IMPLEMENTASI SAP STUDI KASUS: PENDEKATAN COMMON BLUEPRINT MODUL MATERIAL MANAGEMENT OLEH PT. SOLTIUS INDONESIA PADA XYZ GROUP Febio Oditta Langgeng Kasih1, Lenyana2, Ditha Firanni Darlingga Mangunsong3, Yanti4 1,2,3,4 School of Information System Jln. K.H Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRAK Tujuanpenulisanadalah untuk memetakan struktur organisasi XYZ Group terkait kegiatan purchasing external (Inventory Stock Item dan Expense for Goods) dan jasa ke dalam SAP Standard System,mendefinisikan Description of Requirement, serta Master Data yang terlibat, menjabarkan Organization Impact, dan menjabarkan business benefit.Metode pengimplementasian yang digunakan adalah metodologi ASAP (Accelerated SAP)pada tahap business blueprint menggunakan pendekatan Common Blueprint. Analisis yang dilakukan adalah dengan memetakan Organization Structure, Master Data serta proses bisnis dalam siklus Procure To Pay, menganalisa requirement, organization impact serta business benefit. Hasil yang dicapai berupa dokumentasi dari pemetaan struktur organisasi, master data, proses bisnis dalam siklus Procure To Pay, Description of Requirement, Organization Impact serta Business Benefit. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa pendekatan Common Blueprint ini dirancang untuk memetakan secara group tahap Business Blueprint sesuai SAP standard system. Requirement, proses bisnis berjalan, rancangan proses bisnis yang telah dipetakan serta Business Benefit yang telah disusun, dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi bagi XYZ Group untuk mengetahui apakah perancangan yang telah diimplementasikan dapat memenuhi requirement dari masing-masing perusahaan dengan menghasilkan benefit yang diharapkan. Hasil organization impact dapat menjadi dasar persiapan bagi XYZ Group untuk menghadapi perubahan yang terjadi akibat penggunaan sistem SAP.(F,L,D). Kata Kunci : Implementasi, SAP, Common Blueprint, Material Management, Group
ABSTRACT The purpose of the writing is to map the organizational structure of the XYZ Group related to external purchasing activities (Inventory Stock Item and Expense for goods) and also services into SAP Standard System, define Description of Requirement, and Master Data involved, outlining Impact Organization, and describe business benefits. The implementation methodologythat has been used is ASAP(Accelerated SAP)methodology implementation on the business blueprint phase using a Common Blueprint approach. Conducted analysis is to map the Organization Structure, Master Data and business processes in Procure To Pay cycle, requirement analysis, organization impact, and business benefits. The achieved results are the documentation from the mapping of organizational structure, master data, and business processes in Procure To Pay cycle, Description of Requirement, Organization Impact, and Business Benefit. The conclusions that can be drawn is that the Common Blueprint approach is designed to map Business Blueprint phase grouply with the standard SAPappropriate system. Requirements, current business process, the design business processes that have been mapped and Business Benefit that has been compiled, can be used as evaluations for XYZ Group to determine whether the design has been implemented to meet the requirements of each company to produce the expected benefits. Impact organization results can be used as the basic preparation for XYZ Group to deal with the changes that occur due to the use of the SAP system. (F, L, D). Keywords: Implementation, SAP, Common Blueprint, Material Management, Group
PENDAHULUAN ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu sistem informasi yang tidak hanya menawarkan teknologi tetapi juga mampu menyediakan solusi pengintegrasian informasi dalam proses bisnis yang kompleks, seperti yang menjadi kebutuhan dari XYZ Group. XYZ Group merupakan salah satu company group yang merupakan gabungan dari banyak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang seperti: peternakan, produksi makanan (frozen food dan susu), karung, dan pakan hewan. Karena pertumbuhan perusahaan-perusahaan dalam XYZ Group yang semakin pesat dan terus berkembang serta tersebar di berbagai wilayah di Indonesia maupun luar negeri, maka XYZ Group memilih untuk menggunakan salah satu produk ERP yaitu SAP R/3. Masing-masing perusahaan dalam XYZ Group telah menggunakan sistem yang terotomatisasi sesuai dengan kebutuhan dari proses bisnis yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan. Namun sistem yang dipakai oleh perusahaan-perusahaan dalam XYZ Group ini belum saling terhubung satu sama lain secara group, sehingga belum mampu menjawab beberapa kebutuhan secara group. Beberapa diantaranya adalah untuk menjawab kebutuhan reporting, baik pada setiap level manajemen masing-masing perusahan dalam XYZ group, maupun reporting untuk organization structure dari yang terendah sampai yang tertinggi pada level company group. Hal ini menjadi alasan kuat bagi XYZGroupuntuk melakukan implementasi sistem SAP, yaitu untuk mengintegrasikan dan menstandarisasi proses bisnis bagi seluruh perusahaan dalam XYZ Group. Proses implementasi SAP pada XYZ Group saat ini telah mencapai tahap Business Blueprint dengan menggunakan pendekatan Common Blueprint, dimana salah satu modul yang terlibat adalah modul MM (Material Management). Pendekatan Common Blueprint ini dipandang sebagai alternatif terbaik untuk memetakan kebutuhan pengintegrasian perusahaan-perusahaan dalam XYZ Group. Secara garis besar, pendekatan ini meliputi aktifitas pendefinisian dan penyeragaman struktur organisasi, master data yang digunakan, serta proses bisnis yang akan dipakai sebagai standar secara group dengan memetakannya sesuai SAP standard system serta kebutuhan spesifik lain dari masing-masing perusahaan.
METODOLOGI Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1.
2.
Objek - XYZ Group (Wisma Millenia Head Office, Tebet, Jakarta Timur). -
Proses bisnis aktivitas Purchasing External untuk purchasing material yang terdiri dari inventory stock item dan expense for goods serta jasa.
-
SAP R/3 Material Management pada tahap Business Blueprint pendekatan common blueprint.
Metode Pengumpulan Data - Studi kepustakaan Dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber pustaka seperti buku-buku ilmiah, artikel terpercaya, serta sumber bacaan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti sehingga dapat dijadikan acuan dalam melakukan analisis data. Data yang diperoleh dari studi kepustakaan ini menjadi landasan teori yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penulisan skripsi ini. -
Wawancara
Melakukan wawawanca dengan SAP Consultant Team yang bertanggungjawab melakukan implementasi SAP R/3 pada XYZGroup untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan selama kerja praktek. -
Observasi Melakukan pengumpulan informasi dengan cara mengikuti proses diskusi antara Client dan Consultant, yang terjadi secara langsung dalam proses implementasi pada tahap business blueprint pendekatan common blueprint di dalam XYZ Group.
3.
Metode Analisis dan Implementasi Metode yang digunakan dalam pelaksanaan implementasi pada XYZ Group adalah menggunakan metodologi ASAP (Accelerated SAP). Metode ASAP meliputi beberapa tahapan berikut ini: a. Project Preparation b. Business Blueprint Dalam tahap Business Blueprint pada XYZ Group ini sendiri menggunakan dua pendekatan, yaitu Common Blueprint dan Local Implementation. Penulisan pada skripsi ini terkait dengan tahap Business Blueprint pendekatan Common Blueprint. c. d. e. f.
Realization Final Preparation Go Live and Support Run SAP
HASIL DAN BAHASAN Common Blueprint Pembahasan di dalam pedekatan common blueprint ini terdiri dariOrganization Structure, Master Data, dan proses pembelian Procure To Pay. Berikut ini merupakan penjelasannya: 1.
Organization Structure: a. Company Code Company Code dalam SAP adalah organisasi perusahaan yang tercermin dalam bentuk badan hukum (legal entity company).Company Code untuk XYZ Group akan memakai 4 digit alphanumeric, di mana akan dibagi berdasarkan negara, dengan diasumsikan penambahan nomor sesuai negara hanya 26 (A s/d Z). Dengan rincian sebagai berikut: Consolidate Company: XXYZ XX : Country ID Y : No (Urutan sesuai dengan negara) Z : No Urut b. Plant Setiap Plant memiliki kode yang unik dalam satu Client dan hanya dapat dihubungkan dengan satu Company Code. Maka lokasi/unit bisnis yang berperan dalam kegiatan produksi, pengadaan, maintenance, dan penyimpanan barang yang ada pada setiap perusahaan dalam XYZ Group akan didefinisikan sebagai Plant di dalam sistem SAP.Format penomoran yang digunakan untuk Plant adalah sebagai berikut: AABB Dimana: Tabel 4.3 Format Penomoran Plant
Segment
Digit
Tipe
Keterangan
AA
2 digit
Alpha Numeric
Merupakan kode dari 2 digit terakhir dari Company Code yang memiliki Plant tersebut
BB
2 digit
Alpha Numeric
Urutan Plant Company tersebut
didalam
Untuk segment BB (2 digit) memiliki range dari 00-ZZ untuk pengurutannya akan disesuaikan dengan masing-masing perusahaan. c. Storage Location Storage Location adalah unit organisasi yang digunakan untuk membedakan/memisahkan stok yang ada di sebuah Plant. Storage Location merupakan gudang yang terdapat di sebuah Plant, di mana di dalamnya tersimpan informasi mengenai stok.Format penomoran yang digunakan untuk storage location adalah sebagai berikut: AABB Di mana: Tabel 4.6 Format Penomoran Storage Location Segment
Digit
Tipe
Keterangan
AA
2 digit
Numeric
Merupakan tipe dari Storage Location, dimana : 10 (Raw Material) 20 (Additive) 30 (Packaging Material) 40 (Produksi) 50 (Finish Good) 60 (Spare part) 70 (OVK) 80 (Supporting Material) 90 General Consumable A0 (Retur) B0 (Transit / Temporary) C0 (QC Karantina) D0 (Reprocess) E0 (R&D/Lab equipment) F0 (Sales Promotion) G0 (Premix) H0 (Waste)
BB
2 digit
Numeric
Urutan dari tipe gudang yang ada dengan skala 01-ZZ
d. Purchasing Organizaton Purchasing Organization adalah sebuah unit logistik yang merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembelian atas permintaan material/jasa/aset.Purchasing Organization melakukan pembelian untuk material atau jasa, melakukan negosiasi untuk kondisi-kondisi pembelian dengan vendor, serta bertanggung jawab atas transaksi yang dilakukan untuk kepentingan di atas.Untuk setiap perusahaan akan dibuatkan sebuah Purchasing Organization, yang digunakan untuk melakukan proses
pembelian secara decentralized, centralized group¢ralized 1 company.Format penomoran yang digunakan untuk Purchasing Organization adalah sebagai berikut: • Group 1 (Centralized Group) Tabel 4.8 Format Penomoran Purchasing Organization – Centralized Group Segment
Digit
Tipe
Keterangan
XXXX
4 digit
Alpha Numeric
Berdasarkan atas kesepakatan.
• Group 2 (Centralized 1 Company) Tabel 4.9 Format Penomoran Purchasing Organization – Centralized 1 Company Segment
Digit
Tipe
Keterangan
XXYY
4 digit
Alpha Numeric
Mengikuti kode company code dimana plant tersebut berada.
• Group 3 (Decentralized-Plant Level) Tabel 4.10 Format Penomoran Purchasing Organization – Decentralized Plant Level Segment
Digit
Tipe
Keterangan
YYZZ
4 digit
Alpha Numeric
Mengikuti kode dari plant masing-masing perusahaan.
e. Purchasing Group Purchasing group merupakan struktur organisasi dibawah purchasingorganization dan merupakan kelompok team buyer yang bertanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan sehari-hari.Purchasing group akan didefinisikan di client level dan tidak dihubungkan ke purchasing organization tertentu.Untuk mempermudah penentuan purchasing group maka akan ditentukan tata cara penamaan/pengelompokan purchasing group. Untuk detil tata cara penamaan akan dijelaskan berikut ini.Format penamaan yang digunakan untuk purchasing group adalah sebagai berikut: XYY Di mana: Tabel 4.15 Format Penamaan Purchasing Group Segment
Digit
Tipe
Keterangan
X
1 digit
Numeric
1:Production Related 2: Non-production related
YY
2digit
Numeric
Running number dengan ranges 00 - 99
2.
Master Data a. Vendor Account Berikut ini merupakan vendor group and number range adjustment: Tabel 4.18 Keterangan Vendor Account Group dan Number Ranges Assignment NR Type
Number Ranges
Int
1000000000 - 1999999999
Account Group
AccountGro up Text
Definition
ZTPV
Third Parties Vendor
Vendor lokal di luar XYZ Group
One Time Vendor
Vendor yang tidak rutin digunakan untuk transaksi
Ext
ZAFL
Affiliate Vendor
Vendor yang merupakan affiliate Local dalam XYZ Group
Ext
(follow company code)
ZEMP
Employee
Karyawan XYZ Group
Int
9000000000 – 9999999999
ZOTV
(From - To)
OTVT = One Teame Vendor Trade OTVN = One Teame Vendor Non Trade
Tata cara number ranges untuk vendor account group akan diatur sebagai berikut: Tabel 4.19 Tata Cara Number Ranges untuk Vendor Account Group Account Group
Number Range Convention ABBBBBBBBB
ZTPV A = 1 (identifies third party vendor) (10 digit internal) B = 000000000 – 999999999 AAAB ZOTV AAA = OTV (identifies one time vendor) (4 digit external)
ZAFL
- B = T (one time vendor- trade) - B = N (one time vendor - Non Trade) BBBB = company code local dalam XYZ Group
(4 digit external)
(disesuaikan dirancang)
dengan
ZEMP
ABBBBBBBBB
company
code
number
yang
telah
Account Group
Number Range Convention
(10 digit external)
A = 9 (identifies vendor employee) B = 000000000 – 999999999
b. Material Master Untuk identifikasi terhadap material yang ada di XYZ Group maka konfigurasi material masterakan didefinisikan sebagai berikut: i. Centralizedmaterial type, valuation and number ranges assignment Tata cara kode dan number ranges untuk material type yang bersifat centralizedakan diatur sebagai berikut: • Material type convention Tabel 4.26 Centralized Material Type Convention 10AA Keterangan 10 (konstanta)
Konstanta yang menandakan material type bersifat centralized
AA
Material type
• Number Ranges convention Tabel 4.27 Number Ranges Convention Untuk Centralized Material Type AACCCCCC Keterangan AA
Material type
CCCCCC / CCCCC
Running number
ii. Decentralizedmaterial type, valuation and number ranges assignment Untuk material master yang bersifat decentralized, penggunaan tipe number rangesinternal atau external akan diserahkan kepada kebijakan dari masing-masing perusahaan dan didiskusikan pada tahap berikutnya yaitu, local implementation. Sedangkan untuk number ranges tersebut, maka akan mengikuti number ranges diatas.Tata cara kode dan number ranges untuk material type yang bersifat decentralized akan diatur sebagai berikut: • Material type convention Tabel 4.29 Decentralized Material Type Convention AABB Keterangan AA
Material type
BB
Implementation sequence (01, 02, 03, ...)
• Number Ranges convention Tabel 4.30 Number Ranges Convention Untuk Decentralized Material Type AABBCCCC Keterangan AABBCCCCCC
AA
Material type
BB
Implementation sequence (01, 02, 03, ...)
CCCC / CCCCCC
Internal numbering (Running number) atau External numbering (penomoran yang memiliki arti dari susunannya)
Berdasarkan kombinasi view dan struktur organisasi tersebut, maka data untuk vendor master di view yang sama, kecuali general view dapat memiliki data yang berbeda untuk kombinasi struktur organisasi yang berbeda. 3.
Procure To Pay a. Purchase Requisition & Approval PurchaseRequisition ini nantinya akan di-monitor dan dijadikan sebagai acuan/dasar dalam proses pembelian oleh bagian Purchasing untuk dibuatkan dokumen procurement selanjutnya (RequestforQuotation, Contract atau PurchaseOrder).Secara garis besar Purchase Requisition ini dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: i. PurchaseRequisitionManual yaitu permintaan yang dilakukan dengan cara meng-input sendiri ke dalam sistem SAP. ii. Pembuatan PurchaseRequisition berdasarkan rekomendasi dari sistem SAP. Permintaan ini dihasilkan berdasarkan perhitungan kalkulasi dari sistem b. Purchase Order Proses Purchase Order (PO) merupakan proses pembelian formal dari team buyer ke vendor/supplier. Dokumen Purchase Order dapat dibuat dengan beberapa cara, yaitu: i. ii. iii.
Melakukan konversi item purchase requisition (PR) yang sudah disetujui. Melakukan konversi quotation (penawaran harga) yang terpilih. Pembuatan PO tanpa referensi dokumen.
Dokumen PO adalah wajib dalam semua pembelian, kecuali untuk pembelian tertentu contohnya pembelian melalui petty cash (seperti kebutuhan untuk humas dan entertainment).Hal ini dikarenakan penerimaan material dan jasa hanya dapat dilakukan dengan mereferensi ke dokumen PO. Kategori pembelian dengan PO atau tanpa PO akan diatur oleh kebijakan perusahaan.Pengajuan permohonan down payment oleh purchasing dapat dilakukan dengan dua cara: i. Permohonan Down Payment (DP) dengan referensi ke dokumen PO. ii. Permohonan Down Payment (DP) dengan referensi ke vendor. Hal ini bisa dilakukan jika ada kebutuhan untuk melakukan down payment sebelum Purchase Order (PO) dibuat di sistem.Untuk kasus permintaan Cash Advance oleh karyawan akan dilakukan setelah Purchase Requisition (PR) disetujui. Detil proses Down Payment (DP) dan Cash Advance (CA) akan diurus di modul FI.Untuk dapat menghindari adanya pembuatan PO secara bebas, pembuatan PO seharusnya mengacu ke suatu dokumen referensi, seperti PR, quotation, atau contract.Akan tetapi pengecualian dapat berlaku sesuai kebijakan perusahaan. Harga yang dicantumkan pada dokumen PO adalah harga net sebelum PPN dan PPh. PPN dan PPh akan diperhitungkan di tahap verifikasi invoice/tagihan. Untuk kebutuhan informasi kepada vendor eksternal, perhitungan PPN dapat dimunculkan pada dokumen PO (hanya secara statistik dan tidak mempengaruhi nilai PO di SAP) dengan mencantumkan indikator tax code di dokumen PO.
Satu dokumen PO hanya berlaku untuk satu kode Vendor eksternal dan satu Company Code. Di mana material dan jasa yang akan diterima/dieksekusi wajib untuk didefinisikan pada Plant level di setiap line item di dokumen PO. Pada saat pembuatan dokumen Purchase Order (PO) di sistem maka team buyer akan melakukan pengecekan terhadap master data yang dibutuhkan, seperti vendor, Cost center (pembelian expenses), dan lainnya. Jika master data yang dibutuhkan belum ada, maka team buyer harus melakukan komunikasi dengan Person InCharge (PIC) yang terkait dengan master data tersebut. Selanjutnya teambuyerakan memeriksa apakah ada contract kesepakatan antara team buyer dan vendor. Jika memang terdapat contract maka proses pembelian dengan Purchase Orderakan menunjuk kepada nomor contract yang dimaksud. Jika tidak ada contract maka Purchase Order (PO) dibuat seperti biasa.Pada saat proses pembuatan dokumen PO, maka nilai estimasi dari biaya lain-lain dapat terjadi, seperti biaya pengiriman dan biaya administrasi, dapat dimasukkan ke dokumen PO. Hal ini bertujuan agar nilai perolehan inventory tidak terlalu jauh dari nilai kondisi sebenarnya pada saat akan digunakan. Dokumen PO akan melalui proses persetujuan/release secara online. Prosedur approval secara onlineakan mengikuti strategi release yang didefinisikan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Mekanisme release secara online digunakan untuk mengendalikan pencetakan/issuance dari suatu dokumen PO sebelum dikirim ke vendor eksternal. Di samping itu, juga untuk menghindari penerimaan/GR suatu pembelian yang dokumen POnya belum disetujui/approve secara online. Dokumen PO yang sudah di-release secara online perlu di-release ulang bila terjadi perubahan (ke atas) terhadap harga atau nilai PO, perubahan pada kriteria release (seperti purchasing group, document type, dll.), dan perubahan setelah dokumen dicetak.Pada saat membuat Purchase Order ada beberapa isian field yang menjadi perhatian yaitu: i. Account Assignment, digunakan untuk menetapkan object pembebanan value yang ada di dalam purchase requisition. ii. Item Category, digunakan untuk mengontrol bagaimana proses pembelian dilakukan. c. Purchase Order Return Di dalam proses bisnis pembelian yang sedang berjalan, XYZ Group menggunakan Nota Retur untuk memproses pengembalian material kepada vendor, untuk memenuhi kebutuhan ini maka XYZ Group dapat menggunakan fasilitas purchase order (PO) return/return delivery yang terdapat di dalam sistem SAP. Proses pengembalian ini terbagi atas 3 klasifikasi proses setelah adanya konfirmasi dengan vendor,yaitu : i.
ii.
iii.
Proses pengembalian tidak dapat dilakukan. Dalam kasus ini material tersebut harus ditransfer terlebih dahulu ke status Blocked Stock sebelum penentuan proses selanjutnya (contohnya: scrapping). Jika vendor menerima proses pengembalian dan akan memberikan penggantian terhadap material tersebut tetapi invoice belum diterima, maka akan dilakukan proses pengembalian ke vendor sehingga purchase order tersebut secara quantity akan menjadi Open lagi. Untuk proses ini lebih dikenal dengan nama“Return Delivery”.Pada saat transaksi Return Delivery maka secara otomatis sistem akan membentuk: • Material document yang berisi pengurangan jumlah stock di plant yang melakukan pengembalian material. • Accounting document yang berisi pengurangan nilai (value) di company code yang melakukan pengembalian material. Jika vendor menerima proses pengembalian dan tidak akan memberikan penggantian terhadap material tersebut dan invoice telah diterima, maka akan dilakukan proses pengembalian kepada vendor dan credit memo akan dikirim untuk vendor tersebut. Untuk proses ini lebih dikenal dengan nama “PO return”.Pada saat material dikeluarkan dari gudang dengan menggunakan referensi nomor PO return yang sudah dibuat sebelumnya, maka secara otomatis sistem akan membentuk:
• Material document yang berisi pengurangan jumlah stock di plant yang melakukan pengembalian material. • Accounting document yang berisi pengurangan nilai (value) di company code yang melakukan pengembalian material. Harga yang tercantum di dalam PO return dapat ditentukan secara manual sesuai dengan kesepakatan antara team buyer dan vendor atau menggunakan price list vendor. Hal ini akan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan negosiasi dengan pihak vendor.Jika dalam kasus yang sama, namun vendor akan memberikan penggantian, maka PO return bisa dibuat dengan cara sebagai berikut: i. ii. iii.
Untuk item pertama (0010) akan diisi dengan material serta quantity yang akan dikembalikan ke vendor (menggunakan indicator “return”). Untuk item kedua (0020) akan diisi dengan material serta quantity penggantian dari vendor. Selanjutnya akan dilakukan pengembalian dengan reference PO return item pertama (0010). Setelah penggantian barang dari vendor diterima, maka akan dilakukan proses goodreceipt dengan reference PO returnitem kedua (0020).
d. Invoice Receipt Credit Memo 1. Invoice Receipt Dalam proses penerimaan invoice dari vendor yang sedang berjalan sekarang pada XYZ Group, akan dicatat di dalam sistem SAP dengan menggunakan transaksi invoice receipt. Proses pencatatan ini akan membukukan hutang yang dimiliki oleh company code yang melakukan proses pembelian tersebut.Proses ini hanya dapat dilakukan jika purchase order (PO) digunakan dalam proses pembelian ke vendor/supplier. Pada dasarnya proses invoice dapat dilakukan melalui modul FI atau MM. Namun dengan melakukan proses invoice melalui modul MM, invoice dapat diproses dengan mereferensi ke dokumen PO, yang juga disebut dengan logisticinvoice verfication (LIV). LIV memverifikasi kebenaran dari invoicevendor melalui three-way-matching. Three-way-matching adalah proses verifikasi antara harga PO, jumlah GR, dan nilai dan jumlah pada invoice. Ketika terdapat selisih, sistem akan memberikan pesan peringatan kepada user agar user dapat mengkonfirmasi selisih yang terjadi. Bila selisih yang terjadi masih berada dalam batas toleransi yang didefinisikan pada setting SAP, user dapat melakukan posting terhadap invoice tetapi dengan status block. Blocked invoice akan ditindaklanjuti dengan release block oleh user yang berwenang. Pada kasus tertentu, ketika pembayaran terhadap PO telah dilakukan sebelum GR/penerimaan terjadi, LIV tetap dapat dilakukan sebelum GR melalui proses verifikasi two-matching, yaitu verifikasi antara harga PO dengan harga invoice.Ketika down payment terhadap PO telah dilakukan, sistem akan memberikan pesan kepada user bahwa down payment telah dilakukan sehingga user dapat menentukan langsung pada transaksi yang sama mengenai nilai down payment yang akan diproses terhadap invoice yang diterima.Pada saat posting transaksi invoice receipt maka sistem SAP akan membuat beberapa dokumen, yaitu: i. Invoice document yang berisi dokumentasi terhadap invoice yang sudah diposting ke dalam sistem. ii. Accounting document yang akan membukukan penambahan hutang untuk company code yang melakukan proses pembelian tersebut. 2.
Credit Memo Pada proses bisnis pembelian yang sedang berjalan, XYZ Group menggunakan Nota Kredit karena adanya proses pengembalian material dan vendor tidak akan memberikan penggantian material, tetapi invoice telah diposting ke dalam sistem, untuk memenuhi kebutuhan ini maka Nota Kredit akan dipetakan ke dalam sistem SAP dengan
menggunakan fasilitas Credit Memo.Bagian yang bertugas untuk membuat credit memo adalah pihak finance. Lalu hal ini akan dilanjutkan dengan proses clearing terhadap hutang dari vendor. Tujuannya agar sisa hutang dapat terupdate dan akurat. Setelah itu pembayaran dapat dilakukan.Pada saat posting transaksi Credit Memo maka sistem SAP akan membuat beberapa dokumen, yaitu: i. Credit Memo document yang berisi dokumentasi terhadap credit memo yang sudah diposting di dalam sistem. ii. Accounting document yang akan membukukan pengurangan hutang untuk company code yang melakukan proses pembelian tersebut. Jika dokumen ini telah diposting, maka harus dilakukan proses clearing secara manual di sisi finance sehingga pemotongan terhadap hutang vendor dapat langsung diakui.
Simpulan 1. 2.
3.
Pendekatan CommonBlueprint ini dirancang untuk memetakan secara group tahap Business Blueprint sesuai SAP standard system. Requirement, proses bisnis berjalan, rancangan proses bisnis yang telah dipetakan serta business benefit yang telah disusun, dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi bagi masingmasing perusahaan dalam XYZ Group untuk mengetahui apakah perancangan yang telah diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan (requirement) dari masing-masing perusahaan dengan menghasilkan benefit yang diharapkan. Organizational Impact yang telah dibuat dapat menjadi dasar persiapan bagi XYZ Group untuk menghadapi perubahan yang terjadi akibat penggunaan sistem SAP.
