PENGEMBANGAN SISTEM ERP MODUL FINANCIAL ACCOUNTING PADA PT. TONNINDO ERAMULYA (ERASYS CONSULTING)

PENGEMBANGAN SISTEM ERP MODUL FINANCIAL ACCOUNTING PADA PT. TONNINDO ERAMULYA (ERASYS CONSULTING) Yunita Octaviana Caroline Sirin Shafwati Noerlina

1301016356 1301017131 1301064683 D1641

Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Email: ([email protected]; [email protected]; [email protected])

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini ialah untuk menghasilkan blueprint proyek ERP pada modul Financial Accounting di PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting). Metode penelitian yang digunakan adalah Studi Kepustakaan yang meliputi pencarian informasi teoritis terkait dengan pembahasan masalah dan mengumpulkan data dengan turut serta dalam proyek pengembangan sistem ERP dan melakukan analisis langsung terhadap produk software yang telah dibuat PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) sebelumnya. Selain itu, penulis juga menggunakan metode perancangan dengan pendekatan Object Oriented. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah hasil rancangan blueprint dan graphical user interface modul Financial Accounting sistem ERP. Simpulan yang diperoleh adalah blueprint dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kata Kunci: Sistem, ERP, Financial, Accounting

The purpose of this research is to create a blueprint for the Financial Accounting module of ERP projects in PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting). The research methods used are literature study includes theoretical information retrieval related to the discussion of problems, collecting data by participating in development projects of ERP systems, and analyze the software products that have been made by PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) before. In addition, the authors also use the design method with Object Oriented approach. The results of this study are the design of blueprints and graphical user interfaces of Financial Accounting module of

the ERP system. The conclusion obtained is blueprints designed match the needs of the company.

PENDAHULUAN Salah satu cara untuk mengelola proses bisnis secara terkomputerisasi adalah dengan menggunakan ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu perusahaan sehingga proses bisnis tersebut menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu modul dalam ERP adalah Financial Accounting. Modul ini merupakan dasar untuk terintegrasi ke modul lainnya, seperti Sales and Distribution, Material Management, Human Capital Management dan lain-lain. Setiap perusahaan tidak terlepas dari kebutuhan akan informasi akuntansi, seperti laporan keuangan, dimana laporan keuangan tersebut sangat diperlukan untuk pengambilan keputusan manajerial, serta untuk pelaporan ke pihak eksternal perusahaan.PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) adalah perusahaan outsourcing yang berlokasi di Jakarta yang menawarkan jasa konsultasi teknologi dan bisnis, salah satu contohnya adalah ERP. Solusi ERP yang ditawarkan oleh PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) meliputi semua aspek bisnis. Sekarang ini, PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) sedang menjalankan suatu proyek sistem ERP yang baru, yaitu ERA ERP II. ERA ERP II merupakan software yang mampu menangani proses bisnis perusahaan yang berskala kecil dan sedang, serta untuk jenis perusahaan dagang. ERA ERP II saat ini masih dalam tahap pembangunan dimana belum tersedia blueprint untuk modul Financial Accounting, maka diharapkan ERA ERP II dapat menghasilkan laporan keuangan serta mengintegrasikan proses bisnis kliennya pada pencatatan menurut siklus akuntansi yang tepat.

METODE PENELITIAN Metode penelitian meliputi studi kepustakaan di mana penulis mencari dan mengumpulkan informasi teoritis melalui buku-buku dan literatur lainnya;metode pengumpulan data dengan turut serta dalam proyek pengembangan sistem ERP, metode analisis dengan menganalisis produk-produk ERP PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting), serta metode perancangan dengan pendekatan Object Oriented.

HASIL DAN BAHASAN Era ERP II mengharapkan fitur yang dapat menunjang penggunanya untuk melakukan segala aktivitas dalam bisnis, khususnya pada modul Financial Accounting, berdasarkan beberapa submodul : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

General Ledger Account Payable Account Receivable Asset Accounting Bank Accounting Financial Report.

Berdasarkan beberapa submodul tersebut maka fungsi-fungsi yang dibutuhkan ERA ERP II yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Input Opening Balance – Account Input Finance Report Type – Account Input Opening Balance – Account Payable Import Data – Account Payable Input Credit Limit for Vendor – Account Payable View Account Payable for Each Vendor Input Opening Balance – Account Receivable Import Data – Account Receivable Input Credit Limit for Customer – Account Receivable View Account Receivable for Each Customer Penambahan COA

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70.

View Selected COA Edit Selected COA Delete Selected COA Import Data – COA Penambahan Currency Edit My Local Currency View Detail Currency Edit Detail Currency Penambahan Journal Transaction View Selected Journal Transaction Edit Selected Journal Transaction Delete Selected Journal Transaction Inbound Process Penambahan Payable Invoice Edit Selected Payable Invoice View Selected Payable Invoice Delete Selected Payable Invoice Penambahan Bank Payment View Selected Bank Payment Edit Selected Bank Payment Outbound Penambahan Receivable Invoice View Selected Receivable Invoice Edit Selected Receivable Invoice Delete Selected Receivable Invoice Penambahan Bank Receipt View Selected Bank Receipt Edit Selected Bank Receipt Penambahan Purchase Return View Selected Purchase Return Edit Selected Purchase Return Delete Selected Purchase Return Penambahan Sales Return View Selected Sales Return Edit Selected Sales Return Delete Selected Sales Return Penambahan Petty Cash Transaction View Selected Petty Cash Transaction Edit Selected Petty Cash Transaction Delete Selected Petty Cash List Transaction – Post List Transaction – View Generate VAT Report – Single Period (VAT In dan/atau VAT Out) ke dalam format CSV Generate VAT Report – Multi Period (VAT In dan/atau VAT Out) ke dalam format CSV Generate Financial Report – Profit & Loss (Single Period) ke dalam Format CSV Generate Financial Report – Profit & Loss (Multi Period) Ke File CSV Grafik Financial Report – Profit & Loss Generate Financial Report – Statement of Financial Position (Single Period) ke dalam Format CS Generate Financial Report – Statement of Financial Position (Multi Period) ke dalam Format CSV Grafik Financial Report –Statement of Financial Position Generate Financial Report – Retained Earnings Statement (Single Period) ke dalam Format CSV Generate Financial Report – Retained Earnings Statement (Multi Period) ke dalam Format CSV Grafik Financial Report –Retained Earnings Statement Generate Financial Report – Cash Flow (Single Period) ke dalam Format CSV Generate Financial Report – Cash Flow (Multi Period) ke dalam Format CSV Grafik Financial Report – Cash Flow Bank Clearing Account Closing Operation Setting Dunning and Bad Debts

71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78.

Penambahan Asset View Selected Asset Edit Selected Asset Penambahan Data Bank Input Opening Balance View Selected Bank Data Edit Selected Bank Data Export Data

Blueprint

1.

Rich Picture

Gambar 4.1 Rich Picture ERA ERP II Dari rich picture di atas yang menggambarkan proses bisnis pada ERA ERP II yang memiliki kaitannya dengan modul Financial Accounting, mencakup proses penjualan, pembelian, dan akuntansi. Proses-proses tersebut ada kaitannya pencatatan akuntasi yang akan mempengaruhi laporan keuangan.

2.

Class Diagram

Gambar 4.2 Class Diagram ERA ERP II Dalam modul Financial Accounting ini terdapat beberapa kelas tambahan yaitu: a. Ms_COA b. Tr_Journal c. Tr_General_Ledger dan Detail_General_Ledger d. Ms_Asset

3.

4.

5.

6.

7.

8.

e. Tr_Subledger f. Tr_Account_Receivable g. Tr_Account_Bank State Machine Diagram Terdapat 25 state machine diagram yaitu a. Ms_Customer b. Tr_SO c. Tr_DO d. Tr_Outbound e. Tr_Receivable_Invoice f. Tr_Bank_Receipt g. Tr_Sales_Return h. Ms_Item i. Ms_Asset j. Ms_Vendor k. Tr_PO l. Tr_Inbound m. Tr_Payable_Invoice n. Tr_Bank_Payment o. Tr_Purchase_Return p. Tr_Warehouse q. Tr_Journal r. Tr_General_Ledger s. Tr_Account_Receivable t. Tr_Account_Payable u. Tr_Account_Asset v. Tr_Currency w. Ms_COA x. Ms_Company y. Tr_Petty_Cash z. Ms_Bank aa. Tr_Account_Bank Use Case Diagram a. Chart of Account (COA) b. General Ledger Account c. Purchase d. Account Payable e. Sales f. Account Receivable g. List Transaction h. Journal Transaction i. Petty Cash j. Currency k. Bank l. Asset m. Financial Report Use Case Description Use case description ini dibuat berdasarkan use case di atas di mana merupakan detail dari masing-masing use case. System Sequence Diagram System sequence diagram merupakan diagram yang menggambarkan pesan yang harus dilakukan sistem ketika user menjalankan perintah tertentu. System Sequence Diagram tersebut dirancang berdasarkan function, use case dan use case description. Activity Diagram Activity diagram tersebut menggambarkan alur kerja aktvitas antara user dengan sistem Activity Diagram dirancang berdasarkan use case. User Interface Design (Front End System) Menu-menu dalam user interface yang berkaitan dengan modul financial accounting adalah menu Inventory Control, Finance, Accounting, dan Setting a. Inventory Control

9.

Menu ini digunakan untuk mengelola semua transaksi yang berhubungan dengan barang, seperti menerima barang, mengeluarkan barang dan retur penjualan maupun pembelian. Terdapat 4 submenu pada menu ini yaitu: • Inbound • Outbound • Purchase Return • Sales Return b. Finance Menu ini berguna untuk mengelola setiap transaksiyang berkaitan dengan keuangan seperti tagihan untuk penjualan dan pembelian, serta pengeluaran maupun penerimaan uang. Pada menu ini terdapat submenu: • Receivable Invoice • Payable Invoice • Bank Receipt • Bank Payment • Petty Cash • Bank Clearing Account c. Accounting Pada menu ini berfungsi untuk mengelola semua kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi dan menampilkan laporan keuangan dalam bentuk tabel dan grafik. Dalam menu Accounting ini terdapat submenu: • Accounts • Account Payable • Account Receivable • Asset • List Transaction • Journal Transaction • Closing Operation • VAT Report • Financial Report o Profit & Loss o Statement of Financial Position o Retained Earnings Statement o Cash Flow d. Setting Menu Setting ini terdiri dari beberapa submenu yaitu: • Chart of Account • Currencies • Export Data • Bank • Dunning & Bad Debts Initial Setup Default Journal Entry Berisi jurnal yan g digunakan sebagai standar dalam pencatatan jurnal akuntansi pada transaksi penjualan dan pembelian untuk perusahaan dagang.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Kesimpulan dari perancangan sistem ERP adalah sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui kemudahan pengelompokan akun-akun menurut standar IFRS, gambaran tentang proses pencatatan transaksi melalui initial journal entry, modul Financial Accounting terintegrasi dengan proses bisnis lainnya dengan adanya List Transaction, Laporan yang dihasilkan sesuai dengan standar IFRS sehingga mempermudah proses pengambilan keputusan.

Saran Saran yang kami berikan untuk kemajuan ERA ERP II modul Financial Accounting pada PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) yaitu merealisasikan blueprint dan wireframe yang telah dirancang agar dapat segera digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi sesuai dengan standar IFRS.

REFERENSI Epstein, Barry J., Eva K. Jermakowicz.(2007).Interpretaion and Application of International Financial Reporting Standards. United States : John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd. Ikatan Akuntan Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT.Salemba Emban Patria. Kimmel, Paul D., Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso. (2011). a. b. c.

Financial Accounting IFRS Edition Financial Accounting Tools For Business Decision Making Intermediate Accounting, Volume 1 IFRS Edition.

United States: John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd. Mathiassen, Lars, Andreas Munk-Madsen, Peter Exel Nielsen, Jan Stage. (2000). Object Oriented Analysis and Design. (1st Edition). Denmark: Marko Publishing ApS. O’Docherty, Mike. (2005). Object-Oriented Analysis and Design. England: John Wiley & Sons, Ltd. Satzinger, John W., Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2009). System Analysis and Design in a Changing World. (5th Edition). Boston: Course Technology. Wijaya, Santo F., Suparto Darudiato. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis. 1st Edition. Jakarta: Graha Ilmu. SAP AG.(2006).AC010 Business Financials.Germany:SAP AG

Process

in

Financial

Accounting

my

SAP

ERP

RIWAYAT PENULIS Yunita Octaviana lahir di kota Jakarta pada 17 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013. Caroline lahir di kota Tanjungpinang pada 24 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013. Sirin Shafwati lahir di kota Jakarta pada 23 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.