BAB 4 EVALUAS I DAN PERENCANAAN PENGEMBANGAN
Pada bab ini akan dilakukan evaluasi terhadap proses sumber daya manusia dan proses Human Capital Management. Evaluasi yang dilakukan yaitu dengan membandingkan proses sumber daya manusia yang ada dengan proses Human Capital Management, dari evaluasi yang dilakukan akan ditemukan permasalahan yang terdapat dalam proses sumber daya manusia secara keseluruhan baik yang menggunakan sistem SAP ataupun tidak. Adapun hasil dari evaluasi yang diberikan yaitu berupa perencanaan pengembangan guna menjadikan sistem yang sudah ada lebih baik lagi. 4.1
Evaluasi Evaluasi dilakukan berdasarkan hasil analisis proses bisnis sumber daya manusia
yang berjalan, pengukuran kinerja IT Balanced Scorecard, biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diterima. Dari hasil analisis diketahui masih terdapat beberapa kekurangan, yaitu : 1. Dari pengukuran kinerja TI dengan metode IT Balanced Scorecard dapat disimpulkan bahwa : a. Dari perspektif kontibusi perusahaan masih kurangnya dukungan sistem SAP human capital management terhadap proses sumber daya manusia yang berjalan. b. Dari perspektif penyempurnaan operasional yaitu dimana tidak pernah diadakannya pengembangan software sehingga sistem SAP yang sedang berjalan dapat sesuai dengan harapan pengguna dalam XYZ Jewellery. 131
132
c. Dari perspektif orientasi masa depan yaitu masih kurangnya pelatihan dalam meningkatkan kemampuan karyawan dan kurangnya kualitas dari staff TI. Perspektif
Tujuan strategis
Hasil
S olusi
Pengukuran Kontribusi
Kontribusi
Perusahaan
TI
fungsi 38.1 % (kurang)
Penambahan proses sumber
daya
manusia
yang
menggunakan SAP HCM Penyempurnaan Efisiensi
0
Operasional
kurang)
pengembangan
%
(sangat Pengembangan terhadap SAP HCM
software Orientasi Masa Peningkatan Depan
sistem
50 % (kurang)
kualitas TI
M enetapkan standard penerimaan karyawan
Peningkatan
0
kemampuan
kurang)
karyawan
%
(sangat M elakukan pelatihan terhadap karyawan
secara
berkala Tabel 4. 1 Permasalahan dari hasil pengukuran IT Balanced S corecard dan pemecahan masalah yang diberikan
133
2. Dari biaya yang telah dikeluarkan untuk Human Capital Management belum sesuai dengan manfaat yang diperoleh. 4.1.1
Proses S umber Daya Manusia Fungsi-fungsi bisnis yang terdapat pada proses sumber daya manusia
didalam perusahaan XYZ Jewellery
yaitu meliputi fungsi perencanaan,
rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, penilaian prestasi, absensi, penggajian dan yang terakhir adalah fungsi pemberhentian. Rincian proses-proses yang terdapat dari fungsi bisnis sumber daya manusia yang disebutkan diatas dapat dilihat dibawah ini : 4.1.1.1
Fungsi Perencanaan Fungsi Perencanaan pada proses sumber daya manusia memiliki
proses sebagai berikut : •
Pembuatan struktur organisasi dari perusahaan, pembuatan struktur organisasi yang baru dilakukan pada awal konfigurasi dan dapat dilakukan pembuatan struktur organisasi yang baru apabila terdapat perubahan-perubahan yang cukup besar dalam struktur organisasi perusahaan.
•
Perubahan struktur organisasi, proses perubahan struktur organasi terdiri dari proses seperti penambahan departemen baru dan juga penambahan toko (store) baru.
•
Penyusunan kebijakan dan regulasi. Pembuatan kebijakan baru ataupun perubahan kebijakan dapat dipengaruhi dari hasil penilaian, contoh : dari hasil penilaian diketahui jam masuk karyawan kantor sering telat dari jam yang telah ditentukan, maka
134
untuk menghindarinya dibuat kebijakan baru seperti diberikan sanksi bagi karyawan yang telat. 4.1.1.2
Fungsi Rekrutmen Fungsi rekrutmen pada proses sumber daya manusia memiliki proses
sebagai berikut : •
Pembukaan
lowongan, proses pembukaan lowongan
kerja
dilakukan baik secara internal maupun external. Untuk proses perekrutan secara internal, akan dilakukan
evaluasi bagi
karyawan yang memenuhi persayaratan dan untuk proses perekrutan secara external maka terdapat didalamnya proses periklanan lowongan kerja. •
Penyeleksian pelamar, setelah data para pelamar ada, maka akan dilakukan penyeleksian terhadap data pelamar. Pelamar yang memenuhi
spesifikasi
selanjutnya
akan
dipanggil
untuk
melakukan wawancara. •
Pencatatan data pelamar, data pelamar yang dianggap memenuhi spesifikasi maka akan dilakukan pencatatan. Data yang dicatat dalam proses ini yaitu berupa biodata pelamar, kualifikasi pelamar, ketrampilan, dan data lainnya. Data-data para pelamar tersebut dicatat sebagai data cadangan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
•
Penerimaan karyawan baru atau pembuatan kontrak kerja. Setelah calon karyawan diterima maka akan dilakukan pencatatan data karyawan baru, sedangkan untuk karyawan kontrak akan
135
dibuatkan kontrak kerja yang berlaku selama 3 (tiga) bulan dan dapat diperpanjang sebanyak 3 (tiga) kali, kalau karyawan kontrak sudah diperpanjang sebanyak 3 kali maka secara otomatis akan diangkat menjadi karyawan tetap. •
Perubahan data karyawan. Perubahan pada data karyawan dapat dipengaruhi oleh hasil penilaian (mutasi). Data karyawan yang diubah seperti posisi, gaji, dan lain-lain.
4.1.1.3
Fungsi Pelatihan dan Pengembangan Fungsi pelatihan dan pengembangan pada proses sumber daya
manusia memiliki proses sebagai berikut : •
Analisis kebutuhan akan pengadaan pelatihan, analisis ini dilakukan atas dasar hasil penilaian kinerja terhadap karyawan.
•
M embuat perencanaan pelatihan yang akan diadakan. Setelah diadakan analisis kebutuhan maka akan dibuat rencana pelatihan.
•
M embuat jadwal pelatihan. Jadwal pelatihan yang dibuat berisikan tempat, waktu, materi, dan juga karyawan yang akan diikutsertakan.
4.1.1.4
Fungsi Penilaian Fungsi penilaian prestasi pada proses sumber daya manusia memiliki
proses sebagai berikut : •
M elakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Adapun hal yang menjadi bahan penilaian yaitu data kehadiran dan ketidakhadiran, tingkat produkitivitas karyawan, dan sebagainya. Hasil penilaian terhadap karyawan dapat mengakibatkan terjadinya proses, seperti
136
promosi,
perubahan
gaji,
perubahan
kebijakan
dan
lain
sebagainya. 4.1.1.5
Fungsi Absensi Fungsi absensi pada proses sumber daya manusia memiliki proses
sebagai berikut : •
M enyusun jadwal kerja untuk setiap karyawan toko agar karyawan toko dapat melakukan proses absensi.
•
Pencatatan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan (meliputi juga jam lembur karyawan dan cuti karyawan).
4.1.1.6
Fungsi Penggajian Fungsi penggajian pada proses sumber daya manusia memiliki proses
sebagai berikut :
4.1.1.7
•
Perhitungan gaji karyawan.
•
Pembayaran gaji karyawan.
Fungsi Pemberhentian Fungsi pemberhentian pada proses sumber daya manusia memiliki
proses sebagai berikut : •
M elakukan
proses
pemberhentian
karyawan,
proses
pemberhentian karyawan dibagi menjadi 2 yaitu pemberhentian dari pihak perusahaan dan pemberhentian karena pengunduran diri dari karyawan. • 4.1.2
M elakukan proses perhitungan tunjangan.
Proses Human Capital Management
137
Pada proses Human Capital Management pada perusahaan XYZ Jewellery tidak mencakup semua fungsi yang terdapat di dalam fungsi sumber daya manusia. Berikut ini adalah beberapa fungsi bisnis sumber daya manusia yang sudah menggunakan sistem Human Capital Management: 4.1.2.1
Fungsi perencanaan Fungsi perencanaan pada sumber daya manusia terdapat pada
submodul organization management Human Capital Management. Adapun proses yang terdapat pada submodul organization management , yaitu : •
Create new store, merupakan proses pembuatan toko baru pada perusahaan. Dalam proses ini akan dilakukan perubahan terhadap struktur organisasi lama.
•
Create new department (head office), merupakan proses pembuatan departemen baru pada kantor. Dalam proses ini akan dilakukan perubahan terhadap struktur organisasi lama.
•
Create exhibition, merupakan proses dalam pembukaan pameran. Dalam proses ini akan diatur berapa banyak karyawan yang terlibat, dan juga jadwal kerja masing-masing karyawan sehingga dapat melakukan absen pada pameran.
4.1.2.2
Fungsi rekrutmen Sebagian proses dalam fungsi rekrutmen pada sumber daya manusia
terdapat pada submodul personnel management. Adapun proses yang terdapat pada submodul personnel management, yaitu :
138
•
Proses personal action, merupakan proses pencatatan data karyawan. Dalam personal action kita dapat melakukan proses seperti pengisian biodata karyawan mulai dari nama, alamat, data bank, dan batasan ketidakhadiran.
•
Proses mutation, merupakan bagian dari personal action. Proses mutasi ini hanyalah proses perubahan data karyawan yang dimutasi dengan menggunakan personal action. M utasi adalah akibat dari hasil penilaian dan juga bisa terjadi mutasi apabila terdapat pencarian karyawan secara internal.
Adapun proses lain pada fungsi rekrutmen masih dilakukan secara manual. 4.1.2.3
Fungsi absensi Fungsi absensi pada proses sumber daya manusia terdapat pada
submodul time management Human Capital Management. Seluruh proses pada fungsi absensi sudah menggunakan Human Capital Management khususnya submodul time management. Adapun proses yang terdapat pada submodul time management, yaitu : •
Upload sales schedule, merupakan proses pengiriman seluruh jadwal kerja karyawan toko sehingga para karyawan toko dapat melakukan absensi. Pengiriman jadwal kerja ini sangat penting, apabila karyawan tidak terjadwal maka tidak dapat melakukan absensi.
•
Upload holiday calendar, merupakan proses memasukkan jadwal libur ke dalam sistem SAP. nantinya jadwal libur ini akan
139
dijadikan patokan dalam membuat jadwal kerja. jadwal libur ini juga dikirim ke toko. •
Revised schedule (store), merupakan proses untuk merubah jadwal kerja karyawan toko. Seperti yang dibahas diatas bahwa kalau terdapat karyawan yang tidak dapat melakukan absensi dikarenakan tidak terjadwal, maka akan dilakukan revisi atau perubahan terhadap jadwal yang ada lalu jadwal tersebut akan dikirimkan lagi ke toko.
•
User listing from SAP-HR to POS Host, merupakan proses pengiriman data karyawan toko pada setiap toko beserta jadwal kerjanya ke IPOS. Pengiriman ini dilakukan secara otomatis setiap harinya pada pukul 00.03 AM.
•
Attendances actual data, merupakan proses pemasukan data kehadiran dan data ketidakhadiran dari toko ke kantor pusat. Pengiriman data ini dilakukan secara otomatis setiap hari pada jam-jam tertentu. Data-data ini nantinya akan digunakan dalam menentukan laporan komisi, dan penilaian-penilaian lainnya.
•
Commission data, merupakan proses dihasilkannya laporan komisi, proses ini berawal dari Attendances actual data yang didapatkan dari kantor, lalu dibuat laporan komisi (ZHR05).
4.1.3
Perbandingan antara proses sumber daya manusia dengan proses Human Capital Management
140
Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang terdapat dalam Sumber Daya M anusia pada perusahaan XYZ Jewellery , maka berikut ini adalah tabel perbandingan antara proses sumber daya manusia dengan proses Human Capital Management. 4.1.3.1
Fungsi Perencanaan
Fungsi
Proses
Proses Human
Bisnis
Sumber Daya
Capital
Sumber
Manusia
Management
Permasalahan Pengemban
Proses
gan
yang diusulkan
Daya Manusia Perencanaan
•
•
•
Pembuatan
• Maintain
struktur
Organization
organisasi
(PPOM)
Perubahan
• Personal
struktur
Actions
organisasi
(PA40)
Penyusuna
• Maintain HR
n kebijakan
Master Data
dan
(PA30)
-
-
-
regulasi Tabel 4. 2 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Perencanaan Penjelasan : Fungsi bisnis perencanaan meliputi proses pembuatan struktur organisasi, perubahan terhadap struktur organisasi, dan penyusunan kebijakan dan regulasi yang berlaku dalam organisasi. Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan XYZ Jewellery
141
diketahui bahwa proses Human Capital Management yang dipakai telah mendukung proses-proses yang ada dalam fungsi bisnis perencanaan dimana Human
Capital
yang
Management
dipakai
menyediakan
sub
modul
organizational management yang dapat membantu perusahaan dalam membuat atau mengubah struktur organisasi dari perusahaan, menentukan posisi dan pekerjaan
yang
ada
serta
orang
yang
menempati
posisi
tersebut,
mengelompokkan karyawan (employee group) berdasarkan beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam pembuatan
laporan. Selain itu, dengan
menggunakan Human Capital Management, perusahaan juga dapat menerapkan kebijakan dan regulasi yang ada kedalam sistem seperti penetapan maksimal cuti yang dapat diambil karyawan serta dengan menggunakan personnel management dan time management dapat membantu perusahaan dalam merencanakan kegiatan exhibition seperti jadwal pelaksanaanya dan karyawan-karyawan yang terlibat. Berdasarkan hasil analisis dan survey yang kami lakukan , tidak ditemukan masalah yang dapat mengganggu proses dalam fungsi bisnis perencanaan dimana Human Capital Management telah membantu dan mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses-proses tersebut. 4.1.3.2
Fungsi Rekrutmen
Fungsi
Proses S umber
Proses
Bisnis
Daya Manusia
Human
Sumber
Capital
Daya
Management
Permasalahan
Pengembangan
Proses yang diusulkan
Manusia Rekrutmen
•
Pembukaan lowongan
• Personal Actions
• Pada saat terdapat
• Untuk mengatasi
career and succession
142
•
Penyeleksian
• Maintain
pelamar • •
•
(PA40)
kekosongan
permasalahan
posisi,
yang ada,
Pencatatan
HR Master
terjadi
dapat
data pelamar
Data
kesulitan
ditambahkan
Pembuatan
(PA30)
dalam
proses
kontrak
pengisian
perencanaan
kerja
posisi
karir untuk
Pencatatan
tersebut.
karyawan
planning
karyawan baru •
Perubahan data karyawan seperti posisi,gaji,dl l
Tabel 4. 3 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Rekrutmen. Penjelasan : Fungsi bisnis rekrutmen terbagi menjadi beberapa proses yaitu pembukaan lowongan pekerjaan, pencatatan data dan seleksi calon karyawan, pembuatan
kontrak,
hingga pendataan
karyawan
baru
yang diterima.
Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan XYZ Jewellery , diketahui bahwa aktivitas Human Capital Management yang memfasilitasi fungsi rekrutmen adalah Hiring dan Mutation. Proses Hiring di sini hanya menangani calon karyawan yang telah dinyatakan lolos seleksi dan diterima sebagai karyawan. Sedangkan proses
143
Mutation di sini menangani perubahan posisi atau jabatan yang dikarenakan adanya rekrutmen dari dalam perusahaan (internal recruitment). Dan untuk proses lainnya pada fungsi rekrutmen masih dilakukan secara manual. Pada fungsi rekrutmen terdapat masalah yaitu, sulitnya dilakukan pengisian terhadap posisi yang kosong. M isalkan terdapat karyawan yang mengundurkan diri. M asalah tersebut dapat diatasi dengan menambahkan proses perencanaan individual development planning. Penambahan proses diatas dapat diperoleh dengan
penambahan modul Human Capital Management yaitu sub modul
personnel development. 4.1.3.3
Fungsi Pelatihan dan Pengembangan
Fungsi
Proses
Proses
Bisnis
Sumber
Human
Sumber
Daya
Capital
Daya
Manusia
Management
Permasalahan
Pengembanga
Proses yang
n
diusulkan
Manusia Pelatihan dan
•
Analisis
-
•
Kesulitan
•
Dengan
•
developm
Pengembang
kebutuh
dalam
menambah
ent
an
an
menentukan
kan proses
planning
pelatiha
kebutuhan
untuk
n
pelatihan
mencatat
business
Pembuat
dikarenakan
data
event
an
tidak adanya
kemampua
perenca
pencatatan
n karyawan
training
naan
kemampuan
dan
attendanc
pelatiha
karyawan.
kualifikasi
e
M embutuhk
dari posisi
Pembuat
an waktu
yang ada.
an
yang lama
•
n •
•
•
Dengan
•
•
create
upload
144
jadwal
dalam
menambah
pelatiha
pembuatan
kan proses
n
jadwal
dalam
pelatihan.
pembuatan
Sulitnya
jadwal
dilakukan
pelatihan
pengontrolan
dan
terhadap
pelaksanaa
evaluasi
nnya.
•
efektivitas pelatihan dari setiap karyawan. •
Tidak adanya pencatatan kualifikasi yang dibutuhkan pada tiap posisi.
Tabel 4. 4 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Pelatihan dan Pengembangan. Penjelasan : Fungsi bisnis pelatihan dan pengembangan meliputi proses analisis kebutuhan pelatihan yang diperlukan dalam meningkatkan kemampuan dari karyawan, pembuatan perencanaan pelatihan, serta pembuatan jadwal pelatihan. Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan XYZ Jewellery diketahui bahwa Human Capital
145
Management tersebut tidak memiliki aktivitas yang mendukung proses pelatihan dan pengembangan karyawan. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan ditemukan beberapa masalah yang terdapat dalam proses pelatihan dan pengembangan karyawan. M asalah-masalah tersebut antara lain kesulitan dalam menentukan kebutuhan pengadaan pelatihan dikarenakan tidak adanya pencatatan kemampuan karyawan, membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan jadwal pelatihan, tidak adanya pencatatan kualifikasi yang dibutuhkan pada tiap posisi, sulitnya dilakukan pengontrolan terhadap evaluasi efektivitas pelatihan dari setiap karyawan, periodenya dan sebagainya. Untuk menyelesaikan masalah diatas diusulkan untuk melakukan penambahan proses pada fungsi pelatihan dan pengembangan yaitu, proses pencatatan data kemampuan karyawan dan kualifikasi dari setiap posisi sehingga memudahkan perusahaan dalam menganalisis kebutuhan pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkakan kemampuan dari karyawan, proses yang dapat membantu dalam pembuatan jadwal pelatihan dan proses pelaksanaan pelatihan tersebut. Penambahan proses-proses diatas dapat diperoleh dengan penambahan modul Human Capital Management yaitu sub modul personnel development dan training and event management dimana dengan kedua sub modul ini dapat membantu dalam menjalankan fungsi-fungsi tersebut. Oleh karena itu, diusulkan untuk dilakukan pengembangan pada Human Capital Management untuk menambah sub modul tersebut. Dengan mengimplementasikan kedua sub modul tersebut dapat meningkatkan ketepatan dan kecepatan dalam penentuan pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan bagi karyawan dimana training and event management akan membantu perusahaan dalam perencanaan,
146
pelaksanaan
dan
penangganan
serangkaian
aktivitas
pelatihan
seperti
penangganan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dalam kegiatan pelatihan, perencanaan aktivitas bisnis / pelatihan, pembuatan jadwal pelatihan. sedangkan Personnel development akan dapat membantu perusahaan dalam penangganan data kualifikasi dan kebutuhan serta profile dari karyawan yang ada dalam perusahaan serta menyediakan profile match-up yang dapat digunakan untuk membandingkan kualifikasi dan kebutuhan dari orang, posisi dan pekerjaan yang ada. Selain itu, dengan mengintegrasikan kedua sub modul tersebut dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan dimana dengan mengintegrasikan personnel development dan training and event management dapat membantu mengusulkan pelatihan yang diperlukan untuk untuk meningkatkan kualifikasi / kemampuan yang kurang pada karyawan yang ada dalam perusahaan. 4.1.3.4
Fungsi Penilaian Prestasi
Fungsi
Proses
Proses
Bisnis
Sumber Daya
Human
Sumber
Manusia
Capital
Daya
Permasalahan
Pengembanga
Proses yang
n
diusulkan
Management
Manusia Penilaian Prestasi
•
M elakukan
• Penilaian
•
M engubah
penilaian
dilakukan
proses
terhadap
masih
penilaian
kinerja
manual oleh
kinerja
karyawan
manajer
karyawan
masing-
yang secara
masing
manual
•
Employee appraisal
147
divisi atau
menjadi
manajer
terkompute
toko.
risasi
Jumlah
sehingga
karyawan
memudahk
yang
an
banyak
penilaian
menyebabk
dari
an sulitnya
masing-
melakukan
masing
penilaian
toko ke
yang
kantor
efektif.
pusat.
Tabel 4. 5 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Penilaian Prestasi Penjelasan : Fungsi bisnis penilaian prestasi meliputi proses penilaian terhadap kinerja karyawan di dalam perusahaan. Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan XYZ Jewellery , diketahui bahwa tidak ada aktivitas Human Capital Management yang memfasilitasi fungsi penilaian prestasi tersebut. Selain itu, berdasarkan hasil survey yang dilakukan, ditemukan beberapa masalah yang terjadi dalam menjalankan proses penilaian yaitu kesulitan dalam penilaian kinerja karyawan karena susahnya mendapatkan data hasil kinerja karyawan karena penilaian yang dilakukan oleh manajer masing-masing divisi atau manajer toko masih dilakukan secara manual dan jumlah karyawan yang banyak menyebabkan sulitnya melakukan penilaian yang efektif. Untuk menyelesaikan masalah diatas maka
148
diusulkan untuk menambahkan fungsi yang dapat menangani data-data kinerja karyawan. Fungsi yang ingin ditambahkan ini dapat dilakukan dengan mengimplementasi sub modul Human Capital Management yaitu Appraisal yang dapat membantu mengelola data kinerja karyawan dan proses penilaian itu sendiri. Dengan penilaian yang dilakukan sistem, maka tugas manajer akan dipermudah dan penilaian dapat dilakukan dengan efektif. Setelah dilakukan penilaian pada sub modul Appraisal, maka kualifikasi karyawan yang ada pada Personnel Development akan diubah. 4.1.3.5
Fungsi Absensi
Fungsi
Proses
Proses Human
Permasal
Pengembanga
Proses
Bisnis
Sumber Daya
Capital
ahan
n
yang
Sumber
Manusia
Management
•
•
diusulkan
Daya Manusia Absensi
Pembuatan jadwal
Calendar
kerja
(SCAL)
karyawan •
•
Maintain
Pencatatan
Time Data
data
(PA61)
kehadiran
•
Upload
dan
Attendance
ketidakhadi
Plan
ran
(ZHR03)
karyawan
Holiday
•
Upload
(termasuk
Attendance
juga data
actual
lembur dan
(ZHR02)
-
-
-
149
cuti)
•
Commission Report (ZHR05)
• Meal Allowance Report (ZHR07) • User listing program (ZHR04) Tabel 4. 6 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Absensi. Penjelasan : Fungsi bisnis absensi meliputi proses pembuatan jadwal kerja karyawan, pencatatan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan (termasuk juga data lembur dan cuti). Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan XYZ Jewellery
diketahui bahwa
aktivitas Human Capital Management yang dipakai telah mendukung prosesproses yang ada dalam fungsi bisnis absensi dimana Human Capital Management yang dipakai menyediakan sub modul time management yang dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mengatur jadwal kerja dari karyawan, jadwal libur, mengubah jadwal kerja, pencatatan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, pencatatan cuti dan lembur karyawan, pengiriman data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dari toko (outlet) ke SAP dan perhitungan komisi dari karyawan berdasarkan data kehadiran. Selain itu, time management juga dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan seperti
150
membantu dalam penentuan pembayaran yang bervariasi berdasarkan waktu kerja karyawan dan pengevaluasian waktu kerja (kehadiran dan ketidakhadiran) dari karyawan. Berdasarkan hasil analisis dan survey yang kami lakukan , tidak ditemukan masalah dalam fungsi bisnis absensi dimana Human Capital Management telah membantu dan mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses-proses tersebut. 4.1.3.6
Fungsi Penggajian
Fungsi
Proses S umber
Proses
Bisnis
Daya Manusia
Human
Sumber
Capital
Daya
Management
Permasalaha Pengembanga n
Proses
n
yang diusulkan
Manusia Penggajian
•
Perhitungan
-
-
-
-
gaji karyawan •
Pembayaran gaji karyawan
Tabel 4. 7 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Penggajian. Penjelasan : Fungsi bisnis penggajian terbagi menjadi proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. Berdasarkan hasil analisis, proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan yang masih dilakukan secara manual pada perusahaan XYZ Jewellery masih dapat mendukung proses penggajian. Terdapat beberapa kendala pada proses yang masih dilakukan secara manual pada fungsi
151
penggajian, seperti : lamanya waktu yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji karyawan, tidak adanya reminder akan tunjangan yang harus diberikan jika terjadi perubahan status (misalnya tunjangan pernikahan untuk yang berubah status dari lajang ke menikah). Adapun kendala diatas belum sampai mengharuskan perusahaan menambah modul payroll. 4.1.3.7
Fungsi Pemberhentian
Fungsi Bisnis
Proses S umber
Proses
Sumber Daya
Daya Manusia
Human
yang
Capital
diusulkan
Manusia
Permasalahan Pengembangan
Proses
Management Pemberhentian
•
•
Pemberhentian •
M aintain
karyawan
HR
(pemecatan/
M aster
pengunduran
Data
diri)
(PA30)
-
-
-
Perhitungan tunjangan
Tabel 4. 8 Tabel Perbandingan Proses Sumber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management pada Fungsi Pemberhentian. Penjelasan : Fungsi bisnis pemberhentian terbagi menjadi pemecatan, pemrosesan surat pengunduran diri, dan pemberian tunjangan kepada karyawan yang dipecat. Berdasarkan hasil analisis proses terhadap Human Capital Management yang digunakan perusahaan X YZ Jewellery , diketahui bahwa Human Capital Management tersebut tidak menyediakan aktivitas yang mendukung proses pemberhentian karyawan. Namun dengan kondisi tidak adanya aktivitas Human
152
Capital Management yang mendukung proses pemberhentian, tidak terdapat masalah yang berarti. Hal ini dikarenakan proses pemecatan yang dapat dibantu oleh sub modul Personnel Development dan Appraisal. Dengan sub modul Personnel Development dan Appraisal, perusahaan dapat menentukan karyawan mana yang harus dipecat dengan melihat data kemampuan dan kinerja karyawan. Selain itu, proses pemberhentian karyawan pun dapat dilakukan pada proses maintain HR Master Data (PA30) dimana perusahaan dapat mengubah status karyawan menjadi non aktif. Untuk proses perhitungan tunjangan, dapat dilakukan secara manual dengan menggunakan microsoft excel. 4.1.4
Hasil Evaluasi Perbandingan Antara Proses S umber Daya Manusia dengan Proses Human Capital Management. Adapun hasil rangkuman dari evaluasi perbandingan antara proses sumber daya manusia dengan proses human capital management dapat dilihat pada tabel 4.8 dibawah :
Fungsi Bisnis
Permasalahan
Pengembangan
Proses yang
Sumber Daya
diusulkan
Manusia Perencanaan
-
Rekrutmen
•
Pada saat terdapat
•
Untuk mengatasi
kekosongan posisi,
permasalahan
succession
terjadi kesulitan
yang ada, dapat
planning
dalam pengisian
ditambahkan
posisi tersebut.
proses perencanaan karier untuk
• career and
153
karyawan Pelatihan dan
•
Pengembangan
•
Kesulitan dalam
•
Dengan
menentukan
menambahkan
kebutuhan pelatihan
proses untuk
dikarenakan tidak
mencatat data
adanya pencatatan
kemampuan
kemampuan
karyawan dan
karyawan.
kualifikasi dari
Tidak adanya
posisi yang ada.
•
development planning
pencatatan kualifikasi yang dibutuhkan pada tiap posisi. •
•
M embutuhkan waktu •
Dengan
yang lama dalam
menambahkan
business
pembuatan jadwal
proses dalam
event
pelatihan.
pembuatan jadwal
Sulitnya dilakukan
pelatihan dan
training
pengontrolan
pelaksanaannya.
attendance
•
•
create
upload
terhadap evaluasi efektivitas pelatihan dari setiap karyawan. Penilaian Prestasi
• Penilaian dilakukan
•
M engubah proses
masih manual oleh
penilaian kinerja
manajer masing-
karyawan yang
masing divisi atau
secara manual
manajer toko. Jumlah
menjadi
karyawan yang
terkomputerisasi
banyak menyebabkan
sehingga
sulitnya melakukan
memudahkan
penilaian yang
penilaian dari
•
Employee appraisal
154
efektif.
masing-masing toko ke kantor
Absensi
-
-
-
Penggajian
-
-
-
Pemberhentian
-
-
-
Tabel 4. 9 Rangkuman hasil evaluasi proses sumber daya manusia dan proses human capital management Dari hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem SAP modul Human Capital Management dan Proses Sumber Daya M anusia yang berjalan di XYZ Jewellery ditemukan beberapa permasalahan. Dan untuk menanggani permasalahan tersebut, diusulkan untuk melakukan penambahan proses baru dengan mengembangkan sistem SAP modul Human Capital Management. Adapun proses baru yang diusulkan dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Proses Baru
Sub-modul
Career and Succession Planning Personnel Development Development Planning Create Business Event
Training and Event Management
Upload Training Attendance
Time Management
Employee Appraisal
Appraisal
Tabel 4. 10 Proses dan Sub Modul yang diusulkan 4.2
Perencanaan Pengembangan Setelah dilakukan evaluasi terhadap proses sumber daya manusia dan proses
Human Capital Management, terdapat beberapa proses yang masih kurang pada fungsi
155
pelatihan dan pengembangan ,dan fungsi penilaian prestasi. Dan untuk memenuhi penambahan proses diatas, maka diusulkan perencanaan penambahan beberapa sub modul Human Capital Management sehingga dapat memenuhi proses yang tidak terdapat pada perusahaan. Perencanaan pengembangan yang diusulkan yaitu menambah submodul personnel development dan training and event management, dimana kedua submodul tersebut dapat digunakan untuk menanggani proses yang terdapat dalam fungsi pelatihan dan pengembangan, dan juga akan diusulkan untuk menambah submodul appraisal, dimana submodul ini dapat digunakan menangani proses yang terdapat dalam fungsi penilaian prestasi. Berikut ini merupakan tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam perencanaan pengembangan, yaitu : 1. Perencanaan. 2. Proses yang diusulkan. 3. Integrasi antar sub modul Human Capital Management. 4. Estimasi biaya dan manfaat. 5. Estimasi penyelesaian proyek. 4.2.1
Perencanaan Pada tahap ini, akan dilakukan perencanaan pengembangan dengan
menentukan tujuan pengembangan, memperjelas ruang lingkup, memperkirakan sumber daya yang terlibat dalam pengembangan. 4.2.1.1
Tujuan Tujuan
dari
perencanaan
pengembangan
adalah
untuk
menambahkan bebarapa sub modul yang kurang dari Human Capital
156
Management pada perusahaan XYZ Jewellery. Dan diharapkan setelah penambahan sub modul dapat menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada fungsi-fungsi bisnis. 4.2.1.2
Ruang lingkup Adapun terdapat ruang lingkup dalam perencanaan pengembangan
ini yaitu •
Penambahan sub modul personnel development. Proses
yang
akan
diusulkan
dalam
perencanaan
pengembangan ini adalah career and succession planning dan development planning. •
Penambahan sub modul training and event management. Proses
yang
akan
diusulkan
dalam
perencanaan
pengembangan ini adalah membuat katalog pelatihan ( create business event) dan mengirim data kehadiran pada saat pelatihan (upload training attendance). Karyawan dapat melakukan pemesanan pada pelatihan yang akan diadakan dengan mengisi formulir pemesanan. Selain itu karyawan juga dapat melakukan permintaan pengadaan pelatihan, pembatalan keikutsertaan dalam pelatihan dan lain sebagainya. •
Penambahan sub modul appraisal. Proses
yang
akan
diusulkan
dalam
perencanaan
pengembangan ini adalah menentukan tujuan penilaian (objective setting), melakukan penilaian dengan metode kinerja penilaian,
157
perbandingan antara kinerja dengan tujuan (appraisal review), umpan balik (feedback). 4.2.1.3
Sumber daya manusia Adapun sumber daya manusia yang terlibat, dikelompokkan
menjadi sebuah tim. Tim tersebut terdiri dari : •
Steering Committee
: 2 orang
•
Vendor Project Manager
: 1 orang
•
Client Project Manager
: 1 orang
•
Client Functional Lead
: 1 orang
•
Client Technical Lead
: 1 orang
•
Human Capital Management Consultant
: 3 orang
Berikut ini adalah gambar struktur dari tim pengembang :
Gambar 4. 1 S truktur tim pegembang Tugas dan Tanggung Jawab dari staf tim pengembang :
158
1. Steering Committee ( Vendor and Client Top Management Executive) a. M emantau pengerjaan proyek secara keseluruhan. b. M enyetujui project plan, project procedures,
dan
progress report. c. M engevaluasi dan menyetujui perubahan-perubahan yang terjadi pada ruang lingkup proyek dan biaya. d. M enghadiri rapat internal Steering Committee. 2. Vendor Project Manager a. Bertanggung jawab terhadap proyek implementasi penambahan sub modul Human Capital Management secara menyeluruh. b. M enentukan alokasi sumber daya dalam pelaksanaan proyek yang akan dilaksanakan. c. M enentukan
dan
membuat
jadwal
proyek
implementasi penambahan sub modul Human Capital Management. d. M engkoordinasi pelaksanaan proyek implementasi penambahan sub modul Human Capital Management agar berjalan sesuai jadwal dan sesuai dengan permintaan client . e. M eninjau dan memantau mengenai kemajuan proyek dan hasil dari setiap tahapan proyek yang telah dikerjakan.
159
3. Client Project Manager a. M enerima laporan dari setiap tahapan proyek. b. M enyediakan infrastruktur yang diperlukan oleh tim proyek. c. M engawasi keseluruhan jalannya proyek berdasarkan kualitas dan time-line. 4. Client Functional Lead a. M enyediakan informasi yang diperlukan mengenai proses bisnis dan kebutuhannya. b. M embantu pengembangan dalam jalur proses bisnis. c. M emberikan kebijakan mengenai prosedur operational. d. M engutarakan permasalahan yang sedang dihadapi kepada manager proyek untuk ditemukan pemecahan masalah. e. M emberikan training kepada end user. 5. Client Technical Lead a. M enyediakan master data yang diperlukan. b. M emberikan training kepada end user. 6. Human Capital Management Consultant a. M engumpulkan kebutuhan client seperti : • Kebutuhan struktur organisasi • Proses bisnis dan parameter • M enentukan kebutuhan laporan
160
• M enentukan kebutuhan printed forms. b. M elakukan analisis proses bisnis. c. M elakukan analisis infrastruktur TI. d. M emberikan solusi kepada client berdasarkan analisis yang telah dilakukan. e. M elakukan konfigurasi Human Capital Management. f. M embantu dalam pemetaan pemindahan data. 4.2.2
Proses yang Diusulkan Pada tahap ini, akan dijabarkan secara rinci proses-proses pada
penambahan sub modul yang diusulkan dalam ruang lingkup perencanaan pengembangan. 4.2.2.1
Career And Succession Planning
Gambar 4. 2 Proses Career And Succession Planning Proses Career And Succession Planning ini dirancang untuk digunakan dalam menanggani masalah yang terdapat pada fungsi rekrutmen
161
yaitu menentukan karyawan yang sesuai untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan
(M isalkan
jika terdapat
karyawan yang
mengundurkan diri). Proses ini juga dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam merencanakan pengembangan dari karyawan yang ada seperti career path / career opportunities dari karyawan tersebut sehingga hal ini dapat meningkatkan motivasi dari karyawan tersebut. Proses ini juga dapat digunakan untuk memastikan tersedianya sumber daya manusia yang tepat dan berkualifikasi untuk setiap posisi yang ada. Alur proses Career And Succession Planning yang dirancang yaitu : •
M embuat Qualification Catalog yang dibutuhkan. Qualification Catalog berisi data-data kualifikasi yang dibutuhkan (M isalnya keterampilan bahasa, bahasa pemograman, dan sebagainya ) dimana data-data kualifikasi yang sama
dikelompokkan menjadi suatu
kelompok (group). Data kualifikasi yang ada dalam Qualification Catalog ini akan digunakan dalam penentuan kualifikasi yang ada pada saat membuat profile karyawan dan position requirement. •
M embuat position requirement untuk setiap posisi yang ada. Position Requirement berisi data keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk setiap jabatan dan posisi.
•
M embuat profile dari setiap karyawan yang ada. Profile karyawan tersebut berisi identitas dari karyawan, posisi karyawan, potensi karyawan, kualifikasi karyawan (keterampilan dan pengetahuan karyawan).
162
•
Search Suitable Person. Pada langkah ini dilakukan pencarian karyawan yang sesuai untuk posisi yang dibutuhkan, pencarian dilakukan dengan menggunakan profile match-up dimana Profile karyawan dan Position Requirement yang telah dibuat pada langkah sebelumnya akan dibandingkan dan dicari karyawan yang paling tepat.
4.2.2.2
Development Planning for employee
Gambar 4. 3 Proses Development Planning for Employee Proses Development Planning for employee ini dirancang untuk digunakan dalam menanggani masalah yang terdapat pada fungsi pelatihan dan pengembangan yaitu menentukan kebutuhan pengadaan pelatihan terhadap karyawan dimana proses ini dapat digunakan untuk merencanakan tindakan
pengembangan
mengembangkan
karyawan
keterampilan
dan
yang
perlu
pengetahuan
dilakukan
karyawan.
untuk
Tindakan
pengembangan yang dilakukan dapat berupa pengadaan program pelatihan, seminar, workshop, rotasi pekerjaan (job rotation), dan on-the-job training.
163
Alur proses Development Planning for employee yang dirancang yaitu : •
M embuat Qualification Catalog yang dibutuhkan. Qualification Catalog berisi data-data kualifikasi yang dibutuhkan (M isalnya keterampilan bahasa, bahasa pemograman, dan sebagainya) dimana data-data kualifikasi yang sama
dikelompokkan menjadi suatu
kelompok (group). Data kualifikasi yang ada dalam Qualification Catalog ini akan digunakan dalam penentuan kualifikasi yang ada pada saat membuat profile karyawan dan position requirement. •
M embuat position requirement untuk setiap posisi yang ada. Position Requirement berisi data keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk setiap jabatan dan posisi.
•
M embuat profile dari setiap karyawan yang ada. Profile karyawan tersebut berisi identitas dari karyawan, posisi karyawan, potensi karyawan, kualifikasi karyawan (keterampilan dan pengetahuan karyawan). Data dari profile karyawan dan position requirement akan digunakan untuk menentukan tindakan pengembangan yang harus dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan.
•
M embuat Development Plan Catalog yang dibutuhkan. Development Plan Catalog berisi rencana pengembangan karyawan dimana rencana ini dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok (group). Rencana pengembangan yang terdapat dalam Development
164
Plan Catalog ini akan digunakan dalam menentukan / membuat rencana pengembangan pada Individual Development Plan. •
M embuat Individual Development Plan yang digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan pengembangan karyawan secara perorangan. Individual Development Plan ini berisi rencana pengembangan karyawan yang telah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan setiap karyawan, informasi status dan periode dari rencana pengembangan tersebut.
•
M enempatkan karyawan pada business event (M isalkan pelatihan, seminar, dan sebagainya) yang direncanakan pada Individual Development Plan. Proses Development Planning for employee ini dapat menjadi pemicu (event trigger) dari pengadaan pelatihan karyawan.
4.2.2.3
Create Businees Event
Gambar 4. 4 Proses Create Bu sinees Event Proses Create Businees Event ini dirancang untuk digunakan dalam menanggani masalah yang terdapat pada fungsi pelatihan dan pengembangan
165
yaitu membantu dalam pembuatan jadwal pelatihan untuk karyawan, mulai dari tempat, tanggal, jenis pelatihan, dan lain-lain . Proses ini digunakan untuk lebih memudahkan perusahaan dalam menentukan kapan akan diadakan pelatihan sehingga pelatihan yang diadakan dapat efektif. Proses ini juga dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan pemesanan (booking) pelatihan, pembatalan (cancel) pelatihan, dan lain-lain. Pembuatan pelatihan dalam perusahaan dapat dipicu oleh hasil penilaian dari sub modul appraisal , (misal : dalam hasil penilaian terdapat karyawan toko dengan kinerja yang kurang maka dapat diadakan pelatihan bagi karyawan toko) dan juga dapat dipicu dari proses development plan dari sub modul personnel development, (misal : bagi karyawan toko untuk dapat sampai pada posisi supervisor toko maka dibutuhkan pelatihan apa saja bagi karyawan toko tersebut). Alur proses Create Businees Event yang dirancang yaitu : •
M embuat persiapan yang dibutuhkan untuk membuat pelatihan (create business event preparation), pada tahap ini terdiri atas pemeliharaan semua data master yang dibutuhkan ketika membuat katalog pelatihan (business event catalog) seperti : waktu jadwal, lokasi pelatihan, sumber daya yang dibuthkan, penyenggara dan sebagainya. Pada tahap pertama ini, perusahaan juga dapat membuat kelompok (group) pelatihan dan juga jenis pelatihan
•
M embuat katalog pelatihan (event catalog), yaitu proses membuat pelatihan (event) dan membuat jadwal untuk pelatihan tersebut. Pelatihan (event) yang terdapat dalam katalog pelatihan (business
166
event catalog) ini dapat dibuat berdasarkan ketentuan perusahaan maupun permintaan dari karyawan. •
M elakukan proses day-to-day activies yaitu proses pencatatan data pemesanan pelatihan (prebook and book) dimana data pemesanan pelatihan didapat dari form pendaftaran pelatihan, pembatalan pesanan
pelatihan
(cancel attendance).
Pemesanan
pelatihan
(booking) dibagi menjadi beberapa prioritas yaitu normal booking, essential booking, dan waiting list. Normal booking yaitu pencatatan pemesanan bagi karyawan yang ingin mengikuti pelatihan tetapi tidak diharuskan. Essential bookings yaitu pencatatan pemesanan bagi karyawan yang diharuskan untuk mengikuti pelatihan tersebut berdasarkan ketentuan perusahaan. Waiting list booking yaitu pencatatan pemesanan bagi karyawan apabila jadwal pelatihan sudah penuh (fully booked). Pada tahap ini juga dapat dilihat peserta pelatihan berdasarkan prioritas, yakni siapa peserta yang lebih memerlukan pelatihan tersebut. •
Setelah jadwal pelatihan dibuat dan dipesan oleh peserta maka setelah itu dapat dilakukan penguncian pada jadwal pelatihan (locking business event), hal ini dilakukan untuk menutup sementara jadwal pelatihan sehingga calon peserta tidak dapat melakukan pemesanan. Selain itu, apabila jadwal pelatihan yang dibuat hanya dipesan oleh beberapa peserta maka dapat dilakukan pembatalan atas jadwal pelatihan tersebut (cancel business event). Setelah pelatihan
167
selesai dilaksanakan, akan dilakukan follow up dengan membuat catatan historis. •
Upload training attendance yaitu proses pencatatan data kehadiran and ketidakhadiran karyawan saat pada saat pelatihan.
•
M elakukan change employee profile yaitu proses pengubahan data kualifikasi / kompetensi dari karyawan berdasarkan hasil pelatihan.
•
M elakukan penilaian terhadap hasil pelatihan yang telah dilakukan. Hasil pelatihan tersebut berupa kualifikasi / kompetensi karyawan setelah mengikuti pelatihan.
4.2.2.4
Training Attendance Actual Data
Gambar 4. 5 Proses Training Attendance Actual Data Proses Training Attendance Actual Data ini dirancang untuk digunakan dalam menanggani pencatatan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada pelatihan (business event) yang diadakan dan penghitungan biaya makan karyawan pada saat pelatihan.
168
Alur proses Training Attendance Actual Data yang dirancang yaitu : •
M elakukan pencatatan data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada pelatihan kedalam sistem.
•
M elakukan perhitungan biaya makan karyawan dan membuat Meal Allowance Report yang berisi keterangan rincian biaya makan karyawan pada saat pelatihan.
Proses ini ditambahkan pada sub modul Time Management. Proses ini dirancang karena dipicu oleh penambahan proses Create Business Event yang digunakan untuk menanggani pelatihan karyawan. 4.2.2.5
Employee Appraisal
Gambar 4. 6 Proses Employee Appraisals Proses Employee Appraisals ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Proses ini juga dapat digunakan untuk melakukan penilaian terhadap kualifikasi / kompentensi karyawan setelah mengikuti pelatihan. Adapun alur proses Employee Appraisals yang dirancang yaitu :
169
•
M embuat Qualification Catalog yang dibutuhkan. Qualification Catalog berisi data-data kualifikasi yang dibutuhkan (M isalnya keterampilan bahasa, bahasa pemograman, dan sebagainya) dimana data-data kualifikasi yang sama
dikelompokkan menjadi suatu
kelompok (group). •
M embuat position requirement untuk setiap posisi yang ada. Position Requirement berisi data keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk setiap jabatan dan posisi.
•
M elakukan Setting Employee’s Objective dari karyawan. Employee’s Objective ini berisi penjanjian antara manager dan karyawan atas tujuan karyawan dan waktu yang diperlukan dalam mencapai tujuan tersebut. Tujuan karyawan dapat ditentukan berdasarkan data kualifikasi yang terdapat pada Qualification Catalog dan Position Requirement. Tujuan karyawan tersebut dapat berupa kuantitatif maupun kualitatif.
•
M elakukan Appraisal (penilaian) terhadap karyawan. Pada langkah ini, ditentukan siapa yang menjadi penilai (appraiser) dan siapa yang dinilai (appraise) serta dilakukan proses penilaian terhadap karyawan dengan membandingkan hasil kinerja yang dicapai dengan tujuan (employee’s objective) yang telah ditentukan sebelumnya.
•
Setelah keempat langkah awal telah dilakukan maka dilanjutkan pada langkah kelima yaitu Change Employee Profile. Pada langkah ini
170
dilakukan perubahan data kualifikasi karyawan berdasarkan hasil penilaian yang telah dilakukan.
171
4.2.3
Integrasi antar Sub Modul Human Capital Management Pada tahap ini, akan dijelaskan integrasi antar sub modul Human Capital Management yang terdapat pada perusahaan XYZ Jewellery. 4.2.3.1
Proses-proses yang diusulkan dan sub modul yang terlibat. Tabel 4.8 menjelaskan mengenai proses-proses yang diusulkan
dalam perencanaan pengembangan dan juga sub modul apa saja yang terlibat. Dari proses-proses yang diusulkan, terdapat tiga proses yang menyebabkan penambahan proses pada sub modul Organizational Management, Personnel Management, dan Time Management. Proses
Career and Succesion Planning
Aktivitas HCM yang terlibat • Maintain Qualificati on Catalog • Maintain Position Requireme nt • Maintain Employee Profile • Search Suitable Persons
Developme • nt Planning for employee •
•
Maintain Qualificati on Catalog Maintain Position Requireme nt Maintain Employee
Sub Modul yang terlibat • • •
• • •
Personnel • Developme nt Personnel Manageme nt Organizatio nal Manageme • nt
Personnel • Developme nt Personnel Manageme nt Organizatio nal Manageme
Penambahan Aktivitas Pada sub modul Maintain • Position Requirement (PPOMMaintain Organization
Organizationa l Management
Maintain • Employee Profile (PA40Personal actions) Maintain • Position Requirement (PPOMMaitain Organization
Personnel Management
Organizationa l Management
172
•
•
•
Create Business Event
•
•
• • • • •
Profile Maintain • Developme nt Plan Catalog Maintain Individual Developme nt Plan Assign Employee to Business Event
nt Training and Event Manageme nt
•
Maintain Employee Profile (PA40Personal actions)
•
Personnel Management
•
Training and Event Manageme nt Time Manageme nt Personnel Developme nt Appraisal Personnel Manageme nt
•
Upload Training Attendance
•
Time Management
Maintain Business Event Preparatio n Maintain Business Event Catalog Do day-today Activities Close Business Event Upload Training Attendance Create Appraisal Change Employee Profile
• • • •
173
Upload • Training attendances •
•
Upload Training Attendance Meal Allowance Report
•
Time Manageme nt
Maintain • Personnel Qualificati Developme on Catalog nt • Maintain • Appraisal Position • Personnel Requireme Manageme nt nt • Setting Employee’ s Objective • Create Appraisal • Change Employee Profile Tabel 4. 11 Gambar proses yang diusulkan dan sub modul yang terlibat
Employee Appraisals
174
4.2.3.2
Keseluruhan sub modul yang terdapat pada perusahaan XYZ Jewellery Pada gambar 4.7 digambarkan hubungan antara proses-proses
yang terdapat pada sub modul perusahaan XYZ Jewellery dengan prosesproses dari sub modul yang diusulkan. Hubungan antar sub modul yang diusulkan dengan sub modul yang telah digunakan perusahaan XYZ jewellery ,yaitu : •
Personnel Development Sub modul personnel development diintegrasikan dengan
beberapa sub modul yaitu, organizational management, personnel management, training and event management, dan appraisal. Data kualifikasi yang terdapat pada qualification catalog (personnel development) dapat digunakan untuk membuat employee profile pada sub modul personnel management dan membuat position requirement untuk setiap posisi yang terdapat pada sub modul organizational management. Selain itu, data kualifikasi yang terdapat pada qualification catalog juga dapat digunakan untuk menentukan tujuan karyawan (employee’s objective) yang dibutuhkan pada saat penilaian (appraisal). Kemudian data kualifikasi yang terdapat pada employee profile dan position requirement akan dibandingkan (profile matchup) untuk mencari karyawan yang paling tepat untuk mengisi posisi yang kosong (vacant). M elakukan perubahan posisi karyawan pada sub modul personnel development berdasarkan hasil pencarian (profile match-up) yang dilakukan. Data kualifikasi yang terdapat
175
pada employee profile dan position requirement juga dapat digunakan untuk membuat development plan catalog yang berisi rencana pengembangan karyawan pada sub modul personnel development. Kemudian rencana pengembangan tersebut dapat digunakan untuk membuat individual development plan untuk setiap karyawan pada sub modul personnel development. Rencana pengembangan karyawan yang terdapat pada individual development plan dapat digunakan untuk membuat business event catalog yang berisi pelatihan beserta jadwalnya pada sub modul training and event management. •
Training and Event Management Sub modul training and event management diintegrasikan
dengan beberapa sub modul yaitu, personnel management, personnel development,
time
management
dan
appraisal.
Rencana
pengembangan karyawan yang terdapat pada individual development plan (personnel development) dapat digunakan untuk membuat business event catalog yang berisi pelatihan beserta jadwalnya pada sub modul training and event management. Untuk proses pencatatan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada saat pelatihan dapat dilakukan dengan proses upload training attendance pada sub modul time management. Hasil pelatihan yang didapat dari pelatihan yang diadakan (training and event management) dapat dipakai untuk mengubah data kualifikasi / kompetensi karyawan yang terdapat pada employee profile (personnel management). Selain itu, hasil pelatihan
176
juga dapat digunakan untuk penilaian kualifikasi / kompetensi karyawan setelah pelatihan (appraisal). •
Appraisal Sub modul appraisal diintegrasikan dengan beberapa sub modul
yaitu, organizational management, personnel management, personnel development dan training and event management. Data kualifikasi (profile requirement) yang terdapat pada qualification catalog (personnel development) dan position requirement (organizational management) dapat digunakan untuk menentukan tujuan karyawan (employee objective) pada sub modul appraisal dimana tujuan tersebut akan digunakan untuk penilaian karyawan. Appraisal juga dapat digunakan untuk melakukan penilaian kualifikasi / kompetensi karyawan setelah mengikuti pelatihan. Hasil penilaian yang telah dilakukan dapat digunakan untuk mengubah data kualifikasi / kompetensi
karyawan
pada
employee
profile
(personnel
management). Keterangan dari Gambar 4.7 : Proses yang berjalan : Proses yang diusulkan : Hubungan antar proses yang berjalan : Hubungan antar proses yang diusulkan
Gambar 4. 7 Gambar Relasi Antar S ub Modul
177
178
4.2.4
Estimasi biaya dan manfaat 4.2.4.1
Biaya Dalam rencana pengembangan yang kami usulkan, dibutuhkan
biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Penjabaran biaya akan dibedakan menjadi 3 (tiga), yaitu biaya investasi, implementasi dan biaya operasional. 4.2.4.1.1
Biaya Investasi Biaya investasi adalah biaya yang harus dikeluarkan pada
waktu awal implementasi sistem. Biaya investasi pada rencana pengembangain ini meliputi biaya penambahan lisensi SAP untuk satu user. Perinciannya antara lain: A. Biaya Lisensi SAP Formula
Type
Unit
Unit
Total
Price MySAP
ERP
-
1
€ 4,000
€ 4,000.00
Professional Users € 4,000.00
Total
Tabel 4. 12 Perhitungan Biaya Lisensi S AP Keterangan: Perkiraan € 1 = Rp. 14.000,M aka biaya investasi secara keseluruhan adalah: € 4,000.00 = Rp. 56.000.000,B. Biaya Hardware
179
Adapun biaya hardware yang dikeluarkan meliputi biaya komputer (client device) yang mendukung berjalannya SAP. Perkiraan biaya yang diusulkan adalah sebagai berikut: Formula
Type
Unit
Client
1
Unit Price Rp. 5.500.000
Total Rp. 5.500.000
Device Rp. 5.500.000
Total
Tabel 4. 13 Perhitungan Biaya Hardware Sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah biaya investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan yang diusulkan, adalah sebagai berikut: Keterangan
Biaya
Biaya Lisensi SAP
Rp. 56.000.000,-
Biaya Hardware
Rp. 5.500.000,-
Total Biaya Invetasi
Rp. 61.500.000,Tabel 4. 14 Perhitungan Biaya Investasi
4.2.4.1.2
Biaya Implementasi Biaya implementasi merupakan biaya yang dikeluarkan
pada saat implementasi suatu sistem baru. Biaya implementasi yang dibutuhkan untuk pengembangan yang diusulkan meliputi biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan dari pihak vendor. Berikut perincian sumber daya manusia yang dibutuhkan: 1. Vendor project manager sebanyak 1 orang. 2. Senior consultant sebanyak 1 orang.
180
3. Junior consultant (functional) sebanyak 1 orang. 4. Junior consultant (convertion) sebanyak 1 orang. Dari sumber daya manusia yang dibutuhkan tersebut, maka perincian biaya implementasi adalah sebagai berikut: Sumber Daya
Jumlah
Jumlah
Biaya per
Manusia
SDM
Hari
Hari
Vendor Project
Jumlah
1
120
$ 400.00
$ 48,000.00
1
120
$ 300.00
$ 36,000.00
1
120
$ 100.00
$ 12,000.00
1
120
$ 100.00
$12,000.00
Manager Senior Consultant Junior Consultant (functional) Junior Consultant (convertion) Total Biaya Implementasi
$ 108,000.00
Tabel 4. 15 Perhitungan Biaya Implementasi Keterangan: Perkiraan $ 1 = Rp. 9.500,M aka biaya implementasi secara keseluruhan adalah: € 108,000.00 = Rp. 1.026.000.000,4.2.4.1.3
Biaya Operasional
4.2.4.1.3.1
Biaya Operasional S AP Dalam rencana pengembangan yang diusulkan, XYZ
Jewellery akan mengalami pembebanan biaya operasional
181
setiap tahunnya yang diperoleh dari biaya license. Perhitungan biaya beban adalah 18% dari biaya license yang dibayar saat pertama kali menggunakan hak lisensi SAP. Biaya license yang dihitung berdasarkan jumlah user adalah € 4,800. Jumlah penambahan user yang diusulkan pada XYZ Jewellery adalah 1 user. Dengan demikian berikut adalah perhitungan biaya operasional untuk license per tahun: = 18% * (SAP License) = 18% * (€ 4,000.00) = € 720.00 Keterangan: Perkiraan € 1 = Rp. 14.000,M aka biaya operasional secara keseluruhan adalah: € 680.00 = Rp. 10.080.000,4.2.4.1.4 Total Biaya Keterangan
Biaya
Biaya Investasi
Rp. 61.500.000,-
Biaya Implementasi
Rp. 1.026.000.000,-
Biaya Operasional
Rp. 10.080.000,-
Total Biaya
Rp. 1.097.580.000,Tabel 4. 16 Total Biaya
182
4.2.4.2
Manfaat Dalam rencana pengembangan yang kami usulkan, diharapkan
dapat memberikan keuntungan dan manfaat bagi XYZ Jewellery. Keuntungan dan manfaat tersebut akan dibagi menjadi 2 (dua) jenis yaitu yang bersifat dapat diukur dan langsung (tangible), manfaat yang sulit diukur dan tidak langsung (intangible), maupun manfaat-manfaat lainnya yang mampu memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan. 4.2.4.2.1
Manfaat Dapat Diukur (Tangible Benefit) Rencana pengembangan yang diusulkan akan memiliki
manfaat yang dapat diukur secara finansial antara lain: 1. Secara tidak langsung modul Human Capital Management juga dapat mengurangi biaya atau pengeluaran dari perusahaan, seperti: o Biaya tenaga kerja, yang dulunya memerlukan lebih banyak tenaga kerja di dalam departemen Human Resources dalam posisi administrasi, sekarang hanya memerlukan 1 (satu) orang staf administrasi.
Hal
ini
dikarenakan
tugas
administrasi sudah dipermudah dengan adanya modul Human Capital Management. Keterangan: Biaya 1 (satu) orang staf administrasi per bulan adalah Rp. 3000.000,-.
183
o Biaya operasional, seperti berkurangnya karyawan bagian HRD yang lembur sehingga mengurangi biaya lembur per karyawan. Keterangan: Biaya lembur karyawan per jam adalah Rp. 30.000,-. 2. Pengurangan biaya rekrutmen Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Career and Succession Planning pada sub modul Personnel Development. Dengan adanya penambahan proses Career and Succession Planning tersebut, perusahaan dapat menentukan karyawan mana dari dari dalam perusahaan yang sesuai untuk mengisi suatu posisi yang kosong apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri atau diberhentikan. Dengan dilakukannya penggantian posisi dari internal (internal recruitment), maka biaya rekrutmen dapat ditekan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pemasangan iklan di media cetak dan elektronik, serta biaya training karyawan baru. 3. Penurunan angka turn over Hal ini timbul dengan adanya proses yang mendukung pengembangan karir karyawan, sehingga posisi yang kosong
dapat
dicari
penggantinya
dari
internal
184
perusahaan. Dengan hal ini, angkat turn over atau keluar masuknya karyawan di dalam perusahaan dapat ditekan. 4.2.4.2.2
Manfaat Tidak Dapat Diukur (Intangible Benefit) Rencana pengembangan yang diusulkan juga akan memiliki
manfaat yang tidak dapat dihitung secara finansial antara lain: 1.
M erupakan best practices. Perusahaan dapat menerapkan best practices yang sudah menjadi
standard
dunia.
Perusahaan
lebih
dapat
meningkatkan proses human resources karena melihat pada best practices yang tersedia dalam SAP khususnya modul Human Capital Management. Selain itu perusahaan dapat merubah proses human resources yang mereka anggap kurang mendukung, menjadi lebih baik sesuai dengan standard yang ada sehingga dapat menunjang semua proses human resources. 2. M embantu dalam pengambilan keputusan. Selain merupakan best practices, modul HCM juga dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, seperti: o
Lebih cepat dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja, karena informasi mengenai lowongan pekerjaan yang kosong dapat langsung diperoleh.
o
Perubahan regulasi dan kebijakan umum perusahaan, berdasarkan data-data dan laporan yang tersedia, misalkan laporan absensi.
185
o
M empermudah dalam penempatan karyawan pada posisi yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang telah dibuat.
3. Lebih banyaknya informasi yang dapat diperoleh dan juga informasi secara tepat waktu. Seperti jadwal kehadiran dan ketidakhadiran karyawan toko setiap hari pada jam tertentu akan dikirim dari POS ke SAP. 4. M eningkatkan
kepuasan
kerja,
seperti
memberikan
kemudahan dalam memasukkan jadwal kerja setiap karyawan toko, mempermudah evaluasi terhadap data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, mempermudah dalam menghitung komisi, lembur, dan bonus yang akan mempengaruhi gaji. Selain itu modul Human Capital Management juga sangat membantu dalam mempercepat pencarian data karyawan, mempermudah mengetahui posisi karyawan toko, pembuatan jadwal kerja yang lebih efektif dan yang pastinya mengurangi human error dalam pengisian data, dengan adanya bantuan help untuk tiap field. 5. Internal
Crime
berkurang
yaitu
dengan
adanya
pembatasan pada hak akses sehingga meminimalisir kecurangan yang terjadi yang berhubungan dengan perubahan ataupun penyalahgunaan data karyawan, data
186
kehadiran
dan
ketidakhadiran
karyawan
dan
lain
sebagainya. 6. M eningkatkan motivasi karyawan. Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Career and Succession Planning pada sub modul Personnel Development. Dengan adanya penambahan proses Career and
Succession
Planning
tersebut,
perusahaan
dimungkinkan untuk merencanakan pengembangan karir karyawan
yang
ada.
Dengan
adanya
perencanaan
pengembangan karir tersebut, karyawan akan mendapat jaminan mengenai karirnya di perusahaan, dan secara tidak langsung akan meningkatkan motivasi karyawan tersebut dalam bekerja. 7. Perencanaan sumber daya manusia yang lebih baik. Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Career and Succession Planning pada sub modul Personnel Development. Dengan adanya penambahan proses Career and Succession Planning tersebut, perusahaan dapat memastikan tersedianya sumber daya manusia yang tepat dan qualified untuk setiap posisi yang ada, sehingga kebutuhan sumber daya manusia dapat direncanakan dengan lebih baik. 8. Perencanaan pengembangan kemampuan karyawan.
187
Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Development Planning for Employee pada sub modul Personnel Development. Dengan adanya penambahan proses Development Planning for Employee tersebut, perusahaan dapat merencanakan tindakan pengembangan karyawan yang perlu dilakukan. Tindakan pengembangan yang dilakukan
dapat
berupa pengadaan
program
pelatihan, seminar, workshop, rotasi pekerjaan (job rotation), dan on-the-job training. Sehingga dengan adanya proses Development Planning for Employee ini perusahaan dapat melakukan perencanaan pengembangan kemampuan karyawan dengan lebih baik. 9. M empermudah proses pelatihan. Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Create Business Event pada sub modul Training and Event Management. Dengan adanya penambahan proses Create Business Event tersebut, perusahaan dapat dengan mudah membuat jadwal pelatihan untuk karyawan, mulai dari tempat, tanggal, jenis pelatihan, dan lainnya. 10. Adanya evaluasi terhadap pelatihan yang diadakan. Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Training Attendance Actual Data pada sub modul Training and Event Management dan proses Employee Appraisal pada sub modul Appraisal. Dengan adanya
188
penambahan proses Training Attendance Actual Data tersebut, perusahaan dapat melakukan evaluasi data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan pada pelatihan (business event) yang diadakan. Serta penambahan proses Employee Appraisal pada sub modul Appraisal yang memungkinkan perusahaan melakukan evaluasi terhadap pelatihan yang diadakan. 11. Evaluasi kinerja karyawan yang lebih akurat. Hal ini timbul dengan adanya penambahan proses Employee Appraisal pada sub modul Appraisal. Dengan adanya penambahan proses Employee Appraisal tersebut, perusahaan dapat melakukan penilaian kinerja dengan mencocokkan hasil kinerja karyawan dengan kualifikasi yang diharapkan.
189
4.2.5
Estimasi Penyelesaian Proyek Berikut ini adalah perkiraan waktu penyelesaian proyek
Activities Project Preparation Business Process Workshops SAP Configuration SAP Testing SAP Training Data Migration SAP Go Live & Support
Month1 Month 2 Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Tabel 4. 17 Gantt chart Keterangan : 1.
Project Preparation merupakan tahap perencanaan proyek yang mencakup penentuan organisasi proyek, sasaran dan tujuan, ruang lingkup implementasi, jadwal proyek, sumber daya yang diperlukan, dan urutan implementasinya.
2.
Business Process Workshops merupakan tahap pengambaran dari proses bisnis baru yang akan dikembangkan.
3.
SAP Configuration merupakan tahap pengaturan aplikasi SAP modul Human Capital Management agar sesuai dengan gambaran proses yang dibuat pada tahap business process workshops.
4.
SAP Testing merupakan tahap pengetesan sistem baru untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang ada, sehingga dapat berjalan dengan baik.
5.
SAP Training merupakan tahap pelatihan terhadap pengguna agar pengguna dapat menggunakan sistem yang baru.
190
6.
Data Migration merupakan tahap pemindahan data dari sistem yang lama ke sistem yang baru.
7.
SAP Go Live & Support merupakan tahap menjalankan dan melakukan support terhadap sistem yang baru.
5
5.
