EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SOFI XP MODUL ACCOUNTING PADA INDUSTRI SOFTWARE HOUSE Shinta Mardallena, Melen, Denen Davinelya, Noerlina BINUS University Jl. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat, 53696969
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak
Modul accounting merupakan modul yang penting bagi proses bisnis perusahaan. Peranannya berupa parameter perhitungan keuntungan, kerugian, pengukuran kinerja keuangan berbasis pada transaksi, yang pada intinya merupakan suatu sistem laporan yang bersifat real-time. Besarnya kebutuhan perusahaan terhadap accounting menunjukkan bahwa accounting merupakan salah satu sumber daya yang mendukung berdirinya sebuah perusahaan. Maka, perusahaan terus-menerus meningkatkan kinerja accounting terutama dalam menangani piutang, hutang maupun transaksi yang dilakukan secara tunai. Evaluasi yang dilakukan pada sistem ERP berbasis SOFI XP ini bertujuan agar dapat memberikan solusi atas masalah yang ditemukan saat dilakukan analisis kebutuhan sistem. Evaluasi ini dilakukan dengan dua tahap yaitu dengan mengumpulkan data dan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan. Dengan melakukan evaluasi ini, dapat dihasilkan dokumentasi kinerja sistem pada perusahaan serta solusi bagi masalah-masalah yang ditemukan. Kata Kunci: evaluasi, ERP, accounting
PENDAHULUAN Pada era globalisasi ini, persaingan bisnis yang semakin ketat membuat peranan sistem informasi tidak dapat dipungkiri lagi. Sistem informasi telah menjadi salah satu elemen yang paling penting bagi perusahaan dalam mendukung proses bisnis yang sedang berjalan. Hal ini dapat dilihat dari semakin pesatnya perkembangan teknologi dan informasi dalam segala bidang. Kebutuhan akan implementasi teknologi semakin tinggi guna untuk memperlancar bisnis (Verboom, Iwaarden, & der Wiele, 2004). Dengan adanya teknologi, bisa menjadi keuntungan tersendiri bagi perusahaan tersebut dalam menghadapi persaingan bisnis (Zomorrodian, 2013). Selain itu, dalam suatu perusahaan, proses bisnis yang di jalankan akan menghasilkan data yang kemudian akan diolah menjadi informasi yang dimanfaatkan dalam hal pengambilan keputusan. Dari segi teknologi informasi, perusahaan diharapkan dapat mengorganisasikan dan mengelolah data yang ada dalam suatu sistem yang terintegrasi, sehingga menjadi informasi yang lebih akurat. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi serta tingkat persaingan yang semakin pesat, meningkatkan kebutuhan dan kompleksitas proses bisnis perusahaan yang memicu munculnya kebutuhan akan sistem informasi yang terintegrasi dari satu proses dengan proses yang lain. Untuk memenuhi tantangan tersebut, muncullah ERP (Enterprise Resource Planning) yang merupakan pengembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRP II). ERP (Enterprise Resource Planning) tersebut adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam sebuah organisasi demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. ERP memainkan peran yang sangat penting dalam memungkinkan integrasi sistem pada berbagai tingkat arsitektur aplikasi (Motiwalla & Thompson, 2009). Modul financial accounting, merupakan salah satu modul yang paling penting bagi perusahaan (Schieneman, 2000). Peranannya sebagai parameter perhitungan keuntungan, kerugian,
mengukur kinerja keuangan berbasis pada data transaksi yang pada intinya merupakan suatu sistem laporan yang bersifat real-time. Salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan software (industri software house) di Indonesia, membuat software yang diberi nama SOFI XP. Selain itu masih ada web dengan nama DOKUKU. Perusahaan tersebut menawarkan software yang dapat membantu perusahaanperusahaan untuk melakukan transaksi dengan lebih mudah, software tersebut juga dapat dimodifikasi sesuai dengan permintaan pelanggan. Industri Software House ini juga menerapkan software ciptaan mereka sendiri dengan modul accounting. Industri Software House telah menerapkan aplikasi SOFI XP sejak tahun 2009. Karena umur aplikasi yang diterapkan sudah lama, maka diperlukan adanya evaluasi terhadap aplikasi tersebut. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui seberapa baik aplikasi sudah berjalan, sehingga perusahaan dapat terus berkembang dalam meningkatkan kualitas perusahaan. Untuk lebih jelas tentang evaluasi, Penulis telah mengutip pengertian evaluasi dari Davidson (2005) yang menyatakan bahwa evaluasi merupakan aktivitas terpenting yang memungkinkan kita untuk berkembang, mengembangkan, meningkatkan sesuatu dan bertahan di dalam lingkungan yang selalu berubah. Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada evaluasi sistem ERP dengan modul accounting pada Industri Software House. Batasan ruang lingkup penelitian adalah sebagai berikut: 1. Evaluasi proses bisnis account payable pada SOFI XP di Industri Software House. Adapun submodul yang ada di dalam account payable adalah: a. Account Payable b. Account Payable Debit Note c. Account Payable Credit Note d. Payment 2. Evaluasi proses bisnis account receivable pada SOFI XP di Industri Software House. Adapun submodul yang ada di dalam account receivable adalah: a. Account Receivable b. Account Receivable Debit Note c. Account Receivable Credit Note d. Receipt 3. Evaluasi proses bisnis general ledger pada SOFI XP di Industri Software House. Adapun submodul yang ada di dalam general ledger adalah: a. General Journal b. Adjustment Journal 4. Kustomisasi aplikasi SOFI XP pada Industri Software House.
1. 2.
1. 2. 3.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: Melakukan evaluasi kinerja sistem ERP berbasis SOFI XP modul accounting yang telah diterapkan pada Industri Software House. Memberikan rekomendasi atas kekurangan yang mungkin ditemukan selama evaluasi kinerja sistem ERP berbasis SOFI XP. Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: Perusahaan dapat mengetahui dampak kegagalan pada aplikasi. Perusahaan dapat mengetahui kekurangan yang terdapat pada aplikasi. Perusahaan dapat mengetahui hal-hal apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki kekurangan.
METODOLOGI 1.
2.
Metodologi yang digunakan antara lain: Metode Pengumpulan Data: a. Wawancara b. Observasi secara langsung c. Metode Studi Kepustakaan Metode Analisis: a. Analisis Proses Bisnis Berjalan
3.
Metode Evaluasi Metode utama yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode Fit/Gap Analysis, yaitu sebuah metode di mana proses perusahaan dan fungsi sistem dibandingkan, dievaluasi, didaftar untuk mendapatkan kecocokan (fit) atau ketidakcocokan (gap). Untuk metode pendukung, penulis menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), yaitu metode yang digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan menganalisis efek kegagalan yang mungkin terjadi pada pemenuhan kebutuhan dan permintaan terhadap sistem yang sedang berjalan.
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil wawancara, observasi, dan analisis yang telah dilakukan, ditemukan beberapa kebutuhan dalam aplikasi pada perusahaan. Dari kebutuhan terebut, dilakukan analisis terhadap rank of requirement, yang dijabarkan dalam tabel FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) berikut.
Likelihood
Account Receivable Aplikasi dapat menampilkan daftar piutang customer pada modul Account Receivable. Dari menu Account Receivable, aplikasi dapat langsung pindah ke menu Receipt untuk membuatkan nota pembayaran bagi customer yang sudah membayar lunas. Aplikasi dapat membuat reminder piutang untuk customer, sehingga jika customer sudah melebihi batas tersebut, maka customer tidak dapat melakukan pembelian. Aplikasi dapat membedakan nomor Invoice untuk penjualan software pertama kali dan kustomisasi aplikasi (penjualan yang kedua kali) kepada customer yang sama Account Receivable Debit Note Aplikasi dapat menambah piutang customer pada Account Receivable Debit Note. Account Receivable Credit Note Aplikasi dapat mengurangi piutang customer pada Account ReceivableCreditNote. Receipt Aplikasi dapat menampilkan nama customer dan jumlah piutangnya, lalu membuatReceipt jika customer sudah membayar lunas. Account Payable Aplikasi dapat menampilkan daftar hutang perusahaan kepada supplier. Dari menu Account Payable, aplikasi dapat langsung pindah ke menu Payment, agar Manager Accounting dapat langsung menginput pembayaran yang sudah dilakukan ke supplier
Priority
System Functions or Features
Severity
Tabel 1 Pengukuran Kinerja Aplikasi dengan Metode FMEA
Risk Priority Number (RPN)
5
5
4
100
L
5
5
5
125
L
3
2
2
12
H
4
4
5
100
L
3
3
3
27
M
3
3
3
27
M
2
3
3
18
M
5
5
4
100
L
5
5
5
125
L
Rank of Requirement
Priority
Likelihood
berdasarkan bukti pembayaran yang dikirim oleh supplier. Account Payable Debit Note Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier, kemudian Manager Accounting dapat mengurangi hutang ke supplier yang dipilih pada aplikasi. Account Payable Credit Note Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier, kemudian ManagerAccounting dapat menambah hutang ke supplier yang dipilih pada aplikasi. Payment Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier yang dihutangi oleh perusahaan dan kemudian membuatkan Payment berdasarkan bukti pembayaran dari supplier yang diinput oleh ManagerAccounting. General Journal Aplikasi akan menyimpan transaksi-transaksi yang dilakukan secara tunai ke dalam General Journal. Adjustment Journal Aplikasi dapat mencatat selisih hasil konversi nilai kurs, saat perusahaan melakukan pembelian ke supplier atau penjualan pada customer, dan pembayaran ke supplier atau pembayaran dari customer dilakukan dengan menggunakan mata uang asing, di mana tanggal pemesanan dan tanggal pembayaran berbeda. Aplikasi menghasilkan laporan di mana nominal hasil konversi mata uang asing sudah sesuai dengan nominal saat customer membayar ke perusahaan atau saat perusahaan melakukan pembayaran ke supplier. Report Laporan menampilkan mata
Severity
System Functions or Features
Risk Priority Number (RPN)
3
3
3
27
M
3
3
3
27
M
2
3
3
18
M
2
3
3
18
M
3
2
3
18
M
3
2
3
18
M
3
2
3
18
M
Rank of Requirement
Likelihood
Priority
Severity
System Functions or Features
Risk Priority Number (RPN)
Rank of Requirement
uang dasar dan mata uang hasil konversi, sesuai dengan yang sudah dispesifikasikan oleh user, dengan nilai total yang benar.
Berdasarkan kebutuhan yang sudah dispesifikasikan rank of requirement-nya, kemudian dilakukan evaluasi apakah kebutuhan tersebut merupakan fit atau gap. Evaluasi tersebut dapat dilihat pada tabel Fit/Gap berikut.
Tabel 2 Analisis Fit/Gap Modul Accounting No
Modul pada Aplikasi
1
2
3 Account Receivable
4
5
Account Receivable Debit Note
Requirement Aplikasi dapat menampilkan daftar piutang customerpada modul Account Receivable. Dari menu Account Receivable, aplikasi dapat langsung pindah ke menu Receipt untuk membuatkan nota pembayaran bagi customer yang sudah membayar lunas. Aplikasi dapat membuat reminder piutang untuk customer, sehingga jika customer sudah melebihi batas tersebut, maka customer tidak dapat melakukan pembelian. Aplikasi dapat membedakan nomor Invoice untuk penjualan software pertama kali dan kustomisasi aplikasi (penjualan yang kedua kali) kepada customer yang sama Aplikasi dapat menambah piutang customer pada Account Receivable Debit Note.
Degree of Fit F
Rank of Requirement L
F
Comments
Alternatives
Aplikasi dapat menampilkan daftar piutang customer secara detail.
-
L
Aplikasi dapat menampilkan nama customer lalu langsung membuat nota pembayaran untuk customer yang sudah membayar lunas.
-
G
H
Aplikasi dapat mengecek terlebih dahulu apakah customer yang mau membeli, memiliki piutang dan sudah melewati batas hutang.
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat melakukan pengecekan, serta mengkonfigurasi aplikasi agar dapat memasukkan batas piutang customer.
G
L
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat membuat nomor Invoice yang berbeda customer yang sama.
F
M
Aplikasi dapat membuat nomorInvoice yang baru untuk membedakan penjualan pertama kali dan kustomisasi aplikasi (penjualan ke dua kali), agar pada saat ingin mencatat pembayaran, dapat diketahui pembayaran tersebut untuk pembayaran yang mana berdasarkan nomor Invoice. Aplikasi dapat menampilkan daftar piutang customer, kemudian menambahkan piutangnya jika customer melakukan permintaan
-
No
Modul pada Aplikasi
Requirement
Degree of Fit
Rank of Requirement
Comments
Alternatives
kustomisasi. 6
Account Receivable Credit Note
Aplikasidapat mengurangi piutang customerpada Account Receivable Credit Note.
F
M
7
Receipt
F
M
8
Account Payable
Aplikasi dapat menampilkan nama customer dan jumlah piutangnya, lalu membuatreceipt jika customer sudah membayar lunas. Aplikasi dapat menampilkan daftar hutang perusahaan kepada supplier. Dari menu Account Payable, aplikasi dapat langsung pindah ke menu Payment, agar Manager Accounting dapat langsung menginput pembayaran yang sudah dilakukan ke supplier berdasarkan bukti pembayaran yang dikirim oleh supplier. Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier, kemudian Manager Accounting dapat
F
9
10
Account Payable Debit Note
Aplikasi dapat menampilkan daftar piutang customer kemudian mengurangi piutangnya jika customer menanggung terlebih dahulu biaya yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Aplikasi dapat memilih customer yang memiliki piutang dan langsung membuatkan bukti pembayaran jika customer membayar langsung lunas piutang tersebut.
-
L
Aplikasi dapat menampilkan daftar hutang kepada supplier secara detail.
-
F
L
Aplikasi dapat menampilkan nama supplier, lalu dapat pindah ke menu Payment sehingga Manager Accounting dapat menginput pembayaran yang sudah dilakukan ke supplier.
-
F
M
Aplikasi dapat menampilkan supplier yang dihutangi oleh perusahaan, kemudian mengurangi jumlah hutang perusahaan, jika
-
-
No
Modul pada Aplikasi
Requirement
Degree of Fit
Rank of Requirement
mengurangi hutang ke supplier yang dipilih pada aplikasi. 11
Account Payable Credit Note
12
Payment
13
General Journal
14
Adjustment Journal
Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier, kemudian Manager Accounting dapat menambah hutang ke supplier yang dipilih pada aplikasi. Aplikasi dapat menampilkan daftar supplier yang dihutangi oleh perusahaandan kemudian membuatkan Payment berdasarkan bukti pembayaran dari supplier yang diinput oleh Manager Accounting. Aplikasi akan menyimpan transaksi-transaksi yang dilakukan secara tunai ke dalam General Journal. Aplikasi dapat mencatat selisih hasil konversi nilai kurs, saat perusahaan melakukan pembelian ke supplier atau penjualan pada customer, dan pembayaran ke supplier atau pembayaran dari
F
M
F
M
F
M
F
M
Comments perusahaan mendapat potongan pembelian atau jika perusahaan melakukan retur pembelian kepada supplier. Aplikasi dapat memilih supplier yang dihutangi oleh perusahaan, kemudian menambah hutang perusahaan, jika supplier membayar terlebih dahulu biaya pengiriman untuk pembelian yang sudah dilakukan oleh perusahaan. Aplikasi dapat menampilkan supplier yang dihutangi oleh perusahaan, kemudian Manager Accounting dapat langsung menginput bukti pembayaran yang didapat dari supplier, jika perusahaan membayar lunas hutangnya kepada supplier tersebut. Jika terdapat transaksi di mana pembayarannya dilakukan secara tunai, maka aplikasi akan mencatat transaksi tersebut ke dalam General Journal. Jika perusahaan melakukan pembelian kepada supplier yang menggunakan mata uang asing, kemudian membayarnya dengan mata uang asing di tanggal yang berbeda dengan tanggal pemesanan, maka aplikasi akan mencatat selisih nilai kurs saat
Alternatives
-
-
-
-
No
Modul pada Aplikasi
Requirement
Degree of Fit
Rank of Requirement
customer dilakukan dengan menggunakan mata uang asing, di mana tanggal pemesanan dan tanggal pembayaran berbeda.
15
16
Report
Aplikasi menghasilkan laporan di mana nominal hasil konversi mata uang asing sudah sesuai dengan nominal saat customer membayar ke perusahaan atau saat perusahaan melakukan pembayaran ke supplier.
G
M
Laporan menampilkan mata uang dasar dan mata
G
M
Comments mata uang sudah dikonversi ke mata uang yang digunakan perusahaan. Jika perusahaan melakukan penjualan terhadap customer dengan mata uang asing, dan customer membayar dengan mata uang asing di tanggal yang berbeda dengan tanggal pemesanan, maka aplikasi juga akan mencatat selisih nilai kurs saat mata uang sudah dikonversi ke mata uang yangdigunakan perusahaan. Pada saat ada pembayaran dari customer atau saat perusahaan melakukan pembayaran ke supplier, mata uang yang digunakan adalah mata uang asing, dengan nilai kurs pada tanggal pembayaran. Namun, saat membuat laporan di akhir bulan, jumlah pembayaran ditulis di dalam nominal mata uang dengan kurs di tanggal saat customer melakukan pemesanan ke perusahaan atau saat perusahaan melakukan pemesanan ke supplier. Aplikasi harus bisa melakukan konversi agar nominal pada laporan sama dengan nominal pada saat membayar ke supplier. Laporan menampilkan mata uang dasar dan mata uang hasil
Alternatives
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat menghasilkan laporan dengan nilai hasil konversi yang tepat.
Mengkustomisasi laporan agar menampilkan mata uang dasar
No
Modul pada Aplikasi
Requirement uang hasil konversi, sesuai dengan yang sudah dispesifikasikan oleh user, dengan nilai total yang benar.
Degree of Fit
Rank of Requirement
Comments
Alternatives
konversi, dengan nilai total yang sudah benar.
dan mata uang hasil konversi dengan nilai total yang sudah benar.
Berdasarkan hasil analisis pada modul accounting, maka disimpulkan hasil analisis masalah dan kebutuhan aplikasi SOFI XP pada Industri Software House sebagai berikut: Tabel 3 Kesimpulan Analisis Fit/Gap Modul Accounting Degree of Fit Rank of Requirement
Total Requirement F
P
G
L
4
4
-
1
M
1
8
-
2
H
11
-
-
1
Berikut diagram batang kesimpulan analisis fit/gap.
Gambar 1 Diagram Batang Kesimpulan Hasil Analisis Fit/Gap
Gambar 2 Diagram Lingkaran Hasil Analisis Fit/Gap untuk Low Requirement
Gambar 3 Diagram Lingkaran Hasil Analisis Fit/Gap untuk Medium Requirement
Gambar 4 Diagram Lingkaran Hasil Analisis Fit/Gap untuk High Requirement
Berdasarkan kesimpulan hasil analisis fit/gap, maka solusi dan rekomendasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
Tabel 4 Rekomendasi Hasil Analisis Fit/Gap No.
Alternatif
Prioritas
1.
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat melakukan pengecekan, serta
H
mengkonfigurasi aplikasi agar dapat memasukkan batas piutang customer. 2.
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat membuat nomor Invoice yang berbeda
L
untuk customer yang sama. 3.
Mengkustomisasi aplikasi agar dapat menghasilkan laporan dengan nilai hasil konversi yang tepat.
M
4.
Mengkustomisasi laporan agar menampilkan mata uang dasar dan mata uang
M
hasil konversi, dengan nilai total yang benar.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan pada Industri Software House dapat disimpulkan bahwa: 1. Berdasarkan hasil analisis fit/gap, didapatkan bahwa terdapat sebanyak 12 fit, 0 partial fit, dan 4 gap. 2. Rekomendasi yang diusulkan untuk memenuhi gap yang ditemukan yaitu dengan melakukan kustomisasi pada aplikasi agar dapat memenuhi kebutuhan. Rekomendasi kustomisasi yang diusulkan antara lain: - Kustomisasi aplikasi usulan dapat membatasi jumlah piutang customer dan dapat mengecek apakah customer sudah melewati batas piutang atau belum. - Kustomisasi aplikasi usulan dapat memberikan penomoran invoice yang berbeda walaupun customer sama dan hanya melakukan penambahan fitur (permintaan kustomisasi). - Kustomisasi aplikasi usulan dapat menghasilkan laporan dengan nilai hasil konversi yang tepat. 3. Berdasarkan gap yang ditemukan pada laporan, dilakukan kustomisasi pada laporan agar dapat menampilkan mata uang dasar dan mata uang hasil konversi sesuai dengan yang dispesifikasikan oleh user, dengan nilai total yang benar. Berdasarkan simpulan yang didapatkan, berikut beberapa saran yang direkomendasikan untuk Industri Software House: 1. Perlu adanya evaluasi yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. 2. Perlu adanya analisis yang dilakukan terhadap resiko-resiko yang akan muncul dan mempengaruhi proses bisnis perusahaan dan kinerja dari sistem yang ada, sehingga resikoresiko tersebut dapat ditangani. 3. Perlu adanya tanggapan yang cepat apabila terjadi kesalahaan pada sistem, agar tidak mempengaruhi kinerja perusahaan.
REFERENSI Motiwalla, L. F., & Thompson, J. (2009). Enterprise Systems for Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Schieneman, G. S. (2000). Financial Statement Analysis and Accounting Issues. Verboom, M., Iwaarden, J. v., & der Wiele, T. v. (2004). A Transparent Role of Information Systems within Business Processes. Proquest, 496-504. Zomorrodian, A. (2013). The Impact of New Information Technology (IT) on e-Government and other Organizational Innovations. Proquest.
RIWAYAT PENULIS Shinta Mardallena, lahir di Kota Jebus pada tanggal 30 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Melen, lahir di Kota Sungailiat pada tanggal 12 Mei 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Denen Davinelya, lahir di Kota Tanjungpinang pada tanggal 6 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
EVALUATION OF ERP SYSTEM BASED ON SOFI XP ACCOUNTING MODULE IN SOFTWARE HOUSE INDUSTRY Shinta Mardallena, Melen, Denen Davinelya, Noerlina BINUS University Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat, 53696969
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstract
Accounting module is an important module for a business process of an enterprise. Its role is to be a parameter to calculate profit and loss, to measure financial performance based on transaction, which is essentially a real time reporting system. How big the needs of an enterprise towards accounting show that accounting is one of the resources that support an enterprise. Therefore, an enterprise keeps improving the performance of accounting especially in handling receivables, payables, or transactions that are done by cash. The evaluation that was done on SOFI XP-based ERP system was meant to provide solutions for problems that were found during analyzing the needs of the system. This evaluation was done in two steps which were gathering data and analyzing the system that is used in the enterprise. This evaluation resulted in the measurement of the system performance and also the solutions provided for the problems that were found during this evaluation. Keywords: evaluation, ERP, accounting
INTRODUCTION In this era of globalization, business competition is getting tougher that makes role of information system can not be denied. Information system has become one of the most important elements for companies in supporting ongoing business process. It can be seen from the rapidly development of technology and information in many aspects. The needs of techology implementation is getting higher in order to ease the business proces (Verboom, Iwaarden, & der Wiele, 2004). The presence of technology, can be a benefit for company in order to face the business competition (Zomorrodian, 2013). Besides, in a company, business process that is running will generate data and then will be processed into information that will be used in decision making. In term of information technology, the company is expected to organize and manage data that exist within an integrated system, so that it becomes a more accurate information. Along with the technology and information development, as well as the level of competition which is growing rapidly, increases the needs and complexity of a company’s business process that triggers the apperance of the needs for an integrated information system from one process to another process. To fulfill that challenge, ERP ( Enterprise Resource Planning), which is a development of the Manufacturing Resource Planning (MRP II), exists. ERP (Enterprise Resource Planning) is a system that is designed to integrate all of the functional areas within an organization in dto achieve the highest point of effectiveness and efficiency. ERP plays a very important role in enabling the integration of system at various levels of the aplication architecture (Motiwalla & Thompson, 2009). Financial accounting module, is one of the most important module for a company (Schieneman, 2000). The roles for calculating parameters of gain, loss, measuring financial performance based on transaction data which basically is a real time report system. One of the software house industries in Indonesia, which is a company that is engaged in the fields of software development, has developed a software called SOFI XP. Beside that, there is also a web named DOKUKU. This company offers software that can help companies to do transaction more easily and it can also be modified according to the demands of customers. This company is also implementing its own created software for its accounting module.
This company has implemented SOFI XP application since 2009. Due to the age of the application that has been long implemented, an evaluation of the application is needed. The evaluation is conducted to determine how well the application has been running, so that the company can keep growing to improve the quality of company. For a clearer understanding of evaluation, the writer has quoted the definition of evaluation from Davidson(2005), that is evaluation is the important activity that allows us to grow, develop, improve something and survive in a changing environment. In this thesis, the discussion will be limited to the evaluation of ERP system with accounting module in this software house industry. The scopes of the research are as follows: 1. The evaluation of account payable business process in SOFI XP at the software house industry. The submodules in the account payable are: a. Account Payable b. Account Payable Debit Note c. Account Payable Credit Note d. Payment 2. The evaluation of account receivable business process in SOFI XP at the software house industry. The submodules in the account receivable are: a. Account Receivable b. Account Receivable Debit Note c. Account Receivable Credit Note d. Receipt 3. The evaluation of general ledger business process in SOFI XP at the software house industry. The submodules in the general ledger are: a. General Journal b. Adjustment Journal 4. Customization of SOFI XP application in the software house industry.
1. 2.
1. 2.
3.
The purposes of this thesis are to: Conduct performance evaluation of ERP system based on SOFI XP accounting module that has been implemented in the software house industry. Provide recommendations of deficiencies that may be discovered during the performance evaluation of ERP system based on SOFI XP. The benefits to be obtained of this thesis are: The company can determine the impact of failures in application. The company can determine the disadvantages that are found in application. The company can determine what to do for fixing the disadvantages.
METHODOLOGY Methodologies that are used include: Data collection method, consists of: a. Interview b. Direct observation c. Literature and philosophy 2. Analysis method: a. Analysis of current business process 3. Evaluation method: The main method that is used in this thesis is the Fit/Gap analysis method, which is a method in which the company process and system functions are compared, evaluated, registered for getting fit and gap. The supporting method that is used is the FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) method, which is used as a basis to identify and analyze the effect of failures that may happen in order to fulfill the needs and demands of the running system. 1.
RESULT AND DISCUSSION Based on the results of interview, observation and analysis that have been done, there are some needs that are found in the company’s application. An analysis of rank of requirements have been conducted, which is tabulated as follows:
Likelihood
Account Receivable Application can display a list of customer accounts in Account Receivable module. From the Account Receivable menu, application can directly switch to the Receipt menu to create a payment receipt for customers who have paid in full. Application can create account receivable reminder for customers, so that if customers have exceeded the limit, then they can’t do any purchases. Application can distuingish the invoice number for the first time sales and customization of application (the second sales) of the same customer. Account Receivable Debit Note Application can add the amount of customer’s account receivable in the Account Receivable Debit Note. Account Receivable Credit Note Application can reduce the amount of customer’s account receivable in the Account Receivable Credit Note. Receipt Application can display customers’ names and the amount of account receivable, then create receipts if customers have paid in full. Account Payable Application can display a list of company’s account payable to supplier. From the Account Payable menu, application can directly switch to payment menu, so Accounting Manager can directly input the payment that have been done by supplier, based on the payment proof that is been sent by the supplier.
Priority
System Functions or Features
Severity
Table 5 Measurement of Application Performance by FMEA Method
Risk Priority Number (RPN)
5
5
4
100
L
5
5
5
125
L
3
2
2
12
H
4
4
5
100
L
3
3
3
27
M
3
3
3
27
M
2
3
3
18
M
5
5
4
100
L
5
5
5
125
L
Rank of Requirement
Priority
Likelihood
Account Payable Debit Note Application can display a list of suppliers, then the Accounting Manager can reduce the payable to supplier who is selected in the application. Account Payable Credit Note Application can display a list of suppliers, then the Accounting Manager can add the payable to supplier who is selected in the application. Payment Application can display a list of suppliers who have been owed by the company and then create payment based on the payment proof sent by the supplier which is entried by the Accounting Manager. General Journal Application will save the transactions that are done by cash in General Journal. Adjustment Journal Application can record the difference of exchange rate conversion results when the company purchases from supplier or selling to customer, and payment to supplier or from customer that is done in foreign currency, where the order date and payment date are different. Application produce a report in which the amount of exchange rate conversion result is already suitable with the amount of when customer pays to company or when the company pays to supplier. Report Report can display home based currency and currency after conversion, which is suitable with the one that has been specified by the user, with the correct total amount.
Severity
System Functions or Features
Risk Priority Number (RPN)
3
3
3
27
M
3
3
3
27
M
2
3
3
18
M
2
3
3
18
M
3
2
3
18
M
3
2
3
18
M
3
2
3
18
M
Rank of Requirement
Based on the needs of which the rank of requirements have been specified, an evaluation is then conducted to determine where the needs belong to: fit or gap. The evaluation can be seen on the following fit/gap table:
Table 6 Fit/Gap Analysis for Accounting Module No
Modul pada Aplikasi
1
2
3 Account Receivable
Requirement Application can display a list of customer accounts in Account Receivable module. From the Account Receivable menu, application can directly switch to the Receipt menu to create a payment receipt for customers who have paid in full. Application can create account receivable reminder for customers, so that if customers have exceeded the limit, then they can’t do any purchases.
4
Degree of Fit F
Rank of Requirement L
F
Comments
Alternatives
Application can display a list of customers’ account receivable in detail.
-
L
Application can display customer’s names, then directly create payment receipt to customers who have paid in full.
-
G
H
Application can check first, whether the customer who wants to do a purchase has credits and they have exceeded the limit.
Customizing application so that it can do a check, and entry a limit for customers’ credits.
G
L
Customizing application so that it can create different invoice number for the same customer.
F
M
Application can create new invoice number to distinguish between the first time sales and the customization of application (the second time sales), so that when recording the payment, it can be discovered which payment is recorded on which invoice number. Application can display a list of customers’ account receivable, and then add the amount of receivable if the customer asks for a
Application can distuingish the invoice number for the first time sales and customization of application (the second sales) of the same customer. 5 Account Receivable Debit Note
Application can add the amount of customer’s account receivable in the Account Receivable Debit
-
No
Modul pada Aplikasi
Requirement
Degree of Fit
Rank of Requirement
F
M
F
M
F
L
F
L
F
M
F
M
Note. 6 Account Receivable Credit Note
7
Receipt
8
9 Account Payable
10
Account Payable Debit Note
11
Account Payable Credit Note
Application can reduce the amount of customer’s account receivable in the Account Receivable Credit Note. Application can display customers’ names and the amount of account receivable, then create receipts if customers have paid in full. Application can display a list of company’s account payable to supplier. From the Account Payable menu, application can directly switch to payment menu, so Accounting Manager can directly input the payment that have been done by supplier, based on the payment proof that is been sent by the supplier. Application can display a list of suppliers, then the Accounting Manager can reduce the payable to supplier who is selected in the application. Application can display a list of suppliers, then the
Comments customization. Application can display a list of customers’ account receivable, and then reduce the amount of receivable if the customer has paid first for the expense that should be paid by company. Appilication can select customer who has credits and create a payment proof if the customer has directly paid in full the credits.
Alternatives -
-
Application can display a list of company’s account payable to supplier in detail. Application can display a list of suppliers’ name, and directly switch to the payment menu so that the Accounting Manager can directly entry the payment that is done by the supplier.
-
Application can select the supplier who is owed by the company, then reduce the amount of payable, if the company gets any purchase discount or if the company does purchase return to the supplier. Application can select the supplier who is owed by the company, then
-
-
-
No
Modul pada Aplikasi
12
Payment
13 General Journal
Requirement Accounting Manager can add the payable to supplier who is selected in the application. Application can display a list of suppliers who have been owed by the company and then create payment based on the payment proof sent by the supplier which is entried by the Accounting Manager. Application will save the transactions that are done by cash in General Journal.
14
Adjustment Journal
Application can record the difference of exchange rate conversion results when the company purchases from supplier or selling to customer, and payment to supplier or from customer that is done in foreign currency, where the order date and payment date are different.
Degree of Fit
Rank of Requirement
F
M
F
M
F
M
Comments add the amount of payable, if the supplier has paid first for the shipping cost which should be paid by the company. Application can display a list suppliers who are owed by the company and then the Accounting Manager can directly entry the payment based on the payment proof from the supplier, if the company paid in full for the payable to the supplier. If there is any transaction which payment has been done by cash, then the application will record the transaction to General Journal. If the company does purchases from the suppliers by foreign currency and then pay by foreign currency in a different date with the order date, then the application will record the difference exchange rate when the currency has been converted to the currency that is used by the company. If the company does sales to customers by foreign currency and the customers pay with foreign currency in a different date with the order date, then the application will also record the difference exchange rate when the foreign currency has been converted to the
Alternatives
-
-
-
No
Modul pada Aplikasi
Requirement
Degree of Fit
Rank of Requirement
Comments
Alternatives
currency that is used by the company. 15
G
M
G
M
Application produce a report in which the amount of exchange rate conversion result is already suitable with the amount of when customer pays to company or when the company pays to supplier.
16
Report
Report can display home based currency and currency after conversion, which is suitable with the one that has been specified by the user, with the correct total amount.
When there is a payment from a customer or when the company does a payment to a supplier, the currency that is used is foreign currency, with the rate on the date of payment. But when the company create reports in the end of the month, the total payment has been recorded with the currency with which the rates are on the date when the customer does a purchase to the company or when the company does order to the supplier. The application has to be able to do a convertion so that the amount stated in the report is equal to the amount that is paid to the supplier. Reports display home based currency and the currency after conversion with the correct amount.
Customizing the application so that it can generate reports with the right amount of conversion result.
Customizing report so that it can display home based currency and the currency after conversion with the correct amount.
Based on the results of the anylsis in the accounting modul, the conclusions of the issues and the needs analysis of SOFI XP application in the software house industry are as follows: Table 7 Conclusion of Fit/Gap Analysis in Accounting Module Degree of Fit Rank of Requirement
Total Requirement F
P
G
L
4
4
-
1
M
1
8
-
2
H
11
-
-
1
The bar chart for the Fit/Gap Analysis is as follows:
Figure 5 Conclusion of Fit/Gap Analysis with Bar Chart
Figure 6 Conclusion of Fit/Gap Analysis for Low Requirements with Pie Chart
Figure 7 Conclusion of Fit/Gap Analysis for Medium Requirements with Pie Chart
Figure 8 Conclusion of Fit/Gap Analysis for High Requirements with Pie Chart
Based on the conclusions of Fit/Gap analysis results, the solutions and recommendation that are given are as follows:
Table 8 Recommendations for Fit/Gap Analysis Results No.
Alternatif
Prioritas
1.
Customizing application so that it can do a check, and entry a limit for customers’ credits. Customizing application so that it can create different invoice number for the same customer. Customizing the application so that it can generate reports with the right amount of conversion result. Customizing report so that it can display home based currency and the currency after conversion with the correct amount.
H
2. 3. 4.
L M M
CONCLUSIONS AND SUGGESTIONS Based on the results of the evaluation that was done in the software house industry, it can be concluded that: 1. Based on the Fit/Gap analysis result, there are 12 fits, 0 partial fit, and 4 gaps obtained. 2. The recommendation that is proposed to fulfil the gaps is to do customization in application so that it can fulfill the needs. The recommendations of customization that are proposed are: - Application customization so that it is able to limit the amount of customers receivables and able to check whether the customers have already exceeded the limit of amount. - Application customization so that it is able to give a different numbering of invoice for the same customer who demands for a feature addition. - Application customization so that it is able to generate reports with the correct amount of exchange rate. 3. Based on the gap that was found on reports, a customization was done on reports so that they are able to display home base currency and currency after conversion which is specified by the user, in the correct amount. Based on the conclusions that are obtained, the followings are the suggestions that are recommended for the software house industry. 1. An evaluation is needed to be performed within a certain period of time to fulfil the needs of the company. 2. An analysis for risks that are to affect the company’s business process and the system performance is needed, so that the risks can be immediately handled or avoided. 3. A fast response is needed if there is an error in the system, so it will not affect the company’s performance.
REFERENCES Motiwalla, L. F., & Thompson, J. (2009). Enterprise Systems for Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Schieneman, G. S. (2000). Financial Statement Analysis and Accounting Issues. Verboom, M., Iwaarden, J. v., & der Wiele, T. v. (2004). A Transparent Role of Information Systems within Business Processes. Proquest, 496-504. Zomorrodian, A. (2013). The Impact of New Information Technology (IT) on e-Government and other Organizational Innovations. Proquest.
WRITER RECORDS Shinta Mardallena, born in the town of Jebus on 30 March 1992. The writer finished her bachelor degree at BINUS University with Information System Study Program in the year 2014. Melen, born in the town of Sungailiat on 12 May 1993. The writer finished her bachelor degree at BINUS University with Information System Study Program in the year 2014. Denen Davinelya, born in the town of Tanjungpinang on 6 January 1993. The writer finished her bachelor degree at BINUS University with Information System Study Program in the year 2014.
