STUDI KELAYAKAN IMPLEMENTASI SAP ERP 6.0 UNTUK MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM) PADA PT. SINARMAS SEKURITAS SKRIPSI. Oleh. Yuliany

S TUDI KELAYAKAN IMPLEMENTAS I S AP ERP 6.0 UNTUK MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM) PADA PT. S INARMAS S EKURITAS

S KRIPS I

Oleh

Yuliany

1000861301

Yulianti

1000863244

Novita

1000879495

BINUS UNIVERS ITY Jakarta 2010

i

S TUDI KELAYAKAN IMPLEMENTAS I S AP ERP 6.0 UNTUK MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM) PADA PT. S INARMAS S EKURITAS

S KRIPS I

diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Komputeriasasi Akuntansi Jenjang Pendidikan S trata-1

Oleh

Yuliany

1000861301

Yulianti

1000863244

Novita

1000879495

BINUS UNIVERS ITY Jakarta 2010 ii

S TUDI KELAYAKAN IMPLEMENTAS I S AP ERP 6.0 UNTUK MODUL HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM) PADA PT. S INARMAS S EKURITAS

S KRIPS I

Disusun oleh :

Yuliany

Yulianti

1000861301

1000863244

Disetujui oleh:

Pembimbing

Noerlina N,S. Kom,. M M . Kode dosen : D1641

BINUS UNIVERSITY Jakarta 2010 iii

Novita 1000879495

PRAKATA

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang M aha Esa, atas selesainya penulisan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian jenjang strata-1 di Binus University, Jakarta. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. 1. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, M.M . , selaku Rektor Binus University. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M .Sc, M .Comp. Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S. Kom., M M selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi 4. Ibu Noerlina N, S. Kom., M M selaku Sekretaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi dan pembimbing selama penulisan skripsi ini. 5. Bapak Johan, S.Kom., MM , yang telah memberikan referensi tambahan kepada penulis. 6. Bapak Henkie Ongowarsito, S.Kom., M .T yang telah memberikan referensi tambahan kepada penulis. 7. Dosen-dosen Binus University yang telah membimbing selama perkuliahan sehingga banyak memberikan masukan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 8. Bapak Hermawan Hosein selaku Direktur Asset Management PT. Sinarmas Sekuritas atas kesempatan yang telah diberikan pada kami untuk melakukan survey guna penyusunan skripsi ini di PT. Sinarmas Sekuritas. v

9. Bapak Anthony Pheanto, SH selaku M anajer Legal/HR PT. Sinarmas Sekuritas atas waktu yang diberikan dan kerjasamanya dalam memberikan informasi yang sangat membantu dalam pengerjaan skripsi ini. 10. Saudara Hendri Salim, sebagai konsultan HCM atas waktu yang diberikan dan kerjasamanya dalam memberikan informasi yang sangat membantu dalam pengerjaan skripsi ini 11. Saudari M arnil dan Saudara M ario Chandra atas waktu dan dukungan yang diberikan dalam memberikan informasi yang sangat membantu dalam pengerjaan skripsi ini 12. Seluruh keluarga penulis yang telah memberikan doa, dukungan dan semangat dalam penulisan skripsi ini. 13. Semua pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung yang mungkin terlewatkan dan tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan dapat lebih mengembangkan wawasan serta pengetahuan yang lebih baik. Akhir kata penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2010

Penulis

vi

DAFTAR IS I Halaman Judul Luar .................................................................................................i Halaman Judul Dalam ............................................................................................ ii Halaman Persetujuan Hard Cover ........................................................................ iii Abstrak ...................................................................................................................iv Prakata .....................................................................................................................v Daftar Isi .............................................................................................................. vii Daftar Tabel ......................................................................................................... xii Daftar Gambar .......................................................................................................xv Daftar Lampiran ................................................................................................ xviii

BAB 1

BAB 2

PENDAHULUAN ................................................................................1 1.1

Latar Belakang ....................................................................1

1.2

Ruang Lingkup ....................................................................3

1.3

Tujuan dan M anfaat ............................................................4

1.4

M etodologi ..........................................................................5

1.5

Sistematika Penulisan .........................................................6

LANDAS AN TEORI ...........................................................................8 2.1

Teori Umum .........................................................................8 2.1.1

Pengertian Studi Kelayakan ..............................8

2.1.2

Implementasi ..................................................10

2.1.3

Pengertian Sistem Informasi ...........................12

2.1.4

ERP ..................................................................12 2.1.4.1

M anfaat ERP .................................13 vii

2.1.4.2 2.1.5

2.2

M odul ERP ....................................14

SAP .................................................................15 2.1.5.1

Sejarah SAP ..................................15

2.1.5.2

M odul-modul pada SAP ................16

2.1.5.3

Struktur Organisasi di SAP ...........18

2.1.6

Sumber Daya M anusia ....................................19

2.1.7

Gantt Chart .....................................................20

Teori –Teori Khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas ......................................................................21 2.2.1

SAP ERP 6.0 ...................................................21 2.2.1.1

Kemampuan dan Fitur yang telah Ditingkatkan dari SAP ERP 6.0 ....22

BAB 3

2.2.2

mySAP ERP Human Capital Management .....23

2.2.3

M SS .................................................................30

2.2.4

ESS ..................................................................31

2.2.5

SAP Business Workflow ..................................32

2.2.6

Analisis Fit/Gap ..............................................33 2.2.6.1

Tujuan Analisis Fit/Gap ................34

2.2.6.2

Tahapan Analisis Fit/Gap .............34

2.2.7

ASAP ..............................................................38

2.2.8

Analisis Biaya dan M anfaat .............................41

ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN .....................51 3.1

Riwayat Perusahaan ..........................................................51

3.2

Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas ....56 viii

3.3

3.2.1

Struktur Organisasi Perusahaan ......................56

3.2.2

Pembagian Tugas dan Wewenang ..................57

3.2.3

Struktur Organisasi pada Bagian HRD ...........61

3.2.4

Pembagian Tugas dan Wewenang ..................61

Proses Bisnis Utama yang Terdapat pada Bagian HRD PT. Sinarmas Sekuritas .....................................................66

3.4

Proses Bisnis pada Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan .............................................................................68 3.4.1

Perekrutan Karyawan ......................................68

3.4.2

Training ...........................................................73

3.4.3

Absensi ............................................................77

3.4.4

Lembur ............................................................79

3.4.5

Cuti ..................................................................81

3.4.6

Ijin ...................................................................85

3.4.7

Klaim Asuransi Kesehatan ..............................88

3.4.8

Peminjaman Uang ...........................................92

3.4.9

Penilaian Prestasi Kerja Karyawan .................93

3.4.10

Perpanjangan Kontrak .....................................95

3.4.11

Pengangkatan Karyawan Tetap .......................97

3.4.12

Promosi ...........................................................99

3.4.13

M utasi ............................................................101

3.4.14

Demosi ..........................................................103

3.4.15

Pemberian Bonus ..........................................105

3.4.16

Sanksi ............................................................106 ix

3.5

3.4.17

Pemutusan Hubungan Kerja ..........................114

3.4.18

Penggajian .....................................................119

Aplikasi yang M endukung Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan ..............................................................122 3.5.1

Use Case Diagram dan Use Case Specification ..................................................122

3.5.2 3.6

Gambaran Operasional Aplikasi ...................133

Hasil Identifikasi M asalah-M asalah yang Ada pada Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan .............135

BAB 4

S TUDI KELAYAKAN ....................................................................171 4.1

Studi Kelayakan Operasional ..........................................171 4.1.1

Analisis Fit/Gap ............................................171

4.1.2

Hasil Analisis Fit/Gap ..................................214

4.2

Studi Kelayakan Jadwal ..................................................219

4.3

Studi Kelayakan Ekonomis .............................................240 4.3.1

Analisis Biaya Sistem ...................................240

4.3.2

Analisis M anfaat Sistem ...............................253

4.3.3

4.3.2.1

Tangible Benefit ..........................253

4.3.2.2

Intangible Benefit ........................287

Dampak Ekonomis Implementasi SAP HCM 6.0 ...............................................297 4.3.3.1

ROI (Return On Investment) .......299

4.3.3.2

NPV (Net Present Value) ............299

4.3.3.3

Payback Period.............................300 x

4.3.3.4 4.4 BAB 5

IRR (Internal Rate Return) .........300

Hasil Studi Kelayakan Implementasi SAP HCM 6.0 ......301

S IMPULAN DAN S ARAN .............................................................303

DAFTAR PUS TAKA ........................................................................................305 RIWAYAT HID UP ...........................................................................................307 LAMPIRAN_LAMPIRAN ...............................................................................L-1 S URAT S URVEI

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

Rangking Requirements dalam Analisis Fit/Gap ..........................35

Tabel 2.2

Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap ...........................................36

Tabel 3.1

Tabel Pembagian Saham ...............................................................53

Tabel 3.2

Use Case Specification M elayani Absen ....................................123

Tabel 3.3

Use Case Specification Login .....................................................124

Tabel 3.4

Use Case Specification M elayani Pembuatan Data karyawan Baru ............................................................................124

Tabel 3. 5

Use Case Specification M elayani Pembuatan Daftar Absensi ....125

Tabel 3. 6

Use Case Specification Login .....................................................126

Tabel 3. 7

Use Case Specification M elayani Pembuatan Data karyawan ....127

Tabel 3. 8

Use Case Specification M elayani Pembuatan Data Cuti ............128

Tabel 3. 9

Use Case Specification M elayani Pembuatan Data Lembur ......128

Tabel 3. 10

Use Case Specification M elayani Pembuatan Daftar Lembur ........................................................................................129

Tabel 3. 11

Use Case Specification Login .....................................................130

Tabel 3. 12

Use Case Specification M elayani Pembuatan Data karyawan ....131

Tabel 3. 13

Use Case Specification M elayani Perhitungan Gaji ....................131

Tabel 3. 14

Use Case Specification M elayani Pembuatan Slip Gaji .............132

Tabel 3. 15

Use Case Specification M elayani Pembuatan Laporan Penggajian ...................................................................................133

xii

Tabel 3.16

Aplikasi yang M endukung Proses Bisnis pada Sistem Human Resource......................................................135

Tabel 3. 17

Perbandingan Proses Bisnis yang ada pada Sistem Human Resource Terhadap Aplikasi yang M endukungnya ............................................................................137

Table 3.18

Hasil Identifikasi M asalah pada Proses Bisnis Utama dari Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan Secara M anual ............141

Table 3.19

Hasil Identifikasi M asalah pada Proses Bisnis Utama dari Sistem Human Resource yang Telah M enggunakan Aplikasi (terkomputerisasi) ........................................................................158

Table 3.20

Hasil Identifikasi M asalah pada Proses Bisnis Pendukung dari Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan Secara M anual .............................................................................164

Tabel 4.1

Analisis Fit/Gap pada Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan ..........................................................................171

Tabel 4.2

Hasil Analisis Fit/Gap ................................................................214

Tabel 4.3

Perkiraan Jadwal dan Waktu Implementasi Proyek SAP HCM 6.0 .............................................................................219

Tabel 4.4

Perhitungan Biaya Consultant ....................................................242

Tabel 4.5

Spesifikasi Network dan Security ................................................243

Tabel 4.6

Spesifikasi SAP dan Database Server ........................................245

Tabel 4.7

Biaya License SAP HCM 6.0 ......................................................247

Tabel 4.8

Biaya Perjalanan Pulang-Pergi ....................................................248

Tabel 4.9

Development Cost Worksheet .....................................................252 xiii

Tabel 4.10

Ongoing Expenses .......................................................................253

Tabel 4.11

Penghematan Kertas.....................................................................272

Tabel 4.12

Penghematan Biaya Operasional Perusahaan .............................285

Tabel 4.13

Dampak Ekonomis Implementasi SAP HCM 6.0 .......................297

Tabel 4.14

Payback Period ...........................................................................300

Tabel 4.15

Hasil Studi Kelayakan Implementasi SAP HCM 6.0 .................301

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Gambaran Umum proses Implementasi ...................................11

Gambar 2.2

M odul SAP R/3 .......................................................................18

Gambar 2.3

Aktivitas Proses M anajemen Sumber Daya M anusia .............20

Gambar 2.4

ASAP Roadmap .......................................................................39

Gambar 2.5

Development Cost Worksheet .................................................48

Gambar 2.6

On Going Expenses Worksheet ...............................................49

Gambar 2.7

Economic Impact Worksheet ...................................................50

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT. Sinarmas Sekuritas ...........................56

Gambar 3.2

Struktur Organisasi HRD PT. Sinarmas Sekuritas ..................61

Gambar 3.3

Rich Picture Proses Perekrutan Karyawan .............................72

Gambar 3.4

Rich Picture Proses on the job Training ................................75

Gambar 3.5

Rich Picture Proses Vestibule Training .................................77

Gambar 3.6

Rich Picture Proses Absensi ...................................................79

Gambar 3.7

Rich Picture Proses Lembur ...................................................81

Gambar 3.8

Rich Picture Proses Cuti .........................................................85

Gambar 3.9

Rich Picture Proses Ijin Tidak M asuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal .....................................................................86

Gambar 3.10

Rich Picture Proses Ijin Sakit .................................................87

Gambar 3.11

Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan – Rawat Jalan .............................................................................89

Gambar 3.12

Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan – Rawat Inap pada RS-Rekanan .................................................90

xv

Gambar 3.13

Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan – Rawat Inap bukan pada RS-Rekanan ......................................91

Gambar 3.14

Rich Picture Proses Peminjaman Uang ..................................93

Gambar 3.15

Rich Picture Proses Penilaian Prestasi Kerja Karyawan ........95

Gambar 3.16

Rich Picture Proses Perpanjangan Kontrak ............................97

Gambar 3.17

Rich Picture Proses Pengangkatan Karyawan Tetap ..............99

Gambar 3.18

Rich Picture Proses Promosi .................................................101

Gambar 3.19

Rich Picture Proses M utasi ...................................................103

Gambar 3.20

Rich Picture Proses Demosi ..................................................105

Gambar 3.21

Rich Picture Proses Pemberian Bonus ..................................106

Gambar 3.22

Rich Picture Proses Pemberian SP I dan SP II .....................108

Gambar 3.23

Rich Picture Proses Pemberian SP III ...................................109

Gambar 3.24

Rich Picture Proses Pemberian Skorsing ..............................111

Gambar 3.25

Rich Picture Proses Pemberian SP I dan SP II beserta Skorsing ................................................................................112

Gambar 3.26

Rich Picture Proses Pemberian SP III beserta Skorsing .......114

Gambar 3.27

Rich Picture Proses PHK ......................................................116

Gambar 3.28

Rich Picture Proses Pengunduran Diri ..................................119

Gambar 3.29

Rich Picture Proses Penggajian ............................................121

Gambar 3.30

Use Case Diagram HRIS Absensi ........................................123

Gambar 3.31

Use Case Diagram HRIS Cuti/Lembur ................................126

Gambar 3.32

Use Case Diagram HRIS Penggajian ...................................130

Gambar 3.33

Diagram Perbandingan Proses Bisnis yang Ada pada Sistem Human Resource terhadap xvi

Aplikasi yang M endukungnya ..............................................137 Gambar 3.34

Diagram Proses Bisnis Utama yang Ada pada Sistem Human Resource ...............................................138

Gambar 3.35

Diagram Proses Bisnis Pendukung yang Ada pada Sistem Human Resource ...............................................139

Gambar 4.1

Diagram Hasil Pemenuhan Requirement Secara Keseluruhan ..........................................................................215

Gambar 4.2

Requirement High yang Dapat Dipenuhi oleh SAP HCM 6.0 .......................................................................216

Gambar 4.3

Requirement Medium yang Dapat Dipenuhi oleh SAP HCM 6.0 .......................................................................217

Gambar 4.4

Requirement Low yang Dapat Dipenuhi oleh SAP HCM 6.0 ........................................................................218

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Hasil Wawancara ................................................................... L-1

Lampiran 2

Gantt Chart ............................................................................ L-9

xviii