BAB 4 EVALUAS I DAN US ULAN PENGEMBANGAN
4.1 Evaluasi Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses Procurement, proses Materials Management, dan kinerja dengan menggunakan IT Balanced Scorecard serta analisa biaya dan manfaat pada PT. Sari Coffee Indonesia, maka teridentifikasi adanya kebutuhan / requirement dari pengguna terhadap proses bisnis yang ada. Kebutuhan ini muncul karena adanya kekurangan, baik dalam proses bisnis maupun sistem yang ada. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dilakukan kostumisasi dan konfigurasi terhadap proses bisnis maupun sistem yang ada agar kinerja perusahaan dapat meningkat.
4.1.1 Evaluasi proses procurement Berdasarkan hasil analisis terhadap proses Procurement serta proses Materials Management, terdapat beberapa kelebihan serta kekurangan yang harus diperbaiki. Untuk itu, disertakan usulan pengembangan agar dapat mengatasi kekurangan tersebut. Berikut ini adalah tabel usulan tersebut.
167
168
No Proses Bisnis
Evaluasi Kelebihan
1
Forecasting
•
Kekurangan
Penambahan Transaksi
Pengembangan
SAP
•
Pemantauan bahan baku telah
Usulan
menggunakan
transaksi
SAP
Upgrade versi SAP ECC 6.0
yaitu
stock overview (MMBE) sehingga
membantu
proses
forecasting
menjadi lebih akurat
2.
Pemesanan Bahan Baku
•
Proses pemesanan bahan • Tidak ada proses baku
•
Adanya
proses
telah
permintaan
permintaan
menggunakan transaksi
penawaran
penawaran
Purchase dan
Requitition
Purchase
Order
sehingga lebih proses pemesanan lebih cepat.
menjadi
terbaik
beberapa vendor
Aktivasi
transaksi
Request agar
diperoleh penawaran harga
•
dari
Quotation (M E41)
for /
RFQ
169
• Tidak ada proses
•
•
Adanya proses
pemilihan vendor
pemilihan vendor
(vendor selection)
(vendor selection)
Proses vendor selection
yang mengawali proses pemesanan bahan baku. •
Sistem dapat secara
•
Aktivasi Material
otomatis membuat PR
Requirement
saat bahan baku
Planning (MRP)
mendekati habis • Tidak ada laporan
•
tentang kinerja
Pembuatan
laporan
•
kinerja vendor
Laporan kinerja vendor / Maintain
vendor
vendor evaluation (M E62)
3.
Distribusi Bahan Baku
•
Proses distribusi telah menggunakan transaksi
•
Sering terjadi penumpukkan
•
Adanya fitur memungkinkan
yang
•
Fitur placing order / stock transport
170
Goods Receipt dan Stock
bahan baku di
bagian
Transport Order
salah satu store.
Management dapat
Materials untuk
memindahkan
antar store •
bahan baku berlebih dari satu store ke
• Pengembalian
Pengembalian Bahan Baku
bahan
• baku
menggunakan dokumen
Pemantauan
•
Pemantauan bahan baku
transaksi
dokumen
return
purchase
pengembalian bahan
order (M E21N)
baku secara tersistem
yang dibuat secara
sehingga proses retur
manual
sehingga
pembelian
proses
memakan
lebih
menjadi
cepat
waktu dan rawan
mudah
terjadi
terdokumentasi
kesalahan
• Pembuatan laporan •
and Removals
Aktivasi
RVR
(human error).
5.
pembuatan •
Adanya
Stock Placements
(M CL1)
store lain.
4.
Aktivasi transaksi
dan serta
dengan baik
Diperlukan
suatu •
Aktivasi transaksi
171
Bahan Baku
telah menggunakan
bulanan persediaan
sistem
yang
transaksi SAP yaitu
bahan baku masih
mendukung
stock overview (MMBE)
manual.
pembuatan
dapat
(M CBE) laporan
sehingga pemantauan
bulanan
persediaan
terjadi secara real time.
bahan baku sehingga laporan tersebut lebih akurat.
Tabel 4.1 Tabel Evaluasi dan Pengembangan
stock report
172
Keterangan : •
Aktivasi transaksi Request for Quotation (RFQ) Diharapkan dengan adanya transaksi RFQ, maka bagian Materials Management dapat memperoleh penawaran harga terbaik berdasarkan respon beberapa vendor terhadap RFQ yang diberikan.
Gambar 4.1 Workflow RFQ
173
•
Proses vendor selection Proses ini membantu bagian Materials Managements dalam menyeleksi vendor dengan cara membuat perbandingan antara beberapa penawaran / quotations yang ada. Sistem akan merekomendasikan vendor dengan harga terbaik dan membantu mengirimkan surat penolakan kepada vendor yang ditolak . Proses ini juga dapat menentukan vendor tetap / fixed vendor sehingga pada saat membuat Purchase Order (ME21N), pengguna / user tidak dapat mengganti vendor tetap tersebut. Hal ini mencegah
pengguna salah memilih vendor saat membuat Purchase
Order. •
Aktivasi M RP Fungsi utama dari M RP adalah menjamin ketersediaan bahan baku. M RP juga membantu dalam memantau persediaan dan menangani otomatisasi pembuatan proposal procurement untuk pembelian dan produksi. Dengan adanya MRP, maka Purchase Requisition akan dibuat secara otomatis saat persediaan mendekati habis. Hal ini akan mempercepat proses pembuatan purchase requisition serta proses pemesanan bahan baku kepada vendor dan mencegah terjadinya kehabisan bahan baku sehingga dapat mengurangi kerugian akibat kehabisan bahan baku.
174
Gambar 4.2 Workflow MRP
175
•
Laporan kinerja vendor / Maintain vendor evaluation (M E62) Laporan ini dibuat dengan cara melakukan penilaian kepada vendor melalui beberapa kriteria seperti harga, kualitas barang, ketepatan dalam mengirim dan lain sebagainya. Dalam laporan ini juga dapat disertakan bobot penilaian / weighty key pada setiap kriteria yang ada. Kriteria tersebut dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan dalam mengevaluasi kinerja vendor. Hasilnya berupa laporan yang berisi grafik kinerja dari tiap-tiap kriteria.
Laporan ini sangat membantu dalam pengambilan
keputusan untuk mempertahankan atau mengganti vendor.
Gambar 4.3 Workflow Vendor Evaluation
176
•
Fitur placing order / stock transport antar store Dengan fitur ini, bagian Materials Management
dapat mengetahui
persediaan bahan baku di setiap store sehingga dapat memindahkan bahan baku berlebih dari satu store ke store lain yang kekurangan bahan baku sehingga distribusi bahan baku dapat merata. Fitur ini juga dapat membantu mengurangi terjadinya penumpukan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian apabila bahan baku tersebut kadaluarsa. •
Aktivasi Transaksi Stock Placements and Removals (M CL1) Hasil dari transaksi ini adalah analisa yang menunjukkan jumlah material yang dipindahkan, ditempatkan dalam warehouse, jumlah return yang ada dan jumlah penempatan dan pemindahan. Dengan transaksi ini, bagian Materials Management dapat memantau pergerakkan material dari dan ke warehouse dengan lebih baik .
177
Gambar 4.4 Workflow Stock Placement and Removals •
Aktivasi return purchase order (M E21N) Dengan pengaktifan ini, maka proses retur pembelian menjadi lebih cepat dan mudah serta terdokumentasi dengan baik. Selama ini, retur pembelian dilakukan dengan membuat dokumen Receiving Variance Report yang dilakukan secara manual menggunakan M icrosoft Excel sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan (human error).
178
Gambar 4.5 Workflow Return Purchase Order •
Aktivasi transaksi stock report (M CBE) Dengan aktivasi transaksi ini, maka akan menggantikan proses pembuatan laporan persediaan bahan baku yang selama ini masih dilakukan secara manual. Transaksi ini akan membantu menghasilkan laporan persediaan bahan baku yang lebih cepat dan akurat .
179
4.1.2 Fit/gap analysis Salah satu metode untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap aplikasi adalah fit/gap analysis. M etode ini juga membantu mengidentifikasi apakah terjadi fit atau gap antara kebutuhan pengguna terhadap sistem. Fit berarti kebutuhan / requirement dapat terpenuhi oleh sistem, sedangkan gap berarti kebutuhan / requirement tidak dapat terpenuhi oleh sistem. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses bisnis procurement dan proses bisnis Materials Management, maka dilakukan analisis fit/gap yang diisajikan dalam tabel berikut ini
180
No
Category
Requirements
Priority Fit/Gap/Partial
Comments
Alternatives
1
Strategis
Aktivasi Request for Quotation (RFQ)
M
F
Tidak ada proses permintaan penawaran yang menyebabkan bagian Materials Management tidak memperoleh penawaran harga terbaik dari vendor.
Disesuaikan dengan standar transaksi RFQ (M E41) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
2
Operasional
Proses Vendor Selection
M
F
Proses ini bertujuan agar pemilihan vendor dilakukan setelah melalui proses seleksi yang ketat dari segi harga, kualitas bahan baku, ketepatan pengiriman bahan baku dan kriteria lainnya.
Akan dilakukan penambahan proses vendor selection pada proses bisnis Materials Management di PT Sari Coffee Indonesia.
3
Operasional
Aktivasi sistem Material Requirement Planning (MRP)
M
F
Tujuannya agar saat bahan baku mendekati titik habis (reorder point), maka sistem akan membuat purchase requisition secara otomatis sehingga mencegah kemungkinan
Disesuaikan dengan standar sistem MRP (MM01) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
181
terjadinya kehabisan bahan baku. 4
Strategis
Laporan tentang kinerja vendor
H
P
Tujuannya membantu bagian Materials Management untuk menganalisa kinerja vendor yang menjadi dasar pertimbangan untuk tetap mempertahankan vendor atau mengganti vendor.
Kriteria serta bobot penilaian kinerja vendor akan disesuaikan dengan kebutuhan PT Sari Coffee Indonesia.
5
Operasional
Fitur placing order / stock transport order
H
F
Fitur placing order bertujuan agar bagian Materials Management dapat memindahkan bahan baku dari satu store ke store lain sehingga dapat mencegah terjadinya penumpukkan bahan baku
Disesuaikan dengan standar transaksi stock transport order SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
6
Operasional
Aktivasi Transaksi
M
F
Saat ini tidak ada laporan mengenai jumlah bahan baku yang keluar masuk warehouse, jumlah return dan jumlah penempatan dan pemindahan. Hal ini
Disesuaikan dengan standar transaksi stock placement and removals (M CL1) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
Stock and (M CL1)
Placements Removals
182
menyebabkan pergerakkan bahan baku tidak dapat terpantau dengan baik sehingga sering terjadi kehilangan bahan baku. 7
Operasional
Aktivasi return purchase order (M E21N)
H
F
Saat ini pembuatan dokumen retur yaitu Receiving Variance Report (RVR) masih dibuat secara manual sehingga cukup memakan waktu dan rawan terjadinya kesalahan (human error)
Disesuaikan dengan standar transaksi return purchase order (M E21N) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
8
Strategis
Aktivasi
H
P
Saat ini pembuatan laporan persediaan bahan baku masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menyusun laporan persediaan bahan baku bulanan
Disesuaikan dengan standar transaksi stock report (M CBE) SAP ECC 6.0 pada modul Materials Management.
stock (M CBE)
transaksi report
Tabel 4.2 Fit/Gap Analysis Proses Materials Management
183
Kebutuhan / requirement yang fit menunjukkan bahwa sistem baru yaitu SAP ECC 6.0 dapat memenuhi kebutuhan tersebut, sedangkan partial berarti sistem baru dapat memenuhi kebutuhan / requirement setelah dilakukan konfigurasi terlebih dahulu. 4.2
Pengembangan Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proses Procurement dan proses Materials Management serta melihat dari sisi kinerja perusahaan, maka dapat disimpulkan bahwa diperlukan sebuah strategi pengembangan aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan agar semakin baik serta dapat mengatasi masalah-masalah yang ada.
Untuk memenuhi semua hal tersebut strategi
pengembangan aplikasi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0. Reimplementasi adalah penggunaan aplikasi baru dengan cara melakukan perubahan pada sistem yang sedang berjalan dan membangun sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Dalam hal ini, sistem yang sedang berjalan saat ini, yang menggunakan SAP R/3 4.7, akan diganti dengan sistem baru yaitu SAP ECC 6.0. Selain itu, juga akan dilakukan penambahan penggunaan transaksi-transaksi yang selama ini belum digunakan. Dengan demikian, diharapkan kebutuhan/requirement dari pengguna dapat terpenuhi sehingga kinerja serta proses bisnis yang ada akan semakin baik dan sempurna.
184
4.2.1
Usulan implementasi menggunakan ASAP ASAP (Accelerated SAP) merupakan sebuah pendekatan yang digunakan untuk implementasi SAP. Pendekatan ini dinilai mampu memangkas waktu yang dibutuhkan untuk implementasi SAP menjadi kurang dari 2 tahun serta mampu mengurangi biaya yang dikeluarkan. ASAP terdiri dari 5 tahap yaitu tahap project preparation, business blue print, realization, final preparation dan go live and support. Pada proses reimplementasi yang diusulkan, hanya melibatkan 3 tahap. Berikut adalah rencana jadwal kegiatan reimplementasi SAP ECC 6.0 menggunakan pendekatan ASAP
185
Preparation No
Kegiatan
1.
Project Charter
Description M ewakili
sebuah
perjanjian
dan
Jumlah Hari komitmen
tentang
pada
2 hari
penyampaian proyek maupun batas waktu, sumber daya, standar, dan anggaran proyek 2.
Project Plan
Berfokus pada milestone dan work packages paket-paket kerja
2 hari
3.
Scope
M enentukan definisi awal dari proyek
2 hari
4.
Project Team Organization
M enentukan siapa yang akan terlibat dan sasarannya
2 hari
5.
Standards and Procedure
M enyeragamkan
bagaimana
pertemuan
dijalankan,
dokumen
2 hari
ditangani, dan lain-lain Jumlah hari tahap Preparation
10 hari Business Blueprint
1
M endefinisikan proses bisnis, Tujuannya adalah untuk mengetahui proses bisnis serta struktur SAP reference structure dan
organisasi yang ada untuk kemudian dianalisis.
3 hari
186
struktur organisasi 2
Analisa bisnis dan teknis
M eliputi proses menganalisa transaksi proses bisnis, melakukan
5 hari
tanya jawab kepada pengguna tentang serta fungsi dan spesifikasi teknis dari proses bisnis 3
4
M emverifikasi requirement /
M enetapkan kembali requirement / persyaratan bisnis yang baru
persyaratan bisnis yang baru
untuk memenuhi kebutuhan pengguna berdasarkan hasil analisis
M empersiapkan
M enghasilkan document business
business
blueprint
blueprint yang dijadikan dasar
5 hari
3 hari
untuk proses reimplementasi
Jumlah hari tahap Business Blueprint
16 hari Realization
1
Konfigurasi
dan
konfirmasi
baseline
Baseline terdiri dari prioritas requirement / persyaratan perusahaan.
4 hari
Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi pada requirement / persyaratan tanpa melakukan pemrograman.
2
3
Konfigurasi
dan
konfirmasi
Tujuannya untuk menyelesaikan cakupan dan mengkonfigurasi sistem
tahap akhir
SAP
Pengembangan program dan
M engembangkan antarmuka untuk pengguna.
antarmuka eksternal
5 hari
5 hari
187
4
Unit testing dan dokumentasi
Tujuannya melakukan
pengujian
menemukan
serta memperbaiki kesalahan
kesalahan
terhadap
unit sistem untuk
5 hari
tersebut.
Pengujian ini akan dicatat ke dalam dokumen pengujian.
5
Quality Check
Tujuannya adalah sebagai verifikasi bahwa konfigurasi akhir sistem
10 hari
SAP memenuhi requirement / persyaratan dalam business blueprint 6
M enginstall production system
M elakukan instalasi SAP ECC 6.0
5 hari
Pelatihan untuk SAP ECC 6.0 modul Materials Management
5 hari
SAP ECC 6.0 7.
Pelatihan key user
Jumlah hari tahap Realization
39 hari Final Preparation
1.
Cut Over Plan
M enjelaskan rincian cara perpindahan ke lingkungan produksi dan go
3 hari
live 2.
Stress & Volume Test
M engkonfirmasi kemampuan hardware
3 hari
3.
End User Training Document
M engambarkan tingkat pelatihan SAP yang diperlukan sebelum go
3 hari
live. 4.
Volume Testing
Pengujian sepanjang proses berdasarkan requirement / persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya.
5 hari
188
Jumlah Hari Tahap Final Preparation
14 hari Go Live and Support
1.
Review Kinerja Sistem
M emantau transaksi sistem dan untuk mengoptimalkan kinerja
10 hari
keseluruhan dari sistem Jumlah hari tahap Go Live and Support
10 hari
Total hari yang dibutuhkan
89 hari
Tabel 4.3 Rincian Kegiatan ASAP
189
Strategi reimplementasi ini membutuhkan waktu kurang lebih 89 hari. Pada tahap preparation, dibutuhkan waktu sekitar 10 hari, yang dibagi menjadi beberapa sub kegiatan yang dilakukan pada waktu yang berbeda. Pada tahap business blueprint, waktu yang dibutuhkan adalah 16 hari. Tahap selanjutnya, yakni tahap realization, membutuhkan waktu 39 hari. Untuk tahap final preparation, membutuhkan waktu 14 hari dan tahap terakhir, yakni tahap go live and support, waktu yang diperlukan adalah 10 hari. Untuk menunjang strategi reimplementasi aplikasi menjadi SAP ECC 6.0, diperlukan beberapa penambahan dari segi hardware, software, instalasi dan konfigurasi serta pelatihan. Berikut penjelasan penambahanpenambahan tersebut Penambahan hardware Penambahan hardware yang harus dilakukan untuk menunjang SAP ECC 6.0 adalah sebagai berikut: No Jenis Hardware 1
Security System
Spesifikasi
Check Point security management Power-1 9075
Check Point security gateway UTM -1 3073 / 3076 2
Jaringan
CISCO3825-AC-IP,24-port switch,AIM CUE, PVDM 2-64,AISK9
190
3
SAP Server Dev and QA server IBM Power 520 Express Application Server IBM Power 520 Express
4
Windows Server
IBM Power 560 Express Server
Tabel 4.4 Spesifikasi Penambahan Hardware
Penambahan
security
system
sangat
penting
agar
dapat
meningkatkan keamanan data yang tersimpan dalam server, mencegah terjadinya penyalahgunaan akses pengguna ke
database, serta
meningkatkan keamanan saat menggunakan internet. Penambahan switch juga diperlukan memungkinkan perusahaan memiliki jaringan yang lebih aman dan lebih terintegrasi. Penambahan server juga dilakukan. Penambahan sebanyak 2 SAP server diharapkan dapat meningkatkan kecepatan proses running aplikasi SAP. Penambahan Windows server diharapkan dapat meningkatkan kapasitas penyimpanan data serta meningkatkan keamanan data. Penambahan software Berikut penambahan software yang akan dilakukan untuk menunjang reimplementasi SAP ECC 6.0
191
No
Jenis Software
Spesifikasi
1
License
SAP developer license SAP professional license
2
Database License
Oracle
3
SAP Module
Module Materials Management
Tabel 4.5 Spesifikasi Penambahan Software
4.2.2 Analisa Biaya dan manfaat 4.2.2.1 Analisa biaya Biaya merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan saat menginvestasikan suatu strategi termasuk saat reimplementasi SAP ECC 6.0 di PT. Sari Coffee Indonesia. Oleh karena itu, perhitungan biaya diperlukan untuk mengetahui seberapa besar investasi yang dikeluarkan untuk reimplementasi SAP ECC 6.0. Investasi yang dikeluarkan antara lain untuk pengadaan hardware, software, pelatihan, lisensi SAP ECC 6.0, serta biaya instalasi yang membutuhkan bantuan konsultan SAP dan programmer ABAP. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai biaya-biaya yang diperlukan.
192
4.2.2.1.1 Biaya Penambahan Hardware Berikut ini adalah biaya hardware yang harus dikeluarkan
PT
Sari
Coffee
Indonesia
untuk
reimplementasi SAP ECC 6.0 :
No Jenis Hardware 1
Security System 4
2. 2 3
4
Jaringan
Biaya (USD)
Biaya (IDR)
$52.500
Rp 472.500.000
$ 28.800
Rp 259.200.000
$10,343.13
Rp 93.088.170
$5467,00
Rp 49.203.000
$5467,00
Rp 49.203.000
$ 45.632
Rp 410.688.000
SAP Server
Windows Server
Total Biaya Hardware
Rp 1.333.909.170
Kurs 1 USD = Rp 9.000 Tabel 4.6 Tabel biaya hardware
4.2.2.1.2 Biaya Penambahan Software Berikut ini adalah biaya software yang harus dikeluarkan
PT
Sari
Coffee
reimplementasi SAP ECC 6.0
Indonesia
untuk
193
No Jenis Software 1
2
Biaya (USD)
License
Database License
Biaya (IDR)
$13.200
Rp 118.800.000
$140.800
Rp1.267.200.000
$6.000
Rp 54.000.000
3
SAP Module $40.250 d Total Biaya Software i Kurs 1 USD = Rp 9.000
Rp 362.250.000 Rp 1.802.250.000
Tabel 4.7 Tabel biaya software Tabel diatas merupakan biaya software yang harus dikeluarkan. Biaya untuk SAP License yang dihitung hanya meliputi modul Materials Management. 4.2.2.1.3 Biaya pelatihan Pelatihan diperlukan untuk pengenalan dan cara pemakaian sistem SAP ECC 6.0. Pelatihan bertujuan agar karyawan dapat memahami dan menggunakan sistem baru dengan baik sehingga dapat menunjang pekerjaan mereka dan
dapat
menghindari
kesalahan-kesalahan
dalam
menjalankan sistem baru. Pelatihan diberikan oleh konsultan SAP kepada key user yang mewakili modul Materials Management. Key
194
user modul Materials Management sebanyak 2 orang. Pelatihan juga diberikan kepada 5 orang divisi TI yang bertugas sebagai IT help desk. Total keseluruhan dari peserta pelatihan adalah 7 orang. Pelatihan berlangsung selama 1 minggu atau 5 hari kerja. M ateri pelatihan yang diberikan berupa hardcopy, dimana biaya materi pelatihan untuk masing-masing modul adalah Rp60,000,- biaya snack untuk masingmasing pengguna adalah Rp20,000,- dan biaya makan siang untuk masing-masing pengguna adalah Rp30,000,- . Adapun rincian biaya-biaya yang dibutuhkan pada pelatihan pengguna adalah Jenis
Rincian
Biaya
M ateri
5 hari x 7 peserta x Rp 60.000
Rp 2.100.000
Snack
5 hari x 7 peserta x Rp 20.000
Rp
700.000
M akan Siang 5 hari x 7 peserta x Rp 30.000
Rp 1.050.000
Total biaya
Rp 3.850.000
Tabel 4.8 Tabel biaya pelatihan
4.2.2.1.4 Biaya instalasi dan konfigurasi Aplikasi SAP ECC 6.0 yang akan dijalankan
195
memerlukan bantuan konsultan SAP serta programmer ABAP untuk melakukan instalasi dan konfigurasi sehingga aplikasi SAP ECC 6.0
dapat mendukung
semua aktivitas proses bisnis PT. Sari Coffee Indonesia. Adapun biaya konsultan SAP dan programmer ABAP untuk lingkup modul Materials Management akan dijelaskan sebagai berikut:
Tahap
Waktu
Sumber Daya M anusia
Biaya
Preparation
2 M inggu (
1 Project Manager
10 hari x 3 consultant x
10
(PM)
US$250 / consultant=
hari
kerja)
1
Material US$7.500
Management
(MM)
Consultant 1
Technical
Consultant Blueprint
4 M inggu (
1 PM
16 hari x 4 consultant x
16
1 Basis
US$ 250 / consultant =
1 programmer ABAP
US$ 16.000
hari
kerja)
1 MM consultant
Realization
8
M inggu
(39 kerja)
hari
1 PM
39 hari x 4 consultant x
1 Basis
US$ 250 / consultant =
1 programmer ABAP
US$ 39.000
1 MM consultant
196
Final
3
Preparation
(14
M inggu hari
kerja)
1 PM
14 hari x 4 consultant x
1 Basis
US$ 250 / consultant =
1 programmer ABAP
US$ 14.000
1 MM consultant Go Live and 2 Support
M inggu
(10
hari
kerja)
1 PM
10 hari x 4 consultant x
1 Basis
US$ 250 / consultant =
1 programmer ABAP
US$ 10.000
1 MM consultant Total biaya instalasi dan konfigurasi
US$86.500 x Rp 9.000 = Rp 778.500.000
Kurs 1 USD = Rp 9.000 Tabel 4.9 biaya instalasi dan konfigurasi
Proses
reimplementasi
SAP
ECC
6.0
membutuhkan waktu sekitar 2 bulan yang terdiri dari 5 tahap yaitu preparation, blueprint, realization,
final
preparation dan go live and support. Dengan mengambil rata-rata biaya per consultant US$ 250 / hari maka total biaya yang dikeluarkan sebesar US$86.500 atau Rp 778.500..000 untuk reimplementasi SAP ECC 6.0. 4.2.2.1.5 Total Biaya Total biaya yang harus dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP 4.7 adalah
197
Jenis
Biaya
Biaya hardware
Rp 1.333.909.170
Biaya software
Rp 1.802.250.000
Biaya pelatihan
Rp
3.850.000
Biaya instalasi dan konfigurasi
Rp
778.500.000
Total biaya
Rp 3 .918.509.170
Tabel 4.10 Tabel Total Penambahan Biaya
4.2.2.1.6 Biaya Operasional Biaya SAP yang dikeluarkan pada biaya awal merupakan biaya pembelian aplikasi SAP ECC 6.0. Oleh karena itu, diperlukan adanya biaya operasional setiap tahun. Biaya operasional yang akan dibebankan dengan menggunakan SAP ECC 6.0 merupakan selisih antara biaya license SAP R/3 4.7 dan SAP ECC 6.0 serta selisih antara
biaya
license
yang
berhubungan
dengan
banyaknya data karyawan yang dikelola oleh SAP. Biaya license SAP R/3 4.7 dalam setahun adalah Rp 25.000.000 per user sedangkan biaya license SAP ECC 6.0 dalam setahun adalah Rp 65.000.000 per user. Pembayaran license hanya kepada 10
pengguna.
198
Berdasarkan sumber dari http://news.techworld.com, biaya operasional / maintainance sebesar 17 % dari user license. M aka, total biaya maintainance per tahun untuk 10 user adalah License Pengguna
Biaya License Per Tahun
Biaya Operasional (17%)
SAP R/3 4.7
Rp 250.000.000
Rp 42.500.000
SAP ECC 6.0
Rp 650.000.000
Rp 110.500.000
Biaya operasional
Rp 68.000.000
Tabel 4.11 Perhitungan Biaya Operasional
Total biaya operasioanal license SAP per tahun selama 5 tahun ke depan adalah sebagai berikut Biaya Operasional Selama 5 Tahun (Dalam Rupiah) Biaya Berjalan Biaya operasional license SAP per tahun
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
68.000.000
68.000.000
68.000.000
Tahun 4
Tahun 5
68.000.000 68.000.000
Tabel 4.12 Biaya Operasional Selama 5 Tahun
4.2.2.2 Analisa Manfaat Untuk menilai apakah strategi reimplementasi dari SAP 4.7 ke ECC 6.0 yang telah dilakukan memberi kontribusi bagi perusahaan, dapat
199
dilihat dari manfaat yang dapat diperoleh dari strategi tersebut. Pada umumnya, manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan biaya yang besar pula. Namun, ada kalanya manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan pengeluaran biaya yang minim. Oleh karena itu, perlu dilakukan peninjauan lebih lanjut tentang manfaat yang diperoleh perusahaan dari strategi ini. M anfaat dari suatu investasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefits adalah manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya penghematan pengeluaran. Intangible benefits adalah manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya peningkatan hubungan antara perusahaan dengan pemasok, peningkatan proses pengambilan keputusan dan lain sebagainya. 4.2.2.2.1 Tangible Benefit Berikut ini adalah tangible benefit yang dapat diperoleh melalui reimplementasi SAP ECC 6.0 : •
M eningkatkan laba perusahaan Dengan pemenuhan requirement / kebutuhan seperti
adanya laporan transaksi stock placement and removals, fitur placing order dan transaksi RFQ,
maka diharapkan terjadi
200
pengurangan bahan baku yang hilang dan kadaluarsa serta harga bahan baku yang lebih murah dari vendor sehingga dapat meningkatkan laba perusahaan sekitar 7 % dari laba saat ini yang sebesar
Rp
49.527.659.000.
Berikut
ini
tabel
harapan
pertumbuhan laba 5 tahun pasca-reimplementasi SAP ECC 6.0 Tahun
Laba
Persentase
Selisih Kenaikan Laba
Kenaikkan Laba 0
Rp 49.527.659.000
N/A
N/A
1
Rp 52.994.595.130
7%
Rp 3.466.936.130
2
Rp 56.704.216.789
7%
Rp 3.709.621.659
3
Rp 60.673.511.964
7%
Rp 3.969.295.175
4
Rp 64.920.657.801
7%
Rp 4.247.145.837
5
Rp 69.465.103.847
7%
Rp 4.544.446.046
Tabel 4.13 Harapan Pertumbuhan Laba Selama 5 Tahun
•
M enghemat biaya support release charge M enurut sumber http://news.techworld.com/, SAP hanya
mengeluarkan support release selama 5 tahun untuk versi SAP R/3. SAP R/3 4.7 akan habis masa support release-nya pada tahun 2010. Jika perusahaan terus melanjutkan pemakaian SAP R/3 4.7 tanpa melakukan upgrade, maka akan dikenai charge yang lebih
201
tinggi untuk setiap lisensi usernya selama 2 tahun kedepan. Charge lisensi akan naik lagi untuk 4 tahun berikutnya. Charge yang dikenakan pun cukup besar, 17% per tahun untuk setiap user license dan 22 % per tahun untuk setiap user license selama 2 tahun ke depan. Dengan user license 20 user seharga Rp 1.408.000.000, besar penghematan yang didapat selama 5 tahun ke depan adalah Tahun
Biaya License
Persentase
Support Release
Charge
Charge
2010
Rp 1.408.000.000
17%
Rp
239.360.000
2011
Rp 1.408.000.000
17%
Rp
239.360.000
2012
Rp 1.408.000.000
22%
Rp
309.760.000
2013
Rp 1.408.000.000
22%
Rp
309.760.000
2014
Rp 1.408.000.000
22%
Rp
309.760.000
Total Penghematan dari Support Release
Rp 1.408.000.000
Charge Tabel 4.14 Penghematan Support Release Selama 5 Tahun
Berikut ini adalah total penghematan yang dapat diperoleh dari reimplementasi SAP ECC 6.0
202
*dalam Rupiah Tahun M anfaat 2010 Penghem
2011
2012
2013
2014
239.360.000
239.360.000
309.760.000
309.760.000
309.760.000
3.466.936.130
3.709.621.659
3.969.295.175
4.247.145.837
4.544.446.046
3.706.296.130
3.948.981.659
4.279.055.175
4.556.905.837
4.854.206.046
atan Support Release Charge Kenaikan Laba Total tangible benefit Tabel 4.15 Perhitungan Total Penghematan
4.2.2.2.2 Intangible benefit Intangible benefit yang dapat diperoleh dari strategi ini adalah : •
Efisiensi waktu yang digunakan Dengan strategi ini, diharapkan dapat mengefisiensikan waktu yang digunakan untuk menjalankan tugas antara lain :
Pembuatan dokumen Receiving Variant Report serta tanda terima retur pembelian dari manual menjadi menggunakan sistem untuk menghemat waktu.
203
Pembuatan laporan-laporan seperti laporan pembelian, laporan persediaan bahan baku dan laporan retur yang lebih lengkap, cepat dan sesuai kebutuhan.
Kecepatan dalam memproses semua kegiatan operasional bisnis perusahaan.
•
Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat Dengan strategi reimplementasi, maka diharapkan perusahaan semakin
memperoleh informasi penting yang berguna bagi pihak
manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, yang sangat berpengaruh bagi kelangsungan proses bisnis yang ada serta penentuan strategi-strategi yang dapat berpengaruh pada citra perusahaan dan kemampuan bersaing perusahaan. Informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses pengambilan keputusan antara lain :
Laporan-laporan tentang persediaan bahan baku, laporan pembelian, laporan kinerja vendor
serta laporan retur
pembelian.
Informasi mengenai persediaan bahan baku di store sehingga tidak terjadi kehabisan bahan baku di store.
Informasi tentang bahan baku yang kurang laku dan sangat laku
sehingga
bagian
Materials
Management
dapat
204
memperbanyak pemesanan bahan baku yang laku dan mengurangi pemesanan bahan baku yang kurang laku.
•
M eningkatkan citra baik perusahaan SAP merupakan salah satu perangkat lunak ERP terbaik di dunia, yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar dunia. SAP ECC 6.0 merupakan versi terbaru dari perangkat lunak SAP. Dengan memperbaharui versi menjadi SAP ECC 6.0, maka citra perusahaan akan terangkat dan memberikan prestige tersendiri bagi perusahaan. Hal ini juga akan memberi nilai tambah perusahaan di mata para pelanggan, vendor serta pesaing.
4.3
Proses Penentuan Keputusan Reimplementasi SAP ECC 6.0 Berdasarkan hasil analisa terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, maka PT. Sari Coffee Indonesia diusulkan untuk melakukan reimplementasi aplikasi SAP R/3 4.7, dengan SAP ECC 6.0. Hal ini didasarkan pada sejumlah analisa terhadap beberapa segi perusahaan. Dari segi kinerja perusahaan, dilakukan analisa menggunakan IT Balanced Scorecard, yang menganalisa 4 perspektif yakni kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, penyempurnaan operasional , serta orientasi masa depan. Dari hasil analisa tersebut menunjukkan bahwa sistem SAP saat ini belum mencapai sasaran strategis yang ada.sehingga dianjurkan untuk melakukan migrasi ke SAP ECC 6.0
205
Analisa berikutnya dilakukan terhadap biaya dan manfaat implementasi SAP R/3 4.7. Hasil analisa menunjukkan bahwa investasi yang dikeluarkan untuk implementasi SAP R/3 4.7 cukup besar, meliputi biaya hardware, software, pelatihan, serta instalasi dan konfigurasi. Biaya tersebut sepadan dengan manfaat yang diperoleh, baik manfaat tangible maupun manfaat intangible. Selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap proses bisnis serta sistem yang ada. Kemudian dilakukan analisa terhadap kebutuhan/requirement pengguna. Kebutuhan ini muncul karena sistem SAP saat ini belum sepenuhnya menemenuhi kebutuhan pengguna. Hal ini semakin mendorong dilakukannya reimplementasi SAP agar dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna. Setelah mengusulkan reimplementasi SAP, dilakukan penyusunan langkah untuk melakukan reimplementasi SAP yaitu dengan mengunakan pendekatan Accelerated SAP (ASAP). Selain itu, dilakukan juga perkiraan biaya yang diperlukan dan manfaat yang diperoleh dari usulan reimplementasi SAP ECC 6.0 pada PT Sari Coffee Indonesia.
