IMPLEMENTASI BERBASIS ROLL OUT SAP MODUL MATERIAL MANAGEMENT PADA CLIENT PT.EQUINE GLOBAL Ambrosius Adimas Wicaksono Octavion Tjia Prisilia Rinita Johan, S.Kom.,MM Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta Barat 11530 Indonesia
[email protected] ,
[email protected] ,
[email protected] Abstrak
Klien dari PT.Equine Global adalah sebuah grup perusahaan yang bergerak di bidang pertambangan, pelayaran, dan jasa penyewaan alat berat. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menganalisa proses penerapan sistem SAP berbasis Roll Out dan melakukan konfigurasi atas sistem dasar SAP. Metode yang digunakan dalam proses implementasi adalah dengan menggunakan metode ASAP (accelerated SAP) sedangkan metode penelitian yang dilakukan adalah dengan melakukan pengumpulan dokumen melalui teknik wawancara, observasi serta studi lapangan. Dokumen-dokumen yang dikumpulkan dianalisis dan ditemukan terdapat beberapa masalah atau kebutuhan bisnis yang perlu di perbaiki dan dipenuhi agar dapat menunjang proses bisnis klien menjadi lebih efektif dan efisien. Lalu berdasarkan dari hasil analisis tersebut maka dilakukan konfigurasi sistem agar sistem SAP yang diterapkan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh klien dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Hasil yang didapatkan adalah bahwa proses implementasi SAP berbasis roll out berhasil dilakukan dan telah sesuai dengan kebutuhan klien. Kata Kunci : Implementasi, Roll Out, SAP Abstract
Clients of PT.Equine Global is a group of companies engaged in mining, shipping, and heavy equipment rental services. The objective of this study is to analyze the sap based roll out implementation and to do a configuration on the SAP system. The method used in the implementation process is ASAP (Accelerated SAP) methodology while for the research method is a collection of data and documents through observation, interview, and also field studies. Further, the documents that collected were analyzed and through the analysis there are several business requirements and problems that need to be solved and improved in order for the businesses to run more effectively and efficiently. Therefore, the configuration of the SAP system was done based on the requirements define to ensure that the system will meet the client’s requirements. Keyword: Implementation, Roll Out, SAP
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era teknologi yang semakin lama semakin pesat. Teknologi sudah menjadi suatu bagian penting dalam kehidupan. Teknologi membantu mempermudah proses kerja yang terjadi di kehidupan sehari hari baik dari hal-hal kecil hingga pada hal yang kompleks. Teknologi ini tidak hanya memudahkan kehidupan manusia tetapi juga sangat bermanfaat dan membantu dalam menunjang suatu bisnis perusahaan. Namun perusahaan tidak hanya membutuhkan teknologi untuk menunjang proses bisinis mereka. ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang dapat diterapkan oleh perusahaan guna mendukung proses bisnis yang berjalan. Teknologi ERP ini memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Saat ini ERP menjadi salah satu komponen penting bagi perusahaan karena dapat mengintegrasikan seluruh fungsional perusahaan. SAP AG ( System Application and Product in Data Processing) adalah Software multinasional dari German yang bergerak dibidang enterprise resource planning untuk membantu perusahaan dalam mengatur proses bisnis dan customer relations dengan best practice nya yang sudah terbukti di seluruh dunia. SAP didesain sesuai dengan kebutuhan perusahaan di segala tingkatan, mulai dari SMB (small and midsize businesses) hingga ke enterprise global. Sistem yang digunakan oleh client saat ini kurang mendukung kinerja perusahaan dan memiliki beberapa masalah yang menghambat proses bisnis yang berjalan. Melihat pada kebutuhan dan proses bisnis perusahaan yang ada, client berencana untuk mengimplementasikan sistem ERP dengan menggunakan solusi SAP. Client dari PT. EQUINE Global merupakan suatu grup perusahaan yang terdiri dari beberapa anak perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan bahan tambang, jasa pengangkutan hasil tambang, jasa penyewaan alat berat, dan jasa pelayaran, membutuhkan sistem best practice guna mendukung proses bisnisnya. Implementasi yang dilakukan berbasis pada roll out yang dimana salah satu dari anak perusahaan client sudah menerapkan sistem ERP sehingga client membutuhkan bantuan dari PT. EQUINE Global untuk melakukan penerapan sistem ke anak perusahaan client lainnya namun menggunakan proses bisnis dari anak perusahaan yang sudah menerapkan sistem ERP terlebih dulu. Modul-modul yang diimplementasikan terdiri dari : Financial & Controlling, Material Management, Project System, dan Human Capital Management. 1.2 Kajian Pustaka Menurut (Rainer & Cegielski, 2011, p. 406) implementation is the process of converting from the old system to the new system. Implementasi adalah proses konversi dari sistem lama ke sistem baru. Sedangkan implementasi roll out berarti menyalin proses yang ada dan sudah diterapkan lalu melakukan perubahan-perubahan yang minor sesuai dengan kebutuhan dari user. Berdasarkan (Motiwalla, 2012, pp. 124-125) Accelerated SAP atau yang biasa disebut sebagai ASAP adalah sebuah project plan atau rencana proyek yang ditulis secara mendetail oleh SAP. Perencanaan proyek tersebut menjelaskan semua aktifitas yang akan dijalankan saat proses implementasi, meliputi area teknis yang dapat mendukung manajemen proyek teknikal. AcceleratedSAP ini terdiri dari 5 fase yaitu : Fase 1 : Project Preparation Dalam fase ini perencanaan atas proyek dibuat dan di definisikan. Perencanaan tersebut meliputi tujuan proyek, batasan atau ruang lingkup dari proyek, prosedur –prosedur
pelaksanaan dan kesepakatan atas peran dan tanggung jawab dari setiap tim proyek serta dalam proses pengambilan keputusan. Fase 2 : Business Blueprint Fase ini meliputi pembuatan dokumen blueprint yang berisikan mengenai analisa permasalahan proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan (as is process). Solusi dari masalah tersebut akan didokumentasikan berdasarkan dari proses bisnis yang sedang berjalan dan di mapping atau dilakukan pemetaan dengan sistem SAP (to be process). Fase 3 : Realization Dalam fase realization, kegiatan atau aktifitas yang akan dilakukan adalah konfigurasi dan penyesuaian terhadap laporan atau program yang diinginkan oleh client. Pengembangan terhadap interface, data conversion, program, dan kebutuhan lainnya akan dilakukan dalam tahapan ini. Fase 4 : Final Preparation Ini adalah persiapan akhir dari sistem dengan melakukan percobaan / testing terhadap sistem. Dalam fase ini test case akan dibuat untuk dapat mendukung proses testing. Fase 5 : Go Live & Support Pada fase ini sistem sudah diimplementasikan dan sudah dapat beroperasi penuh. Selain itu, akan dilakukan masa support terhadap end user atau pengguna dari sistem. 1.3 Perumusan Masalah • • •
Bagaimana masalah atau kebutuhan bisnis klien dapat terpenuhi? Bagaimana sistem SAP dapat menjadi solusi atas permasalahan dan kebutuhan klien? Bagaiman hasil konfigurasi dan implementasi SAP di klien?
1.4 Tujuan Penelitian
1. 2. 3.
Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan pada client untuk mengoptimasikan fungsi sistem SAP yang digunakan Melakukan konfigurasi sistem dasar atau baseline system agar memenuhi kebutuhan bisnis dasar perusahaan sesuai perencanaan yang telah dilakukan Melakukan user acceptance testing dalam sistem SAP.
METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal hal sebagai berikut : 1.
2.
Objek Penelitian : 1. 2.
PT. BC/PT. BCE/PT.MTL/PT.PSPM Produk SAP R/3 modul Material Management.
Metode Penelitian : 1. Studi lapangan / Observasi, yaitu melakukan observasi atau survey langsung ke lapangan kerja/perusahaan untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dalam penyusunan karya ilmiah ini. 2. Wawancara, yaitu mengajukan pertanyaan pertanyaan kepada pihak yang terkait dalam perusahaan secara langsung untuk mengetahui proses bisnis, sistem informasi yang sedang berjalan sekarang, kendala ataupun masalah yang sedang dialami oleh perusahaan.
3.
3.
Pengumpulan dokumen, yaitu mengumpulkan dokumen yang dapat diakses dari perusahaan yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam analisis dan perancangan sistem baru yang diinginkan.
Metode Implementasi : Metodologi yang digunakan dalam melakukan proses implementasi adalah metode ASAP atau Accelerate SAP , metode ini di gunakan sebagai dasar untuk dapat merancang proses implementasi SAP
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan PT.BCE, PT.MTL dan PT.PSPM, terdapat beberapa kebutuhan bisnis atau business requirements yang perlu dipenuhi agar dapat membuat proses bisnis mereka menjadi lebih efektif dan efisien. Proses bisnis pada modul material management akan terbagi menjadi dua bagian yaitu proses procure-to-pay dan inventory management. Kebutuhan- kebutuhan pada proses procure-to-pay adalah sebagai berikut : • Proses pengadaan yang dilakukan perlu dimasukkan kedalam sistem agar dapat dimonitor. • Ketiga perusahaan berharap agar transaksi pengadaan atas barang dan jasa yang dilakukan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang sama sehingga dapat mempermudah proses pengelolaan dan monitoring agar mnejadi lebih efektif dan efisien. • Selain itu, permasalahan yang dihadapi ketiga perusahaan adalah dibutuhkannya sistem yang dapat melakukan pengecekan dan validasi terhadap pembayaran down payment hal ini dikarenakan sistem yang lama tidak dapat memvalidasi dan mengecek jika perusahaan sudah melakukan pembayaran down payment dan mengakibatkan pembayaran dapat terjadi 2 kali. • Proses pengadaan tidak hanya terpusat atau dilakukan oleh departemen procurement tetapi dapat juga dilakukan di beberapa departemen lain. Oleh karena itu departemen-departemen tersebut membutuhkan sistem yang sama dengan yang digunakan oleh departemen procurement agar lebih mudah untuk dilakukan proses monitoring. • Pengadaan terhadap oli akan dilakukan dengan pengunaan sistem vendor held stock, karena itu diperlukan pembuatan sistem pengadaan yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut, sehingga data terhadap pemakain dapat dicatat secara harian dan diketahui informasi penggunaan oli dengan lebih mendetail. • Untuk dapat meningkatkan kontrol dan monitoring terhadap transaksi-transaksi yang ada, maka akan dibuat proses approval sehingga dengan ini diharapkan agar operasional menjadi lebih efektif dan fungsi kontrol juga tetap terjaga.
Proses procure-to-pay dapat digambarkan seperti dibawah ini
Gambar 1 Proses procure-to-pay Sedangkan pada proses inventory management kebutuhan- kebutuhan yang ada adalah sebagai berikut : • Dalam pengelolan penyimpanan stok barang dibutuhkan suatu
•
•
•
•
organisasi yang dimana akan memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola dan menyimpan stok barang tersebut. Dibutuhkan sebuah sistem yang mampu memonitor pergerakan quantity dan value dari barang seperti pada proses penerimaan, proses perpindahan antara warehouse dan proses pengeluaran barang Pengeluaran material dari inventory harus dikontrol supaya semua aktifitas yang dilakukan merupakan aktifitas yang sudah direncanakan. Transaksi pengeluaran material harus mendapat persetujuan dari yang berwenang sebelum bisa dilakukan transaksi pengeluaran disistem. Perbedaan pencatatan stok yang ada disistem dan dilapangan perlu disamakan. Proses penyamaan tersebut akan tercatat di dalam sistem mulai dari perencanaa, proses perhitungan dilapangan, hingga memasukkan hasil perhitungan dan posting perbedaan yang ada (adjustment).
Berdasarkan dari kebutuhan-kebutuhan diatas maka dilakukan konfigurasi yang dapat mendukung sistem SAP agar dapat meningkatkan kinerja proses bisnis klien. Konfigurasikonfigurasi yang dilakukan dijelaskan pada tabel dibawah ini :
Tabel 1 Konfigurasi implementasi modul material management
Enterprise structure
DEFINE, COPY, DELETE, CHECK PLANT
melakukan pembuatan suatu operationg area atau cabang di dalam perusahaan MTL, PSPM dan BCE
DEFINE LOCATION
Melakukan pembuatan storage location sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mempunyai struktur organisasi yang bertanggung jawab untuk penglolaan stok lokasi logistik untuk perusahaan MTL, PSPM dan BCE
MAINTAIN STORAGE LOCATION MAINTAIN PURCHASING ORGANISATION ASSIGN PLANT TO COMPANY CODE ASSIGN PURCHASING ORGANIZATION TO COMPANY CODE ASSIGN PURCHASING ORGANIZATION TO PLANT ASSIGN STANDARD PURCHASING ORGANIZATION TO PLANT MAINTAIN COMPANY CODE FOR MATERIAL MANAGEMENT DEFINE MATERIAL GROUPS
Purchasing
Menempatkan plant pada company code Menempatkan purchasing org. pada company code Menempatkan purchasing org. pada plant Menempatkan purchasing org. pada plant Membuat company code yang relevan untuk material management Mendefinisikan grup untuk material dan servis
CREATE PURCHASING GROUPS
Membuat purchasing group sebagai struktur org. yang akan merepresentasikan bagian procurement
RELEASE PROCEDURE WITH CLASSIFICATION (PURCHASE REQUISITIONS)
Membuat prosedur release untuk kebutuhan atas perlunya peningkatas terhadap monitoring dan kontrol PR Menentukan limit terhadap perbedaan harga Membuat prosedur release untuk kebutuhan atas perlunya peningkatas terhadap monitoring dan kontrol PO Melakukan pembuatan storage location sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mempunyai struktur organisasi yang bertanggung jawab untuk
SET TOLERANCE LIMITS FOR PRICE VARIANCE RELEASE PROCEDURE FOR PURCHASE ORDERS
Inventory management
-
PLANT PARAMETERS CREATE STORAGE LOCATIONS AUTOMATICALLY
penglolaan stok lokasi logistik untuk perusahaan MTL, PSPM dan BCE SET “DELIVERY COMPLETED” INDICATOR
digunakan untuk mengetahui dan mengawasi perpindahan barang dan datangnya barang di setiap perusahaan
Setelah melakukan konfigurasi, lalu dilanjutkan dengan tahapan testing yang bertujuan untuk memastikan apakah proses transaksi yang ada dapat berjalan dengan baik dan konfigurasi yang dilakukan telah sesuai. Proses testing yang dilakukan ada user acceptance testing dan pada tahapan pembelian dengan pembenanan langsung / procure-topay direct charge. Berikut ini merupakan tabel deskripsi dari apa yang akan user lakukan : Tabel 2 Langkah - Langkah Transaksi pada Direct Charge Step Description Create Purchase Requisition Print Purchase Requisition Release PR – Individual Create Purchase Order Change Purchase Order Display Purchase Order Release PO – Individual Goods Receipt into Block Stock Release Goods Receipt Print Receipt List Dan tabel dibawah ini adalah contoh dari deskripsi langkah-langkah yang akan dilakukan user untuk proses create purchase requisition. Tabel 3 UAT Create Purchase Requisition Scope
UAT ( User Acceptance Test)
Plant yang dites
C100, D100
Bagian
Direct Charge
Aktivitas
Create Purchase Requisition
Deskripsi
Create Purchase Requisition adalah pembuatan dokumen yang dibuat sebagai informasi atas permintaan untuk pembelian baik material ataupun jasa berdasarkan dari spesifikasi akan kebutuhannya. Dokumen permintaan ini dapat dimonitor dan terkontrol dengan pembuatan purchase requisition ini.
Trigger
Permintaan atas pembelian
Data Input
- PR Type : PR Direct Charge - Material : 5000000844 - Quantity : 10 - UoM : RIM - Cost Center : B22B200 - Plant : C100, D100 - Functional Area : B22B200 - Purchasing Group : B16 - Requisitioner : Indra - Valuation Price : 1.04 - Currency : USD
User
Admin
Expected Result
Purchase Requisition berhasil di buat.
Langkah - Langkah
1. 2. 3. 4. 5.
Buka T-Code ME51N Pilih Jenis Purchase Requisition Masukkan Material Code, Company Code, Cost Center, Plant, dan lainnya. Lakukan pengecekan Simpan Dokumen Purchase Requisition
Actual Result
Purchase Requisition berhasil dibuat dan nomor dokumen dicatat.
Pass / Fail
Pass
Berdasarkan dari UAT yang dilakukan pada proses procure-to-pay direct charge didapatkan hasil
Aktivitas
Result
Aktivitas
Result
Create Purchase Requisition
Pass
Change Purchase Order
Pass
Release Purchase Requisition
Pass
Display Purchase Order
Pass
Print Purchase Requisition
Pass
Release Purchase Order
Pass
Create Purchase Order
Pass
Goods Receipt into Block Stock
Pass
Release Goods Reeipt
Pass
Print Receipt List
Pass
SIMPULAN DAN SARAN SIMPULAN 1. Proses implementasi berbasis roll out telah berhasil dilakukan 2. Konfigurasi yang dilakukan di berbagai bagian seperti pada pembuatan Enterprise Structure dalam SAP, Pengaturan terhadap release procedure dalam bagian purchasing dan pada bagian inventory management.
3. Telah dilakukan user acceptance testing pada Plant C100 dan D100 berdasarkan requirement dan dari proses testing tersebut didapatkan hasil bahwa kegiatan transaksi berjalan dengan lancar. SARAN 1.
2.
Meskipun telah dinyatakan bahwa kegiatan pengujian transaksi berjalan lancar dan telah lulus pengujian, namun perlu dilakukan pengujian yang didasari dari skenario lain seperti misalnya pada penggunaan dokumen lain sebagai referensi, penggunaan tanggal pada masa lampau pada saat pembuatan dokumen, dan scenario lainnya. Diperlukan adanya evaluasi berkala terhadap sistem SAP untuk dapat meningkatkan kinerja dari sistem SAP.
REFERENSI Anonim. Retrieved from Allinterview.com: http://www.allinterview.com/showanswers/106337/what-is-the-difference-betweenimplementation-and-rollout.html Motiwalla, L. F. (2012). Enterprise Systems for Management (Second ed.). New Jersey: Pearson. Rainer, K. R., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems : Supporting and Transforming Business (Third ed.). John Wiley & Sons, Inc.
RIWAYAT HIDUP Ambrosius Adimas Wicaksono lahir di kota Jakarta pada 18 desember 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015. Octavion Tjia lahir di kota Batam pada 11 oktober 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015. Prisilia Rinita lahir di kota Jakarta pada 07 juni 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015.
