan kemudian


70

dikomunikasikan atas perubahan tersebut serta diberikan pelatihan pada proses-proses bisnis yang banyak mengalami perubahan. Salah satu bagian dari manajemen perubahan adalah persuasi karyawan perusahaan agar mereka memberikan dukungan untuk perubahan ini. Dalam melakukan implementasi, PT XYZ belum melakukan hal ini. Namun, meski dengan teknik manajemen perubahan yang informal dan kurangnya persuasi perusahaan terhadap karyawannya, dalam implementasi ERP ini perusahaan tidak mengalami tentangan dari karyawan. Rendahnya resistensi karyawan tersebut membuat implementasi berjalan dengan lancar dan tanpa gangguan. Oleh karena proses yang belum terdefinisi dan belum terstandardisasi, kesuksesan yang dialami PT XYZ akan menjadi sulit untuk diduplikasi. Hal tersebut akan menjadi masalah ketika perusahaan akan melakukan proyek investasi sistem informasi lainnya. 5. Kompetensi tim implementasi Tim implementasi PT XYZ memiliki kompetensi untuk menjalankan implementasi ini dengan sukses. Tim implementasi terdiri dari project officer, tim dari perusahaan induk, yaitu untuk memastikan integrasi PT XYZ dengan induk berjalan dengan lancar, tim dari konsultan, sebagai pihak yang memiliki pengalaman dalam melaukan implementasi, serta tim dari perusahaan sendiri yang memahami proses bisnis dan kebutuhan karyawan perusahaan. Mereka telah bekerja sama dengan baik, dengan mengadakan rapat berkala yang membahas langkah-langkah implementasi, posisi perusahaan, serta langkah selanjutnya yang harus diambil perusahaan. 6. Menghindari modifikasi perangkat lunak Dalam melakukan implementasi ERP, perusahaan tentunya tidak melakukan modifikasi tersebut. Namun sebagai bagian dari pemasangan perangkat lunak serta untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan bisnis perusahaan, mereka


71

melakukan konfigurasi pada beberapa hal, seperti chart of accounts dan pada Graphical User Interface (GUI). Chart of accounts dikonfigurasikan sehingga akun-akun yang ada pada perangkat lunak hanyalah akun-akun yang relevan pada bisnis perusahaan. GUI perangkat lunak juga dikonfigurasi, sehingga pengguna memiliki akses cepat ke akun-akun bagian mereka di komputer mereka. 7. Peran dari project champion PT XYZ melakukan implementasi di bawah pengawasan dari project champion. Tim implementasi PT XYZ diawasi oleh badan yang terdiri dari eksekutif-eksekutif dari perusahaan induk, PT XYZ itu sendiri, serta keempat unit usaha PT XYZ dengan nama champion site. Champion site bertugas untuk mengawasi perkembangan dari proses implementasi ini, sehingga proses implementasi berjalan dengan tanpa kendala dan sesuai dengan sasaran awal implementasi. Dengan project champion PT XYZ yang mengawasi jalannya proses implementasi, tim implementasi perusahaan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan sedikit halangan, sehingga membuat implementasi menjadi lebih lancar. Dengan pengawasan project champion, Implementasi ERP di perusahaan juga telah mencapai tujuannya. 8. Pelatihan dan edukasi pengguna Implementasi SAP pada PT XYZ dilakukan ketika kondisi karyawannya sudah dalam keadaan siap. Para karyawan perusahaan memiliki pengalaman dalam penggunaan perangkat lunak ERP, yaitu karena sebelumnya perusahaan juga menggunakan perangkat lunak ERP, Accpac, dalam proses bisnisnya. Proses bisnis perusahaan tidak mengalami banyak perubahan, sehingga karyawan sudah cukup terlatih dalam menggunakan ERP.


72

Namun hal ini bukan berarti bahwa perusahaan menggantungkan keberhasilan implementasi ERP mereka pada masing-masing pribadi karyawan. Seiring dengan berjalannya proses implementasi, para pengguna diberikan pelatihan. Pelatihan dilaksanakan tanpa mengganggu kegiatan operasi perusahaan, karyawan tetap menjalani operasi seperti biasa selagi diberikan training. Pelatihan dilakukan pada hari-hari di mana para calon pengguna SAP tidak sibuk, yaitu ketika transaksi yang harus dicatat relatif sedikit dibandingkan hari lain. Mekanisme pelatihan dan metode implementasi membuat implementasi SAP tidak mengganggu proses operasi perusahaan. Pelatih yang digunakan perusahaan tentunya bukanlah pelatih yang berkualitas buruk. Pelatih dipilih sendiri oleh perusahaan induk yang membiayai implementasi, dan mereka telah mempertimbangkan konsultan tersebut berdasarkan kemampuan mereka. Mekanisme pelatihan yang diberikan konsultan tersebut juga telah dipertimbangkan dengan baik. Pelatihan dimulai dari para anggota champion site, atau bernama super user, selaku pengawas dari jalannya implementasi ini, dan setelah itu dilanjutkan ke para pengguna lainnya. Diharapkan dengan para konsultan melatih para super user ini, mereka dapat menjadi mentor bagi para pengguna ketika proses implementasi sudah selesai, sehingga pemahaman

para

pengguna

tentang

perangkat

lunak

ERP

selalu

dipertahankan. Pelatihan dilakukan dengan mengimplementasikan proses bisnis para pengguna pada sebuah server yang terpisah dengan yang dioperasikan perusahaan. Namun yang harus diperhatikan pada proses pelatihan ini adalah bahwa PT XYZ tidak menerapkan mekanisme post-training. Post-training merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh para pengguna, sehingga kemampuan mereka dalam mengoperasikan perangkat lunak ERP terus berkembang. Dalam posttraining para pengguna juga dapat memahami kekurangan mereka dan


73

berusaha untuk memperbaikinya, sehingga kelemahan tersebut dapat diidentifikasikan lebih awal dan dapat dicegah. Dengan perusahaan tidak menerapkan post-training keahlian karyawan perusahaan tidak berkembang dan rentan terdapat kesalahan seperti kesalahan pencatatan. Efisiensi dari penggunaan sistem ERP di perusahaan kemudian akan digantungkan ke kemampuan karyawan itu sendiri. 9. Komunikasi yang efektif PT XYZ sudah menerapkan sistem komunikasi yang baik antara pengguna dengan tim implementasi, sehingga proses implementasi berjalan lancar dan sistem informasi akuntansi dapat dimanfaatkan dengan lebih efektif sampai pada

sekarang.

Sebelum

proses

implementasi

dilakukan,

pengguna

dikomunikasikan atas proses bisnis apa saja yang direncanakan akan berubah, meski tidak banyak. Pengguna juga dikomunikasikan tentang implikasiimplikasi dari penerapan ERP pada perusahaan, sehingga pengguna akan menjadi lebih siap ketika implementasi ERP sudah dilakukan. Selain dari tim implementasi yang secara aktif mengomunikasikan perubahanperubahan yang akan dibawa oleh ERP, tim implementasi juga memberikan para pengguna kesempatan untuk mengemukakan pendapat mereka dalam lingkup ERP ini. Pengguna dapat mengomunikasikan kebutuhan-kebutuhan mereka kepada tim implementasi terkait dengan ERP. Tim implementasi kemudian akan menerima masukan dari pengguna terkait kebutuhan mereka, selama kebutuhan tersebut masih dapat diakomodasikan. 10. Penggunaan konsultan eksternal ERP Implementasi ERP pada PT XYZ tentunya dilakukan dengan bantuan konsultan eksternal. Konsultan eksternal yang digunakan oleh PT XYZ sudah dipilih dari perusahaan induk. Dalam memilih konsultan, perusahaan induk juga telah melakukan pertimbangan berdasarkan kompetensi mereka.


74

Konsultan yang digunakan adalah konsultan yang kompeten dan memiliki spesialisasi dalam penerapan ERP di perusahaan, sehingga penggunaan konsultan ini akan lebih jauh lagi meningkatkan keberhasilan penerapan ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP perusahaan, konsultan memiliki peran yang cukup penting. Konsultan sudah menyiapkan langkah-langkah yang dibutuhkan perusahaan dalam melaksanakan implementasi, dan perusahaan cukup mengikuti langkah-langkah yang telah disiapkan tersebut. Proses yang dibuat oleh konsultan dibuat dengan masukan-masukan dari tim implementasi, sehingga konsultan dapat mengetahui kebutuhan perusahaan dalam proses ini. Dalam proses implementasi konsultan secara sistematis melakukan evaluasi atas pencapaiannya, dan senantiasa mengomunikasikan evaluasinya kepada tim evaluasi. 4.3.2

Information Technology Investment Management (ITIM)

Selanjutnya akan dilakukan evaluasi investasi sistem informasi yang dilakukan dengan menggunakan kerangka kerja ITIM yang telah dijelaskan pada BAB 2. Ketika melakukan penilaian atas penerapan tatakelola TI perusahaan, perlu diperhatikan bahwa PT XYZ hanya memiliki satu proyek TI yang telah diterapkan dan sedang dikelola. Evaluasi dilakukan melalui wawancara manajer karyawan ICT serta observasi atas proses pengelolaan investasi teknologi informasi di PT XYZ. Dalam kerangka kerja ITIM, terdapat lima tingkat kedewasaan yang dapat dicapai oleh PT XYZ, yaitu: 1. Creating investment awareness 2. Building the investment foundation 3. Developing a complete investment portofolio 4. Improving the investment portofolio 5. Leveraging IT for strategic outcomes Tiap tingkat kedewasaan di atas menjelaskan beberapa proses yang harus dimiliki perusahaan, kecuali untuk tingkat kedewasaan pertama. Oleh karena tingkat


75

kedewasaan pertama ITIM tidak memiliki proses-proses, analisis langsung dimulai dari tahap kedewasaan kedua, yaitu building the investment foundation. Analisis dilakukan dengan membandingkan proses yang dimiliki perusahaan dengan proses yang dijelaskan pada kerangka kerja. 4.3.2.1.

Analisis Tahap Kedewasaan Kedua

Terdapat lima proses yang harus dimiliki sebuah perusahaan untuk mencapai tingkat kedewasaan kedua, building the investment foundation, yaitu: -

Instituting the investment board

-

Meeting business needs

-

Selecting an investment

-

Providing investment oversight

-

Capturing investment information

Kerangka kerja ini bersifat konseptual, sehingga pemenuhan kelima proses tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Kelima proses dalam tingkat dua maturity model tersebut adalah: a. Instituting the investment board Proses pertama yang harus ditingkatkan perusahaan adalah instituting the investment board. Untuk meningkatkan proses ini terdapat tiga aktivitas yang harus dipenuhi perusahaan, dan untuk memenuhi aktivitas ini perusahaan harus memiliki beberapa prasyarat dan komitmen. Tabel 4.1 Pelaksanaan Proses Pertama Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan Commitment An enterprisewide IT investment board composed of senior executives from IT and business units is responsible for defining and implementing the agency's IT investment governance process The organization has a documented IT investment process directing each investment board's operations

X X


76

Prerequisites Adequate resources, including people, funding, and tools, are provided for supporting the operations of each IT investment board The board members understand the organization's IT investment management policies and procedures and the tools and techniques used in the board's decision-making process Each board's span of authority and responsibility is defined to minimize overlaps or gaps among the boards Activities The enterprisewide investment board has oversight responsibilities for developing and maintaining the organization's documented IT investment process Each investment board operates in accordance with its assigned authority (and responsibility) The organization has established management controls for ensuring that the investment boards' decisions are carried out

√ X X

X X X

Tabel di atas menunjukkan pengelolaan TI pada perusahaan. Untuk setiap pengelolaan TI yang telah sesuai dengan kerangka kerja ITIM diberikan tanda (√), dan untuk setiap pengelolaan TI yang belum sesuai diberikan tanda (X). Terdapat dua komitmen yang harus dipenuhi perusahaan untuk melakukan aktivitas pada proses ini. Komitemen tersebut adalah “terdapat dewan yang terdiri dari eksekutif senior yang bertanggung jawab atas proses tatakelola investasi TI perusahaan” serta “terdapat proses investasi TI yang terdokumentasi yang menjelaskan operasi tiap-tiap anggota dewan”. PT XYZ belum memenuhi komitmenkomitmen tersebut. Dewan yang dimaksud pada komitmen ini adalah dewan yang terdiri dari CIO dan perwakilan bagian-bagian perusahaan, dan bertanggung jawab atas pengelolaan investasi TI, sehingga investasi tersebut memberikan manfaat bagi tiap bagian perusahaan dan membantu dalam menghasilkan sinergi. Oleh karena kebutuhan TI perusahaan yang tidak terlalu besar, fungsi dan tanggung jawab tatakelola TI perusahaan dipenuhi oleh seorang Vice President (VP) Information and Communication Technology (ICT). VP perusahaan memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab dari seorang Chief Information Officer (CIO), yaitu untuk mendefinisikan tatakelola TI perusahaan serta melakukan perencanaan TI perusahaan.


77

Dalam melaksanakan tugasnya, VP bagian ICT dibantu oleh enam orang staff ICT. Meski begitu, dalam kasus investasi perusahaan pada perangkat lunak ERP SAP, perusahaan membentuk sebuah champion site, yang berisikan eksekutif-eksekutif dari berbagai bagian perusahaan, seperti audit internal dan ICT, serta dari keempat unit usaha perusahaan. Tugas-tugas dan peran mereka juga sudah terdokumentasi dengan baik.

Tanggung jawab

dan

tugas dari

VP masing-masing bagian

telah

didokumentasikan dalam charter perusahaan, sedangkan untuk champion site, tugas dan tanggung jawab mereka didokumentasikan di dalam manual implementasi SAP. Selain dari dua komitmen tersebut, perusahaan harus memenuhi tiga prasyarat yang akan membantunya dalam melakukan aktivitas pada tingkat ini. Ketiga prasyarat tersebut adalah “perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk mendukung operasi dewan”, “para anggota dewan memahami kebijakan dan prosedur dalam pengelolaan investasi TI, serta memahami teknik dan alat dalam pengambilan keputsan”, serta “otoritas dan tanggung jawab dewan didefinisikan untuk meminimalisir adanya tumpang tindih dan celah”. Untuk dua prasyarat selain sumber daya, PT XYZ belum memenuhi prasyarat yang dimaksud, karena mereka tidak memiliki dewan pengelolaan investasi. Sumber daya PT XYZ dapat dikatakan cukup, baik dari segi keuangan, peralatan maupun dari segi personil. Dalam hal sumber daya, PT XYZ mendapat banyak bantuan dari induk perusahaannya, baik dari pemilihan konsultan maupun dari pendanaannya. Namun, karena PT XYZ tidak memiliki dewan yang dimaksud, perusahaan tidak memenuhi prasyarat yang diharuskan ini. Tidak adanya dewan pengelolaan investasi yang diharuskan oleh kerangka kerja bukan berarti investasi sistem informasi perusahaan tidak dikelola dengan baik oleh perusahaan. Baik champion site pada saat implementasi ERP maupun VP bagian ICT memiliki pemahaman yang baik atas kebijakan dan prosedur pengelolaan sistem informasi perusahaan, serta mereka memahami teknik dan alat pengambilan keputusan, seperti alat-alat capital budgeting serta pengelolaan risiko. Tanggung jawab dan otoritas dari champion site dan VP bagian ICT juga telah didefinisikan dengan baik dalam manual implementasi SAP dan charter perusahaan. Tanggung


78

jawab VP bagian ICT dalam perusahaan secara umum adalah untuk melakukan pengelolaan jaringan sistem informasi secara umum serta untuk melakukan perencanaan pengembangan sistem informasi perusahaan. Untuk champion site pada saat implementasi ERP, karena mereka terdiri dari bagian yang berbeda-beda, tanggung jawab mereka tidak menjadi saling tumpang tindih, yaitu VP ICT untuk mengelola jaringan SAP, VP audit internal untuk menganalisa implikasi ERP ke pengendalian internal, serta VP keempat unit usaha untuk menganalisa implikasi implementasi ERP ke unit usaha mereka masing-masing. Untuk implementasi ERP secara umum, yaitu dari segi pengelolaannya, proses dilakukan oleh konsultan dan Project Officer. Setelah memenuhi komitmen dan prasyarat di atas, perusahaan dapat meningkatkan proses pengelolaan TI mereka dengan mengimplementasikan beberapa aktivitas ini. Aktivitas-aktivitas tersebut adalah “dewan bertanggungjawab terhadap pengawasan atas pengembangan dan perawatan proses investasi dan pengelolaan TI”, “dewan beroperasi menurut tugas dan tanggung jawab mereka”, serta “perusahaan membentuk pengendalian manajemen untuk memastikan keputusan dewan dijalani”. Oleh karena tidak ada dewan yang mengelola investasi yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini, perusahaan belum dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas ini. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi dewan dilakukan oleh organ-organ lain di perusahaan. Fungsi pengelolaan investasi dilaksanakan oleh VP bagian ICT, dan fungsi pengawasan investasi dilakukan oleh champion site. Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk membentuk sebuah dewan yang khusus untuk mengelola investasi seperti yang disarankan oleh kerangka kerja ITIM. Anggota-anggota dewan yang terdiri dari bagian-bagian perusahaan dapat membantu menciptakan sinergi dalam sistem informasi perusahaan. Pembentukan dewan tersebut juga dapat memberikan perusahaan akses ke investasi-investasi TI yang bisa menjadi penting bagi perusahaan.


79

b. Meeting business needs Proses kedua yang harus ditingkatkan perusahaan adalah meeting business needs. Dalam usaha untuk meningkatkan proses ini terdapat empat aktivitas yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan, dan sebelum menjalankan aktivitas tersebut perusahaan harus memenuhi komitmen dan beberapa prasyarat. Tabel 4.2 Pelaksanaan Proses Kedua Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan Commitment The organization has documented policies and procedures for ensuring that IT projects or systems support the organization's ongoing and future business needs Prerequisites The organization has a documented business mission with stated goals and objectives Adequate resources, including people, funding, and tools, are provided to ensure that IT projects and systems support the organization's business needs and meet users' needs Activities The organization defines and documents business needs for both proposed and ongoing IT projects and systems The organization identifies specific users and other beneficiaries of IT projects and systems Users participate in project management throughout an IT project's or system's life cycle The investment board periodically evaluates the alignment of its IT projects and systems with the organization's strategic goals and objectives and takes corrective actions when misalignment occurs

√

√ √

√ √ X X

Tabel di atas menunjukkan pengelolaan TI pada perusahaan. Untuk setiap pengelolaan TI yang telah sesuai dengan kerangka kerja ITIM diberikan tanda (√), dan untuk setiap pengelolaan TI yang belum sesuai diberikan tanda (X). Komitmen yang harus dipenuhi perusahaan pada proses ini hanya satu, yaitu “perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan yang terdokumentasi untuk memastikan bahwa proyek TI yang akan diterapkan mendukung kebutuhan usaha perusahaan di masa sekarang maupun di masa yang akan datang”. Untuk perencanaan


80

strategis dan pengambilan keputusan yang baik, VP bagian ICT PT XYZ memiliki sebuah prosedur yang terdokumentasi, meski tidak secara formal dituliskan di dalam charter. Setelah perusahaan mengidentifikasi kebutuhan bisnis untuk TI, mereka akan melihat teknologi yang dapat mendukung kebutuhan tersebut, dan menganalisa kemungkinannya untuk diterpakan pada perusahaan melalui studi kelayakan. Kelayakan akan dilihat dari beberapa faktor, yaitu ekonomi, jangka waktu penyelesaian, kemampuan teknis perusahaan, dan peraturan. Perusahaan juga akan menganalisa apakah dengan menerapkan TI yang direncanakan akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Hasil dari perencanaan strategis tersebut tertera di dalam “IT Blueprint” perusahaan. IT Blueprint berisi rencana jangka panjang perusahaan, kebutuhan bisnis dan bagaimana TI perusahaan dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Selain harus memenuhi komitmen di atas, PT XYZ harus memenuhi prasyarat yang akan membantunya melakukan aktivitas pada proses ini. Prasyarat tersebut adalah “organisasi memiliki misi dengan tujuan dan sasaran yang terdokumentasikan”, serta “perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk memastikan bahwa proyek TI mendukung kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya. PT XYZ memiliki misi yang terdokumentasi di dalam charter perusahaan. Misi tersebut juga memiliki rincian yang jelas, yaitu dari segi tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perusahaan untuk kurun waktu lima tahun. PT XYZ juga sudah memiliki sumber daya yang cukup, baik dari segi personil, segi keuangan maupun sumber daya lain seperti alat analisa kelayakan investasi. Setelah memenuhi komitmen dan prasyarat tersebut, perusahaan dapat melakukan empat aktivitas yang akan meningkatkan proses ini. Keempat aktivitas tersebut adalah “perusahaan mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis baik untuk proyek TI yang sedang berlangsung maupun proyek yang akan dikerjakan”, “perusahaan mengidentifikasikan pengguna dan pihak penerima manfaat lainnya terkait proyek TI”, “pengguna berpartisipasi dalam manajemen proyek selama proyek TI dan selama siklus sistem”, serta “dewan mengevaluasi keselarasan proyek TI dan


81

sistemnya dengan tujuan strategis perusahaan secara berkala dan melakukan tindakan korektif terhadap kesalahan yang mungkin muncul”. PT XYZ sudah melakukan dua dari empat aktivitas tersebut. Tujuan dari aktivitas pertama dari keempat aktivitas tersebut adalah perusahaan mengidentifikasi adanya hubungan antara penerapan sistem informasi yang direncanakan dengan tujuan bisnis perusahaan. Pada saat PT XYZ

melakukan

implementasi

ERP,

kebutuhan

perusahaan

memang

didokumentasikan pada laporan implementasi, dan pada manual SAP, sehingga perusahaan sudah mengidentifikasikan dan mendokumentasikan bahwa proyek tersebut dibutuhkan oleh perusahaan. Pada saat implementasi ERP, PT XYZ sudah mengidentifikasikan penerima manfaat dan pengguna dari sistem yang akan diterapkan, yaitu perusahaan induk, keempat unit usaha PT XYZ, serta staff finance PT XYZ. Hal tersebut tertera di dalam manual SAP. Dari empat aktivitas tersebut, PT XYZ belum melakukan aktivitas terkait partisipasi pengguna dan evaluasi dewan. Dalam tahap-tahap implementasi, PT XYZ memberikan kesempatan bagi pengguna sistem untuk berpartisipasi, namun partisipasi tersebut sangat minimum. Seharusnya pengguna sistem memiliki andil yang besar dalam tahap-tahap awal implementasi, yaitu untuk mendefinisikan bagaimana sistem bisa membantu memenuhi kebutuhan perusahaan. PT XYZ juga tidak melakukan user acceptance testing, untuk menguji apakah pengguna menerima sistem baru atau tidak. PT XYZ juga tidak memiliki dewan yang mengelola investasi TI mereka, sehingga mereka tidak dapat melakukan aktivitas yang keempat. c.

Selecting an investment

Proses ketiga yang harus ditingkatkan perusahaan adalah selecting an investment. Untuk meningkatkan proses perusahaan terdapat tiga komitmen dan empat prasyarat yang harus dipenuhi, dan selanjutnya dapat dilanjutkan perusahaan dengan melakukan tiga aktivitas.


82

Tabel 4.3 Pelaksanaan Proses Ketiga Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan Commitment The organization has documented policies and procedures for selecting new IT proposals The organization has documented policies and procedures for reselecting ongoing IT investments The organization has documented policies and procedures for integrating funding with the process of selecting an investment Prerequisites Adequate resources, including people, funding, and tools, are provided for identifying and selecting IT projects and systems Criteria for analyzing/prioritizing/selecting new IT investment opportunities have been established Criteria for analyzing/prioritizing/reselecting IT investment opportunities have been established A mechanism exists to ensure that the criteria continue to reflect organizational objectives Activities The organization uses its defined selection process, including predefined selection criteria, to select new IT investments The organization uses the defined selection process, including predefined selection criteria, to reselect ongoing IT investments Executives' funding decisions are aligned with selection decisions

√ X √ √ X X X

X X X

Tabel di atas menunjukkan pengelolaan TI pada perusahaan. Untuk setiap pengelolaan TI yang telah sesuai dengan kerangka kerja ITIM diberikan tanda (√), dan untuk setiap pengelolaan TI yang belum sesuai diberikan tanda (X). Ketiga komitmen yang harus dipenuhi perusahaan adalah “perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur untuk memilih proposal TI yang baru”, “ perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur untuk mengintegrasikan dana dalam proses pemilihan investasi”, serta “perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur untuk memilih ulang proposal TI yang sedang dikerjakan”. Terkait dengan pemilihan proyek investasi baru, PT XYZ tidak memiliki proses formal, namun perusahaan tetap memiliki proses dalam pemilihan proyek investasi baru seperti yang telah dijelaskan di atas. Oleh karena sifatnya yang informal, proses pemilihan tersebut sulit


83

untuk menciptakan konsistensi dalam melakukan pemilihan proyek. Prosedur pemilihan investasi informal tersebut juga memperhatikan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi, sehingga faktor pendanaan telah dipertimbangkan dalam pemilihan investasi. Terkait dengan komitmen ketiga tentang pemilihan ulang, perusahaan belum memiliki prosedur pemilihan ulang. Pada saat proyek implementasi

SAP

dijalankan,

perusahaan

tidak

memiliki

pilihan

selain

menyelesaikan proyek tersebut. Induk perusahaan sangat membutuhkan PT XYZ untuk mengimplementasikan ERP pada proses bisnis mereka, dan kegagalan implementasi bukanlah sebuah pilihan, sehingga induk perusahaan banyak membantu PT XYZ dalam implementasi ERP. Selain dari komitmen tersebut, perusahaan juga harus memenuhi empat prasyarat sebelum aktivitas dapat dilakukan. Prasyarat tersebut adalah “perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk menyeleksi dan mengidentifikasi proyek TI”, “kriteria dalam analisa, prioritas, dan pemilihan investasi TI baru telah dibuat”, “kriteria dalam analisa, prioritas, dan pemilihan ulang investasi TI yang sedang dikerjakan telah dibuat”, serta “terdapat mekanisme yang memastikan kriteria tersebut merefleksikan tujuan perusahaan”. Terkait dengan sumber daya, yaitu dari segi manusia, peralatan, maupun finansial, PT XYZ tidak memiliki kendala, mereka memiliki sumber daya yang cukup. Namun perusahaan tidak memiliki kriteria yang terdefinisi yang formal dalam melakukan perbandingan antara proyek TI yang mereka rencanakan maupun yang telah mereka terapkan, khususnya untuk menentukan prioritas proyek. Tujuan dari memiliki kriteria yang terdefinisi secara formal adalah untuk memberikan konsistensi dalam pengambilan keputusan TI perusahaan, kriteria penentuan prioritas yang informal membuat sulitnya menerapkan konsistensi tersebut. Karena perusahaan tidak memiliki kriteria formal, prasyarat terakhir menjadi tidak relevan. Setelah perusahaan memenuhi komitmen dan prasyarat yang telah dijelaskan, perusahaan dapat melakukan tiga aktivitas untuk meningkatkan prosesnya. Aktivitas tersebut adalah “organisasi menggunakan proses seleksi yang telah terdefinisi tersebut untuk memilih investasi TI baru”, organisasi menggunakan proses seleksi


84

yang telah terdefinisi untuk memilih ulang investasi TI yang sedang dikerjakan”, dan “keputusan pendanaan eksekutif dipertimbangkan dalam keputusan pemilihan investasi”. PT XYZ belum melakukan ketiga aktivitas ini, karena mereka belum memiliki kriteria pemilihan yang terdefinisi dan terdokumentasi secara formal. Kriteria tersebut dibutuhkan perusahaan, karena tanpa memiliki kriteria tersebut keputusan perusahaan untuk mengadopsi TI yang baru hanya akan didasarkan pada pendapat manajer saja tanpa disertai bukti yang jelas mengapa sebuah proyek lebih diprioritaskan dibandingkan proyek lain. Keputusan eksekutif terkait pendanaan proyek TI harus didasari oleh analisa yang didasarkan kriteria yang telah dilakukan, sehingga perusahaan harus memiliki kriteria yang terdefinisi terlebih dahulu. d. Providing investment oversight Proses selanjutnya yang dapat ditingkatkan perusahaan adalah providing investment oversight. Untuk meningkatkan proses perusahaan di area ini, terdapat empat aktivitas yang harus dipenuhi, namun sebelum melakukan aktivitas tersebut perusahaan harus memenuhi beberapa prasyarat dan komitmen. Komitmen yang harus dipenuhi perusahaan adalah “perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang terdokumentasi untuk pengawasan proyek TI dan sistem”. Pada kerangka kerja ini, fungsi pengawasan tersebut sebagian besar dilakukan oleh dewan pengelola investasi, namun dapat dikatakan bahwa perusahaan sudah memiliki kebijakan yang terdokumentasi untuk pengawasan proyek TI. Fungsi pengawasan sistem informasi di PT XYZ dilakukan oleh bagian ICT. Telah terdefinisi dengan jelas di dalam SOP perusahaan tentang tugas-tugas tiap-tiap staff ICT dalam pengawasan sistem. SOP juga mengatur hal-hal terkait manajemen risiko TI, seperti sistem cadangan, rantai komando, serta prosedur yang harus diikuti ketika ada bencana seperti virus dan serangan eksternal. Ketika implementasi ERP, dalam manual SAP juga dijelaskan tentang tugas dari champion site sebagai pengawas jalannya implementasi sehingga implementasi dapat berjalan tanpa adanya kendala.


85

Tabel 4.4 Pelaksanaan Proses Keepat Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan Commitment The organization has documented policies and procedures for management oversight of IT projects and systems Prerequisites Adequate resources, including people, funding, and tools, are provided for IT project oversight IT projects and systems, including those in steady state (operations and maintenance), maintain approved project management plans that include expected cost and schedule milestones and measurable benefit and risk expectations Activities Data on actual performance (including cost, schedule, benefit and risk performance) are provided to the appropriate IT investment board Using verified data, each investment board regularly reviews the performance of IT projects and systems against stated expectations For each underperforming IT project or system, appropriate actions are taken to correct or terminate the project or system in accordance with defined criteria and the documented policies and procedures for management oversight The investment board regularly tracks the implementation of corrective actions for each underperforming project until the actions are completed.

√ √ √

√ X

X

X

Tabel di atas menunjukkan pengelolaan TI pada perusahaan. Untuk setiap pengelolaan TI yang telah sesuai dengan kerangka kerja ITIM diberikan tanda (√), dan untuk setiap pengelolaan TI yang belum sesuai diberikan tanda (X). Selain dari komitmen tersebut, perusahaan harus memenuhi dua prasyarat, yaitu “perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukan pengawasan TI”, dan “proyek TI, baik yang direncanakan maupun yang telah diterapkan, memiliki rencana manajemen yang termasuk perkiraan biaya, milestone, manfaat, serta risiko”. PT XYZ telah memenuhi kedua prasyarat tersebut. Perusahaan telah memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pengelolaan yang baik atas aset TI mereka, baik dari segi finansial, manusia, maupun peralatan mereka. Perusahaan juga telah memiliki rencana manajemen, baik ketika proyek masih dalam tahap implementasi, maupun ketika proyek telah diimplementasikan. Pada tahap implementasi,


86

perusahaan telah membuat rencana implementasi dengan bantuan konsultan implementasi ERP. Rencana implementasi tersebut mencakup tahap-tahap yang akan dicapai perusahaan dalam implementasinya serta risiko-risiko dan mitigasinya, seperti pelatihan karyawan. Biaya dan manfaat telah dianalisa perusahaan sebelum mereka melakukan investasi tersebut. Pada saat sistem telah diimplementasikan, perusahaan memiliki rencana lain untuk pengelolaannya. Rencana ini sebagian besar berkaitan dengan manajemen risiko serta tugas-tugas dari karyawan ICT dalam pengawasan sistem informasi perusahaan. Setelah perusahaan memenuhi prasyarat dan komitmen tersebut, perusahaan dapat melakukan empat aktivitas ini untuk meningkatkan proses pengawasannya. Aktivitas tersebut adalah “data pelaksanaan sistem informasi diberikan ke dewan pengelola investasi yang bersangkutan”, “menggunakan data yang telah diverifikasi, dewan harus melakukan evaluasi sistem informasi terhadap yang diharapkan”, “untuk tiap sistem yang tidak memenuhi ekspektasi dilakukan tindakan korektif”, dan “dewan pengelola investasi secara berkala mengawasi tindakan korektif yang dilakukan atas sistem informasi yang tidak sesuai dengan ekspektasi”. Meski bukan dengan dewan pengelola investasi, perusahaan telah melakukan proses yang dideskripsikan pada aktivitas pertama. Pada saat proses imlementasi ERP, perusahaan mengelola dokumentasi yang baik atas investasinya. Terdapat komunikasi yang baik antar tim implementasi. Tiap penyelesaian tahap implementasi tim implementasi mengadakan rapat, yang melaporkan pencapaian serta perkiraan untuk menyelesaikan langkah selanjutnya.

Data

terkait

risiko

dan

manfaat

yang

akan

diterima

telah

dikomunikasikan pada awal sebelum implementasi. Biaya dari implementasi ERP ini ditanggung oleh perusahaan induk, namun biaya-biaya dari tiap proses implementasi tetap dikomunikasikan. Meski begitu perusahaan belum melakukan tiga aktivitas lainnya, yaitu evaluasi. Evaluasi belum dilakukan karena sistem baru berjalan selama enam bulan. Evaluasi dibutuhkan perusahaan untuk melihat apakah sistem telah memberikan manfaat yang diharapkan dan untuk memberikan tindakan korektif ketika ditemukan bahwa performa sistem tidak sesuai dengan yang diharapkan.


87

Dengan tidak melakukan evaluasi perusahaan mengalami risiko bahwa sistem yang diterapkan belum memiliki performa yang diharapkan. e. Capturing investment information Proses terakhir yang dapat ditingkatkan perusahaan adalah capturing investment information. Untuk meningkatkan proses perusahaan pada area ini, perusahaan harus memenuhi dua komitmen dan prasyarat, yang akan selanjutnya akan dilanjutkan dengan mengimplementasikan tiga aktivitas yang meningkatkan proses. Tabel 4.5 Pelaksanaan Proses Kelima Pada Kerangka Kerja ITIM Perusahaan Commitment The organization has documented policies and procedures for identifying and collecting information about IT projects and systems to support the investment management process An official is assigned responsibility for ensuring that the investment information collected meets the needs of the investment management process Prerequisites Adequate resources, including people, funding, and tools, are provided for identifying IT projects and systems and collecting relevant investment information about them Activities The organization's IT projects and systems are identified, and specific information is collected to support decisions about them The information that has been collected is easily accessible and understandable to decision makers and others The information repository is used by investment decision makers and others to support investment management

√ √

√

√ √ √

Tabel di atas menunjukkan pengelolaan TI pada perusahaan. Untuk setiap pengelolaan TI yang telah sesuai dengan kerangka kerja ITIM diberikan tanda (√), dan untuk setiap pengelolaan TI yang belum sesuai diberikan tanda (X). Komitmen-komitmen yang harus dipenuhi sebuah perusahaan adalah ”perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasikan dan mengumpulkan informasi tentang proyek TI untuk mendukung proses manajemen investasi”, serta


88

“seseorang diberikan tanggung jawab untuk memastikan informasi investasi yang telah dikumpulkan memenuhi kebutuhan dalam proses manajemen investasi”. Perusahaan telah memenuhi kedua komitemen tersebut. Perusahaan sudah memiliki prosedur-prosedur untuk mengumpulkan informasi terkait proyek TI mereka. Prosedur terkait pengunpulan informasi investasi TI perusahaan tidaklah sulit. Informasi awal pada saat penerapan ERP, seperti biaya awal implementasi, diperoleh melalui dokumentasi ada saat implementasi. Informasi terkait biaya tahunan dari ERP dapat diperoleh dari vendor, dan ketika terdapat perubahan pada biaya tahunan tersebut PT XYZ akan diinformasikan. Informasi terkait sistem, seperti pembaharuan terakhir yang dilakukan perusahaan, lokasi logis dan fisik aset TI, maupun patch terakhir sistem, diperoleh melalui dokumentasi perusahaan. Bagian ICT perusahaan juga telah memberikan tanggung jawab yang jelas pada karyawan mereka tentang staff-staff yang bertanggung jawab dalam dalam pengumpulan informasi tersebut. Pengawasan juga telah dilakukan atas pelaksanaan proses-proses tersebut. VP bagian ICT bertanggung jawab untuk memastikan bahwa staff ICT melakukan tugas yang telah ditentukan. Prasyarat yang harus dipenuhi perusahaan hanya satu, yaitu “sumber daya yang cukup disediakan untuk mengidentifikasikan proyek TI dan mengumpulkan informasi yang

berkaitan”.

Sumber

daya

yang

dimiliki

perusahaan

cukup

untuk

mengidentifikasikan dan mengumpulkan informasi terkait TI perusahaan. Perusahaan memiliki staff yang kompeten maupun peralatan untuk memantau aset TI. Setelah perusahaan memenuhi komitmen dan prasyarat yang disebutkan, perusahaan melakukan beberapa aktivitas yang akan meningkatkan kualitas proses mereka untuk memperoleh investasi informasi, yaitu “sistem dan proyek TI perusahaan teridentifikasi dan informasi-informasi spesifik dikumpulkan untuk membuat keputusan terkait TI”, “informasi yang dikumpulkan mudah diakses dan mudah dipahami oleh pembuat keputusan dan pihak lain”, serta “penyimpanan informasi digunakan oleh para pembuat keputusan dan pihak lain untuk mendukung tatakelola investasi”. Informasi atas proyek TI dan sistem perusahaan sudah dikumpulkan oleh


89

perusahaan. Informasi yang dikumpulkan perusahaan adalah informasi yang telah dijelaskan sebelumnya. Selama proses implementasi, perusahaan juga terus melakukan dokumentasi yang baik. Perusahaan melakukan dokumentasi untuk tiaptiap langkah pada proses implementasi, dan informasi yang telah dikumpulkan disimpan di dalam tempat penyimpanan. Informasi terkait sistem perusahaan yang disimpan pada tempat penyimpanan hanya digunakan oleh bagian ICT saja, karena informasi tersebut tidak terlalu diperlukan untuk bagian-bagian lain. Informasi yang disimpan pada tempat penyimpanan tersebut disimpan dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh bagian ICT sebagai pihak yang menggunakan. Staff ICT juga ditugaskan untuk mengelola penyimpanan informasi dengan memperbaharui informasi-informasi yang terdapat di dalamnya. Pengelolaan tempat penyimpanan tersebut penting, karena pada saat perusahaan ingin investasi pada aset TI baru, informasi pada tempat penyimpanan adalah informasi yang terbaru dan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. 4.3.2.2.

Hasil Analisis ITIM

Oleh karena perusahaan tidak memenuhi beberapa aktivitas, prasyarat dan komitmen yang dibutuhkan untuk mencapai tingkat kedua, dapat disimpulkan bahwa PT XYZ berada pada tingkat pertama dari maturity model ITIM, yaitu masih pada tingkat creating investment awareness. Beberapa proses yang dimiliki PT XYZ tidak diterapkan secara formal, yaitu penerapan prosesnya hanya diterapkan untuk memenuhi kepentingan perusahaan (ad-hoc). Seperti misalnya proses pemilihan investasi TI baru, perusahaan tidak memiliki dokumentasi proses ini dalam SOP ataupun dokumentasi formal lainnya, melainkan ada di dalam penyimpanan informasi mereka. Perusahaan juga belum melakukan evaluasi atas investasi TI mereka. Dengan tidak melakukan evaluasi, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mendeteksi kelemahan sistem, dan permasalahan tidak dapat dicegah. Seiring dengan perkembangan perusahaan, mereka akan membutuhkan TI baru dan akan menginvestasikan sumber daya mereka ke TI baru. Agar pengelolaan aset TI PT


90

XYZ dapat dilakukan dengan efisien mereka harus menerapkan beberapa proses yang disarankan dalam kerangka kerja ini. Agar PT XYZ dapat maju ke tingkat berikutnya dalam kerangka kerja ini, yaitu building the investment foundation, perusahaan harus memiliki dewan yang mengelola keputusan-keputusan investasi. Pengguna sistem informasi PT XYZ juga harus dilibatkan agar mereka memiliki andil yang besar dalam pengembangan sistem, karena mereka adalah pihak-pihak yang menggunakan dan mereka yang paling mengetahui proses bisnis perusahaan. Pengetahuan mereka tentang proses bisnis akan membuat implementasi memprioritaskan proses yang penting. PT XYZ juga harus memiliki proses penilaian dan evaluasi TI yang terformalisasi, sampai ke kriteria yang terdefinisi secara jelas, sehingga perusahaan dapat mencapai keputusan yang konsisten dan selaras dengan strategi perusahaan, sehingga TI yang diterapkan adalah yang memberikan manfaat bagi perusahaan. 4.3.3


Alat analisa selanjutnya adalah menggunakan IT Strategic Impact Grid. Evaluasi pemanfaatan sistem informasi di perusahaan akan dilakukan dengan melihat pemanfaatan sistem informasi di dalam perusahaan serta dengan mengusulkan arah perkembangan sistem informasi tersebut. Dengan menganalisa peran dari sistem informasi dalam perusahaan dan dalam industri perusahaan, perkembangan sistem informasi perusahaan dapat diarahkan agar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Sistem informasi yang digunakan oleh PT XYZ, yaitu sistem ERP, menempatkan perusahaan pada kuadran support. Pada saat ini implikasi bisnis dari pemanfaatan SAP di perusahaan dapat dikatakan kecil. Bisnis perusahaan adalah menyediakan layanan untuk induk perusahaan, yaitu PT DEF, namun penyediaan layanan tersebut dilakukan melalui beberapa unit usaha yang dimiliki oleh PT XYZ. Peranan PT XYZ dalam bisnisnya adalah dalam penyediaan manajemen serta konsultasi untuk keempat unit usaha tersebut. Dalam hal ini PT XYZ berperan dalam pengonsolidasian laporan keuangan mereka. Tiap-tiap peristiwa akuntansi akan dibukukan oleh para unit usaha, peranan PT XYZ di sini adalah untuk mengonsolidasikan laporan tersebut melalui


91

rekonsiliasi antara pelaporan keuangan dari unit usaha untuk mencegah terjadinya masalah dalam pelaporan keuangan mereka seperti pengkreditan pajak berganda.

Gambar 4.1 Lokasi Perusahaan Pada IT Srategic Impact Grid Sumber: Applegate, 2009, telah diolah kembali

Sistem ERP yang diterapkan hanyalah untuk membantu proses akuntansi perusahaan, di mana sistem ERP tidak terlalu membantu kegiatan lain PT XYZ. Sistem ERP digunakan oleh perusahaan hanya untuk keperluan pembukuan seperti pencatatan dan rekonsiliasi serta untuk pengendalian. Efek dari kegagalan sistem juga menunjukkan bahwa implikasi dari sistem informasi yang diterapkan kecil. Apabila ada suatu kejadian di mana sistem SAP mengalami kegagalan yang terjadi khusus di PT XYZ, perusahaan hanya akan terpengaruh dari segi pencatatan transaksinya. Untuk mengatasi kejadian tersebut perusahaan untuk sementara dapat mencatat transaksi secara manual. Kegagalan sistem tersebut hanya


92

akan berpengaruh kecil ke dalam kegiatan operasi perusahaan. Dengan PT XYZ melakukan pencatatan transaksi secara manual, operasi unit usahanya tetap dapat dijalankan dan akan tetap terdokumentasi. Dapat dikatakan pengaruh kegagalan sistem ke operasi perusahaan kecil. Ketika sistem informasi yang diterapkan perusahaan berada pada kuadran support, fokus dari sistem informasi yang diterapkan adalah pada biaya yang rendah. Investasi sistem informasi perusahaan harus dilakukan dengan memperhatikan biaya dari implementasi. Investasi sistem informasi juga harus ditujukan ke otomatisasi bisnis, yang tentunya dilakukan secara bertahap. Penerapan sistem informasi sebaiknya tidak dilakukan secara langsung pada tiap-tiap proses bisnis, melainkan diterapkan satu per satu. Fungsi teknologi informasi harus menyeimbangkan antara manfaat dari implementasi teknologi-teknologi baru yang akan meningkatkan efisiensi dengan biaya dari implementasi tersebut (Applegate, 2009). Terkait metode implementasi, implementasi yang dilakukan PT XYZ telah sesuai dengan konsep yang dikemukakan oleh Applegate. Implementasi ERP dilakukan perusahaan dengan menerapkan modul yang diperlukan terlebih dahulu, yaitu Modul Financial dan Modul Controlling. Penerapan kebutuhan atas penerapan modul tersebut adalah dikarenakan perusahaan induk yang membutuhkan peningkatan kualitas pelaporan keuangan, sehingga anak perusahaannya harus mengikuti. Kualitas laporan keuangan ditingkatkan melalui penerapan kedua modul tersebut, sehingga kedua modul tersebut mendapatkan prioritas dalam implementasinya. Selanjutnya rencana perusahaan terkait sistem informasi perusahaan adalah untuk melakukan otomatisasi atas proses bisnis lainnya. Rencana tersebut dicerminkan dalam bentuk penerapan modul baru, yaitu material management. Modul Material Management mendapatkan prioritas kedua karena perusahaan mengatur asset yang jumlahnya cukup banyak, sehingga implementasi dari Modul Material Management akan sangat membantu bagi pengendalian aset perusahaan.


93

Pada perusahaan, sistem informasi dikelola sebagai cost center, yaitu sebagai bagian yang tidak memberikan pendapatan tambahan bagi perusahaan. Pada perusahaan, bagian teknologi informasi berperan untuk menjaga stabilitas jaringan SAP, sehingga SAP dapat beroperasi tanpa ada kendala dari segi teknis. Namun PT XYZ juga menyeimbangkan fungsi bagian teknologi informasi dengan fungsi manajerial, sehingga bagian ini tidak hanya berfungsi sebagai bantuan teknis saja. Selain dari menjaga stabilitas jaringan, bagian teknologi informasi juga berperan dalam mengembangkan keputusan-keputusan terkait sistem informasi perusahaan, seperti pengembangan-pengembangan sistem informasi perusahaan. Perusahaan yang berada pada bagian support disarankan untuk melakukan outsourcing pada tenaga-tenaga kerja bagian teknologi informasi. Penggunaan karyawan outsource adalah untuk memanfaatkan tenaga kerja yang terspesialisasi dengan pengetahuan tinggi terkait teknologi pada biaya yang relatif rendah. Meski begitu, hal ini tidak diterapkan pada perusahaan. Karyawan-karyawan teknologi informasi yang dimiliki PT XYZ adalah milik sendiri, dalam artian mereka bukan pegawai outsouce. Pertimbangan PT XYZ untuk menggunakan karyawan tetap dibandingkan dengan melakukan outsourcing adalah karena tenaga kerja mereka sudah cukup kompeten tanpa perusahaan mengeluarkan biaya yang besar. Perusahaan tidak perlu banyak memberikan pelatihan terkait sistem informasi perusahaan, karena latar belakang karyawan yang sudah mahir. Karyawan teknologi informasi PT XYZ juga telah memahami proses bisnis perusahaan dengan baik, sehingga implikasi pemanfaatan ERP pada bisnis perusahaan dapat ditangkap dan dikendalikan oleh mereka. Fokus dari fungsi tenaga kerja teknologi informasi yang dibutuhkan pada kuadran support adalah cukup pada bantuan teknis, dan karyawan IT perusahaan dapat memenuhi fungsi ini dengan baik. Perusahaan memiliki bagian ICT, yang dipimpin oleh seorang VP dengan dibantu oleh staff-nya. Tenaga kerja teknologi informasi perusahaan adalah para pegawai yang memiliki pemahaman umum tentang teknologi informasi, pengetahuan mereka tidak terspesialisasi kepada suatu bidang di teknologi informasi. Pada saat ini para


94

pegawai cukup memenuhi fungsi mereka sebagai IT Generalist yang memiliki pemahaman umum terkait teknologi informasi dan membuat mereka dapat memenuhi berbagai tugas. Latar belakang para pegawai membuat mereka dapat melakukan pemeliharaan terkait sistem jaringan perusahaan, memberikan bantuan yang bersifat teknis kepada para pengguna serta konsultasi kepada para unit usahanya. Meski dengan kualifikasi yang dimiliki para karyawan teknologi informasi PT XYZ, kendala lain muncul di bagian ini, yaitu dari segi biaya. Dengan perusahaan memiliki sendiri karyawan bagian teknologi informasi, PT XYZ harus menanggung beban gaji dan manfaat yang diterima karyawan tersebut. Dengan biaya yang relatif lebih rendah, perusahaan dapat memiliki tenaga teknologi informasi yang cukup kompeten melalui outsourcing. 4.4

Kesimpulan Umum Penerapan TI

Dari hasil yang diperoleh melalui analisa di atas, dapat ditarik beberapa kesimpulan. Dari segi pertimbangan perusahaan serta kesiapan perusahaan, keputusan mereka untuk menerapkan TI sudah baik. Mereka menerapkan TI dengan memperhatikan risiko-risiko serta menerapkan pengendalian yang baik. Pengendalian-pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan membuat sistem ERP perusahaan memberikan potensi manfaat yang tinggi. Namun apakah potensi tersebut sudah dikapitalisasi dengan baik oleh perusahaan akan dilihat melalui hasil analisis. Tabel di bawah menyimpulkan hasil dari analisis yang telah dilakukan di atas. Tabel 4.6 Kesimpulan Umum dari Hasil Analisis Alat Analisis Critical Success Factor

Kesimpulan Pada saat implementasi dilakukan, pengelolaan perusahaan secara umum telah sesuai dengan praktik terbaik yang ada di lapangan. Meski begitu perusahaan perlu memperhatikan beberapa metode pengelolaan mereka, khususnya terkait pelatihan para pengguna serta pengelolaan biaya dari TI itu sendiri.


95

Alat Analisa ITIM


Kesimpulan Perusahaan berada pada tingkat kedewasaan pertama pada ITIM yaitu creating investment awareness. Proses pengelolaan investasi TI perusahaan secara umum masih bersifat ad-hoc. Untuk dapat berkembang ke tingkat kedewasaan kedua dalam pengelolaan investasi TI mereka, perusahaan harus memberikan formalisasi atas proses pengelolaan mereka, sehingga terdapat metodemetode yang jelas dan dapat diulang untuk pengelolaan investasi TI perusahaan. TI yang diterapkan oleh perusahaan berada pada kuadran support. Pada kuadran tersebut peran TI pada operasi perusahaan harus dikelola dengan memperhatikan biaya, sehingga perkembangan-perkembangan yang dapat dilakukan pada proses di atas dilakukan dengan penekanan pada biaya yang rendah.


BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Setelah melakukan evaluasi atas penerapan dan pengelolaan sistem ERP perusahaan dengan menggunakan praktik terbaik, dapat diambil beberapa kesimpulan berikut: a. Jika melihat dari tujuan penerapan sistem ERP pada perusahaan, yaitu untuk menciptakan laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat, penerapan ERP di perusahaan telah sesuai dengan sasaran. Laporan keuangan telah dibuat dalam waktu yang lebih cepat, serta dengan informasi yang terintegrasi laporan keuangan menjadi lebih akurat. b. Proses implementasi ERP yang dilakukan perusahaan sudah baik dan sesuai dengan praktik terbaik perusahaan, kecuali pada pelaksanaan pelatihan. Dengan tidak menerapkan post-training, kemampuan karyawan akan kurang dikembangkan dan rentan terhadap kesalahan. Efisiensi dari penggunaan sistem ERP akan tergantung kepada kompetensi penggunanya c. Proses tatakelola teknologi informasi (TI) perusahaan terlihat masih terdapat beberapa kekurangan, khususnya pada tidak terdapatnya dewan pengelola investasi.

Menurut

Information

Technology

Investment

Management,

perusahaan berada pada tingkat kedewasaan pertama. Agar PT XYZ dapat meningkatkan

tingkat

kedewasaannya,

perusahaan

harus

mengimplementasikan dewan pengelolaan investasi, pemberdayaan para pengguna dalam implementasi, serta memiliki proses penilaian investasi yang formal, termasuk sampai kriteria penilaian. Seiring dengan perkembangan perusahaan, perusahaan harus memiliki sistem tatakelola

investasi

yang

formal,

sehingga

perusahaan

tidak


97

mengimplementasikan sistem informasi yang salah. Perusahaan juga harus memperhatikan biaya dalam pengembangan sistem informasinya. d. Dengan mengacu ke IT strategic impact grid, di mana perusahaan berada pada kuadran support, keputusan perusahaan untuk mengelola TI mereka sudah dilakukan dengan memperhatikan biaya. Hal tersebut membuat TI yang dikelola dapat membantu operasi perusahaan tanpa menjadi beban. 5.2 Saran Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, dapat disarankan beberapa perkembangan yang akan meningkatkan nilai TI yang ada di perusahaan. Saran-saran tersebut adalah: a. Melakukan post-training untuk para pengguna sistem, agar kemampuan para pengguna bisa terus meningkat. Sebenarnya mekanisme pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan sudah baik, namun post-training akan memberikan nilai tambah bagi karyawan perusahaan. b. Melakukan evaluasi rutin atas sistem informasi perusahaan. Penerapan ERP di PT XYZ biayanya tinggi. Dengan melakukan evaluasi rutin atas sistem ERP, perusahaan dapat mengidentifikasi adanya masalah sebelum masalah itu terjadi dan melakukan aksi preventif. Sistem akan berjalan dengan lebih efisien karena perusahaan bisa mengidentifikasikan keubutuhan-kebutuhan sistem. c. Mempertimbangkan pembuatan dewan pengelolaan investasi. Selama ini fungsi pengawasan dan evaluasi TI dilakukan hanya oleh seorang VP ICT. Pembentukan dewan mungkin tidak harus menjadi organ sendiri di dalam perusahaan, namun bisa dilakukan dengan memberikan tanggung jawab kepada para VP di perusahaan, terutama VP bagian Finance, Strategic Planning, serta Human Resource. Pembentukan dewan ini akan membuat


98

keputusan investasi memperhatikan berbagai aspek yang diawasi oleh berbagai ahli di bidangnya. d. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, PT XYZ harus melakukan formalisasi proses tatakelola, khususnya untuk proses tatakelola investasi TI perusahaan. Dengan melakukan standardisasi tersebut proses tatakelola akan dapat dengan mudah dilakukan dan diawasi. e. Mengimplementasikan modul lain dalam SAP secara bertahap. SAP merupakan perangkat lunak ERP yang memiliki banyak modul yang dapat digunakan perusahaan untuk lebih jauh lagi meningkatkan kualitas laporan keuangan mereka.


DAFTAR PUSTAKA

Applegate, Lynda M. (2009). Corporate Information Strategy and Management : Text and Cases. New York: McGraw-Hill Hooshang M. Beheshti, (2006) What managers should know about ERP/ERP II, Management Research News Belassi, W. and Tukel, O. I. (1996). A New Framework for Determining Critical Success/Failure Factors In Projects. International Journal of Project Management Bhatti, T. R (2005). Critical Success Factors for The Implementation Of Enterprise Resource Planning (ERP): Empirical Validation. Dubai: Zayed University Eckartz, S. et al. (2009). A Conceptual Framework for ERP Benefit Classification: A Literature Review Hall, James A. (2011). Accounting Information Systems. Mason: South-Western Cengage Learning Hall, James A. (2011). Information Technology Auditing. Mason: South-Western Cengage Learning Hammer M. and Champy J. (1993) Reengineering The Cooperation: A Manifesto For Business Revolution, New York Information Technology Investment Management: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity.(2004). United States Accounting Office Lightfoot E., and Salaway G. (2003). A Different Kind of ERP: Extending and Renewing Legacy Systems. EDUCAUSE Center for Applied Research: Research Bulletin


100

Moohebat, M. R., Jazi, M. D., and Asemi, A. (2011). Evaluation of the ERP Implementation at Esfahan Steel Company Based on Five Critical Success Factors: A Case Study. International Journal of Business and Management Nah, F. F. H. and Lau L. S. (2001). Critical Factors for Successful Implementation of Enterprise Systems. Business Press Management Journal Perepu I. (2008). ERP lmplementation Failure at Hershey Foods Corporation. ICFAI Center for Management Research PriceWaterhouseCoopers. ERP Implementation in the Mid Market Segment Rosario, J. G., (2000) On the leading edge: critical success factors in ERP implementation projects. Business World Senft, S, Gallegos F., (2009). Information Technology Control and audit. Broken Sound Parkway: CRC Press Umble, E. J., Haft, R. R., and Umble, M. M. (2003). Enterprise Resource Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors .Waco: Elseiver Science B. V. Wong, B. and Tein D. (2003). Critical Success Factors For ERP Projects


Lampiran 1 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Prosess Instituting the Investment Board pada Tingkat Kedewasaan 2


Lampiran 2 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Meeting Business Needs pada Tingkat Kedewasaan 2


Lampiran 3 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Selecting an Investment pada Tingkat Kedewasaan 2


Lampiran 4 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Providing Investment Oversight pada Tingkat Kedewasaan 2


Lampiran 5 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Capturing Investment Information pada Tingkat Kedewasaan 2


Lampiran 6 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Defining the Portofolio Criteria pada Tingkat Kedewasaan 3


Lampiran 7 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Creating the portofolio pada Tingkat Kedewasaan 3


Lampiran 8 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Evaluating the Portofolio pada Tingkat Kedewasaan 3


Lampiran 9 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Conducting Post Implementation Reviews pada Tingkat Kedewasaan 3


Lampiran 10 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Improving the Portofolio’s Performance pada Tingkat Kedewasaan 4


Lampiran 11 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Managing the Succession of Information System pada Tingkat Kedewasaan 4


Lampiran 12 Komitmen, Prasyarat, Serta Aktivitas Pada Proses Optimizing the Investment Process pada Tingkat Kedewasaan 5


Lampiran 13 Komitmen, Prasyarat, serta Aktivitas pada Proses Using IT to Drive Strategic Business Change pada Tingkat Kedewasaan 5


EVALUASI INVESTASI SISTEM INFORMASI ERP PADA PT XYZ LAPORAN MAGANG

Recommend Documents