BAB 4 HASIL PENELITIAN ANALISA KELAYAKAN IMPLEMENTASI SAP MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

BAB 4 HASIL PENELI TIAN ANALISA KELAYAKAN IMPLEMENTASI SAP MODUL HUMAN CAP ITAL MANAGEMENT

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian dari sebuah metode penelitian yaitu metode Information Economics untuk menganalisis biaya dan manfaat perusahaan dimana data – data yang telah diperoleh akan digunakan untuk menentukan tingkat kelayakan dari implementasi SAP modul Human Capital Management pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas. Selain itu akan dijelaskan mengenai nilai keuntungan yang didapat dari sebuah investasi implementasi Teknologi Informasi (TI), dalam hal ini adalah investasi untuk pembelian peralatan TI seperti software, hardware yang dihitung menggunakan metode Information Economics. Pada pembangunan proyek sistem informasi ini, perusahaan telah dibebankan oleh sejumlah biaya investasi / biaya pengembangan dan biaya berjalan yang meliputi biaya pemeliharaan serta pengembangan sistem dengan pertimbangan akan manfaat nilai ekonomis yang diperoleh dari SAP modul Human Capital Management ini dalam menunjang kegiatan perusahaaan. Dalam Bab 4 ini, akan dihitung biaya pengembangan sistem, biaya berjalan serta semua manfaat SAP Human Capital Management (HCM ) yang akan diidentifikasikan pada bab ini, akan dikuantifikasi dalam bentuk uang (Rupiah). Proses perhitungan ini dilakukan terhadap manfaat-manfaat yang masih bisa diukur / dikuantifikasi. M anfaat-manfaat yang didapat kemudian dikelompokkan ke dalam analisa biaya dan manfaat tradisional dampak ekonomis, value linking, value acceleration dan value

304 restructuring. Hasil akhir dari analisis ini merupakan presentase Return on Investment (ROI) yang kemudian akan digabungkan dengan analisis nilai dan resiko divisi HR perusahaan dalam Information Economics Scorecard yang akan memberikan skor akhir proyek SAP Human Capital Management (HCM ) serta memberikan kategori status kelayakan SAP Human Capital Management (HCM ) untuk dikembangkan dan diimplementasikan pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas.

4.1. Rekomendasi Analisa Kelayakan S AP Human Capital Management Berdasarkan hasil analisa kebutuhan, proses bisnis, sistem yang berjalan, dan kondisi perusahaan serta permasalahan – permasalahan yang dihadapi dengan menggunakan analisa SWOT dan pemberian bobot nilai korporat pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, maka teridentifikasi adanya kebutuhan / requirement dari pengguna terhadap proses bisnis yang ada. Kebutuhan ini muncul karena adanya masalah dan adanya kekurangan, baik dalam proses bisnis maupun sistem yang berjalan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka akan dilakukan analisa kelayakan suatu sistem dan teknologi informasi terintegrasi yaitu SAP Module Human Capital Management pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas.

4.1.1. S AP Human Capital Management SAP (System Application and Product) adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis

305 tertentu. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. SAP sebagai penyedia solusi ERP – Enterprise Recource Planning terbesar merupakan software buatan Jerman yang telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Dalam lima tahun terakhir ini, perusahaan-perusahaan di negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencargencarnya mengimplementasikan software SAP ini. Harus diakui bahwa SAP adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut. Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas beberapa modul. M odul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

4.1.1.1. Keuntungan menggunakan S AP -

SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.

306 -

SAP banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis.

-

M engurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam

satu

perusahaan.

Untuk

itulah

kebanyakan

perusahaan akan mencoba menggunakan tool yang tersedia dalam SAP . -

SAP juga mampu mengintegrasikan proses end-to-end secara ringkas.

-

SAP ini mampu mendukung untuk

mentransformasikan

organisasi / perusahaan secara menyeluruh.

4.1.1.2. Modul – Modul S AP Human Capital Management Proses utama yang berkaitan dengan modul Human Capital Management adalah proses human resource management karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan digunakan mulai dari perekrutan sampai dengan karyawan tidak bekerja lagi di perusahaan. Fitur-fitur yang terdapat pada sistem ini adalah : o Personnel Administration o Time Management o Payroll o Recruitment o Personnel Development

307 o Enterprise Compensation Management o Personnel Cost Planning o Optional : End – User Service Delivery (M SS) o Benefits (Optional) o Learning

Gambar 4.1 S iklus myS AP ERP Human Resou rce

4.1.1.3. Fungsi – Fungsi Modul Human Resources S AP -

M emudahkan melaksanakan M anajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap penggajian, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan.

308 -

M elindungi data personalia dari pihak luar.

-

M embangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir.

-

M eningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan efisiensi data.

-

SAP ERP HCM adalah suatu alat untuk mengelola aset perusahaan seperti karyawan. Solusi ini membantu para eksekutif dan manajer sumber daya manusia (HR merekrut tenaga mereka).

-

SAP ERP HCM merupakan solusi yang lengkap dan terintegrasi yang bisa memberikan perangkat (tools) kepada organisasi atau perusahaan untuk mengelola aset terpenting perusahaan, yakni karyawan.

-

M endorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.

-

M eningkatnya efisiensi perusahaan.

-

M enghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia.

-

M endukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh.

-

Adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik.

309 4.1.2. Ruang Lingkup Analisa Kelayakan Implementasi Implementasi adalah penggunaan aplikasi baru dengan cara melakukan pembangunan sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Dalam hal ini, sistem yang sedang berjalan pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas saat ini, yang menggunakan Andal Kharisma 2007, akan diganti dengan

sistem baru yaitu SAP ECC 6.0.

Analisa kelayakan Implementasi ini diprediksikan akan dilakukan pada tahun 2009. Dengan analisa kelayakan implementasi sistem SAP HCM ini, diharapkan kebutuhan / requirement dari pengguna dapat terpenuhi sehingga kinerja serta proses bisnis yang ada akan semakin baik dan sempurna.

4.1.2.1. Usulan Implementasi menggunakan ASAP ASAP (AcceleratedSAP) merupakan sebuah pendekatan yang digunakan untuk implementasi SAP. Pendekatan ini dinilai mampu memangkas waktu yang dibutuhkan untuk implementasi SAP menjadi kurang dari 2 tahun serta mampu mengurangi biaya yang dikeluarkan. ASAP terdiri dari 5 tahap yaitu tahap Project Preparation, Business Blue Print, Realization, Final Preparation dan Go Live and Support. Berikut adalah rencana jadwal kegiatan implementasi SAP ECC 6.0 Modul Human Capital Management menggunakan pendekatan ASAP.

310 Implementation akan melakukan fase-fase pada metodologi ASAP (AcceleratedSAP) secara lengkap, yang terdiri dari : •

Project Preparation Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari

proyek

secara

jelas

dan

keseluruhan

mekanisme

pengambilan keputusan. •

Business Blueprint Dalam fase ini ruang lingkup dari implementasi SAP diputuskan dan didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau fungsi yang akan diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis dijelaskan dan didokumentasikan sebagai Business Blueprint.

•

Realization M erupakan fase dimana SAP di-install dan dikonfigurasi.

•

Final Preparation Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum going live yang meliputi testing, user training, manajemen sistem, dan aktivitas cutover. Fase ini juga menyelesaikan semua open issues yang penting. Begitu fase ini selesai, maka perusahaan telah siap untuk menjalankan sistem SAP.

•

Go Live and Support Fase dimana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan didukung oleh konsultan SAP yang akan melakukan analisa

311 terhadap performa sistem dan memantau perkembangan dari tiap aktivitas. Berikut adalah fase-fase dan aktivitas masing – masing kegiatan: Tabel 4.1 Fase dan Aktivitas dari Implementasi 1. Preparation Phase No.

Kegiatan

1

Kick Off Meeting

2

Follow up terhadap persiapan Project

3

M empersiapkan rencana implementation project

4

Penentuan kebutuhan secara teknikal

5

M empersiapkan list detail aktivitas untuk DEV, QA, dan PROD

Keterangan

Jumlah Hari

M erupakan tahap awal dalam proyek implementasi SAP yang dilakukan oleh pihak manajemen, divisi IT, consultant, dan tim proyek untuk membicarakan 1 hari kegiatan proyek dan tanggung jawab masing-masing pihak selama proyek berlangsung. Yang terlibat adalah semua consultant. M elakukan realisasi dan improvement terhadap hasil kick off meeting serta menurunkannya menjadi strategi-strategi 5 hari yang diperlukan. Yang terlibat adalah semua consultant. M enentukan perencanaan implementasi sistem SAP ECC 6.0 module HCM, menentukan langkah-langkah yang diperlukan khususnya dalam melakukan 14 hari implementasi terhadap komponenkomponen SAP ECC 6.0. Yang terlibat adalah semua consultant. M enentukan perencanaan kebutuhan infrastruktur yang diperlukan untuk 7 hari melakukan implementasi. Yang terlibat adalah consultant teknikal. Dalam melakukan implementasi SAP terdapat 3 landscape yaitu development system (DEV), quality assurance (QAS), dan production system (PROD). Dalam proses ini akan dilakukan list yang 15 hari menjelaskan aktivitas-aktivitas yang diperlukan dari masing-masing landscape yang terlibat adalah consultant fungsional dan teknikal.

312

Total Fase 1

42 hari

2. Business Blueprint Phase No.

Kegiatan

1

M erancang system landscape implementation

2

M elakukan analisa terhadap proses bisnis yang berjalan.

3

M enentukan berbagai kebutuhan fungsional

4

ABAP Development checklist

5

M erancang prosedur dan dokumentasi training pada key user.

6

M engidentifikasi batasan dan skenario testing

7

M engidentifikasi konversi autorisasi peran pada SAP ECC 6.0 module HCM

Keterangan M erancang ketiga landscape yang diperlukan untuk melakukan implementation komponen SAP ECC 6.0 module HCM . Yang terlibat adalah consultant fungsional dan teknikal. M elakukan analisa terhadap struktur organisasi, standard operating procedure, dan policy perusahaan. Yang terlibat adalah consultant fungsional. Pada tahap ini, consultant akan melakukan analisa terhadap kebutuhan-kebutuhan perusahaan agar dapat dipenuhi pada sistem yang baru. Yang terlibat adalah consultant fungsional. M elakukan analisa dan perancangan berbagai konfigurasi yang diperlukan untuk setiap requirement khusus serta program-program tambahan SAP (add on) yang akan dilakukan melalui ABAP. Yang terlibat adalah consultant ABAP. Perubahan konstruksi dan pondasi serta berbagai core process membutuhkan perencanaan training yang efektif baik pada key user, untuk itu diperlukan dokumentasi prosedur training agar meningkatkan training yang akan dilakukan. Yang terlibat adalah consultant fungsional M enyusun berbagai persiapan testing yang akan dilakukan dengan menentukan paramater-parameter testing sesuai dengan setiap requirement yang telah direkapitulasi. Yang terlibat adalah consultant teknikal. M elakukan struktur peran sesuai dengan role-based dalam sistem SAP untuk pengaksesan berbagai fungsi dan transaksi sesuai dengan kebutuhan dari masingmasing user dan unit dalam struktur bisnis perusahaan. Yang terlibat adalah consultant fungsional.

Jumlah Hari

14 hari

18 hari

15 hari

10 hari

3 hari

2 hari

5 hari

313 M enyusun dokumentasi yang berkaitan M endokumentasikan BASIS dengan berbagai aktivitas instalasi, 8 Activity List konfigurasi, dan maintenance. Yang 4 hari terlibat adalah consultant BA SIS. M emetakan kelompok user sesuai dengan M erancang matriks fungsi dan karakteristik terhadap autorisasi pada aktivitasautorisasi role-based dalam 9 aktivitas kelompok5 hari pengaksesan sistem SAP. Yang terlibat kelompok untuk autorisasi adalah consultant fungsional dan peran. consultant teknikal. M engevaluasi dan melakukan konfirmasi terhadap penyusunan berbagai design dan M empersiapkan Upgrade 10 dokumentasi untuk kemudian 12 hari Deliverable Checklist direalisasikan pada fase selanjutnya. Yang terlibat adalah consultant fungsional. Total Fase 2 88 hari 3. Realization Phase Jumlah No. Kegiatan Keterangan Hari Baseline terdiri dari prioritas requirement / persyaratan perusahaan. Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi pada requirement / Konfigurasi dan konfirmasi 1 5 hari persyaratan tanpa melakukan baseline pemrograman. Yang terlibat adalah consultant fungsional Tujuannya untuk menyelesaikan cakupan Konfigurasi dan konfirmasi dan mengkonfigurasi sistem SAP ECC 2 7 hari tahap akhir 6.0 module HCM . Yang terlibat adalah consultant fungsional M engembangkan antarmuka untuk Pengembangan program dan pengguna dan add on pada workstations. 7 hari 3 antarmuka eksternal Yang terlibat adalah consultant BA SIS. M elakukan unit testing yaitu pengujian pada masing-masing fungsi yang independent, kemudian melakukan integration testing untuk memastikan keseluruhan fungsi yang ada berjalan Perform Unit & Integration dengan baik untuk mendukung proses 4 12 hari Testing serta dokumentasi. bisnis perusahaan. Tujuannya melakukan pengujian terhadap unit sistem untuk menemukan kesalahan serta memperbaiki kesalahan tersebut. Pengujian ini akan dicatat ke dalam dokumen pengujian. Yang terlibat adalah semua consultant. Tujuannya adalah sebagai verifikasi 5 Quality Check bahwa konfigurasi akhir sistem SAP 10 hari

314

6

M enginstall Human Resource system SAP ECC 6.0

7

Homogenous System of PRD to new Quality dan implementasi pada SAP ECC 6.0

8

M elakukan testing / training pada key user.

9

Testing oleh end user pada Quality System

memenuhi requirement / persyaratan dalam business blueprint. Yang terlibat adalah consultant fungsional M elakukan instalasi SAP ECC 6.0 module HCM . Yang terlibat adalah consultant teknikal. Proses Homogenous System adalah suatu proses melakukan penginstalan Operating System (OS) dan bersifat sejenis atau tidak adanya perubahan (homogenous). Proses penginstalan ini dilakukan pada landscape production (PRD) dalam sistem SAP. Yang terlibat adalah consultant BA SIS. M elakukan training pada key user terhadap SAP ECC 6.0 modul Human Capital Management. Yang terlibat adalah consultant fungsional, dan teknikal M elakukan pengujian kualitas dari fungsifungsi sistem SAP yang baru agar berjalan dengan baik ketika dijalankan oleh end user. Yang terlibat adalah consultant fungsional, BASIS dan teknikal

Total Fase 3 4. Final Preparation Phase No.

Kegiatan

1

User Acceptance Testing

2

Production System Go

Total Fase 4 5. Post Go Live & Support Total Fase 5

7 hari

9 hari

5 hari

7 hari

69 hari Keterangan M elakukan pengujian berbagai penyempurnaan dan pengembangan fungsional yang telah dilakukan sesuai dengan perspektif dan ekspektasi user. Yang terlibat adalah consultant, fungsional, ABAP, teknikal. M enjalankan landscape production yang telah dikembangkan. Yang terlibat adalah semua consultant.

Jumlah Hari

10 hari

5 hari 15 hari 20 hari 234 hari

Total Implementation (7 B ulan 24 Hari)

315 Implementasi ini membutuhkan waktu kurang lebih 234 hari. Pada tahap Preparation, dibutuhkan waktu sekitar 42 hari, yang dibagi menjadi beberapa sub kegiatan yang dilakukan pada waktu yang berbeda. Pada tahap Blueprint, waktu yang dibutuhkan adalah 88 hari. Selanjutnya, tahap Realization, membutuhkan waktu 69 hari dan tahap Final Preparation, membutuhkan 15 hari. Tahap terakhir, yakni Post Go Live & Support, membutuhkan 20 hari.

4.2. Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis Sebelum memulai formula perhitungan metode Information Economics terlebih dahulu kita menentukan / menempatkan posisi tipe aplikasi teknologi informasi yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini. Ada 3 (tiga) tipe aplikasi teknologi informasi untuk penyesuaian finansial: subtitusi, complementary, inovatif , dan ada 3 (tiga) tingkat aplikasi perusahaan yang dibagi menjadi : individual, group / department, dan Line Of Business (Perusahaan). Dari hasil analisis proses bisnis, analisis kebutuhan pengguna dan spesifikasi hardware dan software pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, maka dapat diperoleh fakta bahwa aplikasi TI yang ada termasuk jenis kategori Complementary applications, hal ini dikarenakan sistem pada divisi HR tersebut hanya sebagai application support dari sebuah Bank / perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan. Complementary applications berfokus pada peningkatan produktivitas dan keefektifan karyawan untuk melakukan aktivitas / kegiatan-kegiatan departemen yang ada (sedang berjalan) sebagai contoh SAP Human Capital Management dapat

316 menawarkan banyak kemudahan bagi para penggunanya yaitu dengan memberikan fasilitas yang memadai dalam tampilan pembuatan laporan / reporting, controlling, helping operation sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem dan memudahkan karyawan dalam melihat data dan melakukan update data serta pembuatan laporan. Selain itu tingkat aplikasi Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas masih tergolong kategori grup atau Departemen, bukan bergerak secara individual maupun berperan sebagai line of business perusahaan, divisi HR ini hanya sebagai support division dalam sebuah perusahaan perbankan. Aplikasi ini berhubungan secara langsung maupun tidak langsung pada kinerja bottom-line. Untuk kategori Complementary applications teknik analisis yang digunakan adalah Traditional Cost Benefit Analysis, Value Acceleration dan / atau Value Restructuring. Teknik-teknik ini (dan aplikasi) menghubungkan ke kinerja paling rendah dari perusahaan secara langsung (percepatan waktu) atau tidak langsung (restrukturisasi). M ereka secara efektif berkontribusi dalam penyesuaian finansial. Kontribusi potensial untuk kinerja bisnis lebih besar daripada substitutive (pengganti), tapi prediksi dan pengukurannya lebih sulit. Sedangkan untuk kategori tingkat aplikasi grup / departemen, teknik analisis yang digunakan adalah Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring. Jadi berdasarkan 2 kategori tersebut aplikasi divisi human resource PT. Bank Sinarmas dianalisis dengan menggunakan

Traditional Cost Benefit

Analysis, Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring. Hasil mapping tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2.

317

Gambar 4.2 Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis Aplikasi Teknologi Informasi pada Divisi Human Resource Di PT. Bank Sinarmas (Sumber: Parker, 1988, p105)

4.3. Perhitungan Dengan Menggunakan Metode Information Economiscs Dengan menggunakan metode Information Economics secara garis besar analisa investasi implementasi SAP Module Human Capital Management dibagi menjadi dua komponen pokok yaitu: 1. Analisa Biaya dan M anfaat Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang akan

diperoleh

divisi

Human

Resource

perusahaan

dengan

diimplementasikannya SAP Modul Human Capital Management ini. Penilaian ini dipandang dari faktor Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada. Dalam analisa biaya dan manfaat ini, biaya – biaya yang dikeluarkan serta manfaat – manfaat yang didapatkan kemudian akan dikelompokkan

318 dalam traditional cost benefit analysis, value linking, value acceleration, dan value restructuring. Dari hasil penelitian yang didapat, tidak ditemukan adanya pembentukan fungsi atau kegiatan bisnis baru dalam Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas dengan adanya pengimplementasian SAP Module Human Capital

Management

sehingga

metode

Innovation

Valuation

tidak

diperhatikan.

2. Analisa Nilai dan Resiko Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan

dihadapi

divisi

Human

Resource

perusahaan

dengan

diimplementasikannya SAP Module Human Capital Management ini. Penilaian ini juga dipandang dari faktor Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada. Hasil analisa biaya dan manfaat menghasilkan persentase return on investment yang kemudian akan digabungkan dengan analisa nilai dan resiko divisi HR perusahaan dalam Information Economics Scorecard yang akan memberikan skor proyek SAP Module Human Capital Management. Skor akhir ini dicerminkan dalam tabel predikat untuk mengetahui seberapa baik dan layak implementasi SAP Module Human Capital Management tersebut.

4.3.1. Analisa Biaya dan Manfaat M anfaat – manfaat SAP Module Human Capital Management yang akan didefinisikan pada sub bab ini, akan dianalisis dengan menggunakan metode-metode yang berbeda. Untuk mempermudah dalam menganalisis

319 manfaat yang ditimbulkan dalam implementasi SAP Module Capital

Management

ini,

digunakan

IT

Benefit

Matrix

Human yang

dikombinasikan dengan Information Economics. M anfaat yang bersifat tangible measurable dapat dianalisis dengan metode cost benefit tradisional. M anfaat yang bersifat intangible unmeasurable dapat dianalisis dengan menggunakan kuisioner (hasil wawancara) domain bisnis dan teknologi. Sedangkan untuk manfaat yang bersifat tangible unmeasurable dan intangible measurable dapat dianalisis dengan menggunakan metode analisis manfaat yang digunakan dapat dilihat pada Tabel 4.2.

322

Tabel 4.2 Konversi IT Benefit Matrix dengan Information Economics tools

No. 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 15

POTENS I MANFAAT Penghematan Biaya Kertas Penghematan Biaya Tinta (catridge ribbon) Penghematan Biaya Listrik ( Printer ) Penghematan Biaya Odner Penghematan Biaya Alat Tulis Kantor Penghematan Biaya Jumlah Tenaga Kerja Penghematan Biaya Lembur Ketersediaan Akses Data Dan Informasi Yang Berkualitas M embantu M anajemen Dalam M embuat Keputusan Yang Tepat M engurangi Redudansi Data M eningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja M eningkatkan Kecepatan Proses Kerja M engurangi Human Error M engurangi Ketidakpuasan Pihak M anajemen / Penghematan Biaya Rekrutmen M eningkatkan Produktivitas Unit Kerja

KLAS IFIKAS I

METODE PENGUKURAN

Aspek Manfaat

Domain

Value

Tangible

Teknologi

Finansial

Traditional Cost Benefit Analysis

Tangible

Teknologi

Finansial

Traditional Cost Benefit Analysis

Tangible Tangible Tangible Tangible Tangible

Teknologi Teknologi Teknologi Teknologi Teknologi

Finansial Finansial Finansial Finansial Finansial

Traditional Cost Benefit Analysis Traditional Cost Benefit Analysis Traditional Cost Benefit Analysis Traditional Cost Benefit Analysis Traditional Cost Benefit Analysis

Quasi Tangible

Bisnis

Finansial

Value Acceleration

Quasi Tangible

Bisnis

Finansial

Value Linking

Quasi Tangible

Teknologi

Finansial

Value Acceleration

Quasi Tangible

Bisnis

Finansial

Value Linking

Quasi Tangible Quasi Tangible

Bisnis Teknologi

Finansial Finansial

Value Acceleration Value Linking

Quasi Tangible

Bisnis

Finansial

Value Linking

Quasi Tangible

Bisnis

Finansial

Value Restructuring

323

16

M eningkatkan Citra Perusahaan

Intangible

Bisnis

17

M eningkatkan Tingkat Keamanan Data ( Level of Security

Intangible

Teknologi

18

M eningkatkan Maintain Master Data

Intangible

Teknologi

19

Peningkatan Keunggulan Kompetitif M anajemen SDM Perusahaan

Intangible

Bisnis

NonFinansial NonFinansial NonFinansial NonFinansial

IE - Kuesioner Domain IE - Kuesioner Domain IE - Kuesioner Domain IE - Kuesioner Domain

322 4.3.2. Identifikasi Manfaat S AP Modul Human Capital Management Identifikasi

manfaat

yang

ada

diperoleh

dengan

diimplementasikannya SAP M odul Human Capital Management dibagi menjadi dua bagian yaitu manfaat tangible dan manfaat intangible. M anfaat tangible adalah manfaat yang berwujud sehingga dapat diukur dengan pasti sedangkan manfaat intangible merupakan manfaat yang tidak berwujud atau tidak kelihatan secara langsung sehingga sulit untuk diukur. Agar mudah dalam menganalisis dan melakukan pengukuran manfaat yang ditimbulkan dengan adanya penerapan SAP M odul Human Capital Management pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas, maka menggunakan IT Benefit Matrix yang dikombinasikan dengan Information Economics. M anfaat berwujud (tangible) diperoleh dari pengurangan biaya operasional secara langsung pada lembar kerja dampak ekonomis. Sedangkan manfaat setengah berwujud (quasi tangible) akan dihitung dengan

konsep

Value

Linking,

Value

Acceleration,

dan

Value

Restructuring. M anfaat yang tidak berwujud (intangible) yang sulit diukur dan dikonversikan ke dalam nilai rupiah akan tercakup dalam penilaian terhadap domain bisnis dan domain teknologi. Tujuan identifikasi manfaat ini adalah agar perusahaan mengetahui dampak ekonomis dari investasi teknologi informasi tersebut. Di bawah ini akan disajikan manfaat yang telah diidentifikasi dari proyek

SAP

M odul

Human

Capital

Management

yang

akan

diimplementasikan. M anfaat ini dapat dikelompokkan ke dalam empat

323 kategori, yaitu Tangible Measurable, Tangible Unmeasurable, Intangible Measurable, dan Intangible Unmeasurable. Dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3. IT Benefit Matrix S AP Modul Human Capital Management IT Benefit Matrix Tangible Measurable

Information Economics • Penghematan biaya kertas • Penghematan biaya tinta (catridge ribbon) • Penghematan biaya listrik ( Printer ) • Penghematan biaya odner • Penghematan biaya Alat Tulis Kantor • Penghematan biaya jumlah tenaga kerja • Penghematan biaya lembur

Tangible Unmeasurable

• Ketersediaan akses data dan informasi yang berkualitas • Bersifat membantu pihak manajemen untuk membuat

keputusan

yang

tepat

yang

berhubungan dengan sumber daya manusia (sebagai sistem penunjang keputusan) • M engurangi redudansi data Intangible Measurable

• M eningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja • M eningkatkan kecepatan proses kerja • M engurangi Human Error • M engurangi ketidakpuasan pihak manajemen /

324 Penghematan biaya rekrutmen • Peningkatan produktivitas unit kerja • M eningkatkan citra perusahaan

Intangible Unmeasurable

• M eningkatkan tingkat keamanan data ( Level of Security) • M eningkatkan maintain master data • Peningkatan keunggulan kompetitif manajemen SDM perusahaan.

4.3.2.1. Tangible Measurable Tangible measurable merupakan manfaat-manfaat yang membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan dan dampaknya dapat diukur secara objektif, atau manfaat yang berwujud dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management

(HCM )

bentuknya

berupa

berkurangnya

/

penghematan biaya-biaya operasional yang dapat dihitung secara kuantitatif. M anfaat berwujud dari penerapan SAP Human Capital Management (HCM ) yaitu : a. Penghematan Biaya Kertas Sebelum

adanya

Management (HCM ),

aplikasi penggunaan

SAP

Human

kertas

Capital

diperkirakan

mencapai 10 rim per bulan-nya, dimana semua laporan yang wajib ada pengesahan akan dicetak baik itu menggunakan

325 sistem (Andal Kharisma 2007) maupun tidak menggunakan sistem (manual). Namun setelah diimplementasikan SAP Human Capital Management (HCM ) , maka penggunaan kertas turun sebanyak 20% menjadi ±8 rim per bulannya. Penghematan biaya kertas setelah implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat melalui adanya penghematan biaya pencetakan laporan sebagai berikut: ™ Rekap Gaji bulanan

per cabang ( Asumsi : disesuaikan

dengan jumlah cabang) ™ Laporan Pendaftaran Asuransi ™ Laporan M IS ™ Laporan tindakan disiplin ™ Surat Keputusan (surat pengesahan mutasi karyawan / penetapan promosi karyawan) Æ Berlaku jika ada proses itu saja. Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) pendistribusian dokumen

tersebut ke bagian terkait

menjadi berkurang, Hal ini dikarenakan kemudahan dalam pertukaran data dan mengakses data / informasi, hampir semua informasi bisa didapatkan secara langsung melalui sistem tersebut, untuk pengesahan (approval)

dan

pemeriksaan

laporan yang dilakukan oleh pihak manager / Division Head juga dapat dilakukan secara langsung dan efisien tanpa harus

326 mencetak laporan – laporan tersebut. Dengan demikian biaya yang diperlukan untuk membeli kertas dapat berkurang, serta kemungkinan hilangnya data pelaporan tersebut dapat dihindari.

b. Penghematan Biaya Tinta (catridge ribbon) Untuk setiap laporan yang harus dibuat setiap bulannya seperti: Rekap Gaji bulanan per cabang ( Asumsi : disesuaikan dengan jumlah cabang), Laporan Pendaftaran Asuransi, Laporan M IS, Laporan tindakan disiplin karyawan oleh divisi Payroll , pendistribusian dokumen- dokumen tersebut ke bagian terkait menjadi berkurang. Penyerahan laporan – laporan

tersebut

akan diolah

oleh divisi Payroll dengan menggunakan sistem yang ada. Laporan – laporan tersebut akan dicetak dan diserahkan kepada pihak manager / Division Head untuk pengesahan (approval). Hal ini dikarenakan menggunakan aplikasi sistem yang berjalan saat ini sebagai sistem yang memberikan informasi. Namun untuk pengelolaannya lebih lanjut, divisi Payroll masih menggunakan

aplikasi-aplikasi lain seperti Microsoft Excel

untuk perhitungan

bonus dan formula kenaikan gaji karena

diasumsikan bahwa perhitungan bonus dan kenaikan gaji karyawan yang tidak selalu sama setiap bulannya, oleh sebab itu masih diperlukan perhitungan secara manual. Sehingga terdapat biaya yang dikeluarkan, yaitu biaya kertas dan biaya catridge

327 ribbon. Dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dan M SS, semua pelaporan akan langsung disampaikan dan proses pengesahannya langsung kepada pihak manajer hanya dengan

melalui sistem, Sehingga biaya

penggunaan kertas dan catridge ribbon dapat berkurang.

c. Penghematan Biaya Listrik (Printer) Dengan menerapkan SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas maka dapat menghemat biaya listrik. Biaya listrik disini adalah untuk penggunaan mesin printer, dimana sebelum adanya penghematan biaya kertas , mesin printer diasumsikan menyala selama jam kerja, namun setelah menggunakan sistem SAP yang disertai dengan adanya penghematan jumlah kertas yang harus dicetak ( pendistribusiannya sudah melalui sistem yang terintegrasi), otomatis biaya listrik untuk pemakaian mesin printer juga dapat dikurangi.

d. Penghematan Biaya ATK Dengan penerapan implementasi investasi SAP Human Capital Management (HCM ) yang dilakukan

oleh

Human

diasumsikan

Resource di PT.

Bank

Sinarmas,

Divisi

penggunaan alat tulis kantor menjadi berkurang setiap bulannya. Persetujuan

jika adanya penyimpangan- penyimpangan,

328 persetujuan pelaporan (proses

approval) yang hampir

ditiadakan setelah adanya penerapan implementasi SAP HCM & M SS dilakukan menggunakan sistem, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis kantor dapat dikurangi.

e. Penghematan Biaya Odner Pemakaian odner sebagai sarana pendokumentasian dokumen seperti M emo, Surat Keputusan, Laporan M IS, Laporan Tindakan Disiplin juga menjadi berkurang, Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) pembuatan Laporan M IS, dan Laporan Tindakan Disiplin sudah dapat didokumentasikan di dalam sistem sehingga tidak diperlukan lagi adanya pendokumentasian berupa hardcopy otomatis dokumen yang disimpan dalam odner menjadi lebih sedikit dengan adanya sistem SAP.

f. Pengurangan Jam lembur Diperlukan waktu bagi para staf operasional (Golongan A) misalnya staf payroll untuk menyelesaikan tugas rutinnya yang memang harus segera diselesaikan, misalnya harus mempersiapkan bahan meeting yang banyak, menyelesaikan laporan dengan deadline yang mendesak khususnya pada saat mendekati atau sesudah proses penggajian, sehingga seringkali / tidak jarang mengharuskan kerja lembur bagi staf payroll untuk

329 menyelesaikan tugasnya serta untuk para security / OB dalam menjalankan tugas rutinnya yang memang mengharuskan lembur, karena menunggu seluruh karyawan selesai bekerja. Dengan

diimplementasikan

sistem SAP

Human Capital

Management, manajemen mengharapkan sistem tersebut dapat membantu pekerjaan dalam Divisi Human Resource agar lebih mudah dan cepat untuk diselesaikan melalui penyediaan data dan informasi yang lengkap dan mudah untuk diakses melalui sistem

terintegrasi

sehingga

mengurangi

biaya

lembur

karyawan.

g. Penghematan Biaya Tenaga Kerja Seiring dengan pembukaan cabang – cabang baru setiap bulannya, yaitu ± 2 -3 bulan setiap bulannya, hingga saat ini jumlah cabang pada PT. Bank Sinarmas ± 93 cabang, secara pembagian divisi, di setiap cabang tidak mempunyai staf HR / rekrutmen secara signifikan, namun secara tidak langsung cabang itu membantu proses perekrutan yang dikoordinir oleh para supervisor dan kepala operasional per cabang. Oleh karena sistem rekrutmen yang masih manual, sehingga setiap cabang utama dan pembantu sebab itu diasumsikan setiap cabang memiliki 1 staf recruitment, sehingga jumlah staf kantor pusat dan cabang berjumlah ± 100 orang, termasuk 5 sekretaris wilayah. Setelah memakai SAP Human Capital Management,

330 diasumsikan di setiap kantor cabang pembantu (KCP) tidak memerlukan staf rekrutmen, cukup di kantor cabang utama (KCU) saja untuk menangani keperluan di kantor cabang utama sendiri dan

pembantu

(KCP)

dalam melakukan

proses

perekrutan di wilayah tersebut. Pengurangan tenaga kerja ini dikarenakan adanya sistem rekrutmen yang sudah terintegrasi dan pendistribusian informasi yang semakin baik, sehingga dalam mengerjakan suatu proses perekrutan karyawan terjadi pengurangan jumlah tenaga kerja.

4.3.2.2. Tangible Unmeasurable Tangible

unmeasurable

merupakan

manfaat

yang

memberikan dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan tetapi dampaknya sulit diukur secara langsung. Yang termasuk dalam kategori manfaat ini adalah tersedianya akses data dan informasi yang berkualitas, membantu pihak manajemen untuk membuat keputusan yang tepat, serta dapat mengurangi adanya redudansi data. a. Ketersediaan Akses Data Dan Informasi Yang Berkualitas Dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) maka dapat menghasilkan jaminan akan keakuratan data dan informasi karena semua data disimpan dalam satu sistem. Informasi tersedia kapan saja (real time) dan dimana saja (terintegrasi)

sehingga memberikan kemudahan

331 bagi para karyawan

dan manager dalam mendapatkan

informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) dan SAP M SS para manager dapat memantau pergerakan karyawan serta dapat memeriksa semua pelaporan (reporting) yang berjalan dengan efektif dan efisien, serta mempermudah karyawan dalam pembuatan laporanlaporan, maintain data master dan proses approval, porsi waktu yang biasa digunakan, akan tetapi, tetap dengan pembatasan hak akses untuk setiap bagian. Untuk melakukan hal tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya, dan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Selain itu dengan

adanya sistem SAP

maka akan

menciptakan komunikasi yang lebih efisien antara Divisi Human Resource perusahaan di kantor pusat dengan cabang yang saling berhubungan dalam pengajuan dan persetujuan pelaporan secara tepat waktu. M anajemen mengharapkan tidak terjadi simpang siur data yang sering terjadi jika ada proses rekrut karyawan baru, dimana banyak berkas karyawan yang menumpuk.

b. Membantu Manajemen Dalam Membuat Keputusan Yang Tepat Dengan adanya informasi yang lebih baik dan akurat maka pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih

332 tepat. Hal ini juga membantu meningkatkan kualitas keputusan yang diambil. Keputusan yang tidak tepat akan menghasilkan dampak negatif bagi perusahaan. Dengan adanya penerapan SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas maka akan mempermudah dalam proses perekrutan karyawan baru sampai dengan proses training karyawan, penyediaan informasi payroll yang lengkap seperti daftar karyawan mana saja yang layak mendapatkan penghargaan, karyawan mana yang berhak untuk dipromosikan dan dimutasikan, dll. Dimana dengan menggunakan SAP Human Capital Management (HCM ) yang diimplementasikan oleh Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas akan sangat membantu dalam mengelola sumber daya manusia (SDM ) pada PT. Bank Sinarmas karena adanya penyimpanan semua data karyawan dengan teratur, dan adanya penyampaian informasi yang lebih cepat, lengkap, real time serta dapat dipercaya sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dan tindakan strategis yang berkaitan dengan masalah

SDM

apalagi

mempertimbangkan jumlah karyawan PT. Bank Sinarmas yang mencapai ±2000 orang. Pihak manajemen dapat menilai performa kerja karyawannya secara tidak langsung berdasarkan record yang ada sehingga dapat mempertahankan karyawan yang berprestasi.

333 Feature dan menu / modul yang terdapat pada SAP Human Capital Management (HCM ) dapat dikembangkan lebih lanjut serta memaksimalkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya. Hasil usulan dari sistem dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan yang tepat. Berikut salah satu contoh penerapan SAP M SS dalam membantu manajer (manajemen) mengambil keputusan yang tepat.

Perencanaan kompensasi menggunakan Manager SelfService (MSS) : SAP menawarkan perencanaan berbasis web secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan manajer dengan tanggung jawab untuk personil dan anggaran. Yang memungkinkan manajer untuk melakukan perencanaan kompensasi karyawan yang bersangkutan. Divisi Human Resource yang tidak melaksanakan secara terpusat. Sebaliknya, para manajer bertanggung jawab atas perencanaan secara desentralisasi. Ketika seorang manajer untuk mengakses perangkat ini, yang secara otomatis menampilkan sistem semua karyawan dan siapa manajer yang melakukan perencanaan kompensasi. Untuk memudahkan perencanaan yang optimal, berbagai kompensasiinformasi yang relevan akan muncul untuk manajer. Selama proses perencanaan, manajer dapat selalu melihat anggaran yang tersedia. Hal ini memungkinkan para

334 manajer untuk memonitor apakah anggaran tersebut telah kadaluarsa atau untuk menentukan berapa banyak anggaran tetap untuk didistribusikan. Hanya dengan memilih nama karyawan, manajer yang dapat melihat data yang komprehensif yang dia butuhkan untuk membuat keputusan. Data yang dapat mencakup kontrak, tugas organisasi, pengembangan sebelumnya penyesuaian gaji atau kompensasi, dan penghargaan sebagai bagian dari rencana seleksi. M anajer dapat membandingkan kompensasi penyesuaian bagi

karyawan

yang dipilih.

M anajer

dapat

membuat

perbandingan ini untuk semua kompensasi penyesuaian (ex: bonus). Dengan cara ini, fungsi ini mendukung Anda dalam mengambil keputusan tentang strategi remunerasi perusahaan Kompensasi manajer dapat memilih informasi yang harus diberikan, misalnya, informasi gaji dari perusahaanperusahaan dengan ukuran tertentu, dari jumlah tertentu, atau karyawan dengan masa jabatan tertentu.

c. Mengurangi Redudansi Data Adapun beberapa proses perhitungan dan pembuatan dokumen yang masih menggunakan sistem file (dokumen), aplikasi – aplikasi yang masih sering digunakan di antaranya MS – Excel, MS-Word, MS - Power Point, dan Notepad. Seperti

335 pada perhitungan bonus, THR karyawan dan formula kenaikan gaji setiap karyawan yang masih dibuat perhitungannya manual di MS - Excel. Hal tersebut memungkinkan adanya redudansi data (adanya file yang sama, namun disimpan di tempat yang berbeda) hal tesebut disebabkan terlalu banyaknya data yang menumpuk / tidak adanya database untuk penyimpanan file-file tersebut, sehingga Payroll sering kali rancu untuk mengingat data

terakhir

karyawan

yang

akan

digunakan

dalam

penghitungan penggajian dan sebagainya. Dengan adanya SAP HCM maka akan mengurangi kemungkinan terjadinya redudansi data tersebut, dimana semua data akan di-maintain dalam satu database. Sehingga porsi waktu yang biasa digunakan untuk mencari data –data akibat adanya redudansi data tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya, serta dapat meningkatkan produktivitas kerja.

4.3.2.3. Intangible Measurable Intangible measurable adalah manfaat yang dapat diukur tetapi

dampaknya

tidak

secara

langsung

mempengaruhi

profitabilitas perusahaan. a. Meningkatkan Kepuasan Karyawan Dalam Bekerja Dengan

pengimplementasian

SAP Human Capital

Management (HCM ) yang dilakukan oleh Divisi Human

336 Resource di PT. Bank Sinarmas, membantu para pengguna untuk menyediakan sarana penyampaian komunikasi yang terintegrasi serta real time, sehingga informasi secara relevan dan akurat. Relevan berarti data yang ditampilkan sesuai dengan yang diminta. Akurat berarti data yang ditampilkan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan,

sehingga diharapkan dapat

meningkatkan kepuasan karyawan / pengguna sistem (job satisfaction) dan meningkatkan produktivitas kerja. Dengan adanya SAP Human Capital Management ini maka proses input data menjadi lebih mudah dan sederhana serta menawarkan banyak

kemudahan bagi para penggunanya yaitu dengan

memberikan fasilitas yang memadai dalam tampilan pembuatan laporan / reporting, controlling, helping operation sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem dan memudahkan karyawan dalam melihat data dan melakukan update data serta pembuatan laporan. Diharapkan dengan adanya kemudahan yang didapat maka dapat meningkatkan kepuasan kerja. Dengan meningkatkan kepuasan karyawan terhadap sistem dan kepuasan kerja yang meningkat diprediksikan kontribusi karyawan terhadap perusahaan akan meningkat dan lebih berkonsentrasi dalam pekerjaan. Sehingga secara tidak langsung menaikkan produktivitas kerja dari karyawan tersebut.

337 b. Meningkatkan Kecepatan Proses Kerja Implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dapat mempercepat waktu proses. Percepatan waktu proses diperoleh karena kemudahan mendapatkan informasi yang akurat dan dapat mengatur pekerjaannya dengan lebih cepat dan mudah serta waktu yang digunakan menjadi lebih fleksibel. Selain itu SAP Human Capital Management juga memudahkan user dalam menginput data karena penerapan investasi telah mengintegrasikan

keseluruhan

bagian

perusahaan

yang

menggunakan investasi tersebut. Selain lebih memudahkan user dalam peng-input-an data, pembuatan surat-surat atau dokumen, pencatatan

transaksi

keuangan,

proses

approval

serta

mempercepat dalam pembuatan laporan, dan sebagainya. Karyawan juga dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih produktif dan tepat waktu dalam menyelesaikan proses kerja serta menangani pekerjaan selanjutnya. Hal yang paling banyak menyita waktu karyawan adalah : ƒ

M enerima dan menjawab complain / pertanyaan karyawan via telepon atau email yang memakan waktu ± 6 jam per hari kerja. Hal ini paling banyak menyita waktu karyawan khususnya

staff

Payroll,

dimana

kegiatan

tersebut

merupakan kegiatan harian yang sangat menyita waktu dalam pengerjaan pekerjaan pokok mereka, dengan asumsi

338 pekerjaan pokok staff payroll yang seharusnya dapat diselesaikan dalam setengah hari kerja dengan adanya proses complain tersebut, tertunda menjadi 2-3 hari kerja . Proses Complain pasti terjadi setiap hari, paling banyak terjadi ketika mendekati dan sesudah proses penggajian karyawan. ƒ

Penarikan data absensi (lembur) karyawan per cabang yang hampir memakan waktu ± 1 jam Namun dengan adanya SAP Employee Self Service (Fase

2), karyawan dapat lebih leluasa dalam mengakses informasi mengenai

hak

cuti

karyawan,

kenaikan

gaji,

absensi,

pelatihan/training yang sedang diadakan, seminar-seminar, dan lain-lain, sehingga permasalahan di atas dapat dihindari dan proses pengerjaan pokok karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat waktu. (namun penulis tidak membahas manfaat Fase 2 lebih lanjut).

c. Mengurangi Human Error Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) maka dapat mengurangi kesalahan yang ditimbulkan oleh manusia. Suatu sistem berbasis komputer biasanya dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi dari sisi manusianya yang biasanya dikarenakan oleh faktor kelelahan, stress dan konsentrasi yang rendah maka manusia sangat mungkin berbuat

339 ceroboh / lalai. M anfaat yang diperoleh antara lain dengan perubahan proses yang bersifat manual menjadi otomatis memberikan manfaat pada berkurangnya tingkat kesalahan yang dilakukan karyawan misalnya dalam proses perhitunganperhitungan seperti Bonus, THR, Formula Kenaikan Gaji yang masih dilakukan dengan perhitungan manual melalui MS-Excel. Serta keterlambatan informasi dari cabang perihal transaksi karyawan sehingga belum diproses pada saat penggajian, hal tersebut dikarenakan masih belum adanya sistem yang terintegrasi.

d. Mengurangi Ketidakpuasan Pihak Manajemen SAP Human Capital Management (HCM ) digunakan pada divisi Human Resource untuk membantu proses kerja divisi tersebut yang meliputi proses perekrutan, seleksi, penempatan (placement) karyawan sesuai dengan prasyarat dan kebutuhan, proses pengaturan jadwal training, pelaporan promosi, mutasi sampai karyawan tersebut pensiun dini / berhenti kerja / PHK serta proses penggajian karyawan. Dengan adanya sistem aplikasi seperti ini maka dapat sangat membantu pihak manajemen dalam mengambil tindakan yang tepat. Pihak manajemen merasa puas karena informasi yang lengkap dan terpercaya (real time) mengenai karyawan mereka sudah ada dalam sistem, seperti dapat dilihat adanya informasi mengenai

340 data perekrutan yang sudah dapat dihasilkan oleh sistem, seperti pelaporan berapa jumlah pelamar, laporan jumlah pelamar yang berhasil

diterima,

laporan

pengelompokan

pelamar

(S1/D3/SM A), serta dapat membantu pihak perusahaan untuk mengukur seberapa cepat proses perekrutan yang terjadi. Dengan demikian informasi tersebut dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi manajer untuk melakukan tindakan dan mengambil

keputusan

tepat yang

berhubungan

dengan

kemajuan dan kinerja karyawan / staf mereka sehingga dapat diasumsikan dapat mengurangi ketidakpuasan manajemen. Dengan pengimplementasian

SAP ini memberikan

manfaat yang bersifat intangible measurable. M anfaat lain adalah penghematan adanya biaya perekrutan karyawan. Ini dikarenakan sudah adanya E-Recruiting (Sebuah solusi dalam perekrutan yang disediakan via internet secara menyeluruh) / fasilitas-fasilitas yang disediakan SAP untuk menampilkan lowongan yang tersedia pada Divisi Human Resouce PT. Bank Sinarmas. Dengan demikian biaya - biaya yang tadinya dikeluarkan untuk mengiklankan lowongan di media cetak atau media lainnya dapat menjadi berkurang.

e. Peningkatan Produktivitas Unit Kerja Berhubungan dengan kemudahan dan kenyamanan penggunaan SAP Human Capital Management, diasumsikan

341 dapat meningkatan produktivitas unit kerja atau suatu kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi

otomasi

perkantoran

tersebut.

Adanya

implementasi sistem ini menyebabkan terjadinya pergeseran pola kerja dalam perusahaan dan diharapkan produktivitas setiap pengguna akan meningkat serta efektivitas waktu kerja dapat ditingkatkan dengan mengurangi kegiatan-kegiatan yang bernilai rendah / kegiatan yang kurang produktif (mengerjakan sebagian pekerjaan yang bukan merupakan pekerjaan pokoknya) dan dapat melakukan kegiatan pokok / kegiatan yang memiliki nilai yang lebih tinggi.

4.3.2.4. Intangible Unmeasurable Intangible unmeasurable meliputi manfaat-manfaat tidak langsung yang sulit untuk diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi profitabilitas perusahaan yaitu meliputi citra dan daya saing perusahaan,

peningkatan kepuasan user

(pengguna) serta keunggulan kompetitif manajemen SDM yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. a. Meningkatkan Citra Perusahaan PT. Bank Sinarmas (Sinarmas Group) sudah memiliki brand image yang memiliki potensi jual yang tinggi. Namun citra yang ditimbulkan dari sumber daya manusianya masih kurang menjual. Sumber Daya M anusia (SDM ) merupakan

342 faktor utama dan penting dalam suatu organisasi yang mengelola jasa keuangan dan Perbankan. Adapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan ditangani oleh manusia. Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) maka dapat meningkatkan citra perusahan, PT. Bank Sinarmas dapat mengelola dan memonitor lebih dari ±2000 karyawan

tanpa

kesulitan

yang

berarti

dan

dapat

mempertahankan karyawan yang potensial agar tetap bekerja di PT. Bank Sinarmas, serta dapat mengaplikasikan pengelolaan SDM yang terampil, berbudaya jujur, senang melayani dan prudent, dengan berbasiskan pada pengelolaan talenta yang terintegrasi dengan sistem pengelolaan yang terstruktur. Selain itu PT. Bank Sinarmas bertindak sebagai pioner dalam menerapkan SAP Human Capital Management (HCM ) dan lebih

maju

satu

langkah

dengan

mengimplementasikan

teknologi informasi.

b. Meningkatkan Tingkat Keamanan Data ( Otorisasi / ( Level of Security) SAP Human Capital Management (HCM ) dapat memberikan jaminan atas keamanan data atau informasi seperti membatasi

akses

hanya

bagi

pihak

yang

berwenang,

343 memungkinkan back up dan recovery data, menjaga integritas data ( adanya otorisasi 2 layer ) yaitu mencegah adanya pengubahan / modifikasi data baik secara sengaja maupun tidak disengaja sehingga data yang disimpan terjaga keasliannya. Bentuk

lainnya adalah,

menawarkan

perencanaan

SAP

M SS

berbasis

menyediakan web

secara

SAP khusus

disesuaikan dengan kebutuhan manajer dengan tanggung jawab untuk personil dan anggaran. Yang memungkinkan manajer untuk melakukan perencanaan kompensasi karyawan yang bersangkutan. Divisi Human Resource tidak melaksanakan secara terpusat. Sebaliknya, para manajer bertanggung jawab atas perencanaan secara desentralisasi.

c. Meningkatkan Maintain Master Data Dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) terdapat manfaat yang bersifat tangible unmeasurable. Salah satu manfaat yang ada antara lain dapat meningkatkan maintain master data. Dimana masih terdapat banyak file yang dibuat menggunakan aplikasi – aplikasi yang masih sering digunakan di antaranya MS – Excel, MS-Word, MS - Power Point, dan Notepad yang diasumsikan banyaknya data (file) yang menumpuk sehingga dapat mengurangi memori sistem (tidak adanya pengaturan database penyimpanan data).

344 Dengan adanya SAP maka semua data yang ada dapat disimpan dalam database sistem dengan teratur dan real time.

d. Peningkatan Keunggulan Kompetitif Manajemen SDM Perusahaan Dengan mengimplementasikan SAP Module Human Capital Management memberikan keuntungan-keuntungan lain yang berhubungan dengan

SDM . Salah satunya adalah

meningkatkan kualitas SDM pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas. Dengan adanya SAP Module Human Capital Management akan

menciptakan

pandangan bahwa

Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memiliki inovasi di

bidang teknologi

informasi

serta

berorientasi

pada

penyediaan data informasi yang relevan dan akurat bagi atau oleh para pengguna. Selain

itu

dengan

adanya sistem yang dapat

memudahkan proses kerja pada Divisi Human Resource maka pengelolaan dan pemantauan karyawan oleh pihak manajemen atas dapat lebih teratur dan

terarah

sehingga secara tidak

langsung dapat meningkatkan performa kerja karyawan dan kualitas karyawan. Hal ini tentu saja dapat menciptakan keunggulan kompetitif melalui SDM yang lebih berkualitas dan dapat memberikan daya saing tersendiri bagi divisi human resource perusahaan.

345 4.3.3. Traditional Cost and Benefit analysis (TCBA) Teknik analisis cost-benefit tradisional merupakan bahasa atau sarana pengukur keuangan yang umum dalam menaksir alternatif dan menentukan hasil. Untuk alasan ini, analisis cost-benefit menjadi titik awal dalam perhitungan dengan metoda information economics. Pembuatan dan pengimplementasian suatu proyek teknologi informasi pasti memerlukan biaya yang tidak sedikit. Dengan dikembangkan dan diimplementasikannya SAP Human Capital Management (HCM ) tentu saja akan menimbulkan biaya-biaya baik biaya pengembangan proyek (development cost) maupun biaya berjalan proyek (ongoing expense) yang akan dibebankan pada Divisi Human Resource perusahaan. Perhitungan biaya pengembangan (development cost) dilakukan dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (development cost worksheet), sedangkan untuk perhitungan biaya berjalan proyek (ongoing expense)

menggunakan

lembar

biaya berjalan

(ongoing

expenses

worksheet) yang kemudian akan dikonversikan dampak ekonomisnya ke dalam lembar dampak ekonomis (economics impact worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun, yaitu dari tahun 2009 sampai dengan 2013.

4.3.3.1.Biaya

Investasi

/

Pengembangan

S AP

Human

Capital

Management (HCM) Dalam pengimplementasian sebuah sistem, baik itu sistem sederhana maupun sistem yang kompleks pasti dibutuhkan sejumlah

346 dana untuk mengembangkan proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya perangkat keras (Hardware), biaya perangkat lunak (Software), serta biaya tenaga kerja,

biaya

training

/

pelatihan

pengguna.

Total

biaya

pengembangan (Development Cost) pada implementasi SAP Human Capital

Management

(HCM )

sebesar

Rp

6.014.987.302,-.

Penjabarannya dapat dilihat sebagai berikut :

1. Biaya Perangkat Keras (Hardware) Biaya perangkat keras, merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Sebagai salah satu contoh investasi awal yang dilakukan dalam perangkat keras adalah pembelian server dan jaringan yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna / user. Spesifikasi server yang dibutuhkan adalah Sun Fire X4600 M2 (DEV Server, QA Server dan PROD Server). Berikut untuk rincian biaya perangkat keras yang dikeluarkan :

347 Tabel 4.4 Tabel Rincian Biaya Perangkat Keras (Hardware) (Dalam Rupiah) Hardware Pricing Server DEV Server QA Server PROD Server

Price ($)

Sun Fire X4600 M2

Network

Amount (USD)

Qty

Amount (IDR)

25.995

1

25.995

240.453.750

10.343,13

1

10.343,13

95.673.952

28.800

1

28.800

266.400.000

CISCO3825-AC-IP 24-port switch AIMCUE PVDM2-64 AISK9 Check Point security gateway UTM-1 3073 / 3076 Total Kurs : 1 USD = 9.250 IDR Internet Security System

602.527.702

2. Biaya Perangkat Lunak (Software) Dalam

pengembangan

SAP

Human

Capital

Management (HCM ) ini juga membutuhkan biaya perangkat lunak. Biaya piranti lunak yang diinvestasi pada awal proyek ini berupa sistem operasi yaitu biaya modul – modul software aplikasi SAP M odul Human Capital Management (HR Administration, HR Planning

and Simulation, dan HR

Relationship) untuk SAP License. M enurut vendor SAP harga license SAP tersebut dapat dihitung harga paket (masih dapat ditawar / nego), Database menggunakan IBM DB2 Version 8.1,

348 Windows 2003 Server untuk server, dan SAP GUI untuk client. Berikut ini adalah rincian biaya perangkat lunak yang diperoleh dari hasil wawancara kami dengan salah satu instruktur Binus Center :

Tabel 4.5 Tabel Rincian Biaya Perangkat Lunak (S oftware) (Dalam Rupiah) Software Pricing

Unit Kerja

Amount (USD)

Amount (Rupiah)

@ $2.500 / per user

@ Rp 23.125.000,- / per user

License SAP Modul Human Capital Management (HCM) Fase 1 (SAP HCM Modul and Payroll) : 1. HR Administration Personnel Administration Organization Management Benefit Time management

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Personnel & Payroll Dept. Personnel & Payroll Staff, Industrial Relation Staff Personnel & Payroll Dept. Personnel & Payroll Staff Personnel & Payroll Dept. Industrial Relation Staff Personnel & Payroll Dept. Personnel & Payroll Staff

Head,

Head, Head, Head, Total

2. SAP Payroll Processing

Payroll

1 Personnel & Payroll Dept. Head, 1 Personnel & Payroll Staff, 1 Industrial Relation Staff Total

3. HR Planinng & Simulation Personnel Development Training & Event Managemet Recruitment

1 Recruitment Staff (Assesors), 53 Staff Recruitment Cbg. Utama 1 Training & Support Dept Head, 3 Trainers 1 Recruitment Staff (Assesors), 1 Recruitment Staff

7.500

69.375.000

5.000

46.250.000

5.000

46.250.000

5.000

46.250.000

22.500

208.125.000

@ $5.500 / per 500 employees

@ Rp 50.875.000,- / per 500 employee

22.000

203.500.000

22.000

203.500.000

@ $2.500 / per user

@ Rp 23.125.000,- / per user

135.000

1.248.750.000

10.000

92.500.000

137.500

1.271.875.000

349 (Administrative) 53 Staff Recruitment Cbg. Utama 1 Personnel & Payroll Dept.Head, 1 Personnel & Payroll Staff Total

Personnel Cost Planning

DB License Windows Server* SAP Client

IBM DB2 Version 8.1 Windows Server 2003

46.250.000

287.500

2.659.375.000

@ $2.500 / per user

3. HR Relationship

Manager Self Service (MSS)

5.000

1 President Director, 1 Human Resource Management Group Head, 1 Personnel & Recruitment Division Head, 1 Training Center & Support Division Head Total

@ Rp 23.125.000,- / per user

10.000

92.500.000

10.000

92.500.000

7.500

69.375.000

* sudah dipakai pada sistem yang berjalan saat ini

-

SAP GUI

Free

Total

3.232.875.000

Fase 2 (Optional) : Employee Self Service (ESS)

All Employees ( @ $1500 per user)

3.750.000

34.687.500.00 0

Kurs : 1 USD = 9.250 IDR

3. Biaya Tenaga Kerja Pengembangan

SAP

modul

Human

Capital

Management (HCM ) ini akan membutuhkan tenaga kerja antara lain Functional / Human Resource Consultant, Technical Consultant, ABAP, Basis Consultant yang akan bekerja selama jangka waktu 46 minggu 4 hari kerja (234 hari kerja), dimana 1 minggu memiliki 5 hari kerja, sehingga rincian biaya tenaga kerja yang dibutuhkan selama / dalam pengembangan SAP

350 modul Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat sebagai berikut: Tabel 4.6 Tabel Biaya Tenaga Kerja (Dalam Rupiah) Tahap Preparation

Waktu 8 minggu 2 hari kerja (42 hari kerja)

Sumber Daya Manusia 1 HR Consultant 1 Technical Consultant 1 ABAP Consultant 1 BASIS Consultant

Total Biaya Blueprint

17 minggu 3 hari kerja (88 hari kerja)

1 1 1 1

HR Consultant Technical Consultant ABAP Consultant BASIS Consultant

Total Biaya Realization

13 minggu 4 hari kerja (69 hari kerja)

1 1 1 1

HR Consultant Technical Consultant ABAP Consultant BASIS Consultant

Total Biaya Final Preparation

3 minggu (15 hari kerja)

1 1 1 1

HR Consultant Technical Consultant ABAP Consultant BASIS Consultant

Total Biaya Total biaya instalasi dan konfigurasi

Lama Kerja 35 hari x 8 = 280 jam 42 hari x 8 = 336 jam 20 hari x 8 = 160 jam 20 hari x 8 = 160 jam = 936 jam x US$75 x Rp 9.250,= Rp 649.350.000,72 hari x 8 = 576 jam 21 hari x 8 = 168 jam 10 hari x 8 = 80 jam 4 hari x 8 = 32 jam = 856 jam x US$75 x Rp 9.250,= Rp 593.850.000,46 hari x 8 = 368 jam 31 hari x 8 = 248 jam 12 hari x 8 = 96 jam 28 hari x 8 = 224 jam = 936 jam x US$75 x Rp 9.250,= Rp 649.350.000,15 hari x 8 = 120 jam 15 hari x 8 = 120 jam 15 hari x 8 = 120 jam 5 hari x 8 = 40 jam = 400 jam x US$75 x Rp 9.250,= Rp 277.500.000,Rp 2.170.050.000,-

Kurs US$1 = Rp 9.250,-

Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan SAP M odul Human Capital Management yaitu sebesar Rp 6.014.987.302,-. Semua biaya pengembangan secara rata-rata telah dijadikan satu paket lengkap oleh pihak vendor / pengembang sistem. Biaya pengembangan sistem oleh vendor tersebut dihitung berdasarkan

jumlah user yang akan

351 menggunakan sistem (harga masih dapat ditawar). Berikut total biaya pengembangan SAP M odul Human Capital Management : Tabel 4.7 Tabel Biaya Investasi / Pengembangan S AP HCM (Development Cost Worksheet) ITEM A. Development Effort 1. Incremental Staff Support a. Functional / HR Consultant b. Technical Consultant 2. Incremental Systems and Programming a. ABAP Consultant b. Basis Consultant TOTAL 1 Year Development B. New Hardware 1. Servers Sun Fire X6400 M2 a. DEV Server b. QA Server c. PROD Server 2. Network a. CISCO3825-AC-IP b. 24-port switch c. AIMCUE d. PVDM2-64 e. AISK9 3. Internet Security System Check Point security gateway UTM-1 3073 / 3076 TOTAL 1 Year Development C. New (Purchase) Software 1. License SAP Modul Human Capital Management o HR Administration o SAP Payroll Processing o HR Planning and Simulation o HR Relationship 2. DB License o IBM DB2 Version 8.1 3. Windows Server TOTAL 1 Year Development D. Training o Materi Modul HCM = Rp 70.600,- x 66 user o Snack (untuk 3 hari) = Rp 10.000,- x 3 hari x 65 user o Makan siang (untuk 3 hari) = Rp 15.000,- x 3 hari x 65 user TOTAL 1 Year Development TOTAL

COST (Rp)

932.400.000 604.950.000 316.350.000 316.350.000 2.170.050.000

240.453.750 95.673.952

266.400.000 602.527.702

208.125.000 203.500.000 2.659.375.000 92.500.000 69.375.000 3.232.875.000 4.659.600 1.950.000 2.925.000 9.534.600 6.014.987.302

352 Penghitungan biaya pengembangan ini akan dikonversikan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economic impact worksheet).

4.3.3.2. Biaya Berjalan Implementasi S AP Human Capital Management (HCM) Selain adanya biaya investasi awal yang dikeluarkan, juga terdapat biaya berjalan yang dihitung selama lima tahun pada implementasi sistem SAP Modul Human Capital Management yaitu dari tahun 2009 sampai dengan tahun 2013. Dalam pengembangan sistem ini, biaya berjalan yang dikeluarkan ini terdiri dari dua jenis, yaitu meliputi biaya pemeliharaan (maintenance) piranti lunak (software) License SAP Human Capital Management (HCM ) dan biaya listrik. Penjelasannya sebagai berikut:

1. Biaya

Maintenance

License

S AP

Human

Capital

Management (HCM) Dalam pross migrasi sistem Andal Kharisma 2007 ke sistem SAP modul Human Capital Management (HCM ), Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dibebankan biaya maintenance (pemeliharaan) sebagai hasil dari biaya license software SAP per tahunnya. Pada SAP modul Human Capital Management (HCM ), perhitungan biaya beban untuk license SAP M odul Human Capital Management (HCM ).adalah sebesar 22% dari biaya

353 yang dibayar saat pertama kali menggunakan hak lisensi SAP M odul Human Capital Management (HCM ). Dengan demikian berikut adalah perhitungan biaya pemeliharaan / maintenance untuk license SAP M odul Human Capital Management, pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas pertahunnya : Biaya operasional = (22% x Rp 6.014.987.302,-) = Rp 1.323.297.206,- per tahun

Total biaya maintenance untuk tahun pertama License SAP modul Human Capital Management (HCM ) sebesar Rp 1.323.297.206,- per tahun. Seiring dengan peningkatan tingkat inflasi setiap tahunnya, maka harga dan jasa pun akan ikut mengalami peningkatan. M enurut sumber Bank Indonesia (www.bi.go.id) rata-rata tingkat inflasi dari tahun 2006-2009 adalah 13,33%, 6,40%, 10,30%, dan 4,895%, sehingga diasumsikan rata-rata kenaikan inflasi per tahun sebesar 8,75%. Jadi diasumsikan biaya maintenance License SAP M odul Human Capital Management (HCM ), mengalami kenaikan 8.75 % per tahunnya Berikut rincian biaya pemeliharaan License SAP M odul Human Capital Management (HCM ) selama lima tahun ke depan adalah sebagai berikut :

354 Tabel 4.8 Kenaikan Biaya Maintenance Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Biaya Maintenance License SAP HCM

2009

2010

1.323.297.206

1.439.085.712

2011

2012

2013

1.565.005.711 1.701.943.711 1.850.863.786

2. Biaya Listrik Pengimplementasian SAP Human Capital Management pada PT. Bank Sinarmas menggunakan 1 (satu) buah server dan ± 66 PC yang digunakan oleh 53 Staf Rekrutmen Cabang Utama termasuk 5 Sekretaris Wilayah didalamnya, 2 Staf Rekrutmen Pusat, 5 Staf Training, 4 Staf Payroll, 1 Kepala HRM dan 1 Direktur Utama. Biaya pemakaian listrik 1 buah server dengan daya server 1065 watt. Selama satu bulan, jika diasumsikan jumlah jam server menyala / beroperasi adalah 24 jam dan jumlah hari kerja adalah 22 hari kerja dalam sebulan, akan tetapi server menyala setiap hari jadi diasumsikan server menyala 30 hari per bulan. PT. Bank Sinarmas digolongkan sebagai B-2/TR berdasarkan Tarif Dasar Listrik tahun 2004, dengan daya > 2.200 kVa s.d 200 kVa untuk keperluan Bisnis sedang yaitu sebesar Rp. 520,- per KWh (tarif per Kwh-nya). Sehingga biaya operasional listrik pemakaian server selama satu tahun adalah sebesar 365 x 24 x 1,065 kWh x Rp. 520 = Rp. 4.851.288,-.

355 Biaya listrik untuk penggunaan workstation / Personal Computer (PC) HP DX2200* sebesar Rp.130,- per jam / 1 PC. Asumsi untuk perhitungan tarif listrik untuk penggunaan PC adalah satu hari 10 jam kerja dan satu bulan 22 hari kerja. Perhitungan untuk pemakaian 66 PC adalah 250 watt x 66 x 10 x 22 = 3630000 watt atau 3630 KWh. Untuk mencari tarifnya maka 3630 x Rp. 520,- = Rp. 1.887.600,- per bulan. Biaya listrik pemakaian 66 PC selama satu tahun adalah Rp. 22.651.200,-. Total biaya operasional listrik yang terpakai untuk setiap tahun adalah Rp. 27.502.488,-. Diasumsikan setiap tahun tarif listrik mengalami kenaikan sebesar 8,75%, didapat dari sumber Bank Indonesia (www.bi.go.id) rata-rata tingkat inflasi dari tahun 2006-2009 adalah 13,33%, 6,40%, 10,30%, dan 4,895%, sehingga diasumsikan rata-rata kenaikan inflasi per tahun sebesar 8,75%. Tabel 4.9 menjelaskan tarif listrik selama lima tahun. Tabel 4.9 Biaya Listrik Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Biaya Listrik

2009

2010

2011

2012

2013

27.502.488

29.908.956

32.525.989

35.372.013

38.467.065

Perincian

biaya

yang

sedang

berjalan

pada

implementasi SAP Human Capital Management selama lima

356 tahun ke depan ditunjukkan dalam model biaya berjalan pada Tabel 4.10.

Tabel 4.10 Model Biaya Berjalan Selama Lima Tahun (Ongoing Expenses Worksheet) Rincian Biaya A B Total

2009

2010

1.323.297.206 27.502.488 1.350.799.694

1.439.085.712 29.908.956 1.468.994.668

2011 1.565.005.711 32.525.989 1.597.531.700

2012 1.701.943.711 35.372.013 1.737.315.724

2013 1.850.863.786 38.467.065 1.889.330.851

Ket erangan Rincian Biaya : A = Biaya Maintenance License SAP HCM B = Biaya Listrik

4.4. Formulasi Komponen Information Economics Dalam uraian berikut akan dibahas mengenai formulasi dan pengolahan komponen-komponen Information Economics, mulai dari perhitungan biaya dan manfaat tradisional yang menggambarkan terdapatnya dampak dan manfaat ekonomis dalam proyek ini diikuti dengan analisis terhadap Value Linking, Value Acceleration dan Value Restructuring.

4.4.1. Dampak Ekonomis dan Perhitungan Return on Investment (ROI) Bagi Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas adanya pembangunan proyek SAP Human Capital Management (HCM ) ini akan memberikan dampak yang besar dalam mendukung operasional divisi HR

357 perusahaan. Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat / dampak langsung yang terjadi akibat dari adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas. Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya operasional yang terdiri dari penghematan biaya kertas penghematan tinta printer, penghematan biaya listrik, penghematan ATK, penghematan biaya lembur, dan penghematan pengurangan tenaga kerja. Adapun perhitungan komponen-komponen pengurangan biaya sebagai manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : A. Penghematan Biaya Kertas Berdasarkan hasil wawancara kami dengan Personnel & Payroll Department Head PT. Bank Sinarmas, berikut daftar laporan / surat / form yang berjalan : 1. Menggunakan Sistem Andal Kharisma 2007 Tabel 4.11 Daftar Laporan Dengan Menggunakan Sistem

1. 2. 3. 4. 5.

Payroll Laporan / S urat Rekap gaji bulanan per cabang Slip Gaji (by request) Daftar karyawan masuk Daftar karyawan keluar Daftar karyawan mutasi

Print V V X X X

358 2. Non – Andal Kharisma 2007 (Manual) Tabel 4.12 Daftar Laporan Dibuat Secara Manual Rekrutmen Laporan / S urat 1. Surat Penawaran (OL) 2. Laporan Hasil Psikotest

Payroll Laporan / S urat

Print

Print

V

1. Laporan Jamsostek

V

V

2. Laporan pajak 3. Laporan pendaftaran asuransi 4. Laporan M IS 5. Laporan tindakan disiplin 6. Surat Keputusan 7. Daftar Kenaikan Gaji 8. Daftar Perubahan Gaji 9. Daftar Bonus 10. Daftar THR

V V V V V X X X X

Sebelum adanya aplikasi SAP Human Capital Management (HCM ), penggunaan kertas diperkirakan mencapai 10 rim per bulannya, dimana semua laporan yang wajib ada pengesahan akan dicetak baik itu menggunakan sistem (Andal Kharisma 2007) maupun tidak menggunakan sistem (manual), Asumsi penggunaan 10 rim kertas tersebut terdiri dari: -

Pemakaian kertas di Divisi Human Resource ( Divisi Payroll dan Recruitment ) Kantor Pusat Non Operasional (KPNO) sebanyak 3 – 4 rim kertas / bulan.

-

Pemakaian kertas pada Divisi Training / Diklat untuk keperluan pencetakan modul baru training karyawan / calon karyawan (M T) sebanyak 4-5 rim kertas / bulan.

359 Namun setelah

diimplementasikan

SAP Human Capital

Management (HCM ) , maka penggunaan kertas turun sebanyak 20% menjadi

±8 rim per bulannya. Hal tersebut dapat dilihat dalam

penjabaran sebagai berikut : Penghematan biaya kertas setelah implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat adanya penghematan biaya pencetakan laporan sebagai berikut: ™ Rekap Gaji bulanan per cabang ( Asumsi : disesuaikan dengan jumlah cabang) ™ Laporan Pendaftaran Asuransi ™ Laporan M IS ™ Laporan tindakan disiplin ™ Surat Keputusan (surat pengesahan mutasi karyawan / penetapan promosi karyawan) Æ Berlaku jika ada proses itu saja. Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) pendistribusian dokumen tersebut ke bagian terkait menjadi berkurang, Hal ini dikarenakan kemudahan dalam pertukaran data dan mengakses data / informasi, hampir semua informasi bisa didapatkan secara langsung melalui sistem tersebut, untuk pengesahan (approval) dan pemerikasaan laporan yang dilakukan oleh pihak manager / Division Head juga dapat dilakukan secara langsung dan efisien tanpa harus mencetak laporan – laporan tersebut. Sehingga pendokumentasian secara hardcopy tidak diperlukan lagi dikarenakan semua data tersimpan di dalam database sistem yang dapat dilihat kapan saja dan

360 real time. Dengan semua kemudahan-kemudahan ini diasumsikan menghemat pemakaian kertas yang cukup banyak. Apalagi setiap

bulannya mencetak laporan-laporan yang

berjumlah ± 10 rim diantaranya ± 4 rim untuk penggunaan di KPNO (Kantor Pusat Non Operasional) dan ± 6 rim untuk penggunaan di Diklat / Training. Dengan SAP Human Capital Management (HCM ), maka pencetakan laporan dapat dikurangi menjadi ± 8 rim per bulan, laporan-laporam yang mengurangi penggunaan kertas yaitu rekap gaji bulanan

per cabang, slip gaji (by request), laporan pendaftaran

asuransi, laporan M IS, SPKL, Surat Pengajuan cuti, dan laporan tindak disiplin. Jumlah kertas yang dapat dihemat sebanyak 2 rim per bulan atau mengalami penghematan sebesar 20%, dengan asumsi harga 1 Rim Rp.32.000,- maka penghematan yang terjadi sebesar Rp. 64.000,- per bulan. Penghematan selama satu tahun adalah Rp. 768.000,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.13 Perhitungan Penghematan Biaya Penggunaan Kertas (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : P enggunaan Kertas selama 1 bulan : ± 10 Rim Harga 1 Rim kertas : ± Rp 32.000,P engeluaran Biaya Kertas selama 1 Bulan : 10 x Rp 32.000,- = Rp 320.000,P engeluaran Biaya Kertas selama 1 Tahun : 12 x Rp 320.000,- = Rp. 3.840.000,-

361 Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : P enghematan Kertas selama 1 Bulan : 20% atau ± 2 Rim kertas Harga 1 Rim Kertas : ± Rp 32.000,P enghematan Biaya Kertas selama 1 Bulan : 20% x Rp 320.000,- = Rp 64.000,P enghematan Biaya Kertas selama 1 Tahun : 12 x Rp 64.000,= Rp 768.000,Atau P enghematan Biaya Kertas selama 1 Tahun : 20% x Rp 3.840.000,- = Rp 768.000,-

Diasumsikan setiap tahun harga kertas mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya penggunaan kertas selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.14.

Tabel 4.14 Penghematan Biaya Penggunaan Kertas Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Biaya Kertas

2009

2010

2011

2012

2013

768.000

835.200

908.280

987.755

1.074.183

B. Penghematan Biaya Tinta Printer (Catridge Ribbon) Seperti yang telah dibahas diatas, penghematan biaya kertas setelah implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat adanya penghematan biaya pencetakan laporan sebagai berikut: ™ Rekap Gaji bulanan per cabang ( Asumsi : disesuaikan dengan jumlah cabang) ™ Laporan Pendaftaran Asuransi ™ Laporan M IS

362 ™ Laporan tindakan disiplin ™ Surat Keputusan (surat pengesahan mutasi karyawan / penetapan promosi karyawan) Æ Berlaku jika ada proses itu saja Dengan

keadaan tersebut (mengurangi pendokumentasian

internal) diasumsikan, penghematan biaya tinta printer adalah sebesar 20%, atau mengalami penghematan sebesar Rp. 80.000,- per bulan. Didapat dari 2 rim x Rp. 40.000,- (penghematan penggunaan kertas yaitu ± 2 rim). Harga satu tinta printer adalah Rp. 200.000,-, satu catridge dapat mencetak hingga 5 rim atau 2500 lembar, jadi biaya tinta printer yang dikeluarkan sebesar RP. 40.000,- untuk 1 rim kertas. Jadi penghematan tinta printer selama satu tahun sebesar Rp. 960.000,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.15 Perhitungan Penghematan Biaya Tinta Printer (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : P enggunaan Kertas selama 1 bulan : ± 10 Rim Harga 1 Catridge : ± Rp 200.000,1 Catridge : ± 5 Rim Jadi, biaya tinta printer untuk 1 Rim Kertas : Rp 200.000,- / 5 Rim = Rp. 40.000,P engeluaran Biaya Tinta Printer selama 1 Bulan : 10 x Rp 40.000,= Rp 400.000,P engeluaran Biaya Tinta Printer selama 1 Tahun : 12 x Rp 400.000,= Rp. 4.800.000,-

363 Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : Harga 1 Catridge : ± Rp 200.000,1 Catridge : ± 5 Rim Jadi, biaya tinta printer untuk 1 Rim Kertas : Rp 200.000,- / 5 Rim = Rp. 40.000,P enghematan Kertas selama 1 Bulan : 20% atau ± 2 Rim kertas P enghematan Biaya Tinta Printer selama 1 Bulan : 2 Rim x Rp 40.000,- = Rp 80.000,P enghematan Biaya Tinta Printer selama 1 Tahun : 12 x Rp 80.000,= Rp. 960.000,Atau P enghematan Biaya Tinta Printer selama 1 Tahun : 20% x Rp 4.800.000,- = Rp 960.000,-

Diasumsikan setiap tahun harga 1 catridge tinta printer mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata - rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya tinta printer selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.16.

Tabel 4.16 Penghematan Biaya Tinta Printer Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Biaya Tinta Printer

C.

2009

2010

2011

2012

2013

960.000

1.044.000

1.135.350

1.234.693

1.342.729

Penghematan Biaya ATK / Alat Tulis Kantor Implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dapat diasumsikan mengurangi pemakaian alat tulis kantor seperti ballpoint, post-it, selotip, paper clip, binder clip, isi staples, staples (jarang) dan sebagainya, untuk proses persetujuan pelaporan dan penyimpangan. Walaupun bersifat tidak wajib dibagikan kepada setiap karyawan yang bekerja, dan rata- rata setiap karyawan mempunyai alat kantor sendiri

364 (modal

sendiri)

namun

perusahaan

pasti

menyediakan

dan

mengeluarkan rata-rata ± Rp. 250.000,- , biasanya untuk ballpoint dan post-it yang selalu ada pengeluaran untuk dua item tersebut. Oleh sebab itu diasumsikan penghematan ATK selama satu bulan adalah sebesar 40%, atau mengalami penghematan sebesar Rp. 100.000,- per bulan. Di dapat dari Rp. 250.000,- x 40% (pengeluaran biaya ATK per bulan sebelum penghematan adalah sebesar ± Rp. 250.000,-) , sehingga penghematan yang terjadi selama satu tahun sebesar Rp. 1.200.000,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini : Tabel 4.17 Perhitungan Penghematan Biaya ATK (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : P engeluaran Biaya ATK selama 1 Bulan : Rp 250.000,P engeluaran Biaya ATK selama 1 Tahun : 12 x Rp 250.000,= Rp 3.000.000,Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : P enghematan sebesar 40% Jadi, P enghematan Biaya ATK selama 1 Bulan : 40% x Rp 250.000,- = Rp 100.000,P enghematan Biaya ATK selama 1 Tahun : 40% x Rp 3.000.000,- = Rp 1.200.000,-

Diasumsikan setiap tahun harga alat tulis kantor / ATK mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata - rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya ATK selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.18.

365 Tabel 4.18 Penghematan Biaya ATK S elama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Biaya ATK

D.

2009

2010

2011

2012

2013

1.200.000

1.305.000

1.419.188

1.543.366

1.678.411

Penghematan Biaya Odner Pemakaian odner sebagai sarana pendokumentasian dokumen selama setahun dapat dijabarkan sebagai berikut : ™ Pembuatan M emo menggunakan ± 1 odner ™ Surat Keputusan menggunakan ± 5 odner ™ Pelaporan M IS menggunakan ± 1 odner ™ Laporan Tindakan Disiplin menggunakan ± 1 odner , dll. Pendokumentasian secara hardcopy pada sebagian dokumen yang dicetak setiap tahunnya (yang telah dijabarkan di atas) diasumsikan tidak dilakukan lagi setelah SAP M odul Human Capital Management diimplementasikan. Sehingga hal ini juga menimbulkan adanya penghematan

alat

untuk penyimpanan

dokumen

yang

dinamakan odner. Sehingga diasumsikan penggunaan Odner dalam setahun ± 12 odner, penghematan Odner selama satu bulan adalah sebesar 50%, atau mengalami penghematan sebesar Rp. 7.500,- per bulan. Di dapat dari Rp. 180.000,- x 40% (pengeluaran biaya 1 (satu) Odner per bulan sebelum penghematan sebesar ± Rp. 15.000,-) , sehingga penghematan

366 yang terjadi selama satu tahun sebesar Rp. 90.000,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.19 Perhitungan Penghematan Biaya Odner (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : P enggunaan Odner selama 1 Tahun : 12 Odner P enggunaan Odner selama 1 Bulan : 1 Odner Kapasitas 1 Odner : 750 lembar Harga 1 Odner : Rp 15.000,P engeluaran Biaya Odner selama 1 Bulan : Rp 15.000,P engeluaran Biaya Odner selama 1 Tahun : 12 x Rp 15.000,Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : P enghematan menjadi 1 Odner untuk 2 bulan Jadi, P enghematan sebesar 50%

= Rp 180.000,-

P enghematan Biaya Odner selama 1 Bulan : 50% x Rp 15.000,- = Rp 7.500,P enghematan Biaya Odner selama 1 Tahun : 50% x Rp 180.000,-= Rp 90.000,-

Diasumsikan setiap tahun harga Odner mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan dari Bank Indonesia (www.bi.go.id) yang diasumsikan setiap tahun tingkat inflasi mengalami kenaikan rata – rata sebesar 8,75% diambil dari rata - rata inflasi tahun 2006 - 2009, maka penghematan biaya Odner selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.20.

Tabel 4.20 Penghematan Biaya Odner Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Biaya Odner

2009

2010

2011

2012

2013

90.000

97.875

106.439

115.753

125.881

367 E.

Penghematan Biaya Lembur Adapun hak lembur hanya berlaku bagi mereka yang mempunyai hak untuk lembur yaitu diantaranya para staf operasional (Golongan A), Ada beberapa hal yang menjadi penyebab karyawan lembur, diantaranya : ™ Tugas rutin yang memang mengharuskan lembur, misalnya Security lembur karena menunggu seluruh karyawan selesai bekerja. ™ Adanya tugas yang memang harus segera diselesaikan, misal mempersiapkan

bahan

meeting,

menyelesaikan

laporan,

menyiapkan data yang diminta pihak lain. Adanya jam lembur karyawan setiap hari diasumsikan secara rata-rata adalah ±2 jam per hari per orang sehingga total jam lembur dalam satu bulan adalah 22 x 2 jam = 44 jam lembur per karyawan. Dengan asumsi jumlah jam kerja dalam satu bulan adalah 176 jam (22 hari x 8 jam) dan satu jam lembur dibayar dengan perumusan sesuai dengan standard perusahaan : Gaji Pokok / 173 * jumlah jam lembur

M aka pengurangan biaya yang terjadi untuk staf operasional (Golongan A) yang terbagi menjadi 2, yaitu staf payroll dengan gaji pokok Rp. 2.500.000,- dan security dengan gaji pokok Rp. 700.000,-. Dan asumsi jumlah staf yang mempunyai kemungkinan lembur diantaranya, 2 staf payroll dan 1 orang security. Pengurangan biaya lembur untuk 2 staf payroll adalah (Rp. 2.500.000,- / 173) x 44 jam

368 lembur x 2 staf x 12 bulan = Rp. 15.260.115,- per tahun. Dan pengurangan biaya lembur untuk 1 orang security adalah (Rp. 700.000,/ 173) x 44 jam lembur x 1 security x 12 bulan = Rp. 2.136.416 ,- per tahun. Jadi total penghematan biaya lembur untuk 2 staf payroll dan 1 orang security yaitu sebesar Rp. 17.396.531,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.21 Perhitungan Penghematan Jam Lembur (Dalam Rupiah) P engurangan jam lembur untuk 1 karyawan diasumsikan rata-rata 2 jam / hari Total jam lembur untuk 1 karyawan selama 1 Bulan = 22 x 2 = 44 jam Total jam kerja untuk 1 karyawan = 8 jam kerja x 22 hari = 176 jam P engurangan biaya jam lembur untuk Golongan A (Staf Operasional) yaitu, 2 staf payroll dan 1 orang security Gaji pokok Staf Payroll : Rp 2.500.000,- / Bulan Gaji pokok Staf Security : Rp 700.000,- / Bulan Penghematan jam lembur 2 Staf Payroll selama 1 Tahun : (Rp 2.500.000,- / 173) x 44 x 2 x 12 = Rp 15.260.115,Penghematan jam lembur 1 orang Security selama 1 Tahun : (Rp 700.000,- / 173) x 44 x 1 x 12 = Rp 2.136.416,Total Penghematan jam lembur selama 1 Tahun : Rp 15.260.115,- + Rp 2.136.416,- = Rp 17.396.531,-

Diasumsikan setiap tahun tingkat inflasi mengalami kenaikan rata – rata sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata - rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya lembur selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.22.

369 Tabel 4.22 Penghematan Jam Lembur Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Jam Lembur

F.

2009 17.396.531

2010

2011

2012

18.918.727 20.574.116 22.374.351

2013 24.332.107

Penghematan Biaya Listrik (Printer) Dengan menerapkan SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas , maka biaya listrik yang dapat dihemat adalah biaya penggunaan printer HP Laserjet P2015dn, untuk pencetakan laporan – laporan seperti : ™ Rekap gaji bulanan per cabang (dicetak sejumlah banyak cabang) ™ Laporan M IS ™ Laporan Tindakan Disiplin ™ Laporan Pendaftaran Asuransi (penggajian, tunjangan, kompensasi, dan benefit) ™ Surat Keputusan ™ Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL). Biaya pemakaian listrik 2 (dua) buah printer dengan daya masing-masing printer 350 watt per jam, sedangkan biaya Tarif Dasar Listrik (TDL) sebesar

Rp. 520,- / kWh, berdasarkan

Tarif Dasar

Listrik 2004 dari PT. PLN, dimana PT. Bank Sinarmas termasuk golongan B (Bisnis)-2/TR dengan daya lebih dari 2200 VA s/d 200 kVA. Dengan perhitungan (2 Printer x Daya x 264 hari kerja x 8 jam kerja) / 1000 = (2 x 350 x 264 x 8) / 1000 = 1478,4

kWh. Jadi

370 pengeluaran biaya listrik tahun pertama sebesar Rp. 768.768,- dari perhitungan Pemakaian daya x TDL = 1478,4 x Rp. 520,- = Rp. 768.768,- per tahun atau Rp. 64.064,- per bulan. Biaya listrik yang dapat dihemat adalah biaya penggunaan printer HP Laserjet P2015dn, untuk pencetakan laporan – laporan seperti rekap gaji bulanan per cabang, slip gaji (by request), laporan M IS,

laporan

tindakan

disiplin,

laporan

pendaftaran

asuransi

(penggajian, tunjangan, kompensasi, dan benefit). Penghematannya sebesar 40% Rp. 25.625,- per bulan. Selama satu tahun berarti Rp. 25.625,- x 12 = Rp. 307.507,-. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.23 Perhitungan Penghematan Biaya Listrik Printer (Dalam Rupiah) Printer yang digunakan : 2 buah printer Daya Printer : 350 watt Biaya Tarif Dasar Listrik (TDL) : Rp 520,- / kWh Pemakaian listrik selama 1 Tahun : (2 printer x daya x 264 hari kerja x 8 jam kerja) / 1000 (2 x 350 x 264 x 8) / 1000 = 1478,4 kWh Pengeluaran biaya listrik printer selama 1 Tahun : 1478,4 x Rp 520,= Rp 768.768,Penghematan biaya listrik per tahun sebesar 40% , yaitu : 40% x Rp 768.768,= Rp 307.507,-

Diasumsikan biaya listrik mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata - rata inflasi

371 tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya listrik selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.24.

Tabel 4.24 Penghematan Biaya Listrik Printer Selama Lima Tahun (dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Biaya Listrik Printer

G.

2009

2010

2011

2012

2013

307.507

334.414

363.675

395.497

430.103

Penghematan Tenaga Kerja Seiring dengan pembukaan cabang – cabang baru setiap bulannya, yaitu ± 2 -3 bulan setiap bulannya, hingga saat ini jumlah cabang pada PT. Bank Sinarmas ± 93 cabang, secara pembagian divisi, di setiap cabang tidak mempunyai staf HR / rekrutmen secara siginifikan, namun secara tidak langsung cabang itu membantu proses perekrutan yang dikoordinir oleh

para supervisor dan kepala

operasional per cabang. Oleh karena sistem rekrutmen yang masih manual, sehingga setiap cabang utama dan pembantu sebab itu diasumsikan setiap cabang utama dan pembantu memiliki 1 staf recruitment, sehingga jumlah staf kantor pusat dan cabang berjumlah ± 100 orang, termasuk 5 sekretaris wilayah.

Setelah

diasumsikan

memakai SAP

di setiap

kantor

Human

Capital Management

cabang pembantu

(KCP) tidak

memerlukan staf rekrutmen, cukup di kantor cabang utama (KCU) saja yang memerlukan staf rekrutmen untuk menangani keperluan di kantor

372 cabang utama sendiri dan pembantu (KCP) dalam melakukan proses perekrutan di daerah tersebut. Oleh karena itu, dalam mengerjakan suatu proses perekrutan karyawan terjadi pengurangan jumlah tenaga kerja dari 100 staf rekrutmen yang terdiri dari 2 orang staf rekrutmen pusat dan 53 staf rekrutmen cabang utama, 40 staf rekrutmen cabang pembantu, dan 5 orang sekretaris wilayah yaitu menjadi 2 staf rekrutmen pusat dan 5 orang sekretaris wilayah, dan 53 staf rekrutmen cabang utama. Sehingga pengurangan jumlah staf adalah 40 orang staf rekrutmen KCP. Gaji yang diterima oleh seorang karyawan dalam setahun adalah 12 kali ditambah dengan 1 kali THR per tahun, serta ditambah bonus 1 kali atau lebih per tahun sesuai penilaian dari atasan, pemberian bonus dilakukan

pada

bulan

Juli,

sehingga

total

adalah

14

kali

gaji/orang/tahun. Untuk perhitungan penghematan 40 orang staf rekrutmen KCP adalah (Rp.2.500.000,1.400.000.000,-

per tahun.

x 40)

x 14 =

Sehingga total penghematan

Rp. biaya

pengurangan tenaga kerja per tahun sebesar Rp. 1.400.000.000,-. sebagai tambahan setiap karyawan memperoleh tunjangan uang makan dan transportasi sebesar Rp. 15.000,- per orang per hari. Dengan asumsi rata-rata hari kerja per bulan adalah 22 hari dan 12 bulan per tahun, sehingga pengurangan biaya yang terjadi adalah

(22 x 12 x Rp.

15.000,-) x 40 = Rp. 158.400.000,-. Total penghematan biaya tenaga kerja ditambah dengan penghematan biaya tunjangan karyawan sebesar

373 Rp. 1.558.400.000,- per tahun. Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.25 Perhitungan Penghematan Tenaga Kerja (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : Jumlah Staf Rekrutmen : 100 orang Gaji yang diterima selama 1 Tahun : 12 (Gaji pokok) + 1 (THR) + 1 (Bonus) Gaji 1 Staf Rekrutmen : Rp 2.500.000,G aji selama 1 Tahun (Seluruh Staf Rekrutmen) : 100 x (14 x Rp 2.500.000,-) = 3.500.000.000,Pengeluaran biaya tambahan untuk 1 orang Staf Rekrutmen : Uang Makan dan Transportasi = Rp 15.000,- / hari Pengeluaran biaya tambahan selama 1 Tahun ( Seluruh Staf Rekrutmen) : 100 x (22 x 12 x Rp 15.000,-) = Rp 396.000.000,Total Pengeluaran Biaya Tenaga Kerja (Seluruh Staf Rekrutmen) selama 1 Tahun : Rp 3.500.000.000,- + Rp 396.000.000,- = Rp 3.896.000.000,Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : P engurangan jumlah tenaga kerja sebesar 40% Jadi, pengurangan jumlah staf rekrutmen : 40% x 100 orang = 40 orang Gaji yang diterima selama 1 Tahun Gaji 1 Staf Rekrutmen

: 12(Gaji pokok) + 1(THR) + 1(Bonus) : Rp 2.500.000,-

Penghematan gaji tenaga kerja (Staf Rekrutmen) selama 1 Tahun : 40 x (14 x Rp 2.500.000,-) = Rp 1.400.000.000,Pengeluaran biaya tambahan untuk 1 orang Staf Rekrutmen : Uang Makan dan Transportasi = Rp 15.000,- / hari Penghematan biaya tambahan untuk 1 orang Staf Rekrutmen : 40 x (22 x 12 x Rp 15.000,-) = Rp 158.400.000,Total Penghematan Tenaga Kerja selama 1 Tahun : Rp 1.400.000.000,- + Rp 158.400.000,- = Rp 1.558.400.000,-

Diasumsikan setiap tahun mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata – rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan tenaga kerja selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.26.

374 Tabel 4.26 Penghematan Tenaga Kerja Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan Tenaga Kerja

2009

2010

2011

1.558.400.000 1.694.760.000

2012

1.843.051.500

2013

2.004.318.506 2.179.696.376

Tabel 4.27 menunjukkan pengurangan biaya operasional dari implementasi SAP

M odul Human

Capital Management yang

dipengaruhi oleh tingkat inflasi dari tahun 2006 – 2009 adalah 13,33%, 6,40%, 10,30%, dan 4,895%, sehingga diasumsikan rata-rata kenaikan inflasi per tahun sebesar 8,75%, didapat dari sumber Bank Indonesia (www.bi.go.id). Berikut rincian biaya kuantifikasi manfaat langsung / penguangan biaya operasional dari adanya implementasi SAP M odul Human Capital Management selama lima tahun ke depan :

Tabel 4.27 Ringkasan Kuantifikasi Manfaat Langsung Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Rincian Biaya B. Op A B C D E F G Total

2009

2010

2011

2012

768.000 835.200 908.280 987.755 960.000 1.044.000 1.135.350 1.234.693 1.200.000 1.305.000 1.419.188 1.543.366 90.000 97.875 106.439 115.753 17.396.531 18.918.727 20.574.116 22.374.351 307.507 334.414 363.675 395.497 1.558.400.000 1.694.760.000 1.843.051.500 2.004.318.506 1.579.122.038 1.717.295.216 1.867.558.548 2.030.969.921

2013

Total

1.074.183 4.573.418 1.342.729 5.716.772 1.678.411 7.145.965 125.881 535.948 24.332.107 103.595.832 430.103 1.831.196 2.179.696.376 9.280.226.382 2.208.679.790 9.403.625.513

375 Keterangan : B. Op = Biaya Operasional A = Penghematan Biaya Kertas B = Penghematan Biaya Tinta Printer C = Penghematan Biaya ATK D = Penghematan Biaya Odner E = Penghematan Jam Lembur F = Penghematan Biaya Listrik Printer G = Penghematan Tenaga Kerja

Setelah dilakukan perhitungan seluruh biaya pengembangan, dan biaya berjalan, serta manfaat langsung SAP M odul Human Capital Management telah dikalkulasikan maka langkah berikutnya adalah memasukkan angka – angka biaya dan manfaat langsung ke dalam kertas kerja dampak ekonomis (Economic Impact Worksheet) sehingga diketahui besar Return on Investment (ROI) yang pertama. Kertas kerja dampak ekonomis memberikan gambaran mengenai perkiraan arus kas masuk selama lima tahun dibandingkan dengan arus kas keluar pada saat awal investasi. Untuk selengkapnya, kertas kerja dampak ekonomis ini dapat dilihat pada tabel 4.28.

376

Tabel 4.28 Lembar Kerja Dampak Ekonomis (Dalam Rupiah) A. Investasi bersih yang dibutuhkan ( dari Development Cost Worksheet) B. Aliran kas tahunan : berdasarkan periode 5 (lima) tahun

Keuntungan ekonomis bersih (+) Pengurangan biaya operasi (=) Pendapatan sebelum pajak ( - ) Biaya berjalan dari kertas kerja Arus kas bersih

Rp. 6.014.987.302,-

2009

2010

TAHUN 2011

0

0

0

(Nilai dalam Rupiah (Rp.)) TOTAL 2012

2013

0

0

1.579.122.038

1.717.295.216

1.867.558.548

2.030.969.921

2.208.679.790

1.579.122.038

1.717.295.216

1.867.558.548

2.030.969.921

2.208.679.790

1.350.799.694

1.468.994.668

1.597.531.700

1.737.315.724

1.889.330.851

228.322.344

248.300.548

270.026.848

293.654.197

319.348.939

4,52%

C. Simple ROI, (1.359.652.876/ 5 /6.014.987.302) x 100% D. Scoring, dampak ekonomi Score 0 1 2 3 4 5

1.359.652.876

Simple Return On Investment zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% OVER

377 Bagian A merupakan biaya investasi awal SAP M odul Human Capital Management yang ada pada Tabel 4.7 yaitu Rp 6.014.987.302,. M anfaat ekonomis bersih belum diperhitungkan pada bagian ini (dalam perhitungan pada Traditional Cost Benefit). Hasil kuantifikasi manfaat langsung dimasukkan ke bagian pengurangan biaya pada bagian B. Pendapatan sebelum pajak sama dengan jumlah pengurangan biaya karena manfaat ekonomis bersih belum diperhitungkan dalam kertas kerja yang pertama ini. Selanjutnya pendapatan sebelum pajak dikurangi dengan biaya berjalan yang terdapat pada tabel 4.10, sehingga didapat aliran kas untuk setiap tahunnya. Simple ROI yang pertama di dapat dari jumlah aliran kas setiap tahun sebesar Rp 1.359.652.876,- dibagi dengan 5 tahun, kemudian dibagi lagi dengan total investasi / biaya pengembangan pada bagian A sehingga didapat ROI sederhana sebesar 4,52%. Sehingga pada bagian penilaian (D), ROI sederhana tersebut mendapatkan skor 1 karena berada di antara 1%-299%. Perhitungan ROI tersebut mencerminkan rata-rata presentasi pengembalian yang diharapkan untuk satu tahun, tetapi tidak memperhitungkan faktor nilai waktu uang.

378 4.4.2. Analisis Value Linking Value

Linking

merupakan

konsep

yang

digunakan

untuk

mengevaluasi secara finansial dampak gabungan dari peningkatan kinerja suatu fungsi dan hasil yang timbul dari fungsi terpisah lain. M anfaat tersebut diantaranya adalah adanya peningkatan produktivitas karyawan Human Resource Division (HRD). Percepatan waktu proses transaksi / pengurangan biaya man hour merupakan salah satu yang dipengaruhi oleh tingkat human error (menurunkan tingkat kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan ataupun faktor kelelahan karyawan ketika melakukan perbaikan data) pada sistem informasi human resource (HR) perusahaan, yang dapat diasumsikan dapat menyebabkan tertunda atau hilangnya perolehan pendapatan. M anfaat tersebut dikategorikan menjadi pengurangan tingkat human error. Value Linking merupakan analisis dalam mengevaluasi secara finansial dan dihubungkan dengan faktor-faktor dalam domain bisnis dan domain teknologi yang memberikan dampak terhadap peningkatan unjuk kerja dan produktivitas serta penurunan biaya ataupun peningkatan pendapatan pada bagian lain dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) ini. Beberapa dampak yang menghasilkan peningkatan kinerja sebagai manfaat intangible dalam implementasi sistem ini akan diuraikan sebagai berikut :

379 1. Peningkatan Produktivitas karyawan Human Resou rce Division (HRD) Berhubungan dengan kemudahan dan kenyamanan penggunaan SAP Human Capital Management (HCM ), terdapat peningkatan kepuasan karyawan sehingga produktivitas juga meningkat karena karyawan merasa senang bekerja dengan menggunakan sistem ini. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan Human Resource Division (HRD) diasumsikan sebanyak 5% pada tahun pertama dan untuk tahun kedua sampai kelima akan meningkatkan produktivitas secara stabil sebanyak 10%, dikarenakan seiring dengan peningkatan produktivitas pada tahun kedua dan berikutnya, PT Bank Sinarmas juga akan mengalami penambahan cabang dan peningkatan keahlian pada karyawan Human Resource Division (HRD). Untuk mengelola data yang demikian banyak tidaklah mudah dan membutuhkan tingkat ketelitian dan keakuratan yang tinggi sehingga wajar saja jika diperkirakan produktivitas karyawan Human Resource Division (HRD) akan meningkat cukup tinggi, perhitungan peningkatan produktivitas untuk tahun pertama adalah 5% x total gaji seluruh staf Human Resource Division (HRD) sampai Division Head Human Resource Division (HRD), dan untuk tahun kedua sampai kelima masing-masing adalah 10% x total gaji seluruh staf Human Resource Division (HRD) sampai Division Head Human Resource Division (HRD).

380 Dimana gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD) adalah sebagai berikut : 1 Kepala HRM dengan gaji pokok Rp 18.000.000,- per bulan, maka total gaji per tahun sebesar Rp 216.000.000,-. Untuk 2 Division Head (Payroll dan Training) dengan gaji pokok masing-masing Rp 12.000.000,- per bulan, maka total gaji 2 Division Head selama 1 tahun sebesar Rp 288.000.000,-. Untuk 2 Departement Head (Payroll dan Training) dengan gaji pokok masingmasing Rp 7.500.000,-, maka total gaji 2 Departement Head selama 1 tahun sebesar Rp 180.000.000,-. Dan untuk 60 staf Human Resource Division ( 2 staf Payroll, 55 Staf Recruitment dan 3 Staf Training) dengan gaji pokok masing-masing Rp 2.500.000,- perbulan, maka total gaji 60 staf Human Resource Division selama 1 tahun sebesar Rp 1.800.000.000,-. Jadi Total gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD) sebesar Rp 2.484.000.000,Diasumsikan setiap tahun gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD) mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan dari Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka perhitungannya adalah sebagai berikut : Pada tahun pertama gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD) sebesar Rp 2.484.000.000,-. Pada tahun kedua mengalami kenaikan 8,75% menjadi Rp 2.701.350.000,- (didapat dari 8,75% x Rp. 2.484.000.000,-). Pada tahun ketiga menjadi Rp 2.937.718.125,-, pada tahun keempat menjadi Rp 3.194.768.461,-, dan pada tahun kelima menjadi Rp 3.474.310.701,-

381 Untuk menghitung peningkatan produktivitas tiap tahun adalah dengan mengalikan gaji tiap

tahun dengan tingkat kenaikkan

produktivitas per tahun. Perhitungan peningkatan produktivitas tahun pertama adalah 5% x Rp. 2.484.000.000,- = Rp 124.200.000,-. Peningkatan produktivitas pada tahun kedua sebesar 10% x Rp 2.701.350.000,- = Rp 270.135.000,-. Peningkatan produktivitas pada tahun ketiga sebesar 10% x Rp 2.937.718.125,- = Rp 293.771.813,-. Peningkatan produktivitas pada tahun keempat sebesar 10% x Rp3.194.768.461,- = Rp 319.476.846,-. Peningkatan produktivitas pada tahun kelima sebesar 10% x Rp 3.474.310.701,- = Rp 347.431.070,Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.29 Perhitungan Peningkatan Produktivitas Karyawan Human Resource Division (HRD) (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management :

Karyawan Human Resource Division : Gaji Pokok 1 Kepala HRM per bulan Gaji Pokok 2 Division Head per bulan Gaji Pokok 2 Department Head per bulan Gaji Pokok 60 Staf per bulan

= @ Rp 18.000.000,= @ Rp 12.000.000,= @ Rp 7.500.000,= @ Rp 2.500.000,-

Gaji Pokok 1 Kepala HRM per bulan = 1 x Rp 18.000.000,- x 12 bulan Gaji Pokok 2 Division Head per bulan = 2 x Rp 12.000.000,- x 12 bulan Gaji Pokok 2 Department Head per bulan = 2 x Rp 7.500.000,- x 12 bulan Gaji Pokok 60 Staf per bulan = 60 x Rp 2.500.000,- x 12 bulan Total gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD)

= Rp 216.000.000,= Rp 288.000.000,= Rp 180.000.000,= Rp 1.800.000.000,= Rp 2.484.000.000,-

Kenaikan selama 5 tahun (berdasarkan tingkat inflasi tahunan dari Bank Indonesia yaitu 8,75%) : Tahun 1 = Rp 2.484.000.000,Tahun 2 = Rp 2.701.350.000,Tahun 3 = Rp 2.937.718.125,Tahun 4 = Rp 3.194.768.461,Tahun 5 = Rp 3.474.310.701,-

382

Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management :

Karyawan Human Resource Division : Gaji Pokok 1 Kepala HRM per bulan Gaji Pokok 2 Division Head per bulan Gaji Pokok 2 Department Head per bulan Gaji Pokok 60 Staf per bulan

= @ Rp 18.000.000,= @ Rp 12.000.000,= @ Rp 7.500.000,= @ Rp 2.500.000,-

Gaji Pokok 1 Kepala HRM per bulan = 1 x Rp 18.000.000,- x 12 bulan = Rp 216.000.000,Gaji Pokok 2 Division Head per bulan = 2 x Rp 12.000.000,- x 12 bulan = Rp 288.000.000,Gaji Pokok 2 Department Head per bulan = 2 x Rp 7.500.000,- x 12 bulan = Rp 180.000.000,Gaji Pokok 60 Staf per bulan = 60 x Rp 2.500.000,- x 12 bulan = Rp 1.800.000.000,Total gaji seluruh karyawan Human Resource Division (HRD) = Rp 2.484.000.000,Kenaikan selama 5 tahun (berdasarkan tingkat inflasi tahunan dari Bank Indonesia yaitu 8,75%) : Tahun 1 = Rp 2.484.000.000,Tahun 2 = Rp 2.701.350.000,Tahun 3 = Rp 2.937.718.125,Tahun 4 = Rp 3.194.768.461,Tahun 5 = Rp 3.474.310.701,Peningkatan Produktivitas Karyawan Human Resource Division (HRD) , yaitu : Tahun 1 naik 5% = 5% x Rp 2.484.000.000,- = Rp124.200.000,Tahun 2 naik 10% = 10% x Rp 2.701.350.000,- = Rp 270.135.000,Tahun 3 naik 10% = 10% x Rp 2.937.718.125,- = Rp 293.771.813,Tahun 4 naik 10% = 10% x Rp 3.194.768.461,- = Rp 319.476.846,Tahun 5 naik 10% = 10% x Rp 3.474.310.701,- = Rp 347.431.070,-

Diasumsikan setiap tahun mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata – rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka peningkatan produktivitas karyawan selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.30.

Tabel 4.30 Peningkatan Produktivitas Karyawan Human Resource Division (HRD) Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Peningkatan Produktivitas

2009

2010

2011

124.200.000

270.135.000

293.771.813

2012

2013

319.476.846 347.431.070

383 2. Pengurangan tingkat Human Error SAP Human Capital Management (HCM ) sudah mencakup modul-modul yang terintegrasi sehingga karyawan tidak perlu lagi membuka tiga aplikasi yang berbeda untuk melakukan modifikasi, penambahan maupun update data karyawan, pembuatan laporanlaporan, perhitungan-perhitungan (misalkan bonus, THR, dan formulasi kenaikan gaji). Karena kemudahan yang terdapat pada sistem aplikasi ini maka dapat menurunkan tingkat kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan ataupun faktor kelelahan karyawan ketika melakukan perbaikan data. Diasumsikan dalam satu hari terjadi 4 kali kesalahan dimana setiap kesalahan yang terjadi yaitu : -

Kesalahan peng-input-an data karyawan (penulisan nama, jabatan, alamat, no rekening, dan lain-lain)

-

Kesalahan peng-input-an data transaksi (Infotype) karyawan misal: mutasi, promosi, resign dll (tanggal efektif, kondisi baru, dan lainlain )

-

Kesalahan peng-input-an data penggajian yang disebabkan karena adanya keterlambatan informasi dari cabang perihal transaksi karyawan sehingga belum diproses pada saat penggajian (data yang di-input masih berupa data sebelum di-update karena keterlambatan cabang misalnya: Surat Perintah Kerja Lembur)

-

Kesalahan

dalam

perhitungan-perhitungan

(misalkan perhitungan Bonus dan THR)

untuk

penggajian

384 Dan hal yang harus dilakukan untuk memperbaiki kesalahankesalahan

tersebut

misalkan

seperti konfirmasi kepada orang

bersangkutan, membuka file lama dan melakukan sortir. Dengan adanya SAP Human Capital Management maka dapat mengurangi kemungkinan karyawan yang dapat melakukan korupsi karena adanya sistem otorisasi yang ketat (2 layer) dengan adanya Implementasi M SS, kemudahan dalam pengambilan keputusan melalui M SS dimana dapat dilakukan sendiri, penyampaian informasi yang terintegrasi sehingga mengurangi human error dan meningkatkan produktivitas kerja karyawan, perolehan data juga menjadi lebih akurat. Asumsi lainnya yaitu berkaitan dengan pembedaan waktu bagi karyawan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. Untuk Personnel & Payroll Department Head membutuhkan waktu 1 jam (asumsi) untuk memperbaiki satu kesalahan. Dengan asumsi satu bulan 22 hari kerja dan 1 hari kerja 8 jam maka perhitungan untuk staf operasional adalah 4 x 1 x 264 hari x (7.500.000/176) = Rp. 45.000.384,- per tahun (diketahui gaji Personnel & Payroll Department Head sebesar Rp. 7.500.000,- per bulan). Tetapi setelah pengimplementasian SAP Human Capital Management (HCM ), Personnel & Payroll Department Head hanya membutuhkan waktu 1 jam (asumsi) untuk memperbaiki keempat kesalahan tersebut, yaitu dari 4 jam menjadi hanya 1 jam. Dengan kata lain pengurangan tingkat Human Error sebesar 75% (± 3jam), dengan perhitungan 3 x 1 x 264 hari x (7.500.000/176) = Rp. 33.750.000,- per

385 tahun (diketahui gaji Personnel & Payroll Department Head sebesar Rp. 7.500.000,- per bulan). Atau dapat dilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.31 Perhitungan Pengurangan Tingkat Human Error (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management :

Kemungkinan terjadi kesalahan sebanyak 4 kali selama 1 hari Diasumsikan setiap 1 kesalahan membutuhkan 1 jam untuk memperbaiki kesalahan tersebut Waktu kerja = 22 x 8 jam = 176 jam Gaji Personnel & Payroll Department Head per jam = Rp 7.500.000,- / 176 jam = Rp 42.614,Jadi perhitungannya = 4 x 1 x 264 x Rp 42.614,- = Rp 45.000.384,- per tahun Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : Penghematan yang dilakukan 75% Porsi waktu yang dihemat = 75% x 4 jam = 3 jam Jadi, waktu yang dibutuhkan hanya 1 jam untuk memperbaiki 4 kesalahan Waktu kerja = 22 x 8 jam = 176 jam Gaji Personnel & Payroll Department Head per jam = Rp 7.500.000,- / 176 jam = Rp 42.614,Penghematan = 3 x 1 x 264 hari x 42.614,- = Rp 33.750.000,- per tahun

Diasumsikan setiap tahun mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata – rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya akibat pengurangan tingkat human error selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.32.

386 Tabel 4.32 Pengurangan Tingkat Human Error S elama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Pengurangan Tingkat Human Error

2009

2010

2011

2012

2013

33.750.000

36.703.125

39.914.648

43.407.180

47.205.308

3. Pengurangan Ketidakpuasan Pihak Manajemen (Penghematan Biaya Rekrutmen) SAP Human Capital Management juga dapat mengurangi ketidakpuasan pihak manajemen dalam menampilkan laporan / report yang lebih baik dan akurat serta manajemen mendapatkan manfaat dan kepuasan lebih dalam mendapatkan informasi yang lebih cepat, lengkap, real time dan dapat dipercaya sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dan tindakan strategis yang berkaitan dengan masalah SDM . Kepuasan yang meningkat juga memberi efek pada meningkatnya produktivitas manajer. Hal ini dikaitkan dengan menggunakan

SAP Human Capital Management maka proses

penempatan dan seleksi awal dari calon karyawan dapat disesuaikan dengan persyaratan yang diinginkan oleh pihak perusahaan yaitu dengan menggunakan fitur “profile match-up” karyawan dimana perusahaan dapat memilih pelamar melalui pencocokan profil pelamar dengan kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Oleh karena itu diasumsikan adanya penghematan biaya dalam mengerjakan suatu proses perekrutan karyawan baru yang terdiri dari

387 biaya pemasangan iklan, biaya untuk pelatihan / training, biaya dan waktu yang dikeluarkan untuk melakukan proses perekrutan calon karyawan sampai menjadi karyawan rata-rata sebesar Rp. 25.000.000,yang terdiri dari rata-rata perhitungan 2 jenis perekrutan yaitu : -

Perekrutan melalui Job Fair sebesar 2 – 3 juta rupiah

-

Perekrutan melaui Event sebesar 20-25 juta rupiah untuk satu kali perekrutan Apabila dalam satu tahun ± 10 kali melakukan perekrutan

karyawan baru, maka biaya proses perekrutan sebesar Rp.250.000.000,per tahun. Penghematan dalam pengurangan iklan , pengisian dokumen sekitar 40% dengan perhitungan 40% x Rp 250.000.000 = Rp. 100.000.000,Jadi, manfaat ekonomis dari adanya pengurangan / penghematan biaya untuk biaya perekrutan yaitu sebesar Rp. 100.000.000,- pada tahun pertama. Atau dapat ilihat dari perhitungan seperti di bawah ini :

Tabel 4.33 Perhitungan Pengurangan Ketidakpuasan Pihak Manajemen / Penghematan Biaya Rekrutmen (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management : Perekrutan karyawan baru dalam 1 tahun = ± 10 kali perekrutan Biaya perekrut an karyawan baru dalam 1 tahun = 10 x @ Rp 25.000.000,= Rp 250.000.000,Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management : Perekrutan karyawan baru dalam 1 tahun = ± 10 kali perekrutan Penghematan perekrutan karyawan baru dalam 1 tahun = 40% x @ Rp 250.000.000,= Rp 100.000.000,-

388 Diasumsikan setiap tahun mengalami kenaikan sebesar 8,75% sesuai dengan tingkat inflasi tahunan diambil dari rata - rata inflasi tahun 2006-2009 Bank Indonesia (www.bi.go.id), maka penghematan biaya ketidakpuasan pihak manjemen dan biaya rekrutmen selama lima tahun dapat dilihat pada Tabel 4.34.

Tabel 4.34 Pengurangan Ketidakpuasan Pihak Manajemen / Penghematan Biaya Rekrutmen Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penhematan Biaya Rekrutmen

2009

2010

600.000.000

652.500.000

2011

2012

2013

709.593.750 771.683.203 839.205.483

Ringkasan penghematan dengan pengimplementasian SAP M odul Human Capital Management pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dengan menggunakan metode value linking dapat dilihat pada Tabel 4.35

389

Tabel 4.35 Total Penghematan dari Perhitungan Analisis Value Linking Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Rincian Biaya A B C Total

2009 124.200.000 33.750.000 100.000.000 257.950.000

2010 270.135.000 36.703.125 108.750.000 415.588.125

2011 293.771.813 39.914.648 118.265.625 451.952.086

2012

2013

Total

319.476.846 43.407.180 128.613.867 491.497.893

347.431.070 47.205.308 139.867.580 534.503.958

1.355.014.729 200.980.261 595.497.072 2.151.492.062

Ket : A = Peningkatan Produktivitas Karyawan Human Resource Division (HRD) B = Pengurangan tingkat Human Error C = Pengurangan Ketidakpuasan Pihak M anajemen / Penghematan Biaya Rekrutmen

Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis bersih dari analisis Value Linking ini akan dimasukkan / digabungkan dengan nilai dari ROI terdahulu untuk menghasilkan skor ROI proyek SAP Human Capital Management (HCM ) yang ditunjukkan dalam Tabel 4.36

390

Tabel 4.36 Lembar Kerja Simple ROI setelah Value Linking A. Investasi bersih yang dibutuhkan ( dari Development Cost Worksheet) B. Aliran kas tahunan : berdasarkan periode 5 (lima) tahun

Keuntungan ekonomis bersih (+) Pengurangan biaya operasi (=) Pendapatan sebelum pajak ( - ) Biaya berjalan dari kertas kerja Arus kas bersih

2009

2010

257.950.000

415.588.125

1.579.122.038

Rp. 6.014.987.302,-

TAHUN 2011

(Nilai dalam Rupiah (Rp.)) TOTAL 2012

2013

451.952.086

491.497.893

534.503.958

1.717.295.216

1.867.558.548

2.030.969.921

2.208.679.790

1.837.072.038

2.132.883.341

2.319.510.634

2.522.467.814

2.743.183.748

1.350.799.694

1.468.994.668

1.597.531.700

1.737.315.724

1.889.330.851

486.272.344

663.888.673

721.978.934

785.152.090

853.852.897

11,67%

C. Simple ROI, (3.511.144.938/ 5 /6.014.987.302) x 100% D. Scoring, dampak ekonomi Score 0 1 2 3 4 5

3.511.144.938

Simple Return On Investment zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% OVER

391 Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis dari Value Linking menghasilkan presentase ROI baru yaitu sebesar 11,67% mengalami peningkatan sebesar 7,15%, sehingga posisi skor untuk ROI tetap stabil pada skor 1 yaitu nilai ROI berada antara 1% - 299%.

4.4.3. Analisis Value Acceleration Value Acceleration

adalah

manfaat

yang merupakan

efek

keterkaitan dengan adanya implementasi SAP M odul Human Capital Management terhadap

divisi Human

Resource perusahaan

dalam

mengevaluasi dari sisi keuangan setiap percepatan waktu dari manfaat (dan biaya) yang ditimbulkan oleh implementasi sistem. Percepatan satuan waktu yang kecil sekalipun mampu memberi manfaat yang tidak pernah diketahui atau disadari sebelumnya. Waktu adalah kata kunci yang dicermati ketika menganalisis manfaat berdasarkan konsep ini. Implementasi sistem informasi ini akan memberikan dampak percepatan dalam menyelesaikan suatu kegiatan dalam perusahaan (time dependency) yang diidentifikasi sebagai intangible benefit bagi divisi HR perusahaan dalam mempercepat pencapaian tujuan. Berkaitan dengan Line Of Business (LOB) divisi Human Resource perusahaan, beberapa aspek yang diidentifikasikan sebagai Value Acceleration adalah sebagai berikut : • Penghematan waktu kerja Berhubungan dengan Management Information Support dari domain bisnis. Dengan adanya sistem SAP Human Capital Management

392 yang memiliki modul-modul yang lengkap dan terintegrasi serta ketersediaan akses data yang baik dan up to date yang terdapat dalam satu sistem database maka akan mempercepat proses pembuatan laporan, pembuatan analisa yang berhubungan dengan karyawan, serta membantu percepatan proses kerja dalam : -

M enarik data absensi (lembur) karyawan per cabang, dimana sering terjadi kegagalan / error dalam proses pengunduhan data, dimana data yang berhasil tertarik hanya sebagian, untuk mengerjakan proses ini memerlukan waktu ± 1 jam per hari.

-

M encari data - data laporan (file) akibat adanya redudansi data, yang disebabkan terlalu banyaknya data yang menumpuk / tidak adanya database untuk penyimpanan file-file tersebut, sehingga Payroll sering kali rancu untuk mengingat data terakhir karyawan yang akan digunakan dalam penghitungan penggajian dan sebagainya, yang menyita waktu ± 1 jam. Adapun aplikasi – aplikasi selain Andal Kharisma 2007, yang

masih sering digunakan di antaranya MS – Excel, MS-Word, MS Power Point, dan Notepad, dapat dijabarkan sebagai berikut : ™ MS- Excel - Untuk segala perhitungan seperti perhitungan Bonus, THR dan formula Kenaikan Gaji. ™ MS-Word – Untuk pembuatan surat seperti surat SK (Surat Keputusan, Surat Perintah Kerja Lembur), laporan, memo, dll ™ Power Point – Untuk pembuatan slide presentasi

393 ™ Notepad – Untuk pencatatan lainnya ( paling banyak untuk tarik mutasi rekening orang dari sistem core banking , biasanya laporannya masuk ke notepad, itupun jika ada request). Dengan adanya SAP Human Capital Management maka akan mengurangi kemungkinan terjadinya redudansi data tersebut serta menghilangkan waktu untuk menarik data absensi / lembur karyawan yang dapat diatasi dengan salah satu feature dalam SAP HCM (CATSs). Oleh karena itu waktu kerja karyawan divisi SDM diasumsikan dapat dihemat sebanyak 2 jam per harinya dari 2 jam. M aka divisi HR mengalami penghematan waktu kerja sebanyak 100%. Perhitungannya adalah jumlah jam kerja sebulan diasumsikan 176 jam jadi selama satu tahun terdapat 2.112 jam (176 x 12). Biaya gaji untuk HRD selama satu tahun adalah Rp. 2.484.000.000,- sehingga didapatkan upah / gaji man hour adalah Rp. 2.484.000.000,- / 2.112 jam = Rp.1.176.136,- per jam untuk seluruh karyawan HRD. Dengan menghemat waktu selama 2 jam per hari maka meningkatkan pendapatan sebesar Rp. 1.176.136,- x 2 jam = Rp 2.352.272,- per hari sehingga didapatkan tambahan manfaat ekonomis Rp2.352.272,- x 22 x 12 = Rp 620.999.808,- per tahun, atau dapat dihitung dengan cara sebagai berikut:

394 Tabel 4.37 Perhitungan Peningkatan Nilai Ekonomis Value Acceleration (Dalam Rupiah) Sebelum menggunakan SAP Human Capital Management :

Waktu kerja : 2 jam Jumlah hari kerja sebanyak 22 hari (1 hari : 5 jam kerja), jadi jumlah jam kerja 176 jam selama 1 bulan Jumlah jam kerja selama 1 tahun = 176 x 12 = 2112 jam kerja Biaya gaji seluruh HRD = Rp 2.484.000.000,Upah atau gaji man hour = Rp 2.484.000.000,- / 2112 jam = Rp 1.176.136,- per jam Penggunaan waktu kerja ( 2 jam) = Rp 1.176.136,- x 2 = Rp 2.352.272,- per hari Penggunaan waktu kerja ( 2 jam) = Rp 2.352.272,- x 22 x 12 = Rp 620.999.808,- pertahun Sesudah menggunakan SAP Human Capital Management :

Waktu kerja : 2 jam Jumlah hari kerja sebanyak 22 hari (1 hari : 5 jam kerja), jadi jumlah jam kerja 176 jam selama 1 bulan Jumlah jam kerja selama 1 tahun = 176 x 12 = 2112 jam kerja Biaya gaji seluruh HRD = Rp 2.484.000.000,Upah atau gaji man hour = Rp 2.484.000.000,- / 2112 jam = Rp 1.176.136,- per jam Penghematan waktu kerja = 100% x 2 jam = 2 jam Penggunaan waktu kerja (2 jam) = Rp 1.176.136,- x 2 = Rp 2.352.272,- per hari Penggunaan waktu kerja (2 jam) = Rp 2.352.272,- x 22 x 12 = Rp 620.999.808,- pertahun

Tabel 4.38 menunjukkan peningkatan nilai ekonomis Value Acceleration

dari

implementasi

SAP

M odul

Human

Capital

Management yang dipengaruhi oleh tingkat inflasi dari tahun 2006 – 2009 adalah 13,33%, 6,40%,

10,30%, dan 4,895%, sehingga

diasumsikan rata-rata kenaikan inflasi per tahun sebesar 8,75%, didapat dari sumber Bank Indonesia (www.bi.go.id).

395 Tabel 4.38 Peningkatan Nilai Ekonomis Value Acceleration Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Penghematan waktu kerja

2009

2010

2011

2012

2013

620.999.808

675.337.291

734.429.304

798.691.868

868.577.407

Hasil

kuantifikasi

nilai

manfaat

ekonomis

dari

Value

Acceleration akan dimasukkan / digabungkan dengan nilai dari ROI terdahulu untuk menghasilkan skor ROI proyek SAP Human Capital Management (HCM ) yang ditunjukkan dalam Tabel 4.39.

396

Tabel 4.39 Lembar Kerja Simple ROI setelah Value Acceleration A. Investasi bersih yang dibutuhkan ( dari Development Cost Worksheet) B. Aliran kas tahunan : berdasarkan periode 5 (lima) tahun

2009 Keuntungan ekonomis bersih (+) Pengurangan biaya operasi (=) Pendapatan sebelum pajak ( - ) Biaya berjalan dari kertas kerja Arus kas bersih C. Simple ROI, (7.209.180.616/ D. Scoring, dampak ekonomi

2010

Rp. 6.014.987.302,-

TAHUN 2011

(Nilai dalam Rupiah (Rp.)) TOTAL 2012

2013

620.999.808

675.337.291

734.429.304

798.691.868

868.577.407

1.837.072.038

2.132.883.341

2.319.510.634

2.522.467.814

2.743.183.748

2.458.071.846

2.808.220.632

3.053.939.938

3.321.159.682

3.611.761.155

1.350.799.694

1.468.994.668

1.597.531.700

1.737.315.724

1.889.330.851

1.107.272.152 1.339.225.964 5 /6.014.987.302) x 100%

1.456.408.238

1.583.843.958

1.722.430.304

Score 0 1 2 3 4 5

7.209.180.616

23,97%

Simple Return On Investment zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% OVER

397 Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis dari Value Acceleration nilai presentase ROI bertambah menjadi 23,97% mengalami peningkatan sebesar 12,30%, sehingga posisi skor untuk ROI tetap stabil pada skor 1 yaitu nilai ROI berada antara 1% - 299%.

4.4.4. Analisis Value Restructu ring Penghematan elemen Value Restructuring merupakan peningkatan produktivitas unit kerja atau suatu kegiatan pada suatu departemen / fungsi yang dapat diukur akibat adanya implementasi otomasi perkantoran (penerapan otomasi proses). Nilai ini tercipta sebagai akibat restrukturisasi fungsi kerja departemen sehingga terjadi peningkatan produktivitas sebagai dampak dari adanya implementasi teknologi informasi / sistem informasi. Kenaikan prduktivitas dicapai dengan memindahkan usaha departemen dari kegiatan bernilai rendah ke yang lebih tainggi. Adanya implementasi sistem ini menyebabkan terjadinya pergeseran pola kerja dalam perusahaan dan diharapkan produktivitas setiap pengguna akan meningkat serta efektivitas waktu kerja dapat ditingkatkan dengan mengurangi kegiatan-kegiatan yang bernilai rendah atau kegiatan yang kurang produktif dan dapat melakukan kegiatan yang memiliki nilai yang lebih tinggi. Dengan

pembangunan sistem SAP M odul Human Capital

Management ini, peningkatan terjadi pada Divisi Human Resource yang berjalan yaitu oleh 2 Division Head, 2 Department Head, 2 staf Payroll, 3 staf Training, dan 2 staf Recruitment pusat. Perhitungannya dengan mengidentifikasikan efisiensi waktu yang digunakan ketika bekerja dan

398 berurusan dengan rekan kerja baik tingkat lebih atas maupun tingkat lebih bawah. Beberapa aspek yang diidentifikasikan sebagai value restructuring dapat dilihat sebagai berikut: • Penghematan Akibat Peningkatan Produktivitas Unit Kerja Disamping ini terdapat 1 orang Kepala HRM yang bisa mengakses sistem ini. Sebelum adanya SAP Human Capital Management (HCM ), secara rata-rata seorang Kepala HRM melakukan 40% kegiatannya, 15% untuk kegiatan Division Head, 12% untuk kegiatan Department Head , 10% untuk kegiatan Staf Payroll, 6% untuk kegiatan Staf Training, 4% untuk kegiatan Staf Rekrutmen serta 13% sisanya untuk kegiatan yang tidak produktif. Nilai produktivitas ini dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung secara berurutan sebagai berikut : 1. Dengan asumsi gaji seorang Kepala HRM adalah Rp. 216.000.000,per tahun. Nilai produktivitas seorang kepala HRM dapat ditentukan dengan 40% (kegiatan Kepala HRM ) x Rp. 216.000.000,- = Rp. 86.400.000,2. Dengan asumsi gaji seorang Division Head adalah Rp. 144.000.000,per tahun, produktivitas seorang Kepala HRM yang melakukan kegiatan Division Head menjadi 15%

x Rp. 144.000.000,- = Rp.

21.600.000,3. Dengan

asumsi

gaji seorang Department Head adalah Rp.

90.000.000,- per tahun, maka perhitungan produktivitas seorang Kepala HRM yang melakukan kegiatan Department Head menjadi 12% x Rp. 90.000.000,- = Rp. 10.800.000,- per tahun.

399 4. Dengan asumsi gaji seorang Staf Payroll adalah Rp. 30.000.000,- per tahun, maka perhitungan produktivitas seorang Kepala HRM yang melakukan kegiatan Staf Payroll menjadi 10% x Rp. 30.000.000,- = Rp. 3.000.000,5. Untuk asumsi gaji seorang Staf Training adalah Rp. 30.000.000,- per tahun, maka perhitungan produktivitas seorang Kepala HRM yang melakukan kegiatan Staf Training menjadi 6% x Rp. 30.000.000,- = Rp. 1.800.000,- per tahun. 6. Untuk asumsi gaji seorang Staf Rekrutmen adalah Rp. 30.000.000,per tahun, maka perhitungan produktivitas seorang Kepala HRM yang melakukan kegiatan Staf Rekrutmen menjadi 4% x Rp. 30.000.00,- = Rp. 1.200.000,- per tahun 7. Total produktivitas seorang Kepala HRM akan menjadi Rp. 124.800.000,- per tahun. Sama halnya untuk seorang Division Head dan Department Head, Staf Payroll, Staf Training, dan Staf Rekrutmen dengan presentase yang berbeda-beda yang diambil secara rata-rata dalam menilai produktivitas sesuai dengan jabatan pada organisasi. Untuk perincian presentase dan kuantifikasi produktifitas sebelum implementasi sistem dapat dilihat pada Tabel 4.40.

400

Tabel 4.40 Presentase Kegiatan Sebelum Implementasi Sistem (Dalam Ribuan Rupiah)

Kategori

Jml Kepala HRM

Division Head

Department Head

Staf Payroll

Staf Training

Staf Rekrutmen

216.000

144.000

90.000

30.000

30.000

30.000

% Kepala HRM Division Head Department Head Staf Payroll Staf Training Staf Rekrutmen

/ tahun

%

/ tahun

%

/ tahun

%

/ tahun

%

/ tahun

%

/ tahun

Tidak Produktif %

Aktivitas

Total 540.000

1

40

86.400

15

21.600

12

10.800

10

3.000

6

1.800

4

1.200

13

124.800

2

20

43.200

30

43.200

20

18.000

8

2.400

6

1.800

4

1.200

12

109.800

2

2.880

40

36.000

20

6.000

15

4.500

10

3.000

13

52.380

2

10

9.000

60

18.000

6

1.800

10

3.000

14

31.800

3

15

13.500

15

4.500

50

15.000

10

3.000

10

36.000

10

3.000

20

6.000

50

15.000

20

24.000

2

55

Total (Ribuan Rupiah)

378.780

Total T/P (Ribuan Rupiah)

161.220

401 Setelah

adanya pembangunan proyek SAP Human Capital

Management (HCM ), diprediksikan adanya pergeseran aktivitas masingmasing karyawan untuk lebih banyak melakukan kegiatan yang bernilai lebih tinggi dan sesuai dengan posisi masing-masing karyawan. Untuk seorang Kepala HRM diperkirakan akan dapat melakukan 80 % kegiatannya, 10% untuk kegiatan Division Head, 1% untuk kegiatan Department Head, 1% untuk kegiatan Staf Payroll, 1% untuk kegiatan Staf Training, dan 1% untuk kegiatan Staf Rekrutmen, sisanya adalah kegiatan yang tidak produktif yaitu sebesar 6%. Pada Tabel 4.41 akan diberikan perincian kegiatan karyawan yang lain yang merupakan presentase kegiatan setelah implementasi sistem.

402

Tabel 4.41 Presentase Kegiatan Setelah Implementasi Sistem (Dalam Ribuan Rupiah)

Kategori

Kepala HRM Division Head Department Head Staf Payroll Staf Training Staf Rekrutmen

Jml Kepala HRM

Division Head

Department Head

Staf Payroll

Staf Training

Staf Rekrutmen

216.000

144.000

90.000

30.000

30.000

30.000

%

/ tahun

%

/ tahun

%

/tahun

%

/ tahun

%

/tahun

%

/tahun

1

80

172.800

10

14.400

1

900

1

300

1

300

1

300

2

10

21.600

80

115.200

5

4.500

1

300

2

2

80

72.000

5

1.500

2

5

4.500

80

3

5

4.500

55

Tidak Produktif %

Aktivitas

Total 540.000

6

189.000

600

2

142.200

5

1.500

10

75.000

24.000

2

600

5

1.500

8

30.600

10

3.000

80

24.000

2

600

3

32.100

2

600

5

1.500

80

24.000

13

26.100

Total (Ribuan Rupiah)

495.000

Total T/P (Ribuan Rupiah)

45.000

403 Adanya peningkatan produktivitas setelah adanya implementasi SAP adalah sebesar Rp. 116.220.000,- per tahun, diperlihatkan dalam Tabel 4.42 Tabel 4.42 Total Peningkatan Produktivitas Produktivitas (dalam Rupiah) Sebelum adanya SAP 378.780.000 Setelah adanya SAP 495.000.000 -------------------Total Peningkatan Produktivitas 116.220.000

Tabel 4.43 menunjukkan ringkasan value restructuring dari implementasi SAP M odul Human Capital Management selama lima tahun yang dipengaruhi oleh tingkat inflasi dari tahun 2006 – 2009 adalah 13,33%, 6,40%, 10,30%, dan 4,895%, sehingga diasumsikan rata-rata kenaikan inflasi per tahun sebesar 8,75%, didapat dari sumber Bank Indonesia (www.bi.go.id).

Tabel 4.43 Peningkatan Nilai Ekonomis Value Restructuring Selama Lima Tahun (Dalam Rupiah) Keterangan Peningkatan Produktivitas Unit Kerja

2009

2010

2011

2012

2013

116.220.000

126.389.250

137.448.309

149.475.036

162.554.102

404 Hasil

kuantifikasi

nilai

manfaat

ekonomis

dari

Value

Restructuring dimasukkan / digabungkan dengan lembar kerja dampak ekonomis. Hasil manfaat ini digabungkan dengan manfaat ekonomis dari Value Linking dan Value Acceleration. Hal ini mengakibatkan bertambahnya pendapatan sebelum pajak yang dapat dilihat pada lembar kerja dampak ekonomis Tabel 4.44.

405

Tabel 4.44 Lembar Kerja (Value Restructu ring) A. Investasi bersih yang dibutuhkan ( dari Development Cost Worksheet) B. Aliran kas tahunan : berdasarkan periode 5 (lima) tahun

2007 Keuntungan ekonomis bersih (+) Pengurangan biaya operasi (=) Pendapatan sebelum pajak ( - ) Biaya berjalan dari kertas kerja Arus kas bersih C. Simple ROI, (7.901.267.313/ D. Scoring, dampak ekonomi

2008

Rp. 6.014.987.302,-

TAHUN 2009

(Nilai dalam Rupiah (Rp.)) TOTAL 2010

2011

116.220.000

126.389.250

137.448.309

149.475.036

162.554.102

2.458.071.846

2.808.220.632

3.053.939.938

3.321.159.682

3.611.761.155

2.574.291.846

2.934.609.882

3.191.388.247

3.470.634.718

3.774.315.257

1.350.799.694

1.468.994.668

1.597.531.700

1.737.315.724

1.889.330.851

1.223.492.152 1.465.615.214 5 / 6.014.987.302) x 100%

1.593.856.547

1.733.318.994

1.884.984.406

Score 0 1 2 3 4 5

7.901.267.313

26,27%

Simple Return On Investment zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% OVER

406 Tabel 4.44 merupakan lembar kerja dampak ekonomis yang baru setelah

adanya

penambahan

manfaat

berdasarkan

konsep

Value

Restructuring. Nilai manfaat ekonomis mengalami kenaikan / pertambahan (akumulatif) setelah dimasukkan manfaat Value Restructuring. Analisa dampak ekonomis dilakukan dengan menambahkan nilai dari Value Restructuring dengan nilai manfaat ekonomis sebelumnya sehingga menjadi Rp. 2.574.291.846,- pada tahun pertama. Dengan memasukkan Value Restructuring maka didapatkan presentase ROI baru sebesar 26,27% yang berada pada posisi skor 1 yaitu antara 1%-299%, dan akan memperoleh kembali investasi perusahaan selama ± 4 tahun.

4.4.5. Innovation Valuation Innovation Valuation merupakan konsep yang digunakan untuk mengevaluasi / menilai secara finansial manfaat-manfaat yang dapat menciptakan fungsi-fungsi baru di dalam organisasi sehingga mampu untuk mengubah tata cara bagaimana suatu organisasi menjalankan bisnisnya saat ini. Setelah dilakukan analisis, implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) yang ada pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas tidak menciptakan innovation valuation karena sistem tidak menghasilkan manfaat atau fungsi baru menurut konsep innovation valuation sehingga tidak dilakukan kuantifikasi manfaat.

407 4.5. Penilaian Faktor-Faktor Domain Bisnis Penilaian terhadap faktor-faktor domain bisnis juga dilakukan berdasarkan pada nilai yang diperoleh dari hasil wawancara yang telah dilakukan, terhadap Personnel & Payroll Department Head, dan ITS Division Head dimana merupakan pihak yang terkait langsung dengan rencana pengembangan proyek SAP M odul Human Capital Management (HCM ) pada PT. Bank Sinarmas. Tujuan dari hasil wawancara ini adalah untuk mendapatkan bobot dari faktor-faktor domain bisnis terhadap proyek yang akan dibangun, untuk melengkapi perhitungan ROI sederhana yang telah dilakukan. Pada sub bab ini akan dilakukan pembahasan baik nilai maupun resiko yang terdapat pada domain bisnis, dimana proses penilaian ini didasarkan atas kesesuaian antara rencana penerapan SAP M odul Human Capital Management (HCM ) dengan keadaan Divisi HR pada PT. Bank Sinarmas sekarang ini. Penilaian pada domain bisnis terdiri dari lima kategori, yaitu : Financial Values, Strategic Values, Stakeholder Values, Competitive Strategy Risk, dan Organization Strategy Risk and Uncertainties. Pemberian bobot untuk manfaat memiliki nilai maksimum +5 dan bobot minimum 0. Sedangkan untuk resiko memiliki nilai maksimum -5 dan bobot minimum 0.

4.5.1. Financial Values 4.5.1.1. Return on Investment Return On Investment (ROI) merupakan pengukuran persentasi tingkat pengembalian nilai investasi kepada perusahaan.

408 ROI merupakan salah satu faktor penting bagi perusahaan untuk mengetahui kelayakan

dan

keberhasilan

investasi teknologi

informasi. Selain itu Return on Investment (ROI) merupakan nilai finansial yang berdasarkan kepada penilaian bisnis dan teknologi yang saling berhubungan untuk memberikan nilai akhir kepada ROI pada lembar kerja dampak ekonomis. Dari hasil perhitungan Traditional Cost and Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value Restructuring + Innovation Valuation

pada sub bab

sebelumnya, dapat dilihat adanya bobot Enchached ROI, oleh karena itu skor untuk ROI adalah +1, karena SAP M odul Human Capital Management memiliki tingkat pengembalian nilai investasi yang cukup dalam nilai ROI.

4.5.2. Strategic Values 4.5.2.1. Strategic Match Penilaian faktor ini berhubungan dengan sejauh mana rencana implementasi sebuah proyek teknologi informasi yaitu SAP M odul Human Capital Management (HCM ) dapat mendukung, membantu atau selaras dengan tujuan strategis perusahaan atau lini bisnis. Untuk dapat mencapai tujuan strategis ini, perusahaan harus dapat melakukan inovasi dalam pengembangan TI terkait tujuan strategis ini secara terus menerus. Analisis dilakukan dengan mengaitkan dengan tujuan strategis perusahaan / misi perusahaan

409 dengan tujuan rencana implementasi SAP M odul Human Capital Management. Pada

kenyataannya

SAP

M odul

Human

Capital

Management secara langsung dapat mencapai sebagian pernyataan tujuan strategis divisi Human Resource (HR) perusahaan. Dapat dilihat dari dua dari misi Bank Sinarmas, yang terkait erat dengan strategi Human Resource adalah : • M emperkuat kemampuan Teknologi Informasi dan Sumber Daya M anusia dalam rangka memberikan layanan terbaik; • M emperluas jaringan cabang dengan fokus pada sentra-sentra UKM Seiring dengan kebijakan sentralisasi HR untuk seluruh jaringan Bank Sinarmas, maka implementasi SAP M odul HCM mencapai sebagian tujuan divisi HR, dimana peningkatan jumlah SDM (seiring dengan perluasan jaringan cabang) dan kebutuhannya, dapat dilayani dengan rencana implementasi perangkat lunak tersebut. Dari hasil wawancara, faktor strategic match memperoleh skor akhir +4.

4.5.2.2. Competitive Advantage Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana implementasi sebuah proyek SAP Modul Sales Distribution ini mampu

410 mempertahankan

dan

meningkatkan

keunggulan

kompetitif

perusahaan. Bagi Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas SAP M odul Human Capital Management akan mengukur peningkatan kemampuan penyampaian informasi HR pada divisi Human Resource (HR) perusahaan untuk bersaing melawan alternatif supplier lain, dimana penggunaan SAP M odul Human Capital Management dalam divisi HR perusahaan mampu memperbaiki dan meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan informasi data yang selalu up to date dan akurat, menjadikan divisi HR perusahaan mempunyai nilai tambah untuk terus bersaing dengan divisi HR perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sejenis. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, faktor Competitive Advantage memperoleh skor +4.

4.5.2.3. Competitive Response Competitive response berhubungan dengan kerugian karena penundaan

implementasi proyek

TI.

Penundaan

ini dapat

mengakibatkan terjadinya kegagalan kompetitif / menurunnya daya saing perusahaan. Tetapi semuanya dikembalikan lagi kepada proyek TI tersebut apakah merupakan proyek yang sangat penting dan kritis bagi perusahaan atau proyek menengah yang tidak terlalu berakibat fatal jika pengimplementasiannya ditunda.

411 Dalam kaitannya dengan implementasi proyek SAP Modul Human Capital Management (HCM ) ini diberi skor +3, Dapat diakui bahwa penundaan

implementasi

aplikasi HR akan

menyebabkan Divisi HR tidak dapat memberikan layanan yang optimal, yang diperlukan sebagai support dalam mencapai tujuan strategis Bank secara keseluruhan. Namun divisi Human Resource (HR) perusahaan tetap mampu menanggapi perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi bersaingnya; walaupun kekurangan sistem yang baru, divisi Human Resource (HR) perusahaan tidak secara substansial kehilangan kemampuannya untuk menanggapi perubahan dalam lingkungan kompetitif secara cepat dan efektif.

4.5.2.4. Management Information for CSF Management information support for CSF menyediakan pengelolaan informasi bagi manajemen puncak, mendukun g Critical Success

Factors

dan

mendukung

aktivitas

utama

perusahaan. Factor ini berhubungan dengan kemampuan proyek SAP

M odul

Human

Capital

Management

(HCM)

dalam

menyediakan informasi secara tepat dan akurat dapat mendukung aktivitas utama dalam Divisi Human Resource perusahaan. Tersedianya manajemen informasi yang tepat dan akurat dapat menjadi suatu keunggulan bagi perusahaan untuk menciptakan sesuatu yang inovatif dan sesuai dengan lingkungan baik internal

412 maupun eksternal. Informasi yang terdistribusi dengan baik dan lancar akan membawa dampak positif bagi perusahaan. Dalam kaitannya rencana pengimplementasian proyek SAP M odul Human Capital Management ini meningkatkan ketepatan waktu atau kualitas dari informasi yang digunakan dalam salah satu dari kegiatan - kegiatan utama divisi Human Resource (HR) perusahaan atau CSFs seperti pelaporan penggajian/jamsostek, dan sebagainya yang disediakan melalui SAP M odul Human Capital Management,

namun

laporan

tersebut

tidak

diharapkan

mempengaruhi keputusan yang dibuat manajer atau wakil direktur (pimpinan dalam divisi HR) secara signifikan. Dari hasil wawancara yang dilakukan, skor akhir yang didapat untuk Management for CSFs adalah +2.

4.5.3. Stakeholder Values Stakeholder values merupakan nilai-nilai yang diperhatikan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. 4.5.3.1. Service and Quality Penilaian faktor ini dilakukan untuk menghitung seberapa besar dampak proyek SAP M odul Human Capital Management terhadap peningkatan pelayanan dan kualitas yang akan dicapai perusahaan. Faktor ini berhubungan dengan kepuasan pengguna (user).

413 Rencana implementasi proyek SAP M odul Human Capital Management adalah penting untuk meningkatkan faktor pelayanan dengan penyediaan data yang lebih cepat dan akurat serta adanya kemudahan bagi pengguna untuk mengolah data dan informasi yang up-to-date, mengenai faktor kualitas, dimana proyek SAP M odul Human Capital Management dapat meningkatkan kualitas laporan yang dihasilkan oleh divisi Human Resource (HR) perusahaan pada masa mendatang, serta akan menyebabkan beberapa perbaikan untuk masa sekarang dan akan segera meningkatkan image user. Penundaan proyek implementasi aplikasi HR, akan membawa pengaruh langsung kepada pelayanan HR terhadap para pengguna (user), serta berdampak negatif cukup besar terhadap keunggulan bersaing divisi Human Resource (HR) perusahaan. Dari hasil wawancara yang dilakukan, skor akhir yang didapat untuk Service and Quality adalah +4.

4.5.3.2. Environmental Quality Penilaian faktor ini difokuskan pada perhitungan seberapa besar dampak proyek SAP M odul Human Capital Management terhadap peningkatan kualitas lingkungan (stakeholder) perusahaan. Rencana pembangunan

SAP

M odul Human Capital

Management berhubungan secara tidak langsung dengan isu stakeholder

/

lingkungan

tertentu,

dan

berpontensi untuk

menciptakan image positif bagi divisi Human Resource (HR)

414 perusahaan karena dampak nyata yang dirasakan. Penundaan proyek ini tidak akan mempengaruhi posisi kemampuan bersain g divisi Human Resource (HR) perusahaan secara substansial. Stakeholder dari implementasi SAP M odul Human Capital Management, adalah salah satunya badan hukum seperti DepNaker, Jamsostek, pajak, dsb. Implementasi program aplikasi HR, selain memiliki dampak langsung terhadap karyawan (User), dalam kegiatan payroll juga berdampak langsung yaitu terhadap laporanlaporan yang secara rutin dikirim ke badan - badan hukum tersebut diatas. Tanpa adanya laporan - laporan rutin tersebut, Bank mungkin akan mendapatkan sanksi yang akan merugikan reputasi dan finansial perusahaan. Namun secara fitur dan fungsinya, mungkin akan memiliki dampak langsung terhadap kinerja Divis i HR. Oleh sebab itu skor akhir yang didapat untuk Environmental Quality adalah +2.

4.5.3.3. Agility, Learning, and Empowerment Faktor ini berfokus pada kemampuan dari karyawan dan proses bisnis yang ada untuk dapat lebih fleksible dan cepat beradaptasi terhadap semua perubahan yang mungkin terjadi di lingkungan internal dan eksternal perusahaan / dengan situasi yang baru akibat dari rencana pengimplementasian proyek SAP M odul Human Capital Management.

415 Penundaan SAP Human Capital Management perusahaan yang tersisa ini menghasilkan kemampuan merespon terhadap perubahan-perubahan yang diperlukan di dalam divisi Human Resource (HR) perusahaan tanpa mempengaruhi posisi kemampuan bersaingnya, akan tetapi biaya akan meningkat. Kurangnya fleksibilitas dan pemberian wewenang pada SAP Human Capital Management, perusahaan menjadi terbatas dalam kemampuannya untuk

merespon

dengan

cepat

terhadap

perubahan

dalam

lingkungan yang kompetitif. Pihak manajemen beranggapan bahwa perlu tinjauan lebih lanjut antara benefit yang dihasilkan dari changes, dengan biaya yang dikeluarkan. Para karyawan tidak terlalu mengalami kesulitan yang berarti dalam beradaptasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, karyawan cukup dapat beradaptasi dengan sistem baru tersebut. Skor untuk variable ini adalah +3 karena menyebabkan divisi HR perusahaan mampu merespon terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan yang kompetitif.

4.5.3.4. Cycle Time Faktor ini berhubungan dengan peningkatan waktu proses setelah implementasi sistem yang baru. Penilaian faktor ini dilakukan untuk menghitung seberapa besar dampak rencana implementasi proyek SAP M odul Human Capital Management terhadap waktu semua komponen atau elemen yang terlibat di

416 dalam suatu proses bisnis. Tentunya implementasi proyek teknologi informasi tersebut diharapkan berdampak positif. Implementasi SAP M odul Human Capital Management akan meningkatkan / menyediakan derajat peningkatan waktu yang cukup berhubungan dengan peningkatan efektivitas dan efisiens i beberapa proses bisnis yang ada, sebab dapat membantu setiap pihak yang bersangkutan dalam menghasilkan laporan serta didapat hasil proses bisnis yang lebih

cepat, dan pada dasarnya

meningkatkan posisi bersaing divisi Human Resource (HR) perusahaan ke tingkat (waktu) respon yang melebihi dari beberapa pesaing utama yang ada. Penundaan proyek ini menyebabkan hilangnya kemampuan bersaing / beberapa ketidakunggulan bersaing divisi Human Resource (HR) perusahaan. Oleh sebab itu skor akhir yang didapat untuk Cycle Time adalah +4.

4.5.3.5. Mass Customization Penilaian terhadap faktor ini dilakukan untuk melihat kemampuan

dari perusahaan

untuk

dapat

menghasilkan

/

memproduksi lebih cepat produk-produk yang lebih beragam melalui keanekaragaman

perancangan

proses

bisnis,

desain

organisasi, dan sistem informasi. Kompleksitas fitur dari SAP Human Capital Management (HCM ) dapat memfasilitasi keunikan Divisi HR dalam pelayanannya, yang akan berdampak pada keunggulan kinerja. Perusahaan

417 menganggap bahwa pembangunan proyek SAP Human Capital Management (HCM ) akan memfasilitasi sebuah derajat mass costumization yang cukup dalam perancangan , pengembangan, produksi ataupun pengiriman produk atau jasa apapun oleh atau untuk divisi Human Resource (HR) perusahaan, user-nya, pemasoknya, atau unit kerja samanya, serta secara signifikan meningkatkan posisi persaingan divisi Human Resource (HR) perusahaan ke sebuah tingkat responsif yang melebihi banyak pesaing.

Penundaan

proyek

akan

mengakibatkan

beberapa

ketidakunggulan kompetitif. Oleh sebab itu skor akhir yang didapat untuk faktor Mass Customization adalah +4.

4.5.4. Competitive Strategy Risk Berfokus pada kemampuan manajemen mendefinisikan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari suatu proyek IT. 4.5.4.1. Business Strategy Risk Faktor ini berkaitan dengan resiko bisnis jangka panjang yang mungkin timbul karena implementasi proyek SAP Human Capital Management (HCM ) serta dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada seperti keadaan pasar, kondisi politik, kecenderungan pasar, dan peraturan pemerintah. Bagi Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, SAP merupakan aplikasi yang kompleks, yang kebutuhan akan

418 implementasi keseluruhan fitur-nya perlu disesuaikan dengan perkembangan bisnis, yang perlu diikuti dengan edukasi / sosialisas i dari user. Namun proyek SAP Human Capital Management ini memiliki resiko yang rendah / sedikit, karena dalam penerapannya, SAP Human Capital Management sudah melewati perancangan strategis teknologi informasi yang matang sehingga sangat sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, hal ini membuat perusahaan dapat menekan resiko yang mungkin akan muncul. M eskipun awalnya akan mengganggu, tetapi user akan merasakan manfaat jangka panjang. Tidak ada tekanan jangka panjang (penyesuaian politik, peraturan, dan perubahan demografis) dari pihak luar yang cenderung menghilangkan manfaat jangka panjang dari aplikasi / proyek ini terhadap user atau manfaat jangka pendek terhadap divisi Human Resource (HR) perusahaan. Oleh sebab itu skor akhir yang didapat untuk faktor Business Strategy Risk adalah -2.

4.5.5. Organizational Strategy Risk and Uncertainty 4.5.5.1. Business Organization Risk Faktor ini berfokus pada keadaan dimana Divisi Human Resource

perusahaan

mampu

membawa

perubahan

yang

dibutuhkan oleh proyek SAP M odul Human Capital Management. Faktor ini meliputi semua resiko jangka pendek yang erat hubungannya dengan perubahan proses bisnis.

419 Dari hasil wawancara didaptkan nilai resiko yang cukup rendah, hal ini berdasarkan pada penilaian Divisi Human Resource perusahaan belum memiliki rencana yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan proyek yang dibangun yaitu SAP M odul Human Capital Management, implementasi aplikasi, termasuk SAP, akan didahului oleh feasibility study, dan akan dibuatkan project plan-nya, dimana di dalam rencana tersebut akan terdetail objektivitas dari proyek, contingency plan, dll. Namun memiliki manajemen yang memadai, proses dan prosedur yang ada dokumentasinya / yang jelas. Adanya rencana contigency (darurat), belum adanya unggulan proyek yang terdefinisi bagi proyek TI ini, menyediakan pelatihan bagi pengguna yang masih belum terencana dengan baik dan akurat serta bagian-bagian yang terkait untuk mendukung proyek ini sehingga mampu menghadapi perubahan yang terjadi, requirement atau nilai tambah kompetitif yang terdefinisi dengan baik namun untuk pasar yang belum diketahui secara jelas / tidak dipahami dengan baik. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, faktor Business Organizational Risk memperoleh skor -2.

4.6. Penilaian Faktor-Faktor Domain Teknologi Pada sub bab ini akan dilakukan penilaian dan pembahasan resiko pada domain teknologi yang muncul akibat diimplementasikannya SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas.

420 Penilaian faktor-faktor domain teknologi dilakukan berdasarkan pada nilai yang diperoleh dari hasil wawancara yang telah dilakukan, terhadap Personnel & Payroll Department Head, dan ITS Division Head dimana merupakan pihak yang terkait langsung dengan rencana pengembangan proyek SAP M odul Human Capital Management (HCM ) pada PT. Bank Sinarmas. Dalam domain teknologi, terdapat 3 bagian yang terdiri dari : Strategic Values (Strategic IT Architecture), Competitive Strategy Risk (IT Strategy Risk) dan Organization Strategy Risks and Uncertainties (IT Definitional Uncertainty, IT Technical and Implementation, IT Service Delivery).

4.6.1. Strategic Values Strategic values terdiri dari strategic IT architecture yang akan dijelaskan pada sub bab dibawah ini. 4.6.1.1. Strategic IT Architectu re Faktor ini mengevaluasi derajat dimana proyek SAP M odul Human Capital Management diselaraskan dengan keseluruhan perencanaan jangka panjang sistem informasi divisi HR perusahaan yang dicerminkan melalui perencanaan sistem informasi (blue print) organisasi untuk jangka panjang. M enurut divisi HR perusahaan, seluruh implementasi proyek akan tercermin dalam blueprint rencana SI, baik jangka pendek maupun panjang. Penundaan rencana yang telah tertuang dalam blueprint, akan memiliki impact, baik langsung maupun tidak langsung. Pembangunan proyek SAP Human Capital Management

421 merupakan bagian integral / keseluruhan dari perencanaan strategis SI (blueprint) divisi Human Resource (HR) perusahaan dan mempunyai hasil / pengembalian (Rp.) yang sedang (cukup); SAP HCM bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis SI divisi Human Resource (HR) perusahaan, dan tetapi agak terkait dengan prasyarat proyek lainnya. Penundaan proyek tersebut mungkin akan menghasilkan sedikit ketidakunggulan bersaing. Faktor Strategic IT Architectur e memperoleh skor +3.

4.6.2. Competitive Strategic Risk Competitive Strategic Risk merupakan resiko dan ketidakpastian yang dapat mempengaruhi derajat keberhasilan perusahaan, mencakup IT strategic risk yang berfungsi mencerminkan tingkat dampak potensial pada startegi teknologi informasi jangka panjang. 4.6.2.1. I/T Strategic Risk Faktor ini berfokus pada resiko yang mungkin terjadi pada strategi teknologi informasi jangka panjang. Resiko ini meliputi arsitektur dan platform, ketergantungan sistem, strategi bisnis, dan perubahan keadaan bisnis. Arsitektur dan platform terbuka yang digunakan dalam implementasi SAP Human Capital Management ini sangat fleksibel dan sangat sesuai dengan rencana jangka panjang strategi bisnis dari divisi Human Resource (HR) perusahaan. Tidak ada ketergantungan

422 dan ketidaksesuaian yang akan menghapus skenario strategi TI yang telah direncanakan dan dibangun untuk mendukung kumpulan skenario bisnis saat ini. Arsitektur yang digunakan SAP Human Capital Management,

adalah

three-tier

(R/3),

yang dapat

diselaraskan dengan arsitektur IT. Pada client, bertahap penggunaan aplikasi di client berbasis browser sangat fleksible dan tidak tergantung platform apapun. Namun platform server yang digunakan harus menggunakan OS Windows. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, faktor IT Strategic Risk memperoleh skor 0.

4.6.3. Organization Risk and Uncertainty Organization Risk and Uncertainty terdiri dari I/T Definitional Uncertainty, I/T Technical and Implementation Risk dan I/T Services Delivery Risk. 4.6.3.1. I/T Definitional Uncertainty Penilaian faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa jelas persyaratan / kebutuhan dan spesifikasi yang diketahui dari pembangunan SAP Human Capital Management (HCM ) ini, dan seberapa besar tingkat kompleksitas area yang ditelaah. Selain itu juga akan dilihat kemungkinan terjadinya perubahan-perubahan non-rutin

yang ditimbulkan,

yang merupakan

resiko

dari

implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) ini dalam domain teknologi. Faktor ini mencerminkan tingkat kestabilan

423 lingkungan

untuk

mengembangkan

SAP

Human

Capital

Management (HCM ) tersebut dan berhubungan dengan resiko implementasi SAP Human Capital Management (HCM ). M enurut manajemen TI perusahaan, setiap implementasi sistem di Bank, akan didahului oleh feasibility study, yang akan dilanjutkan dengan definitive-written user requirement. Pemilihan / pembuatan aplikasi akan disesuaikan dengan user requirement tersebut, dengan toleransi perubahan, di dalam boundaries yang telah ditetapkan sebelumnya. Spesifikasi, kebutuhan bisnis dan ruang lingkup area dari proyek SAP Human Capital Management (HCM ) sudah dapat dideteksi dengan cukup baik / jelas, Area yang ditelaah / diinvestigasi jelas serta memiliki kemungkinan yang kecil dengan adanya perubahan yang non rutin, sehingga proyek SAP ini dianggap mampu untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Skor yang didapat untuk faktor I/T Definitional Uncertainty ini adalah -1 karena kebutuhan dan spesifikasi dari sistem cukup jelas.

4.6.3.2. I/T Technical and Implementation Risk Faktor ini digunakan untuk mengetahui kesiapan teknis dalam

mengimplementasikan

proyek

SAP

Human

Capital

Management (HCM ). Ada 5 komponen utama dalam IT Technical and Implementation Risk (ITSR) yaitu : keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti

424 lunak (selain piranti lunak proyek), ketergantungan piranti lunak proyek, dan ketergantungan implementasi proyek itu sendiri. Ditinjau dari segi keterampilan, dalam implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) ini dibutuhkan keterampilan baru banyak dibutuhkan untuk staf, dan beberapa untuk manajemen, sehingga memperoleh skor 4. Ditinjau dari segi ketergantungan terhadap perangkat keras, proyek ini memerlukan perangkat keras, namun sebagian besar kebutuhan-kebutuhan utama / persyaratan tidak tersedia dalam konfigurasi sistem informasi saat ini,

sehingga aspek ini

memperoleh skor 5. Ditinjau dari ketergantungan piranti lunak aplikasi, dalam pengoperasian piranti lunak, dibutuhkan beberapa fitur baru, mungkin dibutuhkan juga beberapa interface yang kompleks antar software, sehingga aspek ini memperoleh skor 3. Ditinjau dari segi piranti lunak aplikasi, proyek ini tidak memiliki piranti lunak yang dibangun sendiri. M embutuhkan rancangan

dan

pemograman

yang

kompleks,

bahkan

jika

dikontrakan ke pihak luar divisi Human Resource perusahaan sekalipun aspek ini memperoleh skor 5. Aspek yang terakhir yaitu ketergantungan implementasi aplikasi. Dalam proyek ini dibutuhkan suatu keahlian khusus. SAP memiliki konfigurasi tersendiri yang harus dipelajari lagi. Jika dibandingkan dengan sistem yang sudah ada di dalam divisi Human

425 Resource (HR) perusahaan, sistem ini mempunyai tingkat kesulitan yang cukup tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi. Sistem ini merupakan aplikasi dengan ukuran cukup besar. Aspek ini memperoleh skor 3. Skor

yang

dihasilkan

oleh

mas ing-masing

aspek

digabungkan sehingga diperoleh skor rata-rata untuk faktor Technical and Implementation Risk dari hasil wawancara yang dilakukan sebesar

-4 [(4+5+3+5+3)/5] yang diperoleh dari skor

masing-masing aspek.

4.6.3.3. I/T Service Delivery Risk Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan / pengguna dengan adanya implementasi proyek SAP Human Capital Management (HCM ), yang dipusatkan pada / akan membawa kepada resiko jangka pendek yang akan dihadapi perusahaan (bisa terjadi karena kegagalan sistem baru maupun belum terbiasanya pengguna terhadap sistem baru) sehingga terjadi adaptasi terhadap sistem baru tersebut. M anajemen TI memandang Arsitektur Bank, dan investasi hardware pendukungnya harus disesuaikan dengan SAP HCM . Oleh sebab itu implementasi proyek SAP Human Capital Management ini membutuhkan perubahan yang cukup besar pada

426 beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasikan proyek SAP Human Capital Management, akan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut terhadap proyek SAP Human Capital Management ini ke dalam mainstream lingkungan sistem informasi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, faktor IT Services Delivery Risk ini memperoleh skor -3.

4.7.

Skema Pembobotan Setelah mengerti strategi perusahaan maka langkah berikutnya ialah bagaimana menentukan bobot dari setiap faktor. Dalam kasus ini faktor Competitive Response bias saja tidak menjadi faktor dominan penentu keberhasilan proyek ini, tetapi juga ikut ditentukan bersamaan

dengan faktor lain. Dengan

menentukan maksimal skor proyek yang akan didapat, maka manajemen dapat menentukan bobot dari masing – masing faktor. Skor maksimal yang diperoleh adalah 170. Setiap faktor ditentukan dengan penilaian skor (hasil wawancara) dan bobot berskala 0 – 5. Kebanyakan faktor bernilai positif, yang dapat diartikan proyek tersebut semakin penting. Beberapa faktor bernilai negatif, berarti proyek tersebut tidak memiliki pengaruh signifikan; ini diindikasikan dengan nilai maksimum skor yang negatif.

427 4.8.

Hasil Pembobotan Hasil pembobotan domain bisnis dan domain teknologi diperoleh dari sis i manajemen dan pengguna sistem, sehingga didapat hasil seperti di bawah ini :

Tabel 4.45 Nilai S AP Human Capital Management (HCM) DOMAIN BISNIS A. Financial Values Return On Investment (ROI) B. Strategic Values Strategic Match Competitive Advantage Competitive Response Management IS for CSFs C. Stakeholders Values Service and Quality Environmental Quality Agility, Learning and Enpowerment Cycle Time Mass Customization D. Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk E. Organization Strategy Risk and Uncertainty Business Organization Risk DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategy Values Strategy IT Architecture B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk C. Organization Strategy Risk and Uncertainty IT Definitional Uncertainty IT Technical and Implementation Risk IT Service Deliver y Risk TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY

Bobot 1 4 4 3 2 4 2 3 4 4 -2

-2 Bobot 3 0

-1 -4 -3 34 -12

428 4.9. Menentukan Hasil S AP Human Capital Management Divisi Human Resource Di PT. Bank Sinarmas Kedalam Kuadran Dari hasil analisa nilai-nilai faktor domain bisnis dan domain teknologi terhadap divisi Human Resource (HR) pada PT. Bank Sinarmas, diharapkan / diprediksikan mempunyai sisi bisnis perusahaan yang kuat namun telah didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat kuat pula yaitu dengan menggunakan SAP Human Capital Management. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi-aplikasi komputerisasi. Hal yang paling utama adalah kontribusi sistem informasi di masa depan terhadap kesehatan perusahaan. Organisasi ini memiliki kesempatan untuk berinvestasi pada kelebihan daya saing (competitive advantage) dan aplikasi yang memberikan daya saing. Tujuan investasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan kekuatan organisasi di masa depan. M aka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah Strategy Match dan Competitive Advantage. Namun tetapi resiko-resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek. Dapat diperkirakan dari tabel 4.45 Hasil SAP Human Capital Management diatas, diasumsikan divisi Human Resource (HR) pada PT. Bank Sinarmas yang setelah menggunaka SAP Human Capital Management berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran S trategis. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi bisnis

429 dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam strategis perusahaan, dimana sistem pada divisi HR perusahaan merupakan support application untuk pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. Ini mengukuhkan divisi Human Resource pada Bank Sinarmas sebagai divisi HR perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis Human Resource perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi yang terintegrasi.

Kuat Garis Bisnis T ingkat / derajat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat dan kuat

Lemah

Kuadran A INVESTASI

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASRUKTUR

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Lemah

Kuat Dukungan Kompute r

T ingkat dimana dukungan komputer saat ini kuat dan efektif

Gambar 4.3 Penetapan posisi kuadran nilai S AP Human Capital Management Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas

4.10.

Formulasi Akhir dalam Information Economics Scorecard Setelah melakukan perhitungan ROI serta analisis nilai dan resiko korporat organisasi maupun proyek sistem infomasi dalam hal ini adalah SAP Human Capital Management (HCM ), maka langkah selanjutnya adalah memasukkan hasil pembobotan dan skor hasil analisis ke dalam suatu scorecard yang diperlihatkan

430 pada Tabel 4.45. Di dalam scorecard ini akan didapatkan skor akhir proyek SAP Human Capital Management (HCM ). Basis faktor merupakan bobot dari setiap nilai (value) dan resiko korporat (risk) yang didapat dari hasil wawancara dan telah dianalisis pada Bab 3, sedangkan pada baris domain bisnis dan domain teknologi merupakan bobot dari hasil skor wawancara yang dilakukan terhadap Personnel & Payroll Department Head, dan ITS Division Head PT. Bank Sinarmas. Khusus untuk skor ROI didapat dari lembar kerja dampak ekonomis (Economic Impact Worksheet), value linking, value acceleration, dan value restructuring. Weighted Value didapatkan dari bobot proyek TI (weight) dikalikan dengan skor domain bisnis dan domain teknologi. Weighted score didapatkan dari penjumlahan semua nilai pada baris Weighted Value dan akhirnya didapatkan skor akhir proyek untuk aplikasi SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas adalah 94. Nilai ini dapat dijadikan pembanding untuk proyek lainnya di perusahaan.

431

Tabel 4.46 Information Economics Scorecard Evaluator

( factor ? ) Business Domain Technology Domain Weighted Value

Business Domain FV* ROI * 2

SM * 4

1

4

2

16

SV* CA CR * * 3 5 4

12

3

15

MI * 4

SQ * 4

EV * 3

2

4

2

8

16

6

SHV* ALE CT * * 4 3 3

12

4

12

MC * 3

CSR * BSR * -5

ORU * BOR * -3

4

2

2

12

-10

-6

SV * SA * 5

Technology Domain CSR * ORU* TSR DU TIR SDR * * * * -3 -2 -2 -2

3

0

1

4

3

15

0

-2

-8

-6

Weighted Score

94

*Keterangan : ROI Measurement ROI = Return On Investment Business Domain Assesment FV = Financial Values SV = Strategis Values SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage CR = Competitive Response MI = Management Information for CSF SHV = Stakeholder Values SQ = Service and Quality ALE = Agility, Learning, Empowerment CT = Cycle Time EV = Environmental Quality MC = Mass Customization

CSR = Competitive Strategy Risk BSR = Business Strategy Risk ORU = Organization Strategy Risk and Uncertainty BOR = Business Organization Risk

Technology Domain Assesment SA = Strategy IT Architecture TSR = IT Strategy Risk DU = IT Definitional Uncertainty TIR = IT Technical and Implementation Risk SDR = IT Service Delivery Risk

432 Dari hasil perhitungan pada tabel xxx maka didapatkan skor untuk aplikasi SAP Human Capital Management sebesar 94. Dimana skor yang didapat adalah untuk menilai seberapa besar pengaruh sistem ini bagi Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas.

4.11. Predikat Implementasi Investasi Sistem Setelah memperoleh skor proyek yang sebelumnya ditampilkan dalam IE Scorecard, maka tahap terakhir ialah menentukan predikat proyek implementasi SAP M odul Human Capital Management pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas. Dimana untuk melakukan analisis terhadap manfaat implementasi sistem informasi pada satu proyek saja, diperlukan suatu ukuran yang menjadi dasar terhadap

penilaian

yang dilakukan.

Ukuran

tersebut

dirancang dengan

memperlihatkan skor tertinggi dan terendah dari penilaian Information Economics. Untuk menentukan skor tertinggi dan terendah adalah sebagai berikut: 1.

Skor tertinggi akan dicapai bila seluruh jumlah variabel manfaat (value) mencapai nilai tertinggi (5) dan jumlah varibel resiko (risk) dan ketidakpastian (uncertainty) mendapat nilai terendah (0). Berikut rincian perhitungannya : (5 x 34) + ( 0 x -12) = 170

2.

Skor tengah akan dicapai pada saat dimana manfaat maupun resiko bernilai 55. Berikut rincian perhitungannya : (2,5 x 34) + ( 2,5 x -12) = 55

433 3.

Skor terendah akan dicapai bila seluruh variabel manfaat (value) mencapai nilai terendah (0) dan varibel resiko (risk) dan ketidakpastian mendapat nilai tertinggi (5). Berikut rincian perhitungannya: (0 x 34) + ( 5 x -12) = -60 Dari perhitungan di atas didapat nilai maksimum adalah 170 , nilai tengah

55, dan nilai minimum -60. Dengan demikian interval nilai dalam tingkatan adalah .yang diperoleh dari (170-(-60) + 1) / 5. Nilai range / interval (45) ini kemudian didistribusikan secara proporsional terhadap total nilai skor 170 Jika terdapat beberapa alternatif proyek teknologi informasi maka hasil perhitungan skor akhir proyek dapat dibandingkan di antara beberapa proyek teknologi informasi tersebut. Proyek yang memiliki skor paling besar merupakan proyek yang menjadi prioritas utama untuk diimplementasikan. Konsep pemilihan alternatif proyek ini mirip dengan studi kelayakan bisnis yang sering dilakukan oleh para analisis bisnis. Tetapi karena penelitian yang dilakukan sekarang hanya pada satu proyek saja, maka dirancang suatu tabel predikat untuk mengkategorikan skor kelayakan suatu proyek. Tabel predikat tersebut dapat dilihat pada tabel 4.46 di bawah ini: Tabel 4.47 Predikat Aplikasi S AP Human Capital Management (HCM) Kategori Skor 124 s/d 170 78 s/d 123 32 s/d 77 (-14) s/d 31 (-60) s/d (-15)

Predikat Sangat Layak Layak Cukup Layak Kurang Layak Tidak Layak

434 Terdapat lima kelas dalam tabel Predikat Aplikasi SAP Human Capital Management (HCM ), yaitu Tidak Layak, Kurang Layak, Cukup Layak, Layak dan Sangat Layak. Nilai tersebut dimasukkan ke dalam Skala Likert dengan nilai maksimum, tengah dan nilai minimum berdasarkan perhitungan di atas (sebelumnnya), sehingga besarnya pengaruh SAP M odul Human Capital Management dapat dilihat pada Skala Likert berikut ini:

Gambar 4.4 Posisi Project Score Dalam Skala Likert Secara keseluruhan dari skor proyek yang ada, bobot ROI hanyalah sebagian kecil dari total bobot yang ada. Information Economics ini digunakan untuk mengukur lebih dari satu proyek sehingga dapat dibandingkan untuk menentukan skala prioritas dari proyek TI yang ada. Oleh sebab itu, proyek yang memiliki nilai ROI yang tinggi tidak selalu baik, tetapi harus melihat dari sisi domain bisnis dan domain teknologi karena suatu proyek yang mempunyai ROI tinggi mungkin mempunyai tingkat resiko atau ketidakpastian yang tinggi. Untuk itu perlu dilihat secara keseluruhan untuk mendapatkan nilai proyek yang lebih akurat.

435 Skor akhir aplikasi SAP Human Capital Management (HCM ) bernilai yang jika dikelompokkan berdasarkan pada tabel 4.44, berarti implementasi proyek SAP Human Capital Management (HCM ) diberikan predikat Layak ( 78 - 123) yang berarti rencana penerapan / implementasi teknologi informasi dalam bentuk SAP Human Capital Management (HCM ) dinilai baik dan bermanfaat sehingga dapat dikatakan investasi ini merupakan investasi yang Layak dan menguntungkan bagi Divisi Human Resiurce PT Bank Sinarmas.

4.12. Pembahasan Fase 2 “Employee Self Serfice” (Optional) Pembahasan ini dilakukan sebagai bahan dasar / tolak ukur pengetahuan bagi Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas untuk mempertimbangkan langkah / tahap selanjutnya apabila telah berhasil mengimplementasikan SAP Human Capital Management (Fase 1), agar implementasi sistem tersebut lebih maksimal serta dapat mendukung seluruh tujuan strategis perusahaan melalui kemajuan investasi teknologi informasi yang menjamin masa depan perusahaan. Berikut pembahasan mengenai Fase 2 SAP ESS yang bersifat optional (pilihan) : Dengan SAP ESS, para karyawan perusahaan akan mempunyai tanggung jawab untuk meng-update (melakukan perubahan) dan menjaga kerahasiaan data mereka sendiri. SAP ESS tersebut member wewenang bagi para karyawan untuk menampilkan, membuat, dan memelihara data mereka dengan kapan saja, dimana saja, melalui dengan teknologi berbasiskan web. •

SAP Employee Self-Service merupakan sekumpulan aplikasi yang canggih, mudah untuk digunakan, yang member akses bagi para karyawannya untuk

436 menampilkan, membuat, dan memelihara data mereka di dalam sistem SAP melalui intranet. •

SAP ESS mencakup beberapa komponen diantaranya: ™ Office ™ Time Management ™ Payment ™ Benefits ™ Personal Information ™ Training and Event Management ™ Qualifications ™ Appraisals Skenario ESS tersebut ditampilkan melalui portal. Tampilan Utama /

Halaman Utama atau Halaman Area Group memperkenalkan aplikasi ESS kepada para karyawan. Dimana para karyawan dapat : •

M enampilkan informasi singkat mengenai semua area Employee Self Service yang tersedia, mencakup kemungkinan-kemungkinan untuk menghubungkan secara langsung dengan halaman area yang tersedia

•

M enyediakan akses yang cepat secara berkala, untuk digunakan dalam pelayanan ESS dan status informasi.

•

M enampilkan informasi penting dari departemen HR.

437 Berikut adalah contoh Layanan ESS mySAP 2004, berbasiskan pada WebDynpro : • Time Management ™ Leave Request ™ CATS ™ Time Statement ™ Time Correction –NEW • Payment ™ Salary Statement ™ Total Compensation Statement ™ Employee and Salary Verification • Career ™ Skill Profile • Personal Information ™ Address (icl : Emergency Address) ™ Bank Information ™ Family Member/ Dependent ™ Personal Data • Employee Search ™ Organizational Chart ™ Change Office and Communication Data • Travel Management ™ Travel Planning

438 ™ Expense Report • ESS Country- Specific Scenarios ™ Tax Form Reports ™ Pension Reports

Berikut solusi yang dapat ditawarkan dengan adanya implementasi Fase 2 SAP ESS pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas: 1. Dengan adanya adanya informasi yang lengkap dan akurat tentang diri karyawan tersebut dari mulai penggajian, tunjangan, medical, kompensasi dan sebagainya sehingga karyawan merasa aman dan jelas terhadap statusnya dan mengetahui fasilitas apa saja yang didapat dari perusahaan sehingga karyawan merasa dihargai dan dihormati. Selain itu karyawan yang membutuhkan dapat melihat dan melakukan akses ke sistem tersebut dengan catatan karyawan tersebut memiliki hak untuk mengakses suatu data / informasi. Karyawan dapat dengan mudah melihat dan melakukan update data pribadi karyawan yang bersangkutan, melihat hak cuti, absensi, hak plafon karyawan, melihat materi dan jadwal pelatihan / seminar / workshops yang ditawarkan dan melihat kalender kerja selama satu tahun. Hal ini dapat mengurangi pembuatan Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dan Surat Pengajuan Cuti. 2. Dengan adanya informasi yang jelas dan mudah untuk diakses, karyawan merasa lebih leluasa dalam mengakses informasi mengenai hak cuti karyawan, kenaikan gaji, absensi sehingga mengurangi kemungkinan terjadi banyaknya complain harian yang ± memakan waktu 6 jam per harinya 3. Dan lain sebagainya.