EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ
Eggy Almoura Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Lukman Wisnudrajat Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Muhammad Fadhlil Hadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Dan Pembimbing
Johan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Penulisan skripsi ini bertujuan untuk melakukan evaluasi terhadap hasil implementasi SAP yang telah dilakukan PT. XYZ. Penulisan ini memiliki tujuan untuk mengetahui apakah hasil implementasi SAP bagian material management khususnya inventory management pada perusahaan telah berjalan sesuai dengan rencana awal implementasi atau masih ada kekurangan yang dialami. Metode penelitian yang digunakan dalam penyususan skripsi ini adalah dengan melakukan pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Selain itu dilakukan pula analisa fit/gap terhadap proses bisnis yang berjalan sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan, kemudian dilanjutkan dengan perancangan menggunakan unifield modeling language (UML). Dari hasil analisa yang telah dilakukan, penulis memberikan usulan pengembangan berupa rancangan add-on untuk meningkatkan kinerja perusahaan khususnya bagian operasional gudang agar kedepannya dapat menjadi jauh lebih lagi. Simpulan dari penelitian ini adalah, penulis melihat bahwa meski secara keseluruhan sistem SAP yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, inovasi dan pengembangan yang disarankan oleh penulis diharapkan bisa digunakan untuk membantu perusahaan.
Kata Kunci : Evaluasi, Implementasi, SAP, Inventory Management, Proses Bisnis, Pengembangan.
PENDAHULUAN Penggunaan Teknologi Informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi sebuah tuntutan. Penerapan Teknologi diharapkan menjadi sebuah nilai tambah (value added) untuk menopang semakin dinamisnya sebuah aktifitas bisnis pada perusahaan. Pada era globalisasi seperti saat ini, bidang teknologi informasi terutama sistem informasi telah mengalami banyak perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat bersaing guna mendapat keuntungan yang maksimal, serta diharapkan mampu untuk dapat mencapai visi misi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan melakukan berbagai cara, salah satunya dengan melakukan inovasi-inovasi dalam proses bisnis yang ada. Proses bisnis dibuat semakin efektif dan efisien, akan tetapi pada kenyataannya terdapat kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam suatu perusahaan sehingga terkadang menimbulkan masalah. Berangkat dari kondisi tersebut, bisnis yang begitu kompleks dan dinamis memerlukan suatu tools untuk mengkomunikasikan data dan informasi secara real time, akurat, antarlini, dan spesifik guna pengambilan keputusan yang tepat, sehingga kedepannya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan. Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah dengan mengadopsi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Dimana ERP, membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis yang ada dalam perusahaan seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk / jasa, maupun sumber daya
manusia. Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat
meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan dari berbagai bidang bisnis berhasil mengimplementasikan ERP pada perusahaan mereka. Oleh karena itu Vendor ERP dilirik semakin banyak perusahaan. Vendor ERP menawarkan banyak sekali produk berupa solusi untuk perusahaan dari level menengah hingga perusahaan – perusahaan besar dengan skala internasional. Salah satu vendor ERP yang jasa dan produknya banyak digunakan di Indonesia adalah SAP, dengan pengalaman lebih dari 120 negara di dunia SAP kini memiliki lebih dari 80.000 perusahaan
pengguna. Beberapa perusahaan Indonesia yang menggunakan SAP adalah Pertamina, BMW, Indofood, dan Nestle. PT. XYZ yang didirikan pada tanggal 3 Oktober 2000, berfokus pada penyediaan jaringan, jasa, dan content telekomunikasi, khusus untuk mendukung teknologi dan system informasi PT PLN (Persero) dan publik. Untuk itu Perseroan mengadakan berbagai layanan unggulan seperti Clear Channel, Multi Protocol Label Switching (MPLS), akses internet broadband, Voice over Internet Protocol (VoIP), dan aplikasi perbankan Sebagai anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya oleh PLN, pada awalnya PT. XYZ berfokus untuk melayani kebutuhan PLN akan jaringan telekomunikasi. Seiring dengan kebutuhan industry akan jaringan telekomunikasi dengan tingkat availability dan reliability yang konsisten, Perseroan melihat peluang baru untuk mengembangkan usahanya yaitu dengan mengkomersialkan kelebihan kapasitas jaringan telekomunikasi ketenagalistrikan serat optic milik PLN di Jawa dan Bali. Berdasarkan pemikiran tersebut, PT. XYZ mulai menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan, terutama yang kegiatan operasionalnya membutuhkan jaringan telekomunikasi yang ekstensif dan handal yang hingga saat ini Perseroan melayani lebih dari 296 perusahaan di Indonesia, di industriindustri utama yaitu telekomunikasi, perbankan, keuangan, dan manufaktur. Dalam upaya menyediakan layanan yang handal selalu tersedia, dan dengan down time minimal, sehingga memenuhi service level agreement, PT. XYZ sadar harus memiliki sistem yang mampu untuk mengelola keseluruhan proses bisnis yang bertujuan. Sesuai dengan visi PT. XYZ yaitu menjadi penyedia jaringan terkemuka di Indonesia, pada tahun 2008 Perseroan melakukan ekspansi konektifitas jaringan telekomunikasi ke Pulau Sumatra dan wilayah-wilayah terpencil di Indonesia, serta memaksimalkan pendayagunaan hak jaringan ketenagalistrikan milik PLN yang mencakup seluruh wilayah Nusantara, yaitu "Right of Ways" (RoW). Pada awal tahun 2010, PT. XYZ ingin mengembangkan kemampuan proses bisnis yang ada.Di bulan November tahun 2010 PT. XYZ memantapkan langkah dan performa korporasinya melalui internalisasi dan implementasi ERP Sistem Aplikasi dan Produk (SAP). Dengan sistem aplikasi modern yang terintegrasi ini PT. XYZ dapat melaksanakan proses bisnis yang baku dan standar.
Sistem ERP yang diimplementasikan di PT. XYZ meliputi proses bisnis pada bidang keuangan dan logistik, salah satu fokus pada bidang logistik adalah bagian procurement/material management. Dalam
upaya
untuk
mengidentifikasikan
hasil
yang
didapat
perusahaan
setelah
mengimplementasikan ERP serta penggunaan SAP R/3 ecc6 maka kami meyusun skripsi dengan judul “EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ”.
METODE PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi ini diperlukan data – data yang akurat. Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, kami menggunakan metode berikut, yaitu : a.
Objek Penelitian
1. PT. XYZ. 2. SAP Modul Inventory Management. 3. Proses bisnis pada Inventory Management. b. Metode Pengumpulan Data 1.
Observasi secara langsung pada bagian Inventory Management yang ada pada PT. XYZ.
2.
Wawancara dengan pihak- pihak yang terlibat dalam proses bisnis modul material management berbasis SAP pada PT. XYZ.
3.
Metode studi kepustakaan, metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari literature – literature yang telah ada sebelumnya.
c.
Metode Analis dan Evaluasi 1.
Fit / Gap analysis, merupakan tools yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa perusahaan yang sekarang / aktual dengan potensi performa yang diharapkan.
2.
Metode perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML) untuk mengembangkan applikasi add onyang akan digunakan untuk mengatasi masalah guna meningkatkan kinerja perusahaan.
Berikut adalah ruang lingkup yang akan dibahas :
Gambar 1 Ruang Lingkup Proses bisnis utama yang terdapat dalam Inventory Management : •
Purchasing Mencakup pembelian barang perangkat dan kabel dari perusahaan kepada penyedia (vendor),permintaan barang dari user ke perusahaan, serta permintaan item dari cabang ke cabang maupun dari cabang ke pusat ataupun sebaliknya. Ada beberapa jenis Purchase Order (PO) yang dimaksudkan disini: PO kepada supplier dan PO STO (Stock Transfer Order) antar sesama gudang.
•
Good Receipt Mencakup penerimaan barang dalam bentuk fisik yang dikirim oleh supplier / vendor, penerimaan barang dari user, dan penerimaan barang dari gudang cabang. Yang kemudian masuk ke gudang dan menjadi inventory bagi perusahaan.
•
Good Issue / Reservation
Mencakup proses pengeluaran barang dari gudang, baik itu untuk dikirim antar gudang, dikirim langsung kepada useruntuk instalasi atau dikirim kembali kepada vendor untuk diperbaiki. •
Transfer Posting Mencakup proses pemindahan barang baik secara fisik maupun data. Mencatat setiap proses pergerakan barang dan penggantian setiap informasi yang ada di dalamnya.
•
Physical Inventory Mencakup proses stock opname, berupa pengecekan barang fisik dengan barang yang ada pada database perusahaan.
Berikut adalah kerangka pikir yang digunakan :
Gambar 2 Kerangka Pikir
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan menggunakan analisa fit gap, didapat hasil sebagai berikut : Tabel 1 Degree of Fit Percentage
Terdapat 1 partial fit dan 3 gap, dari keseluruhan proses yang terjadi pada inventory pusat PT. XYZ. Tabel 2 Degree of Fit
Berikut adalah penjelasan dari 3 gap yang didapat : Tabel 3 Analisa Fit Gap Fit/Gap No
Requirement
Priority
Fit
Partial Fit
Gap
Comments
Mencetak
Saat ini warehouse
backup
admin harus mencatat
Recommendation
Membuat sistem
document
M
G
automated backup backup data secara document
sebagai bukti
manual
dikarenakan
barang masuk
print out SAP tidak dapat storage
menampilkan bin
dan
checklist mutasi Membuat
Internal serial number
Membuat Sistem
internal serial
harus dibuat manual
Automatic Internal
oleh
serial number
number secara
H
G
otomatis
warehouse
admin Saat ini warehouse admin harus mencatat
Mencetak backup data secara backup
Membuat sistem manual
document
M
G
dikarenakan automated backup
print out SAP tidak
sebagai bukti
document dapat
menampilkan
barang keluar storage
bin
dan
checklist mutasi
Dari gap yang ada, penulis memberikan 3 usulan rekomendasi pengembangan Mengimplementasi Add on: •
Barcode Uploader
•
Internal Serial Number
•
Backup Marerial Document
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian dan analisa yang telah dilakukan, maka bisa ditarik kesimpulan sebagai berikut : •
Berdasarkan hasil analisa, proses bisnis inventory management yang sedang berjalan sekarang sudah baik, semua data dari setiap kegiatan sudah terdokumentasi dan terintegrasi kedalam sistem.
•
Implementasi SAP ECC 6.0 yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan user requirement yang diperlukan oleh pengguna.
•
Untuk saat ini penggunaan SAP khususnya pada bagian inventory management terkadang masih mengalami sedikit kendala dari user , user masih belum mengerti benar bagaimana sistem SAP bekerja sehingga mereka masih sering melakukan kesalahan.
•
Masih adanya beberapa proses pembuatan dokumen yang dilakukan secara manual sehingga masih memungkinkan untuk terjadinya human error.
•
Dalam proses operasional, masih terdapat proses pembuatan dokumen yang dilakukan secara terpisah diluar dari applikasi SAP.
REFERENSI Brady,
Monk,
Wagner.
(2001).
Concepts
in
Enterprise
Resource
Planning.
Course
Technology, Thomson Learning, Canada. Fatta, Hanif Al. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. Jr, Raymond Mcleod (Pearson).,George P. Schell. (2008). Sistem Informasi Manajemen. 10th Edition. Jakarta : Salemba Empat. Mathiassen,
Lars,
dkk.(2000).
Object
Oriented
Analysis
and
Design.
Marko
Publishing
Aps,Aalbrog, Denmark. Monk, Ellen F.,Bret J.Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning. United State of America:Course Technology, Cengage Learning. Mulyadi.
(2001).
Sistem
Akutansi,
Edisi
ke-3,
Cetakan
ke-3.
Salemba
Empat,
Jakarta.
Gaspersz, Vincent (2003). Balanced Scorecard dengan Six Sigma. Gramedia Pustaka Utama,Jakarta. O’Brien, James A. dan Marakas, George M. (2005). Management Information System, NewYork : McGraw-Hill/ Irwin. Rainer, Turban, Potter. (2005). Introduction to information System.United State of America : John Wiley and Sons, New York.
SAP, 2012, Inventory Management (http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/en/12/085d6a470311d1894a0000e8323352/content.htm ). Stair, Ralp., George Reynolds. (2010). Principles of Information Systems. United State of America:Course Technology, Cengage Learning. Umar, Husein. (2002). Evaluasi Kinerja Perusahaan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. McLeod,Raymond,Jr.Schell,George P.(2007) .Management Information System:10thedition.PearsonEducation Inc.USA. Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). System Analysis and Design Methods, 6th Edition. McGraw Hill Companies Inc, New York. Williams, BK. dan Sawyer, SC. (2005). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communications, edisi internasional. The Mc Graw-Hill Companies Inc, New York.
RIWAYAT PENULIS Nama
: Eggy Almoura
Tempat / Tanggal Lahir
: Bandung / 28 – September - 1991
Pendidikan
: Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi
Nama
: Lukman Wisnudrajat
Tempat / Tanggal Lahir
: Jakarta / 30 – Juni - 1991
Pendidikan
: Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi
Nama
: Muhammad Fadhlil Hadi
Tempat / Tanggal Lahir
: Lhokseumawe / 19 – Juli - 1990
Pendidikan
: Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi
